Z-отчёт: что это такое и как его сделать. Причины и порядок перерегистрации онлайн-кассы в фнс Требования к онлайн-кассе

Предусмотренная законодательством обязанность применения контрольно-кассовой техники вынуждает также оформлять соответствующую документацию. Одним из таких требований является Z-отчёт. В данной статье мы ознакомимся с основными принципами его оформления в соответствии с действующими законодательными нормами.

Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) утвердила Перечень печатаемых на чековых и контрольных лентах основных буквенно-символьных обозначений, используемых в контрольно-кассовых машинах, в котором указано, что буквой Z обозначают отчёт с гашением - итоговый чек, отображающий операции и сумму выручки за день.

В новой редакции законодательства этот отчёт называют отчётом о закрытии смены.

Чтобы оформить такой отчёт, не потребуется дополнительных финансовых, материальных, трудовых или особых временных затрат. Кассовая техника запрограммирована на самостоятельное оформление Z-отчёта, вводить вспомогательную информацию нет нужды.

От кассира требуется лишь знание того, на какие кнопки следует нажимать (согласно инструкции к кассовому аппарату), в результате он получит распечатанный чек с итоговыми данными.

Важно! Законодательство определяет, что между двумя Z-отчётами временной промежуток не может быть больше 24 часов.

Современная кассовая техника часто программируется таким образом, чтобы исключить такой фактор, как забывчивость кассиров: если в течение 24 часов после оформления предыдущего Z-отчёта не оформить следующий, она будет заблокирована.

Для чего он нужен

Z-отчёт нужен для:

кассира, чтобы закрыть смену и сдать выручку инкассаторам или бухгалтеру;
бухгалтера, чтобы проконтролировать правильность сданной выручки;
владельца, чтобы проверить честность работы кассира и эффективность бизнеса;
проверяющего из налоговой, чтобы проверить правильность применения контрольно-кассовой техники в процессе встречных проверок, а также правильность начисления и уплаты налогов, так как при обнулении сумма выручки запоминается фискальным накопителем.

Читайте также: Обслуживание ККТ: нужен ли договор, столько стоит обслуживание

Основное предназначение Z-отчёта - обнулить результат работы магазина, передать данные для контроля налоговой службой. Отчёт с гашением является основой для управления магазином и оформления бухгалтерской и статистической отчётности.

Важно! Нужно понимать, что из кассы после обнуления нельзя будет выдать деньги или вернуть их клиенту, отказавшемуся от покупки. Такие операции будут оформляться уже через центральную кассу с разрешения главного бухгалтера и руководителя.

Виды Z-отчётов

Можно снимать такие виды Z-отчётов:

Базовый - такой отчёт завершает работу смены и обнуляет работу всего магазина.
По подразделениям - показывает работу каждого отдела за смену.
По каждому продавцу - позволяет контролировать работу отдельных лиц.
В ассортиментном разрезе, если такая функция предусмотрена в модели кассового аппарата, позволяет оценить скорость товарооборота разных товаров.
Нулевой - в случае отсутствия операций за итоговый период.

Накопления в отчёте

Накоплениями называют общую сумму выбитых кассовых чеков от начала работы кассовой машины. Согласно действующему законодательству она не имеет значения с точки зрения полноты и своевременности уплаты налогов.

В каких случаях накопления могут обнулять

Z отчет кассового аппарата: видео

Обнуление накоплений может происходить при:

перерегистрации ККМ;
установке нового блока памяти;
после ремонта, перепрограммирования или технического обслуживания.

Знаете ли вы? Если кассовый аппарат отказывается выдать Z-отчёт, возможно, вы не открыли смену (отсутствуют операции продажи за день). Чтобы оформить его с нулевыми показателями, выбейте нулевой чек.

Обязательно ли делать Z-отчёт при передаче смены

Законодательство не требует обнуления кассы при передаче смены, главное - чтобы процедура проводилась 1 раз в 24 часа. Однако внутренним распорядком работы предприятия такое правило может быть предусмотрено для собственного удобства. Максимальное количество Z-отчётов за сутки не ограничивается.

Читайте также: Что такое лимит остатка денежных средств в кассе

Есть ли штраф за не распечатанный Z-отчёт

Если не распечатать Z-отчёт, наступает ответственность согласно статье 19.7 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации в виде штрафа:

С лица, ответственного за распечатку отчёта, взыскивается штраф в размере 100-300 руб.
С бухгалтера, руководителя взыскивается 300-500 руб.
С предприятия взыскивается 3000-5000 руб.

Однако такое нарушение может попасть также под статью 19.4 Кодекса о неповиновении законному распоряжению или требованию лица, осуществляющего государственный или муниципальный финансовый контроль, в результате чего оштрафованными могут быть:

Граждане - на сумму 500-1000 руб.
Должностные лица - на сумму 2000-4000 руб.

Ещё 1 статья Кодекса (15.6) гласит, что неоформление, ненадлежащее оформление или фальсификация данных отчёта о закрытии смены и других документов, являющихся основой для налогового контроля, приводит к наложению штрафа на:

Граждан в сумме 100-300 руб.
Должностных лиц в сумме 300-500 руб.

Как сделать Z-отчёт на кассовом аппарате

Как снять Z-отчет (закрыть смену) на кассе АМС 100К: видео

Рассмотрим порядок оформления отчёта о закрытии смены на примере кассового аппарата АМС-100МК.

Необходимо нажать такие клавиши:

Для каждой модели кассового аппарата имеется свой набор клавиш и последовательность их нажатия, прочитать об этом можно в прилагающейся инструкции.

Знаете ли вы? Если вы распечатаете схему, по которой нужно действовать для оформления отчёта о закрытии смены для аппарата, установленного на вашем предприятии, и прикрепите её на видном для кассира месте, то вероятность того, что он забудет распечатать или допустит ошибки при оформлении, значительно снизится.

Куда подшивать Z-отчёт

Z-отчёт нужно подклеить к Справке-отчёту кассира-операциониста. Допускается также скрепление без помощи клея, но первый способ лучше обеспечивает сохранность документа. Справка оформляется после заполнения Журнала кассира-операциониста.

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм - корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса - устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах - тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта. Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия - месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств. При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

документирование с помощью учетных документов - во всех случаях;
документирование с помощью фискальных документов - в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса - в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

Приходных операций .

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов - приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов - чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов - первые могут составляться на основании вторых.

Расходных операций .

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки - но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе .

Главная из таких операций - отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется - поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Касса в узком смысле - именно как обустроенное место работы кассира, на котором установлена ККТ (в современной модификации - онлайн-касса), предполагает совершение:

Операций по приему наличных денежных средств (либо оплаты с помощью банковских карт) от покупателей (клиентов) в счет оплаты товаров или услуг.

Вне зависимости от того, каким образом приняты денежные средства - наличными или по карте, факт их приема прописывается в фискальном регистраторе онлайн-кассы. Затем формируется кассовый чек - в бумажном и электронном (если покупатель попросит) виде с определенным признаком (в общем случае — «приход»).

Операций по выдаче наличных средств покупателям (отправке денежных средств на счета банковских карт):

при возврате товаров (например, некачественных), компенсации за некачественные услуги;
при приобретении каких-либо товаров у физических лиц (например, овощей у фермеров).

Все они, в свою очередь, также прописываются в фискальном регистраторе, а затем фиксируются в специальных кассовых чеках с соответствующим признаком (при возврате некачественного товара это признак «возврат прихода», при покупке товара у физического лица — «расход»).

После выполнения онлайн-кассой предусмотренных функций на ней могут быть сформированы дополнительные фискальные документы - прежде всего, различные отчеты.

Отметим, что непосредственно перед началом пользования кассой - когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня - отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены. Все фискальные документы в установленном порядке передаются в ФНС (через Оператора фискальных данных).

Не предполагается распечатка каких-либо отчетов в бумажном виде в целях передачи в ФНС. Большинство из них передаются налоговикам электронно.

Главный нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется формирование фискальных документов - Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, на рабочем месте кассира, на котором стоит онлайн-касса, совершаются следующие 2 независимые категории операций:

как и на любой другой кассе - те, что подлежат отражению в РКО, ПКО, Кассовой книге;
фискального характера - свойственные исключительно для онлайн-кассы (при этом, к кассовым операциям не относятся те, что осуществлены в рамках эквайринга).

При этом, РКО и ПКО могут заполняться на основе сведений из фискальных документов (как частного примера носителей платежных данных, подлежащих документированию в рамках кассового учета). Поэтому, определенная взаимосвязь между указанными видами операций все же есть. Но, очевидно, если на кассе не используется ККТ, то документирование будет происходить только с применением указанных унифицированных документов.

В обоих случаях - как при документировании, так и при фискализации, на кассе могут оформляться различные дополнительные документы - в подтверждение юридической обоснованности операции.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется документирование кассовых операций в рамках 2-х процедур - (условно данную процедуру можно назвать «учетным документированием») и фискализации. Их сочетание типично для работы торгового предприятия.

Ознакомимся также с дополнительными документами, которые могут применяться при обеих типах операций на кассе магазина.

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

Начало смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
в рамках учетного документирования - внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

Работа в течение смены - прием оплаты от покупателей за товары или услуги .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге - чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
в рамках учетного документирования - нет;
прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

«приход» — когда происходит обычная оплата за товар или услугу;
«возврат прихода» — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
«расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
«возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), который .

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами - для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции - документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо - наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Чек коррекции - это, по сути, разновидность обычного чека, но только без детализации фискализируемой суммы (поскольку, очевидно, состав товаров, которые бы эту сумму составляли, определить крайне сложно).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом - пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть - разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

Завершение смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

На онлайн-кассе рабочая смена должна быть в любом случае закрыта не позднее, чем через 24 часа после формирования отчета об открытии смены.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

о закрытии смены;
о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены - которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после - вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Важный нюанс: в отчете о состоянии счетчиков, который дополняет отчет о закрытии смены, операции по приему (выдаче) наличных денежных средств и те, операции, что совершены в рамках эквайринга, разделены. В РКО и ПКО нужно отразить только операции с наличными денежными средствами по отчету.

Эквайринговые операции документируются:

в рамках фискализации;
в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации - если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного - поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется ПКО - нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Резюме

В процессе использования онлайн-кассы могут использоваться документы:

Фискальные - чеки, отчеты.

Они формируются строго на онлайн-кассе с помощью кассового ПО. В общем случае подлежат отправке в ФНС через ОФД. При необходимости могут быть распечатаны на чековом принтере.

Кассового учета - ПКО, РКО, Кассовая книга.

Они отражают все приходы и расходы на кассе предприятия - не только те, что проведены через онлайн-кассу (при этом, из числа проведенных на ККТ исключаются эквайринговые операции, поскольку они не относятся к кассовым, а проводятся с использованием расчетного счета хозяйствующего субъекта).

По тем операциям, которые связаны с движением наличных средств, при котором осуществляется их фискализация с помощью онлайн-кассы, ордера и Книга заполняются на основании сведений по фискальным документам (в общем случае - по отчету о состоянии счетчиков, который создается вместе с отчетом о закрытии смены).

Дополнительные - в обоснование проведения кассовых операций.

Например — объяснительные записки кассира о неприменении ККТ, заявление от покупателя на замену или сдачу товара.

Видео — открытие и закрытие смены, снятие кассовых отчетов на Смарт-Терминале Эвотор:

Ответственный пользователь, совершающий все операции на кассе – кассир. Именно он пользуется установленной техникой при взаимодействии с покупателями, на нем лежит бремя принятия всех ключевых решений. Он должен четко знать все особенности применения КК-аппаратов, понимать, с чего начинается работа, каким образом открывать смену и формировать отчет о закрытии смены на онлайн кассе. Современная розница изменилась и корректное использование устройств, отражающих расчеты с клиентами, требует определенного навыка.

Где купить онлайн-кассу

Что такое закрытие и открытие смены

Начало работы с контрольно-кассовым терминалом предполагает получение продавцом в служебное пользование необходимых предметов. К ним относятся:

ключи от денежного ящика;
разменные денежные средства;
чековая лента.

Все это требуется, чтобы кассовый аппарат функционировал бесперебойно. Старт непосредственной работе дает открытие кассиром новой смены.

Эта операция должна быть отражена в перечне тех, которые подлежат регистрации. Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта. Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:

идентификационных данных самого устройства;
информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.

Учет разменных денежных средств ведется по-другому. Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.

Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия. При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.

Работа заканчивается формированием специального фискального документа. Он называется отчетом о закрытии смены на онлайн кассе. В нем должна обязательно содержаться информация, которая касается:

количества чеков, пробитых на протяжении смены;
того, сколько чеков было сформировано, но не передано в ОФД;
индивидуальных сведений о сдающем смену кассире.

Когда отчет сформирован, задача кассира – сдать вырученные наличные денежные средства тому, что отвечает за инкассацию. После этого он должен выключить онлайн-кассу и сдать полученное при открытии смены имущество, необходимое для работы ККТ.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе

Оформление подобной отчетной информации не вынуждает использовать дополнительные финансовые, материальные, трудовые или какие-либо особенные временные затраты. Современная кассовая техника запрограммирована так, что автоматически формирует так называемый Z-отчет. Для корректного функционирования достаточно информации, которая поступала в течение смены. Какие-то дополнительные сведения абсолютно не требуются.

Профессиональному кассиру требуется только тщательно изучить прилагаемую к кассовому аппарату инструкцию и неукоснительно следовать ее алгоритму. Достаточно нажать на необходимые кнопки – и будет распечатан итоговый чек.

Одна и та же информация из Z-отчета требуется различным специалистам с разными целями:

кассир закрывает смену и сдает выручку ответственным лицам – это может быть инкассатор, старший продавец, бухгалтер;
бухгалтер имеет возможность вовремя проконтролировать, соответствуют ли объемы сдаваемой выручки итоговой цифре произведенных операций;
владелец бизнеса в любой момент может проверить, насколько честно работают кассиры и как высока эффективность торгового предприятия или организации по оказанию услуг;
специалисты налоговой инспекции во время проверок отслеживают правильность использования контрольно-кассовых терминалов, а также то, правильно ли начислены и уплачены налоги – когда происходит обнуление, итоговая сумма выручки остается в памяти фискального накопителя.

Прикладное предназначение отчета заключается в обнулении результатов работы магазина, передаче данных в налоговую службу для контроля.

Важно! Z-отчет – основа для управления магазином, первичная информация, на основании которой формируется и оформляется бухгалтерская и статистическая отчетность.

Позволительно снимать разные виды Z-отчетов:

Базовый. Он формируется, когда смена завершается и происходит обнуление работы всего магазина.
По подразделениям. По содержащейся в нем информации видны итоги деятельности каждого из отделов.
По продавцам. Отличный вид индивидуального контроля.
По ассортименту. Нужен для оценки скорости товарооборота продаваемых позиций.
Нулевой. Это происходит, когда операции в итоговом периоде совершенно не проводились.

Важно! Если касса обнулена, из нее уже запрещено выдавать деньги, к примеру, возвращать клиенту, который решил отказаться от покупки. Подобные операции, в том числе и возврат прихода, возможны только с использованием центральной кассы, и на них потребуется запастись разрешением от руководителя с бухгалтером на правах главного.

Как закрыть смену на онлайн кассе

В зависимости от модели используемого кассового аппарата последовательные алгоритмы могут несколько отличаться. Однако основные особенности всегда остаются неизменными. Кассир должен выполнить несколько идущих друг за другом операций (это предусмотрено программой оборудования). Нужно, используя представленный образец как ориентир, выбирать необходимые позиции в меню сенсорного экрана или нажимать соответствующие кнопки на аппарате.

Чтобы смена была завершена распечатыванием необходимого фискального документа, работающему кассиру нужно:

Найти раздел «Закрытие кассы» на контрольно-кассовом терминале и попасть в него.
В выпавшем меню активировать кнопку «Закрыть смену».
Полученный в результате автоматической печати отчет о закрытии подшить в специально предназначенной для этого папке.

Если не получается воспользоваться возможностью закрыть кассу в автоматическом режиме, придется напечатать документ вручную. Сдающему смену кассиру придется выбрать необходимый в предлагаемом перечне раздела «Кассовые отчеты». Сразу же после набора нужной команды отчет будет напечатан, а касса – закрыта. После этого появится возможность открытия новой смены. Онлайн касса будет функционировать в повседневном режиме.

Один отчетный чек – основание для оформления разных приходно-кассовых ордеров. Они соответствуют аналогичным бухгалтерским проводкам – в зависимости от того, какие операции были проведены. В бухгалтерской программе ведется учет кассовых смен: карточка дополняется временем и датой окончания смены, а общий статус меняется на «Закрыто».

Что делать, если забыли закрыть смену

На законодательном уровне установлено, что чек онлайн-кассы о продажах формируется не позднее 24 часов с того момента, как была закрыта предыдущая смена. Значит, следующая должна уложиться в рамки астрономических суток. Такое жесткое требование исходит из особенностей фискальных накопителей: если смена вышла за рамки предусмотренной нормами продолжительности, формируемые чеки не будут содержать фискальные признаки.

Лучшие предложения по цене и качеству

Однако бывает, что кассиры элементарно забыли закрыть смену на онлайн кассе (как вариант – не сумели справиться с формированием отчета о закрытии). Это чревато нарушением кассовой дисциплины, ведь в таких случаях касса уже не отправляет чеки оператору фискальных данных, поскольку на них уже не проставляются фискальные реквизиты.

Режим блокировки ограничивает функциональные возможности ККТ. Единственное, что по-прежнему можно сделать без проблем – сформировать отчет о закрытии.

Чтобы вывести контрольно-кассовый аппарат из состояния так называемой блокировки, кассир-операционист должен незамедлительно устранить причину, которая привела к подобным последствиям:

закрыть смену;
сформировать отчет о закрытии кассы.

Если на онлайн кассе смена превысила 24 часа, но сотрудники, по забывчивости упустив необходимость закрытия смены, чеки не выбивали, это не называется серьезным нарушением.

А вот когда чеки пробиваются, а продолжительность кассовой сессии – более суток, нарушитель может быть подвергнут серьезному наказанию. Сумма административного штрафа для юридического лица варьируется в промежутке от пяти до десяти тысяч рублей, а должностное лицо или индивидуальный предприниматель заплатит полторы-две тысячи рублей.

Важно! Законом предусмотрена возможность для невольного нарушителя снизить сумму штрафа или вообще обойтись предупреждением. Это произойдет в том случае, если налоговая инспекция сочтет приводимые доводы как подтверждение чрезвычайной ситуации, а не злоумышленного действия.

Это происходит в тех случаях, когда должностное лицо или ИП самостоятельно сообщают в ФНС о произошедшем инциденте, превышении длительности смены – еще до того, как в инспекцию поступят данные от ОДФ.

Может ли смена превысить 24 часа

Требования федерального законодательства подразумевают, что деятельность с использованием фискальной техники подразделяется на временные промежутки, которые называются кассовыми сменами. До того как начали осуществляться расчеты с применением контрольно-кассовых терминалов, необходимо сформировать отчет, фиксирующий открытие смены. После окончания расчетов формируется другая отчетность – о том, что смена закрыта.

Очень важно, чтобы чек, завершающий работу контрольно-кассового аппарата, был сформирован в течение 24 часов с того момента, как смена была открыта. Фактически смена при работе с онлайн-кассой не может выходить за рамки астрономических суток. Такое правило сформировано с учетом возможностей фискального накопителя.

Однако допускается, что смена на онлайн кассе открывается в один день, а закрывается уже на следующий. Такое случается, когда ее временные рамки укладываются в параметры установленной на законодательном уровне (ст. 4.1 федерального закона №54-ФЗ) длительности. Другие ограничения относительно продолжительности смены отсутствуют. Общее для всех точное время для закрытия-открытия смен не установлено.

Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.

После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.

Если смена не закрыта

Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.

Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.

Как поступать в таком случае

Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).

Как закрыть смену

Весь алгоритм необходимых действий весьма несложен, хотя он может и различаться в нюансах, в зависимости от конкретной модели и модификации. В целом действия сводятся к следующему: выбирается раздел «Закрытие кассы», и там действие «Закрыть смену». Далее действие продолжается в автоматическом формате. Если этого не происходит, то отчет о закрытии формируется в ручном режиме. Чтобы это сделать, в разделе «Кассовые отчеты» выбирается х-отчет. Тут же происходит печать и касса закрывается. Это дает возможность для открытия новой смены - можно продолжать работу.

Ответственность за нарушение

Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.

Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.

Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:

для ИП/должностного лица – 1500 – 3000 рублей;
для ЮЛ – 5 000 – 10 000 рублей.

Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.

Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.

Если кассир забыл закрыть смену в онлайн-кассе, продолжительность которой уже свыше 24 часов, то чтобы не получить наказания от налоговой инспекции главное не отбивать чеки.

Согласно п.2 статьи 4.3 ФЗ-54 продолжительность смены на онлайн-кассе не должна превышать 24 часов.

Примечание : Кассовой сменой принято считать временной промежуток, начинающийся с момента формирования отчета об открытии и до составления отчета о завершении рабочего дня.

Таким образом, перед началом работы кассиру необходимо составить отчет об открытии, а по окончании дня – о . После этого происходит обнуление итогов за день, а оператору фискальных данных (ОФД) отправляются сведения о продажах за рабочие сутки.

Однако встречаются ситуации, когда кассиры по разным тому причинам забыли закрыть смену на онлайн кассе или не смогли сформировать отчет о закрытии. Это приводит к нарушению кассовой дисциплины, ведь продолжительность работы на кассе составит больше суток.

Как известно, работа фискального накопителя может быть заблокирована в случае, если продолжительность смены на онлайн-кассе превысит 24 часа.

В таком случае онлайн касса, смена которой не закрыта, перестает проставлять фискальный реквизит на чеках, и соответственно отправлять их оператору фискальных данных (ОФД).

Примечание : Законодательство запрещает использовать кассу в работе, сессия которой длиться дольше 24 часов!

Как правило, в режиме блокировки функциональные возможности аппарата ограничены и позволяют только сформировать отчет о закрытии кассы.

Что делать, если касса заблокировалась

Чтобы выйти из состояния так называемой блокировки, кассиру-операционисту необходимо устранить причину, которая привела к такой ситуации.

В данном случае нужно как можно скорее закрыть смену, сформировав отчет о закрытии кассы (х-отчет, z-отчет).

Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе

Алгоритмы действий по закрытию смены на каждом кассовом аппарате могут быть разными. Но в целом, чтобы осуществить закрытие и напечатать отчет, необходимо выполнить ряд несложных действий:

зайти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». После этого, касса самостоятельно начнет печатать отчет о закрытии.

В случае если ККТ не дает возможности закрыть кассу в автоматическом режиме, необходимо произвести печать х-отчета вручную. Для этого необходимо зайти в раздел «Кассовые отчеты» и выбрать соответствующий отчет. Печать произойдет моментально после выбора команды.

После того, как касса будет закрыта, кассир-операционист может открыть новую смену и продолжать работу на онлайн-кассе в обычном режиме.

Узнает ли об этом налоговая инспекция

С внедрением новых онлайн-касс налоговая инспекция узнает о нарушении незамедлительно с помощью оператора фискальных данных (ОФД).

Когда кассир-операционист сформирует отчет о закрытии смены, кассовый аппарат отправит его оператору фискальных данных, который будет обязан переслать его в ФНС России.

Ответственность за нарушение

Закрытие смены по истечении 24 часов трактуется как нарушение правил применения ККТ.

Так, согласно п. 4 статьи 14.5 КоАП существует мера наказания за подобные действия в виде денежного штрафа или предупреждения.

Если сотрудники забыли закрыть смену на онлайн кассе, но чеки не выбивали, то серьезного нарушения в этом нет. Однако когда кассовая сессия продолжается больше суток с отбиванием чеков, то есть все основания наложить наказание на нарушителя.