Kako napisati poslovno pismo zamolnice. Zamolnica

Zamolnica

Pismeni zahtjev upućen predstavnicima organizacije (obično se šalje na ime čelnika) ili određenoj osobi, sastavljen radi dobivanja informacija, pristupa poslovnim dokumentima ili sa zahtjevom za obavljanje bilo kojeg posla, naziva se pismo zamolnice. Prema pravilima uredskog rada, primatelj korespondencije mora bez izostanka dati odgovor na takvo pismo.

Uzorak pisma zahtjeva

Pravila za pisanje zamolnice u skladu su s općeprihvaćenim kanonima poslovne korespondencije. Oblik adrese pisma koje sadrži zahtjev najčešći je u poslovnoj korespondenciji, stoga nudi razne mogućnosti pisanja. Najopćenitije preporuke koje se mogu dati kao pomoć sastavljaču takvog pisma su pridržavanje jednostavnog i sažetog stila prezentacije s obveznim specifičnostima radnji koje je potrebno izvršiti, na primjer: "Molim vas, pomozite ..." , “Molim vas...” (konkretna radnja je naznačena dalje), “Nadam se vašoj podršci u dobivanju...” itd.

Službena zamolnica u pravilu je napisana na memorandumu pošiljatelja iu svojoj strukturi sadrži sljedeće odjeljke:

pojedinosti koje ukazuju na registracijski broj odlazne korespondencije i datum nastanka pisma

osobni podaci autora korespondencije (pozicija i puno ime)

naslov pisma koji opisuje bit zahtjeva

apel s poštovanjem prema primatelju poruke, koji najčešće počinje s "Dragi ..."

bit zahtjeva s navođenjem radnje koju pošiljatelj želi pokrenuti svojom žalbom

u tekstu pisma, u nekim slučajevima, prikladno je upotrijebiti izraz o navodno uspješnom rješavanju slučaja, na primjer: "Unaprijed hvala na sudjelovanju ..."

potpis autora zamolnice s njegovim podacima.

Prilikom izrade teksta glavnom zahtjevu može prethoditi preambula, u kojoj je potrebno ukratko navesti razloge za kontaktiranje primatelja. Ako uzorak sadrži više predstavki, dopušteno je upotrijebiti formulacije poput: „I ja tražim ...“, „Istovremeno s gornjim zahtjevom, apeliram na Vas sa ...“. Svako novo pitanje za razmatranje treba iznijeti u posebnom stavku. Prema pravilima poslovnog dopisivanja, odgovor na složeni zahtjev može se poslati u jednom dopisu, s komentarima na svaki zahtjev.

Ova vrsta korespondencije smanjuje količinu tijeka rada i vrijeme utrošeno na čitanje i obradu pristigle dokumentacije.

U slučaju da priroda korespondencije dopušta određivanje roka za razmatranje zahtjeva i dobivanje rezultata, potrebno je u tijelu pisma ispravno izraziti želju za dobivanjem odgovora u propisanom roku.

U svakom slučaju, poslovno pismo mora sadržavati kontakte pošiljatelja. Ti su podaci naznačeni tako da, ako je potrebno, primatelj pisma ima mogućnost izravno kontaktirati pošiljatelja zahtjeva.

preuzimanje datoteka

Uzorak zamolnice: pismo-prosba.doc (preuzimanja: 8038)

Zamolnica je zahtjev za dobivanje potrebnih informacija, roba, usluga, dokumenata, davanje preporuka, organiziranje sastanka i sl. Prilikom njegovog sastavljanja potrebno je obrazložiti potrebu ispunjenja zahtjeva. Može se uputiti određenom pojedincu ili pravnoj osobi – organizaciji. Ova vrsta pisma može sadržavati više od jednog zahtjeva.

Kako napisati zamolnicu

Zamolnica ima strukturu sličnu općoj strukturi poslovnog pisma i po obliku je gotovo identična zamolnici. Njegova registracija se provodi na memorandumu organizacije. Obično ga potpisuje čelnik organizacije ili ovlaštena osoba.

Primjeri izraza poslovnog pisma - zahtjevi

Razlog zahtjeva:

U vezi s&hellip

Uzimajući u obzir&hellip

Pogledaj&hellip

Dolazi iz & hellip

Redom&hellip

Na temelju&hellip

prema&hellip

Prema&hellip

Tekst zahtjeva:

Molimo razmotrite/dostavite/izvedite/obavijestite/obavijestite/pošaljite &hellip hitno

Apeliramo na Vas sa zahtjevom&hellip

Molimo vašu pomoć u&hellip

Tražimo vaš pristanak za&hellip

Također vas pitajte&hellip.

Pismo zahtjeva zahtijeva pisanje pisma odgovora.

POSLOVNA PISMA

Zamolnica je možda najčešći oblik poslovne korespondencije. Ne može se pobrojati broj situacija koje zahtijevaju podnošenje zahtjeva u ime pravne ili fizičke osobe. To je primanje informacija, uzoraka proizvoda, koordinacija radnji, poticanje na bilo koju akciju itd.

Sastav i struktura pisma zamolnice ne razlikuje se puno od standardnih (vidi Poslovna pisma. Pravila oblikovanja. Struktura pisma). Tekst zamolnice se u pravilu sastoji od dva dijela:

1. Uvod. gdje se u narativnom obliku iznosi bit slučaja, obrazlažu se motivi, razlozi za podnošenje zahtjeva. Ovdje se često koriste sljedeći standardni izrazi:

razlog za molbu Zbog neprimanja. S obzirom na društveni značaj Dok (naša dugogodišnja suradnja). S obzirom (dugotrajna i plodna priroda našeg poslovnog odnosa). S obzirom na neusklađenost vaših postupaka s ranije usvojenim sporazumima.

Zbog kašnjenja u primitku pošiljke.

Na temelju rezultata pregovora o pitanju itd.

Cilj zahtjeva Kako bi ispoštovali naredbu. Kako bi se problem što prije riješio. Dogovarati se oko pitanja. Kako bi se osigurala sigurnost prolaska tereta.

Kako biste izbjegli konfliktne situacije itd.

upućivanje na razloge za žalbu U skladu s ranije postignutim dogovorom ... U vezi sa apelom na nas. Na temelju usmenog dogovora. Na temelju naših telefonski razgovor. Prema vladinoj uredbi.

Prema protokolu o međusobnim isporukama.

Svi gore navedeni izrazi moraju se koristiti uzimajući u obzir kontekst i govornu situaciju.

Gotovo svi standardni izrazi počinju s izvedenim prijedlogom ili kombinacijom prijedloka. Treba obratiti pozornost na pravilnu upotrebu ovih prijedloga uz imenice koje su uglavnom u genitivu i dativu.

2. Zapravo zahtjev. Ovdje ključna fraza slova uključuje riječi nastale od glagola pitati. Njegovo korištenje objašnjava se zahtjevima bontona za poslovne tekstove i psihološkim zakonima poslovne komunikacije – osoba je spremnija pristati izvršiti radnju izraženu u obliku zahtjeva nego u obliku zahtjeva.

U nekim slučajevima, sam zahtjev, izražen opisno, možda neće sadržavati ovaj glagol, na primjer: Nadamo se da ćete smatrati mogućim razmotriti naš prijedlog u navedenom roku.

Zahtjev se može izraziti u prvom licu jednine (Molim.), u prvom licu množine (Molim), u trećem licu jednine (u ovom slučaju koriste se imenice sa zbirnim značenjem: Uprava traži., Uprava traži ., Vijeće radnog kolektiva pita . itd.), iz trećeg lica množine, ako se koristi više imenica sa zbirnim značenjem (pitaju Uprava i Vijeće radnog kolektiva.).

Ako je pismo zahtjeva višedimenzionalno. tada sastav drugog dijela takvog slova može izgledati ovako (dijelovi sastava moraju odgovarati podjeli teksta na odlomke):

Preklinjem. (Molim.)

pitam u isto vrijeme. (Također molim.)

I također pitam. (I također molim.)

Prilikom pisanja zamolnice, trebate uzeti u obzir takve preporuke.

1. Prilikom postavljanja zahtjeva, naglasite svoj ili interes vaše organizacije da ga ispunite.

2. Ni pod kojim okolnostima ne smijete započeti svoje pismo s riječju Molim. - taktičnije je prvo objasniti motive svoje žalbe (čak i ako su svi detalji već dogovoreni s primateljem).

Prilikom formuliranja zahtjeva često se koriste sljedeći standardni izrazi:

Apeliramo (apeliramo) na Vas (vama) sa zahtjevom.

o slanju na našu adresu.

za smjer meni.

o protjerivanju na adresu naše organizacije.

o davanju meni. Pitam (molim) tebe (tebe).

Učinkovito pismo zahtjeva u 5 koraka

Svako pismo zahtjeva treba sadržavati dobro osmišljeno obrazloženje i jasnu izjavu o zahtjevu. Osim toga, možete koristiti tehnike koje povećavaju učinkovitost pisanja.

Korak 1. Koga pitate?

Osobno se obratite primatelju, bolje je - imenom i patronimom:

Dragi Ivane Ivanoviču!, "Dragi gospodine Ivanov!"

“Poštovani kolege!”, “Poštovani menadžeri!”, “Poštovani niži zaposlenici!”, “Poštovani kadrovi!”

Pismo zahtjeva. uzorak zamolnice

Zahtjev je vrsta dokumenta čija je svrha pisanja dobiti bilo kakvu informaciju, potaknuti na poduzimanje bilo kakve radnje, pružiti bilo kakve dokumente. Odnosno, priroda pisma je nekomercijalna.

Zahtjev se može uputiti i određenoj osobi i organizaciji u cjelini. Prema pravilima lijepog ponašanja očekuje se da će adresat odgovoriti na njega.

Ovdje je pismo zamolnice, čiji se uzorak može preuzeti u Wordu.

Pismo je napisano na zaglavlju organizacije (ako postoji, a pismo je napisano u ime organizacije) i mora sadržavati sljedeće blokove:

Šešir. kome i od koga pismo

Glavni dio, uključujući žalbu, izjavu o samom zahtjevu, detaljan opis razloga zašto ovaj zahtjev treba ispuniti (što je vaš zahtjev razumniji, veća je vjerojatnost da će biti ispunjen)

Potpis, datum

U pravilu se u pismima zahtjeva koriste tipične fraze:

“Molimo razmotrite//navedite//ponašanje//prijavite//obavijestite”

"Apeliramo na Vas sa zahtjevom ...", "Molimo Vašu pomoć u ..."

“Tražimo vaš pristanak da…”

“I mi vas pitamo…”

Stil pisma trebao bi biti službeni i poslovni, u skladu sa svim normama poslovne korespondencije.

Ako postoji više zahtjeva, bolje ih je prikazati u jednom pismu zahtjeva, umjesto da pišete zasebno pismo za svaki zahtjev.

Primjeri pisma zahtjeva (glavni dio pisma):

Javljaju vam se mještani sela.... s populacijom od ... ljudi. Trenutačno u našem području nema ISP-a koji pruža pouzdan brzi pristup internetu. Međutim, takva potreba postoji i ova će usluga biti vrlo tražena.

Molimo Vas da razmotrite mogućnost organiziranja namjenske linije za povezivanje na Internet.

Dragi Antone Petroviču!

Obraćaju vam se stanovnici kuća ... ul. Određeno sa zahtjevom za uređenje mjesnog prostora. U dvorištu nema organiziranog mjesta za šetnje s malom djecom. Molimo Vas za pomoć u organizaciji igrališta.

Također postoji akutan problem dostupnosti parkirnih mjesta. U našem dvorištu potrebno je dodatno opremiti parking prostor za odlaganje automobila stanara obližnjih kuća.

Nadamo se Vašem razumijevanju i Vašoj pomoći.

Zamolnica je zahtjev za dobivanje potrebnih informacija, roba, usluga, dokumenata, davanje preporuka, organiziranje sastanka i sl. Prilikom njegovog sastavljanja potrebno je obrazložiti potrebu ispunjenja zahtjeva. Može se uputiti određenom pojedincu ili pravnoj osobi – organizaciji. Ova vrsta pisma može sadržavati više od jednog zahtjeva.

Poslovanje

„Dragi Ivane Ivanoviču!

Vaša tvrtka već nekoliko godina sudjeluje u Programu karijernog vođenja za kandidate, pomažući im u odabiru zanimanja.

Vi ste, kao kadrovski menadžer, zainteresirani za obuku stručnjaka, a mi smo spremni pomoći školarcima da počnu pripremati majstore svog zanata. Do danas je zanimanje menadžera jedno od najčešćih, ali mnogi kandidati nemaju jasnu predodžbu o njegovom značenju.

S tim u vezi, molimo Vas da 23. ožujka u 15.00 sati organizirate sastanak glavnog direktora s kandidatima u bazi Vaše tvrtke.

Pričajući dečkima o tajnama profesije danas, postavljate temelje za sutrašnje školovanje pravih profesionalaca. Možda će za nekoliko godina jedan od njih odvesti vašu tvrtku na novu razinu razvoja.

Uz poštovanje i zahvalnost,

Direktor centra za zapošljavanje

P.P. Petrov"

O dobrotvornoj pomoći

Desni stupac tablice sadrži cijeli tekst pisma, lijevi stupac navodi korištene tehnike.

Počinjemo s komplimentom primatelju	Poštovani Pavle Ivanoviču! Vaše je poduzeće jedno od najvećih u regiji, a vi kao njegov čelnik dio ste poslovne elite naše regije.
Primatelju nudimo atraktivnu priliku	Poslovni, poduzetni ljudi su u svakom trenutku nastojali ne samo postići materijalni uspjeh, već i ostaviti trag u povijesti grada, regije, zemlje, ostati zapamćen po dobrim djelima.
Pokazujemo kako možemo pomoći u realizaciji ove prilike	A danas, kada se naša zemlja oslanja na mlade, teško je pronaći potrebniji, svetiji cilj od pomoći mladićima i djevojkama iz nefunkcionalnih obitelji. U našem gradu ima onih koji već pružaju takvu pomoć - pod pokroviteljstvom Ureda gradonačelnika na donacije građana djeluje naš dobrotvorni centar „Baština“ koji teške tinejdžere podučava narodnim zanatima.
Pokazujemo važnost našeg zahtjeva. "Uzimamo dušu"	Djeca iz teških obitelji često nemaju dovoljno topline, a jedan od najtoplijih, najsunčanijih zanata je lončarski zanat. Stoga želimo u našem centru otvoriti lončarsku radionicu. Izradom tradicijske keramike i suvenira za posjetitelje centra i turiste djeca će moći savladati novo zanimanje i zaslužiti zahvalnost drugih – a to je vrlo važno za njihovu socijalnu prilagodbu.
Izjavljujemo zahtjev	Za opremanje lončarske radionice potrebna vam je peć za pečenje keramike - molimo vas da nam pomognete u nabavi iste. Trošak peći s instalacijom je 2 milijuna rubalja.
Napravimo korak u našem smjeru	Svi projektantski predračuni za njegovu kupnju i ugradnju su već izrađeni, a mi ćemo vam ga rado dostaviti kako biste znali kako će se točno utrošiti vaša sredstva.
Da rezimiramo: ako pomognete, bit će sreće

U poslovnom prometu dokumenti su strogo službeni, sastavljeni prema jedinstvenom modelu ili u skladu s prihvaćenim standardima (na primjer), i gotovo neformalni, sastavljaju se kada trebate riješiti neočekivani problem, zatražiti pomoć ili izraziti zahvalnost. Pogrešno se vjeruje da je "slobodni" oblik lakši za korištenje; naprotiv, da biste napisali uvjerljivu žalbu ili pismo, morat ćete se mnogo više potruditi nego ispuniti jedinstveni obrazac.

Druga kategorija dokumenata uključuje niz zamolnica, čiji se uzorci mogu naći u nastavku. Kompetentno i jasno sastavljanje takve poruke ponekad nije manje važno od. Slijede primjeri pisama zahtjeva za pomoć, upute korak po korak o stvaranju savršenog dokumenta i savjetima za njegovo slanje primatelju.

Upute za pisanje zamolnice

A poruke u kojima se traži pomoć, i to iz očitih razloga, ne mogu se sastaviti prema jednom modelu: korištenjem jedinstvenog obrasca jednostavno je nemoguće prilagoditi se specifičnim okolnostima. Uostalom, kako bi zahtjev imao željeni učinak, iznimno je važno uzeti u obzir osobnost primatelja, njegov društveni status, trenutno financijsko stanje i druge čimbenike. Osim toga, pismo bi trebalo imati izražen povjerljiv karakter: ako je riječ o strogo službenom dokumentu, adresat, koji je prema zadanim postavkama u povoljnijem položaju, vjerojatno će radije odgovoriti odjavom ili jednostavno odbiti dijalog slanjem poruku u koš za smeće.

Važno: u cijelom pismu potrebno je pridržavati se toplog i puna poštovanja. Ne smijemo zaboraviti da pismo zahtjeva nije službeni zahtjev, primatelj ga može slobodno zanemariti ili odbiti. Samo poštovanje bez dovoljne motivacije neće dati rezultate, ali će barem moći zadržati pozornost čitatelja, prisiljavajući ga da dođe do kraja teksta.

Prije nego počnete pisati zamolnicu za rješavanje problema, odgodu plaćanja ili davanje popusta, logično je odlučiti se za primatelja. Ovisno o okolnostima, to mogu biti:

• privatna osoba - na primjer, bogati investitor ili utjecajni znanstvenik;
• individualni poduzetnik ili vlasnik društva s ograničenom odgovornošću;
• pravnu osobu u cjelini, ako pošiljatelj ne zna ime direktora ili mu nema smisla tko će točno odgovoriti na poruku;
• državni službenik bilo koje razine - od gradonačelnika malog grada do guvernera ili odgovornog šefa bilo koje strukture.

Naravno, pismo upućeno prosječnom poduzetniku bit će vrlo različito po duhu od službenog pisma u kojem se traži pomoć predsjedniku državne korporacije. Međutim, struktura svih pisama zahtjeva je približno ista; dovoljno je da sastavljač sam shvati koji elementi moraju biti prisutni u bilo kojem slovu, koji se mogu mijenjati, a koje je bolje potpuno napustiti. To je mnogo teže učiniti, ali je ipak moguće. Sljedeće upute pomoći će vam razumjeti situaciju.

Drugo pitanje koje treba razjasniti prije pisanja pisma zahtjeva je struktura dokumenta. Kao što je već spomenuto, ne postoji jedinstveni oblik poruke, ali je opći plan svih poslovnih pisama gotovo isti - treba ga slijediti. Formalni ili poluslužbeni zahtjev za pomoć, pomoć ili usluge sastoji se od sljedećih blokova:

1. "Šešir". Sastoji se od logotipa organizacije, dodatnih uzoraka (preporuča se koristiti ne dionički, već vlastiti dizajn; za to ne škodi angažirati profesionalnog dizajnera) i naziva organizacije koja šalje, ako potonji nije dio logo. Suprotno uvriježenom mišljenju, uključite državne simbole u "kapu" Ruska Federacija, uključujući zastavu i grb, nije obvezno, posebno ako je pošiljatelj fizička osoba, samostalni poduzetnik ili mala tvrtka koja nema veze s državnim tijelima. Malo je vjerojatno da će prisutnost zastave i grba utjecati na odluku primatelja, ali (ako se koriste nestručno) ovi će atributi navesti čitatelja da posumnja u vjerodostojnost podnositelja zahtjeva.
2. Uvodni dio. Uključuje:
   • službeni nazivi tvrtke pošiljatelja (puni i skraćeni) ili prezime, ime i patronimik pošiljatelja zamolnice;
   • pojedinosti o adresatu, uključujući TIN, PSRN, statističke kodove, registracijske brojeve i tekući račun;
   • kontakt podaci: puna adresa s poštanskim brojem, telefonski brojevi, adresa e-pošte, messenger računi i na društvenim mrežama i tako dalje;
   • izborno - ime ili prezime, ime i patronimiju primatelja, ovisno o tome radi li se o pravnoj ili fizičkoj osobi;
   • pozdrav odvojen od glavnog teksta praznim redom i istaknut većim fontom;
   • naznake na temelju žalbe (pojava kašnjenja, analiza rezultata, prisutnost usmenog dogovora, telefonski razgovori i tako dalje);
   • imenovanje zamolnice (otklanjanje nastalih nesporazuma, brzo rješavanje problema ili hitna pomoć bilo kojoj osobi).
3. Glavni tekst. U tijelu pisma treba navesti (ako je moguće kratko, razumljivo i na književnom ruskom) bit zahtjeva: platiti dug, izvršiti popravke, pružiti financijsku pomoć skloništu ili dati popust. Na samom početku teksta valja naglasiti da je pismo upravo molba; najlakši način za to je korištenje odgovarajućih izvedenica: “Iskreno molim”, “Pitamo vas”, “Naša organizacija pita”, “Pitam vas” - i druge. Kao što je već spomenuto, pismo zamolnice nije zahtjev, a još manje naredba, stoga je od početka do kraja poruke potrebno strogo pridržavati se tona poštovanja, ne zaboravite da je osoba o kojoj se radi u ovom slučaju pošiljatelja, a ne čitatelja. Iznimka su samo poruke sa zahtjevom za otplatom duga; ali u ovom slučaju ne treba zaboraviti na poštovanje prema adresatu. Također ne škodi dodati nekoliko toplih riječi na početak pisma (ako su pošiljatelj i primatelj dobro upoznati) ili službene pohvale ako sastavljač i primatelj nisu prethodno komunicirali ili se interakcija odvijala u strogo poslovnom okviru . Ako jedno slovo sadrži nekoliko bitno različitih ili međusobno povezanih zahtjeva, svaki od njih mora dobiti svoj odlomak, ili još bolje, izraditi popis s grafičkim oznakama koji ima značajnu vizualnu prednost u odnosu na čvrsti tekst.
4. Zaključak. Ako pismo ima posebno značenje za pošiljatelja, ovdje vrijedi još jednom (kratko i uvjerljivo) pozvati čitatelja na akciju. To se može učiniti kako s dvije ili tri rečenice, koje su kvintesencija glavnog teksta, tako i uz pomoć slogana koji privlači pažnju. Međutim, nemojte se previše zanositi; Zahtjev mora biti povjerljiv, a ne komercijalan ili promotivni. Neka njegov stil bude nekompliciran, a ne namjerno prilagođen, ubacujući čitatelju sumnju u iskrenost pošiljatelja. To je osobito važno ako pismo sadrži zahtjev za pomoć ili pomoć.
5. Rastanak i potpis. nije uvijek postavljeno. Ako je svrha dokumenta traženje pomoći ili podrške, ima smisla koristiti drugu formulu umjesto ove formule, na primjer, "Unaprijed hvala", "Unaprijed hvala", "Hvala na pažnji", "Hvala puno vam na pomoći”, i tako dalje. Koja god fraza bila upotrijebljena, ona je svakako i bezuvjetno odvojena od samog potpisa zarezom, a također, ako prostor dopušta, novim redom. Interpunkcijski znak u ovom slučaju nema funkcionalno, već grafičko značenje, što čitatelju olakšava percepciju teksta; isto vrijedi i za prijenos potpisa u sljedeći redak.
6. Datum i pečat. Odmah nakon potpisa na dnu pisma potrebno je upisati datum njegovog sastavljanja ili, ako je unaprijed napisan, datum slanja. Stavljanje pečata i osobnog potpisa nije obavezno, ali vrlo poželjno: to je još jedan znak poštovanja prema primatelju. Čak i ako je poruka poslana u elektroničkom obliku (iako je preporučljivo koristiti papirnate dokumente), na kraju stranice vrijedi staviti elektroničke kopije pečata (pečata) i osobnog potpisa pošiljatelja ili dokument ovjeriti pojačanim digitalni potpis.

Savjet: ako je primatelju važno da u određenom roku dobije odgovor na pismo zahtjeva, potrebno je to navesti u glavnom tekstu: na primjer: „Vaš odgovor čekamo najkasnije do...“ ili „ Nadamo se da ćemo dobiti pojašnjenja prije ...”. U suprotnom, primatelj, koji nije vezan nikakvim obvezama u vezi s dokumentom, može odgoditi odgovor, što će stvarati dodatne poteškoće za pošiljatelja.

Prilikom slanja pisma zamolnice za pomoć ili otplatu duga, potrebno je napomenuti da je u organizacijama tajnik ili ovlaštena osoba odgovorna za obradu pristigle korespondencije. Dakle, podnositelj zahtjeva koji želi da njegovu poruku pročita izravno voditelj ili ravnatelj mora na omotnici napraviti bilješku “Osobno u ruci”, “Povjerljivo” ili “Na razmatranje... (prezime i inicijali primatelja)”. No, ako dokument sadrži zahtjev koji ne utječe na osobnu, poslovnu ili industrijsku tajnu, neće biti ništa katastrofalno ako poruku prvo pročita i registrira tajnik, a tek onda se prenese direktoru ili voditelju.

Nekoliko savjeta za pisanje pisma s molbom za pomoć:

1. Pismo mora biti napisano na dobrom ruskom jeziku, bez grešaka i tipkarskih pogrešaka. To nije samo znak pismenosti pošiljatelja, već i dokaz njegovog poštovanja prema primatelju. Ako se sastavljač dokumenta nije pobrinuo da ponovno pročita tekst, u najmanju ruku je nerazumno govoriti o iskrenosti lijepih riječi koje je uputio prema primatelju.
2. Ako nije moguće koristiti memorandum (na primjer, jednostavno ne postoji), barem pokušajte odabrati atraktivan font koristeći različite veličine i stilove. Zamolnica mora biti ne samo uvjerljiva, već i ugodna oku - inače adresat ne može izdržati i prekinuti čitanje u sredini, a da ne dođe do točke.
3. Imajući na umu da poruka u kojoj se traži pomoć ili pomoć nije striktno službeni dokument, pri pisanju je potrebno izbjegavati birokratske zaokrete i preduge rečenice. Što je primatelju lakše pročitati dokument i razumjeti bit žalbe, veća je vjerojatnost da će odgovoriti i poduzeti potrebne mjere.

Greške prilikom pisanja pisma zahtjeva

Da biste konačno razumjeli pravila i značajke pisanja pisama zahtjeva, trebali biste razmotriti mali primjer koji sadrži pogreške tipične za neiskusne autore:

Dragi Valensky A.D.!

Molimo da donirate u naš Zaštitni fond divlji ježevi Moskovska regija bilo koji iznos, počevši od 500 tisuća rubalja. Vaš odgovor čekamo najkasnije do 25. kolovoza tekuće godine. Naš tekući račun je 1234567890.

Petrov L. M., zamjenik prvog predsjednika Zaklade.

Popis grešaka u pismu i primjeri točnih rješenja:

1. "Dragi Valenski A.D!". Ispravna opcija:"Dragi Andrej Denisoviču!" (Spominjanje imena i patronima bolje funkcionira za primatelja nego hladno formalno obraćanje prezimenom).
2. U zamolnici u potpunosti nedostaje prijateljskih riječi i komplimenata. Ispravna opcija:„Znamo da se dugo i produktivno bavite obnavljanjem rijetkih populacija ježeva i imate svoj mali zoološki vrt, a ujedno ste i dobitnik državne nagrade „Pomozite ježevima“ za 2009., 2011. i 2015. godinu. ”
3. U primjeru nema uvjerljivog argumenta. Ispravna opcija:“Ne samo da provodite neovisna istraživanja i komunicirate s vodećim stručnjacima iz područja eugenike ježa, već aktivno pomažete raznim ekološkim organizacijama, a također ste u više navrata izrazili želju da sponzorirate bilo koju akciju vezanu uz stvaranje povoljnog emocionalnog okruženja za ove sisavce .”
4. "Molim donirajte..." Prilikom pisanja jednoj osobi, posebno u poslovnom pismu, a posebno ako sadrži zahtjev, potrebno je zamjenicu "Vi" pisati velikim slovom. Korištenje drugačijeg pravopisa jasan je znak nepoštivanja ili barem nepažnje prevoditelja, što je u takvoj poruci potpuno neprimjereno. Točan primjer:"Molim vas donirajte."
5. U glavnom dijelu zamolnice ili premalo ili previše specifičnosti. Bit rada Fonda treba detaljnije opisati, ali u isto vrijeme čitatelju treba dati mogućnost izbora iznosa donacije. Nema očite potrebe za navođenjem određenog datuma za primanje odgovora: njegovo spominjanje mora biti ili potkrijepljeno ili isključeno iz tijela pisma. Točan primjer: « U vezi s vašim zanimanjem za problem, iskreno vas molimo da date izvedivu donaciju našoj Zakladi, koja od 2009. godine prikuplja podatke o broju populacija ježeva u Moskovskoj regiji i uvjetima za njihovo postojanje, kao i razvoj projekata za preseljenje životinja u nepovoljnom položaju na udobnija mjesta. Možete izvršiti prijenos na naš tekući račun 1234567890 ili kontaktiranjem našeg predstavnika, odaberite bilo koji drugi prikladan način pomoći ježevima. Ako vam nije teško, odgovorite na dopis najkasnije do 25. kolovoza ove godine: već početkom rujna krećemo s velikim i skupim projektom u kojem možete sudjelovati i vi.”
6. Nedostaje u gornjoj zamolnici i zaključku. Točan primjer: Nadamo se Vašem razumijevanju i suosjećanju. Uvijek smo spremni odgovoriti na sva pitanja i uzeti u obzir dostupne komentare. Zdravi i sretni ježevi budućnost su naše ekologije!”.
7. U poruci u kojoj se traži donacija ne postoji konačna formula ljubaznosti. To, kao i većina drugih grešaka, ukazuje ili na nesposobnost pošiljatelja da sastavi poslovno pismo (kako mu se onda može povjeriti novac?), ili na njegovo očito nepoštivanje primatelja. Točan primjer:

Unaprijed zahvaljujemo na pomoći!

Zamjenik prvog predsjednika Zaklade

L. M. PETROV

Uzorak pisma zahtjeva

Iako su pisma zamolnica napisana u slobodnom obliku, prevoditelju će biti korisno, posebice onima koji nisu imali takva iskustva, da se upoznaju s uzorcima najčešćih poruka.

O dodjeli novca

Ako trebate zatražiti pomoć ili pomoć od investitora, sponzora ili zajmodavca, trebali biste izdati pismo u kojem tražite sredstva.

O isporuci robe

Ponekad je potrebno zamoliti dobavljača da pomakne vrijeme isporuke robe u jednom ili drugom smjeru ili naručiti novu seriju što je prije moguće.

O odgodi plaćanja

O smanjenju stanarine

Ako je najmodavac odlučio povisiti najam, ili je nakon nekog vremena nakon potpisivanja ugovora najmoprimac shvatio da može potrošiti manje, možete pokušati ispraviti situaciju slanjem pisma drugoj strani s molbom da smanje najamninu.

O sniženju

Ne uvijek sam prodavač proizvoda ili usluge nudi redovitim ili posebno isplativim kupcima sudjelovanje u programu popusta. Kako bi se postigla pravda, uz održavanje izvrsnih odnosa između stranaka, pomoći će poslati pismo u kojem se traži popust.

O plaćanju duga

S vremena na vrijeme i najpristojniji zajmoprimac ili klijent zaboravi na sljedeću ratu ili obvezu plaćanja kupnje. Pismo kojim se traži plaćanje duga pomoći će mu da mu se nježno ukaže na neprimjereno ponašanje.

O pomoći u rješavanju problema

Ako problem nije isključivo u financijskoj sferi, a građaninu ili organizaciji treba sveobuhvatna pomoć, iz situacije se mogu izvući sastavljanjem i slanjem pisama nekolicini utjecajnih primatelja tražeći pomoć u rješavanju problema.

Značajke slanja pisma zahtjeva

Postoji nekoliko smjernica za slanje službenih poruka u kojima se traži pomoć ili pomoć:

1. Bolje je koristiti ne elektroničke, već papirnate verzije dokumenta poslano kurirskom službom ili preporučenom poštom putem ruske pošte. Takav pristup će pokazati ne samo poseban interes pošiljatelja, već i njegovu spremnost da ode kako bi dobio odgovor na određene troškove, što će zasigurno ostaviti pozitivan dojam na primatelja.
2. U nekim slučajevima ima smisla napisati pismo rukom(naravno, čitanim i oku ugodnim rukopisom) i na dobrom papiru. Malo je vjerojatno da je ova metoda prikladna za masovne slanje pošte, ali će svakako pomoći zainteresirati određenog primatelja.
3. Pisma moraju biti upisana u dnevnik odlaznih dokumenata organizacije koja šalje, a po primitku - u dnevniku pristiglih dokumenata primatelja. Ako je prepiska između pojedinaca, nema potrebe registrirati poruke.

Sumirati

Pismo u kojem se traži pomoć treba biti napisano ispravno i što je kraće moguće. Za izradu dokumenta bolje je koristiti memorandum, a ako to nije moguće, barem pokupite atraktivne fontove. Bolje je poslati gotovo pismo kurirskom službom ili poštom.

Poruka mora sadržavati preambulu, nekoliko ljubaznih riječi upućenih primatelju, obrazloženje i bit zahtjeva. Na kraju, trebali biste koristiti tradicionalne formule ljubaznosti: "Unaprijed hvala" ili "S poštovanjem". Preporuča se ovjeriti dokument potpisom čelnika i pečatom ili pečatom organizacije, a ako ga šalje e-mail- skenirane slike otiska potpisa i pečata ili digitalnog potpisa.

16travanj

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o poslovnim pismima.

Danas ćete naučiti:

1. Zašto poslovna korespondencija nije izgubila na važnosti;
2. Što su poslovna pisma i kako se sastavljaju;
3. Kako napisati poslovno pismo.

Sada je izvan naših prozora vrijeme visokih tehnologija i interneta. No poslovna korespondencija nije izgubila na važnosti i važnosti, jednostavno je prešla u druge medije. Zašto je važno znati sastavljati i oblikovati poslovna pisma, razgovarajmo danas.

Zašto vam je potrebna poslovna korespondencija

Prije svega, to je prilika za razmjenu mišljenja, prijedloga i razmišljanja sa zaposlenicima ili poslovnim partnerima. Uz pomoć korespondencije iznose tvrdnje, zahtjeve, razjašnjavaju nesporazume između tvrtki.

Poslovna korespondencija je jedna od varijanti službene.

Razlike između poslovnih pisama i drugih

Glavne razlike su sljedeće:

• Stil prezentacije;
• Rječnik koji ne dopušta živopisno izražavanje emocija;
• Izdaje se na službenom zaglavlju tvrtke;
• Font nije premali, ali ni velik, dok je u cijelom tekstu isti;
• Rijetko zauzimaju više od 1 stranice;
• Prisutnost stroge službene podređenosti.

Vrste poslovnih pisama

Sva poslovna pisma mogu se uvjetno podijeliti u nekoliko skupina. Na svakom ćemo se detaljnije zadržati i dati kratak opis.

Pisma na koja ne treba odgovarati.

• Jamstveno pismo;
• Prateći;
• Informativni;
• Pismo upozorenja;
• Pismo podsjetnika.

Pisma na koja je potreban odgovor.

• Apel;
• Rečenica;
• Zahtjev;
• Zahtjev;
• Peticija.

nekomercijalna pisma.

• Pozivno pismo;
• pisma sućuti;
• Zahvalna pisma;
• Pisma koja obavještavaju o nečemu;
• Pisma s preporukama;
• jamstvena pisma;
• Pisma koja potvrđuju da je roba primljena, usluga pružena i tako dalje;
• Čestitke u raznim prilikama;
• Zamolnica;
• Uputna pisma;
• Popratna pisma.

Komercijalna pisma.

Obično se koriste prije sklapanja sporazuma, kao i tijekom važenja ugovora.

To uključuje:

• Pisma s odgovorima na upite;
• izravan zahtjev;
• - dopis u kojem se predlaže sklapanje posla ili sklapanje sporazuma;
• Zahtjev;
• Podsjetnik;
• Pismo koje sadrži upozorenje o raskidu ugovora ili potrebi ispunjavanja obveza i sl.

Ako govorimo o klasifikaciji po strukturi, onda postoje 2 vrste poslovnih pisama:

• Sadrži tekst autora i napisan u slobodnom obliku;
• Sastavljeno prema strogom obrascu.

Po adresatima.

• Cirkular - pismo koje se šalje na više primatelja;
• Normalno - šalje se jednom primatelju u ime jedne osobe;
• Kolektivno - šalje se jednom primatelju, ali od više osoba.

Pisma se također dijele prema obliku u kojem su poslana:

• Poslano kao faks poruka;
• poslano e-poštom;
• Oni su poslani u običnim kuvertama.

Postoje vrste pisama koja bi iz etičkih razloga trebala biti pisana rukom, a ne otkucana. Ovo se odnosi na sućut i čestitke.

Tajne ispravnog dizajna

Tekst pisma podijeljen je na uvodni, glavni i završni dio. Oni su logički povezani jedno s drugim. Uvodni dio uključuje okolnosti koje su dovele do nastanka pisma, a glavni dio je sam sadržaj. U završnom dijelu se zbrajaju rezultati koji izražavaju zahtjev, odbijanje i tako dalje.

Općenito, poslovna korespondencija sa svom odgovornošću može se nazvati umjetnošću, jer je potrebno naučiti kako ga ispravno voditi, u skladu sa svim zahtjevima. Uostalom, najčešće razmišljamo samo o tome da su informacije jasno predstavljene, ali zaboravljamo da se pismo može smatrati licem tvrtke.

Stilistika.

Svako se slovo drži u strogom poslovnom stilu, koriste se govorna sredstva tipična za službene dokumente.

Zahtjevi za prezentiranje informacija.

Sve informacije sadržane u pismu navedene su kako slijedi:

• Adresirano, namijenjeno određenoj osobi;
• Od datuma pisanja, sve informacije moraju biti ažurne;
• Pouzdano;
• Nepristrano;
• Argumentirano;
• Koliko god je to moguće da se na temelju toga može donijeti odluka.

Oblik.

Prije svega, pismo se sastavlja na memorandumu koji je brendiran za tvrtku.

• Za pisanje poslovnog pisma koriste se A4 listovi;
• Lijeva margina obrasca mora biti najmanje 3 cm, jer će nakon nekog vremena biti poslana u registrator;
• Navodi se naziv tvrtke, njena pravna i stvarna adresa, e-mail adresa;
• Bolje je koristiti standardni font Times New Roman, veličine 12. Najoptimalniji je i dobro se percipira pri čitanju;
• Dopušteno je izdavati poslovna pisma bez upotrebe memoranduma, tada ipak trebate dati podatke iz obrasca.

Ako se pismo odnosi na velike transakcije povezane s financijama ili povjerljivim informacijama različite prirode, pošaljite takva pisma faksom ili na u elektroničkom formatu Nije preporučeno. Bolje na starinski način, u običnoj papirnatoj omotnici.

Numeracija.

Ako se pismo sastoji od nekoliko stranica, onda su numerirane, počevši od druge. Brojevi su upisani na vrhu u sredini arapskim brojevima. Ne stavljajte točke pored broja.

Podjela na dijelove.

To znači podijeliti pismo na odlomke. Tekst ne bi trebao ići u neprekidnom toku, tako da se jednostavno neće percipirati. Podjelom na odlomke možete vidjeti gdje jedna misao završava, a druga počinje.

Dostupnost popravaka.

Ispravci i pogreške pri upisu, kao i brisanja su nepoželjni. Pismo mora biti pravilno sastavljeno, a tekst se ispisuje u intervalima od 1,5 - 2.

Korišteni detalji.

Naznačit ćemo samo glavne, budući da smo o njima već ukratko govorili malo ranije:

• Ako je poduzeće u državnom vlasništvu, koristi se grb Ruske Federacije. Nalazi se u sredini službenog obrasca;
• Naziv tvrtke u cijelosti;
• Brojevi faksa i telefona;
• Broj bankovnog računa;
• Adresar - osim toga, naziv tvrtke adresata koristi se u nominativu, koristite dativ za označavanje položaja i prezimena primatelja;
• Ako primatelj ima akademski stupanj ili zvanje, naznačiti ga ispred prezimena osobe;
• Svi rekviziti pišu se u novom retku i velikim slovom.

Poslovno pismo nakon sastanka

Održali ste poslovni sastanak, postojala je određena perspektiva za. Kako to odražavati u pismu, raspravljat ćemo dalje.

1. Prije svega, na početku pisma navedite datum i vrijeme vaše komunikacije s potencijalnim partnerom, čak i ako je od sastanka prošlo nekoliko dana.
2. Izbjegavajte pogreške ili pretjerano složene fraze: neka pismo bude kratko i jasno, ali na takav način da ga primatelj želi pročitati.
3. Navedite o čemu je bio razgovor. Na primjer: " Razgovarali smo o tome koliko će koštati vaza u venecijanskom stilu.”
4. Pobrinite se da primatelj pisma izrazi svoj stav o temi sastanka.
5. Navedite vrijeme kada možete komunicirati telefonom ili se sastati osobno.
6. Recite primatelju da čekate suradnju s njim: " Nadam se da ćemo imati daljnji poslovni odnos s vama«.
7. Završite pismo sljedećim ili sličnim izrazom: Najbolje želje...».

Pošaljite poslovna pisma e-poštom

Nemoguće je zanemariti zahtjeve za njihov dizajn, jer se sada sve više pisama izdaje u elektroničkom obliku nego u papiru. Ipak je 21. stoljeće.

Nije teško pripremiti poslovni e-mail, zahtjevi za registraciju su identični tradicionalnim pismima. Jedino što takvo pismo uvijek treba imati naslov (ili predmet) kako se jednostavno ne bi izgubilo u toku dokumentacije.

Osim toga, kada se na takvo pismo odgovori, bolje je ne mijenjati temu pisma, pa ćete brzo shvatiti o čemu se radi ako dobijete puno mailova.

Također, ne biste smjeli koristiti najsuvremenije softvere kada pravite priloge takvim pismima, daleko je od činjenice da vaš primatelj ima isto. Ako ga nema, pismo se jednostavno neće otvoriti.

Nemojte koristiti emotikone kada pišete poslovnu e-poštu. Tehnologija je odlična, ali pri pisanju koristite poslovni jezik.

Koji je rok za odgovor na pismo?

Ako pismo pripada kategoriji koja zahtijeva odgovor, onda kada odgovoriti ovisi o informacijama sadržanim u pismu:

• Ako primite zahtjev, u roku od tri dana od dana primitka, potvrdite da je zaprimljen. A konačni odgovor može se dati u roku od mjesec dana;
• Ako je riječ o sućuti, ona se može poslati u roku od deset dana nakon što se tužan događaj dogodio;
• Dopušteno je poslati čestitku u roku od 8 dana od trenutka kada ste saznali za svečani datum;
• Ako govorimo o općim pravilima lijepog ponašanja, onda je bolje odgovoriti na pisma u roku od sedam dana.

Kako napisati poslovno pismo: jednostavan jezik o složenom

Razlikujte poslovno pismo i osobnu korespondenciju. Danas smo već više puta govorili o tome koje su to razlike, ne treba ih zaboraviti. Pogledajmo sada pisanje pisma u fazama.

1. faza. Navedite primatelja.

U gornjem desnom kutu obrasca upisujemo prezime, inicijale i poziciju osobe kojoj upućujemo pismo. Ako je primatelj organizacija, navedite njezinu pravnu adresu.

2. faza. Apel.

Stavljamo ga u sredinu forme. Izvodi se s poštovanjem, bez skraćenica i mrlja.

Primjer: Poštovani (ime, patronim)! Također, obraćanje primatelju može se izvršiti s naznakom njegovog položaja. Ali kada se osobi obraćate imenom, to smanjuje psihički stres, ukazuje na to da je poslovni odnos stabilan i uspostavljen.

3. faza. Izjava o svrsi.

Objasnite svrhu pisma, njegovu bit i glavne ideje. Ovaj dio je glavni. Napišite što želite reći, koji je razlog žalbe. Ali ne zaboravite na službeni i neutralni stil.

4. faza. Davanje prijedloga, preporuka.

Gotovo svako poslovno pismo podrazumijeva da će adresat na njega odgovoriti. To ne zahtijevaju uglavnom samo pisma informativne prirode. Stoga ne opišite samo problem, već i predložite kako se on može riješiti.

Ako podnesete pritužbu, zatražite poduzimanje određenih mjera, ali ako ponudite suradnju, recite nam koje su opcije dostupne.

Jednostavno rečeno, onaj tko primi pismo mora vidjeti da ne samo da žele nešto od njega, već i razumjeti kako se to može učiniti.

Kako završiti poslovno pismo

Poslovno pismo mora biti savršeno napisano. Ako se ne poštuju pravopisna pravila, to može negativno utjecati na ugled tvrtke u cjelini. Stoga predlažemo da se sada detaljnije zadržimo na dizajnu završnog dijela poslovnog pisma.

Na kraju pisma sažmite sve što je ranije rečeno. Ali ne vrijedi protezati zaključke na 10 rečenica, uostalom, kratkoća i jezgrovitost se cijene u poslovnim pismima. Bolje je ograničiti se na jednostavne fraze.

Kao osnovu završetka stavit ćemo 2 pokazatelja: trebao bi biti što pristojniji i ispravniji. Postoje različite mogućnosti kako ga izgraditi.

Evo nekoliko primjera:

• Hvala na pažnji ili pomoći: Hvala vam! (Dozvolite mi da vam se zahvalim…);
• Izrazite svoje nade za budućnost: Nadamo se obostrano korisnoj suradnji (Nadamo se da ćemo dobiti odgovor u bliskoj budućnosti...);
• Možete izgraditi frazu s uvjeravanjem primatelja u nešto: Bilo bi nam drago surađivati ​​s vama;
• Pošaljite zahtjev: Molimo prijavite rezultate;
• Žao nam je zbog neugodnosti: Ispričavam se zbog neočekivanog kašnjenja u plaćanju materijala.

Kako se oprostiti od adresata.

Unatoč činjenici da je prepiska službena, možete se oprostiti na različite načine.

Evo nekoliko opcija:

• S poštovanjem…;
• Želimo vam uspjeh...;
• Najbolje želje…

Ispravno smo stavili potpis.

Prilikom potpisivanja pisma navedite svoju poziciju, ime i prezime. Ako sumnjate u prikladnost fraze poput: " S poštovanjem" - samo ga nemoj koristiti.

U potpisu možete navesti svoje kontakte, dodatni telefonski broj ili email adresu kako biste primatelju pokazali da ste spremni za komunikaciju i suradnju s njim.

U sljedećem dijelu našeg članka želio bih govoriti o poslovnim pismima na engleskom.

Poslovna pisma na engleskom

Ne postoji propisani obrazac za sastavljanje takvih dopisa. Sve će ovisiti o tome koja je svrha pisma i tko je primatelj. Evo nekoliko kratkih smjernica za sastavljanje.

Datum pisanja.

Ako pišemo u SAD-u, onda u naznaku datuma prvo stavljamo mjesec, zatim dan, pa tek onda godinu. Ako u UK - datum se stavlja kao u Ruskoj Federaciji. Istodobno, napišite mjesec slovima, izbjegavajte zabunu.

Podaci o primatelju.

• Ako pišete muškarcu, kontaktirajte: g. (upisati prezime);
• Ako je žena koja je udana: gospođa (umetnuti prezime);
• Za neudatu damu: gospođica (umetnuti prezime);
• Ako ne znate status dame: Gospođa (unesite prezime).

Označavanje adrese.

Redoslijed je suprotan onome koji je usvojen u Ruskoj Federaciji: ured, kućni broj, naziv ulice, poštanski broj, naziv države (ako pišemo u SAD), naziv županije i naziv države (ako pišemo u UK).

Kako kontaktirati primatelja.

Standardni pozivi:

• Draga gospođo;
• Dragi gospodine;
• Poštovani gospodine ili gospođo;
• Draga gospođo;
• dragi.

Nakon žalbe stavljamo zarez (ako pišemo u UK) ili dvotočku (ako pišemo u SAD-u). Uskličnik se ne prihvaća.

Predmet.

Obavezno navedite predmet pisma, kao iu Ruskoj Federaciji.

Glavni tekst.

Podijelite ga na odlomke. Ili svaku rečenicu napišite u novom retku.

Kako reći zbogom

Na primjer, ovako: Hvala na pomoći, ostajemo Vaši uistinu"- Hvala, posvećena tebi... iako može biti manje formalno.

Formatiranje potpisa.

Stavljamo potpis ispod paragrafa uz oproštaj, naznačujemo svoje prezime i ime, naziv tvrtke i poziciju.

Dizajniranje aplikacija.

Ako prilažete bilo koji dokument, navedite ovo na kraju pisma: " Enc." i popis aplikacija.

Što pisati velikim slovima.

• Prezimena i inicijale;
• Nazivi tvrtki;
• Imena gradova, država i tako dalje;
• Sve riječi koje označavaju položaj koji se zauzima;
• Prve riječi na rastanku;
• Uvodne napomene.

Prije nego što završimo razgovor, dat ćemo uzorke poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku.

Uzorci poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku

Zaključak

Ukratko, želio bih reći da je poslovno pismo alat za komunikaciju u bilo kojem području djelatnosti. Ako je ispravno napisano, zasigurno će predstaviti vašu tvrtku na pozitivan način.

S druge strane, pismo napisano traljavo, s greškama, najviše može uništiti obećavajući posao. Pišite slova ispravno, a mi smo vam pokušali reći kako to učiniti.