Hvordan fylle ut timelisten. Tegning av timeliste med vaktplan og andre nyanser

Arbeidstid og dens regnskap er viktige komponenter i enhver organisasjon, slik at du kan kontrollere virksomheten til selskapet og disiplinere ansatte. For å forenkle denne prosedyren ble det utviklet et spesielt skjema - en timeliste. Den finnes i både papir- og elektronisk versjon. Og hver type har sine egne nyanser i fyllingen.

Hvem fullfører arket

Hver organisasjon utnevner en person som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten, med fokus på aktivitetens spesifikasjoner og antall ansatte. Hvis organisasjonen er liten og alt arbeidet gjøres på kontoret, vil personalinspektør, regnskapsfører eller annen autorisert person anmelde de ansatte.

I tilfelle en bedrift har flere fasiliteter, er det mye lettere å planlegge ansatte direkte på deres arbeidssted. I dette tilfellet er denne forpliktelsen tildelt formannen eller enhetens leder ved en egen ordre eller er foreskrevet i arbeidsavtalen.

Algoritme for arbeid med timelisten

Først av alt må du vite at hver bedrift må ha en vanlig (det vil si i papirversjon) timeliste. Skjemaet kan enten skrives ut på egen hånd eller bestilles fra et trykkeri.

Det er to godkjente skjemaer: T-12 og T-13. Deres forskjell er at den første ikke bare tar hensyn til arbeidstid, men det er også kolonner for beregning av månedlig.De fylles ut etter samme skjema, nemlig hver måned den første dagen de åpner en ny timeliste. Det er nødvendig å fylle ut kolonnene:

• Firmanavn (etter serienummer og dato for ferdigstillelse.
• Perioden timelisten er åpnet for.
• Ordningsnummer på personell og deres data fra personlige kort.

Resten av dataene legges inn innen en måned, og utfylling av delen som gjelder lønn forblir hos regnskapsmedarbeideren.

For raskere og mer praktisk utfylling av timelisten ble et notasjonssystem utviklet og godkjent. De gjenspeiler også andre nyanser. 36 betegnelser er gitt. Men noen ganger er ikke dette nummeret nok til å vise all informasjon om den ansatte nøyaktig.

Symboler i timelisten

	Navn	Bokstavbetegnelse	Numerisk betegnelse
1	Dag- og kveldstid	Jeg	01
2	Nattarbeid	H	02
3	Arbeid i helger og ferier	RP	03
4	Overtidsarbeid	med	05
5	Forretningsreise	Til	10
6	Grunnleggende ferie	fra	14
7	Ekstra permisjon	en	15
8	Studie permisjon	På	16
9	Redusert arbeidstid for studenter	HC	17
10	Ekstra studiepermisjon uten lønn	UD	18
11	og fødsel	R	19
12	Foreldrepermisjon (delvis betalt)	och	20
13	Foreldrepermisjon (ulønnet)	Åh	21
14	Ulønnet permisjon	før	22
15	Ulønnet permisjon av grunner fastsatt i loven	OZ	24
16	sykefravær	B	25
17	Ulønnet uførhet	t	26
18	Timer med arbeidsreduksjon	lc	27
19	Nedetid (av årsaker som ikke er relatert til den ansatte)	vp	28
20	Fravær av grunner fastsatt ved lov (med bevaring av lønn)	G	29
21	Går uten god grunn	ETC	31
22	Arbeidstimer (hvis arbeidsgiver har satt en deltidsjobb)	NS	32
23	Helg	i	33
24	streiker	ZB	34
25	Fravær av ukjente årsaker	HH	35

Tabellen diskuterer de mest brukte symbolene i timelisten. En mer detaljert beskrivelse og en fullstendig liste er vanligvis plassert på første side av skjemaet. Dette gjør det lettere å navigere i symbolene og bestemme i hvilken situasjon hva som skal legges i cellen.

Normal skjemautfylling

Å fylle ut timelisten er et møysommelig arbeid som krever oppmerksomhet. Det kan utføres ved hjelp av for eksempel metoden med kontinuerlig oppmøte og fravær.

I dette tilfellet legges data inn i hver kolonne. Symboler indikerer både tilstedeværelsen av ansatte på og deres fravær, og indikerer årsakene. Antall timer brukt på arbeidsstedet er også angitt.

I selve timelisten vil det se slik ut: på en fridag setter du bokstaven "B", under den 0, på en arbeidsdag henholdsvis "I" og antall timer, for eksempel 8. I likhet med helger noteres ulike årsaker til fravær, starter med tjenestereiser og slutter med fravær av ukjente årsaker.

Beregningen av timelisten i dette tilfellet er litt lettere å utføre, fordi alle nødvendige tall og symboler er foran øynene dine. Dette gjelder spesielt for spesialister med lite arbeidserfaring - så de vil ha mindre sannsynlighet for å bli forvirret og gjøre en feil.

Fyll ut timelisten med sinnet

Det finnes også en metode for registrering av avvik. Den brukes når arbeidsdagen har samme varighet gjennom hele perioden. I dette tilfellet noteres bare ikke-standardiserte situasjoner, det vil si fravær, forretningsreiser, etc. Når du bruker denne metoden, brukes mye mindre tid, og det endelige resultatet er det samme i begge tilfeller.

På arket ser det slik ut: i den øverste linjen er informasjon om fraværet til den ansatte på arbeidsplassen lagt inn - V, K, FROM, HH, PR, B og andre. Den nederste linjen er tom. Faktisk, i den endelige beregningen av arbeidstimer spiller nuller ingen rolle, og med samme lengde på arbeidsdagen gjenstår det bare å utføre de enkleste handlingene: tell antall tomme celler i den øverste linjen (dette er valgdeltakelser) og gange med antall timer.

Denne metoden er mer praktisk for erfarne personelloffiserer og regnskapsførere. Den egner seg også godt for små organisasjoner hvor antall ansatte er lite. Hvis ledelsen din ikke vet om et enklere tidsregistreringssystem, er det på tide å foreslå det for dem.

Vedlikeholde en timeliste på en datamaskin

I tillegg til papirversjonen finnes det også flere elektroniske. Som nevnt ovenfor, må timelistene dupliseres uten feil. Dette er nødvendig for at data om ansattes arbeid ikke skal gå tapt og deres pålitelighet bekreftes (tross alt, ikke overalt er det mulig å bruke en datamaskin).

Et av de rimeligere alternativene er en timeliste laget i kontorprogrammer. Excel er perfekt for dette formålet. Regneark lar deg lage alle typer og størrelser på et dokument. Takket være muligheten til å angi formler er det også mye enklere å summere og beregne mellomdata.

Bruker spesiell programvare

Med utilstrekkelige ferdigheter i å jobbe med regneark, kan et annet lignende program velges av den ansatte eller ledelsen. Timelisten vil i dette tilfellet se ut som papirversjonen. Dette vil bidra til å redusere arbeidstiden med dokumentet.

Det bør også huskes at hvert program innebærer bruk av lisensierte versjoner. Hos forskjellige leverandører har de selvfølgelig sin egen kostnad. For eksempel vil programmet "Timesheet" koste brukere fra 1000 rubler. og over - avhengig av antall ansatte.

En annen fordel med slike verktøy er at du ikke kan fylle ut en papirtimeliste. Skjemaet med alle merkene er enkelt å skrive ut når som helst. Denne funksjonen er garantert i alle lignende programmer.

Om dokumentlagring

Hva brukes bordet til? Dette er grunnlaget for regnskapsføring av et eller annet beløp, samt hovedbeviset for at arbeidstakeren var på arbeidsstedet og utførte sine oppgaver. Uten tvil er dette dokumentet svært viktig for enhver organisasjon.

Hvor lenge beholdes da dette skjemaet? Timelisten skal oppbevares i ett år. Det er lovfestet, og slike regler må følges.

Hvis du mister en allerede lukket timeliste, bør du ikke få panikk. Det kan alltid gjenopprettes ved hjelp av andre dokumenter. Til dette brukes forklarende, sykefravær, informasjon om tjenestereiser, ferieplaner etc. Alt som bekrefter og forklarer fraværet til en person på arbeidsplassen kan brukes til å gjenopprette data.

Hvem kan trenge en timeliste?

Dette dokumentet er ofte nødvendig for ulike kontroller. For eksempel sjekker skattetjenesten sin tilstedeværelse i organisasjonen og riktigheten av fyllingen.

Fraværet av timeliste, selv i den minste bedriften, kan være årsak til en ganske stor bot. Det samme skjer når man gjør feil i utfyllingen av skjemaene. Dette gjelder både beregninger og misbruk av symboler.

Tilstedeværelsen av tabeller er obligatorisk. De er nødvendige både for selskapet selv (regnskap, disiplinering av ansatte), og for inspeksjonsorganisasjoner. Og viktigst av alt - bruk symbolene på timelisten riktig. Da kan du unngå en rekke problemer med ansatte og tilsynsmyndigheter.

I praksis fører reglene for å opprettholde et slikt dokument som en timeliste til at mange spesialister har et stort antall spørsmål. Vansker med gjennomføringen av dette dokumentet dukker ofte opp, spesielt når det gjelder deltidsansatte, mindreårige ansatte, etc.

Enhver bedrift skal føre journal over arbeidstid. Disse oppgavene kan legges til en personalansvarlig, leder, regnskapsfører, etc. Registrering utføres ved hjelp av spesialskjema godkjent av Rosstat. Dette er skjema 0504421 eller rett og slett en timeliste, som er nødvendig for å registrere tilstedeværelse eller fravær av en ansatt på jobb.

Timelisten (skjema 0504421) kreves for følgende:

1. Kontroll over arbeidstid for hele virksomheten eller en egen avdeling.
2. Regnskap for arbeidsdagene til ansatte, samt sykedager, tjenestereiser, ferier mv.
3. Walk-fikser.
4. Legge inn informasjon om nye underordnede i timelisten.

Hver ansatt i bedriften får sin egen unike kode, som brukes til å fylle ut timelisten. Dette tallet endres ikke selv ved interne ansatteoverføringer.

Timelistemal

Det er to former for timelisten - T-12 og T-13. Loven forbyr heller ikke selskapets ledelses bruk av dokumenter av eget design. To typer timelister er designet for ulike behov:

1. T-12. Den fylles ut manuelt av personalansvarlig. I dag brukes de mye oftere.
2. T-13. Dette dokumentskjemaet er utelukkende ment for automatisk databehandling. All informasjon legges inn ved hjelp av datamaskin, hvoretter timelisten skal skrives ut og signeres.

Referanse: hvis lederen ønsker å bruke egne skjemaer, kan han ta standard som eksempel.

Fyllingsregler

Når du vet hvordan du fyller ut dokumentet riktig, er det veldig enkelt å minimere antall feil som gjøres. Et eksempelskjema finnes på nettet. Reglene for å vedlikeholde en timeliste er som følger:

1. Den som fyller ut dokumentet skal angi nøyaktig hvor mange dager og timer den underordnede arbeidet.
2. Informasjon i timelisten legges utelukkende inn av en autorisert person.
3. Etter at skjemaene er fylt ut signeres de av leder og personellansvarlig.
4. Deretter overføres alle signerte timelister til regnskapsavdelingen.

Denne ordren blir aldri brutt. Instruksjoner for å fylle ut dokumentet er som følger:

1. Den som har fullmakt til å fylle ut dette dokumentet plikter å oppgi firmaets navn, timelistenummer, regnskapsvilkår mv.
2. Deretter kommer seksjon 1.

I denne delen skal personalansvarlig fylle ut de aktuelle kolonnene og angi kodene som regnskapsavdelingen senere vil bruke for å beregne lønn. Der vil også seksjon 2 bli ferdigstilt.

Når det gjelder kodene, er de vanligste:

• "I" og "01" - arbeid i henhold til den vanlige timeplanen;
• "C" og "05" - behandling;
• "P" og "14" - dekret, etc.

Fridager på timelisten kan angis på to måter, avhengig av årsaken til at de er gitt. Eksempel: hvis fridagen ble mottatt i tillegg og ikke betales, er "B" indikert, og hvis det er en betalt fridag, deretter "OB".

Arbeide i helligdager også fikset annerledes. Eksempel: når en underordnet mottar betaling for arbeid på ferie, så brukes "RV". Men tar han en ekstra dag fri for dette skiftet, så setter personaloffiseren «NV».

I mange virksomheter oppstår det ofte situasjoner hvor informasjonen i timelisten kan være feil. Anta at en ansatt ble syk og ikke meldte fra, og personalansvarlig indikerte at årsaken til fraværet hans er ukjent. Etter bedring bringer personen den til høyre, men timelisten er allerede utarbeidet og overlevert av den ansatte for beregning. Hva å gjøre?

Da må spesialisten bruke den korrigerende timelisten. Vanligvis utstedes det etter slutten av faktureringsperioden. Riktig informasjon legges inn i dokumentet, og notat fra fyllepersonen er også vedlagt. Notatet angir årsakene til at primærtimelisten ble fylt ut feil.

Det er ingen spesiell form for dokumentet, så det kan tegnes på brevpapiret til organisasjonen. Vanligvis er dokumentet som skal fylles ut av to typer:

1. Helt identisk med originalskjemaet. Den korrigerende timelisten dupliserer all informasjon fra det første dokumentet, bortsett fra selvfølgelig feilinformasjon.
2. Inneholder kun rettelser. Denne typen dokumenter er mindre vanlig, men det er ikke forbudt ved lov.

Basert på korrigerende timeliste vil nødvendig etterberegning av innbetalinger foretas i regnskapsavdelingen.

Timing

Når det gjelder oppgjørsperioder, bør unge fagfolk være klar over at en slik periode alltid er én kalendermåned. Du kan ikke fylle ut meldekort for et kvartal eller et år. Og ved slutten av hver arbeidsmåned plikter en autorisert ansatt å utarbeide dokumenter for hver ansatt og overføre dem til den som signerer timelisten.

Det var ingen endringer i denne forbindelse verken i 2015 eller 2016. Hvis det gjøres endringer av arbeidsgiver, vil personalansvarlige være de første som får vite om det.

Ansvar

Riktig utfylling av timelisten er den som er autorisert til å gjøre dette. Imidlertid fikser inspektører ofte ulike typer brudd:

• misforhold mellom informasjon om personens inntekter;
• feil bruk av koder;
• feil beregning av utbetalinger basert på sykefravær.

For disse feilene kan en tjenestemann holdes administrativt ansvarlig, noe som innebærer en bot på opptil 5000 rubler. Men hvis selskapet ikke utarbeider en arbeidstidsrekord i det hele tatt, kan lederen bli bøtelagt 50 000 rubler.

Fyll funksjoner

Tidtakere må ofte sette merker i dokumentet som indikerer avvik fra standard driftsmodus. Det er viktig å huske at dette kun er tillatt på grunnlag av støttedokumenter (legeattest, etc.).

Men oftest dukker det opp problemer med papirarbeidet hvis den underordnede sendes på forretningsreise. For å unngå feil, bør personelloffiserer kjenne til noen nyanser:

1. Arbeidstaker er på arbeidsreise i ferier og helger, noe som betyr at betalingen er dobbel. Sett "KM".
2. Den ansatte er på ferie. Dette betyr at i de tomme cellene som tilsvarer helger, settes "FRA". Hvis det er feriefrie ferier, bør de utelukkes.
3. En ny medarbeider dukker opp. Derfor, i alle tomme celler for datoene som gikk før ansettelsesforholdet hans, må du sette "XX". Disse tegnene skal brukes når den ansatte allerede har sluttet og den månedlige timelisten ennå ikke er lukket.

Før du tar fatt på pliktene til å vedlikeholde timelister for ansatte, bør du lese de relevante instruksjonene og finne ut alle nyansene ved registrering. Tross alt påvirker feilene som er gjort i dette tilfellet, først av alt lønn ansatte, fravær og ferievarighet. All dokumentasjon levert av ansatte bør kontrolleres nøye.

Merk følgende! På grunn av nylige endringer i lovgivningen, kan den juridiske informasjonen i denne artikkelen være utdatert!

Vår advokat kan gi deg gratis råd – skriv et spørsmål i skjemaet nedenfor:

Arbeidslovgivningen pålegger arbeidsgivere å føre journal over de timene arbeidstakerne har arbeidet. Organisasjoner uavhengig av juridisk status og individuelle gründere bør ta hensyn til arbeidstimer. Spesielt for dette utviklet og godkjente Statens statistikkkomité skjemaene til timelisten N T-12 og N T-13.

Her er instruksjoner for utfylling, som vil bidra til å reflektere dataene riktig og bruke timelisten rasjonelt.

Hvorfor trenger du en timeliste

Timelisten, godkjent av resolusjonen fra Statens statistikkkomité av 01/05/2004 nr. 1, hjelper foretakets personaltjeneste og regnskapsavdeling:

• ta hensyn til tiden arbeidet eller ikke jobbet av en ansatt;
• overvåke overholdelse av arbeidstidsplanen (oppmøte, manglende oppmøte, forsinkelser);
• ha offisiell informasjon om arbeidstiden til hver enkelt ansatt for å beregne lønn eller utarbeide statistiske rapporter.

Han vil hjelpe regnskapsføreren med å bekrefte legitimiteten av å påløpe eller ikke påløpe lønn og kompensasjoner til hver ansatt. Personaloffiser - for å spore valgdeltakelsen og, om nødvendig, rettferdiggjøre straffen som er pålagt den ansatte.

Timelisten refererer til formene for dokumenter som utstedes til den ansatte ved oppsigelse sammen med arbeidsboken på hans anmodning (artikkel 84.1 i den russiske føderasjonens skattekode).

Det skal bemerkes at de enhetlige formene for timelister N T-12 og N T-13 fra 1. januar 2013 ikke er obligatoriske for bruk. Imidlertid er arbeidsgivere pålagt å føre registre (del 4 av artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Organisasjoner og individuelle entreprenører kan bruke andre måter å kontrollere tiden de ansatte bruker på arbeidsplassen. Men faktisk er formatet til skjemaet utviklet av Statens statistikkkomité ganske praktisk og fortsetter å brukes overalt.

Hvem fører timelisten i organisasjonen

I henhold til retningslinjene for søknad og utfylling av skjemaer for primære regnskapsdokumenter:

• timelisten for 2019 er satt sammen og vedlikeholdt av en autorisert person;
• dokumentet er signert av avdelingslederen og den ansatte i personaltjenesten;
• deretter overføres det til regnskapsavdelingen.

Som vi kan se, fastsetter ikke reglene stillingen til den ansatte som fører timelisten. Ledelsen har rett til å oppnevne hvem som helst til å utføre denne oppgaven. For å gjøre dette utstedes en ordre som angir stillingen og navnet på den ansvarlige personen. Dersom pålegget om å tilsette en slik arbeidstaker ikke gis, må journalføringsplikten presiseres i arbeidsavtalen. Ellers er det ulovlig å kreve at en ansatt fører journal. I store organisasjoner har hver avdeling en utpekt ansatt. Han fyller ut skjemaet innen en måned, gir det til avdelingslederen for signatur, som på sin side, etter å ha sjekket dataene, sender skjemaet til personalansvarlig. En ansatt i personalavdelingen kontrollerer informasjonen, fyller ut dokumentene som er nødvendige for sitt arbeid på grunnlag av den, signerer timelisten og overfører den til regnskapsføreren.

I små bedrifter observeres ikke en så lang kjede - timelisten holdes av en personellarbeider, og deretter umiddelbart overført til regnskapsavdelingen.

Hva er forskjellen mellom skjemaene N T-12 og N T-13 i timelisten

De to godkjente skjemaene er forskjellige i emner, en av dem (T-13) brukes i institusjoner og firmaer der det er installert en spesiell turnstile - et automatisk system som kontrollerer tilstedeværelsen av ansatte. Og T-12-skjemaet anses som universelt og inneholder i tillegg en ekstra seksjon 2. Det kan gjenspeile oppgjør med ansatte for lønn. Men hvis bedriften fører regnskap med personell som en egen type regnskap, forblir seksjon 2 rett og slett tom.

Fyller ut timelisten

Det er to måter å fullføre regnearket på:

• kontinuerlig fylling - hver dag noteres alle opptredener og fravær;
• utfylling ved avvik - kun forsinkelser, fravær noteres.

For eksempel gir vi instruksjoner for å fylle ut T-13-skjemaet ved bruk av kontinuerlig utfyllingsmetode.

Trinn 1 - navnet på organisasjonen og den strukturelle enheten

Øverst skriver du inn navnet på selskapet (fullt navn på IP) og navnet på den strukturelle enheten. Dette kan være en salgsavdeling, en markedsavdeling, en produksjonsavdeling osv.

Trinn 2 - OKPO-kode

OKPO er den all-russiske klassifiseringen av bedrifter og organisasjoner. Inneholdt i databasene til Rosstat, består av:

• 8 sifre for juridiske personer;
• 10 sifre for IP.

Trinn 3 - dokumentnummer og dato for kompilering

• Nummeret på dokumentet tildeles i rekkefølge.
• Sammenstillingsdatoen er vanligvis den siste dagen i rapporteringsmåneden.

Trinn 4 - rapporteringsperiode

Timelisten utleveres for en måned - perioden fra første til siste dag i august i vårt tilfelle.

Trinn 5 - Ansattinformasjon

Det fylles ut egen linje for hver ansatt ved avdelingen.

• Ordningsnummer i tabellen.
• Etternavn og stilling til den ansatte.

• Et personalnummer tildeles hver ansatt og brukes i alle interne regnskapsdokumenter. Den beholdes av den ansatte for hele arbeidstiden i organisasjonen og overføres ikke til en annen person i flere år etter oppsigelsen.

Trinn 6 – Oppmøte og åpningstider

Forkortede symboler brukes for å fylle ut informasjon om tilstedeværelse og fravær av ansatte. Du finner en liste over dem på slutten av artikkelen i et eget avsnitt. I vårt eksempel, for arbeideren Petrov A.A. 4 forkortelser brukt:

• I - valgdeltakelse (ved valgdeltakelse registreres antall timer i bunncellen);
• På en helg;
• K - forretningsreise;
• OT - ferie.

Trinn 7 - totalt antall dager og timer for måneden

• I 5. kolonne angis antall dager og timer arbeidet for hver halve måned.

• I den 6. kolonnen - totalt antall dager og timer for måneden.

Trinn 8 - Lønnsinformasjon

Betalingstypekoden definerer en bestemt type kontantbetaling, kryptert i tall. Se hele listen over koder på slutten av artikkelen. Eksemplet bruker:

• 2000 - lønn (lønn);
• 2012 - ferie.

• Tilsvarende konto - en konto som kostnadene for den angitte type godtgjørelse avskrives fra. I vårt tilfelle er kontoen for avskrivning av lønn, reisebetalinger og feriepenger den samme.

• Kolonne 9 angir antall dager eller timer arbeidet for hver lønnsart. I vårt tilfelle er oppmøtedager og forretningsreiser lagt inn i den øvre cellen, og dagene for å være på ferie er i den nedre cellen.

Hvis én type godtgjørelse (lønn) gjelder for alle ansatte i løpet av måneden, skrives type betalingskode og kontonummer øverst, kolonne 7 og 8 står tomme, og kun angir arbeidsdagene eller arbeidet timene i kolonne 9 . Som dette:

Trinn 9 - detaljer om årsakene og tidspunktet for manglende oppmøte

Kolonne 10-12 inneholder koden for årsak til fraværet og antall timer fravær. I vårt eksempel var den ansatte fraværende i 13 dager:

• 3 dager - i forbindelse med en forretningsreise;
• Jeg var på ferie i 10 dager.

Trinn 10 - underskrifter av ansvarlige personer

Timelisten signeres i slutten av måneden:

• offiseren som er ansvarlig for vedlikeholdet;
• avdelingsleder;
• personalarbeider.

Slik markerer du ferie i timelisten

Før du markerer en ferie i timelisten, er det viktig å kjenne til følgende punkter:

• hvilken type ferie å legge ned;
• ferieperiode - fra hvilken dato til hvilken dato den ansatte hviler;
• hvilken metode timelisten fylles ut - fast eller kun avvik registreres.

Ulike typer permisjoner er angitt i meldekortet med følgende forkortelser:

	en annen betalt ferie
	ekstra betalt
	administrativt (uten å spare lønn)
	trening med sparelønn
	opplæring på jobb (forkortet dag)
	trening uten å spare lønn
	for graviditet og fødsel
	omsorg for barn opptil 3 år
	uten å lagre tilbudet i tilfeller fastsatt ved lov
	ekstra uten å lagre RFP

Ved bruk av begge metodene for å fylle ut timelisten påføres permisjonssymbolet for hver dag den ansatte er fraværende. Det er bare at når du bruker den kontinuerlige metoden, er de resterende dagene fylt med valgdeltakelser (betinget kode "I"), og når du bruker metoden for å regnskapsføre avvik, forblir de tomme.

Andre betegnelser og koder i tabellen

Vi gir bokstavbetegnelsene som brukes i timelisten i form av tabeller.

Tilstedeværelse på arbeidsplassen:

Fravær fra jobb:

	midlertidig uførhet (sykemelding) med utbetaling av ytelser
	midlertidig arbeidsuførhet uten utbetaling av ytelser
	redusert arbeidstid i saker som er fastsatt i lov
	tvungen fravær under ulovlig suspensjon (oppsigelse)
	unnlatelse av å møte i forbindelse med utførelsen av statlige (offentlige) oppgaver
	fravær uten gode grunner
	deltidsarbeid
	helger og helligdager
	ekstra betalt ferie
	ekstra ubetalt ferie
	streik
	uforklarlig fraværsårsak
	nedetid på grunn av feil fra arbeidsgiver
	nedetid av årsaker utenfor noens kontroll
	nedetid på grunn av ansatt
	suspensjon fra jobb (betalt)
	suspensjon uten lønn
	stans av arbeidet med forsinkelse i RFP

Vi gir kun viktigste digitale koder for typer godtgjørelse(Hele listen er i ordre fra Russlands føderale skattetjeneste av 13. oktober 2006 N SAE-3-04 /):

Fullført timelistemal

Timelisten vedlikeholdes av ethvert selskap, siden den gjenspeiler viktig informasjon om alle ansatte, slik at du kan kontrollere arbeidsdisiplinen. Timelisten inneholder informasjon om hvor mye tid hver ansatt har jobbet. Ut fra dem bestemmer ledelsen hvem som skal oppmuntres, hvem som skal straffes med bonustrekk, og regnskapsføreren beregner lønnen.

Arbeidstidsmåten er fordelingen av denne tiden innenfor en hvilken som helst kalenderperiode. Den regulerer strengt varigheten arbeidsuke, som skjer som følger: fem virkedager / to dager fri; seks arbeidsdager / en fridag; skyve (utskiftbar) tidsplan; samt uregelmessige arbeidstider, start- og slutttider, sammenhengende arbeid/frie dager med mer.

Skiftarbeid- dette er en type ansettelse der produksjonsprosessen ikke passer inn i den tillatte varigheten av arbeidsdagen. I slike tilfeller innføres skift - to eller flere, avhengig av behovet.

Den spesielle modusen er uregelmessig arbeidstid. Den gir mulighet for å involvere arbeidstakerens overordnede til å utføre sine oppgaver utenom fastsatt arbeidstid.

En annen modus er fleksibel timeplan. Her bestemmes arbeidstiden etter samtykke fra partene. Ledelsen kontrollerer arbeidstiden til de ansatte.

I praksis brukes tre typer regnskap:

• daglig— varigheten av det daglige arbeidet er i samsvar med etablert lovverk. Begynnelsen, slutten og varigheten av arbeidsdagen endres ikke;
• ukentlig– daglige driftstimer kan variere, men ukentlige normer vil bli strengt overholdt;
• oppsummert- i likhet med den forrige er bare rapporteringsperioden en måned, et kvartal osv.

Regler for å holde timelister eller hvordan man skal sette opp timelister på riktig måte

Timeliste: hvordan fylle den ut? Nedenfor vil vi svare på dette spørsmålet i detalj. Timelisten føres både i elektronisk form og i papirform, sistnevnte skjema er obligatorisk. Det er ikke tillatt å fylle ut data kun på datamaskinen.

Du kan laste ned timelisten, dens form, prøve eller skjema, gratis på Internett. Et eksempel på utfylling av timeliste, samt utfylt timeliste, kan også sees i programmer som Consultant Plus og Garant.

Åpningen av timelisten skjer den første dagen i hver måned. Det gis vanligvis til regnskapsavdelingen to ganger: før forskuddsbetalingen, og deretter før lønnen.

Alle ansatte i organisasjonen tildeles et personalnummer som brukes i dokumenter om arbeidskontroll og betaling.

Endringer på grunn av opptak av nye eller oppsigelse av gamle ansatte gjøres kun på grunnlag av offisielle ordre fra ledelsen.

Vikarer, praktikanter, som er lønnet, er også inkludert i timelisten. Men! De som arbeider under en sivilrettslig kontrakt er ikke timeregistrert, og deltidsansatte får et eget personalnummer.

Det er nødvendig å fylle ut timelisten hver dag i en hel måned, og siste arbeidsdag summeres en totalsum for hver ansatt: hvor mange fravær det var og hvor mange timer arbeidet. For å fylle ut timelisten trenger du T-12- eller T-13-skjemaet; når det gjelder tilgjengeligheten av detaljer, er de nesten identiske.

Ta i betraktning trinnvise instruksjoner om utarbeidelse og utførelse av timeliste basert på disse skjemaene.

1. Ovenfor må du skrive inn navnet på selskapet. Den må være i samsvar med navnet angitt i komponentdokumentene.
2. Deretter fylles seksjonene «Dato for kompilering» ut (ofte er dette siste dag i rapporteringsmåneden) og «Dokumentnummer».
3. Cellen "Rapporteringsperiode" inneholder området fra 1. til siste dag i måneden.
4. Den første kolonnen i den første delen ("Regnskap for arbeidstid") inneholder serienumrene til personellet.
5. Kolonne 2 og 3 fylles ut basert på personlige kort (skjema nr. T-2)
6. 4. og 6. kolonne er kostnadskoden og de daglige arbeidstimer.
7. 5. og 7. kolonne er mellomresultatene for henholdsvis første halvdel av måneden og andre. Den øverste cellen inneholder arbeidsdager, den nederste cellen inneholder arbeidstimer.
8. Kolonne 8 til 17 fylles ut i slutten av måneden. Sum arbeidsdager inkluderer ikke helger, forretningsreiser, fravær av ansatte, det vil si de dagene da en person faktisk ikke var på arbeidsplassen.
9. Den åttende kolonnen er summen av de øverste cellene fra den femte og syvende kolonnen.
10. 9. kolonne - summen av de nedre cellene i den femte og syvende kolonnen.
11. 14. og 16. kolonne er antall timer og dager.
12. Den 15. kolonnen inneholder koden for årsaken til fraværet.
13. 17. kolonne - totalt antall fridager per måned.

Den andre delen av timelisten vedlikeholdes av regnskap.

Timeliste: symboler, koder og forkortelser

Totalt er det oppgitt 36 koder i timelisten til ansatte. Hver indikator har en alfabetisk og numerisk betegnelse. Nedenfor er en utskrift av timelisten:

Indikator	Bokstavbetegnelse	Numerisk betegnelse
Arbeidets varighet: - dagtid; - nattetid; - helger/ferier; - overtidsarbeid; skiftmetode.	YANRVSVM	102 030 405
Forretningsreise	Til	06
Videregående opplæring: - det er en pause fra jobben - det er en pause fra jobben med en tur til et annet område.	PCPM	0708
Permisjon: - grunnlønnet; - tilleggslønnet; - tilleggsbetalt i forbindelse med utdanning; - reduksjon av arbeidstid i forbindelse med utdanning med bibeholdelse av dellønn; - tilleggslønn i forbindelse med utdanning; - ved graviditet og fødsel; - for barn omsorg opp til han er 3 år gammel; - ulønnet, gitt med tillatelse fra ledelsen; - ulønnet, fastsatt ved lov; - årlig tillegg uten lønn.	OTODUUVUROZHDOOZDB	9 101 112 131 415 161 856
Midlertidig arbeidsuførhet: - med oppnevning av ytelser etter loven; - uten oppnevning av ytelser.	BT	1920
Reduksjon av arbeidstid fastsatt ved lov	Champions League	21
Tvunget fravær (på grunn av oppsigelse, overgang til annen jobb)	PV	22
Fravær på grunn av offentlige eller offentlige oppgaver	G	23
Går uten god grunn	ETC	24
Deltidsarbeid etter skjønn av leder	NS	25
Helger og helligdager	PÅ	26
Ekstra betalte helligdager	OV	27
Ytterligere ubetalte ferier	HB	28
Lovlig streik	ZB	29
Fravær av ukjente årsaker	HH	30
Nedetid: - på grunn av arbeidsgivers skyld; - av årsaker utenfor verken arbeidstakerens eller arbeidsgiverens kontroll; - på grunn av arbeidstakerens skyld	RNSAP	313 233
Suspensjon fra arbeid i henhold til loven: - med lønn; - uten lønn	IKKE NB	3435
Arbeidsstans på grunn av forsinket lønn	NZ	36

Programmer for å vedlikeholde en timeliste

For å fylle ut timelisten på en datamaskin er det mange programmer som kan bestilles på Internett. Takket være dem vil det ikke være vanskelig å lage en elektronisk timeliste. Vurder den mest populære blant brukerne.

Alle operasjoner, funksjoner og funksjoner er forenklet så mye som mulig og er designet for å redusere en så møysommelig og tidkrevende prosess som beregning av arbeidstid.

Programmet har et intuitivt grensesnitt, lar deg lage skiftplaner. For å lære å jobbe med det, kreves ingen kurs. Timelisteprogrammet er skrevet i Excel. Den har muligheten til å registrere:

• arbeidstid;
• nattarbeidstid;
• daglig arbeidstid;
• ansatts arbeidsuførhetstid;
• timer arbeidet i helger og ferier;
• fravær;
• mangler eller behandling.

Program "Timeliste"

Dette programmet er også laget for å ta hensyn til arbeidstid. Det kan bestilles online for 700-800 rubler. For å bli kjent med prinsippet for arbeidet, kan du laste ned en prøveversjon av timelisten gratis. Hvis den har alt du trenger, kan du kjøpe den. Dette vil kreve registrering og betaling, hvoretter det kommer en registreringsnøkkel som fjerner alle restriksjoner.

Skriv et spørsmål i skjemaet nedenfor:

Timelisten er laget for å legge inn informasjon om den tiden som faktisk har jobbet av ansatte i organisasjoner. Jeg må si at timeskjemaet ikke er strengt tatt obligatorisk - i prinsippet kan det være vilkårlig, det vil si at hver virksomhet står fritt til å bruke sin egen timeliste dersom et slikt behov oppstår. Skjemaet ble imidlertid utviklet og anbefalt for bruk av den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité og foretrekkes.

FILER 4 filer

Hvem fullfører timelisten

Skjemaet fylles ut enten av en ansatt i personalavdelingen, eller av leder for en strukturell enhet, eller av en tidtaker spesielt innleid til denne funksjonen. Basert på informasjonen som er lagt inn i den, påløper spesialistene i regnskapsavdelingen lønn og andre betalinger til de ansatte i organisasjonen. Faktisk er timelisten et av de viktigste regnskapsdokumentene. Og hvis små selskaper kan klare seg uten det, må store virksomheter føre slike tidsregistreringer.

Avhengig av personalregnskapssystemet som er vedtatt i bedriften, kan timelisten enten dannes for alle ansatte i organisasjonen, eller holdes separat i hver enhet.

Timelisten er et vanlig dokument, det vil si at en ny kopi må kompileres hver måned, slik at timelistens serienummer vil tilsvare serienummeret i måneden den ble opprettet. Timelisteperioden dekker alle dager i måneden.

Du kan fylle ut timelisten både elektronisk og skriftlig. Men etter å ha lagt inn all nødvendig informasjon, vil den fortsatt måtte skrives ut for underskriftene til de ansvarlige.

Skjema T-13. Skjemafunksjoner

La oss starte med T-13-skjemaet, som nå brukes mye oftere for å føre timeliste.

Det enhetlige skjemaet T-13 eller den elektroniske timelisten er godt kjent for ansatte i personalavdelingen. Dette er ikke den eneste måten, men definitivt den mest standard måten å gjøre rede for arbeidstimer. Hvis du fører journaler manuelt, bør skjema T-12 brukes.

Timelisten er et kjent verktøy for å spore ansattes oppmøte. Skjema T-13 lar deg registrere i detalj årsakene til fravær, inkludert studentpermisjon for varigheten av økten, avansert opplæring og flere typer funksjonshemningspermisjon. Perioden som dokumentet fylles ut for kan være mindre enn 31 dager.

Den ferdige T-13 er grunnlaget for lønn.

Formatet for å fylle ut timelisten i T-13

I motsetning til vilkårlige tabeller med lignende innhold, inneholder T-13 data om virksomheten, inkludert eierskapsform og OKPO. Dokumentnummeret påføres i henhold til interne krav til vedlikehold av timelister.

Navnet på avdelingen er også angitt øverst. Det må huskes at lederen for denne avdelingen (selv om utfylling av timelisten ikke er en del av hans eller hennes plikter) bør signere det utfylte skjemaet.

Rekkefølgen på ansatte bestemmes av den ansvarlige personens beslutning. Den vanligste sorteringen er alfabetisk, som i vårt eksempel, men en variant av oppstilling etter personalnummer er mulig (kolonne 3).

I kolonne 4 setter vi merker etter dag:

Jeg- (utseende) arbeidsdag,
PÅ- fridag,
FRA- ferie,
RP- valgdeltakelse på en fridag (jobber fri),
Til- forretningsreise,
PC- trening,
På- studiepermisjon med telefon fra en utdanningsinstitusjon,
B- sykemelding med sykemelding,
T- ulønnet sykemelding uten sykemelding.

Under merket setter jeg antall arbeidstimer den dagen. I kolonne 5 oppsummerer vi antall I i linjen og antall timer. Vi får 4 verdier for 2 halvdeler av måneden. I kolonne 6 oppsummerer vi verdiene for å få det endelige tallet for månedens arbeid.

Antall timer for V, OT, K, B og andre tilfeller er ikke angitt i fjerde kolonne. For å gjøre dette er det kolonne 10-13.

Regnskap for sykefravær, ferier eller fravær av andre årsaker

Betegnelseskoder kan være forskjellige (for eksempel numeriske). Lovgivningsmessig er det ikke foreskrevet et spesifikt fyllingsformat.

Notasjonen X viser at vi ikke tar hensyn til denne dagen: for enkelhets skyld er måneden delt inn i to linjer med ulik verdi. For måneder som har 30 dager (for eksempel november, vil kolonnen se slik ut (for enkelhets skyld er det "ikke-eksisterende" 31. tallet uthevet i rødt):

T-13 for november

Analogt er T-13 fylt ut for besøk i februar.

Kolonne 7-9 angir betalingskode, antall dager og type belastninger. I vårt eksempel er kodene:

• 2000 - Felles arbeidsdag,
• 2300 - sykefravær (uføretrygd),
• 2012 - ferie.

Alternativ løsning

Enkelte virksomheter godkjenner en litt forenklet versjon av timelisten uten å spesifisere årsaken til utelatelsene. I kolonne 4 er kun 2 koder angitt:

• Jeg- arbeidsdag,
• H- uarbeidet dag.

Denne metoden kan være upraktisk ved at den ikke registrerer sykefravær.

Spesielle tilfeller

1. Hvordan fylle ut T-13 for ansatte som deltar på konferanser og andre opplæringsarrangementer?

Avhenger av bedriftens stilling. Disse dagene kan regnes som arbeidsdager (I), eller de kan regnes som videregående opplæring (PC). Lønnssatsen kan også variere.

2. Kan koden jeg ha en verdi på mer enn 8 timer?

Ja. Kanskje, hvis det er spesialbestilling om utvidet arbeidstid. Overtidstimer kan merkes med betegnelsen C.

3. Hva er forskjellen mellom T-12 og T-13 timelister?

Den første er et manuelt oppmøteskjema. Den andre er elektronisk. Mange regnskapsavdelinger har i dag byttet til T-13, siden det automatisk kan samles inn ved hjelp av et spesielt program.

Skjema T-12

Først av alt, som i ethvert annet personelldokument, må du først angi detaljene til organisasjonen i timelisten: dens fulle navn med OKPO-koden (må hentes fra registreringsdokumentene), organisatorisk og juridisk status (IP , LLC, CJSC, OJSC), samt den strukturelle enheten (avdelingen) som denne timelisten opprettholdes for (om nødvendig).

Deretter må du angi dokumentnummeret for den interne arbeidsflyten i den aktuelle kolonnen, samt angi rapporteringsperioden som tar hensyn til denne timelisten.

Numeriske og alfabetiske koder i timelisten

Denne delen av timelisten inkluderer de alfabetiske og numeriske chifferene som brukes til å fylle ut nødvendig informasjon om ansatte, samt deres dekoding. De må føres inn i hoveddelen av timelisten for kort og tydelig å gjenspeile hvor mye tid en eller annen arbeidstaker faktisk har brukt på arbeidsplassen, samt årsakene til hans fravær fra jobben. Hvis spesialistene i personalavdelingen trenger å legge inn noen tilleggskoder i denne formen av timelisten, kan de utvikles uavhengig og legges inn i denne tabellen.

Regnskap for arbeidstid i T-12

Denne delen i rapportkortet er den viktigste - det er i den at det føres journal over arbeidstiden. Først må du skrive inn den ansattes serienummer i den første kolonnen i denne delen, deretter, i den andre kolonnen, hans fulle navn (helst fullt navn og patronym, slik at det ikke er forvirring og feil). I den tredje kolonnen må du sette inn personnummeret til den ansatte som ble tildelt ham under ansettelse (det er individuelt og gjentas aldri).

For hver ansatt i meldekortet er det tildelt to linjer - de inneholder kryptert informasjon om tilstedeværelse eller fravær på arbeidsplassen hver kalenderdag i måneden. I tillegg er det også nødvendig å angi årsaken til manglende oppmøte på arbeidsplass hvis en er installert.

I den øverste linjen overfor navnet på den ansatte, er årsaken angitt, og på den nederste linjen - antall timer som faktisk har jobbet, og hvis den ansatte ikke dukket opp på arbeidsplassen, kan den nederste cellen stå tom.

Det neste trinnet er å beregne det totale antallet timer og dager som faktisk er jobbet i to ukers perioder, og på slutten av tabellen - resultatet av beregningene for måneden.

Samtidig bør du nøye overvåke at det totale antallet kalenderdager i en måned sammenfaller med mengden arbeid, helger og helligdager som er angitt for hver ansatt.

Det skal sies at noen ganger skriver de som er ansvarlige for å fylle ut timelisten inn den informasjonen som gjelder dagene da den ansatte var fraværende fra arbeidsplassen. Dette alternativet kan imidlertid føre til personal- og regnskapsfeil, så det er ikke tilrådelig å bruke det.

Dato og underskrifter av ansvarlige personer

Etter at timelisten er fylt ut, må den ansatte som er ansvarlig for den angi sin stilling, samt sette ned en signatur i de aktuelle cellene med en obligatorisk utskrift. Meldingskortet skal også godkjennes av leder for strukturenhet eller virksomhetsdirektør - også med angivelse av stilling og signatur med utskrift. Det siste du må angi er datoen timelisten ble fylt ut.