Как да напиша бизнес писмо с молба. Молба

Молба

Писмено искане, адресирано до представители на организацията (обикновено изпратено до името на ръководителя) или до конкретно лице, изготвено с цел получаване на информация, предоставяне на достъп до бизнес документи или с искане за извършване на каквато и да е работа, се нарича писмо с искане. Съгласно правилата за работа в офиса, адресатът на кореспонденцията трябва задължително да даде отговор на такова писмо.

Примерно писмо-заявка

Правилата за писане на писмо с искане са в съответствие с общоприетите канони на бизнес кореспонденция. Формата на адрес на писмо, съдържащо искане, е най-често срещаната в бизнес кореспонденцията, следователно предоставя различни опции за правопис. Най-общите препоръки, които могат да бъдат дадени, за да помогнат на съставителя на такова писмо, са да се придържат към прост и кратък стил на представяне със задължителните специфики на действията, които трябва да бъдат извършени, например: „Моля, помогнете ...“ , „Моля ви ...“ (конкретното действие е посочено по-нататък), „Надявам се на вашата подкрепа за получаване на ...“ и др.

По правило официалното писмо с искане се изписва на бланката на подателя и в своята структура включва следните раздели:

подробности, указващи регистрационния номер на изходящата кореспонденция и датата на създаване на писмото

лични данни на автора на кореспонденцията (длъжност и пълно име)

заглавието на писмото, описващо същността на искането

уважително обръщение към адресата на съобщението, което най-често започва с „Уважаеми ...“

същността на искането с упоменаване на действието, което изпращачът иска да започне с жалбата си

в текста на писмото в някои случаи е подходящо да се използва фразата за предполагаемото успешно разрешаване на случая, например „Благодаря ви предварително за участието ...“

подпис на автора на молбата с посочване на неговите данни.

При изготвянето на текста основното искане може да бъде предшествано от преамбюл, в който е необходимо накратко да се посочат причините за контакт с адресата. Ако образецът съдържа няколко петиции, е допустимо да се използват формулировки като: „Аз също питам ...“, „В същото време с горното искане се обръщам към вас с ...“. Всеки нов въпрос за разглеждане трябва да бъде изложен в отделен параграф. Съгласно правилата за бизнес кореспонденция отговорът на сложна заявка може да бъде изпратен в едно писмо с коментари по всяка заявка.

Този тип кореспонденция намалява обема на работния процес и времето, изразходвано за четене и обработка на входящата документация.

В случай, че естеството на кореспонденцията позволява да се посочи срок за разглеждане на искането и получаване на резултат, е необходимо правилно да се изрази в тялото на писмото желанието да се получи отговор в определения срок.

Бизнес писмото задължително трябва да съдържа контактите на подателя. Тези данни са посочени, така че при необходимост получателят на писмото да има възможност да се свърже директно с подателя на заявката.

Изтегли

Примерно писмо-заявка: pismo-prosba.doc (изтегляния: 8038)

Писмото с искане е искане за получаване на необходимата информация, стоки, услуги, документи, за предоставяне на препоръки, за организиране на среща и др. При съставянето му е необходимо да се обоснове необходимостта от изпълнение на искането. Може да бъде адресирано до конкретно физическо лице или юридическо лице - организация. Този тип писмо може да съдържа повече от една молба.

Как да напиша писмо с молба

Писмото с молба има структура, подобна на общата структура на бизнес писмо и е почти идентична по форма с писмо с молба. Регистрацията му се извършва на бланката на организацията. Обикновено се подписва от ръководителя на организацията или упълномощено лице.

Примери за фрази за бизнес писма - молби

Причина за искането:

Във връзка с&hellip

Имайки предвид&hellip

Вижте&hellip

Идва от & hellip

По ред&hellip

Базиран&hellip

според&hellip

Според&hellip

Текст на заявката:

Моля, обмислете/предоставете/извършете/уведомете/информирайте/изпратете &hellip спешно

Обръщаме се към вас с молба&hellip

Молим ви за съдействие в&hellip

Молим за вашето съгласие за&hellip

Също така ви питам&hellip.

Молбата изисква написването на писмо за отговор.

БИЗНЕС ПИСМА

Писмото с искане е може би най-често срещаната форма на бизнес кореспонденция. Броят на ситуациите, които налагат подаване на заявка от името на юридическо или физическо лице, не може да бъде изброен. Това е получаване на информация, проби от продукти, координация на действията, подтикване към каквото и да е действие и т.

Съставът и структурата на писмото с искане не се различават много от стандартните (вижте Бизнес писма. Правила за дизайн. Структура на писмото). По правило текстът на писмото с искане се състои от две части:

1. Въведение. когато същността на случая е изложена в разказна форма, мотивите, причините за отправяне на искане са обяснени. Тук често се използват следните стандартни изрази:

причината за петициятаПоради неполучаване. Предвид социалната значимост Като има предвид (нашето дългогодишно сътрудничество). Като се има предвид (дългосрочният и ползотворен характер на нашите бизнес отношения). С оглед на несъответствието на вашите действия с по-рано приети споразумения.

Поради забавяне на получаването на пратката.

Въз основа на резултатите от преговорите по въпроса за и т.н.

Целта на заявкатаЗа да се изпълни заповедта. За да разрешите проблема възможно най-скоро. Да се ​​споразумеят по въпроси. За да се гарантира безопасността на преминаването на товара.

За избягване на конфликтни ситуации и др.

препратки към основания за обжалванеВ съответствие с постигнатото по-рано споразумение ... Във връзка с обръщението към нас. Въз основа на устно споразумение. Въз основа на нашите телефонен разговор. Според правителствено постановление.

Съгласно протокола за взаимни доставки.

Всички горепосочени изрази трябва да се използват, като се вземат предвид контекстът и речевата ситуация.

Почти всички стандартни изрази започват с производен предлог или с предложна комбинация. Трябва да се обърне внимание на правилното използване на тези предлози със съществителни, които са предимно в родителен и дателен падеж.

2. Всъщност молба. Тук ключовата фраза на писмото включва думи, образувани от глагола питам. Използването му се обяснява с изискванията на етикета за бизнес текстове и психологическите закони на бизнес комуникацията - човек е по-склонен да се съгласи да извърши действие, изразено под формата на молба, отколкото под формата на искане.

В някои случаи самото искане, изразено описателно, може да не съдържа този глагол, например: Надяваме се, че ще намерите за възможно да разгледате нашето предложение в посочения срок.

Искането може да бъде изразено в първо лице единствено число (Моля.), в първо лице множествено число (Моля), в трето лице единствено число (в случая се използват съществителни със събирателно значение: Дирекцията моли., Администрацията моли ., Съветът на трудовия колектив пита . и др.), от трето лице, множествено число, ако се използват няколко съществителни със събирателно значение (Администрацията и Съветът на трудовия колектив питат.).

Ако писмото с искане е многоизмерно. тогава съставът на втората част на такова писмо може да изглежда така (частите от състава трябва да съответстват на разделянето на абзаца на текста):

аз моля. (Моля те.)

питам едновременно. (Моля също.)

И аз също питам. (И също така моля.)

Когато пишете молба, трябва да вземете предвид такива препоръки.

1. Когато правите заявка, подчертайте своя интерес или интереса на вашата организация да я изпълни.

2. При никакви обстоятелства не трябва да започвате писмото си с думата Моля. - по-тактично е първо да обясните мотивите за жалбата си (дори ако всички подробности вече са договорени с адресата).

Когато формулирате заявка, често се използват следните стандартни изрази:

Обръщаме се (обръщаме се) към вас (вас) с молба.

относно доставката до нашия адрес.

за насока към мен.

за експулсиране на адреса на нашата организация.

относно даването ми. Питам (моля) ви (вие).

Ефективно писмо с искане в 5 стъпки

Всяко писмо с искане трябва да включва добре обмислена обосновка и ясно изложение на искането. Освен това можете да използвате техники, които повишават ефективността на писането.

Стъпка 1. Кого питате?

Обърнете се към адресата лично, по-добре - по име и бащино име:

Уважаеми Иван Иванович!, "Уважаеми господин Иванов!"

“Уважаеми колеги!”, “Уважаеми ръководители!”, “Уважаеми младши служители!”, “Уважаеми служители по персонала!”

Писмо с искане. образец на писмо-заявка

Писмото с искане е вид документ, чиято цел е да се получи каквато и да е информация, да се накара да се предприемат действия, да се предоставят всякакви документи. Тоест естеството на писмото е некомерсиално.

Писмо с искане може да бъде адресирано както до конкретно лице, така и до организацията като цяло. Според правилата добри обноскиот адресата се очаква да отговори на него.

Ето писмо с искане, чийто образец може да бъде изтеглен в Word.

Писмото е написано на бланката на организацията (ако има такава и писмото е написано от името на организацията) и трябва да съдържа следните блокове:

Шапка. до кого и от кого писмото

Основната част, включително обжалване, изложение на самото искане, подробно описание на причините, поради които искането трябва да бъде изпълнено (колкото по-разумно е искането ви, толкова по-вероятно е да бъде изпълнено)

Подпис, дата

По правило в писмата с искания се използват типични фрази:

„Моля, обмислете//предоставете//провеждайте//докладвайте//информирайте“

„Обръщаме се към вас с молба ...“, „Молим за вашето съдействие в ...“

„Искаме вашето съгласие за...“

„Молим ви също...“

Стилът на писмото трябва да бъде официален и делови, в съответствие с всички норми на бизнес кореспонденция.

Ако има няколко заявки, по-добре е да ги отразите в едно писмо за заявка, вместо да пишете отделно писмо за всяка заявка.

Примери за писмо с искане (основната част на писмото):

С вас се обръщат жители на селото.... с население от ... души. Понастоящем в нашата област няма интернет доставчик, който да осигурява надежден високоскоростен интернет достъп. Такава нужда обаче съществува и тази услуга ще бъде много търсена.

Молим ви да разгледате възможността за организиране на специална линия за свързване с интернет.

Уважаеми Антон Петрович!

Обитателите на къщи се обръщат към вас... ул. Определя се с искане за благоустрояване на местността. В двора няма организирано място за разходка с малки деца. Молим ви за съдействие при организацията на детската площадка.

Остър е и проблемът с наличието на паркоместа. В нашия двор е необходимо допълнително да оборудваме паркинг за съхранение на автомобили на жителите на близките къщи.

Надяваме се на вашето разбиране и помощ.

Писмото с искане е искане за получаване на необходимата информация, стоки, услуги, документи, за предоставяне на препоръки, за организиране на среща и др. При съставянето му е необходимо да се обоснове необходимостта от изпълнение на искането. Може да бъде адресирано до конкретно физическо лице или юридическо лице - организация. Този тип писмо може да съдържа повече от една молба.

Бизнес

„Уважаеми Иван Иванович!

Вашата компания вече няколко години участва в Програмата за кариерно ориентиране на кандидати, като им помага при избора на професия.

Вие, като мениджър по персонала, се интересувате от обучението на професионалисти и ние сме готови да помогнем на учениците да започнат да подготвят майстори на своя занаят. Към днешна дата професията на мениджър е една от най-често срещаните, но много кандидати нямат ясна представа за нейното значение.

