Sekretäri kokkuvõtlike näidete saavutamise kohustused. Ametniku sekretäri pädev CV
Praegu on võimatu ette kujutada ühtki enam-vähem suure firma juhti, kes oma tegevusega hakkama saaks, ilma sekretärita. Ettevõtetes, kus on palju töötajaid, filiaalide ja esinduste olemasolu erinevates piirkondades, aktiivne dokumendihaldus, on reeglina mitu täiendavat ametikohta, millel on selgelt määratletud tööülesanded: sekretär, ametnik, referent. Väiksemates organisatsioonides, kus personali ülalpidamise tootmiskulude vähendamisel on oluliseks teguriks määrade kombineerimine - sekretärist saab universaalne töötaja, kes ühendab oma tegevuses juhiabi, ametniku ja personalijuhi funktsioonid.
Paljud ametniku sekretärile pandud kohustused ei ole standardses ametijuhendis välja toodud, vaid need määrab tööandja ise, lähtudes konkreetse organisatsiooni toimimise iseärasustest. Siiski mõned üldsätted töötaja tegevuse kohta sellise ametikoha raames on olemas ja neid saab üsna edukalt kasutada ametniku sekretäri CV koostamisel.
Ärisekretäri tööülesanded
Sekretäri ametnikul on oluline roll mitte ainult otsese juhi, kelle abi ta on, vaid ka organisatsiooni tegevuse tõhustamisel ja süstematiseerimisel. tagasisidetülemuse ja alluvate, teostajate ja klientide vahel, tagades efektiivse dokumendihalduse ettevõttesiseselt ja selle struktuuriüksuste vahel. Sellisena kuuluvad tema kohustuste hulka:
- klientidega telefoni- ja personaalsete läbirääkimiste pidamine, sissetulevate dokumentide, fakside, telefoniteadete jms vastuvõtmine, väljaminevate dokumentide töötlemine ja edastamine, vahetu juhi korralduste huviliste ette toomine;
- juhi määramine ja kohtumiste korraldamine klientide, partnerite ja ettevõtte töötajatega;
- külastajate vastuvõtt ja registreerimine, neile mugavate tingimuste loomine ooteajal, teavitamine sekretäri pädevusse kuuluvatest küsimustest;
- kehtestatud vormis aruandlusdokumentatsiooni pidamine, dokumentide ringluse tagamine kehtiva seadusandluse raames, dokumentide, kirjade jm arhiivi loomine.
Nagu ülaltoodud funktsionaalsusest näha, on sekretäri sekretäri tegevuste ring üsna mitmekesine. Lisaks selles nimekirjas märgitud ülesannete täitmisele peavad sekretäril, kes on tegelikult ettevõtte nägu, olema järgmised omadused:
- pädev arusaadav kõne, oskus oma mõtteid selgelt väljendada;
- heatahtlikkus, tolerantsus, meeldiv välimus;
- ärietiketi ja inimestevahelise suhtluse etiketi tundmine.
Seoses sekretäri ametikoha muutumisega kaasaegse ettevõtte juhtimisstruktuuris rohkem kõrged nõuded abisekretäri haridustasemele, tema erialasele eruditsioonile, suhtlemisoskusele, erinevate äriprobleemide lahendamise oskusele. Tänapäeval nõuab sekretär-referendi amet inimeselt kõrget ettevalmistust, tervet rida isiku- ja äriomadusi, tulenevalt sekretäritöö spetsiifikast.
Pöördugem arvukate teadete poole, mis kutsuvad abisekretäre tööle. Sellele ametikohale kandideerijale esitatakse järgmised nõuded: bürootöö tundmine (selleks eeldatakse juhtimisdokumentide põhiliikide koostamise ja menetlemise reeglite ning dokumentidega töö korraldamise põhireeglite tundmist); arvutikasutamise oskus (kaudne on tekstiredaktorite tundmine) MS Word, arvutustabelisüsteemid MS Excel ja operatsioonisüsteemi üldine tundmine Windows); teadmised teatud piirides võõrkeeles, sagedamini inglise, harvemini saksa või prantsuse keeles.
Tegelikult on tänapäevaste sekretäride kvalifikatsioon ja muud nõuded palju ulatuslikumad. Kahjuks ei oska juht sekretäri palkades alati neid nõudeid selgelt sõnastada. Ja töö kirjeldus, kui see on saadaval, ei anna täielikku pilti abisekretäri ülesannetest.
Professionaalsel sekretär-referendil peavad olema teatud teadmised ja oskused, teatud äri- ja isikuomadused. Sekretäri-referendi elukutse eeldab kõrget põhihariduse taset.
Professionaalsed teadmised ja oskused, mis on tänapäevasele sekretär-referendile vajalik, võib jagada kolme rühma:
1. Juhtkonna ja ettevõtte kui terviku dokumenteerimiseks ja infotoeks vajalikud teadmised. Sekretär-referent peab teadma:
Regulatiivsed ja metoodilised dokumendid juhtimise dokumentaalse toe kohta,
Dokumendihalduse korraldamise põhiprintsiibid,
Arhiveerimise alused
Peamised rakendusprogrammid
vene keel, üks või mitu võõrkeeled(olenevalt ettevõtte profiilist).
Koostada ja täita juhtimisdokumentide põhitüüpe ja sorte;
Ratsionaalselt korraldada tööd juhtimisdokumentidega, pidada arhiivi;
Otsige, korraldage ja salvestage teavet;
Kasutage dokumentide koostamiseks, tootmiseks, kopeerimiseks kirjutusmasinat, personaalarvutit, printerit, muid vahendeid.
2. Ettevõtte ja selle haldamise kommunikatiivseks toetamiseks vajalikud teadmised:
Ärivestluse läbiviimise reeglid;
Külastajate vastuvõtu, koosolekute, töölähetuste korraldamise põhimõtted;
Kaasaegsed sidevahendid;
Kutse-eetika alused.
Nende teadmiste põhjal peaks sekretär suutma:
Ärivestluste ja telefonivestluste pidamine;
Korraldada koosolekuid, esitlusi, ärireise;
Kasutada kaasaegseid sidevahendeid;
Korraldada külastajate vastuvõtt ja telefoniteenindust;
Planeerige oma tööd, planeerige ja säästke juhi aega.
3. Teadmised ettevõtte põhitegevuse, sisemise struktuuri ja välissuhted:
Juhtimistöö korraldamise põhimõtted, juhtimise õiguslikud alused;
Haldus-, töö- ja majandusõiguse alused;
Ettevõtte ja selle töötajate tegevust reguleerivad õigusaktid ja määrused.
Nende teadmiste põhjal peab sekretär suutma tagada juhi tulemusliku töö.
Heaks sekretäriks-referendiks saamiseks teadmistest ja oskustest üksi ei piisa. Vaja on omada mitmeid ärilisi ja isikuomadusi, mis on elukutse lahutamatu osa.
Peamine ärilised omadused sekretär nõuab:
Organiseerimisoskused: oskus korraldada oma tööd, oma juhi tööd ja büroo tööd, oskus korraldada koosolekuid, esitlusi, lähetusi, delegatsioonide vastuvõtte ja muid üritusi;
Vastutustundlikkus, usaldusväärsus: võime võtta vastutust, kasutada alati ainult hoolikalt kontrollitud teavet;
Täpsus ja hoolsus: tellimuste õigeaegne ja täpne täitmine, oskus mitte kunagi midagi unustada ja mitte kunagi millegi jaoks hiljaks jääda;
Algatusvõime ja sõltumatus: võime teha oma volituste piires iseseisvaid otsuseid, ootamata igal korral juhilt juhiseid;
Lojaalsus ettevõttele, lojaalsus: omanikutunne ettevõtte asjades, oskus üles näidata taktitunnet ja ettevaatust, oskus säilitada konfidentsiaalset teavet;
Ametisaladuse ja konfidentsiaalse teabe hoidmise oskus;
Ettenägelikkus: võime ette näha juhi korraldusi, ilma et oleks vaja üksikasjalikku planeerimist ja korralduse pisiasjade täpset selgitamist.
Isikuomadused, sekretärile vajalik:
Seltskondlikkus, kohanemisvõime: võime inimestega hõlpsasti kontakte luua, kiiresti lülituda ühelt tegevuselt teisele;
Heatahtlikkus, viisakus, viisakus, vastutulelikkus, siiras tähelepanu inimestele, valmisolek aidata teisi, eriti stressirohketes olukordades, lõppkokkuvõttes - oskus luua kontoris psühholoogilist mugavust;
Intelligentsus: kõnekultuur, välimus, töökoht;
Taktilisus, diplomaatia: delikaatsus, oskus taktikaliselt lahendada kõik probleemid, vastata kõigile küsimustele, ilma vestluspartneri uhkust riivamata;
Töökus, kohusetundlikkus;
Tagasihoidlikkus, täpsus;
Uudishimu: soov pidevalt tõsta oma teadmiste taset, omandada sellega seotud tegevusalasid, olla kursis viimaste saavutustega sekretäriäri ja ettevõtte tegevusega.
Seega võime väita, et XX-XXI sajandi vahetusel. Venemaal on moodustatud uut tüüpi sekretäri elukutse - abisekretär, mis ühendab mitte ainult juhataja assistendi ja tema assistendi kohustused, vaid ka palju muid juhtimisfunktsioone. Erinevates organisatsioonides on abisekretäri tööülesanded märkimisväärselt erinevad, kuid üldine trend on: nende tegevusala laieneb pidevalt ja tema roll juhtimisstruktuuris. kaasaegne organisatsioon tõuseb pidevalt. Samal ajal tõusevad ka nõuded, mis sellele ametikohale kandideerijatele kehtivad.
Sekretär-referent on kõrgetasemeline spetsialist, kes tegeleb loovtööga inimeste, dokumentide, infoga.
Kuidas näeb välja sekretäri CV näidis?
Õige sekretäri CV mall
Podolskaja Irina
Karjäärieesmärk: sekretär
Soovitud sissetuleku tase: 30 tuhat rubla
Sünniaeg: 11.02.1986
Majutus: Peterburi, metroojaam "Moskovskaja"
Pole reisimiseks valmis.
Kontaktinfo:
Telefon: +7 (9хх) ххх-хх-хх
E-post: [e-postiga kaitstud] xxx.ru
Peamised teadmised ja oskused:
- Erinevat tüüpi dokumentide koostamise reeglite ja eeskirjade tundmine;
- Ärikirjade pidamine;
- Kontoritehnika, mini-ATS omamine;
- Vastutustundlikkus, tähelepanelikkus, pingetaluvus;
- Oskus leida ühist keelt erinevate inimestega.
Saavutused:
- Rakendatud sissetuleva kirjavahetuse töötlemise süsteem, mis aitas vähendada iga dokumendiga suhtlemise aega keskmiselt 30% võrra;
- Optimeeritud elektrooniline dokumendihaldus kontoris.
Kogemus:
11.2013–04.2015 Kontori juhataja
Business Design LLC, Peterburi
Ettevõtte tegevusala: veebilehtede loomine ja reklaamimine
- Paberimajandus, elektrooniline dokumendihaldus;
- Kirjavahetuse ja sissetulevate kõnede käsitlemine;
- Koosolekute korraldamine, osalejate teavitamine;
- Säilitada kord ja büroo tõrgeteta töö.
08.2012–08.2013 sekretär
Metropolis LLC, Peterburi
Ettevõtte tegevusala: kinnisvarateenused
- Paberimajandus, ärikirjavahetus;
- Külastajate vastuvõtmine, pääsmete tellimine;
- Töö kirjavahetusega;
- Juhataja tööpäeva planeerimine;
- Töötajate teavitamine sündmustest ja tellimustest.
11.2009–05.2012 Sekretäri abi
OOO profiil, Peterburi
Ettevõtte tegevusala: plastikakende tootmine ja paigaldus
- Kirjavahetuse vastuvõtmine ja saatmine;
- Sissetulevate telefonikõnede vastuvõtmine ja jagamine.
Haridus:
2014 Hariduskeskus"Connessance", Peterburi - kursus "Büroojuht", ametialase arengu diplom
2009 Peterburi Ametiühingute Ülikool, Peterburi
Kultuuriteaduskond, eriala " Sotsiaaltöö", kõrghariduse diplom
Lisainformatsioon:
Võõrkeeled: inglise keel – kesktase.
PC teadmised: enesekindel kasutaja (MS Office; Internet, elektrooniline dokumendihaldus), kontoritehnika omamine, PBX.
Miks mõnikord kirjutatakse ametinimetustesse mitte lihtsalt sekretär, vaid abisekretär. Mis vahe on referentsekretäril ja tavalisel sekretäril? Sõna "referents" tähendab ladina keelest tõlkes teatamist, viitamist, reprodutseerimist. Sõna "referents" üks tähendusi on kõneleja, kes teeb ettekannet või loeb konspekti. See. sõna "referents" sekretäri ametikoha nimetuses tähendab lisaks tavapärastele sekretäri tööülesannetele järgmist: ettekannete ja sõnavõttude koostamine, dokumentide eelnõude koostamine, info- ja analüütiliste materjalide kogumine ja koostamine jne. . Sageli nõutakse sekretär-referendilt võõrkeelte oskust. Tinglikult võib arvata, et erinevalt tavalisest sekretärist, kelle tööülesannete hulka kuulub töö valmisdokumentidega, osaleb assistent dokumentide loomise protsessis, koostab ka dokumente ja kogub nende koostamiseks vajalikku informatsiooni.
Võimalus äri ajada.
Konflikti- ja stressitaluvus, suurepärane suhtlemisoskus inimestega.
Elegantne meeldiv välimus.
Võimalus töötada kontoritehnika, faksiprinteri, koopiamasinaga.
Oskus töötada konfidentsiaalse teabega.
Arvuti, Microsoft Wordi, Exceli, PowerPointi, Outlooki ja muude meiliprogrammide kogenud kasutaja.
sekretäri CV mall
Kahtlemata peaks CV sisaldama sellele ametikohale kandideerija fotot, mis on tehtud äristiilis. Samuti tuleb ennast esitledes keskenduda oma täpsusele, tähelepanelikkusele, seltskondlikkusele, organiseeritusele ja meelekindlusele, kontoritehnika kasutamise oskusele. Heaks eeliseks teiste kandideerijate seas on ühe või mitme võõrkeele oskus. Märkige kindlasti nende omandiõigus. Sekretäriks saamiseks ei pea olema eriharidust. Peate oskama asjatundlikult töötada inimeste ja äridokumentatsiooniga.
Pakume teile tutvuda sekretäri CV näitega.
2001 - 2006
Kõrgem:
Siberi Riiklik Transpordiülikool (SGUPS), Novosibirsk
aprill - mai 2008
Lisa (kursused, koolitused):
Koolituskeskus "Teadmised on jõud", Novosibirsk, "Personaliosakonna inspektor", programm " HR dokumentide haldamine ja õigussuhted organisatsioonis arvutikursus 1C "Palk ja personal": versioon 8.0 "
Kuidas kirjutada CV sekretärile
Kommentaar: võib-olla kaalub taotleja erinevaid töövõimalusi ja vastuvõtus töötamine on vaid üks neist ja mitte kõige ihaldusväärsem. Kuid mingil põhjusel saadab taotleja sellele vabale kohale CV. Otsingueesmärgis on mõistlik märkida midagi vabale kohale lähedast. Oleks imelik, kui kliiniku juhataja saaks CV, milles oleks eesmärk kirjas: "Suure tööstusettevõtte juhi assistendi ametikoht." Sellise eesmärgiga CV-l poleks võimalust kaaluda.
Vastuvõtutöötaja vaba koht erakliinikus ei nõua suure tõenäosusega viisa saamiseks paberimajanduse oskusi; see ei nõua ka juhiga tiheda suhtlemise oskusi. Aga selleks on vaja klientidega suhtlemise kogemust, meditsiiniteemade tundmist (vähemalt põhitõed), oskust palju telefonis suhelda ilma toonust ja kannatlikkust kaotamata.
sekretäri CV mall
- pääsmete väljastamine ja külalistega kohtumine (tee, kohv);
– kontori eluea tagamine (majapidamistarvete, kirjatarvete tellimine);
- Kulleri tegevuse kontroll. Töö kulleri- ja postiteenustega; Transpordifirmade tellimus.
– ettevõtte töötajate töölähetuste korraldamine ja toetamine (piletite broneerimine, hotellide broneerimine, dokumentide vormistamine viisa saamiseks);
Isiklikud omadused (valige):
(Võimalik on loetleda malli omadused või märkida need, mis näitavad teid professionaalina, ja neid tõenditega toetada.)
- Kõrge jõudlus ja professionaalsus
- Oskus kaitsta ettevõtte huve.
sekretäri CV mall
- Täielikult paberimajandus, äriline kirjavahetus;
- Kirjalikud tõlked inglise keelest/keelde (lepingud, litsentsilepingud, reklaammaterjalid, finantsdokumendid),
- koosolekute protokollid vene ja inglise keeles.);
- Juhataja tööpäeva planeerimine
- Külaliste vastuvõtt, läbirääkimiste korraldamine,
- VIP külalistega kohtumine ja saatmine,
- Turistide ja viisade tugi (hotellide broneerimine, piletite broneerimine, viisade ja kutsete väljastamine);
- Kontori koordineerimine
- Kogemus info kogumisel ja töötlemisel, infoülevaadete kirjutamisel
2001-2004 Firma "Windows" (plastikakende tootmine ja müük)
Asukoht: abisekretär
Kohustused:
Töö dokumentatsiooniga (sisemine ja väline dokumendivoog), telefonikõnede vastuvõtmine ja jagamine (mini-ATS), dokumentatsiooni tõlkimine inglise keelest/keelde; juhi koosolekute ja läbirääkimiste planeerimine ja korraldamine, konverentskõnede korraldamine, piletite ja hotellide broneerimine ja tellimine, külastajate vastuvõtt.
Jätkake proovide võtmist
- kontorielu korraldus
- telefonikõnede vastuvõtmine ja levitamine
- dokumentatsiooni registreerimine ja vormistamine, äridokumentide ettevalmistamine juhi poolt allkirjastamiseks
- dokumentatsiooni, sealhulgas tehniliste dokumentide tõlkimine
- töötada kontoritehnikaga
- läbirääkimiste, koosolekute ja koosolekute korraldamine, protokollimine
- VIP-külaliste koosoleku korraldamine
- mugava ja meeldiva töökeskkonna pakkumine
sekretär on ettevõtte nägu. Sekretär-referendi amet on väga vastutusrikas. Abisekretäri tööülesannete hulka kuulub telefonikõnede vastuvõtmine ja jagamine, külalistega kohtumine. Kuigi üldtunnustatud seisukoht on, et sekretäri amet on hüppelaud karjääris, peab haridustase olema üsna kõrge, kuid abisekretäri välimus on ettevõtmise tunnus. Sekretäri ülesanded võivad piirduda ainult kohvi serveerimise ja kõnede vastuvõtmisega või laieneda oluliselt olulisemate dokumentide koostamisele ning ülejäänud pea ja tema pere organiseerimisele.
sekretäri CV mall
Eelmiste tööandjate positiivne tagasiside suurendab oluliselt taotleja eduvõimalusi. Lisaks juhitakse intervjuul tähelepanu mitte ainult abisekretäri (ametniku) CV näidisele, vaid ka selle omaniku välimusele ja käitumisele. See tuleneb sellest, et sekretär on ettevõtte nägu ja inimene, kes kohtub külastajate, äripartneritega ning moodustab seetõttu esmamulje organisatsioonist.
Funktsionaalsed kohustused:
Sekretäri CV näidis
Professionaalsed oskused ja oskused: sissetuleva kirjavahetuse vastuvõtmine ja sorteerimine, kõnedele vastamine, nende registreerimine ja juhataja teavitamine, külastajatega kohtumine, juhataja tööplaani koostamine, juhiste täitmine, kirjade, memode kirjutamine, töö mistahes dokumentidega. Enesekindel MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, Consultant Plus, Lotus kasutaja. Töö kontoriseadmetega.
Kõigi eduvõimaluste olemasolul võib CV siiski edasi lükata, kui taotleja ei näita oma ainulaadseid võimeid või kutseoskusi, mis eristavad teda sarnaste taustast. Sekretäri CV puhul on sellisteks eelisteks: täiendav võõrkeelte oskus, enesekindel töö kõigis MS OFFICE rakendustes, töökogemus juhiabina, personalijuhtimine. Kindlasti on näidustatud kontoritehnika hoolikas ümberkäimine. Kõige olulisemad oskused vabale töökohale seatakse alati esikohale, et tööandja näeks kohe spetsialisti oskusi.
CV-näiteoskused ja -oskused - juhend CV kirjutamiseks
Haridus, kogemused, varasematel ametikohtadel töötatud ametikohad on CV kohustuslikud osad. Hea CV on vastuvõetamatu koostamine ilma spetsialisti olulisemate oskuste kirjeldamiseta. Neid oskusi tuleb kirjeldada nii, et potentsiaalsel ülemusel tekiks vastupandamatu soov palgata mitte kedagi, vaid sind.
Ei piisa sellest, kui rentija teab, kus te õppisite ja töökogemuse saite. Ta peab täpselt teadma, mida saate teha ja kuidas saate tema ettevõttele kasulik olla. Nii et õigesti maalitud põhioskused suurendavad oluliselt ihaldatud töökoha saamise tõenäosust.
Büroojuhi ametikoha elulookirjelduses saate märkida praktikakohad ja täidetud tööülesanded. Üsna sageli usaldatakse praktikantidele vaid dokumentidega töötamine, näiteks nende arhiveerimine. Kuna ametikohaga kaasneb suur dokumentide menetlemine, võib selle asjaolu märkida kui omandatud töökogemust.
- Dokumendihaldus, sh registreerimine, arhiveerimine ja paberimajandus.
- Nii sissetuleva kui ka väljamineva kirjavahetuse käsitlemine.
- Väikestes organisatsioonides võib juhi ülesannete hulka kuuluda praeguste vabade töökohtade värbamine ja kuulutuste avaldamine.
- Kõnede vastuvõtmine, nende ümberjagamine; saadud info töötlemine ja juhataja kalendri pidamine.
- Töötajate ärireiside korraldamine, näiteks piletite ja hotellide broneerimine; logistika esialgne korraldamine - autojuhtidele marsruutide ja päevakavade koostamine.
- Ametikoht hõlmab ärikohtumiste, esitluste korraldamist ja abistamist.