Как да попълните графика. Изготвяне на график с график на смени и други нюанси
Работното време и неговото отчитане са важни компоненти на всяка организация, което ви позволява да контролирате дейността на компанията и да дисциплинирате служителите. За да се опрости тази процедура, беше разработен специален формуляр - лист за време. Съществува както в хартиен, така и в електронен вариант. И всеки тип има свои собствени нюанси в пълненето.
Кой попълва листа
Всяка организация назначава лице, отговорно за поддържането на графика, като се фокусира върху спецификата на дейността и броя на персонала. Ако организацията е малка и цялата работа се извършва в офиса, тогава инспекторът по персонала, счетоводителят или друго упълномощено лице ще докладва служителите.
В случай, че едно предприятие разполага с няколко съоръжения, е много по-лесно да планирате служителите директно на техните работни места. В този случай това задължение се възлага на бригадира или ръководителя на звеното с отделна заповед или се предписва в трудов договор.
Алгоритъм за работа с график
На първо място, трябва да знаете, че всяко предприятие трябва да има редовен (т.е. в хартиен вариант) график. Формулярът може да бъде отпечатан самостоятелно или поръчан от печатница.
Има два одобрени формуляра: Т-12 и Т-13. Тяхната разлика е, че първият не само взема предвид работно време, но има и колони за изчисляване на месечните.Те се попълват по същата схема, а именно всеки месец на първия ден отварят нов лист за време. Необходимо е да се попълнят колоните:
- Име на фирмата (по сериен номер и дата на завършване.
- Периодът, за който е отворен графикът.
- Поредните номера на персонала и техните данни от личните карти.
Останалите данни се въвеждат в рамките на един месец, а попълването на частта, която се отнася до заплатите, остава за счетоводителя.
За по-бързо и по-удобно попълване на графика е разработена и одобрена система за нотиране. Те отразяват и други нюанси. Предвидени са 36 обозначения. Но понякога този номер не е достатъчен, за да покаже точно цялата информация за служителя.
| Име | Буквено обозначение | Цифрово обозначение | |
| 1 | Дневни и вечерни часове | аз | 01 |
| 2 | Нощен труд | з | 02 |
| 3 | Работа през почивните дни и празниците | RP | 03 |
| 4 | Извънреден труд | с | 05 |
| 5 | Командировка | Да се | 10 |
| 6 | Основна ваканция | от | 14 |
| 7 | Допълнителен отпуск | един | 15 |
| 8 | учебен отпуск | При | 16 |
| 9 | Намалено време за работа на студентите | HC | 17 |
| 10 | Допълнителен учебен отпуск без заплащане | UD | 18 |
| 11 | и раждане | Р | 19 |
| 12 | Родителски отпуск (частично платен) | оч | 20 |
| 13 | Родителски отпуск (неплатен) | ох | 21 |
| 14 | Неплатен отпуск | преди | 22 |
| 15 | Неплатен отпуск по законоустановени причини | OZ | 24 |
| 16 | отпуск по болест | б | 25 |
| 17 | Неплатена инвалидност | T | 26 |
| 18 | Намаляване на работното време | lc | 27 |
| 19 | Престой (по причини, които не са свързани със служителя) | vp | 28 |
| 20 | Отсъствие по причини, установени от закона (със запазване на заплатата) | Ж | 29 |
| 21 | Ходене без основателна причина | ДР | 31 |
| 22 | Неотработени часове (ако работодателят е определил работа на непълно работно време) | НС | 32 |
| 23 | Уикенд | в | 33 |
| 24 | стачки | З Б | 34 |
| 25 | Отсъствия по неизвестни причини | HH | 35 |
Таблицата обсъжда най-често използваните символи в графика за време. По-подробно описание и пълен списък обикновено се намират на първата страница на формуляра. Това улеснява навигацията в символите и определянето в каква ситуация какво да поставите в клетката.
Нормално попълване на формата
Попълването на графика е трудна работа, която изисква внимание. Може да се извърши, например, чрез метода на непрекъснато присъствие и отсъствие.
В този случай данните се въвеждат във всяка колона. Символите показват както присъствието на служители, така и тяхното отсъствие, като посочват причините. Посочва се и броят на часовете, прекарани на работното място.
В самия график ще изглежда така: в почивен ден поставете буквата "B", под нея 0, в работен ден, съответно, "I" и броя на часовете, например 8. Подобно на през почивните дни се отбелязват различни причини за отсъствие, като се започне от командировки и се стигне до отсъствие по неизвестни причини.
Изчисляването на графика в този случай е малко по-лесно за извършване, тъй като всички необходими числа и символи са пред очите ви. Това важи особено за специалисти с малък трудов стаж - така че те ще бъдат по-малко склонни да се объркат и да направят грешка.
Попълнете графика с ума
Съществува и метод за регистриране на отклонения. Прилага се, когато работният ден е с еднаква продължителност през целия период. В този случай се отбелязват само нестандартни ситуации, тоест отсъствия, командировки и т.н. При използването на този метод се изразходва много по-малко време и крайният резултат е един и същ и в двата случая.
На листа изглежда така: в горния ред се въвежда информация за отсъствието на служителя на работното място - V, K, ОТ, HH, PR, B и др. Долният ред се оставя празен. Всъщност при окончателното изчисляване на отработените часове нулите нямат значение и при същата продължителност на работния ден остава само да се извършат най-простите действия: пребройте броя на празните клетки в горния ред (това са явките) и умножете по броя на часовете.
Този метод е по-удобен за опитни служители по персонала и счетоводители. Също така е много подходящ за малки организации, където броят на служителите е малък. Ако вашето ръководство не знае за по-проста система за проследяване на времето, тогава е време да им я предложите.
Поддържане на график на компютър
Освен от хартиена версия, има и няколко електронни. Както бе споменато по-горе, графиките трябва да бъдат дублирани безпроблемно. Това е необходимо, за да не се губят данни за работата на служителите и да се потвърди тяхната надеждност (в края на краищата не навсякъде е възможно да се използва компютър).
Една от по-достъпните опции е графикът за време, създаден в офис програми. Excel е идеален за тази цел. Електронните таблици ви позволяват да създавате всякакъв вид и размер на документ. Освен това, благодарение на възможността за задаване на формули, сумирането и изчисляването на междинните данни е много по-лесно.
С помощта на специален софтуер
При недостатъчни умения за работа с електронни таблици може да бъде избрана друга подобна програма от служителя или ръководството. В този случай графикът ще изглежда подобно на хартиената версия. Това ще помогне за намаляване на времето за работа с документа.
Трябва също така да се има предвид, че всяка програма включва използването на лицензирани версии. При различни доставчици те, разбира се, имат своя собствена цена. Например, програмата "Разписание" ще струва на потребителите от 1000 рубли. и нагоре - в зависимост от броя на служителите.
Друго предимство на такива помощни програми е, че не можете да попълните лист на хартиен носител. Формулярът с всички маркировки е лесен за отпечатване по всяко време. Тази функция със сигурност присъства във всяка подобна програма.
Относно съхранението на документи
За какво служи масата? Това е основата за отчитане на една или друга сума, както и основното доказателство, че служителят е бил на работното място и е изпълнявал задълженията си. Без съмнение този документ е много важен за всяка организация.
Тогава колко време се съхранява този формуляр? Графикът трябва да се съхранява една година. Това е установено със закон и такива правила трябва да се спазват.
Ако загубите вече затворен график, не трябва да се паникьосвате. Винаги може да бъде възстановен с помощта на други документи. За това се използват обяснителни, отпуск по болест, информация за командировки, графици за ваканции и др.. Всичко, което потвърждава и обяснява отсъствието на човек на работното му място, може да се използва за възстановяване на данни.
Кой може да има нужда от график?
Този документ често се изисква за различни проверки. Например данъчната служба проверява присъствието си в организацията и правилността на попълването.
Липсата на график, дори и в най-малката компания, може да бъде причина за доста голяма глоба. Същото се случва и при грешки при попълване на формулярите. Това се отнася както за изчисленията, така и за злоупотребата със символи.
Наличието на маси е задължително. Те са необходими както за самата компания (счетоводство, дисциплиниране на служителите), така и за инспекционните организации. И най-важното - правилно прилагайте символите в графика за време. Тогава можете да избегнете редица проблеми със служители и регулаторни органи.
На практика правилата за поддържане на такъв документ като график на работното време причиняват на много специалисти голям брой въпроси. Често възникват трудности при оформянето на този документ, особено когато става дума за служители на непълно работно време, непълнолетни служители и др.
Всяка фирма трябва да води отчет на работното време. Тези задължения могат да бъдат възложени на служител по персонала, мениджър, счетоводител и др. Регистрацията се извършва чрез специален формуляр, одобрен от Росстат. Това е формуляр 0504421 или просто график за време, който е необходим за регистриране на присъствието или отсъствието на служител на работа.
Графикът за време (формуляр 0504421) е необходим за следното:
- Контрол върху работното време за цялото предприятие или отделен отдел.
- Отчитане на работните дни на служителите, както и на болнични, командировки, отпуски и др.
- Разходка поправки.
- Въвеждане на информация за нови подчинени в графика.
Всеки служител в предприятието получава свой уникален код, който се използва за попълване на графика. Този брой не се променя дори при вътрешни премествания на служители.
Шаблон за график на работното време
- Т-12. Попълва се ръчно от кадровия служител. Днес те се използват много по-често.
- Т-13. Този формуляр на документа е предназначен изключително за автоматична обработка на данни. Цялата информация се въвежда с помощта на компютър, след което трябва да се разпечата и подпише ведомостта.
Справка: ако мениджърът иска да използва собствени формуляри, може да вземе за пример стандартни.
Правила за попълване
Знаейки как да попълните правилно документа, е много лесно да сведете до минимум броя на направените грешки. Примерен формуляр може да бъде намерен онлайн. Правилата за поддържане на график са следните:
- Лицето, което попълва документа, трябва да посочи точно колко дни и часове е работил подчиненият.
- Информацията в графика се въвежда изключително от упълномощено лице.
- След попълване на формулярите те се подписват от ръководителя и лицето, отговарящо за персонала.
- След това всички подписани графици се прехвърлят в счетоводния отдел.
Този ред никога не се нарушава. Инструкциите за попълване на документа са както следва:
- Лицето, чието правомощие е да попълни този документ, е длъжно да посочи името на фирмата, номера на графика, счетоводните условия и др.
- Следва раздел 1.
В този раздел служителят по персонала трябва да попълни съответните колони и да посочи кодовете, които счетоводният отдел впоследствие ще използва за изчисляване на заплатите. Там ще бъде завършен и участък 2.
Що се отнася до кодовете, най-често срещаните са:
- "I" и "01" - работят по обичайния график;
- "C" и "05" - обработка;
- "П" и "14" - постановление и др.
Почивните дни в графика могат да бъдат посочени по два начина в зависимост от причината, поради която са предоставени. Пример: ако почивният ден е получен допълнително и не е платен, тогава се посочва „Б“, а ако е платен почивен ден, тогава „ОВ“.
Работи в почивни днисъщо фиксирани по различен начин. Пример: когато подчинен получава заплащане за работа на празник, тогава се използва "RV". Но ако вземе допълнителен почивен ден за тази смяна, тогава служителят на персонала поставя "NV".
В много предприятия често възникват ситуации, когато информацията в графика може да е грешна. Да предположим, че служител се е разболял и не е съобщил за това, а служителят по персонала посочи, че причината за отсъствието му е неизвестна. След възстановяването лицето го довежда надясно, но графикът вече е съставен и предаден от служителя за изчисляване. Какво да правя?
След това специалистът трябва да използва коригиращия график. Обикновено се издава след края на отчетния период. В документа се въвежда вярна информация, като се прилага и бележка от попълващия. Бележката посочва причините, поради които първичният лист за работно време е попълнен неправилно.
Няма специална форма на документа, така че може да бъде съставен на бланката на организацията. Обикновено документът, който трябва да се попълни, е два вида:
- Напълно идентичен с оригиналната форма. Коригиращият график дублира цялата информация от първия документ, с изключение, разбира се, на грешната информация.
- Съдържа само корекции. Този вид документ е по-рядко срещан, но не е забранен от закона.
Въз основа на коригиращия график ще бъде направено необходимото преизчисляване на плащанията в счетоводния отдел.
Време
Що се отнася до периодите на сетълмент, младите специалисти трябва да знаят, че такъв период винаги е един календарен месец. Не можете да попълните отчетна карта за тримесечие или година. И в края на всеки работен месец упълномощен служител е длъжен да изготви документи за всеки служител и да ги прехвърли на този, който подписва графика за време.
Няма промени в това отношение нито през 2015 г., нито през 2016 г. Ако бъдат направени промени от работодателя, служителите по персонала ще бъдат първите, които ще научат за това.
Отговорност
Правилното попълване на графика е отговорност на упълномощеното за това лице. Инспекторите обаче често фиксират различни видове нарушения:
- несъответствие на информация относно доходите на лицето;
- неправилно използване на кодове;
- неправилно изчисляване на плащанията въз основа на отпуск по болест.
За тези грешки длъжностното лице може да носи административна отговорност, което предполага глоба до 5000 рубли. Но ако компанията изобщо не изготви запис на работното време, тогава мениджърът може да бъде глобен с 50 000 рубли.
Функции за попълване
Често се налага хронометристите да правят бележки в документа, показващи отклонение от стандартния режим на работа. Важно е да запомните, че това е разрешено само въз основа на подкрепящи документи (медицинско свидетелство и др.).
Но най-често възникват трудности с документите, ако подчиненият е изпратен в командировка. За да избегнат грешки, служителите по персонала трябва да знаят някои нюанси:
- Служителят е в командировка през празнични и почивни дни, което означава, че заплащането е двойно. Поставете "KM".
- Служителят е в отпуск. Това означава, че в празните клетки, съответстващи на почивните дни, се поставя "ОТ". Ако има неработни празници, те трябва да бъдат изключени.
- Появява се нов служител. Следователно във всички празни клетки за датите, предшестващи неговата работа, трябва да поставите "XX". Тези знаци трябва да се използват, когато служителят вече е напуснал работа и месечният график все още не е затворен.
Преди да се заемете със задълженията за поддържане на графики на служителите, трябва да прочетете съответните инструкции и да разберете всички нюанси на регистрацията. В крайна сметка грешките, допуснати в този случай, засягат на първо място заплатиперсонал, отсъствия и продължителност на ваканцията. Цялата документация, предоставена от служителите, трябва да бъде внимателно проверена.
внимание! Поради скорошни промени в законодателството, правната информация в тази статия може да не е актуална!
Нашият адвокат може да ви консултира безплатно - напишете въпрос във формата по-долу:
Трудовото законодателство задължава работодателите да водят отчет за отработените часове от служителите. Организациите трябва да записват отработените часове, независимо от техния правен статут и индивидуални предприемачи. Специално за това Държавният комитет по статистика разработи и одобри формулярите на графика N T-12 и N T-13.
Ето инструкции за попълване, което ще помогне за правилното отразяване на данните и рационалното използване на графика.
Защо ви е необходим лист за време
Графикът на работното време, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика от 05.01.2004 г. № 1, помага на персонала и счетоводния отдел на предприятието:
- вземете предвид отработеното или неотработеното време от служител;
- следи за спазването на графика на работното време (присъствие, неявяване, закъснение);
- разполагат с официална информация за отработеното време от всеки служител за изчисляване на заплатите или съставяне на статистически отчети.
Той ще помогне на счетоводителя да потвърди законността на начисляването или неначисляването на заплати и компенсации на всеки служител. Служител по персонала - да проследи активността и при необходимост да обоснове наложеното наказание на служителя.
Графикът се отнася до формулярите на документи, които се издават на служителя при уволнение заедно с трудовата книжка по негово искане (член 84.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация).
Трябва да се отбележи, че унифицираните форми на графики N T-12 и N T-13 от 1 януари 2013 г. не са задължителни за използване. Работодателите обаче са длъжни да водят записи (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Организациите и индивидуалните предприемачи могат да използват други начини за контрол на времето, прекарано от служителите на работното място. Но всъщност форматът на формуляра, разработен от Държавния статистически комитет, е доста удобен и продължава да се използва навсякъде.
Кой води графика на работното време в организацията
Съгласно Указанията за прилагане и попълване на формуляри на първични счетоводни документи:
- ведомостта за работното време за 2019 г. се съставя и поддържа от упълномощено лице;
- документът се подписва от ръководителя на отдела и служителя на службата за персонал;
- след което се предава в счетоводството.
Както виждаме, правилата не установяват длъжността на служителя, който поддържа графика. Ръководството има право да назначи всеки да изпълнява тази задача. За целта се издава заповед, в която се посочва длъжността и името на отговорното лице. Ако заповедта за назначаване на такъв служител не е издадена, тогава задължението за водене на записи трябва да бъде посочено в трудовия договор. В противен случай е незаконно да се изисква от служител да води записи. В големите организации всеки отдел има определен служител. Той попълва формуляра в рамките на един месец, дава го на началника на отдела за подпис, който от своя страна, след проверка на данните, предава формуляра на служителя по персонала. Служител на отдела за персонал проверява информацията, попълва необходимите за работата му документи въз основа на нея, подписва графика и го предава на счетоводителя.
В малките фирми не се наблюдава такава дълга верига - графикът се съхранява от служител по персонала и след това незабавно се прехвърля в счетоводния отдел.
Каква е разликата между формуляри N T-12 и N T-13 на дневника
Двата одобрени формуляра се различават по теми, като единият от тях (T-13) се използва в институции и фирми, където е инсталиран специален турникет - автоматична система, която контролира присъствието на служителите. А формулярът T-12 се счита за универсален и съдържа освен това допълнителен раздел 2. Той може да отразява разплащанията със служителите за заплати. Но ако компанията води сметки с персонала като отделен вид счетоводство, раздел 2 просто остава празен.
Попълване на графика за време
Има два начина за попълване на електронната таблица:
- непрекъснато попълване - всеки ден се отбелязват всички явявания и отсъствия;
- попълване по отклонения - отбелязват се само закъснения, отсъствия.
Например, ние даваме инструкции за попълване на формуляр T-13 чрез метода на непрекъснато попълване.
Стъпка 1 - името на организацията и структурната единица
В горната част въведете името на фирмата (пълно име на IP) и името на структурната единица. Това може да бъде отдел продажби, маркетинг отдел, Производствен отдели т.н.
Стъпка 2 - OKPO код
OKPO - общоруски класификаторпредприятия и организации. Съдържа се в базите данни на Росстат и се състои от:
- 8 цифри за юридически лица;
- 10 цифри за IP.
Стъпка 3 - номер на документа и дата на съставяне
- Номерът на документа се определя по ред.
- Датата на съставяне обикновено е последният ден на отчетния месец.
Стъпка 4 - отчетен период
Графикът се предава за един месец - периодът от първия до последния ден на август в нашия случай.
Стъпка 5 – Информация за служителите
За всеки служител от отдела се попълва отделен ред.
- Пореден номер в таблицата.
- Фамилия и длъжност на служителя.
- На всеки служител се определя персонален номер, който се използва във всички вътрешни счетоводни документи. Той се запазва от служителя за цялото време на работа в организацията и не се прехвърля на друго лице още няколко години след уволнението.
Стъпка 6 – Подробности за присъствието и часовете
За попълване на информация за явявания и отсъствия на служители се използват съкратени символи. Списък с тях ще намерите в края на статията в отделен параграф. В нашия пример за работника Петров А.А. Използвани са 4 съкращения:
- I - избирателна активност (при избирателна активност броят на отработените часове се записва в долната клетка);
- През уикенда;
- К - командировка;
- OT - ваканция.
Стъпка 7 - общия брой дни и часове за месеца
- В 5-та колона посочете броя на отработените дни и часове за всеки половин месец.
- В 6-та колона - общият брой дни и часове за месеца.
Стъпка 8 - Информация за заплатите
Кодът за вид плащане определя конкретен вид плащане в брой, криптиран в цифри. Вижте пълния списък с кодове в края на статията. Примерът използва:
- 2000 - заплата (заплати);
- 2012 - ваканция.
- Кореспондираща сметка - сметка, от която се отписват разходите за посочения вид възнаграждение. В нашия случай сметката за отписване на заплати, командировъчни и ваканционни плащания е една и съща.
- В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове за всеки вид работна заплата. В нашия случай дните на присъствие и командировки се въвеждат в горната клетка, а дните на отпуск са в долната клетка.
Ако един вид възнаграждение (заплата) е приложимо за всички служители през месеца, тогава кодът на вида плащане и номерът на сметката се изписват отгоре, колони 7 и 8 се оставят празни, като в колона 9 се посочват само отработените дни или отработените часове. . Като този:
Стъпка 9 - подробности за причините и времето на неявяване
Колони 10-12 съдържат кода за причината за отсъствието и броя часове отсъствие. В нашия пример служителят е отсъствал 13 дни:
- 3 дни - във връзка с командировка;
- Бях на почивка 10 дни.
Стъпка 10 - подписи на отговорни лица
Графикът се подписва в края на месеца:
- служителят, отговорен за поддръжката;
- началник отдел;
- работник по персонала.
Как да отбележите ваканция в графика
Преди да маркирате ваканция в графика, е важно да знаете следните точки:
- какъв тип ваканция да оставите;
- период на ваканция - от коя дата до коя дата служителят почива;
- по какъв начин се попълва ведомостта - плътно или се записват само отклонения.
Различните видове отпуск са посочени в отчета със следните съкращения:
|
още един платен отпуск |
|
|
допълнително платени |
|
|
административен (без запазване на заплата) |
|
|
обучение със спестяване на заплата |
|
|
обучение на работното място (съкратен работен ден) |
|
|
обучение без спестяване на заплата |
|
|
за бременност и раждане |
|
|
гледане на дете до 3г |
|
|
без запазване на RFP в предвидените от закона случаи |
|
|
допълнителни без записване на RFP |
Когато използвате и двата метода за попълване на графика, символът за отпуск се поставя за всеки ден, в който служителят отсъства. Просто при използване на непрекъснатия метод останалите дни се запълват с явка (условен код „I“), а при използване на метода за отчитане на отклонения те остават празни.
Други обозначения и кодове в таблицата
Ние даваме буквените обозначения, използвани в графика, под формата на таблици.
Присъствие на работното място:
Отсъствие от работа:
|
временна неработоспособност (отпуск по болест) с изплащане на обезщетения |
|
|
временна неработоспособност без изплащане на обезщетения |
|
|
намалено работно време в предвидените от закона случаи |
|
|
принудително отсъствие по време на незаконно отстраняване (уволнение) |
|
|
неявяване във връзка с изпълнение на държавни (обществени) задължения |
|
|
отсъствия без основателни причини |
|
|
почасова работа |
|
|
почивни дни и официални празници |
|
|
допълнителен платен отпуск |
|
|
допълнителен неплатен отпуск |
|
|
стачка |
|
|
необяснима причина за отсъствие |
|
|
престой по вина на работодателя |
|
|
престой по независещи от никого причини |
|
|
престой поради служител |
|
|
отстраняване от работа (платено) |
|
|
отстраняване без заплащане |
|
|
спиране на работа със закъснение на RFP |
Даваме само основни цифрови кодове на видовете възнаграждения(Пълният списък е в Заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 13 октомври 2006 г. N SAE-3-04 /):
Попълнен шаблон за график
Времевият лист се поддържа от всяка компания, тъй като отразява важна информация за всички служители, което ви позволява да контролирате трудовата дисциплина. Графикът съдържа информация за времето, отработено от всеки служител. Въз основа на тях ръководството решава кого да стимулира, кого да накаже с бонусни удръжки, а счетоводителят изчислява заплатата.
Режимът на работното време е разпределението на това време в рамките на всеки календарен период. Той стриктно регламентира продължителността работна седмица, което се случва както следва: пет работни дни / два почивни дни; шест работни дни / един почивен ден; плъзгащ се (сменяем) график; както и ненормирано работно време, начален и краен час, последователни работни/неработни дни и др.
Работа на смени- това е вид заетост, при която производственият процес не се вписва в разрешената продължителност на работния ден. В такива случаи се въвеждат смени - две или повече, в зависимост от необходимостта.Специалният режим е ненормирано работно време. Той предвижда възможност за привличане на началниците на служителя за изпълнение на задълженията му извън установеното работно време.
Друг режим е гъвкав график. Тук работното време се определя по съгласие на страните. Ръководството контролира работното време на персонала.
На практика се използват три вида счетоводство:
- ежедневно— продължителността на ежедневната работа е в съответствие с установеното законодателство. Началото, краят и продължителността на работния ден не се променят;
- седмично– дневното работно време може да варира, но стриктно ще се спазват седмичните норми;
- обобщени- подобно на предишния, само че отчетният период е месец, тримесечие и т.н.
Правила за поддържане на график или как да съставите правилно график
Графичен лист: как да го попълня? По-долу ще отговорим подробно на този въпрос. Отчетът за работното време се води както на електронен носител, така и на хартиен носител, като последният е задължителен. Не се допуска попълване на данни само на компютъра.
Можете да изтеглите безплатно графика, неговия формуляр, образец или формуляр в Интернет. Пример за попълване на график за време, както и попълнен лист за време, можете да видите и в програми като Consultant Plus и Garant.
Отварянето на графика се извършва на първия ден от всеки месец. Обикновено се предоставя на счетоводния отдел два пъти: преди авансовото плащане и след това преди ведомостта.
На всички служители на организацията се присвоява персонален номер, използван в документите за контрол и заплащане на труда.
Промени поради приемане на нови или освобождаване на стари служители се извършват само въз основа на официални заповеди на ръководството.
Временно наетите работници, стажантите, които получават заплащане, също се включват в графика за време. Но! Работещите по граждански договор не се регистрират, а на работещите на непълно работно време се предоставя отделен личен номер.
Необходимо е да попълвате графика за време всеки ден в продължение на цял месец, а в последния работен ден се сумира общо за всеки служител: колко отсъствия е имало и колко отработени часове. За да попълните графика, ви е необходим формуляр T-12 или T-13, по отношение на наличието на подробности те са почти идентични.
Обмисли инструкции стъпка по стъпкаотносно изготвянето и изпълнението на график на базата на тези формуляри.
- По-горе трябва да въведете името на фирмата. То трябва напълно да отговаря на името, посочено в учредителните документи.
- След това се попълват разделите „Дата на съставяне“ (често това е последният ден на отчетния месец) и „Номер на документа“.
- Клетката "Отчетен период" съдържа диапазона от 1-ви до последния ден на месеца.
- Първата колона на първия раздел ("Отчитане на работното време") съдържа поредните номера на персонала.
- Колони 2 и 3 се попълват въз основа на лични карти (формуляр № T-2)
- 4-та и 6-та колона са кодът на разходите и дневните отработени часове.
- 5-та и 7-ма колона са междинните резултати съответно за първата половина на месеца и втората. Горната клетка съдържа отработените дни, долната клетка съдържа отработените часове.
- Колони от 8 до 17 се попълват в края на месеца. Общият брой отработени дни не включва почивните дни, командировките, отсъствията на служителите, т.е. тези дни, когато човек действително не е бил на работното място.
- 8-та колона е сумата от горните клетки от петата и седмата колона.
- 9-та колона - сумата от долните клетки на петата и седмата колона.
- 14-та и 16-та колона са броят на часовете и дните.
- 15-та колона съдържа кода за причината за отсъствието.
- 17-та колона - общият брой почивни дни на месец.
Вторият раздел на графика се поддържа от счетоводството.
График на работното време: символи, кодове и съкращения
Общо 36 кода са предоставени в графика на служителите. Всеки индикатор има буквено и цифрово обозначение. По-долу е даден препис от графика за време:
| Индекс | Буквено обозначение | Цифрово обозначение |
| Продължителност на работа: - дневна работа; - нощна работа; - почивни дни/празници; - извънреден труд; сменен метод. | ЯРВВСВМ | 102 030 405 |
| Командировка | Да се | 06 |
| Повишено обучение: - има почивка от работа; - има почивка от работа с пътуване до друга област. | PCPM | 0708 |
| Отпуск: - основен платен; - допълнителен платен; - допълнителен във връзка с обучение; - намаляване на работното време във връзка с обучение при запазване на частична заплата; - допълнителен неплатен във връзка с обучение; - за бременност и раждане; - за дете грижи до 3-годишна възраст; - неплатени, предоставени с разрешение на ръководството; - неплатени, предвидени в закона; - годишни допълнителни без заплащане. | ОТОДУУВУРОЖДООЗДБ | 9 101 112 131 415 161 856 |
| Временна неработоспособност: - с назначаване на обезщетения по закон; - без назначаване на обезщетения. | BT | 1920 |
| Намаляване на работното време, предвидено в закона | Шампионска лига | 21 |
| Принудително отсъствие (поради уволнение, преместване на друга работа) | PV | 22 |
| Отсъствие поради обществени или държавни задължения | Ж | 23 |
| Ходене без основателна причина | ДР | 24 |
| Почасова работа по преценка на ръководителя | НС | 25 |
| Уикенди и празници | AT | 26 |
| Допълнителни платени отпуски | OV | 27 |
| Допълнителни неплатени отпуски | HB | 28 |
| Законна стачка | З Б | 29 |
| Отсъствия по неизвестни причини | HH | 30 |
| Престой: - по вина на работодателя; - по причини извън контрола на служителя или работодателя; - по вина на служителя | RNSAP | 313 233 |
| Предвидено от закона отстраняване от работа: - платено; - без заплащане | НОНБ | 3435 |
| Спиране на работа поради забавена заплата | Нова Зеландия | 36 |
Програми за поддържане на график за работно време
За да попълните графика на компютъра, има много програми, които могат да бъдат поръчани в Интернет. Благодарение на тях няма да е трудно да създадете електронен график. Помислете за най-популярните сред потребителите.
Всички операции, функции и характеристики са опростени доколкото е възможно и са предназначени да намалят такъв трудоемък и отнемащ време процес като изчисляването на работното време.
Програмата има интуитивен интерфейс, позволява ви да създавате графици на смени. За да научите как да работите върху него, не са необходими курсове. Програмата за разписание е написана в Excel. Има възможност за запис на:
- работни часове;
- нощно работно време;
- дневно работно време;
- време на неработоспособност на служителя;
- отработени часове през почивните дни и празниците;
- отсъствие от работа;
- дефекти или обработка.
Програма "Разписание"
Тази програма също е проектирана да отчита работното време. Може да се поръча онлайн за 700-800 рубли. За да се запознаете с принципа на неговата работа, можете да изтеглите безплатно пробна версия на графика. Ако има всичко необходимо, тогава можете да го купите. Това ще изисква регистрация и плащане, след което ще дойде регистрационен ключ, който премахва всички ограничения.
Напишете въпрос във формата по-долу:
Графикът за време е предназначен да въвежда информация за действително отработеното време от служители на организации. Трябва да кажа, че формата на графика за работно време не е строго задължителна - по принцип тя може да бъде произволна, т.е. всяко предприятие е свободно да използва свой собствен график, ако възникне такава необходимост. Формулярът обаче е разработен и препоръчан за използване от Държавния статистически комитет на Руската федерация и е предпочитан.
ФАЙЛОВЕ 4 файла
Кой попълва графика
Формулярът се попълва или от служител на отдела за персонал, или от ръководителя структурна единица, или хронометрист, специално нает за тази функция. Въз основа на въведената в него информация специалистите от счетоводния отдел начисляват заплати и други плащания на служителите на организацията. Всъщност ведомостта е един от най-важните счетоводни документи. И ако малките компании могат без него, тогава големите предприятия трябва да водят такива записи на времето.
В зависимост от системата за отчитане на персонала, приета в предприятието, графикът за време може да се формира или един за всички служители на организацията, или да се съхранява отделно във всяко звено.
Графикът е обикновен документ, т.е. всеки месец трябва да се съставя ново копие, така че серийният номер на графика ще бъде еквивалентен на серийния номер на месеца, в който е създаден. Периодът на графика обхваща всички дни от месеца.
Можете да попълните графика за работно време както електронно, така и писмено. Въпреки това, след въвеждане на цялата необходима информация, тя все пак ще трябва да бъде разпечатана за подписите на отговорните лица.
Формуляр Т-13. Характеристики на формата
Нека започнем с формуляра T-13, който сега се използва много по-често за водене на график.
Единният формуляр T-13 или електронният лист за време е добре познат на служителите в отдела за персонал. Това не е единственият, но определено най-стандартният начин за отчитане на отработените часове. Ако водите записи ръчно, трябва да използвате формуляр T-12.
Графикът за време е познат инструмент за проследяване на присъствието на служителите. Формуляр T-13 ви позволява да записвате подробно причините за отсъствие, включително студентски отпуск по време на сесията, усъвършенствано обучение и няколко вида отпуск за инвалидност. Срокът, за който се попълва документът, може да бъде по-малък от 31 дни.
Попълненият T-13 е основата за ведомост.
Форматът за попълване на графика за време в T-13
За разлика от произволни таблици с подобно съдържание, T-13 съдържа данни за предприятието, включително формата на собственост и OKPO. Номерът на документа се поставя в съответствие с вътрешните изисквания за поддържане на листове за работно време.
Най-отгоре е посочено и името на отдела. Трябва да се помни, че ръководителят на този отдел (дори ако попълването на графика не е част от неговите или нейните задължения) трябва да подпише попълнения формуляр.
Редът на служителите се определя с решение на отговорното лице. Най-често сортирането е по азбучен ред, както в нашия пример, но е възможен вариант на подреждане по персонален номер (колона 3).
В колона 4 поставяме марки по дни:
аз- (явяване) работен ден,
AT- почивен ден,
ОТ- ваканция,
RP- избирателна активност в почивен ден (работа),
Да се- командировка,
настолен компютър- обучение,
При- учебен отпуск с обаждане от учебно заведение,
б- отпуск по болест с отпуск по болест,
T- неплатен болничен без болничен.
Под знака съм поставил броя на отработените часове през този ден. В колона 5 обобщаваме броя на I в реда и броя на часовете. Получаваме 4 стойности за 2 половини на месеца. В колона 6 обобщаваме стойностите и получаваме крайната цифра за работата за месеца.
В четвърта колона не се посочва броят на часовете за V, OT, K, B и други случаи. За да направите това, има колони 10-13.
Отчитане на болнични, отпуски или отсъствия по други причини
Кодовете за обозначение могат да бъдат различни (например цифрови). Законодателно не е предписан конкретен формат за попълване.
Нотацията X показва, че не вземаме предвид този ден: за удобство месецът е разделен на два реда с различни стойности. За месеци, които имат 30 дни (например ноември, колоната ще изглежда така (за удобство „несъществуващото“ 31-во число е маркирано в червено):
Т-13 за ноември
По аналогия, T-13 се попълва за посещения през февруари.
В колони 7-9 се посочват кодът на плащането, броят дни и вида на таксите. В нашия пример кодовете са:
- 2000 - общ работен ден,
- 2300 - отпуск по болест (обезщетение за инвалидност),
- 2012 - ваканция.
Алтернативно решение
Някои предприятия одобряват леко опростена версия на графика, без да посочват подробно причината за пропуските. В колона 4 са посочени само 2 кода:
- аз- работен ден,
- з- неработен ден.
Този метод може да е неудобен, тъй като не записва отпуск по болест.
Особени случаи
- Как да попълните T-13 за служители, участващи в конференции и други обучения?
- Може ли кодът I да има стойност повече от 8 часа?
- Каква е разликата между таблиците с часове T-12 и T-13?
Зависи от позицията на предприятието. Тези дни могат да се броят като работни дни (I) или могат да се броят като обучение за напреднали (PC). Размерът на заплащането също може да варира.
да Може, ако има специална заповед за удължено работно време. Часовете извънреден труд могат да бъдат отбелязани с обозначението C.
Първият е ръчен формуляр за присъствие. второ - по електронен път. Много счетоводни отдели днес са преминали към T-13, тъй като той може да се събира автоматично с помощта на специална програма.
Формуляр Т-12
На първо място, както във всеки друг документ за досиета на персонала, първо трябва да въведете данните за организацията в графика: пълното й име с кода OKPO (да се вземе от регистрационните документи), организационен и правен статут (IP, LLC, CJSC, OJSC), както и структурното звено (отдел), за което се поддържа този график (ако е необходимо).
След това трябва да въведете в съответната колона номера на документа за вътрешния работен процес, както и да посочите отчетния период, който взема предвид този график.
Цифрови и буквени кодове в ведомостта
Тази част от графика включва азбучните и цифровите шифри, използвани за попълване на необходимата информация за служителите, както и тяхното декодиране. Те трябва да бъдат въведени в основната част на работния лист, за да отразяват кратко и ясно времето, действително прекарано от един или друг служител на работното място, както и причините за отсъствието му от работа. В случай, че специалистите отдел персоналима нужда от въвеждане на някои допълнителни кодове в тази форма на графика, те могат да бъдат разработени самостоятелно и въведени в тази таблица.
Отчитане на работното време в Т-12
Този раздел в отчета е основният - именно в него се съхраняват записи на работното време. Първо трябва да въведете серийния номер на служителя в първата колона на този раздел, след това във втората колона пълното му име (за предпочитане пълното име и бащино име, за да няма объркване и грешки). В третата колона трябва да въведете личния номер на служителя, който му е назначен по време на работа (той е индивидуален и никога не се повтаря).
За всеки служител има два реда в листа за време - те съдържат криптирана информация за присъствието или отсъствието на работното място за всеки календарен ден от месеца. Освен това е необходимо да се посочи причината за неявяване на работно мястоако има инсталиран такъв.
В горния ред срещу името на служителя се посочва причината, а в долния ред - броят на действително отработените часове, а ако служителят не се е появил на работното място, долната клетка може да остане празна.
Следващата стъпка е броенето. обща сумареално отработените часове и дни за двуседмични периоди, а в края на таблицата - резултатът от изчисленията за месеца.
В същото време трябва внимателно да следите дали общият брой календарни дни в месеца съвпада с количеството работа, почивните дни и празниците, посочени за всеки служител.
Трябва да се каже, че понякога лицата, отговорни за попълването на графика, въвеждат в него само тази информация, която се отнася до дните, когато служителят е отсъствал от работното място. Тази опция обаче може да доведе до кадрови и счетоводни грешки, така че не е препоръчително да я използвате.
Дата и подписи на отговорните лица
След попълване на графика служителят, който отговаря за него, трябва да посочи позицията си, както и да постави подпис в съответните клетки със задължителен препис. Отчетната карта трябва да бъде одобрена и от ръководителя на структурното звено или директора на предприятието - също като се посочва длъжността и подписът с препис. Последното нещо, което трябва да поставите, е датата, на която е попълнен графикът.
