Представление налоговой и бухгалтерской отчётности. Как сдать отчетность в электронном виде Сдача бухгалтерской отчетности через интернет

В нашу жизнь активно внедряются инновационные технологии. И предприниматели при осуществлении деятельности столкнулись с многими изменениями. К примеру, появилась возможность передавать необходимую документацию в налоговые органы и внебюджетные фонды посредством компьютерных технологий. Электронная отчетность в ПФР, ФСС и ИФНС всё чаще и чаще используется современными предпринимателями.

В статье мы расскажем о том, как сдавать отчётность в электронном виде с минимальными финансовыми потерями, а также рассмотрим особенности бухгалтерской электронной отчётности. О читайте в статье электронного журнала "Генеральный директор".

Оформление деклараций и расчетов в электронном виде необходимо при выполнении условий, указанных в таблице.

Оформление деклараций по налогам на добавленную стоимость в электронном виде обязательно для всех плательщиков.

Отчетность в электронном виде: основные преимущества

Внедрение электронного документооборота с органами, осуществляющими контроль, имело целью упростить процедуру сдачи отчетности и свести к минимуму риск возникновения ошибок.

Можно перечислить нижеследующий ряд преимуществ электронной отчетности перед бумажной.

Доставка отчетов очень быстрая. Данные в электронной форме адресат получает уже через несколько минут после отправки. Помимо своевременной доставки, гарантируется, что отчет не потеряется, так как человеческий фактор отсутствует.
Расходы на оформление и сдачу электронных отчетов меньше. Отпадает необходимость обращаться лично в различные инстанции, чтобы сдать отчет. Это значительно экономит время.
Исключается вероятность отправки отчета с ошибками. Есть возможность оценки сформированного отчета на наличие ошибок. Разработана многоступенчатая система, позволяющая контролирующим органам проверить электронный документ, перед тем как он будет принят. На это уходит не много времени. Если отчет составлен с ошибками, он будет возвращен на доработку, при этом вам укажут недочеты. Проверка осуществляется быстро, что позволяет сдать электронную отчетность в срок.
Времени на сдачу электронной отчетности больше. Отправлять отчеты в электронной форме допускается в любое время суток.
Есть возможность применять электронные способы обработки документов. При помощи этого значительно ускоряется процесс создания требуемых форм.

Электронная отчетность позволяет упростить документооборот между хозяйствующими субъектами и органами контроля, минимизировать риск возникновения ошибок и уменьшить затраты на оформление документов.

Отправка электронной отчетности: возможные схемы

Закон предусматривает следующие способы сдачи отчетности:

лично или через представителя;
по почте ценным письмом (обязательно нужно описать вложение);
в электронном виде через сеть Интернет.

Первые два просты и понятны, но воспользоваться ими в настоящее время могут не все хозяйствующие субъекты. К примеру, п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 Налогового кодекса РФ устанавливают обязанность всех плательщиков НДС (и налоговых агентов) оформлять и отправлять налоговые декларации только в электронном виде, применяя для этого телекоммуникационные каналы связи. Подобные требования предъявляются и к составлению деклараций по НДФЛ, расчетам по страховым взносам и т. д.

Перед выбором программного обеспечения нужно разобраться с технологической стороной. Отчеты можно сдавать по следующим схемам:

прямой;
представительской;
с использованием порталов.

	Суть схемы
	Предусматривается заключение договора между клиентом и оператором электронного документооборота/посредником. Абонент получает программный продукт, позволяющий отправлять отчеты, а на руководителя или другое правомочное лицо выпускают электронную цифровую подпись.	Есть гарантия тотального контроля за оформлением и сдачей отчетности. ФНС может отправлять сообщения и требования. Подключение нескольких компаний обойдется дешевле.	Необходимость платить каждый год. Отправлением отчетов может заниматься только человек, понимающий процесс, знающий требования и следящий за сроками.
Представительская	Отправкой отчетов занимается компания, имеющая программное обеспечение, через которое могут отчитываться другие организации и ИП.	Стоимость одной отправки небольшая (от 100 рублей). Схема очень проста – вы приходите к представителю и он сам занимается отправкой.	Нет гарантии, что представитель добросовестный. Обратная связь отсутствует (если это не предусматривается договором). Доставлены ли отчеты? Приняли их или нет? ФНС не может отправлять требования и запросы и получать на них ответы. Налоговая инспекция держит представительскую схему в зоне внимания. Ожидается скорая ее отмена.
Государственные порталы	Компания приобретает ключ к электронной цифровой подписи (ЭЦП) у любого аккредитованного удостоверяющего центра и получает возможность отчитываться через государственные порталы (https://www.nalog.ru/, http://fss.ru/ и др.).	Небольшие расходы (только на покупку электронной цифровой подписи).	Проходить процедуру регистрации нужно на каждом портале. Каждый портал имеет свою специфику работы с ним. На помощь и поддержку рассчитывать не стоит.

Программа электронной отчетности: как выбрать подходящую

Основные программы для электронного документооборота предоставляют такие спецоператоры: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Еще один известный игрок на рынке – ООО «Русь-Телеком», ее ПО называется «Фельдъегерь».

Существуют программы не только для сдачи отчетов, но и позволяющие вести бухучет и . Это 1С, «Астрал», «Тензор», СБиС, «Аргос» и другие.

Каждый программный продукт позволяет комплексно подойти к работе: помимо составления отчетов, можно подгружать готовые файлы из других систем бухучета, передавать их. Кроме того, предлагаются и другие сопутствующие услуги (база нормативной документации, электронный документооборот с контрагентами и др.). Понятно, что каждая опция стоит денег, цена различных решений варьируется. Основные влияющие на нее факторы – тип организации и режим налогообложения.

В РФ насчитывается 119 операторов ЭДО, прошедших процедуру регистрации. С их списком можно ознакомиться на сайте ФНС России.

Перед тем как выбирать ПО, нужно определиться с предпочтениями. Есть два типа программ, отличающихся технологически:

offline - копии устанавливаются на ПК (на внешний жесткий диск или флеш-накопитель);
online - облачное программное обеспечение, позволяющее работать с любого ПК в сети Интернет.

К offline-продуктам относятся СБиС++, «1С-Отчетность», «Астрал Отчет» и другие.

Разобраться с online-программами сложнее. Пользователи ошибочно считают, что эта группа продуктов позволяет работать с ними с любого ПК с выходом в Интернет. К примеру, ПО «Контур-Экстерн». В программе «Контур» электронная отчетность может быть создана и загружена на портале в Интернете, однако обязательным требованием является установка на рабочем месте средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Нужно понимать, что если на ПК установить СКЗИ, то с любого компьютера работать будет нельзя. Если же загрузка СКЗИ на компьютер не требуется, то это online версия. К этой группе относятся такие программы: «Бухгалтерия.Контур» и калужские интеграционные решения «Бухсофт», «МоеДело», «Главбух» и другие.

Высокая цена не всегда является гарантией идеального решения. Дополнительная плата может взиматься за совершенно бесполезные опции. Поэтому перед выбором так важна правильная расстановка приоритетов. Следует разобраться, нужна ли только отправка отчетности или понадобятся и дополнительные услуги.

Операторы могут предоставить довольно много таковых. Основные из них следующие:

автоматическое выполнение функций профессионального бухгалтера (программа сама рассчитывает налоги и взносы, а сдать электронную отчетность клиент может одним нажатием кнопки);
регистрация электронной цифровой подписи;
обучение работе с сервисом;
консультирование по вопросам, касающимся бухгалтерии;
предоставление базы нормативных документов;
хранение данных.

Итак, вам нужен был продукт, только чтобы отправлять отчеты, а получили вы еще и дополнительные услуги. Кому-то этот вариант подойдет, поскольку позволит решить все проблемы, а кому-то такой пакет окажется бесполезен. В связи с этим, выбирая программное обеспечение, уточняйте, что включает в себя стоимость продукта. Отказывайтесь от ненужного дополнительного сервиса или обращайтесь к другим спецоператорам связи.

Письма, сверки, функция подготовки и проверки отчетности, возможность загрузить требуемые файлы из других программ (кроме отправки в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат) – это минимальные требования к системе электронной отчетности. Как правило, среди пользователей востребован именно этот базовый набор, не обвешанный дополнительными опциями. Учитывайте также количество абонентов. Если вы управляете несколькими организациями, то вам будет выгодно подключить тариф для группы компаний. Спрашивайте о его наличии у поставщиков.

Еще один критерий выбора программы – интерфейс. Он должен быть понятен на интуитивном уровне, тогда вам не понадобится обучать сотрудников работе в сервисе.

Подключиться к ПО для сдачи отчетов можно по определенной процедуре. Она аналогична для разных программ. Чтобы отправлять отчетность в электронном виде, понадобятся:

заявление на подключение;
договор оказания услуг оператора;
соглашение об обмене в системе электронного документооборота;
документы на оформление электронной цифровой подписи (это копии ИНН и ОГРН организации/ИП, которые нужно заверить, паспорт и СНИЛС руководителя).

Для передачи отчетности в госорганы по ТКС ее нужно зашифровывать и заверить сертификатом ЭЦП, который оформляется на работника, имеющего право подписи. Обычно это руководитель компании.

Назначение ЭЦП – подтвердить подлинность документов, которые передаются по телекоммуникационным каналам связи:

удостоверить, что текст под подписью исходит от заверившего его лица;
защитить документы от внесения изменений.

Те, кто поставляет продукты для электронной отчетности, могут зарегистрировать сертификат ЭЦП. Перед этой процедурой вам нужно определить круг применения подписи. Она может понадобиться не только для заверения электронных отчетов. К примеру, ЭДО требует удостоверения документов с помощью электронной подписи. Она нужна и для участия в торгах через Сеть. Если вы заинтересованы в том, чтобы зона применения ЭЦП была расширена, проконсультируйтесь по этому вопросу у спецоператора, он расскажет об имеющихся возможностях.

Использование описанной выше схемы для сдачи электронной отчетности через государственные порталы требует регистрации сертификата электронной подписи у поставщиков, имеющих аккредитацию. Стоимость такой процедуры составляет от 500 до 3500 рублей.

Программа электронной отчетности: сравнительная характеристика лидеров рынка

Каждый программный продукт имеет как преимущества, так и недостатки.

«Астрал».

Продукт позволяет отчитываться в электронном виде перед такими организациями, как ФНС, ФСС, Росстат, ПФР. Электронную отчетность через эту программу отправляют более 400 000 отечественных компаний.

Достоинства этого сервиса следующие:

для отправки электронной отчетности Интернет не должен быть высокоскоростным;
оказывается профессиональная техническая поддержка;
низкая цена;
доступны для работы актуальные формы отчетов;
можно отправлять отчеты, выполненные в любой программе бухучета.

Из недостатков можно отметить хранение сведений на ПК.

«Тензор».

Компания выбилась в лидеры за последние годы. Количество ее клиентов постоянно растет. Программный продукт компании – это надежный и проверенный инструмент, позволяющий отправлять электронную отчетность через сеть Интернет. С помощью пакета можно сдавать отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Преимущества сервиса такие:

ПО удобно устанавливать и подключать;
есть много дополнительных услуг.

Чтобы подключить к сервису одну организацию, придется заплатить 12 000 рублей. Начинающим предпринимателям это не всегда под силу. В этом недостаток программы.

Наиболее распространенный программный продукт.

Выделяют следующие преимущества 1С:

электронную отчетность передавать очень просто;
разработано много дополнительных интерфейсов;
есть возможность планировать перечисление средств и контролировать счета;
можно учитывать расчеты по платежным картам;
программой пользоваться очень удобно;
сервис можно обновлять через Интернет.

Из недостатков пакета 1С можно отметить такие:

программное обеспечение дорого стоит;
необходимо каждый год подписываться;
обновить программу может только специалист, самостоятельные действия способны привести к потере информации.

«Аргос».

С программой «Аргос» электронную отчетность отправлять достаточно просто. Интерфейс понятен на интуитивном уровне. Предусмотрена шифровка и подпись документов, что позволяет делать их юридически значимыми. Поэтому можно сдавать отчетность проверяющим организациям.

Для передачи документов можно использовать любую почтовую программу. Хранение данных осуществляется на стороне абонента, безопасность при этом не гарантируется.

СБиС.

Продукт можно устанавливать на ПК, а также пользоваться им онлайн. Возможна синхронизация данных. Передача в СБиС электронной отчетности осуществляется с помощью не почтового протокола, а прямого канала с оператором.

В связи с этим получение отчетов подтверждается мгновенно. Чтобы система была более надежной, можно использовать почтовый протокол как резервный. В таком случае гарантирована самая высокая вероятность доставки документов.

Есть и другое ПО. Остановим внимание на программах «Контур» и «Такском».

«Контур» имеет такие достоинства:

установка системы осуществляется на сервере оператора, поэтому он сам отслеживает появление обновлений;
получение отчетности подтверждается мгновенно.

Из недостатков стоит отметить необходимость стабильного подключения к сети Интернет. В случае обрыва связи во время работы с системой информация будет утеряна.

«Такском» устанавливается локально на ПК пользователя. Отчеты передаются с помощью почтового канала, принцип действия которого аналогичен стандартным почтовым клиентам.

Преимущества программы следующие:

место хранения сведений – ПК пользователя, но в зашифрованном виде;
постоянное подключение к сети не нужно.

Минус продукта – в задержке подтверждения о доставке электронной отчетности.

Разрабатываются программы в соответствии со спецификой деятельности и объемом работы. От этого и зависит их цена и производительность.

Подбирать ПО следует с учетом следующих факторов:

Перед каким контролирующим органом вам нужно отчитываться.
Оказывает ли оператор техническую поддержку клиентам, и насколько она оперативна.
Какова стоимость продукта, нужно ли доплачивать за дополнительные опции.
Сложно ли подключать и устанавливать.

При изучении цен и отзывов нужно понимать, что стоимость приобретения разных лицензий на одно и то же программное обеспечение будет неодинакова.

