Как да изчислим натовареността на отдела за човешки ресурси. Коя държава има нужда от кадрови служител

Искате ли да подредите кадрова работа? Откъде да започнете в нова компания, как да подредите нещата в съществуваща? Следвайте съветите на експертите. И без паника. Ти ще успееш.

На практика има две ситуации:

В съществуваща компания управлението на кадровата документация "някак си" се води, няма система, много нарушения. Ако се окажете в такава ситуация, първо оценете състоянието на кадровата документация от работодателя и издайте резултатите от проверката. Примери за бележки от статията "" ще ви помогнат. След проверка започнете да възстановявате и систематизирате работата според 8-те стъпки от тази статия.
Новосъздадена организациятепърва започва дейност или индивидуален предприемач има първи служител - по-добре е незабавно да започнете правилно работата на персонала.

Стъпка първа...

Стъпка 1. Организирайте управление на HR записи. Има три начина

Определете лицето или лицата, отговорни за състоянието работа в офиса на персоналапри работодателя. Всички работодатели са много различни. Те се различават по броя на персонала, сферата на дейност, текучеството на персонала, управленските подходи, икономическите възможности. Отговор на любим HR въпрос:

Има ли стандарти за броя на служителите по персонал за броя на служителите?

Уви, няма универсална формула, която да подхожда на всички. Стандартите за процедурите на персонала, които са дадени в Постановление на Министерството на труда на СССР от 14 ноември 1991 г. № 78, са остарели. Средно цифрата според стандартите в момента варира от 200 до 270 служители на служител. Но в идеалния случай трябва да изчислите времето за документи директно с вашия работодател.

3 начина за организиране на управление на HR записи

Изберете подходящия метод в зависимост от персонала на компанията, текучеството на персонала, икономическите възможности:

Структурно звено: например отделът за персонала, ръководен от ръководителя.
Единственият специалист по човешки ресурси.
Вътрешна комбинация е, когато работата по поддържане на кадровата документация е поверена на служител, чиито трудова функцияпървоначално не са свързани с кадрови записи, например счетоводител или офис мениджър. Този метод най-често се среща в малки компании до 100 души.

Комбинацията е възлагане на служител с неговия писмено съгласие допълнителна работана друга длъжност, професия, специалност (член 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да кандидатствате за комбинация, включете позицията в таблицата с персонала. Коефициентът може да не е цяло число, важно е просто да отразява нуждата на работодателя от трудовата функция на специалист по водене на записи по човешки ресурси.

Типично погрешно схващане: длъжността, за която е издадена комбинацията, не е включена в щатното разписание. В съгласието запишете срока, съдържанието и обема на извършената работа и размера на допълнителното плащане.

На първата стъпка трябва да решите как сте били назначени да ръководите управлението на личните досиета:

Вашата позиция е част от структурно звено, например отдел "Човешки ресурси".
Вие сте единственият специалист по управление на HR документацията, имате трудов договор и е ваша отговорност да извършвате пълно управление на HR архивите.
Управлението на HR записи се регистрира за вас под формата на комбинация.

След като сте проверили правомощията си да организирате и поддържате досиета на персонала, внимателно проучете учредителни документи.

Стъпка 2. Проучете учредителните документи

На първо място, обърнете внимание на името на работодателя.

Типична грешка:в документите за персонала името на работодателя не е посочено в съответствие с учредителните документи. Например, хартата съдържа пълното и съкратеното име, а в кадровите документи - само пълното или само съкратеното име на работодателя.

Проучете в учредителните документи въпроса за правомощията за вземане на решение за сключване, прекратяване на трудови договори, съгласно одобрението на местните разпоредби. Определете кой е упълномощеното лице на работодателя, ако е юридическо лице.

Типична грешка в трудовия договор: в учредителните документи ръководителят на дружеството е регистриран като упълномощено лице на работодателя, в преамбюла на трудовите договори се посочва ръководителят, действащ въз основа на устава, а в края на трудовия договор, подписът на работодателя се полага от ръководителя на отдела за персонал или зам изпълнителен директорт.н., тоест не самият лидер.

Правило: който е посочен като упълномощено лице на работодателя в началото на трудовия договор, той го подписва.

Стъпка 3. Оформете таблица с персонал

Защо щатното разписание е един от първите документи, пряко свързани с трудовата функция на служителя по персонал? Разписанието на персонала е документ от организационен и административен характер, който по същество отговаря на въпроса: от какви трудови функции се нуждае работодателят.

Правило: извън редовния график, т.е. "извън държавата" е невъзможно да се регистрира нито един служител. Там "извън държавата" - само договори от гражданскоправен характер. Всички нужди на работодателя от трудови функции се определят от щатното разписание.

Трудова функция е работа според длъжността в съответствие със щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; специфичният вид работа, възложена на служителя (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Разписанието на персонала може да бъде одобрено в унифицирана форма - формуляр Т-3 (одобрено с Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1) или да разработите и одобрите свой собствен формуляр (за предпочитане в форма на приложение към счетоводната политика на организацията). В колоната „Брой персонални единици“ можете да посочите не пълната ставка, например 0,25 или 0,5.

Кой разработва щатното разписание?

В съответствие с квалификационния указател на длъжностите, икономистът по труда се занимава с разработването на щатното разписание. Но не всички работодатели имат такова щастие (икономист по труда). Следователно, отговорният за разработването на щатното разписание е този, чиито трудови задължения включват разработването на проект за щатно разписание. Одобрява се със заповед и се поддържа постоянно. Ограниченията за броя на промените в щатното разписание не са законово установени.

Стъпка 4. Определете необходимия брой местни разпоредби

Местните разпоредби са голяма тема. Най-често експертите искат „магическо хапче на щастието“ под формата на изчерпателен списък с местни разпоредби, които са задължителни за тях. Но няма универсален, подходящ списък за всички работодатели. Има няколко правила, които трябва да имате предвид:

Само работодатели, класифицирани като субекти на микропредприемачество в съответствие с чл. 309.2 от Кодекса на труда на Руската федерация, може частично или напълно да изостави местните разпоредби. При условие, че прехвърлят тези въпроси, които трябва да бъдат решени в местните разпоредби, в стандартен формуляр на трудов договор. Всички останали работодатели са длъжни да разполагат с необходимия брой местни разпоредби.
Има списък с местни разпоредби, които са задължителни за всички работодатели: вътрешните правила работен график(член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи системи на заплати (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи процедурата за обработка на лични данни, правата на служителите, характеристиките на прехвърлянето и съхранение на лични данни (глава 14 от Кодекса на труда на Руската федерация, Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ).

Обърнете внимание на местния нормативен акт, установяващ системите за възнаграждение: като такъв той може да не съществува в самостоятелна форма, например под формата на разпоредба за заплатите, ако системите за заплащане са предписани във вътрешния трудов правилник или колективния договор на работодателя .

Задължително е също така да се разработи и утвърди график за отпуски – не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, за която се съставя. Ако организацията е създадена в началото или средата на календарната година, финализирате тази година без график за отпуски. Възможно е да има местни разпоредби, които стават задължителни при настъпване на определени условия: например наредба за командировките, колективен трудов договор, наредба за атестиране на служители и др. Именно по този въпрос е необходимо системно, изчерпателно познаване на трудовото законодателство като цяло. В курса за разширено обучение "" и курса професионална преквалификация« » местните разпоредби получават отделен урок.

Местните разпоредби се приемат, като се вземе предвид становището на представителния орган в съответствие с чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този елемент е задължителен, ако има представителен орган на служителите, но на етапа на организиране на управлението на кадрите най-вероятно той просто отсъства. Ако е така, пропуснете този параграф.
С всички приети местни разпоредби, служителят трябва да бъде запознат под подписа в съответствие с част 2 на чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация. Новонаетите работници трябва да бъдат запознати с подпис преди подписване на трудов договор (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Стъпка 5. Проверете как е нает мениджърът

Лидерът е ключовият човек в организацията. На първо място, проверете всички документи за неговия дизайн. Трябва да има отговор на искане от регистъра на дисквалифицираните лица, воден от данъчните органи. Това е изискване на част 2 на чл. 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Ръководителят има двоен правен статут:

е едноличен изпълнителен орган на юридическо лице;
изпълнява задълженията на служител - трудовата функция на ръководител.

Документите за назначаването (избирането) на неговия генерален директор трябва да бъдат съставени за ръководителя в съответствие с федерални законии учредителни документи и документи в рамките на трудовото законодателство: трудов договор, заповед за работа. Трябва да се направи запис в трудовата книжка.

Начинаещи специалисти и дори опитни понякога задават следния въпрос: как да направите запис в трудовата книжка за наемане на генерален директор? Отговорът лежи на повърхността: трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ трудовия стаж, а в трудовата книжка се вписва информация за наемане, а не за процедурите за избор или назначаване. Следователно, след сключване на трудов договор, издаване на заповед за работа, направете вписване в трудовата книжка конкретно за наемане на работа с връзка в колона 4 към данните на трудовата заповед.

Често срещана грешкапри изпълнение на трудов договор с ръководителя: срокът на трудовия договор не съответства на срока на неговите правомощия като едноличен изпълнителен орган в съответствие с учредителните документи. На етапа на сключване на трудов договор внимателно проучете учредителните документи, за да предотвратите подобна грешка.

Стъпка 6. Подгответе проект на трудов договор

Трудовият договор е един от основните документи в наредбата трудови отношенияс работници. Препоръчвам ви внимателно да обмислите и разработите шаблони за трудови договори за наемане на различни категории работници.

Въз основа на резултатите от проверките на Държавния инспекторат трудовият договор се превръща и в най-скъпия документ в управлението на кадровата документация по отношение на неустойките. Отговорността е предвидена в част 4 на чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за юридически лица, например, от 50 000 до 100 000 рубли, а понякога инспекторите умножават глобата по броя на трудовите договори.

Разработена е и одобрена стандартна форма на трудов договор само за ръководители на държавни (общински) институции и работодатели, малки предприятия, класифицирани като микропредприемачи. В други случаи работодателите самостоятелно разработват формата на трудов договор.

фамилия, име, бащино име на служителя и името на работодателя (фамилия, име, бащино име на работодателя физическо лице), сключил трудов договор;
информация за документите, удостоверяващи самоличността на служителя и работодателя - физическо лице;
идентификационен номер на данъкоплатеца (за работодатели, с изключение на работодатели, които са физически лица, които не са индивидуални предприемачи);
информация за представителя на работодателя, сключил трудовия договор, и основанието, по силата на което той е надарен със съответните правомощия;
място и дата на сключване на трудовия договор.

По правило тази информация се вписва в преамбюла на трудовия договор или част от информацията остава в преамбюла, а част се прехвърля на последната страница на трудовия договор.

пример:„Дружество с ограничена отговорност „Интерес“ (ТИН 1234567890), наричано по-долу „Работодател“, представлявано от заместник-генералния директор Михайлов П.С., действащо въз основа на трудов договор от 17 февруари 2009 г. № 2011 № 12, на едната ръка и гражданин Руска федерацияВеселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, издаден от Федералната миграционна служба за Южен административен район на Москва на 20 август 1997 г.), наричан по-долу „Служител“, от друга страна, в съответствие с трудовите законодателство, действащо на територията на Руската федерация, са сключили този трудов договор на следното..."

Препоръка 2Не забравяйте за задължителните условия на трудовия договор - те са изброени в част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но не всички от тях винаги са задължителни! Някои са необходими при определени условия:

срокът на трудовия договор и обстоятелствата (причините), които са послужили като основание за сключване на срочен трудов договор в съответствие с Кодекса на труда или друг федерален закон (посочете само при сключване на срочен трудов договор);
гаранции и компенсации за работа с вредни и (или) опасни условия на труд, посочващи характеристиките на условията на труд на работното място (посочете само ако наемате служител за работа с вредни или опасни условия на труд);
режим на работно време и време за почивка (включват се в трудовия договор само ако режимът се различава от общите правила, действащи при работодателя);
условия, които определят естеството на работата (пътуване, мобилно, на път).

Препоръка 3Помислете за членовете на Кодекса на труда, които установяват спецификата на регулиране на трудовите отношения с определени категории работници, или нормите на федералните закони, които регулират вашия вид дейност. Когато разработвате проект на трудов договор, не използвайте източници със съмнителен произход от интернет ресурси.

Разгледайте различни източници и, като ги прекарате през „призмата“ на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, разработете свой собствен формуляр.

Трудовият договор може да включва допълнителни, посочени в част 4 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация и други условия. Но за тяхното отсъствие работодателят няма да носи отговорност.

Ако дейностите на служителите са свързани с поддръжката на материални активи, препоръчвам незабавно да се разработи и изготви шаблон за споразумение за пълна отговорност. Тогава можете да го подпишете едновременно с трудовия.

В Kontur.School има отделен подробен урок по отговорност. В програмата на урока:

Отговорност на служителя: основание, условия и ред за участие.
Случаи на пълна отговорност на служителя.
Споразумение за пълна индивидуална или колективна отговорност.
Отговорност на работодателя за закъснение заплати, отпуск, други дължими суми на служителя.

Стъпка 7. Подгответе документи за поддържане на трудови досиета на нови служители

За да започнете, изгответе заповед за назначаване на специално упълномощено лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Не забравяйте, че принудителният труд е забранен. Ако задълженията по поддържане, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки не са предвидени в трудовия договор или длъжностната характеристика на отговорното лице, е необходимо да се допълни трудовият договор с тези задължения по споразумение или да се измени длъжностната характеристика. Ако такава отговорност ще бъде възложена на служител, чиято функция не включва управление на кадровите документи, например на главния счетоводител, препоръчвам първо да съставите споразумение за комбиниране, т.е. при възлагане на допълнителна работа на служителя с негово писмено съгласие с доплащане по чл. 151 от Кодекса на труда на Руската федерация.

На този етап също така проверете дали организацията е закупила и отчела в книгата за приходи и разходи за отчитане на формулярите на работната книжка и вложката в нея, формулярите на работните книжки и вложките в нея. Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри за трудови книжки и вложки в него (клауза 44 от Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, по-долу - Постановление № 225 ).

Съхранявайте формуляри на трудови книжки и вложки в счетоводството като формуляри за строга отчетност. Книгата за приходите и разходите се води и от счетоводството (виж клауза 41 от Решение № 225). На този етап издавайте и счетоводна книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях. Управлява се от отдел "Човешки ресурси".

Приходната и разходната книга за отчитане на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях трябва да бъдат номерирани, завързани, заверени с подписа на ръководителя на организацията , и запечатани с восъчен печат или запечатани.

Електронни трудови книжки. СЗВ-ТД доклад. Промени

От 1 януари 2020 г. работодателите имат задължението да предоставят на ЗФР информация за трудова дейностпод формата на SZV-TD, ако:

служителят е бил нает, постоянно преместван, уволнен или ако служителят е подал заявление, че продължава да води хартиена трудова книжка или че избира електронна форма.

Прочетете за промените в статиите:

Стъпка 8. Подгответе документи за провеждане на кадрова работа

Регистрацията на персоналните процедури започва с регистрацията на служителите за работа.

Какви задължителни документи трябва да са под ръка на служителя по персонала на етапа на регистрация на служителите за работа?

Типичен комплект (с изключение на функциите):

Набор от местни разпоредби за запознаване на служителите с тях.
Проект на трудов договор с включени в него или в длъжностната характеристика задължения.
Формуляр на заповед за работа (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Заповедта може да бъде в унифицирана форма - образец Т-1 (формуляр Т-1а) или по образец, одобрен от работодателя.
Формуляри на лична карта по форма Т-2 (за държавни или общински служители, формуляр Т-2 GS (MS). Моля, обърнете внимание: лична карта T-2 (T-2GS (MS)) се съхранява в писмен вид на картон.

Записи за служителя, за наемане, постоянни премествания, уволнения на служителя трябва да бъдат въведени под подпис в съответните раздели на личната карта (клауза 12 от Резолюция № 225).

Какво да вземем предвид според трудовите книжки на този етап? Напишете заявление до счетоводството с искане за издаване на формуляр за трудова книжка, ако служителят няма такава, или въведете информация за трудовата книжка, която има в книгата за счетоводство на движението на трудовите книжки.

Организирайте запис на работното време: работодателят е длъжен да води записи за действително отработеното време от служителя (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За тези цели можете да използвате унифицираните формуляри на разписанието Т-12 или Т-13 или да одобрите свой собствен формуляр.

Как да направите промени в трудовия договор?

Подгответе документи:

Споразумение за промяна на условията на трудовия договор / допълнително споразумение към трудовия договор (ако промяната в условията на трудовия договор се извършва по споразумение на страните в съответствие с член 72 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Заповед за промяна на организационните или технологичните условия на труд, писмени известия за промени и причини, послужили като основание за промяна на условията на трудовия договор, писмени предложения за друга свободна работа, съответстваща на квалификацията на служителя, както и свободна по-ниска позиция или по-ниско платена работа (ако промяната в условията на трудовия договор настъпи по инициатива на работодателя в съответствие с член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Списъкът с документи за обработка на превод зависи от вида на превода:

в временно прехвърлянесе сключва допълнително споразумение към трудовия договор за прехвърлянето, изготвя се заповед за прехвърляне (като правило под формата Т-5 или Т-5а);
с постоянно преместване - допълнително споразумение към трудовия договор за преместване и заповед за преместване. Записва се и в трудовата книжка и в личната карта Т-2 (T-2GS (MS).

Списък с документи за регистрация на празници:

график на ваканциите (одобрен не по-късно от две седмици преди началото на календарната година). Прочети статията "";
писмени известия до служителите за началото на ваканцията в съответствие с част 3 на чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация (виж Писмо на Роструд от 30 юли 2014 г. № 1693-6-1);
заповед за отпуск (формуляр Т-6, формуляр Т-6а).

Този списък може да варира в зависимост от категориите работници или обстоятелствата. Например, ако служител поиска отпуск не според графика на ваканциите, а в удобно за него време въз основа на неговото писмено заявление (например такъв отпуск се предоставя на непълнолетни, почетни дарители на Русия и др.). В този случай няма да има известие за отпуск. Служителят ще напише изявление, а работодателят ще издаде заповед.

Трудовото законодателство установява изисквания за наличие и изпълнение на кадрови документи в случаите, когато работодателят:

привлича служители на работа извън установеното работно време;
привлича към работа през уикендите и неработните дни почивни дни;
изпраща служители в командировки;
предоставя гаранции и обезщетения. Този блок от въпроси трябва да се проучи отделно. Препоръчваме ви да се запознаете с програмата за професионална преквалификация "" в Circuit. School.

Как да подадете заявление за уволнение на служител

В този случай са необходими основни документи, чийто вид зависи от основанието за уволнение. Например, за уволнение на служител по негова инициатива е необходимо неговото писмено изявление, за уволнение по споразумение на страните - споразумение за прекратяване на трудовия договор и др.

Непременно подгответе заповед за уволнение, с която запознавате служителя под подпис. Ако служителят отсъства или откаже да прочете заповедта, маркирайте заповедта съответно.

Въз основа на заповедта направете запис в трудовата книжка и в личната карта на служителя. След това служителят поставя подписа си в трудовата книжка, личната карта и в счетоводната книга за движението на трудовите книжки при издаване на трудова книжка на служителя.

Разработете таблица с персонал, определете нуждите на работодателя в трудовите функции.
Проверете как са съставени документите за ръководителя.
Подгответе набор от необходимите местни разпоредби.
Разработете образци на трудови договори за различни категории работници.
Подгответе необходимите документи за кандидатстване за работа.
Подгответе проекти на документи за регистрация на процедури, свързани с движението на персонал (почивки, командировки, набиране на работа през почивните дни и др.).

За да покажете формуляра, трябва да активирате JavaScript в браузъра си и да опресните страницата.

"Човешки служители. Трудово право за служител по персонал", 2010, N 5

Ние разпределяме отговорностите. Колко специалисти по човешки ресурси имате нужда?

Колко специалисти по човешки ресурси са ви необходими, за да свършите работата правилно? Как да избегнем ненужните разходи за персонал? На тези въпроси може да се отговори чрез нормиране на труда. Какво е правното му основание и какви стандарти съществуват за изчисляване на броя на отделите за персонал и как да ги приложим на практика, прочетете в материала.

Характеристики на позицията

За да се осигури рационално разделение на труда, да се създаде механизъм за разграничаване на функции, правомощия и отговорности въз основа на регулиране на трудовата дейност на служителите в съвременни условия в предприятия, институции и организации от различни сектори на икономиката, независимо от собствеността и организационни и правни форми, за да се гарантира правилният подбор, разполагане и използване на персонала на практика, се препоръчва да се прилага Квалификационният справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с Указ на Министерството на труда на Русия от 21.08.1998 г. N 37 (изм. от 29.04.2008 г.).

Справочникът съдържа нови квалификационни характеристики на длъжностите на държавните служители, свързани с развитието на пазарните отношения. Всички досега валидни квалификационни характеристики са преработени, в тях са направени съществени промени във връзка с извършените трансформации в страната и като се има предвид практиката на прилагане на характеристиките.

Справочникът е допълнен с нови квалификационни характеристики на длъжностите на служителите, чиито функции са свързани с формирането и развитието на пазарни икономически отношения. Те включват например квалификационните характеристики на длъжностите одитор, аукционист, брокер, дилър, мениджър, оценител, маркетинг специалист и др.

В страни с високо развитие пазарна икономикамениджърите се наричат професионални мениджъри със специално образование, често получено в допълнение към инженерно, юридическо, икономическо.

Трябва да се отбележи, че въз основа на квалификационните характеристики се разработват длъжностни характеристики за конкретни служители, при изготвянето на които се уточняват задълженията, предвидени в характеристиките, като се вземат предвид особеностите на организацията на производството, труда и управлението, и технологията за извършване на трудовите процеси. В същото време е важно, че като квалификации, както и в длъжностни характеристикиуслугите за управление на персонала, обучение и повишаване на квалификацията осигуриха точното съответствие на длъжностите Общоруски класификаторпрофесии на работници, длъжности на служители и категории заплати.

В чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се установява, че едно от съществените, тоест задължителните условия на трудовия договор, сключен между работодател и служител, е наименованието на длъжността, специалността, професията, посочващо квалификация в съответствие с с щатното разписание на организацията или конкретна трудова функция. Ако в съответствие с федералните закони предоставянето на обезщетения или ограничения е свързано с извършването на работа на определени позиции, специалности и професии, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изисквания, посочени в квалификационните справочници, одобрени по реда, установен от правителството на Руската федерация.

Квалификационният указател съдържа следните характеристики на длъжностите на служителите, които трябва да работят с персонал в организацията:

заместник-директор по човешки ресурси;

Мениджър човешки ресурси;

Началник отдел "Човешки ресурси";

Началник отдел за обучение на персонала;

Инженер по обучение;

инспектор по човешки ресурси;

Специалист по човешки ресурси.

Първите три позиции се отнасят до длъжностите на мениджъри. Кръг служебни задължениявъпреки че има много общо, то все пак се различава, което се дължи преди всичко на количествения състав на службата за персонал на конкретна организация и задачите, които тя трябва да решава. Освен това днес мениджърът по персонала е най-търсеният служител с широк спектър от отговорности. Той, по-специално, организира работата с персонала в съответствие с общите цели на развитието на организацията; осигурява кадровото осигуряване на предприятието необходими професии, специалности и квалификации; определя нуждата от персонал; извършва подбор на персонал, организира обучение на персонала, оценка на резултатите от трудовата дейност на служителите; заедно с лидерите структурни подразделенияучаства във вземането на решения за назначаване, преместване, повишение, понижаване, налагане на административни наказания и уволнение на служители; консултира мениджъри от различни нива относно организацията на управлението на персонала; участва в планирането на социалното развитие на екипа, разрешаването на трудови спорове и конфликти; съставя и съставя трудови договори и договори; поддържа лични досиета на служителите и друга кадрова документация; контролира подчинените служители.

Останалите изброени позиции са специализирани позиции.

Трябва да се отбележи, че Квалификационният наръчник съдържа характеристики и на други длъжности, свързани с управление на човешките ресурси и организация на труда: ръководител на лаборатория (бюро) за организация на труда и управление на производството; ръководител на лаборатория (бюро) по социология на труда; ръководител на регулаторна изследователска лаборатория по труда; началник отдел организация и възнаграждения; инженер по охрана на труда; психолог; социолог; техник по труда; икономист по труда; хронометрист. Всяка организация самостоятелно решава кои служители ще бъдат част от службата за персонал (услуга за управление на персонала) и как ще бъде организирано взаимодействието на службата за персонал с други отдели, отговарящи за трудовите въпроси.

Нормиране на труда: определете броя

Разбира се, ръководителите на организации и служителите по персонала ще се интересуват от въпроса: колко специалисти по човешки ресурси са необходими, за да бъде работата ефективна и с минимални разходи?

За да разреши този проблем, работодателят не може да направи без нормиране на работата на служителите на персонала. Не всички работодатели дори днес разбират необходимостта от такава работа в организацията. Както показва практиката, нормирането на труда като елемент от системата за управление на персонала, който позволява по-специално оптимизиране на нейния числеен и професионален състав, в никакъв случай не винаги се използва дори за изчисляване на броя на служителите по персонала.

Правното основание за регулиране на труда е гл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация. Трябва да се отбележи, че с въвеждането на Кодекса на труда на Руската федерация подходи към правна регулациятрудовите стандарти са претърпели значителни промени. Нормирането е предадено на самите организации. Сега работодателите, като вземат предвид мнението на представителния орган на служителите, могат сами да приемат местни разпоредби, предвиждащи въвеждане, замяна и преразглеждане на трудовите стандарти. Това придаде ново значение на нормирането, тъй като сега нормирането е пряко свързано с работата на целия екип на тази конкретна организация.

Във връзка с тази процедура за нормиране на труда няма единен централизиран задължителен регулаторен документ, свързан с определяне на броя на служителите в службата за персонал.

В момента обаче има две нормативни документи, които организациите могат да вземат за основа за изчисляване на броя на служителите в службата за персонал:

Постановление на Министерството на труда на СССР от 14.11.1991 г. N 78 "За утвърждаване на междуотраслови съвкупни стандарти за време за набиране и отчитане на персонала";

Постановление на Министерството на труда на Русия от 26 март 2002 г. № 23 „За утвърждаване на стандартите за време за работа по документална поддръжка на управленските структури на федералните изпълнителни органи“.

На първо място, трябва да направите списък на всички видове работа, която вашият отдел за персонал извършва. Този списък трябва да бъде съставен възможно най-пълно, защото от това зависи колко точни ще бъдат последващите изчисления. След това трябва да извършите сравнителен анализ на вашия списък с видовете работа, включени в списъците на установените стандарти. Ще изчислите времето, прекарано за извършване на операции с персонал, които са включени в списъците, като използвате установените стандарти, а тези, които не са отразени в списъка, ще трябва да бъдат изчислени самостоятелно. За да направите това, ще трябва да направите снимки на работното време или времето. В бъдеще получената по този начин информация може да се използва за изчисления и въвеждане на местни трудови стандарти във вашата организация.

След това, въз основа на установените времеви разходи, ще трябва да изчислите сложността на цялата работа. За да направите това, трябва да изчислите сложността на всеки вид работа и след това да ги обобщите. Когато правите изчисления, трябва да решите какъв период от време ще отделите за изчислението. Обикновено експертите се фокусират върху годишния период. Такива изчисления ще бъдат най-точните, тъй като ще изравнят всички сезонни колебания. Такива изчисления обаче отнемат много време и изискват значителни усилия. В случай, че ефективността е важна, е възможно да се правят изчисления за тримесечие или за месец, но тогава точността на изчисленията ще бъде много приблизителна.

И сега нека заедно, с помощта на стандартите, установени с Постановлението на Министерството на труда на СССР, да изчислим необходимия брой специалисти в определена област на управление на кадровата документация, като отделим един месец за периода на фактуриране.

Първо трябва да създадете примерна таблица (Таблица 1).

маса 1

Изчисляване на интензивността на труда в отдела за персонал

Вид извършено операции	Мерна единица измервания сила на звука върши работа	параграф, маса, стая стандартен На колекция	Стандартно време за единица измерване, човек/ч	Норми време за производителност бетон мил работа, човек/ч	Сила на звука върши работа per месец	Интензивност на труда нормализиран работи, човек/ч

Декор документи при наемане (служители)	едно служител (служител)	3.1 раздел. един т.2
Декор документи при съкращения (служители)	едно служител (служител)	3.2 раздел. 2 т. 1
Издаване на нов работна книжка или вмъкнете в него	едно Книга	3.3.1 раздел. 3 т. 1
Издаване на дубликат работна книжка	едно дубликат	3.3.1 раздел. 3 т.2
Правене на записи в работна книжка	едно влизане	3.3.2 раздел. четири
Правене на копие работна книжка	Едно копие	3.3.3 раздел. 5 т. 6
Декор превод	едно служител	3.4.1 раздел. 6
Изготвяне и настройка ваканционен график	едно служител	3.4.4 раздел. 9
Регистрация за ваканция	едно служител	3.4.5 раздел. десет
Поддържане на лични карти	едно служител	3.4.6 раздел. единадесет т. 1
Дизайн на листовка увреждане	едно лист	3.4.8 раздел. 13
Декор наказания	едно декор	3.4.11 раздел. 16
Декор промени в фамилията	едно служител	3.4.13 раздел. осемнадесет
Декор документи работници, пенсиониране	едно служител	3.4.16 раздел. 21 т. 1
Декор трудов договор	едно служител	3.6.6 раздел. 35
Избор на резерва	едно човек	3.6.13 раздел. 42
Извършване на поръчка за промоция работник	едно служител	3.6.19 раздел. 48

Във втората колона се вписват всички видове работа, извършена в процеса на управление на кадровата документация, които са обхванати от установените стандарти.

Данните за колона 6 се изчисляват по формулата:

H \u003d T (1 + K / 100),

където H - нормите за време за извършване на определен вид работа, хора/ч;

T - стандартът за оперативно време за извършване на тази работа,

Монтира се според колекцията, хора/ч;

K е времеви коефициент, който отчита времето, прекарано за организационно-техническо поддържане на работното място, почивка (включително почивки за физическо възпитание) и лични нужди, както и подготвителна и заключителна работа, като процент от оперативното време. Според резултатите от анализа на карти на снимки на работното време, K се приема за 8%.

В седмата колона въведете данни за количеството работа за всеки вид за периода на фактуриране.

Годишната интензивност на труда на нормализираната работа (Tn) се определя, като се вземе предвид всеки вид извършена работа по формулата:

Tn \u003d SUM H x V,

където H - нормите за време за изпълнение на конкретен нормализиран тип

Работа, човек/ч;

V е обемът на определен вид работа, извършена за година (i = 1, 2, 3...

N - видове извършена работа).

Нормативният брой инспектори по персонала (H) се определя като съотношението на интензивността на труда към полезния фонд на работното време в периода, който се приема за период на сетълмент, по формулата:

където T е общата интензивност на труда на нормализираната работа, изчислена съгласно

тези наредби;

Ф - полезен фонд работно време на един служител (в този случай

Взехме средната цифра за месеца), h.

H = 196,46 / 166 = 1,18.

По този начин, за да извършите работата, която е включена в нашата таблица, имате нужда от 1,2 ставки на специалист по набиране и счетоводство. Това означава, че ако във вашия отдел за персонал тази работа е била разпределена например между двама специалисти, тогава имате потенциал да намалите разходите, като поверите работата на един служител и му зададете допълнително плащане за удължен обем работа в размер от 0,2 ставки.

Трябва да се отбележи, че изчисляването на броя на служителите на службите за персонал по методите на горните резолюции е доста трудоемък процес.

На практика длъжностите служители на службите за персонал, включително мениджъри по персонала, се установяват в щатното разписание в зависимост от броя на служителите в дадена организация.

Съвсем разумно е според нас да се въведе длъжността мениджър по персонала, когато броят на служителите в организацията започна да надхвърля 20 души.

В организации с повече от 100 служители службата за персонал може да се състои от 2 - 3 служители - ръководител на персонала и инспектор (специалист) по персонала.

В организации, където броят на служителите надвишава 300 души, може да се разгледа и въпросът за организиране на отдел за персонал от 4 до 5 служители. В същото време се уточняват задълженията на всеки служител.

С увеличаване на броя на служителите отделът за персонал може да се разшири пропорционално на броя на служителите, като в същото време отговорностите на мениджърите по персонала ще бъдат все по-конкретни.

В отдела за персонал винаги има много работа. Жалко, че не всички лидери разбират това. Често нито администрацията, нито самият персонал могат обективно да оценят нивото на натовареност. Как да подходим към този труден проблем и да не позволим да се зареждат допълнителни функции в рамки? Колко служители трябва да бъдат наети в отдела за човешки ресурси, ако броят на служителите се увеличи?

Първият опит за намиране на стандарт за броя на служителите по персонала ни препраща към документа от 1991 г. „Междуотраслови стандарти за време за персонална и счетоводна работа“. Тези стандарти никога не са били преиздавани и въпреки че все още служат като насока за изчисляване на натоварването, те очевидно са остарели. Инструменти като компютър на всяко работно място, 1С и др софтуер, през 1991 г. просто не може да се вземе предвид. Как да бъде? Има два реални начина за решаване на проблема.

Първият начин е нормирането на труда

Това е много времеемък процес, но резултатът ще бъде доста точен и изразен на езика на числата. И лидерите разбират добре езика на числата. Така, :

Открояваме основните работни процеси. Важно е задачата да не се отчита като цяло, а да се разбие на нейните компоненти. Например наемането се състои от копиране на документи, въвеждане на информация в системата, съставяне на трудов договор, запознаване на служителя с местните актове и т.н.
Ние определяме времевите разходи за всеки процес. Отбелязваме времето, необходимо за получаване на желания резултат от работата. Времето за завършване на всяка операция се измерва от нормиращия или лицето, на което е поверено даването.
Намираме приблизителния брой описани процеси на месец или година. Средният брой приема, премествания, уволнения, болнични и т.н.
Умножаваме броя на операциите по момента на тяхното изпълнение.

Например, общото време, необходимо за издаване на болничен лист, е 15 минути, средният брой болнични листове на година е 50 броя. Общо: 15 × 50 = 750 минути или 12,5 часа. Правим това във всяка област на работа.
Добавяме време за непланирани разходи за труд – консултиране на служители, съставяне на списъци и т. н. В този случай изхождаме от реалностите на конкретна организация.
Полученото общо време в часове се разделя на 8 и получаваме броя на дните, необходими за завършване на работата.

За по-голяма яснота даваме пример за приблизително изчисляване на времето за наемане на нов служител.

Когато прилагате този метод, вземете предвид компютърни паузи, срещи, командировки, ваканции и заболявания на служителите на отдела за персонал.

Предимства

Завладяваща картина, която ясно показва броя на задачите, изпълнявани от HR отдела и тяхната сложност.

Недостатъци

Неспособност за точно планиране бъдеща работа, което води до грешки. Разумно е към получения резултат да се добави допълнително време за непредвидени функции и форсмажорни обстоятелства.

Вторият начин - изхождаме от броя на персонала

Този метод се използва най-често, тъй като е съвсем логично, че с увеличаване на броя на персонала, натоварването на отдела за персонал се увеличава. Но информацията сама за броя на служителите очевидно не е достатъчна; трябва да се определи списък с функции, възложени на служителите по персонала. Често техните задачи включват:

регистрация на полици за ДМС и свързани документи.

Но дори и без тези допълнителни функции обикновено се наема по един служител на всеки 150-200 служители. Това е много приблизително изчисление, тъй като течливостта и действителният обем на обработените документи не се вземат предвид. Освен това спецификата на дейността на организацията може както да намали натоварването, така и да го увеличи. Предприятията, където се изискват медицински прегледи и допълнителни обезщетения, са по-сложни по отношение на кадровата документация.

Как да изчислим текучеството на служителите

Ако решите да надградите броя на персонала и този метод ви се струва по-прост и по-удобен, все пак трябва да изчислите оборота през изминалия период и да формулирате основните задачи.

Течността се намира по проста формула:

Kt \u003d (брой уволнени) × 100 / (среден брой служители).

пример:

През годината компанията уволни 23 души, средният брой е 150 души, изчислението на оборота:

Коефициент на поток = 23 × 100 / 150 = 15,33.

Степента на текучество зависи от обхвата на организацията, материалната стабилност, сезонността и политиката на управление. Като цяло съотношението от 10-20 процента се счита за нормално. Колкото по-висока е течливостта, толкова по-голямо е натоварването кадрови работници, а ако значително надвишава средното, това е причина за увеличаване на броя на отдела за персонал.

Така че, за да използваме този метод, ние вземаме предвид:

номер.
Течност.
Допълнителни функции.

При ниско текучество и малко натоварване под формата на добавени задачи, един HR работник на 150 души изглежда е достатъчен.

Предимства

Незначителни разходи за труд и възможност за временен резерв от човекочасове за непредвидени ситуации.

Недостатъци

Ниска точност и необходимост от редовно доказване на правилността на изчислението, тъй като видимостта на резултатите е ниска.

12 октомври - Ден на персонала в Русия. Днес почитаме кадрови служители и четем колко труден (но забавен!) е животът за представителите на тази професия. Любопитно е, че често задълженията на нашите герои надхвърлят обичайните представи за професията и представляват пълноценна HR функционалност.

Зюзина Елена, водещ специалист по човешки ресурси платформа за търговия otc.ru:„Моята сутрин започва с бягане. След джогинг отивам да събудя цялата къща. За кратък период от време трябва да направите всичко: да нахраните живите същества (катопси), да съберете и заведете сина си на училище и да сте навреме за работа.

Работя за компания, която има регионални клонове в цяла Русия. Поради часовата разлика много региони започват работния ден по-рано, отколкото аз в Москва. Затова знам, че сутрин голям брой писма и въпроси от служители в електронна пощаи скайп.

И така, какво имаме тук... О, 25 искания за удостоверения от местоработата и копия от трудови книжки! Да, глупости :) И сега ни трябват заверени сканирания, защото работният ден за регионите скоро приключва и „трябва да отида до банката след работа, моля“. Всичко ще бъде сега!

Докато правя справки и копия на трудови книжки, същевременно общувам с минаващи служители.

Е, вече е 11 часа. Наемане на нов служител. Срещам се, очертавам, разхождам се из офиса, показвам какво и къде.

Докато се разхождаха из офиса с нов колега, на масата се натрупаха заявки за отпуски. Броя ваканционните дни, гледам календара. Е, утре е заплата. Това означава, че трябва да изпълня всичко и да го закрия със заплатата - да проверя всички отсъствия, отсъствия, болнични според табелата, да издам всички заповеди за работа в почивен ден.

Докато проверявам табелката, си спомням, че утре трябва да прехвърля заместник-ръководителя на Петров Иван Иванич на длъжността ръководител. Това означава, че днес все още трябва да имаме време да подготвим промени в щатния списък и документи, които Иванич да подпише.

И тук телефонно обаждане: "Добър ден, моля, потвърдете заетостта на служителя." Ще потвърдя, разбира се. Само не питайте за заплатата, нямам право да давам такава информация.

Е, изглежда, че разбрах всички текущи проблеми. Ще се опитам да направя нещо неспешно: скоро трябва да направим промени във вътрешните трудови разпоредби. Сядам, формулирам и след това: „Здравей, искам да се откажа“. Е, тъжно е, разбира се, но съм длъжен да представя образец на писмо за оставка. Заявлението е написано, а часът е вече 17:00. Най-тих е последният час преди края на работния ден. Потокът от желаещи да отидат на почивка, да кандидатстват за работа, да напуснат и да се преместят, намалява. Можете да направите нещо неспешно, но полезно за работа - подредете документи в папка, подредете нещата.

Вечер тичам на училище за сина ми, правим домашни. И утре сутринта отново започвам веселия си живот като кадрови офицер.

Наталия Базарова, експерт по управление на човешките ресурси в ER-Telecom Holding АД:„От детството си имах картина в главата си - кой е кадрови служител. Представих си леля, която седи на сейф с документи и трудови книжки. Днес се занимавам с управление на персонала в голяма федерална компания и виждам, че всичко е съвсем различно.

Служителят по персонала е преди всичко не документи, а комуникация с хората. Идват при мен с най-различни въпроси – отпуски, трансфери, плащания, награди и наказания... Всички сме хора, всеки е различен. И се опитвам да приемам и разбирам всеки, споделям с него неговите страхове и надежди, скърби и радости.

Така планирам работно време: сутрин приемам служители по кадрови въпроси, след това работя с документи - отчетност, администрация на персонала, взаимодействие с държавни органи. Но всъщност комуникациите със служителите продължават през целия работен ден – консултации, поддръжка, търсене на възможни решения в рамките на закона, които да отговарят максимално на компанията и хората.

Вероятно вече няма такова подразделение в компанията, което да взаимодейства непрекъснато с всички други области. Разбира се, има и сложни, нестандартни ситуации. В такива случаи планираме да включим ръководството, представители на различни отдели на компанията, като в работния ми график се появяват нови срещи и срещи.

Винаги трябва да сме една крачка напред. Затова в работния си ден винаги намираме време да изучаваме промените в законодателството и наредбите (Кодексът на труда е нашето всичко!), да споделяме знания с колеги.

Разбира се, има и хартиена работа, но в ЕР-Телеком сумата й е минимална, в рамките на законовите изисквания. Това стана възможно чрез автоматизация. Ние не се оттегляме в себе си и ако видим повече процеси, които могат да бъдат направени дигитални, ние го прилагаме. Затова през работния ден също съм в тесен контакт с нашите ИТ услуги.

Ето как протича моят ден: общувам с хора, работя с документи, общувам с хора, работя в информационни системи, общуване с хората, усвояване на нови практики и норми - и отново общуване с хората. И аз го харесвам."

Анастасия Бамбурова, ръководител на отдел „Човешки ресурси“ на Академията на науките „БОН ТОН“:„Всичко забавление започва в понеделник. Кой каза, че интензивността на работата трябва да се увеличава постепенно? Напротив, първият ден от седмицата подготвя бойно настроение. Нареждат се нови задачи. И всички предварително планирани неща придобиват нов ред.

Още един понеделник потвърди тази аксиома. Още първите минути на сутринта приготвиха "лек" шейк. Служител, който току-що получи работа преди няколко дни, се обади и каза: "Напускам." Първи мисли: „Какво се случи? Защо толкова бързо решение? Екипът е приятелски настроен, всички професионалисти, така че определено не исках да греша на отбора. По време на разговора обаче стана ясно, че изобщо не става дума за хора. Служителят, за съжаление, не изчисли силата си. Трудностите, свързани с пътя до офиса, обаче се оказаха критични и „блокираха“ всички предимства на новата работа. Разбира се, обсъдихме този въпрос, но минусите на теория и на практика са съвсем различни неща.

Мисля си: „Дори не успях да стигна до офиса, тъй като вече имам уволнение. Какво друго ще зарадва понеделник? Подхождам към работното място, мислено се настройвам на чаша кафе и решавам текущите задачи стриктно по план. Но ситуацията се развива в съответствие с афоризма „успехът най-често отива не на този, който се опитва да планира всичко предварително, а на този, който знае как да използва всяка възможност“.

Точно пет минути след началото на работния ден служител се обръща с думите: „Имам нужда от ваканция“. Няма проблем. Достатъчно е да напишете заявление и след две седмици, по стандартната процедура по закона, да отидете на почивка. „Трябва ми спешно, от петък“, уточнява служителят. Къде е бързането? Оказва се, че в семейството има проблеми и трябва да отидете в друг град. Длъжен съм да вляза в ситуацията на служителя и да се опитам да намеря изход от проблема, като вземам предвид интересите и на двете страни – както на фирмата, така и на самия служител. Решихме проблема, отпуската беше договорена, предупредиха счетоводството. Остава да пием кафе. Не всичко обаче е толкова просто.

Следващите пет минути могат да бъдат описани като алтернативно „поклонение“ на лидерите до офиса с диалози „всичко е загубено“ и „какво да се прави?“.

Денят, разбира се, първоначално беше планиран точка по точка. Въпреки това, графикът на делата не трябва да бъде твърда структура. Винаги има място за по-важна задача, която изисква решение „тук и сега“.

Управлението на времето е едно от най-важните умения в мениджъра по човешки ресурси. След като приоритизирах, започнах да се занимавам с ключовите проблеми и се справих с плътния поток от дела. Намерени са заместници, заплати са изплатени, проблемите на служителите са разрешени, така че денят беше продуктивен.

Нека да е трудно, отговорно и интензивно, но винаги съм в добра форма, с усмивка и оптимистично настроение.