วิธีการเขียนจดหมายขอธุรกิจ. จดหมายร้องขอ
จดหมายร้องขอ
คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งถึงตัวแทนขององค์กร (มักจะส่งไปยังชื่อหัวหน้า) หรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่ร่างขึ้นเพื่อให้ได้ข้อมูลเพื่อให้เข้าถึงเอกสารทางธุรกิจหรือการร้องขอเพื่อดำเนินการใด ๆ เรียกว่า จดหมายขอ ตามกฎของการทำงานในสำนักงาน ผู้รับจดหมายต้องตอบกลับจดหมายดังกล่าวโดยไม่ล้มเหลว
ตัวอย่างหนังสือร้องขอ
กฎสำหรับการเขียนจดหมายขอนั้นสอดคล้องกับหลักการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป รูปแบบของที่อยู่ของจดหมายที่มีคำขอเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดในการติดต่อทางธุรกิจ ดังนั้นจึงมีตัวเลือกการสะกดคำที่หลากหลาย คำแนะนำทั่วไปที่สุดที่สามารถมอบให้เพื่อช่วยผู้เรียบเรียงจดหมายดังกล่าวคือการปฏิบัติตามรูปแบบการนำเสนอที่เรียบง่ายและรัดกุมพร้อมข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นของการดำเนินการที่ต้องทำเช่น: "ได้โปรดช่วยด้วย ... " , “ ฉันขอให้คุณ ... ” (มีการระบุการดำเนินการเฉพาะเพิ่มเติม), "ฉันหวังว่าสำหรับการสนับสนุนของคุณในการได้รับ ... " ฯลฯ
ตามกฎแล้วจดหมายขออย่างเป็นทางการจะเขียนบนหัวจดหมายของผู้ส่งและในโครงสร้างประกอบด้วยส่วนต่อไปนี้:
เมื่อร่างข้อความ คำขอหลักอาจนำหน้าด้วยคำนำ ซึ่งจำเป็นต้องระบุเหตุผลสั้นๆ ในการติดต่อผู้รับ หากตัวอย่างมีคำร้องหลายคำ ให้ใช้ถ้อยคำเช่น "ฉันขอ ... ", "ในขณะเดียวกันตามคำขอข้างต้น ฉันขออุทธรณ์ต่อคุณด้วย ... " ประเด็นใหม่เพื่อการพิจารณาควรระบุไว้ในย่อหน้าแยกต่างหาก ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ คุณสามารถตอบกลับคำขอที่ซับซ้อนได้ในจดหมายฉบับเดียวพร้อมความคิดเห็นในแต่ละคำขอ
การติดต่อประเภทนี้ช่วยลดปริมาณเวิร์กโฟลว์และเวลาที่ใช้ในการอ่านและประมวลผลเอกสารขาเข้า
ในกรณีที่ลักษณะของการติดต่ออนุญาตให้กำหนดช่วงเวลาสำหรับการพิจารณาคำขอและการได้รับผล จำเป็นต้องแสดงความปรารถนาที่จะได้รับการตอบสนองภายในระยะเวลาที่กำหนดอย่างถูกต้องในเนื้อหาของจดหมาย
จดหมายธุรกิจต้องมีผู้ติดต่อของผู้ส่งโดยไม่ล้มเหลว ข้อมูลนี้ระบุไว้เพื่อให้หากจำเป็นผู้รับจดหมายมีโอกาสติดต่อผู้ส่งคำขอโดยตรง
ดาวน์โหลด
ตัวอย่างจดหมายขอ: pismo-prosba.doc (ดาวน์โหลด: 8038)
จดหมายขอคือการร้องขอเพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น สินค้า บริการ เอกสาร ให้คำแนะนำ จัดประชุม ฯลฯ เมื่อรวบรวมจำเป็นต้องพิสูจน์ความจำเป็นในการดำเนินการตามคำขอ สามารถส่งไปยังบุคคลเฉพาะหรือนิติบุคคล - องค์กร จดหมายประเภทนี้อาจมีคำขอมากกว่าหนึ่งฉบับ
วิธีการเขียนจดหมายร้องขอ
จดหมายขอมีโครงสร้างคล้ายกับโครงสร้างทั่วไปของจดหมายธุรกิจและเกือบจะเหมือนกันในรูปแบบจดหมายขอ การลงทะเบียนจะดำเนินการบนหัวจดหมายขององค์กร โดยปกติแล้วจะมีการลงนามโดยหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจ
ตัวอย่างวลีจดหมายธุรกิจ - คำขอ
เหตุผลในการร้องขอ:จดหมายร้องขอต้องมีการเขียนจดหมายตอบกลับ
จดหมายธุรกิจ
จดหมายร้องขออาจเป็นรูปแบบการติดต่อทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ไม่สามารถนับจำนวนสถานการณ์ที่จำเป็นต้องร้องขอในนามของนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาได้ นี่คือการรับข้อมูล ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ การประสานงานของการกระทำ การจูงใจให้ดำเนินการใดๆ เป็นต้น
องค์ประกอบและโครงสร้างของหนังสือร้องขอไม่แตกต่างจากแบบมาตรฐานมากนัก (ดู จดหมายธุรกิจ กฎการออกแบบ โครงสร้างจดหมาย) ตามกฎแล้วข้อความในหนังสือขอประกอบด้วยสองส่วน:
1. บทนำ. โดยที่สาระสำคัญของคดีระบุไว้ในรูปแบบการเล่าเรื่อง แรงจูงใจ เหตุผลในการขอจะอธิบายไว้ นิพจน์มาตรฐานต่อไปนี้มักใช้ที่นี่:
ต้องใช้นิพจน์ทั้งหมดข้างต้นโดยคำนึงถึงบริบทและสถานการณ์การพูด
นิพจน์มาตรฐานเกือบทั้งหมดเริ่มต้นด้วยคำบุพบทอนุพันธ์หรือการรวมกันของบุพบท ควรให้ความสนใจกับการใช้คำบุพบทเหล่านี้อย่างถูกต้องกับคำนามซึ่งส่วนใหญ่อยู่ในกรณีสัมพันธการกและอนุมูล
2. คำขอจริงๆ ในที่นี้ วลีสำคัญของจดหมายรวมถึงคำที่เกิดจากกริยา ถาม. การใช้งานอธิบายโดยข้อกำหนดมารยาทสำหรับข้อความทางธุรกิจและกฎหมายทางจิตวิทยาของการสื่อสารทางธุรกิจ - บุคคลยินดีที่จะตกลงที่จะดำเนินการที่แสดงออกมาในรูปแบบของคำขอมากกว่าในรูปแบบของความต้องการ
ในบางกรณี คำขอซึ่งแสดงเป็นคำอธิบายอาจไม่ประกอบด้วยกริยานี้ ตัวอย่างเช่น เราหวังว่าคุณจะพบว่าสามารถพิจารณาข้อเสนอของเราภายในระยะเวลาที่กำหนด
คำขอสามารถระบุได้ด้วยเอกพจน์บุรุษที่หนึ่ง (Please.) ในรูปพหูพจน์บุรุษที่หนึ่ง (Please) ในบุรุษที่สามเอกพจน์ (ในกรณีนี้ จะใช้คำนามที่มีความหมายโดยรวม: กรรมการถาม ฝ่ายบริหารถาม ., สภากลุ่มแรงงานถาม . ฯลฯ ) จากพหูพจน์บุคคลที่สามหากใช้คำนามหลายคำที่มีความหมายร่วมกัน (ฝ่ายบริหารและสภาถามกลุ่มแรงงาน)
หากจดหมายขอเป็นแบบหลายมิติ องค์ประกอบของส่วนที่สองของจดหมายอาจมีลักษณะดังนี้ (บางส่วนขององค์ประกอบต้องสอดคล้องกับการแบ่งวรรคของข้อความ):
ถาม. (โปรด.)
ฉันถามในเวลาเดียวกัน (ขอด้วยนะครับ)
และฉันยังถาม (และโปรดด้วย)
ในการเขียนจดหมายขอควรคำนึงถึง คำแนะนำดังกล่าว.
1. เมื่อทำการร้องขอ ให้เน้นย้ำความสนใจของคุณหรือองค์กรของคุณในการดำเนินการตามนั้น
2. ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรเริ่มจดหมายด้วยคำว่า Please - เป็นการดีที่จะอธิบายแรงจูงใจในการอุทธรณ์ของคุณก่อน (แม้ว่ารายละเอียดทั้งหมดจะได้รับการตกลงกับผู้รับแล้วก็ตาม)
เมื่อกำหนดคำขอ มักใช้นิพจน์มาตรฐานต่อไปนี้:
เราขออุทธรณ์ (อุทธรณ์) ถึงคุณ (คุณ) ด้วยการร้องขอ
เกี่ยวกับการจัดส่งไปยังที่อยู่ของเรา
เพื่อเป็นแนวทางแก่ข้าพเจ้า
เกี่ยวกับการขับไล่ไปยังที่อยู่ขององค์กรของเรา
เกี่ยวกับการให้ฉัน ฉันขอ (ได้โปรด) คุณ (คุณ)
จดหมายขอที่มีประสิทธิภาพใน 5 ขั้นตอน
จดหมายขอใด ๆ ควรมีเหตุผลที่คิดออกมาดีและคำชี้แจงที่ชัดเจนของคำขอ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เทคนิคที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเขียนได้
ขั้นตอนที่ 1. คุณถามใคร
พูดกับผู้รับเป็นการส่วนตัวจะดีกว่า - ตามชื่อและนามสกุล:
เรียน Ivan Ivanovich!, "เรียนคุณ Ivanov!"
“เรียนเพื่อนร่วมงาน!”, “เรียนผู้จัดการ!”, “เรียนพนักงานรุ่นน้อง!”, “เรียนเจ้าหน้าที่บุคลากร!”
จดหมายขอ ตัวอย่างจดหมายขอ
หนังสือร้องขอเป็นเอกสารประเภทหนึ่ง มีวัตถุประสงค์ในการเขียนเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลใด ๆ ชักจูงให้ดำเนินการใด ๆ ให้เอกสารใด ๆ นั่นคือลักษณะของจดหมายไม่ใช่เชิงพาณิชย์
จดหมายร้องขอสามารถส่งถึงทั้งบุคคลและองค์กรโดยรวม ตามระเบียบ มารยาทที่ดีผู้รับคาดว่าจะตอบสนองต่อมัน
นี่คือจดหมายขอ ซึ่งตัวอย่างสามารถดาวน์โหลดได้ใน Word
จดหมายนั้นเขียนบนหัวจดหมายขององค์กร (ถ้ามี และจดหมายนั้นเขียนในนามขององค์กร) และต้องมีบล็อคดังต่อไปนี้:
หมวก ถึงใครและจากใครจดหมาย
ส่วนหลัก รวมถึงการอุทธรณ์ คำชี้แจงของคำขอ คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุที่คำขอนี้ต้องได้รับการตอบสนอง (คำขอของคุณมีเหตุผลมากขึ้นเท่าไร โอกาสที่จะสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น)
ลายเซ็น, วันที่
ตามกฎแล้วจะใช้วลีทั่วไปในจดหมายขอ:
รูปแบบของจดหมายควรเป็นทางการและคล้ายธุรกิจ โดยสอดคล้องกับบรรทัดฐานของการติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด
หากมีคำขอหลายฉบับ ควรสะท้อนคำขอเหล่านั้นในจดหมายขอหนึ่งฉบับ แทนที่จะเขียนจดหมายแยกต่างหากสำหรับแต่ละคำขอ
ตัวอย่างจดหมายขอ (เนื้อหาหลักของจดหมาย):
ชาวบ้านในหมู่บ้านกำลังติดต่อคุณ .... ที่มีประชากร ... คน ขณะนี้ไม่มี ISP ในพื้นที่ของเราที่ให้บริการอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เชื่อถือได้ อย่างไรก็ตาม ความต้องการดังกล่าวยังคงมีอยู่ และบริการนี้จะเป็นที่ต้องการอย่างมาก
เราขอให้คุณพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการจัดสายเฉพาะสำหรับเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
เรียน Anton Petrovich!
ผู้อยู่อาศัยในบ้านกล่าวถึงคุณ … st. กำหนดด้วยการขอปรับปรุงพื้นที่ในท้องที่ ไม่มีสถานที่จัดสำหรับเดินเล่นกับเด็กเล็กในสนาม เราขอให้คุณช่วยในการจัดสนามเด็กเล่น
นอกจากนี้ยังมีปัญหาร้ายแรงเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของที่จอดรถ ในบ้านของเราจำเป็นต้องจัดให้มีพื้นที่จอดรถเพิ่มเติมสำหรับเก็บรถยนต์ของผู้อยู่อาศัยในบ้านใกล้เคียง
เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและช่วยเหลือ
จดหมายขอคือการร้องขอเพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น สินค้า บริการ เอกสาร ให้คำแนะนำ จัดประชุม ฯลฯ เมื่อรวบรวมจำเป็นต้องพิสูจน์ความจำเป็นในการดำเนินการตามคำขอ สามารถส่งถึงบุคคลเฉพาะหรือนิติบุคคล - องค์กร จดหมายประเภทนี้อาจมีคำขอมากกว่าหนึ่งฉบับ
ธุรกิจ
“ เรียน Ivan Ivanovich!
บริษัทของคุณเข้าร่วมใน Career Guidance Program for Applicants มาหลายปีแล้ว ซึ่งช่วยให้พวกเขาเลือกอาชีพได้
คุณในฐานะผู้จัดการฝ่ายบุคคลมีความสนใจในการฝึกอบรมผู้ประกอบอาชีพ และเราพร้อมที่จะช่วยเหลือเด็กนักเรียนในการเริ่มต้นเตรียมผู้เชี่ยวชาญในงานฝีมือของพวกเขา จนถึงปัจจุบันอาชีพของผู้จัดการเป็นหนึ่งในอาชีพที่พบมากที่สุด แต่ผู้สมัครจำนวนมากไม่มีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความหมายของมัน
ในการนี้เราขอให้คุณจัดประชุมผู้จัดการทั่วไปกับผู้สมัครในวันที่ 23 มีนาคม เวลา 15.00 น. ที่ฐานของบริษัทของคุณ
หลังจากบอกพวกเขาเกี่ยวกับความลับของอาชีพในวันนี้แล้ว คุณกำลังวางรากฐานสำหรับการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญตัวจริงในวันพรุ่งนี้ บางทีในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หนึ่งในนั้นจะนำพาบริษัทของคุณไปสู่ระดับใหม่ของการพัฒนา
ด้วยความเคารพและขอบคุณ
ผู้อำนวยการศูนย์จัดหางาน
พีพี เปตรอฟ"
เกี่ยวกับการช่วยเหลือด้านการกุศล
คอลัมน์ด้านขวาของตารางมีข้อความทั้งหมดของตัวอักษร คอลัมน์ด้านซ้ายแสดงเทคนิคที่ใช้
เราเริ่มต้นด้วยคำชมเชยผู้รับ เรียน Pavel Ivanovich!
องค์กรของคุณเป็นหนึ่งในองค์กรที่ใหญ่ที่สุดในภูมิภาค และในฐานะผู้นำ คุณเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มธุรกิจชั้นนำในภูมิภาคของเรา
เราเสนอโอกาสที่น่าดึงดูดแก่ผู้รับ ตลอดเวลา ธุรกิจ ผู้กล้าได้กล้าเสียไม่เพียงแต่แสวงหาความสำเร็จทางวัตถุเท่านั้น แต่ยังต้องทิ้งร่องรอยของพวกเขาไว้บนประวัติศาสตร์ของเมือง ภูมิภาค ประเทศ เพื่อเป็นที่จดจำสำหรับการทำความดี เราแสดงให้เห็นว่าเราสามารถช่วยให้ตระหนักถึงโอกาสนี้ได้อย่างไร และทุกวันนี้ เมื่อประเทศของเราพึ่งพาคนหนุ่มสาว เป็นการยากที่จะหาเหตุจำเป็นและศักดิ์สิทธิ์มากกว่าการช่วยเหลือชายหนุ่มและหญิงสาวจากครอบครัวที่ไม่สมบูรณ์
ในเมืองของเรามีผู้ให้ความช่วยเหลือดังกล่าวแล้ว - ภายใต้การอุปถัมภ์ของสำนักงานนายกเทศมนตรีศูนย์การกุศล "มรดก" ของเราดำเนินการเกี่ยวกับการบริจาคจากชาวเมืองซึ่งสอนงานฝีมือพื้นบ้านของวัยรุ่นที่ยากลำบาก
เราแสดงความสำคัญของคำขอของเรา "เราใช้วิญญาณ" เด็ก ๆ จากครอบครัวที่ยากลำบากมักไม่มีความอบอุ่นเพียงพอ และงานฝีมือที่อบอุ่นและแสงแดดจัดที่สุดชิ้นหนึ่งก็คืองานฝีมือของช่างปั้นหม้อ เราจึงอยากเปิดโรงงานเครื่องปั้นดินเผาในศูนย์ของเรา โดยการทำเครื่องปั้นดินเผาแบบดั้งเดิมและของที่ระลึกสำหรับผู้เข้าชมศูนย์และนักท่องเที่ยว เด็กๆ จะสามารถเชี่ยวชาญ อาชีพใหม่และได้รับความกตัญญูจากผู้อื่น - และนี่เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการปรับตัวทางสังคมของพวกเขา เราส่งเสียงคำร้อง ในการจัดเวิร์กช็อปเครื่องปั้นดินเผา คุณต้องมีเตาเผาสำหรับเผาเซรามิก เราขอให้คุณช่วยเราจัดหาเตาเผา ราคาของเตาพร้อมการติดตั้งคือ 2 ล้านรูเบิล ก้าวไปในทิศทางของเรากันเถอะ ประมาณการการออกแบบทั้งหมดสำหรับการซื้อและการติดตั้งได้รับการจัดเตรียมไว้แล้ว และเรายินดีที่จะจัดเตรียมให้คุณเพื่อให้คุณสามารถทราบได้อย่างชัดเจนว่าจะใช้เงินของคุณอย่างไร สรุปว่าช่วยแล้วมีความสุข
ในการหมุนเวียนธุรกิจ เอกสารจะเป็นทางการอย่างเคร่งครัด จัดทำขึ้นตามแบบจำลองเดียวหรือตามมาตรฐานที่ยอมรับ (เช่น) และจัดทำขึ้นเกือบไม่เป็นทางการเมื่อคุณต้องการแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิด ขอความช่วยเหลือ หรือแสดงความขอบคุณ เชื่ออย่างผิด ๆ ว่ารูปแบบ "ฟรี" นั้นใช้งานง่ายกว่า ในทางตรงกันข้าม เพื่อที่จะเขียนคำอุทธรณ์หรือจดหมายที่น่าเชื่อถือ คุณจะต้องพยายามมากกว่าการกรอกแบบฟอร์มรวม
เอกสารประเภทที่สองประกอบด้วยจดหมายร้องขอหลายฉบับ ซึ่งตัวอย่างสามารถดูได้ด้านล่าง การเขียนข้อความดังกล่าวอย่างมีความสามารถและชัดเจนบางครั้งก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายขอความช่วยเหลือ คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างเอกสารที่สมบูรณ์แบบและเคล็ดลับในการส่งไปยังผู้รับ
คำแนะนำในการเขียนจดหมายขอ
และข้อความที่ขอความช่วยเหลือและด้วยเหตุผลที่ชัดเจนไม่สามารถร่างขึ้นตามแบบจำลองเดียวได้: การใช้รูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวทำให้ไม่สามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะได้ ที่จริงแล้ว เพื่อให้คำขอมีผลตามที่ต้องการ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงบุคลิกภาพของผู้รับ สถานะทางสังคมของเขา สถานะทางการเงินในปัจจุบัน และปัจจัยอื่นๆ นอกจากนี้ จดหมายควรมีลักษณะเป็นความลับที่เด่นชัด: หากเป็นเอกสารที่เป็นทางการ ผู้รับที่อยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าโดยปริยายมักจะต้องการตอบกลับโดยยกเลิกการสมัครหรือเพียงแค่ปฏิเสธการสนทนาโดยส่ง ข้อความถึงถังขยะ
สิ่งสำคัญ: ตลอดทั้งจดหมายจำเป็นต้องปฏิบัติตามน้ำเสียงที่อบอุ่นและให้เกียรติ เราต้องไม่ลืมว่าจดหมายขอไม่ใช่ข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ ผู้รับสามารถเพิกเฉยหรือปฏิเสธได้อย่างอิสระ ความเคารพเพียงอย่างเดียวโดยไม่มีแรงจูงใจเพียงพอจะไม่ให้ผลลัพธ์ แต่อย่างน้อยก็จะสามารถดึงความสนใจของผู้อ่านได้ ทำให้เขาต้องอ่านจนจบ
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายขอให้แก้ปัญหา เลื่อนการชำระเงินหรือให้ส่วนลด คุณควรตัดสินใจเลือกผู้รับก่อน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:
- บุคคลทั่วไป - ตัวอย่างเช่น นักลงทุนผู้มั่งคั่งหรือนักวิทยาศาสตร์ผู้มีอิทธิพล
- ผู้ประกอบการรายบุคคลหรือเจ้าของบริษัทจำกัด
- นิติบุคคลโดยรวมหากผู้ส่งไม่ทราบชื่อกรรมการหรือไม่สมเหตุสมผลสำหรับผู้ที่จะตอบข้อความ
- ข้าราชการทุกระดับตั้งแต่นายกเทศมนตรีเมืองเล็ก ๆ ไปจนถึงผู้ว่าราชการจังหวัดหรือหัวหน้าที่รับผิดชอบของโครงสร้างใด ๆ
โดยปกติ จดหมายที่ส่งถึงผู้ประกอบการทั่วไปจะแตกต่างอย่างมากจากจดหมายอย่างเป็นทางการที่ขอความช่วยเหลือจากประธานองค์กรของรัฐ อย่างไรก็ตาม โครงสร้างของจดหมายขอทั้งหมดนั้นใกล้เคียงกัน ก็เพียงพอแล้วสำหรับคอมไพเลอร์ที่จะเข้าใจด้วยตัวเองว่าองค์ประกอบใดต้องมีอยู่ในจดหมายใด ๆ ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้และควรละทิ้งองค์ประกอบใดดีกว่า สิ่งนี้ทำได้ยากกว่า แต่ก็ยังเป็นไปได้ คำแนะนำต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์
ประเด็นที่ 2 ที่ต้องชี้แจงก่อนเขียนหนังสือขอคือ โครงสร้างของเอกสาร ดังที่ได้กล่าวไปแล้วไม่มีรูปแบบของข้อความที่เป็นหนึ่งเดียว แต่แผนทั่วไปของจดหมายธุรกิจใด ๆ เกือบจะเหมือนกัน - ควรปฏิบัติตาม คำร้องขอความช่วยเหลือ ความช่วยเหลือ หรือบริการที่เป็นทางการหรือกึ่งทางการสร้างขึ้นจากกลุ่มต่อไปนี้:
- "หมวก".ประกอบด้วยโลโก้ขององค์กรรูปแบบเพิ่มเติม (แนะนำให้ใช้ไม่ใช่สต็อก แต่เป็นการออกแบบของคุณเองไม่เจ็บที่จะจ้างนักออกแบบมืออาชีพสำหรับสิ่งนี้) และชื่อขององค์กรที่ส่งหากส่วนหลังไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ โลโก้ ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยมใส่สัญลักษณ์ของรัฐใน "หมวก" สหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงธงและเสื้อคลุมแขน เป็นทางเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ส่งเป็นบุคคลธรรมดา ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหน่วยงานของรัฐ การปรากฏตัวของธงและเสื้อคลุมแขนไม่น่าจะส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้รับ แต่ (หากใช้อย่างไม่ถูกต้อง) คุณลักษณะเหล่านี้จะทำให้ผู้อ่านสงสัยว่าผู้สมัครน่าเชื่อถือ
- ส่วนเกริ่นนำ.ประกอบด้วย:
- ชื่อทางการของบริษัทผู้ส่ง (แบบเต็มและตัวย่อ) หรือนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้ริเริ่มหนังสือร้องขอ
- รายละเอียดของที่อยู่ รวมถึง TIN, PSRN, รหัสสถิติ, หมายเลขลงทะเบียน และบัญชีกระแสรายวัน
- รายละเอียดการติดต่อ: ที่อยู่แบบเต็มพร้อมรหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล บัญชีในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและโซเชียลเน็ตเวิร์ก เป็นต้น
- ทางเลือก - ชื่อหรือนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ขึ้นอยู่กับว่าเป็นนิติบุคคลหรือบุคคล
- คำทักทายที่แยกจากข้อความหลักด้วยบรรทัดว่างและเน้นโดยใช้แบบอักษรขนาดใหญ่
- ข้อบ่งชี้บนพื้นฐานของการอุทธรณ์ (การเกิดความล่าช้า การวิเคราะห์ผลลัพธ์ การปรากฏตัวของข้อตกลงด้วยวาจา การสนทนาทางโทรศัพท์และอื่น ๆ );
- การแต่งตั้งหนังสือร้องขอ (ขจัดความเข้าใจผิดที่เกิดขึ้น, การแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วหรือช่วยเหลือบุคคลใด ๆ ในทันที)
- ข้อความหลักเนื้อหาของจดหมายควรระบุสาระสำคัญของคำขอ (โดยสังเขปให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อย่างเข้าใจและเป็นวรรณกรรมภาษารัสเซีย): ชำระหนี้ ดำเนินการซ่อมแซม ให้ความช่วยเหลือด้านวัสดุแก่ที่พักพิง หรือให้ส่วนลด ในตอนต้นของข้อความต้องเน้นว่าจดหมายนั้นเป็นคำขออย่างแม่นยำ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้อนุพันธ์ที่เหมาะสม: "ฉันขอจากใจจริง", "เราขอให้คุณ", "องค์กรของเราถาม", "ฉันขอให้คุณ" - และอื่น ๆ ดังที่ได้กล่าวไปแล้วหนังสือร้องขอไม่ใช่การเรียกร้อง มากน้อยเพียงคำสั่ง ดังนั้นตั้งแต่ต้นจนจบข้อความจึงจำเป็นต้องยึดถือน้ำเสียงให้เกียรติโดยเคร่งครัด โดยระลึกว่าผู้ที่เกี่ยวข้องในกรณีนี้คือ ผู้ส่งไม่ใช่ผู้อ่าน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือข้อความที่มีการร้องขอให้ชำระหนี้ แต่ในกรณีนี้ ไม่ควรลืมเกี่ยวกับการให้เกียรติผู้รับ นอกจากนี้ยังไม่เสียหายที่จะเพิ่มคำที่อบอุ่นที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย (หากผู้ส่งและผู้รับคุ้นเคยกันดี) หรือคำชมเชยอย่างเป็นทางการหากผู้เรียบเรียงและผู้รับไม่เคยสื่อสารกันมาก่อนหรือการโต้ตอบเกิดขึ้นภายในกรอบทางธุรกิจที่เคร่งครัด . หากจดหมายฉบับหนึ่งมีคำขอที่แตกต่างกันหรือเชื่อมต่อถึงกันหลายฉบับ โดยพื้นฐานแล้วแต่ละคำขอจะต้องมีย่อหน้าของตัวเอง หรือดีกว่านั้น ให้สร้างรายการหัวข้อย่อยที่มีความได้เปรียบทางสายตามากกว่าข้อความที่เป็นของแข็ง
- บทสรุป.หากจดหมายมีความหมายพิเศษสำหรับผู้ส่ง นี่คือการเรียกผู้อ่านให้ดำเนินการอีกครั้ง (สั้นๆ และน่าเชื่อถือ) สามารถทำได้ทั้ง 2 หรือ 3 ประโยค ซึ่งเป็นแก่นสารของข้อความหลัก และด้วยความช่วยเหลือของสโลแกนที่ดึงดูดความสนใจ อย่างไรก็ตามอย่าหลงทางมากเกินไป จดหมายขอต้องเป็นความลับและไม่ใช่เชิงพาณิชย์หรือส่งเสริมการขาย ปล่อยให้สไตล์ของเขาไม่ซับซ้อนแทนที่จะปรับโดยเจตนาปลูกฝังให้ผู้อ่านสงสัยเกี่ยวกับความจริงใจของผู้ส่ง นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจดหมายมีคำขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือ
- อำลาและลงนามไม่ได้กำหนดไว้เสมอ หากวัตถุประสงค์ของเอกสารคือการขอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุน ควรใช้สูตรอื่นแทนสูตรนี้ เช่น “ขอบคุณล่วงหน้า” “ขอบคุณล่วงหน้า” “ขอบคุณที่ให้ความสนใจ” “ขอบคุณ” คุณมากสำหรับความช่วยเหลือของคุณ” และอื่น ๆ ไม่ว่าจะใช้วลีใด เครื่องหมายจุลภาคจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคอย่างแน่นอนและไม่มีเงื่อนไข และหากเว้นวรรคได้ ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ เครื่องหมายวรรคตอนในกรณีนี้ไม่มีฟังก์ชัน แต่มีความหมายแบบกราฟิก ทำให้ผู้อ่านเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น เช่นเดียวกับการโอนลายเซ็นไปยังบรรทัดถัดไป
- วันที่และตราประทับทันทีหลังจากลงนามที่ด้านล่างของจดหมาย คุณต้องใส่วันที่รวบรวมหรือหากเขียนไว้ล่วงหน้าวันที่ส่ง การประทับตราและลายเซ็นส่วนตัวเป็นทางเลือก แต่เป็นที่ต้องการอย่างยิ่ง: นี่เป็นอีกสัญญาณหนึ่งของการเคารพผู้รับ แม้ว่าข้อความจะถูกส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (แม้ว่าจะแนะนำให้ใช้เอกสารกระดาษ) ที่ท้ายหน้าก็ควรวางสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของตราประทับ (ตราประทับ) และลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่งหรือรับรองเอกสารด้วยการปรับปรุง ลายเซ็นดิจิทัล
คำแนะนำ:หากผู้รับการตอบกลับจดหมายร้องขอภายในระยะเวลาหนึ่งเป็นสิ่งสำคัญ จำเป็นต้องระบุสิ่งนี้ในข้อความหลัก: ตัวอย่างเช่น "เรากำลังรอคำตอบของคุณไม่เกิน ... " หรือ " เราหวังว่าจะได้รับการชี้แจงก่อน ... " มิฉะนั้น ผู้รับซึ่งไม่ถูกผูกมัดโดยภาระผูกพันใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร อาจล่าช้าในการตอบ ซึ่งจะทำให้ผู้ส่งลำบากขึ้น
เมื่อส่งหนังสือขอความช่วยเหลือหรือชำระหนี้ควรสังเกตว่าในองค์กรเลขานุการหรือผู้มีอำนาจหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการโต้ตอบขาเข้า ดังนั้นผู้สมัครที่ต้องการให้หัวหน้าหรือผู้อำนวยการอ่านข้อความของเขาโดยตรงจะต้องจดบันทึกในซองจดหมาย "ส่วนตัวในมือ", "ลับ" หรือ "เพื่อการพิจารณา ... (นามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ)" อย่างไรก็ตาม หากเอกสารมีคำขอที่ไม่กระทบต่อความลับส่วนบุคคล การค้า หรืออุตสาหกรรม จะไม่มีภัยพิบัติใดเกิดขึ้นหากเลขานุการอ่านและลงทะเบียนข้อความในครั้งแรก จากนั้นจึงโอนไปยังผู้อำนวยการหรือผู้จัดการเท่านั้น
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอความช่วยเหลือ:
- จดหมายจะต้องเขียนเป็นภาษารัสเซียที่ดีโดยไม่มีข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด นี่ไม่ได้เป็นเพียงสัญญาณของการรู้หนังสือของผู้ส่ง แต่ยังเป็นหลักฐานแสดงความเคารพต่อผู้รับด้วย หากผู้เรียบเรียงเอกสารไม่สนใจที่จะอ่านข้อความซ้ำ อย่างน้อยก็ไม่มีเหตุผลที่จะพูดถึงความจริงใจของคำที่ใจดีที่เขาใช้ต่อผู้รับ
- หากไม่สามารถใช้หัวจดหมายได้ (เช่น ไม่มีอยู่จริง) อย่างน้อยคุณควรพยายามเลือกแบบอักษรที่น่าสนใจโดยใช้ขนาดและสไตล์ที่แตกต่างกัน จดหมายขอต้องไม่เพียงแต่น่าเชื่อเท่านั้น แต่ยังน่าดึงดูดสายตาด้วย ไม่เช่นนั้นผู้รับจะต้องไม่อดทนและขัดจังหวะการอ่านที่อยู่ตรงกลางโดยไม่ไปถึงประเด็น
- โปรดทราบว่าข้อความขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือไม่ใช่เอกสารราชการอย่างเคร่งครัด เมื่อเขียนข้อความนี้ คุณควรพยายามหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนตำแหน่งและประโยคที่ยาวเกินไป ยิ่งผู้รับอ่านเอกสารและเข้าใจสาระสำคัญของการอุทธรณ์ได้ง่ายขึ้นเท่าใด เขาก็มีแนวโน้มที่จะตอบสนองและใช้มาตรการที่จำเป็นมากขึ้นเท่านั้น
ข้อผิดพลาดในการเขียนจดหมายร้องขอ
เพื่อให้เข้าใจกฎและคุณลักษณะของการเขียนจดหมายร้องขอได้ในที่สุด คุณควรพิจารณาตัวอย่างเล็กๆ ที่มีข้อผิดพลาดทั่วไปสำหรับผู้เขียนที่ไม่มีประสบการณ์:
เรียน Valensky A.D.!
โปรดบริจาคให้กับกองทุนคุ้มครองของเรา เม่นป่าภูมิภาคมอสโก จำนวนเท่าใดก็ได้ เริ่มต้นที่ 500,000 รูเบิล เรากำลังรอการตอบกลับของคุณภายในวันที่ 25 สิงหาคมของปีปัจจุบัน บัญชีปัจจุบันของเราคือ 1234567890
Petrov L.M. รองประธานคนแรกของกองทุน
รายการข้อผิดพลาดที่ทำในจดหมายและตัวอย่างวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้อง:
- "เรียน Valensky A.D!" ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“ถึง Andrey Denisovich ที่รัก!” (การกล่าวถึงชื่อและนามสกุลใช้ได้ผลดีสำหรับผู้รับมากกว่าที่อยู่แบบทางการโดยใช้นามสกุล)
- จดหมายขอขาดคำและคำชมที่เป็นมิตรอย่างสมบูรณ์ ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“เรารู้ว่าคุณมีส่วนร่วมในการฟื้นฟูประชากรเม่นหายากมาเป็นเวลานานและมีประสิทธิผล และมีสวนสัตว์ขนาดเล็กของคุณเอง และยังเป็นผู้ชนะรางวัล “Help the Hedgehogs” ประจำปี 2552, 2554 และ 2558 ”
- ไม่มีข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือในตัวอย่าง ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“คุณไม่เพียงแต่ทำการวิจัยอิสระและสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในด้านสุพันธุศาสตร์สัตว์ชนิดหนึ่งที่มีขนแหลมคล้ายเม่นเท่านั้น แต่คุณยังช่วยเหลือองค์กรด้านสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ อย่างแข็งขัน และแสดงความปรารถนาซ้ำแล้วซ้ำเล่าที่จะสนับสนุนการดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมทางอารมณ์ที่เอื้ออำนวยสำหรับสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมเหล่านี้ ”
- "ขอรับบริจาค..." เมื่อเขียนถึงคนคนหนึ่งโดยเฉพาะในจดหมายธุรกิจและโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคำขอจำเป็นต้องเขียนคำสรรพนาม "คุณ" ด้วยอักษรตัวใหญ่ การใช้ตัวสะกดที่แตกต่างกันเป็นสัญญาณที่ชัดเจนของการไม่เคารพหรืออย่างน้อยก็ความประมาทของคอมไพเลอร์ ซึ่งไม่เหมาะสมอย่างยิ่งในข้อความดังกล่าว ตัวอย่างที่ถูกต้อง:“ขอรับบริจาคครับ”
- ในส่วนหลักของหนังสือร้องขอ เฉพาะเจาะจงน้อยเกินไปหรือมากเกินไป สาระสำคัญของงานของกองทุนควรมีรายละเอียดเพิ่มเติม แต่ในขณะเดียวกัน ผู้อ่านควรได้รับโอกาสในการเลือกจำนวนเงินบริจาคโดยอิสระ ไม่จำเป็นต้องระบุวันที่แน่นอนสำหรับการรับคำตอบ: การกล่าวถึงนั้นต้องได้รับการพิสูจน์หรือแยกออกจากเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างที่ถูกต้อง: « ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความสนใจในปัญหาของคุณ เราขอให้คุณบริจาคตามความเหมาะสมให้กับมูลนิธิของเรา ซึ่งตั้งแต่ปี 2009 ได้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนประชากรของเม่นในภูมิภาคมอสโก และเงื่อนไขสำหรับการดำรงอยู่ของพวกมัน พัฒนาโครงการสำหรับการย้ายถิ่นฐานของสัตว์ที่ด้อยโอกาสไปยังสถานที่ที่สะดวกสบายมากขึ้น คุณสามารถโอนเงินไปยังบัญชีปัจจุบันของเรา 1234567890 หรือโดยการติดต่อตัวแทนของเรา ให้เลือกวิธีอื่นที่สะดวกเพื่อช่วยเม่น ถ้ามันไม่ยากสำหรับคุณ โปรดตอบจดหมายภายในวันที่ 25 สิงหาคมของปีนี้: ในต้นเดือนกันยายน เรากำลังจะเปิดตัวโครงการขนาดใหญ่และมีราคาแพง ซึ่งคุณสามารถเข้าร่วมได้”
- หายไปในหนังสือร้องขอและข้อสรุปข้างต้น ตัวอย่างที่ถูกต้อง:เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและเห็นใจ เราพร้อมเสมอที่จะตอบคำถามใด ๆ และคำนึงถึงความคิดเห็นที่มีอยู่ เม่นที่แข็งแรงและมีความสุขคืออนาคตของระบบนิเวศของเรา!”
- ในข้อความขอบริจาค ไม่มีสูตรแสดงความอนุเคราะห์ขั้นสุดท้าย เช่นเดียวกับความผิดพลาดอื่นๆ ส่วนใหญ่ บ่งชี้ว่าผู้ส่งไม่สามารถเขียนจดหมายธุรกิจได้ (แล้วเขาจะเชื่อถือได้ด้วยเงินได้อย่างไร) หรือการดูหมิ่นผู้ส่งอย่างเห็นได้ชัด ตัวอย่างที่ถูกต้อง:
ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือของคุณ!
รองประธานคนแรกของมูลนิธิ
L.M. PETROV
ตัวอย่างหนังสือร้องขอ
แม้ว่าจดหมายขอจะเขียนในรูปแบบอิสระ แต่จะเป็นประโยชน์สำหรับคอมไพเลอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์ดังกล่าว เพื่อทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างข้อความที่พบบ่อยที่สุด
เรื่องการจัดสรรเงิน
หากคุณต้องการขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือจากนักลงทุน สปอนเซอร์ หรือผู้ให้กู้ คุณควรออกจดหมายขอทุน
เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า
บางครั้งจำเป็นต้องขอให้ซัพพลายเออร์เปลี่ยนเวลาการส่งมอบสินค้าไปในทิศทางเดียวหรืออีกทางหนึ่งหรือสั่งซื้อชุดใหม่โดยเร็วที่สุด
เกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชี
เกี่ยวกับการลดค่าเช่า
หากเจ้าของบ้านตัดสินใจที่จะขึ้นค่าเช่าหรือหลังจากเซ็นสัญญาไปแล้ว ผู้เช่าตระหนักว่าเขาสามารถใช้เงินน้อยลง คุณสามารถลองแก้ไขสถานการณ์โดยส่งจดหมายถึงอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อขอให้พวกเขาลดค่าเช่า
เกี่ยวกับส่วนลด
ผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการไม่ได้เสนอให้ลูกค้าประจำหรือที่ทำกำไรโดยเฉพาะอย่างยิ่งเข้าร่วมในโปรแกรมส่วนลดเสมอไป เพื่อให้ได้ความยุติธรรมในขณะที่ยังคงรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างคู่สัญญา การส่งจดหมายขอส่วนลดจะช่วยได้
เกี่ยวกับการชำระหนี้
ในบางครั้ง ผู้ยืมหรือลูกค้าที่เหมาะสมที่สุดก็ลืมเกี่ยวกับงวดถัดไปหรือภาระผูกพันในการชำระเงินสำหรับการซื้อ จดหมายขอชำระหนี้จะช่วยชี้ให้เห็นถึงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมแก่เขาอย่างอ่อนโยน
เกี่ยวกับความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา
หากปัญหาไม่อยู่ในขอบเขตทางการเงินเพียงอย่างเดียว และพลเมืองหรือองค์กรต้องการความช่วยเหลืออย่างครอบคลุม พวกเขาสามารถออกจากสถานการณ์ได้โดยรวบรวมและส่งจดหมายไปยังผู้รับที่มีอิทธิพลหลายรายเพื่อขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา
คุณสมบัติของการส่งหนังสือร้องขอ
มีแนวทางหลายประการสำหรับการส่งข้อความอย่างเป็นทางการเพื่อขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือ:
- เป็นการดีกว่าที่จะไม่ใช้อิเล็กทรอนิกส์ แต่เป็นเอกสารรุ่นกระดาษส่งโดยผู้จัดส่งหรือไปรษณีย์ลงทะเบียนผ่าน Russian Post วิธีการดังกล่าวจะไม่เพียงแสดงความสนใจเป็นพิเศษของผู้ส่ง แต่ยังแสดงความตั้งใจของเขาที่จะไปเพื่อตอบสนองต่อค่าใช้จ่ายบางอย่าง ซึ่งจะสร้างความประทับใจในเชิงบวกให้กับผู้รับอย่างแน่นอน
- ในบางกรณี การเขียนจดหมายด้วยมือเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล(แน่นอนด้วยลายมือที่อ่านแล้วสบายตา) และบนกระดาษดีๆ ไม่น่าเป็นไปได้ที่วิธีนี้จะเหมาะสำหรับการส่งไปรษณีย์จำนวนมาก แต่จะช่วยให้ผู้รับที่เฉพาะเจาะจงสนใจ
- จดหมายจะต้องลงทะเบียนในวารสารเอกสารขาออกขององค์กรที่ส่งและเมื่อได้รับ - ในสมุดรายวันเอกสารขาเข้าของผู้รับ หากเป็นการติดต่อระหว่างบุคคล ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนข้อความ
สรุป
ควรเขียนจดหมายขอความช่วยเหลืออย่างถูกต้องและสั้นที่สุด ในการจัดทำเอกสาร ควรใช้หัวจดหมายและหากไม่สามารถทำได้ อย่างน้อยก็เลือกแบบอักษรที่น่าสนใจ เป็นการดีกว่าที่จะส่งจดหมายฉบับสมบูรณ์ทางไปรษณีย์หรือทางไปรษณีย์
ข้อความต้องมีคำนำ คำสองสามคำที่ส่งถึงผู้รับ เหตุผลและสาระสำคัญของคำขอ ในตอนท้าย คุณควรใช้สูตรแสดงความสุภาพแบบดั้งเดิม: "ขอบคุณล่วงหน้า" หรือ "ด้วยความเคารพ" ขอแนะนำให้รับรองเอกสารพร้อมลายเซ็นของหัวหน้าและตราประทับหรือตราประทับขององค์กรและหากส่งโดย อีเมล- ภาพที่สแกนของลายเซ็นและตราประทับหรือลายเซ็นดิจิทัล
16เม.ย
สวัสดี! ในบทความนี้ เราจะพูดถึงจดหมายธุรกิจ
วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:
- เหตุใดการติดต่อทางธุรกิจจึงไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง
- จดหมายธุรกิจคืออะไรและเขียนอย่างไร
- วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ
นอกหน้าต่างของเราเป็นเวลาของเทคโนโลยีชั้นสูงและอินเทอร์เน็ต แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้สูญเสียความสำคัญและความเกี่ยวข้อง แต่เพียงแต่ย้ายไปยังสื่ออื่นๆ เหตุใดจึงต้องสามารถเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจได้ มาคุยกันวันนี้
ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
ประการแรก เป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และความคิดกับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือทางจดหมาย พวกเขาระบุการเรียกร้อง การร้องขอ ชี้แจงความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท
การติดต่อทางธุรกิจเป็นหนึ่งในรูปแบบทางการ
ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและอื่น ๆ
ความแตกต่างที่สำคัญมีดังนี้:
- รูปแบบการนำเสนอ;
- คำศัพท์ที่ไม่อนุญาตให้แสดงอารมณ์ที่ชัดเจน
- ออกด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท
- แบบอักษรไม่เล็กเกินไป แต่ไม่ใหญ่ ขณะที่เหมือนกันตลอดทั้งข้อความ
- ไม่ค่อยครอบครองมากกว่า 1 หน้า;
- การปรากฏตัวของการอยู่ใต้บังคับบัญชาอย่างเป็นทางการอย่างเข้มงวด
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามเงื่อนไข เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมและให้คำอธิบายสั้น ๆ
จดหมายที่ไม่ต้องตอบ
- หนังสือค้ำประกัน;
- ประกอบ;
- ข้อมูล;
- จดหมายเตือน;
- จดหมายเตือนความจำ
จดหมายที่ต้องการคำตอบ
- อุทธรณ์;
- เสนอ;
- ขอ;
- ความต้องการ;
- คำร้อง.
จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์
- หนังสือเชิญประชุม;
- จดหมายแสดงความเสียใจ;
- ขอบคุณจดหมาย;
- จดหมายแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
- จดหมายที่มีคำแนะนำ;
- หนังสือค้ำประกัน;
- จดหมายยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว มีการให้บริการ เป็นต้น
- จดหมายแสดงความยินดีในโอกาสต่างๆ
- จดหมายร้องขอ;
- จดหมายแนะนำ;
- จดหมายปะหน้า.
จดหมายพาณิชย์
โดยปกติแล้วจะใช้ก่อนทำข้อตกลงตลอดจนระหว่างอายุสัญญา
ซึ่งรวมถึง:
- จดหมายพร้อมคำตอบสำหรับคำถาม;
- คำขอโดยตรง;
- - จดหมายที่เสนอให้ทำข้อตกลงหรือสรุปข้อตกลง
- เรียกร้อง;
- เตือนความจำ;
- จดหมายที่มีคำเตือนเกี่ยวกับการยุติข้อตกลงหรือความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ฯลฯ
หากเราพูดถึงการจัดหมวดหมู่ตามโครงสร้าง จดหมายธุรกิจจะมี 2 ประเภท:
- มีข้อความของผู้เขียนและเขียนในรูปแบบอิสระ
- เรียบเรียงตามแบบอย่างเข้มงวด
โดยผู้รับ
- หนังสือเวียน - จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน
- ปกติ - ส่งไปยังผู้รับหนึ่งรายในนามของบุคคลหนึ่งราย
- รวม - ส่งไปยังผู้รับหนึ่งราย แต่จากหลาย ๆ คน
จดหมายยังแบ่งตามรูปแบบที่ส่ง:
- ส่งเป็นข้อความแฟกซ์
- ส่งทางอีเมล
- ที่ส่งมาในซองธรรมดา
มีประเภทของจดหมายที่ควรเขียนด้วยลายมือมากกว่าการพิมพ์ด้วยเหตุผลทางจริยธรรม สิ่งนี้ใช้กับความเสียใจและการแสดงความยินดี
เคล็ดลับของการออกแบบที่ถูกต้อง
ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นส่วนเกริ่นนำ หลัก และส่วนสุดท้าย พวกเขามีความเกี่ยวข้องกันทางตรรกะ ส่วนเบื้องต้นประกอบด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่การสร้างจดหมายและส่วนหลักคือเนื้อหาเอง ในส่วนสุดท้าย ผลลัพธ์จะถูกสรุป ซึ่งแสดงการร้องขอ การปฏิเสธ และอื่น ๆ
โดยทั่วไปการติดต่อทางธุรกิจที่มีความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็นศิลปะเพราะจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้องตามข้อกำหนดทั้งหมด ท้ายที่สุดแล้ว บ่อยครั้งที่เราคิดแต่เพียงว่าข้อมูลถูกนำเสนออย่างชัดเจน แต่เราลืมไปว่าจดหมายนั้นถือได้ว่าเป็นหน้าตาของบริษัท
โวหาร
จดหมายแต่ละฉบับถูกเก็บไว้ในรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวด คำพูดหมายถึงเอกสารทางการที่ใช้โดยทั่วไป
ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอข้อมูล
ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในจดหมายกำหนดไว้ดังนี้:
- จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับบุคคลเฉพาะ;
- ณ วันที่เขียน ข้อมูลทั้งหมดต้องเป็นปัจจุบัน
- เชื่อถือได้;
- เป็นกลาง;
- เถียง;
- มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เพื่อให้ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจ
แบบฟอร์ม.
ประการแรก จดหมายจะวาดขึ้นบนหัวจดหมายที่มีตราสินค้าของบริษัท
- สำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจจะใช้แผ่น A4
- ระยะขอบด้านซ้ายของแบบฟอร์มต้องมีอย่างน้อย 3 ซม. เนื่องจากหลังจากผ่านไประยะหนึ่งจะถูกส่งไปยังเครื่องผูก
- ชื่อบริษัท ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริง ที่อยู่อีเมลจะถูกระบุ
- ควรใช้แบบอักษรมาตรฐาน Times New Roman ขนาด 12 แบบอักษรที่เหมาะสมที่สุดและอ่านง่าย
- อนุญาตให้ออกจดหมายธุรกิจโดยไม่ต้องใช้หัวจดหมาย จากนั้นคุณต้องระบุข้อมูลจากแบบฟอร์ม
หากจดหมายอ้างถึงธุรกรรมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือข้อมูลที่เป็นความลับในลักษณะที่แตกต่างกัน ให้ส่งจดหมายดังกล่าวทางโทรสารหรือไปที่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่แนะนำ. ดีกว่าแบบเก่าในซองกระดาษธรรมดา
เลข.
หากจดหมายประกอบด้วยหลายหน้า แสดงว่ามีลำดับเลข โดยเริ่มจากหน้าที่สอง ตัวเลขจะถูกวางลงที่ด้านบนตรงกลางเป็นตัวเลขอารบิก อย่าใส่จุดใด ๆ ถัดจากตัวเลข
แบ่งเป็นส่วนๆ
นี่หมายถึงการแบ่งจดหมายออกเป็นย่อหน้า ข้อความไม่ควรไปในกระแสต่อเนื่อง ดังนั้นจึงจะไม่ถูกรับรู้ โดยการแบ่งเป็นย่อหน้า คุณสามารถดูได้ว่าความคิดหนึ่งสิ้นสุดที่ใดและอีกความคิดหนึ่งเริ่มต้นขึ้นที่ใด
ความพร้อมใช้งานของการแก้ไข
การแก้ไขและการพิมพ์ผิดตลอดจนการลบล้างเป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนา ต้องเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและพิมพ์ข้อความเป็นระยะ 1.5 - 2
รายละเอียดที่ใช้
เราจะระบุเฉพาะรายการหลักเนื่องจากเราได้พูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับพวกเขาก่อนหน้านี้เล็กน้อย:
- หากวิสาหกิจเป็นของรัฐจะใช้ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ตั้งอยู่ตรงกลางของแบบฟอร์มอย่างเป็นทางการ
- ชื่อบริษัทแบบเต็ม;
- โทรสารและหมายเลขโทรศัพท์;
- หมายเลขบัญชีธนาคาร;
- ผู้รับ - นอกจากนี้ ชื่อของบริษัทผู้รับจะใช้ในกรณีการเสนอชื่อ ใช้กรณี dative เพื่อระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับ
- ถ้าผู้รับมีปริญญาหรือตำแหน่งทางวิชาการ ให้ระบุก่อนนามสกุลของบุคคลนั้น
- อุปกรณ์ประกอบฉากใด ๆ เขียนขึ้นในบรรทัดใหม่และด้วยอักษรตัวใหญ่
จดหมายธุรกิจหลังการประชุม
คุณจัดประชุมทางธุรกิจ มีโอกาสบางอย่างสำหรับ วิธีสะท้อนสิ่งนี้ในจดหมายเราจะหารือเพิ่มเติม
- อย่างแรกเลย ที่ตอนต้นของจดหมาย ให้อ้างถึงวันที่และเวลาในการสื่อสารกับผู้ที่อาจเป็นหุ้นส่วน แม้ว่าจะผ่านไปแล้วสองสามวันนับจากการประชุมก็ตาม
- หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือวลีที่ซับซ้อนเกินไป: ทำให้จดหมายสั้นและชัดเจน แต่ในลักษณะที่ผู้รับมีความปรารถนาที่จะอ่าน
- พูดถึงสิ่งที่การสนทนาเป็นเรื่องเกี่ยวกับ ตัวอย่างเช่น: " เราคุยกันว่าแจกันสไตล์เวนิสราคาเท่าไหร่”
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายแสดงทัศนคติต่อหัวข้อการประชุม
- ระบุเวลาที่คุณสามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเอง
- บอกผู้รับว่าคุณกำลังรอความร่วมมือกับเขา: " หวังว่าจะได้มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับคุณต่อไป«.
- ลงท้ายจดหมายด้วยวลีต่อไปนี้หรือวลีที่คล้ายกัน: ขอแสดงความยินดีกับคุณ...».
อีเมลจดหมายธุรกิจ
เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเนื่องจากตอนนี้มีการออกจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในกระดาษ มันเป็นศตวรรษที่ 21 หลังจากทั้งหมด
การเตรียมอีเมลธุรกิจไม่ใช่เรื่องยาก ข้อกำหนดสำหรับการลงทะเบียนเหมือนกับจดหมายทั่วไป สิ่งเดียวคือจดหมายดังกล่าวควรมีชื่อเรื่องเสมอ (หรือหัวเรื่อง) เพื่อไม่ให้หลงทางในกระบวนการของเอกสาร
นอกจากนี้ เมื่อมีการตอบจดหมายดังกล่าว เป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนหัวเรื่องของจดหมาย ดังนั้น คุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าหากคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก
นอกจากนี้ คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ล้ำสมัยเมื่อทำการแนบจดหมายดังกล่าว ซึ่งห่างไกลจากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับของคุณมีเหมือนกัน หากไม่มีอยู่ จดหมายก็จะไม่เปิดขึ้น
อย่าใช้อีโมติคอนเมื่อเขียนอีเมลธุรกิจ เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ดี แต่ใช้ภาษาธุรกิจในการเขียน
กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายคืออะไร?
หากจดหมายอยู่ในหมวดหมู่ที่ต้องการคำตอบ เมื่อใดจะตอบกลับขึ้นอยู่กับข้อมูลในจดหมาย:
- หากคุณได้รับคำขอ ภายในสามวันนับจากวันที่ได้รับ ให้ยืนยันว่าได้รับคำขอแล้ว และสามารถให้คำตอบสุดท้ายได้ภายในหนึ่งเดือน
- หากจะพูดถึงความเสียใจสามารถส่งได้ภายในสิบวันหลังจากเกิดเหตุการณ์อันน่าเศร้า
- อนุญาตให้ส่งคำแสดงความยินดีได้ภายใน 8 วันนับจากวินาทีที่คุณทราบเกี่ยวกับวันสำคัญ
- หากเราพูดถึงกฎทั่วไปของมารยาทที่ดี จะเป็นการดีกว่าที่จะตอบกลับจดหมายภายในเจ็ดวัน
วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ภาษาง่าย ๆ เกี่ยวกับความซับซ้อน
แยกแยะระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายโต้ตอบส่วนตัว เราได้พูดคุยกันมากกว่าหนึ่งครั้งในวันนี้เกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ ทีนี้มาดูการเขียนจดหมายเป็นขั้นตอนกัน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุผู้รับ
ที่มุมบนขวาของแบบฟอร์ม เราเขียนนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่เราส่งจดหมายถึง หากผู้รับเป็นองค์กร ให้ระบุที่อยู่ตามกฎหมาย
ระยะที่ 2 อุทธรณ์.
เราวางไว้ตรงกลางของแบบฟอร์ม ดำเนินการด้วยความเคารพ โดยไม่มีตัวย่อและตัวย่อ
ตัวอย่าง: เรียน (ชื่อนามสกุล)!นอกจากนี้ยังสามารถระบุที่อยู่ไปยังผู้รับได้ด้วยการระบุตำแหน่งของเขา แต่เมื่อคุณเรียกชื่อบุคคล จะช่วยลดความเครียดทางจิตใจ บ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจมีเสถียรภาพและมั่นคง
ขั้นตอนที่ 3 คำชี้แจงวัตถุประสงค์
อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลัก ส่วนนี้เป็นส่วนหลัก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะพูด อะไรคือสาเหตุของการอุทธรณ์ แต่อย่าลืมเกี่ยวกับสไตล์ที่เป็นทางการและเป็นกลาง
ขั้นตอนที่ 4 ให้คำแนะนำ คำแนะนำ
จดหมายธุรกิจเกือบทุกฉบับบ่งบอกว่าผู้รับจะตอบกลับ สิ่งนี้ไม่จำเป็นโดยหลักแล้วเฉพาะตัวอักษรที่มีลักษณะให้ข้อมูลเท่านั้น ดังนั้น อย่าเพิ่งอธิบายปัญหาแต่ยังแนะนำวิธีการแก้ไขด้วย
หากคุณยื่นคำร้อง ขอมาตรการบางอย่างที่จะดำเนินการ แต่ถ้าคุณเสนอให้ความร่วมมือ บอกเราว่ามีตัวเลือกใดบ้าง
พูดง่ายๆ คือ ผู้ที่ได้รับจดหมายต้องเห็นว่าพวกเขาไม่เพียงต้องการบางอย่างจากเขาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจว่าสิ่งนี้สามารถทำได้อย่างไร
วิธีลงท้ายจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจต้องเขียนให้สมบูรณ์ หากไม่ปฏิบัติตามกฎการสะกดคำ อาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทโดยรวม ดังนั้นเราจึงเสนอให้อยู่ในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจ
ในตอนท้ายของจดหมาย ให้สรุปทุกอย่างที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แต่มันไม่คุ้มที่จะขยายข้อสรุปมากกว่า 10 ประโยค เพราะความสั้นและความรัดกุมนั้นมีค่าในจดหมายธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะ จำกัด ตัวเองให้อยู่ในวลีง่ายๆ
เราจะใส่ตัวบ่งชี้ 2 ตัวเป็นพื้นฐานของการสิ้นสุด: ควรมีความสุภาพและถูกต้องมากที่สุด มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับวิธีการสร้าง
นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ขอขอบคุณสำหรับความสนใจหรือความช่วยเหลือของคุณ: ขอขอบคุณ! (ให้ฉันขอบคุณ…);
- แสดงความหวังของคุณสำหรับอนาคต: เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน (เราหวังว่าจะได้รับคำตอบในอนาคตอันใกล้ ... );
- คุณสามารถสร้างวลีด้วยความมั่นใจจากผู้รับบางสิ่ง: เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ
- ทำการร้องขอ: กรุณารายงานผล;
- ขออภัยในความไม่สะดวก: ฉันขอโทษสำหรับความล่าช้าที่ไม่คาดคิดในการชำระเงินค่าวัสดุ
วิธีบอกลาผู้รับ
แม้ว่าจดหมายจะเป็นทางการ แต่คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี
ต่อไปนี้คือตัวเลือกบางส่วน:
- ด้วยความเคารพคุณ…;
- ขอให้ประสบความสำเร็จ...;
- ด้วยความปรารถนาดี…
เราใส่ลายเซ็นอย่างถูกต้อง
เมื่อลงนามในจดหมาย ให้ระบุตำแหน่ง ชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณสงสัยความเหมาะสมของวลีเช่น: " ขอแสดงความนับถือ "-อย่าใช้มัน
คุณสามารถระบุผู้ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม หรือที่อยู่อีเมลในลายเซ็น เพื่อแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณพร้อมที่จะสื่อสารและร่วมมือกับเขา
ในส่วนถัดไปของบทความของเรา ฉันอยากจะพูดถึงจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ
จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ
ไม่มีแบบฟอร์มควบคุมสำหรับการรวบรวมจดหมายดังกล่าว ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและใครเป็นผู้รับ ต่อไปนี้เป็นแนวทางโดยย่อสำหรับการรวบรวม
วันที่เขียน
หากเราเขียนในสหรัฐอเมริกา ในการระบุวันที่ เราจะใส่เดือนก่อน จากนั้นวันที่ และเฉพาะปีเท่านั้น หากไปสหราชอาณาจักร - วันที่ติดอยู่ตามสหพันธรัฐรัสเซีย ในเวลาเดียวกัน ให้เขียนเดือนเป็นตัวอักษร หลีกเลี่ยงความสับสน
รายละเอียดผู้รับ
- หากคุณเขียนถึงผู้ชาย โปรดติดต่อ: นาย (ใส่นามสกุล);
- หากผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว: นาง (ใส่นามสกุล);
- สำหรับผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน: นางสาว (ใส่นามสกุล);
- หากคุณไม่ทราบสถานะของผู้หญิง: คุณ (ใส่นามสกุล).
การระบุที่อยู่
คำสั่งนี้ตรงกันข้ามกับคำสั่งที่ใช้ในสหพันธรัฐรัสเซีย: สำนักงาน, บ้านเลขที่, ชื่อถนน, รหัสไปรษณีย์, ชื่อรัฐ (ถ้าเราเขียนในสหรัฐอเมริกา), ชื่อเคาน์ตีและชื่อประเทศ (ถ้าเราเขียนในสหราชอาณาจักร)
วิธีติดต่อผู้รับ
การโทรมาตรฐาน:
- เรียนท่านผู้หญิง;
- ท่านที่รัก;
- ถึงคุณหรือคุณนาย;
- เรียนคุณหญิง;
- ที่รัก.
หลังจากการอุทธรณ์ เราจะใส่เครื่องหมายจุลภาค (หากเราเขียนถึงสหราชอาณาจักร) หรือทวิภาค (หากเราเขียนในสหรัฐอเมริกา) ไม่รับเครื่องหมายอัศเจรีย์
เรื่อง.
อย่าลืมระบุหัวเรื่องของจดหมายเช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย
ข้อความหลัก
แบ่งออกเป็นย่อหน้า หรือเขียนแต่ละประโยคในบรรทัดใหม่
วิธีบอกลา
ตัวอย่างเช่นเช่นนี้: ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ เรายังคงเป็นของคุณอย่างแท้จริง"- ขอขอบคุณที่อุทิศให้กับคุณ ... แม้ว่าจะเป็นทางการน้อยลงก็ตาม
การจัดรูปแบบลายเซ็น
เราใส่ลายเซ็นใต้ย่อหน้าพร้อมบอกลาระบุนามสกุลและชื่อของเราชื่อ บริษัท และตำแหน่ง
การออกแบบแอพพลิเคชั่น
หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ ให้ระบุสิ่งนี้ที่ท้ายจดหมาย: " เอ็นซี”และแสดงรายการแอพ
สิ่งที่จะใช้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
- นามสกุลและชื่อย่อ;
- ชื่อบริษัท;
- ชื่อเมือง รัฐ และอื่นๆ
- คำใด ๆ ที่ระบุตำแหน่ง;
- คำแรกอำลา;
- ข้อสังเกตเบื้องต้น
ก่อนจบการสนทนา เราจะให้ตัวอย่างจดหมายธุรกิจเป็นภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและอังกฤษ
บทสรุป
สรุปแล้ว ฉันอยากจะบอกว่าจดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือสำหรับการสื่อสารในทุกสาขาของกิจกรรม หากเขียนอย่างถูกต้อง มันจะนำเสนอบริษัทของคุณไปในทางที่ดีอย่างแน่นอน
ในทางกลับกัน จดหมายที่เขียนเลอะเทอะ มีข้อผิดพลาด สามารถทำลายได้มากที่สุด ธุรกิจที่มีแนวโน้ม. เขียนจดหมายอย่างถูกต้องและเราพยายามบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร