Должностная инструкция начальника тендерного отдела 223 фз. Должностная инструкция специалиста по тендерам
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
Утверждаю
[организационно-правовая [подпись] [Ф. И. О., должность
Форма, наименование руководителя или иного
Организации, предприятия, должностного лица,
Учреждения] уполномоченного утверждать
Должностную инструкцию]
[число, месяц, год]
М. П.
начальника отдела тендеров и государственных поставок
[наименование организации, предприятия, учреждения]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела тендеров и государственных поставок, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовые правоотношения.
1.1. Начальник отдела тендеров и государственных поставок относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.2. На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.
1.3. На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].
1.4. Начальник отдела тендеров и государственных поставок должен знать:
Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;
Нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;
Конституцию Российской Федерации;
Международные нормы размещения государственных заказов;
Российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
Антимонопольное законодательство Российской Федерации;
Планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
Порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
Критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
Порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
Особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
Размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
Эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
Информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
Структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
Управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
Специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
Гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];
Основы менеджмента, управления персоналом;
Основы управления проектами;
Правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];
Правила по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии.
1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].
1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].
2. Должностные обязанности
На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.
3. Права работника
Начальник отдела тендеров и государственных закупок имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
3.2. Вносить предложения непосредственному руководителю по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3. Давать распоряжения подчиненным работникам и котролировать их исполнение.
3.4. Вносить руководству представления о поощрении или наказании работников, находящихся в его подчинении.
Утверждаю
[организационно-правовая форма, [подпись, Ф. И. О., должность
наименование организации, руководителя или иного должностного
учреждения] лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
[число, месяц, год]
Должностная инструкция
начальника отдела по проведению торгов
[наименование организации, предприятия]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела по проведению торгов и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела по проведению торгов относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя [орагнизации, учреждения и т. п.], которому он непосредственно подчиняется в своей работе.
1.2. На должность начальника отдела по проведению торгов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе "профессиональная переподготовка/повышение квалификации в области организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [вписать нужное] лет.
1.3. Начальник отдела по проведению торгов должен знать:
Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;
Нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;
Международные нормы размещения государственных заказов;
Российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
Антимонопольное законодательство Российской Федерации;
Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
Планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
Процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
Порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
Критерии оценки заявок на участие в конкурсе, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в конкурсе;
Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов способом проведения открытого и закрытого аукциона;
Порядок извещения, документацию об аукционе, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение аукциона, подведение итогов аукциона, последствия признания аукциона несостоявшимся;
Особенности проведения аукциона в электронной форме;
Размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
Эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
Информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
Структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
Управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
Специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
Гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];
Основы менеджмента, управления персоналом;
Основы управления проектами;
Правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];
Правила по охране труда и пожарной безопасности.
1.4. При выполнении должностных обязанностей начальник отдела по проведению торгов руководствуется:
Конституцией Российской Федерации;
Гражданским кодексом Российской Федерации;
Бюджетным кодексом Российской Федерации;
Федеральным законом Российской Федерации от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";
Федеральным законом Российской Федерации от 02 декабря 1994 года N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
Иными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими правоотношения организации и проведения торгов.
2. Должностные обязанности
Начальник отдела по проведению торгов:
2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в конкурсах, аукционах.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Осуществляет мониторинг конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным торгам и госзакупкам.
2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.
Начальник отдела по проведению торгов имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя).
3.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.10. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
4. Ответственность
Начальник отдела по проведению торгов несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия, подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[должность, инициалы, фамилия, подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия, подпись]
[число, месяц, год]
Посмотреть документ в галерее:
_____ № __________
Должностная инструкция
специалиста по тендерной работе
отдела развития
1. Общие положения
1.1. Специалист по тендерной работе относится к категории специалистов.
1.2. В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется:
§ уставом предприятия;
§ положением об отделе развития;
§ трудовым договором;
§ законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности;
§ приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития;
§ правилами внутреннего трудового распорядка;
1.3. Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.
1.4. На должность специалиста по тендерной работе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое или экономическое образование и дополнительную подготовку или стаж работы в области тендерной деятельности не менее 2 лет.
1.5. Специалист по тендерной работе назначается и освобождается от занимаемой должности приказом по предприятию по представлению начальника отдела развития в соответствии с требованиями трудового кодекса РФ.
1.6. На время отсутствия специалиста по тендерной работе его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
1.7. При реструктуризации (реорганизации) предприятия, изменении бизнеса и т. п. в настоящую должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения и дополнения.
2. Требования к знаниям и квалификации:
2.1. Специалист по тендерной работе должен знать:
§ федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ правила ответов на запросы котировок, предложений
§ порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ основы ценообразования и ценовой политики;
§ основы делопроизводства;
§ гражданский кодекс РФ;
§ английский язык (базовый уровень);
§ компьютерные программы (McWord, McExcel, McAccess, McVisio, McProject, McPowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader, «Консультант плюс», «Гарант»);
§ правила и нормы охраны труда.
2.2. Иметь базовые навыки:
§ пользования средствами вычислительной техники, офисной оргтехникой, средствами связи;
§ систематизации информации (ведение баз данных);
§ деловой переписки;
§ ведения телефонных переговоров;
§ эффективной работы «в команде»;
§ этики делового общения.
3. Цель должности:
Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
4. Должностные обязанности
Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности:
4.1. Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
4.2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливает соответствующие информацию и материалы для руководства.
4.3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации.
4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству.
4.5. Оформляет конкурсные заявки.
4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
4.7. Заключает договоры, контракты.
4.8. При необходимости присутствует на аукционах от лица предприятия при процедурах вскрытия заявок, составляет жалобы в ФАС России и его территориальные органы, предоставляет интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
4.9. Отслеживает возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
4.10. Ведет установленную отчетность.
4.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
5. Права
Специалист по тендерной работе имеет право:
5.1. Знакомиться с внутренними документами предприятия, касающимися его деятельности.
5.2. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.
5.3. Вести деловую переписку, запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые материалы и документы.
5.4. Пользоваться информационными банками данных предприятия, по усмотрению руководства предприятия.
5.5. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, отдела развития.
5.6. Докладывать начальнику отдела развития обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
5.7. Использовать принадлежащие и арендованные предприятием системы связи, коммуникаций и другое оборудование.
5.8. Давать рекомендации и предложения по вопросам, относящимся к его компетенции.
5.9. Принимать участие в организации и проведении совещаний по вопросам, связанным с его компетенцией.
5.10. Вносить на рассмотрение руководства отдела развития предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
6. Ответственность
Специалист по тендерной работе несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 3 настоящей должностной инструкции - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.2. За нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.
6.3. За надлежащую и своевременную сдачу дел при переходе на другую работу, освобождении от должности лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно начальнику отдела развития.
6.4. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.5. За причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации предприятию – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение «Правил внутреннего трудового распорядка», правил ТБ и пожарной безопасности, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации предприятия.
6.7. За другие нарушения и проступки в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами предприятия.
7. Прочие условия
7.1. Настоящая должностная инструкция сообщается специалисту по тендерной работе под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ___________________________________
___________________________________________________________________________________ (наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _______________ ______________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник управления по работе с персоналом
(подпись) (фамилия, инициалы)
Начальник юридического отдела
________________ ______________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен: ________________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.
Нужен ли вам тендерный отдел?
И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации - не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.
Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.
Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.
Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего - секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.
И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.
Функции тендерного отдела
Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:
- Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
- Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
- Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
- Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
- Изучение и анализ документации, технического задания;
- Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
- Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
- Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
- Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
- Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
- Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
- Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
- Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
- Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
- Заключение контрактов.
Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.
Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.
Структура тендерного отдела
Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.
Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.
Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.
Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.
Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.
Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания - от 2-х недель и до 3-х месяцев.
Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:
- Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
- Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
- Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
- Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
- Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
- Обучение специалистов отдела;
- Запуск и “обкатка” работы отдела.
- Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.
И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?
Во-первых , если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.
Во-вторых , если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.
В-третьих , если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.
В-четвертых , не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.
На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.
Поиск новых возможностей сбыта товаров/услуг в период нестабильной экономики остро стоит для всех организаций, как для крупных корпораций, так и для представителей среднего и малого бизнеса.
В настоящее время сохраняется тенденция развития экономического кризиса. Остро стоит проблема продажи товаров и услуг. В период экономии урезается бюджет, ряд компаний и вовсе отказывается от заключения жизненно необходимых контрактов. Все государственные организации, а также все большее количество частных компаний и ИП активно используют бесплатные тендеры в режиме острой экономии.
Новичкам в тендерных закупках, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специализирующейся на сопровождении тендеров, либо попробовать создать тендерный отдел самостоятельно.
Плюсы аутсорсинга:
Быстрый результат с минимальным вложение финансов - возможен, когда участие в тендерах не носит системного характера.
Минусы аутсорсинга:
Ни одна аутсорсинговая компания не знает специфику вашей работы так, как знаете ее Вы.
Повышение гонорара за услуги аутсорсинга служит слабым аргументом для человека, непосредственно курирующего Вашу организацию.
Слабый контроль за сотрудником аутсорсинговой компании. Вы не можете оценить ситуацию - насколько точно удаленный работник, ведущий Ваш проект, понимает поставленную задачу, и на каком этапе разработки находится проект.
Хочешь сделать работу хорошо, сделай ее сам. Вы заинтересованы в 100% результате. Вы настроены на победу. При проигрыше Вы теряете гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.
Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг - создание тендерного отдела. Не стоит изначально раздувать большой штат сотрудников. Для начала достаточно начать с одного-двух работников, которые пройдут специальный курс обучения. Идея переложить организацию тендерных закупок на секретаря, бухгалтера или юриста плохая, так как основную работу никто не отменяет, а обработка информации по тендерам, подготовка документации, анализ прошлых продаж - серьезная работа, требующая ответственного, грамотного подхода. Несвоевременно обработанная информация о доступных лотах на бесплатных электронных площадках, неправильно проведенный мониторинг тендеров приведет к потере потенциально выгодного заказа. Внедрение специальной программы поиска тендеров значительно упростит работу.
Иерархия тендерного отдела
Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности. Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции. Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам. Если Вы не уверены, что сможете грамотно организовать структуру, продуманные должностные инструкции каждого участника отдела, то за определенную плату это сделают для вас специалисты. В Интернете не составит труда найти предложения по подобному виду услуг.
Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:
Руководитель тендерного отдела;
Заместитель тендерного отдела;
Менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;
Помощник менеджера по тендерам (курьер);
Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.
Заместитель руководителя - правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.
Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.
Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.
Основные задачи тендерного отдела
- Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
- Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
- Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
- Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
- Проводить анализ тендерных продаж/закупок.
Функциональные обязанности сотрудников
Разработка необходимой документации для участия в тендерах, проверка документов на соответствие требованиям;
Отслеживание актуальной информации о торгах из различных источников;
Согласование с руководителем компании участие в торгах, ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности;
Планирование подготовки документов к предстоящим торгам, своевременная корректировка документации;
Подготовка документов к отправке и контроль за их отправкой;
Составление отчетной документации;
Анализ проведенных закупок/продаж;
Хранение документации, связанной с тендерными закупками в течение пяти лет.
Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела
Любому человеку для достижения результата нужна мотивация. Сотрудники тендерного отдела тому не исключение. Мотивировать сотрудников можно несколькими способами.
- Фиксированный оклад + премия за успешно проведенную сделку
- фиксированный оклад + процент от суммы выигранного тендера
- Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку - возможен в крупных структурах, например, таких, как Департамент Здравоохранения Москвы либо Лукойл закупки, когда количество заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров.
Резюме
Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.
Принято решение о создании тендерного отдела - не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.
Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.
Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах.
Вы настроены на результат - пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели - премирование сотрудников за успешно завершенные сделки.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
1.2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
1.4. Специалист по тендерам должен знать:
§ Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
§ Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
§ Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
§ Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
§ Правила ответов на запросы котировок, предложений
§ Методы работы со средствами массовой информации;
§ Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
§ Основы ценообразования и ценовой политики;
§ Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
§ способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
§ Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
§ Правила внутреннего трудового распорядка;
§ Правила и нормы охраны труда;
§ Этику делового общения.
1.5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
1.6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
1.7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
1.8. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
1.9. Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
1.10. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.
1.11. Оперативно подготавливать полный пакет документов.
1.12. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
1.13. Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).
1.14. Оформлять конкурсные заявки.
1.15. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
1.16. Одновременно вести несколько проектов.
1.17. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
1.18. Заключать договоры, контракты.
1.19. При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
1.21. Вести установленную отчетность.
Специалист по тендерам имеет право:
2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
2.2. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.
С инструкцией ознакомлен
и обязуюсь выполнять: ______________________________________
начальника отдела тендеров и государственных поставок
[наименование организации, предприятия, учреждения]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела тендеров и государственных поставок, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела тендеров и государственных поставок относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.2. На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.
1.3. На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].
1.4. Начальник отдела тендеров и государственных поставок должен знать:
Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;
Нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;
Конституцию Российской Федерации;
Международные нормы размещения государственных заказов;
Российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
Антимонопольное законодательство Российской Федерации;
Планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
Порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
Критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
Порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
Особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
Размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
Эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
Обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
Информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
Структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
Управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
Специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;
Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
Гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];
Основы менеджмента, управления персоналом;
Основы управления проектами;
Правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];
1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].
1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].
2. Должностные обязанности
На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.
Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];
Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
Требования к качеству товаров;
Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
Методы и порядок закупок;
Порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
Порядок расчетов по договорам;
Организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;
Базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
Организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];
Формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
Проверка количества и качества внутренних поставок;
Осуществление своевременного отбора поставщиков;
Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
Анализ склада, планирование темпа закупок;
Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
Организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];
Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
Осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
Действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
Знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;
Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;
Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];
Запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
Принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
Вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
Повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
Причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]