Vuokra-asuntoja 

Sisäisen ja ulkoisen viestinnän vuorovaikutus organisaatiossa - abstrakti. Yrityksen sisäisen viestinnän järjestäminen Mitä on sisäinen viestintä

Henkilöresurssit ja tieto ovat kenties minkä tahansa toiminta-alan organisoinnin pääkomponentteja. Tuotanto, tavaroiden myynti tai palvelujen tarjoaminen: riippumatta siitä, mitä teet, työntekijät, johtajat ja alaiset jakavat jatkuvasti erilaisia ​​tietoja.

Mutta miten arvioida yrityksen sisäisen viestinnän tehokkuutta? Mitkä ovat hänen heikkoutensa? Miten niitä "vahvistetaan"? Työntekijäsi voivat vastata näihin kysymyksiin. Mutta kuinka tehokkaasti kerätä heidän mielipiteitään ja tehdä oikeat johtopäätökset, on toinen postaus HR-sarjasta.

Viestinnän hallinta

Kaikki yrityksessä oleva tieto, samoin kuin tavat siirtää niitä, on tärkeä osa johtamista, nimittäin viestinnän hallintaa. Viestintä jaetaan ulkoiseen - yrityksen vuorovaikutukseen kumppaneiden, toimittajien, kilpailijoiden, asiakkaiden kanssa - ja sisäiseen. Yleensä ulkoisen viestinnän hoitaa yrityksen PR-osasto, jos sellainen on olemassa, sekä johtaja itse ja tästä vuorovaikutuksesta vastaavat työntekijät. Sisäiseen viestintään osallistuvat poikkeuksetta kaikki työntekijät.

Organisaation sisäinen viestintä voi olla vertikaalista (tiedon siirto johtajilta alaisille ja päinvastoin) ja horisontaalista (tiedon siirto osastojen sisällä, kollegoiden kesken tai osastojen välillä). Nämä ovat virallisia sisäisiä viestejä, joita yleensä tukevat viralliset asiakirjat, kuten ”Asetukset rakenteelliset jaot". Epävirallinen viestintä voidaan erottaa erikseen - "tupakointihuoneessa", lounaalla tai käytävällä tietoa jaetaan melko aktiivisesti ja nopeasti, mikä ei voi muuta kuin vaikuttaa koko viestintäjärjestelmään kokonaisuutena.

Mitä mediaa käytetään yleisesti yritysviestintään? Tämä on tietysti sähköposti, Skype, puhelin, yritys Tietojärjestelmä, yrityslehdet ja hallitukset, suunnittelukokoukset ja kokoukset, yleiskokoukset ja henkilökohtaiset keskustelut.

Yrityksen tilanne, tavoitteet, tavoitteet, osastopäälliköiden ja tiettyjen työntekijöiden ongelmat, tiedot uusista palveluista, tuotteista, asiakkaista, määräyksistä ja hinnoista, tilauksista, raportointilomakkeet, tiedot onnistumisista ja epäonnistumisista - kaikki tämä tieto, tärkeä tai ei ole kovin kiireellinen tai se, joka voi odottaa, siirtyy työntekijältä työntekijälle. Ja tietysti varsinkin kun yritys on suuri ja tietoa on paljon, virheitä ja puutteita voi tapahtua, jos organisaation sisäinen viestintäjärjestelmä on epätäydellinen. "He eivät sanoneet", "Kaikki eivät raportoineet", "He eivät selittäneet täysin", "en ymmärtäneet", "en osallistunut" - kaikkien näiden virheiden hinta on suoraan verrannollinen viestinnän sisällön arvo.

Yksinkertainen esimerkki. Teollisuuslaitteita myyvä yritys on muuttanut niihin liittyvien asennuspalveluiden hintoja. Osastopäälliköt tallensivat tiedot itselleen, mutta eivät tuoneet sitä alaisilleen. Asiakkaita laskutettiin vanhalla hinnalla, minkä jälkeen heidän piti kiireesti muuttaa palvelusopimuksia ja tehdä uusia laskuja. Kaikella tällä ei tietenkään ole parasta vaikutusta yrityksen maineeseen, asiakasarvosteluihin ja sen seurauksena voittoon.

Tällaisen tilanteen jälkeen näyttäisi siltä, ​​​​että johtajalle loogisin asia on "hukata" osastojen päälliköitä ja valvoa tietojen toimittamista jokaiselle alaiselle. Mutta on viisaampaa harkita sisäisen viestinnän auditointia yrityksessä, jota varten on hyödyllistä kysyä itseltäsi muutama kysymys. Kuinka hyvin tieto kulkee pysty- ja vaakasuunnassa kunkin osaston sisällä ja koko yrityksessä? Mikä tieto ei riitä? Mitkä jakelukanavat toimivat huonommin? Kuinka korjata se? Mitä selkeämpi kuva yrityksen viestinnästä on, sitä tehokkaampia viestintäsuosituksia voidaan kehittää ja toteuttaa.

Siten yrityksen sisäisen viestintäjärjestelmän auditoinnin (tutkimus, diagnostiikka) tarkoituksena on tunnistaa henkilöstön välisen tiedonsiirron heikkoja ja vahvoja kohtia. Auditoinnin suorittamiseen on kätevintä käyttää matriisikyselylomaketta, joka voidaan koota tyypillisen muunnelman perusteella. Matriisin riveille voit sijoittaa tiedon pääominaisuudet (sen olemuksen) ja sarakkeisiin - tärkeimmät lähteet tai kanavat tiedon levittämiseksi. Alla on esimerkki tällaisesta taulukosta.

Matriisia täytettäessä voit käyttää yksinkertaista merkintää ("Tick, cross") tai syöttää erikoisasteikon ("Arvo 1-5, jossa 1 on erittäin huonosti levinnyt ja 5 on erittäin hyvä").

Matriisin lisäksi voidaan käyttää useita lisäkysymyksiä, esimerkiksi "Kuinka tyytyväinen olet yrityksen tiedon liikkuvuuden tilanteeseen?", "Mitä muuta tietoa haluaisit saada?", Mitä voidaan vastata myös asteikolla tai informatiivisemmin lomakevapaalla vastauksella.

Tarkastusperiaatteet

Ensinnäkin, kun tehdään melkein mitä tahansa tutkimusta yrityksessä, on erittäin tärkeää välittää tapahtumien tavoitteet osallistujille. Kerro lyhyesti ja ytimekkäästi kaikille mitä ja miksi teet, vastaa työntekijöiden kysymyksiin. Toiseksi tämä tarkastus voidaan hyvin tehdä nimettömänä, mutta voi olla järkevää vain allekirjoittaa lomakkeet osastoittain, jotta viestinnän kuva on yksityiskohtaisempi.

Jos velvoitat työntekijät allekirjoittamaan lomakkeita, voit saada epäluotettavia tuloksia: yleensä vain 5 pisteen arvosanat ja vastaukset "Kaikki sopii minulle", mikä on pohjimmiltaan epätietoista, ja tällaisella tutkimuksella on negatiivinen emotionaalinen vastaus työntekijöiltä. Kolmanneksi on parempi tehdä kaikki samana päivänä samaan aikaan kaikilla osastoilla - työntekijät eivät ehdi keskustelemaan yksityiskohdista keskenään ja kuva tuloksista on uskottavampi. Muuten, tällainen diagnostiikka voidaan suorittaa säännöllisesti; tämä on erityisen tärkeää, kun yrityksessä tapahtuu muutoksia - tämä menetelmä mahdollistaa tiedon levittämisen vakavien virheiden oikea-aikaisen jäljittämisen.

Tarkastustuloksia voidaan käsitellä sekä laadullisesti että määrällisesti. Tässä on tilaa mielikuvituksellesi - voit laskea kunkin tietokanavan keskimääräiset pisteet tai tehdä vastauksista vapaamuotoisen klusterianalyysin. Tutkimuksen tuloksia analysoitaessa muodostetaan johtopäätökset ja suositukset yrityksen sisäisen viestintäjärjestelmän optimoimiseksi.

Tämä voi olla tiedonjakelukanavien laajentamista (yleiskokousten tai yrityspostituksen käyttöönotto), työtä työntekijöiden tiedon assimilaatiota valvomiseksi (käyttävätkö kaikki esimerkiksi päivitettyä tuotekuvausta) ja jopa organisaation yritystapahtumat jotta työntekijät voivat keskustella yrityksen uutisista avoimemmin ja epävirallisesti.

Erikoislehdistössä ja HR-tapaamisissa on puhuttu paljon organisaatioviestinnästä, vaikka usein sitä ei tarkoiteta ollenkaan. Tämä artikkeli viittaa siihen viestintään, joka vaikuttaa tiettyyn yritykseen ja sisältää työntekijöiden välisiä suhteita.

Kirjoittaja antaa organisaation sisäisen viestinnän pääpiirteet korostaen henkilöstölle osoitettujen viestien selkeyttä, tarkkuutta, läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta. Hän puhuu subjektiivisista ja objektiivisista syistä, jotka vaikeuttavat kommunikaatiota.

Osa artikkelista on omistettu viestinnän luomiseen yrityksen sisällä. Tätä varten tulisi tekijän mukaan käyttää useita menetelmiä, kuten keskusteluja työntekijöiden kanssa, kiertokirjeiden ja muistioiden jakamista, tiedon levittämistä sähköposti, videon ja kaapelitelevision käyttö.

Positiivisen kuvan luomiseksi yrityksestä, tärkeiden viestien levittämiseksi voit julkaista uutiskirjeitä, tiedotteita esimiehille, työntekijöiden vuosikertomuksia (vastaavasti osakkeenomistajille tarkoitettua vuosikertomusta), käyttää ilmoitustauluja, yhtiön verkkosivuja Internetissä, yhtiökokouksia. työntekijät. Oikea-aikainen ja säännöllinen viestintä edistää luottamusta yritykseen.

Miten yritysten välinen viestintä muodostetaan? venäläiset yritykset?

Kirjoittaja kertoo yhden heistä, Tomskneft-yhtiön, kokemuksesta melko yksityiskohtaisesti: siellä on hyvin toimiva sähköinen asiakirjanhallintajärjestelmä, hallinta- ja arviointijärjestelmä. keskeiset indikaattorit tehokkuuden parantamiseksi, valtuuksien delegoinnissa on tehty paljon työtä.

Henkilöstöpalvelu on yhdessä yhtiön johdon kanssa kehittänyt erityisprojektin, jonka tarkoituksena on tiedottaa oikea-aikaisesti ja säännöllisesti kaikille työntekijöille yrityksen toiminnasta, strategiasta, yhteiskuntapolitiikasta, uusista hankkeista ja tehtävistä sekä vuonna 2008 tapahtuvista muutoksista. yritys ja yhteiskunta.

Yrityksen sisäisen viestinnän luomiseen käytetään erilaisia ​​menetelmiä ja menetelmiä (postilaatikoita palautetta, tapaamisia eri tasoilla, keskusteluja, ongelmakeskusteluja paikallislehdistön sivuilla jne.)

Organisaation sisäisen viestinnän ominaisuudet ja esteet

Organisaation sisäisellä viestinnällä tulisi olla useita ominaisuuksia:

  • olla selkeä ja tarkka;
  • läpinäkyvä ja raportoitu tieto perustuu luotettaviin tosiasioihin;
  • pitäisi vedota ihmisten etuihin ja auttaa torjumaan epäluottamuksen ilmapiiriä joukkueessa.

Viestintä katsotaan onnistuneeksi, jos tiedon vastaanottaja ymmärtää sen sisällön riittävästi siihen tarkoitukseen, jonka lähettäjä sille on antanut. Organisaation sisäisen viestinnän kaavio on esitetty kuvassa. yksi.

Riisi. 1. Johtaja tieto- ja viestintäkeskuksena

Usein organisaation sisäinen viestintä kuitenkin laiminlyödään. Tämä johtuu useista syistä, joita ovat esimiesten ajan puute (tärkeät projektit, tiukat määräajat, kokoukset jne.), yleinen yritystiedon ylikuormitus ja pitkä, ellei vuosisatoja vanha yksisuuntaisen viestinnän perinne ylhäältä. pohjaan.


Riisi. 2. Viestintäprosessi

Viestinnän tehokkuutta heikentäviä tekijöitä kutsutaan viestintäesteiksi. Viestinnän esteitä on makro- ja mikrotasolla (katso kuva 3).


Riisi. 3. Viestintäkanavien luokittelu kaistanleveyden mukaan

Viestintää vaikeuttavat objektiivisten syiden lisäksi myös subjektiiviset tekijät. Esimerkiksi ennakkokäsitykset ihmisistä, jotka hylkäävät uudet ideat niiden uutuuden, joka vaikuttaa ensi silmäyksellä epäilyttävältä, tai stereotypioiden vuoksi. Tämän seurauksena viestin käsitys vääristyy ja sen seurauksena sen tehokkuus laskee ja palauteprosessi hidastuu.

Viestinnän tehokkuus voi vaihdella. Ulkomaisten tutkimusten mukaan horisontaalisen viestinnän tehokkuus on 90%, vertikaalisen - 20-25% (sellainen määrä johtajilta tulevaa tietoa saavuttaa työntekijät ja he ymmärtävät sen oikein). Toisin sanoen esiintyjät pystyvät toteuttamaan tehtävänsä vain viidenneksellä heille tarkoitetusta tiedosta.

Pystysuuntaisen (sekä nousevan että laskevan) viestinnän riittämättömyyden vahvistavat tiedot, että lähin työnjohtaja (työnjohtaja), joka lähtee yrityksen ensimmäisen päällikön toimistosta, ottaa vain 30% tiedoista ja liikkeen johtaja noin 40 %. Alhaalta ylös -viestintä on vielä tehottomampaa, koska viranomaisille ei pääse yli 10 % tiedosta. Tämä osoittaa vakuuttavasti, että kaikkia mahdollisuuksia viestinnän järjestämisessä ei käytetä.

On myös tärkeää muistaa, että viestintäprosessien onnistuminen liittyy orgaanisesti sekä tiedon vastaanottajan että lähettäjän eettisten normien noudattamiseen. Viestinnän tehokkuus riippuu myös siitä, miten viesti rakennetaan. Sitä luotaessa on noudatettava seuraavaa järjestystä: huomiosta kiinnostukseen, kiinnostuksesta pääsäännöksiin, yksityiskohtien selventämisestä vastalauseisiin ja kysymyksiin, sitten johtopäätökseen ja toimintakehotukseen.

Organisaation arvot ja työntekijöiden tarpeet

Analyytikot Venäjän markkinat työhuomautus: nykyaikaiset työntekijät eivät ole taipuvaisia ​​sokeasti tottelemaan johdon käskyjä. Ammattilaisilla on nykyään suuri riippumattomuus: he lähtevät epäröimättä yrityksestä, jos jokin ei sovi heille. Heille henkilökohtaiset tarpeet ovat erittäin tärkeitä. Viime kädessä vain heistä riippuu, kuinka paljon työtä työntekijät tekevät tietyn työn suorittamisessa. He haluavat olla varmoja siitä, että työnantajat välittävät heistä. Valitettavasti jotkut johtajat eivät ota tätä huomioon. Johdon yritykset selviytyä yritysten ongelmista pienillä rahastoilla, tulospalkkion käyttöönotto, tehokkaamman tavoitteen kehittäminen, säännölliset tiimikoulutukset eivät aina anna toivottua tulosta. Ihmisiltä puuttuu usein yksinkertainen, inhimillinen asenne.

Mutta yksi asia on tunnustaa, että ihmiset tarvitsevat tällaista asennetta itseään kohtaan, ja aivan toinen asia toteuttaa idea. Tätä varten sinulla ei tarvitse olla vain muotoiltu tavoite, vaan myös selkeästi ilmaistut periaatteet, yrityksen arvot. Nimeämisellä yrityksen johto osoittaa työntekijöilleen, miten se aikoo voittaa henkilöstön luottamuksen.

Arvojen kehittämisen tulee olla työntekijöiden itsensä, ei esimiesryhmän tai mukana olevan tahon tehtävä. Jos yritys ei ole valmis toteuttamaan kaikkea yllä olevaa ja yhdistämään toimintaansa ilmoitettuihin arvoihin, siihen ei kannata tuhlata aikaa, vaivaa ja rahaa. Tässä tapauksessa on parempi palata vanhaan johtamiseen eikä innostaa työntekijöitä odotetuilla muutoksilla.

Tehokasta ja tehotonta viestintää

Sisäisen viestintäohjelman kehittäminen tulisi aloittaa johtamisympäristön yleisellä arvioinnilla. Tutki sitten organisaatiorakenne ja olemassa olevan viestinnän tyyppi. Tiimin nykytilan ja työntekijöiden tyytyväisyyden arvioimiseksi on tarpeen tehdä pieni sisäinen tutkimus ja selvittää, mitä viestintämuotoja työntekijät pitävät sopivimpana ja tehokkaimpana. Auditoinnin tulokset osoittavat, onko jo nyt mahdollista tuoda yritykseen uudentyyppistä viestintää, vai paljastavatko ne vaikeuksia, jännitteitä tiimissä.

Ehdotuslaatikot ja yleiskokoukset ovat kaksi yleisintä tapaa, joilla työntekijät voivat kommunikoida johdon kanssa. Mutta niistä tulee tehottomia, jos työntekijöiden ehdotukset eivät löydä vastausta. Usein tämä johtuu siitä, että viestejä on melko paljon, eikä niihin ole mahdollista vastata. Joskus yrityksen johto viittaa muodollisesti itse laatikoiden ideaan eikä vaivaudu vastaamaan. Jotta nämä menetelmät olisivat tehokkaita, ryhmä(ryhmä)ehdotuksia tulisi tehdä, mikä yksinkertaistaa huomattavasti vastausmenettelyä. On myös tärkeää, ettei yleiskokouksista tehdä farssia: vastustajien vuoropuhelu ei saa kehittyä yhden henkilön monologiksi. Sinun ei pitäisi pakottaa työntekijöitä osallistumaan tällaisiin kokouksiin ja istumaan ulkona. Podiumille siirrettyjä muistiinpanoja ei saa sensuroida.

Jotta valittu viestintäkanava olisi tehokas, on otettava huomioon useita kohtia:

  • korkea-arvoisille johtajille on hyödyllistä tulla kokouksiin etukäteen, kommunikoida työntekijöiden kanssa, sekoittua tiimiin - tämä innostaa ja yhdistää ihmisiä;
  • näiden tapahtumien järjestäjien on kyettävä saamaan yleisö vuoropuheluun;
  • Kokouksen osallistujien tulee valmistaa kysymykset etukäteen, lähettää ne painetussa muodossa.

On myös tärkeää vahvistaa selkeät kriteerit henkilöstölle jaettavan tiedon määrittämiseksi. Tällainen tieto voi lisätä yrityksen tyytyväisyyttä ja edistää tuottavuutta. Tietoisuus yrityksen asioista ja oman roolinsa tietoisuus siinä johtaa siihen, että työntekijät tukevat yrityksen tavoitteita, he kehittävät luottamusta, luottamusta johtamiseen. Päinvastoin, tiedon salaaminen tai yksinkertaisesti vaikeneminen johtaa huhujen ilmestymiseen ja horjuttaa työryhmän toimintaa.

Kuinka parantaa viestintää yrityksen sisällä

Mitä henkilöstöosasto voi tehdä luodakseen ja ottaakseen käyttöön yrityksen sisäisen viestintäjärjestelmän? Ensinnäkin analysoi yrityksen tilanne. Tätä varten sinun on määritettävä:

  • joille ammatti- ja sosiaaliset ryhmät voit jakaa työntekijät;
  • Kuinka kauan työntekijä keskimäärin työskentelee yrityksessä?
  • kuinka luoda organisaatioviestintä yrityksen etäosastojen kanssa;
  • miten he saavat tietoa jne.

Tulosten perusteella voidaan aloittaa viestintästrategian kehittäminen. Tässä on tärkeää ymmärtää, mitä liiketoiminnan tavoitteita tuet, miten valittu strategia vastaa näitä tavoitteita, mitkä työntekijäryhmät tarvitsevat tietoa ja mitä sen pitäisi olla, mihin aikaan ja miten niiden eteen tulee toimia. Ja lopuksi, millä keinoin aiot saavuttaa tämän.

Voit testata viestinnän tehokkuutta tekemällä satunnaisen kyselyn työntekijöistä. Toinen tapa oppia ihmisten ideoista, oletuksista on fokusryhmien kautta. Tällaisen arvioinnin vaikeus piilee tarkkailutehtävissä - on tarpeen tallentaa ja mitata muutoksia työntekijöiden käyttäytymisessä. Esimerkiksi sen selvittämiseksi, alkoivatko ihmiset ponnistella enemmän tai vähemmän saadakseen työn päätökseen ja mikä muuttui heidän käsityksessään yrityksestä valitun ajanjakson aikana.

Lisäksi ehdotetaan kiinnittämään enemmän huomiota emotionaaliseen osaan, ei rajoittumatta "tehtävä - strategia - tavoitteet - taktiikka - suorituskyvyn arviointi" -järjestelmään. Ihmiset seuraavat tehtävää johdon käskyjen mukaan, mutta voit odottaa aivan toisenlaista tulosta, jos johtajalla on kyky innostaa työntekijöitä. Lisäksi on tärkeää, että ihminen tietää, mikä on valitun strategian takana, mitkä ovat sen edellytykset.

Suurissa tiimeissä ylintä johtoa ei usein kunnioiteta, ei arvovaltaa alemmilla tasoilla, koska se on kaukana alaisista ja eroavaisuuksista. Tässä suhteessa työntekijöiden suositeltavin tapa saada tietoa yrityksen organisatorisista tavoitteista on kasvokkainen tapaaminen. Ei ole yllättävää, että keskijohtajien rooli koko ketjussa kasvaa: ylin johto - keskijohtajat - työntekijät. Heidän tehtävänsä on auttaa työntekijöitä ymmärtämään, kuinka "huipulla" kehitetty strategia toteutetaan.

Viestintä tulee toteuttaa ainakin useilla tavoilla, kuten:

  • henkilökohtainen keskustelu työntekijöiden kanssa;
  • kiertokirjeiden ja muistioiden jakelu;
  • tietojen jakelu sähköpostitse;
  • videon ja kaapelitelevision käyttö.

Positiivisen kuvan muodostamiseksi yhtiöstä henkilöstön mielissä ja keskeisten viestien välittämiseksi työntekijöille käytetään seuraavia organisaation sisäisen viestinnän muotoja:

  • uutislehti;
  • tiedote johtajille;
  • työntekijöiden vuosikertomukset (samanlaiset kuin osakkeenomistajien vuosikertomus);
  • ilmoitustaulut;
  • yrityksen verkkosivusto Internetissä;
  • työntekijöiden yleiskokoukset.

Tietovuorovaikutuksessa työntekijöiden kanssa ratkaistaan ​​sellaisia ​​keskeisiä tehtäviä kuin vallan delegoiminen, ylpeyden tunnetta omasta yrityksestä vaaliminen.

Luottamuksen kasvua yritykseen edesauttavat:

  • oikea-aikainen ja säännöllinen viestintä;
  • luottamuksen osoittaminen työntekijöitä kohtaan (esimerkiksi sekä hyvien että huonojen uutisten levittäminen);
  • työntekijöiden osallistuminen ongelmatilanteiden ratkaisemiseen, mielipiteiden selventäminen.

Valtuutuksen delegointi johtuu tarpeesta reagoida nopeasti kaikkiin yrityksessä tapahtuviin muutoksiin. Organisaatioiden johtamisen keskimääräisen tason alentaminen lisää työntekijöiden vastuuta päätöksistään.

Monet yritykset pyrkivät laajentamaan yritysrakenteen eri tasojen autonomiaa. Esimiehiä esimerkiksi ohjeistetaan lisäämään myyntiä "kaikin keinoin" ja heille maksetaan tästä bonuksia ja palkkioita.

Yrityksen sisäisen viestinnän keskus

Miten yritysten välinen viestintä toteutetaan venäläisissä yrityksissä? Mitä tyyppejä käytetään? Esimerkiksi Tomskneftillä on tältä alueelta runsaasti kokemusta: sähköinen dokumenttien hallintajärjestelmä on kehitetty ja toimii hyvin, keskeisiin suoritusindikaattoreihin perustuva johtamis- ja arviointijärjestelmä ollaan ottamassa käyttöön ja valtuuksien delegoimiseksi on tehty paljon työtä eri vastuutasoja.

Koska se osallistuu aktiivisesti Tomskin alueen asioihin, tietoa yrityksen toiminnasta jaetaan kaikissa paikallisissa tiedotusvälineissä. Yrityksen koko henkilöstö on mukana yrityksen viestintäjärjestelmässä: hallinnointiyhtiö valmistelee ja lähettää tietolohkon yrityksestä, alan tilanteesta, yrityksen toiminta-alueilla kypsyneistä saavutuksista ja ongelmista. ; julkaisee yrityssanomalehteä “Oil Parallel”, luo ja näyttää yritystelevisio-ohjelman “Watch”, joka lähetetään paikallisten televisioyhtiöiden lähetyksessä.

Mutta osoittautuu, että nämä toimenpiteet eivät riitä tiedottamaan henkilöstölle. Tehdyt tutkimukset osoittivat paradoksaalisesti tiedon puutteen paikan päällä. Ongelma johtuu suurelta osin yrityksen maantieteellisen sijainnin erityispiirteistä. Suurin osa Tomskneftin pelloista sijaitsee huomattavan etäisyyden päässä kaupungista (jopa 600 km), eikä kiertotyössä työskentelevillä ole usein mahdollisuutta saada säännöllisesti sanomalehtiä, katsella televisiota tai seurata tapahtumia Internetin avulla.

Suurin osa Tomskin alueesta on Vasjuganin suot - yksi maailman suurimmista - miehittää, joten joihinkin esiintymiin pääsee vain helikopterilla tai talviteitä pitkin. Siksi yhtiön johto käyttää aktiivisesti kaikkia mahdollisuuksia järjestää tapaamisia paikallisten tiimien kanssa. Lisäksi yhtiö uskoo, että työntekijöiden tiedottamiseen on käytettävä kaikkia tietokanavia ja viestintävälineitä. Tämän ongelman ratkaisemiseksi henkilöstöosasto on yhdessä yrityksen johdon kanssa kehittänyt erityisprojektin, jonka tarkoituksena on tiedottaa oikea-aikaisesti ja säännöllisesti kaikille työntekijöille yrityksen toiminnasta, strategiasta, sosiaalipolitiikasta, uusista projekteista ja tehtävistä, muutoksista. tapahtuu yrityksessä ja yhteiskunnassa sekä antaa palautetta.

Yrityksen sisäisen viestinnän luomiseksi tiedotustelineet, esitteet, julisteet, raportit, palautelaatikot, johtajien puheet tiedotusvälineissä, aihekohtaiset sivut paikallisissa sanomalehdissä (kysymyksillä ja vastauksilla), erikoistunut TV-ohjelma, pyöreät pöydät, suorat linjat ja ” vihjelinjat”, suunnittelukokoukset ja tapaamiset, tapaamiset tiimien kanssa, intranet (sisäinen yhdistyneen yrityksen verkkosivusto).

Infopisteet sijaitsevat hallintorakennuksissa, jotka sijaitsevat sekä yrityksen pelloilla että kaupungissa - ruokaloissa, hostelleissa, kulttuurikeskuksissa, urheilu- ja kulttuurikeskuksessa, linja-autoasemalla, josta työntekijät lähtevät töihin, koulutuskeskus. Niiden vieressä on paikat monisteille (vihkoille, sanomalehdille, työehtosopimuskopioille jne.) ja palautelaatikoille. Laatikot on sinetöity, vain urakoitsijayrityksen "Tomskneft" erityisesti nimetyt työntekijät, jotka eivät ole kiinnostuneita tietojen salaamisesta tai väärentämisestä, voivat avata ne ja lähettää postin yrityksen henkilöstöpolitiikan osastolle.

Tieto johtokoneistosta, tuotantoyksiköstä ja palveluyrityksistä, henkilöstöpolitiikan osastolta ja suhdetoiminnan osastolta ja tieto kulkee henkilöstöpolitiikan osaston sisäisen viestinnän sektorille sovittuna ajankohtana. Sitten sektori muodostaa tietolohkoja, jotka sijoitetaan osastoille ja lähetetään sisäisen verkon kautta. Tärkeimmät uutiset lähetetään paikallisiin sanomalehtiin ja televisioon. Toinen tiedonvälityskanava on painetut ei-kausijulkaisut. Yhtiö julkaisi esitteitä, joissa oli tietoa asuntolaina- ja koulutuslainoista, kirjasen yrityksen toiminnasta.

Sisäinen viestintäkeskus kiinnittää työssään erityistä huomiota palautteen vastaanottamiseen, palautepostilaatikoiden käyttöön, eritasoisiin tapaamisiin, keskusteluihin, ongelmiin liittyviin keskusteluihin paikallislehdistön sivuilla. Nykytilanteen tutkimiseksi, olemassa olevien ongelmien tunnistamiseksi, työntekijöiden asenteen seuraamiseksi yritystä kohtaan tehdään sosiologista tutkimusta (käytetään eri menetelmiä - kyselylomakkeista henkilöhaastatteluihin). Kaikki tärkeimmät palvelut ja osastot). Kasetit, joissa on "suorien linjojen" tallenteita ja erikoistuneen TV-ohjelman julkaisuja, siirretään kaukaisille kentälle, jotta ihmiset, jotka eivät ole ehtineet katsoa niitä, voivat tehdä sen heille sopivana aikana. Lisäksi näiden "rivien" aineistot julkaistaan ​​paikallislehtien sivuilla ja sijoitetaan infotelineille samalla tavalla kuin esimiesten ja työryhmien tapaamisten materiaalit.

Tietenkään yritys ei ole vielä tehnyt kaikkea työntekijöiden tietoisuuden ongelman ratkaisemiseksi. Uusia ideoita ja ehdotuksia pohditaan ja niistä keskustellaan aktiivisesti, lupaavimmat niistä tullaan toteuttamaan yrityksessä.

Sisäinen viestintä on mitä tahansa viestintää organisaation sisällä. Ne voivat olla suullisia tai kirjallisia, suoria tai virtuaalisia, henkilökohtaisia ​​tai ryhmällisiä. Tehokas sisäinen viestintä kaikkiin suuntiin - ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuunnassa - on yksi organisaation päätehtävistä. Hyvä sisäinen viestintä mahdollistaa roolivuorovaikutusten luomisen ja työntekijöiden vastuun jakamisen. (lj-yhteisö "Sisäinen viestintä" - materiaalia aiheesta)

Viestintä määritellään usein tiedonvaihdoksi. Se on aina dialogia. Dialogi, johon suuri joukko ihmisiä voi osallistua. Organisaation rakenteessa kaksisuuntaisen viestinnän vaatimus tarkoittaa johdon kykyä kuunnella työntekijöitä ja tulkita oikein heidän välittämänsä viestit. Näin voit määrittää tuotantoprosessin vahvuudet ja heikkoudet ja mukauttaa johdon päätöksiä vastaavasti.

Sisäisen viestinnän harjoittelu

Yritysten sisäisen viestinnän osastot, jotka ovat syntyneet henkilöstöresurssien syvyyksistä (kansainvälisessä terminologiassa - HR, englanniksi. Human Resources), itsenäistyivät 80-90-luvuilla. Siellä missä näin ei ole vielä tapahtunut, sisäisen viestinnän toiminnot voivat hoitaa entiseen tapaan henkilöstöpäälliköt, joko ylin johto tai markkinointi- ja PR-osastot.

Sisäisen viestinnän tulee auttaa työntekijää ymmärtämään yrityskulttuuri, tavoitteet ja arvot. Kaikkien työntekijöiden tulee olla tietoisia tapahtumista ja päätöksistä, jotka vaikuttavat kaikkien osastojen työhön. Hyvä sisäinen viestintä on erityisen tärkeää kriisin aikana, kun on välttämätöntä, että jokainen työntekijä ei vain tottele ylhäältä tulevia ohjeita ja seuraa ohjeita, vaan voi toimia itsenäisesti ottaen huomioon yleistilanteen ja koko yrityksen edun. Sisäinen viestintä yhdistää yrityksen kaikki osastot kaikilla tasoilla ja luo yhteisöllisyyden tunnetta.

Sisäistä viestintää ei voi kerran perustaa ja unohtaa. Prosessia tulee jatkuvasti ylläpitää ja muuttaa yrityksen kehityksen mukaisesti. Menetelmiä sisäisen viestinnän luomiseksi kehitetään entistä tarkemmin, riippuen siitä, mitä eri sidosryhmiä yrityksessä on, ja niiden vuorovaikutuksen rakentamisen piirteistä, toiminta-alueiden risteyksestä.

Sisäisessä viestinnässä tiedon olemus, kanavat ja jopa muoto ovat tärkeitä. Muodolla on erittäin vahva vaikutus viestiin, sama tosiasia voidaan raportoida niin, että se koetaan negatiivisesti tai positiivisesti, jättää ihmiset välinpitämättömäksi tai päinvastoin herättää kiinnostusta. Jos yritys sijoittaa valtavia summia rahaa ja käyttää edistyneimpiä teknologioita varmistaakseen PR - eli PR -suhteensa, sen on oltava yhtä tarkkaavainen myös sisäisiin suhteisiin. Vaikeinta on löytää oikea tasapaino "ylhäältä alas" ja "alhaalta ylös" -viestinnän välillä, jotta johdon demokratia ja alttius uusille ideoille ei vaikuta työntekijöiden ahkeruuteen ja kurinalaisuuteen.

Hyvän sisäisen viestinnän merkkejä

  • Informatiivisuus - sen ei pitäisi olla vain joukko sanoja, vaan jotain, joka jollakin tavalla vaikuttaa työhön.
  • Selkeys – viesti on muotoiltava niiden ihmisten käsityksen mukaan, joille se on tarkoitettu.
  • ajantasaisuus. Työntekijöiden on saatava tarvittavat tiedot ennen kuin ne menevät yrityksen ulkopuolelle ja toimitetaan asiakkaille, kumppaneille, kilpailijoille.
  • Riippumattomuus ja puolueettomuus - mikä tahansa valhe tai vähättely paljastuu ennemmin tai myöhemmin joka tapauksessa.
  • Lyhytisyys.

Sisäisen viestinnän luomiseen osallistuvilla henkilöillä tulee olla seuraavat ominaisuudet:

  • Avoimuus - mikä tarkoittaa kykyä puhua minkä tahansa yleisön kanssa ja kuunnella mitä tahansa ehdotusta.
  • Rehellisyys.
  • Dialogin kyky.

Itse asiassa sisäisen viestinnän osastosta tulee johdon ja työntekijöiden välisen vuorovaikutuksen moderaattori. Hän vastaa tiettyjen viestintäkanavien pitämisestä toimintakunnossa, esimerkiksi:

  • sisäinen verkkosivusto (intranet);
  • säännölliset kokoukset - mukaan lukien:
    • epäviralliset kokoukset, joissa työntekijät voivat keskustella suoraan esimiesten kanssa;
    • virtuaalisia kokouksia käyttämällä online-alustoja, kuten Second Life
  • konferenssit;
  • yrityslehdistö ja ei-kausittaiset painotuotteet;
  • sisäinen sähköpostin jakelu;
  • ilmoitustaulut.

Viestinnän hallinta

Johto käyttää erilaisia ​​lähestymistapoja luodakseen viestintää työntekijöiden kanssa:

  1. Kohdennettu lähestymistapa - viestintä muodostetaan selkeästi määritellyllä tavalla kohdeyleisö. Mitä tarkemmin viesti on laadittu, sitä todennäköisemmin se vastaanotetaan oikein. Suurin virhe on olettaa, että informaatio välitetään vain sanojen kautta ja että vastaanottaja yksinkertaisesti vastaanottaa viestin passiivisesti.
  2. Pyöreä lähestymistapa - kommunikaatiota luodaan hyvien ihmissuhteiden kautta sekä pyrkimällä varmistamaan, että jokainen työntekijä nauttii työstä. Tällainen järjestelmä voidaan luoda vain pitkien ja avoimien keskustelujen kautta. Oletetaan, että viestinnän ydin on saavuttaa keskinäinen ymmärrys. Ongelmia syntyy siitä väärinkäsityksestä, että ymmärtäminen johtaa sopimukseen, ja se on viestinnän ainoa tarkoitus. Ihmisen näkökulmaa ei tarvitse jakaa sen kunnioittamiseksi ja huomioimiseksi työssä.
  3. Aktiivisen toiminnan lähestymistapa - kommunikaatiota perustetaan käytännön toimilla, jotka vaativat ymmärrystä ja intuitiota. Lähestymistapa perustuu periaatteeseen, että viestintä on merkityksien koordinointia, yhteisten sääntöjen ymmärtämistä ja hahmontunnistusta.

Organisaatioilla on erilaisia ​​tapoja kommunikoida ulkoisen ympäristönsä avainelementtien kanssa. Joten esimerkiksi yritykset kommunikoivat tuotettujen tavaroiden ja palveluiden olemassa olevien ja potentiaalisten kuluttajien kanssa ensisijaisesti mainonnan ja muiden tavaroiden markkinoinnin keinojen avulla sekä suorittamalla erilaisia ​​sosiologisia tutkimuksia.

Paljon huomiota kiinnitetään suotuisan kuvan luomiseen organisaatiosta yleisessä mielipiteessä, jota varten suuriin yrityksiin perustetaan erityisiä PR-osastoja ("PR"), joiden asiantuntijat levittävät tähän tarvittavaa tietoa monin eri keinoin. Tämä ei ole täydellinen luettelo esimerkeistä viestinnästä organisaation ja sen ulkoisen ympäristön välillä.

Sisäinen viestintä ymmärretään organisaation osien välillä tapahtuvaksi tiedonvaihdoksi. Organisaation sisällä tietoa vaihdetaan johtamistasojen (vertikaalinen viestintä) ja osastojen välillä (horisontaalinen viestintä).

Organisaation sisäistä viestintää pidettiin pitkään PR:n "kasvattajana", mutta nyt tilanne on muuttunut - nyt organisaatioiden PR- ja yritysviestintäosastot noudattavat vanhaa sanontaa: "Hyvä PR alkaa kotoa."

Ulkoinen viestintäjärjestelmä

Ulkoinen viestintä on tiedon vaihtoa organisaation ja sen ulkoisen ympäristön välillä. Mikä tahansa organisaatio ei ole eristyksissä, vaan vuorovaikutuksessa ulkoisen ympäristönsä kanssa. Ja millä tämän ympäristön tekijöillä (kuluttajat, kilpailijat, valtion sääntelyelimet, yleinen mielipide jne.) on suurin vaikutus organisaation työhön ja sen tuloksiin, sen viestinnän luonne ja menetelmät riippuvat.

Ulkoisen viestinnän tehtävänä on muuttaa haluttu strateginen asema organisaation käytökseksi, sen viestintäviesteiksi ja symboleiksi organisaation, tuotannon ja toiminnan tasolla. Esimiesten on selkeästi päätettävä, miten he haluavat edustaa organisaatiota ja sen tuotteita, yksilöidä selkeästi keskeiset julkiset ryhmät ja ymmärtää, millainen kuva heidän organisaatiostaan ​​on. Sen jälkeen heidän on kehitettävä joukko yrityskuvatyökaluja, jotka voivat välittää sen yleisölle ja seurata samalla tarkasti kilpailijoiden yrityskuvan kehitystä ja muutoksia. Tällaisten työkalujen hyväksyttävän sarjan tulisi sisältää:

* viestintätehtävien määrittely;

* kohderyhmien (organisaation kannalta merkitykselliset asiakkaat ja yleisön) valinta;

* asianmukaisten viestien muotoileminen;

* keinojen valinta ja suunnittelu;

* toimien organisointi (koordinointi).

Yritysviestinnän tehtävänä on vähentää kuilua halutun ja todellisen yrityskuvan välillä; Hänestä yhtenäisen kokonaiskuvan luominen, suositusten kehittäminen ja soveltaminen kaiken sisäisen ja ulkoisen viestinnän koordinointiin sekä viestinnän valvontaan ja hallintaan. Yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi ulkopuolisen yleisön keskuudessa PR sisältää myös markkinointiviestinnän.

Yrityksen piirre (persoonallisuus) on strategisesti suunniteltu ja taktisesti (käytännön tasolla) sovellettu organisaation itseesittely (corporate "I") halutun kuvan perusteella. Vahva yritysidentiteetti edistää:

* työntekijöiden motivaation lisääminen;

* luo luottamusta ulkopuolisen yleisön keskeisten ryhmien edustajien keskuudessa;

* Tunnustettu elintärkeäksi organisaatiolle, joka perustuu sekä omien että muiden toimittajien etujen ja haittojen hyvään tuntemiseen. Esimiesten on päätettävä missä ja miten kilpaillaan Nyt sitten strategiseen PR:ään liittyvään ulkoiseen viestintään.. Ehkä ilmeisin toiminta on mediasuhteet, joilla luodaan suosiota ja positiivista kiinnostusta yritystä kohtaan. Ja johtajien on voitettava heidän kunnioituksensa, osoitettava ymmärrys uutisten olemuksesta, oltava rakentavia, tavattava toimittajia ja tuottajia puolivälissä, luotava median luottamus yritykseen. Toimittajat odottavat pääsääntöisesti: * nopeaa vastausta pyyntöihin * avointa ja rehellistä politiikkaa tiedotusvälineitä kohtaan * halukkuutta käsitellä negatiivisia uutisia * johtajien saatavuutta, ei lehdistö- ja mediaosastoa yleensä; * helposti ymmärrettävä esine voidaan tunnistaa ja jonka avulla ihmiset kuvaavat, muistavat ja muodostavat asenteensa siihen. Se on seurausta esinettä koskevien ihmisten uskomusten, ideoiden, tunteiden ja vaikutelmien vuorovaikutuksesta.

Impressionhallinta on politiikkaa, jolla organisaatio esitellään avainryhmille, jotta heille luodaan suotuisa mielikuva tai estetään heitä kehittämästä epäsuotuisaa mielikuvaa.

Yrityksen maine on se, mitä ihmiset ajattelevat ja sanovat organisaatiosta, sen tuotteista/palveluista ja näiden ihmisten käyttäytymisestä.

Strateginen asemointi on pohjimmiltaan tietyn perustan tietoista valintaa kilpailuedun rakentamiselle. Se on yhdistelmä kutsusta asiakkaalle tai sidosryhmälle ja kilpailunäkökohtia, jotka voivat antaa yritykselle tai brändille selkeän identiteetin, jonka nämä ihmiset pitävät. Siten yrityksen on kohderyhmänsä mielessä oltava kilpailijoitaan parempi riippumatta siitä, mitä sen jäsenet itse pitävät tärkeänä. Yrityksen tulee näyttää paremmalta kuin se todellisuudessa on, ja siksi sen on myytävä tuotteensa "oikeille" asiakkaille perustuen sekä omien että muiden toimittajien eduista ja haitoista hyvään tuntemiseen. Johtajien on päätettävä missä ja miten kilpaillaan.

Siirrytään nyt strategiseen PR:hen liittyvään ulkoiseen viestintään.

Todennäköisesti ilmeisin toiminta on mediasuhteet, joilla luodaan suosiota ja positiivista kiinnostusta yritystä kohtaan. Ja johtajien on voitettava heidän kunnioituksensa, osoitettava ymmärrys uutisten olemuksesta, oltava rakentavia, tavattava toimittajia ja tuottajia puolivälissä, luotava median luottamus yritykseen. Toimittajat odottavat yleensä:

* nopea vastaus pyyntöihin;

* avoin ja rehellinen politiikka tiedotusvälineitä kohtaan;

* valmius käsitellä negatiivisia uutisia;

* johtajien saatavuus, ei lehdistöosaston ja tiedotusvälineiden saatavuus yleensä;

* helppo ymmärtää ja helppokäyttöinen tieto (ei ylikuormitettu tarpeettomilla teknisillä tai muilla yksityiskohdilla);

* ennakoiva politiikka kontaktien ylläpitämiseksi (säännöllinen, johdonmukainen, henkilökohtainen).

Medianäkyvyyden pääaiheita ovat markkinointiuutiset, yrityspolitiikan kattavuus, yleishyödylliset uutiset, henkilöt, ajankohtaiset tapahtumat. Viestit tulee suunnata ensisijaisesti tiettyjä aiheita koskeviin artikkeleihin, ei vain yrityksen itsensä mainostamiseen.

Julkisuus on tietoisesti ennalta suunniteltujen ja pitkälle toteutettujen viestien levittämistä valitun (maksuttoman) median kautta yleisen kiinnostuksen herättämiseksi organisaatiossa tai yksilössä.

Lehdistösuhdetoiminta on hyvin erilaista myynninedistämistoimet ja myynti, koska sillä pyritään saamaan julkisuutta tai tyydyttämään yleistä kiinnostusta organisaatiota ja/tai sen tuotetta (tuotteita) kohtaan. Toisaalta propaganda on yritys vaikuttaa yleiseen mielipiteeseen tietyn halutun uskomuksen levittämiseksi.

Taloudelliset suhteet tähtäävät tukisuhteiden luomiseen ja viestinnän hallintaan tilikauden aikana osakkeenomistajiin (sekä olemassa oleviin että mahdollisiin) sekä sijoittajiin, liike-elämän edustajiin (erityisesti analyytikot, pörssivälittäjät, kauppapankit) ja taloustoimittajiin. .

Julkisiin tilaisuuksiin valmistautuminen voi sisältää strategisen viestinnän suunnittelua ja yritystason kanssakäymistä erilaisten yleisöjen – valtion ja yritysten edustajien, lehdistön, kansalaisjärjestöjen, osakkeenomistajien ja ammattiliittojen sekä suuren yleisön – kanssa.

Lobbaus (hallituksen tapahtumat) tapahtuu ja toimii lainsäätäjien ja valtion virastojen keskuudessa organisaation erityisten etujen mukaisesti paikallisella, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Itse asiassa tarvitaan laaja-alaista tutkimusta, jopa tiedustelutietoa, jotta voidaan todella esittää mikä tahansa lobbausta vaativa kysymys, jolla varmistetaan jatkuva voimakas paine lainsäätäjiin. Tämä on monimutkaisempi prosessi kuin pelkkä parlamentaarisen toiminnan seuranta. Lobbauksen tavoitteena on vaikuttaa hallituspiireihin ja lainsäätäjään ja siten viedä läpi organisaation kannalta hyödyllisiä päätöksiä, jotka voivat vaikuttaa vakavasti sen toiminnan tehokkuuteen nyt ja tulevaisuudessa.

Toimialalinkkejä ovat viestintä eri organisaatioiden kanssa samalla toimialalla, jolla yritys toimii, kuten toimialajärjestöjen, tutkimus(asiantuntija)toimistojen kanssa.

Yritysmainonta näkee yrityksen tuotteena ja on "yrityksen kasvot ja ääni". Johtajilla on usein vähän ymmärrystä yritysmainonnasta, ja he ovat varovaisia ​​tästä korkean teknologian julkisesta viestinnästä, joka ei suoraan lisää myyntiä tai markkinaosuutta ja jota on siksi usein vaikea perustella. Tutkimukset ovat osoittaneet, että vaikka yritysmainonta on kallista, se voi parantaa yrityksen imagoa.

Yritysten yhteiskuntavastuu on ylivoimaisesti tärkein asia minkä tahansa PR-päällikön asialistalla. Yritysten yhteiskuntavastuun alalla johtajille avainasemassa on käsitys edunsaajista yksilöinä tai ryhminä, joilla on laillisesti turvatut omistusoikeudet (tai osallistuminen). He ovat vuorovaikutuksessa yrityksen kanssa joissakin sen toimissa. Heidän osallistumisensa on välttämätöntä yrityksen menestymiselle ja menestymiselle. Edunsaajasuhteiden hallinta voidaan nähdä investointina ja yhtenä liiketoiminnan suunnittelun ja johtamisen ydinalueista.

Sponsorointi - yritys hankkii yksinoikeuden mihin tahansa tapahtumaan tai urheilukilpailuun tai lainaa nimeään mille tahansa tuotteelle mainostaakseen itseään tiedotusvälineissä ja/tai luodakseen kansalaisten mieleen positiivisen yhteyden sen nimestä johonkin mielenkiintoiseen tai merkittävään tapahtuma. Tapahtumaa tai toimintaa tukemalla yritysjohtajat voivat odottaa saavansa aineellista tuottoa käytetylle rahalle ja vaivannäölle - esimerkiksi liikesuhteiden nimellisarvon muodossa, ts. kertyneet liikesuhteet hinnat, yrityksen aineettomat hyödykkeet, esimerkiksi arvovalta tavaramerkki, kokemus liikesuhteista, kyky vaikuttaa asiakkaisiin, korkean maineen luominen organisaatiolle, sen tuotteelle tai brändille.

Tietopalvelut ovat olennainen osa keskinäisen luottamuksen ja ymmärryksen rakentamisprosessia yrityksen ja muiden yleisön ryhmien välillä. PR-osaston tulee johtaa tiedotusvälineiden tiedottamisen koordinointiprosessia yrityksen toiminnasta, mikä edellyttää usein mukana selittävää materiaalia, joka auttaisi yleisöä tutustumaan tarkemmin yrityksestä ja sen laajuudesta.

Neuvonta ja konsultointi on myös yksi PR-tiimien tärkeimmistä toiminnoista monissa yrityksissä. PR-ammattilaisia ​​pyydetään yhä useammin neuvomaan ja opastamaan organisaation johtamiseen ja politiikkaan liittyvissä kysymyksissä. Kun viestinnän hallinta otetaan vakavammin ja se tunnustetaan yhä enemmän tärkeäksi pätevyydeksi liiketoiminnassa, PR-ammattilaisia ​​otetaan yhä enemmän mukaan neuvomaan johtajia viestinnässä "ulkomaailman" kanssa sekä tarjoamaan valitun PR-viestinnän teknistä puolia. asiantuntijan toimesta.

Kriisinhallinta katsoo tulevaisuuteen ennakoimalla ja varautumalla todennäköisiin tapahtumiin, jotka voivat tuhota organisaatiolle tärkeitä ihmissuhteita. Tässä PR-asiantuntijan vastuut voivat ulottua monenlaisiin toimintoihin, mukaan lukien valmiussuunnittelu, vahinkojen rajoittaminen, aikaisempien kriisien oppien huomioon ottaminen, johtajien kriisiä koskevien käsitysten virtaviivaistaminen ja hallinta sekä heidän asenteensa niitä kohtaan, itse kriisin hallinta.

Ongelmanhallinta on yritystä huolestuttavien mahdollisten ongelmien systemaattista tunnistamista ja toimenpiteitä, joilla pyritään sopeuttamaan sen politiikkaa niiden esiintymisolosuhteissa. Ongelmanhallinta eroaa kriisinhallinnasta vain aikarajoilla ja paniikin tunteella. Esimiesten tulee oppia näkemään ongelmia eri yleisöryhmien näkökulmasta. PR:n tulee toiminnassaan ennakoida näiden ongelmien mahdollisuus ja pystyä hallitsemaan organisaation reagointia niihin.

Painettujen materiaalien suunnittelu ja kirjoittaminen kuuluu myös ulkoisen viestinnän PR-osaston tehtäviin. Nämä ovat PR-alan erikoiskirjallisuutta, yrityksen julkaisemia esitteitä ja kirjasia (vuosikertomus ja yrityksen historia sekä tarina yrityksen päätuotteista). Yhä useammin vaaditaan ääni- ja videomateriaalin valmistelua. Suuri osa tästä työstä on suunniteltu promootiotyötä, ja siksi tarvitaan tiivistä yhteistyötä markkinoinnin ja PR-ammattilaisten välillä johdonmukaisuuden varmistamiseksi yritysidentiteetin luomisessa ja ylläpidossa. Analysoi organisaation viestintätarpeita ja sen kaikkien keskeisten julkisten ryhmien kattavuutta. Suunnittelu on olennainen osa PR-päällikön roolia.