Оформление 

Образец написания делового письма на английском. Образец письма на английском: структура, выражения и примеры писем

Переписка - давний способ коммуникации, который даже сейчас, в век современных технологий, не теряет своей актуальности.

Согласитесь, что у писем, написанных от руки и отправленных по почте, есть своя особая магия?

В Англии и сегодня сохранилась добрая традиция обмениваться письмами. Это могут быть поздравления с важными событиями в жизни, приглашения на встречу или просто письмо-благодарность. Жестких правил на тему того, как писать подобные письма, не существует. Но все же, есть определенный этикет, который стоит соблюдать при написании личных писем.

Из этой статьи вы узнаете правила написания и оформления неофициальных писем на английском языке. Познакомитесь со структурой и типами писем на английском, а также найдете живые примеры и шаблоны с переводом.

Типы неофициальных писем

Среди личных писем можно выделить несколько основных типов, а точнее, поводов для их написания:

  • Поздравление со днем свадьбы, днем рождения, рождением ребёнка, окончанием университета и т.д.
  • Приглашение на свадьбу, новоселье или другое празднование
  • Благодарность за приглашение, одолжение или хороший совет
  • Отклонение приглашения
  • Извинение или соболезнование

Структура письма

Структура личного письма проста и состоит из нескольких основных частей:

Обращение

К адресату можно обратиться по фамилии или имени, если вы состоите с ним в близких отношениях. Выбор обращения зависит только от степени вашего знакомства с адресатом и может быть любым. Самые распространенные варианты:

  • (My) dear... - (Мой) дорогой…
  • (My) dearest… - (Мой) дорогой… / (Мой) дражайший
  • Dear Mr. Brown - Дорогой мистер Браун
  • Dear Kate - Дорогая Кейт

После обращения ставится запятая или восклицательный знак, а само письмо продолжается с нового абзаца.

На заметку: Обращения Dear sir / Dear madam используются только в формальных или деловых письмах, а также когда нам неизвестно имя человека, которому мы пишем.

Помните, что в отличие от русского языка в формальных письмах дурным тоном считается ставить восклицательный знак после обращения. Так, записка приятелю может начинаться с «Dear John!..», но в приглашении на свадьбу лучше написать «Dear John,..».

Вступительная фраза

Это короткое предложение после обращения, в котором нужно указать основную цель письма или причину, по которой вы пишите адресату.

Вступительной фразой может быть благодарность за приглашение на праздник, просьба о встрече и так далее. С помощью этой фразы мы указываем наши намерения в отношении получателя письма.

Основная часть

Несколько абзацев, в которых можно раскрыть цель письма подробнее. Они составляются в свободной форме и могут содержать уточнения, время и место встречи или другую важную информацию.

На заметку: В официальной переписке не желательно употреблять сокращения вспомогательных глаголов, такие как don"t, it"s и т.п. Используйте полную форму: do not / it is и др. Это же правило относится к приглашениям на мероприятия, поздравлениям и другим видам формальных писем. Если же вы пишите близкому другу или любимому человеку - сокращения вполне допустимы.

Заключение

Одно-два предложения, в которых подводится итог письма. В заключении можно выразить намерение продолжить переписку или попросить у адресата ответ, если вы посылаете приглашение на встречу или событие.

Прощание и подпись

Аналогично обращению, подпись и заключительную фразу лучше выбрать исходя из степени близости отношений с получателем. Самые распространенные и универсальные фразы:

  • Love / With love / With all my love / Lovingly yours / Lovingly / All my love - С любовью (Любящий тебя, твой любящий)
  • Yours ever / Ever yours / Always yours - Всегда ваш (твой)
  • Sincerely yours / Yours sincerely / Sincerely / Yours - Искренне ваш
  • Faithfully yours / Faithfully - С уважением
  • Best wishes / With best wishes / (Best) regards - С наилучшими пожеланиями
  • Cordially yours / yours cordially - Сердечно твой
  • Devotedly yours / Truly yours / Yours truly - Преданный вам
  • Your very sincere friend - Твой искренний друг
  • Lots of love / kisses - С любовью / Целую

После любой фразы ставится запятая, а затем имя отправителя с новой строчки.

Правила написания писем на английском языке и почтовый этикет

  • Будьте вежливы и не слишком эмоциональны

Не важно, пишите вы другу в Лондон или отвечаете на приглашение на вечеринку - будьте милы и дружелюбны. Даже если вы отказываете в просьбе адресату, то сделайте это вежливо. Также, не нужно ставить много восклицательных знаков и смайлов в электронных письмах.

  • Сообщите о цели письма с самого начала и пишите связно

Кратко выразите основную мысль и цель письма в первых строчках - это поможет адресату лучше понять, что вы хотите от него. Кроме того, не стоит «перепрыгивать» с мысли на мысль и писать бессвязно. Продумайте текст письма заранее и раскрывайте основные мысли кратко и друг за другом.

  • Разбейте письмо на абзацы и не злоупотребляйте длинными предложениями

Большой текст читать намного проще, когда он разбит на короткие отрывки с основными мыслями. Не стоит перегружать письмо длинным и сложносочиненными предложениями - лучше разбить такие фразы на несколько частей. Смысл от этого не пострадает, но структура письма улучшится в разы.

  • Пишите грамотно

Фразы для личных писем на все случаи жизни (по-английски с переводом)

Благодарность в ответ на прошлое письмо и продолжение переписки:

Thank you so much for your warm letter… - Огромное спа­сибо за твое теплое письмо…

Many thanks for your kind and warm letter - Большое спасибо за ваше доброе и теплое письмо...

I received your letter yesterday… - Вчера я получил твое письмо...

I was delighted to receive your letter - Я был рад полу­чить твое письмо

I appreciate your kind words - Я ценю твои доб­рые слова

It was nice to have a letter from you after so long and to hear that… - Было приятно получить от тебя письмо после столь продолжительного времени и услышать, что...

I have just received your letter and… - Я только что получил твое письмо и...

This morning, to my great astonishment, I received a letter from you - Сегодня утром, к моему огромному удивлению, я по­лучил от тебя письмо

So much has happened since I wrote you - Так много всего про­изошло с тех пор, как я пи­сал тебе

What a long time it has been since we last met! - Как много времени про­шло с тех пор, как мы встречались последний раз!

It’s been a long time since I heard from you and I am anxious to know how you are getting on - Прошло много време­ни с тех пор, как я от тебя что-либо слышал, и я очень хочу знать, как ты пожи­ваешь

As soon as I heard… - Как только я услышал...

How are you these days? - Как ты пожива­ешь сейчас?

You will be wondering why it has taken me so long to reply… - Ты спросишь, почему я так долго тянул с ответом...

Now that I am finally able to sit down and write you again… - Теперь, когда я наконец могу сесть и написать вам снова…

By now everyone in the world except me seems to have written to congratulate you, but I have been… - Кажется, уже все в мире, кроме меня, написали тебе и поздравили тебя, но я был…

I have delayed answering this letter because… - Я задержался с ответом на это письмо, потому что...

I am so pleased that you… - Я так рад, что ты...

I am writing you… - Я пишу тебе...

I have not heard from you… - Я не получал вестей от тебя...

How nice to hear that you… - Как приятно слышать, что ты...

Благодарность за подарок или встречу:

This is just a brief note to thank you for… - Это всего лишь короткая запис­ка, чтобы поблагодарить тебя за...

I don"t know quite how to thank you for… - Я даже не знаю, как благодарить тебя за…

I am sincerely grate­ful to you for… - Я искренне благодарен тебе за...

How very kind of you to remember my birthday and what a lovely present! - Как мило с твоей сторо­ны вспомнить о моем дне рождения, и что за прелест­ный подарок!

Now that I am back home I want to write straightaway and thank you for… - Теперь, когда я возвра­тился домой, я хочу сразу же написать и поблагодарить тебя за…

I regret very much that I did not have an opportunity to thank you personally for… - Я очень сожалею, что у меня не было возможности лично поблагодарить тебя за...

What exciting / wonderful / thrilling / happy news! - Какие захватывающие / замечательные / волнующие / радостные новости!

What a pleasant surprise! - Какая приятная неожиданность! / Какой приятный сюрприз!

Попросить об одолжении:

I should be grateful if you would… - Я был бы вам признате­лен, если бы вы…

I want to ask you for a very great favor - Я хочу попросить вас об очень большом одолжении

Could you do me a favor? - Не могли бы вы сделать мне одолжение?

I hope you will forgive me for troubling you, but it has occurred to me that you are the only person who may be able to help me - Я надеюсь, вы простите меня за беспокойство, но так случилось, что вы единственный, кто мог бы помочь мне

Please forgive me for troubling you but I would be very grateful if you would help me in a very delicate matter - Извините, пожалуйста, что беспокою вас, но я был бы очень благодарен, если бы вы помогли мне в очень деликатном деле

Извинения и соболезнования:

I am terribly sorry that I could not meet you as planned - Прошу прощения, что не мог встретить вас, как пла­нировалось I was sorry to learn that… - Я с сожалением узнал, что…

Please accept my deepest / sincere condolences - Пожалуйста, примите мои глубочайшие / искренние соболезнования

There are no words that can express my great / deep sorrow about...- Нет слов, которые бы выразили мою огромную / глубокую печаль по слу­чаю...

I was extremely / terribly sorry to hear of… - Мне было чрезвычайно / ужас­но жаль услышать о...

We were very sorry to hear about your loss - Мы были очень огор­чены, узнав о вашей потере

I feel I must write to tell you how very sorry I am… - Я считаю своим долгом написать вам, как я сожа­лею…

Письмо незнакомому человеку или другу по переписке:

You don"t know me so let me introduce myself - Вы не знаете меня, по­этому позвольте мне пред­ставиться

I obtained your name and address from… - Я получил ваше имя и адрес от...

I am writing because as I understand you would like to have a pen friend in my country - Я пишу, потому что, как я понимаю, вы бы хотели иметь друга по переписке в моей стране.

Фразы для завершения письма:

Please write soon - Пожалуйста, напиши по­скорее

I am looking forward very much to hearing from you - С нетерпением жду от тебя ответа

You have no idea how much I am looking forward to hear anything from you - Ты не представляешь, как я хочу услышать от тебя что-нибудь

I hope to have a letter from you before long - Я надеюсь вскоре полу­чить от тебя письмо

I would be delighted to hear about you - Я буду рад услышать что-нибудь о тебе

I would appreciate an early reply - Я был бы признателен за скорый ответ

Please write and tell me all the news of… - Пожалуйста, напиши мне и расскажи все новос­ти о…

I am looking forward to seeing you and will keep all my news until then - Я очень хочу тебя уви­деть и поэтому не буду до встречи говорить ни о каких новостях

Please write to me before long if you have time - Пожалуйста, напишите мне поскорее, если у вас будет время

I enclose a stamped, addressed envelope for your reply - Я вкладываю конверт с адресом и маркой для вашего ответа

Пожелания и выражение любви:

All the best! - Всего самого наилуч­шего!

Best of luck to you! - Удачи тебе!

With all good wishes! - С наилучшими пожела­ниями!

With best wishes from all of us on… - Наилучшие пожелания от всех нас по случаю…

Take care of yourself - Береги себя

Give my love to… - Передай мой сердечный привет...

I will love you forever - Я всегда буду любить тебя

Kiss the children for me - Поцелуй за меня детей

My thoughts are always with you - Мои мысли всегда с то­бой

All your old friends send their love - Все твои старые друзья передают сердечный привет

I want you to know I am thinking of you - Я хочу, чтобы ты знал, что я думаю о тебе

Извинения и просьбы:

Please forgive me for troubling you this way - Извини, что беспокою тебя таким образом

I do hope you will accept my heartfelt apologies - Я надеюсь, что вы примите мои искренние извине­ния

Edward joins me in apologizing for troubling you and we both send you our best wishes - Эдвард присоединяется ко мне с извинениями за беспокойство, и мы оба шлем вам наши самые луч­шие пожелания

Forgive me for having to write such a letter, but, believe me, I have no alternative - Извините, что вынужден был написать такое письмо, но, поверьте, у меня нет вы­бора

Please forgive me, but my decision is quite irrevocable - Пожалуйста, извините ме­ня, но мое решение совершенно окончательное

While I greatly regret the inconvenience, I am sure you will understand it was due to circumstances quite beyond my control - Приношу извинения за причиненное вам беспокой­ство и надеюсь, вы поймете, что обстоятельства были сильнее меня

If you do not reply within two weeks, I will have to change my mind and… - Если ты не ответишь в течение двух недель, я буду вынужден изменить свое ре­шение и…

Let me know what you decide - Дай мне знать, что ты ре­шишь

I am sorry to bother you with this, but I don"t know what to do - Сожалею, что беспокою вас с этим, но я не знаю, что де­лать.

I don"t know what I would do without you - Я не знаю, что бы я де­лал без тебя

You know you can always count on me - Ты знаешь, что можешь всегда рассчитывать на меня

Please let me know what I can do to help - Пожалуйста, дай мне знать, чем я могу помочь

Please call on me if there is anything I can do to help - Пожалуйста, обращайся, если я могу чем-то помочь

Love letter: как написать о своей любви

Хотите признаться в любви? Мы знаем, как сложно порой выразить всю глубину своих чувств на бумаге, но есть несколько красивых фраз, которые помогут вам в составлении романтического письма:

I"m yours - Я твой (твоя)

I adore you - Я обожаю тебя

There is no other like you - Такой, как ты, больше нет

You complete me - Ты дополняешь меня

I love you from the bottom of my heart - Я люблю тебя от всего сердца

I yearn for you - Я тоскую по тебе

I"m under your spell - Я очарован тобой

You"ve put a spell on me - Ты околдовала меня

I was smitten with you - Ты сразила тобой

You make me feel young again - Ты даешь мне снова почувствовать себя молодым

With you, forever won"t be too long - С тобой вечность не будет слишком долгой

If you need to hear why I love you, I can go on all night - Если тебе нужно услышать, почему я люблю тебя, я могу говорить всю ночь

I love you not only for what you are, but for what I am when I"m with you - Я люблю тебя не только за то, кем ты являешься, но за то, кем являюсь я рядом с тобой

I love you more and more every day - Каждый день я люблю тебя все больше

I cherish you above anything else in my life - Я дорожу тобой больше всего в моей жизни

I’m more in love with you today than I was yesterday - Я влюблен в тебя сегодня больше, чем вчера

Примеры и образцы писем на английском языке с переводом *

Письмо-приглашение:

Dear Kate and Nick,

We are looking forward very much to your visit to our country this summer. We are expecting you at the beginning of July and are hoping that you may stay until the end of the month or longer.

We consider it a privilege for us to receive you as guests in our house. We are very grateful indeed to you for consenting to come and stay with us. We are looking forward to offering you hospitality in return for the hospitality you have kindly given us on many occasions.

We want you to understand that we will see to all your needs while you are with us and to any expenses that may arise.

Yours sincerely,

Дорогие Кейт и Ник!

Мы с большим нетерпением ждем вас этим летом. Мы ждем вас в начале июля и надеемся, что вы поживете у нас до конца месяца или дольше.

Принять вас у себя дома - для нас большая честь. Мы очень рады, что вы согласились приехать и погостить у нас. Мы хотим ответить вам таким же гостеприимством, которое вы не раз любезно оказывали нам.

Вы должны знать, что мы предоставим вам все, что бу­дет вам необходимо во время пребывания у нас, включая и финансовые расходы, которые могут возникнуть.

Искренне ваши,

Джон и Мэри

Ответ на приглашение:

Dear John!

It is very kind of you and your wife to offer to invite us to stay. I do hope we will not cause you too much trouble. London is a city I have heard so much about, and I am delighted at the chance to see it.

Once more lots of thanks. See you in July!

Yours cordially,

Дорогие Джон и Мэри!

С Вашей стороны и со стороны Вашей жены было очень любезно пригласить нас в гости. Надеюсь, что мы не причиним вам слишком много хлопот. Лондон - это город, о котором я много слышал, и я рад возможности увидеть его.

Еще раз большое спасибо. До встречи в июле!

Сердечно Ваш,

Письмо-благодарность за хорошо проведенное время:

Dear Mark,

Now that I am back in Moscow, I feel that I must write to thank you most warmly for all your kindness and hospitality shown to me in Dallas. It was a great pleasure to meet such nice people as you and your wife.

I hope that before long I shall be receiving you in Moscow.

Let me thank you once again.

Yours sincerely,

Дорогой Марк!

Теперь, когда я снова в Москве, я чувствую, что должен написать тебе, чтобы от всего сердца поблагодарить за всю твою доброту и гостеприимство, оказанные мне в Далласе. Было очень приятно встретить столь милых людей, как ты и твоя жена.

Я надеюсь, что скоро смогу принять вас у себя в Москве.

Позволь мне еще раз поблагодарить тебя.

Искренне твой,

Письмо другу:

Dear Edward,

I shall be in London for a couple of days next month, and I was wondering if we could meet together. We haven’t seen each other for ages and I am very anxious to hear how things are with you.

What about Monday, April 7? If this would suit you I suggest we meet at the entrance to my hotel, which is "Armour Inn", at 12.30.

Please let me know if this is convenient for you.

Дорогой Эдвард!

В следующем месяце я на пару дней собираюсь в Лон­дон и подумала, что мы можем встретиться. Мы не виделись целую вечность, и меня очень беспокоит, как у тебя идут дела.

Как насчет понедельника, 7 апреля? Если это тебе подходит, то я предлагаю встретиться у входа в мою гостиницу

«Армор Инн» в 12.30.

Пожалуйста, сообщи, устраивает ли тебя такой вариант.

Твоя Люси.

Dear Charles,

It was good of you to think of writing to me, and I appreciate it very much.

I am indeed keeping well and enjoying comparative leisure. I try to divide my time about equally between reading and recreation.

The weather here in St. Petersburg has been rather changeable lately. In the morning the sun shines warmly, but by noon the sky clouds over and it usually starts to rain. Sometimes a storm blows up, but it never lasts very long.

It must be very hot now in Europe, so take care of yourself.

Дорогой Чарльз!

Какой ты молодец, что написал мне, я тебе очень благо­дарен.

Я хорошо себя чувствую и наслаждаюсь относительным бездельем. Я стараюсь одинаково успеть и почитать и развлечься.

Погода здесь в Санкт-Петербурге последнее время постоянно меняется. По утрам тепло, светит солнце, но к полудню небо хмурится и обычно начинается дождь. Иногда бывают гро­зы, но они быстро проходят.

В Европе сейчас, должно быть, очень жарко, так что береги себя.

С наилучшими пожеланиями.

Твой друг,

Поздравления:

Dear Mabel and Kevin,

Best wishes for a merry Christmas! I wish you a happy and healthy New Year.

Yours sincerely,

Дорогие Мейбл и Кевин!

Наилучшие пожелания к веселому Рождеству! Желаю счастья и здоровья в Новом году.

Искренне Ваш,

Dear Isabel,

It seems only yesterday that you told me that you were engaged, and now you are married! I haven’t met George, but from your letters I know that both of you will be happy.

Congratulations to George and my best wishes to the two of you for a marriage filled with all the good things in life.

Дорогая Изабель!

Кажется, еще вчера ты говорила мне о своей помолвке, и вот ты уже замужем! Я не знакома с Джорджем, но из твоих писем я поняла, что вы оба будете счастливы.

Поздравь от меня Джорджа, желаю вам всего самого хорошего в вашей супружеской жизни.

С нежностью,

Извинения:

Dear Leonard,

I must apologize for not writing sooner. I have been kept busy lately preparing for my exams. The last of my exams was successful yesterday, and now I am comparatively free again. I will try to keep in closer touch with my friends, and with you in particular.

Дорогой Леонард!

Прошу прощения, что не написала тебе раньше. В по­следнее время я была занята подготовкой к экзаменам. Вчера я успешно сдала последний экзамен и сейчас относи­тельно свободна. Я постараюсь чаще общаться с друзьями и с тобой, в частности.

Твоя Лана

Dear Frank,

My behavior at your house was deplorable. I can assure you that it will not happen again. I was wrong. I have no excuses.

I am very sorry.

Yours sincerely,

Дорогой Фрэнк!

Мое поведение в твоем доме было скверным. Я могу уверить тебя, что такого больше не повторится. Я был неправ. Мне нет оправданий.

Очень прошу меня простить.

Искренне твой,

Просьбы:

Dear Henry,

How are you these days? I haven"t heard from you for ages. I am writing to you because I really need your help. I am thinking of coming to Britain this summer to improve my English, and I would like to stay for about two months. Naturally I can"t afford a two months" holiday, and I am wondering if you know of any jobs I could apply for.

I am sorry to bother you with this. I have no idea where to make inquiries myself. It would be a great help if you could put me in touch with a firm or agency that I could write to.

Дорогой Генри!

Как ты поживаешь? Не слышал о тебе целую вечность. Пишу тебе, так как мне очень нужна твоя помощь.

Я подумываю о том, чтобы поехать в Великобританию этим летом совершенствовать свой английский, и мне хоте­лось бы пожить там пару месяцев. Естественно, я не могу позволить себе двухмесячный отдых, и меня интересует, нет ли у тебя на примете какого-нибудь места, где бы я мог по­работать.

Извини, что я беспокою тебя, но сам я совершенно не представляю, куда мне обратиться. Мне бы очень помогло, если бы ты связал меня с фирмой или агентством, куда бы я мог написать.

Твой друг,

Соболезнования:

Dear Mr. Hailey,

We are deeply saddened by the news of your father"s death. He was one of the best men, a fine citizen, a loyal friend, and a hearty companion. We all knew him well and loved him like a brother. Our family mourns with you.

Yours sincerely,

Дорогой г-н Хейли!

Мы глубоко опечалены известием о смерти Вашего отца. Он был хорошим человеком, прекрасным гражданином, вер­ным другом и чутким товарищем. Мы все его хорошо знали и любили, как брата. Наша семья скорбит вместе с Вами.

Искренне Ваш,

Джон Льюис

Теперь вы знаете, как написать личное письмо на английском языке для любого случая. Больше практикуйтесь, и все получится!

Yours sincerely,

*Из пособия Л.П. Ступина “Письма по-английски на все случаи жизни”

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

  • правильно оформленным
  • коротким и содержательным
  • написанным по существу
  • написанным грамотно
  • вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дата

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16 . Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016 ). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

  1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam . Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
  2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
  3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
  4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley ; Dear Prof. Atkinson .

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

  1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully .
  2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely .
  3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

  1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
  2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
  3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I"m; it"s; don"t и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

Старайтесь не использовать (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления.

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

  • разговорных выражений, сленга и жаргона
  • сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
  • эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

  1. Адрес отправителя (sender’s address)
  2. Дата (date)
  3. Адрес получателя (inside address)
  4. Обращение (salutation)
  5. Вступление (opening sentence)
  6. Основной текст (body of the letter)
  7. Заключение (closing sentence)
  8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
  9. Подпись отправителя (signature)
  10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam (если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank, (В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)… Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail… Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now… Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March. Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times» Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that… Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly… Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive Я бы хотел получить……
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to … Я был бы рад …
I would be happy to Я был бы счастлив…
I would be glad to Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately … К сожалению…
I am afraid that … Боюсь, что…
I am sorry to inform you that Мне тяжело сообщать вам, но …
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose … Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find … В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose … Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails) Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of … Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you … Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about … В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about… Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… Я не до конца понял…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that… Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you… Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to … Я с нетерпением жду,
hearing from you soon когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards, С уважением…
Yours faithfully, Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

  1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
    wrong here?
  2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
  3. I can imagine that was terrible.
  4. I propose that we offer you some sort of compensation.
  5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
  6. That must have been dreadful.
  7. Could you tell me exactly what happened?
  8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy

Какое чувство вы испытываете, когда, открыв свой почтовый ящик для проверки почты, вы обнаруживаете в нем письмо от коллеги на английском языке? У большинства людей это вызывает панику. Далеко не многие умеют грамотно составлять письма на английском языке. Если под рукой есть кто-то знающий и владеющий английским, то можно перепоручить ему ознакомиться с письмом и подготовить ответ. Но сколько можно платить другим за то, что вы можете научиться делать сами?

Бизнес-переписка, конечно, сложный навык, но нет ничего такого, чем вы не смогли бы овладеть. А мы с радостью поможем вам в этом. Итак, сегодня наша статья посвящена электронным деловым письмам на английском языке.

Прежде всего, давайте ознакомимся с ключевой лексикой по этой теме:

  • Sender ["sendə] (от слова send - отправлять) - отправитель письма. Вы можете идентифицировать отправителя по слову from (от) в шапке письма.
  • Reсeiver (от слова receive - получать) - получатель письма. В шапке письма обозначается предлогом to . Также используются слова addressee [ˌædre"siː] и recipient .
  • Subject ["sʌbʤekt] - тема письма.
  • Signature ["sɪgnəʧə] - подпись отправителя.
  • Importance option [ɪm"pɔːt(ə)n(t)s] - пометка о важности письма.
  • Attachment [ə"tæʧmənt] - вложение (текстовые файлы, изображения, прикрепленные к письму).
  • СС (carbon copy) - копия письма. Когда отправитель посылает письмо нескольким адресатам и вы видите, кому еще отправлена копия.
  • BCC (blind carbon copy) - невидимая копия, "слепая копия". Когда письмо рассылается нескольким адресатам, но имена других получателей письма скрыты от вас.

Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.

На английском роль приветствия играет слово Dear , но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

В том случае, если вы пишете письмо адресату, который вам неизвестен, то начинайте свое письмо так:

Dear Sir or Madam,

Если ваше письмо предназначается для группы людей, то вы можете начать его так:

Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,

После обращения ставится запятая и письмо продолжают писать с новой строчки с заглавной буквы.

Теперь, забегая немного вперед, хотелось бы сказать пару слов о том, как заканчивать письмо. Как ни странно, окончание письма может зависеть от приветствия, которое вы использовали в начале. Если вы обращаетесь к человеку по имени в начале письма, то в конце вы должны написать Yours sincerely, ... (Искренне ваш, ...). Если в вашем приветствии вы пишете Dear Sir or Madam , то окончанием будет Yours faithfully, ... (Искренне ваш, ...). Конечно же, существуют и другие варианты окончания письма, но о них позже.

Изначально, устанавливая контакты с клиентами и коллегами, следует придерживаться формального стиля переписки, поэтому в этой статье мы сосредоточим внимание на формальных выражениях и фразах, которые пригодятся вам для написания деловых писем. Чтобы вспомнить разницу между официальным и неофициальным стилем писем на английском языке, рекомендуем вам перечитать .

Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose ):

We wish to inform you of (our new discounts). - Мы хотели бы сообщить вам (о наших новых скидках).

I am writing in reply to (your advertisement). - Я пишу в ответ (на ваше объявление).

I am writing concerning (your latest statement). - Я пишу в связи с (вашим последним заявлением).

I am writing with regard to (the latest news). - Я пишу в связи с (последними новостями).

I am writing to remind you about (the meeting next Monday). - Я пишу, чтобы напомнить вам о (встрече в следующий понедельник).

I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). - Я пишу вам в связи (с возросшей популярностью вашего нового продукта).

Используя эти фразы, вы сможете без труда объяснить причину, по которой вы связываетесь с человеком.

Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):

With reference to (your recent letter) I want to know .... - Ссылаясь на ваше недавнее письмо, я хотел бы знать...

In reply to (your e-mail), I am sending you information. - В ответ на ваше письмо, я высылаю вам информацию.

I refer to (your last phone call). - Я ссылаюсь на наш недавний телефонный разговор.

We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). - Как мы поняли из вашего письма, (вы собираетесь организовать выставку-продажу).

We were glad to receive your (invitation). - Мы рады получить (приглашение от вас).

Further to our (e-mail from 1st May), I would like to (send you the agenda). - В дополнение к (нашему письму от первого мая), я хотел бы (отправить вам программу работы).

I would like to apologize for (the delay in delivery). - Я хотел бы принести извинения за задержку с доставкой.

I am writing to you in response to (your enquiry). - Я пишу в ответ (на ваш запрос).

В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of... :

I am writing on behalf of the association of shareholders. - Я пишу вам от имени ассоциации акционеров.

On behalf of Mr Black, I you to take part in our annual conference. - От лица мистера Блека, я хотел бы пригласить вас принять участие в нашей ежегодной конференции.

После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part ). В зависимости от цели вашего письма будет различаться структура и выбор средств написания его основной части. Выделяют следующие функции деловых электронных писем:

  • Inviting - приглашение
  • Apologizing - извинение
  • Informing - информирование
  • Requesting/ Enquiry - запрос
  • Complaining - жалоба
  • Thanking - благодарность и другие

Каждый тип письма имеет свою структуру, специальную лексику и набор фраз. На страницах нашего сайта мы будем рассматривать особенности составления и написания каждого из вышеперечисленных типов деловых писем, так что следите за обновлениями!

Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:

Firstly, ... - В первую очередь,...
First of all, ... - Прежде всего,...
Secondly, ... - Во-вторых, ...
Thirdly,... - В-третьих, ...
Finally, ... - В заключение, ...

Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть (closing ). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:

Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. - Спасибо еще раз за приглашение, я рад, что вы пригласили меня не церемонию.

I appreciate your help. - Я ценю вашу помощь.

I am grateful for your assistance in the project. - Я благодарен за вашу помощь в проекте.

Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию:

Please, contact me if you need further information. - Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вы нуждаетесь в дальнейшей информации.

Feel free to contact me if you need my help. - Не стесняйтесь связываться со мной, если вам нужна помощь.

You can count on me when you need a consultation. - Вы можете рассчитывать на меня, если вам нужна консультация.

Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:

I am looking forward to your reply. - Я буду ждать вашего ответа.

Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. - Пожалуйста, срочно разберитесь с этим вопросом. Я ожидаю информации от вас завтра.

Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:

See files attached to this message. - Посмотрите файлы во вложении.

I attach the copy of the contract for your consideration. - Я прикрепляю копию контракта для вашего рассмотрения.

You can find the pictures in the attached files. - Вы найдете фотографии во вложении.

Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации):

I hope the information was helpful for you. - Я надеюсь, что информация вам пригодилась.

I hope our response has answered your enquiry. - Я надеюсь, что наш ответ прояснил ваш вопрос.

И последняя часть вашего письма - заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely , а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда - Yours faithfully .

Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:

Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,

После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке.

Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):

Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
[email protected]

Следите за нашими обновлениями, присоединяйтесь к нам в

Несмотря на то, что мессенджеры вошли в нашу жизнь, как нечто само собой разумеющееся и отправить сообщение близким можно в любой момент, остаются случаи, когда мы пишем письма не по работе, а друзьям и знакомым. В таком случае тон письма будет легким и непринужденным, мы сможем использовать аббревиатуры, смайлы и сокращения.

То есть стиль таких имейлов будет неформальным и мы будем писать informal letter на английском языке.

А теперь давайте разберемся, что же отличает неформальное письмо от формального?

1. Not always full sentences - не всегда полные предложения
Been there 2! Вместо I have been there too.
2. Contractions - сокращения
Ive seen ppl like these before - вместо - I have seen people like these before
3. Abbreviations - аббревиатуры
OMG! U can"t b 4 real! - что означает: Oh my god! You can not be talking for real!

Пожалуй, это список самых популярных аббревиатур, которые можно увидеть в сообщениях и в письмах:

  • ASAP - as soon as possible
  • AFAIK - as far as i know
  • AKA - also known as
  • B4 - before
  • Btw - by the way
  • BK - because
  • IDK - I don“t know
  • IMO - In my opinion
  • EOD - end of day
  • LOL - laughting out loud
  • OMG - oh my god
  • TTYL - talk to you later
  • HAND - have a nice day
  • TNX - thanks
  • FYI - for your information
  • PS - posstscript
  • Y/N - yes or no

По этой ссылке abbreviations.com - вы найдете еще множество аббревиатур для разных сфер жизни и сможете расшифровать любую непонятную, вбив ее в строку поиска на сайте.

  1. Lack of transition words - использование транзитивных слов типа however, moreover, nevetheless мы оставляем для формальных имейлов, в неформальных их использование не обязательное.
  2. More like a text - имейл больше напоминает текстовое сообщение.
  3. Lack of punctuation - меньше пунктуации.

В отличии от формального письма, где каждая запятая важна, в неформальном можно не перечитывать правила правописания перед отправкой письма.

  1. Informal greetings and sign-offs - неформальное приветствие и прощание.
    Hey you, whats up! Cya, Greetings! Заменяют Dear, …..best regards, Sincerely…

Чтобы больше разобраться в разнице между формальными и неформальными имейлами посмотрите это видео:

Несмотря на то что неформальное письмонапоминает текстовое сообщение большего размера, тем не менее в нем должна быть определенная структура, а именно Subject line, greeting, intro, body, ending, sign-off . Рассмотрим ниже, из чего состоит каждая из этих частей.

Subject Line - заголовок письма

Тема неформального письма для друзей или родственников должна заинтересовать, например:

  • To all, beer party this weekend! - Всем всем! Пивная вечеринка на этих выходных!
  • Happy holidays, guys! - Веселых праздников, ребят!
  • Waiting for your reply asap, plz! - Жду ответа как можно быстрее!

Greeting - приветствие

  • Dear Mary - дорогая Мэри
  • Hello Mary/Hi Mary/Hi there Mary! - привет, Мэри
  • Morning/Afternoon/Evening Tim, - c добрым утром, доброго дня, добрый вечер Тим
  • Hello again Tim - И снова привет Тим!
  • Hey hey hey! - Привет привет привет!
  • Whats up, buddy! - Как дела, чувак!
  • Salut, cutie! - Привет, милашка!
  • Cheers to my oldie! - Салют, старик!

Intro - вступление

  • How are you?/How’s it going?/How are you doing?/How are things? - Как дела?
  • How have the family been?/I hope you are well. - Как семья? Надеюсь, у всех все хорошо
  • It’s great to hear from you - Рады слышать тебя
  • Sorry, I got lost for ages, but… - Прости, я совсем пропал
  • Long time, no see! - Давненько не виделись!
  • Just a quick question about…. - Небольшой вопрос по поводу...

Body - тело письма

В этой части мы описываем причину, по которой мы пишем. Это может быть 1-2 предложения, а может быть серьезное изливание души. В любом случае ниже вы найдете фразы, которые можете использовать в основной части вашего послания.

  • As for…. - касательно
  • I need to know exactly, tell me - мне нужно знать точно, скажи мне
  • Did you heart about? - а ты слышал о …..
  • I was so surprised to hear that... - я был удивлен услышать что...
  • Listen, did I tell you about …? You’ll never believe what … - Слушай, я говорил тебе о...Ты никогда не поверишь, что….
  • Did you know that …? - ты знал что...
  • I’m / We’re having a party on Friday 19th and I / we hope you’ll be able to come. - у нас будет вечеринка 19 числа в пятницу, и мы надеемся ты сможешь прийти
  • I’m writing to ask for your help / you (if you could do me) a favour. - Я пишу узнать смог бы ты оказать мне услугу.
  • I wonder if / I was wondering if you could help me / do me a favour. - Мог бы ты оказать мне услугу.
  • I hope you don’t mind me asking but could you (possibly) …? - надеюсь ты не против, я бы хотел попросить тебя мог бы ты...
  • I’d be very / really / terribly grateful if you could … - я буду ужасно благодарен если ты….
  • If you like, we can … - Если ты хочешь мы можем...
  • Do visit ... / Don’t forget to … - не забудь...

Ending the email - завершение имейла

  • I should get going /Well, it’s time to go well/ I have to go now - Ну, мне пора
  • Time to round up - время закругляться
  • Take care of yourself - береги себя
  • Make sure you write soon - обязательно отпишись в ближайшее время
  • Write soon! - пиши побыстрее
  • Always happy to hear from you! - всегда рада слышать тебя!
  • Keep me updated/informed - держи меня в курсе дел

Sign-off - прощание

  • Love, - с любовью...
  • Lots of Love, - с большой любовью...
  • All my love - со всей любовью
  • Take care - береги себя...
  • Best - с лучшими пожеланиями
  • Regards - сокращение от best regards - «с наилучшими пожеланиями», примерно наше «бывай»
  • Thanx, - спасибо
  • Rgds, - если совсем лень писать, слово regards превращается в это сокращение
  • Cheers, - используем это слово, когда поднимаем тост за столом или неформально прощаемся, типа «салют»
  • Bye for now, - пока-пока
  • See you soon, - до скорого

Рассмотрим пример неформального письма - вы пишите подруге, так как будете в ее городе и хотите остановиться у нее на ночь:

  • Subject line: Quick question.
  • Greeting: Hey Jane!
  • Intro : How are you? Hope everything is fine and you’re happy at your new working place:) Myself I’ve been so busy lately, I realize I urgently need a break...which is a reason why I"m writing…
  • Body: So, I"m planning to be in your town next week on Friday and was wondering if its possible to stay at your place overnight/ I would be extremely grateful and guarantee you a nice company and some red wine, I"m going to bring specially for yours
  • Ending : Looking forward to hear from ya!
  • Sign-off: Stay cool!
    Kisses
    Tay

И еще один пример, на этот раз пишем не сверстникам, а кому-то постарше, например, родителям:

  • Subject line: To my lovely fam
  • Greeting: Hey all!
  • Intro: How is everything? Can"t wait to see you and give you a hug!
  • Body: Mom, Dad, I"m writing to inform you that my exams are a bit prolonged and I will be home next weekend, instead of promised Tuesday. There"s NO NEED to meet me at the airport, just make sure to prepare my fav potato pie)
  • Sign-off: Regards!
    Joe

И напоследок, ловите несколько ссылок, которые помогут вам в написании informal emails.

  • keepsmilingenglish.com - советы как подготовиться к FCE и написать структурированный неформальный имейл;
  • rubenvalero.com - полезные фразы для вашего имейла;
  • vu.flare.hiroshima-u.ac. - 29 примеров неформальных писем, чтобы посмотреть как пишут другие и взять себе на вооружение;
  • - еще больше фраз и аббревиатур для неформальных писем и переписки.