Работа с доставчици: как да установим ефективно сътрудничество. Избор и оценка на доставчик

Сисолятин Алексей Виталиевич

Кандидат на икономическите науки, доцент, Катедра Маркетинг и стратегическо планиране, Стопански факултет, Вятска държавна селскостопанска академия, Киров, Русия

Резюме: статията разглежда проблема за избора на доставчик от гледна точка на повишаване на ефективността дейности по снабдяване търговско дружество, се определят методи и критерии за избор на доставчик, извършва се оценка и избор на доставчик по примера на търговско предприятие от регионален пазар на храни.

Ключови думи: избор на доставчик, критерии за подбор на доставчик, рейтинг на доставчик, избор на доставчик, критерии за избор на доставчик, рейтинг на доставчик

Изборът на доставчик в дейностите по снабдяване на търговски дружества

Сисолятин Алексей Виталиевич

кандидат на икономическите науки, доцент, катедра по маркетинг и стратегическо планиране, икономически факултет FGBOU VPO Вятска държавна селскостопанска академия Киров, Русия

Резюме: статията разглежда проблема с избора на доставчик с позиции за повишаване на ефективността на търговците на поръчки, определени методи и критерии за подбор оценка на доставчика и избор на доставчик на примера на търговско предприятие на регионалния пазар на храни и хранителни продукти.

Ключови думи: критерии за избор на доставчик, избор на доставчик, доставчик

Изборът на доставчик е един от основните проблеми при управлението на закупуването на материални ресурси. Изборът на доставчици е отговорна и трудна задача, тъй като от тях зависят ритъмът на доставките, репутацията на компанията сред клиентите и нейната рентабилност. Значението може да се обясни не само с факта, че на съвременния пазар има голям брой доставчици на подобни материални ресурси, но и главно с факта, че доставчикът трябва да бъде надежден партньор на предприятието. Големият брой потенциални доставчици и тяхното разнообразие увеличават неотложността на проблема с избора на такива, които биха могли да осигурят надеждността на логистичните процеси с максимален ефект. Решението на този проблем се състои от няколко етапа, които са неразривно свързани помежду си: търсене на потенциални доставчици, техния анализ и оценка на работата с тях.

Следните методи се използват за търсене на потенциални доставчици. Първо, ако се планира закупуване на суровини, материали за голяма сума, тогава се обявява търг. Позволява ви да установите дългосрочни взаимоотношения между доставчици и потребители. На второ място, търсенето на доставчици се извършва чрез изучаване на рекламни материали (фирмени каталози, реклами в медиите). На трето място, представители на търговската служба на предприятието посещават изложения и панаири, запознават се със стоки и потенциални доставчици. Четвърто, има лична кореспонденция с възможни доставчици. В резултат на изчерпателно търсене става възможно да се формира списък с потенциални доставчици, според които работата се извършва в бъдеще.

На следващия етап съставеният списък с потенциални доставчици се анализира по специални критерии, които позволяват избор на най-печелившите доставчици. Броят на такива критерии може да бъде няколко десетки и не е ограничен от цената и качеството на доставяните продукти. Най-често срещаният метод за избор на доставчик е чрез рейтинги. За провеждането му е необходимо да се определят основните критерии за избор на доставчик, след което служителите и експертите на службата за снабдяване определят тяхното значение.

Таблица 1 - Критерии за оценка на доставчика

Репутация на доставчика като бизнес партньор според проучване на потребителите на неговите продукти	Изпълнение на договорни задължения Икономическа ситуация Политика за дългосрочни взаимоотношения Ценова политика и др.
Доставчикът разполага със система за управление на качеството (QMS)	Съответствие с QMS: Тип продукция на клиента Вътрешни/международни стандарти и др.
Производствени/технологични възможности за осигуряване на качество	Техническо оборудване Ефективност на техническия и превантивен продуктов контрол Ефективност на контрола на параметрите технологични процесии т.н.
Условия за доставка	Възможни обеми на доставки навреме Вид и тарифа на пратката Вид транспорт, разстояние на транспортиране, транспортни разходи и др.
Следпродажбено взаимодействие / обслужване	Вътрешнофирмена комуникация Заявки, консултации Желание за сътрудничество Готовност за изпълнение на необходимите желания и др.

След това получените рейтингови резултати се обобщават по всички критерии и се получава крайната оценка за конкретен доставчик. След това се сравняват получените рейтингови резултати за различни доставчици и се определя най-печелившият партньор. Ако след оценката на рейтинга се получат равни резултати за двама или повече доставчици, тогава процедурата се повтаря, но при използване на допълнителни критерии. Трябва също да се има предвид, че е трудно да се получат обективни данни при контакт с потенциални доставчици

На практика се отразява и използването на друг метод: методът за оценка на разходите. Нарича се още „метод на мисията“ или метод на съотношението на разходите. Същността му се крие във факта, че процесът на доставка, който се изучава, е разделен на възможен брой опции (мисии), след което за всяка от опциите всички разходи и приходи се изчисляват внимателно. Резултатът е получаването на данни за сравнение и избор на решение. Разходите, приходите, логистичните рискове се изчисляват за всеки доставчик и след това се избира най-печелившият от набор от опции (мисии) (според критерия за обща печалба). Разграничават се следните логистични разходи, свързани с покупката на конкретен продукт:

а) маркетингови разходи (изучаване на цената и пазарните условия);

б) разходи, генерирани в процеса на търсене на потенциални доставчици, получаване на информация за цената на стоките от подобни доставчици, както и установяване на бизнес контакти с тях;

в) разходите, свързани с анализа на качествените показатели на стоки от различни доставчици;

г) транспортни разходи, разходи за обработка на товара, заплащане на мита, спедиторски, застрахователни услуги, складиране и съхранение на стоки.

Всъщност този метод е вариация на метода на критериите за класиране на разходите. Тя ви позволява да определите "цената" за избор на доставчик. Недостатъкът на метода е, че прилагането му изисква анализ на голямо количество информация за всеки доставчик.

Особено внимание е отделено от Майкъл Р. Линдерс и Харолд Е. Фирон на неформалната оценка на доставчиците от служители на компанията. Оценката се състои в оценка на личните контакти между служителите на компанията и доставчика. Информацията се формира от разговори на конференции, професионални срещи и в медиите. Основният типичен въпрос, задаван от представители на една компания на представители на друга: „Как вървят нещата с конкретен доставчик?“ Запознатите служители имат тази информация за доставчиците и забелязват как новата информация влияе върху цялостната оценка на доставчика.

Понастоящем в малките компании почти цялата оценка на наличните източници на доставка се извършва неформално. В този случай този "неформален" метод е доста подходящ и оправдан.

Въз основа на резултатите от анализа на потенциалните доставчици се формира списък с конкретни доставчици, с които се извършва по-нататъшна работа за установяване на договорни отношения. Всеки вид продукт има собствен списък с доставчици. Резултатите от работата по вече сключени договори също влияят по специален начин върху избора на доставчици. Доставчиците трябва да се оценяват не само на етапа на търсене, но и в процеса на работа. Някои фирми преглеждат работата на своите доставчици, за да гарантират, че те продължават да предоставят качествени и задоволителни услуги. По правило такава оценка се извършва неформално, но предприятието може да измерва и аспект от представянето на своите доставчици.

Нека разгледаме организацията на снабдителни дейности на примера на търговска организация LLC Търговска къща "Красногорский".

Търговската дейност на тази организация за закупуване на стоки включва следните етапи:

а) проучване и прогнозиране на търсенето;

б) проучване на пазара на доставчици;

в) избор на оптимален доставчик;

г) установяване на икономически отношения с него.

Първият етап на извършване на търговски дейности се извършва от заместник-директора на магазина LLC Търговска къща "Красногорски". Проучването и прогнозирането на търсенето на хранителни и нехранителни продукти се извършва в съответствие с установения асортиментен списък. Основните източници на информация за търсенето на купувачите в OOO Търговска къща "Красногорски" включват:

а) статистически данни за структурата на търговията в различни периоди от време за определени видове стоки и структурата на стоковите наличности;

б) счетоводни данни: инвентарни записи, отчитане на складови наличности;

в) изследване на търсенето от продавачи на магазини, които влизат в пряк контакт с купувачите.

Въз основа на получената информация заместник-директорът формира списък на стоките, които трябва да бъдат закупени. Въпреки това, снабдителната дейност на този етап в анализираното предприятие има редица недостатъци. Първо, не е систематично. Данните за анализ се проверяват от време на време, а не редовно, така че не може да се формира обективна картина на търсенето от заместник-директора, участващ в покупката на стоки. Второ, не се използват математически модели за прогнозиране на търсенето в магазина, това се случва доста интуитивно.

На следващия етап се извършва проучване на доставчици на хранителни и нехранителни продукти, както и техните предложения. За получаване на информация за доставчиците се използва реклама в медиите и интернет, контакти с представители на производители и посредници, предложения, изпратени до Красногорски търговски дом LLC по факс и електронна поща. Основните критерии, които се използват при избора на доставчици от компанията:

Надеждност на доставката (доставка на стоките точно навреме по договорения график);

Възможност за непланирана доставка;

Имидж и бизнес репутация на доставчика;

Спазване на договорените цени от доставчика;

Съответствие на продуктите със стандартите за качество;

Съответствие с необходимите обеми на доставка;

Предоставяне на необходимата съпътстваща документация;

Местоположението на организацията на доставчика.

Работата по закупуване в магазините се извършва от мърчандайзер. Той използва данните от справка "Инвентаризация", преди да поръча стоката от доставчика. Този отчет предоставя информация за салдото на стоките в края на избрания ден. Взети са предвид и данните за продажбите на стоки за последната седмица. След това се сравняват стойностите на салда и продажби и се определя обемът на поръчката, след което търговецът изготвя заявки за необходимите стоки. В условията за транспорт на договора за доставка се уреждат редът за изпращане на стоките, видът на транспорта, мястото и процедурата за доставка на стоки от продавача на купувача. Доставката на стоки при транспорта на доставчика ви позволява да спестите от транспортни разходи за транспортиране на стоки. В склада стоките се разтоварват и се проверяват за съответствие с количеството и качеството. При несъответствие се съставя акт за приемане на стоката, където се посочват всички рекламации. В този случай стоката може да бъде върната, доставчикът може да замени или достави стоката.

За да проучи доставчиците, както и техните търговски оферти, заместник-директорът на Търговска къща Красногорски LLC съставя собствена база данни за потенциални доставчици. Той съдържа информация за всички доставчици:

а) името на организацията;

б) юридически и фактически адрес;

в) форма на собственост;

г) предложения асортимент и условия за сътрудничество.

Тези данни са важни за развитието на по-нататъшни партньорства, основани на доверие и взаимноизгодно сътрудничество. Заместник-директорът проучва и гамата от доставчици, условията на доставка, плащане, водят се преговори. Важен фактор при избора на доставчик е условието за доставка на стоките до магазина.

Нека разгледаме структурата на договорите за доставка за OOO Търговска къща Красногорски през 2012-2013 г. в зависимост от това дали доставчикът предоставя услугата по доставка на стоки до магазина или не. Броят на договорите, които включват доставка, преобладава както през 2012 г., така и през 2013 г. През 2013 г. делът на тези договори нараства с 14% и вече е 79%. Структурата на договорите за доставка за LLC Търговска къща "Красногорски" през 2012 - 2013 г., в зависимост от наличието на условие за доставка на стоки, е представена в таблица 2.

Таблица 2 - Структурата на договорите за доставка за ООО Търговска къща "Красногорский", в зависимост от наличието на условие за доставка на стоки

Важен фактор при избора на доставчик са условията на плащане. Когато работи с доставчици, компанията се интересува от получаване на отстъпки, както и от възможността за разсрочено плащане за закупени стоки. Нека разгледаме структурата на доставчиците на LLC Търговска къща "Красногорски" в зависимост от условията на плащане, предвидени в договора за доставка (Таблица 3).

Така през 2013 г. структурата на договорите за доставка, в зависимост от условията на плащане, не се промени значително спрямо 2012 г. Делът на договорите със срок на плащане „отложено плащане от 14 дни” намалява с 3% спрямо 2012 г. Делът на договорите с разсрочено плащане от 1 месец нараства до 33,8% (увеличение от 4,2%). Като цяло можем да заключим, че условията за плащане по договори за доставка през 2013 г. станаха по-благоприятни.

Таблица 3 - Структурата на договорите на OOO TD "Krasnogorsky" в зависимост от условията на плащане

Нека разгледаме какъв дял заемат доставчиците, разположени в град Киров, в общия обем на доставките на магазин LLC TD Krasnogorsky (Таблица 4).

Таблица 4 - Структурата на доставчиците на OOO TD "Krasnogorsky" в зависимост от тяхното местоположение

По този начин от данните в таблица 4 можем да заключим, че най-голям дял в структурата на доставчиците на LLC Търговска къща Красногорски принадлежи на доставчици, намиращи се в град Киров. Делът им през 2012 г. е 60%, а през 2013 г. намалява с 3% до 57%. Доставчиците, разположени в квартал Ленински на Киров, са на второ място, техният дял през 2012 г. възлиза на 31%, през 2013 г. делът се увеличава с 5% и възлиза на 36%. Най-малък дял в структурата на доставчиците, в зависимост от местоположението им, имат доставчиците, намиращи се извън града, в региона. През 2012 г. техният дял е равен на 9% от общото предлагане, а през 2013 г. на 7%. Днес компанията не си сътрудничи с доставчици извън региона.

Таблица 5 - Структурата на доставчиците на LLC Търговска къща "Красногорски" в зависимост от позицията в дистрибуторската верига

Най-голям дял в структурата на доставчиците през 2012 и 2013 г. заемат доставчици – производители. През 2013 г. има ръст от 8% спрямо 2012 г. Най-малък дял в структурата на доставчиците заемат малките фирми на едро - посредници - 23% от общото предлагане през 2012 г. и 19% през 2013 г. - спад от 4%. Делът на големите фирми за доставка на едро също намалява с 4%. Увеличаването на дела на производителите в общото предлагане на OOO TD Krasnogorsky е положителна тенденция, тъй като е най-изгодно да се работи с доставчици-производители, тъй като използването на посредници води до увеличаване на разходите и намаляване на приходите, и следователно, отделът за снабдяване е изправен пред задачата да намали броя на посредниците. При сключване на дългосрочни договори с големи посреднически фирми и производители на едро, като правило се извършва централизирана доставка на стоки до склада.

По време на своята дейност на пазара фирмата е установила взаимоотношения с голям брой доставчици. Една от мерките за подобряване на дейността по снабдяването е правилното и навременно изготвяне на поръчките до доставчиците на стоки. Изборът на доставчик е трудна и отговорна задача, тъй като благосъстоянието на предприятието до голяма степен зависи от тях. Търговска къща "Красногорски" работи с голям брой доставчици, повечето от които са производители и големи търговци на едро. Отделно трябва да се отбележи, че тези доставчици имат широка специализирана гама. Освен това, за да оценим ефективността на дейностите по снабдяването на магазина Красногорски, ще анализираме доставчиците на стоки и ще определим оптималния партньор. Дейността на търговското предприятие до голяма степен зависи от икономическите отношения с доставчиците. В случай на неплатежоспособност или некоректност на доставчика, потребителят може да получи смущения в изпълнението на производствените програми или преки финансови загуби. И обратно: надеждният доставчик е гаранция за успех. За оценка ще използваме точкова скала: 0-3 незадоволителна работа в направление, 4-7 относително задоволителна работа, 8-10 напълно или частично задоволителна работа. Нека разгледаме предприятията на едро Mercury LLC, Kirovsnabservis LLC и Regional Food Company LLC, предлагащи следната гама от продукти: колбаси, месо, полуфабрикати, мазнини, маслени продукти, брашно, зърнени храни, захарни изделия, продукти за пушене, закуски ( Таблица 6).

Данните в таблицата показват, че доставчикът LLC "Regional Food Company" е лидер сред анализираните доставчици, неговата оценка е 8,4. LLC "Kirovsnabservis" е на второ място, той също е печеливш доставчик. По този начин за предприятието е най-изгодно да сключва договори за доставка на продукти в големи обеми и да получава отстъпки от тези доставчици и да откаже услугите на Mercury LLC, което изостава по отношение на надеждност, цена, система за отстъпки, своя рейтинг е минимален.

Критерии за оценка	Специфична тежест на критерия	ООД "Регионална хранителна компания"	ООД "Кировснабсервис"	ООО "Меркурий"
Критерии за оценка	Специфична тежест на критерия
Надеждност доставки

Качество
Условия за плащане
Възможност непланирано доставки
Осигуряване

По този начин, в хода на проучването на доставчиците и съставянето на техния рейтинг, беше разкрито, че някои доставчици са значително по-ниски от своите конкуренти по редица показатели: ниска надеждност на доставките, завишени цени, непредоставени непланирани доставки, лошо качество на стоки, неблагоприятни условия за плащане.

За да се повиши ефективността на работата по снабдяването, е необходимо да се изоставят онези доставчици, които не могат напълно и качествено да задоволят нуждите на предприятието, и да се предоговарят договори за доставка с други доставчици, които са се доказали от най-добрата страна. В резултат на това сумата на договора на всеки от доставчиците ще се увеличи, като по този начин ще стане възможно получаването на отстъпки от общата поръчка.

Библиография:

Избор и оценка на доставчици [Електронен ресурс] - Режим на достъп http://hrd.ru/zak Дата на достъп: 27.11.14 Дата на достъп: 24.11.14
Катаева Н.Н. - 2014. - бр. 12 (12-2014) / [Електронен ресурс] - Режим на достъп. – URL: http://site/12/2234/
Практически методи за оценка на възможностите на доставчиците [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.elitarium.ru Дата на достъп: 30.11.14
Сергеев V.I. Корпоративна логистика. 300 отговора на въпроси от професионалисти - М.: ИНФРА-М. - 976 с., 2005
Управление на доставките в търговска организация [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.terchy.com Дата на достъп: 24.11.14

Важни проблеми на снабдителната дейност са: определяне на оптимален брой доставчици, търсене на потенциални доставчици и избор на оптимални, най-квалифицирани от тях. Една организация може да работи с един доставчик. Тази опция предоставя следните предимства:

Стремеж към силни връзки

Ценови отстъпки при големи поръчки;

По-лесни комуникации и процедури за редовно направени поръчки;

По-малък диапазон на отклонения в характеристиките на материалите и тяхната доставка.

Обикновено организациите работят с множество доставчици на един и същи материал. Предимствата от използването на множество източници на материали са както следва:

Конкуренция между доставчици, водеща до по-ниски цени;

Намаляване на вероятността от прекъсване на доставките;

Предоставяне на достъп до повече информация;

По-лесно посрещане на променящото се търсене.

В логистиката има поговорка, че лошият доставчик може да причини повече проблеми от лошите материали. Поради това повечето организации разполагат с база данни с компетентни и надеждни доставчици. Въпреки това, един нов продукт често изисква нови доставчици. Изборът на доставчици на определен вид материални ресурси включва следните действия: търсене на потенциални доставчици, анализ на идентифицираните доставчици, оценка на резултатите от работата с избрани доставчици и установяване на тяхната оценка.

В процеса на търсене на потенциални доставчици мениджърът по логистиката може да използва следните методи:

2. Посещение на изложения и панаири, търговски представителства, конгреси и семинари за установяване на преки контакти.

3. Обявяване на конкурс (търг).

4. Писмени преговори между доставчик и потребител.

5. Проучване на общественото мнение (банки, търговски организации, аналитични и информационни агенции, държавни надзорни органи).

Получената информация позволява на доставчика да бъде анализиран въз основа на специфични критерии за избор на подходящи доставчици. Броят на критериите може да варира от една до няколко десетки. Всичко зависи от стратегическите и тактическите цели на организацията, която сама определя тези критерии. Сред най-важните критерии за избор на доставчик са: цената и качеството на доставените материали, условията и услугата, тоест надеждността и стабилността на доставките. Тези фактори влияят върху печалбата на производителя (потребителя). В допълнение към тях в анализа се използват следните параметри на доставчика:

Време за изпълнение и стабилност на поръчката;

Делът на навременните доставки и делът на продуктите на склад;

Възможности за складиране и спедиция на продуктите;

Лесна поръчка и комуникация;

Техническа спецификация и спецификация за качество;

Предишен опит с доставчик.

При получаване на едни и същи критерии от няколко доставчици и за получаване на най-изгодни условия за доставка могат да се използват допълнителни критерии:

Финансови условия - възможността на доставчика да осигури плащане на вноски и ценови отстъпки;

Местоположение (близост до доставчика), следпродажбено обслужване и обучение на потребителите;

Осигуряване на оборудване с резервни части, връщане на некачествени стоки;

Наличие на резервен капацитет и складови помещения при доставчика;

Конкурентоспособност и ниво на използваното оборудване и технология;

Нивото на организация на управлението на качеството на продукта при доставчика;

Финансова стабилност на доставчика, потвърдена от независим одитор;

Имидж (репутация) на доставчика в очите на обществеността, неговата доброжелателност, способност за сътрудничество и дългосрочни партньорства;

Нивото на риск и липсата на отрицателно въздействие върху околната среда;

Нивото на квалификация на служителите, техният социален статус, психологическият климат в екипа и рискът от стачки на доставчика.

Една от най-ефективните форми за избор на оптимален доставчик е конкурентното наддаване (търговия). Те се провеждат с цел закупуване на голяма партида МП или сключване на дългосрочен договор за доставка. Желаещите да участват в търга доставчици изпращат пакет от предложения за доставка на MR до тръжната комисия, която разглежда тези предложения на закрито заседание. След приключването му се обявява победителят в състезателното наддаване, който получава договор за доставка. За него се признава участникът, представил най-изгодните условия за доставка.

При избора на източник на покупка (доставчик) трябва да имате предвид и вида на транспорта и превозвача, ако според договора задължението за доставка не е възложено на доставчика. В резултат на анализа на потенциалните доставчици се формира списък с конкретни доставчици, с които се работи за сключване на договорни отношения. Списъкът на доставчиците обикновено се съставя за всеки конкретен вид доставени материали. След това остава да се установи контакт със съответните предприятия и да се получат предложения от тях за цената и срока на доставка.

Лекция номер 12.

Видове поръчки.

Държавни поръчки.

Обществените поръчки по същество са същите като поръчките на промишлени компании.

Цели на обществената доставка:

Осигуряване на доставки за задоволяване на нуждите от услуги;

Намаляване на дублирането и отпадъците чрез стандартизиране на продуктите;

Поддържане и подобряване на стандартите за качество на закупените стоки и услуги;

Максимални спестявания чрез прилагане на най-добри практики за обществени поръчки, които имат вътрешна ефективност;

Закупуване при най-ниски разходи за жизнения цикъл, осигуряване на качество и съответствие с доставката.

Характеристики на обществените поръчки (източник на правомощия - държавен служител, неговите правомощия, длъжност и статут в съответствие с конституцията и правилника на общинските власти):

Трудно е да се правят промени в процеса на възлагане на обществени поръчки;

Бюджетни ограничения;

външно налягане;

Подкрепа от държавни програми;

Ограничена официална проверка;

Липса на умения за доставка;

ниво на заплата;

Липса на поверителност (всичко е отворено);

Състезание на търговски предложения.

Международни покупки.

Основната причина за използване на международни доставчици е възможността за постигане на по-добра цена от закупуването от местни доставчици (или ексклузивност на доставчика).

ЦЕНА. Съотношение цена/разход (цена/качество);

Компаниите се стремят към ниски разходи за труд;

Благоприятен обменен курс;

Ефективност (на процеси и оборудване);

Ценообразуване с цел реализиране на печалба (провеждане на ценова политика за експортни продукти за реализиране на печалба с подходящ обем);

Качество (нивото на качество може да е по-предпочитано);

Липса на стоки на вътрешния пазар;

Ускорена доставка и непрекъснатост на доставките;

подобрен Поддръжка(висши технологии, маркетинг;

Конкуренция (натиск върху местните доставчици).

Проблеми при работа с международни доставчици:

Търсене и оценка на източника;

Време за доставка;

Препращане;

Политически и трудови въпроси;

Валутни колебания;

Начини за плащане;

Качество;

Отказ за приемане на стоката (задължения и на двете страни);

Тарифи и мита;

Разходи, свързани с документи;

правни проблеми;

Транспорт;

Културни и социални обичаи.

Нетрадиционни видове покупки:

Основните стоки принадлежат към групата на дълготрайните активи (дълготрайни активи) на предприятието;

Основната разлика между покупката на услуги и покупката на стоки е:

1) невъзможност за съхранение - това означава, че времето на предоставяне на услугата трябва да съвпада със специфичните нужди на купувача и че последствията от ненавременност могат да бъдат много сериозни и скъпи;

2) трудност при оценка на качеството;

1) компоненти, които преди това са били произвеждани вътрешно и сега се поръчват от външни източници (например голям производител на уреди, който продава микровълнови фурни, но вече не произвежда този продукт, купува микровълнови фурни, сглобени под собствената си марка);

2) стоки, продавани чрез мрежа за търговия на дребно, като дрехи, продавани в големи универсални магазини, храни, продавани чрез супермаркети и т.н. Такива покупки обикновено се извършват от търговци, които първо трябва да предвидят по-нататъшно търсене на тези продукти, въз основа на което се вземат решения взели решения за покупка.

Лекция номер 13.

Изпълнение на обществените поръчки.

Основните въпроси, на които трябва да се отговори в процеса на осигуряване на предприятието с предмети на труда, са традиционни и се определят от логиката на предлагането:

v какво да купя;

v колко да купя;

v от кого да купувам;

v при какви условия да закупите.

Логистиката добавя свои собствени въпроси към традиционния списък:

v как систематично да свързвате покупките с производството и продажбите;

v как систематично да се свържат дейностите на предприятието с доставчиците.

Определеният кръг от логистични въпроси на обществените поръчки определя състава на задачите, които трябва да бъдат решени в тази функционална област, и естеството на извършената работа.

Помислете за задачите и работата, свързани с логистиката за доставки:

1. Определяне на необходимостта от материални ресурси. В процеса на определяне на необходимостта от материални ресурси е необходимо да се идентифицират вътрешнофирмени потребители на материални ресурси. След това се извършва изчисляването на необходимостта от материални ресурси. В същото време се установяват изисквания за теглото, размера и други параметри на доставките, както и за услугата за доставка. След това се разработват планове - графици и спецификации за всяка позиция на номенклатурата и (или) номенклатурните групи. За изразходваните материални ресурси проблемът „направи или купи“, разгледан в параграф 2.1, може да бъде решен. този параграф.

2. Проучване на пазара на обществени поръчки. Изследването на пазара на доставки започва с анализ на поведението на пазара на доставчици. В този случай е необходимо да се идентифицират всички възможни доставчици на непосредствените пазари, пазари за заместители и нови пазари. Следва предварителна оценка на всички възможни източници на закупени материални ресурси, както и анализ на рисковете, свързани с навлизането на конкретен пазар.

3. Избор на доставчици. Включва търсене на информация за доставчици, търсене на оптимален доставчик, оценка на резултатите от работата с избрани доставчици (задачата за избор на доставчик е разгледана по-подробно в точка 2.2 от този параграф).

4. Закупуване. Изпълнението на тази функция започва с преговори, които трябва да завършат с формализирането на договорните отношения, тоест сключването на договор. Договорните отношения формират икономически връзки, чиято рационализация е задача и на логистиката. Снабдяването включва избора на метода на доставка, разработването на условията за доставка и плащане, както и организацията на транспортиране на материални ресурси. В същото време се съставят графици за доставка, извършва се спедиция и евентуално се организират митнически процедури. Покупките се извършват от организацията за контрол на приемане.

5. Контрол на доставките. Една от най-важните задачи на контрола на доставките е да контролира качеството на доставката, тоест да вземе предвид броя на рекламациите и дефектите. Контролът на доставката включва също проследяване на датите на доставка (броя на ранните доставки или закъснения), проследяване на времето на поръчката, времето на транспортиране, както и наблюдение на състоянието на запасите от материални ресурси.

6. Изготвяне на бюджета на поръчката. Съществена част от дейността по обществените поръчки са икономическите изчисления, така че е необходимо да се знае точно колко струват тези или онези работи и решения. В този случай се определят следните видове разходи:

Разходи за изпълнение на поръчка за основните видове материални ресурси;

разходи за транспорт, спедиция и застраховка;

разходите за обработка на товари;

Разходи за наблюдение на спазването на условията на договора за доставка;

Разходи за приемане и проверка на материални ресурси;

Разходи за търсене на информация за потенциални доставчици.

Като част от икономическите изчисления, задачите на логистиката за доставки трябва да включват изчисляване на разходите поради недостиг на материални ресурси.

7. Координация и системна връзка на покупките с производство, маркетинг, складиране и транспорт, както и с доставчици. Това е специфична задача на логистиката за снабдяване, която, както беше отбелязано по-горе, се решава чрез организиране на системна връзка между доставки и производство и продажби, както и тесни връзки с доставчици в областта на планирането, икономиката, инженерството и технологиите.

Лекция номер 14.

©2015-2019 сайт
Всички права принадлежат на техните автори. Този сайт не претендира за авторство, но предоставя безплатно използване.
Дата на създаване на страницата: 2016-04-11

Как да изградим взаимоотношения с доставчици. Как да изберем надежден доставчик. Какви са методите за работа с доставчици. Как компанията регулира условията за работа с доставчици.

Как да изграждаме взаимоотношения и да работим с доставчици

Има два вида взаимоотношения с доставчици.

Някои предприятия поемат по най-простия път - когато преговарят, те заемат твърда позиция. Целта на такава стратегия е да се получат най-благоприятни условия. В този случай отношенията между фирмите се основават на принципа на икономическа целесъобразност. Другото им име е опортюнистично. Такава система за работа с доставчици е ефективна в краткосрочен план, но ако е необходимо да се изградят дългосрочни отношения с доставчик, няма да даде положителни резултати.

Вторият тип отношения с доставчици е партньорство.

Възможно е и двата подхода да се използват при работа с определена организация. Възможен е вариант на координация (селективна конкуренция) или сътрудничество (селективно партньорство).

Отношенията на предприятието с доставчиците трябва да се изграждат както на принципа на икономическа целесъобразност (т.е. да бъдат опортюнистични), така и на основата на стратегически партньорства.

За да определите кой тип взаимоотношения е най-подходящ за конкретно предприятие, трябва внимателно да анализирате редица фактори (както външни, така и вътрешни), да получите информация за работата на доставчиците. На първо място, трябва да проучите обекта на поръчката. След това можете да изберете стратегия за преговори.

Ако една организация работи с нестратегически материали или стокови групи, когато не е необходимо да се променят свойствата и характеристиките на продукта в съответствие с изискванията на клиента, тогава е необходимо да се изградят взаимоотношения с доставчика въз основа на принципа на икономическа целесъобразност (опортюнистичен). В този случай подобна стратегия няма да повлияе неблагоприятно на качествените характеристики на доставените стоки.

Ако при закупуване на прости продукти се наложи тяхното стандартизиране, взаимоотношенията също трябва да се изграждат на принципа на икономическата осъществимост, особено ако предприятието, произвеждащо желания продукт, не използва напълно производствения капацитет или има трудности с маркетинга. В такава ситуация е възможна смяна на доставчика или замяна на продукта.

Как да започнете да организирате работа с доставчици на стоки

Организацията на работа с доставчици започва с тяхното търсене. За да изберете доставчик, можете:

обяви конкурс
учебни рекламни материали, професионални периодични издания, каталози;
посетете всякакви индустриални панаири или изложения;
установяване на контакт с потенциални доставчици.

По-долу са посочени критериите, по които е необходимо да се реши дали да се сключи сделка с доставчик или не.

Влияние върху крайния резултат.Закупените от предприятието продукти и услуги могат да имат различен принос в себестойността на крайния продукт, да имат различно въздействие върху крайния резултат от дейността. Видът на взаимоотношенията между фирмите зависи от степента на влияние. Колкото по-значително е въздействието на закупения продукт върху крайния продукт (или услуга), толкова по-необходимо е изграждането на партньорства.
Обем на покупката.Колкото по-голям е обемът на покупките, толкова по-голямо е влиянието тази категория стоки върху формирането на себестойността на крайния продукт. Следователно, с увеличаване на обема на покупките, партньорствата стават подходящи.
Сложността на стоките и пълнотата на доставката.Ако едно предприятие трябва да закупи обикновен един обект, тогава отношенията с доставчика могат да се изградят опортюнистично. Но когато е необходимо усложнение на закупените стоки, увеличаване на пълнотата на доставката, по-добре е да направите избор в полза на партньорства с доставчика. Придобивайки технически сложни продукти, фирмата става зависима от познанията на доставящото предприятие в областта на технологиите. Ако тя все още използва услуги за инсталиране и поддръжка на оборудване, техническа и консултантска поддръжка, тогава смяната на доставчика може да доведе до увеличаване на разходите.
Рискове.Трябва да се вземат предвид както външните, така и вътрешните рискове. Вътрешните възникват поради нестабилността на потреблението. Ако са необходими нередовни доставки, доставчикът трябва да бъде гъвкав. Външни рискове - монополизиране на пазара, брой възможни фирми доставчици; баланс на търсенето и предлагането; географски рискове, свързани с отдалечеността на доставчиците и др.

Как да изберем надежден доставчик: 10 критерия за оценка

За да сте сигурни, че новият контрагент ще достави качествено и навреме, проверете го контролен списък от 10 индикатора. С негова помощ е възможно да се определи кой от контрагентите е "отличен ученик" и кой е "губещ".

Контролния списък за проверка можете да изтеглите в статията на електронното списание "Търговски директор".

2 схеми за работа с доставчици

Схема No 1. Един доставчик

Не е необходимо да се сключват договори с няколко фирми. За някои организации е по-удобно да работят с един доставчик (или двама или трима). В този случай, ако стоките са закупени в големи количества, можете да получите добра отстъпка, което ще доведе до намаляване на производствените разходи. За да сте сигурни в надеждността на доставчика, трябва да потърсите такъв, който има дългосрочна репутация, собствено име. Също така, преди да вземете решение за сключване на споразумение, можете да прочетете прегледите на предприятията - партньори на компанията.

Такава схема е подходяща за организации, които работят от много години, имат значителен опит в работата с доставчици и оборотен капитал, което им позволява да купуват стоки в големи количества.

Схема №2: Множество доставчици

При недостиг на оборотни средства или на етапа на промоция на компанията, работата с доставчици по обществените поръчки трябва да бъде организирана по различен начин. Най-важното ще бъде да се осигури навременно плащане на фактурите за доставените продукти. Това ще избегне изпадането в дългова дупка и спирането на предприятието поради забавени плащания и отказ да изпълни условията на договора.

Когато работите с един или двама доставчици, вие надплащате за закупените стоки. Ако доставчикът на едро има доста широка гама от стоки, тогава той е препродавач. Цените му са много по-високи от тези, които производителите биха могли да ви предложат директно.

При работа с един доставчик съществува риск да не получите стоката по различни причини. Ако вземете продукти за продажба, тогава до момента, в който платите за тях, може да нямате необходимата сума, тъй като парите ще бъдат използвани за плащане на други сметки, изплащане на заплати на служители и т.н. Забавяне на плащането ще означава неизпълнение задълженията по договора.

ниска цена на стоките, закупени от дистрибутор;
ниска цена на стоките, закупени от производителя;
гаранция за качеството на продуктите, закупени от тези препродавачи, които са специализирани в определени категории стоки;
по-ниска цена на стоки, закупени от организации, занимаващи се с доставка на продукти само от определен производител (оторизирани дилъри);
възможността за отлагане на плащането, закупуване на липсващото количество стоки от други доставчици, докато дългът се изплаща към останалите;
възможността за осигуряване на живота на предприятието "на кредит" за сметка на малки суми дълг към всеки конкретен доставчик;
участие в различни бонус програми, разработени от доставчици;
сътрудничество с възможност за сключване на ексклузивни договори.

Ако едно предприятие си сътрудничи с голям брой доставчици, то може да разработи своя собствена стратегия за взаимодействие с всеки от тях, като вземе предвид спецификата на продуктите и условията, предлагани от тях. При закупуване на продукти, които имат много кратък срок на годност и се продават от много организации, е необходимо да се изградят взаимоотношения с доставчика въз основа на принципа на икономическа осъществимост, изискващ стриктно изпълнение на условията на договора, отлично качество, висока цена. В този случай е по-добре да не разчитате на дългосрочно сътрудничество.

Ново стартирано предприятие няма да може да взаимодейства само с един доставчик, дори да работи с широка гама от стоки.

Експертно мнение

Още 4 критерия за избор на доставчик

Борис Циркин,

Управляващ съдружник, семейство KASKAD

Трябваше да закупим керамични блокове. Доставчиците бяха избрани в рамките на шест месеца на два етапа. На първия етап проучихме предварителни търговски оферти и договаряхме. В резултат на това отсеяхме две компании, чиито условия бяха неприемливи за нас. На втория етап тествахме на практика работата на фирмите, преминали селекцията, като сключихме краткосрочни договори с тях за доставка на керамични блокове.

В рамките на шест месеца бяха закупени строителни материали от трима доставчици, като обемите на доставките бяха същите. Това се наложи, за да изберем най-надеждния от тях, който да отговаря на нашите изисквания по определени критерии.

Качество. За да се потвърди качеството, продуктът е тестван в независими лаборатории. Много важен момент при оценката на качеството е организирането на обратна връзка от други клиенти на производителя. Събрахме обратна връзка от работници и бригадири на различни строителни обекти. Всички проби отговаряха на нашите и държавните стандарти, имаше само малки разлики. Следователно подборът е извършен по други критерии.

Цена. Този показател трябва да се оцени, като се вземат предвид разходите за доставка до строителната площадка, тъй като производствените предприятия са разположени на различни разстояния. Специфичното тегло на критерия "цена" при вземане на решение е около 60-70%.

Цените на закупените продукти варират в зависимост от сезона, така че използвахме средни годишни стойности в нашите изчисления.

Стабилност на доставките. Ако през сезона производителят има недостиг на продукти, тогава са възможни кратки доставки. Големите предприятия, от друга страна, се нуждаят от гаранция за стабилни доставки, а понякога доставки, надвишаващи обема, посочен в договора.

лоялност и партньорско доверие. Това е критерият, който е най-труден за оценка, но изключително необходим. Ако доставчикът понякога е готов да достави стоката без предплащане, да реагира своевременно на рекламации и да направи повече от договореното в договора, тогава това е значително предимство за него.

Методи за работа с доставчици: плюсовете и минусите на всеки

Метод 1. Покупка на стоки в една партида

Състои се в извършване на покупка на голяма пратка стоки наведнъж (продажба на едро).

професионалисти: оформянето на документи е доста лесно, има гаранция за доставка на цялата партида, възможност да получите добра отстъпка.

Минуси: необходими са големи площи складови площи, оборотът на капитала при този метод се забавя.

Метод 2. Редовни покупки на малки партиди

Организацията издава поръчка за доставка на необходимото количество продукти в рамките на определено време. Стоката се доставя на малки партиди.

професионалисти: оборотът на капитала е добър, тъй като плащането се извършва за всяка малка партида, а не за целия обем наведнъж; не е необходимо да имате големи складови площи; Намаляват се разходите за документация, тъй като поръчката се издава за общия брой стоки.

Минуси: съществува риск от поръчка на стока над необходимото количество; необходимостта от плащане на всички поръчани стоки.

Метод 3. Ежедневни (месечни) покупки по листове с оферти

Този метод е приемлив за тези, които купуват евтини и бързо разходни стоки. Листовете с оферти се съставят всеки ден (или всеки месец). Те трябва да включват:

пълен списък на закупените стоки;
броя на наличните продукти на склад;
необходимия брой стоки.

професионалисти: ускорява се оборотът на капитала; намаляват разходите за складиране и съхранение; доставките се извършват навреме.

Минуси: необходимостта от поддържане на стриктни записи на закупените продукти.

Метод 4: Получаване на стоки при необходимост

Подобно на редовните доставки, но има свои собствени характеристики:

необходимото количество продукция не се изчислява точно, а се определя приблизително;
има необходимост от договаряне на всяка поръчка с доставчика;
фактура за плащане се издава само за доставената стока;
ако договорът е изтекъл, клиентът има право да не приеме стоката, която тепърва ще бъде доставена, и да не я плати.

професионалисти: без строги ангажименти по отношение на обемите на покупките; ускорява се оборотът на капитала; разходите за документация са сведени до минимум.

Метод 5. Покупка на стоки с незабавна доставка

Този метод се използва, когато закупените продукти се използват от време на време в предприятието или ако не е възможно да се закупят при необходимост. Когато стоките се изискват, се прави поръчка и продуктите се изпращат от складовете на доставчиците.

Недостатъкът на методае необходимостта от подробна документация за всяка поръчка, което води до повишени разходи, малки партиди поръчки и много доставчици.

Как трябва да се регулира работата с доставчици на стоки

Компанията трябва да разработи „Правилник за работа с доставчици”. Той обхваща въпроси като избора на доставчици, взаимоотношенията с тях. Този документ е необходим за правилната организация на работата на отдела за обществени поръчки и контрол върху тяхната дейност. Той също така уточнява условията за работа с доставчици. Правилникът трябва да съдържа следните точки:

който трябва да се счита за стратегически партньор(в този случай отношенията с доставчика трябва да се изграждат като партньорства, а не опортюнистични, който може да се счита за партньор (например това могат да бъдат организации с определен дял от доставки));
реда, по който се разглеждат офертите. Този параграф трябва да съдържа и критериите, по които ще се вземе решение дали да се преговаря или не с компанията. Условията за сътрудничество са задължително предписани и ако не бъдат изпълнени, договорът с доставчика не се сключва. Изключения могат да бъдат направени за производителите на уникални или изключителни продукти. Когато работите с доставчици, трябва да използвате такива инструменти като график на работа по договора, график за категорията „изработване“ и снимка на офертата. Те ви позволяват ефективно да търсите и избирате доставчици, да оценявате техните търговски оферти и да анализирате ефективността на сключените договори. Обикновено доставчиците се намират чрез посещение на търговски изложения. След като избере потенциални партньори за определено време, компанията разглежда търговски оферти, оценява ги и, ако е необходимо, търси производители на закупени категории стоки по други начини. Картината на офертата е инструмент, необходим за сравняване на няколко оферти, за продукти от същата категория или за подобни договори. Когато използвате такъв инструмент, трябва да следвате правилото 7-5-3. Той се крие във факта, че е необходимо да се направи сравнителен анализ на 5-7 предложения, като от тях се изберат 3-те най-приемливи. Необходимо е сключване на договор с две фирми, което ще осигури непрекъснато снабдяване;
критерии за избор на нови доставчици. Този параграф предписва кой е отговорен за сключването на споразумение с нов доставчик, какви критерии са основните за вземане на решение за сътрудничество. Посочено е и специфичното тегло на всеки от тях;
разпоредби за добавяне на данни за доставчика и продукта към информационната система. Съдържа информация какви документи трябва да предоставят доставчиците при сключване на договор (това могат да бъдат копия от устава и учредителни документи, ценоразписи, каталози, продуктови спецификации, сертификати и декларации за съответствие), кой ги обработва и прехвърля към други служби;
ред и ред за подаване на поръчки.Съдържа правилата за подаване и изпращане на поръчки до доставчика, примери за формуляри; е посочено как производителят потвърждава поръчката;
ред и ред за плащане на фактури.Това е информация за това в каква форма, в какви отдели и срокове е необходимо да се подават данни за плащане на фактури, какво да се прави в случай на разногласия с доставчиците;
процедура за преглед на съществуващи договори.Може да се наложи промяна на условията на договора, ако е необходимо да се намали или увеличи количеството на закупените продукти. В този параграф са посочени и причините, поради които договорът с доставчика може да бъде прекратен (качеството на стоките, което не отговаря на изискванията на стандартите, кратки доставки, сключване на договор с други фирми при по-изгодни условия и др. );
работа с оплаквания. Той определя кои продукти могат да се считат за дефектни и приписани на контрагента, както и как да се процедира с доставката на такива стоки (връщане, замяна, изискване на пълна или частична компенсация, отстъпки и др.). Предписана е и процедурата за действията на отговорното длъжностно лице във всяка конкретна ситуация;
правилата на преговорния процес. Установява правилата за подготовка за преговори, определя кой трябва да участва в тях, както и униформата на служителите. Освен това съдържа информация кои преговори могат да се считат за успешни и как правилно да се съставят протоколи;
правила за взаимодействие с доставчицитепри посещение на индустриални изложения, ако присъстват на презентации, провеждани от организацията, корпоративни събития(определя бюджета за такива срещи, отговорните за тяхното провеждане и организиране, реда за получаване на средства и отчитането);
правила за пътуванесъдържат информация за размера на отпуснатите им средства, реда за издаване и целите на командировките, изискванията за изготвяне на отчети за командировки (включително финансови);
етични въпроси при работа с доставчици(отношението на организацията към опити за подкуп, отстъпки, дефиницията на понятията "търговски подарък", "търговска информация и тайна").

За да се изготви компетентно тази разпоредба, е необходимо да се предпише процедурата за работа с доставчици, да се идентифицират всички процеси, които по един или друг начин влияят на взаимодействието с тях.

Какво е договорна работа с доставчици

За да започнете да си сътрудничите с производствена компания, е необходимо да сключите договор за продажба или договор за доставка с нея.

Покупка и продажбае универсална правна форма, която урежда обменните отношения и допуска различните им видове. Както договорът за покупко-продажба, така и договорът за доставка уреждат отношения в областта на стокообращението, които са покупко-продажба в икономически смисъл.

Споразумение, сключено между две организации, може да съдържа други раздели, които тази схема не предвижда, тъй като условията на договора са предварително договорени от двете страни, за да се определят правата и задълженията на всяка от тях.

Договорът за продажба трябва да съдържа определени клаузи, уреждащи условията за доставка на стоките, условията за плащане на фактури и правилата за приемане на продуктите.

Условия за доставка и плащане.Те съдържат информация за цената, предписват процедурата за изчисляване (това може да бъде частично или пълно предплащане, плащане след получаване) и формата на плащане (в брой или банков превод), както и процедурата за кредитиране на средства по сметката на доставчика.
Условия за доставка и ред за приемане на стоките.Определете процедурата за приемане на закупени продукти, компилиране задължителни документи. Този параграф описва въпроса за собствеността върху стоките.
Отговорност на страните.Той определя правилата за предявяване на рекламации в случай на доставка на стоки, които не отговарят на изискванията на нормативната и техническа документация, или в случай на доставка на стоки в количество, различно от посоченото в договора.

В бизнеса най-често използваният вид задължение е договор за доставка. Това е най-добрият вариант, който ви позволява да регулирате отношенията между две компании, едната от които е Доставчик (Продавач), а другата е Купувач. Отношенията за доставки трябва да се изграждат чрез сключване на дългосрочни договори, а не еднократни сделки за продажба на малки партиди.

При сключване на договор предприятията трябва да се споразумеят помежду си относно неговите условия, което ще определи съдържанието на документа. Те включват:

предмет на договора:Доставчикът изпраща стоките от склада и ги доставя на клиента. Тяхното количество, асортимент и цени са отразени в придружаващите документи (товарни листове или разписки за продажба), сроковете за плащане са посочени в договора;
задължения на страните:клиентът трябва да заплати получените продукти в определен срок от момента на пристигане на стоката в склада (тази дата е посочена във фактурата). Основата за получаване на продукти от представителя на клиента е еднократно пълномощно. С него се потвърждава правото за получаване на стоката след приемане и подписване на фактурата на доставчика. Когато стоката вече е прехвърлена, купувачът носи отговорност за това;
специални условия и начин на плащане:ако поръчката вече е получена от купувача, но все още не е платена по някаква причина, тогава стоката се счита за собственост на доставчика, а отговорността за нейната безопасност преди плащане се носи от купувача.

Договори за покупко-продажба и договори за доставкасе сключват както от предприятия (юридически лица), така и от индивидуални предприемачи. Те са необходими при осъществяването на дейността на компанията и ви позволяват да покриете целия оборот. Договорът за доставка е един от видовете договор за покупко-продажба, той има същото икономическо значение (получаване на продукти от едно лице от друго срещу определена такса). Тези два вида договори имат еднакво икономическо съдържание и правни характеристики, те предвиждат прехвърляне на собственост (или други вещни права) върху стоката.

Регистрация на договорисе извършва по следния начин:

формулярът на договора е попълнен, като е необходимо да се спазват всички раздели и детайли;
договорът е регистриран в книгата, трябва да бъдат посочени условията (номер, срок на валидност, условия на доставка и плащане);
данните от всеки договор се въвеждат в компютърна база данни (пълните имена на предприятията, сключили договора, неговия номер и срок на валидност).

Как да водим записи за работата с доставчици

Доставчици и изпълнители са предприятия, които:

доставят суровини, материали, други видове инвентар;
предоставяне на различни видове услуги на предприятията клиенти (електричество, газ, водоснабдяване, канализация и др.);
извършват различни работи (това може да бъде сервизна поддръжка, ремонтни работи и др.).

Вземания и задължения- това е неразделна част от изчисленията на организацията за закупените стоки, може да се случи за всички видове от тях.

Плащането на стоките към доставчика или изпълнителя се извършва след изпращане на продуктите от склада, или след приключване на работата, предоставянето на услугите, както и директно по време на тяхното изпълнение.

В каква форма да плати за получените стоки или извършена услуга, организацията избира сама. Ако контролът върху навременните сетълменти е организиран правилно, тогава договорната и сетълмент дисциплина ще бъдат засилени, доставките ще се извършват навреме и в размер, посочен в договора, вземанията и задълженията ще бъдат намалени, а паричните потоци ще се ускорят. Всичко това ще допринесе за формирането на отговорност от страна на страните за спазване на платежната дисциплина, като същевременно ще се подобри финансовото състояние на организациите.

В момента почти всички организации имат вземания, то се формира поради следните обективни причини:

организация, която има дълг, може да използва допълнителен оборотен капитал (безплатно);
предприятие, което предоставя заеми, може да разшири пазара за своите продукти, извършена работа, предоставяни услуги чрез сключване на споразумения с фирми, които не могат да платят незабавно.

Вземанията се формират, ако прехвърлянето на собствеността от една организация на друга и плащането за получените стоки (работи, услуги) се извършват по различно време.

Отчитане на разчетите с доставчици и изпълнителие необходимо за обобщаване, систематизиране и съхраняване на информация за разчетите с доставчици и изпълнители. Базата данни трябва да съдържа информация за:

получени инвентарни артикули, приета извършена работа и изразходвани услуги (те включват електричество, пара, газ, водоснабдяване и др.), както и по доставка или обработка на материални активи, документите за сетълмент за които се приемат и подлежат на плащане чрез банка;
инвентарни артикули, извършени работи и извършени услуги, за които няма документи за разплащане (това са нефактурирани доставки);
излишък от инвентарни позиции, открит при приемането им;
получени транспортни услуги, включително сетълменти за липси и превишения на тарифата (фрах), както и за всички видове комуникационни услуги и др.

Автоматизиран счетоводен методнай-удобно за счетоводство. Използвайки го, счетоводителят на доставчика спестява своето време, както и финансовите средства, които биха били необходими за наемане на няколко допълнителни служители.

Ако компанията използва автоматизирани програми за контрол на разплащанията с доставчици, тогава счетоводителят може по всяко време да види какъв е текущият дълг на предприятието към конкретен доставчик. Това е основното предимство на автоматизираните системи.

В момента всички автоматизирани програми, използвани за счетоводство, имат следните функции:

финансово счетоводство;
регистриране на всички касови операции и разплащания с доставчици;
регистрация на разплащания с банкови организации за кредити и заеми.

Тези програми могат не само да въвеждат необходимите данни, но и да ги обработват, да показват крайните резултати и да анализират въведената информация.

Какви критерии се използват за оценка и анализ на работата на доставчиците

Работата с клиенти и доставчици трябва да се наблюдава постоянно. Препоръчително е да се анализират взаимоотношенията с контрагентите на всеки 3 месеца (за основните категории закупени продукти). Критериите, по които се оценява представянето на доставчиците, обикновено са същите като тези, използвани при търсене на партньорска компания. Те се оценяват в точки.

Критерий 1.Асортимент (преценява се дали фирмата може да достави всички необходими артикули, колко широка гама от продукти предлага, дали работи с различни продуктови групи или само с една, дали продуктите на тази фирма са уникални).

1 - предприятието доставя няколко вида стоки (не повече от 10%); този продукт е заместител на основната гама или спомагателния.

2 - компанията се интересува от асортимента, но доставчикът също така доставя на своя конкурент своите продукти.

3 - асортиментът на доставените стоки е голям (повече от 30%).

4 - работата с доставчика се извършва на 50% от асортимента, но продуктите му не са уникални и могат лесно да бъдат заменени с продукти на други производители.

5 - компанията е доставчик на абсолютно всички стоки от поне една продуктова група, или нейните продукти са уникални и е много трудно да се намери замяна.

Критерий 2.Ценовата (оценява се ценовата политика на доставчика, възможността за доставка на стоки на най-изгодна цена, замразяване на цените за дълго време; цената на продуктите включва транспортни разходи, риск от колебания на валутата и др.).

1 - цената на продукта е по-висока от тази, на която купуват неговите конкуренти.

2 - цената на продуктите не е фиксирана и се променя за всяка партида, което води до необходимостта от непрекъснати преговори с доставчика и следене на неговата ценова политика.

3 - цените на доставените стоки са същите като тези на конкурента; можете лесно да направите прогноза за промените им, тъй като те зависят само от колебанията във валутния курс.

4 - възможно е да получите цени по-ниски от тези на конкурентите, ако сключите договори за покупка на стоки или използвате депозитни програми.

5 - цената на продуктите е изключителна, по-ниска от тази на конкурентите, фиксирана за дълго време.

Критерий 3.Условия за плащане (основното предимство тук е желанието на доставчика да предостави дълго отложено плащане, което няма да повлияе на цената на стоките).

1 - необходимостта от авансово плащане.

2 - изискването за плащане на стоки при получаване или предоставяне на забавяне за период, по-малък от този, предоставен от други предприятия в бранша.

3 - възможно е да се отложи сетълмента за период, сравним с този, предоставен от повечето доставчици в бранша.

4 - плащането може да се извърши след доставка, периодът на забавяне е по-дълъг от средния пазар в индустрията (например в категорията канцеларски материали забавянето от 30 дни се счита за средно, добър показател би бил 45 календарни дни).

5 - изпълнение.

Критерий 4.Надеждност (гарантирана поддръжка на необходимото количество наличност в складовете, добра логистика, способността на предприятието да достави стоки над посоченото в договора количество с най-ниски разходи за доставка).

1 - стоките не са доставени навреме (закъснение до 3 работни дни), като фирмата не уведомява за това предварително; броят на артикулите и обемът на поръчката във фактурата не отговарят на фактурата; складовете на доставчика често не разполагат с необходимата стока (прекъсвания в доставките за повече от 2 месеца), при неплащане на поръчката доставките спират на следващия ден.

2 - нивото на изпълнение на поръчката е по-малко от 60%.

3 - няма ясен график за доставка, поръчките не се доставят със собствен транспорт, изпълняват се на ниво под 70%.

4 - транспортната логистика е отстранена, стоковите наличности се поддържат на високо ниво (повече от 80%); непланирани поръчки не се приемат, задава се ниска минимална сума на поръчката.

5 - складовите наличности на доставчика са достатъчни за изпълнение на 90% от поръчките, логистиката е отстранена - доставката се извършва всяка седмица в уговорения ден; доставчикът приема непланирани поръчки, като доставя продуктите с транспорт на фирмата превозвач на следващия ден.

Критерий 5.Качество.

1 - в случай на доставка на дефектен продукт, производителят не го заменя.

2 - бракът се открива в продуктите от всяка поръчка.

3 - размерът на брака е малък (не повече от 1%), доставчикът го заменя в рамките на един месец.

4 - броят на дефектите - по-малко от 0,5% за определен период от време (най-малко шест месеца), фирмата своевременно подменя дефектни продукти и възстановява парите за рекламации (в рамките на 14 календарни дни).

Критерий 6.Маркетингова подкрепа (преценява се дали компанията участва в каталога, програмите за лоялност, провеждат ли се съвместни промоции, „шампиони“ по продажбите; дали доставчикът предоставя необходимия брой каталози, POS материали, обучава служители).

1 - Броят на каталозите, предоставени от доставчика, не е достатъчен.

2 - маркетинговата програма не е отстранена, провеждането на промоционални кампании не е съгласувано с партньорите, тяхната ефективност е ниска.

3 - фирмата участва в издаването на каталога, излага стоки в онлайн магазина.

4 - производителят популяризира своята гама чрез провеждане на различни промоции.

5 - доставчикът отделя средства за популяризиране на своите продукти в асортимента на фирмата клиент, активно си сътрудничи с маркетинговата служба на партньора, обучава своя търговски персонал; рекламните материали се предоставят в необходимото количество.

Ако маркетинговата подкрепа изобщо не е предоставена, тогава работата с доставчици за закупуване на стоки по този критерий се оценява с 0 точки.

Критерий 7.Имиджът на доставчика (тук е необходимо да се анализира какво място заема доставчикът на пазара, както и дали стоките на неговите търговски марки са разпознаваеми).

1 - продукти без име; това означава, че компанията навлезе на пазара не толкова отдавна (работи не повече от година и все още не е спечелила репутация); или е компания на едро, която не е производител, вносител или регионален изключителен дистрибутор.

2 - фирмата доставя продукти, познати в тази категория стоки, и е регионален ексклузивен дистрибутор.

3 - доставчикът е местен производител.

4 - местен производител, който доставя продуктите си в цялата страна и в чужбина, като е лидер в бранша; търговските марки на тази компания са разпознаваеми, има и собствени частни марки.

5 - компанията е абсолютен лидер в своята продуктова категория, марката й е разпознаваема на международния пазар.

Критерий 8.Обслужване (този критерий включва оценка на бързината на обработка на поръчката, отговор на исканията на клиенти, професионална компетентност на служителите, пълнота на предоставената информация, срокове на подмяна на дефектни продукти, съответствие на доставките по отношение на количеството и качеството с условия на договора).

1 - доставката на продукти не се извършва в уговорения срок, не е предвидена резервация на стоки.

2 - резервацията на продукта е проблематична, точни данни за наличността на определени стоки в складовете не могат да бъдат получени по всяко време (тази информация е достъпна само в определени часове).

3 - при доставка на стоки не са предоставени всички необходими документи, няма хигиенни заключения за някои продукти и отнема много време за подмяна на документи.

4 - компанията предупреждава за възможни прекъсвания на доставките, дава предпочитание при разпространението на "дефицитни" продукти.

5 - доставчикът предоставя допълнителни услуги (поставя лого върху стоките, предоставя аналитични данни за покупките).

Критерий 9.Отдалеченост на доставчика (този критерий е важен, ако продуктите се вземат от складовете директно от транспорта на клиента, а също и когато доставката се заплаща от купувача отделно; в този случай при оценка на цената е необходимо да се добави разходи за доставка на единица стока спрямо цената на продукта; отдалечеността на доставчика също влияе върху надеждността на доставките (работата с местни доставчици е по-изгодна).

При оценка на работата с доставчици на услуги и стоки трябва да се има предвид, че различните критерии имат различна тежест. Резултатът от всеки критерий трябва да се умножи по корекционен коефициент, който се определя въз основа на важността на този фактор:

асортимент, цена - 2 бр.;
условия на плащане, надеждност - 1,5;
качество, обслужване - 1,25;
маркетинг, имидж на доставчик - 1.

Въз основа на резултатите от оценката на доставчика се присвоява статус:

ключов доставчике предприятие, което произвежда или внася продукти с търговски марки, за които има изключителни права; такъв доставчик работи с клиента при специални условия (в идеалния случай изключителни); доставките са надеждни;
удобен доставчик- предоставя стоки на същите цени като преките конкуренти; доставките са надеждни;
резервен доставчикпредприятие, което произвежда продукти в същия асортимент като ключов доставчик, който има свой собствен търговска марка; поръчки се правят, когато е невъзможно да се закупят стоки от основния доставчик; важен критерий за оценка тук е бързата доставка на поръчката, а цената не е от първостепенно значение.

4 правила, за да се гарантира, че работата с доставчиците е установена правилно

За да бъде бизнесът печеливш, работата с доставчиците в предприятието трябва да бъде организирана правилно.

Има определени регламенти,което трябва да се спазва в хода на дейността си от отдела за работа с доставчици.

В поръчката е необходимо ясно да се посочи какво, в какво количество и в какъв срок трябва да бъде доставено.
Доставчикът трябва да разполага с подходящата номенклатура за извършване на необходимата работа.
Отговорностите на доставчика трябва да бъдат ясно дефинирани, за да се избегнат спорове.
Общият успех зависи от сключването на споразумение с доставчика.

На Запад работата на магазина с доставчици се основава на факта, че в основата на успешното производство на стоки са установените взаимоотношения на предприятието с кредитори и доставчици.

Когато организирате логистика на веригата за доставки, трябва да спазвате правилото: компаниите в една и съща логистична верига не трябва да се конкурират помежду си. Техните конкуренти са организации, работещи в други вериги за доставки. Въз основа на това правило няколко принципиизграждане на взаимоотношения с доставчици:

взаимодействието с контрагентите трябва да се извършва по същия начин, както с клиентите на организацията;
третират доставчиците по същия начин като клиентите на фирмата;
необходимо е да се покаже на доставчика общност от интереси;
много е важно да споделяте информация за задачи и бизнес операции;
ако доставчикът има проблеми, бъдете готови да помогнете за разрешаването им;
задължително изпълнение на всички поети задължения;
трябва да се вземат предвид интересите на доставчика;
необходимо е поддържане на контакти с партньорски организации в сферата на бизнеса.

Какви са "подводните камъни" при работата с доставчици на стоки

За да функционира успешно предприятието, е необходимо да може правилно да организира работата с доставчиците, да избегне риска от финансови загуби, ако контрагентът откаже да достави продукти, за които вече е направено авансово плащане. Ако доставчикът е нечестен, той може да не върне преведените средства по сметката му. В този случай ще трябва да го съдите и парите ще бъдат върнати, но само след дълъг период от време. Какво може да направи един мениджър за снабдяване, за да избегне подобни неудобни ситуации?

Гаранция може да бъде използването на система за сетълмент на акредитив. Това предполага възможността доставчикът да тегли средства от банковата си сметка само след като бъдат предоставени документи, потвърждаващи получаването от клиента на всички платени стоки. Ако доставчикът е нечестен, той може да откаже да използва този финансов механизъм, без да обясни причините за отказа.

Съществува и риск стоките да бъдат повредени по време на изпращане или доставка. Този проблем може да бъде елиминиран чрез компетентно организиране на приемането на продуктите, извършването му преди подписването на документите за прехвърляне на стоки.

Експертно мнение

Как да намалим рисковете при работа с доставчици

Дмитрий Ширяев,

Ръководител на съдебна практика, одит и консултантска група Ural Union, Москва

За да премахнете техническите рискове и да можете да различите недобросъвестни доставчици, трябва да следвате следните препоръки.

Проверете дали условията за доставка на стоките са посочени в договора. Трябва да се посочи в какъв срок доставчикът се задължава да достави поръчката, дали се изисква авансово плащане и в какъв размер. Ако това е посочено в договора, тогава в случай на неизпълнение на неговите условия ще бъде възможно да се прекрати сътрудничеството с тази организация. За да се избегнат разногласия, се препоръчва да се изясни кои дни се вземат предвид при определяне на времето за доставка (календарни или работни дни).
Уведомете партньора писмено за намерението си да прекратите договора с позоваване на причината за вашите действия.Желателно е в договора да се уточнят сроковете, в които да се изпращат уведомленията. Основанието за прекратяване на сътрудничеството може да бъде не само прекъсване на доставката или неадекватно качество на продуктите, но и, например, забавяне на плащането. Ако партньорските предприятия водят бизнес кореспонденция по електронна поща, тогава е необходимо да се фиксират адресите на пощенските кутии в договора и да се посочи, че кореспонденцията в мрежата е официална, дори ако предприятията не използват електронен цифров подпис.
Искане да се посочи действителният адрес на фирмата в договора.Ако поради неправилно посочени координати писмото не стигне до получателя, договорът все пак може да бъде прекратен.

Информация за експерти

Борис Циркин, управляващ съдружник, KASKAD Family. Борис Циркин завършва Руската икономическа академия. Г. В. Плеханов. Сертифициран професионалист от Института за инвестиции в търговски недвижими имоти (CCIM). От 2010 г. - управляващ съдружник на KASKAD Family. "KASKAD Family" обединява шест компании, предоставящи пълен набор от услуги на пазара на крайградски недвижими имоти в Московска област. Основана през 2008 г. Персонал - 190 постоянни служители и 450 срочно наети. В портфолиото от клиенти: АКБ Инвестторгбанк, ТБ Откритие, Coalco, Orion Property Fund, Sekisui House и др.

Михаил Крапивин, управляващ партньор, Verity Advisors, Москва. Михаил Крапивин е завършил МГИМО и Чикагския университет (магистър по публична политика). Има богат опит в консултирането. Преди да се присъедини към Verity Advisors LLC като управляващ партньор, той създаде и ръководи екипа за корпоративно разузнаване в одиторска фирма от Голямата четворка, където негови клиенти бяха предимно компании от Fortune 100, опериращи в бившия Съветски съюз. Асоцииран член на Асоциацията на сертифицираните следователи на кражби. Verity Advisors LLC е основана през 2008 г. Предоставя услуги за управление на риска. Официален сайт - www.verityadvisors.ru

Дмитрий Ширяев, ръководител на съдебните спорове в Уралския съюз за одит и консултации, Москва. ACG "Ural Union". Предмет на дейност: одиторски и консултантски услуги. Брой служители: 90. Годишен оборот: повече от 311 милиона рубли. (през 2013). Място в класацията: включени в топ 40 одиторски и консултантски групи (според сп. Експерт, 2013 г.). Основни клиенти: Волготанкер, Оборонсервис, Роснефтефлот, Сатори, завод Slantsy.

1.2.1. Определяне на необходимостта от материални ресурси

При решаването на този проблем се идентифицират потребителите на MR в предприятието, изчисляват се нуждите от MR, установяват се изисквания за тегло, размер, обслужване и други параметри на доставките. Съществуват следните основни подходи за определяне на нуждата от MP и обема на покупките на MP:

1) на базата на поръчка предишен опитв консумацията на подобни материали в миналото;

2) евристичен, интуитивен методви позволява да оцените необходимостта въз основа на опита на служителите, придобит в предишна работа;

3) на базата на поръчка прогнозно търсене. Използва се за независим тип търсене. Могат да се използват различни методи и модели за прогнозиране: регресионни модели, методи изглаждане, различни модели на времеви редове и др.;

4) MRP– планиране на материалните нужди, използван за зависимия тип търсене (вижте точка 7.5.2) .

Всички разгледани методи за определяне на количеството, времето и честотата на покупките имат своите предимства и недостатъци по отношение на точност, времеви разходи, цена на услугите или определяне на нуждите на МР. Изборът им зависи от: профила на фирмата; възможности на клиента; вид продукти; наличност и вид на складовете; системи за управление и контрол на инвентара.

1.2.2. Закупуване на пазарни проучвания

Отправната точка за проучване на пазара трябва да бъде добре дефинирана определяне на темата и целта изследвания. Импулс за изследването могат да бъдат: проблеми с високите собствени разходи на предприятието; промени в собствената програма за продажби; решение за използването на резултатите от научно-техническия прогрес; решение за увеличаване на пазарния дял на компанията; повишена конкуренция; ненадеждност на настоящите доставчици; несигурност в обемите на доставките на доставчиците в бъдеще и др.

Проучването на пазара за закупуване включва:

1) анализ на поведението на пазара на доставчици, а именно:

съвременен пазарен анализ („моментна снимка”);

· динамиката на промените в пазарните условия;

прогнози за пазарни промени;

2) оценка на рисковете, свързани с навлизането на определен пазар;

3) определяне на всички възможни доставчици и техните предложения за стоки, цени, условия, гаранции, бизнес перспективи и др.

Видове пазари за обществени поръчки

1. Непосредствени пазари, които в момента отговарят на нуждите от ресурси.

2. Косвени пазари, т.е. използвани от доставчиците.

3. Пазари заместители, т.е. изцяло или частично заместващи продукти.

4. Нови пазари.

Много е важно да се изучава пазара успоредно с разработването на нови продукти. Например в машиностроенето той започва и се осъществява на етапа на проектиране на продукта. Агенциите за доставки предоставят на дизайнерите необходимите каталози и описания. Но каталозите и описанията обикновено не съдържат информация за цените и без това е трудно да се постигнат рентабилни решения относно материалите и дизайна на бъдещите продукти. Следователно пряката задача на органите за доставка е да събират информация не само за асортимента на стоките на пазара за поръчки, но и за цените, възможните срокове за доставка, транспортните разходи и търсенето на тяхната оптимална комбинация.

1.2.3. Предизвикателството „направи или купи“.

Няма предприятия, които да произвеждат самостоятелно всички ресурси, използвани в тяхната дейност. Следователно действителната задача е да се вземе решение „направи или купи“ (MOB – Make-or-Buy Problem) дали да закупиш определени материали, компоненти, части или да ги произведеш сам. Това изисква да се вземат предвид външни и вътрешни фактори.

Да се външенФакторите за вземане на решения включват степента на развитие на логистичните отношения в дадена икономическа система, колкото повече са развити, толкова по-висока е надеждността на доставките и по-малък е рискът от загуби.

Да се вътрешнифакторите за вземане на решения включват условия в самото предприятие.

Към предимствата на самостоятелното производствовключват: намаляване на зависимостта на предприятието от доставчици, от колебанията в пазарните условия, т.е. повишаване на устойчивостта на предприятието; възможността за директен контрол на качеството на компонентите на етапа на тяхното производство и др.

Предимствата на външните поръчкисвързани, като правило: по-високо качество и по-ниска цена на компонентите поради специализацията на производителя; концентрация на усилията върху основната дейност; гъвкавост при смяна на видовете произвеждани продукти поради бързото получаване на необходимия MR от доставчиците и отказ на доставки, които са станали ненужни и др.

Таблица 1.1 представя условията, при които може би(но не непременно) се взема решение за външни покупки или собствено производство.

Таблица 1.1

Условия за рентабилност на покупките или собственото производство

Фактори	рентабилност
Фактори	външни поръчки	собствено производство
Трябва	малък	стабилен и достатъчно голям
Необходим капацитет	липсва	присъстват
Необходим персонал	липсва	присъстват
Доставчици на оригинални MR за производство на компоненти	налични (обхват, качество, цени и др.)	недостъпен
Транспортни тарифи	ниско

В допълнение към анализа на тези фактори, за да се вземе такова решение, е необходимо да се определят и съпоставят разходите за закупуване и собствено производство. Като цяло разходите за покупка се определят на ценатадоставчик, но включват: разходите за подаване на поръчка; транспортиране; застраховка; опаковка; складиране; обработка (обработка, сортиране и др.); заплащане на персонал, свързан с поръчки и др.

Себестойността на собственото производство се състои от разходина производство(разходи на суровини, енергия, труд, съхранение, амортизация, режийни) и възможно капиталови разходиза организация на необходимото производство (закупуване, доставка, монтаж на оборудване, обучение на работници).

1.2.4. Задача за избор на доставчик

Търсенето, обработката и анализът на информация за пазарите на обществени поръчки, доставчиците е много трудоемък и дълъг процес. Повечето организации имат списък с доверени доставчици, които са предоставяли приемлива услуга в миналото или са известни като надеждни. Ако подходящ доставчик не е в списъка, организацията трябва да го намери. Окончателният избор на доставчик се прави от вземащия решение и не може да бъде напълно формализиран. Има обаче стандартни стъпки за решаване на този проблем.

Основните етапи на решаване на проблема с избора на доставчик

1. Търсене на потенциални доставчици:

Обявяване на конкурса;

Посещение на изложби и панаири;

Кореспонденция, бизнес и лични контакти с възможни доставчици.

2. Анализ на потенциалните доставчици по критерии:

- цена и условия на финансиране;

- качество продукти;

- сигурност на доставките(спазване на договорите по отношение на доставка, асортимент, комплектност, качество и количество на продуктите);

Отдалеченост на доставчика от потребителя;

Условия за изпълнение на текущи и спешни поръчки;

Наличие на резервни мощности;

Организиране на управление на качеството при доставчика;

Добра репутация;

Удобна и лесна система за закупуване;

Психологическият климат на доставчика;

Възможност за осигуряване на доставка на резервни части през целия експлоатационен живот на доставеното оборудване;

Финансова стабилност;

Дългосрочна перспектива на доставчика и възможност за формиране на дългосрочни взаимоотношения.

3. Оценка на потенциални или съществуващи доставчици въз основа на:

Критерии за избор на доставчик;

Анализ на значимостта на продукта (за който се закупуват МП) за производствения или търговския процес;

Значимост (важност) на всеки критерий;

Рейтинги на доставчици за всеки критерий.

Процес на избор на най-добрия доставчик

Ø Търсене на потенциални доставчици.

Ø Направете общ списък квалифицирани доставчициков, т.е. в състояние действително да доставя необходимите продукти.

Ø Те сравняват организациите, включени в този списък, и премахват от него тези, които по някаква причина не им подхождат.

Ø Продължете да изключвате организациите от списъка, докато не получите така наречения кратък списък (обикновено четири-пет) на най-обещаващите доставчици.

Ø Подгответе заявка за оферти и изпратете кратък списък.

Ø Получавайте оферти.

Ø Направете предварителна оценка на предложенията и зачеркнете списъка на тези, с които могат да възникнат проблеми.

Ø Извършете техническа оценка, за да определите дали всички предлагани продукти отговарят на спецификациите.

Ø Извършете търговска оценка, сравнете разходите и други условия.

Ø Подгответе предварителни срещи с останалите доставчици за обсъждане на евентуална сделка.

Ø Обсъдете условията, договорете се за индивидуалните специфични характеристики.

Ø Изберете доставчика, който най-добре отговаря на предложената поръчка.

Ø Уговорете среща с този доставчик, за да изясните подробностите, възникнали в последния момент.

Ø Направете поръчка при избрания доставчик.

Тази процедура е напълно приложима само за големи покупки. Ако една организация търси доставчик за стратегически важни продукти, тогава трябва да се помни, че лошият доставчик може да причини много повече проблеми от лошите материали.

Обикновено една организация прекарва сравнително малко време в търсене на различни доставчици, ако:

Тя купува евтини материали;

· има само един наистина наличен доставчик;

вече има споразумение с доставчик, чиято работа ви устройва;

· няма достатъчно време за продължителни преговори;

Организацията има политика за избор на конкретни видове доставчици.

Основни критерии за избор на доставчици

Броят на критериите за избор на доставчик може да бъде до няколко десетки. Към трите основни критерия включват: разходите за придобиване на продукти или услуги; качество на продуктите или услугите; надеждност на обслужването.

Един от ключовите логистични проблеми е качество на доставените суровини и компоненти. В развитите страни предприятията, произвеждащи технически сложни продукти, избират за доставчици само тези, които който е показал или може да покажеспособност да се отговори на нивото на Технически изисквания. При разглеждане на възможностите на доставчика на първо място се поставят следните изисквания: наличие на оборудване за производство на продукти с необходимото качество; възможност за провеждане на качествени тестове по зададена програма и с помощта на необходимите инструменти; контрол и сертифициране на входящи материали и суровини; наличието на необходимите документи, които определят броя на работните операции и техния контрол; наличие на документи, потвърждаващи, че са извършени всички необходими операции за производство и контрол.

Програмите за поддържане на качеството на закупените MR са внимателно обмислени, дори се взема предвид организацията на обучение на персонала на съюзни доставчици. Целта на обучението обикновено е да се повиши нивото на знания на персонала, за който е информиран най-новите технологиии процеси, които правят поддръжката на машини и устройства ефикасна и ефективна.

Под надеждност на обслужванетосе разбира като гаранция за обслужване на потребителя с необходимите му ресурси за определен период от време в стриктно съответствие с всички условия на договора за доставка (обеми, срокове, качество, оборудване и др.).

Трябва да се отбележи, че в зависимост от значимостта на произвежданите стоки за предприятието, едни и същи критерии могат да променят своята значимост. Например, в един случай най-важно за едно предприятие ще бъде качеството на МП или скоростта на доставка, дори за сметка на висока цена, а в друг, предприятието ще търси евтини ресурси със средно качество и т.н. Това значение трябва да бъде измерено по някакъв начин. За да направят това, експертите дават оценки за важност на всеки i-ти критерий, които след това се преобразуват в коефициенти на важност ().

Всеки доставчик се оценява според избраните критерии и в зависимост от това колко добре отговаря на i-тия критерий, доставчикът получава оценка.

След това комплексната оценка R на конкретен доставчик за всички критерии (рейтинг на доставчика) ще бъде изчислена по формулата .

Организациите използват рейтинги на доставчици(рейтинг на доставчика) или рейтинги на продавача(рейтинг на доставчик) не само за избор, но и за наблюдение на дейността на доставчиците. Целта тук не е да се заменят съществуващите доставчици, а да се наблюдава тяхното представяне, да се идентифицират областите за подобрение и да се договорят как най-добре да се прилагат предложените подобрения. И само в краен случай организацията започва да търси нови доставчици.

Методи за организиране на процеса на избор на доставчик

1. Извършва се анализ на възможните варианти и предложения фирмен търговски агентотговарящ за закупуването. Неговите функции включват: избор на доставчик; подаване на поръчка; проследяване на изпълнението на поръчките; разрешаване на възникващи проблеми. Всички въпроси обикновено се решават с помощта на съвременни средства за комуникация, обменът на официална документация е сведен до минимум.

2. Партньорска дискусиявъзможности и нужди от доставки. Анализът се извършва както на ниво отдел за покупки на компанията, така и на ниво взаимодействие с други отдели.

3. Използване на посреднически фирми. Този метод се използва главно за осигуряване на доставките на компанията от нов, слабо разбран пазар. Подобна ситуация може да възникне в резултат на необходимостта от принципно нови суровини и компоненти за компанията. Такава необходимост възниква при диверсификация на производството и разработване на принципно нови продукти, както и при извършване на покупки от внос или в регион, който не е проучен от компанията и др. В тези случаи отделът за покупки или агентът по продажбите най-често се свързва с фирмата или бюрото, което извършва дейността посреднически функции. В същото време фирмите посредници могат:

Намерете възможни доставчици, консултирайте се относно правните и финансови аспекти на предложените сделки;

Получете правомощия от компанията-клиент и поемете организационната и финансовата страна на споразумението срещу договорен процент от печалбата или определен дял от сумата на договора. В този случай те следят обема и качеството на доставките, грижат се за навременната доставка и могат да предоставят услуги за складиране, бране, опаковане, сортиране и други поддържащи операции.

Търсене на потенциални доставчици

Процедурата за получаване и оценка на предложения от потенциални доставчици може да бъде организирана по различни начини, като най-често срещаните и ефективни са:

· състезателно наддаване(оферти);

· писмени преговоримежду доставчик и потребител.

Състезателно наддаване (търговия) - форма на търсене и установяване на високоефективни взаимоотношения между доставчици и потребители, широко използвана в индустриализираните страни. Състезателното наддаване се извършва, ако се планира закупуване на суровини, материали, компоненти за голяма сума париили планирано да се установи дългосроченникакви връзкимежду доставчик и потребител.

Конкурентното наддаване е от полза както за доставчика, така и за потребителя. Доставчикът получава точна представа за условията на работа с потребителя. Потребителят съчетава решаването на проблемите за получаване на необходимия продукт и избора на най-добрия доставчик във всички отношения.

Етапи на търга:

2) разработване и публикуване на тръжна документация (процедура за наддаване, описание на закупените стоки или услуги, критерии за оценка на предложенията, условия на бъдещ договор;

3) приемане и отваряне на тръжни предложения;

4) оценка на тръжните предложения в стриктно съответствие с тръжната документация и забрана за всякакви преговори с оферентите;

5) потвърждаване на квалификацията на участниците в търга;

6) предлагане и възлагане на поръчката.

писмено преговоримежду доставчика и потребителя, по време на което потребителят получава официална оферта за доставка на стока от потенциален доставчик, може да се организира по два начина.

1. Инициатива за влизанев преговорите идва от продавача на стоката. Той изпраща оферти до потенциални купувачи на своите продукти ( оферти), които посочват: името на продукта; количество и качество на стоките; цена; срокове и условия за доставка; условия на плащане; характеристики на контейнерите и опаковките; процедура за приемане. В зависимост от броя на потенциалните купувачи, валидността на условията на предлаганата им оферта може да бъде твърда и безплатна.

2. Инициативата за влизане в преговориидва от купувача. Той изпраща търговско писмо или заявка до потенциални доставчици, чиято основна цел е да получи оферта (оферта). Заявката съдържа всички необходими данни (име на стоката, изисквано качество, срокове и условия на доставка, плащане и др.), с изключение на цената, която е посочена в офертата за отговор.

Източници на информация за характеристиките на доставчика

За да се събере необходимата информация за прилагане на изброените критерии, тя е необходима използване на различни източниципрякори, като:

собствено разследване;

· местни източници, като юридически лица, действащи в района, или официални лица, подаващи сигнали за нередности;

банки и финансови институции;

· конкуренти на потенциалния доставчик;

търговски асоциации, като Търговско-промишлена палата на Руската федерация;

информационни агенции;

публични източници (регистрационни камари, данъчна служба, лицензионни служби и др.), които имат отворена информация.

Когато се търси информация за доставчици, човек не трябва да се ограничава до един източник на информация, независимо от обема и дълбочината на предоставената им информация, и поне един от използваните източници не трябва да се интересува от възможните последици от използването на информацията. предоставена им.

Брой доставчици

Напоследък се наблюдава тенденция към формиране на дългосрочни асоциации на партньори във веригата за доставки, което води до намаляване на броя на доставчиците на предприятието.

Предимства на един източник на ресурси:

По-силни взаимоотношения между доставчици и клиенти;

· икономии от мащаба и ценови отстъпки за големи поръчки;

· по-лесни комуникации, по-опростени административни функции и процедури за редовно направени поръчки;

· по-малък диапазон от отклонения в характеристиките на материалите и техните доставки;

· лекота на гарантиране на поверителността на изискванията, условията и други подобни характеристики.

Предимства на множество източници на ресурси:

конкуренция между доставчици, водеща до по-ниски цени;

Намаляване на вероятността от неуспехи в работата с доставчици, бързо отстраняване на възникващи проблеми чрез подмяна на доставчици;

По-лесно задоволяване на променящото се търсене;

предоставяне на достъп до повече информация;

Възможността да се разчита на повече от една външна организация.

В предишната статия разгледахме ползите от работата с един доставчик. Сред очевидните предимства бяха изтъкнати следните: възможност за закупуване без създаване на складови наличности, по-ниски разходи за инструменти и скъпо оборудване, възможност за получаване на допълнителни отстъпки и по-ниски тарифи и др. В тази статия ще разгледаме аргументите в полза на работа с множество доставчици.Така че причините и ползите работа с няколко доставчици:

1) Традиционната практика се основава на използването не на един, а на няколко източника, особено когато става въпрос за важни поръчки.

2) Знанието, че конкурентите работят, може да накара доставчика да погледне по-отблизо клиента и да му предложи по-добри цени и повече обслужване.

3) Повишава сигурността на доставките. Ако един доставчик има пожар, стачка, спиране поради повреда на оборудването или някакъв друг проблем, доставката все още идва от други източници, поне частично.

4) Възложителят придобива уникален опит, който му позволява да взаимодейства с множество източници.

5) Може да се избегне ситуация, при която доставчикът е силно зависим от възложителя.

6) Възложителят става по-гъвкав, тъй като може да се възползва от разтоварения капацитет на всички доставчици, с които работи.

7) Дори в ситуации, включващи тясно сътрудничество с доставчик, може да има случаи на споразумения за взаимна подкрепа, при които доставчик А е специализиран в продукт Р и подкрепя доставчик Б, който е специализиран в продукт R и подкрепя доставчик А.

8) Множество източници може да са необходими и по стратегически причини, по-специално в ситуация на война или за гарантиране на сигурността на доставките.

9) Държавната регулация може да регулира използването на много доставчици, включително тези от предприятия, собственост на малки предприятия.

10) Един доставчик може да няма достатъчно капацитет, за да отговори на съществуващите и бъдещите изисквания на клиентите.

11) Съществуващи или бъдещи клиенти може да се наложи да бъдат тествани при пробни поръчки, докато правят основни поръчки при надеждни доставчици.

12) Нестабилността на пазара на доставки прави един единствен източник изключително рискован.

Мениджърите по закупуване са изключително загрижени за това колко да направят поръчки при един доставчик, особено ако този доставчик е малък или ако поръчката на купувача представлява значителна част от приходите на продавача. Има опасения, че неочаквано спиране на покупките може да изложи съществуването на доставчика на голям риск. В други случаи възложителят не е склонен да намали гъвкавостта, като се обвърже със специфични източници на доставки. Има просто правило, което традиционно се използва в тази област: не повече от определен процент (да речем, 20 до 30%) от общия бизнес на доставчика трябва да бъде свързан с един клиент.

Ако се вземе решение за разделяне на поръчката на няколко доставчици, възниква друг въпрос: на каква основа трябва да се извърши разделянето. На практика този проблем се решава по различни начини. Един от методите е да разделите цялата поръчка на равни части. Друг вариант е да разпределите размерите на поръчките в зависимост от географските параметри. Третият е да се пласира по-голям дял при предпочитания доставчик, останалите - при един или повече други. В химическата промишленост, както и в много други индустрии, е обичайна практика да се правят поръчки при различни доставчици като процент от общите нужди. Общите изисквания могат да бъдат оценени, но не непременно гарантирани, и следователно в някои случаи дори минималното количество може да не бъде поръчано понякога. Всеки доставчик знае какъв процент от общата поръчка ще бъде направена при него, но може да не знае кои са неговите конкуренти или колко всеки конкурент ще получи поръчка, ако има повече от два източника. Тук няма обща "най-добра" практика, въпреки че сега има подновен интерес към използването на един източник. Това е в съответствие с редица други актуални тенденции, особено стремежът към по-високо качество, партньорства и стратегически източници.