Попълване на графика. Какви проблеми могат да възникнат в организацията поради неправилно попълване на графика

В процеса на изучаване на правилата за отчитане на работното време многократно ще се позоваваме на следните правни актове:

През 2015 г. беше направено уточнение в Кодекса на труда на Руската федерация: ако сезонният или технологичен характер на производството изисква увеличаване на отчетния период, отраслов (междуотраслов) договор и колективен трудов договор могат да предвиждат увеличение на отчетния период за отчитане на работното време на тези служители, но не повече от една година. Досега обаче няма разработени такива споразумения, което означава, че предприятията не могат едностранно да се откажат от максималната продължителност на отчетния период от 3 месеца.

Друг труден проблем за работодателя е възникналият дефицит след резултатите от отчетния период. Това може да е резултат от неграмотно планиране на смените. Ако за такъв служител се установи почасова система на заплащане, нивото на доходите му намалява, което означава, че работодателят е длъжен да доплаща до нивото на средната заплата. Причина за недовършени смени може да бъде и форсмажорни обстоятелства, когато виновни са външни фактори. В този случай работодателят трябва да задържи за служителя 2/3 от тарифната ставка или заплатата пропорционално на отработеното време (член TK RF).

Обратната ситуация е обработката при служителя. Трудността се състои във факта, че служителят по персонала научава за обработката само в края на отчетния период, когато сравнява действително отработеното време и нормата на производствения календар. Когато изчислявате, не забравяйте за законно неработените дни: ваканция, отпуск, отпуск по болест и т.н. - всички те намаляват ставката. След това определете дали служителят е работил през отчетния период на официални празници. Тези дни вече са заплатени най-малко за двоен размер (чл. Кодекс на труда на Руската федерация), следователно тези часове (дни) не трябва да се заплащат допълнително като извънреден труд (клауза 4 от Разясненията, одобрени с Указ на Президиум на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите; Решение на въоръжените сили на Руската федерация). Ако след всички изчисления служителят запази отработените часове над нормата, работодателят ги плаща с повишена ставка: първите два часа - поне един и половина пъти, следващите - поне двойно (член TK RF) .

Подчертаваме, че е изключително важно да се спазват правилата за отчитане на работното време. Това се отразява на изчисляването на заплатите и допълнителните плащания за работа при условия, които се отклоняват от нормалните. Правилното попълване на графика ви позволява правилно да плащате на служителя за неговата работа и, което е важно, да вземете предвид цялото действително отработено време в трудовия стаж.

Графикът е определен с Постановление на Държавния комитет по статистика № 1 от 01.05.2004 г. (графикът е задължителен, но законът не предвижда строга рамка относно формата на документа). Създава се специализиран формуляр, който се попълва от кадрови служби или счетоводство. Този документ е необходим за ясен контрол и отчитане на времето, отработено от служителите. За счетоводителите този формуляр става основа за наблюдение на законосъобразността на всички видове начисления. Този график позволява на служителите от отдела за персонал да проследяват присъствието на служителите на определени работни места по предварително установен график, който включва работни дни и почивни дни. Графикът помага и за налагане на санкции, в случай че служител системно нарушава този график.

Графикът ви позволява да контролирате закъсненията, присъствието и отсъствието на служители, тоест е основата за наблюдение на спазването на работния график. С помощта на графика е възможно да се получи официална информация по въпроса за отработените часове за всеки служител. Съответно този документ има важна компилация за специална статистическа отчетност и формиране на заплатите.

Всъщност графикът е добре разработена форма на документа, която е представена под формата на таблица. В таблицата се въвеждат данни за служителите, както и всички данни, свързани с неговото работно време, явяване и отсъствие, посочват се причините за отсъствието и след това, обща суматези дни, както и часовете, които е отработен от служителя през точно определен период от време. При попълване на документа се използват кодови обозначения за причините за отсъствие от работа на конкретни служители. Законодателят определя възможността за разработване на собствена форма на този документ, въз основа на която да се извършва отчитането на отработените часове.

Формулярът на графика на T-13 не е задължителен, тъй като през 2013 г. бяха направени определени изменения в законодателни актове, които определяха, че работодателят може да откаже да използва този документ. Но в част 4 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи, че всички работодатели са длъжни да изготвят документ, като се вземе предвид работното време на всички служители. Тоест е възможно да създадете свой собствен документ, чието попълване ще бъде удобно за служителите на вашето предприятие. Традиционно предприятията използват формуляра Т-13.

Кой ръководи Т-13 в организацията?

Законодателството не установява кой точно трябва да поддържа графика. Но правилата за поддържане на първична документация определят следното:

Графикът трябва да се съхранява задължително, а поддръжката се извършва от упълномощено лице;
Ръководителят на отделно звено е длъжен да подпише документа, той се подписва и от специалист в отдел персонал;
Въз основа на графика се формира начисляването на възнаграждението, съответно документът се изпраща в счетоводството.

Упълномощеното лице, което попълва и поддържа табела, се назначава от ръководството, с описание в трудовия договор на всички задължения в тази област. Създава се и документ (заповед), в който е посочена длъжността на служителя и индивидуалните му данни. В големите предприятия във всеки отдел се избира служител, който извършва процеса на водене на записи на действително отработеното време от всички служители на организацията. В рамките на един месец служителят попълва формуляра, след което го предава на ръководителя на отдела за проучване и подпис. Шефът от своя страна предава документа на служителя по персонала. Има съгласуване на данните, други се попълват Задължителни документи, а графикът се прехвърля в счетоводството, което ви позволява да изчислявате правилно заплатите. В малките организации по правило попълването на графика се извършва от служител на отдела за персонал.

Процедурата за поддържане на формуляр Т-13

Всеки работодател може самостоятелно да наблюдава и контролира процедурата за поддържане на документ. Най-добре е да изработите ръководство или инструкция, която ще предостави на служителя ясни инструкции по всички въпроси на съставянето на документация от първичен тип. И също така ще стане основа за избор на добре дефинирана форма на отчитане на действително отработените часове (законът определя две основни форми на документа - T-12 и T-13, законодателят също така позволява на работодателя да разработи своя собствена форма на документ) и др. В инструкциите или ръководството за съставяне на формуляра за отчитане на времето, който служителят действително е разработил, най-добре е да се посочат следните основни точки:

Ако предприятието е голямо, посочете, че графикът е съставен по отдел. Тоест във всяко отделение се назначава отделен служител, който ще води отчет за отработеното време от служителите на отдела;
Разработва се описание на структурата за избор на отговорен служител, който ще извършва процеса на водене на отчети за присъствието на всички служители на организацията;
Направете описание на всички допълнителни кодове, които могат да се използват за определяне на отсъствието или излизането на служителя от работа (най-често кодовете посочват причината за отсъствие);
Определете пълната процедура за попълване на счетоводната форма: посочете как се отразяват фактите за присъствие/отсъствие, закъснение, причини за отсъствие и др.;
Определете реда, който ще помогне да се отразят данните за излизане/отсъствие в нестандартни ситуации.

Начини за попълване на формуляра T-13, основните кодове за попълване на графика

Формирана различни опциирегистрация на формуляра за отчитане на действително отработените часове. Това може да бъде отражение на всички данни за всеки ден, като трябва да бъдат посочени данни, които се отнасят до присъствието или отсъствието на служители. Има и втори вариант за попълване на документа, който включва посочване само на отклонения от нормата. Тоест всъщност се формира описание на отсъствие и закъснение.

Дефинирани са два варианта на кодове, чрез които информацията се отразява в справката. Припомнете си, че графикът е специализирана таблица, в която е просто невъзможно да се посочат всички данни в писмен вид. Ето защо има общоприети кодове, чието използване ви позволява бързо и лесно да попълните графика.

Явлението на служителите работно мястов точно определен ден ще бъде отразено с буквата "I", или с цифровия код 01;
Стандартната опция за ваканция, която се определя от графика на организацията и се счита за годишна платена, се отбелязва в табелката "OT" или с цифрова стойност - 09;
Ако говорим за отпуск, който се предоставя на жени по време на бременност и раждане, тогава се използва буквата „P“ или числото е 14;
Ако служителят получава отпуск, свързан с грижи за малко дете, тогава се посочва „OJ“ или 15;
Ваканция, без предоставяне на заплащане, тоест за своя сметка, се отбелязва с „ДО“ или 16;
Ако служителят е изпратен в командировка, тогава се посочва буквата „K“, а в цифровата стойност е отбелязана като 06;
Ако се формира отсъствие от работа, като се има предвид факта, че обстоятелствата на това събитие все още не са известни, се посочва „НН“ в цифрова стойност 30;
Болничният лист в документа се отразява като „Б” или 19.

Документът трябва да съдържа информация за работодателя. В заглавката ще трябва да въведете името на организацията, информация за кода на OKPO. Освен това се посочва името на звеното, ако говорим за график, който се попълва за ясно дефиниран отдел на предприятието. Информацията се посочва под формата на дата и номер на документа, тоест въз основа на тази информация е възможно да се определи точният период на подготовка на документа.

Следва информация за служителя. На всеки служител се присвоява конкретен личен номер. Този номер впоследствие се използва за съставяне на всички други вътрешни документи в предприятието. Изисква се информация за длъжността, индивидуални данни на служителя (пълно име). В определени предприятия в тази колона се посочва и информация, въз основа на която служителят е нает от предприятието, тоест се посочват данните от заповедта за приемане на длъжността.

Графикът съдържа всички данни за работното време на всички служители (за всеки поотделно). Тоест в колоната за всеки служител се формира ежедневно описание на всички данни за присъствие, отсъствие, отпуск, почивен ден и т. н. Всички данни са посочени в азбучна или цифрова стойност.

Документът също така отразява общия брой дни и часове, отработени в предприятието, като се вземат предвид всички данни за работното време, посочени в графика. Във втория и четвъртия ред, които се намират под линиите, обозначаващи присъствието на работа, се определя необходимостта от посочване на действително отработените часове. Тези редове може да не са в документа, така че тяхното попълване не се счита за задължително.

Документът има колона, в която можете да въведете всички данни за отсъствия. Тоест всъщност тук се отразява информация, която се отнася до причините, които станаха основа за отсъствието на служител на негово място в един или друг ден. В документа се вписва индикация за часовете, през които служителят е отсъствал от предприятието. Посочва се и колко дни е отсъствал служителят по една или друга причина (например служителят не е работил десет дни, 4 дни поради командировка и 6 дни поради ваканция за своя сметка).

След съставяне на формуляр T-13 от отговорния служител, процесът на подписване на документа задължително се извършва, което всъщност го прави правно значим и след това го прави нещо като основа за натрупване на средства под формата на заплати. Документът се подписва от отговорното лице, началника на отдела, както и от служител на службата за персонал.

Отпускът трябва да бъде посочен в графика. В този случай се определя какъв вид ваканция се предоставя и се посочват датите, когато лицето е в тази ваканция. Има различни буквени обозначения, които са включени в документа. Стандартната опция е следващата ваканция, маркира се „ОТ“, но ако говорим за допълнителна отпуска, която ще се заплаща от работодателя, тогава се поставя „OD“. Ако ваканцията не е платена, тогава се посочва "TO". Често служителите провеждат паралелно дистанционно обучение, а за периода на обучение - сесии се предоставя платен отпуск, което е отразено в документите "U". Има ситуации, когато служител посещава обучение, но остава да изпълнява преките си задължения във фирма или предприятие, в този случай е предвидено използване на съкратен работен ден, а в отчета този факт се отразява под формата на буквена стойност "UV". Отпускът, който е свързан с раждането, както и бременността, се посочва под формата на стойността "P", за грижите за детето "OJ". Също така отпускът в определени случаи се предоставя без заплащане и в този случай се формира буквената стойност „OZ“.

Как се отбелязва отсъствието от работа?

Предоставя се и специфичен код, който да обозначава временно отсъствие от работа. Всички данни в отчетната карта са посочени в азбучен вид, което позволява на служителите на счетоводството да определят ясно всички нюанси на изчисляване на заплатите и задължително плащания за отпуск и плащания за отпуск по болест. Ако човек не е ходил на работа, но е предоставил информация, че е болен, тогава временната неработоспособност при това условие се обозначава с буквата "Б". Има ситуации, когато има отстраняване от изпълнение на професионални задължения. Табелката е с надпис "NB". Ако предприятието не изплаща заплати, тогава служителят има право да не посещава работата си и да не изпълнява задълженията, установени с трудовия договор, в съответствие с предвидените норми на закона. Такъв факт в табелката е отразен в буквите "NZ", което всъщност показва спиране на работата, поради неизпълнение от страна на работодателя на всичките му задължения за заплащане на извършената работа. Ако спирането от изпълнение на професионални задължения се извършва с начисляване на плащане от работодателя, тогава в този случай се посочва стойността „НЕ“, което позволява на счетоводителите да начисляват сумата на плащането трудова дейност, като се има предвид обстоятелството, че служителят не е присъствал през определени работни дни.

Как е отбелязано времето за бездействие в справката?

Със сигурност трябва да се отбележи, че в предприятията съществува такава концепция като проста. Това означава, че всъщност служителят присъства на работното си място, но някои работни процеси не се извършват. В този случай първоначално се въвеждат данни в трудовия договор, който определя структурата за изчисляване на заплатите в случай, че престоят е извършен по вина на служителя, работодателя или по причини, които не зависят от служителя или работодателя. Графикът също така съдържа данни, свързани с престоя. Ако се образува по вина на служителя, се посочва „VP“, ако се проследи вина на работодателя, се посочва „BP“, ако престоят се формира от други фактори, тогава се посочва „NP“.

В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да получават почивни дни. В някои случаи обаче празниците не попадат в празника на служителя, с други думи, служителите трябва да работят през почивните дни, но с по-висока ставка. Законът установява, че служител, който работи в празнични и почивни дни, получава по-високо заплащане. Ако отсъствието се формира поради почивен ден, в табелката се посочва „B“, ако почивният ден е непълен, „HB“. Също така, работодателят може да предостави допълнителен почивен ден, който ще бъде посочен в табелката "OB", ако е платен. Ако допълнителният почивен ден не е платен, това се отразява в документа с буквите "НВ".

Нестандартни ситуации при попълване на табела

Има нестандартни ситуации, когато специалистите не знаят как правилно да отбележат определени стойности в справката. Например, помислете за ситуация, при която служител се разболява, докато е в годишен отпуск. Законодателството установява, че в случай, че работникът се разболее във ваканция, се образува болничен, като отпускът се удължава за ясно установен срок, който се определя от болничния, ако има такъв. В справката се поставя „B“ вместо „OT“. Ако след ваканцията служителят не отиде на работа, тогава се поставя „HN“, тоест се посочва, че отсъствието е направено по неизвестна причина. След като бъдат предоставени документи, които определят наличието на основателна причина за неявяване, например, предоставят болничен лист, в таблото се поставя „B“ вместо „HN“.

Къде мога да намеря кодовете за попълване на формуляр Т-13?

Когато се прави формуляр Т-13, се използват буквените стойности. Тъй като да се посочи всичко с думи е просто нереалистично. Най-често се използват вече разработени допълнения под формата на кодове, предоставени в Приложение 1 към официалната заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 10 септември 2015 г. № ММВ-7-11 / [защитен с имейл]Мениджърът обаче може да разработи свои собствени стойности на кода. В този случай към инструкциите за съставяне на графика се прави специално допълнение под формата на доста проста таблица.

Какви са разликите между униформите Т-13 и Т-12?

Както вече знаете, има два добре разработени форми на документа и законодателят не ограничава работодателя при избора на формуляр, който може да се попълни в процеса на отчитане на работното време. Тези форми са почти идентични, но все пак има някои разлики. Практиката показва, че съвременните работодатели най-често предпочитат формуляра T-13, тъй като е по-лесен за съставяне.

Разлики във формата:

Формуляр Т-12 също съдържа колони за дните от месеца, които се отнасят за добре дефиниран служител, но тези редове са разположени в хоризонтална посока. Що се отнася до формата T-13, там те са разделени на две части и са успоредни. Тоест всъщност във формуляра T-13 посочвате всички данни за работата по посещения в първите редове, вторите редове показват количеството общо работно време в часове. По-удобно е;
Трябва също да се каже, че за всеки служител в униформата Т-13 се разпределят четири реда за причините за отсъствие от работното място, което ви позволява да контролирате всички нюанси на отсъствието и присъствието добри причини. Във формуляра T-12 такива данни също се отразяват, но за тях са разпределени само два реда;
Във формуляра Т-13 има финална част, която не е отразена във формуляра Т-12. Всъщност първият вариант отразява не само информация за явките и отсъствията на всеки служител, но и кодовете на видовете плащане, което позволява на счетоводителите бързо да се ориентират в въпроса за изчисляване на плащането за извършената работа.

В този формуляр има специален отдел, който отразява всички данни за натрупването на средства, като плащане за дейности, като се вземат предвид отработените часове, отпуските, отсъствията и др. отчитайки общото работно време, се формира възможност за правилно и достатъчно бързо изчисление Парив счетоводството. В документа трябва да са посочени кодовете на плащането в брой. Тези кодове са посочени изключително в цифрова стойност:

2000 г. - начислени заплатаосигурени под формата на заплати;
2012 г. - размерът на заплащането за отпуск, който се определя от графика на следващата ваканция за всеки служител.

В този раздел задължително се посочва и съответната сметка, тоест специализирана сметка, от която се дебитират всички разходи за плащане на дейности.

Посочва и броя на отработените дни или часове, като се вземе предвид определен вид възнаграждение. Например се въвежда стандартно работно време (присъствени дни), въвежда се информация за пътуването и заплащането за отпуск. Задължително е да се посочи кодът на вида на плащането и номера на сметката, от която ще се извършва процесът на кредитиране на плащането за определени работни часове на служителя.

заключения

Разчетът за време е задължителен документ, който трябва да се попълни във всяко предприятие. В крайна сметка въз основа на този документ се извършват следните процеси:

Мониторинг на работата на всички специалисти в предприятието;
Контрол на навременните посещения на работното време;
Контрол на отработените часове, като се вземе предвид формирането на възможността за правилна ведомост.

С други думи, графикът е документ, с помощта на който мениджърът получава всички необходими данни за отговорността на служителите и тяхното изпълнение на условията на трудовия договор, както и таблицата с персонала. И въз основа на този документ счетоводителите получават възможност да изчисляват правилно заплатите, за да спазват всички норми на трудовото законодателство.

Законодателят не установява строги изисквания за съставяне на форма за правилно отчитане на работното време, а определя необходимостта от това отчитане. Има две разработени форми, всички нюанси на които обсъдихме с вас по-горе, всъщност просто трябва да проучите тази информация, за да научите как сами да съставите документ. Трябва също да се отбележи, че има специализирани програми, които ви позволяват да извършвате процеса на запис на работно време в опростен режим, да изучавате нюансите и характеристиките на такива програми, предлагаме ви да гледате това видео.

Трудовото законодателство задължава работодателите да водят отчет за отработените часове на служителите. Организациите, независимо от правен статут, и индивидуалните предприемачи трябва да вземат предвид отработените часове. Специално за това Държавният комитет по статистика разработи и одобри формулярите на разписание N T-12 и N T-13.

Ето инструкции за попълване, които ще помогнат за правилното отразяване на данните и рационалното използване на графика.

Защо имате нужда от времеви лист

Графикът, одобрен с Постановление на Държавния комитет по статистика от 01.05.2004 г. № 1, помага на службата за персонал и счетоводството на предприятието:

вземете предвид отработеното или неотработеното време от служител;
следи за спазването на графика на работното време (присъствие, неприсъствие, закъснение);
имат официална информация за отработеното време от всеки служител за изчисляване на заплати или съставяне на статистически отчети.

Той ще помогне на счетоводителя да потвърди легитимността на начисляването или неначисляването на заплати и компенсации на всеки служител. Служител по персонала - да проследи избирателната активност и, ако е необходимо, да оправдае наказанието, наложено на служителя.

Графикът се отнася до формите на документи, които се издават на служителя при уволнение заедно с трудовата книжка по негово искане (член 84.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Трябва да се отбележи, че унифицираните формуляри на разписания N T-12 и N T-13 от 1 януари 2013 г. не са задължителни за използване. Работодателите обаче са длъжни да водят записи (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Организациите и индивидуалните предприемачи могат да използват други начини за контрол на времето, прекарано от служителите на работното място. Но всъщност форматът на формуляра, разработен от Държавния комитет по статистика, е доста удобен и продължава да се използва навсякъде.

Който пази дневника в организацията

Съгласно Указанията за кандидатстване и попълване на формуляри на първични счетоводни документи:

ведомостта за 2019 г. се съставя и поддържа от упълномощено лице;
документът се подписва от началника на отдела и служителя на службата за персонал;
след което се прехвърля в счетоводството.

Както виждаме, правилата не установяват длъжността на служителя, който поддържа дневника. Ръководството има право да назначи всеки, който да изпълнява тази задача. За целта се издава заповед, в която се посочват длъжността и името на отговорното лице. Ако заповедта за назначаване на такъв служител не бъде издадена, тогава задължението за водене на записи трябва да бъде посочено в трудовия договор. В противен случай е незаконно да се изисква от служител да води записи. В големите организации всеки отдел има определен служител. Той попълва формуляра в рамките на един месец, дава го на началника на отдела за подпис, който от своя страна, след проверка на данните, предава формуляра на служителя по персонала. Служител от отдела за персонал проверява информацията, попълва необходимите за работата му документи въз основа на нея, подписва графика и го предава на счетоводителя.

В малките фирми такава дълга верига не се наблюдава - графикът води персонален работник, а след това незабавно се прехвърля в счетоводния отдел.

Каква е разликата между формулярите N T-12 и N T-13 на разписанието

Двата одобрени формуляра се различават по теми, единият от тях (T-13) се използва в институции и фирми, където е инсталиран специален турникет - автоматична система, която контролира присъствието на служителите. А формулярът T-12 се счита за универсален и съдържа освен това допълнителен раздел 2. Той може да отразява разплащанията със служителите за заплати. Но ако компанията води счетоводство с персонал като отделен вид счетоводство, раздел 2 просто остава празен.

Попълване на графика

Има два начина да попълните електронната таблица:

непрекъснато пълнене - всеки ден се отбелязват всички появи и отсъствия;
попълване по отклонения - отбелязват се само закъснения, отсъствия.

Например, ние даваме инструкции за попълване на формуляра T-13, използвайки метода на непрекъснато попълване.

Стъпка 1 - името на организацията и структурното звено

В горната част въведете името на компанията (пълно име на IP) и името на структурната единица. Това може да бъде отдел продажби, маркетингов отдел, Производствен отдели т.н.

Стъпка 2 - OKPO код

OKPO - общоруски класификаторпредприятия и организации. Съдържа се в базите данни на Росстат, се състои от:

8 цифри за юридически лица;
10 цифри за IP.

Стъпка 3 - номер на документа и дата на съставяне

Номерът на документа се присвоява по ред.
Датата на съставяне обикновено е последният ден от отчетния месец.

Стъпка 4 - отчетен период

Табелката се предава за един месец - периода от първи до последния ден на август в нашия случай.

Стъпка 5 - Информация за служителите

За всеки служител на отдела се попълва отделен ред.

Пореден номер в таблицата.
Фамилия и длъжност на служителя.

На всеки служител се присвоява личен номер и се използва във всички вътрешни счетоводни документи. Той се запазва от служителя за цялото време на работа в организацията и не се прехвърля на друго лице още няколко години след уволнението.

Стъпка 6 - Подробности за присъствието и работното време

Съкратени символи се използват за попълване на информация за присъствия и отсъствия на служители. Списък с тях ще намерите в края на статията в отделен параграф. В нашия пример за работника Петров А.А. Използвани са 4 съкращения:

I - избирателна активност (при избирателна активност броят на отработените часове се записва в долната клетка);
През уикенда;
К - командировка;
ОТ - ваканция.

Стъпка 7 - общият брой дни и часове за месеца

В 5-та колона посочете броя на отработените дни и часове за всеки половин месец.

В 6-та колона - общият брой дни и часове за месеца.

Стъпка 8 - Информация за заплати

Кодът на вида на плащането определя конкретен тип плащане в брой, криптирано в числа. Вижте пълния списък с кодове в края на статията. Примерът използва:

2000 г. - заплата (заплата);
2012 - ваканция.

Кореспондентска сметка - сметка, от която се отписват разходите за посочения вид възнаграждение. В нашия случай сметката за отписване на заплати, пътни плащания и отпуск е една и съща.

В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове за всеки вид заплата. В нашия случай в горната клетка се вписват присъствени и командировъчни дни, а в долната – дните на почивка.

Ако един вид възнаграждение (заплата) е приложим за всички служители през месеца, тогава отгоре се изписват видът на плащането и номерът на сметката, колони 7 и 8 се оставят празни, като се посочват само отработените дни или отработените часове в колона 9 . Като този:

Стъпка 9 - подробности за причините и времето за неявяване

Колони 10-12 съдържат кода за причината за отсъствието и броя часове отсъствие. В нашия пример служителят е отсъствал 13 дни:

3 дни - във връзка със командировка;
Бях във ваканция 10 дни.

Стъпка 10 - подписи на отговорни лица

Графикът се подписва в края на месеца:

служителят, отговарящ за поддръжката;
началник отдел;
персонален работник.

Как да отбележите ваканция в табела с часове

Преди да маркирате ваканция в графика, важно е да знаете следните точки:

какъв вид ваканция да оставите;
период на ваканция - от коя дата до коя дата служителят почива;
по какъв метод се попълва табелата - записват се твърди или само отклонения.

Различните видове отпуск са посочени в табелката със следните съкращения:

	още една платена ваканция
	допълнително платено
	административен (без спестяване на заплата)
	обучение със спестяваща заплата
	обучение на работното място (съкратен ден)
	обучение без спестяване на заплата
	за бременност и раждане
	грижи за дете до 3г
	без запазване на RFP в случаите, предвидени от закона
	допълнително без запазване на RFP

При използване на двата метода за попълване на табела с работния час, символът за отпуск се поставя за всеки ден, в който служителят отсъства. Просто при използване на непрекъснатия метод оставащите дни се запълват с стрелби (условен код „I“), а при използване на метода за отчитане на отклоненията те остават празни.

Други обозначения и кодове в таблицата

Даваме буквените обозначения, използвани в графика за време, под формата на таблици.

Присъствие на работното място:

Отсъствие от работа:

	временна нетрудоспособност (отпуск по болест) с изплащане на обезщетения
	временна неработоспособност без изплащане на обезщетения
	намалено работно време в случаите, предвидени в закона
	принудително отсъствие по време на незаконно отстраняване (уволнение)
	неявяване във връзка с изпълнение на държавни (обществени) задължения
	пропускане без основателна причина
	почасова работа
	почивни дни и официални празници
	допълнителен платен отпуск
	допълнителен неплатен отпуск
	стачка
	необяснима причина за отсъствие
	престой по вина на работодателя
	престой по причини извън ничий контрол
	престой поради служител
	отстраняване от работа (платено)
	спиране без заплащане
	спиране на работата със закъснение в RFP

Ние даваме само основни цифрови кодове на видовете възнаграждения(Пълният списък е в Заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 13 октомври 2006 г. N SAE-3-04 /):

Попълнен шаблон на график

Графикът се поддържа от всяка компания, тъй като отразява важна информация за всички служители, което ви позволява да контролирате трудовата дисциплина. Графикът съдържа информация за времето, отработено от всеки служител. Въз основа на тях ръководството решава кого да насърчи, кого да накаже с удръжки на бонуси, а счетоводителят изчислява заплатата.

Режимът на работно време е разпределението на това време в рамките на всеки календарен период. Той стриктно регулира продължителността работна седмица, което се случва, както следва: пет работни дни / два почивни дни; шест работни дни / един почивен ден; плъзгащ се (заменяем) график; както и нередовно работно време, начален и краен час, последователни работни/неработни дни и др.

Работа на смени- това е вид заетост, при който производственият процес не се вписва в разрешената продължителност на работния ден. В такива случаи се въвеждат смени – две или повече, в зависимост от нуждата.

Специалният режим е нередовно работно време. Предвидена е възможност за привличане на началниците на служителя за изпълнение на задълженията му извън установеното работно време.

Друг режим е гъвкав график. Тук работно времесе определя със съгласието на страните. Ръководството контролира работното време на персонала.

На практика се използват три вида счетоводство:

ежедневно— продължителността на ежедневната работа е съобразена с установеното законодателство. Началото, краят и продължителността на работния ден не се променят;
седмично– дневните работни часове могат да варират, но седмичните норми ще се спазват стриктно;
обобщено- подобно на предишния, само отчетният период е месец, тримесечие и т.н.

Правила за поддържане на график или как да съставите правилно табела

График на времето: как да го попълните? По-долу ще отговорим подробно на този въпрос. Табелката се поддържа както в електронен вид, така и на хартиен носител, като последната форма е задължителна. Попълването на данни само на компютъра не е разрешено.

Можете да изтеглите графика, неговата форма, образец или формуляр, безплатно в Интернет. Образец за попълване на табела с време, както и попълнена табела с време може да видите и в програми като Консултант Плюс и Гарант.

Отварянето на отчета се извършва на първия ден от всеки месец. Обикновено се предоставя на счетоводството два пъти: преди авансовото плащане и след това преди ведомостта.

На всички служители на организацията се присвоява личен номер, използван в документите за контрол и заплащане на труда.

Промените поради приемане на нови или уволнение на стари служители се извършват само въз основа на официални заповеди на ръководството.

Временно наетите работници, стажантите, които получават заплащане, също се включват в табелата. Но! Работещите по граждански договор не се отчитат, а на работещите на непълно работно време се предоставя отделен личен номер.

Необходимо е да се попълва графика всеки ден в продължение на цял месец, а в последния работен ден се прави обобщение за всеки служител: колко отсъствия е имало и колко отработени часове. За да попълните графика, имате нужда от формуляр T-12 или T-13, по отношение на наличността на подробности те са почти идентични.

Обмисли инструкции стъпка по стъпкаотносно изготвянето и изготвянето на табела за работа въз основа на тези формуляри.

По-горе трябва да въведете името на фирмата. То трябва да отговаря напълно на името, посочено в учредителни документи.
След това се попълват разделите „Дата на съставяне“ (често това е последният ден на отчетния месец) и „Номер на документа“.
Клетката „Период на отчет“ съдържа диапазона от 1-ви до последния ден на месеца.
Първата колона на първия раздел ("Отчитане на работното време") съдържа поредните номера на персонала.
Колони 2 и 3 се попълват въз основа на лични карти (форма № Т-2)
4-та и 6-та колони са кодът на разходите и отработените дневни часове.
5-та и 7-ма колони са междинните резултати съответно за първата половина на месеца и втората. Горната клетка съдържа отработени дни, долната клетка съдържа отработени часове.
Колони от 8 до 17 се попълват в края на месеца. Общият брой на отработените дни не включва почивните дни, командировките, отсъствията на служителите, т.е. дните, когато човек действително не е бил на работното място.
8-та колона е сборът от горните клетки от петата и седмата колона.
9-та колона - сборът от долните клетки на петата и седмата колона.
14-та и 16-та колони са броят на часовете и дните.
15-та колона съдържа кода за причината за отсъствието.
17-та колона - общият брой почивни дни на месец.

Вторият раздел на разписанието се поддържа от счетоводство.

График на времето: символи, кодове и съкращения

Общо в разписанието на служителите са предоставени 36 кода. Всеки индикатор има буквено и цифрово обозначение. По-долу е препис от графика:

Индекс	Буквено обозначение	Цифрово обозначение
Продължителност на работата: - дневно; - нощно време; - почивни дни/празнични дни; - извънреден труд; метод на смени.	YANRVSVM	102 030 405
Командировка	Да се	06
Усъвършенствано обучение: - има почивка от работа; - има почивка от работа с пътуване до друга област.	PCPM	0708
Отпуск: - основно платен; - допълнително платен; - доплащане във връзка с обучение; - намаляване на работното време във връзка с обучението при поддържане на частична заплата; - допълнително неплатено във връзка с образованието; - за бременност и раждане; - за дете грижи до 3-годишна възраст; - неплатени, предоставени с разрешение на ръководството; - неплатени, предвидени в закона; - годишна допълнителна без заплащане.	ОТОДУУВУРОЖДООЗДБ	9 101 112 131 415 161 856
Временна неработоспособност: - с назначаване на обезщетения по закона; - без назначаване на обезщетения.	BT	1920
Намаляване на работното време, предвидено в закона	Шампионска лига	21
Принудително отсъствие (поради уволнение, преместване на друга работа)	PV	22
Отсъствие поради обществени или държавни задължения	г	23
Ходене без основателна причина	ДР	24
Работа на непълно работно време по преценка на управителя	NS	25
Почивни дни и празници	AT	26
Допълнителни платени отпуски	ОВ	27
Допълнителни неплатени отпуски	HB	28
Законна стачка	З Б	29
Отсъствия по неизвестни причини	HH	30
Престой: - по вина на работодателя; - по причини извън контрола нито на служителя, нито на работодателя; - по вина на служителя	RNSAP	313 233
Отстраняване от работа, предвидено в закона: - със заплащане; - без заплащане	NONB	3435
Преустановяване на работата поради забавена заплата	НЗ	36

Програми за поддържане на график

За да попълните графика на компютър, има много програми, които могат да бъдат поръчани в Интернет. Благодарение на тях няма да е трудно да създадете електронен график. Помислете за най-популярните сред потребителите.

Всички операции, функции и функции са максимално опростени и са предназначени да намалят такъв трудоемък и отнемащ време процес като изчисляването на работното време.

Програмата има интуитивен интерфейс, който ви позволява да създавате графици на смени. За да научите как да работите върху него, не са необходими курсове. Програмата за разписание е написана в Excel. Има възможност да записва:

работни часове;
нощно работно време;
дневно работно време;
време на неработоспособност на служителя;
отработени часове през уикендите и празниците;
отсъствия от работа;
дефекти или обработка.

Програма "Требуване"

Тази програма е създадена също така, че да вземе предвид работното време. Може да се поръча онлайн за 700-800 рубли. За да се запознаете с принципа на неговата работа, можете да изтеглите безплатно пробна версия на графика. Ако има всичко необходимо, тогава можете да го купите. Това ще изисква регистрация и плащане, след което ще дойде регистрационен ключ, който премахва всички ограничения.

Напишете въпрос във формата по-долу: