Внедряване на erp система. За внедряването на ERP: всичко, което трябва да знаете

Процесът на внедряване на ERP системи е условно разделен на 7 етапа: организационна работа, проучване на предприятието, избор на методология за автоматизация, проектиране на системата, внедряване на софтуер на работните места на служителите, пускане на системата в търговска експлоатация, поддръжка.

Предлагаме да разгледаме по-подробно процедурата за внедряване на ERP.

I организационен етап

Работата по проекта за внедряване на ERP в предприятието започва с определяне на цели и задачи. Не трябва да е автоматизация заради самата автоматизация – клиентът трябва ясно да знае какви бизнес ефекти иска да постигне в крайна сметка.

На подготвителния етап също е необходимо формират работна групаот страна на клиента. Тя трябва да включва:

• Ръководител (за предпочитане измежду топ мениджърите на компанията). Този човек трябва да е добре запознат с всички аспекти на предприятието и организацията на бизнес процесите. В допълнение, ръководителят на проекта за внедряване на ERP трябва да може да взема еднолични решения по всички възникнали въпроси.
• специалисти отговаря за съответствието на системата с изискванията на действащото законодателство и корпоративните стандарти. Тази категория включва: изпълнителен директор, главен счетоводител, началник ИТ служба.
• Ръководители на всички отдели които ще работят в ERP системата. Техните задачи ще включват консултиране на внедрителите на етапа на проучване на бизнес процесите на предприятието и организиране на работата на отделите след завършване на процеса на автоматизация.
• Общ ИТ специалист . Неговата сфера на отговорност ще бъде техническата поддръжка на проекта.

Ако искате система за фабрична автоматизация да доведе до осезаеми бизнес резултати възможно най-скоро, трябва да гарантирате, че служителите я използват възможно най-активно и ефективно. За целта персоналът трябва да бъде обучен за работа в ERP и строго контролиран в началния етап на работа. Тези отговорности падат и върху плещите на представителите на работната група.

Освен това на организационния етап е необходимо да се определят източниците на финансиране и компанията интегратор.

II Етап на проучване на предприятието

След приключване на организационната работа се извършва проверка на бизнес процесите на предприятието. Тази процедура е необходима, за да се определи точно времето и цената на работата по внедряването. В зависимост от мащаба на проекта и поставените задачи, ИТ интеграторът може да предложи на клиента една от 2 опции за проучване:

• Експресен преглед. Извършва се в рамките на 1,5-2 месеца. Въз основа на резултатите от него се изготвя документ "Предпроектен анализ". Той отразява характеристиките на автоматизираното счетоводство и списък от задачи, които ще трябва да бъдат решени в процеса на внедряване.
• Пълен преглед . Провежда се в рамките на 3-5 месеца. Въз основа на резултатите от задълбочено проучване се изготвя „Техническо задание“, разработват се бизнес процеси за автоматизирано счетоводство и се описва списък с необходимите софтуерни подобрения.

Изборът на опция за проучване се определя от предпочитаната методология за внедряване на ERP.

III Избор на методология за внедряване на ERP

Внедряването на ERP решения на платформата 1C:Enterprise може да се извърши по един от 4 сценария:

• Абонатно обслужване . Компанията интегратор извършва експресно проучване на предприятието, съставя разширен план за внедряване на ERP и въз основа на него определя максимално възможната цена на проекта. Тази цена е посочена в договора, цената на един час работа на програмиста-внедрител също е фиксирана там. Общият работен план е разделен на месеци. В зависимост от броя на работните часове се определя размерът на месечния бюджет. В договора е включена и фиксирана сума за плащане.
• Технология на поетапно изпълнение . Тази методология за внедряване на ERP включва пълно проучване на предприятието, дефиниране на всички автоматизирани бизнес процеси и изготвяне на технически спецификации. Техническото задание отразява: обема на подобренията в стандартната конфигурация на програмата, пълен списък от работи, разбити на фиксирани етапи, времето и цената на всеки етап от внедряването на ERP. Основният недостатък на тази технология е гъвкавостта. Извършването на най-малката корекция на проекта води до промяна в ТЗ: преразглеждане на времето и разходите за изпълнение на отделните етапи на работа.
• Технология за бърз резултат . Алгоритъмът за внедряване на ERP е приблизително същият като при абонаментните услуги. Извършва се и експресно проучване, изчислява се максималната стойност на проекта, изчислява се часът на работа на програмиста. Плащането също се извършва веднъж месечно, но не по фиксирана ставка, а според броя на реално изразходваните часове от програмистите. Няма строго регламентирани работни планове за месец, седмица - списъкът и последователността на задачите може да варира в зависимост от действителните нужди на предприятието. Гъвкавостта е несъмнено предимство на технологията за бърз резултат. Можете да включите допълнителни бизнес процеси в проекта на всеки етап и без дълги одобрения. Единственият недостатък на тази схема за изпълнение е размиването на графика за изпълнение на проекта.
• Еднократни разговори . Инсталирането на програмата на работните места на служителите и автоматизацията на бизнес процесите се извършват доколкото е възможно от клиента. Предприятието закупува кутия и цялата работа по внедряването се извършва според сценария на еднократни разговори.

IV Проектиране на ERP система

Според резултатите от проучването на предприятието се определят функционалните изисквания към ключовите модули на системата, необходимостта от зареждане на първоначални данни и създаване на обмен с вече използвания софтуер. В системата са проектирани основните бизнес процеси на компанията, стандартната функционалност е подобрена, за да отговаря на спецификата на предприятието.

V Внедряване на ERP система в предприятие

Софтуерът се инсталира на работните места на служителите. Правата за достъп и отчетите са конфигурирани. Зареждане на работни данни и справочна информация от старата система, Excel файлове и др.

VI Въвеждане на системата в търговска експлоатация

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Хоствано на http://www.allbest.ru

• Въведение
• 1. Теоретичен Аспекти изпълнение информация системи
• 1.1 Предназначение информация системи
• 1.2 Видове информация системи в организации
• 1.3 Общ въпроси развитие информационен системи
• 1.4 технология изпълнение информация системи
• 2. Внедряване информационен осигурете на предприятие
• 2.1 обучение предприятия да се изпълнение информационен системи
• 2.2 Внедряване ERP системи на предприятие
• 2.3 Причините неуспехи при изпълнение ERP системи
• 2.4 Роля корпоративен информационен системи в логистиката предприятия
• 2.5 Избор ERP системи за изпълнение
• 2.5 Степен ефективност предложено решения
• 3. Анализ държави и проблеми развитие логистиката в ООО "Стройтехальянс"
• 3.1 Общ Характеристика предприятия
• 3.2 проблеми в организации логистиката и управление вериги консумативи на предприятие
• Заключение
• списък използвани литература
• Въведение

Софтуерът претърпя огромни промени през половинвековното си съществуване, преминавайки от програми, способни да извършват само най-простите логически и аритметични операции, до сложни системи за управление на предприятието. Винаги е имало две основни области на развитие на софтуера:

1. извършване на изчисления;

2. натрупване и обработка на информация.

Интуицията, личният опит на лидера и размерът на капитала вече не са достатъчни, за да бъдете първи. За да се вземе компетентно управленско решение в условия на несигурност и риск, е необходимо постоянно да се контролират различни аспекти на финансовата и икономическата дейност, независимо дали става дума за търговия, производство или предоставяне на всякакви услуги.

В силно конкурентен, динамичен пазар дори най-консервативните или бедни предприятия не могат да си позволят да се откажат от такъв мощен инструмент като автоматизацията. Ползите от използването на модерни компютърни технологии в индустрията са толкова големи, че ерата на агитацията за автоматизация отдавна е отминала.

Понастоящем концепцията за информационна система е толкова неясна, че всяка концепция може да се дефинира като информационна система, от компютърна програма, която помага за автоматизирането на процес до установен набор от правила и процедури, които регулират действията на служителите на компанията за организиране на процеси на създаване и използване на информация по правилния начин.фирмена форма.

Необходимостта от успешно функциониране в тежка конкурентна среда диктува своите изисквания към ефективността на бизнес процесите на предприятието. Решаването на проблема с подобряването на ефективността е неразривно свързано с осигуряването на информационна поддръжка на процесите, така че днес практически никой не се съмнява в необходимостта от изграждане на корпоративна информационна система. Повечето хора, които вземат решения в тази област, споделят мнението, че въпросите за изграждане на информационна система трябва да се разглеждат в контекста на подобряване на бизнес процесите. Също така има ясно разбиране, че системата, която осигурява непрекъсната информационна поддръжка на производствения цикъл, от разработването на нов продукт до пускането на готови продукти, ще бъде най-ефективна.

В същото време, въпреки високата готовност на предприятията да внедряват информационни системи, подходите за тяхното изграждане и методи за внедряване, меко казано, са разнообразни. В същото време всяко предприятие, което се заема с внедряването на информационна система, се стреми да извърши този процес във възможно най-кратки срокове и с високо качество, поради което налага повишени изисквания към организацията на процеса на внедряване. Сред другите изисквания, ключовите са наличието на единна информационна среда и възможността за съвместна работа на потребителите с едни и същи информационни обекти.

Известно е, че процесите на планиране и управление на производството се основават на информация, която се появява на етапа на проектиране и технологична подготовка на производството. Следователно ефективността на цялата информационна система пряко зависи от уместността и пълнотата на данните, получени на този етап. С други думи, проектирането и технологичната подготовка на производството служат като информационна основа за решаване на производствени проблеми.

1. ТеоретиченАспектиизпълнениеинформациясистеми

1.1 Предназначение информация системи

Информационната система е съвкупност от техническа, софтуерна и организационна поддръжка, както и персонал, предназначени да предоставят на правилните хора правилната информация своевременно.

„Идеалната“ информационна система за управление на предприятието трябва да автоматизира всички или поне повечето от дейностите на предприятието. В същото време автоматизацията трябва да се извършва не в името на автоматизацията, а като се вземат предвид разходите за нея и да се даде реален ефект върху резултатите от финансово-икономическата дейност на предприятието. В зависимост от предметната област, информационните системи могат да варират значително по своите функции, архитектура и изпълнение. Има обаче редица свойства, които са общи.

1. Информационните системи са предназначени да събират, съхраняват и обработват информация, следователно всяка от тях се основава на среда за съхранение и достъп до данни.

2. Информационните системи са насочени към крайния потребител, който няма висока квалификация в областта на компютърните технологии. Следователно клиентските приложения на информационната система трябва да имат прост, удобен, лесен за научаване интерфейс, който да предоставя на крайния потребител всички необходими за работа функции и в същото време да не му позволява да извършва ненужни действия.

Предприятието трябва да създаде база данни, която да гарантира съхранението на информацията и нейната наличност за всички компоненти на системата за управление. Наличието на такава база данни ви позволява да генерирате информация за вземане на решения (фиг. 1.).

Ориз.1. Корпоративна база данни

Сама по себе си информационната система не е инструмент за вземане на управленски решения. Решенията се вземат от хората. Но контролната система е в състояние да представи или "подготви" информация по такъв начин, че да гарантира вземането на решения.

Системите за подпомагане на вземането на решения са в състояние да предоставят например:

наблюдение на ефективността на различни раздели и услуги за идентифициране и премахване на слаби връзки, както и за подобряване на бизнес процесите и организационните единици (т.е. анализът на информацията може да доведе до промяна в правилата за изпълнение на определени управленски процеси и дори до промяна в организационната структура на предприятието);

анализ на дейността на отделните отдели;

Обобщаване на данни от различни отдели;

· анализ на показателите на различни области на финансово-икономическата дейност на предприятието за идентифициране на обещаващи и нерентабилни области на бизнеса;

Идентифициране на тенденциите, развиващи се в предприятието и на пазара.

Не бива да забравяме, че обикновените хора, които са експерти в своята област, но често имат много средни компютърни умения, ще трябва да работят със системата. Интерфейсът на информационните системи трябва да им е интуитивно ясен.

1.2 Видове информация системи в организации

Тъй като има различни интереси, характеристики и нива в една организация, има различни видове информационни системи. Нито една система не може напълно да отговори на информационните нужди на организацията. Организацията може да се раздели на нива: стратегическо, управленско, знание и оперативно; и функционални области като продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси. Системите са създадени, за да обслужват тези различни организационни интереси. Различните организационни нива обслужват четири основни типа информационни системи: системи на оперативно ниво, системи на ниво знания, системи на ниво контрол и системи на стратегическо ниво.

Системите на оперативно ниво поддържат оперативните мениджъри, наблюдават елементарни дейности на организацията като продажби, плащания, парични депозити, заплати. Основната цел на системата на това ниво е да отговаря на често срещани въпроси и да насочва транзакционните потоци през организацията. За да се отговори на този тип въпроси, информацията обикновено трябва да бъде лесно достъпна, актуална и точна.

Системите за ниво на знание поддържат работещите в областта на знанията и процесорите на данни в една организация. Целта на системите за ниво на знания е да помогнат за интегрирането на нови знания в бизнеса и да помогнат на организацията да управлява потока от документи. Системите на ниво знание, особено под формата на работни станции и офис системи, са най-бързо развиващите се приложения в бизнеса днес.

Системите на ниво на управление са предназначени да обслужват контрола, управлението, вземането на решения и административните дейности на средните мениджъри. Те определят дали обектите се представят добре и докладват периодично. Например системата за управление на движението отчита движението на общото количество стоки, еднаквостта на работата на отдела за продажби и отдела, който финансира разходите за служителите във всички части на компанията, като отбелязва къде действителните разходи надвишават бюджетите.

Някои системи за контролна равнина поддържат необичайно вземане на решения. Те са склонни да се фокусират върху по-малко структурни решения, за които информационните изисквания не винаги са ясни. Системите на стратегическо ниво са инструмент за подпомагане на ръководители от най-високо ниво, които подготвят стратегически изследвания и дългосрочни тенденции във фирмата и бизнес средата. Основната им цел е да съгласуват промените в работните условия със съществуващите организационни възможности.

Информационните системи могат да бъдат диференцирани и по функционален начин. Основните организационни функции като продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси се обслужват от собствени информационни системи. В големите организации подфункциите на всяка от тези основни функции също имат свои собствени информационни системи. Например производствена функция може да има системи за контрол на инвентара, контрол на процеси, поддръжка на завода, автоматизирано развитие и планиране на материалите на изискванията.

Типичната организация има системи на различни нива: оперативно, управленско, знание и стратегическо за всяка функционална област. Например функцията за продажби има система за продажби на оперативно ниво за записване на ежедневни данни за продажби и обработка на поръчки. Системата за нива на знания създава подходящи дисплеи за представяне на продуктите на компанията. Системите на контролната равнина проследяват месечните данни за продажбите за всички търговски територии и докладват за територии, където продажбите надвишават или падат под очакваните нива. Системата за прогнозиране прогнозира търговските тенденции за период от пет години - обслужвайки стратегическото ниво

1.3 Общ въпроси развитие информационен системи

За да имаме добра информационна система, отговаряща на изискванията на бизнеса, е необходимо да се планира както нейното създаване, развитие, така и нейната подмяна или модификация. В същото време такава работа трябва да се извършва постоянно, едновременно с развитието на организационната и функционалната структура на организацията.

Планирането на развитието на информационната система трябва да започне с оценка на използването на информация и информационни технологии в цялата организация и с оценка на съществуващата информационна система. Информационните системи трябва да се разглеждат като технически части от проекти за организационно подобряване, а не като отделни проекти. С други думи, изграждането на информационна система не е самоцел, а начин за постигане на целите на предприятието. Следователно създаването на информационна система, особено изграждането на система, която обхваща всички видове дейности на предприятието, не трябва да започва с подбора на екип от програмисти, а не с издаването на задача за прехвърляне на съществуващия ред на операциите и процеси към компютърните технологии. Необходимо е да се започне с дефинирането на мисията на организацията, дефинирането на нейните стратегически цели, дългосрочни и краткосрочни цели, връзката им с текущата ситуация в организацията и в индустрията.

Невъзможно е да се оцени ефективността на корпоративната информационна система, без да се вземат предвид нейните цели, за които се използва. Не може да се говори за правилно и ефективно изпълнение информационни технологиипредназначени да подобрят фундаментално пазарната позиция на компанията, без да анализират ключови показателинейните дейности. Определянето на бизнес стратегия и отразяването на тази стратегия в целите и задачите на информационната система е основното при вземането на решение за внедряването и използването на определена компютърна информационна система в предприятието. За да се оцени необходимостта от внедряване на информационна система в едно предприятие, е необходимо да се установи дали системата ще помогне да се получат отговори на следните въпроси:

· Да постигнете или надминете нивото на представяне на конкурентите?

· подобряване на планирането и контрола върху изпълнението на финансовите и оперативните планове?

подобряване на взаимоотношенията с клиентите?

· за увеличаване на обема на продажбите?

Намаляване на времето за изпълнение?

• намаляване на инвестициите в запаси от стоки?

Преди да започне внедряването на информационната система, е необходимо за всеки от изброените по-горе въпроси, на които са получени положителни отговори, да се определят измерими (в абсолютни стойности или в проценти) индикатори за подобрение. Впоследствие, след като внедряването приключи, тези стойности ще се използват за оценка на ефективността на внедряването на системата.

Основните причини за създаването на информационни системи обикновено са следните:

Разширяване на бизнеса и увеличаване на производствените обеми (продажби);

необходимостта от централизация на счетоводството и управленското счетоводство;

необходимостта от въвеждане на система за планиране и бюджетиране;

повишаване на нивото на контрол;

Подобряване на ефективността и надеждността на информацията.

Въпреки факта, че може да има няколко причини за създаване на информационна система, целта на нейното внедряване винаги трябва да бъде една и съща. Целта определя посоката на дейност и смисъла на създаването на информационна система.

Процесът на постигане на целта е разделен на редица задачи. Задачата е набор от действия, извършвани в процеса на постигане на цел. В процеса на постигане на основната цел за създаване на ИС се решават следните основни задачи:

централизирано съхранение и обработка на данни;

рационализиране на информационните потоци;

стандартизиране на процедури и документи;

оптимизиране, регулиране на функционалните роли и отговорности на служителите.

Разработването и внедряването на информационни системи е сложен и трудоемък процес, който изисква промени в системата за управление на компанията и големи разходи на труд, време и други ресурси. Информационна система може да бъде създадена по един от следните начини:

разработка от програмисти на фирмата;

поръчване на разработка от специализирано предприятие;

Закупуване на готов софтуер.

Всеки от начините за създаване на ИС има своите предимства и недостатъци. Те са изброени в маса1 .

Таблица 1. Предимства и недостатъци на различни начини за създаване на IP

начинсъздаванеинформационенсистеми	Предимстваинформационенсистеми	недостатъциинформационен системи
Разработка от корпоративни програмисти	· Съответства на изискванията на предприятието Може да се добавя или променя по всяко време Внедряването се извършва на етапи, не се изисква да се извършват кардинални промени в предприятието за сравнително кратко време Системата съответства на съществуващия хардуер и софтуер Малки финансови рискове. Финансовите инвестиции са разпределени навсякъде кръговат на животасистеми	Задачите се задават на блокове, т.е. има "на парче" автоматизация на предприятието Развитието на системата отнема много време или никога не спира Когато се появят нови линии на дейност и промени в счетоводството, обикновено се изисква ново развитие Необходимо е постоянно да се поддържат програмисти, мениджъри на задачи, анализатори в състоянието на предприятието · Системната поддръжка се извършва от разработчици. Ако ключови разработчици напуснат предприятието, може да има проблеми с поддръжката и развитието на системата · По правило няма документация за IP Фиксирани разходи в бъдеще за поставяне на цели, поддръжка и непрекъснато модифициране на ИС в лицето на променящите се външни и вътрешни фактори
Поръчка на разработка от специализирана фирма	Опит в създаването на ИС, разработена методология за внедряване Възможност за предоставяне на услуги в областта на оптимизацията на управлението, притежаване на съвременни методи за изграждане на ИС	Финансови рискове, тъй като разходите за създаване на IP са доста високи Консултантите на трети страни, като правило, не познават спецификата на предприятието, те се нуждаят от време, за да ги проучат Служителите на предприятието, участващи в процеса на създаване на ИС, са принудени да комбинират текущите си задължения и отговорности за създаване на ИС. Възможна зависимост от фирмата - разработчик
Закупуване на готов софтуер	Възможност за бързо въвеждане в експлоатация на ИС Наличие на софтуерна документация Поддръжката е достъпна както от разработчика, така и от нашите собствени програмисти	Автоматизирането на уникални бизнес процеси е трудно Необходимостта от адаптиране на бизнес процеси към типични бизнес процеси, използвани в софтуерен продукт · Готовият софтуер обикновено е предназначен за малки и средни предприятия. Необходимостта да се замени с растеж на бизнеса

1.4 технология изпълнение информация системи

Технологията за изграждане на система по модели "както трябва", без да се опитва да програмира текущите алгоритми. Практиката за създаване на системи по модела „както е“ показа, че автоматизацията без реинженеринг на бизнес процесите и модернизиране на съществуващата система за управление не носи желаните резултати и не е ефективна. В крайна сметка използването на софтуерни приложения в работата е не само намаляване на хартиените документи и рутинни операции, но и преход към нови форми на управление на документи, счетоводство и отчетност.

Технология за изграждане на системи с подход отгоре надолу. Ако решението за автоматизация е взето и одобрено от висшето ръководство, тогава внедряването на софтуерни модули се извършва от предприятията майки и подразделенията и процесът на изграждане корпоративна системавърви много по-бързо и по-ефективно, отколкото при въвеждането на системата първоначално в по-ниските дивизии. Само с изпълнение отгоре надолу и активното съдействие на ръководството е възможно първоначално да се оцени правилно и да се извърши цялата гама работа без непланирани разходи.

Технология стъпка по стъпка. Тъй като комплексната автоматизация е процес, който включва почти всички структурни подразделения на предприятието, технологията на поетапно внедряване е най-предпочитана. Първите обекти на автоматизация са онези области, в които на първо място е необходимо да се установи процесът на счетоводство и генериране на отчетни документи за висшите органи и свързаните с тях отдели.

Включване на бъдещи потребители в разработката. При извършване на работа по интегрирана автоматизация от фирмата интегратор, функциите на отделите за информационни технологии на фирмата клиент се променят и тяхната роля в общия процес на прехода на предприятието към прогресивни методи на управление се увеличава.

По време на изпълнението на проекта служителите на отделите, заедно с разработчиците, работят с информация и модели, участват във вземането на решения за избора на технологични решения и, най-важното, организират взаимодействието между доставчиците на решения и служителите на предприятието. По време на експлоатацията на информационната система поддръжката и поддръжката на системата пада върху плещите на служителите на автоматизираната система за управление (освен ако няма сключен договор за поддръжка с доставчика). Специалистите на клиента са инициатори и изпълнители на изготвянето на предложения за подобряване и развитие на съществуващата система. Това им позволява да го приспособят по-добре към своите изисквания, така че тези изисквания трябва да бъдат внимателно обмислени, така че информационните технологии да не се използват там, където е лесно да се справят с управленски задачи с писалка и хартия.

Системата трябва да поддържа такава схема на взаимодействие между модули и работни станции, която да отговаря на изискванията и техническите възможности на потребителя. Най-важните параметри на информационната система са надеждност, мащабируемост, сигурност, следователно при създаването на такива системи се използва архитектура клиент-сървър. Тази архитектура ви позволява да разпределяте работата между клиентската и сървърната част на системата, осигурява развитие и подобрение в съответствие с характеристиките на задачите, които се решават. През последните години се наблюдава стабилна тенденция на нарастващо търсене на клиент-сървър приложения, които имат повече възможности за счетоводство и управление от файлово-сървърните системи при обработка на големи количества данни, възможност за създаване на разпределени системи, както и достатъчна интеграция с други системи.

Внедряването на информационна система за управление на предприятието, както всяка голяма трансформация в предприятието, е сложен и често болезнен процес. Въпреки това някои от проблемите, които възникват при внедряването на системата, са добре проучени, формализирани и имат ефективни методологии за решаване. Ранното проучване на тези проблеми и подготовката за тях значително улесняват процеса на внедряване и повишават ефективността на по-нататъшното използване на системата. Първият етап от създаването на системата трябва да бъде предпроектното проучване (т.нар. консултиране). Докато не бъдат описани и анализирани всички бизнес процеси на предприятието, не се изгражда моделът на предприятието „както е днес“, не се формулират разумни изисквания към новата система, не се изгражда моделът на бъдещата система „както трябва да бъде“. , техническото задание не е разработено, не може да става въпрос за закупуване или започване на разработка на системата. Целта на тази предпроектна работа е да се разработи идея за бъдещата система, да се опише функционалният информационен модел на бъдещата система и да се защити пред клиента. Едва след това можете да инвестирате в закупуване или развитие на системата.

2. Осъществяване на информационна поддръжка в предприятието

2.1 обучение предприятия да се изпълнение информационен системи

обучение справка информация

1. развитиеметоди за подготовка и поддържане на справочна информация.

2. Разработване на класификация на справочни информационни обекти, тяхното дефиниране и подробно описание на техните свойства. Изготвяне на примерни описания на тези обекти.

Основният състав на обектите на регулаторна и справочна информация включва:

o производствената структура на предприятието (работни центрове и техните групи, тяхната идентификация и класификация);

o териториалната структура на предприятието (обекти и места за съхранение на запасите и тяхното групиране, тяхната идентификация и класификация);

o финансовата структура на предприятието (центрове на финансова отговорност и тяхното групиране, тяхното идентифициране и класификация);

o номенклатурни позиции, тяхната класификация и групиране;

o спецификации на номенклатурните позиции (структура на продукта);

o технологични трасета (включително отчетни пунктове в тях за изграждане на производствена счетоводна система);

4. Одит на процеса на изготвяне и поддържане на указатели на справочна информация за съответствие с целите на предприятието и принципите на формиране на IP.

обучениебизнес процеси

3. Разработване на модели на бизнес процеси на продажби, производство, доставки, планиране и други, в съответствие с предметната област на проекта, на различни нива на йерархията на планираните решения, необходими за предприятието на клиента на бизнес процеси, които ще да се поддържа от системата. информационна логистика автоматизация на доставките

Изборпрограмасистемиавтоматизацияпланиранеисчетоводствонапроизводство

1. Анализ на пазара на софтуер.

2. Разработване на система за аналитична отчетност, която ще трябва да се получава чрез системата.

3. Разработване на изисквания към информационната система.

4. Изготвяне на задание за избор и внедряване на информационната система.

5. Организиране на конкурс за избор на софтуер за информационната система.

Необходимо е да се вземе предвид нивото на обучение на специалистите, които ще работят с приложението, както и целта на приложението. Ако потребителите имат много опит със софтуерни приложения, тогава можете да използвате интерфейс с няколко прозореца, падащи менюта и т.н.

Ако говорим за служители, за които е трудно да "натиснат три бутона с две ръце", тогава интерфейсът на системата трябва да бъде възможно най-опростен и последователността от действия трябва да е очевидна. По същия начин, ако бързото въвеждане на данни е критично в режима на използване, тогава удобството на интерфейса е на първо място. Логично е да се даде възможност на разработчиците да се пробват като крайни потребители още преди информационната система да бъде пусната в експлоатация.

2.2 Внедряване ERP Система с на предприятие

Към днешна дата темата за внедряването на ERP системи в предприятие е доста актуална не само поради липсата на познания по този въпрос, но и поради бързото развитие на приложните информационни системи. През последните 20 години броят на компаниите, внедряващи такива системи, се увеличава всеки ден, а броят на компаниите, които са изпитали положителния ефект от ERP, нараства експоненциално. Също така, отличен индикатор за развитието на този сектор на пазара е растежът на компаниите, доставящи ERP системи и консултантските компании, участващи в тяхното внедряване. Например клиентската база на SAP, немска софтуерна компания, се е увеличила от 17 500 на 91 500 клиенти само през последните 10 години, а през 2012 г. годишните приходи възлизат на 15 милиарда евро.

Предприятие ресурс Планиране (ERP), което в превод означава информационни системи за планиране на ресурсите на предприятието, отдавна са се превърнали в обичайна сфера на дейност за средни и големи бизнеси. Въвеждането на информационни мрежи е насочено към подобряване на ефективността на бизнес процесите, които са доставка, маркетинг и производство. Въвеждането на тази технология значително влияе върху увеличаването на производителността на предприятието като цяло. Но ERP е не само автоматизация на бизнес процеси, но и автоматизация на такива функции на управление като планиране, контрол и счетоводство.

ERP системата е коренно различна от познатата програма Microsoft Office, която работи еднакво на всички компютри. Функционалността на една ERP система зависи пряко от ясното дефиниране на задачата на конкретно предприятие и неговата конфигурация за тези задачи. Пълната полза от използването на тази система се постига само ако тя е проектирана и конфигурирана правилно, което ще помогне да се направи бизнесът по-управляем в бъдеще.

Темата за ERP системите е все още сравнително млада: няма ясно дефинирани правила, методи и съвети, но това, което я прави толкова специална, е голямото търсене на компаниите към нея. Всяка година все повече компании правят своя избор в полза на корпоративните информационни системи. става очевидно, че без системи от този вид едно предприятие не може да се счита за конкурентоспособно в ерата на информационните технологии. Безкрайното преследване на печалбите и търсенето на най-добрите решения са изтощителни и днес, в толкова бързо променящ се свят, е почти невъзможно да си представим съществуването на компания без помощник в лицето на ERP.

ERP системите са набор от интегрирани приложения, които ви позволяват да създадете единна среда за автоматизиране на планирането, счетоводството, контрола и анализа на всички основни бизнес операции в предприятието. Сред тях са планиране на производствените ресурси, оперативно управление на производствения план, отчитане и анализ на изпълнението и др. Всички операции по планиране и анализ са разделени в ERP на отделни функционални модули: планиране на ресурсите (финансови, човешки, материални) за производство на стоки или услуги, оперативен контрол върху изпълнението на плановете (доставки, продажби), договори, всички видове счетоводство , анализ на бизнес резултатите . Цялата информация се съхранява в единна база данни, откъдето може да бъде получена по всяко време при поискване

Ориз.2 . Схема на организацията на процесите на планиране в предприятието

При внедряването на системи за управление компанията получава редица предимства:

На първо място, това е стабилността и унификацията на всички процеси на управление на предприятието. Системите от клас ERP са интегрирани системи за управление, т.е.

те не са пряко свързани с производствения процес, не са автоматизирани системи за управление на процесите, но се занимават с модела технологичен процес;

· тяхната работа е да подобрят дейността на предприятието, да оптимизират материалните и финансови потоци въз основа на информацията, въведена на работното място;

една система обхваща планирането и управлението на ВСИЧКИ дейности производствено предприятие, започвайки от закупуването на суровини и завършвайки с доставката на стоки до потребителя;

Информацията се въвежда в системата само веднъж в отдела, където се появява, съхранява се на едно място и се използва повторно от всички заинтересовани отдели.

С други думи, целта на една ERP система е да постигне съгласуваност в работата на различните отдели на компанията, което може значително да намали административните разходи и да премахне проблема с интегрирането на данни за различни приложения, тъй като цялото предприятие работи с една система .

Използването на ERP системи предоставя на компаниите значителни предимства пред конкурентите чрез оптимизиране на бизнес процесите и значително намаляване на оперативните разходи. Системите за управление са създадени специално за контрол на производствените разходи, водещи до постигане на конкурентни предимства. Системите първоначално се основават на методи за планиране и управление, които позволяват:

регулиране на количеството на продуктите, премахване на дефицита или появата на излишъци, което прави възможно значително намаляване на разходите за съхранение;

планират производствените процеси в съответствие с нарастването или намаляването на търсенето на конкретни продукти; същевременно производствените процеси се планират в съответствие със срока за изпълнение на клиентска поръчка;

Оценка на възможността за изпълнение на поръчка въз основа на анализ на работния капацитет на предприятието;

· оптимизиране на бизнес процесите чрез намаляване на материалните и времеви разходи за производство;

Проследява и анализира действителното представяне на всяка производствена единица, сравнява го с планираното изпълнение и своевременно прави корекции и промени в производствените планове;

· отговарят по-гъвкаво на търсенето чрез намаляване на производствения цикъл и времето за изпълнение;

· да повиши нивото на доверие на клиентите и клиентите, благодарение на навременното изпълнение на доставките и оптимизиране на обслужването.

ERP системите са мощен инструмент за увеличаване на печалбите чрез гъвкаво управление на разходите, което ви позволява да променяте пазарната цена на продуктите (в посока на нейното намаляване), което е мощно конкурентно предимство. Въвеждането на ERP система от вашия конкурент е сигнал за подобно решение, тъй като вече е ясно, че автоматизираните системи за управление на бизнес процеси са мощен инструмент за оптимизация на бизнеса и средство за оцеляване в променящите се пазарни условия.

Ориз.3. ERP график на търсенето - системи в Русия

Отличителна черта на ERP системата от другите системи е, че тя помага да се събират заедно данни за дейността на предприятието и само на базата на събраната информация системата ще може да анализира данните. Важна особеност на тази система е, че бизнес транзакциите в системата се регистрират само веднъж и можем веднага да анализираме тяхното въздействие върху дейността на предприятието според получените отчети.

Информационната система за планиране на ресурсите на предприятието е доста развита система и нейните функции са в процес на постоянно развитие и усъвършенстване, но въпреки това се случва, че след като ERP системата е внедрена в конкретно предприятие и всички методи за нейното внедряване са използвани правилно, управляващите предприятия все още не успяват да получат пълен информационен контрол върху дейността на предприятието. И което е най-интересното, нищо съществено не се случва, а напротив, всичко си остава същото. Какво има тук? Може да има много фактори, които влияят върху неправилната работа на една ERP система. Това може да бъде например неправилно изпълнение на първични документи, пропуски и нарушения в политиката за продажби, наличие на излишни запаси в предприятието. Възможно е дори много предприятия след въвеждането на ERP система да се откажат от нея, поради факта, че уж неадекватно и ненавременно отговаря на възложените й задачи. Но това е така не само в нашите предприятия, има доказателства, че на Запад делът на успешните внедрявания на ERP системата в предприятията е по-малко от 50% от случаите.

Но защо толкова голям процент от внедряванията на ERP система са неуспешни. Ако анализираме неуспешните внедрявания на ERP системата, става ясно следното, че един от основните фактори за неуспешни внедрявания е нарушаването на принципа на проектиране на системи за автоматично управление (ACS). Сред специалистите има мнение, че проектите за внедряване на автоматизирани системи за управление не дават положителни резултати поради факта, че при проектирането на тези системи не се взема предвид стратегията за развитие на бизнеса, бизнес процесите се препрограмират твърде често.

2.3 Причините неуспехи при изпълнение ERP системи

1. При проектиране ERP системи не взети предвид по-нататък стратегия развитие предприятия.

Както показват анализите, това е основната грешка при внедряването на ERP система. Нека да видим защо това се случва. През последните години икономиката и различните икономически сектори, в които работят предприятията, се промениха значително и продължават да се променят непрекъснато, в този контекст е невъзможно да се създаде правилно информационната система, тъй като тя няма да може да вземе предвид възможните промени в дейността на предприятието в бъдеще. Пример за това е фактът, че предприятията, работещи в нефтената и газовата индустрия, са изтеглили всички неосновни активи, докато информацията за тези активи е била важна част от ACS. Друг пример: предприятията, работещи в областта на металургията, са намалили почти наполовина броя на служителите си, като по този начин са засегнали броя на автоматизираните места, които също не могат да бъдат взети предвид при внедряването на ERP системи. Въз основа на всичко това става ясно, че е необходимо по някакъв начин да се подобрят и модернизират системите за планиране на ресурсите на предприятието, така че в бъдеще да е възможно да се вземат предвид всички променящи се показатели. В противен случай въвеждането на ERP системи ще се превърне в своеобразна тежест за правилната и продуктивна дейност на предприятието. Но сега става възможно внедряването на пълнофункционална ERP система в предприятията, но това е дълъг процес и може да отнеме от 3 до 5 години. За да не се повтарят грешки в бъдеще, е необходимо да се проектира и обмисли структурата и мащаба на дейността на предприятието поне три години предварително. Но тук отново, при неправилно прогнозиране на перспективите за дейността на компанията в бъдеще, са възможни големи загуби и разходи, например за закупуване на допълнително оборудване за ERP системи, което води до непредвидени разходи за плащане на интернет трафик. Малко хора ще намерят приятно, когато след известно време се повдигне въпросът за прехвърляне на съществуваща ERP система на друга платформа.

Постоянно трябва да се вземат предвид и други области на развитие на бизнеса - това е разширяването на практиката на дребномащабно производство и организацията на клонове, както и значително намаляване на резервните запаси и по-строг контрол на сроковете за доставка. При извършването на всички тези мерки се увеличава натоварването върху работата на ERP системата, от която зависи навременността и ефективността на регистриране на бизнес транзакции, в противен случай всички данни, събрани с помощта на тази система, ще бъдат неефективни.

2. Дизайн информация системи "нагоре".

Възможно е правилно да се определят целите на компанията и перспективите за нейното по-нататъшно успешно развитие само чрез метода на проектиране отгоре надолу. Практиката показва, че създаването на ефективна система за управление на информацията е скъпо, тъй като е почти невъзможно да се вземе предвид целият поток от информация, който се появява в компанията. Следователно, когато проектира ERP система, всеки разработчик е изправен пред проблема да премине от получаване на пълното количество информация до определен лимит. Основната задача при проектирането на ERP система е изборът на основна значима посока за ефективно вземане на управленски решения. Тъй като всеки ден предприятието получава голямо количество информация с различно съдържание, дизайнерът трябва да избере само най-важната и важна информация от целия този информационен поток. Естествено, всяка компания има свои нужди от информационна поддръжка. Следователно правилното проектиране на една ERP система означава преди всичко подбор на информацията, която е важна за горните нива на управление и едва след това дизайнерът слиза надолу. Този метод е предназначен основно за получаване на критична информация, необходима на висшето ръководство. Но както показва практиката на проектиране на ERP системи, дизайнерите, без да навлизат в подробности за важността на входящата информация, въвеждат много ненужна и излишна информация в системата, като по този начин увеличават цената на автоматизираната система за управление. В резултат на това, поради недостатъчността и пълнотата на получената информация, страда ръководството на дружеството. И ръководството на компанията получава огромно количество неанализирана информация, което значително забавя процеса на вземане на управленски решения, има много примери за това. За да не може едно предприятие, когато проектира и внедрява ERP система, която изисква значителни разходи, да не получава излишна и неефективна информация, е необходимо да се вземат предвид целите на компанията при проектирането на ERP система и въз основа на това правилно определят вида и характера на информацията, получавана от предприятието.

3. Неправилно редизайн бизнес процеси.

Често се случва компания, която реши да внедри ERP система, да реши да предприеме такава важна стъпка като редизайн или реинженеринг на всички съществуващи бизнес процеси в предприятието и тяхното по-нататъшно внедряване и подчиняване на изискванията на ERP системата. Или е възможно компанията да настоява да поддържа всички съществуващи бизнес процеси, докато преустройва избраната ERP система, а понякога дори напълно я пренаписва. Но тези два варианта за внедряване на ERP система са просто погрешни, което в бъдеще ще се отрази негативно на ефективността на предприятието.

При реинженеринг на всички бизнес процеси се увеличава рискът внедряваната ERP система в предприятието изобщо да не се използва. Тъй като практиката на реинженеринг на бизнес процеси показва, че всякакви значителни промени в бизнес процесите са много трудни за вкореняване и в резултат на това се използват много рядко.

Ако погледнем западните компании, ще видим, че западните ERP системи са разработени, като се вземе предвид световният опит в внедряването на тези системи въз основа на опита от изграждането и оптимизирането на бизнес процесите. Въз основа на това става очевидно, че този опит трябва да се вземе предвид при подобряване на системата за управление в нашите руски компании и предприятия. Но може да се случи, че дизайнерите на ERP системата не винаги използват правилно препратки към западните практики, тъй като местните компании работят в напълно различна икономическа среда.

Запазването на всички съществуващи бизнес процеси също е неефективен метод, тъй като получената система губи своята надеждност и ефективност поради множество модификации и ревизии. Това влияе върху риска от грешна обработка на въведената информация, а също така няма да има полза от автоматизирането на избраната система, тъй като модифицираните и преработени бизнес процеси ще бъдат неефективни. Предприятието в този случай ще зависи от избраната система за управление и автоматично ще бъде лишено от възможността да подобри дейността си. Въз основа на тези методи е важно да се намери "златната" среда между реинженеринга на бизнес процесите и усъвършенстването на съществуващата система.

4. погрешно клас икономически ефективност изпълнение ERP системи.

Внедряването на ERP система струва много пари, това включва закупуване на необходимото оборудване, компютри, заплащане на консултантски услуги и др. В тази връзка ръководителят на предприятието ще трябва да реши основния въпрос за икономическата ефективност на внедрената ERP система. Мениджърът е изправен пред задачата да сравни разходите за автоматизация на бизнес процесите с крайните икономически резултати от проекта. Решаването на този проблем включва отговори на следните въпроси: каква информация ще получи мениджърът в крайна сметка, какви загуби ще помогне да се избегнат, как да се увеличи максимално ефективността на използваните ресурси на предприятието. Ако поне един от тези проблеми не бъде разрешен, е напълно възможно разходите за внедряване на ERP система да не се оправдаят или просто да не се изплатят. За да се избегнат евентуални повреди, е необходимо да се определи цената на включването на определена информация на всички етапи от проектирането и внедряването на една ERP система. Но това не е всичко. Необходимо е да се реши въпросът за икономическата ефективност още при създаването на прототип на бъдещата ERP система. Най-голяма ефективност от внедряването на ERP-системата е възможна само когато предприятието има добре изградена система за управление.

Положителен фактор, влияещ върху коректната и ефективна работа на внедрената ERP система е наличието на богата функционалност. Но практиката показва, че не е необичайно внедрената ERP система да служи на предприятието само като помощно средство при изготвянето на данъчни декларации или нещо повече като прост калкулатор. Редица причини могат да допринесат за това, вариращи от грешен избор на консултантска компания, която помага на предприятието да внедри ERP система, до грешен избор на задачи и цели от проектанта на системата. Много фирми правят голяма грешка, ръководейки се от принципа "купете сега, а после ще видим". Следователно тези предприятия също търпят значителни загуби на средства.

Повечето мениджъри управляват своето предприятие само въз основа на своя опит, своята интуиция, своята визия и твърде неструктурирани данни за неговото състояние и динамика. По правило, ако от мениджъра се иска да опише под каквато и да е форма структурата на своето предприятие или набор от разпоредби, въз основа на които той взема управленски решения, въпросът бързо спира. Компетентното определяне на задачите за управление е най-важният фактор, който влияе както върху успеха на предприятието като цяло, така и върху успеха на проекта за автоматизация. Следователно, първото нещо, което трябва да направите, за да бъде успешен проектът за внедряване на информационна система за управление на предприятието, е да формализирате, доколкото е възможно, всички тези контролни вериги, които всъщност планирате да автоматизирате. В повечето случаи това ще изисква професионални консултанти, но според моя опит цената на консултантите просто не може да се сравни с цената на неуспешен проект за автоматизация.

Необходимостта от частична или пълна реорганизация на структурата на предприятието.

Преди да се пристъпи към внедряване на система за управление на информацията в едно предприятие, обикновено е необходимо да се извърши частична реорганизация на неговата структура и бизнес технологии. Ето защо един от най-важните етапи на проекта за внедряване е пълно и надеждно проучване на предприятието във всички аспекти на неговата дейност. Въз основа на заключението, получено в резултат на проучването, се изгражда цялата по-нататъшна схема за изграждане на корпоративна информационна система. Несъмнено е възможно всичко да се автоматизира на принципа „както е“, но това не трябва да се прави поради редица причини. Факт е, че в резултат на проучването обикновено се записват голям брой необосновани допълнителни разходи, както и противоречия в организационната структура, чието премахване би намалило производствените и логистичните разходи, както и значително намаляване на времето за изпълнение на различни етапи от основните бизнес процеси. Не можете да автоматизирате хаоса, защото резултатът е автоматизиран хаос. Реорганизацията може да се извърши в редица локални точки, където това е обективно необходимо, което няма да доведе до осезаем спад в дейността на текущите търговски дейности.

Необходимостта от промяна на технологията за работа с информация и бизнес принципите

Една ефективно изградена информационна система не може да не промени съществуващата технология за планиране и контрол, както и управление на процесите. Една от най-важните характеристики на корпоративната информационна система за мениджъра е модулите за управленско счетоводство и финансов контрол. Вече всяко функционално звено може да се определи като счетоводен център, със съответното ниво на отговорност на неговия ръководител. Това от своя страна повишава отговорността на всеки един от тези ръководители и предоставя на топ мениджърите ефективни инструменти за прецизен контрол върху изпълнението на индивидуалните планове и бюджети.

...

Подобни документи

Взаимозависимост на показателите за ефективност на предприятията и основните елементи на управлението на веригата за доставки. Подход за логистично планиране. Основните източници на ненужни логистични разходи. Етапи и обосновка за планиране и проектиране на доставките.

курс от лекции, добавен на 22.01.2016 г


Фундаментални трансформации и роля в логистичния бизнес в Русия. Текущата ситуация в управлението на веригата за доставки, характеристики на използването на чужд опит. Основните тенденции и перспективи за развитие на логистиката и управлението на веригата за доставки.

резюме, добавено на 14.08.2011 г


Същността на системата за управление на веригата за доставки, нейното значение и роля в съвременната икономика. Изучаване на етапите на управление на логистичната верига за доставки, нейната оптимизация. Сравнителна характеристика на вътрешната и чуждестранната концепция за управление на доставките.

курсова работа, добавена на 17.12.2014 г


Същност, понятия и съдържание на управлението на веригата за доставки в предприятието. Вътрешен и чужд опит в организирането на управлението на стоковия поток в предприятието. Анализ на състоянието на тази сфера в ООО "Воронежстройдетал", насоки за нейното подобряване.

курсова работа, добавена на 07.01.2015 г


Изграждане на дърво от цели за логистиката на доставките и доставките на предприятието. Функционална схема на информационно-изчислителна система за планиране и управление на логистични дейности. Процедури за събиране и обработка на поръчки за готова продукция.

контролна работа, добавена на 11/06/2012


Свойства, класификация, структура и задачи на логистичната система. Организация на интегрирана микрологистична система за управление на веригата за доставки. Анализ на недостатъците на текущата логистична система на компанията, разработване на мерки за нейното подобряване.

курсова работа, добавена на 21.10.2011 г


Теоретични аспекти на управлението на маркетинга в една организация. Препоръки за оптимизиране на системата за управление на маркетинга в ООО "АККОМ". Правна подкрепа на препоръки за подобряване на системата за мотивация на търговския персонал и въвеждане на CRM-система.

дисертация, добавена на 25.01.2011 г


Взаимодействие на маркетинга и логистиката в транспортното предприятие ОАО "ТФ "Атлант". Функции и принципи на транспортната логистика. Управление на веригата за доставки. Анализ на стратегията за промоция на община "Камизякски район". Оценка на ефективността на комуникационната система.

дисертация, добавена на 25.12.2012 г


Изборът на вариант за организиране на маркетинговите дейности на предприятието въз основа на периода на изплащане. Постъпленията от продажби на продукти като финансов показател за функционирането на логистичната система. Изчисляване на икономическата ефективност на логистичната система.

статия, добавена на 26.03.2011 г


Технико-икономически анализ на предприятието, неговата външна и вътрешна среда. развитие конкурентна стратегияпредприятия, събития за организиране на търговска мрежа, система за внедряване на маркетинг в предприятие и система за промотиране на продукти на пазара.

Много компании, с разрастването на бизнеса си, разбират, че имат нужда от някаква ERP система. Ако един малък бизнес успява да се справи без този инструмент, тогава средният бизнес използва такива инструменти по-активно всеки ден. Но за да изберете ERP система и дори за да разберете дали този продукт е необходим в бизнеса и какви ползи ще донесе използването му, е важно правилно да разберете какво представлява.

В моите статии често се занимавам с описание на различни понятия. Както знаете, за да продаде каквато и да е услуга, купувачът трябва да разбере какво представлява и защо се нуждае от тази услуга. В същото време е много важно да се договорят условията, само в този случай резултатът ще отговаря на очакванията на клиента. В същото време терминът ERP е един от най-сложните и противоречиви.

Описание на ERP системата

ERP е маркетингов термин. За да разберете какво е заложено, както и да проучите историята на произхода на това съкращение, можете да се обърнете към Wikipedia:

ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планиране на ресурсите на предприятието) е организационна стратегия за интегриране на производство и операции, управление на човешки ресурси, управление на финанси и управление на активи, фокусирана върху непрекъснато балансиране и оптимизиране на ресурсите на предприятието чрез специализиран интегриран приложен софтуерен пакет, който осигурява общ модел на данни и процеси за всички области на дейност. ERP-система - специфичен софтуерен пакет, който реализира ERP стратегията. Уикипедия

Това определение е абсолютно правилно, но сравнително трудно за разбиране, особено ако човек не е запознат с такива понятия като „балансиране на ресурси“ или „модел на данни“. В същото време е важно да се разбере, че терминът ERP е преди всичко маркетинг и няма дълбока методологична основа. Затова предлагам следното определение:

ERP е преди всичко информационна система, която ви позволява да съхранявате и обработвате повечето от критичните за работата на компанията данни.

Какво представляват критичните данни? И защо казвам "повечето"? Факт е, че някои ERP системи имат модул "Производство", докато това е отделен софтуерен продукт, който не е свързан по подразбиране с други системи и блокове. Други се опитват да комбинират всички възможни процеси, необходими за функционирането на компанията. Възможно ли е да се брои различни видове ERP полезно? Естествено, по-долу ще се спра по-подробно на този въпрос. Сега да се върнем към условията.

• Критични за мисията данни- това е списък с данни, без които работата на фирмата е невъзможна. Това са данните за работата на търговския отдел и производството (ако фирмата е производител). Някои компании използват ERP основно за управление на производството, тъй като няма най-добри решения за производството. Други компании не са производители, като дистрибутори, но също успешно прилагат ERP. За тях дистрибуцията, управлението на персонала, продажбите на стоки и услуги стават критични.
• Повечето данни: говорим за списък от процеси и информация, който е оптимален за всяка конкретна компания. Разбира се, би било идеално да се съберат всички данни и информация за всички процеси. Но това води до оскъпяване на изпълнението. В резултат на това ръководството на бизнеса, заедно със специалистите по внедряване, избират компромисно решение, при което ERP системата събира информация и процеси, които са наистина необходими за оперативен контрол и вземане на управленски решения, а част от данните и процесите се събират в специализирани системи, към които мениджърът се позовава при необходимост.

Списъкът с критични данни и тази част от тях, които трябва да бъдат обработени в ERP системата, се изчисляват емпирично за всеки конкретен бизнес. Именно анализът на тези данни и правилното им дефиниране дава отговор на въпросите: има ли нужда от закупуване и внедряване на ERP система и оправдани ли са разходите за този вид автоматизация на бизнеса.

От какво се състои една ERP система?

Всички ERM системи, независимо кой е техният разработчик, споделят обща архитектура, която може да бъде описана по следния начин:

• Платформа.Основни възможности и среда за работа на модули и компоненти. Само разработчикът може да прави промени в кода на платформата. Потребителите и изпълнителите нямат достъп до този код. Платформата включва:

  1. Ядро. Софтуерната среда, в която ще се работи, за която можете да напишете някои добавки и компоненти.

  2. Основна функционалност. Списък с директории и функции, без които нито една компания не може да работи. Това е потребителска директория с права на достъп, клиентска директория, продуктова/услугна директория и др. Тази функционалност е вградена в платформата, за разлика от модулите, тя не може да бъде деактивирана.

• Управление на данни.База данни, включително съхранение и методи за обработка на данни (интерпретация). Тази категория включва съхранение на данни на сървъра, софтуер за база данни (SQL или друга алтернатива), инструменти за интерпретиране и обработка на данни и изпращането им до програмни модули.
• Модули.Компоненти, които се свързват с платформата според нуждите. Всички те работят с една база данни и прилагат базова функционалност (при необходимост). В противен случай модулите работят независимо един от друг, могат да се свързват безпроблемно и да се изключват безпроблемно, ако нуждата от тях е отпаднала. Тази модулна структура е важен отличителен белег на ERP системите. Модулите са разделени от своя страна на няколко вида:

  1. Модули за вътрешно ползване. Това ниво са плъгините, които се използват от служителите на компанията. Това са управление на склад, производство, счетоводство, CRM и др. Модулите могат да се свързват, изключват, конфигурират от специалисти по внедряване. Стандартният набор обикновено включва - MRP, HR, CRM, Supply and Procurement Management.

  2. Модули за работа с външни потребители. Този слой съдържа модулите, необходими за взаимодействие с външни потребители, потенциални и реални клиенти на компанията, партньори, потребители на продукти, доставчици и купувачи. Това може да бъде онлайн магазин, лични акаунти за доставчици и купувачи на корпоративен уебсайт и подобни решения. Някои ERP системи съдържат готови CMS системи за създаване на онлайн магазин или корпоративен уебсайт от нулата, други предлагат само отделни инструменти за „добавка“ за сайта и/или клиентските приложения (за мобилни устройства и таблети).

  3. Конектори - готови решения за комуникация с приложения на трети страни. Най-често те използват API от ядрото на платформата. Те ви позволяват да интегрирате телефония, да настроите обмен на данни със сайта или всякакви софтуерни продукти и системи. Конекторите са само за комуникация и обикновено се използват за комуникация с EDI,
  CMS, CAD, BI, OLAP и др. Тоест с тези системи, които не са включени в EPR, но се използват в компанията.

Описаната по-горе структура е характерна за ERP от логическа гледна точка. Някои системи нямат ясно изразена модулност, всички те вече са вградени в програмата, но могат да се използват отделно една от друга, ако е необходимо. Други се отнасят до модули, които са деактивирани като подсистеми. А някои ERP системи разпределят всички модули в отделни продукти. И те предлагат да закупят ядрото, а към него - списък с модули, от които да избирате. С възможност за закупуване в бъдеще и добавяне на функции, ако е необходимо.

Предимства на модулна ERP структура

Важно предимство на ERP системите е възможността за свързване и прилагане на всеки от модулите (вътрешни или външни) за кратко време. Освен това възможностите, които по този начин са свързани с ERP, се добавят към системата абсолютно „безпроблемно“. Това е важна разлика между ERP и интегрирането на няколко софтуерни продукта помежду си или от система, която е израснала от специализирана поради множество подобрения и добавки от собствени или поканени ИТ специалисти.

• Всеки от модулите на ERP системата работи независимо от останалите, може да бъде свързан или изключен по всяко време, може просто да не се използва, докато други модули могат да продължат да работят. И за да свържете един или друг модул, няма нужда да правите промени в програмния код на ядрото или други модули.
• Когато използвате ERP система за разширяване на възможностите и свързване на нов отдел, няма нужда да добавяте програмен код, да създавате нова част от програмата от нулата или да се занимавате със сложна и понякога не много удобна интеграция на различни програми. Просто изберете желания модул, свържете го и го конфигурирайте според вашите бизнес нужди. В ERP системите почти всичко, което може да е необходимо за автоматизация на бизнеса, вече е внедрено. Самостоятелно написани подобрения са необходими в отделни случаи.

Например, можете да използвате CRM модула, но да се откажете от HR модула. Тъй като компанията расте и се развива, всеки от модулите може да бъде свързан и конфигуриран без особени затруднения, а софтуерният продукт продължава да работи с нови функции.

Често чувам от клиенти фразата "разработихме собствена ERP система." Всъщност в случая не се използва ERP, а някакво подобие, израснало от някаква специализирана система. Например започнахме да работим в CRM, след това добавихме към него модул за складова работа, настроихме обмен на данни със счетоводни програми и т.н. Или започнаха със счетоводна система и уебсайт, а също така извършиха интеграция, добавиха модули, всичко това по някакъв начин се „съедини“ едно с друго.

Всичко това не е ERP система. Основната разлика между ERP и всички подобни програми е, че ERP първоначално се създава като конструктор от платформа и модули, които могат да се свързват според нуждите. Тук вече са предоставени различни възможности.

ERP е продукт, който първоначално е създаден, от една страна, за мащабируемост, а от друга страна, за предоставяне на максимални възможности.

В ERP системата границите на модулите са много ясно разделени. И деактивирането на който и да е от тях (с изключение на някои основни директории и функции) няма да повлияе на работата на останалите. В самонаписаните системи, които растат от специализирани, като правило такава архитектура не се предоставя. И ако деактивирате функции, например счетоводство, най-вероятно програмата ще спре да работи или няма да работи правилно. Ще изисква намесата на програмист и значителни подобрения. Такива софтуерни продукти като правило използват общи документи и компонентите в тях са тясно преплетени. Архитектурата на ERP е наистина модулна. И това е много важно да се разбере.

Тези. ако изберете ERP система, получавате единна система за автоматизиране на различни отдели на вашата компания, плюс широк набор от възможности за развитие. Няма да е необходимо да променяте софтуерния продукт за много дълго време, ще бъде достатъчно да се обадите на специалисти, които ще ви помогнат да изберете и свържете готови модулни решения. И има огромен брой от тях за различни бизнес области и работни функции.

За какво се използва една ERP система?

Внедряването на всяка ERP система ви позволява да получите определени предимства и функции. За кого и защо е необходимо внедряването на ERP, нека разгледаме по-отблизо.

Принципът на единна база данни: контрол, управление, точност и ефективност

За да разберем този принцип, нека си представим компания преди и след внедряването на ERP. Да предположим, че една организация има собствено производство. Най-вероятно производствените записи се съхраняват в таблици на Excel или в специализирана програма. Складовото счетоводство работи в собствена счетоводна система, счетоводството - в счетоводен софтуер. Прехвърлянето на данни от отдел в отдел се извършва под формата на хартиени документи, а понякога дори устно, след което се въвежда ръчно в необходимата счетоводна система.

Този подход е много зависим от човешкия фактор, в резултат на което информацията се получава със закъснения, често значителни. Изкривяванията и грешките не са необичайни, а в някои случаи някои данни изобщо не влизат в системата поради човешкия фактор, което води до неизправности, необходимост от редовно съгласуване и др. Освен това всяка грешка и последваща корекция може да доведе до значителни загуби. Например грешка в кода или размерите при прехвърляне на данни от дизайнерския отдел към производството завършва много тъжно, тъй като в крайна сметка изобщо не е това, което е поръчано и проектирано. Има престои, отписвания на брак или излишни стоки в склада, неспазване на срокове по договор с клиент и др.

В случай на внедряване на ERP система се създава единна база данни, в която се събира цялата информация, използвана от различни отдели. В този случай процентът на грешките е значително намален, тъй като данните се въвеждат в системата веднъж от специалист, след което автоматично се четат от всички отдели във формата и кодирането, необходими за работа.

В допълнение, скоростта на трансфер на данни при използване на една база става мигновена. Тези. веднага след като дизайнерите или специалистите по продажбите въведат поръчката в базата данни, тя се вижда в отдела за проектиране или в производството. Също така знак за плащане се появява върху нареждането веднага след като счетоводният отдел получи информация от банката. Намалява се броят на грешките, свързани с човешкия фактор, а възникналите се отстраняват много по-бързо.

Следователно, ERP система е необходима за компании, за които скоростта и точността на трансфер на данни между отделите е критичен фактор.

Гъвкавост в работата на компанията, като се вземат предвид промените на пазара

Ако една компания е насочена към максимално съответствие с постоянно променящите се пазарни условия и нужди на клиентите, тя просто трябва бързо да обменя данни между отделите и бързо да взема управленски решения.

Малка компания, в случай на получаване на нетипични поръчки или промени в обема на покупките на определени стоки, разбира се, може да се справи без ERP система. Когато всички служители работят в един малък офис, винаги можете да координирате действията помежду си и да създадете поръчка въз основа на данни от поръчки, дори в таблици на Excel.

В среден бизнес, където има няколко поделения, клонове, евентуално собствено производство, единната база данни и бързият обмен на данни при променящите се нужди на клиентите стават критични. Важно е цялата информация да се събира за кратко време, да се правят навременни покупки и да се правят оперативни промени в плана за производство и доставки. Тук не може без единна система с обща база данни.

Сложни бизнес процеси: интеграцията вече не помага

Друг случай, в който ERP системата е незаменима, са компаниите, в които с растежа и развитието си възникват сложни процеси, които изискват значителни количества обмен на данни. На определен етап интеграцията между няколко софтуерни системи става сложна, тромава и нерентабилна. ERP системата се превръща в решение на този проблем.

Какво печели бизнесът от внедряването на ERP

ERP е преди всичко способността да се комбинират всички бизнес процеси в една мощна и удобна система, поради което предимствата на решението могат да бъдат изброени дълго време. По-долу подчертах само няколко, които смятам за най-значими:

• Наличност на данни.След като въведените данни станат достъпни в цялата система, не са необходими съпоставки, допълнителни одобрения и проверки.
• Съгласуваност на данните.Използването на обща база данни ви позволява да избегнете етапите на съгласуване и съгласуване на данни. Например, ако дизайнерският отдел представи и одобри проект, данните от този проект могат да бъдат използвани от отдела за покупки за работа веднага, без допълнителна стъпка за потвърждение.
• Мониторинг на работата на служителите.В случай, че едно от подразделенията въвежда данни, например, за потреблението (движението) на стоки, другото подразделение незабавно получава информация за това и след като действително получи изброените артикули, го поставя върху приходите си. Разминаването в числата в този случай е почти невъзможно, общата база данни елиминира възможността за много злоупотреби, а мениджърът може да идентифицира несъответствията и причините за тях в реално време.
• Значително намаляване на човешките грешки. Единната система няма да ви позволи да отпишете стоките от грешен склад, тъй като общата база данни ще покаже, че стоките не са там. Информацията за плащанията ще се прехвърля към счетоводния отдел и отдела за продажби автоматично въз основа на данни от банката или касата, което също елиминира грешки. Техническите параметри и данните за проекта също ще бъдат прехвърлени автоматично, без изкривяване и т.н.
• Готов набор от взаимосвързани инструменти.Например, ако търговският отдел създаде фактура, тогава тя е основа за автоматично създаване на счетоводни документи, а след плащане - разходни документи от склада.

Значителен брой инструменти, които може да са необходими в бъдеще. Почти всички ERP системи са много мощни и многофункционални. Те имат способността да реализират огромен брой процеси. Почти винаги само част от тези възможности се използват по време на внедряването. И тъй като компанията расте и се развива, модулите се свързват или купуват допълнително, което позволява въвеждането на нови решения, свързването на нови подразделения на компанията за работа. И всичко това - с минимален разход на финанси и време.

Какво е важно да знаем при избора на ERP система

Един от първите въпроси, които възникват при избора на какъвто и да е софтуер, е изборът между Saas или Stand-Alone, т.е. платете за достъп до система, разположена в "облаците" или купете "решение в кутия". Говорих подробно за този избор в статията Какво представляват CRM системите и как да ги изберем правилно?

При ERP системите има абсолютно същия избор както при внедряването на CRM системи. Можете също така да обърнете внимание на решенията на SAAS или да закупите и внедрите „кутия“. Но има един нюанс, който е много важно да се вземе предвид. Въпросът е, че ERP - сама по себе си голяма система, включваща голям брой възможности. Всъщност той обединява всички данни за работата на компанията. И в случай на използване на „облака“, ще бъде изключително трудно да промените услугата, ако възникне необходимост. За разлика от CRM системите, които са много популярни само във версията SAAS, масивът от данни в ERP е обемист и тромав и в случай на преминаване от един софтуерен продукт към друг възниква въпросът какво да се прави с тях.

Ето защо има смисъл да се съсредоточите върху закупуването на софтуерен продукт "в кутия" и след това да го инсталирате на собствени или наети сървъри. И така, на какво трябва да обърнете внимание преди всичко:

• Избор на екип или специалист по внедряване.Ако някои софтуерни продукти, например CRM системи за малка компания, със силно желание наистина да се внедрят дори без специалист или с минимално участие, тогава ERP система без опитен специалист ще остане още една „непотърсена кутия“. Сложността на софтуерните продукти от това семейство се дължи на сложността на задачите, които се поставят пред тях. Единна база данни, интеграция с други програми, много други нюанси на работа не могат да бъдат създадени без участието на професионалист.
• ERP системата не е ключ към всички врати и не е швейцарски нож.Подобно на други системи, те могат да имат специфика и индустриална принадлежност. Тоест, ако се занимавате с продажби, а не с производство, тогава трябва да вземете ERP предимно за продажби. Същото важи и за модулите.
• Разбиране на бизнес процесите.Много е важно специалистът по внедряване да разбира не само характеристиките на софтуерния продукт, но и да има доста широк спектър от бизнес познания, тъй като за да се настрои работата на счетоводния отдел, е необходимо да се разбере как и с какво работи счетоводителят. За внедряване на ERP в склад са необходими познания по складово счетоводство. Следователно, нивото на познаване и разбиране на бизнес процесите на компанията от ръководителя на проекта, който ще постави преди технически специалистизадачи и контролира тяхното изпълнение.
• Бюджет. ERP-системата като софтуерен продукт е сравнително скъпа, независимо от разработчика. Но за успешно изпълнение ще е необходимо сътрудничество с опитни специалисти. И ако бюджетът е достатъчен само за плащане на програмата, тогава в резултат на това „кутията“ се оказва непотърсена, т.е. Компанията пилее много пари. Изчислете възможностите си предварително.

Недостатъци на ERP системите

Недостатъците на този тип софтуерни продукти са следствие от техните предимства. Една база данни и една система генерират значителен брой връзки, висока сложност на самата система и високи изисквания към хардуерната (сървърната) част. Следователно, за да се организира работата на една ERP система, е необходимо мощно оборудване, което води до съответните разходи.

Друг проблем, който много често възниква при внедряването на ERP система е сигурността на данните. Тъй като всички отдели и служители на компанията работят в системата, правата за достъп трябва да бъдат конфигурирани за всеки от тях. И ако при използване на отделни специализирани програми обикновено е необходимо да се създадат няколко нива на достъп (обикновен служител, ръководител на отдел, мениджър), тогава системата за права на достъп в ERP се оказва сложна. Тук трябва да настроите достъп до модули за различни отдели и да настроите йерархия във всеки отдел. Такава сложна настройка често води до грешки и изисква допълнително време за тестване и отстраняване на грешки.

В допълнение, използването на единна система с единна база данни, с всичките си предимства, съдържа и известен проблем. Ако по една или друга причина ERP системата спре да работи (спре ток или възникнат други проблеми на сървъра), работата на цялата фирма спира. Ето защо е необходимо да се обърне специално внимание на осигуряването на надеждност на сървърната част и навременна поддръжка.

Освен това ERP системата има присъщи недостатъци, които са типични за всички сложни системи, а именно високо ниво на влизане и съответно високо ниво на разходи за внедряване.

Резюме

В тази статия се опитах да ви разкажа възможно най-просто и без излишни технически подробности какво представляват ERP системите и какви ползи могат да донесат на бизнеса. Надявам се, че успях да дам основни познания за това защо може да е необходима такава система, в какви случаи е необходима и къде разходите за нейното внедряване най-вероятно няма да се изплатят. А разбирането какво могат ERP системите, както и какво искате да получите от внедряването им, ще ви помогне да направите правилния избор сред софтуерните продукти от този клас.

Информационните системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) се превърнаха в познат инструмент за големи и средни предприятия. Основната им задача е да автоматизират бизнес процесите на компанията (производство, доставки, продажби), както и управленските функции (планиране, счетоводство, контрол). Статистиката за внедряването на ERP системи обаче е доста тревожна.

ERP-система - не съвсем "опакована" програма, като Microsoft Office, която може да бъде инсталирана с еднаква ефективност на компютрите на всяко предприятие. Ефективността на една ERP система до голяма степен зависи от нейното персонализиране за конкретни задачи на конкретно предприятие. Само правилно проектираната и конфигурирана ERP система реално „помага“ бизнесът да стане по-управляем и „прозрачен“ за ръководството на компанията.

Схематично моделът на повечето ERP системи може да се опише по следния начин: една база данни получава цялата първична информация за дейността на предприятието и на тяхна база програмата изгражда различни отчети, графики, прогнози, с една дума, предоставя пълна пълноценна аналитична информация. Бизнес транзакциите се регистрират в системата еднократно и тяхното въздействие върху дейността на предприятието може да бъде оценено веднага чрез получаване на съответния отчет. И така, основната стойност на ERP системата е да осигури информационна интеграция на всички функционални области на компанията.

Въпреки факта, че възможностите на съвременните ERP системи са доста развити и непрекъснато нарастват, чудо може и да не се случи. Често след въвеждането на корпоративна информационна система ръководството все още не е доволно от качеството на информационната поддръжка. Например, противно на всички очаквания, разходите за труд за извършване на рутинни операции не намаляват и, което е по-важно, остават всички недостатъци, присъщи на установената преди това практика за извършване на производствени и стопански операции. Обикновено говорим за неправилно изпълнение на първични документи, наличие на излишни наличности, нарушения в търговска политика, по-специално за продажба на продукти на клиенти с неизпълнени задължения и др. Освен това често проектираната ERP система е толкова сложна и неадекватна за текущите задачи, че изобщо не се използва в компанията. И това не са единични случаи! Според някои доклади по-малко от 50% от внедренията на ERP системи се считат за недвусмислено успешни на Запад. Все още няма достоверна информация за ситуацията в Русия, но тенденцията едва ли ще е друга.

Има стотици причини за неуспешни внедрявания. Но те се основават, като правило, на нарушение на основните принципи на проектиране на автоматизирани системи за управление (ACS). Обикновено проектите за внедряване на ERP системи не дават очакваните резултати поради тяхното проектиране без отчитане на стратегията за развитие на бизнеса; нарушения на принципа на изграждане на система "отгоре надолу"; прекомерен ентусиазъм за реинженеринг на бизнес процесите и тяхното понякога неоправдано подчиняване на изискванията на стандартната функционалност на основната ERP система и, обратно, поради радикална преработка на основната функционалност.

Грешка №1. Проектиране на ERP система без отчитане на стратегията за развитие на компанията

Това е една от често срещаните грешки. Ясно е, че при изграждането на системата е невъзможно да се вземат предвид всички потенциални пътища за развитие на компанията в далечно бъдеще. През последните години икономическата среда, в която работят руските предприятия, се промени много. Например в компаниите в нефтената и газовата индустрия структурата на собствеността се трансформира: организациите премахнаха почти всички неосновни активи, информацията за които беше неразделна част от автоматизираната система за контрол и беше взета предвид при съставянето на консолидирани финансови отчети. Много компании от металургичния бранш значително намалиха броя на служителите си (някои почти два пъти), което естествено се отрази на броя на автоматизираните работни места.

Ясно е, че с течение на времето ERP-системите, създадени в изолация от плановете за преструктуриране на бизнеса, ще изискват радикална модернизация. В противен случай те ще се превърнат в бреме, което пречи на текущото управление и дори на работния процес. Създаването и внедряването на напълно функционална ERP система е дълъг процес, който в големите предприятия може да отнеме 3 или дори 5 години. Освен това системата трябва да бъде проектирана така, че да работи 2-3 години без модернизация. Ето защо, когато проектирате, е важно да си представите структурата и мащаба на бизнеса в бъдеще, поне за 3 години. Грешките в прогнозата могат да доведат до неоправдано високи разходи, по-специално за закупуване на допълнително мрежово оборудване и плащане на интернет трафик, които съставляват значителна част от разходите за притежаване на ERP система. Много неприятен вариант, когато след година или две стане очевидна необходимостта от прехвърляне на ERP системата на друга техническа платформа.

Други типични области на развитие на бизнеса включват разширяване на практиката на дребномащабно производство, създаване на клонова мрежа, подмяна на доставчици, намаляване на резервните запаси и затягане на изискванията за срокове за доставка. В тази връзка производителността на вътрешните телекомуникационни канали трябва да бъде проектирана за повишено натоварване, например, когато потокът от данни се увеличава поради намаляване на честотата на актуализации на информацията. Ако производителността на каналите и самата база данни не е достатъчна, тогава регистрацията на бизнес транзакции ще бъде по-малко ефективна. Следователно всички аналитични данни за текущата ситуация няма да бъдат напълно надеждни.

Грешка №2. Проектиране на ERP система отдолу нагоре

В ERP системата е възможно да се заложат целите на компанията и перспективите за нейното развитие само при проектиране "отгоре надолу", а не обратното. Създаването на система за управление на информация е скъпо удоволствие. Регистрирането в него на всички фигуриращи във фирмата данни по принцип е невъзможно. И разбира се, когато проектира, всеки разработчик е изправен пред необходимостта да премине от това пълно, в известен смисъл "неограничено" количество информация до някакъв вид ограничение. с "емисионната цена" за нейното внедряване. Всяко предприятие ежедневно циркулира огромни информационни потоци от данни за материални и технически ресурси, клиенти, персонал, производствен потенциали т.н. Възниква въпросът: необходима ли е на ERP системата конкретна информация, да речем, за производителността на дадена машина през последните 2 часа или още повече за броя на полуфабрикатите на масата на даден служител в текущия момент. че тази информация несъмнено се използва в управленски дейности?

Всяко ниво на управление има свои нужди от информационна поддръжка. Но тези данни в никакъв случай не трябва да са излишни.

Разпределението на информационните потоци ще бъде правилно, ако започнете изграждането на системата с изясняване на нуждите от информация от горните нива на управление, постепенно слизайки надолу. С този подход, на първо място, се формират и определят показателите, необходими на висшето ръководство, както и честотата на тяхното изчисляване. След това се задават данните, изисквани от следващото управленско ниво в йерархията и т.н. По този начин се елиминира рискът от създаване на система, която ще генерира информация, която е недостатъчна за вземане на управленски решения от висшето ръководство.

На практика проектантите, които нямат за цел да осигурят информационна подкрепа за вземане на управленски решения, или се опитват да въведат максимално количество данни в системата, като по този начин неоправдано увеличават цената на автоматизираната система за управление, или пропускат част от информацията, която е важна за някакво ниво на управление. В резултат на това управлението страда от недостатъчна и ненавременна информационна подкрепа.

И ръководството на компанията в най-добрия случай получава достъп до информационното пространство, съдържащо огромни количества данни. Но почти никога не му се дава точкова агрегирана информация, необходима за вземане на управленски решения. Естествено не се постига и такава важна цел на създаването и внедряването на ERP система като засилване на контрола.

В практиката има много примери, когато дори една напълно функционираща автоматизирана система от клас ERP не задоволява потребностите на административния апарат от информация. Например, ръководителят на едно металургично предприятие, когато анализира ситуацията с вземанията, се сблъсква със следния проблем: системата, използвана в работата, може да предостави само неструктуриран списък на длъжниците без никакво групиране по важност, по дял в общата сума на дълг, условия и др.

Така че едно предприятие, изразходвайки значителни средства, да не се окаже със счетоводна система, която е неефективна поради фрагментация, ERP системата трябва да бъде проектирана, като се фокусира върху целите на компанията, за да определя последователно вида и характеристиките на необходимата информация от всяко ниво на управление, като се започне от висшето ръководство.

Грешка #3. Реинженеринг на излишни бизнес процеси

Много често компания, внедряваща ERP система, се съгласява или да реинженерира всички бизнес процеси и да ги подчини на изискванията на базовата функционалност на избраната система, или настоява за запазване на установените практики на работа и съответно за радикално преструктуриране на избраната система. система (а понякога и при нейното пълно пренаписване). Тези две крайности допълват списъка с причини за неуспехи при създаването и внедряването на ERP системи.

В първия случай съществува голям риск системата, създадена с очакванията за фундаментално преструктуриране на бизнес процесите, да не се използва изобщо. Опитът показва, че фундаменталните промени в бизнес процесите са трудни и рядко пускат корени и все пак е по-добре системата за управление на компанията да се подобрява еволюционно.

Западните ERP системи са разработени, като се вземе предвид световният опит в изграждането и оптимизирането на бизнес процесите. Разбира се, всичко това трябва да се вземе предвид при подобряване на системата за управление на руските предприятия. В същото време препратките към западната практика, често използвани от дизайнерите, не са напълно правилни, т.к. местните компании работят в различна икономическа среда и преходът към западните стандарти не винаги е подходящ.

Във втория случай получената система губи своята надеждност поради модификации и ревизии. Съответно, рисковете от погрешна обработка на въведената информация рязко се увеличават. Освен това няма да има полза от автоматизирането на неефективните бизнес процеси на компанията. Напротив, ще загуби възможността да подобри дейността си, т.к. ще бъдат притиснати в твърдата рамка на програмата. В тази връзка е изключително важно да се определи правилно оптималното съотношение между реинженеринг на бизнес процеси и усъвършенстване на системата.

Грешка #4. Неправилна оценка на икономическата ефективност от внедряване на ERP система

Ефективността на разходите от внедряването на ERP система е може би най-трудният въпрос, на който един мениджър ще трябва да отговори. Ясно е, че внедряването предполага значителни разходи за обща автоматизация (компютри, сървъри, мрежово оборудване, лицензи, консултантски услуги и др.). В тази връзка е важно да се съпоставят разходите за автоматизиране на конкретен процес, предвид мястото му в ERP системата, с крайните икономически резултати на проекта като цяло. Тоест, необходимо е да се отговори на въпроса какъв ще бъде резултатът от воденето на записи на съответните операции в системата или предоставянето на такива и такива данни на такъв и такъв мениджър? Какви загуби ще помогне да се избегнат? Как да подобрим ефективността на използваните ресурси? Какви резерви ще позволи да включи в производствените дейности? В противен случай се увеличава рискът разходите за автоматизация на процеса да не се изплатят.

Отговорът на въпроса каква е цената на включването на каквато и да е информация е необходим на всички етапи от проектирането на една ERP система. Първо, при определяне на нейната функционална структура, избор на базова платформа, хардуер и други общи решения за системата на етапа на разработване на нейната концепция, след това при изготвяне на техническото задание. Освен това е важно да се зададе въпрос за рентабилността на етапа на финализиране на прототипа на системата до окончателната версия.

В същото време не забравяйте, че най-добри резултати от внедряването на ERP система се постигат, ако тя е предназначена за предприятие с добре изградена система за управление.

Технология и практика на проектиране на ERP системи.

На практика процесът на проектиране изглежда така: Клиентът формулира разширените изисквания към създаваната система, които формират основата на концепцията и техническото задание, разработени от външна проектантска организация. Този процес винаги се предшества от анализ на производствено-стопанската дейност на фирмата клиент. Целта на изучаването на бизнес процесите е да се идентифицират "тесните места" в информационната поддръжка и да се идентифицират резервите за подобряване на ефективността на компанията. На базата на вариантни проучвания в Концепцията е определен контурът на създаваната система, а именно: базовата ERP система; функционална структура; Информационна поддръжка; броя на необходимите работни станции; техническа поддръжка. При разработването на Концепцията специално внимание се обръща на перспективите за развитие на бизнеса на клиента. Рамката, в която е важно да се разберат (представят) перспективите за развитие на бизнеса, се определя въз основа на времето за разработване и внедряване на системата (което зависи от размера на компанията: от 6 месеца до 3 години); период на експлоатация на системата без необходимост от нейната модернизация (желателно е срокът на остаряване на системата да е минимум две години). Създадена на базата на предпроектно проучване, Концепцията може да съдържа няколко основни алтернативни варианта за развитие на автоматизацията на системата за управление на клиента. Всяка опция трябва да бъде оценена въз основа на съотношението цена/ефективност. Изборът на концепцията се извършва от клиента и служи като основа за разработване на техническо задание (ТЗ). Тук изискванията към системата са разработени подробно. TK - основният документ, който определя изискванията, организацията и провеждането на работа, в съответствие с които се извършва проектирането на ERP система и нейната доставка до клиента. Следващият етап е разработването на модел на бизнес процеси (бизнес процеси в условията на функциониране на ERP системата). Моделът е създаден на базата на ТЗ и описва в разширен вид управленските и информационните взаимоотношения в системата. Този етап е ключът към създаването на ERP система. Това се обяснява с факта, че неговите резултати позволяват на служителите и ръководството на компанията клиент да формират визия за функционирането на своето предприятие в условията на използване на ERP системата и да изяснят изискванията към нея. За големи компаниипрепоръчително е да се разработи проект на проект (преди да се разработи модел на бизнес процес), който определя основните дизайнерски решения (с повече от 60 работни места). Въз основа на ТЗ, дизайнерски решения, одобрени на етапа на предварителния проект, и модела на бизнес процесите, които ще бъдат, се извършва технически детайлен проект. На този етап следва да се направи анализ на съответствието на изчислителните алгоритми и методи за управление, заложени в софтуера на внедрената ERP система с конкретни алгоритми и методи, използвани в практиката на фирмата клиент. Въз основа на резултатите от анализа се определят "пропуски" във функционалността на системата и се вземат необходимите проектни решения за отстраняването им. Ефективността на проектите за създаване и внедряване на интегрирани автоматизирани системи за управление е толкова по-висока, колкото по-тясно е сътрудничеството между клиента и разработчика на всички етапи на проектиране.

Съкращението ERP идва от английския израз Планиране на ресурсите на предприятиетокоето буквално означава планиране на ресурсите на предприятието. Теоретично такава система е обща стратегия за компанията, която взема предвид следните области:

• Управление на финансови ресурси - данъчна отчетност, счетоводство, бюджетно планиране;
• Отдел Човешки ресурси;
• Управление на активи;
• Взаимодействие с партньори и отчитане на историята на клиентските транзакции.

От практическа страна, говорейки за ERP бизнес системи, те имат предвид софтуер за автоматизиране на всяка от изброените области, както и други процеси от дейността на компанията, за да ги приведе в обща взаимосвързана база данни, необходима за функционирането на предприятието.

Най-просто казано, ERP системите са набор от дейности, които включват: модели за управление на информационния поток в предприятието, оборудване за неговото съхранение и обработка, софтуер, IT отдел и специалисти по техническа поддръжка, както и директно потребители.

Структурата на ИТ системата за планиране на ресурсите на предприятието

Като сложен софтуер, ERP системата се състои от следните елементи:

• Платформа- основната среда (ядро), която осигурява работата на програмните компоненти, както и основната функционалност (справочна информация, функции) на компанията. Това е основата на системата, без която нейната работа е невъзможна.
• Инструменти за управление на данни- това включва съхранение на сървъра, програми за обработка на информация и прехвърлянето им за работа на модули.
• Плъгини- независими една от друга програми, които се свързват с платформата и използват основните бази данни в работата си. Именно наличието на независими модули, които могат да се изключват и свързват, без да се нарушава работата на целия комплекс, е това, което отличава ERP системите от другите видове софтуер, използван за автоматизиране на бизнес процеси.

Модулите, свързани с основната платформа на системата за планиране на производствените ресурси, условно се разделят на три групи:

1. Вътрешен- програми, използвани в предприятието, до които служителите имат достъп.
2. Външен- програми, до които клиентите и партньорите имат достъп (например личен акаунт на посредник на dropshipper).
3. Съединители- програми за връзка с други софтуерни продукти, които не са част от ERP системата, но се използват от фирмата в нейната дейност. Те извършват обмен на данни.

Къде да получите ERP система за предприятие

Има три начина за закупуване на софтуер за планиране на ресурси:

1. Създаване на собствен продукт. Често се оказва ирационален метод, тъй като липсата на професионален подход може да доведе до ситуация, в която ще се вземе предвид само едно направление, което няма да даде осезаем ефект. В същото време въведената по този начин система, като правило, трудно може да бъде заменена или допълнена.
2. Закупуване на готова платформа и внедряването й в работата на предприятието. Тук трябва да направите правилния избор в съответствие с дейността на вашата фирма. Висококачествените и добре познати продукти са доста скъпи и изискват постоянна поддръжка от разработчика.
3. Професионална разработка на ERP системи индивидуално за фирмата. Само 20% от програмите, създадени на вътрешния пазар, се интегрират успешно в работата на предприятията. Това означава, че рискът на компанията да получи продукт с ниско качество на завишена цена е доста голям.

Как да изберем и внедрим ERP система

Няма универсална система за планиране на ресурсите, подходяща за всички компании. За всяко производство се избира неговият най-оптимален продукт, който след това се коригира в процеса на изпълнение.

Видове ERP системи за предприятия

Класификацията на системите за планиране на ресурсите на предприятието се извършва според няколко параметъра, чието разглеждане ще ви помогне да изберете правилния продукт. И така, според предназначението си те могат да бъдат секторни и общи. Първият вариант е подходящ за много големи компании, както и за предприятия, които произвеждат уникален продукт или използват нестандартни бизнес практики.

По вид организация се разграничават системи от следните формати:

• публичен- достъп до общата функционалност на програмата има много потребители, но вашите данни са достъпни само за служители на вашата компания.
• Частно- програмата е изолирана и може да се променя и доработва според задачите на фирмата.
• хибриде комбинация от два вида.

По вид съхранение на информация:

• Облак- базите данни се намират на външни сървъри.
• Вътрешен- данните се съхраняват на собствен сървър на компанията.

По формат на потребителския интерфейс:

• Стационарен (настолен)- софтуерът за свързване с бази данни е инсталиран на компютър и може да работи автономно от Интернет, като използва само вътрешни комуникации.
• Браузър (работещ само онлайн)- достъпът до системата се осъществява през сайта на компанията и личния акаунт на служител, клиент или партньор.

По софтуерна архитектура:

• Модулен- състоят се от много компоненти (модули), предназначени за решаване на различни проблеми.
• Монолитен- единни комплексни програми.

По клас лиценз за използване:

• Собственически- затворен софтуер, за чието използване трябва да заплатите лиценз.
• отворен код- безплатни програми с отворен код.

Грешки при избора на система за планиране на ресурсите

Грешният избор на ERP система за управление на предприятието не само ще доведе до допълнителни разходи, но и може да повлияе неблагоприятно на работата на предприятието. За да избегнете грешки, трябва да знаете основните:

• Липса на добре подбрана и ясно формулирана цел. Важно е да се разбере, че ERP - трябва да подобри работата на компанията, приемайки положителни странии компенсира отрицателните. Ето защо при избора е необходимо да се определи точно какъв ефект от внедряването трябва да се получи. Ако целта ви е да оптимизирате бизнеса като цяло, няма да получите желания резултат. Всички задачи трябва да бъдат посочени в техническото задание (ТЗ). В същото време системата трябва да бъде адаптирана към компанията, а не обратното. Грешка е изцяло да се преустрои бизнес, особено ако е печеливш, под ERP система.
• Грешен избор на методология за решаване на задачи. Всяка ERP система е изградена за определена сфера на дейност. Може да бъде адаптиран за производствения сектор или изключително за търговия.
• Едностранен изглед на избор на система. Екипът от специалисти, които изготвят техническите спецификации, които избират и контролират процеса на внедряване на системата, трябва да включва представители на различни отдели на компанията (ИТ, продажби, персонал, производство). В противен случай крайният продукт ще бъде избран от гледна точка на удобството само на една връзка от потребители и няма да донесе необходимата ефективност на предприятието като цяло.
• Недостатъчна квалификация на разработчика и специалистите, изпълняващи изпълнението. Процесът на създаване и интегриране на система за планиране на ресурсите е скъп и много компании, в опит да намалят разходите, се обръщат към фирми с малък опит или използват безплатни ERP системи, което е доста рисковано.
• Ниско ниво на контрол върху процеса на интегриране на програмата в системата.
• Сложност на интерфейса. Ако програмата е твърде сложна за интуитивно разбиране, може да се сблъскате с проблема да обучавате персонала си как да я използва. Това също така увеличава риска от случайни грешки при въвеждане на данни, което води до неправилно планиране и всички произтичащи от това последствия.

Какви функции трябва да осигурява системата за планиране на ресурсите

Основният инструмент в бизнес планирането, който ви позволява да вземете решение, е отчетната документация. Именно тя е в основата на работата на ERP, което от своя страна трябва да осигури възможност за анализ на отчетни данни от различни позиции. Следователно една ефективна ERP система трябва да има няколко от следните функции:

• Осигуряване на удобен документооборот. Основното предназначение на ERP системите е да осигурят бърза документация (фактури, фактури, отчети, ценови листи), както и последващи операции с тях (търсене, достъп, препращане, редакция).
• Планиране. Алгоритъмът на системата, особено за производството, трябва да позволява планиране на плащания, доставки, складова дейност, сезонни промени, производствени обеми. За всяка фирма производственото планиране е индивидуално и е обвързано с обемно-календарна стратегия.
• Информационна прозрачност. Програмата трябва да записва всички сделки, страни, обеми и дати на тяхното изпълнение, което ще направи работата на компанията по-прозрачна за анализ.
• Контрол на достъпа за различни нива. Тъй като системата обхваща много голям обем информация за работата на компанията, повечето от които трябва да останат затворени за служители на по-ниско ниво, клиенти и партньори, тя трябва да позволи част от данните да бъдат затворени за потребители с различни разрешения.
• Единна мрежа за данни. ERP системата трябва да осигурява възможност за проследяване на всички процеси поотделно (например транзакции) на всички нива от закупуване на суровини и производство, до регистрация на продажба и плащане на данък.
• Счетоводство на персонала. Програмата трябва да предвижда възможност за контролиране на броя на персонала, планиране на графика на изходите и отработените часове, като се вземе предвид нивото на квалификация на служителите и планиране на ваканции, преминаване на курсове за напреднали. Също така ефективната система за планиране предвижда възможност за изчисляване на заплати и бонуси, като се вземе предвид формата на възнаграждението.
• Работа с доставчици. Функционалността на системата трябва да ви позволява да съхранявате и обработвате базата данни с доставчици, да изпращате заявки за наличност, да планирате формирането на поръчки, да освобождавате оборотни средства и да плащате сметки, да контролирате процеса на доставка и да поддържате записи за покупки.
• Работа с клиенти. Системата трябва да позволява поддържане на пълен отчет на данните за всеки клиент, независимо колко юридически лица са включени в структурата на последния. Това предполага не само възможността клиентът да работи през собствения си акаунт, но и съхраняване на данни за извършени транзакции, вземания, планиране на доставките, обработка на фактури, история на сътрудничество. Това ви позволява да проучите търсенето и нивото на печалба, получено от всеки клиент.
• Сервиз и ремонт. Ако говорим за производство, тази част от програмата трябва да осигури планирането на техническия преглед на оборудването, графика за планирани ремонти, модернизация или подмяна на оборудването на предприятието. За търговски предприятияСистемата трябва да може да отчита следпродажбено обслужванепродадени стоки и ремонти в гаранция.

Характеристики на внедряването на ERP

Системата за планиране на ресурсите работи с бази данни, които като правило са многобройни. Самата информация може да бъде разположена на различни носители, включително хартиена документация, поради което прехвърлянето й в електронен формат е огромна работа. Самите данни са разделени на две групи:

• важно- информация, която е в основата на предприятието. Това са данни за работата и управлението на производството, отчети от търговския отдел и служителите по персонала. Те трябва да се използват в ERP системата безотказно.
• Общ- информация, която е от значение за конкретна компания, която не се използва постоянно от компанията, но също е важна. Тези данни се добавят към системата при необходимост или по желание на ръководството на фирмата.

Идеалното ERP трябва да включва възможност за използване на всички видове данни, но на практика, за да се опрости процеса на внедряване, първо се вземат предвид важните, а след това постепенно се интегрират общите.

Въз основа на това какви данни трябва да се използват и необходимата функционалност на системата се изготвя техническо задание. Това е официален документ (инструкция), показващ какви задачи и цели трябва да бъдат изпълнени в процеса на изпълнение. Въз основа на ТЗ се съставя календарен план за работа по интеграция.

Има три стратегии за внедряване на система за планиране на ресурсите на предприятието:

1. Интеграция стъпка по стъпка- първо се пускат в експлоатация основните модули (например счетоводство за финанси, счетоводство и управление на документи), а след това, след отстраняване на грешки в тяхната работа, останалите постепенно се въвеждат. Този метод отнема много време и може да не даде резултати веднага. Често се използва от компании при самостоятелното развитие на системата.
2. Интегрирано изпълнение- системата се прилага незабавно във всички посоки и изцяло, след което се извършва постепенно отстраняване на грешки в работата. Този метод ви позволява бързо да интегрирате система за планиране на ресурсите на предприятието. Използва се при закупуване на готов софтуер.
3. Комбиниран метод- Въвеждането на ERP системи става веднага във всички сфери на дейност, но поетапно. Тази стратегия ви позволява да минимизирате времето за изпълнение с най-малко загуба на качество на работа. Най-често тази техника се използва от частни компании, предлагащи услуги за разработка на индивидуален софтуер.

Как работи една ERP система и кому е нужна

Предвид сложността и високата цена, въвеждането на ERP ще бъде подходящо само за големи компании, където обемът на данните за счетоводството е много голям и изисква систематизиране. Такива системи демонстрират висока ефективност за мащабно производство, в различни корпорации и холдинги. Ако компанията не произвежда широка гама или се занимава с производство на малки партиди, тя не се нуждае от толкова сериозна система за планиране на ресурсите и само ще забави процеса и ще доведе до неоправдани загуби.

Единственото изключение, според експерти от консултантски агенции, е използването на ERP системи от малки компании, работещи в силно конкурентна среда, където автоматизацията на всички процеси създава допълнително предимство.

За да разберете дали имате нужда от такава система, трябва да изчислите икономическата ефективност на нейното внедряване. Тя може да се определи по различни параметри (намаляване на запасите, скорост на производство, намаляване на персонала, повишаване на производителността на труда) и в резултат на това за самото предприятие трябва да донесе допълнителна печалба или поне намаляване на разходите.

Кратък преглед на популярните ERP системи

Най-често основните ERP системи на фирмите са готови продукти, съобразени с дейността на предприятието. Те могат да бъдат платени и безплатни. При правилно изпълнение можете да постигнете ефективност и в двата случая.

Популярни безплатни продукти:

• ERPNext- минималистична програма за работа на частен предприемач (IP). Основният недостатък е ограниченото дисково пространство, което може да бъде увеличено срещу допълнително заплащане.
• Galaxy ERP- разработен под вътрешен пазари ви позволява да вземете предвид честите промени в законодателството.

Платени програми:

• SAP ERP- една от най-популярните системи, предлагаща широка функционалност и удобен интерфейс.
• 1C: Предприятие- доста популярна и достъпна система, която предлага голям брой специализирани решения.
• OpenBravo ERP- програма за средно ниво с удобно мащабиране и достъпна цена.

Предимства и недостатъци на ERP

Голяма част от недостатъците на ERP системите произтичат от основните им качества, тъй като основните проблеми, с които се сблъскват компаниите при внедряването на дадена програма, са свързани с допускането на грешки при вземане на решение дали да се използва и директно да се избере софтуер.

Отрицателни аспекти на интегрирането на система за планиране на ресурсите

Въпреки факта, че целта на ERP системите е да подобрят процеса на производствена дейност, те имат своите недостатъци. Сред последните:

• Сложност на програматаи като следствие, висока ценапокупки и внедрявания.
• Повишени изисквания към оборудването за съхранение и обработка на данни, включително сървъри за съхранение на резервни копия. Тя трябва да бъде надеждна и бърза, което определя високата цена.
• Необходимостта от допълнителна защита на данните, внимателен контрол на системата за сигурност и създаване на йерархия на достъп. Съхраняването на информация в електронен формат и особено когато е достъпна през мрежа, увеличава риска от кражба или унищожаване (умишлено или случайно) на важни документи.
• Зависимост от енергоснабдяването на фирмата. При проблем с електрическата мрежа в офиси, складове или търговски обекти на фирмата, работата на фирмата може напълно да спре.

Практически предимства на една ERP система

Внедряването на стратегия и софтуер за счетоводство и планиране на ресурсите е ефективен начин за постигане на подобрения в работата на фирмата, който има следните предимства:

• Способността да се интегрира в различни видове производство и бързо да се адаптира към широк спектър от дейности на предприятието. ERP системата е подходяща за индустриални комплекси, банкови организации, търговски предприятия, услуги.
• Поддръжка на методите за планиране в различни области на дейността на компанията.
• Възможност за изграждане на виртуално предприятие.
• Качествено финансово счетоводство за всички отдели.
• Способността да управлявате корпорации с голям брой международни подразделения и отдалечени служители.
• Мащабируемост и гъвкавост за внедряване в предприятия с различни размери.
• Възможност за работа с други програми и приложения, използвани в предприятието.
• Интегриране на данни в единна система, което ги прави достъпни за множество отдели.

Разбирайки характеристиките на ERP системата, какво представлява тя на прости думи и как да изберете за вашата компания, вие ще можете да се предпазите от погрешно закупуване на скъп продукт, който не ви е необходим, като изберете най-ефективния, ще можете компетентно да го приложите, да постигнете повишаване на ефективността и печалбите на компанията.