როგორ დავწეროთ საქმიანი მოთხოვნის წერილი. თხოვნის წერილი
თხოვნის წერილი
წერილობითი მოთხოვნა, რომელიც მიმართულია ორგანიზაციის წარმომადგენლებს (ჩვეულებრივ, ეგზავნება ხელმძღვანელის სახელზე) ან კონკრეტულ პირს, რომელიც შედგენილია ინფორმაციის მისაღებად, ბიზნეს დოკუმენტებზე წვდომის უზრუნველსაყოფად ან რაიმე სამუშაოს შესრულების მოთხოვნით, ე.წ. მოთხოვნის წერილი. საოფისე მუშაობის წესების მიხედვით, კორესპონდენციის ადრესატმა უნდა უპასუხოს ასეთ წერილს.
მოთხოვნის წერილის ნიმუში
მოთხოვნის წერილის დაწერის წესები შეესაბამება საქმიანი მიმოწერის ზოგადად მიღებულ კანონებს. მოთხოვნის შემცველი წერილის მისამართის ფორმა ყველაზე გავრცელებულია საქმიან მიმოწერაში, შესაბამისად, იგი ითვალისწინებს მართლწერის მრავალფეროვან ვარიანტს. ყველაზე ზოგადი რეკომენდაციები, რომლებიც შეიძლება მიეცეს ასეთი წერილის შემდგენელს, არის პრეზენტაციის მარტივი და ლაკონური სტილის დაცვა იმ მოქმედებების სავალდებულო სპეციფიკით, რომელიც უნდა შესრულდეს, მაგალითად: "გთხოვთ დამეხმაროთ ..." , „გთხოვთ...“ (კონკრეტული მოქმედება შემდგომშია მითითებული), „იმედი მაქვს თქვენი მხარდაჭერის მოპოვებაში...“ და ა.შ.
როგორც წესი, ოფიციალური მოთხოვნის წერილი იწერება გამგზავნის ბლანკზე და თავის სტრუქტურაში მოიცავს შემდეგ განყოფილებებს:
ტექსტის შედგენისას მთავარ მოთხოვნას შეიძლება წინ უსწრებდეს პრეამბულა, რომელშიც საჭიროა მოკლედ ჩამოყალიბდეს ადრესატთან დაკავშირების მიზეზები. თუ ნიმუში შეიცავს რამდენიმე შუამდგომლობას, დასაშვებია ისეთი ფორმულირების გამოყენება, როგორიცაა: „მეც ვითხოვ ...“, „ამავდროულად, ზემოაღნიშნულ მოთხოვნასთან ერთად მოგმართავთ...“. ყოველი ახალი საკითხი განსახილველი უნდა იყოს ცალკე პუნქტში. საქმიანი მიმოწერის წესების მიხედვით, კომპლექსურ მოთხოვნაზე პასუხი შეიძლება გაიგზავნოს ერთი წერილით, თითოეულ მოთხოვნაზე კომენტარებით.
ამ ტიპის კორესპონდენცია ამცირებს სამუშაო პროცესის რაოდენობას და შემომავალი დოკუმენტაციის წაკითხვასა და დამუშავებაზე დახარჯულ დროს.
იმ შემთხვევაში, თუ კორესპონდენციის ბუნება იძლევა მოთხოვნის განხილვისა და შედეგის მიღების ვადის განსაზღვრის საშუალებას, აუცილებელია წერილის ტექსტში სწორად გამოხატოს დადგენილ ვადაში პასუხის მიღების სურვილი.
უშეცდომოდ, საქმიანი წერილი უნდა შეიცავდეს გამგზავნის კონტაქტებს. ეს მონაცემები მითითებულია ისე, რომ საჭიროების შემთხვევაში წერილის მიმღებს საშუალება ჰქონდეს უშუალოდ დაუკავშირდეს მოთხოვნის გამგზავნს.
ჩამოტვირთვა
მოთხოვნის წერილის ნიმუში: pismo-prosba.doc (ჩამოტვირთვები: 8038)
მოთხოვნის წერილი არის მოთხოვნა საჭირო ინფორმაციის, საქონლის, მომსახურების, დოკუმენტების მოპოვების, რეკომენდაციების გაცემის, შეხვედრის მოწყობის და ა.შ. მისი შედგენისას აუცილებელია მოთხოვნის შესრულების აუცილებლობის დასაბუთება. ის შეიძლება მიმართოს კონკრეტულ ფიზიკურ ან იურიდიულ პირს - ორგანიზაციას. ამ ტიპის წერილი შეიძლება შეიცავდეს ერთზე მეტ მოთხოვნას.
როგორ დავწეროთ მოთხოვნის წერილი
მოთხოვნის წერილს აქვს საქმიანი წერილის ზოგადი სტრუქტურის მსგავსი სტრუქტურა და თითქმის იდენტურია მოთხოვნის წერილის ფორმით. მისი რეგისტრაცია ხორციელდება ორგანიზაციის ბლანკზე. მას ჩვეულებრივ ხელს აწერს ორგანიზაციის ხელმძღვანელი ან უფლებამოსილი პირი.
საქმიანი წერილების ფრაზების მაგალითები - მოთხოვნები
მოთხოვნის მიზეზი:მოთხოვნის წერილი მოითხოვს საპასუხო წერილის დაწერას.
საქმიანი წერილები
მოთხოვნის წერილი, ალბათ, საქმიანი მიმოწერის ყველაზე გავრცელებული ფორმაა. არ შეიძლება ჩაითვალოს სიტუაციების რაოდენობა, რომლებიც საჭიროებენ მოთხოვნის გაკეთებას იურიდიული ან ფიზიკური პირის სახელით. ეს არის ინფორმაციის მიღება, პროდუქტის ნიმუშები, მოქმედებების კოორდინაცია, რაიმე ქმედების წახალისება და ა.შ.
მოთხოვნის წერილის შემადგენლობა და სტრუქტურა დიდად არ განსხვავდება სტანდარტულისაგან (იხ. ბიზნეს წერილები. დიზაინის წესები. ასოების სტრუქტურა). როგორც წესი, მოთხოვნის წერილის ტექსტი შედგება ორი ნაწილისაგან:
1. შესავალი. სადაც თხრობითი ფორმით არის ახსნილი საქმის არსი, ახსნილია მოტივები, მოთხოვნის წამოყენების მიზეზები. აქ ხშირად გამოიყენება შემდეგი სტანდარტული გამონათქვამები:
ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი გამოთქმა უნდა იქნას გამოყენებული კონტექსტის და მეტყველების სიტუაციის გათვალისწინებით.
თითქმის ყველა სტანდარტული გამოთქმა იწყება წარმოებული წინადადებით ან პრეპოზიციური კომბინაციით. ყურადღება უნდა მიექცეს ამ წინადადებების სწორ გამოყენებას არსებით სახელებთან, რომლებიც ძირითადად გენეტიკურ და დატივან შემთხვევებშია.
2. რეალურად მოთხოვნა. აქ, წერილის საკვანძო ფრაზა მოიცავს ზმნისგან წარმოქმნილ სიტყვებს იკითხე. მისი გამოყენება აიხსნება საქმიანი ტექსტების ეტიკეტის მოთხოვნებით და საქმიანი კომუნიკაციის ფსიქოლოგიური კანონებით - ადამიანი უფრო მზადაა დათანხმდეს მოთხოვნის სახით გამოხატული ქმედების შესრულებას, ვიდრე მოთხოვნის სახით.
ზოგიერთ შემთხვევაში, თავად მოთხოვნა, რომელიც გამოხატულია აღწერილობით, შეიძლება არ შეიცავდეს ამ ზმნას, მაგალითად: ვიმედოვნებთ, რომ შეძლებთ ჩვენი წინადადების განხილვას მითითებულ ვადაში.
მოთხოვნა შეიძლება გამოითქვას პირველი პირის მხოლობით (გთხოვთ.), პირველ პირში მრავლობითში (გთხოვთ), მესამე პირში მხოლობით (ამ შემთხვევაში გამოიყენება კოლექტიური მნიშვნელობის მქონე არსებითი სახელები: დირექტორატი ითხოვს., ადმინისტრაცია ითხოვს. ., შრომითი კოლექტივის საბჭო ითხოვს . და ა.შ.), მესამე პირის მრავლობითი რიცხვიდან, თუ გამოყენებულია კოლექტიური მნიშვნელობის რამდენიმე არსებითი სახელი (სთხოვს შრომის კოლექტიური ადმინისტრაცია და საბჭო).
თუ მოთხოვნის წერილი მრავალგანზომილებიანია. მაშინ ასეთი წერილის მეორე ნაწილის შემადგენლობა შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს (კომპოზიციის ნაწილები უნდა შეესაბამებოდეს ტექსტის აბზაცის დაყოფას):
იკითხე. (გთხოვთ.)
თან ვეკითხები. (ასევე გთხოვთ.)
და მეც ვეკითხები. (და ასევე გთხოვთ.)
მოთხოვნის წერილის დაწერისას უნდა გაითვალისწინოთ ასეთი რეკომენდაციები.
1. მოთხოვნის გაკეთებისას ხაზგასმით აღნიშნეთ თქვენი ან თქვენი ორგანიზაციის ინტერესი მის შესრულებაში.
2. არავითარ შემთხვევაში არ უნდა დაიწყოთ თქვენი წერილი სიტყვით გთხოვთ. - უფრო ტაქტიანად ახსნით ჯერ თქვენი მიმართვის მოტივებს (თუნდაც ადრესატთან ყველა დეტალი უკვე შეთანხმებული იყოს).
მოთხოვნის ფორმულირებისას ხშირად გამოიყენება შემდეგი სტანდარტული გამონათქვამები:
მოგმართავთ (მიმართავთ) თქვენ (თქვენ) მოთხოვნით.
ჩვენს მისამართზე მიწოდების შესახებ.
ჩემთვის მიმართულებისთვის.
ჩვენი ორგანიზაციის მისამართზე გარიცხვის შესახებ.
მოცემის შესახებ. მე გთხოვ (გთხოვ) შენ (შენ).
ეფექტური მოთხოვნის წერილი 5 ნაბიჯში
ნებისმიერი მოთხოვნის წერილი უნდა შეიცავდეს კარგად გააზრებულ დასაბუთებას და მოთხოვნის მკაფიო განცხადებას. გარდა ამისა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ტექნიკა, რომელიც ზრდის წერის ეფექტურობას.
ნაბიჯი 1. ვის ეკითხებით?
მიმართეთ პირადად ადრესატს, უმჯობესია - სახელით და პატრონიმიკით:
ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!, "ძვირფასო ბატონო ივანოვი!"
"ძვირფასო კოლეგებო!", "ძვირფასო მენეჯერებო!", "ძვირფასო უმცროსი თანამშრომლებო!", "ძვირფასო პერსონალო!"
მოთხოვნის წერილი. მოთხოვნის წერილის ნიმუში
მოთხოვნის წერილი არის დოკუმენტის სახეობა, წერის მიზანი, რომელიც არის ნებისმიერი ინფორმაციის მოპოვება, რაიმე ქმედებისკენ წახალისება, ნებისმიერი დოკუმენტის მიწოდება. ანუ წერილის ბუნება არაკომერციულია.
მოთხოვნის წერილი შეიძლება მიემართოს როგორც კონკრეტულ პირს, ასევე მთლიანად ორგანიზაციას. წესების მიხედვით კარგი მანერებიმოსალოდნელია, რომ ადრესატი უპასუხებს მას.
აქ არის მოთხოვნის წერილი, რომლის ნიმუშის ჩამოტვირთვა შესაძლებელია Word-ში.
წერილი იწერება ორგანიზაციის ბლანკზე (ასეთის არსებობის შემთხვევაში და წერილი იწერება ორგანიზაციის სახელით) და უნდა შეიცავდეს შემდეგ ბლოკებს:
Კეპი. ვის და ვისგან წერილი
ძირითადი ნაწილი, მათ შორის აპელაცია, თავად მოთხოვნის განცხადება, დეტალური აღწერა იმ მიზეზებისა, თუ რატომ უნდა შესრულდეს ეს მოთხოვნა (რაც უფრო გონივრული იქნება თქვენი მოთხოვნა, მით უფრო სავარაუდოა, რომ იგი შესრულდება)
ხელმოწერა, თარიღი
როგორც წესი, ტიპიური ფრაზები გამოიყენება მოთხოვნის წერილებში:
წერილის სტილი უნდა იყოს ოფიციალური და საქმიანი, საქმიანი მიმოწერის ყველა ნორმის დაცვით.
თუ რამდენიმე მოთხოვნაა, უმჯობესია, ისინი ასახოთ ერთ მოთხოვნის წერილში, ვიდრე თითოეული მოთხოვნისთვის ცალკე წერილი დაწეროთ.
მოთხოვნის წერილის მაგალითები (წერილის ძირითადი ნაწილი):
სოფლის მცხოვრებლები დაგიკავშირდებიან.... მოსახლეობით ... ადამიანი. ამჟამად ჩვენს მხარეში არ არსებობს ინტერნეტის პროვაიდერი, რომელიც უზრუნველყოფს საიმედო მაღალსიჩქარიან ინტერნეტს. თუმცა, ასეთი საჭიროება არსებობს და ამ სერვისზე დიდი მოთხოვნა იქნება.
გთხოვთ, განიხილოთ ინტერნეტთან დასაკავშირებლად გამოყოფილი ხაზის ორგანიზების შესაძლებლობა.
ძვირფასო ანტონ პეტროვიჩ!
სახლების მცხოვრებნი მოგმართავენ… ქ. განისაზღვრა ადგილობრივი ტერიტორიის კეთილმოწყობის მოთხოვნით. ეზოში არ არის ორგანიზებული ადგილი პატარა ბავშვებთან ერთად სასეირნოდ. გთხოვთ, დაგვეხმაროთ სათამაშო მოედნის ორგანიზებაში.
ასევე მწვავე პრობლემაა პარკინგის ადგილების ხელმისაწვდომობა. ჩვენს ეზოში აუცილებელია დამატებით აღჭურვა პარკინგის ადგილი ახლომდებარე სახლების მცხოვრებთა მანქანების შესანახად.
თქვენი გაგებისა და დახმარების იმედი გვაქვს.
მოთხოვნის წერილი არის მოთხოვნა საჭირო ინფორმაციის, საქონლის, მომსახურების, დოკუმენტების მოპოვების, რეკომენდაციების გაცემის, შეხვედრის მოწყობის და ა.შ. მისი შედგენისას აუცილებელია მოთხოვნის შესრულების აუცილებლობის დასაბუთება. ის შეიძლება მიმართოს კონკრეტულ ფიზიკურ ან იურიდიულ პირს - ორგანიზაციას. ამ ტიპის წერილი შეიძლება შეიცავდეს ერთზე მეტ მოთხოვნას.
ბიზნესი
”ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!
თქვენი კომპანია უკვე რამდენიმე წელია მონაწილეობს აპლიკანტთა კარიერული ხელმძღვანელობის პროგრამაში და ეხმარება მათ პროფესიის არჩევაში.
თქვენ, როგორც პერსონალის მენეჯერი, დაინტერესებული ხართ პროფესიონალების მომზადებით და ჩვენ მზად ვართ დავეხმაროთ სკოლის მოსწავლეებს თავიანთი ხელოსნების მომზადებაში. დღემდე, მენეჯერის პროფესია ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებულია, მაგრამ ბევრ განმცხადებელს არ აქვს მკაფიო წარმოდგენა მის მნიშვნელობაზე.
ამასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, მოაწყოთ გენერალური მენეჯერის შეხვედრა აპლიკანტებთან 23 მარტს 15:00 საათზე თქვენი კომპანიის ბაზაზე.
დღეს რომ ვუთხარი ბიჭებს პროფესიის საიდუმლოებების შესახებ, ხვალ ნამდვილი პროფესიონალების მომზადებას უყრით საფუძველს. შესაძლოა, რამდენიმე წელიწადში ერთ-ერთი მათგანი თქვენს კომპანიას განვითარების ახალ დონეზე გადაიყვანს.
პატივისცემით და მადლიერებით,
დასაქმების ცენტრის დირექტორი
პ.პ. პეტროვი"
საქველმოქმედო დახმარების შესახებ
ცხრილის მარჯვენა სვეტი შეიცავს წერილის სრულ ტექსტს, მარცხენა სვეტში ჩამოთვლილია გამოყენებული ტექნიკა.
ადრესატის მიმართ კომპლიმენტით ვიწყებთ ძვირფასო პაველ ივანოვიჩ!
თქვენი საწარმო ერთ-ერთი უდიდესია რეგიონში და თქვენ, როგორც მისი ლიდერი, ჩვენი რეგიონის ბიზნეს ელიტის ნაწილი ხართ.
ადრესატს ვთავაზობთ მიმზიდველ შესაძლებლობას ნებისმიერ დროს, ბიზნესი, მეწარმე ხალხი ცდილობდა არა მხოლოდ მატერიალური წარმატების მიღწევას, არამედ კვალი დაეტოვებინა ქალაქის, რეგიონის, ქვეყნის ისტორიაში, დაემახსოვრებინათ კარგი საქმეები. ჩვენ ვაჩვენებთ, თუ როგორ შეგვიძლია დაგეხმაროთ ამ შესაძლებლობის რეალიზებაში დღეს კი, როცა ჩვენი ქვეყანა ახალგაზრდებს ეყრდნობა, ძნელია იპოვოთ უფრო საჭირო, წმინდა საქმე, ვიდრე დისფუნქციური ოჯახების ახალგაზრდების და ქალების დახმარება.
ჩვენს ქალაქში არიან ისეთებიც, ვინც უკვე ახორციელებს ასეთ დახმარებას - მერიის ეგიდით, ქალაქგარეთა შემოწირულობებით ფუნქციონირებს ჩვენი საქველმოქმედო ცენტრი „ჰერითიჯი“, რომელიც რთულ მოზარდებს ხალხურ რეწვას ასწავლის.
ჩვენ ვაჩვენებთ ჩვენი მოთხოვნის მნიშვნელობას. "ჩვენ ვიღებთ სულს" რთული ოჯახების ბავშვებს ხშირად არ აქვთ საკმარისი სითბო და ერთ-ერთი ყველაზე თბილი, მზიანი ხელობა არის ჭურჭლის ხელობა. ამიტომ გვინდა ჩვენს ცენტრში გავხსნათ ჭურჭლის სახელოსნო. ცენტრის დამთვალიერებლებისა და ტურისტებისთვის ტრადიციული ჭურჭლისა და სუვენირების დამზადებით ბავშვებს შეეძლებათ დაეუფლონ ახალი პროფესიადა დაიმსახურეთ სხვების მადლიერება - და ეს ძალიან მნიშვნელოვანია მათი სოციალური ადაპტაციისთვის. ჩვენ ვახმოვანებთ მოთხოვნას ჭურჭლის საამქროს აღჭურვისთვის საჭიროა კერამიკის გამოსაწვავი ღუმელი - გთხოვთ დაგვეხმაროთ მის შეძენაში. ღუმელის ღირებულება მონტაჟით 2 მილიონი რუბლია. გადავდგათ ნაბიჯი ჩვენი მიმართულებით მისი შეძენისა და ინსტალაციის ყველა საპროექტო შეფასება უკვე მომზადებულია და ჩვენ სიამოვნებით მოგაწვდით მას, რათა ზუსტად იცოდეთ როგორ იქნება გამოყენებული თქვენი სახსრები. შეჯამება: თუ დაეხმარებით, იქნება ბედნიერება
ბიზნეს მიმოქცევაში, დოკუმენტები მკაცრად ოფიციალურია, შედგენილია ერთი მოდელის მიხედვით ან მიღებული სტანდარტების შესაბამისად (მაგალითად,) და თითქმის არაფორმალური, შედგენილია, როდესაც თქვენ გჭირდებათ მოულოდნელი საკითხის გადაჭრა, დახმარების თხოვნა ან მადლიერების გამოხატვა. შეცდომით ითვლება, რომ "თავისუფალი" ფორმა უფრო ადვილი გამოსაყენებელია; პირიქით, დამაჯერებელი მიმართვის ან წერილის დასაწერად გაცილებით მეტი ძალისხმევა მოგიწევთ, ვიდრე ერთიანი ფორმის შევსება.
მეორე კატეგორიის დოკუმენტები მოიცავს მოთხოვნის მრავალფეროვან წერილებს, რომელთა ნიმუშები შეგიძლიათ იხილოთ ქვემოთ. ასეთი შეტყობინების კომპეტენტურად და ნათლად შედგენა ზოგჯერ არანაკლებ მნიშვნელოვანია. ქვემოთ მოცემულია დახმარების მოთხოვნის წერილების მაგალითები, ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციასრულყოფილი დოკუმენტის შექმნის შესახებ და მიმღებისთვის გაგზავნის რჩევები.
მოთხოვნის წერილის დაწერის ინსტრუქცია
და შეტყობინებები, რომლებიც ითხოვენ დახმარებას და აშკარა მიზეზების გამო, არ შეიძლება შედგეს ერთი მოდელის მიხედვით: ერთიანი ფორმის გამოყენებით, უბრალოდ შეუძლებელია კონკრეტულ გარემოებებთან ადაპტირება. ყოველივე ამის შემდეგ, იმისათვის, რომ მოთხოვნამ სასურველი ეფექტი მოიტანოს, ძალზე მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ მიმღების პიროვნება, მისი სოციალური მდგომარეობა, მიმდინარე ფინანსური მდგომარეობა და სხვა ფაქტორები. გარდა ამისა, წერილს უნდა ჰქონდეს გამოხატული კონფიდენციალური ხასიათი: თუ ეს არის მკაცრად ოფიციალური დოკუმენტი, ადრესატი, რომელიც ნაგულისხმევად უფრო ხელსაყრელ მდგომარეობაშია, სავარაუდოდ ურჩევნია უპასუხოს გამოწერის გაუქმებით ან უბრალოდ უარი თქვას დიალოგზე გაგზავნით. შეტყობინება ნაგვის კალათას.
Მნიშვნელოვანი: მთელი წერილის განმავლობაში აუცილებელია თბილი და პატივმოყვარე ტონის დაცვა. არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ მოთხოვნის წერილი არ არის ოფიციალური მოთხოვნა, ის თავისუფლად შეიძლება იყოს იგნორირებული ან უარყოფილი მიმღების მიერ. მხოლოდ პატივისცემა საკმარისი მოტივაციის გარეშე არ მოგვცემს შედეგს, მაგრამ მაინც შეძლებს მკითხველის ყურადღების შენარჩუნებას, აიძულებს მას მიაღწიოს ტექსტის ბოლომდე.
სანამ დაიწყებთ მოთხოვნის წერილის დაწერას პრობლემის გადასაჭრელად, გადასახადების გადადებას ან ფასდაკლების უზრუნველყოფას, აზრი აქვს ადრესტის გადაწყვეტას. გარემოებებიდან გამომდინარე, ეს შეიძლება იყოს:
- კერძო პირი - მაგალითად, მდიდარი ინვესტორი ან გავლენიანი მეცნიერი;
- ინდივიდუალური მეწარმე ან შეზღუდული პასუხისმგებლობის საზოგადოების მფლობელი;
- მთლიანად იურიდიული პირი, თუ გამგზავნმა არ იცის დირექტორის სახელი ან მისთვის აზრი არ აქვს, კონკრეტულად ვინ უპასუხებს შეტყობინებას;
- ნებისმიერი დონის საჯარო მოხელე - დაწყებული ქალაქის მერიდან დამთავრებული ნებისმიერი სტრუქტურის გამგებლამდე ან პასუხისმგებელ ხელმძღვანელამდე.
ბუნებრივია, საშუალო მეწარმესთვის გაგზავნილი წერილი სულისკვეთებით ძალიან განსხვავდება ოფიციალური წერილისგან სახელმწიფო კორპორაციის თავმჯდომარის დახმარების თხოვნით. თუმცა, ყველა მოთხოვნის წერილის სტრუქტურა დაახლოებით იგივეა; საკმარისია შემდგენელმა თავად გაიგოს, რომელი ელემენტები უნდა იყოს წარმოდგენილი ნებისმიერ ასოში, რომელი შეიძლება იყოს მრავალფეროვანი და რომელი ჯობია მთლიანად მიატოვოს. ამის გაკეთება ბევრად უფრო რთულია, მაგრამ მაინც შესაძლებელია. შემდეგი ინსტრუქციები დაგეხმარებათ გაიგოთ სიტუაცია.
მეორე საკითხი, რომელიც უნდა დაზუსტდეს მოთხოვნის წერილის დაწერამდე, არის დოკუმენტის სტრუქტურა. როგორც უკვე აღვნიშნეთ, არ არსებობს შეტყობინების ერთიანი ფორმა, მაგრამ ნებისმიერი საქმიანი წერილების გენერალური გეგმა თითქმის იგივეა - ის უნდა დაიცვას. დახმარების, დახმარების ან მომსახურების ფორმალური ან ნახევრად ოფიციალური მოთხოვნა აგებულია შემდეგი ბლოკებიდან:
- "Კეპი".იგი შედგება ორგანიზაციის ლოგოსგან, დამატებითი შაბლონებისგან (რეკომენდებულია გამოიყენოთ არა მარაგი, არამედ თქვენი საკუთარი დიზაინი; ამისთვის პროფესიონალი დიზაინერის დაქირავება არ ავნებს) და გამომგზავნი ორგანიზაციის სახელს, თუ ეს უკანასკნელი არ არის ლოგო. პოპულარული რწმენის საწინააღმდეგოდ, შეიტანეთ სახელმწიფო სიმბოლოები "ქუდაში" რუსეთის ფედერაცია, მათ შორის დროშა და გერბი, არჩევითია, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ გამგზავნი არის ინდივიდუალური, ინდივიდუალური მეწარმე ან მცირე კომპანია, რომელსაც არ აქვს კავშირი სამთავრობო უწყებებთან. დროშისა და გერბის არსებობა ნაკლებად სავარაუდოა, რომ გავლენა მოახდინოს მიმღების გადაწყვეტილებაზე, მაგრამ (თუ არასწორად გამოიყენება) ეს ატრიბუტები მკითხველს ეჭვქვეშ აყენებს განმცხადებლის სანდოობაში.
- შესავალი ნაწილი.Ეს შეიცავს:
- გამომგზავნი კომპანიის ოფიციალური სახელები (სრული და შემოკლებული) ან მოთხოვნის შემქმნელის გვარი, სახელი და პატრონიმი;
- მისამართის დეტალები, მათ შორის TIN, PSRN, სტატისტიკური კოდები, სარეგისტრაციო ნომრები და მიმდინარე ანგარიში;
- საკონტაქტო ინფორმაცია: სრული მისამართი საფოსტო კოდით, ტელეფონის ნომრებით, ელექტრონული ფოსტის მისამართით, ანგარიშები მყისიერ მესინჯერებში და სოციალურ ქსელებში და ა.შ.
- სურვილისამებრ - მიმღების სახელი ან გვარი, სახელი და პატრონიმი, იმისდა მიხედვით, არის ის იურიდიული თუ ფიზიკური პირი;
- მისალმება, რომელიც გამოყოფილია ძირითადი ტექსტიდან ცარიელი ხაზით და ხაზგასმულია უფრო დიდი შრიფტის გამოყენებით;
- მითითებები მიმართვის საფუძველზე (დაყოვნების დადგომა, შედეგების ანალიზი, ზეპირი შეთანხმების არსებობა, სატელეფონო საუბრები და ა.შ.);
- მოთხოვნის წერილის დანიშვნა (გაჩენილი გაუგებრობების აღმოფხვრა, საკითხის სწრაფი გადაწყვეტა ან ნებისმიერი პირის დაუყოვნებელი დახმარება).
- მთავარი ტექსტი.წერილის ტექსტში უნდა იყოს მითითებული (რაც შეიძლება მოკლედ, გასაგებად და ლიტერატურულ რუსულ ენაზე) მოთხოვნის არსი: გადაიხადეთ დავალიანება, განახორციელოთ რემონტი, გაუწიეთ თავშესაფარს მატერიალური დახმარება ან გაუწიეთ ფასდაკლება. ტექსტის დასაწყისშივე უნდა აღინიშნოს, რომ წერილი სწორედ თხოვნაა; ამის გაკეთების უმარტივესი გზაა შესაბამისი წარმოებულების გამოყენება: „გულწრფელად გეკითხები“, „გეკითხებით“, „ჩვენი ორგანიზაცია გთხოვს“, „მე გეკითხები“ - და სხვა. როგორც უკვე აღვნიშნეთ, მოთხოვნის წერილი არ არის მოთხოვნა და მით უმეტეს შეკვეთა, ამიტომ შეტყობინების თავიდან ბოლომდე აუცილებელია მკაცრად დაიცვან პატივისცემის ტონი, გახსოვდეთ, რომ ამ შემთხვევაში დაინტერესებული პირი არის გამგზავნი და არა მკითხველი. ერთადერთი გამონაკლისი არის შეტყობინებები ვალის დაფარვის მოთხოვნით; მაგრამ ამ შემთხვევაში არ უნდა დაივიწყოს ადრესატის პატივისცემა. ასევე არ არის ცუდი წერილის დასაწყისში რამდენიმე თბილი სიტყვის დამატება (თუ გამგზავნი და მიმღები კარგად იცნობენ) ან ოფიციალური კომპლიმენტები, თუ შემდგენელი და ადრესატი ადრე არ ურთიერთობდნენ ან ურთიერთქმედება მოხდა მკაცრად საქმიან ჩარჩოში. . თუ ერთი ასო შეიცავს რამდენიმე არსებითად განსხვავებულ ან ურთიერთდაკავშირებულ მოთხოვნას, თითოეულ მათგანს უნდა მიეცეს საკუთარი აბზაცი, ან კიდევ უკეთესი, შექმნათ პუნქტიანი სია, რომელსაც აქვს მნიშვნელოვანი ვიზუალური უპირატესობა მყარ ტექსტთან შედარებით.
- დასკვნა.თუ წერილს განსაკუთრებული მნიშვნელობა აქვს გამგზავნისთვის, აქ ღირს კიდევ ერთხელ (მოკლედ და დამაჯერებლად) მკითხველის მოწოდება მოქმედებისკენ. ეს შეიძლება გაკეთდეს როგორც ორი ან სამი წინადადებით, რომლებიც ძირითადი ტექსტის კვინტესენციაა, ასევე ყურადღების მიპყრობის ლოზუნგის დახმარებით. თუმცა, ძალიან ნუ გაიტაცებთ; მოთხოვნის წერილი უნდა იყოს კონფიდენციალური და არა კომერციული ან სარეკლამო. დაე, მისი სტილი იყოს გაურთულებელი და არა განზრახ მორგებული, რაც მკითხველს გაუღვივებს ეჭვებს გამგზავნის გულწრფელობაში. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ წერილი შეიცავს დახმარების ან დახმარების თხოვნას.
- დამშვიდობება და ხელმოწერა.ყოველთვის არ არის მითითებული. თუ დოკუმენტის მიზანია დახმარების ან მხარდაჭერის მოძიება, აზრი აქვს ამ ფორმულის ნაცვლად სხვა ფორმულის გამოყენებას, მაგალითად, „წინასწარ გმადლობთ“, „წინასწარ გმადლობთ“, „გმადლობთ ყურადღებისთვის“, „გმადლობთ. თქვენ ძალიან თქვენი დახმარებისთვის“ და ა.შ. როგორიც არ უნდა იყოს გამოყენებული ფრაზა, ის აუცილებლად და უპირობოდ გამოიყოფა თავად ხელმოწერისგან მძიმით და ასევე, თუ სივრცე იძლევა, ახალი ხაზით. სასვენ ნიშანს ამ შემთხვევაში აქვს არა ფუნქციური, არამედ გრაფიკული მნიშვნელობა, რაც მკითხველს უადვილებს ტექსტის აღქმას; იგივე ეხება ხელმოწერის შემდეგ სტრიქონზე გადატანას.
- თარიღი და ბეჭედი.წერილის ბოლოში ხელმოწერისთანავე, თქვენ უნდა მიუთითოთ მისი შედგენის თარიღი ან, თუ წინასწარ იყო დაწერილი, გაგზავნის თარიღი. ბეჭდისა და პირადი ხელმოწერის დადება არჩევითია, მაგრამ ძალიან სასურველია: ეს ადრესტის პატივისცემის კიდევ ერთი ნიშანია. მაშინაც კი, თუ შეტყობინება ელექტრონული ფორმით არის გაგზავნილი (თუმცა რეკომენდებულია ქაღალდის დოკუმენტების გამოყენება), გვერდის ბოლოს ღირს ბეჭდის (შტამპის) ელექტრონული ასლების და გამგზავნის პირადი ხელმოწერის განთავსება ან დოკუმენტის დამოწმება გაძლიერებული. ციფრული ხელმოწერა.
რჩევა:თუ მნიშვნელოვანია ადრესატის მიერ მოთხოვნის წერილზე პასუხის მიღება გარკვეულ ვადაში, აუცილებელია ამის აღნიშვნა მთავარ ტექსტში: მაგალითად, „ველოდებით თქვენს პასუხს არაუგვიანეს ...“ ან „ ვიმედოვნებთ, რომ მანამდე მივიღებთ განმარტებებს…”. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მიმღებს, რომელსაც არ აქვს რაიმე ვალდებულება დოკუმენტთან დაკავშირებით, შეიძლება გადადოს პასუხი, რაც დამატებით სირთულეებს შეუქმნის გამომგზავნს.
დახმარების ან ვალის დაფარვის მოთხოვნის წერილის გაგზავნისას უნდა აღინიშნოს, რომ ორგანიზაციებში შემოსული კორესპონდენციის დამუშავებაზე პასუხისმგებელია მდივანი ან უფლებამოსილი პირი. მაშასადამე, განმცხადებელმა, რომელსაც სურს მისი მესიჯი წაიკითხოს უშუალოდ ხელმძღვანელმა ან დირექტორმა, კონვერტზე უნდა გააკეთოს ჩანაწერი „პირადად ხელში“, „კონფიდენციალურად“ ან „განსახილველად... (ადრესატის გვარი და ინიციალები)“. თუმცა, თუ დოკუმენტი შეიცავს მოთხოვნას, რომელიც არ ეხება პირად, კომერციულ ან სამრეწველო საიდუმლოებას, არაფერი იქნება კატასტროფული, თუ შეტყობინება ჯერ წაიკითხავს და დაარეგისტრირებს მდივანს და მხოლოდ ამის შემდეგ გადაეცემა დირექტორს ან მენეჯერს.
რამდენიმე რჩევა დახმარების თხოვნით წერილის დასაწერად:
- წერილი უნდა იყოს დაწერილი კარგ რუსულ ენაზე, შეცდომებისა და ბეჭდვითი შეცდომების გარეშე. ეს არის არა მხოლოდ გამგზავნის წიგნიერების ნიშანი, არამედ მიმღებისადმი მისი პატივისცემის მტკიცებულება. თუ დოკუმენტის შემდგენელმა არ იზრუნა ტექსტის ხელახლა წაკითხვაზე, მიზანშეწონილი მაინც არ არის ლაპარაკი იმ კეთილი სიტყვების გულწრფელობაზე, რომელიც მან გამოიყენა ადრესატის მიმართ.
- თუ შეუძლებელია ბლანკის გამოყენება (მაგალითად, ის უბრალოდ არ არსებობს), თქვენ მაინც უნდა სცადოთ აირჩიოთ მიმზიდველი შრიფტი სხვადასხვა ზომისა და სტილის გამოყენებით. თხოვნის წერილი უნდა იყოს არა მხოლოდ დამაჯერებელი, არამედ თვალისმომჭრელიც – წინააღმდეგ შემთხვევაში ადრესატმა შეიძლება ვერ გაუძლოს და კითხვა შუაში, აზრამდე არ მიაღწიოს.
- იმის გათვალისწინებით, რომ დახმარების ან დახმარების თხოვნის გაგზავნა არ არის მკაცრად ოფიციალური დოკუმენტი, მისი წერისას უნდა ეცადოთ, თავიდან აიცილოთ ბიუროკრატიული მონაცვლეობა და ძალიან გრძელი წინადადებები. რაც უფრო ადვილი იქნება მიმღებისთვის დოკუმენტის წაკითხვა და გასაჩივრების არსის გაგება, მით უფრო სავარაუდოა, რომ ის უპასუხებს და მიიღებს საჭირო ზომებს.
შეცდომები მოთხოვნის წერილის დაწერისას
იმისათვის, რომ საბოლოოდ გაიგოთ მოთხოვნის წერილების დაწერის წესები და მახასიათებლები, უნდა გაითვალისწინოთ გამოუცდელი ავტორებისთვის დამახასიათებელი შეცდომების შემცველი მცირე მაგალითი:
ძვირფასო Valensky A.D.!
გთხოვთ, შემოწიროთ ჩვენი დაცვის ფონდში ველური ზღარბიმოსკოვის რეგიონი ნებისმიერი თანხა, დაწყებული 500 ათასი რუბლიდან. ველოდებით თქვენს პასუხს არაუგვიანეს მიმდინარე წლის 25 აგვისტოსა. ჩვენი მიმდინარე ანგარიშია 1234567890.
პეტროვი ლ.მ., ფონდის პირველი თავმჯდომარის მოადგილე.
წერილში დაშვებული შეცდომების სია და სწორი გადაწყვეტილებების მაგალითები:
- "ძვირფასო Valensky A.D!". სწორი ვარიანტი:”ძვირფასო ანდრეი დენისოვიჩ!” (სახელისა და პატრონიმის ხსენება მიმღებს უფრო კარგად უხდება, ვიდრე გვარის ცივი ფორმალური მისამართი).
- თხოვნის წერილს სრულიად აკლია მეგობრული სიტყვები და კომპლიმენტები. სწორი ვარიანტი:„ჩვენ ვიცით, რომ თქვენ დიდი ხანია დაკავებული ხართ ზღარბების იშვიათი პოპულაციების აღდგენით და ნაყოფიერად და გაქვთ საკუთარი პატარა ზოოპარკი, ასევე ხართ 2009, 2011 და 2015 წლებში სახელმწიფო ჯილდოს „დაეხმარეთ ზღარბებს“. ”
- მაგალითში არ არის დამაჯერებელი არგუმენტი. სწორი ვარიანტი:„არა მხოლოდ ატარებთ დამოუკიდებელ კვლევებს და ეკონტაქტებით ზღარბის ევგენიკის დარგის წამყვან ექსპერტებს, არამედ აქტიურად ეხმარებით სხვადასხვა გარემოსდაცვით ორგანიზაციას და ასევე არაერთხელ გამოთქვით სურვილი დაფინანსოთ ნებისმიერი ქმედება, რომელიც დაკავშირებულია ამ ძუძუმწოვრებისთვის ხელსაყრელი ემოციური გარემოს შექმნასთან. .”
- "გთხოვთ დავეხმაროთ..." როდესაც ერთ ადამიანს წერთ, განსაკუთრებით საქმიან წერილში და განსაკუთრებით, თუ ის შეიცავს მოთხოვნას, აუცილებელია ნაცვალსახელი „შენ“ დიდი ასოთი ჩაიწეროს. განსხვავებული მართლწერის გამოყენება შემდგენელის უპატივცემულობის ან სულ მცირე უყურადღებობის აშკარა ნიშანია, რაც სრულიად შეუსაბამოა ასეთ შეტყობინებაში. სწორი მაგალითი:"გთხოვთ დავეხმაროთ."
- მოთხოვნის წერილის ძირითად ნაწილში, ან ძალიან ცოტა ან ძალიან ბევრი სპეციფიკა. უფრო დეტალურად უნდა იყოს აღწერილი ფონდის მუშაობის არსი, მაგრამ ამავდროულად, მკითხველს უნდა მიეცეს საშუალება აირჩიოს შემოწირულობის ოდენობა. პასუხის მიღების კონკრეტული თარიღის მითითების აშკარა აუცილებლობა არ არის: მისი ხსენება ან დასაბუთებული უნდა იყოს, ან გამორიცხული იყოს წერილის ტექსტიდან. სწორი მაგალითი: « პრობლემისადმი თქვენი ინტერესის გამო, გულწრფელად გთხოვთ, განახორციელოთ შემოწირულობა ჩვენს ფონდში, რომელიც 2009 წლიდან აგროვებს ინფორმაციას მოსკოვის რეგიონში ზღარბების პოპულაციის რაოდენობისა და მათი არსებობის პირობებზე, ასევე. არახელსაყრელი ცხოველების უფრო კომფორტულ ადგილებში გადასახლების პროექტების შემუშავება. შეგიძლიათ გადარიცხოთ ჩვენს მიმდინარე ანგარიშზე 1234567890 ან დაუკავშირდით ჩვენს წარმომადგენელს, აირჩიოთ ნებისმიერი სხვა მოსახერხებელი გზა ზღარბების დასახმარებლად. თუ არ გაგიჭირდებათ, გთხოვთ უპასუხეთ წერილს არაუგვიანეს მიმდინარე წლის 25 აგვისტოსა: უკვე სექტემბრის დასაწყისში ვიწყებთ მასშტაბურ და ძვირადღირებულ პროექტს, რომელშიც თქვენც შეგიძლიათ მონაწილეობა მიიღოთ“.
- გამოტოვებული ზემოაღნიშნული მოთხოვნისა და დასკვნის წერილში. სწორი მაგალითი:თქვენი გაგებისა და თანაგრძნობის იმედი გვაქვს. ჩვენ ყოველთვის მზად ვართ ვუპასუხოთ ნებისმიერ შეკითხვას და გავითვალისწინოთ ხელმისაწვდომი კომენტარები. ჯანმრთელი და ბედნიერი ზღარბი ჩვენი ეკოლოგიის მომავალია!”.
- შემოწირულობის მოთხოვნის შეტყობინებაში არ არის საბოლოო თავაზიანობის ფორმულა. ეს, ისევე როგორც სხვა შეცდომების უმეტესობა, მიუთითებს ან გამომგზავნის უუნარობაზე საქმიანი წერილის შედგენაზე (მაშინ როგორ შეიძლება მას ენდობოდეს ფული?), ან მის აშკარა უპატივცემულობაზე ადრესატის მიმართ. სწორი მაგალითი:
წინასწარ გმადლობთ დახმარებისთვის!
ფონდის პირველი თავმჯდომარის მოადგილე
ლ.მ. პეტროვი
მოთხოვნის წერილის ნიმუში
მიუხედავად იმისა, რომ მოთხოვნის წერილები იწერება უფასო ფორმით, შემდგენლისთვის სასარგებლო იქნება, განსაკუთრებით მათთვის, ვისაც ადრე არ ჰქონია ასეთი გამოცდილება, გაეცნოს ყველაზე გავრცელებული შეტყობინებების ნიმუშებს.
თანხის გამოყოფის შესახებ
თუ გჭირდებათ დახმარებისთვის მიმართოთ ინვესტორს, სპონსორს ან კრედიტორს, უნდა გასცეთ წერილი თანხების მოთხოვნით.
საქონლის მიწოდების შესახებ
ზოგჯერ საჭიროა მიმწოდებელს სთხოვოთ საქონლის მიწოდების დრო ამა თუ იმ მიმართულებით გადაიტანოს ან შეკვეთა ახალი პარტიისთვის რაც შეიძლება მალე.
გადავადებული გადახდის შესახებ
ქირის შემცირების შესახებ
თუ გამქირავებელმა გადაწყვიტა ქირის გაზრდა, ან ხელშეკრულების გაფორმებიდან გარკვეული პერიოდის შემდეგ, მოიჯარე მიხვდა, რომ მას შეეძლო ნაკლები დახარჯვა, შეგიძლიათ სცადოთ სიტუაციის გამოსწორება მეორე მხარისთვის წერილის გაგზავნით, რომლითაც სთხოვთ ქირის შემცირებას.
ფასდაკლების შესახებ
პროდუქტის ან მომსახურების გამყიდველი ყოველთვის არ სთავაზობს რეგულარულ ან განსაკუთრებით მომგებიან მომხმარებლებს ფასდაკლების პროგრამაში მონაწილეობას. სამართლიანობის მისაღწევად, მხარეებს შორის შესანიშნავი ურთიერთობის შენარჩუნებისას, ეს ხელს შეუწყობს წერილის გაგზავნას ფასდაკლების მოთხოვნით.
ვალის გადახდის შესახებ
დროდადრო ყველაზე წესიერი მსესხებელი ან კლიენტიც კი ივიწყებს მომდევნო განვადებას ან შესყიდვის საფასურის გადახდის ვალდებულებას. წერილი, რომელიც ითხოვს ვალის გადახდას, დაგეხმარებათ ნაზად მიუთითოთ მისთვის არასათანადო საქციელი.
პრობლემის მოგვარებაში დახმარების შესახებ
თუ საკითხი წმინდა ფინანსურ სფეროში არ არის და მოქალაქეს ან ორგანიზაციას სჭირდება ყოვლისმომცველი დახმარება, მათ შეუძლიათ გამოვიდნენ სიტუაციიდან რამდენიმე გავლენიანი მიმღებისთვის წერილების შედგენით და გაგზავნით, რომლებიც ითხოვენ დახმარებას პრობლემის გადაჭრაში.
მოთხოვნის წერილის გაგზავნის მახასიათებლები
არსებობს რამდენიმე სახელმძღვანელო მითითება ოფიციალური შეტყობინებების გაგზავნისთვის დახმარების ან დახმარების თხოვნით:
- უმჯობესია გამოიყენოთ დოკუმენტის არა ელექტრონული, არამედ ქაღალდის ვერსიებიგაგზავნილი კურიერის ან რეგისტრირებული ფოსტით რუსული ფოსტით. ასეთი მიდგომა გამოავლენს არა მხოლოდ გამგზავნის განსაკუთრებულ ინტერესს, არამედ მის მზადყოფნას წავიდეს გარკვეულ ხარჯებზე პასუხის მისაღებად, რაც რა თქმა უნდა დადებით შთაბეჭდილებას შექმნის მიმღებზე.
- ზოგიერთ შემთხვევაში აზრი აქვს წერილის ხელით დაწერას(რა თქმა უნდა, კარგად წაკითხული და თვალისმომჭრელი ხელწერით) და კარგ ქაღალდზე. ნაკლებად სავარაუდოა, რომ ეს მეთოდი შესაფერისია მასობრივი გაგზავნისთვის, მაგრამ ის აუცილებლად დაეხმარება კონკრეტული ადრესტის დაინტერესებას.
- წერილები უნდა დარეგისტრირდეს გამგზავნი ორგანიზაციის გამავალი დოკუმენტების ჟურნალში, ხოლო მიღებისას - მიმღების შემოსული დოკუმენტების ჟურნალში. თუ მიმოწერა არის ინდივიდებს შორის, არ არის საჭირო შეტყობინებების რეგისტრაცია.
შეჯამება
წერილი დახმარების თხოვნით უნდა დაიწეროს სწორად და რაც შეიძლება მოკლედ. დოკუმენტის შედგენისთვის უმჯობესია გამოიყენოთ ბლანკი და თუ ეს შეუძლებელია, მაინც შეარჩიეთ მიმზიდველი შრიფტები. უმჯობესია მზა წერილი გაგზავნოთ კურიერის ან ფოსტით.
შეტყობინება უნდა შეიცავდეს პრეამბულას, რამდენიმე კეთილ სიტყვას, რომელიც მიმართულია ადრესატისადმი, მოთხოვნის დასაბუთებასა და არსს. დასასრულს, თქვენ უნდა გამოიყენოთ ტრადიციული თავაზიანობის ფორმულები: „წინასწარ გმადლობთ“ ან „პატივისცემით“. რეკომენდირებულია დოკუმენტის დამოწმება ხელმძღვანელის ხელმოწერით და ორგანიზაციის ბეჭდით ან ბეჭდით, ხოლო თუ გაგზავნილია ქ. ელ.ფოსტა- ხელმოწერისა და ბეჭდის ანაბეჭდის ან ციფრული ხელმოწერის სკანირებული სურათები.
16აპრ
გამარჯობა! ამ სტატიაში ვისაუბრებთ ბიზნეს წერილებზე.
დღეს თქვენ შეისწავლით:
- რატომ არ დაკარგა აქტუალობა საქმიანმა მიმოწერამ;
- რა არის საქმიანი წერილები და როგორ დგება ისინი;
- როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი.
ახლა ჩვენი ფანჯრების მიღმა მაღალი ტექნოლოგიებისა და ინტერნეტის დროა. მაგრამ საქმიან მიმოწერას არ დაუკარგავს თავისი მნიშვნელობა და აქტუალობა, ის უბრალოდ სხვა მედიაში გადავიდა. რატომ არის მნიშვნელოვანი საქმიანი წერილების შედგენა და ფორმატირება, მოდით ვისაუბროთ დღეს.
რატომ გჭირდებათ საქმიანი მიმოწერა?
უპირველეს ყოვლისა, ეს არის თანამშრომლებთან თუ ბიზნეს პარტნიორებთან აზრების, წინადადებებისა და აზრების გაცვლის შესაძლებლობა. კორესპონდენციით აცხადებენ პრეტენზიებს, თხოვნებს, არკვევენ კომპანიებს შორის არსებულ გაუგებრობას.
საქმიანი მიმოწერა არის ოფიციალური ერთ-ერთი სახეობა.
განსხვავებები ბიზნეს წერილებსა და სხვებს შორის
ძირითადი განსხვავებები შემდეგია:
- პრეზენტაციის სტილი;
- ლექსიკა, რომელიც არ იძლევა ემოციების ნათელი გამოხატვის საშუალებას;
- იგი გაცემულია კომპანიის ოფიციალურ ბლანკზე;
- შრიფტი არ არის ძალიან პატარა, მაგრამ არც ისე დიდი, ხოლო ტექსტში იგივეა;
- იშვიათად იკავებს 1 გვერდს;
- მკაცრი ოფიციალური დაქვემდებარების არსებობა.
საქმიანი წერილების სახეები
ყველა ბიზნეს წერილი პირობითად შეიძლება დაიყოს რამდენიმე ჯგუფად. ჩვენ უფრო დეტალურად ვისაუბრებთ თითოეულზე და მივცემთ მოკლე აღწერას.
წერილები, რომლებსაც პასუხი არ სჭირდება.
- Გარანტიის წერილი;
- Კომპანიის გაწევა;
- საინფორმაციო;
- Გამაფრთხილებელი წერილი;
- შეხსენების წერილი.
წერილები, რომლებსაც პასუხი სჭირდება.
- გასაჩივრება;
- შეთავაზება;
- მოთხოვნა;
- მოთხოვნა;
- შუამდგომლობა.
არაკომერციული წერილები.
- მოწვევის წერილი;
- სამძიმრის წერილები;
- მადლობის წერილები;
- წერილები, რომლებიც აცნობებენ რაიმეს შესახებ;
- რეკომენდაციების შემცველი წერილები;
- საგარანტიო წერილები;
- საქონლის მიღების, მომსახურების გაწევის დამადასტურებელი წერილები და ა.შ.
- მილოცვის წერილები სხვადასხვა შემთხვევაში;
- მოთხოვნის წერილი;
- ინსტრუქციის წერილები;
- სამოტივაციო წერილები.
კომერციული წერილები.
როგორც წესი, ისინი გამოიყენება ხელშეკრულების დადებამდე, ასევე ხელშეკრულების მოქმედების პერიოდში.
Ესენი მოიცავს:
- წერილები კითხვებზე პასუხებით;
- პირდაპირი მოთხოვნა;
- - წერილი, რომელშიც შემოთავაზებულია გარიგების დადება ან ხელშეკრულების დადება;
- Მოთხოვნა;
- შეხსენება;
- წერილი, რომელიც შეიცავს გაფრთხილებას ხელშეკრულებების შეწყვეტის ან ვალდებულებების შესრულების აუცილებლობის შესახებ და ა.შ.
თუ ვსაუბრობთ კლასიფიკაციაზე სტრუქტურის მიხედვით, მაშინ არსებობს 2 ტიპის ბიზნეს წერილები:
- ავტორის ტექსტის შემცველი და თავისუფალი სახით დაწერილი;
- შედგენილია მკაცრი ნიმუშის მიხედვით.
ადრესატთა მიერ.
- ცირკულარი - წერილი, რომელიც ეგზავნება რამდენიმე მიმღებს;
- ნორმალური - ეგზავნება ერთ ადრესატს ერთი პირის სახელით;
- კოლექტიური - იგზავნება ერთ ადრესატს, მაგრამ რამდენიმე პირისგან.
წერილები ასევე იყოფა იმ ფორმის მიხედვით, რომლითაც ისინი გაგზავნეს:
- გაგზავნილია ფაქსის სახით;
- გაგზავნილი ელექტრონული ფოსტით;
- ისინი იგზავნება ჩვეულებრივ კონვერტებში.
არსებობს წერილების ტიპები, რომლებიც ეთიკური მიზეზების გამო უნდა იყოს ხელით დაწერილი და არა აკრეფილი. ეს ეხება სამძიმარს და მილოცვას.
სწორი დიზაინის საიდუმლოებები
წერილის ტექსტი დაყოფილია შესავალ, მთავარ და დასკვნით ნაწილებად. ისინი ლოგიკურად არიან დაკავშირებული ერთმანეთთან. შესავალი ნაწილი მოიცავს იმ გარემოებებს, რამაც გამოიწვია წერილის შექმნა, ძირითადი ნაწილი კი თავად შინაარსია. დასკვნით ნაწილში ხდება შედეგების შეჯამება, რომელიც გამოხატავს მოთხოვნას, უარს და ა.შ.
ზოგადად, მთელი პასუხისმგებლობით საქმიანი მიმოწერა შეიძლება ეწოდოს ხელოვნებას, რადგან აუცილებელია ვისწავლოთ მისი სწორად წარმართვა, ყველა მოთხოვნის დაცვით. მართლაც, ყველაზე ხშირად მხოლოდ იმაზე ვფიქრობთ, რომ ინფორმაცია ნათლად არის წარმოდგენილი, მაგრამ გვავიწყდება, რომ წერილი შეიძლება კომპანიის სახედ მივიჩნიოთ.
სტილისტიკა.
თითოეული ასო ინახება მკაცრი ბიზნეს სტილში, გამოიყენება ოფიციალური დოკუმენტებისთვის დამახასიათებელი სამეტყველო საშუალებები.
მოთხოვნები ინფორმაციის წარდგენისთვის.
წერილში მოცემული ყველა ინფორმაცია შემდეგნაირად არის ჩამოყალიბებული:
- მიმართული, კონკრეტული პირისთვის განკუთვნილი;
- დაწერის თარიღისთვის, ყველა ინფორმაცია უნდა იყოს განახლებული;
- საიმედოდ;
- მიუკერძოებლად;
- კამათობდა;
- შეძლებისდაგვარად, რომ მის საფუძველზე შესაძლებელი ყოფილიყო გადაწყვეტილების მიღება.
ფორმა.
პირველ რიგში, წერილი შედგენილია ბლანკზე, რომელიც ბრენდირებულია კომპანიისთვის.
- საქმიანი წერილის დასაწერად გამოიყენება A4 ფურცლები;
- ფორმის მარცხენა ზღვარი უნდა იყოს მინიმუმ 3 სმ, რადგან გარკვეული პერიოდის შემდეგ ისინი გაიგზავნება შემკვრელში;
- მითითებულია კომპანიის დასახელება, მისი იურიდიული და ფაქტობრივი მისამართი, ელექტრონული ფოსტის მისამართი;
- უმჯობესია გამოიყენოთ სტანდარტული შრიფტი Times New Roman, ზომა 12. ყველაზე ოპტიმალურია და კარგად აღიქმება კითხვისას;
- დასაშვებია საქმიანი წერილების გაცემა ბლანკის გამოყენების გარეშე, შემდეგ თქვენ უნდა მიაწოდოთ ინფორმაცია ფორმიდან.
თუ წერილი ეხება ფინანსებთან დაკავშირებულ ძირითად ტრანზაქციებს ან სხვა ხასიათის კონფიდენციალურ ინფორმაციას, გაუგზავნეთ ასეთი წერილები ფაქსით ან ელექტრონულ ფორმატშიᲐრარეკომენდირებული. სჯობს ძველებურად, ჩვეულებრივ ქაღალდის კონვერტში.
ნუმერაცია.
თუ ასო შედგება რამდენიმე გვერდისგან, მაშინ ისინი დანომრილია, დაწყებული მეორედან. ნომრები დატანილია ზევით შუაზე არაბული ციფრებით. ნუ დააყენებთ წერტილებს რიცხვის გვერდით.
ნაწილებად დაყოფა.
ეს ნიშნავს წერილის აბზაცებად დაყოფას. ტექსტი არ უნდა წავიდეს უწყვეტ ნაკადში, ამიტომ ის უბრალოდ არ იქნება აღქმული. აბზაცებად დაყოფით ხედავთ, სად მთავრდება ერთი აზრი და იწყება მეორე.
შესწორებების ხელმისაწვდომობა.
არასასურველია შესწორებები და შეცდომები, ისევე როგორც წაშლა. ასო სწორად უნდა იყოს შედგენილი და ტექსტი იბეჭდება 1,5 - 2 ინტერვალით.
გამოყენებული დეტალები.
ჩვენ მხოლოდ მთავარს მივუთითებთ, რადგან მათზე ცოტა ადრე უკვე მოკლედ ვისაუბრეთ:
- თუ საწარმო სახელმწიფო საკუთრებაშია, გამოიყენება რუსეთის ფედერაციის გერბი. იგი მდებარეობს ოფიციალური ფორმის შუაში;
- კომპანიის სახელი სრულად;
- ფაქსი და ტელეფონის ნომრები;
- Საბანკო ანგარიშის ნომერი;
- ადრესატი - უფრო მეტიც, სახელობითში გამოიყენება ადრესატი კომპანიის სახელი, მიმღების თანამდებობისა და გვარის მითითებისთვის გამოიყენეთ დატივი;
- თუ ადრესატს აქვს აკადემიური ხარისხი ან წოდება, მიუთითეთ იგი პირის გვარის წინ;
- ნებისმიერი რეკვიზიტი იწერება ახალ სტრიქონზე და დიდი ასოებით.
საქმიანი წერილი შეხვედრის შემდეგ
თქვენ გამართეთ საქმიანი შეხვედრა, იყო გარკვეული პერსპექტივა. როგორ აისახოს ეს წერილში, ჩვენ შემდგომ განვიხილავთ.
- პირველ რიგში, წერილის დასაწყისში მიუთითეთ პოტენციურ პარტნიორთან თქვენი კომუნიკაციის თარიღი და დრო, თუნდაც შეხვედრიდან რამდენიმე დღე გასულიყო.
- მოერიდეთ შეცდომებს ან ზედმეტად რთულ ფრაზებს: ასო მოკლედ და მკაფიოდ გააკეთეთ, მაგრამ ისე, რომ მიმღებს გაუჩნდეს მისი წაკითხვის სურვილი.
- აღნიშნეთ რაზე იყო საუბარი. Მაგალითად: " ჩვენ განვიხილეთ, რა ჯდება ვენეციური სტილის ვაზა.
- დარწმუნდით, რომ წერილის მიმღები გამოხატავს თავის დამოკიდებულებას შეხვედრის თემაზე.
- მიუთითეთ დრო, როდესაც შეგიძლიათ ტელეფონით დაუკავშირდეთ ან პირადად შეხვდეთ.
- უთხარით მიმღებს, რომ ელოდებით მასთან თანამშრომლობას: ” იმედი მაქვს, რომ თქვენთან შემდგომი საქმიანი ურთიერთობა იქნება«.
- დაასრულეთ წერილი შემდეგი ან მსგავსი ფრაზით: საუკეთესო სურვილებით...».
ელექტრონული ფოსტით საქმიანი წერილები
შეუძლებელია მათი დიზაინის მოთხოვნების უგულებელყოფა, რადგან ახლა უფრო და უფრო მეტი წერილი გაიცემა ელექტრონული ფორმით, ვიდრე ქაღალდზე. ბოლოს და ბოლოს 21-ე საუკუნეა.
არ არის რთული ელექტრონული ფოსტის ბიზნეს წერილის მომზადება, დიზაინის მოთხოვნები ტრადიციული ასოების იდენტურია. ერთადერთი ის არის, რომ ასეთ წერილს ყოველთვის უნდა ჰქონდეს სათაური (ან სათაური), რათა ის უბრალოდ არ დაიკარგოს დოკუმენტაციის ნაკადში.
გარდა ამისა, როდესაც ასეთ წერილს უპასუხებენ, უმჯობესია არ შეცვალოთ წერილის თემა, ასე რომ თქვენ სწრაფად მიხვდებით რაზეა საუბარი, თუ ბევრ წერილს მიიღებთ.
ასევე, არ უნდა გამოიყენოთ უახლესი პროგრამული უზრუნველყოფა ასეთ ასოებზე მიმაგრებისას, შორს არის იმ ფაქტისგან, რომ თქვენს ადრესატს იგივე აქვს. თუ ის იქ არ არის, წერილი უბრალოდ არ იხსნება.
არ გამოიყენოთ სმაილიკები ბიზნეს ელ. ფოსტის დაწერისას. ტექნოლოგია შესანიშნავია, მაგრამ გამოიყენეთ ბიზნეს ენა წერისას.
რა ვადაა წერილზე პასუხის გაცემა?
თუ წერილი მიეკუთვნება იმ კატეგორიას, რომელიც მოითხოვს პასუხს, მაშინ პასუხის გაცემა დამოკიდებულია წერილში მოცემულ ინფორმაციაზე:
- თუ თქვენ მიიღებთ მოთხოვნას, მიღების დღიდან მომდევნო სამი დღის განმავლობაში, დაადასტურეთ, რომ იგი მიღებულია. და საბოლოო პასუხის გაცემა შესაძლებელია ერთი თვის განმავლობაში;
- თუ სამძიმარს ვსაუბრობთ, მისი გაგზავნა შესაძლებელია სამწუხარო მოვლენიდან ათი დღის განმავლობაში;
- დასაშვებია მილოცვის გაგზავნა საზეიმო თარიღის შესახებ გაცნობის მომენტიდან 8 დღის განმავლობაში;
- თუ ვსაუბრობთ კარგი მანერების ზოგად წესებზე, მაშინ უმჯობესია წერილებს უპასუხოთ შვიდი დღის განმავლობაში.
როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი: მარტივი ენა კომპლექსის შესახებ
განასხვავეთ საქმიანი წერილი და პირადი მიმოწერა. ჩვენ უკვე არაერთხელ ვისაუბრეთ დღეს იმაზე, თუ რა არის ეს განსხვავებები, არ უნდა დავივიწყოთ ისინი. ახლა მოდით შევხედოთ წერილის დაწერას ეტაპობრივად.
ეტაპი 1. მიუთითეთ ადრესატი.
ფორმის ზედა მარჯვენა კუთხეში ვწერთ იმ პირის გვარს, ინიციალებს და თანამდებობას, რომელსაც მივმართავთ წერილს. თუ ადრესატი ორგანიზაციაა, მიუთითეთ მისი იურიდიული მისამართი.
ეტაპი 2. გასაჩივრება.
ვათავსებთ ფორმის შუაში. იგი ტარდება პატივისცემით, აბრევიატურებისა და ბლომების გარეშე.
მაგალითი: ძვირფასო (სახელი, პატრონიმი)!ასევე, ადრესატისადმი მიმართვა შეიძლება განხორციელდეს მისი პოზიციის მითითებით. მაგრამ როცა ადამიანს სახელით მიმართავ, ეს ამცირებს ფსიქოლოგიურ სტრესს, მიუთითებს იმაზე, რომ საქმიანი ურთიერთობა სტაბილურია და ჩამოყალიბებულია.
ეტაპი 3. მიზნის განცხადება.
ახსენით წერილის მიზანი, მისი არსი და ძირითადი იდეები. ეს ნაწილი არის მთავარი. დაწერეთ რისი თქმაც გსურთ, რა არის გასაჩივრების მიზეზი. მაგრამ არ დაივიწყოთ ოფიციალური და ნეიტრალური სტილი.
ეტაპი 4. წინადადებების, რეკომენდაციების გაკეთება.
თითქმის ნებისმიერი საქმიანი წერილი გულისხმობს, რომ ადრესატი უპასუხებს მას. ამას ძირითადად მხოლოდ საინფორმაციო ხასიათის წერილები არ ითხოვენ. ამიტომ, არ აღწეროთ მხოლოდ პრობლემა, არამედ შემოგვთავაზოთ, თუ როგორ შეიძლება მისი გადაჭრა.
თუ თქვენ შეიტანთ საჩივარს, მოითხოვეთ გარკვეული ზომების მიღება, მაგრამ თუ შემოგთავაზებთ თანამშრომლობას, გვითხარით რა ვარიანტები არსებობს.
მარტივად რომ ვთქვათ, ვინც წერილს იღებს, უნდა დაინახოს, რომ მისგან არა მხოლოდ რაღაც უნდა, არამედ გაიგოს, როგორ შეიძლება ამის გაკეთება.
როგორ დავასრულოთ საქმიანი წერილი
საქმიანი წერილი იდეალურად უნდა იყოს დაწერილი. თუ ორთოგრაფიული წესები არ არის დაცული, ეს შეიძლება უარყოფითად იმოქმედოს მთლიანად კომპანიის რეპუტაციაზე. ამიტომ, ახლა ჩვენ ვთავაზობთ უფრო დეტალურად ვისაუბროთ საქმიანი წერილის ბოლო ნაწილის დიზაინზე.
წერილის ბოლოს შეაჯამეთ ყველაფერი, რაც ადრე იყო ნათქვამი. მაგრამ არ ღირს დასკვნების 10 წინადადებაზე გადატანა, ბოლოს და ბოლოს, ლაკონურობა და ლაკონურობა ფასდება საქმიან წერილებში. უმჯობესია შემოიფარგლოთ მარტივი ფრაზებით.
დასასრულის საფუძვლად დავდებთ 2 ინდიკატორს: რაც შეიძლება თავაზიანი და სწორი უნდა იყოს. არსებობს სხვადასხვა ვარიანტი, თუ როგორ უნდა ავაშენოთ იგი.
Აი ზოგიერთი მაგალითი:
- გმადლობთ ყურადღებისთვის ან დახმარებისთვის: Გმადლობთ! (ნება მომეცით მადლობა გადაგიხადოთ…);
- გამოხატეთ თქვენი მომავლის იმედები: ჩვენ იმედი გვაქვს ურთიერთსასარგებლო თანამშრომლობის (იმედია პასუხის მიღებას უახლოეს მომავალში...);
- თქვენ შეგიძლიათ ააწყოთ ფრაზა ადრესატის რაიმეს დარწმუნებით: მოხარული ვიქნებით თქვენთან თანამშრომლობით;
- გააკეთეთ მოთხოვნა: გთხოვთ შეატყობინოთ შედეგები;
- Უკაცრავად უხერხულობის გამოწვევისთვის: ბოდიშს გიხდით მასალის გადახდის მოულოდნელი დაგვიანებისთვის.
როგორ დავემშვიდობოთ ადრესატს.
იმისდა მიუხედავად, რომ მიმოწერა ოფიციალურია, შეგიძლიათ დაემშვიდობოთ სხვადასხვა გზით.
აქ არის რამდენიმე ვარიანტი:
- პატივისცემით…;
- წარმატებებს გისურვებთ...;
- Საუკეთესო სურვილებით…
ჩვენ სწორად დავდებთ ხელმოწერას.
წერილზე ხელმოწერისას მიუთითეთ თქვენი პოზიცია, სახელი და გვარი. თუ ეჭვი გეპარებათ ისეთი ფრაზის მიზანშეწონილობაში, როგორიცაა: " Პატივისცემით" -უბრალოდ არ გამოიყენოთ იგი.
თქვენ შეგიძლიათ მიუთითოთ თქვენი კონტაქტები, დამატებითი ტელეფონის ნომერი ან ელექტრონული ფოსტის მისამართი ხელმოწერაში, ასე რომ თქვენ აჩვენებთ მიმღებს, რომ მზად ხართ მასთან კომუნიკაციისთვის და ითანამშრომლოთ.
ჩვენი სტატიის შემდეგ ნაწილში მინდა ვისაუბრო საქმიან წერილებზე ინგლისურად.
საქმიანი წერილები ინგლისურ ენაზე
ასეთი ასოების შედგენის რეგულირებული ფორმა არ არსებობს. ყველაფერი დამოკიდებული იქნება იმაზე, თუ რა არის წერილის მიზანი და ვინ არის მიმღები. აქ მოცემულია რამდენიმე მოკლე ინსტრუქცია შედგენისთვის.
დაწერის თარიღი.
თუ ჩვენ ვწერთ აშშ-ში, მაშინ თარიღის მითითებაში ვსვამთ ჯერ თვეს, შემდეგ დღეს და მხოლოდ შემდეგ წელს. თუ დიდ ბრიტანეთში - თარიღი დატანილია როგორც რუსეთის ფედერაციაში. ამავდროულად დაწერეთ თვე ასოებით, მოერიდეთ დაბნეულობას.
მიმღების დეტალები.
- თუ კაცს წერთ, გთხოვთ დაუკავშირდეთ: ბატონი (ჩასვით გვარი);
- თუ დაქორწინებული ქალი: ქალბატონი (ჩასვით გვარი);
- გაუთხოვარი ქალბატონისთვის: მის (ჩასვით გვარი);
- თუ არ იცით ქალბატონის სტატუსი: ქალბატონი (ჩასვით გვარი).
მისამართის მითითება.
ბრძანება ეწინააღმდეგება რუსეთის ფედერაციაში მიღებულს: ოფისი, სახლის ნომერი, ქუჩის სახელი, საფოსტო კოდი, სახელმწიფო სახელი (თუ ჩვენ ვწერთ აშშ-ში), ქვეყნის სახელი და ქვეყნის სახელი (თუ ვწერთ დიდ ბრიტანეთში).
როგორ დავუკავშირდეთ მიმღებს.
სტანდარტული ზარები:
- Ძვირფასო ქალბატონო;
- Ძვირფასო ბატონო;
- Ძვირფასო სერ ან მადამ;
- Ძვირფასო ქალბატონო;
- ძვირფასო.
აპელაციის შემდეგ ვსვამთ მძიმით (თუ დიდ ბრიტანეთში ვწერთ) ან ორწერტილს (თუ აშშ-ში ვწერთ). ძახილის ნიშანი არ მიიღება.
საგანი.
აუცილებლად მიუთითეთ წერილის თემა, ისევე როგორც რუსეთის ფედერაციაში.
მთავარი ტექსტი.
დაყავით იგი აბზაცებად. ან დაწერეთ თითოეული წინადადება ახალ სტრიქონზე.
როგორ დავემშვიდობოთ
მაგალითად, ასე: მადლობას გიხდით დახმარებისთვის, ჩვენ ნამდვილად თქვენი ვრჩებით"- მადლობა, შენდამი თავდადებული... თუმცა ეს შეიძლება ნაკლებად ფორმალური იყოს.
ხელმოწერის ფორმატირება.
გამოსამშვიდობებელი აბზაცის ქვეშ ვდებთ ხელმოწერას, მიუთითეთ ჩვენი გვარი და სახელი, კომპანიის სახელი და თანამდებობა.
აპლიკაციების დიზაინი.
თუ რაიმე დოკუმენტს ანიჭებთ, მიუთითეთ ეს წერილის ბოლოს: " Enc."და ჩამოთვალეთ აპლიკაციები.
რა კაპიტალიზაცია.
- გვარები და ინიციალები;
- კომპანიის სახელები;
- ქალაქების, შტატების სახელები და ა.შ.
- ნებისმიერი სიტყვა, რომელიც მიუთითებს დაკავებულ პოზიციაზე;
- პირველი სიტყვები გამოსამშვიდობებლად;
- შესავალი შენიშვნები.
სანამ საუბარს დავასრულებთ, მივცემთ საქმიანი წერილების ნიმუშებს რუსულ და ინგლისურ ენებზე.
საქმიანი წერილების ნიმუში რუსულ და ინგლისურ ენებზე
დასკვნა
შეჯამებით, მინდა ვთქვა, რომ საქმიანი წერილი არის კომუნიკაციის ინსტრუმენტი საქმიანობის ნებისმიერ სფეროში. თუ სწორად არის დაწერილი, ის აუცილებლად წარმოაჩენს თქვენს კომპანიას პოზიტიურად.
მეორეს მხრივ, დაუდევრად, შეცდომებით დაწერილ წერილს ყველაზე მეტად შეუძლია გაანადგუროს პერსპექტიული ბიზნესი. დაწერეთ ასოები სწორად და ჩვენ შევეცადეთ გითხრათ, როგორ გააკეთოთ ეს.