Прави се график за време. Законно ли е използването на електронни системи за управление? Характеристики на попълване на графика за време в някои случаи

На основание чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, всички работодатели трябва да контролират колко часа действително е работил всеки от техните подчинени. С постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. беше одобрен специален формуляр „Отчет за работното време“.

Ще се научиш:

• Как да водим график за работното време през 2018 г.
• Какви обозначения се използват.
• Как да попълните график за работа на непълно работно време.
• Как се отбелязват празниците в графика.
• Как да отбележите почивния ден в графика.
• Как правилно да отразявате отпуска по болест в листа за време.
• Какви въпроси имат служителите по персонала при попълване на график за време.
• Кои са най-честите грешки, допускани от служителите по персонала при воденето на график.

Как да водим график за работното време през 2018 г

Отчетът за работното време е един от най-важните документи за персонала. В него се отбелязват ежедневно всички смени и часове, отработени от служителите, и въз основа на този документ се изчислява заплатата всеки месец. В допълнение, листът за работно време се използва за генериране на статистическа отчетност за труда и други аналитични документи.

Член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи, че работодателят е този, който трябва да води графика за работното време. Няма значение в каква посока работи фирмата и каква е нейната форма на собственост. Графикът отразява броя часове и дни (смени), отработени от персонала. Формата на графика може да бъде на хартиен или електронен носител.

Изтеглете график за работно време

Информацията, отразена в ведомостта, трябва да бъде заверена. Ето защо, преди пълното преминаване към електронно счетоводство, е необходимо да издадете електронни подписиотговорни служители: началник структурен отдел, специалист ЧР и хронометрист.

През 2018 г. за отчитане на работното време се използват унифицирани формуляри Т-12 или Т-13, одобрени с решение на Държавния комитет по статистика на Русия.

Формите са различни. T-12 е универсална опция, която се използва не само за записване на работното време, но и за изчисляване и изплащане на заплати на персонала. Когато попълвате раздела „Разплащане с персонала за възнаграждение“, въведете кодовете на вида плащане в графика за време във формуляра T-12.

Води се график за отчитане на работното време във формуляр Т-13, ако фирмата има автоматична система (турникет) за присъствие и неприсъствие.

Работодателят има право да използва собствени формуляри, предназначени за подобни цели.

Важно:само търговските предприятия имат право самостоятелно да разработват счетоводни форми. Държавните и бюджетните организации използват стандартен формуляр № 0504421 (съгласно заповедта на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n, която също съдържа указания за правилно попълване на формуляра).

Ако говорим за малка компания с малък брой служители, тогава може да се използва един общ график. Ако предприятието е голямо, обикновено се създава отделен график за всяка структурна единица. Съставя се от отговорен служител, който се занимава с водене на записи на работното време (хронометрист), счетоводител, специалист в отдела за персонал или друго длъжностно лице.

За да се вземе предвид автоматично работно време, използвайте формуляра T-13, който се състои само от един раздел.

Изтеглете Примерен график за часове T-13

Трябва да спазвате всички установени правила, когато създавате график за време. Формулярът, който компанията е изготвила за всеки определена форма, може да се допълва с необходимите видове информация – това се определя от работодателя. Основното условие е наличието на задължителни подробности, а именно:

• дата на съставяне и заглавие на документа;
• пълното наименование на дружеството и неговото структурно подразделение;
• звена, в които се измерва отработеното време от служителите;
• длъжности, трите имена и лични подписи на служителите, които водят досиета.

Тест и планер, който ще ви помогне да направите всичко за половин ден

Консултантът на "Газпром" обясни подробно на редакцията на списание "Търговски директор" как да се справят с всички въпроси два пъти по-бързо. Тестът ще ви помогне да проверите как управлявате времето, а автоматизираният планировчик ще ви помогне бързо да сортирате задачите.

Какви символи се използват в графика

На заглавна страницаунифицираната форма представя подробен списък на символите, използвани при попълване на графика. Най-често има такива цифрови кодове или техните азбучни двойници:

• 01 (I) - работа през деня;
• 02 (H) - работа през нощта;
• 03 (РВ) - работа в почивни и неработни празници;
• 04 (C) - извънреден труд;
• 05 (VM) - сменен метод;
• 06 (K) - ;
• 07 (PC) - повишаване на квалификацията с прекъсване на работата;
• 08 (PM) - повишаване на квалификацията с прекъсване на работа в друга област;
• 09 (OT) - годишен основен платен отпуск;
• 10 (ОД) - годишен допълнителен платен отпуск;
• 11 (U) - платен отпуск за обучение (показва се в графика на служителите, които комбинират работа и обучение през 2018 г.);
• 12 (НС) - намалено работно време за работници и служители, които се обучават при частично заплащане;
• 13 (UD) - учебен отпуск без заплащане;
• 14 (П) - отпуск по майчинство или във връзка с осиновяване на новородено дете;
• 15 (ОВ) - родителски отпуск до три години;
• 16 (ДО) - отпуск без заплащане, предоставен на работника или служителя със съгласието на работодателя;
• 17 (ОЗ) - отпуск без заплащане, предоставен в предвидените от закона случаи;
• 18 (ДБ) - годишен допълнителен отпуск без заплащане;
• 19 (B) - временна неработоспособност с назначаване на обезщетения (отпуск по болест);
• 20 (T) - временна нетрудоспособност без обезщетение;
• 24 (PR) - отсъствия;
• 26 (B) - уикенд или неработен празник;
• 30 (НН) - неявяване на работно мястопо неизвестни причини.

Кодът "30" се поставя до изясняване на причините за отсъствието на служителя от работното място. Например, ако стане известно, че служител е болен и този факт се потвърждава от сертификат от медицинска институция, кодът „30“ или „НН“ се променя на „19“ или „B“.

Ако типичен списък от кодове не е достатъчен за една компания, за да отрази производствени ситуации, тя има право да прави допълнения по всяко време. Издава се заповед за окрупняване на корекциите. Това предвижда „Процедура за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация“, одобрена с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20.

Изтеглете примерна заповед за въвеждане на нови наименования в графика

Правилно водене на график

Графикът може да се поддържа по 2 начина:

• методът на непрекъснато регистриране на присъствие и отсъствие от работа;
• регистрация на различни отклонения.

Изборът на метод зависи от работен график. Системата за поддържане на графика се установява при формирането на счетоводната политика на предприятието, която се регулира от заповедта на ръководството. В счетоводната политика е фиксирано за колко време трябва да се предаде графикът на работното време в счетоводния отдел.

Ако се поддържа графикът за време метод на непрекъснато регистриране на явките и отсъствията, тогава календарните дни от месеца се отбелязват в отделни клетки в документа. Задължително запишете кодовете за присъствие и отсъствие, под които те са посочени обща сумаотработени часове от служителя.

Ако използвате метод за регистриране на отклонение, в документа се отразяват само отклонения от установеното работно време (ако е фиксирано). Включва отсъствия, закъснения, извънреден труд. Отсъствията винаги се броят в дни. В горния ред колоните фиксират кода на символите. Полетата по-долу не са попълнени.

Ако продължителността на деня и смяната остане непроменена, се записват само отклонения от стандартното време (неявяване, закъснение). Ако продължителността на работа е нормална, може да се запише само отсъствие.

Ако служител работи на вътрешно непълно работно време, му се присвояват два персонални номера и се вписват два пъти в документа - като служител на непълно работно време и като основен служител. Нека разгледаме правилното попълване на работния лист, като използваме примера на раздел 1 „Записи на работното време“ на формуляр № Т-12.

Когато попълвате графика, използвайте цифрови или подобни азбучни кодове. Имайте предвид, че графикът на работното време в различните компании може да се поддържа според различни правила.

Пример за водене на график за време:

• номер на служител по ред (1);
• Пълно име, длъжност или специалност (2);
• личен номер (3).

В колони 4 и 6 има редове, където трябва да посочите колко време всеки служител работи дневно през месеца. В горния ред поставете кода на разходите за време за определена дата (4). Долният ред отразява продължителността на отработеното или неотработеното време в часове или минути (5). Ако е необходимо, увеличете броя на колоните за допълнителни подробности според режима на време. В горните редове 5 и 7 се посочва броят на отработените дни (6), а в долните редове - общият брой отработени часове за половин месец (7).

Според резултатите от всеки месец за служителя се въвеждат общият брой отработени дни (8), броят часове (9), общият брой почивни дни или празници (10). След това се установява колко извънреден труд е имал служителят (11). По-добре е да попълните графика в същия ред, за да не направите грешка.

Нощните часове включват периода от 22:00 до 06:00 часа. Изчислете колко нощни часа е работил служителят през отчетния период и включете полученото число в колона 11 (12). В същото време отбележете броя на отработените часове през почивните дни или празниците (ако са паднали в работния период (13).

В колона 14 посочете всички отсъствия. Въведете броя на дните (14) в горния ред и броя на неотработените часове (15) в долния ред. В колона 15 се въвежда кодът (16), а в колона 16 - броят дни и часове отсъствие, като се посочва кодът (17). Освен това графикът трябва да бъде подписан от лицето, отговорно за попълването на графика (18), ръководителя на отдела (19) и служителя по персонала. Задължителни данни - имената на длъжностите на тези лица и техните лични подписи с декодиране.

След тези процедури лицето, отговорно за поддържането на графика, предава документа на счетоводния отдел. Въз основа на графика служителите изчисляват и начисляват заплати.

важно!Основата за включване в графика или изключване на служител от него трябва да бъде документация за персонала, например заповед за уволнение, наемане, трудов договор. Задължително изискване е документално доказателство за бележка за причините за неспазване на режима.

Основата за поставяне на маркировка може да бъде заповед, отпуск по болест, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени работи, предупреждения за престой и др. Докладната карта не трябва да съдържа бележки за предоставянето на услуги въз основа на гражданскоправни договори .

• 10 съвета как да управлявате своя екип по продажбите

Как да попълните график за работа на непълно работно време

Времето, отработено от работниците на непълно работно време в отчетната карта, се записва съгласно общите правила. Броят на отработените часове от работника на непълно работно време за даден ден се отразява в клетките със съответните дати. Почивните дни са отбелязани с код "C", ваканцията - с марката "OT", болничните дни, документирани, - "B".

Графикът на работника на непълно работно време се разработва съгласно специални правила. Известно е, че руското законодателство забранява на работещите на непълно работно време да работят в институция повече от непълно работно време. Тоест, в сравнение с други служители, работникът на непълно работно време е длъжен да работи по-малко.

Ако фирмата има стандартна петдневна работна седмица, тогава през всеки работен ден работникът на непълно работно време има право да работи 4 часа. С плъзгащи се или график на смениВсеки ден може да работи различен брой часове. Основното е, че общата скорост на натоварване не е превишена.

Нека се спрем на правилата за попълване на графика за работа на непълно работно време.

1. Времето, отработено от работниците на непълно работно време в отчетната карта, се записва по същите правила като за обикновените служители. Разписанието (в Excel или в друга програма) се изготвя съгласно същите изисквания.
2. Работещият на непълен работен ден не може да работи повече от това, което осигурява натоварването му.
3. В различни работни дни служителят има право да работи с различен брой часове - всичко зависи от графика, както на допълнително, така и на основно място на работа.
4. Ако в някой от дните работникът на непълно работно време не работи на основното място, той има право да работи като работник на непълно работно време на пълен работен ден (без да надвишава общия стандарт на часове).

Времето, отработено както от вътрешни, така и от външни работници на непълно работно време, се взема предвид по общи правила. Единствената разлика е броят на отработените часове. Но има разлики между отчитането на работното време на вътрешните и външните работници на непълно работно време.

Знаем, че външен служител на непълно работно време се нарича служител, чието основно място на работа е друга организация. Тоест, графикът за време за него трябва да включва само един ред - позицията, която заема работата на непълно работно време в тази компания.

Вътрешен служител на непълно работно време е служител, който заема две позиции в една и съща институция. Съответно работните му часове за една и за втора позиция се записват в един и същи лист. Важно е отработеното време за всяка от позициите да се отчита поотделно. Не се допуска сумиране на часове, отработени при непълно работно време. Графикът съдържа отделни колони с код "CB".

По-долу ще дадем примери за работа на непълно работно време с петдневна работна седмица за външни работници на непълно работно време, стандартна работа за вътрешни работници на непълно работно време, както и работа на вътрешен работник на непълно работно време с пет дни работна седмица за основна позиция и ротационен график за допълнителна.

Процедурата за отчитане на работното време на външна работа на непълно работно време (Петрова Д. А., счетоводител) при работа на непълно работно време за петдневна седмица:

Пълно име, длъжност

Личен номер

Тренирах

Иванова Е. С. Секретар

Петрова Д. А., счетоводител

Процедурата за отчитане на отработените часове от вътрешен работник на непълно работно време при работа на петдневна работна седмица за основната позиция и плъзгащ се график за допълнителна:

Пълно име, длъжност

Личен номер

Записи за присъствие и отработени часове

Тренирах

Мамедова Е. А., процедурна медицинска сестра, охранителна медицинска сестра

Процедурата за отчитане на работното време на вътрешен работник на непълно работно време за петдневен период:

Пълно име, длъжност

Личен номер

Записи за присъствие и отработени часове

Тренирах

Мамедова Е. А., секретар, инспектор по персонала

Как да отразим ваканция в графика

Можете да отбележите информация за действително отработените часове и за почивка в стандартни листове за време, както и в документи, които работодателят е генерирал сам.

По правило специалистите по човешки ресурси използват готови форми. Причините за това са няколко: те са най-удобни за използване, не се нуждаят от отделно одобрение и съгласуване, а при проверките инспекторите на ДАИ не задават въпроси по тях. За да запишете отработеното време, можете да използвате формулярите T-12, T-13 или OKUD 0504421 „Лист за време“. Формулярът T-12 е необходим за изчисляване на заплатите за отработените часове.

В листа за време се вписва информация за явяването и отсъствието на служителя на работа и броя на отработените от него часове. Явките и отсъствията на специалист се класифицират отделно (работа през нощта, през почивните дни, ваканция за негова сметка и т.н.), тъй като размерът на заплатата му пряко зависи от вида на отработените часове, както и от причината за отсъствието .

Отделен служител, отговорен за това, например хронометрист, специалист по персонала или счетоводител, може да записва работните часове и празниците в листа за време. Това задължение трябва да бъде посочено в трудовия договор със съответния служител. Можете също да издадете заповед за назначаване на специалист по счетоводството.

Формуляри T-12 и T-13 са таблици, всеки ред в които е назначен за отделен служител. Колоните са за въвеждане на дати. В съответната клетка на всеки ден се записва код от букви и цифри, отразяващ вида на работното или неработното време. В клетката по-долу отбележете точно колко часа е работил служителят.

Конвенции за отразяване на ваканция в графика:

Всички служители са длъжни да имат годишен платен отпуск от минимум 28календарни дни. Предоставя се всяка година на принципа първи дошъл, първи обслужен (с изключение на няколко категории служители, които имат право да избират дати по свое усмотрение). В редица ситуации, ако служителят и работодателят се споразумеят, ваканцията се разделя на части или се прехвърля за следващата година.

Въпреки факта, че графикът винаги се формира предварително (две седмици преди новата календарна година), ваканционните дни в графика не трябва да се посочват предварително. Ако служителят напусне ваканцията преди време или се разболее, листът за време ще трябва да бъде съответно променен.

След като служителят напусне платения годишен отпуск, служителят, който отговаря за воденето на документацията, е длъжен да въвежда код OT или 09 в ведомостта всеки ден.

Служителите от определени категории имат право не само на 28-дневна годишна ваканция, но и на допълнително платено време. Такава почивка може да се вземе заедно с основен празник, част от него или отделно.

Право на ползване допълнителни почивни дниработят специалисти:

• на нередовен работен ден (ако това условие е посочено в трудовия договор) - 3 или повече календарни дни;
• при вредни (2, 3, 4 степен) или опасни условия на труд - 7 или повече календарни дни;
• при специални условия на труд (списъкът на служителите и продължителността на допълнителния отпуск се определят от правителството на Руската федерация).

важно!В разписанието допълнителният отпуск трябва да се впише в отделен ред, дори когато допълнителните дни идват непосредствено след основния отпуск. За да направите това, поставете кода OD или 10.

Руското законодателство позволява на служителите да вземат не само годишен основен и допълнителен отпуск, но и да използват:

• неплатен отпуск;
• учебен отпуск (който запазва ср заплата, приходите не се задържат или се изплащат частично);
• отпуск по майчинство за жени;
• родителски отпуск.

Помислете как всеки от тези празници се записва в графика.

На основание чл. 128 от Кодекса на труда на Руската федерация, всеки служител има право да поиска от работодателя да му предостави неплатен отпускв определен ден/дни за разрешаване на лични проблеми. Говорим за така наречената почивка за собствена сметка. Работодателят решава дали да предостави на служителя такъв отпуск или не. Ако служител вземе неплатен отпуск, кодът DO или 16 се поставя в листа за време.

В същия член (член 128 от Кодекса на труда на Руската федерация) се посочва задължението на работодателя в редица ситуации да предостави отпуск за своя сметка по искане на служителя. Правото на такава почивка е:

• за работещи пенсионери (по възраст). Те могат да ползват не повече от 14 календарни дни годишно;
• родители и съпрузи на военнослужещи, полицейски служители, федерална противопожарна служба, митници, служители на институции и органи на наказателната система, лица, починали или починали в резултат на нараняване, сътресение или нараняване, получени при изпълнение на военни задължения или като резултат от заболяване, свързано с военна служба, - до 14 календарни дни годишно;
• за работещи инвалиди - 60 календарни дни годишно;
• за служители, които имат дете, регистриран брак, починали близки роднини - до 5 календарни дни.

Такъв отпуск без заплащане в отчета се записва под формата на код OZ или 17.

Допълнителен отпуск, при който се запазва средната заплата, на основание чл. 173 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите, които работят и в същото време получават висше или средно образование професионално образованиена непълно работно време или на непълно работно време, тоест без прекъсване на работата.

Мениджърът е длъжен да предостави отпуск за обучение, така че служителите да могат да преминат:

• междинни сесии - от 20 до 50 календарни дни за всеки курс;
• държавно атестиране - от 2 до 4 месеца.

Основание за предоставяне на отпуск са документи от учебното заведение.

За да коригирате платения отпуск за обучение, поставете код U или 11 в листа за време.

Служителите на пълен работен ден имат право да изискват от работодателя предоставяне на образователен неплатен отпуск, за да преминат приемни изпити или сесии. Учебният отпуск се отразява в графика под формата на код UD или 13.

Графикът също трябва да записва отпуск по майчинство.

Жените имат право на отпуск по майчинство. Основата за предоставяне на такива празници е удостоверение за неработоспособност. Служителят може да вземе отпуск 70 или 84 дни (ако бременността е многоплодна) преди очакваната дата на раждане или веднага след тях. Но като цяло такъв отпуск трябва да бъде равен на броя дни, определени от закона (член 255 от Кодекса на труда на Руската федерация): от 140 до 194. В графика бременността и отпускът за отглеждане на дете се обозначават с буквата P или числото 14. Същият код се дава на служителя, който е осиновил дете и поради това е в отпуск.

При изтичане на отпуска по майчинство един от родителите или друго лице, което гледа детето (баба, дядо, настойник) има право да ползва отпуск за отглеждане на детето до навършване на тригодишна възраст. През този период на отпуск фирмата запазва място за служителя и му изплаща надбавка.

Във формуляра T-12 или T-13 родителският отпуск е обозначен като OJ код или 15.

Как да отразите отпуск в графика

Съгласно действащото законодателство от компаниите се изисква стриктно да се съобразяват трудова дейностперсонал. Ето защо мениджърите трябва да вписват всеки почивен ден в графика.

Компаниите в Русия имат право да установяват свои собствени правила за попълване на формуляра T-12 или T-13 и да ги определят в инструкция или ръководство. Преди да отразите свободното време в графика, трябва също да изберете кодове. Често срещаните включват:

• РВ, 03 - време, отработено от служителите през почивните и празнични дни.
• О.В., 27 - платени почивни дни.
• HB, 28 - неплатен отпуск.

Възможно е да привлечете служител да работи в неработен ден само с негово съгласие. В този случай се издава специална заповед със следните раздели:

• Име на фирмата.
• Дата на приемане, номер и град, в който се намира институцията.
• Името на документа (например „За привличане на работа в почивен ден“).
• Обосновка на поръчката.
• Инструкции за привличане на конкретни работници и заплащане на двойна ставка за 1 ден над установеното възнаграждение.
• Длъжност, трите имена и подпис на служителя, приел поръчката.
• Трите имена и подписи на служителите, запознати със заповедта.

важно!Като се има предвид информацията в заповедта, графикът отразява времето, отработено от служителите в неработен ден.

Ако компанията използва индивидуален формуляр, въз основа на № 402-FZ от 6 декември 2011 г., отпускът в отчетната карта се поставя под формата на общоприет или собствен код.

Характеристиките на работата и заплащането в неработни дни са отразени в Кодекса на труда на Руската федерация. Ако графикът е попълнен правилно, няма трудности при изчисляване с персонала за отработените часове.

Служителите на всяка компания от време на време са принудени да работят през почивните дни по различни причини - например трябва спешно да се подготвите за проверка или да изпратите доставени стоки.

Служителят има право по свое усмотрение да определи коя форма на заплащане за работа през уикенда или празника е за предпочитане за него. Той има право да поиска плащане по двойна ставка или да се съгласи на сума, изчислена по единична ставка, но в същото време да поиска почивен ден. В никакъв случай работодателят не може да повлияе на решението на служителя.

В същото време служители, които имат срочен трудов договор с компанията за период от най-малко 2 месеца, не могат да поставят такива изисквания. Кодексът на труда на Руската федерация гласи, че за работа през почивните дни и празниците те могат да получават заплащане само в двойна ставка.

В съответствие със Кодекс на труда RF да включва персонал за работа през почивните дни е възможно само в извънредни ситуации. Да предположим, че трябва спешно да завършите задачи, които засягат бъдещата работа на компанията. Ако ръководителят не спазва нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, той нарушава закона. Това го заплашва със сериозни проблеми при проверка на контролните органи.

По-долу е даден график за време - пример за попълване на отпуск.

Номер На поръчка

персонал стая

Обща сума тренирах за начало половината месеца

Иванова Е. В.

Как да попълните график за време, ако служителят е в отпуск по болест

Много често в организациите има въпрос, свързан с правилното отразяване на отпуск по болест в отчетната карта. За правилното регистриране на отпуска по болест в отчетната карта трябва да имате предвид:

• какъв метод се използва за отчитане на присъствието или неявяването на работа (пълна регистрация или само регистрация на отклоненията);
• как да обозначите отпуск по болест в отчетната карта (буквен код "B", цифров код "19" - за колона 15 на формуляр № T-12).

Помислете как се вписва отпускът по болест в отчета пълен метод на регистрация. В дните на заболяване на служител, потвърдено със сертификат от медицинска институция, трябва да поставите например буквения код „B“ в горната половина на реда и броя на отработените часове всъщност „0“ . След това трябва да обобщите броя на отработените дни и часове.

По-долу е образец на обозначението на отпуск по болест в отчетната карта при използване на метода на непрекъсната регистрация:

Пореден номер

Фамилия, инициали, длъжност (специалност, професия)

Личен номер

Отчет за явяване и отсъствие по дни от месеца

Работил за

половин месец (I, II)

месец

Престоят на служител в отпуск по болест с метода за регистриране на отклонения се отбелязва в отчетната карта:

• буквен код "Б" в дни, потвърдени с удостоверение от лечебно заведение;
• буквен код "Б" през почивните дни.

Ето как отпускът по болест се отразява в отчета чрез регистриране на отклонения:

Пореден номер

Фамилия, инициали, длъжност (специалност, професия)

Личен номер

Отчет за явяване и отсъствие по дни от месеца

Работил за

половин месец (I, II)

месец

Дубова Анастасия Христофоровна, мениджър логистика

Те също използват цифрови кодове. В този случай отпуск по болест в отчета в колона 15 на формуляр № Т-12означен по следния начин:

Количество отсъствия, дни (часове)	От тях по причини
		Брой дни (часове)

Ето стъпка по стъпка схема за въвеждане на отпуск по болест в документа:

Етап 1.Първо избирате код за обозначение, приет от компанията. Погледнете кода за отпуск по болест в отчета („B“ или „19“ за колона 15 на формуляр № T-12 или друга марка, приета във вашата организация). За ваше удобство запомнете тези кодове или ги запазете във вашата таблица с легенди.

Стъпка 3След това изчислявате общия брой дни и часове, отработени от служителя. В същото време изключете болничните дни и почивните дни от изчислението (при липса на други отклонения).

Отпуск по болеств отчетната карта по време на празниците отразяват, както следва:

Етап 1.Отпускът е необходимо да се отбележи преди датата на началото на болестта на служителя, посочена в листчето за неработоспособност. За да направите това, използвайте буквеното обозначение "ОТ" (цифров код "09" - за колона 15 на формуляр № Т-12). Уикендите не се празнуват по време на празниците. За изчисляване на празниците се използват календарни дни, а не работни (член 115 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Стъпка 2Дните, в които служителят не е могъл да работи, се отбелязват с буквен код „Б”.

Стъпка 4Необходимо е удължаване на ваканцията: в отчетната карта след последния ваканционен ден въведете кода "ОТ". Означава броя на следващите дни на заболяването. В този случай трябва да се вземат предвид някои нюанси. В съответствие с чл. 124 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако служителят временно не може да работи, годишният платен отпуск се удължава или отлага за друго време, което се определя от работодателя, като се вземат предвид желанията на служителя.

Тъй като законът на Руската федерация позволява удължаване или отлагане на ваканцията за друг период, като се вземат предвид желанията на служителя, тя не може да бъде автоматично удължена поради болест. Работодателят трябва да разбере какво иска служителят. В същото време служителят е длъжен да изрази желанието си за удължаване или отлагане на ваканцията, като подаде подходящо заявление.

Често задавани въпроси от служителите по персонала при съставянето на график за време

Не във всички случаи ръководството на предприятията ясно следва правилата, по които се попълват, съхраняват и използват формуляри Т-12 и Т-13. Ето отговорите на най-честите въпроси, които HR специалистите задават при разработването на график за работно време. Водени от тази информация ще допускате по-малко грешки.

1. Какъв е срокът на годност на попълнен график?

Изкуство. 586 „Списък на типичните управленски архивни документи, образувани в хода на дейността правителствени агенции, местни власти и организации, като посочва периодите на съхранение, "казва, че периодът на съхранение на отчетната карта не може да бъде по-малък от 5 години. Ако листът е използван за отчитане на работното време на служителите в тежки и опасни производства, срокът на годност достига 75 години.

1. Какви етапи от движението на графика трябва да бъдат предвидени при съставянето на местни документи, регулиращи правилата за неговото развитие и движение?

Счетоводният лист преминава през няколко етапа, а именно:

• първо се изготвя;
• след това проверете правилността на компилацията;
• ако всичко е точно, преминаване за подпис;
• осигуряват счетоводство;
• се предават за последващо съхранение, като се спазват приетите от компанията стандарти ( отдел Човешки ресурси, към архива и др.).

Когато изготвяте график на работния процес, не забравяйте да въведете цялата счетоводна документация в него, включително графика за време, и направете малка корекция за спецификата на формуляра (продължителност на подготовката, възможни забавяния при предоставянето на документи от служителите, потвърждаващи техните отсъствие от работното място и време за коригиране на графика за време).

1. Кой, освен хронометрист, може да води график?

В съответствие със закона не само хронометристите имат право да попълват графика (освен това не всяка организация има такъв специалист), но и други упълномощени лица. Служител на отдела по персонала, специалист по набиране на персонал или ръководител на структурен отдел може да води график за време. Всичко зависи от системата за проследяване на времето, възприета от компанията. Тази точка трябва да бъде фиксирана описание на работатаи трудовия договор на служителя, попълващ графика за време.

1. Как да попълните график, ако специалист работи дистанционно?

Дори ако служителят изпълнява задълженията си от разстояние, законът все пак задължава работодателя да вземе предвид работното му време (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Както вече беше отбелязано, възможно е да се фиксира работното време в графика за време, като се използва непрекъсната регистрация на присъствие и отсъствие, както и методът за регистриране само на отклонения, като отсъствие, закъснение, извънреден труд и др. За да се вземе предвид времето работи от специалист от разстояние, възможно е използването по всякакъв метод.

Ако предприятието има служители, работещи от разстояние, правилата за записване на работното им време могат да бъдат предписани в местен акт (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Имайте предвид, че при дистанционна работа обикновено се използва методът на отклонение, тъй като хронометристът няма информация за външния вид на служител на работа. Ако няма извънреден труд и неявяване, в графика за време се включват само окончателните данни за резултатите от работата на служителя за 1-ва и 2-ра половина на месеца. Ако се използва методът на отклонение, работните дни не се отразяват в ведомостта. Ако клетката в отчета не е попълнена, тогава този ден е бил работен.

Въпреки това, ако методът на отклонения се използва при попълване на графика за отдалечен служител, могат да възникнат технически затруднения, свързани с въвеждането на информация в програмата 1C и т.н. В този случай е по-добре да използвате метода на непрекъсната регистрация на явявания и отсъствия.

• Доплащане за работа: какво трябва да платите на служителите над предписаното

Грешки, които често се допускат при изготвяне на график

На пръв поглед попълването на прост формуляр T-12 или някой от неговите еквиваленти е лесно. Служителите, които следят работното време обаче правят същите грешки. Например, те въвеждат информация за служител, без да посочват неговата длъжност или номер на персонала.

важно!Резултатите от проверките на счетоводните документи на редица организации показват, че отговорните за поддържането на графика често не спазват правилото за намаляване на работния ден преди празника с 1 час. Всъщност служителите работят 7 законови часа. По документи нормата е 8 часа.

Има още един типична грешка, което е разрешено във фирмите главно поради невнимание: определят празник като работен ден. В допълнение, трудностите могат да бъдат свързани с въвеждането на информация за времето, отработено от специалист. Не забравяйте, че графикът трябва да включва всички часове, които вътрешният работник на непълно работно време е работил на всяка от позициите си.

Ако при проверка на коректността на графика откриете грешка, ръководете се от разпоредбите на параграф 8 от чл. 9 от Федералния закон от 6 ноември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“. Невярната информация трябва да бъде внимателно задраскана с линия. Над задрасканите обозначения трябва да въведете правилната информация и да посочите датата, на която са направени корекциите. Освен това служителят, който коригира графика за време, трябва да го подпише (вие също трябва да дешифрирате подписа и да посочите позицията).

Практикуващият лекар разказва

3 проблема на класическата система за контрол на времето на служителите

Петър Лебедев,

Директор по икономика и финанси, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Дзержинск

служители производствени отделивсеки ден те отчитаха работното време: те посочваха в отчета колко време (в часове) са изразходвали за конкретни проекти, проучвания, командировки и др. В края на месеца графиките бяха предадени на прекия ръководител, който от своя страна предаде документите на счетоводния отдел, чийто служител въведе информация в системата, изготви обобщени отчети по проекти и ги предаде на мениджърите.

При събирането на информация имахме 3 основни проблема:

1. Събирането на статистически данни отне много време. Възможно е да се разбере действително отработеното време от служителите в най-добрия случай седмица след края на отчетния месец. Проверката и одобряването на разписанията също отне много време.
2. Трудности бяха свързани и с получаването на междинни отчети. Не можехме да събираме статистически данни повече от веднъж месечно. И ако поддържаме седмични отчети, броят на хартиените листове за време ще се увеличи 4 пъти. Освен това анализът изисква информация за всеки служител. Но не всички служители могат да попълнят графика извън обичайния график, защото някой е в отпуск по болест, а някой е в командировка.
3. Попълването на графика често се извършва с грешки. Например служителите са посочили грешен номер на договор или вид работа или изобщо не са взели предвид работното време и са попълнили графика в края на месеца в произволен ред.

Помогна ни да разрешим тези проблеми автоматизирана системаконтрол на проследяване на времето.

Контролът на работното време е задължителен за всички предприятия, независимо от формата на собственост и броя на заетите. Изискването е посочено в чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Общи въпроси за попълване

За отчитане на времето, отработено от служител, се води график за време, който е част от задължителните форми на предприятието за поддържане на досиета на персонала.

График на работното време - документ, който служи като основа за определяне на броя на отработените часове от служител, чиито данни се използват за изчисляване на заплати, заплащане за отпуск.

Неговата информация се използва:

• За ведомост, почивни работници.
• При одит от различни външни контролни органи.
• Да получава информация от ръководството за спазване на работното време от служителите. Документът придобива особено значение при график на смени или форма на заплащане на парче.
• Формиране на статистическа отчетност и изчисляване на средносписъчния състав.

Данните се въвеждат въз основа на следните оправдателни документи:

1. Заповеди за организиране на работа, командировки, предоставяне на ваканции от различни видове.
2. Листове за инвалидност.
3. Референции и докладни записки на ръководители на отдели.
4. Други бизнес книжа, приети от вътрешния документооборот.

Ползвателите на информацията от табелата са счетоводни служители, ръководство, външни потребители - данъчни, инспекции по труда и други органи. Формулярът се съставя в един екземпляр и се съхранява 5 години в счетоводството като разходооправдателен документ за заплати. Този период съответства на периода на архивиране на общите счетоводни документи. За отрасли със специални условия на труд се прилага период от 75 години. Продължителността на съхранението се дължи на необходимостта от потвърждаване на времето на работа при специални условия на труд за ранно пенсиониране.

Събирането на данни се възлага на служителя по персонала на предприятието, последвано от одобрение на документа от ръководителя. При липса на служба за персонал в организации или индивидуални предприемачи с малък брой служители, задължението се вменява официален.

Лицата, отговорни за изготвянето му, са включени в счетоводната политика на предприятието. Неправилното изпълнение на задълженията води до вероятно наказание от ръководството в съответствие с чл. 192 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Компанията може да използва различни методи за попълване на графика, чийто избор фирмата прави самостоятелно.

Счетоводството може да включва:

• Пълен начин на записване. Счетоводителят въвежда данните всеки ден. Методът се използва, ако организацията има режим на работа с различен брой часове - текущ график, служители на непълно работно време.
• Метод на отклонение. Отклоненията включват закъснения, отсъствия по различни причини, обработка по празници. Методът се използва от фирми с постоянен почасов график на работа.

Правила и примерно попълване

Правилата за попълване на първични документи се прилагат за формуляра за досие на персонала. Записите трябва да са надеждни, формулярът трябва да съдържа необходимите данни за предприятието, подразделението, длъжностните лица.

Попълването на документа има редица функции:

• Формулярът се попълва за цялото предприятие или за отделни негови поделения.
• Счетоводството се води за всеки служител поотделно. Всички щатни единици имат уникален номер. Идентификацията на служителя се извършва с посочване на пълното име и длъжност, за да се изключат съвпадения между съименници.
• Данните се генерират за всички членове на персонала. Посочени са и служителите в отпуск по майчинство.

След изготвянето на документа той се подписва от отговорно лице, служител на службата за персонал и се одобрява от ръководителя на структурно звено или предприятие.

Съществуват два вида форми- Т-12 и Т-13, които са одобрени от Държавния статистически комитет. В едно предприятие е разрешено да се използва само един от тях, а също така е позволено самостоятелно да се разработи формуляр, като се поддържат всички необходими подробности. Едновременна употреба различни видовезабранен.

• Формуляр Т-12служи за ръчно попълване и се състои от 2 секции, които ви позволяват да отбелязвате отработени часове и ведомост. Когато използвате извлечения за заплати, разделът за заплати може да бъде пропуснат.

• Формуляр Т-13използва се за автоматично попълване на формуляра. Отразява само данните от досието на персонала за времето на присъствие и неявяване с причините за отсъствието.

За опростяване и достъпност на информацията в графика всички потребители използват символи, които са еднакви за всички документи. Списъкът с кодове и декодирания е даден в заглавието на формуляра T-12.

Основните кодове, използвани в документа, са:

Кодът	Декриптиране
аз	явяване и изпълнение на трудовите задължения през деня
з	външен вид и изпълнение на задължения през нощта
AT	неработни дни
RV	дежурство в почивните дни
Да се	командировка
б	отсъствие от работа поради временна нетрудоспособност
OZ	отпуск без заплащане
ОТ	основен платен отпуск
HH	отсъствие от работа по необясними причини

Компанията има право да въвежда самостоятелно разработени обозначения. Редът за прилагане на специални знаци е фиксиран в счетоводната политика.

Честотата на съставяне на графика за време е одобрена в счетоводната политика. Най-добрият вариант е да попълвате формуляра два пъти месечно за изчисляване на междинно плащане - аванс и окончателно разплащане със служителя за заплати в края на месеца.

Нюансите на попълване с график за работа на смени

График на работа на сменипредполага работа в режим с преминаващ брой посещения от месец на месец. Служител с плаващ график не може да работи или да надвишава стандартното работно време, определено за месец. Допуска се леко отклонение в рамките на 2 смени. Важно е да се предотврати извънредният труд, който задължава работодателя да плаща извънреден труд.
Ако графикът достигне 2 дни, графикът показва действителното време, прекарано на работното място в клетката на всяка от датите. Разбивката по дни ви позволява да определите нощни часове за фактуриране.

Промените в данните от графика се правят в месеца, в който е открита грешка или несъответствие. Това става въз основа на заповедта на ръководителя. След публикуването му се създава коригиращ документ, чиято дата съответства на деня на корекцията. Коригираната информация води до преизчисляване на заплатите и отчитане от служителите на счетоводния отдел.

Нормативни документи, регулиращи правилата за поддържане на график

Законодателството урежда реда за изготвяне на графики за служителите. Попълването на документа се извършва, като се вземат предвид изискванията на законите и актовете за счетоводство за въвеждане на задължителни данни за предприятието и служителите.

За изграждане се използват компетентни счетоводни разпоредби:

• Кодекс на труда на Руската федерация, който задължава предприятията да нормализират работното време.
• Счетоводно законодателство. Регламентира възможността за самостоятелно разработване на формуляри на първични документи. Посочва, заедно с PBU 22/2010, процедурата за промяна на грешни данни.
• Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. №. за № 1, с което са одобрени бланките на формулярите на графика за време.

Видео: примери за попълване на формуляри T-12 и T-13

Можете да видите примери за ръчно и автоматично попълване на документ в следващите видеоклипове.
Обща информация и правила за издаване на формуляр T-12.

Създаване и попълване на график в програмата 1C: Enterprise. Част 1.

Работното време се проследява с помощта на електронна таблица. Според този документ можете да определите броя на отработените часове, стандартите за работно време, да попълните счетоводна документация. Член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава работодателите да създават такъв документ за всеки служител и да го попълват по време на работа. Има инструкция за попълване и образци на графика за 2019 г.

Формата и предназначението на счетоводния документ съгласно Кодекса на труда на Руската федерация

Графикът за време е необходим за записване на работното време на служител. Има две унифицирани форми на счетоводен документ: Т12 и Т13. Разрешено е също така да разработвате свои собствени формуляри в рамките на компанията. Това е основата за ведомост.

Те се използват за записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител на организацията, за наблюдение на спазването на установеното работно време от служителите, за получаване на данни за отработените часове, за изчисляване на заплатите, както и за съставяне на статистическа отчетност. върху труда.

Основните функции на графика:

1. Ежедневно отчитане на отработените часове. Следи за спазване на изискванията на действащото трудово законодателство.
2. Фиксиране на данни за работното време на всеки работник.

В съответствие с броя на работните часове се изчисляват заплатите и се изготвя отчет за статистическия отдел.

Глоби: кой носи отговорност

При липса на този документ предприятието може да бъде подведено под административна отговорност. В такава ситуация отговорният служител е заплашен с уволнение.

Ако предприятието не отдели време за изготвяне на график, инспекцията по труда ще наложи глоба от 10 000 рубли. Ако графикът е пълен, грешките могат да бъдат взети под внимание. Неправилният документ трябва да бъде коригиран.

За нарушение на правилата за пълнене се налага глоба до 50 000 рубли. Може да има и административни наказания. Тази мярка принуждава предприятието да бездейства до 90 дни.

Начини за попълване на графика за време

Присъствието или отсъствието на всеки служител на пълен работен ден на работното място се записва чрез метода на пълна регистрация. Този подход се използва, ако броят на отработените часове в различни дние различен.

Ако броят на работните дни е непроменен, тогава се прилага вторият метод. С този подход можете да регистрирате отклонения: отсъствия, извънреден труд, закъснение.

Заглавна страница

Такава информация се замества автоматично, при условие че листът за време се попълва с помощта на специализирани програми на компютър.

Символите за отработени и неотработени часове, представени на заглавната страница на формуляр N T-12, се използват и при попълване на графика за време във формуляр N T-13.

Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. № 1

На заглавната страница има списък със символи. Това са общоприети кодове, които се използват при попълване на всички формуляри на листа за време.

Правилната проба: как да съставите документ

Въпросният счетоводен документ се изготвя в един екземпляр. Използва се за правене на бизнес, включително индивидуални предприемачи.

След един месец отчетът се подписва от ръководители от всички нива (началник и началник отдел или сектор), както и отговорен служител по персонала. След регистрацията графикът се изпраща в счетоводния отдел.

Изготвяне и изпълнение на отчет в бюджетни структури

Държавните предприятия/учреждения използват формуляр 0504421. Това е документ, в който се отразяват отклоненията в използването на работното време. Формира се два дни преди началото на отчетния период. Всички отклонения в края на месеца трябва да бъдат обобщени и прехвърлени в счетоводния отдел.

Как да попълните електронен аналог

Графикът може да се изготви в интерфейса на специализирана програма. Най-лесният вариант е електронна таблица на Excel. Има и интегрирани решения, базирани на информационна системапредприятия.

Отчетът се попълва автоматично въз основа на работните данни. Тази форма на график е по-лесна за коригиране.

Видео: Как да попълните график за време

Попълваме документа с плащането на парче на служителя: инструкции

Системата на парче включва изчисляване на заплатите в зависимост от обема на извършената работа. За да направите това, се поддържа график и се поддържа запис на продукцията за всеки служител.

Характеристики на отчитане на плащането на парче:

1. Трудът може да се измери в часове. Например работата на учители, учители, шофьори и т.н. В такава ситуация листът за време показва времето на работа.
2. В други случаи се поставя знакът "I" или "01". Последният ред на документа не е завършен.
3. Празниците се таксуват отделно. Размерът на заплащането е описан в колективния трудов договор.

Дешифриране на символи и кодове: „нощ“, излизане вместо почивка и др.

Използват се кодовите обозначения, установени от Държавния статистически комитет на Руската федерация във формуляра T12. Преписът е описан на заглавната страница на образеца.

• Аз съм ежедневна работа;
• B - работа в празнични и почивни дни;
• N - нощна смяна;
• РВ - присъствие на работното място в почивен ден;
• С - извънреден труд;
• B - дни на временна неработоспособност (отпуск по болест);
• К - дни в командировка;
• ОТ - дни на планирана почивка;
• ОЗ - почивка за собствена сметка;
• Y - отпуск за обучение в учебно заведение;
• HH или ZO - отсъствие от работа по неизвестни причини;
• PR - отсъствие. Да не се бърка с почивен ден, който може да бъде официално одобрен от ръководството.

Ако е необходимо, когато горните кодове не са достатъчни, е разрешено да се разработят допълнителни обозначения в предприятието.

Основни грешки

Графикът трябва да бъде попълнен в съответствие със законовите изисквания. Грешки и неточности са изключени. Най-честите грешки са:

1. Длъжността на служителя не е посочена. Не е достатъчно да посочите само трите имена, необходимо е в графата да въведете името на заеманата длъжност във фирмата.
2. Уикенд или празник е погрешно отбелязан като работен ден.
3. Неправилна продължителност на предпразничния ден. Такъв работен ден обикновено е съкратен. Необходимо е да празнувате 7 вместо 8 часа.

Как трябва да се вземе предвид припокриването на работата?

Отчитането на времето на работник на непълно работно време има някои характеристики. Реалното работно време се отбелязва. Продължителността на работата на ден се отбелязва в отчетната карта T12 в реда по-долу, в колони 4 и 6, или в T13 в редове 2 и 4. При вътрешно непълно работно време времето на работа се отразява отделно за всяка длъжност, заемана от служителя.

Стандартен формуляр за попълване на график на командирован работник

Времето, отработено от пътуващите по работа, се записва в листа за време на формуляр T12. В колоната се поставя буквеното обозначение "К" или цифровото "06". Отбелязани са само дни, часове не са посочени.

Правилото за използване на различни форми на график

На основание чл. 7 и 9 дружество с търговска дейност може да разработи допълнителни форми за отчитане на работното време, които са по-подходящи за спецификата на предприятието. Бюджетните организации предпочитат следните форми на отчитане на времето:

1. Ведомост за заплати (F No 0504421).
2. Счетоводство, предназначено за последваща автоматична обработка на информация (F № 0301008).

Формуляри Т12 и Т13 имат идентични реквизити съгласно инструкциите за съставяне на разписания.

Как трябва да се състави доклад: правила

Документът се попълва, както следва:

1. Най-отгоре се попълва наименованието на предприятието или учреждението, както и на отдела или сектора (ако е необходимо).
2. Попълнен точна датасъставяне на документа и неговия номер.
3. Колоната "Отчетен период" съдържа данни за всички дни от този период.
4. Раздел 1 е номериран.
5. В колони 2 и 3 се попълват данни за щатните служители по личните им картони.
6. В колони 4 и 6 се въвеждат кодове, съответстващи на изразходваното време за всеки работен ден от отчетния период.
7. Колони 5 и 7 са предназначени за получаване на междинни резултати за половин месец: клетката в горната част се попълва с броя на действителните работни дни, в долната част - отработените часове. Това ви позволява да направите предварителен анализ.
8. Колони от 8 до 17 се попълват след месец.
9. В колони 14 и 16 се вписва броят на отработените дни и часове.
10. Причината за евентуалното отсъствие се обозначава със съответния код в 15-та колона.
11. Колона 17 служи за отразяване на броя на неработните дни (почивни и празнични дни).
12. Следните колони (втората част на графика) от колони 1 до 55 се попълват от счетоводители.

Отговорност за поддръжка и одобрение

Поради липсата на ясни изисквания за досиета на персонала, компанията установява собствена процедура за поддържане на досиета на персонала. Вземането на решения се влияе от различни фактори: финансови, кадрови и организационни възможности на фирмата.

Съгласно изискванията на част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, поддържането на работния лист е задължение на работодателя.Това означава, че ръководството има право да назначи конкретен служител, който да поддържа тази форма на счетоводство.

Отговорностите се определят в длъжностната характеристика или в трудовия договор въз основа на заповед, издадена от ръководителя. Такива действия са регламентирани в членове 8, 57, 91 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Ако броят на персонала в организацията е от 1 до 5 души, отделна длъжност за поддържане на графика не се предвижда. Не винаги е препоръчително да поверявате задълженията на хронометрист на един от служителите. Това изисква напреднало обучение и допълнителни разходи. По правило в малко предприятие отчетната карта се води от самия ръководител. Ако организацията има повече от 30 души, отделен служител на службата за персонал води записи за отработените часове. Понякога се допуска комбинация от задължения.

Отговорността за прилагането на записите на времето понякога се поверява на счетоводител или секретар.

Как да следите времето

В компании с голям брой служители се използват следните счетоводни опции:

1. Централизирано таблично изготвяне. Фирмата разполага с няколко хронометристи, чиито основни задължения са да водят отчитане на отработеното време от всеки служител.
2. децентрализирана. В този случай всяко подразделение на компанията има свой собствен хронометрист. Ръководителят на структурното звено може да подпише графика. Това право се упражнява чрез пълномощно от ръководителя или утвърдено със съответна заповед.

Спецификата на работата на предприятието често не позволява прехвърляне на правото да подписва главния изпълнителен директор на ръководителя на структурното звено. Това провокира нарушение на трудовото законодателство, което може да бъде открито при проверка от регулаторните органи.

Препоръка: преди да делегирате правомощия, уверете се, че учредителни документикомпаниите не забраняват подобно прехвърляне. Ако има ограничения, правото на подпис остава за ръководителя на централата.

Счетоводство "Пътуване": как да се вземе предвид работното време, ако служител е в командировка

Невъзможно е да се контролира работата на служител, намиращ се в друг град. Трудовото законодателство не налага недвусмислени изисквания за отчитане на времето. В такива случаи се препоръчва самият служител да води отчет за собственото си работно време.

Съставянето на счетоводен документ е допълнително задължение, което трябва да бъде записано в длъжностната характеристика. Има допълнителна такса за изпълнение на тази задача.

Тук влиза в действие моралният аспект. Служителят трябва да е коректен и да не допуска надбавки на работното време. Доколко е правдив, лидерът ще може да определи. Оценяват се резултатите от работата на служителя и степента на нейната ефективност.

Колко време може да се съхранява един документ, вкл. във вредни предприятия

Въз основа на клауза 281 от Списъка на документите за дейността на предприятието, графикът подлежи на съхранение най-малко една година.

От друга страна, този документ е основата за изчисляване на данъците. Такива „хартии“ се съхраняват до четири години в съответствие с кодекса (клауза 8, клауза 1, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

В допълнение, листът за време е основният документ за заплати. Това означава, че трябва да се съхранява най-малко пет години (член 17 от Федералния закон „За счетоводство»). Така отчетът се съхранява най-малко 5 години.

Ако служител работи при вредни/опасни условия, той получава обезщетения при изчисляване на пенсия. Тежката работа в предприятието вероятно има отрицателни последици за човешкото здраве и живот. Съответно при такива условия отчетът се съхранява 75 години.

Графикът за време съдържа основната информация, която се използва за изчисляване и изчисляване на заплатите. Всяка колона, в която е въведен този или онзи символ, трябва да има документално доказателство (заповед, удостоверение за временна неработоспособност, различни сертификати, известия, удостоверения). За да се избегнат грешки при попълване, лицето, отговорно за поддържането на счетоводния документ, трябва да бъде изключително внимателно и да притежава специални познания. Компетентното поддържане на графика гарантира правилното изчисляване на заплатите на служителите. Това изключва трудови спорове и глоби.

Всяка фирма и предприемач, действащ като работодател, когато използва труда на служителите, трябва да вземе предвид работното им време. Законодателството предвижда за тези цели използването на специален формуляр, който се нарича график за време. Задължението за изпълнението му е на отговорните длъжностни лица.

Кодексът на труда на Руската федерация установява, че всеки работодател, независимо от формата на собственост, е длъжен да води записи за отработените часове от своите служители. За липсата на разписания се предвижда административно наказание както за самата организация, така и за нейните отговорни служители.

Графикът на работното време е формуляр, който съдържа информация за работните дни за всеки служител, както и неходенето на работа за уважително или неуважителни причини. Може да се направи по два начина:

1. Ежедневно се поддържат всички данни за присъствие или отсъствие на служители.
2. Данните се въвеждат в ведомостта при отклонение, т.е. при липса, отсъствие, закъснение и др.

Въз основа на информацията в този документ се изчислява заплатите на целия персонал на компанията. Позволява ви да контролирате спазването на трудовата дисциплина, както и нормата на продължителност работна седмица, продължителност , изпълнение на задълженията през почивните дни.

Законодателството установява 40-часова работна седмица за петдневна работа и 36-часова работна седмица за шест дни.При обобщено счетоводство нормата може да бъде нарушена, основното изискване е тя да съответства на определена сума за отчетния период, например тримесечие.

Когато в предприятието дойде проверка от инспекцията по труда, основният документ, който изискват, е табелата за работно време. Тя е и основен източник за формиране на статистическа отчетност за труда и персонала.

Процедурата за използване на графика

Разписанието се възлага на конкретен служител, който се контролира от ръководителя на неговото структурно звено. Записите в графика се правят всеки ден.

Съгласно нормите на закона икономическият субект има право да използва формуляр във формуляр Т-12 или формуляр Т-13, одобрен от Росстат. Първият вариант се използва както за отчитане на периода на работа, така и за изчисляване на заплатите. Вторият документ може да се използва, ако отразяването на работното време става автоматично.

Също така компанията може да разработи свой собствен документ, като вземе предвид съществуващите нужди. В същото време той трябва да съдържа редица задължителни подробности. HR програмите съдържат унифицирани форми.

Графикът може да се попълни ръчно или на компютър. В последния случай цялата информация се въвежда в програмата, а самият формуляр се отпечатва в края на месеца.

В този случай се използват специални обозначения в отчетната карта. Те са азбучни и цифрови. Например, работата на служител в рамките на нормалния диапазон се отразява с буквата I или код 01. В документа първо се въвежда кодът, а след това продължителността на работа. Не можете да използвате шифри просто така, те трябва да бъдат попълнени въз основа на оправдателни документи или по друг начин.

В ведомостта се отразява цялото време, включително командировки, отпуски, болнични и т.н. Можете да запишете кода за вида на възнаграждението в ведомостта, който е четирицифрен цифров шифър. Например код 2000 се използва за заплати, 2010 за граждански договори, 2012 за отпуск и обезщетение, 2300 за отпуск по болест и др.

Затварянето на графика се извършва в последния ден от месеца или на следващия ден. Отговорното лице го предава за проверка и подпис на началника на отдела, след което го изпраща в отдела за персонал. Службата за персонал проверява информацията от предоставения график с документи за персонала. След това ведомостта се изпраща в счетоводния отдел за ведомост.

В същото време трябва да се има предвид, че графикът за работното време трябва да бъде предоставен в две части, от които първата половина на месеца е предвидена за изчисляване на аванса на заплатите, а втората половина за изчисляване на пълната заплата въз основа на резултатите от месеца работеха.

Обработеният документ се архивира в специални папки, а в края на годината се предава в архива, където може да се съхранява до пет години. Ако дружеството, в съответствие с специална оценкаима вредни и опасни условия на труд, такава форма трябва да се съхранява до 75 години.

Примерно попълване на графика

Моля, имайте предвид, че за удобство и по-добра информативност на примера ние леко модифицирахме графика за време - някои редове бяха премахнати, а някои бяха добавени, докато общото значение не беше променено. В края на страницата можете да изтеглите примерни разписания във формат Excel.

Трябва да започнете да попълвате от заглавката на документа. Тук се посочва пълното име на компанията и нейният код според указателя OKPO, на следващия ред - за коя структурна единица е съставен този график.

След това се записват поредният номер на документа, датата на съставяне, както и периодът, за който се отнася (обикновено календарен месец).

След това се попълва основната част на документа.

Колона 1 - номерът по реда на реда в тази отчетна карта

Колона 2 и 3 - Пълно име служител, неговата длъжност, присвоен персонален номер.

В колона 4 се отбелязва ежедневното явяване или отсъствие на служителя. За всеки ден се разпределят две клетки, една под друга - в горната се посочва кодово обозначение, обикновено под формата на буква или цифра, в долната се въвежда броят на отработените часове или може да бъде оставен празен.

Основните кодове за попълване на присъствие:

• I - ако служителят е завършил напълно работния ден.
• К - ако служителят е в командировка.
• B - с този код се отбелязват почивните дни и празниците.
• ОТ - когато служителят е в основен годишен платен отпуск.
• B - В случай на заболяване на служител (отпуск по болест) или временна неработоспособност.
• TO - ако служителят е взел ваканция без заплащане (за своя сметка).
• П - отпуск, предоставен на служителка по повод бременност и раждане.
• OZh - отпуск за отглеждане на дете на възраст под 3 години.
• ЧЗ - при неявяване на служителя на работното място по необясними причини. Можете или да оставите празно място, или да посочите този код до изясняване на причината за отсъствието, ако са валидни, тогава ще е необходимо да поставите кода, съответстващ на причината.

Колона 5 показва колко дни и часове са отработени за всяка половина от месеца - дни отгоре, часове отдолу.

В колона 6 се посочват същите данни, но за целия месец.

Колони 7-9се използват за уточняване на информация, предназначена за заплати. Ако за всички служители, включени в графика за време, се използва един и същ код на заплатите и съответна сметка, тогава в заглавката на тази таблица трябва да попълните съответните колони със същото име. В същото време колони 7-8 директно в реда на служителя остават празни и трябва да посочите данните само в колона 9.

Ако през месеца кодовете и сметките на служителите се различават, тогава в колона 7 се посочва цифровият код, съответстващ на изисквана формазаплати. След него в колона 8 трябва да въведете номера на сметката съгласно сметкоплана, която съответства на този вид плащане. В колона 9 се посочва броят на отработените дни или часове за записания вид заплащане.

Основни кодове на заплатите:

• 2000 г. - при изплащане на трудови възнаграждения по типови трудови договори и командировъчни.
• 2010 г. - при възнаграждения по граждански договори.
• 2012 г. - ако на служителя е изплатен отпуск.
• 2300 - при изплащане на отпуск по болест и обезщетения за временна нетрудоспособност.

В колони 10-13 се въвежда информация за отсъствието на служител на работното място - тук трябва да посочите кода, съответстващ на причината, както и за колко дни или часове се отнася.

В долната част на листа отляво има фамилия, длъжност и личен подпис на лицето, което го е попълнило. Срещу него вдясно документът е подписан от ръководителя на отдела, според който се изготвят графикът и служителят на отдела за персонал, като се посочват техните данни. Тук е посочена датата на подписване от всяко от отговорните лица.

Нюанси

Към основния график може да се добави допълнителен лист, който трябва да бъде попълнен за служителя при уволнението му. В края на месеца той се прикрепя към общия график, в който се прави запис за пенсионирания служител „Уволнен“.

Отсъствие на служител от работа

Ако служителят не се е появил на работа по неизвестна причина, тогава в графика за време в колона 4 трябва да поставите кода „HH“ или „30“ - „Отсъствие по неизвестни причини“. След като служителят потвърди причината за отсъствието - отпуск по болест, отсъствие и т.н., се правят корекции в ведомостта и кодът „HN“ се променя на съответната причина за отсъствието.

Болест по време на почивка

Ако служител се е разболял по време на годишен отпуск и след завръщане от него е донесъл отпуск по болест, в този случай посочените дни на заболяване в отчета се отбелязват с код (B) вместо отбелязаните дни на почивка (OT) . В този случай ваканцията се удължава за времето на заболяването на служителя.

Почивка по време на ваканция

Ако в съответствие с производствения календар празниците попадат в периода на ваканцията, например майската ваканция, тогава тези дни не се включват във ваканцията - вместо това трябва да се въведе код (B). Останалите дни също са отбелязани със съответния код (ОТ). Така например ваканцията може да падне в деня на Русия, ако е взета от 11 до 18 юни. В този случай 13 юни е отбелязан с код (B).

Точното отчитане на времето, отработено от служителите, е от съществено значение за правилното отчитане на заплатите. За да направят това, организациите използват специален график. Но много работодатели, особено в малки организации, пренебрегват този документ, което е нарушение на трудовото законодателство и може да доведе до налагане на глоби от регулаторните органи. В статията ще ви кажем какво време се разбира като работно време, на кого да поверите поддържането на работния лист, възможно ли е да съхранявате този документ в в електронен формати как да го попълните.

Какво е работното време?

Понятието работно време е разкрито в чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация е времето, през което служителят, в съответствие с вътрешните трудови разпоредби и условията на трудовия договор, трябва да изпълнява трудови задължения, както и други периоди от време, които в съответствие с Кодекс на труда на Руската федерация, други федерални законии други нормативни правни актове на Руската федерация се отнасят до работното време. Същият член предвижда задължението на работодателя да води отчет за действително отработеното време от всеки служител.

Ето някои други периоди, които могат да бъдат включени в работното време:

- почивки за отопление и почивка (предоставя се на служители, работещи през студения сезон на открито или в закрити неотопляеми помещения, както и на товарачи, извършващи товаро-разтоварни операции, и други служители на основание член 109 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- почивки за хранене на дете (предоставени на работещи жени с деца на възраст под една година и половина, изплащани в размер на средната заплата по силата на член 258 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- периоди на престой по вина на работодателя и по независещи от работодателя и служителя причини (временно спиране на работа по причини от икономическо, технологично, техническо или организационно естество, което се заплаща в размер на минимум 2 /3 от тарифната ставка, заплата ( официална заплата), изчислено пропорционално на времето за престой (член 157 от Кодекса на труда на Руската федерация)).

Максималното ограничение на работното време е установено със закон. И така, по силата на част 2 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, нормалното работно време не може да надвишава 40 часа седмично. Подобно ограничение гарантира защитата на здравето на служителя от прекомерно претоварване и запазването на професионалната му работоспособност.

Освен нормалното работно време Кодексът на труда предвижда:

- намалено работно време (установено за определени категории персонал, посочени в член 92 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- работа на непълно работно време (може да се установи по споразумение между служителя и работодателя както при наемане, така и по време на него (член 93 от Кодекса на труда на Руската федерация). Има непълно работно време, смяна или седмица).

Забележка!Ако работодателят е привлякъл конкретен служител за извършване на работа извън установеното за него работно време, това е извънреден труд и трябва да бъде отчетен и съответно заплатен.

Член 94 от Кодекса на труда на Руската федерация регламентира продължителността на работната смяна: за различните категории работници тя варира от 2,5 до 8 часа.Изключение правят творческите работници в медиите, кинематографичните организации, телевизионните и видео екипи, театри, театрални и концертни организации, циркове и други лица, участващи в създаването и (или) представянето (изложбата) на произведения, в съответствие със списъците на произведения, професии, длъжности на тези служители. За тях продължителността на работната смяна може да бъде установена с колективен трудов договор, местен нормативен акт или трудов договор.

Продължителността на работния ден или смяна, непосредствено предхождаща неработния ден празник, намалява с един час (член 95 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Графичен лист: кой попълва?

Така че трябва да се вземе предвид работното време на всеки служител. За тази цел постановлението на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. N 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ одобри формите на графика за време - T -12 и Т-13. Тези формуляри се използват за записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител на организацията, наблюдение на спазването на установеното работно време, получаване на данни за отработените часове за изчисляване на заплатите и съставяне на статистическа отчетност за труда.

Забележка.Това е графикът за време, попълнен от служител по персонала или друго упълномощено лице и прехвърлен в счетоводния отдел, който е основата за изчисляване на заплатите на служителите на организацията.

Както забелязахте, Държавният статистически комитет предложи две унифицирани форми на графики за време. Кое трябва да се отчете? Ако вашата организация поддържа автоматизиран запис на работното време (система за входно-изходен достъп за пластмасови карти), по-добре е да използвате формуляр T-13 „Разписание“ (въпреки че с такива записи можете също да поддържате раздел 1 „Запис на времето“ на форма T -12 като самостоятелен документ). Ако организацията предвижда ръчно записване на работното време, трябва да поддържате график във формуляра T-12.

Назначава се отговорно лице за поддържане на графика на работното време в организацията. По правило това е счетоводител по заплати или служител по персонала. Ако организацията има няколко структурни звена и един служител не може да води записи, можете да назначите отговорни лица във всяко структурно звено. След подаване на листовете структурни подразделенияданните ще бъдат консолидирани в един документ и прехвърлени към счетоводния отдел. Във всеки случай, ако задължението за поддържане на график не е фиксирано в длъжностната характеристика, трябва да се издаде заповед.

Правила за попълване на графика за време

Много от тях са доста формални при попълването на графика за време, но тук има някои нюанси.

На първо място, всеки служител, нает на постоянна, временна или сезонна работа, се присвоява персонален номер, който се дава във всички документи по отчитане на труда и заплатите. И тук идва първият въпрос. Ами сътрудниците? Един служител, но две щатни номера? Да, така става. Тъй като за работа на непълно работно време се издават типови трудови документи (трудов договор, заповед, лична карта и др.), а работата на непълно работно време е отделна щатна единица, той ще има два персонални номера и всеки от тях ще отделно записвайте работното време.

В края на календарния месец графици, съставени от отговорни лица, се предават на ръководителя на отдела за персонал или друго упълномощено лице за поддържане кадрова деловодна работалице, което сверява данните от графика с наличните данни в отдела за персонал. Например, служителят по персонала проверява дните, в които служителят е бил на годишна платена или друга ваканция или командировка, коригира дните на отсъствие по неизвестни причини, когато предоставя документи, потвърждаващи валидността на причините за отсъствието (например служителят е подал лист за неработоспособност), или при липса на такъв, поставя отсъствие.

Ако организацията е била уволнена, такъв служител се изключва от работния лист през календарния месец след уволнението. Ако са наети нови служители, те се включват в графика за работния ден за месеца, през който е издадено наемането.

Бележки в отчета за причините за неявяване на работа, работа на непълно работно време или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой , писмено споразумениеслужител за извънреден труд в установените от закона случаи и др.).

За да се отрази дневната цена на работното време на месец за всеки служител в графика за време, се разпределя следното:

- във формуляр Т-12 (колони 4, 6) - два реда;

- във формуляр Т-13 (колона 4) - четири реда (по два за всяка половина на месеца) и съответния брой колони (15 и 16).

Във формуляри T-12 и T-13 (в колони 4, 6) символите (кодовете) на разходите за работно време се поставят в горния ред и се записва продължителността на отработените или неотработените часове (в часове, минути). в долния ред според съответните кодове на разходите за работно време за всяка дата.

Ако е необходимо, се допуска увеличаване на броя на колоните за поставяне на допълнителни данни за работното време, например начален и краен час на работа при условия, различни от нормалните. Това ви позволява да направите Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 24 март 1999 г. N 20.

При попълване на колони 5 и 7 от графика за време под формата на T-12, броят на отработените дни се въвежда в горните редове, а броят на отработените часове от всеки служител през отчетния период се въвежда в долните редове .

Работното време може да се вземе предвид:

- методът на непрекъснато регистриране на присъствие и отсъствие от работа;

- чрез регистриране само на отклонения (отсъствия, закъснения, извънреден труд и др.).

При отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (годишен отпуск, дни на временна неработоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, периоди на изпълнение на държавни или обществени задължения и др.), Само конвенционални кодове и долните редове са оставени празни. Представяме легендата в таблицата.

Определен период	Кодът
Писмо	Дигитален
Работно време през деня	аз	01
Работно време през нощта	з	02
Работно време през почивните дни и неработните празници	RV	03
Продължителност на извънредния труд	ОТ	04
Продължителност на сменната работа	VM	05
Командировка	Да се	06
Професионално развитие с почивка от работа	настолен компютър	07
Повишено обучение с отделяне от работа в друга област	PM	08
Основен платен годишен отпуск	ОТ	09
Годишен допълнителен платен отпуск	OD	10
Допълнителен отпуск във връзка с обучението при запазване на средните доходи за служители, които съчетават работа с обучение	При	11
Намалено работно време за студенти на работа с частично заплащане	HC	12
Допълнителен отпуск във връзка с обучение без заплащане	UD	13
Отпуск по майчинство (отпуск във връзка с осиновяване на новородено дете)	Р	14
Отпуск за отглеждане на дете до навършване на три години	антифриз	15
Отпуск без заплащане, предоставен на служител с разрешение на работодателя	ПРЕДИ	16
Отпуск без заплащане при условията, предвидени в действащото законодателство	OZ	17
Допълнителен годишен отпуск без заплащане	DB	18
Временна неработоспособност (с изключение на случаите, предвидени от код „T“) с назначаване на обезщетения в съответствие със закона	б	19
Временна неработоспособност без назначаване на обезщетения в предвидените от закона случаи	T	20
Намалено работно време спрямо нормалното работно време в предвидените от закона случаи	Шампионска лига	21
Време на принудително отсъствие в случай на признаване на уволнение, преместване на друга работа или отстраняване от работа като незаконно с възстановяване на предишната работа	PV	22
Отсъствие от работа по време на изпълнение на държавни или обществени задължения в съответствие със закона	Ж	23
Отсъствие от работа (отсъствие от работното място без основателна причина през определеното от закона време)	ДР	24
Продължителността на работата на непълно работно време по инициатива на работодателя в предвидените от закона случаи	НС	25
Почивни дни (седмична ваканция) и неработни празници	AT	26
Допълнителни почивни дни (платени)	OV	27
Допълнителни почивни дни (без заплащане)	HB	28
Стачка (при условията и по реда, определени със закон)	З Б	29
Отсъствия по необясними причини (до изясняване на обстоятелствата)	HH	30
Престой по вина на работодателя	RP	31
Престой по причини извън контрола на работодателя и служителя	НП	32
Престой по вина на служител	VP	33
Време на отстраняване от работа (недопускане до работа) с плащане (надбавка) в съответствие със закона	НО	34
Време на отстраняване от работа (недопускане до работа) по причини, предвидени в закона, без ведомост	NB	35
Спиране на работа при забавено изплащане на заплатите	Нова Зеландия	36

В повечето случаи организациите попълват графика с писма. Въпреки че тези обозначения са дадени само във формуляра T-12, те трябва да се използват и при попълване на формуляр T-13.

При съставяне на график за време под формата на Т-12 в сек. 2 „Разплащания с персонала за заплати“ за един вид плащане за всички служители и съответна сметка се попълват колони 18-22, при изчисляване на различни видове плащания и съответни сметки за всеки служител - колони 18-34.

При съставянето на график във формуляра T-13 трябва да се има предвид следното. Когато записвате идентификационни данни за заплати:

- само за един вид плащане и кореспондираща сметка, обща за всички служители, включени в ведомостта - реквизитите "Вид код на плащане", "Кореспондентна сметка" се попълват над таблицата с колони 7-9 и колона 9 без попълване в колони 7 и 8;

- за няколко (от два до четири) вида плащане и кореспондиращи сметки - попълват се колони 7-9. Предвиден е допълнителен блок с еднакви номера на колони за попълване на данни за видовете плащания, ако техният брой е повече от четири.

Често задавани въпроси относно попълването на графика за време

Кога трябва да направите бележки в графика? Вярваме, че маркировките трябва да се правят ежедневно. Въпреки това, не всички организации на практика спазват това правило и поставят работни дни "по подразбиране". В резултат на това могат да възникнат ситуации, когато:

- няма да е възможно служителят да бъде привлечен към дисциплинарна отговорност за нарушение на трудовата дисциплина (например служителят е отсъствал в първите дни на месеца, не го е записал в графика за време, а в края на месец, като връчиха отчета, решиха да "укорят" - не можеш нито да уволниш "пропусника", нито дори да му наложиш дисциплинарно наказание, тъй като стига работодателят да спазва сроковете, предвидени в чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация, сроковете за прилагане на дисциплинарни мерки ще изтекат);

- ще трябва да коригирате графика и да преизчислите заплатите (например, когато на служителя са дадени работни дни за целия месец, хронометристът не е получил информация за отклонения, листът е предаден, заплатата е начислена и изплатена , Но в първите дни на следващия месец служителят донесе лист по болест, от който става ясно, че три дни временна неработоспособност са паднали на затворения период).

За да се избегнат подобни ситуации, е необходимо да се организира незабавно получаване на информация за евентуални отклонения от работния график – още в същия ден, дори по телефона, дори по факс или електронна поща.

Забележка.При определяне размера на аванса, спазвайки изискванията на чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация трябва да се вземе предвид времето или работата, действително отработена от служителя (Писмо на Rostrud от 08.09.2006 г. N 1557-6).

Колко пъти месечно трябва да попълвате графика? Заплатата се начислява и изплаща два пъти месечно, означава ли това, че трябва да се подава листът за работното време на същата честота? Действително, съгласно чл. 136 от Кодекса на труда на Руската федерация заплатите трябва да се изплащат най-малко два пъти месечно. Но в повечето случаи заплатите се изчисляват веднъж, а второто плащане към организацията се извършва под формата на фиксирано плащане, така нареченото авансово плащане. И за изчисляването на последното, счетоводният отдел по правило не изисква предоставянето на график за време.

Разбира се, нито инспекцията по труда, нито данъчните ще упрекнат подобна заповед, но ако следвате буквата на закона, отчетът трябва да се подава два пъти в месеца.

Как да запиша времето на часовника в отчета, ако продължава 15 дни в 11 часа? За да се вземе предвид продължителността на работа на ротационен принцип, буквеният код "VM" и цифровият код "05" са зададени в таблицата със символи на графика за време. Тъй като дните за почивка между смените се предоставят на служителя в допълнение към почивните дни (седмична непрекъсната почивка) и се заплащат в размер на дневната ставка (част 3 от член 301 от Кодекса на труда на Руската федерация), те трябва да бъдат отбелязани в ведомостта като допълнителни почивни дни (платени) с буквен код "OB" или цифров код "27". Инструкциите за попълване на графика предвиждат, че при отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (годишен отпуск, дни на временна неработоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, периоди на изпълнение на държавни или обществени задължения и др.) , в колони 4 и 6 се нанасят само кодове на символи. Долните редове на графиката остават празни. Служителите не работят в дните на междусменна почивка, следователно тези дни не се въвеждат в колони 5 и 6 (формуляр T-13).

Как да се отрази в графика продължителността на работната смяна при преминаване от лятно към зимно време и обратно? В този случай действително отработеното време трябва да бъде вписано в ведомостта. Например, ако служител има нощна смяна от 7 часа, а в нощта на прехода към лятното часово време графикът предвижда 6 часа, в графика трябва да се отразят и 6 часа работа през нощта. Съответно при преминаване към зимно часово време допълнителен часработата също трябва да бъде отразена в графика, т.е. ако продължителността на нощната смяна на служителя е 7 часа, а в нощта на прехода към зимно часово време графикът предвижда 8 часа, точно 8 часа работа трябва да се отрази в графика за време. В същото време не забравяйте да направите допълнително заплащане за работа през нощта, защото това представлява допълнителен час работа.

Необходимо ли е да се отразяват непълните часове, отработени от служителя? Ако продължителността на работното време е цели часове, тогава минутите могат да бъдат пропуснати, като се посочи само броят на часовете, например 6 или 8. Ако продължителността на работния ден е часове и минути, както пълно, така и непълно работно време трябва да се посочи работно време. В графика за работно време работен ден с продължителност 8 часа и 12 минути в графика може да бъде отбелязан както с „8.12“ (8 часа 12 минути), така и с „8.2“ (8 и две десети от часа). Доста често работодателите намаляват продължителността на работа в петък, като намаляват обедната почивка. В този случай е необходимо да поставите „8.15“ в отчета от понеделник до четвъртък и „7“ в петък.

Необходимо ли е да се води график, ако работното време се отчита с помощта на турникети със специална програма? Бележки в отчета за причините за неявяване на работа, работа на непълно или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой , декларация за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя за извънреден труд в установените от закона случаи и др.), машината няма да може да ги залепи.

Освен това формулярите на ведомостта съдържат реквизита „Личен подпис“, което означава, че е незаконно да се съхраняват в електронен вид.

Поради това използването на електронна система за отчитане на работното време не освобождава организацията от задължението за водене на график.