Должностная инструкция. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству образец
Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует своевременное оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Также он ведет учет личного состава, занимается разработкой положений, правил внутреннего распорядка компании и должностных инструкций работников, производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, производит подсчет трудового стажа, хранение и заполнение трудовых книжек, своевременно вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях и т. д. Этот специалист должен быть коммуникабельным, внимательным, обладать хорошей памятью и быть терпеливым. Представляем вам образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству .
Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство РФ;
- профиль, специализацию предприятия.
- структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
- порядок определения потребности в кадрах;
- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
- положения о проведении аттестации персонала;
- порядок назначения (избрания) на должность;
- порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
8) структуру организации;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения)
Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.
Должностные требования, предъявляемые кадровику
Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.
Требования к специалисту отела кадров
Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.
Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.
Специалист отдела кадров решает следующие задачи:
- Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
- Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
- Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
- Управление механизмом поощрения и наказания.
- Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
- Оформление трудовых книжек и договоров.
- Разработка графика и мониторинг его исполнения.
- Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
- Ведение документации для архива.
Требования к инспектору по кадрам
В должностные обязанности входит:
- Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
- Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
- Оформление трудовых книжек и их хранение.
- Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
- Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
- Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
- Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
- Работа с архивом.
С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.
К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.
Требования к начальнику отдела кадров
Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.
Должностные обязанности:
- Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
- Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
- Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
- Проведение аттестации и анализа ее итогов.
- Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
- Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
- Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
- Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
- Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.
Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.
Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:
- Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
- Заполненное заявление по образцу.
Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.
Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.
В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.
Кадровик должен знать следующее:
- Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
- Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
- Действующее трудовое законодательство.
- Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
- Правила ведения персональных данных работников.
- Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.
В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.
В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.
Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.
Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:
Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.
Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.
И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.
Ответственность специалиста отдела кадров
Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:
- В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
- В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
- В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.
Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:
- Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
- Отсутствие личных дел.
- Отсутствие составленного графика отпусков.
- Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.
Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик
Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.
С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?
К положительным можно отнести:
- Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
- Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.
В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.
- Бумажная работа без особой подвижности.
- Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
- Работа в офисе.
К негативным следует отнести следующие:
- Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
- Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
- Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
- Монотонность.
- Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
- Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.
Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).
Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.
Заключение
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:
Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство РФ;
- профиль, специализацию предприятия.
- структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
- порядок определения потребности в кадрах;
- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
- ;
- порядок назначения (избрания) на должность;
- порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это...
Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект. В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для...
Анна Сафронова В юности Катерина Погодина хотела поступить в вуз на отделение английского, но не прошла по конкурсу. Сегодня она говорит на трех иностранных языках и является топ-менеджером в одной из крупнейших международных компаний После неудачи с лингвистическим...
Джек Зенгер и Джозеф Фолкман Ни для кого не секрет, что эмоции заразительны. Например, исследование, проведенное Джеймсом Фаулером из Университета Сан-Диего и Николасом Кристакисом из Гарварда показало, что радость передается от человека к человеку. Если ваш друг...
Должны ли благотворители быть нищими, может ли помощь быть бизнесом и стыдно ли относиться к эмоциональному рационально - Esquire поговорил с членом правления фонда «Друзья» Светланой Миронюк, которая помогает российской благотворительности встать на бизнес-рельсы....
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации - 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
11.03.2016
48256
Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).
Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.
Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации
Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.
Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).
В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов
«___»_______________ 2019 г.
Должностная инструкция специалиста по персоналу
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.
4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в и