Bolig og fellestjenester 

Selskapet fører ikke logg over PKO og RKO. Journal for registrering av innkommende og utgående kontantdokumenter: hvordan oppbevares det riktig? Regnskap for kontantkvitteringer

Kassebilagsregisteret er en regnskapsjournal der alle inn- og utgående kassebilag føres før de overføres til kassen, som f.eks.

Dokumenter som erstatter PKO og RKO (lønnsoppgaver, søknader om utstedelse av penger, etc.)

Instruksjoner for utfylling av skjema KO-3

TITTELSIDE:

Linje "Organisasjon". Navnet på organisasjonen er angitt (for eksempel LLC "Gulrot"). Hvis boken er fylt ut av en individuell gründer, indikerer vi dette (for eksempel individuell gründer Sergeev P.P.)

Linjen under angir navn og kode for den strukturelle enheten i organisasjonen. Hvis det ikke er noen strukturelle inndelinger, legges det til en strek.

Linje "Kode i henhold til OKPO". OKPO-koden er angitt i henhold til dataene i meldingen fra Rosstat.

Midt på arket perioden KO-3-skjemaet er utformet for angis, og fullt navn på journalansvarlig. Vanligvis, i begynnelsen av det nye året, startes et nytt blad.

LEGG INN ARK er delt i 2 deler: til venstre er inngående kontantbilag (kolonne 1-4), og til høyre er utgiftsdokumenter (kolonne 5-8).

Kolonne "Merknad". Innholdet i transaksjonen er angitt: fra hvem pengene ble mottatt, hvem de ble utstedt til, grunnlaget for mottak/utstedelse. Alt annet å fylle ut er intuitivt.

Registeret over kontantdokumenter lar deg organisere de primære dokumentene som er utarbeidet i forbindelse med flytting av kontanter ved foretakets kasse. Alle nyopprettede kontantdokumenter er gjenstand for registrering i særskilt journal. Og først etter det blir de overført til kassereren for passende behandling.

Slike dokumenter inkluderer:

    kontantkvitteringsordrer;

    utgifter kontantordrer;

    søknader om utstedelse av midler;

    lønnsoppgaver for lønn;

    regninger for betaling etc.

Eksempel på utfylling av kassedokumenter

Utgiftskontantordre som er utarbeidet på lønnslisten for utbetaling av lønn og andre lignende utbetalinger, er gjenstand for registrering i journal etter utstedelse.

Det er en enhetlig form for journalen for registrering av kontantdokumenter. Dens nummer er KO-3, og koden i henhold til OKUD-katalogen er 0310003. Det er tillatt å føre en journal i elektronisk form ved hjelp av datateknologi.

Skjema N KO-3 inkluderer et omslag hvor navnet på organisasjonen, tidspunktet for vedlikehold av journalen, samt stillingen og fullt navn til den som er ansvarlig for utarbeidelsen, er angitt. I tillegg til omslaget inkluderer KO-3-skjemaet et løst blad, som er en prøve for utformingen av alle andre sider i bladet. Løsbladet er delt i to deler. På venstre side (kolonne 1-4) utføres registrering av innkommende kontantdokumenter, til høyre (kolonne 5-8) - utgiftsdokumenter.

Kolonne 1 og 5 angir dato for utarbeidelse av kontantdokumentet. I kolonne 2 og 6 serienummeret som er tildelt dette dokumentet. Kolonne 3 og 7 viser informasjon om mengden av dokumentet i rubler og kopek. Kolonne 4 og 8 kalles "merknad"; de angir som regel informasjon om formålet med midlene og informasjon om mottakeren eller betaleren.

Kassebok

En kassebok er nødvendig for daglig registrering av alle kontanttransaksjoner til foretaket. For å opprettholde det, er det gitt et enhetlig skjema nr. KO-4.

Prøvefylling

Organisasjonen har rett til selvstendig å velge en av metodene for å opprettholde en kassebok - elektronisk eller håndskrevet. Boken er uansett satt sammen i ett eksemplar.

Kontroll over korrekt forberedelse er regnskapssjefens ansvar.

Metodikken for å jobbe med kasseboken er etablert ved en egen ordre fra organisasjonssjefen, eller er foreskrevet i regnskapsprinsippet.

Denne metodikken bør regulere følgende punkter:

    nummerrekkefølgen til alle kontantdokumenter;

    metode for å opprettholde en kassebok;

    koder for alle eksisterende divisjoner i organisasjonen;

    en liste over dokumenter som er overført av separate divisjoner til overordnet organisasjon, samt hvor ofte de sendes inn (hvis det er separate divisjoner).

Hovedbetingelsen for å fylle ut kasseboken i elektronisk form er å sikre sikkerheten til kontantdokumenter av den ansvarlige personen (kassereren) i organisasjonen. Den automatiserte metoden innebærer å lage to typogrammer basert på resultatene fra hver arbeidsdag, med samme innhold. En av dem heter "Loose Sheet", den andre heter "Cashier's Report". Disse innleggene er nummerert fra begynnelsen av året. I dette tilfellet må siste ark i hver måned inneholde informasjon om totalt antall ark for siste måned. Det siste arket i kalenderåret angir det totale antallet ark i kasseboken for rapporteringsåret.

Kassereren sjekker hver dag at automatskjemaene er riktig utfylt og signerer dem. Tilsvarende kassekvitteringer og utgifter vedlegges kassererens rapport og overføres til regnskapsavdelingen. Løse ark av kasseboken oppbevares av kasserer gjennom hele kalenderåret.

Ved utgangen av kalenderåret, eller ved behov, bindes og forsegles løsblad. Informasjon om det totale antallet ark i kasseboken bekreftes av underskriftene til regnskapssjefen og selskapets leder.

Manuell metode

En kassebok, satt sammen manuelt, åpnes for en viss periode. I noen tilfeller bestemmes denne perioden av antall kontanttransaksjoner. Fra begynnelsen av perioden er alle ark i kasseboken nummerert. Til slutt lages en oppsummering, og informasjon om totalt antall ark ligger på siste side i boken og attesteres med underskrifter fra regnskapssjef og leder.

For å beskytte kassaboken mot fjerning av ark, er alle sidene sydd og forseglet med mastikk eller voksforsegling.

Fyllingsregler

Det er to alternativer for å fylle ut boken:

    med vertikale sider;

    med horisontale sider.

Når sider er ordnet vertikalt, er data om kontanttransaksjoner for én dag plassert på én side. Kassererens rapport er neste side i kassaboken, eller et blankt løsblad. I det første tilfellet dupliseres informasjonen ved å bruke karbonpapir plassert mellom to ark. Begge arkene (første og andre) har samme nummer. I det andre tilfellet har boken kontinuerlig nummerering, oppføringer gjøres ved å bruke karbonkopier.

Kasseboken, satt sammen ved å legge sidene horisontalt, består av to deler. Den første delen (løst ark av kassaboken) har en horisontal linje og representerer den første kopien. Den andre delen (kassererens rapport) inneholder ikke linjer og fylles ut med karbonpapir ved å brette siden langs klippelinjen og legge karbonpapir mellom de resulterende arkene. Første og andre del av boken har samme nummerering. Den andre delen er avtakbar og fungerer som kassererens rapport. Det er ikke tillatt å avbryte meldingen før slutten av kassavakten.

I henhold til generelt etablerte regler, på et ark av kasseboken, er alle kvitteringer for dagen først angitt, og deretter alle utgifter.

På slutten av hver dag beregner kassereren resultatene av kontantstrømmen i kasseapparatet for den siste dagen, beregner kassebeholdningen og sender til regnskapsavdelingen en ny kopi eller avrivningsark ("kasserapport") med alle kontantbestillinger vedlagt.

Hvis kontantbeholdningen inkluderer penger beregnet på utbetaling av lønn, er disse beløpene angitt i boken som en egen linje.

Hvorfor trenger du loggbok for registrering av PKO og RKO

Den eksisterende forskriften om kontantsirkulasjon (lov nr. 86-FZ datert 10. juli 2002) gir enhetlige regler som er obligatoriske for både organisasjoner og banker. I henhold til art. 34 i denne loven etablerer Bank of Russia prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner av firmaer som må ha en kasse for mottak og utstedelse av kontanter. Ubrukte midler bør oppbevares i bank.

Ved kontant betaling for varer og tjenester må organisasjonen som mottar pengene bruke et kasseapparat for å registrere det mottatte beløpet. Samtidig utarbeides en kontantkvitteringsordre (PKO, skjema KO-1). Dersom det mottatte beløpet overstiger kontantbeløpsgrensen, må det overskytende settes inn i banken. For å gjøre dette, utstede en kvitteringsordre (RKO, skjema KO-2). PKO-er utstedes også ved mottak av midler fra banken for betaling av lønn, regnskapsmessige beløp og reiseutgifter. RKO-er utstedes når penger utstedes for disse formålene til bestemte ansatte i selskapet.

Prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner er fastsatt i instruksjonen fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen datert 03/11/14 nr. 3210-U, som trådte i kraft 06/01/2014. I henhold til denne instruksen registreres alle transaksjoner for utstedelse eller mottak av penger i primærdokumenter (PKO og RKO), hvoretter de skal reflekteres i registreringsjournalen (skjema KO-3). Alle disse skjemaene er godkjent av Statens statistikkkomité (vedtak nr. 88 datert 18. august 1998).

Kravene til primærdokumenter finner du i artikkelen "Primærdokument: krav til form og konsekvensene av brudd på det."

Regler for registrering av journal over innkommende og utgående kontantordrer

Grunnleggende lovkrav for å fylle ut PKO og RKO:

  • bestillingen må være ledsaget av et primærdokument som tjener som grunnlag for utførelsen;
  • blotting og rettelser i bestillinger er ikke tillatt;
  • sikre kontinuerlig nummerering av bestillinger for hver type fra begynnelsen av året;
  • obligatorisk registrering av bestillinger i journalen;
  • bestillinger er kun gyldige den dagen de utstedes.

Det er ethvert selskaps ansvar å regnskapsføre kontantkvitteringer og kontantkvitteringer. Kontanttransaksjoner utføres av regnskapssjefen eller dennes autoriserte person. Bestillinger utstedes for hånd eller skrives ut på printer.

Kvittering for kvitteringsordren gis til den som har satt inn pengene, og selve bestillingen forblir hos kassereren. Kassereren registrerer fullstendig informasjon om ham i kassaapparatet KO-3.

Kontantutstedelse utføres med utstedelse av en kontantkvitteringsordre. Samtidig blir det registrert i journalen. Det gjenspeiler også data på lønnsslipper. Og på selve uttalelsene satte de et merke (stempel) med detaljene til RKO.

Betalingsslippen registrerer passopplysningene til mottakeren av pengene. På lønnsoppgaver er det tillatt å angi én utgiftsordre.

Når du foretar kontantbetalinger mellom juridiske personer, må du huske å overholde deres maksimalt tillatte beløp. I 2019 er det 100 000 rubler. under én kontrakt. Manglende overholdelse av denne regelen vil medføre bøter. Bedriften kan bruke pengene som mottas i kassen kun til å betale lønn og betale for innkjøpte varer. Hun må sette inn resterende beløp utover den fastsatte grensen til banken.

Resultater

Kasseapparatet registrerer informasjon om alle utstedte kassekvitteringer og utgifter. Det skal utføres i henhold til etablert skjema KO-3.

