skatter

Hvordan beregne arbeidsmengden til HR-avdelingen. Hvilken stat trenger en personelloffiser

Ønsker du å få orden på personalarbeidet? Hvor skal man begynne i et nytt selskap, hvordan sette ting i orden i et eksisterende? Følg ekspertrådene. Og uten panikk. Du vil lykkes.

I praksis er det to situasjoner:

I et eksisterende selskap administrasjon av personelljournaler "på en eller annen måte" utføres, ikke noe system, mange brudd. Hvis du befinner deg i en slik situasjon, må du først vurdere tilstanden til personaldokumentasjonen fra arbeidsgiveren og gi resultatet av tilsynet. Eksempler på notater fra artikkelen "" vil hjelpe deg. Etter å ha sjekket, begynn å gjenopprette og systematisere arbeidet i henhold til de 8 trinnene fra denne artikkelen.
Nyopprettet organisasjon er bare å starte en aktivitet eller en individuell gründer har den første ansatte - det er bedre å umiddelbart starte personellarbeid riktig.

Steg en...

Trinn 1. Organiser administrasjon av HR-poster. Det er tre måter

Bestem personen som er ansvarlig eller ansvarlig for tilstanden til personaljournalhåndtering hos arbeidsgiveren. Alle arbeidsgivere er veldig forskjellige. De er forskjellige i antall ansatte, aktivitetsfelt, personalomsetning, ledelsestilnærminger, økonomiske muligheter. Svar på et favoritt HR-spørsmål:

Er det standarder for antall personelloffiserer for antall ansatte?

Akk, det er ingen universell formel som passer alle. Standardene for personellprosedyrer, som er gitt i dekretet fra USSR Arbeidsdepartementet av 14. november 1991 nr. 78, er utdaterte. I gjennomsnitt varierer tallet i henhold til standardene i dag fra 200 til 270 ansatte per personelloffiser. Men ideelt sett må du beregne tiden for papirarbeid direkte med arbeidsgiveren din.

3 måter å organisere HR-registrering på

Velg riktig metode avhengig av selskapets ansatte, personalomsetning, økonomiske muligheter:

Strukturell enhet: for eksempel personalavdelingen ledet av lederen.
Den eneste HR-spesialisten.
Intern kombinasjon er når arbeidet med å drive personaljournal er overlatt til en ansatt hvis arbeidsfunksjon i utgangspunktet ikke er knyttet til personaljournal, for eksempel en regnskapsfører eller kontorsjef. Denne metoden finnes oftest i små selskaper opptil 100 personer.

Kombinasjon er et oppdrag til en ansatt med hans skriftlige samtykke til tilleggsarbeid i en annen stilling, yrke, spesialitet (artikkel 60.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For å søke kombinasjon, ta med stillingen i bemanningstabellen. Satsen er kanskje ikke et heltall, det er viktig å ganske enkelt gjenspeile arbeidsgiverens behov for arbeidsfunksjonen til en HR-journalfører.

Typisk misforståelse: stillingen som kombinasjonen er utstedt for er ikke med i personallisten. I samtykket skriver du ned begrepet, innholdet og volumet av arbeidet som er utført og beløpet for tilleggsbetalingen.

I det første trinnet må du bestemme hvordan du ble tildelt til å utføre personaljournalhåndtering:

Stillingen din er en del av en strukturell enhet, for eksempel HR-avdelingen.
Du er den eneste spesialist på personaljournalføring, du har en arbeidskontrakt, og det er ditt ansvar å drive personaljournalbehandling i sin helhet.
HR-journalhåndtering registreres for deg i form av en kombinasjon.

Etter at din autoritet til å organisere og vedlikeholde personelljournaler er bekreftet, bør du studere dokumentene nøye.

Trinn 2. Studer de grunnleggende dokumentene

Først av alt, vær oppmerksom på navnet på arbeidsgiveren.

Typisk feil: i personaldokumenter er ikke navn på arbeidsgiver angitt i samsvar med konstituerende dokumenter. For eksempel inneholder charteret fullt og forkortet navn, og i personaldokumenter - kun det fullstendige eller bare forkortede navnet på arbeidsgiveren.

Studie i komponenten dokumenterer spørsmålet om myndighet til å ta en beslutning om inngåelse, oppsigelse av arbeidskontrakter, i henhold til godkjenning av lokale forskrifter. Bestem hvem som er den autoriserte personen til arbeidsgiveren, hvis det er en juridisk enhet.

Typisk feil i en arbeidsavtale: i de konstituerende dokumentene er selskapets leder registrert som en autorisert person for arbeidsgiveren, i innledningen til arbeidskontrakter er lederen som handler på grunnlag av charteret angitt, og på slutten av arbeidsavtalen, arbeidsgiverens signatur påføres av leder for personalavdelingen eller underdirektør mv., det vil si ikke leder selv.

Regel: hvem som er angitt som en autorisert person av arbeidsgiveren i begynnelsen av arbeidskontrakten, signerer den.

Trinn 3. Lag en bemanningstabell

Hvorfor er bemanningstabellen et av de første dokumentene som er direkte relatert til arbeidsfunksjonen til en personaloffiser? Bemanningstabellen er et dokument av organisatorisk og administrativ karakter, som i hovedsak svarer på spørsmålet: hva slags arbeidsfunksjoner trenger arbeidsgiver.

Regel: utenfor ordinær timeplan, dvs. «utenfor staten» er det umulig å registrere en enkelt ansatt. Der, "utenfor staten" - kun kontrakter av sivilrettslig karakter. Alle behovene til arbeidsgiveren i arbeidsfunksjoner bestemmes av bemanningstabellen.

En arbeidsfunksjon er arbeid i henhold til stillingen i henhold til personalliste, yrke, spesialitet, som angir kvalifikasjoner; den spesifikke typen arbeid som er tildelt den ansatte (artikkel 15, 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Bemanningstabellen kan godkjennes i en enhetlig form - form T-3 (godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité av 01/05/2004 nr. 1) eller utvikle og godkjenne ditt eget skjema (fortrinnsvis i form av et vedlegg til organisasjonens regnskapsprinsipper). I kolonnen "Antall stabsenheter" kan du angi ikke full takst, for eksempel 0,25 eller 0,5.

Hvem utvikler bemanningstabellen?

I samsvar med kvalifikasjonskatalogen over stillinger er arbeidsøkonomen engasjert i utviklingen av bemanningstabellen. Men ikke alle arbeidsgivere har en slik lykke (en arbeidsøkonom). Derfor er den som er ansvarlig for utviklingen av bemanningstabellen den som har ansvar for å utvikle et utkast til bemanningstabell. Den er godkjent etter ordre og holdes konstant. Begrensninger på antall endringer i bemanningstabellen er ikke lovfestet.

Trinn 4. Bestem det nødvendige antallet lokale forskrifter

Lokale forskrifter er et stort tema. Oftest ber eksperter om en "magisk lykkepille" i form av en uttømmende liste over lokale forskrifter som er obligatoriske for dem. Men det er ingen universell, passende liste for alle arbeidsgivere. Det er noen regler å huske på:

Kun arbeidsgivere klassifisert som mikroentreprenørskapsenheter i henhold til art. 309.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode, kan helt eller delvis forlate lokale forskrifter. Forutsatt at de overfører de problemene som bør løses i lokale forskrifter til en standardform for en arbeidskontrakt. Alle andre arbeidsgivere er pålagt å ha det nødvendige antallet lokale forskrifter tilgjengelig.
Det er en liste over lokale forskrifter som er obligatoriske for alle arbeidsgivere: interne arbeidsbestemmelser (artikkel 189 i den russiske føderasjonens arbeidskode), lokale forskrifter som etablerer lønnssystemer (artikkel 135 i den russiske føderasjonens arbeidskode), lokale forskrifter etablere prosedyren for behandling av personopplysninger, ansattes rettigheter, funksjoner ved overføring og lagring av personopplysninger (kapittel 14 i den russiske føderasjonens arbeidskode, føderal lov av 27. juli 2006 nr. 152-FZ).

Vær oppmerksom på den lokale normative loven som etablerer godtgjørelsessystemene: som sådan kan den ikke eksistere i en uavhengig form, for eksempel i form av en lønnsbestemmelse, hvis godtgjørelsessystemene er foreskrevet i arbeidsgiverens interne arbeidsreglement eller tariffavtale .

Det er også obligatorisk å utarbeide og godkjenne en ferieplan – senest to uker før starten av det kalenderåret den er utarbeidet for. Hvis organisasjonen ble opprettet i begynnelsen eller midten av kalenderåret, fullfører du dette året uten en ferieplan. Det kan være lokale forskrifter som blir obligatoriske ved inntreden av visse forhold: for eksempel bestemmelsen om tjenestereiser, tariffavtalen, forskriften om sertifisering av ansatte, etc. Det er i denne saken det er behov for systemisk, omfattende kunnskap om arbeidslovgivningen som helhet. I videregående opplæringskurs "" og kurset for profesjonell omskolering "", er en egen leksjon tildelt lokale forskrifter.

Lokale forskrifter vedtas under hensyntagen til representantskapets mening i henhold til art. 372 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Denne gjenstanden er obligatorisk hvis det er et representativt organ av ansatte, men på stadiet for organisering av personaljournalstyring er det mest sannsynlig ganske enkelt fraværende. I så fall, hopp over dette avsnittet.
Med alle vedtatte lokale forskrifter, må den ansatte gjøres kjent under signaturen i henhold til del 2 av art. 22 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Nyansatte arbeidere må gjøres kjent med en signatur før de signerer en arbeidskontrakt (artikkel 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Trinn 5. Sjekk hvordan lederen rekrutteres

Lederen er nøkkelpersonen i organisasjonen. Først av alt, sjekk alle dokumentene for utformingen. Det skal foreligge svar på en anmodning fra registeret over inhabilitet som føres av skattemyndighetene. Dette er et krav i del 2 av art. 32.11 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd.

Hodet har en dobbel juridisk status:

er det eneste utøvende organet til en juridisk enhet;
utfører pliktene til en ansatt - arbeidsfunksjonen til en leder.

Lederen må få utstedt dokumenter om utnevnelse (valg) av sin daglige direktør i samsvar med føderale lover og konstituerende dokumenter og dokumenter innenfor rammen av arbeidslovgivningen: en arbeidskontrakt, en ordre om ansettelse. Det skal føres inn i arbeidsboka.

Begynnende spesialister, og til og med erfarne, stiller noen ganger følgende spørsmål: hvordan kommer man inn i arbeidsboken om å ansette en daglig leder? Svaret ligger på overflaten: arbeidsboken er hoveddokumentet som bekrefter tjenestens lengde, og informasjon om ansettelse, og ikke om prosedyrene for valg eller utnevnelse, er lagt inn i arbeidsboken. Derfor, etter å ha inngått en ansettelseskontrakt, utstedt en ordre om ansettelse, gjør en oppføring i arbeidsboken spesifikt om ansettelse med en lenke i kolonne 4 til detaljene i bestillingen om ansettelse.

Vanlig feil i utførelsen av en arbeidsavtale med hodet: varigheten av arbeidskontrakten tilsvarer ikke varigheten av hans fullmakter som det eneste utøvende organet i samsvar med de konstituerende dokumentene. På stadiet for å inngå en arbeidskontrakt, studer de inngående dokumentene nøye for å forhindre en slik feil.

Trinn 6. Utarbeid et utkast til arbeidskontrakt

En arbeidsavtale er et av hoveddokumentene i regulering av arbeidsforhold til ansatte. Jeg anbefaler at du nøye vurderer og utvikler maler for arbeidskontrakter for ansettelse av ulike kategorier av arbeidere.

Basert på resultatene av inspeksjoner fra Statens tilsyn, blir arbeidskontrakten også det dyreste dokumentet i personaljournalhåndtering når det gjelder straff. Ansvar er gitt under del 4 av art. 5.27 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd for juridiske personer, for eksempel fra 50 000 til 100 000 rubler, og noen ganger multipliserer inspektører boten med antall arbeidskontrakter.

En standardform for en arbeidskontrakt er utviklet og godkjent kun for statsoverhoder (kommunale) institusjoner og arbeidsgivere, små bedrifter klassifisert som mikroentreprenører. I andre tilfeller utvikler arbeidsgivere selvstendig formen for en arbeidskontrakt.

etternavn, navn, patronym for arbeidstakeren og navnet på arbeidsgiveren (etternavn, navn, patronym for arbeidsgiver-individ) som inngikk en arbeidsavtale;
informasjon om dokumentene som beviser identiteten til den ansatte og arbeidsgiveren - en person;
skattebetalers identifikasjonsnummer (for arbeidsgivere, bortsett fra arbeidsgivere som er enkeltpersoner som ikke er individuelle gründere);
informasjon om representanten for arbeidsgiveren som undertegnet arbeidskontrakten, og grunnlaget for at han er utstyrt med passende myndighet;
sted og dato for inngåelse av arbeidsavtalen.

Som regel føres disse opplysningene inn i innledningen til arbeidsavtalen, eller noen av opplysningene blir stående i ingressen, og noen overføres til siste side i arbeidsavtalen.

Eksempel:«Interes Limited Liability Company (TIN 1234567890), heretter referert til som «Arbeidsgiver», representert ved visedirektør Mikhailov P.S., som handler på grunnlag av en arbeidskontrakt datert 17. februar 2009 nr. .2011 nr. 12, på en hånd, og en statsborger i den russiske føderasjonen Nikolai Sergeevich Veselov (passserie 0477, nr. 123456 utstedt av Federal Migration Service for det sørlige administrative distriktet i Moskva 20. august 1997), heretter referert til som "Arbeideren", på den annen side, i samsvar med gjeldende arbeidslovgivning på den russiske føderasjonens territorium har inngått denne arbeidskontrakten på følgende ... "

Anbefaling 2 Husk de obligatoriske vilkårene i arbeidskontrakten - de er oppført i del 2 av art. 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Men ikke alle av dem er alltid nødvendige! Noen er påkrevd under visse forhold:

varigheten av arbeidskontrakten og omstendighetene (grunnene) som fungerte som grunnlag for å inngå en tidsbestemt arbeidsavtale i samsvar med arbeidsloven eller annen føderal lov (spesifiser bare når du inngår en tidsbestemt arbeidskontrakt);
garantier og kompensasjoner for arbeid med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold, som indikerer egenskapene til arbeidsforholdene på arbeidsplassen (spesifiser bare hvis du ansetter en ansatt til å jobbe med skadelige eller farlige arbeidsforhold);
modus for arbeidstid og hviletid (inkluder kun i arbeidsavtalen hvis modusen er forskjellig fra de generelle reglene som gjelder hos arbeidsgiveren);
forhold som bestemmer arbeidets art (på reise, mobil, på veien).

Anbefaling 3 Vurder artiklene i arbeidsloven som fastsetter spesifikasjonene for regulering av arbeidsforhold med visse kategorier av arbeidere, eller normene i føderale lover som regulerer din type aktivitet. Når du utvikler et utkast til arbeidskontrakt, ikke bruk kilder med tvilsom opprinnelse fra Internett-ressurser.

Se på forskjellige kilder, og etter å ha passert dem gjennom "prismen" i artikkel 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode, utvikle ditt eget skjema.

Ansettelseskontrakten kan inneholde tillegg, navngitt i del 4 av art. 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode og andre forhold. Men for deres fravær vil ikke arbeidsgiveren holdes ansvarlig.

Hvis aktivitetene til ansatte er knyttet til vedlikehold av materielle eiendeler, anbefaler jeg umiddelbart å utvikle og utarbeide en mal for en avtale om fullt ansvar. Da kan du signere den samtidig med fødselen.

Det er en egen detaljert leksjon om ansvar i Kontur.School. I timeprogrammet:

En ansatts ansvar: begrunnelse, vilkår og prosedyre for involvering.
Saker med fullt ansvar for den ansatte.
Avtale om fullt individuelt eller kollektivt ansvar.
Arbeidsgivers ansvar for forsinkelse i lønn, feriepenger og andre beløp som tilkommer arbeidstakeren.

Trinn 7. Forbered dokumenter for å opprettholde ansettelsesregistre for nye ansatte

For å komme i gang, utarbeide en ordre som utnevner en spesiell autorisert person som er ansvarlig for å vedlikeholde, lagre, registrere og utstede arbeidsbøker.

Husk at tvangsarbeid er forbudt. Dersom pliktene til å føre, bokføre, oppbevare og utstede arbeidsbøker ikke var foreskrevet i arbeidsavtalen eller stillingsbeskrivelsen til den ansvarlige, er det nødvendig å supplere arbeidsavtalen med disse pliktene etter avtale eller endre stillingsbeskrivelsen. Dersom slikt ansvar vil bli lagt til en ansatt hvis funksjon ikke omfatter personaljournalføring, for eksempel til regnskapssjef, anbefaler jeg at du først utarbeider en kombinasjonsavtale, dvs. om å betro arbeidstakeren tilleggsarbeid med hans skriftlige samtykke med tilleggsbetaling iht. 151 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

På dette stadiet må du også kontrollere at organisasjonen har kjøpt og regnskapsført i inntekts- og utgiftsboken for regnskap for formene til arbeidsboken og innstikket i den, formene for arbeidsbøker og vedlegg i den. Arbeidsgiveren er forpliktet til hele tiden å ha det nødvendige antallet arbeidsbokskjemaer og -vedlegg (klausul 44 i dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 16. april 2003 nr. 225 "Om arbeidsbøker", heretter - dekret nr. 225 ).

Lagre former for arbeidsbøker og vedlegg i regnskapsavdelingen som strenge rapporteringsskjemaer. Inntekts- og utgiftsboken føres også av regnskapsavdelingen (se punkt 41 i vedtak nr. 225). På dette stadiet, utsted også en bok med regnskap for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem. Det drives av Human Resources Department.

Inntekts- og utgiftsboken for regnskapsføring av formene til arbeidsboken og innlegget i den og boken for regnskap for bevegelse av arbeidsbøker og innlegg i dem må være nummerert, snøret, attestert av signaturen til organisasjonens leder , og forseglet med en voksforsegling eller forseglet.

Elektroniske arbeidsbøker. SZV-TD rapport. Endringer

Fra 1. januar 2020 har arbeidsgivere plikt til å gi opplysninger om arbeidsaktivitet til FIU i form av SZV-TD dersom:

arbeidstakeren ble ansatt, stadig overført, oppsagt, eller hvis den ansatte sendte inn en søknad om at han fortsatte å føre en papirarbeidsbok eller at han velger et elektronisk skjema.

Les om endringene i artiklene:

Trinn 8. Forbered dokumenter for gjennomføring av personalarbeid

Registrering av personalprosedyrer begynner med registrering av ansatte for arbeid.

Hvilke obligatoriske dokumenter skal være tilgjengelig hos personalansvarlig på stadiet for registrering av ansatte for arbeid?

Typisk sett (unntatt funksjoner):

Et sett med lokale forskrifter for å gjøre ansatte kjent med dem.
Et utkast til arbeidskontrakt med stillingsansvar inkludert i det eller i stillingsbeskrivelsen.
Form for en ordre om ansettelse (artikkel 68 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Bestillingen kan være i enhetlig form - skjema T-1 (skjema T-1a) eller i skjema godkjent av arbeidsgiver.
Skjemaer for personlig kort i form T-2 (for statlig eller kommunalt ansatte, skjema T-2 GS (MS). Merk: Personlig kort T-2 (T-2GS (MS) oppbevares skriftlig på papp.

Opptegnelser om arbeidstakeren, om ansettelse, permanente overføringer, oppsigelser av den ansatte må innføres under signaturen i de relevante delene av det personlige kortet (punkt 12 i vedtak nr. 225).

Hva bør man vurdere i henhold til arbeidsbøkene på dette stadiet? Skriv en søknad til regnskapsavdelingen med forespørsel om å utstede et arbeidsbokskjema hvis den ansatte ikke har det, eller skriv inn informasjon om arbeidsboken han har i regnskapsboken for flytting av arbeidsbøker.

Organiser en oversikt over arbeidstid: Arbeidsgiveren er forpliktet til å holde oversikt over den tiden arbeidstakeren faktisk har arbeidet (artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For disse formålene kan du bruke de enhetlige skjemaene til timelisten T-12 eller T-13 eller godkjenne ditt eget skjema.

Hvordan gjøre endringer i arbeidsavtalen?

Forbered dokumenter:

Avtale om endring av vilkårene i arbeidskontrakten / tilleggsavtalen til arbeidskontrakten (hvis endringen i vilkårene i arbeidskontrakten skjer etter avtale mellom partene i samsvar med artikkel 72 i den russiske føderasjonens arbeidskode).
Pålegg om å endre de organisatoriske eller teknologiske arbeidsforholdene, skriftlige meldinger om endringer og årsaker som fungerte som grunnlag for å endre vilkårene i arbeidsavtalen, skriftlige forslag til en annen ledig jobb som tilsvarer arbeidstakerens kvalifikasjoner, samt en ledig lavere stilling eller lavere betalt jobb (hvis endringen i vilkårene i arbeidskontrakten skjer i henhold til arbeidsgivers initiativ i samsvar med artikkel 74 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Listen over dokumenter for behandling av en oversettelse avhenger av typen oversettelse:

i tilfelle midlertidig overføring inngås en tilleggsavtale til arbeidsavtalen om overføring, en ordre om overføring utarbeides (som regel i form T-5 eller T-5a);
med varig overdragelse - tilleggsavtale til arbeidsavtalen om overdragelsen og pålegg om overdragelsen. Det føres også inn i arbeidsboken og i det personlige kortet T-2 (T-2GS (MS).

Liste over dokumenter for registrering av helligdager:

ferieplan (godkjent senest to uker før starten av kalenderåret). Les artikkelen "";
skriftlige meldinger til ansatte om starttidspunkt for ferie i henhold til del 3 av art. 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode (se Rostruds brev datert 30. juli 2014 nr. 1693-6-1);
forlate ordre (skjema T-6, skjema T-6a).

Denne listen kan variere avhengig av kategoriene av arbeidere eller omstendigheter. For eksempel, hvis en ansatt ber om permisjon ikke i henhold til ferieplanen, men på et tidspunkt som er praktisk for ham basert på hans skriftlige søknad (for eksempel gis slik permisjon til mindreårige, æresgivere fra Russland, etc.). I dette tilfellet blir det ingen ferievarsel. Arbeidstakeren vil skrive en uttalelse, og arbeidsgiveren vil gi pålegg.

Arbeidslovgivningen stiller krav til tilgjengelighet og utførelse av personaldokumenter i tilfeller hvor arbeidsgiver:

tiltrekker ansatte til å jobbe utenfor fastsatt arbeidstid;
tiltrekker seg arbeid i helger og feriefrie;
sender ansatte på forretningsreiser;
gir garantier og erstatning. Denne blokken med spørsmål bør studeres separat. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med det profesjonelle omskoleringsprogrammet "" i Kretsskolen.

Hvordan anmelde en permittering

I dette tilfellet er det nødvendig med grunndokumenter, hvis type avhenger av grunnlaget for oppsigelse. For eksempel, for oppsigelse av en ansatt på hans initiativ, kreves hans skriftlige erklæring, for oppsigelse etter avtale mellom partene - en avtale om oppsigelse av arbeidsavtalen, etc.

Uten å mislykkes, forbered en oppsigelsesordre, som du gjør den ansatte under signatur kjent med. Dersom den ansatte er fraværende eller nekter å lese bestillingen, merk bestillingen deretter.

Ut fra bestillingen, skriv inn i arbeidsboken og i den ansattes personlige kort. Etter det setter arbeidstakeren sin signatur i arbeidsboken, personlig kort og i boken for regnskap for bevegelse av arbeidsbøker når han utsteder en arbeidsbok til den ansatte.

Utvikle en bemanningstabell, bestemme behovene til arbeidsgiveren i arbeidsfunksjoner.
Sjekk hvordan dokumentene for hodet er utarbeidet.
Forbered et sett med nødvendige lokale forskrifter.
Utvikle arbeidskontraktmaler for ulike kategorier av arbeidere.
Forbered dokumentene som kreves for å søke jobb.
Utarbeide utkast til dokumenter for registrering av prosedyrer knyttet til bevegelse av personell (ferier, forretningsreiser, rekruttering til jobb i helgene, etc.).

For å vise skjemaet må du aktivere JavaScript i nettleseren din og oppdatere siden.

"HR-offiser. Arbeidsrett for en personaloffiser", 2010, N 5

Vi fordeler ansvar. Hvor mange HR-eksperter trenger du?

Hvor mange HR-eksperter trenger du for å få jobben gjort riktig? Hvordan unngå unødvendige personalkostnader? Disse spørsmålene kan besvares med arbeidsrasjonering. Hva er dens rettslige grunnlag og hvilke standarder som finnes for å beregne antall personalavdelinger og hvordan de skal brukes i praksis, les i materialet.

Posisjonsegenskaper

For å sikre en rasjonell arbeidsdeling, skape en mekanisme for å avgrense funksjoner, fullmakter og ansvar basert på regulering av arbeidsaktiviteten til ansatte under moderne forhold ved bedrifter, institusjoner og organisasjoner i ulike sektorer av økonomien, uavhengig av eierskap og organisatorisk og juridiske former, for å sikre riktig utvelgelse, plassering og bruk av personell i praksis, anbefales det å bruke kvalifikasjonshåndboken for stillingene til ledere, spesialister og andre ansatte, godkjent av dekretet fra Arbeidsdepartementet i Russland av 21.08.1998 N 37 (som endret 29.04.2008).

Katalogen inneholder nye kvalifikasjonskjennetegn på tjenestemenns stillinger knyttet til utvikling av markedsrelasjoner. Alle tidligere gyldige kvalifikasjonsegenskaper er revidert, det er gjort betydelige endringer i dem i forbindelse med transformasjonene som er utført i landet og under hensyntagen til praksisen med å anvende kjennetegn.

Katalogen er supplert med nye kvalifikasjonsegenskaper for stillingene til ansatte hvis funksjoner er knyttet til dannelse og utvikling av markedsøkonomiske relasjoner. Disse inkluderer for eksempel kvalifikasjonsegenskapene til stillingene til revisor, auksjonarius, megler, forhandler, leder, takstmann, markedsføringsspesialist, etc.

I land med en høyt utviklet markedsøkonomi kalles ledere profesjonelle ledere med spesialutdanning, ofte oppnådd i tillegg til ingeniørfag, juridisk, økonomisk.

Det skal bemerkes at på grunnlag av kvalifikasjonsegenskaper utvikles stillingsbeskrivelser for spesifikke ansatte, i utarbeidelsen av hvilke pliktene som er fastsatt i egenskapene spesifiseres, under hensyntagen til særegenhetene ved organisering av produksjon, arbeid og ledelse, og teknologien for å utføre arbeidsprosesser. Samtidig er det viktig at både i kvalifikasjonsegenskapene og i stillingsbeskrivelsene til personalledelsestjenesten, opplæring og avansert opplæring av personell sørger for nøyaktig samsvar mellom navnene på stillingene til den all-russiske klassifisereren av yrker for arbeidere, ansattes stillinger og lønnskategorier.

I Art. 57 i den russiske føderasjonens arbeidskode fastslo at en av de essensielle, dvs. obligatoriske betingelsene i en arbeidsavtale inngått mellom en arbeidsgiver og en ansatt, er navnet på stillingen, spesialiteten, yrket, som indikerer kvalifikasjoner i samsvar med organisasjonens krav. bemanningstabell eller en spesifikk arbeidsfunksjon. Hvis, i samsvar med føderale lover, levering av fordeler eller begrensninger er forbundet med utførelse av arbeid i visse stillinger, spesialiteter og yrker, må navnene på disse stillingene, spesialitetene eller yrkene og kvalifikasjonskravene for dem samsvare med navnene og krav spesifisert i kvalifikasjonsreferansebøkene godkjent i rekkefølgen fastsatt av regjeringen i den russiske føderasjonen.

Kvalifikasjonskatalogen inneholder følgende kjennetegn ved stillingene til ansatte som må jobbe med personell i organisasjonen:

visedirektør for personal;

Personalsjef;

Leder for personalavdelingen;

Leder for personalopplæringsavdelingen;

Utdanningsingeniør;

Human Resources Inspector;

HR spesialist.

De tre første stillingene er knyttet til lederstillinger. Utvalget av oppgaver, selv om det har mye til felles, er fortsatt annerledes, noe som først og fremst skyldes den kvantitative sammensetningen av personelltjenesten til en bestemt organisasjon og oppgavene den må løse. Dessuten er personalsjefen i dag den mest etterspurte medarbeideren, med et bredt spekter av ansvar. Han organiserer spesielt arbeid med personell i samsvar med de generelle målene for utviklingen av organisasjonen; sikrer bemanningen av bedriften med ansatte i nødvendige yrker, spesialiteter og kvalifikasjoner; bestemmer behovet for personale; utfører valg av personell, organiserer opplæring av personell, evaluering av resultatene av arbeidsaktiviteten til ansatte; sammen med lederne for strukturelle avdelinger, deltar i beslutningsprosesser i spørsmål om ansettelse, overføring, forfremmelse, degradering, ileggelse av administrative straffer, samt oppsigelse av ansatte; gir råd til ledere på forskjellige nivåer om organisering av personalledelse; deltar i planlegging av den sosiale utviklingen av teamet, løser arbeidskonflikter og konflikter; utarbeider og utarbeider arbeidskontrakter og kontrakter; opprettholder personlige filer av ansatte og annen personelldokumentasjon; fører tilsyn med underordnede ansatte.

Resten av stillingene som er oppført er spesialiststillinger.

Det skal bemerkes at Kvalifikasjonshåndboken også inneholder kjennetegn ved andre stillinger knyttet til personalledelse og arbeidsorganisasjon: leder av laboratoriet (byrået) for arbeidsorganisasjon og produksjonsledelse; leder av laboratoriet (byrået) for arbeidssosiologi; leder av det regulatoriske forskningslaboratoriet for arbeidskraft; leder for organisasjons- og avlønningsavdelingen; arbeidsbeskyttelse ingeniør; psykolog; sosiolog; arbeidstekniker; arbeidsøkonom; tidtaker. Hver organisasjon bestemmer selvstendig hvilke ansatte som skal inngå i personaltjenesten (personalledelsestjenesten) og hvordan samhandlingen mellom personaltjenesten og andre avdelinger med ansvar for arbeidsspørsmål skal organiseres.

Arbeidsrasjonering: bestemme antallet

Selvfølgelig vil organisasjonssjefer og personelloffiserer være interessert i spørsmålet: hvor mange HR-spesialister er nødvendig for å gjøre arbeidet effektivt og med minimale kostnader?

For å løse dette problemet kan ikke arbeidsgiveren klare seg uten rasjonering av arbeidet til ansatte i personaltjenesten. Ikke alle arbeidsgivere selv i dag forstår behovet for slikt arbeid i organisasjonen. Som praksis viser, brukes arbeidsrasjonering som et element i personellstyringssystemet, som gjør det spesielt mulig å optimalisere dens numeriske og profesjonelle sammensetning, på ingen måte alltid til å beregne antall personelloffiserer.

Rettsgrunnlaget for reguleringen av arbeidskraft er kap. 22 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Det skal bemerkes at med innføringen av den russiske føderasjonens arbeidskode, har tilnærminger til den juridiske reguleringen av arbeidsrasjonering gjennomgått betydelige endringer. Rasjonering er overlevert til organisasjonene selv. Nå kan arbeidsgivere, under hensyntagen til oppfatningen fra representasjonsorganet for ansatte, selv vedta lokale forskrifter som sørger for innføring, utskifting og revisjon av arbeidsstandarder. Dette ga rasjonering en ny mening, siden rasjonering nå er direkte relatert til ytelsen til hele teamet i denne spesielle organisasjonen.

I forbindelse med denne prosedyren for arbeidsrasjonering er det ikke et enkelt sentralisert obligatorisk forskriftsdokument knyttet til fastsettelse av antall ansatte i personaltjenesten.

Imidlertid er det i dag to normative dokumenter som organisasjoner kan legge til grunn for å beregne antall HR-ansatte:

Dekret fra Arbeidsdepartementet i USSR av 11/14/1991 N 78 "Ved godkjenning av intersektorielle aggregerte tidsstandarder for rekruttering og regnskap for personell";

Dekret fra Arbeidsdepartementet i Russland datert 26. mars 2002 N 23 "Om godkjenning av tidsstandarder for arbeid med dokumentarisk støtte for ledelsesstrukturer til føderale utøvende organer."

Først av alt må du lage en liste over alle typer arbeid som din personalavdeling utfører. Denne listen bør settes sammen så fullstendig som mulig, fordi det avhenger av hvor nøyaktige de påfølgende beregningene vil være. Deretter må du gjennomføre en komparativ analyse av listen din med arbeidstypene som er inkludert i listene over etablerte standarder. Du vil beregne tid brukt på å utføre personelloperasjoner som er inkludert i listene ved å bruke de etablerte standardene, og de som ikke er reflektert i listen må beregnes uavhengig. For å gjøre dette må du ta bilder av arbeidstid eller timing. I fremtiden kan informasjonen som innhentes på denne måten brukes til beregninger og innføring av lokale arbeidsstandarder i din organisasjon.

Deretter, basert på de etablerte tidskostnadene, må du beregne kompleksiteten til alt arbeid. For å gjøre dette må du beregne kompleksiteten til hver type arbeid, og deretter oppsummere dem. Når du foretar beregninger, må du bestemme hvilken tidsperiode du skal bruke på beregningen. Vanligvis fokuserer eksperter på den årlige perioden. Slike beregninger vil være de mest nøyaktige, da de vil jevne ut alle sesongsvingninger. Slike beregninger er imidlertid svært tidkrevende og krever betydelig innsats. I tilfelle når effektivitet er viktig, er det mulig å gjøre beregninger for et kvartal eller for en måned, men da vil nøyaktigheten av beregningene være svært omtrentlig.

Og la oss nå sammen, ved hjelp av standardene fastsatt av dekretet fra USSR Arbeidsdepartementet, beregne det nødvendige antallet spesialister innen et visst område for personellregistrering, og ta en måned for faktureringsperioden.

Først må du lage en prøvetabell (tabell 1).

Tabell 1

Beregning av arbeidsintensiteten i arbeidet i personalavdelingen

Type utført operasjoner	Enhet målinger volum virker	Avsnitt, bord, rom standard på samling	standard tid per enhet mål, person/t	Normer tid for opptreden betong snill arbeid, person/t	Volum virker bak måned	Arbeidsintensitet normalisert arbeider, mann/t

Registrering dokumenter kl ansettelse (ansatte)	En ansatt (ansatt)	3.1 fanen. en punkt 2
Registrering dokumenter kl permitteringer (ansatte)	En ansatt (ansatt)	3.2 fanen. 2 punkt 1
Utsteder en ny arbeidsbok eller sett inn i den	En bok	3.3.1 fanen. 3 punkt 1
Utstedelse av duplikat arbeidsbok	En duplisere	3.3.1 fanen. 3 punkt 2
Foreta oppføringer i arbeidsbok	En ta opp	3.3.2 fanen. 4
Å lage en kopi arbeidsbok	Ett eksemplar	3.3.3 fanen. 5 punkt 6
Registrering oversettelse	En ansatt	3.4.1 fanen. 6
Utkast og justering ferieplan	En ansatt	3.4.4 fanen. ni
Ferieregistrering	En ansatt	3.4.5 fanen. ti
Opprettholde personlig kort	En ansatt	3.4.6 fanen. elleve punkt 1
Brosjyredesign uførhet	En ark	3.4.8 fanen. tretten
Registrering straffer	En registrering	3.4.11 fanen. seksten
Registrering endringer i etternavn	En ansatt	3.4.13 fanen. atten
Registrering dokumenter arbeidere, går av med pensjon	En ansatt	3.4.16 fanen. 21 punkt 1
Registrering arbeidskontrakt	En ansatt	3.6.6 fanen. 35
Reserver utvalg	En Menneskelig	3.6.13 fanen. 42
Foreta en bestilling for opprykk arbeider	En ansatt	3.6.19 fanen. 48

I den andre kolonnen legger du inn alle typer arbeid utført i prosessen med personalkontorarbeid som omfattes av etablerte standarder.

Dataene for kolonne 6 beregnes ved å bruke formelen:

H \u003d T (1 + K / 100),

hvor H - normene for tid for å utføre en bestemt type arbeid, mennesker / h;

T - standarden for operasjonstid for utførelse av dette arbeidet,

Installert i henhold til samlingen, folk / h;

K er en tidskoeffisient som tar hensyn til tid brukt på organisatorisk og teknisk vedlikehold av arbeidsplassen, hvile (inkludert kroppsøvingspauser) og personlige behov, samt forberedende og avsluttende arbeid, i prosent av driftstiden. I følge resultatene av analysen av kart over fotografier av arbeidstid, er K tatt lik 8%.

I den syvende kolonnen skriver du inn data om mengden arbeid for hver type for faktureringsperioden.

Den årlige arbeidsintensiteten til normalisert arbeid (Tn) bestemmes under hensyntagen til hver type arbeid utført av formelen:

Tn \u003d SUM H x V,

hvor H - normene for tid for implementering av en spesifikk normalisert type

Arbeid, mann/t;

V er volumet av en bestemt type arbeid utført per år (i = 1, 2, 3...

N - typer utført arbeid).

Det normative antallet personellinspektører (H) bestemmes som forholdet mellom arbeidsintensiteten til arbeidet og det nyttige fondet for arbeidstid i perioden som tas som oppgjørsperiode, i henhold til formelen:

hvor T er total arbeidsintensitet av normalisert arbeid, beregnet iht

disse forskriftene;

Ф - nyttig arbeidstidsfond for en ansatt (i dette tilfellet

Vi tok gjennomsnittet for måneden), h.

H \u003d 196,46 / 166 \u003d 1,18.

Derfor, for å utføre arbeidet som er inkludert i tabellen vår, trenger du 1,2 satser for en rekrutterings- og regnskapsspesialist. Dette betyr at hvis dette arbeidet i din personalavdeling ble fordelt, for eksempel mellom to spesialister, så har du potensial til å redusere kostnadene ved å overlate arbeidet til en ansatt og sette ham en tilleggsbetaling for en utvidet arbeidsmengde i beløpet på 0,2 satser.

Det skal bemerkes at beregningen av antall ansatte i personaltjenester i henhold til metodene i de ovennevnte resolusjonene er en ganske arbeidskrevende prosess.

I praksis etableres stillingene til ansatte i personaltjenestene, inkludert personalledere, i personallisten avhengig av antall ansatte i en gitt organisasjon.

Det er etter vår mening ganske rimelig å innføre stillingen som personalsjef når antall ansatte i organisasjonen begynte å overstige 20 personer.

I organisasjoner med mer enn 100 ansatte kan personaltjenesten bestå av 2 - 3 ansatte - en personalleder og en inspektør (spesialist) for personell.

I organisasjoner hvor antall ansatte overstiger 300 personer, kan også spørsmålet om organisering av en personalavdeling på 4-5 ansatte vurderes. Samtidig spesifiseres hver enkelt ansatts oppgaver.

Med en økning i antall ansatte kan personalavdelingen utvides proporsjonalt med antall ansatte, samtidig vil personalledernes ansvar bli mer og mer konkret.

Det er alltid mye arbeid i personalavdelingen. Det er synd at ikke alle ledere forstår dette. Ofte kan verken administrasjonen eller personellet selv objektivt vurdere arbeidsbelastningsnivået. Hvordan nærme seg dette vanskelige problemet og ikke la tilleggsfunksjoner lastes inn på rammer? Hvor mange ansatte bør rekrutteres inn i HR-avdelingen dersom antall ansatte øker?

Det første forsøket på å finne en standard for antall personelloffiserer viser til dokumentet fra 1991 «Tverrsektorielle tidsnormer for bemanning og regnskapsarbeid». Disse standardene har aldri blitt gitt ut på nytt, og selv om de fortsatt fungerer som en retningslinje for beregning av belastningen, er de klart utdaterte. Verktøy som en PC på hver arbeidsplass, 1C og annen programvare kunne rett og slett ikke tas med i betraktningen i 1991. Hvordan være? Det er to reelle måter å løse problemet på.

Den første måten er rasjonering av arbeidskraft

Dette er en veldig tidkrevende prosess, men resultatet vil være ganske nøyaktig og uttrykt på tallspråket. Og ledere forstår tallspråket godt. Så, :

Vi fremhever hovedarbeidsflytene. Det er viktig å ikke ta hensyn til oppgaven som helhet, men å bryte den ned i dens komponenter. Ansettelser består for eksempel av kopiering av dokumenter, innføring av informasjon i systemet, utarbeidelse av arbeidskontrakt, kjennskap til lokale handlinger og så videre.
Vi bestemmer tidskostnadene for hver prosess. Vi noterer tiden som kreves for å oppnå ønsket resultat av arbeidet. Tiden for å fullføre hver operasjon måles av rasjoneringsmannen eller personen som er betrodd rasjoneringen.
Vi finner det omtrentlige antallet beskrevne prosesser per måned eller år. Gjennomsnittlig antall innleggelser, forflytninger, oppsigelser, sykefravær og så videre.
Vi multipliserer antall operasjoner med tidspunktet for utførelse.

For eksempel er den totale tiden som kreves for å utstede en sykmelding 15 minutter, gjennomsnittlig antall sykemeldinger per år er 50 stykker. Totalt: 15 × 50 = 750 minutter, eller 12,5 timer. Dette gjør vi på alle arbeidsområder.
Vi legger til tid for ikke-planlagte lønnskostnader - rådgivning av ansatte, kompilering av lister, etc. I dette tilfellet går vi ut fra realitetene til en bestemt organisasjon.
Den resulterende totale tiden i timer deles på 8 og vi får antall dager som kreves for å fullføre arbeidet.

For klarhetens skyld gir vi et eksempel på en omtrentlig beregning av tiden for å ansette en ny medarbeider.

Når du bruker denne metoden, ta hensyn til datamaskinpauser, møter, forretningsreiser, ferier og sykdommer til ansatte i personalavdelingen.

Fordeler

Et overbevisende bilde som tydelig viser antall oppgaver utført av HR-avdelingen og deres kompleksitet.

ulemper

Manglende evne til nøyaktig å planlegge mengden av fremtidig arbeid, noe som forårsaker feil. Det er rimelig å legge til det oppnådde resultatet ekstra tid for uforutsette funksjoner og force majeure.

Den andre måten - vi går ut fra antall personell

Denne metoden brukes oftest, siden det er ganske logisk at med en økning i antall ansatte øker belastningen på personalavdelingen. Men informasjon alene om antall ansatte er tydeligvis ikke nok; en liste over funksjoner tildelt personelloffiserer bør fastsettes. Ofte inkluderer oppgavene deres:

registrering av VHI-policyer og relaterte dokumenter.

Men selv uten disse tilleggsfunksjonene ansettes vanligvis én personelloffiser for hver 150-200 ansatte. Dette er en svært omtrentlig beregning, siden fluiditeten og det faktiske volumet av behandlede dokumenter ikke tas i betraktning. I tillegg kan spesifikasjonene til organisasjonens aktiviteter både redusere belastningen og øke den. Virksomheter med, hvor det kreves medisinske undersøkelser og tilleggsytelser, er mer komplekse med tanke på personaljournal.

Hvordan beregne ansattes omsetning

Hvis du bestemmer deg for å bygge på antall ansatte, og denne metoden virker enklere og mer praktisk for deg, bør du fortsatt beregne omsetningen over den siste perioden og formulere hovedoppgavene.

Fluiditet er funnet med en enkel formel:

Kt \u003d (antall avviste) × 100 / (gjennomsnittlig antall ansatte).

Eksempel:

I løpet av året sparket selskapet 23 personer, gjennomsnittlig antall er 150 personer, beregning av omsetning:

Strømningskoeffisient = 23 × 100 / 150 = 15,33.

Omsetningshastigheten avhenger av organisasjonens omfang, materialstabilitet, sesongvariasjoner og ledelsespolitikk. Generelt regnes et forhold på 10-20 prosent som normalt. Jo høyere turnover, jo større belastning for personalarbeiderne, og dersom den er vesentlig høyere enn gjennomsnittet er dette en grunn til å øke antall personalavdelinger.

Så for å bruke denne metoden tar vi hensyn til:

Nummer.
Fluiditet.
Ekstra funksjoner.

Med lav turnover og liten arbeidsmengde i form av tilleggsoppgaver, ser det ut til å være tilstrekkelig med én HR-medarbeider per 150 personer.

Fordeler

Ubetydelige arbeidskostnader og mulighet til å ha en midlertidig reserve av dugnadstimer til uforutsette situasjoner.

ulemper

Lav nøyaktighet og behovet for regelmessig å bevise riktigheten av beregningen, siden synligheten av resultatene er lav.

12. oktober - Dag for personalarbeideren i Russland. I dag hedrer vi personelloffiserer og leser om hvor vanskelig (men morsomt!) livet er for representanter for dette yrket. Det er merkelig at pliktene til våre helter ofte går utover de vanlige ideene om yrket og representerer en fullverdig HR-funksjonalitet.

Zyuzina Elena, ledende personalspesialist for handelsplattformen otc.ru:«Morgenen min starter med en løpetur. Etter å ha jogget går jeg for å vekke hele huset. I løpet av kort tid må du gjøre alt: mate de levende skapningene (catops), samle og ta sønnen din til skolen, og være i tide til jobb.

Jeg jobber for et selskap som har regionale avdelinger over hele Russland. På grunn av tidsforskjellen starter mange regioner arbeidsdagen tidligere enn jeg gjør i Moskva. Derfor vet jeg at jeg allerede om morgenen venter på et stort antall brev og spørsmål fra ansatte i e-post og Skype.

Så, hva har vi her ... Å, 25 forespørsler om sertifikater fra arbeidsstedet og kopier av arbeidsbøker! Ja, tull :) Og vi trenger skanninger sertifisert akkurat nå, for arbeidsdagen for regionene går snart mot slutten, og "Jeg må gå til banken etter jobb, takk." Alt blir nå!

Mens jeg lager referanser og kopier av arbeidsbøker, kommuniserer jeg samtidig med ansatte som går forbi.

Vel, klokken er allerede 11. Ansettelse av ny medarbeider. Jeg møter, tegner, går rundt på kontoret, viser hva og hvor.

Mens du gikk rundt på kontoret med en ny kollega, samlet det seg søknader om ferier på bordet. Jeg teller feriedager, se på kalenderen. Vel, i morgen er det lønning. Dette betyr at jeg må gjøre alt og stenge det med lønnen - sjekke alt fravær, fravær, sykefravær i henhold til timelisten, gi alle ordre på jobb på en fridag.

Mens jeg sjekker rapportkortet, husker jeg at i morgen må jeg overføre nestlederen til Petrov Ivan Ivanych til stillingen som leder. Dette betyr at vi i dag fortsatt må ha tid til å forberede endringer i personallisten og dokumenter som Ivanych kan signere.

Og så en telefonsamtale: "God ettermiddag, vennligst bekreft ansettelse av den ansatte." Jeg vil bekrefte, selvfølgelig. Bare ikke spør om lønn, jeg har ingen rett til å gi slik informasjon.

Vel, det ser ut til at jeg har funnet ut av alle de aktuelle problemene. Jeg skal prøve å gjøre noe som ikke haster: snart må vi gjøre endringer i de interne arbeidsbestemmelsene. Jeg sitter, formulerer meg og så: "Hei, jeg vil slutte." Vel, det er selvfølgelig trist, men jeg er forpliktet til å gi et eksempel på oppsigelsesbrev. Søknaden ble skrevet, og klokken er allerede 17:00. Den siste timen før slutt på arbeidsdagen er den roligste. Strømmen av de som ønsker å reise på ferie, søke jobb, slutte og flytte er på vei ned. Du kan gjøre noe som ikke haster, men nyttig for jobben - sortere ut dokumenter i en mappe, ordne ting.

På kvelden løper jeg til skolen for sønnen min, vi gjør lekser. Og i morgen tidlig starter jeg mitt muntre liv som personaloffiser igjen.

Natalia Bazarova, HR-administrasjonsekspert ved ER-Telecom Holding JSC:«Siden barndommen har jeg hatt et bilde i hodet mitt - som er en personaloffiser. Jeg så for meg en tante som satt på safe med dokumenter og arbeidsbøker. I dag er jeg engasjert i personaladministrasjon i et stort føderalt selskap og ser at alt er helt annerledes.

En personelloffiser er for det første ikke dokumenter, men kommunikasjon med mennesker. De kommer til meg med en rekke spørsmål - ferier, overføringer, betalinger, belønninger og straff ... Vi er alle mennesker, alle er forskjellige. Og jeg prøver å akseptere og forstå alle, jeg deler med ham hans frykt og håp, sorger og gleder.

Slik planlegger jeg arbeidstiden min: om morgenen tar jeg imot ansatte i personalspørsmål, jobber deretter med dokumenter - rapportering, personaladministrasjon, samhandling med offentlige etater. Men faktisk fortsetter kommunikasjonen med ansatte gjennom hele arbeidsdagen – konsultasjoner, støtte, søk etter mulige løsninger innenfor lovens rammer som vil passe både bedriften og folk så mye som mulig.

Sannsynligvis er det ikke lenger en slik divisjon i selskapet som konstant vil samhandle med alle andre områder. Selvfølgelig er det også komplekse, ikke-standardiserte situasjoner. I slike tilfeller planlegger vi å involvere ledelsen, representanter for ulike avdelinger i selskapet, og nye møter og møter dukker opp i arbeidsplanen min.

Vi må alltid være et skritt foran. Derfor finner vi i vår arbeidshverdag alltid tid til å studere endringer i lover og regler (Arbeidsloven er vårt alt!), dele kunnskap med kolleger.

Selvfølgelig er det også papirarbeid, men i ER-Telecom er beløpet minimalt, innenfor rammen av lovkrav. Dette er gjort mulig gjennom automatisering. Vi trekker oss ikke inn i oss selv, og ser vi flere prosesser som kan gjøres digitale, implementerer vi det. Derfor har jeg også i løpet av arbeidsdagen tett kontakt med våre IT-tjenester.

Slik går dagen min: kommunisere med mennesker, jobbe med dokumenter, kommunisere med mennesker, jobbe i informasjonssystemer, kommunisere med mennesker, lære nye praksiser og normer – og igjen kommunisere med mennesker. Og jeg liker det."

Anastasia Bamburova, leder for Human Resources Department ved Vitenskapsakademiet "BON TON":"All moroa starter på mandag. Hvem sa at intensiteten i arbeidet skulle øke gradvis? Tvert imot forbereder ukens første dag på kampstemning. Nye oppgaver står i kø. Og alle tingene som er planlagt på forhånd får en ny ordre.

En annen mandag bekreftet dette aksiomet. Allerede de første minuttene av morgenen forberedte en "lett" shake. En ansatt som nettopp fikk jobb for et par dager siden ringte og sa: «Jeg slutter». Første tanker: «Hva skjedde? Hvorfor en så rask avgjørelse? Teamet er vennlig, alle profesjonelle, så jeg ville definitivt ikke synde på laget. Under samtalen ble det imidlertid klart at det ikke dreide seg om mennesker i det hele tatt. Den ansatte har dessverre ikke beregnet sin styrke. Vanskelighetene knyttet til veien til kontoret viste seg likevel å være kritiske og «blokkerte» alle fordelene med den nye jobben. Selvfølgelig diskuterte vi dette problemet, men minusene i teorien og i praksis er helt andre ting.

Jeg tenker for meg selv: «Jeg har ikke engang klart å komme meg til kontoret, siden jeg allerede har en oppsigelse. Hva annet vil glede mandag? Jeg nærmer meg arbeidsplassen, stiller mentalt inn på en kopp kaffe og løser aktuelle oppgaver strengt tatt etter planen. Men situasjonen utvikler seg i samsvar med aforismen "suksess går oftest ikke til den som prøver å planlegge alt på forhånd, men til den som vet å bruke enhver mulighet."

Nøyaktig fem minutter etter arbeidsdagens start henvender en ansatt seg med ordene: «Jeg trenger ferie». Ikke noe problem. Det er nok å skrive en søknad og om to uker, i henhold til standardprosedyren under loven, gå til hvile. "Jeg trenger det akutt, fra fredag," spesifiserer den ansatte. Hvor er hastverket? Det viser seg at det er problemer i familien, og du må dra til en annen by. Jeg er forpliktet til å gå inn i den ansattes situasjon og prøve å finne en vei ut av problemet, under hensyntagen til interessene til begge parter – både bedriften og den ansatte selv. Vi løste problemet, ferien ble avtalt, regnskapsavdelingen ble advart. Det gjenstår å drikke kaffe. Imidlertid er ikke alt så enkelt.

De neste fem minuttene kan beskrives som en alternativ «pilegrimsreise» av ledere til kontoret med dialoger «alt er tapt» og «hva skal man gjøre?».

Dagen var selvfølgelig opprinnelig planlagt punkt for punkt. Saksplanen bør imidlertid ikke være en stiv struktur. Det er alltid plass for en viktigere oppgave som krever en løsning «her og nå».

Tidsstyring er en av de viktigste ferdighetene i en personalsjef. Etter å ha prioritert begynte jeg å ta opp de sentrale problemene og taklet den tette saksstrømmen. Erstatninger ble funnet, lønn ble utbetalt, ansattes problemer ble løst, så dagen var produktiv.

La det være vanskelig, ansvarlig og med intensitet, men jeg er alltid i god form, med et smil og et optimistisk humør.