В тази връзка Ви молим да организирате среща на генералния директор с кандидатите на 23 март от 15.00 часа в базата на Вашата фирма.

След като разказахте на момчетата за тайните на професията днес, вие полагате основата за обучение на истински професионалисти утре. Може би след няколко години някой от тях ще изведе вашата компания на ново ниво на развитие.

С уважение и благодарност,

Директор на центъра по заетостта

П.П. Петров"

Относно благотворителната помощ

Дясната колона на таблицата съдържа пълния текст на писмото, лявата колона изброява използваните техники.

Започваме с комплимент към адресата	Уважаеми Павел Иванович! Вашето предприятие е едно от най-големите в региона, а вие като негов ръководител сте част от бизнес елита на нашия регион.
Предлагаме на адресата атрактивна възможност	По всяко време бизнесът, предприемчивите хора се стремяха не само да постигнат материален успех, но и да оставят своя отпечатък в историята на града, региона, страната, за да бъдат запомнени с добри дела.
Ние показваме как можем да помогнем за реализирането на тази възможност	И днес, когато страната ни разчита на младите хора, трудно може да се намери по-необходима, свята кауза от това да се помага на младежи и девойки от неблагополучни семейства. В нашия град вече има такива, които оказват такава помощ - под егидата на кметството работи нашият благотворителен център "Наследство" с дарения на жителите на града, който учи трудни тийнейджъри на народни занаяти.
Показваме важността на нашата молба. "Ние вземаме душата"	Децата от трудни семейства често нямат достатъчно топлина, а един от най-топлите, слънчеви занаяти е занаятът на грънчар. Затова искаме да отворим грънчарска работилница в нашия център. Изработването на традиционни глинени съдове и сувенири за посетителите на центъра и туристите ще могат да усвоят децата нова професияи печелят благодарността на другите – а това е много важно за социалната им адаптация.
Изразяваме искането	За да оборудвате грънчарска работилница ви е необходима пещ за изпичане на керамика - молим ви да ни помогнете да я придобием. Цената на пещта с монтаж е 2 милиона рубли.
Да направим крачка в нашата посока	Всички проектни оценки за закупуването и монтажа му вече са изготвени и ние с радост ще ви ги предоставим, за да сте наясно как точно ще бъдат изразходвани средствата ви.
Да обобщим: ако помогнете, ще има щастие

В бизнес обращение документите са строго официални, изготвени по един модел или в съответствие с приетите стандарти (например) и почти неофициални, изготвени, когато трябва да разрешите неочакван проблем, да помолите за помощ или да изразите благодарност. Погрешно се смята, че "свободната" форма е по-лесна за използване; напротив, за да напишете убедително обжалване или писмо, ще трябва да положите много повече усилия, отколкото да попълните унифициран формуляр.

Втората категория документи включва различни писма с искания, чиито образци можете да намерите по-долу. Компетентното и ясно съставяне на такова съобщение понякога е не по-малко важно от. Следват примери за писма с искане за помощ, стъпка по стъпка инструкцияотносно създаването на перфектния документ и съвети за изпращането му до получателя.

Инструкции за писане на писмо с искане

И съобщенията с молба за помощ и по очевидни причини не могат да бъдат съставени според един модел: използвайки унифициран формуляр, просто е невъзможно да се адаптира към конкретни обстоятелства. В крайна сметка, за да има искането желания ефект, е изключително важно да се вземат предвид личността на получателя, неговият социален статус, текущото финансово състояние и други фактори. Освен това писмото трябва да има подчертан поверителен характер: ако е строго официален документ, адресатът, който е в по-благоприятна позиция по подразбиране, вероятно ще предпочете да отговори с отписване или просто да откаже диалога, като изпрати съобщение до кошчето за отпадъци.

Важно: в цялото писмо е необходимо да се придържате към топъл и уважителен тон. Не трябва да забравяме, че писмото с искане не е официално изискване, то може свободно да бъде игнорирано или отхвърлено от получателя. Уважението само по себе си без достатъчна мотивация няма да даде резултат, но поне ще успее да задържи вниманието на читателя, принуждавайки го да стигне до края на текста.

Преди да започнете да пишете писмо с искане за решаване на проблем, отлагане на плащания или предоставяне на отстъпка, има смисъл да вземете решение за адресата. В зависимост от обстоятелствата те могат да бъдат:

• частно лице - например богат инвеститор или влиятелен учен;
• индивидуален предприемач или собственик на дружество с ограничена отговорност;
• юридическото лице като цяло, ако подателят не знае името на директора или не му е ясно кой точно ще отговори на съобщението;
• държавен служител от всяко ниво - от кмет на малък град до областен управител или отговорен ръководител на всяка структура.

Естествено, писмо, изпратено до обикновен предприемач, ще бъде много различно по дух от официално писмо с молба за помощ до председателя на държавна корпорация. Структурата на всички писма със заявки обаче е приблизително еднаква; достатъчно е компилаторът да разбере за себе си кои елементи трябва да присъстват във всяко писмо, кои могат да бъдат разнообразни и кои е по-добре да се изоставят напълно. Това е много по-трудно да се направи, но все пак е възможно. Следните инструкции ще ви помогнат да разберете ситуацията.

Вторият въпрос, който трябва да се изясни, преди да се напише писмо с искане, е структурата на документа. Както вече споменахме, няма унифицирана форма на съобщението, но общият план на всички бизнес писма е почти същият - трябва да се следва. Официално или полуофициално искане за съдействие, помощ или услуги се изгражда от следните блокове:

1. "Шапка".Състои се от логото на организацията, допълнителни шаблони (препоръчително е да използвате не наличност, а собствен дизайн; не боли да наемете професионален дизайнер за това) и името на изпращащата организация, ако последната не е част от логото. Противно на общоприетото схващане, включете държавни символи в „шапката“ Руска федерация, включително знамето и герба, не е задължително, особено ако изпращачът е физическо лице, индивидуален предприемач или малка фирма, която няма връзка с държавни агенции. Наличието на знаме и герб е малко вероятно да повлияе на решението на получателя, но (ако се използват неумело) тези атрибути ще накарат читателя да подозира надеждността на кандидата.
2. Уводна част.Включва:
   • официални наименования на изпращащата фирма (пълни и съкратени) или фамилия, име и бащино име на автора на писмото с искане;
   • данни за адресата, включително TIN, PSRN, статистически кодове, регистрационни номера и текуща сметка;
   • данни за контакт: пълен адрес с пощенски код, телефонни номера, имейл адрес, месинджър акаунти и в социалните мрежии така нататък;
   • по избор - име или фамилия, име и бащино име на получателя, в зависимост от това дали е юридическо или физическо лице;
   • поздрав, отделен от основния текст с празен ред и подчертан с по-голям шрифт;
   • указания въз основа на жалбата (възникване на забавяне, анализ на резултатите, наличие на устно споразумение, телефонни разговори и др.);
   • назначаване на писмо с искане (отстраняване на възникнали недоразумения, бързо разрешаване на проблема или незабавна помощ на всяко лице).
3. Основен текст.Основната част на писмото трябва да посочи (ако е възможно кратко, разбираемо и на литературен руски език) същността на искането: плащане на дълга, извършване на ремонт, предоставяне на финансова помощ на приюта или предоставяне на отстъпка. Още в началото на текста трябва да се подчертае, че писмото е именно молба; най-лесният начин да направите това е да използвате съответните производни: „Искрено питам“, „Молим ви“, „Нашата организация пита“, „питам ви“ - и други. Както вече споменахме, писмото с искане не е искане, още по-малко заповед, следователно от началото до края на съобщението е необходимо стриктно да се придържате към уважителен тон, като помните, че засегнатото лице в този случай е подателят, а не читателят. Единствените изключения са съобщенията с искане за изплащане на дълга; но в този случай не трябва да забравяме за уважението към адресата. Също така не пречи да добавите няколко топли думи в началото на писмото (ако подателят и получателят са добре запознати) или официални комплименти, ако съставителят и адресатът не са общували преди това или взаимодействието се е състояло в строго бизнес рамка . Ако едно писмо съдържа няколко съществено различни или взаимосвързани заявки, всяка от тях трябва да има свой собствен параграф или дори по-добре да се създаде списък с водещи символи, който има значително визуално предимство пред плътния текст.
4. Заключение.Ако писмото има специално значение за подателя, тук си струва още веднъж (кратко и убедително) да призове читателя към действие. Това може да стане както с две-три изречения, които са квинтесенцията на основния текст, така и с помощта на лозунг, който привлича вниманието. Не се увличайте обаче твърде много; Писмото с искане трябва да бъде поверително и да не е търговско или рекламно. Нека стилът му да бъде неусложнен, а не умишлено коригиран, всявайки у читателя съмнения относно искреността на подателя. Това е особено важно, ако писмото съдържа молба за помощ или съдействие.
5. Сбогом и подпис.не винаги е зададено. Ако целта на документа е да потърсите помощ или подкрепа, има смисъл да използвате друга формула вместо тази формула, например „Благодаря предварително“, „Благодаря предварително“, „Благодаря ви за вниманието“, „Благодаря много ви за помощта” и т.н. Каквато и фраза да се използва, тя със сигурност и безусловно се отделя от самия подпис със запетая, а също и, ако мястото позволява, с нов ред. Препинателният знак в този случай има не функционално, а графично значение, което улеснява читателя да възприема текста; същото важи и за прехвърлянето на подписа на следващия ред.
6. Дата и печат.Веднага след подписа в долната част на писмото трябва да поставите датата на неговото съставяне или, ако е написано предварително, датата на изпращане. Поставянето на печат и личен подпис не е задължително, но е силно желателно: това е още един знак на уважение към адресата. Дори ако съобщението е изпратено в електронна форма (въпреки че се препоръчва използването на хартиени документи), в края на страницата си струва да поставите електронни копия на печата (печат) и личния подпис на подателя или да удостоверите документа с подобрен цифров подпис.

съвет:ако за адресата е важно да получи отговор на писмото със заявка в рамките на определен период, е необходимо да се упомене това в основния текст: например „Очакваме вашия отговор не по-късно от ...“ или „ Надяваме се да получим разяснения преди...”. В противен случай получателят, който не е обвързан с никакви задължения във връзка с документа, може да забави отговора, което ще създаде допълнителни затруднения за подателя.

Когато изпращате писмо с молба за помощ или погасяване на дълг, трябва да се отбележи, че в организациите секретарят или упълномощено лице отговаря за обработката на входящата кореспонденция. Следователно, кандидат, който иска съобщението му да бъде прочетено директно от ръководителя или директора, трябва да направи бележка върху плика „Лично в ръка“, „Поверително“ или „За разглеждане ... (фамилия и инициали на адресата)“. Но ако документът съдържа искане, което не засяга лична, търговска или промишлена тайна, няма да има нищо катастрофално, ако съобщението първо бъде прочетено и регистрирано от секретаря и едва след това е прехвърлено на директора или управителя.

Няколко съвета за писане на писмо с молба за помощ:

1. Писмото трябва да бъде написано на добър руски език, без грешки и правописни грешки. Това е не само знак за грамотността на подателя, но и доказателство за уважението му към получателя. Ако съставителят на документа не си е направил труда да препрочете текста, най-малкото е неразумно да се говори за искреността на милите думи, използвани от него към получателя.
2. Ако не е възможно да използвате бланка (например тя просто не съществува), трябва поне да се опитате да изберете атрактивен шрифт, като използвате различни размери и стилове. Молбата трябва да бъде не само убедителна, но и приятна за окото - в противен случай адресатът може да не издържи и да прекъсне четенето по средата, без да стигне до точката.
3. Имайки предвид, че съобщение с молба за помощ или съдействие не е строго официален документ, когато го пишете, трябва да се опитате да избегнете бюрократични обрати и твърде дълги изречения. Колкото по-лесно е за получателя да прочете документа и да разбере същността на жалбата, толкова по-вероятно е той да отговори и да предприеме необходимите мерки.

Грешки при писане на писмо с искане

За да разберете най-накрая правилата и характеристиките на писане на писма с искания, трябва да разгледате малък пример, съдържащ грешки, типични за неопитни автори:

Уважаеми Валенски A.D.!

Моля, дарете за нашия Фонд за защита диви таралежиМосковска област всяка сума, започваща от 500 хиляди рубли. Очакваме Вашия отговор не по-късно от 25 август на текущата година. Нашата текуща сметка е 1234567890.

Петров Л. М., заместник първи председател на Фонда.

Списък на грешките, допуснати в писмото, и примери за правилни решения:

1. "Уважаеми Валенски A.D!". Правилен вариант:„Скъпи Андрей Денисович!“ (Споменаването на име и бащино име работи по-добре за получателя, отколкото студено официално обръщение по фамилия).
2. В молбата напълно липсват приятелски думи и комплименти. Правилен вариант:„Знаем, че дълго време и продуктивно се занимавате с възстановяването на редки популации на таралежи и имате собствен малък зоопарк, а също така сте носител на държавната награда „Помогнете на таралежите“ за 2009, 2011 и 2015 г. ”
3. В примера няма убедителен аргумент. Правилен вариант:„Вие не само провеждате независими изследвания и общувате с водещи експерти в областта на евгениката на таралежите, но също така активно помагате на различни екологични организации и също така многократно сте изразявали желанието си да спонсорирате всяко действие, свързано със създаването на благоприятна емоционална среда за тези бозайници .”
4. „Моля, дарете...“ Когато пишете на едно лице, особено в служебно писмо и особено ако съдържа молба, е необходимо местоимението „Ти“ да се пише с главна буква. Използването на различен правопис е ясен знак за неуважение или най-малкото невнимание на съставителя, което е напълно неуместно в подобно съобщение. Правилен пример:„Моля, дарете.“
5. В основната част на писмото с искане твърде малко или твърде много конкретика. Същността на работата на фонда трябва да бъде описана по-подробно, но в същото време трябва да се даде възможност на читателя самостоятелно да избере размера на дарението. Няма очевидна необходимост да се посочва конкретна дата за получаване на отговор: споменаването й трябва или да бъде обосновано, или да бъде изключено от основната част на писмото. Правилен пример: « Във връзка с вашия интерес към проблема, искрено ви молим да направите целесъобразно дарение на нашата фондация, която от 2009 г. събира информация за броя на популациите на таралежи в Московска област и условията за тяхното съществуване, както и разработване на проекти за презаселване на животни в неравностойно положение на по-удобни места. Можете да направите превод по нашата разплащателна сметка 1234567890 или като се свържете с наш представител, изберете друг удобен начин да помогнете на таралежите. Ако не ви е трудно, моля, отговорете на писмото не по-късно от 25 август тази година: още в началото на септември стартираме мащабен и скъп проект, в който можете да участвате и вие.
6. Липсва в горното писмо с молба и заключение. Правилен пример:Надяваме се на вашето разбиране и съчувствие. Винаги сме готови да отговорим на всякакви въпроси и да вземем предвид наличните коментари. Здравите и щастливи таралежи са бъдещето на нашата екология!”.
7. В съобщението с искане за дарение няма окончателна формула за учтивост. Това, както повечето други грешки, показва или неспособността на подателя да състави бизнес писмо (как тогава може да му се вярват пари?), Или очевидното му неуважение към адресата. Правилен пример:

Благодаря предварително за съдействието!

Заместник първи председател на Фондацията

Л. М. ПЕТРОВ

Примерно писмо-заявка

Въпреки че писмата с искания са написани в свободна форма, ще бъде полезно за компилатора, особено за тези, които преди това не са имали такъв опит, да се запознаят с образци от най-често срещаните съобщения.

Относно разпределението на парите

Ако трябва да кандидатствате за помощ или съдействие от инвеститор, спонсор или кредитор, трябва да издадете писмо с молба за средства.

Относно доставката на стоки

Понякога е необходимо да помолите доставчика да измести времето за доставка на стоките в една или друга посока или да направите поръчка за нова партида възможно най-скоро.

Относно разсрочено плащане

За намаляване на наема

Ако наемодателят реши да повиши наема или известно време след подписването на договора наемателят осъзна, че може да харчи по-малко, можете да опитате да коригирате ситуацията, като изпратите писмо до другата страна с молба да намали наема.

Относно отстъпката

Не винаги самият продавач на продукт или услуга предлага на редовни или особено печеливши клиенти участие в програмата за отстъпки. За да постигнете справедливост, като същевременно поддържате отлични отношения между страните, ще помогне да изпратите писмо с молба за отстъпка.

Относно плащането на дълга

От време на време дори и най-коректният кредитополучател или клиент забравя за следващата вноска или задължението да плати покупката. Писмо с искане за плащане на дълга ще ви помогне да му посочите внимателно неподходящото поведение.

Относно помощ при разрешаване на проблема

Ако проблемът не е в чисто финансовата сфера и гражданин или организация се нуждае от цялостна помощ, те могат да излязат от ситуацията, като съставят и изпратят писма до няколко влиятелни адресата с молба за съдействие за разрешаване на проблема.

Характеристики на изпращане на писмо с искане

Има няколко насоки за изпращане на официални съобщения с молба за помощ или съдействие:

1. По-добре е да използвате не електронни, а хартиени версии на документаизпратено по куриер или препоръчана поща чрез руската поща. Такъв подход ще покаже не само специалния интерес на подателя, но и желанието му да отиде, за да получи отговор за определени разходи, което със сигурност ще създаде положително впечатление у получателя.
2. В някои случаи има смисъл да напишете писмо на ръка(разбира се, с четивен и приятен за окото почерк) и на хубава хартия. Малко вероятно е този метод да е подходящ за масови изпращания, но определено ще помогне да се заинтересува конкретен адресат.
3. Писмата трябва да бъдат регистрирани в дневника на изходящите документи на изпращащата организация, а при получаване - в дневника за входящи документи на получателя. Ако кореспонденцията е между физически лица, не е необходимо да се регистрират съобщения.

Обобщаване

Писмото с молба за помощ трябва да бъде написано правилно и възможно най-кратко. За да съставите документ, по-добре е да използвате бланка и ако това не е възможно, вземете поне атрактивни шрифтове. По-добре е да изпратите готово писмо по куриер или по пощата.

Съобщението трябва да съдържа преамбюл, няколко добри думи, адресирани до получателя, обосновка и същност на искането. Накрая трябва да използвате традиционните формули на учтивост: „Благодаря предварително“ или „С уважение“. Препоръчва се документът да бъде заверен с подписа на ръководителя и печата или печата на организацията и ако е изпратен от електронна поща- сканирани изображения на подписа и отпечатъка на печата или цифровия подпис.

16апр

Здравейте! В тази статия ще говорим за бизнес писма.

Днес ще научите:

1. Защо бизнес кореспонденцията не е загубила своята актуалност;
2. Какво представляват бизнес писмата и как се съставят;
3. Как се пише бизнес писмо.

Сега зад прозорците ни е времето на високите технологии и интернет. Но бизнес кореспонденцията не е загубила своята важност и уместност, тя просто се е преместила в други медии. Защо е важно да можете да съставяте и форматирате бизнес писма, нека поговорим днес.

Защо се нуждаете от бизнес кореспонденция

На първо място, това е възможност за обмен на мнения, предложения и мисли със служители или бизнес партньори. С помощта на кореспонденция те заявяват искове, искания, изясняват недоразумения между компаниите.

Бизнес кореспонденцията е една от разновидностите на официалната.

Разлики между бизнес писма и др

Основните разлики са следните:

• Стил на представяне;
• Речник, който не позволява ярко изразяване на емоции;
• Издава се на официалната бланка на фирмата;
• Шрифтът не е много дребен, но не е голям, като е еднакъв в целия текст;
• Рядко заемат повече от 1 страница;
• Наличието на строго служебно подчинение.

Видове бизнес писма

Всички бизнес писма могат условно да бъдат разделени на няколко групи. Ще се спрем на всеки по-подробно и ще дадем кратко описание.

Писма, на които не е необходимо да се отговаря.

• Гаранция;
• Придружаващ;
• Информационни;
• Предупредително писмо;
• Напомнящо писмо.

Писма, които се нуждаят от отговор.

• Обжалване;
• присъда;
• Заявка;
• Изискване;
• Петиция.

нетърговски писма.

• Писмо-покана;
• Съболезнователни писма;
• Благодарствени писма;
• Писма, информиращи за нещо;
• Писма с препоръки;
• гаранционни писма;
• Писма, потвърждаващи, че стоките са получени, услугата е предоставена и т.н.;
• Поздравителни писма по различни поводи;
• Писмо-заявка;
• Писма с инструкции;
• Мотивационни писма.

Търговски писма.

Обикновено те се използват преди сключване на договор, както и по време на действие на договора.

Те включват:

• Писма с отговори на запитвания;
• директна заявка;
• - писмо, в което се предлага да се сключи сделка или да се сключи споразумение;
• иск;
• Напомняне;
• Писмо, съдържащо предупреждение за прекратяване на договори или необходимост от изпълнение на задължения и др.

Ако говорим за класификация по структура, тогава има 2 вида бизнес писма:

• Съдържащ текст на автора и написан в свободна форма;
• Съставен по строг модел.

По адресати.

• Циркулярно - писмо, което се изпраща до няколко получателя;
• Нормално - изпраща се до един адресат от името на едно лице;
• Колективно - изпраща се до един адресат, но от няколко лица.

Писмата се разделят и според формата, в която са изпратени:

• Изпратено като факс съобщение;
• изпратено по имейл;
• Тези, изпратени в обикновени пликове.

Има видове писма, които по етични причини трябва да бъдат написани на ръка, а не напечатани. Това важи за съболезнованията и поздравленията.

Тайните на правилния дизайн

Текстът на писмото е разделен на уводна, основна и заключителна част. Те са логически свързани помежду си. Уводната част включва обстоятелствата, довели до създаването на писмото, а основната е самото съдържание. В заключителната част се обобщават резултатите, които изразяват искане, отказ и т.н.

Като цяло бизнес кореспонденцията с цялата отговорност може да се нарече изкуство, защото е необходимо да се научите как да я водите правилно, в съответствие с всички изисквания. В крайна сметка най-често мислим само за това, че информацията е представена ясно, но забравяме, че писмото може да се счита за лицето на компанията.

Стилистика.

Всяка буква е издържана в строг бизнес стил, използвани са речеви средства, характерни за официални документи.

Изисквания за представяне на информация.

Цялата информация, съдържаща се в писмото, е посочена по следния начин:

• Адресно, предназначено за конкретно лице;
• Към датата на писане цялата информация трябва да е актуална;
• Надеждно;
• Безпристрастно;
• Аргументирано;
• Доколкото е възможно, така че въз основа на това е възможно да се вземе решение.

форма.

Първо, писмото се изготвя на бланка, която е брандирана за компанията.

• За писане на бизнес писмо се използват листове А4;
• Лявото поле на формуляра трябва да бъде най-малко 3 см, тъй като след известно време те ще бъдат изпратени в класьора;
• Посочват се наименованието на фирмата, нейният юридически и действителен адрес, електронен адрес;
• По-добре е да използвате стандартния шрифт Times New Roman, размер 12. Той е най-оптималният и се възприема добре при четене;
• Разрешено е издаването на бизнес писма без използване на бланка, тогава все пак трябва да предоставите информация от формуляра.

Ако писмото се отнася до големи сделки, свързани с финанси или поверителна информация от различно естество, изпратете такива писма по факс или на в електронен форматНе се препоръчва. По-добре по стария начин, в обикновен хартиен плик.

Номерация.

Ако писмото се състои от няколко страници, те се номерират, като се започне от втората. Цифрите се изписват отгоре в средата с арабски цифри. Не поставяйте точки до номера.

Разделяне на части.

Това означава разделяне на писмото на параграфи. Текстът не трябва да върви в непрекъснат поток, така че просто няма да бъде възприет. Чрез разделяне на параграфи можете да видите къде свършва една мисъл и започва друга.

Наличие на корекции.

Корекциите и печатните грешки, както и изтриванията са нежелателни. Писмото трябва да бъде съставено правилно, а текстът да се отпечатва на интервали от 1,5 - 2.

Използвани детайли.

Ще посочим само основните, тъй като вече говорихме накратко за тях малко по-рано:

• Ако предприятието е държавно, се използва гербът на Руската федерация. Намира се в средата на официалния формуляр;
• Пълно име на фирмата;
• Факс и телефонни номера;
• Номер на банкова сметка;
• Адресат - освен това името на фирмата адресат се използва в именителен падеж, използвайте дателен падеж, за да посочите длъжността и фамилното име на получателя;
• Ако адресатът има научна степен или звание, то се посочва пред фамилията на лицето;
• Реквизитите се изписват на нов ред и с главна буква.

Бизнес писмо след срещата

Проведохте бизнес среща, имаше определена перспектива за. Как да отразим това в писмото, ще обсъдим допълнително.

1. На първо място, в началото на писмото посочете датата и часа на вашата комуникация с потенциален партньор, дори ако са изминали няколко дни от срещата.
2. Избягвайте грешки или прекалено сложни фрази: направете писмото кратко и ясно, но по такъв начин, че получателят да има желание да го прочете.
3. Споменете за какво е бил разговорът. Например: " Обсъдихме колко би струвала вазата във венециански стил.
4. Уверете се, че получателят на писмото изразява отношението си към темата на срещата.
5. Посочете времето, когато можете да общувате по телефона или да се срещнете лично.
6. Кажете на получателя, че чакате сътрудничество с него: " Надяваме се да имаме по-нататъшни бизнес отношения с вас«.
7. Завършете писмото със следната или подобна фраза: Най-добри пожелания за теб...».

Имейл бизнес писма

Невъзможно е да се пренебрегнат изискванията за техния дизайн, тъй като сега все повече и повече писма се издават в електронна форма, отколкото на хартия. Все пак е 21 век.

Не е трудно да се подготви бизнес имейл, изискванията за регистрация са идентични с традиционните писма. Единственото нещо е, че такова писмо винаги трябва да има заглавие (или тема), така че просто да не се изгуби в потока от документи.

Освен това, когато се отговори на такова писмо, е по-добре да не променяте темата на писмото, така че бързо ще разберете за какво става въпрос, ако получавате много имейли.

Също така, не трябва да използвате авангарден софтуер, когато правите прикачени файлове към такива писма, далеч не е факт, че вашият адресат разполага със същия. Ако не е там, писмото просто няма да се отвори.

Не използвайте емотикони, когато пишете бизнес имейл. Технологиите са страхотни, но използвайте бизнес език, когато пишете.

Какъв е срокът за отговор на писмо?

Ако писмото принадлежи към категорията, изискваща отговор, тогава кога да отговорите зависи от информацията, съдържаща се в писмото:

• Ако получите заявка, в следващите три дни от датата на получаване потвърдете, че е получена. И окончателният отговор може да бъде даден в рамките на един месец;
• Ако говорим за съболезнования, те могат да бъдат изпратени в рамките на десет дни след настъпването на тъжното събитие;
• Допустимо е да изпратите поздравление в рамките на 8 дни от момента, в който сте научили за тържествената дата;
• Ако говорим за общите правила на добрите нрави, тогава е по-добре да отговаряте на писма в рамките на седем дни.

Как да напиша бизнес писмо: прост език за сложно

Правете разлика между бизнес писмо и лична кореспонденция. Днес вече сме говорили повече от веднъж за това какви са тези различия, не бива да ги забравяме. Сега нека разгледаме написването на писмо на етапи.

Етап 1. Посочете адресата.

В горния десен ъгъл на формата записваме фамилията, инициалите и длъжността на лицето, до което адресираме писмото. Ако адресатът е организация, посочете нейния юридически адрес.

Етап 2. Обжалване.

Поставяме го в средата на формата. Извършва се уважително, без съкращения и петна.

Пример: Уважаеми (име, отчество)!Също така може да се извърши обръщение към адресата с посочване на неговата позиция. Но когато се обръщате към човек по име, това намалява психологическия стрес, показва, че бизнес отношенията са стабилни и установени.

Етап 3. Изявление за целта.

Обяснете целта на писмото, неговата същност и основни идеи. Тази част е основната. Напишете какво искате да кажете, каква е причината за обжалването. Но не забравяйте за официалния и неутрален стил.

Етап 4. Правене на предложения, препоръки.

Почти всяко бизнес писмо предполага, че адресатът ще отговори на него. Това не се изисква главно само от писма с информационен характер. Затова не просто опишете проблема, но и предложете как може да бъде решен.

Ако подадете жалба, поискайте да бъдат предприети определени мерки, но ако предложите да съдействате, кажете ни какви възможности има.

Просто казано, този, който получава писмото, трябва да види, че те не само искат нещо от него, но и да разбират как може да стане това.

Как да завършим бизнес писмо

Бизнес писмото трябва да бъде написано перфектно. Ако не се спазват правилата за правопис, това може да повлияе негативно на репутацията на компанията като цяло. Затова предлагаме сега да се спрем по-подробно на дизайна на последната част на бизнес писмо.

В края на писмото обобщете всичко, което беше казано по-рано. Но не си струва да разтягате заключенията над 10 изречения, в края на краищата краткостта и сбитостта се ценят в бизнес писмата. По-добре е да се ограничите до прости фрази.

Ще поставим 2 показателя като основа на финала: той трябва да бъде възможно най-учтив и коректен. Има различни варианти за изграждането му.

Ето няколко примера:

• Благодаря ви за вниманието или помощта: Благодаря ти! (Позволете ми да ви благодаря…);
• Изразете надеждите си за бъдещето: Надяваме се на взаимноизгодно сътрудничество (Надяваме се да получим отговор в близко бъдеще ...);
• Можете да изградите фраза с уверението на адресата за нещо: Ще се радваме да си сътрудничим с вас;
• Обръщам се с молба: Моля, докладвайте резултатите;
• Извинете за причиненото неудобство: Извинявам се за неочакваното забавяне на плащането на материала.

Как да се сбогуваме с адресата.

Въпреки факта, че кореспонденцията е официална, можете да кажете сбогом по различни начини.

Ето няколко опции:

• С уважение към вас…;
• С пожелание за успех...;
• Най-добри пожелания…

Правилно сме поставили подписа.

Когато подписвате писмо, посочете вашата длъжност, име и фамилия. Ако се съмнявате в уместността на фраза като: " Искрено Ваш" -просто не го използвай.

Можете да посочите вашите контакти, допълнителен телефонен номер или имейл адрес в подписа, така че да покажете на получателя, че сте готови да общувате и да си сътрудничите с него.

В следващата част на нашата статия бих искал да говоря за бизнес писма на английски език.

Бизнес писма на английски език

Няма регламентирана форма за съставяне на такива писма. Всичко ще зависи от това каква е целта на писмото и кой е получателят. Ето някои кратки насоки за компилация.

Дата на писане.

Ако пишем в САЩ, тогава в указанието на датата първо поставяме месеца, след това деня и едва след това годината. Ако в Обединеното кралство - датата се поставя като в Руската федерация. В същото време напишете месеца с букви, избягвайте объркване.

Данни за получателя.

• Ако пишете на мъж, моля свържете се с: г-н (посочете фамилия);
• Ако жена, която е омъжена: г-жа (посочете фамилия);
• За неомъжена дама: Мис (посочете фамилия);
• Ако не знаете статуса на дамата: Г-жа (посочете фамилия).

Индикация за адрес.

Редът е противоположен на приетия в Руската федерация: офис, номер на къща, име на улица, пощенски код, име на щат (ако пишем в САЩ), име на окръг и име на държава (ако пишем в Обединеното кралство).

Как да се свържете с получателя.

Стандартни разговори:

• Уважаема госпожо;
• Уважаеми господине;
• Уважаеми Господине или Госпожо;
• Уважаема Г-жо;
• скъпи

След призива поставяме запетая (ако пишем в UK) или двоеточие (ако пишем в САЩ). Удивителен знак не се приема.

Предмет.

Не забравяйте да посочите темата на писмото, както и в Руската федерация.

Основен текст.

Разделете го на параграфи. Или пишете всяко изречение на нов ред.

Как да кажа сбогом

Например така: Благодарим ви за съдействието, оставаме искрено ваши"- Благодаря ви, отдаден на вас ... въпреки че може да бъде по-малко формално.

Форматиране на подписа.

Поставяме подписа под параграфа със сбогом, посочваме фамилното и собственото име, името на фирмата и длъжността.

Проектиране на приложения.

Ако прикачвате някакви документи, посочете това в края на писмото: " Enc."и списък с приложения.

Какво да капитализираме.

• Фамилии и инициали;
• Имена на фирми;
• Имена на градове, щати и т.н.;
• Всички думи, които показват заеманата длъжност;
• Първи думи за сбогом;
• Уводни бележки.

Преди да приключим разговора, ще дадем образци на бизнес писма на руски и английски език.

Примерни бизнес писма на руски и английски език

Заключение

Обобщавайки, бих искал да кажа, че бизнес писмото е инструмент за комуникация във всяка сфера на дейност. Ако е написано правилно, то със сигурност ще представи компанията ви по положителен начин.

От друга страна, едно писмо, написано небрежно, с грешки, е в състояние да унищожи най-много обещаващ бизнес. Пишете писма правилно и ние се опитахме да ви кажем как да го направите.