Bevegelsen av kontanter i selskapet, nemlig hvert faktum av økonomisk aktivitet knyttet til mottak eller utgift av kontanter fra foretakets kasse, reflekteres av den tilsvarende kontantkvitteringen eller utgiftsordren. Kontantordrer må på sin side være underlagt visse registreringsposter, som vil gi muligheten til å spore innkommende og utgående dokumenter over tid, og om nødvendig demonstrere riktigheten av kontanttransaksjoner under en revisjon av Federal Tax Service. Et av slike registre kan være en journal over innkommende og utgående kontantordrer.

Plikten til å føre journal over PKO og RKO

Organisasjoner som arbeider med kontanter ble pålagt å føre en journal over innkommende og utgående kontantordrer frem til slutten av 2011. Dette fulgte av paragraf 21 i prosedyren for utførelse av kontantoperasjoner i den russiske føderasjonen, godkjent av Bank of Russia 22. september 1993 nr. 40. Videre ble denne normative handlingen erklært ugyldig, og 1. januar 2012 ble erstatningen Forskrift om prosedyre for utføring av kontantoperasjoner med sedler og mynter fra Bank of Russia på territoriet til Den russiske føderasjonen (godkjent av Bank of Russia 12. oktober 2011 nr. 373-P). Dette dokumentet ga ikke lenger plikt til å føre journal. Den nåværende prosedyren for kontanttransaksjoner (instruks fra sentralbanken i Den russiske føderasjonen datert 11. mars 2014 nr. 3210-U) inneholder heller ikke et slikt krav, det vil si at informasjon om PKO og RKO bare må gjenspeiles i kassebok (punkt 5.2 i forskrift nr. 373-P).

Samtidig krever inspektørene under skatterevisjoner ofte at det sammen med andre kontantdokumenter leveres en journal over innkommende og utgående kontantordrer. Derfor, hvis et selskap utfører et betydelig antall kontanttransaksjoner, er det også tilrådelig å opprettholde et slikt register.

Form for journal over innkommende og utgående kontantordrer

Den enhetlige formen til journalen for registrering av inngående og utgående kontantordre er kodet nr. KO-3 (OKUD 0310003). Dette skjemaet ble godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 18. august 1998 nr. 88.

Et standardskjema for journal over inngående og utgående kontantordrer består relativt sett av to deler. Venstre side registrerer informasjon om innkommende kontantordrer, og høyre side registrerer data om utgående bestillinger. Selve PKO og RKO gjenspeiles i journalen i samsvar med numrene som er tildelt dem, deres datoer, beløp, samt indikerer et notat som avslører essensen av den innkommende eller utgående transaksjonen.

Samtidig er ikke dette skjemaet det eneste som er mulig å bruke. Dette dokumentet er faktisk kun et konsolidert regnskapsregister, så bedriften har rett til å bruke både det godkjente skjemaet og utvikle sin egen journal basert på det. En lignende mulighet til selvstendig å utvikle ditt eget skjema for bruk i en organisasjon er spesifisert i del 5 av artikkel 10 i den føderale loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "On Accounting". I henhold til oppgavene som presenteres i den, har regnskapssjef eller annen regnskapsfører rett til å utvikle slike registrerte former for konsoliderte registre, og selskapets leder vil måtte godkjenne dem for bruk i et slikt tilfelle.

Det skal bemerkes at standardformen for en journal for registrering av innkommende og utgående kontantordrer er ganske elementær, og den inneholder i prinsippet alle data som er nødvendige for å opprettholde registeret. Utviklingen av en alternativ form kan være fornuftig hvis selskapet av en eller annen grunn krever en mer detaljert refleksjon av detaljene i transaksjoner bekreftet av kontantordre. Selv om i dette tilfellet, mest sannsynlig, vil formen utviklet uavhengig ikke avvike mye fra standarden.

Både standard og selvstendig utviklede loggbøker for registrering av PKO og RKO kan føres på papir eller i elektronisk form. Det er imidlertid kun tillatt å opprettholde et elektronisk skjema hvis dokumentet er signert med elektronisk signatur.

Alle kontantstrømmer må kontrolleres og gjøres rede for, som vi vet elsker penger å telle. Denne prosessen ville være umulig å gjennomføre uten dokumentasjon. I forbindelse med dette har lovgivningen i Den russiske føderasjonen etablert former for dokumenter som følger med alle økonomiske transaksjoner og standarder for utførelse av dem.

Ensartede skjemaer og skjemaer er tatt i bruk for den såkalte lette kommunikasjonen mellom bedrifter og ulike offentlige etater. Det er vanskelig å forestille seg hvor mye tid og krefter en veileder vil trenge å bruke på å sortere notater i margene av gamle aviser og i fillete notatbøker.

Alle vesentlige økonomiske transaksjoner gjennomføres gjennom selskapets kasse, basert på skriftlige ordre fra regnskapsavdelingen. Kassereren er ansvarlig for tilstanden til kontantene som er betrodd ham, og er ansvarlig for sine handlinger ved hjelp av det som anses som skriftlig bevis på gjennomføringen av eventuelle forretningstransaksjoner.

Kvitterings- og utgiftsdokumentasjon: konsept og formål

Midler mottatt i selskapets kasse registreres (PKO). Og utstedt av henholdsvis kasserer, (RKO). I stedet for forbruksmateriell kan det forkynnes pålegg om betaling av kontanter fra kassa, eller søknad om utstedelse av finansiering.

Hvert slikt dokument har med din digitale kode, tildelt den i henhold til den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon (OK 11-93):

Eventuelle kontantrapporteringsdokumenter inneholder følgende nødvendige detaljer:

  • Firmanavn og adresse;
  • Arten av operasjonen;
  • Partene som er involvert i transaksjonen;
  • Dato og tidspunkt for kompilering (transaksjon) og serienummer på dokumentet;
  • Kontantbeløp (i tall og ord);
  • Fullt navn og underskrift til ansvarlig person.

Kontantdokumentasjon utarbeides i regnskapsavdelingen av en ansatt oppnevnt etter skriftlig ordre fra ledelsen. De blir deretter levert til kassereren for transaksjonen. Han på sin side, før utstedelse av økonomi, er forpliktet til å forsikre seg om at dokumentene er korrekt utført og at signaturen til lederen (regnskapssjef, direktør osv.) er autentisk.

Når kontanter er mottatt av kasserer, skal benkepapiret signeres og overleveres til den som har betalt beløpet, og selve bestillingen, signert av denne, forblir hos kassereren. Forbruksmaterialet er signert av personen som mottok midlene og påtegnet med stempelet "Betalt", ellers vil det være umulig å bevise betalingen.

Før stenging av et arbeidsskift, basert på forbruksvarer og inntekt, beregnes det gjenværende kontantbeholdning ved selskapets kasse, i henhold til formelen:

ONKS = ONNS + Inntekt – Utgifter,
der ONKS er den økonomiske saldoen ved slutten av skiftet,
ONNS – økonomisk balanse ved skiftets begynnelse.

Inntekt er den totale verdien av alle kontanter og kontantmidler for et arbeidsskift, forbruk er den totale verdien av henholdsvis alle kontanter og kontantmidler.

De omregnet faktiske kontantene må samsvare med den dokumenterte saldoen penny for penny, selv om det i noen institusjoner er tillatt en feil på et visst beløp. Reoversettelse og kryss i slike dokumenter er ikke tillatt; i tilfelle feil blir dokumentet likvidert og utstedt på nytt.

Bruken av PKO er beskrevet i følgende video:

Formål med bladet

Før overføring til kasseansvarlig skal dette eller hint dokumentet registreres i journaler over inngående/utgående kassebilag. Registreringen utføres av en regnskapsmedarbeider eller annen ansvarlig person bestemt etter ordre fra selskapets leder.

Dette gjøres for å sikre at kassereren ikke får tak i et falskt dokument og at kapitalen ikke blir brukt uredelig. På slutten av arbeidsskiftet avstemmes de registrerte papirene med bestillingene, basert på hvilke kasserer handlet gjennom hele dagen.

For hver organisasjon er det etablert kontantgrense, overskridelse som er strengt forbudt. Alle kontanter utover denne grensen må oppbevares i banken. Størrelsen på rammen fastsettes av sentralbanken og diskuteres med bedriftsledelsen på individuell basis.

Vedlikeholde en loggbok lar deg bestemme kontantbeholdningen i kassaapparatet når som helst, noe som letter og fremskynder arbeidet til reguleringsmyndighetene under en inspeksjon.

Regulering av finansielle transaksjoner er privilegiet til sentralbanken i Den russiske føderasjonen; den har godkjent forskrifter som veileder alle institusjoner når de utarbeider kontantdokumentasjon.

Dette er bestemmelsene om:

  • prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner i den russiske føderasjonen;
  • regler for organisering av kontantsirkulasjon på den russiske føderasjonens territorium.

Mål Disse forskriftene er åpenbare: Definisjonen av generelle regler for å jobbe med monetær kapital i Russland, og opprettholdelse av en registreringsjournal lar deg overholde den etablerte prosedyren, forenkle rapportering og unngå forfalskning og tap av primærdokumenter.

Hvis du ennå ikke har registrert en organisasjon, da enkleste måten Dette kan gjøres ved hjelp av nettbaserte tjenester som vil hjelpe deg å generere alle nødvendige dokumenter gratis: Hvis du allerede har en organisasjon og du tenker på hvordan du kan forenkle og automatisere regnskap og rapportering, vil følgende nettjenester komme til unnsetning og vil fullstendig erstatte en regnskapsfører i din bedrift og vil spare mye penger og tid. All rapportering genereres automatisk, signeres elektronisk og sendes automatisk på nett. Den er ideell for individuelle gründere eller LLCer på det forenklede skattesystemet, UTII, PSN, TS, OSNO.
Alt skjer med noen få klikk, uten kø og stress. Prøv det og du vil bli overrasket så lett det har blitt!

Designregler

Journalen startes i det tidsrommet som er bestemt av selskapets charter. Alle sidene skal være nummerert og påført bedriftens segl.

inkluderer to hoveddeler: tittelsiden og hovedboksidene. Den kan fylles ut på trykt eller elektronisk måte, eller fylles ut for hånd, blekk eller kun med blå kulepenn. Denne regnskapsjournalen skal utarbeides iht enhetlig form KO-3, godkjent på lovgivende nivå ved dekret fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 18.08.1998 nr. 88, F. i henhold til OKUD 0310003.

Tittelside Kontoboken inneholder absolutt visse opplysninger:

Angående holdbarhet, refererer registreringsboken til standard forvaltningsarkivdokumenter og skal oppbevares hos virksomheten i fem år etter utløpet av rapporteringsperioden (sluttdato for journalføring).

I henhold til føderal lov nr. 402 datert 06/12/11, er selskapet forpliktet til å skape optimale forhold for oppbevaring av arkivdokumenter og levere noen av dem etter første forespørsel fra reguleringsmyndigheten.

Ved kontroversielle spørsmål og rettslige prosesser oppbevares slike dokumenter i arkivet inntil alle forhold er avklart og rettsforhandlingene avsluttes.

Regelbrytere kontantdisiplin og gjennomføring av pengetransaksjoner er underlagt administrativt ansvar i form av en bot (artikkel 15p1 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen):

  • For tjenestemenn fra fire til fem tusen rubler.
  • Organisasjoner og juridiske enheter fra førti til femti tusen rubler.

Disse tallene er en overbevisende oppfordring til å opprettholde orden i kontantdokumenter og unngå ulike misforståelser og feil i rapporteringen.

Prosedyren for å fylle ut journalen i 1C er beskrevet i denne videoleksjonen: