Хронометраж рабочего времени образец заполнения. Наблюдательный лист хронометража

Хронометраж рабочего времени - образец заполнения может потребоваться, если фирма желает повысить эффективность производства и управления персоналом. Кроме того, хронометраж является источником, который позволяет фиксировать в себе самый широкий спектр сведений. Какими они могут быть? Где ознакомиться с образцом хронометража рабочего времени?

Для чего нужно проведение хронометража рабочего времени?

Под хронометражом рабочего времени понимается процесс, в ходе которого сотрудник самостоятельно или при содействии коллег, имеющих необходимые компетенции, осуществляет мониторинг собственных действий в период нахождения на работе на предмет их содержания и продолжительности. Хронометраж, таким образом, фиксирует, чем конкретно занимается сотрудник в рабочее время, а также как долго длится каждое из его занятий.

Зачем это нужно?

Прежде всего в проведении хронометража рабочего времени сотрудников заинтересован работодатель — в целях оценки и повышения эффективности труда персонала. Кроме того, хронометраж также может быть задействован в целях осуществления:

оценки загрузки оборудования;
оценки эффективности реализации управленческих решений в аспекте отдельных бизнес-процессов (и последующего определения механизмов их необходимой корректировки).

Посредством рассматриваемой процедуры работодатель может выявить:

процент осуществления работниками полезных действий в период рабочего времени;
длительность простоев или действий, не имеющих отношения к трудовой функции;
каким образом меняются первые 2 показателя в динамике — при сопоставлении нескольких проведенных подряд хронометражей.

Хронометраж — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

В проведении хронометража своего рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы, следствием чего станет более интенсивное выполнение планов при их наличии и в конечном счете — получение более высокой зарплаты.

Инициаторами проведения хронометража рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры фирмы, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Существует 3 основные операции в рамках хронометража рабочего времени:

подготовка форм хронометража — для конкретной должности или трудовой функции;
сбор данных (заполнение соответствующих форм) соотносительно со временем нахождения сотрудника на работе;
анализ и интерпретация данных хронометража.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Как подготовить формы для хронометража рабочего времени?

При подготовке форм хронометража важно, прежде всего, определить:

какие действия или занятия сотрудника в период нахождения на работе будут фиксироваться;
в каких единицах измерения будет отражаться длительность соответствующих действий или занятий.

Так, объектами хронометража могут быть:

действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, — например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
осуществление сотрудником телефонных звонков;
написание сотрудником электронных сообщений;
участие сотрудника в совещаниях, планерках;
перерывы в работе — на чай, на обед;
прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, — например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Хронометраж может осуществляться в привязке к конкретному технологическому процессу — например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами хронометража могут быть:

погрузка материалов на конвейер;
сборка изделия на конвейере;
проверка качества собранного изделия;
спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

Касательно единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника — таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах, иногда днях. Их выбор зависит, прежде всего, от того, какие цели ставит фирма или ее подразделение, ответственное за проведение хронометража, — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например до обеда), недели или месяца.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу?

Решение данной задачи может осуществляться посредством:

ввода данных в формы хронометража вручную;
автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.

В первом случае основные действия может быть предписано выполнять самому сотруднику или же ответственному лицу, которое будет наблюдать за работой сотрудника. Второй вариант сбора данных по хронометражу предполагает задействование различных компьютерных алгоритмов.

Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.

Например, если речь идет о фиксации данных об использовании профильных для трудовой функции человека программ, то оптимальный способ решения данной задачи — автоматизация, предполагающая задействованность других программ, которые могут отслеживать, с какой интенсивностью работник обращается к своему ПО.

Если речь идет о хронометраже этапов конвейерной сборки изделий, то может быть более предпочтительным (в силу менее сложной технической осуществимости) использование метода ввода данных в форму хронометража вручную.

Как только данные по хронометражу собраны, у сотрудника или его коллеги, имеющего необходимые компетенции, появляется другая задача — правильно интерпретировать полученную статистику.

Как осуществляется интерпретация хронометража?

Интерпретация данных по хронометражу может осуществляться посредством:

визуализации статистики действий сотрудника;
факторного, сравнительного анализа соответствующей статистики;
выявления зависимостей между показателями, отражающими динамику производимых сотрудником действий, и показателями, имеющими хозяйственное значение (например количеством выпущенных товаров за установленный период времени).

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа, на предприятии могут приниматься те или иные кадровые решения, издаваться методические рекомендации по улучшению качества выполнения сотрудниками трудовой функции, формироваться аналитические отчеты для инвесторов — варианты возможного применения результатов хронометража могут быть самыми разными.

Как может выглядеть пример хронометража рабочего времени на практике?

Наши эксперты подготовили для вас образцы хронометража рабочего времени:

включающего измерения событий рабочего дня сотрудника;
отражающего структуру производственных операций предприятия.

Оба примера хронометража содержатся в файле, который доступен для скачивания ниже.

Итоги

Хронометраж рабочего времени — процедура, которая проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для того чтобы провести ее, нужно определить объекты хронометража, а также единицы измерения.

Ознакомиться с иными нюансами учета рабочего времени сотрудников, а также с распространенными видами документов, используемых в рамках данного учета, вы можете в статьях:

Все наблюдения состоят из четырех этапов:

1) подготовка к наблюдению: постановка цели наблюдения, выбор объекта наблюдения, выбор субъекта исходя из цели наблюдения, ознакомление с организационно-техническими условиями работы и условиями труда на выбранных объектах, заполнение наблюдательных листов и проверка технических средств измерения времени или регистрации процессов, а также разъяснение исполнителям изучаемых работ, целей и задач наблюдения;

2) проведение наблюдения: фиксация последовательности элементов выполняемой работы, выявление соответствия фактических режимов работы оборудования рекомендованным технологиям, определение продолжительности перерывов и их причин, заполнение наблюдательной документации;

3) обработка результатов наблюдений: расшифровка и проверка правильности фиксации, при киносъемке – проявление материалов, исчисление продолжительности каждого из элементов выполняемой работы и длительности каждого из них, определение продолжительности перерывов и их причин, заполнение наблюдательной документации;

4) заключительный этап: анализ материалов, выявление возможностей рационализации процессов, разработка мероприятий по устранению сбоев в работе, предложения по улучшению рабочих мест.

Обработка полученных данных – довольно трудоемкий процесс, особенно когда наблюдения проводятся методом непосредственных замеров. Он усугубляется необходимостью оценки качества наблюдений. Из этого следует, что трудоемкость обработки определяется видом наблюдений, точностью замеров времени и формой записи данных.

По форме записи результатов наблюдения различают цифровой, индексный, графический, комбинированный способы и киносъемку.

При цифровом способе запись текущего времени выполнения работы производится цифрами. При необходимости в высокой точности результатов наблюдения этот способ предпочтителен.

Индексный способ подразумевает запись данных заранее известными условными сокращениями (индексами). Он применяется при групповой или бригадной фотографии. Однако необходимо чтобы объекты наблюдения были однородны (рабочие одной профессии, выполняющие работу одинакового состава).

В случае, когда неудобны цифровой и индексный, применяется графический способ. Его сущность в том, что величину затрат времени фиксируют в виде прямых горизонтальных линий, длина которых в определенном масштабе соответствует количеству времени, потраченному на то или иное действие. Графический способ дает наглядное представление о длительности и чередовании отдельных видов работ, однако, если число рабочих превышает 6, то качество регистрации действий резко снижается.

Комбинированная запись – это сочетание цифровой и графической записи, при котором в наблюдательном листе наносятся отрезки горизонтальных линий, а над ними ставится цифровое обозначение.

Однако детальное исследование трудовых приемов данными методами затруднено, а иногда невозможно, т.к. наблюдатель не успевает в короткие отрезки времени, за которые происходят некоторые действия, следить за показаниями приборов, одновременно записывая их показания в бланк.

В этом случае помогает киносъемка, т.к. она позволяет точно фиксировать трудовой процесс, а при воспроизведении просматривать некоторые детали в замедленном режиме. Данный вид записи применяется при выборе наиболее рациональных способов наблюдения. Однако киносъемка отличается большой трудоемкостью и затратами по сравнению с визуальными наблюдениями. Большое количество времени тратится на подготовку аппаратуры, обработку кинопленки, расшифровку отснятого материала. Высокие материальные затраты обусловлены дороговизной киносъемочной и вспомогательной аппаратуры, кинопленки, аппаратуры для просмотра и расшифровки отснятого материала. Поэтому киносъемку целесообразно применять при многократном использовании материалов, обобщенных и разработанных на ее основе.

К современным средствам изучения трудовых процессов относится видео-магнитная запись. Ее преимущества состоят в:

1) высоком уровне дистанционного управления;

2) наличии синхронного звукового сигнала (для пояснений сигналов времени);

3) отсутствии необходимости обрабатывать пленку, применять соответствующую аппаратуру и специальное помещение;

4) возможности воспроизведения сразу после окончания записи;

5) возможности синхронной демонстрации сразу на нескольких экранах;

6) возможности воспроизведения на одном экране нескольких дублей;

7) возможности компьютерной обработки записи, что облегчает в частности процесс монтажа.

Хронометраж – это изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов операции.

Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время их выполнения. Основной задачей хронометража является определение факторов, влияющих на продолжительность каждого элемента исследуемой операции с целью проектирования ее рациональной структуры в целом и нормальной продолжительности отдельных ее элементов.

При помощи хронометража определяют только действия, входящие в состав оперативной работы, т.к. из всех видов производительной работы циклически повторяется только она.

Хотя длительность операций, исследуемых в ходе хронометража, теоретически не ограничивается предельными величинами, прибегать к нему для наблюдения операции большой продолжительности нецелесообразно. Такие данные накапливают посредством фотографии рабочего дня, которую мы рассмотрим ниже. Наиболее уместно изучать этим методом небольшие по продолжительности операции, которые не могут быть замерены в процессе фотографии рабочего дня.

Хронометраж разделяют на индивидуальный и групповой (бригадный) в зависимости от численности наблюдаемых рабочих.

С помощью индивидуального хронометража определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации.

При групповом хронометраже один наблюдатель изучает работу группы рабочих, выполняющих одну производственную операцию. Его применяют для изучения состава группы и рационального распределения в ней работы между рабочими. Для достижения большей точности ставят двух хронометристов, ведущих наблюдение независимо друг от друга, а по окончании работы сверяют данные полученные каждым из наблюдателей.

Хронометражные наблюдения всех разновидностей осуществляют только методом непосредственных замеров времени.

Хронометражные исследования различают по полноте охвата элементов оперативной работы, а также по способу фиксации времени. Исходя из этих признаков выделяют сплошной и выборочный хронометраж.

При непрерывном хронометраже проводят непрерывное изучение и замеры длительности всех элементов операции в их технологической последовательности.

При выборочном хронометраже изучают и замеряют продолжительность не всей оперативной работы, а только отдельных ее элементов.

Так как при хронометраже встречаются с неравномерностью в работе, следует определить, при каком количестве циклов отклонения будут взаимно погашаться. Очевидно, что ограничиться небольшим количеством наблюдений нельзя, т.к. результаты могут быть случайными, однако начиная с определенного числа увеличение мало повышает степень достоверности, одновременно увеличивая трудоемкость наблюдения в прямой пропорции.

Существует несколько наиболее используемых методов для определения числа наблюдений:

1. Число замеров определяют расчетным путем, используя математические методы, по данным статистических таблиц.

2. Число замеров при хронометраже устанавливают в зависимости от требуемой точности норм в процентах от нормативного коэффициента устойчивости хроноряда (таблица 5).

3. Число наблюдений устанавливают в зависимости от типа производства и длительности операций (таблица 6).

4. Количество необходимых замеров определяют в зависимости от длительности изучаемой операции, характера работы и участия в ней исполнителя (таблица 7).

5. Число необходимых наблюдений по каждому выделенному элементу зависит от типа производства, продолжительности работ, выполняемых вручную, и общей продолжительности (таблица 8).

Таблица 5 - Необходимое количество наблюдений при хронометраже

Таблица 6 - Примерное число наблюдений (не менее)

Таблица 7 - Число необходимых наблюдений при хронометраже

Таблица 8 - Необходимое число наблюдений при хронометраже и допустимые коэффициенты устойчивости хронометражного ряда

Тип производства	Продолжительность элементов операции, с	Допустимый коэффициент устойчивости хронометражного ряда К у		Количество замеров
				Для машинных работ	Для ручных работ
				Точность наблюдений, %
		Машинные работы	Ручные работы
Массовое Крупносерийное Серийное Мелкосерийное

Нет также единых рекомендаций по определению необходимого числа наблюдений и в практике зарубежных предприятий. Так, на предприятиях компании «Дженерал Электрик» (США) считается необходимым число наблюдений ставить в зависимость от продолжительности операции (таблица 9).

Таблица 9 - Зависимость числа наблюдений от длительности операций

Другая компания, «Вестингауз Электрик Корпорейшн», учитывает не только продолжительность элементов и операций, но и их повторяемость в течение года (таблица 10).

Таблица 10 - Влияние продолжительности операций и их повторяемости в течение года на число замеров

Кол-во операций в год

Число замеров при продолжительности операций, мин

Существенно влияет на качество хронометража подготовка к нему. Определяя содержание, объем и сроки подготовительной работы, выбор объектов исследований, исходят из целей хронометража. Главная его цель – получить научно обоснованные материалы, позволяющие осуществить рационализацию производства, повысить эффективность и содержательность труда. Подчиненные цели включают:

1) накопление данных о продолжительности отдельных элементов операции с целью использования их для последующей разработки нормативов времени, расчета обоснованных норм при отсутствии нормативов или недостаточной их полноте;

2) корректировка действующих и установление новых норм в крупносерийном и массовом производстве, оценка затрат времени на выполнение операции с точки зрения их рациональности и целесообразности;

3) изучение достижений новаторов производства, отбор лучших приемов работы доя проектирования на их основе рациональных трудовых процессов;

4) выявление нерациональных, излишних приемов для определения оптимального состава и последовательности элементов операции;

5) оценка организационно-технических условий и их влияния на затраты времени при выполнении отдельных элементов операции.

Выбирая объекты, следует учитывать, что они должны обладать определенной общностью и сопоставимостью.

Во всех случаях, за исключением того, когда его используют для выявления причин невыполнения норм, рабочее место следует тщательно подготовить в плане оборудования, порядка, освещения и безопасности труда.

Выбрав объект наблюдения, составляют подробное описание изучаемой операции. Особое место в описании занимает организация и обслуживание рабочего места. Следует тщательно разобраться в планировке рабочего места, расположении инструмента, в снабжении рабочего места всем необходимым для работы.

Изучаемую операцию расчленяют на составляющие элементы.

Степень расчленения операции зависит от типа производства, цели наблюдения, конструкции измерительного прибора, способа измерений, квалификации наблюдателя.

Чтобы правильно определить длительность каждого элемента операции по каждому замеру, их четко разграничивают фиксажными точками.

Фиксажные точки – это отчетливые внешние признаки, определяющие начальные и конечные моменты каждого из измеряемых элементов операции.

Если проводится сплошное наблюдение, конечная фиксажная точка предыдущего элемента является в то же время начальной для последующего.

Рассмотрим измерение затрат времени и анализ его результатов на примере хронометража оперативного времени работы кассира (таблица 11).

Таблица 11 - Хронокарта

Организация: ЗАО «Градиент» Отдел: Выставочный зал	Хронокарта операции		Дата наблюдения	Начало наблюдения	Конец наблюдения	Наблюдала Кузнецова С.А.
	Оформление оплаты наличными					Обработала Кузнецова С.А.
				Операция
Специальность Стаж по специальности Стаж по данной работе		Кузнецова С.А.		Наименование Оформление оплаты наличными

Коэффициент устойчивости, характеризующий степень колебаний хроноряда, рассчитывают по формуле, где t max – максимальная продолжительность элемента операции, а t min – минимальная.

Нормативные коэффициенты определим по таблице 12.

Таблица 12 - Нормативные значения коэффициентов устойчивости хроноряда

В нашем случае все коэффициенты не превышают нормативного, следовательно, наблюдение проведено качественно. Средняя продолжительность каждого элемента операции определяется, как среднеарифметическая величина из всех годных замеров хроноряда.

Полученные значения продолжительности элемента операции записываются в хронометражный вариационный ряд, где верхняя строка – вариант – это замеры в порядке возрастания (убывания) длительности замеров (t), а нижняя строка частот (p) – показывает, как часто данный вариант встречается в хронометражном ряду.

Общая сумма частот должна быть равна количеству замеров.

Предварительно исключаются неточные (дефектные) замеры, и затем оценивается качество хронометражного ряда с помощью следующих показателей:

1) коэффициента устойчивости: Куст. = tmax / tmin (1)

Если коэффициент устойчивости фактический меньше коэффициента устойчивости нормативного, то ряд устойчивый (не разбросанный), в обратном случае наблюдение следует повторить;

2) коэффициента модальности: Kmo = Pmo / ∑p (2)

где Pmo – частота моды (наиболее встречаемой варианты);

p – сумма всех частот хронометражного ряда.

Если Kmo > 1/3, то ряд модальный и качественный и, следовательно, можно исчислять среднюю продолжительность выполнения каждого элемента операции (которая будет принята за норму) по формуле средней арифметической взвешенной:

tср = t*p / ∑p (3)

Способы обработки хронорядов не могут быть едиными и постоянными для всех отраслей производства и всех случаев. В каждой отрасли может быть принят наиболее приемлемый способ в зависимости от характера и условий работы.

Хронометражные исследования позволяют изучить, прежде всего, оперативное время, и потому при использовании хронометража для установления норм приходится пользоваться нормативными материалами и материалами фотографий рабочего дня.

К тому же хронометраж имеет ряд недостатков:

1. Норму труда при традиционном порядке проведения хронометража основывают на средних фактических затратах рабочего времени теми исполнителями, рабочие места которых были объектами наблюдений. Поэтому от правильности выбора последних зависит и достоверность полученных материалов.

2. Не полностью фиксируется метод труда в ходе исследований, хотя именно он определяет время и качество выполнения работы.

3. Фиксируя реальное время выполнения приемов, исследователь не может утверждать, что этот уровень всесторонне обоснован, т.к. нормировщик определяет достигнутый уровень производительности, который вовсе не означает возможную в данных условиях производительность на каждом рабочем месте при среднем (нормативном) уровне способностей исполнителей.

4. Т.к. норму времени устанавливают только по одному критерию – по общей продолжительности выполнения элементов трудового процесса, то данные, полученные посредством хронометража, всегда будут в большей или меньшей степени субъективны.

5. Хронометражные данные о затратах времени на выполнение отдельных операций обычно содержат потери времени, связанные с недостатками в организации труда. Чтобы их выявить, нужно спроектировать рациональный трудовой процесс.

6. Нормативное исследование можно провести только после начала производства и полного освоения рабочими операций.

7. Обойтись без ошибок при измерении отдельных действий практически невозможно, особенно на кратковременных операциях.

Также трудно сравнимы данные хронометража одних и тех же операций, которые были получены на разных предприятиях, в разных производственных условиях и в разное время. В некоторой степени эти недостатки можно уменьшить, если использовать более точные способы изучения трудовых процессов.

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ – в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования. Также различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограниченна. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель не может все время перемещаться вместе с транспортом. В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте, или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.

Рассмотрим пример: ФРВ менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Дата наблюдения: 20.03.2009 г.

Начало наблюдения: 8 ч 30 мин.

Конец наблюдения: 17 ч 30 мин.

Работа: обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж

Условия работы: нормальные

Менеджер по продажам: Новгородцев А.А.

Возраст: 28 лет.

Стаж работы: 4 года. Стаж по данной работе: 2 года.

Отношение к труду: добросовестное

Наблюдатель Кузнецова С.А.

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах	Продолжительность (мин)
Приход на рабочее место
Подготовка рабочего места
Обслуживание клиента
Получение и ознакомление с электронной почтой
Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним
Проверка наличия оплаченных товаров на складе
Обслуживание клиента
Уход по личным надобностям
Составление заказа поставщикам
Обслуживание клиентов
Обсуждение заказа с поставщиками по телефону
Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов
Уход по личным надобностям

Разговор с сослуживцем на личную тему
Обслуживание клиентов
Составление плана на следующий день
Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте
Уход с работы

ПЗ=5+15+3+2=25

П=20+30+20+10+25+75+5+85+120+18+10=418

ЛН=5+60+5+5=75

Выводы и разработка организационно-технических мероприятий по устранению лишних затрат времени основываются на сводке одноименных затрат времени, в которых по каждой их категории проставляется суммарное время и определяется отношение к общему времени. Определяется процент оперативного времени:

Ко.в = (tоп / Тн)·100 , (4)

где Tн – время наблюдения, мин;

- процент потерь рабочего времени, зависящих от рабочих;

Kпр = tот.ф. - tот.р+tп.р / Тн * 100%, (5)

где tот.ф – время фактического отдыха;

tот.р – регламентированное время на отдых и личные надобности;

tп.р – потери рабочего времени, допущенные рабочим;

- процент потерь рабочего времени, не зависящих от рабочего:

Кпн = tн.р + tп.о. * 100 %, (6)

где tн.р. и tп.о – потери времени на производственную работу и по организационно-техническим причинам, соответственно.

Потери рабочего времени являются резервом повышения производительности труда. Для определения возможного повышения производительности труда составляют нормальный и фактический баланс рабочего времени. Нормальный баланс составляют по нормативам, не видя выполняемых работ, а фактический – по материалам фотографии.

Устанавливаются проценты возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь рабочего времени, зависящих от рабочего:

а1 = (100·Кп.р) / (100 – Кп.р) , (7)

а также потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам и на непроизводительную работу:

а2 = (100·Кп.н) / (100 – Кп.н) (8)

Общее возможное повышение производительности труда:

а = а1 + а2, (9)

Групповая ФРВ

Групповой называют фотографию рабочего времени, при которой один наблюдатель одновременно изучает работу нескольких исполнителей.

Подготовка к наблюдению отличается от индивидуальной фотографии только несколькими моментами:

1. Заранее устанавливают и записывают на лицевой стороне фотокарты условные сокращенные обозначения затрат времени.

2. Заранее избирают промежутки записей времени, которые отмечают в наблюдательном листе.

3. Устанавливают последовательность порядка наблюдения за рабочими местами.

Особенности групповой фотографии:

1. Наблюдатель заранее определяет изучаемые виды затрат и потерь, т.к. он не может непрерывно регистрировать все затраты времени на каждом месте.

2. Время наблюдения делят на интервалы. Точность результатов будет напрямую зависеть от величины интервалов.

3. Чтобы облегчить запись в наблюдательном листе, затраты обозначают легко запоминаемыми цифровыми или буквенными обозначениями.

В отношении полноты, детальности и точности групповая фотография существенно уступает индивидуальной, однако к преимуществам групповой фотографии относятся возможность одновременного охвата одним наблюдателем больших групп рабочих, а также простота записи и обработки, что приводит к снижению трудоемкости.

Моментные наблюдения

Так как метод непосредственных замеров требует больших затрат на их проведение, то в случае, когда предполагается охватить большое число объектов, целесообразны так называемые моментные наблюдения.

Характерной особенностью метода моментных наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру рабочего времени практически на любом количестве объектов.

Наблюдения проводят, последовательно обходя выбранные рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными знаками в наблюдательном листе вид деятельности. Если есть специальные счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.

По результатам моментных наблюдений можно:

1. Определить степень использования рабочего времени большим числом исполнителей и степень использования во времени большого количества оборудования.

2. Изучить структуру и установить удельный вес и абсолютные значения отдельных элементов затрат рабочего времени исполнителя.

3. Установить причины и определить удельный вес и абсолютные значения простоев рабочих и оборудования и разработать мероприятия по их устранению.

4. Проанализировать состояние организации труда и разработать мероприятия по их совершенствованию.

5. Получить необходимые исходные данные для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, а также норм обслуживания.

Чтобы обеспечить достоверность получаемых результатов, которые должны отражать действительное использование рабочего времени, необходимо соблюдать следующие условия: наблюдения тех или иных затрат рабочего времени должны быть случайными и одинаково возможными; количество наблюдений должно быть достаточно большим, чтобы достоверно характеризовать наблюдаемое явление в целом.

Объем наблюдений определяют, используя правила статистики для выборочных обследований. Его находят по формуле:

М = а² * (1-К)* 100² / К*Р², (10)

где М – объем выборки или число моментных наблюдений;

К – приблизительный удельный вес затрат рабочего времени на выполнение изучаемой работы или приблизительный удельный вес времени работы оборудования в долях секунды (его величина берется по результатам ранее проведенных наблюдений или принимается ориентировочно на основе отчетных данных);

(1-К) – удельный вес перерывов или простоев, т.е. вероятность застать рабочего или станок в бездействии,

Р – заранее установленная точность результатов наблюдения, т.е. допустимая величина относительной ошибки результатов наблюдения (в практике изучения рабочего времени она берется в пределах 0,03 – 0,1);

a – коэффициент, связанный с доверительной вероятностью невыхода ошибки Р за установленные пределы.

В массовом и крупносерийном производстве удовлетворяются обычно доверительной вероятностью 0,64, которой соответствует а2=2.

В средне- и мелкосерийном производстве для получения большей уверенности в достоверности результатов наблюдений исходят из доверительной вероятности 0,92. В зависимости от типа производства для определения числа моментов наблюдения разработаны специальные таблицы.

Продолжительность одного обхода Тобх определяют по формуле

Тобх = Lобх / 0,6 * 0,01, (11)

где Lобх – длина маршрута обхода рабочих мест, м;

0,6 – средняя длина одного шага, м;

0,01 – средняя продолжительность одного шага, мин.

Число фиксируемых за одну смену моментов М" составит:

М" = Том * р / Т * m, (12)

где р – коэффициент, учитывающий несовпадение времени обходов (отклонения), 0,5 < р < 0,7;

m – число объектов наблюдения при одном обходе.

Число рабочих смен С, необходимых для наблюдения, определяют по формуле (13):

Сн = М / М", (13)

Для получения объективных и точных результатов необходимо придерживаться следующих правил:

1. Каждый обход должен осуществляться по намеченному маршруту, равномерным шагом, не ускоряя и не замедляя ходьбы и начинаться строго в назначенное время.

2. Только находясь в фиксажном пункте для данных рабочих, наблюдатель может регистрировать происходящее на рабочем месте. Даже если наблюдатель, находясь в одном пункте, видит, что в другом пункте рабочий простаивает, он не имеет права делать отметку, пока не придет в тот пункт.

3. Если у рабочего в момент подхода наблюдателя к объекту наблюдения завершилось одно состояние деятельности и начинается другое, то в карте наблюдения всегда следует фиксировать первое состояние.

Результаты моментных наблюдений служат основой для разработки мероприятий по устранению потерь рабочего времени. Для их внедрения составляют план, в котором указывают сроки его выполнения и ответственных за проведение мероприятий. Результаты анализа и мероприятия, разработанные на его основе, обсуждают на производственных совещаниях.

Таким образом, метод моментных наблюдений дает весьма достоверный материал при значительно меньшей трудоемкости.

Самофотография

Метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках, называется самофотографией.

Проведение самофотографии может быть обусловлено различными обстоятельствами.

Прежде всего, успешное и всестороннее внедрение НОТ требует привлечения всех работающих, т.к. привлечение их к изучению трудового процесса дает неисчерпаемый источник совершенствования организации труда и производства.

Выводы, сделанные на основе фотографии рабочего дня, могут оказаться характерными только для наблюдаемого объекта и соответствующего интервала времени. Для получения обобщенных выводов о состоянии организации труда и производства объективного представления об использовании рабочего времени необходимо охватывать фотографией рабочего дня не менее половины работающих участка, отдела, цеха. Изучение рабочего времени будет эффективным только в том случае, если оно проводится систематически и охватывает большую группу рабочих и если сами работники принимают в нем активное участие. Именно рабочие могут подсказать, что именно вызывает потери времени, какие резервы роста производительности труда есть на данном рабочем месте.

Хотя самофотография характеризует потери рабочего времени по организационно-техническим причинам не менее объективно, чем ФРВ, она не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофотографией нужно проводить и ФРВ.

Самофотографию подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Наиболее распространена индивидуальная самофотография, при помощи которой изучают потери рабочего времени у одного исполнителя. При помощи групповой самофотографии изучают потери рабочего времени у исполнителей, обслуживающих один агрегат. Менее распространенной является бригадная самофотография. В отличие от индивидуальной и групповой самофотографии в бригаде фиксируют потери рабочего времени не все ее члены, а один человек. В карте бригадной самофотографии указывают не только потери рабочего времени, их причину и продолжительность, но и сколько человек из бригады одновременно простаивало.

В зависимости от объекта исследования различают самофотографию рабочего времени рабочих и рабочего времени служащих.

Служащие последовательно учитывают все затраты рабочего времени в течение всего рабочего дня, особенно те, которые не связаны с их непосредственными обязанностями. Это связано с тем, что трудовой процесс служащих имеет скрытые фазы, которые могут быть выявлены только при участии в изучении самого исполнителя.

При подготовке к проведению самофотографии в качестве объекта наблюдения чаще всего выбирают те участки, где потери и непроизводительные затраты наиболее высоки. Рекомендуется следующий порядок проведения самофотографии. Приказом по предприятию (или его подразделению) утверждают даты проведения самофотографии и намечают ответственных за ее подготовку.

Затем составляют список исполнителей, которые будут заниматься самофотографией, распределяют их на группы по 30-40 человек, к каждой из которых прикрепляют инструкторов из числа специалистов.

За несколько дней до назначенной даты инструкторам выдают списки участников самофотографии и бланки наблюдательных листов. Накануне самофотографии инструкторы раздают бланки и подробно разъясняют цель, задачи и технику наблюдений.

В день проведения самофотографии инструкторы периодически помогают членам своей группы правильно и оперативно вести записи данных о перерывах в работе, а после окончания наблюдения – сформулировать и оформить предложения по улучшению организации труда. Затем инструкторы собирают заполненные карточки и сдают их в администрацию предприятия.

На основе предложений участников самофотографии составляют проект плана мероприятий по улучшению организации труда и обслуживания рабочих мест.

Фотохронометраж

Посредством хронометража рабочее время изучают тогда, когда по организационно-техническим причинам или в связи с особыми правилами производственных работ не представляется возможным проведение хронометража.

Фотохронометраж представляет собой комбинированный способ изучения рабочего времени, основанный на совмещении хронометража и фотографии рабочего времени. Сущность его в том, что фотография рабочего времени в отдельные периоды времени дополняется хронометражем.

Существенным преимуществом раздельного проведения хронометража и ФРВ является то, что за один и тот же период времени можно получить данные и о целесообразности использования сменного времени, и о структуре оперативного времени и рациональности приемов при выполнении основной работы.

Этот метод имеет особо важное значение при изучении времени работы исполнителей, занятых в течение смены на нескольких видах работ, характеризующихся цикличностью повторения, когда заранее невозможно установить время и последовательность их выполнения.

В зависимости от целей наблюдения, количества наблюдаемых объектов, числа наблюдателей и характера производственного процесса выделяют индивидуальный, групповой, дублированный и комплексный фотохронометраж.

Индивидуальный фотохронометраж, который изучает работу одного исполнителя, применяется, когда требуется повышенная точность замеров времени и большая степень детализации рабочего процесса.

Основное назначение группового фотохронометража – изучить согласованность работы членов бригады, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени.

Дублированное наблюдение подразумевает, что за рабочим процессом наблюдают одновременно два хронометражиста. При этом оба наблюдателя могут работать самостоятельно или один из них фиксирует время, а другой описывает трудовые приемы.

Комплексные наблюдения дают возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования машин, разработать конкретные мероприятия по улучшению работы и росту производительности труда. При этом виде наблюдения группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, позволяя охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть.

Для эффективного управления ресурсами необходим их анализ. Чтобы сделать вывод о рациональном использовании отведенного времени на выполнение трудовых обязанностей работником, специалисты по нормированию проводят хронометраж рабочего времени. С помощью такого исследования решаются 2 задачи: определяются фактические затраты на выполнение трудовых операций и устанавливается структура временных затрат в рабочей смене. На основании полученной информации разрабатываются нормативы времени.

Рабочее время

Рабочее время состоит из затрат на выполнение трудовых обязательств и перерывов на отдых. Время, потраченное на выполнение трудовых обязательств, складывается из времени выполнения производственных задач и времени осуществления операций, несвойственных работнику, то есть тех, которых можно избежать.

Для выполнения производственного задания работник проходит несколько этапов: подготовительно-заключительный, оперативный и обслуживание рабочей зоны. Первый этап - подготовка рабочего места. Посмотрев хронометраж рабочего времени бухгалтера, можно сказать, что это включение компьютера, загрузка программы. К оперативному этапу относится непосредственная работа: проведение проводок, беседа с дебиторами, составление отчетов, расчет заработной платы. Обслуживание рабочего места бухгалтера - это сортировка документации по папкам, уборка канцелярских принадлежностей по местам.

Перерывы работника бывают регламентированными и нерегламентированными. Те, которые предусмотрены условиями труда - это отдых, время по организационно-техническим причинам. Дисциплинарные нарушения не предусмотрены условиями труда и относятся к простоям по вине рабочего.

Выходит, что хронометраж рабочего времени - образец детального описания действий трудящегося.

Методы изучения рабочего времени

Продолжительность, последовательность выполнения трудовых операций можно определить с помощью непрерывных и моментных наблюдений. Измерение рабочего времени непрерывным методом дает подробные данные о фактических затратах, однако он более трудоемок и неспособен охватить изучение большой группы работников.

Моментный метод основан на регистрации затрат в случайно выбранное время. Он простой, не требует специальной подготовки человека для его проведения, охватывает большее число наблюдаемых трудящихся, однако данные получаются очень усредненными.

Хронометраж рабочего времени относится к непрерывным наблюдениям, а вот фотография - к моментным.

Хронометраж

Изучение времени повторяющихся ручных или машинно-ручных операций происходит посредствам хронометража. Если осуществляется исследование временных затрат всех элементов операции - это сплошной хронометраж рабочего времени. Пример применения такого инструмента по нормированию труда можно встретить на любом заводе.

В случае изучения отдельных элементов производственного процесса применяют выборочный хронометраж. Например, изучая затраты труда медицинского работника, это может быть учет затрат времени на совершение инъекции.

Проведение хронометража рабочего времени целесообразно совершать через полчаса после начала смены и за час до ее окончания. Тогда затраты времени будут отражать точную информацию, потому что измерялись в период повышенной и пониженной производительности.

Подготовка и проведение хронометража

Ознакомление с исследуемой операцией.
Определение фиксажных точек, то есть дифференциация операции на элементы.
Изучение организации исследуемого рабочего места.
Создание условий для непрерывного совершения процесса.
Внесение информации в бланк по описанию операции.

Проведение наблюдения начинается с пробного момента исследования, чтобы приблизительно знать продолжительность составляющих операции. Количество наблюдений может определяться из нормативных таблиц путем сопоставления известных данных: типа производства, длительности операции. Чтобы провести хронометраж рабочего времени медсестры и узнать число замеров, можно воспользоваться таблицей № 1.

Обработка результатов

Во время наблюдения на получение данных играет роль человеческий фактор и не исключены дефектные замеры, которые должны быть отмечены при хронометраже. При обработке результатов их необходимо удалять.

После изъятия из ведомости учета дефектных замеров просчитывается продолжительность каждой составной части операции и формируются хроноряды. Если посмотреть на хронометраж рабочего времени (образец приведен ниже), то видно, что хроноряд - это время по каждому элементу операции и наблюдению. Например, по совершению инъекции медсестрой хроноряд представлен цифрами в таблице № 2.

Таблица № 2

Наименование элемента	Фиксажные точки	Наблюдение/продолжительность, сек
Наименование элемента	Фиксажные точки
Изъятие шприца из упаковки, соединение корпуса с иглой	Щелчок установки иглы
Вскрытие ампулы, наполнение шприца раствором и удаление воздуха из шприца	Выделение из иглы раствора
Смачивание ваты спиртом, протирание места укола, введение иглы в мышечную ткань	Ощущение запаха спирта
Введение раствора, извлечение шприца, обработка места ватой со спиртом	Утилизация отработанного шприца

Хронометражная таблица по нормированию времени на одну инъекцию медсестрой на практике должна содержать 20 замеров, поскольку затраченное время на всю операцию составляет 2 минуты. В качестве примера для большей наглядности количество наблюдений было сокращено до пяти.

Коэффициент устойчивости

Следующим шагом обработки результатов является определение коэффициента устойчивости для оценки хроноряда, который равен отношению максимального к минимальному по продолжительности работ значению. Существует таблица нормативных значений устойчивости.

Для каждого элемента операции есть свой нормативный и фактический коэффициент. Посмотрев на хронометраж рабочего времени, пример которого приведен выше, видно, что Ку для первого элемента равен 10:7=1,4, второго - 1,3, третьего - 1,1 и четвертого - 1,1. Обращаясь к таблице нормативных значений, определяем, что все элементы операции по времени превышают 10 секунд, относятся к ручному труду и являются массовым типом. То есть Ку нормативный равен 1,5. Значения фактические не превышают нормы, поэтому хронометражный ряд устойчив, и наблюдение считается качественно проведенным. Если ситуация складывается наоборот, то есть Ку фактическое больше норматива, тогда удаляются из ряда крайние значения. Процедура повторяется до удовлетворения заявленного условия. Однако исключение не должно превышать 15 % всех замеров. В случае если в указанном примере хроноряд был бы неустойчив, то даже исключение одного значения уже превышает порог в 15 % (1 элемент=20%), и тогда потребовалось бы повторять хронометраж рабочего времени.

Средняя продолжительность

Последним показателям для расчета является средняя продолжительность. Определяется она как среднее арифметическое по всему хронометражному ряду. Наглядно, исходя из данных таблицы, это (8+7+9+10+8):5 = 8,4 секунды. Столько затрачивает в среднем медсестра на первый этап операции по совершению инъекции.

Полученные данные нужны для анализа затрат по отдельным составляющим операции. Нормировщики тогда рационализируют время: если существует возможность, предлагается частичная замена элементов ручной работы на машинную.

Хронометраж рабочего времени медсестры на совершение одной инъекции показал, что необходимо затратить 2,2 минуты. Результат получился делением суммы средней продолжительности каждого элемента на 60 секунд. Если не делить на 60, тогда значение будет в секундах.

Цели хронометража

Получение данных для разработки или корректировки нормативов. В 2014 году для актуализации отраслевых норм в России был проведен хронометраж рабочего времени врача, по результатам которого выяснилось, что в среднем на прием больного уходит 5,5 минут. В Европе этот показатель составляет 8 минут.
Выявление лишних действий в работе исследуемого объекта для составления норм рационального использования времени.
Получение сведений о новых методах выполнения задания при наблюдении за передовыми рабочими на производстве.
Выявление причин при невыполнении норм.

Хронометраж: образец

Объектом наблюдения являются социальные работники, которые оказывают услуги на дому. Задача исследования - оценка рабочего времени сотрудников и выявление резервов для рационального использования трудовой деятельности.

Подготовительным этапом будет создание комиссии по замерам и обработке результатов. Для проведения хронометража выбирается отрезок времени в 3 рабочих дня.

Сотрудник № 1

	Наименование операции	Продолжительность, мин

	Приобретение и доставка на дом продуктов
	Приобретение и доставка на дом продуктов
Средняя продолжительность

Сотрудник № 2

	Наименование операции	Продолжительность, мин
	Приобретение и доставка на дом продуктов
	Приобретение и доставка на дом продуктов
	Приобретение и доставка на дом продуктов
Средняя продолжительность

Общее среднее время составляет: (51+49):2=50 минут.

Хронометраж рабочего времени социального работника показал, что для выполнения задания по указанной услуге необходимо работнику затратить 50 минут. Также можно посчитать количество клиентов, которые обслуживаются в течение месяца, и распределить нагрузку работников.

Недостатки хронометража

Зависимость достоверности результатов от выбора объекта наблюдения.
Субъективность полученных данных, поскольку норму времени оценивают по одному критерию - неосуществимость продолжительности операции.
Трудности в оценке потерь времени. Для их выявления необходим проект рационального трудового процесса.
Невозможность безошибочно провести хронометраж рабочего времени на кратковременных операциях.
Неосуществимость сопоставления затрат времени одних и тех же операций на разных предприятиях.

Эффективно управлять сотрудниками и справедливо оплачивать их работу не получится, если не знать, как они проводят трудовой день. Проследить за результативностью работы коллектива поможет хронометраж рабочего времени. Изучаем примеры хронометража рабочего времени, правила организации и детали, о которых нужно знать руководителю.

Для чего нужен «снимок» рабочего дня

Время - драгоценный ресурс, за который работодатели платят персоналу деньги. Исследование компании OnlineMBA.com показало, что из 8 часов, отведенных на оплачиваемый труд, непосредственно на выполнение обязанностей тратится только 5. Остальные 3 часа - это серфинг по сайтам - 44%, болтовня с коллегами - 23,4%, просто отдых - 3,9%. А 1,3% времени сотрудники вообще тратят на поиск другой работы - заметьте, за счет своего текущего нанимателя.

Чтобы понять как на предприятии лучше организовать рабочие часы, используют хронометраж - фиксацию времени, потраченного на те или иные занятия. Методику ещё называют «снимком» или «фотографией» дня. Не стоит путать «снимок» с контролирующими способами, которые призваны выявлять нерадивых сотрудников, опоздания и бесконечные перекуры. Хронометраж служит для планирования и прогнозирования эффективности методов управления.

Что дает хронометраж?

Определение темпа работы сотрудника на конкретном рабочем месте.
Расчет выработки, производительности, результата за единицу времени.
Получение опорных данных для вычисления нормативов.
Поиск низкоэффективных операций и «поглотителей» времени.
Планирование штатного расписания.
Оценка условий труда и рабочего места.
Формирование регламента работы для новых рабочих мест.
Сравнение разных режимов работы.
Планирование рабочего времени.
Аттестация работников.
Сравнение особенностей подхода к выполнению задач высоко- и низкопродуктивных сотрудников.
Выявление чрезмерной или недостаточной нагрузки на конкретного человека, рабочую группу или часть рабочего процесса.

Одна из важных функций хронометража - ликвидация «узких» мест в рабочих процессах. Известно, что скорость работы любой команды, процесса или предприятия определяется самым медленным его звеном. Изучение характера труда и затрат времени на каждом участке цепочки позволяет найти такие «слабые» звенья и выяснить причины задержек. Обычно на этих участках сотрудники либо нерационально выполняют ряд операций, либо перегружены. В первом случае задачу решает оптимизация работы, во втором - расширение штата.

На основании полученной информации делают выводы, позволяющие сократить потери рабочего времени, перераспределить обязанности, перестроить рабочий график, а иногда сократить или нанять новых работников.

Проведение хронометража регламентируют приказом, в котором назначают ответственных и перечисляют рабочие места или персонально людей для отслеживания. С приказом знакомят и тех, за кем будут осуществлять наблюдение: это не тайная операция по выявлению разгильдяев, а инструмент улучшения рабочего процесса, в том числе, в интересах работника.

В случае регулярного проведения замеров на предприятии создают Положение о проведении хронометража , где прописывают регулярность мероприятий, ответственных за их проведение, правила осуществления и расчетов, инструкции для тех, кто инспектирует других сотрудников. Рекомендуется описать стандартные действия, которые подлежат временной оценке.

Проведение хронометража рабочего времени

Суть метода состоит в том, что все действия сотрудника записывают, фиксируя очередность и затрачиваемое на них время. Нельзя упускать ни одной мелочи - перекур, поход за скрепками в другой отдел, туалет, обед, звонки и т.д. Часто мелочи и короткие передышки становятся самым большим поглотителем времени, занимая большую долю в сумме. Все, что длится больше минуты, нужно фиксировать. Не должно быть перерывов в записях: сидел и смотрел в монитор 1,5 минуты - это тоже действие.

Хронометраж нельзя проводить без подготовки - проверяющий должен хорошо представлять себе обязанности оцениваемого сотрудника. Для мероприятия заранее готовят карты для заполнения и вводят условные обозначения для операций, которые предполагаются в ходе наблюдения. Это делают для того, чтобы инспектор не тратил время на текстовое изложение и не задумывался, как обозначить то или иное действие - часто приходится работать буквально в стенографическом режиме, если наблюдатель один, а объектов несколько.

В целом организация хронометража отнимает немало времени - и многие руководители отказываются от метода только потому, что не хотят тратить драгоценные ресурсы на составление «карты» рабочего времени. Это не самый рациональный подход: правильный хронометраж поможет оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность. Время потраченное на организацию хронометража, отобьется вдвое уже после первых результатов. Именно поэтому руководителю не стоит жалеть сил на процесс - лучше передать часть рутины на аутсорс и организовать мероприятие, чем изо дня в день нести убытки из-за низкой результативности.

«Фотографируют» трудовой процесс по-разному. Иногда этим иногда занимается только один человек, а иногда целая команда. Точно так же можно оценивать одного сотрудника или же целый отдел, бригаду и часть производственного процесса. В некоторых случаях используют видеозапись с последующим анализом, но таким способом реально можно оценить лишь действия на фиксированном рабочем месте, за его пределами отследить работу уже не удастся.

Если обязанности связаны исключительно с работой на компьютере, фиксировать расходы времени очень просто с помощью программ, отслеживающих использование приложений и посещенные интернет-ресурсы.

Совершенно естественно, что в результате замеров получится «слепок идеального дня», так как под наблюдением посторонних человек не будет заглядывать в Facebook и переписываться в мессенджере. Но тем и лучше - заказчик измерения получит на руки показатели того, что сотрудник «может и должен» успевать. Чтобы получить усредненный эталон, замеры проводят для нескольких человек одной должности и используют среднеарифметические показатели. Также рекомендуется «замерять» одного и того же сотрудника несколько раз.

Как сделать анализ хронометража рабочего времени

При подсчете результатов оценивают несколько параметров.

Соотношение этапов работы: непосредственно рабочий процесс, подготовка, завершение, например, уборка рабочего места, смена одежды и т.д.
Прерывания - незапланированные входящие звонки, вызовы к руководству, визиты коллег, походы в другие отделы.
Соотношение самой работы и документального оформления, например, отчётов или визитов к сетевому принтеру или сканеру.
Обязательное непродуктивное время - туалет, обед, гимнастика для глаз и т.д.
Соотношение продуктивного и непродуктивного времени.
Дорога, если работа связана с разъездами.
Общее время повторяющихся действий.
Общее время нестандартных операций.
Число итераций по одному заданию - набор не отвечающего номера, переделки и исправления ошибок.
Соотношение времени и произведенной продукции, выполненных заданий, вымытых квадратных метров и прочего, что предполагается в качестве результата труда на этой должности.
Нарушения и нерабочие отвлечения - их под наблюдением будет мало, но они все равно будут. Нужно помнить, что не всегда перекур и кофе - непродуктивная часть работы: все зависит от специальности. Например, для творческих профессий перекуры могут превращаться в настоящий мозговой штурм - следовательно, такие перерывы нужно отнести к рабочему времени.

Чем больше база замеров, тем проще искать ошибки и тем точнее будет эталонный снимок и анализ закономерностей. Накопив данные о продолжительности отдельных операций от большого числа сотрудников и за продолжительное время, руководство компании может принять меры по автоматизации или оптимизации.

Особенности проведения для разных категорий персонала

Особый вопрос - контроль рабочего времени высокоранговых сотрудников. Хронометраж рабочего времени заведующего отделением в больнице будет отличаться от такового у медсестры или врача тем, что в его составе будет больше обязанностей, связанных с документами и контактами с другими людьми и меньше повторяющихся действий.

Чем выше положение руководителя, тем меньше в его расписании предсказуемости, и оценка в целом сложнее. Например, аналитическую работу или планирование, как и прочие творческие и интеллектуальные задачи довольно затруднительно оценивать с точки зрения затрат времени.

Еще одна сложность контроля за руководителями разных уровней - расширение конфиденциальности с ростом позиции человека в иерархии компании. К примеру, не всегда даже начальник отдела кадров может присутствовать при работе главного бухгалтера или директора по безопасности. Получается, что отслеживать работу таких специалистов приходится самому директору или владельцу.

При этом, руководители в большей степени, чем рядовые сотрудники, заинтересованы в контроле за собственной эффективностью и самостоятельно стараются искать временные ресурсы и бороться с их потерями. Поэтому в случае необходимости фиксации затрат времени руководителей большое значение приобретают методы самофиксации, главная сложность в которых - не забывать делать отметки при каждой смене деятельности, а затем сделать поправку на затраты времени для самой фиксации.

Чаще всего в ходе таких мероприятий отслеживают повторяющиеся действия: легко оценивать сотрудников колл-центров, и вообще офисного персонала, рабочих, врачей. Однако, есть нетривиальные случаи, например, хронометраж рабочего времени переговорщика, специалиста по социальной работе, психолога или курьера сложно организовать из этических или технических соображений. Обычно в таких случаях используют самостоятельное заполнение карт этими сотрудниками, а затем путем сравнительного анализа выявляют закономерности.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во

Разнообразные концепции тайм-менеджмента сводятся к разделению рабочего времени на время работы и простоя, поэтому при учете хронометража в образце заполнения всегда отмечаются эти разделы. Как вести документ, а так же готовый пример оформления – все это подробно описано в статье.

Само слово буквально означает «измерение времени». Буквально следует понимать, что – это и процесс отслеживания занятий сотрудников, планирования рабочего времени, и соответствующий документ, где фиксируются эти сведения (образец заполнения приводится в соответствующем разделе).

Основные задачи изучения организации рабочего времени в компании следующие:

Анализ эффективности труда сотрудников: максимальные часы загрузки, общее время простоя, производительность труда с точки зрения выработки времени и т.п.
Оценка загруженности оборудования, времени простоя.
Разработка рекомендации по экономии ресурсов (электроэнергия и др.).
Общая оценка эффективности труда с точки зрения ресурса времени, а также оценка по отдельным сотрудникам (при необходимости).

Таким образом – это процедура инвентаризации рабочего времени, и образец заполнения соответствующего документа должен учитывать особенности конкретной компании.

Организация учета времени: пошаговая инструкция

Чтобы организовать качественный учет времени, следует учесть несколько особенностей:

Критерии измерения эффективности, производительности труда.
Анализ особенностей распределения времени в работе конкретных сотрудников и по отделам в целом (с учетом их специфики).
Организация сбора статистических данных по каждому сотруднику или по отделам (если речь идет о крупных предприятиях).
Подготовка единых форм отчетности, а также разработка единого бланка для заполнения.

Таким образом, речь идет о том, что предприятие должно обеспечить качественный сбор информации о том, кто и как проводит свое время на работе, а также создать конкретные формы для сбора данных и составления итоговой отчетности.

Соответственно, в общем случае эта работа состоит из следующих этапов:

Разработка критериев для оценки эффективности проведенного рабочего времени.
Сбор статистических данных по каждому отделу и конкретным сотрудникам.
Анализ этих данных, заполнение заранее подготовленных отчетных документов.
Составление рекомендаций по улучшению организации рабочего времени.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не обязывает предприятие использовать конкретные образцы документов, поэтому руководство вправе предложить использовать собственные формы отчетности.

Хронометраж: образец заполнения

Как правило в нем указываются следующие данные:

Дата измерения.
Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей. Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами. Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.
Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды. Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.
Указание доли, которую составляет каждый этап рабочего времени (в процентах).

Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:

На этом примере видно, что все виды деятельности на работе классифицируют не в связи с профессиональными обязанности, а на основе фактических показателей. Например, оформление перевода сотрудника, подготовительная работа, осуществление копирования документов и т.п.

Особенности измерения времени

Перед началом исследований определяют:

Как именно будет проведена работа – непрерывное наблюдение за отделом, сотрудником (в течение нескольких дней, недель, месяцев).
Измерение выборочных (отдельных) моментов – например, только этапа ремонтных работ, только этапа телефонных переговоров, рассылки коммерческих предложений и т.п.
Цикловой хронометраж – т.е. изучение только циклически повторяющихся видов деятельности (подготовка отчетности, переговоры и т.п.).

Не менее важно определиться и со способом измерения:

Традиционный метод предполагает организацию исследования с помощью обычного наблюдения, т.е. сотрудник периодически наблюдает за другими, вносит записи.
Чаще всего заполнение бланка производится на основе средств видео наблюдения. Такой метод позволяет получить более объективную информацию. Сотрудники меньше отвлекаются на то, что за ними ведется видео наблюдение. Если же контролировать их действия «вручную», это может привести к искажению конечных результатов.

На этапе собственно измерения необходимо сразу классифицировать все действия сотрудников на несколько категорий:

Процессы, происходящие без циклического повторения. Это обычные действия, которые совершаются разово за отдельный период. Например, работник однократно может копировать документы (в случае необходимости), заполнять отдельные бумаги, проводить телефонные переговоры с теми партнерами, с кем обычно не общается и т.п.
Процессы с циклической периодичностью займут основной бюджет рабочего времени. Это и есть функциональные обязанности, связанные с рутинным выполнением повторяющихся действий. Например, ремонтные работы, обучение сотрудников, проведение телефонных переговоров, копирование и заполнение документов, работа с клиентами, покупателями и т.п.
Сменяющаяся очередность – здесь речь идет о работников со «сложными» обязанностями, которые включают в себя сразу несколько циклов. Эти циклы могут комбинироваться и пересекаться. Например, менеджер по продажам вынужден одновременно проводить телефонные переговоры и сразу фиксировать результаты переговоров (в том числе промежуточные) любыми доступными средствами.

Видео комментарий по этой теме можно увидеть здесь.