Сумма варьируется в зависимости от следующих факторов:

сколько человек будет работать с сервисом;
нужно ли подключать дополнительные модули для внутреннего ДО и аналитики, которые не делают процесс сдачи отчетности быстрее, но удорожают лицензию;
перед сколькими организациями вы будете отчитываться с помощью данной программы.

К примеру, абонентская плата за пользование ПО «Электронная отчетность» в зависимости от этих показателей варьируется от 1200 рублей до $ 1000 в год на 1 рабочее место. Чтобы подключить сервис, понадобится выложить от 4 000 до 16 500 рублей.

Основное преимущество электронной отчетности – экономия времени и функциональность. Но есть у некоторых систем и недостатки. Они могут оказаться для вас существенными, поэтому их нужно учитывать.

Кроме того, у всех контролирующих органов есть собственные программные продукты, позволяющие заполнять и отправлять отчеты в электронной форме.

Сдача отчетности в электронном виде с минимальными финансовыми потерями

Отправка электронной отчетности через Интернет требует выполнения следующих условий:

Должно быть установлено ПО, позволяющее заполнять формы и составлять отчетность в электронном виде.
Требуется установить продукт для передачи электронной отчетности.
Должна иметься квалифицированная электронная подпись (КЭП) и программа-криптопровайдер.

Как правило, имеет место выгрузка электронной отчетности из ПО для бухучета (1С, «Парус», SAP и т. д.). Нередко она сопровождается определенными проблемами, поскольку формы электронной отчетности меняются и не все программные продукты обновляются синхронно.

ФНС: «Налогоплательщик ЮЛ»;
Росстат: программное обеспечение для заполнения форм статотчетности в режиме offline;
ПФР: программа Spu_orb;
ФСС: программа "Подготовка расчетов для ФСС" (также 4ФСС можно заполнить на портале. В некоторых регионах доступна отправка листков нетрудоспособности);
РПН: «Модуль природопользователя»;
ФСРАР: «Декларант-Алко».

Кроме того, на сайтах вышеперечисленных органов контроля есть дополнительные программы и сервисы, которые можно использовать независимо от способа составления электронной отчетности.

Для многих пакетов, разработанных спецоператорами связи и дорогостоящих, характерно прямое обращение к ресурсам органов контроля:

выписки ЮГРЮЛ/ЕГРИП (в том числе юридически значимые);
узнать свой/чужой ИНН;
программа проверки отчетности в Пенсионный фонд для плательщиков - CheckPFR;
и другие.

Многие считают, что государственные сервисы очень далеки от совершенства. Однако качество перечисленных выше продуктов достаточно хорошее, они отлично справляются со своими функциями. При разработке многих из них был использован принцип отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. В связи с этим требуется контроль со стороны пользователя, поскольку обновление шаблонов бывает часто (особенно у Росстата).

Совет! Делайте промежуточный репозиторий необходимых xml-шаблонов, он понадобится для централизованных обновлений. Сейчас я занимаюсь рассылкой шаблонов и предоставлением бухгалтерам сведений об обновлениях, для чего использую простые Python-скрипты.

Органы, осуществляющие контроль, имеют свои сервисы, позволяющие сдавать электронную отчетность бесплатно:

ФНС: сдача бухгалтерской, налоговой отчетности в электронном виде (https://service.nalog.ru/nbo/);
Росстат: система сбора отчетности (https://91.194.112.17/webstat/);
ПФР: кабинета страхователя (https://es.pfrf.ru/#services-u);
шлюз ФСС (http://f4.fss.ru/);
РПН (http://rpn.gov.ru/otchetnost);
веб-портал ФСРАР (https://service.fsrar.ru/).

Чтобы пользоваться ресурсами, нужно выполнить стандартные требования: иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП), криптопровайдер и плагин для его работы с браузером.

Недостаток этого способа заключается в необходимости регистрироваться на каждом ресурсе, что влечет за собой неудобства, если объем информации большой. В платных же решениях интерфейс единый и бесшовный.

Перед тем как отправлять сформированные отчеты, нужно подписать их с помощью ЭЦП. Здесь сэкономить точно не получится, поскольку сертификаты юридическим лицам бесплатно никто не предоставляет.

На официальных сайтах есть списки организаций, имеющих аккредитацию на оформление электронной цифровой подписи. Эти же ресурсы приводят требования к таким удостоверяющим центрам. Если у вас уже есть ЭЦП, она может подойти для подписания электронных документов.

Нужно также, чтобы у вас была программа-криптопровайдер. Сайты электронной отчетности органов контроля используют, как правило, «КриптоПро». На три месяца можно установить ее пробную версию бесплатно. Чтобы сэкономить, сначала инсталлируйте версию «КриптоПро 3.9», а затем – «КриптоПро 4.0», тогда вы сможете работать бесплатно 6 месяцев. Затем понадобится купить лицензию, чтобы избежать проблем.

Некоторые спецоператоры разработали для своего ПО облачные квалифицированные электронные подписи (КлаудКЭП), место их хранения – сервер специализированного оператора связи. Работа с КлаудКЭП не требует приобретения и установки криптопровайдера. Однако пользоваться облачной КЭП в других программах нельзя.

Распространенное мнение о том, что после покупки ПО спецоператор всё будет делать сам, ошибочно. Договоры с операторами связи составлены грамотно, в них четко прописаны их функции и обязанности. По большому счету, он должен взять документы и доставить их до приемного комплекса органа, осуществляющего контроль.

Электронная сдача отчетности и ответственность

Если в течение 10 рабочих дней с момента появления у организации обязанности сдавать отчетность в электронном виде в налоговую она не обеспечит возможность принимать от ИФНС документы в электронной форме, то это может привести к блокировке ее банковских счетов фискальным органом.

Кроме того, ФНС, ПФ РФ, ФСС имеют право взыскивать с компаний штрафы, если они не соблюдают порядок подачи налоговых деклараций (расчетов).

Размер штрафа – 200 рублей за каждый отчет, предоставленный не в соответствии с правилами.

Бухгалтерская электронная отчетность как пример электронной отчетности и ее особенности

Бухгалтерская отчетность – это совокупность сведений обо всех финансовых операциях компании, определенным образом систематизированная. Эти данные характеризуют финансовое состояние хозяйствующего субъекта.

В соответствии с законодательством РФ с 2013 года абсолютно все предприятия должны вести бухучет в электронном виде. Электронная отчетность является обязательной даже для хозяйствующих субъектов, работающих по упрощенной системе налогообложения.

В настоящее время в России многие бухгалтерские работники знакомы с таким программным продуктом, как 1С. Бухгалтерская отчетность в электронной форме имеет много преимуществ. Тем не менее есть те, кто относится к ней с недоверием по разным причинам.

Подача электронной документации – намного более простой и приятный процесс, нежели ожидание своей очереди на прием к налоговому инспектору с целью сдать отчет или декларацию.

Электронная бухгалтерская отчетность имеет следующие преимущества:

оформление документов в электронной форме занимает намного меньше времени, нежели бумажных;
она позволяет минимизировать риск допущения ошибок при заполнении форм.

У всех СЭД, которые используются предприятиями для сдачи электронной отчетности в органы контроля, есть программы, которые автоматически выполняют подсчеты. Предоставление всех нужных форм может осуществляться через Интернет.

Если бухгалтер сдает документы в электронном виде контролирующим органам, то не возникает ситуаций, когда сотрудники налоговой отказываются принимать их на проверку.

В настоящее время в электронном виде можно сдавать любую отчетность. Ограничений нет никаких. Тем не менее в основном в электронной форме сдают:

бухгалтерскую отчетность;
отчеты о финансовых результатах.

Отправка работником бухгалтерии документации может осуществляться с помощью интернет-инструментов, например электронной почты. Очень удобным ведение электронной отчетности оказалось для ИП: теперь им не приходится трудоустраивать бухгалтеров, они сами могут вести документацию. Для составления и сдачи финансовой отчетности им необходимо научиться работать с программой 1С и иметь выход в Интернет.

Но перед отправлением хозяйствующим субъектом электронной документации в налоговые органы он должен официально перейти на систему ЭДО, предварительно выбрав любую из них.

Ведение документации с помощью компьютерных средств для начала требует выполнения следующих действий:

написания официального заявления о подключении к ЭДО, которое позволит обмениваться электронной информацией с налоговой инспекцией или другим органом контроля;
заключения договора с организацией, занимающейся подключением к СЭД;
подписания дополнительных соглашений по вопросу внедрения системы электронного документооборота в территориальном отделении ФНС, получения цифрового ключа или ЭЦП, оформляемой в специальном сертификационном центре.

Важно: электронным ключом можно заверять только документы, предоставляемые в налоговую инспекцию. Электронная же подпись предназначается для придания юридического статуса любой документации, направляемой в разные органы контроля.

Формы сдачи отчетности выложены на официальных интернет-ресурсах служб. Благодаря этому работа бухгалтеров всех предприятий значительно упрощается. В случае если вы, являясь бухгалтером или руководителем организации, не в состоянии сами перейти на систему ЭДО, чтобы сдавать все виды финансовых отчетов, используя для этого телекоммуникационные каналы связи, то можете воспользоваться услугами частных коммерческих организаций. Они соберут и подготовят необходимые бумаги для подключения к системе электронного документооборота, выдачи ЭЦП или цифрового ключа, подберут подходящую программу. Пользователи имеют право получения сертификатов на электронные цифровые подписи и генерацию ключей.

Налоговой службой разрабатываются сервисы, позволяющие составлять в электронном виде документы, необходимые для оформления большей части операций передачи товаров, работ, услуг от одной компании к другой. Цель таких программ – стимулирование перехода на ЭДО.

К примеру, ожидается, что в налоговый орган по его запросу можно будет предоставить с использованием телекоммуникационных каналов связи документ о передаче товаров (работ, услуг), созданный на основе рекомендуемой формы ТОРГ-12, акт о приемке-передаче работ, аналогичный общепринятому бумажному бланку, счет-фактуру с расширенным набором реквизитов и пр.

Сейчас есть очень много программных продуктов с лицензией, позволяющих реализовать работу системы электронного обмена данными между контрагентами. Программа может быть платной и бесплатной. Вторые, как правило, разрабатываются непосредственно ФНС или ПФР. Не следует приобретать дорогостоящее ПО, считая, что с увеличением цены улучшается и качество продукта. Выбор нужно осуществлять, ориентируясь не на сумму, а на соответствие функционала программы специфике вашей деятельности.

Электронная финансовая отчетность универсальна, ее просто использовать, а потому всё больше организаций переходит на нее. Для более быстрой адаптации работников бухгалтерии и других уполномоченных лиц к новым условиям работы проводятся различные курсы и тренинги. На законодательном уровне утверждена необходимость подписи первичных электронных бухгалтерских документов электронной цифровой подписью и передачи их через операторов электронного документооборота.

Отчетность в случае невыполнения этих требований не будет иметь юридической силы, и документы нельзя будет предъявить для зачета НДС или защиты интересов компании в суде. Эта же причина лежит в основе запрета самостоятельной организации документооборота с контрагентами (к примеру, с использованием почтовых сервисов) без участия операторов электронного документооборота.

Вы можете подать отчет на бумаге или через интернет - с точки зрения государства разницы нет. Но через интернет удобнее: не нужно печатать бумажки, ехать в отделение по месту регистрации и стоять в очереди. А еще на подготовку электронной отчетности у вас больше времени: если бумажные отчеты необходимо подать до 15 числа, то электронные - до 20.

В некоторых случаях вы обязаны подавать электронные отчеты; каждый госорган сам определяет такие условия. Например, налоговая принимает только в электронном виде отчет об НДС и все отчеты от организаций, в которых больше 100 сотрудников . А Пенсионный фонд и соцстрах отказываются принимать бумажные отчеты компаний, в которых больше 25 человек . Чтобы правильно оформить отчет, читайте правила на сайтах госорганов, в которые подаетесь.

Как подать электронный отчет

Подавать отчетность в электронном виде можно через личный кабинет на сайте госоргана или через оператора электронного документооборота - ЭДО. В первом случае вам нужна только электронная подпись, во втором - подпись и программа оператора.

Все отчеты, которые вы сдаете в госорганы, должны быть подписаны. Бумажные отчеты вы подписываете ручкой, электронные - электронной подписью. Чтобы отправлять отчеты через интернет, вам нужно купить электронную подпись.

Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Через личный кабинет

На сайтах всех контролирующих органов можно завести личный кабинет. Это ваш персональный раздел на сайте, где вы видите взносы, долги и переплаты. Через личный кабинет можно подавать отчеты: здесь есть нужные формы и правила заполнения.

Электронную отчетность в налоговую, соцстрах и пенсионный фонд можно подать через личный кабинет налоговой. Если вы подаете отчеты в другие госорганы, придется регистрироваться на каждом сайте - единого окна нет.

В личном кабинете на сайте налоговой видны ваши взносы, задолженности и переплаты

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная. Зайти вы можете двумя способами: с учетной записью Госуслуг или с КЭП - квалифицированной электронной подписью. Но отправлять документы можете только с КЭП.

Для некоторых госорганов вам придется купить еще одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдет та электронная подпись, которую вы используете на сайте налоговой. Больше подписей - больше расходов. Кроме того придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчетности.

30% от суммы составляет штраф за неуплаченный вовремя налог.

Отчитываться через личный кабинет - хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчетов. Если вы отчитываетесь в несколько ведомств с разными электронными подписями, можно доверить это оператору.

Через оператора электронного документооборота

Оператор ЭДО - это организация, которая настраивает документооборот между компаниями или между компаниями и государством. Документы, которые вы отправляете через оператора ЭДО, имеют юридическую силу: на них стоит ваша электронная подпись. Операторы ЭДО используют криптозащиту, чтобы передавать документы безопасно. Государство проверяет, что всё надежно, и выдает разрешение на работу.

Операторы ЭДО продают программы для подачи отчетов. В этих программах отчеты собраны в одном окне: вам не нужно регистрироваться в личных кабинетах всех госорганов. Как правило, в стандартные функции входят шаблоны отчетов, проверка ошибок заполнения и календарь бухгалтера - график-напоминалка о сроках сдачи. Подписать все отчеты вы можете одной КЭП. Такие программы подходят тем, кто сдает много отчетов в разные контролирующие органы.

Цена программы зависит от количества подключенных госорганов и набора функций.

120 операторов ЭДО входят в государственный реестр . Им можно доверять

Как выбрать программу электронной отчетности

Программы нужны, чтобы вам было удобно подавать отчетность. Основные критерии - связь с нужными госорганами, напоминания об отчетах, проверка на ошибки и интеграция с вашей системой бухучета.

Количество направлений

Количество направлений - это то, во сколько госорганов вы сможете отправлять отчеты. Стандартный набор - ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии могут быть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Программы с большим количеством направлений дороже: например, в Москве два направления от оператора «Калуга-Астрал» стоят 2900, а четыре - 3900 рублей в год . Проверьте, в какие контролирующие органы вы будете отчитываться, и выбирайте программу с нужными направлениями.

Переписка с госорганами

Переписка с госорганами - это ваш канал связи. Часто, изучив отчет, госорган хочет каких-то пояснений и высылает вам письмо с требованием. Если в программе нет переписки, вы не увидите требование и не сможете ответить. Если игнорировать письма госорганов, вас могут оштрафовать. Чтобы точно получать все уведомления, выбирайте программы с перепиской.

Календарь бухгалтера

Календарь нужен, чтобы напоминать об отчетном периоде. Виды отчетов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. Календарь настраивается под вашу и включает Список госорганов, которым вы должны сдать отчетность. Так вы ни о ком не забудете.

Сверка

Сверка - это функция, которая предупреждает вас, что введенные данные не сходятся. Она защищает от досадных ошибок вроде лишнего нуля в сумме. При прочих равных выбирайте программу со сверкой - перестраховаться еще никому не мешало.

Интеграция с системами бухучета

Интеграция нужна, чтобы вы могли сформировать отчет в своей системе бухучета, а потом загрузить его в программу ЭДО и отправить. Без интеграции составлять отчет нужно внутри программы ЭДО: это займет больше времени. Если вы привыкли работать с «1С» или «Моим делом», ищите программу документооборота с интеграцией.

Способ установки

Программы документооборота делятся на офлайн и онлайн-сервисы. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и хранят данные там же - работать с документами вы можете только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке, то есть в интернет-хранилище - у вас есть доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона.

Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества. Берите ту, которая больше нравится.

Уже более 5 лет существует возможность через сервис электронной отчетности. Это позволяет сформировать документ и отправить его в удобное время, без похода в Пенсионный фонд и огромных очередей там. Конечно, бумажные форматы документов никто не собирается отменять полностью. Тем не менее, в 2019 году к отчетности в федеральные контрольные органы появилось несколько требований обязательного представления в электронном виде. В частности, для организаций с численностью сотрудников более 25 человек переход на онлайн отчетность уже является обязательным.

Также у электронного документооборота существуют некоторые дополнительные полезные функции:

есть возможность предварительно проверить сводку специальной программой, которая бесплатно предоставляется самим отделением Пенсионного фонда;
время отправки фиксируется, что помогает избежать штрафов;
распечатывать документы не обязательно, все они сохраняются в программе.

Новый электронный отчет в ПФР

Ежеквартальную отчетность по страховым взносам необходимо представлять по единой новой форме расчета, заменяющей прежние расчеты 4-ФСС и РСВ-1, и утвержденной Приказом № ММВ-7-11/ от 10.10.16 г. Применять ее нужно, начиная с 1 квартала 2017 года. Срок - до 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Формы сдачи отчетности в ПФР

ежемесячная форма учета - СЗВ-М (утверждена постановлением № 83п от 01.02.16 г.).

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, то штраф составит 1000 рублей.

новая отчетность - сводная форма по данным относительно стажа сотрудников организации.

Изменился порядок представления отчетов в Пенсионный фонд. Большинство старых форм упростили, и теперь следует сдавать только два отчета: СЗВ-М (помесячно) и персонифицированный (за год).

Форма сведений о застрахованных лицах (СЗВ-М)

Форма сведений по страхователю, передаваемых в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)

Электронная сдача отчетности в ПФР - в какие сроки?

Отчитываться по страховым взносам в 2019 году необходимо как в ИФНС, так и в ПФР. Обязательные сроки сдачи:

для отчет СЗВ-М - до 15 числа каждого месяца;
для отчета по стажу (персонифицированные сведения) за 2017 год - до 1 марта 2019 г. (Закон №27-ФЗ стат. 11 п. 2)

Период, с которого начали действовать новые правила - 1 квартал 2017 г.

Передача отчетности в ПФР в электронном виде - как это сделать?

Воспользоваться сервисом организация может следующими способами:

скачать бесплатные программы Пенсионного фонда;
заполнить бланк в онлайн-режиме непосредственно на сайте фонда;
запросить промо-доступ в онлайн-сервисы;
использовать профессиональные бухгалтерские программы;
применять онлайн-сервисы на постоянной основе

Разберем наиболее популярные способы:

Отправить отчет в ПФР через интернет бесплатно можно, скачав программу на сайте фонда. Для формирования отчета СЗВ-М подходит ряд программ (их список приведен в разделе бесплатных программ). Чтобы создать личный кабинет, необходимо зарегистрироваться с помощью ЭЦП или же обратиться лично в Пенсионный фонд.

Заполнить отчет онлайн можно и через разные онлайн-сервисы с промо-доступом. Часто доступ дают на три месяца, или же требуется небольшая плата до 1000 рублей. Приведем в пример некоторые из них: Контур; Небо; Бухсофт Онлайн; Мое дело.

Самая известная профессиональная программа для бухгалтерского учета - 1С-Бухгалтерия. Она позволяет и вести учет, и отправлять отчетность в ПФР через интернет.

Налоговая отчетность

включает в себя совокупность документов, отражающих сведения об исчислении и уплате налогов физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и организациями.

К налоговой отчетности относится налоговая декларация и налоговый расчет авансового платежа.

Налоговая декларация

Это официальное заявление налогоплательщика, которое содержит сведения об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, о сумме налога подлежащего уплате и о других данных, служащих основанием для исчисления налога. (ст. 80 НК РФ).

Налоговый расчет авансового платежа

Это официальное заявление налогоплательщика, которое содержит сведения об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, о сумме авансового платежа подлежащего уплате и о других данных, служащих основанием для исчисления авансового платежа. (ст. 80 НК РФ).

Расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)

Это документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога.

Бухгалтерская отчетность

Это сведения об имущественном и финансовом положении организации и о конечных результатах ее хозяйственной деятельности в определенном периоде.

Отчетность представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента). Порядок представления налогоплательщиками налоговой отчетности в налоговые органы регламентирован статьей 80 НК РФ .

Способы представления

Существует два варианта представления налоговой и бухгалтерской отчетности:

На бумажном носителе;
В электронной форме.

Представление на бумажном носителе

Налоговая декларация (расчет) может быть представлена по установленной форме на бумажном носителе.

Вы можете сдать отчетность в ИФНС лично или через уполномоченного представителя.
Подать налоговую декларацию может как лично руководитель организации (предприниматель) или бухгалтер, так и уполномоченный представитель организации (предпринимателя).
Датой подачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности законным или уполномоченным представителем организации считается дата фактического представления их в налоговый орган на бумажных носителях.

В соответствии с требованиями максимальное время ожидания в очереди не должно превышать 15 минут! Если время ожидания в очереди превысило 15 минут, сообщите нам .

если среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
если создана (в том числе реорганизована) организация с численностью работников превышающая 100 человек;
если такая обязанность предусмотрена применительно к конкретному налогу. С 01.01.2014 года данная норма будет действовать в отношении налога на добавленную стоимость.

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наемных работников) в налоговый орган не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована).

Получаем электронную подпись

Квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Перечень удостоверяющих центров доступен на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров» . При этом для корректной авторизации в сервисе рекомендуется использовать квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выпущенный в соответствии с требованиями приказа ФНС России от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142@ «Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России.

При предоставлении отчетности по ТКС она должна быть передана с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (ст. 80 НК РФ).

Понятие усиленной квалифицированной электронной подписи введено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 5 Закона).

Документ в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью.

Документ, подписанный ЭЦП в течение срока действия сертификата ключа проверки, выданного в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» , но не позднее 31 декабря 2013 г., приравнивается к электронному документу, который подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Приобретаем программное обеспечение

совместимое с программным обеспечением, установленным в Вашей налоговой инспекции, и устанавливаем его на компьютере, имеющем выход в сеть Интернет. Необходимое программное обеспечение может быть предоставлено оператором связи.

При передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.

Сколько времени займет сдача налоговой отчетности в ИФНС?

При личном представлении налоговой декларации (расчета) прием документов осуществляется непосредственно в момент ее представления. При этом максимальное время приема одной налоговой декларации в налоговой инспекции составляет десять минут.

Нет времени сходить в налоговую, может ли супруг подать за меня налоговую декларацию?

Налоговая декларация может быть представлена в ИФНС как лично, так и через уполномоченного представителя. Обязательным условием при этом является наличие у представителя налогоплательщика нотариально удостоверенной доверенности. То есть только при наличии нотариально удостоверенной доверенности супруг может представлять интересы супруги в отношениях с налоговыми органами и, в частности, представить за нее налоговую декларацию.

Как обеспечивается конфиденциальность информации, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи?