Регистрация 

Представяне на данъчни и счетоводни отчети. Как да подадете отчети в електронен вид Подаване на финансови отчети през Интернет

Иновативните технологии се въвеждат активно в живота ни. И предприемачите в изпълнението на дейностите са изправени пред много промени. Например, стана възможно да се прехвърли необходимата документация на данъчните власти и извънбюджетните фондове с помощта на компютърни технологии. Електронното отчитане в PFR, FSS и IFTS все повече се използва от съвременните предприемачи.

В статията ще говорим за това как да подадете отчети в електронен вид с минимални финансови загуби, а също така ще разгледаме характеристиките на счетоводното електронно отчитане. Прочетете за това в статията на електронното списание "Генерален директор".

Регистрацията на декларациите и изчисленията в електронен вид е необходима, ако са изпълнени условията, посочени в таблицата.

Регистрацията на декларации за данъци върху добавената стойност в електронен вид е задължителна за всички платци.

Електронно отчитане: основни предимства

Въвеждането на електронно управление на документи с органите, упражняващи контрол, имаше за цел да опрости процедурата по отчитане и минимизиране на риска от грешки.

Можете да изброите следните предимства на електронното отчитане пред хартиеното.

  1. Доставянето на отчети е много бързо. Адресатът получава данните в електронен вид в рамките на няколко минути след изпращането. Освен навременната доставка е гарантирано, че докладът няма да бъде загубен, тъй като няма човешки фактор.
  2. Разходите за изготвяне и подаване на електронни отчети са по-малко. Не е необходимо да кандидатствате лично до различни органи, за да подадете доклад. Това спестява много време.
  3. Изключена е възможността за изпращане на отчет с грешки. Възможно е да се оцени генерираният отчет за грешки. Разработена е многоетапна система, която позволява на регулаторните органи да проверяват електронен документ, преди да бъде приет. Не отнема много време. Ако отчетът е съставен с грешки, той ще бъде върнат за преработка и ще ви бъдат посочени недостатъците. Проверката се извършва бързо, което ви позволява да подавате електронни отчети навреме.
  4. Повече време за подаване на електронни отчети. Изпращането на отчети в електронен вид е разрешено по всяко време на денонощието.
  5. Възможно е използването на електронни методи за обработка на документи. С това процесът на създаване на необходимите форми се ускорява значително.

Електронното отчитане ви позволява да опростите документооборота между стопанските субекти и контролните органи, да сведете до минимум риска от грешки и да намалите разходите за документи.

Изпращане на електронни отчети: възможни схеми

Законът предвижда следните методи за отчитане:

  • лично или чрез представител;
  • по поща ценно писмо(трябва да опишете прикачения файл);
  • по електронен път през интернет.

Първите две са прости и разбираеми, но в момента не всички стопански субекти могат да ги използват. Например, параграф 3 на чл. 80 и ал. 5 на чл. 174 от Данъчния кодекс на Руската федерация установява задължението на всички платци на ДДС (и данъчни агенти) да съставят и изпращат данъчни декларации само в електронна форма, като за това използват телекомуникационни канали. Подобни изисквания се прилагат за изготвяне на декларации за данък върху доходите на физическите лица, изчисления на застрахователни премии и др.

Преди да изберете софтуер, трябва да разберете технологичната страна. Докладите могат да се подават по следните начини:

  • прав;
  • Представител;
  • използване на портали.

Същността на схемата

Предвижда се сключване на договор между клиента и оператора на електронен документооборот/посредник. Абонатът получава софтуерен продукт, който ви позволява да изпращате отчети, а електронен цифров подпис се издава на управителя или друго упълномощено лице.

Има гаранция за пълен контрол върху изпълнението и подаването на отчетите.

Федералната данъчна служба може да изпраща съобщения и заявки.

Свързването на няколко компании ще струва по-малко.

Трябва да се плаща всяка година.

Изпращането на отчети трябва да се извършва само от някой, който разбира процеса, познава изискванията и следи крайните срокове.

Изпълнителна власт

Докладите се изпращат от фирма, която има софтуерчрез които други организации и индивидуални предприемачи могат да докладват.

Цената на една пратка е малка (от 100 рубли).

Схемата е много проста - идвате при представителя и той самият се занимава с изпращане.

Няма гаранция, че представителят е добросъвестен.

Няма обратна връзка (ако не е предвидена в договора). Предадени ли са доклади? Приети ли са или не?

Федералната данъчна служба не може да изпраща заявки и искания и да получава отговори на тях.

Данъчната инспекция държи представителната схема в зоната на внимание. Очаква се скоро да бъде отменен.

Държавни портали

Компанията придобива ключ за електронен цифров подпис (EDS) от всеки акредитиран сертифициращ център и получава възможност да докладва чрез държавни портали (https://www.nalog.ru/, http://fss.ru/ и др. ).

Малки разходи (само за закупуване на електронен цифров подпис).

Трябва да преминете през процедурата за регистрация на всеки портал.

Всеки портал има свои специфики за работа с него.

Не разчитайте на помощ и подкрепа.

Електронна програма за отчитане: как да изберем правилната

Основните програми за електронно управление на документи се предоставят от такива специални оператори: Tenzor, Taxcom, CJSC PF SKB Kontur и CJSC Kaluga Astral. Друг добре познат играч на пазара е Rus-Telecom LLC, неговият софтуер се нарича Courier.

Има програми не само за подаване на отчети, но и ви позволяват да водите счетоводство и. Това са 1C, Astral, Tenzor, SBS, Argos и други.

Всеки софтуерен продукт ви позволява да приложите цялостен подход към работата: в допълнение към съставянето на отчети, можете да качвате готови файлове от други счетоводни системи и да ги прехвърляте. Освен това се предлагат и други свързани услуги (регулаторна документационна база, електронен документооборот с контрагенти и др.). Ясно е, че всеки вариант струва пари, цената на различните решения варира. Основните фактори, влияещи върху него, са видът на организацията и режимът на данъчно облагане.

В Руската федерация има 119 EDI оператори, които са преминали процедурата по регистрация. Техният списък може да бъде намерен на уебсайта на Федералната данъчна служба на Русия.

Преди да изберете софтуер, трябва да вземете решение за предпочитанията. Има два вида програми, които се различават технологично:

  • офлайн - копията се инсталират на компютър (на външен твърд диск или флаш устройство);
  • онлайн - облачен софтуер, който ви позволява да работите от всеки компютър в Интернет.

Офлайн продуктите включват SBiS++, 1C-Reporting, Astral Report и други.

Справянето с онлайн програмите е по-трудно. Потребителите погрешно смятат, че тази група продукти ви позволява да работите с тях от всеки компютър с достъп до интернет. Например софтуер "Kontur-Extern". В програмата Kontur може да се създава и качва електронно отчитане в портала в Интернет, но задължително изискване е инсталирането на инструмент за криптографска защита на информацията (CIPF) на работното място. Трябва да разберете, че ако инсталирате CIPF на компютър, тогава няма да е възможно да работите от нито един компютър. Ако изтеглянето на CIPF на компютър не е необходимо, това е онлайн версия. Тази група включва такива програми: "Accounting.Kontur" и решения за интеграция на Калуга "Bukhsoft", "MoeDelo", "Glavbuh" и други.

Високата цена не винаги е гаранция за перфектно решение. Възможно е да се наложат допълнителни такси за опции, които са напълно безполезни. Ето защо, преди да изберете, правилното приоритизиране е толкова важно. Трябва да разберете дали имате нужда само от изпращане на отчети или ще са необходими допълнителни услуги.

Операторите могат да предоставят доста от тях. Основните са следните:

  • автоматично изпълнение на функциите на професионален счетоводител (програмата сама изчислява данъци и вноски, а клиентът може да подава електронна отчетност с едно натискане на бутон);
  • регистрация на електронен цифров подпис;
  • сервизно обучение;
  • консултиране по счетоводни въпроси;
  • предоставяне на база данни с нормативни документи;
  • хранилище за данни.

И така, имате нужда от продукт само за изпращане на отчети, но имате и допълнителни услуги. За някои тази опция е подходяща, защото ще реши всички проблеми, но за някои такъв пакет ще бъде безполезен. В тази връзка, когато избирате софтуер, посочете какво включва цената на продукта. Откажете се от ненужни допълнителни услуги или се свържете с други специални комуникационни оператори.

Писма, съгласувания, функцията за изготвяне и проверка на отчети, възможността за изтегляне на необходимите файлове от други програми (с изключение на изпращане до Федералната данъчна служба, Пенсионния фонд на Руската федерация, FSS и Росстат) са минималните изисквания за електронна система за отчитане. По правило този основен комплект не е окачен с допълнителни опции, който се търси сред потребителите. Помислете и за броя на абонатите. Ако управлявате няколко организации, тогава ще ви бъде от полза да свържете тарифата за група компании. Попитайте вашия доставчик за наличност.

Друг критерий за избор на програма е интерфейсът. Трябва да е разбираемо на интуитивно ниво, тогава няма да е необходимо да обучавате служителите да работят в услугата.

Можете да се свържете със софтуера за подаване на отчети по определена процедура. Подобно е за различните програми. За да изпращате отчети по електронен път, ще ви трябва:

  • приложение за свързване;
  • договор за предоставяне на операторски услуги;
  • споразумение за обмен в системата за електронно управление на документи;
  • документи за издаване на електронен цифров подпис (това са копия от TIN и PSRN на организацията / индивидуалния предприемач, които трябва да бъдат сертифицирани, паспорт и SNILS на ръководителя).

За да прехвърлите отчетността към държавните органи по TCS, тя трябва да бъде криптирана и заверена със сертификат EDS, който се издава на служител, който има право на подпис. Обикновено това е ръководителят на компанията.

Целта на EDS е да потвърди автентичността на документите, които се предават по телекомуникационни канали:

  • удостоверява, че текстът под подписа идва от лицето, което го е уверило;
  • защита на документи от промяна.

Тези, които доставят продукти за електронно отчитане, могат да регистрират EDS сертификат. Преди тази процедура трябва да определите обхвата на подписа. Може да е необходимо не само за сертифициране на електронни отчети. Например, EDI изисква сертифициране на документи с помощта на електронен подпис. Необходим е и за участие в търгове чрез Мрежата. Ако се интересувате от разширяване на областта на приложение на EDS, консултирайте се със специален оператор по този въпрос, той ще ви разкаже за наличните възможности.

Използването на описаната по-горе схема за електронно отчитане чрез правителствени портали изисква регистрация на сертификат за електронен подпис от акредитирани доставчици. Цената на такава процедура варира от 500 до 3500 рубли.

Програма за електронно отчитане: сравнителна характеристика на пазарните лидери

Всеки софтуерен продукт има както предимства, така и недостатъци.

"Астрал".

Продуктът ви позволява да докладвате по електронен път на организации като Федералната данъчна служба, FSS, Rosstat, PFR. Повече от 400 000 местни компании изпращат електронни отчети чрез тази програма.

Предимствата на тази услуга са както следва:

  • за да изпращате електронни отчети, не е необходимо интернет да е високоскоростен;
  • осигурява се професионална техническа поддръжка;
  • ниска цена;
  • подходящи форми на отчети са налични за работа;
  • можете да изпращате отчети, направени във всяка счетоводна програма.

Сред недостатъците може да се отбележи съхранението на информация на компютър.

"Тензор".

Компанията стана лидер в последните години. Броят на нейните клиенти непрекъснато расте. Софтуерният продукт на компанията е надежден и доказан инструмент, който ви позволява да изпращате електронни отчети през Интернет. С помощта на пакета можете да подавате отчети до Федералната данъчна служба, FIU, FSS, Росстат. Предимствата на услугата са:

  • Софтуерът е лесен за инсталиране и свързване;
  • има много допълнителни услуги.

За да свържете една организация към услугата, ще трябва да платите 12 000 рубли. За начинаещите предприемачи това не винаги е възможно. Това е недостатъкът на програмата.

Най-разпространеният софтуерен продукт.

Разграничават се следните предимства на 1C:

  • електронното отчитане е много лесно за прехвърляне;
  • са разработени много допълнителни интерфейси;
  • възможно е да се планира прехвърлянето на средства и контролни сметки;
  • можете да вземете предвид плащанията с разплащателни карти;
  • програмата е много удобна за използване;
  • Услугата може да се актуализира чрез интернет.

Сред недостатъците на пакета 1C може да се отбележи следното:

  • софтуерът е скъп;
  • трябва да се подписва всяка година;
  • само специалист може да актуализира програмата, независимите действия могат да доведат до загуба на информация.

"Аргос".

С програмата Argos изпращането на електронни отчети е доста просто. Интерфейсът е интуитивен. Осигурено е криптиране и подписване на документи, което дава възможност те да бъдат правно значими. Следователно можете да подавате отчети на одиторски организации.

Можете да използвате всяка програма за електронна поща за изпращане на документи. Данните се съхраняват от страната на абоната и сигурността не е гарантирана.

SBS.

Продуктът може да бъде инсталиран на компютър и да се използва онлайн. Възможно е синхронизиране на данни. Прехвърлянето на електронно отчитане към SBS се извършва чрез не пощенски протокол, а директен канал с оператора.

В тази връзка получаването на доклади се потвърждава незабавно. За да направите системата по-надеждна, можете да използвате пощенския протокол като резервно копие. В този случай е гарантирана най-високата вероятност за доставка на документи.

Има и друг софтуер. Нека се съсредоточим върху програмите "Контур" и "Данък".

"верига"има следните предимства:

  • системата е инсталирана на сървъра на оператора, така че самият той следи появата на актуализации;
  • докладването се потвърждава незабавно.

От недостатъците си струва да се отбележи необходимостта от стабилна връзка с интернет. Ако връзката бъде прекъсната по време на работа със системата, информацията ще бъде загубена.

Taxcomинсталиран локално на компютъра на потребителя. Отчетите се предават с помощта на пощенски канал, чийто принцип е подобен на стандартните пощенски клиенти.

Предимствата на програмата са:

  • мястото за съхранение на информация е компютърът на потребителя, но в криптиран вид;
  • Нямате нужда от постоянна връзка с мрежата.

Недостатък на продукта е забавянето на потвърждението на доставката на електронна отчетност.

Програмите се разработват в съответствие със спецификата на дейността и обема на работа. От това зависят тяхната цена и производителност.

Софтуерът трябва да бъде избран, като се вземат предвид следните фактори:

  1. На кой регулаторен орган трябва да докладвате?
  2. Операторът предоставя ли техническа поддръжкаклиенти и колко е ефективен.
  3. Каква е цената на продукта, необходимо ли е да се доплаща за допълнителни опции.
  4. Трудно ли е да се свържете и инсталирате.

Когато изучавате цените и рецензиите, трябва да разберете, че цената за придобиване на различни лицензи за един и същ софтуер няма да бъде еднаква.

Сумата варира в зависимост от следните фактори:

  • колко души ще работят с услугата;
  • необходимо ли е свързване на допълнителни модули за вътрешно DL и аналитика, които не ускоряват процеса на отчитане, а оскъпяват лиценза;
  • На колко организации ще докладвате с тази програма.

Например, абонаментната такса за използване на софтуера за електронно отчитане, в зависимост от тези показатели, варира от 1200 рубли до 1000 долара годишно за 1 работно място. За да свържете услугата, ще трябва да платите от 4 000 до 16 500 рубли.

Основното предимство на електронното отчитане е спестяване на време и функционалност. Но има някои системи и недостатъци. Те може да са значими за вас, така че трябва да се вземат предвид.

Освен това всички регулаторни органи разполагат със собствени софтуерни продукти, които ви позволяват да попълвате и изпращате отчети в електронен вид.

Подаване на отчети в електронен вид с минимални финансови загуби

Изпращането на електронни отчети през Интернет изисква следните условия:

  1. Трябва да бъде инсталиран софтуер, който ви позволява да попълвате формуляри и да изготвяте отчети по електронен път.
  2. Трябва да инсталирате ER продукт.
  3. Трябва да има квалифициран електронен подпис (КЕП) и програма за криптографски доставчик.

По правило има разтоварване на електронно отчитане от счетоводен софтуер (1C, Parus, SAP и др.). Често е придружено от определени проблеми, тъй като формите на електронно отчитане се променят и не всички софтуерни продукти се актуализират синхронно.

  • Федерална данъчна служба: "законен данъкоплатец";
  • Росстат: софтуер за попълване на формуляри за статистически отчети офлайн;
  • FIU: програма Spu_orb;
  • FSS: програмата „Подготовка на изчисления за FSS“ (можете също да попълните 4FSS на портала. В някои региони е налично изпращане на удостоверения за инвалидност);
  • RPN: "Модул на естествения потребител";
  • FSRAR: "Декларант-Алко".

Освен това сайтовете на посочените по-горе контролни органи разполагат с допълнителни програми и услуги, които могат да се използват независимо от начина на електронно отчитане.

За много пакети, разработени от специални комуникационни оператори и скъпи, е характерно прякото обръщение към ресурсите на контролните органи:

  • извлечения от ЮГРУЛ/ЕГРИП (включително правно значими);
  • разберете своя / чужд TIN;
  • програма за проверка на отчети към пенсионния фонд за платци - CheckPFR;
  • други.

Мнозина смятат, че държавните услуги са много далеч от съвършенството. Качеството на изброените по-горе продукти обаче е доста добро, вършат си работата перфектно. При разработването на много от тях е използван принципът на разделно зареждане на xml-шаблони на необходимите форми. В тази връзка е необходим потребителски контрол, тъй като шаблоните се актуализират често (особено от Росстат).

Съвет!Направете междинно хранилище на необходимите xml шаблони, ще ви е необходимо за централизирани актуализации. В момента съм зает да изпращам шаблони и да предоставям на счетоводителите актуализации с помощта на прости скриптове на Python.

Органите, упражняващи контрол, разполагат със собствени услуги, които ви позволяват да подавате безплатно електронна отчетност:

  • Федерална данъчна служба: подаване на счетоводна и данъчна отчетност в електронен вид (https://service.nalog.ru/nbo/);
  • Росстат: система за отчитане (https://91.194.112.17/webstat/);
  • PFR: офис на застрахования (https://es.pfrf.ru/#services-u);
  • FSS шлюз (http://f4.fss.ru/);
  • RPN (http://rpn.gov.ru/otchetnost);
  • Уеб портал на FSRAR (https://service.fsrar.ru/).

За да използвате ресурсите, трябва да изпълните стандартните изисквания: да имате квалифициран електронен подпис (КЕП), криптографски доставчик и плъгин за работата му с браузър.

Недостатъкът на този метод е необходимостта от регистрация на всеки ресурс, което води до неудобство, ако количеството информация е голямо. При платените решения интерфейсът е единичен и безпроблемен.

Преди да изпратите генерираните отчети, трябва да ги подпишете с ЕЦП. Тук определено няма да работи, за да спестите пари, тъй като никой не предоставя сертификати на юридически лица безплатно.

Официалните уебсайтове съдържат списъци с организации, които са акредитирани да издават електронен цифров подпис. Същите ресурси осигуряват изисквания за такива центрове за сертифициране. Ако вече имате ЕЦП, той може да е подходящ за подписване на електронни документи.

Трябва също да имате доставчик на криптографски услуги. Сайтовете за електронно отчитане на контролните органи използват, като правило, "CryptoPro". В продължение на три месеца можете да инсталирате пробната му версия безплатно. За да спестите пари, първо инсталирайте версията CryptoPro 3.9, а след това версията CryptoPro 4.0, след което можете да работите безплатно в продължение на 6 месеца. След това ще трябва да закупите лиценз, за ​​да избегнете проблеми.

Някои специални оператори са разработили облачни квалифицирани електронни подписи (CloudCEP) за своя софтуер, като мястото на тяхното съхранение е сървърът на специализиран телекомуникационен оператор. Работата с CloudCEP не изисква закупуване и инсталиране на крипто доставчик. Въпреки това, не можете да използвате облачен CEP в други програми.

Широко разпространеното мнение, че след закупуването на софтуера специалният оператор ще направи всичко сам, е погрешно. Договорите с телекомуникационните оператори са съставени правилно, в тях ясно са посочени техните функции и отговорности. Като цяло той трябва да вземе документите и да ги достави в приемния комплекс на органа, упражняващ контрол.

Електронно отчитане и отговорност

Ако в рамките на 10 работни дни от момента, в който организацията има задължението да представя отчети в електронна форма на данъчната служба, тя не предостави възможност за приемане на документи в електронен вид от Федералната данъчна служба, това може да доведе до блокиране на своите банкови сметки от фискалния орган.

Освен това Федералната данъчна служба, Пенсионният фонд на Руската федерация, FSS имат право да събират глоби от компании, ако не спазват процедурата за подаване на данъчни декларации (изчисления).

Размерът на глобата е 200 рубли за всеки доклад, предоставен не в съответствие с правилата.

Счетоводно електронно отчитане като пример за електронно отчитане и неговите характеристики

Финансовите отчети са сбор от информация за всички финансови транзакции на едно дружество, систематизирана по определен начин. Тези данни характеризират финансовото състояние на стопанския субект.

В съответствие със законодателството на Руската федерация от 2013 г. абсолютно всички предприятия трябва да водят счетоводство в електронна форма. Електронното отчитане е задължително дори за стопански субекти, работещи по опростената система за данъчно облагане.

В момента в Русия много счетоводители са запознати с такъв софтуерен продукт като 1C. Счетоводното отчитане в електронен вид има много предимства. Има обаче и такива, които се отнасят към него с недоверие по различни причини.

Подаването на електронна документация е много по-опростен и приятен процес от чакането на опашка за среща с данъчен инспектор за подаване на отчет или декларация.

Електронното финансово отчитане има следните предимства:

  • обработката на документи в електронен вид отнема много по-малко време от хартиените;
  • свежда до минимум риска от допускане на грешки при попълване на формуляри.

Всички EDMS, които се използват от предприятията за подаване на електронна отчетност до контролните органи, имат програми, които автоматично извършват изчисления. Предоставянето на всички необходими формуляри може да се извърши чрез Интернет.

Ако счетоводител подава документи по електронен път до регулаторните органи, тогава няма ситуации, когато данъчните служители откажат да ги приемат за проверка.

В момента всеки отчет може да бъде подаден по електронен път. Няма ограничения. Въпреки това, предимно в електронен вид, те предават:

  • счетоводни отчети;
  • отчети за финансовите резултати.

Изпращането на документация от счетоводен служител може да се извърши с помощта на интернет инструменти, например електронна поща. Електронното отчитане се оказа много удобно за индивидуалните предприемачи: сега те не трябва да наемат счетоводители, те могат сами да съхраняват документацията. За да изготвят и подават финансови отчети, те трябва да се научат как да работят с програмата 1C и да имат достъп до Интернет.

Но преди стопанският субект да изпрати електронна документация до данъчните власти, той трябва официално да премине към системата EDI, след като избере някоя от тях.

Поддържането на документация с помощта на компютърни инструменти първо изисква следните стъпки:

  • писане на официално заявление за свързване с EDI, което ще позволи обмен на електронна информация с данъчната служба или друг контролен орган;
  • сключване на споразумение с организация, ангажирана във връзка с EDMS;
  • подписване на допълнителни споразумения за въвеждане на електронна система за управление на документи в териториалното управление на Федералната данъчна служба, получаване на цифров ключ или EDS, издаден в специален център за сертифициране.

Важно:само документи, подадени в данъчната служба, могат да бъдат удостоверени с електронен ключ. Електронният подпис има за цел да даде правен статут на всяка документация, изпратена до различни контролни органи.

Формулярите за отчет се публикуват на официалните интернет ресурси на услугите. Благодарение на това работата на счетоводителите на всички предприятия е значително опростена. Ако вие, като счетоводител или ръководител на организация, не можете сами да преминете към системата EDI, за да подадете всички видове финансови отчети, използвайки за това телекомуникационни канали, можете да използвате услугите на частни търговски организации. Те ще съберат и подготвят необходимата документация за свързване към електронна система за управление на документи, издаване на ЕЦП или цифров ключ и избор на подходяща програма. Потребителите имат право да получават сертификати за електронни цифрови подписи и генериране на ключове.

Данъчната служба разработва услуги, които позволяват да се съставят в електронен вид документите, необходими за обработка на повечето транзакции за прехвърляне на стоки, работи, услуги от една компания в друга. Целта на подобни програми е да стимулират преминаването към EDI.

Например, очаква се по искане на данъчния орган да може да се предостави чрез телекомуникационни канали документ за прехвърляне на стоки (работи, услуги), създаден въз основа на препоръчания формуляр TORG-12, акт за приемане и предаване на работи, подобен на общоприетия хартиен формуляр, фактура с разширен набор от данни и др.

Сега има много софтуерни продукти с лиценз, които ви позволяват да внедрите системата за електронен обмен на данни между контрагентите. Програмата може да бъде платена и безплатна. Последните, като правило, се разработват директно от Федералната данъчна служба или PFR. Не трябва да купувате скъп софтуер, вярвайки, че с увеличаването на цената се подобрява и качеството на продукта. Изборът трябва да се направи, като се фокусира не върху количеството, а върху съответствието на функционалността на програмата със спецификата на вашата дейност.

Електронното финансово отчитане е универсално, лесно за използване и затова все повече организации преминават към него. За по-бързо адаптиране на счетоводния персонал и други упълномощени лица към новите условия на труд се провеждат различни курсове и обучения. На законодателно ниво е одобрена необходимостта от подписване на първични електронни счетоводни документи с електронен цифров подпис и предаването им чрез оператори за електронно управление на документи.

Отчитането при неспазване на тези изисквания няма да има правна сила и не могат да се представят документи за приспадане на ДДС или защита на интересите на дружеството в съда. Същата причина е в основата на забраната за независима организация на управление на документи с контрагенти (например използване на пощенски услуги) без участието на оператори за електронно управление на документи.

Можете да подадете отчет на хартиен носител или през интернет - няма разлика от гледна точка на държавата. Но чрез интернет е по-удобно: не е нужно да отпечатвате парчета хартия, да отидете до клона на мястото на регистрация и да застанете на опашка. И имате повече време за изготвяне на електронни отчети: ако отчетите на хартиен носител трябва да се подават преди 15-то число, то електронните отчети - до 20-ти.

В някои случаи се изисква да подавате електронни отчети; всеки държавен орган определя такива условия. Например данъчната служба приема само електронен ДДС отчет и всички отчети от организации с повече от 100 служители. А пенсионният фонд и социалното осигуряване отказват да приемат отчети на хартиен носител на фирми с над 25 души. За да подадете правилно отчет, прочетете правилата на уебсайтовете на държавните агенции, към които кандидатствате.

Как да подадете електронен отчет

Можете да подавате отчети в електронен вид чрез личен акаунт на сайта на държавна агенция или чрез оператор за електронен документооборот - EDO. В първия случай ви е необходим само електронен подпис, във втория - подписът и програмата на оператора.

Всички отчети, които подавате до държавните агенции, трябва да бъдат подписани. Подписвате хартиени отчети с химикал, електронни отчети с електронен подпис. За да изпращате отчети през Интернет, трябва да закупите електронен подпис.

Кой електронен подпис да изберете за бизнес

Чрез личен акаунт

На уебсайтовете на всички регулаторни органи можете да създадете личен акаунт. Това е вашият личен раздел на сайта, където виждате вноски, задължения и надплащания. Можете да подавате отчети чрез личния си акаунт: тук е желаните формии правила за попълване.

Чрез данъчната лична сметка може да се подаде електронно отчитане към данъчната, осигурителната и пенсионната каса. Ако подавате отчети до други държавни агенции, ще трябва да се регистрирате на всеки сайт - няма един прозорец.

В личния ви акаунт на данъчния уебсайт се виждат вашите вноски, задължения и надплащания

Регистрацията във всеки личен акаунт е безплатна. Можете да влезете по два начина: с акаунт в държавните услуги или с CEP - квалифициран електронен подпис. Но можете да изпращате документи само с CEP.

За някои държавни агенции ще трябва да закупите друг електронен подпис. Например електронният подпис, който използвате на данъчния уебсайт, не е подходящ за EGAIS. Повече подписи - повече разходи. Освен това ще трябва самостоятелно да съставите график и да наблюдавате календара за отчитане.

30% от сумата е неустойка за неплатен в срок данък.

Отчитането през личния ви акаунт е добър вариант за индивидуални предприемачи и малки фирми, които подават минимален брой отчети. Ако се отчитате в няколко отдела с различни електронни подписи, можете да поверите това на оператора.

Чрез оператор за електронен документооборот

Операторът на EDI е организация, която настройва документооборота между компаниите или между компаниите и държавата. Документите, които изпращате чрез EDI оператора, имат юридическа сила: те носят вашия електронен подпис. Операторите на EDI използват криптографска защита за безопасно прехвърляне на документи. Държавата проверява дали всичко е безопасно и издава разрешително за работа.

Операторите на EDF продават програми за подаване на отчети. В тези програми отчетите се събират в един прозорец: не е необходимо да се регистрирате в личните акаунти на всички държавни агенции. Като правило стандартните функции включват шаблони за отчети, проверка за грешки при попълване и календар на счетоводител - напомняне на график за датите на падежа. Можете да подписвате всички отчети с един CEP. Такива програми са подходящи за тези, които подават много отчети до различни регулаторни органи.

Цената на програмата зависи от броя на свързаните държавни агенции и набора от функции.

120 EDI оператори са включени в държавния регистър. Може да им се вярва

Как да изберем програма за електронно отчитане

Необходими са програми, за да ви е удобно да подавате отчети. Основните критерии са комуникация с необходимите държавни агенции, напомняния за отчети, проверка за грешки и интеграция с вашата счетоводна система.

Брой дестинации

Броят на упътванията е до колко държавни агенции можете да изпращате отчети. Стандартният набор е Федералната данъчна служба, Фондът за социално осигуряване и Пенсионният фонд. Разширената версия може да включва Rosstat, Rosalkogolregulirovanie и Rosprirodnadzor. Програмите с голям брой направления са по-скъпи: например в Москва две посоки от оператора Kaluga-Astral струват 2900, а четири - 3900 рубли годишно. Проверете на кои регулаторни органи ще докладвате и изберете програма с правилните указания.

Кореспонденция с държавни агенции

Кореспонденцията с държавни агенции е вашият комуникационен канал. Често, след като проучи доклада, държавната агенция иска някои разяснения и ви изпраща писмо с искане. Ако в програмата няма кореспонденция, няма да видите заявката и няма да можете да отговорите. Ако игнорирате писма от държавни агенции, може да бъдете глобени. За да получавате точно всички известия, изберете програми с кореспонденция.

Календар на счетоводителя

Календарът е необходим, за да ви напомня за отчетния период. Видовете отчети и честотата на подаване зависят от данъчната система. Календарът може да се персонализира и включва списък с държавни агенции, на които трябва да подавате отчети. Така че няма да забравите за никого.

Помирение

Съгласуването е функция, която ви предупреждава, когато въведените данни не съвпадат. Предпазва от досадни грешки като допълнителна нула в сумата. При други равни условия, изберете програма с помирение - никога не е притеснявало никого да играе на сигурно.

Интеграция със счетоводни системи

Интеграцията е необходима, за да можете да генерирате отчет във вашата счетоводна система и след това да го качите в програмата EDI и да го изпратите. Без интеграция трябва да създадете отчет в програмата EDI: това ще отнеме повече време. Ако сте свикнали да работите с 1C или My Business, потърсете програма за управление на документи с интеграция.

Метод на монтаж

Програмите за управление на документи са разделени на офлайн и онлайн услуги. Офлайн програмите се инсталират на компютър и съхраняват данни там - можете да работите с документи само от един компютър. Онлайн услугите съхраняват информация в облака, тоест в онлайн хранилище - имате достъп от всеки компютър, лаптоп, таблет или телефон.

Някои оператори предлагат онлайн и офлайн версии на една и съща програма. И двете имат ползи. Вземете този, който ви харесва най-много.

Повече от 5 години съществува възможност чрез услугата за електронно отчитане. Това ви позволява да генерирате документ и да го изпратите в удобно време, без да отивате в Пенсионния фонд и огромни опашки там. Разбира се, никой няма да отмени напълно хартиените формати на документи. През 2019 г. обаче се появиха няколко изисквания за задължително подаване в електронен вид за докладване пред федералните контролни органи. По-специално, за организации с повече от 25 служители преходът към онлайн отчитане вече е задължителен.

Освен това електронното управление на документи има някои допълнителни полезни функции:

  • възможна е предварителна проверка на резюмето със специална програма, която се предоставя безплатно от самия клон на Пенсионен фонд;
  • времето за изпращане е фиксирано, което помага да се избегнат глоби;
  • Не е необходимо да отпечатвате документи, всички те се записват в програмата.

Нов електронен отчет до ЗФР

Тримесечната отчетност на застрахователните премии трябва да се подава по един нов формуляр за изчисление, заменящ предишните изчисления 4-FSS и RSV-1 и одобрен със Заповед № ММВ-7-11 / от 10.10.16 г. Прилага се от от 1-во тримесечие на 2017г. Срок - до 30-о число на месеца, следващ отчетния период.

Формуляри за докладване пред ЗФР

    месечна счетоводна форма - СЗВ-М (утвърдена с решение No 83п от 01.02.16 г.).

Неустойка за късно подаване на формуляра или неправилно пълненее 500 рубли за всеки служител. И ако вместо задължителен електронен документ се връчи хартиен, тогава глобата ще бъде 1000 рубли.

    нова отчетност - обобщена форма на данни за трудовия стаж на служителите на организацията.

Променена е процедурата за подаване на отчети във фонд „Пенсии“. Повечето от старите формуляри са опростени и сега трябва да се подават само два отчета: SZV-M (месечен) и персонализиран (за годината).

Форма на информация за осигурените лица (СЗВ-М)

Форма на информация за застрахования, прехвърлена към ЗФР за поддържане на индивидуални (персонализирани) записи (ODV-1)

Електронно подаване на отчети в ЗФР ​​– в какъв срок?

Необходимо е да се отчитат застрахователните премии през 2019 г. както на IFTS, така и на ЗФР. Задължителни срокове:

  • за отчета СЗВ-М - преди 15-о число на всеки месец;
  • за отчета за стаж (персонализирана информация) за 2017 г. - до 1 март 2019 г. (Закон № 27-FZ стат. 11 стр. 2)

Периодът, от който влязоха в сила новите правила е 1-во тримесечие на 2017 г.

Прехвърляне на отчети към ЗФР в електронен вид - как да го направя?

Една организация може да използва услугата по следните начини:

  • изтегляне на безплатни програми на пенсионния фонд;
  • попълнете формуляра онлайн директно на уебсайта на фондацията;
  • да поискате промоционален достъп до онлайн услуги;
  • използвайте професионални счетоводни програми;
  • прилагайте онлайн услуги на текуща основа

Нека анализираме най-популярните методи:

  • Можете да изпратите доклад до ЗФР чрез интернет безплатно, като изтеглите програмата на уебсайта на фонда. Редица програми са подходящи за генериране на отчет SZV-M (списъкът им е даден в раздела за безплатни програми). За да създадете личен акаунт, трябва да се регистрирате чрез EDS или да се свържете лично с Пенсионния фонд.

    • Можете също да попълните отчет онлайн чрез различни онлайн услуги с промоционален достъп. Често достъпът се дава за три месеца или се изисква малка такса до 1000 рубли. Нека дадем пример за някои от тях: Contour; небе; Buchsoft Online; Моят бизнес.

    Най-известната професионална програма за счетоводство- 1с счетоводство. Позволява ви да водите записи и да изпращате отчети до ЗФР чрез интернет.

Данъчно отчитане

включва набор от документи, отразяващи информация за изчисляването и плащането на данъци от физически лица, индивидуални предприемачи и организации.

Данъчното отчитане включва данъчна декларация и данъчно изчисление на авансово плащане.

Връщане на данъци

Това е официално изявление на данъкоплатеца, което съдържа информация за обектите на данъчно облагане, за получените приходи и направените разходи, за източниците на доходи, за данъчната основа, данъчните облекчения, за размера на дължимия данък и за други данни, които обслужват като основа за изчисляване на данъка. (член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Данъчно изчисление на авансово плащане

Това е официално изявление на данъкоплатеца, което съдържа информация за обектите на облагане, получени доходи и направени разходи, източници на доходи, данъчна основа, данъчни облекчения, размера на дължимия аванс и други данни, които служат като основание за изчисляване на авансовото плащане. (член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Изчисляване на сумите на данъка върху доходите на физическите лица, изчислен и удържан от данъчен агент (формуляр 6-NDFL)

Това е документ, съдържащ обобщена информация от данъчен агент за всички физически лица, получили доходи от данъчен агент (отделно подразделение на данъчен агент), за сумите на начислените и изплатени им доходи, предоставените данъчни облекчения, за изчислените и удържани суми на данъка, както и други данни, служещи за база за изчисляване на данъка.

Финансови отчети

Това е информация за имущественото и финансовото състояние на организацията и крайните резултати от нейната икономическа дейност през определен период.

Отчетът се подава до данъчния орган по мястото на регистрация на данъкоплатеца (заплатец, данъчен агент). Процедурата за подаване на данъчни отчети от данъкоплатците до данъчните органи е регламентирана от член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Методи за представяне

Има две възможности за подаване на данъчни и счетоводни отчети:

  • На хартия;
  • В електронен вид.

Подаване на хартия

Данъчната декларация (изчисление) може да се подаде по установения формуляр на хартиен носител.

Можете да подавате отчети до IFTS лично или чрез упълномощен представител.
Както ръководителят на организацията (предприемач), така и счетоводител, както и упълномощен представител на организацията (предприемач) могат да подадат данъчна декларация.
Датата на подаване на данъчни декларации и финансови отчети от законния или упълномощен представител на организацията е датата на действителното им представяне на данъчния орган на хартиен носител.

В съответствие с изискванията, максималното време за изчакване на опашката не трябва да надвишава 15 минути! Ако чакате на опашка повече от 15 минути, моля, уведомете ни.

  • ако средният брой на служителите за предходната календарна година надвишава 100 души;
  • ако е създадена (включително реорганизирана) организация с повече от 100 служители;
  • ако такова задължение е предвидено във връзка с конкретен данък. От 01.01.2014 г. това правило ще се прилага за данък върху добавената стойност.

Информация за средния брой на заети лица за предходната календарна година се предоставя от организация (индивидуален предприемач, наел служители през посочения период) на данъчния орган не по-късно от 20 януари на текущата година, а в случай на създаване (реорганизация) на организация - не по-късно от 20-о число на месеца, следващ месеца, през който организацията е създадена (реорганизирана).

Получаваме електронен подпис

Квалифициран електронен подпис може да бъде получен в сертифициращ център, акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите съобщения Руска федерация. Списъкът на сертифициращите центрове е достъпен на официалния уебсайт на Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация в раздела „Акредитация на сертифициращи центрове“. В същото време за правилно оторизиране в услугата се препоръчва използването на квалифициран сертификат за ключа за проверка на електронния подпис, издаден в съответствие с изискванията на заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 04.08.2013 г. № ММВ-7-4/ [защитен с имейл]„За одобряване на Процедурата за използване на квалифицирани сертификати на ключове за проверка на електронен подпис в информационните системи на Федералната данъчна служба на Русия.

Когато се отчита TCS, той трябва да се предава с помощта на подобрен квалифициран електронен подпис (член 80 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Концепцията за подобрен квалифициран електронен подпис е въведена с Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. „За електронния подпис“ (член 5 от Закона).

Документ в електронен вид, подписан с електронен подпис, придобива правен статут, т.е. има същата юридическа сила като хартиен документ с саморъчен подпис и печат.

Документ, подписан с EDS през периода на валидност на сертификата за ключ за проверка, издаден в съответствие с Федералния закон от 01.10.2002 г. № 1-FZ "За електронния цифров подпис", но не по-късно от 31 декември 2013 г., се приравнява на електронен документ, който е подписан с усилен квалифициран електронен подпис.

Ние купуваме софтуер

съвместим със софтуера, инсталиран във вашата данъчна служба и го инсталирайте на компютър с достъп до Интернет. Необходимият софтуер може да бъде предоставен от телеком оператора.

При прехвърляне на данъчна декларация (изчисление) по телекомуникационни канали, денят на подаване е датата на изпращането й.

Колко време отнема подаването на данъчни декларации в IFTS?

При лично подаване на данъчна декларация (изчисление) документи се приемат веднага в момента на подаването й. В същото време максималното време за приемане на една данъчна декларация в данъчната служба е десет минути.

Нямам време да отида до данъчната служба, може ли съпругата ми да подаде данъчна декларация вместо мен?

Данъчната декларация може да се подаде в IFTS както лично, така и чрез упълномощен представител. Предпоставка за това е представителят на данъкоплатеца да притежава нотариално заверено пълномощно. Тоест, само ако има нотариално заверено пълномощно, съпругът може да представлява интересите на съпруга в отношенията с данъчните органи и по-специално да подаде данъчна декларация за нея.

Как се осигурява поверителността на информацията, предавана по телекомуникационни канали?