งานสำนักงานพิเศษและเก็บถาวรการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่สอง วิชาชีพ

45.8

เพื่อเพื่อน!

อ้างอิง

พื้นฐานสำหรับการดำรงอยู่ขององค์กรใด ๆ คือเอกสาร หากไม่มีพวกเขาและไม่มีระบบการจัดการเอกสารที่มั่นคง ความวุ่นวายและความสับสนก็จะเกิดขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือผู้เชี่ยวชาญที่รับรองความเรียบร้อยในเอกสารและช่วยงานเคลื่อนที่ขององค์กร

"ต้นกำเนิด" ของอาชีพสารคดีถือได้ว่าเป็นอาลักษณ์ ในอียิปต์โบราณ พวกกรานเป็นผู้รวบรวมและคัดลอกม้วนหนังสือ (ต้นแบบของเอกสาร) อาชีพนี้มีเกียรติและน่าเกรงขามอย่างไม่น่าเชื่อ “อาลักษณ์ไม่ได้ถือตะกร้า ไม่พายไม้พาย เขาไม่ถูกเฆี่ยนด้วยไม้เรียว และเขาไม่ได้อยู่ใต้อำนาจของหัวหน้าหลายคน” มีเขียนไว้ในพงศาวดารฉบับหนึ่งของอียิปต์ ไม่น่าแปลกใจเพราะอาลักษณ์เป็นคนที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นพิเศษในด้านศิลปะการเขียน พวกเขารู้ไม่เพียงแค่ภาษาของอักษรอียิปต์โบราณเท่านั้น แต่ยังเชี่ยวชาญในศาสตร์ที่แน่นอนด้วย - เลขคณิต อาลักษณ์มักจะเป็นผู้ชายและถ่ายทอดงานของพวกเขาเป็นมรดก

คำอธิบายของกิจกรรม

ปัจจุบันอาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารส่วนใหญ่เป็นเพศหญิง นี่คือผู้เชี่ยวชาญที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับเอกสารและวิธีการใช้งาน สิ่งสำคัญในงานของเขาคือการจัดเตรียมและดำเนินการเอกสารทางธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารจะเก็บบันทึกและการลงทะเบียน ควบคุมงานอ้างอิงและบริการข้อมูลขององค์กรหรือองค์กรของเขา ตรวจสอบการปฏิบัติตามเงื่อนไขการสั่งซื้อและการจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจใดๆ ขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญ

ทุกวันนี้ องค์กรและองค์กรต่างเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างหนาแน่น ซึ่งทำให้งานของผู้เชี่ยวชาญง่ายขึ้นอย่างมาก

อย่าคิดว่าอาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารนั้นน่าเบื่อ ไม่ใช่แค่งานกระดาษ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร - บางครั้งเป็นเพียงคนเดียวที่ทุ่มเทให้กับความลับทางธุรกิจทั้งหมดของบริษัท

ค่าจ้าง

ค่าเฉลี่ยสำหรับรัสเซีย:เฉลี่ยในมอสโก:เฉลี่ยสำหรับเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก:

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

ผู้จัดการเอกสาร พัฒนารูปแบบมาตรฐานและใบบันทึกเวลาของเอกสาร จัดเรียงเอกสารที่ถ่ายโอนเพื่อจัดเก็บดำเนินการตรวจสอบมูลค่า เขายังรับผิดชอบในการดำเนินการตัดสินใจของผู้บริหาร ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับทั้งหมดอย่างเคร่งครัดในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ หลังจากนั้น เขาจะทำให้แน่ใจว่า "การเคลื่อนไหว" ของการตัดสินใจจากฝ่ายบริหารไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง

หน้าที่ของผู้จัดการเอกสารก็คือการสร้างฐานข้อมูลของเอกสาร กระดาษแต่ละแผ่นจะต้องกำหนดที่อยู่การจัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์และดัชนีการลงทะเบียน และเพื่อให้พนักงานทุกคนในองค์กรสามารถหาได้ง่าย เอกสารที่ต้องการในฐานข้อมูลนี้ จำเป็นต้องสร้างการจำแนกประเภทที่มีประสิทธิภาพ เอกสารที่ไม่หมุนเวียนจะถูกเก็บถาวร

คุณสมบัติของการเติบโตของอาชีพ

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร สามารถเข้าใจตัวเองได้ในอุตสาหกรรมต่างๆ ทั้งในด้านการศึกษา ในอุตสาหกรรม ในบริษัทตรวจสอบบัญชี อาชีพส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับสถานที่ ในกระทรวง ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถสมัครตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ ที่ปรึกษา หัวหน้าแผนก รองผู้จัดการฝ่ายกิจการ ผู้จัดการฝ่ายกิจการ และในบริษัทขนาดเล็ก ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถเป็นบุคคลที่ 2 ต่อจากหัวหน้าได้ ผู้เชี่ยวชาญเชื่อว่าจุดสุดยอดของอาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือการจัดเตรียมเอกสารสำหรับการเป็นผู้นำของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและสำหรับประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

วิชาชีพของนักวิทยาศาสตร์ด้านเอกสาร

Vereshchako ท.บ.

มหาวิทยาลัยแห่งรัฐทัมบอฟ G.R. Derzhavina

uraeairinavic[ป้องกันอีเมล] จดหมาย. en

เราอาศัยอยู่ในโลกที่ข้อมูลกลายเป็นผลผลิตจากการผลิตทั่วโลก ซึ่งเป็นสินค้าโภคภัณฑ์ ดังนั้นประชากรที่มีความสามารถส่วนใหญ่ในโลกของเราจึงถูกจ้างมาในด้านข้อมูล กิจกรรมขององค์กรใด ๆ ไม่สามารถจินตนาการได้หากปราศจากการรวบรวม ประมวลผล สะสม จัดเก็บ ค้นหาและเผยแพร่ข้อมูล ในเวลาเดียวกัน ข้อมูลต่างๆ ก็เริ่มมีบทบาทในสารคดีที่ตายตัวมากขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการเอกสาร งานสำนักงาน ที่ดูแลความเรียบร้อยในเอกสารและช่วยงานเคลื่อนที่ขององค์กร จัดระเบียบและปรับปรุงกิจกรรมของบริการจัดการเอกสาร

เอกสารข้อมูลได้รับคุณสมบัติของกิจกรรมระดับมืออาชีพด้วยการก่อตัวของรัฐแรก บุคคลที่รวบรวมและคัดลอกเอกสารเรียกว่าอาลักษณ์ มีคนเพียงไม่กี่คนที่รู้หนังสือเท่านั้นที่สามารถเชี่ยวชาญในอาชีพนี้ได้ ดังนั้นจึงถือว่าเป็นหนึ่งในอาชีพที่ได้รับความนับถือมากที่สุด

ในรัสเซียโบราณอาลักษณ์เป็นคนรับใช้ส่วนตัวของเจ้าชายเขาทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นผู้ดูแลคลังของเจ้าชาย ตั้งแต่ศตวรรษที่ 14 คำพ้องภาษากรีกสำหรับคำว่า "อาลักษณ์" - "เสมียน" ถูกนำมาใช้ มัคนายกผอมลงแต่เป็นคนที่ชอบทำธุรกิจ ในตอนต้นของศตวรรษที่สิบแปด สถาบันกลางของอำนาจบริหาร - คำสั่ง - ถูกแทนที่ด้วยวิทยาลัย การทำงานของคณะกรรมการถูกควบคุมโดยกฎหมายพิเศษ - กฎทั่วไปซึ่งได้รับอนุมัติเมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 1720 นี่เป็นพระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานฉบับแรกที่กำหนดขั้นตอนการทำงานในสำนักงานในสถาบันของรัฐ ข้อบังคับทั่วไปได้แนะนำตำแหน่งใหม่ที่สอดคล้องกับการทำงานของงานในสำนักงาน: เลขานุการ ทนายความ นักคณิตศาสตร์ประกันภัย นายทะเบียน เสมียน เสมียนย่อย นักคัดลอก นักแปล ล่าม ผู้เก็บเอกสารสำคัญ

ในตอนต้นของศตวรรษที่ XIX องค์ประกอบของตำแหน่งในสำนักงานยังคงแทบไม่เปลี่ยนแปลง เลขานุการ ผู้รับจดทะเบียน ผู้คัดลอก ผู้เก็บเอกสารสำคัญ และบุคคลอื่น ๆ ได้ปฏิบัติงานประจำในสำนักงานของหน่วยงานกลาง สำนักงานจังหวัด หน่วยงานของเมืองและที่ดินในการปกครองตนเอง ค่อยๆ ได้มาซึ่งความสำคัญของบุคคลสำคัญในเครื่องมือการบริหาร ก่อนการปฏิวัติอาชีพเลขา - เสมียนเป็นผู้ชายในสำนักงานโซเวียตอาชีพนี้กลายเป็นผู้หญิง แม้จะมีประวัติวิชาชีพมายาวนาน แต่บุคลากรพิเศษก็ไม่ได้เตรียมพร้อมมาเป็นเวลานาน

คำถามแรกเกี่ยวกับ อาชีวศึกษาบุคลากรสำหรับงานสำนักงานถูกวางในฤดูใบไม้ผลิปี 2484 ในการประชุมเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานซึ่งจัดขึ้นโดย All-Union Scientific Engineering และสมาคมเทคนิคของวิศวกรเครื่องกล ที่ประชุมได้หารือเกี่ยวกับการใช้เครื่องจักรของงานบริหาร ซึ่งการแก้ปัญหาถูกขัดขวางโดยความไม่เป็นระเบียบในการทำงานในสำนักงาน โปรแกรมของมาตรการที่นำมาใช้ในการจัดตั้งระบบรวมสำหรับการฝึกอบรมและการฝึกอบรมบุคลากรเสมียนและการแนะนำในโรงเรียนมัธยมศึกษากฎสำหรับการรวบรวมเอกสารราชการ อย่างไรก็ตาม สงครามเริ่มขึ้นในไม่ช้า และโปรแกรมก็กลับมาหลังจาก 20 ปีเท่านั้น

ในปีพ. ศ. 2503 ที่กรุงมอสโกที่การประชุม All-Union เกี่ยวกับการใช้เครื่องจักรของแรงงานวิศวกรรมและช่างเทคนิคและพนักงานของอุปกรณ์การบริหารและการจัดการ คำถามของความจำเป็นในการฝึกอบรมบุคลากรที่มีคุณภาพสูงในงานสำนักงานก็ถูกหยิบยกขึ้นมาอีกครั้ง งานนี้เกี่ยวข้องกับการพัฒนาและการนำ Unified State Record Keeping System (EGSD) ไปใช้ สถาบันประวัติศาสตร์และจดหมายเหตุแห่งรัฐมอสโกเริ่มดำเนินการ ความเชี่ยวชาญพิเศษใหม่นี้เรียกว่า "วิทยาการเอกสารและการจัดองค์กรงานการจัดการในสถาบันของรัฐ" บัณฑิตได้รับวุฒิการศึกษา "ผู้จัดการเอกสาร"

ในปี 1990 ในกระบวนการของการรวมรัสเซียเข้ากับพื้นที่ข้อมูลทั่วโลก มีการประเมินความสำคัญของการทำงานกับเอกสารในองค์กรอีกครั้ง มีการเพิ่มคู่อิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิม งานสำนักงานได้ให้วิธีการสนับสนุนเอกสารของการจัดการ ชื่อของความเชี่ยวชาญพิเศษก็เปลี่ยนไปเช่นกัน: "วิทยาศาสตร์เอกสารและการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ"

ผู้จัดการเอกสารที่ทันสมัยเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีการฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีในระดับสูง การจัดการการไหลของข้อมูลเอกสารในองค์กรและองค์กรในทุกอุตสาหกรรมและรูปแบบการเป็นเจ้าของ ทำงานในหน่วยงานของรัฐและเทศบาล เขาเกี่ยวข้องกับทั้งกระดาษแบบดั้งเดิมและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโทรนิก

โดยใช้ ระบบที่ทันสมัยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบอัตโนมัติสำนักงานโลจิสติกส์และ ที่เก็บจดหมายเหตุ, ผู้จัดการเอกสารสามารถมั่นใจได้ว่าการทำงานกับข้อมูลจะมีประสิทธิภาพสูงสุดแม้ในองค์กรที่ใหญ่ที่สุด ผู้จัดการเอกสารในบางครั้งอาจเป็นคนเดียวที่คอยดูแลความลับทางธุรกิจทั้งหมดของบริษัท

จากทั้งหมดที่กล่าวมา ข้อดีดังต่อไปนี้ของวิชาชีพของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถแยกแยะได้:

1. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารคือผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานให้ค่าตอบแทนสูงอยู่เสมอ

2. Document manager - ผู้เชี่ยวชาญที่สามารถทำงานในองค์กรทุกรูปแบบและในทุกอุตสาหกรรม

3. Document manager - ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติในการจัดการข้อมูลและเอกสารที่องค์กร, ผู้ช่วยผู้จัดการ.

4. ผู้จัดการเอกสาร - ผู้เชี่ยวชาญที่เป็นหนึ่งในไม่กี่คนที่สามารถจัดระเบียบงานของ บริษัท ของตัวเองเพื่อให้บริการจัดการเอกสาร

5. นักศึกษาวิชาวิทยาศาสตร์เอกสารมีโอกาสพิเศษในการหางานทำเฉพาะทาง เริ่มตั้งแต่ชั้นปีที่ 2 เพราะไม่เพียงแต่องค์กรขนาดใหญ่เท่านั้นแต่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมก็เริ่มแสดงตัวในภาคเอกชน ได้แก่ ค่อยๆ ก้าวไปสู่ระดับคุณภาพงานที่สูงขึ้น

6. ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารในกิจกรรมระดับมืออาชีพสามารถมีส่วนร่วมในการออกแบบองค์กร, การวิเคราะห์, งานให้คำปรึกษา

ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารที่มีคุณสมบัติและมีประสบการณ์ควรสามารถ: ดำเนินการวิจัยเกี่ยวกับกระบวนการจัดทำเอกสารทางการเมือง เศรษฐกิจ ชีวิตทางสังคมสังคม; ทำการวินิจฉัยและปัญหาการวิจัยเพื่อสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหารขององค์กร จัดเตรียมเอกสารและการสนับสนุนทางกฎหมายในการตัดสินใจด้านการจัดการ

มีความจำเป็นที่ผู้จัดการเอกสารต้องรู้: กฎหมายและข้อบังคับทางกฎหมาย, กฤษฎีกา, คำสั่ง, คำสั่ง, แนวทางอื่น ๆ และ กฎระเบียบหน่วยงานระดับสูงเกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร ขั้นตอนการวางแผนการออกแบบและเทคโนโลยีการทำงานบนพื้นฐานของเทคโนโลยีองค์กรและคอมพิวเตอร์ของบริการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ วิธีการวิจัย วิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบเอกสาร ขั้นตอนการลงทะเบียน การจัดประเภท การจัดเก็บ การตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร องค์กรของจดหมายเหตุ; เอกสารข้อบังคับและระเบียบวิธีสำหรับการออกแบบและการทำงานของระบบอัตโนมัติ ระบบข้อมูลการจัดการ; พื้นฐานของการเขียนโปรแกรม วิธีการออกแบบและปรับปรุงฐานข้อมูลและคลังข้อมูล การสร้างเอกสาร กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน

ผู้ประกอบการควรมีคุณสมบัติอย่างไร? ตามชื่อของอาชีพนั้น ๆ กิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารนั้นเกี่ยวข้องกับการค้นหา การประมวลผล และการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญควรมีใจรักในงาน "กระดาษ" นอกจากนี้ ผู้จัดการเอกสารจะไม่สามารถทำงานได้ดีถ้าเขาไม่มีคุณสมบัติส่วนบุคคลเช่น: ความมุ่งมั่น, องค์กร, ความขยัน, ความรับผิดชอบ, ความเป็นอิสระ, ความถูกต้อง, การยึดมั่นในคุณค่าทางจริยธรรม, ความอดทน, ความอุตสาหะในการบรรลุเป้าหมาย, ความอดทน .

ผู้จัดการเอกสารไม่ได้เป็นเพียงอาชีพที่เป็นสากล ซึ่งแตกต่างจากหลายๆ คน มันขึ้นอยู่กับวิกฤตเศรษฐกิจในระดับเล็กน้อย ด้วยความไม่มั่นคงทางเศรษฐกิจใดๆ เอกสารจะไม่หายไปจากที่ใด จำนวนของเอกสารก็ไม่ลดลง ยังคงมีการสร้างต่อไป บางครั้งถึงแม้จะในปริมาณที่มากกว่าเดิมก็ตาม ในขณะเดียวกัน เพื่อให้เอกสารมีความสำคัญทางกฎหมาย จะต้องจัดทำขึ้นตามหลักสากลและ มาตรฐานรัสเซีย. องค์กรใด ๆ มีที่เก็บถาวร ซึ่งหมายความว่าแต่ละบริษัทต้องการผู้เชี่ยวชาญที่จะจัดการกับการบัญชีและการลงทะเบียนของเอกสารทั้งหมด ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร (ตามอาชีพ) สามารถเป็นผู้อำนวยการของเอกสารสำคัญทั้งภายในองค์กรและในฐานะสถาบันอิสระ ผู้ช่วยรัฐมนตรี (ในฐานะเลขานุการส่วนตัว) หัวหน้าหน่วยงานอิสระและฝ่ายบริหาร

ดังนั้น ตัวจัดการเอกสารจึงเป็นผู้เชี่ยวชาญที่รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน (การร่าง การดำเนินการ การบัญชี การลงทะเบียน การควบคุมการดำเนินการ การจัดเก็บ) โดยใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติที่ทันสมัย ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถเข้าใจตนเองได้ในอุตสาหกรรมต่างๆ: ในหน่วยงานภาครัฐและหน่วยงานท้องถิ่น บริษัทการค้า ธุรกิจ อุตสาหกรรม องค์กรตรวจสอบ พวกเขาจัดทำเอกสารกิจกรรมขององค์กรสร้างระบบการจัดการเอกสารขององค์กรรับประกันการปกป้องข้อมูลที่เป็นเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและการรับรองขององค์กรตามมาตรฐาน ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมักเป็นที่ต้องการเสมอ ในทุกช่วงเวลา แม้แต่ในช่วงเวลาที่ยากลำบากที่สุด

รายการแหล่งที่มาที่ใช้:

1. มาตรฐานการศึกษาของรัฐที่สูงขึ้น อาชีวศึกษา. มอสโก: คณะกรรมการของรัฐ สหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับการศึกษาระดับอุดมศึกษา พ.ศ. 2538

2. Demidova N.F. ระบบราชการในรัสเซียในศตวรรษที่ 17 และบทบาทในการสร้างสมบูรณาญาสิทธิราชย์ / N.F. เดมิดอฟ - ม., 1987.

3. คุณสมบัติคุณสมบัติพิเศษ "วิทยาศาสตร์เอกสารและการสนับสนุนเอกสารของการจัดการ" [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์]. – โหมดการเข้าถึง: http://islu.irk.ru/350800.html ฟรี - แซกล์ จากหน้าจอ.- รัสเซีย

4. Mityaev K.G. ประวัติและองค์กรของงานสำนักงานในสหภาพโซเวียต / K.G. มิทยาเยฟ - ม., 2502.

5. Nechaeva E.V. การจัดการเอกสารและการสนับสนุนเอกสารของการจัดการ ส่วนที่ 1: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง / EV เนเชฟ. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: สำนักพิมพ์ของ GPU เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก, 2546

6. มาตรฐานการศึกษาระดับอุดมศึกษาของรัฐบาลกลาง ในด้านการเตรียมการ การจัดการเอกสารและการเก็บถาวร [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์]. - โหมดการเข้าถึง: http://www2.termika ฟรี - แซกล์ จากหน้าจอ - ยาซ รัสเซีย

มีอยู่ครั้งหนึ่ง กวีโซเวียต Vasily Lebedev-Kumach ใน "เพลงของข้าราชการ" ของเขาตั้งข้อสังเกตอย่างถูกต้องว่าคุณลักษณะหลักของสังคมรัสเซียคือ: "ถ้าไม่มีกระดาษคุณก็เป็นแมลง แต่ด้วยกระดาษแผ่นหนึ่งคุณเป็น ชาย!" บรรทัดเหล่านี้ไม่ได้สูญเสียความเกี่ยวข้องในวันนี้ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่ความจริงที่ว่าทั้งชีวิตของเรามีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับตัวแทนของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารซึ่งเอกสารไม่ได้เป็นเพียงกระดาษ แต่เป็นเครื่องมือหลักของกิจกรรมระดับมืออาชีพ

มีอยู่ครั้งหนึ่ง กวีโซเวียต Vasily Lebedev-Kumach ใน "เพลงของข้าราชการ" ของเขาตั้งข้อสังเกตอย่างถูกต้องว่าคุณลักษณะหลักของสังคมรัสเซียคือ: "ถ้าไม่มีกระดาษคุณก็เป็นแมลง แต่ด้วยกระดาษแผ่นหนึ่งคุณเป็น ชาย!" บรรทัดเหล่านี้ไม่ได้สูญเสียความเกี่ยวข้องในวันนี้ เอกสารติดตัวเราไปทุกที่และทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นชีวิตส่วนตัวหรือช่วงเวลาการทำงาน ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่ความจริงที่ว่าทั้งชีวิตของเรามีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับตัวแทนไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง อาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสำหรับผู้ที่เอกสารไม่ได้เป็นเพียงกระดาษ แต่เป็นเครื่องมือหลักของกิจกรรมระดับมืออาชีพ

โปรดทราบว่าวันนี้อาชีพนี้กำลังประสบกับ "การเกิดครั้งที่สอง" เนื่องจากการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเศรษฐกิจและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในสังคมสมัยใหม่ ข้อมูลในทุกรูปแบบถูกมองว่าเป็นสินค้าที่ "ซื้อขายได้" การค้นหา การประมวลผล และการจัดเก็บซึ่งต้องใช้ต้นทุนทางการเงิน แรงงาน เวลา และวัสดุจำนวนมาก ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารที่รู้ความลับทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์ที่มีความสามารถและมีทักษะในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยโฟลว์ข้อมูลช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เป็นผลให้ผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้มีความต้องการที่มั่นคงในเกือบทุกด้านของชีวิตมนุษย์และแผนกเอกสารเป็นที่นิยมอย่างมากในหมู่ผู้สมัคร

ใครคือผู้จัดทำเอกสาร?

ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงในด้านงานสำนักงานและการจัดการเอกสาร รับรองความเป็นระเบียบเรียบร้อยในเอกสารขององค์กรหรือองค์กร อาชีพที่เกี่ยวข้อง : ผู้จัดเก็บเอกสาร, เลขานุการ, ผู้จัดงานสำนักงาน

ชื่อของอาชีพนี้มาจากภาษาละติน documentum (หลักฐาน) และ Old Slavonic vedѣti (รู้) กล่าวอีกนัยหนึ่งในขั้นต้นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารซึ่งก่อนหน้านี้ทำหน้าที่โดยกราน แต่บันทึกหลักฐานเกี่ยวกับภูมิหลังทางกฎหมายของเหตุการณ์มากกว่าเอกสารที่จัดระบบ แนวความคิดของวิทยาการเอกสารที่คุ้นเคยสำหรับเรานั้นได้มาเพียงในช่วงครึ่งแรกของศตวรรษที่ 20 เมื่อ Paul Otlet ขยายความหมายของคำว่า "เอกสาร" จนถึงจุดที่ข้อมูลใด ๆ ที่บันทึกไว้ในผู้ให้บริการวัสดุเริ่มเรียกว่าเอกสาร . ในเวลาเดียวกันอาชีพของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารก็เกิดขึ้นซึ่งหน้าที่แตกต่างจากอาลักษณ์อย่างสิ้นเชิง

มืออาชีพ หน้าที่ของนักสารคดีวันนี้ไม่เพียงแต่เตรียมเอกสารเท่านั้นแต่ยังรวมถึง:

• การพัฒนาแบบฟอร์มและใบบันทึกเวลาของเอกสาร
• การจัดระบบองค์ประกอบของเวิร์กโฟลว์
• การตรวจสอบและการจัดเก็บเอกสาร
• รับรอง "การเคลื่อนไหว" ของเอกสารจากผู้บริหารไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
• การสร้างฐานสารคดี
• การมองเห็นเอกสารที่เข้ามาและกำหนดดัชนีการลงทะเบียนและที่อยู่ที่จัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์
• การจัดเรียงเอกสารและการถ่ายโอนข้อมูลที่ล้าสมัยไปยังที่เก็บถาวร
• การเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารขององค์กรหรือองค์กร

ผู้จัดการเอกสารควรมีคุณสมบัติส่วนบุคคลอย่างไร?

ตามชื่ออาชีพแนะนำ กิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารมีความเกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์กับการค้นหา การประมวลผล และการจัดเก็บเอกสาร ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญจึงต้องมีใจชอบในการทำงาน "กระดาษ" นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารจะไม่สามารถปฏิบัติงานในเชิงคุณภาพได้หากเขาไม่มีคุณสมบัติส่วนตัวเช่น:

นอกเหนือจากข้างต้น คุณสมบัติส่วนบุคคล, ผู้จัดการเอกสารที่ดีมีความรู้และทักษะทางวิชาชีพมากมาย ซึ่งรวมถึง: ทักษะในการทำงานกับแอปพลิเคชั่นพีซีในสำนักงาน (Word, Excel, 1C, Outlook เป็นต้น) ความรู้พื้นฐานทางเศรษฐศาสตร์ การวางแผนธุรกิจ การเก็บถาวร การจัดการ, การบริหารงานบุคคล, การจัดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, แหล่งศึกษา, งานสำนักงานบุคลากร, การแก้ไขวรรณกรรม, กฎหมายด้านแรงงาน, การบริหาร, กฎหมายแพ่งและรัฐธรรมนูญ.

ประโยชน์ของวิชาชีพด้านเอกสาร

หลัก ข้อดีของอาชีพสารคดีคือ "ความเป็นสากล" ประกาศนียบัตรผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารและ "ถุงความรู้" ที่กว้างขวางที่ได้รับจากมหาวิทยาลัยช่วยให้มืออาชีพได้งานในเกือบทุกบริษัทหรือองค์กร โดยไม่คำนึงถึงสาขาของกิจกรรมขององค์กร ในเวลาเดียวกัน เขาสามารถวางใจได้ในระดับการชำระเงินที่ค่อนข้างดี (โดยเฉลี่ยประมาณ 30,000-40,000 รูเบิลต่อเดือน)

ดึงดูดอาชีพนี้และ "ความแปรปรวน" อย่างเป็นทางการ หลังจากสำเร็จการศึกษาจากมหาวิทยาลัย ผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์สามารถหางานทำได้อย่างง่ายดาย เช่น เสมียน คนเก็บเอกสาร ผู้ดูแลระบบ ผู้ช่วยเลขานุการ ผู้จัดการสำนักงาน ผู้ช่วยส่วนตัว (ผู้ช่วยหัวหน้า) เป็นต้น

แม้จะดูน่าเบื่อและเป็นกิจวัตรของกิจกรรมมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร แต่งานของผู้เชี่ยวชาญคนนี้ก็น่าสนใจและหลากหลาย ท้ายที่สุด ผู้เชี่ยวชาญรายนี้เป็นผู้ที่ได้รับเอกสารเป็นคนแรก ซึ่งหมายความว่าเขามีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดเกี่ยวกับนวัตกรรมที่นำมาใช้ในบริษัทเสมอ (และอย่างที่คุณทราบ ใครก็ตามที่เป็นเจ้าของข้อมูลดังกล่าวจะเป็นเจ้าของโลก) นอกจากนี้ บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเป็นบุคคลเพียงคนเดียว (แน่นอนว่านอกจากผู้บริหารระดับสูงแล้ว) ที่คอยดูแลความลับทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร

หากคุณมีจิตวิญญาณของผู้ประกอบการและมีประสบการณ์เพียงพอในด้านการสนับสนุนเอกสารสำหรับการบริหารงานบุคคล ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามารถจัดระเบียบธุรกิจของตนเองได้ (เช่น สร้างบริษัทตรวจสอบบัญชี) และให้บริการแบบส่วนตัว

ข้อเสียของวิชาชีพเอกสาร

เดาได้ไม่ยากว่านอกจากข้อดีแล้ว อาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารก็มีข้อเสียเช่นกัน และข้อเสียเปรียบหลักคือความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในหน่วยงานเก็บถาวรที่มีความสำคัญของรัฐบาลกลางหรือสถาบันวิจัยทางวิทยาศาสตร์ของรัฐสำหรับการจัดการเอกสารและการเก็บถาวร ท้ายที่สุดมันเป็นองค์กรเหล่านี้ที่เตรียมเอกสารสำหรับรัฐบาลบนพื้นฐานของการตัดสินใจที่สำคัญของรัฐบาล

ข้อเสียของวิชาชีพเอกสารนอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกความต้องการประสบการณ์การทำงานจริงในการจ้างงาน ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารสามเณรอาจจะต้องเริ่มต้นอาชีพในขณะที่ยังอยู่ในขั้นตอนการเรียนรู้ (โดยวิธีการที่นักเรียนมีโอกาสดังกล่าวแล้วในปีที่ 2 เนื่องจากขณะนี้พวกเขาได้รับความรู้เพียงพอสำหรับการใช้งานจริงแล้ว ) หรือรับงานเป็นผู้ช่วยผู้จัดการเอกสารหลังสำเร็จการศึกษา ม.

คุณสามารถหางานเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารได้ที่ไหน?

สถาบันอาชีวศึกษาแห่งรัสเซีย "IPO" - รับสมัครนักเรียนเพื่อรับการศึกษาในการเสนอขายหุ้น - เป็นการศึกษาทางไกลที่สะดวกและรวดเร็ว 200+ หลักสูตรการฝึกอบรม 8,000+ ผู้สำเร็จการศึกษาจาก 200 เมือง กำหนดเวลาสั้น ๆ สำหรับเอกสารและการฝึกอบรมภายนอก ค่างวดปลอดดอกเบี้ยจากสถาบันและส่วนลดส่วนบุคคล ติดต่อเรา!

รับอาชีพสารคดีเป็นไปได้ในมหาวิทยาลัยของรัสเซียใด ๆ บนพื้นฐานของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมในสาขาพิเศษเช่น "การสนับสนุนเอกสารขององค์กร", "วิทยาศาสตร์เอกสาร" หรือ "การสนับสนุนข้อมูลขององค์กร" โปรดทราบว่านักศึกษาวิทยาศาสตร์เอกสารมีโอกาสที่จะเชี่ยวชาญความเชี่ยวชาญพิเศษหลายอย่างพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น การได้รับวิชาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญรุ่นเยาว์สามารถเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือพนักงานเก็บเอกสารได้พร้อมกัน

เมื่อเลือกมหาวิทยาลัยควรให้ความสนใจมากขึ้นไม่เพียง แต่กับฐานวิทยาศาสตร์และเทคนิคเท่านั้น สถาบันการศึกษาแต่ยังมีโอกาสฝึกงานในบริษัทรัสเซียขนาดใหญ่อีกด้วย นอกจากนี้ ความต้องการผู้สำเร็จการศึกษาระดับมหาวิทยาลัยในตลาดแรงงานมีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นก่อนอื่นขอแนะนำให้พิจารณาความเป็นไปได้ในการเข้าเช่น มหาวิทยาลัยชั้นนำของรัสเซีย, อย่างไร:

• Nizhnevartovsk มหาวิทยาลัยแห่งรัฐเพื่อมนุษยศาสตร์;
• มหาวิทยาลัยแห่งรัฐอีร์คุตสค์;
• มหาวิทยาลัยการเงินและกฎหมายมอสโก;
• มหาวิทยาลัยเทคนิคแห่งรัฐดอน;
• Voronezh สถาบันเศรษฐศาสตร์และการจัดการสังคม

ทิศทางหลักของการจ้างงานของผู้สำเร็จการศึกษาคืองานในจดหมายเหตุของรัฐ เทศบาล แผนก บริษัท และเอกชนในฐานะพนักงานด้านเทคนิค ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงาน นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ในการจ้างงานในฐานะผู้อ้างอิง ผู้ช่วยผู้จัดการ เลขานุการฝ่ายตุลาการและรับรองเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เป็นที่ต้องการของหน่วยงานทางสถิติ ในฝ่ายธุรการในสถานประกอบการ ในเขตเทศบาล องค์กรที่มีการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เป็นกิจกรรมขนาดใหญ่ ซึ่งจำเป็นต้องมีการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก รวมถึงการเข้ารหัสและการปิดจากการเข้าถึงสาธารณะ

โอกาส

การจ้างงานผู้สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีในสาขานี้ไม่ก่อให้เกิดปัญหาในทุกที่ที่มีหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรขนาดใหญ่ ในขั้นต้นตามกฎแล้วพวกเขาครอบครองตำแหน่งพนักงานด้านเทคนิค, ผู้เก็บเอกสารสำคัญ, พนักงานพิเศษ, เสมียน หากการฝึกอบรมเป็นความเชี่ยวชาญด้านข้อมูล ขอบเขตของกิจกรรมก็จะกว้างขึ้น ผู้สำเร็จการศึกษาดังกล่าวสามารถวางใจในตำแหน่งเลขานุการ ผู้เชี่ยวชาญ ความปลอดภัยของข้อมูล,พนักงานแผนกไอที ระดับของค่าตอบแทนวัสดุขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมและบริษัทนายจ้าง สำหรับพนักงานเทศบาลและรัฐ รายได้จะอยู่ที่ 30,000 ถึง 40,000 รูเบิล สำหรับพนักงานในองค์กรการค้าตลอดจนศูนย์ข้อมูลที่ต้องการความรู้ ภาษาต่างประเทศ, การจัดการสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์และการประมวลผลของรายได้เงินสดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะสูงขึ้นมาก.