Hvordan skrive et forretningsbrev. Forespørselsbrev

Forespørselsbrev

En skriftlig forespørsel rettet til representanter for organisasjonen (vanligvis sendt til navnet på lederen) eller til en bestemt person, utarbeidet for å innhente informasjon, gi tilgang til forretningspapirer eller med en forespørsel om å utføre noe arbeid, kalles et forespørselsbrev. I henhold til reglene for kontorarbeid skal adressaten for korrespondanse gi et svar på et slikt brev uten svikt.

Eksempel på forespørselsbrev

Reglene for å skrive et forespørselsbrev er i samsvar med de allment aksepterte kanonene for forretningskorrespondanse. Adresseformen til et brev som inneholder en forespørsel er den vanligste i forretningskorrespondanse, derfor gir den en rekke stavealternativer. De mest generelle anbefalingene som kan gis for å hjelpe kompilatoren av et slikt brev er å følge en enkel og kortfattet presentasjonsstil med den obligatoriske spesifisiteten til handlingene som må utføres, for eksempel: "Vennligst hjelp ..." , "Jeg spør deg ..." (den spesifikke handlingen er angitt videre), "Jeg håper på din støtte til å få ...", etc.

Som regel skrives et offisielt forespørselsbrev på brevhodet til avsenderen og inkluderer i sin struktur følgende seksjoner:

detaljer som angir registreringsnummeret til utgående korrespondanse og datoen brevet ble opprettet

personopplysninger til forfatteren av korrespondansen (stilling og fullt navn)

tittelen på brevet som beskriver essensen av forespørselen

respektfull appell til mottakeren av meldingen, som oftest begynner med "Kjære ..."

essensen av forespørselen med en omtale av handlingen som avsenderen ønsker å sette i gang med sin anke

i teksten til brevet, i noen tilfeller, er det hensiktsmessig å bruke uttrykket om den angivelig vellykkede løsningen av saken, for eksempel "Takk på forhånd for din deltakelse ..."

signaturen til forfatteren av forespørselsbrevet som indikerer hans data.

Ved utforming av teksten kan hovedforespørselen innledes med en ingress, der det er nødvendig å kort oppgi begrunnelsen for å kontakte adressaten. Hvis prøven inneholder flere begjæringer, er det tillatt å bruke formuleringer som: "Jeg spør også ...", "Samtidig med ovenstående forespørsel appellerer jeg til deg med ...". Hvert nye spørsmål til vurdering bør angis i et eget avsnitt. I henhold til reglene for forretningskorrespondanse kan et svar på en kompleks forespørsel sendes i ett brev, med kommentarer til hver forespørsel.

Denne typen korrespondanse reduserer mengden arbeidsflyt og tiden brukt på lesing og behandling av innkommende dokumentasjon.

I tilfelle korrespondansens karakter tillater utpeking av en tidsperiode for å vurdere forespørselen og oppnå et resultat, er det nødvendig å uttrykke ønsket om å motta et svar innen den foreskrevne perioden korrekt i brevets hoveddel.

Uten feil må et forretningsbrev inneholde avsenderens kontakter. Disse dataene er angitt slik at mottakeren av brevet om nødvendig har mulighet til å kontakte avsenderen av forespørselen direkte.

nedlasting

Eksempel på forespørsel: pismo-prosba.doc (nedlastinger: 8038)

Et forespørselsbrev er en forespørsel om å innhente nødvendig informasjon, varer, tjenester, dokumenter, for å gi anbefalinger, for å organisere et møte, etc. Når du sammenstiller det, er det nødvendig å begrunne behovet for å oppfylle forespørselen. Det kan adresseres til en bestemt person eller en juridisk enhet - en organisasjon. Denne typen brev kan inneholde mer enn én forespørsel.

Hvordan skrive et forespørselsbrev

Et forespørselsbrev har en struktur som ligner den generelle strukturen til et forretningsbrev og er nesten identisk i formen til et forespørselsbrev. Registreringen utføres på organisasjonens brevhode. Det er vanligvis signert av lederen av organisasjonen eller en autorisert person.

Eksempler på forretningsbrevfraser - forespørsler

Årsak til forespørsel:

I forbindelse med&hellip

Vurderer&hellip

Vis&hellip

Kommer fra & hellip

I rekkefølge&hellip

Basert&hellip

ifølge&hellip

I følge&hellip

Forespørselstekst:

Vennligst vurder/gi/utfør/varsle/informere/send &hellip snarest

Vi appellerer til deg med en forespørsel&hellip

Vi ber om din hjelp i&hellip

Vi ber om ditt samtykke til&hellip

Spør deg også&hellip.

Forespørselsbrevet krever at det skrives et svarbrev.

FORRETNINGSBREV

Et forespørselsbrev er kanskje den vanligste formen for forretningskorrespondanse. Antall situasjoner som nødvendiggjør en forespørsel på vegne av en juridisk eller fysisk person kan ikke telles. Dette er mottak av informasjon, produktprøver, koordinering av handlinger, oppfordring til enhver handling, etc.

Sammensetningen og strukturen til forespørselsbrevet er ikke mye forskjellig fra standard (se Forretningsbrev. Designregler. Brevstruktur). Som regel består teksten til forespørselsbrevet av to deler:

1. Introduksjon. der sakens essens er angitt i en narrativ form, redegjøres for motivene, begrunnelsen for å fremsette en anmodning. Følgende standarduttrykk brukes ofte her:

årsaken til begjæringen På grunn av manglende mottak. Gitt den sosiale betydningen Mens (vårt mangeårige samarbeid). Gitt (den langsiktige og fruktbare karakteren til vårt forretningsforhold). I lys av inkonsistensen av dine handlinger med tidligere vedtatte avtaler.

På grunn av forsinkelse i mottak av forsendelsen.

Basert på resultatene av forhandlingene om spørsmålet om etc.

Målet med forespørselen For å etterkomme ordren. For å løse problemet så snart som mulig. Å bli enige om saker. For å sikre sikkerheten ved passasje av last.

For å unngå konfliktsituasjoner osv.

henvisninger til klagegrunnlag I henhold til avtalen som er oppnådd tidligere ... I forbindelse med klagen til oss. Basert på muntlig avtale. Basert på vår telefonsamtale. I følge regjeringsdekret.

I følge protokoll om gjensidige leveranser.

Alle de ovennevnte uttrykkene må brukes under hensyntagen til konteksten og talesituasjonen.

Nesten alle standarduttrykk begynner med en avledet preposisjon eller med en preposisjonskombinasjon. Vær oppmerksom på riktig bruk av disse preposisjonene med substantiv som hovedsakelig er i genitiv og dativ.

2. Egentlig en forespørsel. Her inkluderer nøkkelfrasen til bokstaven ord dannet fra verbet spørre. Bruken forklares av etikettekravene for forretningstekster og de psykologiske lovene for forretningskommunikasjon - en person er mer villig til å godta å utføre en handling uttrykt i form av en forespørsel enn i form av et krav.

I noen tilfeller kan det hende at selve forespørselen, uttrykt beskrivende, ikke inneholder dette verbet, for eksempel: Vi håper at du vil finne det mulig å vurdere vårt forslag innen den angitte perioden.

Forespørselen kan angis i første person entall (Please.), i første person flertall (Please), i tredje person entall (i dette tilfellet brukes substantiv med samlebetydning: Direktoratet spør., Administrasjonen spør. ., Arbeiderkollektivets råd spør . osv.), fra tredje person flertall, dersom flere substantiv med samlebetydning er brukt (arbeidskollektivets administrasjon og råd spør.).

Hvis forespørselsbrevet er flerdimensjonalt. da kan sammensetningen av den andre delen av et slikt brev se slik ut (deler av sammensetningen må samsvare med avsnittsinndelingen av teksten):

Jeg ber. (Vær så snill.)

spør jeg samtidig. (Vennligst også.)

Og jeg spør også. (Og også vær så snill.)

Når du skriver et forespørselsbrev, bør du ta hensyn til slike anbefalinger.

1. Når du sender en forespørsel, understreker du din eller organisasjonens interesse i å oppfylle den.

2. Du bør ikke under noen omstendigheter starte brevet med ordet Vennligst. - det er mer taktfullt å først forklare motivene for anken din (selv om alle detaljene allerede er avtalt med adressaten).

Når du formulerer en forespørsel, brukes ofte følgende standarduttrykk:

Vi anker (anker) til deg (deg) med en forespørsel.

om frakt til vår adresse.

for veiledning til meg.

om utvisning til adressen til vår organisasjon.

om å gi meg. Jeg spør (vær så snill) deg (du).

Et effektivt forespørselsbrev i 5 trinn

Ethvert forespørselsbrev bør inneholde en gjennomtenkt begrunnelse og en klar erklæring om forespørselen. I tillegg kan du bruke teknikker som øker skrivingens effektivitet.

Trinn 1. Hvem spør du?

Adresser adressaten personlig, det er bedre - med navn og patronym:

Kjære Ivan Ivanovich!, "Kjære Mr. Ivanov!"

"Kjære kollegaer!", "Kjære ledere!", "Kjære juniormedarbeidere!", "Kjære personaloffiserer!"

Forespørselsbrev. eksempelbrev på forespørsel

Et forespørselsbrev er en type dokument, hvis formål er å innhente all informasjon, få til å iverksette tiltak, fremskaffe eventuelle dokumenter. Det vil si at brevets karakter er ikke-kommersiell.

Et forespørselsbrev kan rettes til både en bestemt person og organisasjonen som helhet. Etter reglene gode manerer adressaten forventes å svare på det.

Her er et forespørselsbrev, et eksempel som kan lastes ned i Word.

Brevet er skrevet på organisasjonens brevhode (hvis noen, og brevet er skrevet på vegne av organisasjonen), og må inneholde følgende blokker:

Hatt. til hvem og fra hvem brevet

Hoveddelen, inkludert en anke, en erklæring om selve forespørselen, en detaljert beskrivelse av årsakene til at denne forespørselen må oppfylles (jo rimeligere forespørselen din er, jo mer sannsynlig vil den bli oppfylt)

Signatur dato

Som regel brukes typiske setninger i forespørselsbrev:

"Vennligst vurder//gi//oppførsel//rapport//informer"

"Vi appellerer til deg med en forespørsel ...", "Vi ber om din hjelp i ..."

"Vi ber om ditt samtykke til..."

"Vi ber deg også..."

Stilen på brevet skal være offisiell og forretningsmessig, i samsvar med alle normer for forretningskorrespondanse.

Hvis det er flere forespørsler, er det bedre å gjenspeile dem i ett forespørselsbrev, i stedet for å skrive et eget brev for hver forespørsel.

Eksempler på et forespørselsbrev (hoveddelen av brevet):

Beboere i bygda kontakter deg.... med en befolkning på ... mennesker. Det er for øyeblikket ingen ISP i vårt område som gir pålitelig høyhastighets Internett-tilgang. Imidlertid eksisterer et slikt behov, og denne tjenesten vil være etterspurt.

Vi ber deg vurdere muligheten for å organisere en dedikert linje for tilkobling til Internett.

Kjære Anton Petrovitsj!

Beboere i hus adresser deg ... st. Vedtatt med ønske om utbedring av nærområdet. Det er ikke organisert plass for turer med små barn i gården. Vi ber deg bistå i organiseringen av lekeplassen.

Det er også et akutt problem med tilgjengeligheten av parkeringsplasser. I hagen vår er det nødvendig å i tillegg utstyre et parkeringsområde for lagring av biler til beboere i nærliggende hus.

Vi håper på din forståelse og din hjelp.

Et forespørselsbrev er en forespørsel om å innhente nødvendig informasjon, varer, tjenester, dokumenter, for å gi anbefalinger, for å organisere et møte, etc. Når du sammenstiller det, er det nødvendig å begrunne behovet for å oppfylle forespørselen. Det kan adresseres til en bestemt person eller en juridisk enhet - en organisasjon. Denne typen brev kan inneholde mer enn én forespørsel.

Virksomhet

"Kjære Ivan Ivanovich!

Din bedrift har deltatt i karriereveiledningsprogrammet for søkere i flere år nå, og hjulpet dem med å velge yrke.

Du som personalleder er interessert i å lære opp fagfolk, og vi står klare til å hjelpe skoleelever med å begynne å forberede mestere i sitt håndverk. Til dags dato er yrket som leder en av de vanligste, men mange søkere har ikke en klar ide om betydningen.

I denne forbindelse ber vi deg arrangere et møte med daglig leder med søkere 23. mars kl. 15.00 ved basen av din bedrift.

Etter å ha fortalt gutta om hemmelighetene til yrket i dag, legger du grunnlaget for å trene ekte fagfolk i morgen. Kanskje vil en av dem om noen år ta din bedrift til et nytt utviklingsnivå.

Med respekt og takknemlighet,

Direktør for arbeidssenter

P.P. Petrov"

Om veldedig bistand

Høyre kolonne i tabellen inneholder hele teksten til brevet, venstre kolonne viser teknikkene som brukes.

Vi starter med et kompliment til adressaten	Kjære Pavel Ivanovich! Din bedrift er en av de største i regionen, og du som leder er en del av næringslivseliten i regionen vår.
Vi tilbyr adressaten en attraktiv mulighet	Til enhver tid søkte forretningsmessige, driftige mennesker ikke bare å oppnå materiell suksess, men også å sette sitt preg på historien til byen, regionen, landet, for å bli husket for gode gjerninger.
Vi viser hvordan vi kan bidra til å realisere denne muligheten	Og i dag, når landet vårt er avhengig av unge mennesker, er det vanskelig å finne en mer nødvendig, hellig sak enn å hjelpe unge menn og kvinner fra dysfunksjonelle familier. I byen vår er det de som allerede yter slik hjelp - i regi av ordførerens kontor driver veldedige senter "Heritage" på donasjoner fra byfolk, som lærer vanskelige tenåringer folkehåndverk.
Vi viser viktigheten av forespørselen vår. "Vi tar sjelen"	Barn fra vanskelige familier har ofte ikke nok varme, og et av de varmeste, solrikeste håndverkene er keramikerens håndverk. Derfor ønsker vi å åpne et keramikkverksted i senteret vårt. Ved å lage tradisjonell keramikk og suvenirer for besøkende på senteret og turister vil barna kunne mestre nytt yrke og tjene andres takknemlighet - og dette er veldig viktig for deres sosiale tilpasning.
Vi gir uttrykk for forespørselen	For å utstyre et keramikkverksted trenger du en ovn for brenning av keramikk - vi ber deg hjelpe oss med å anskaffe den. Kostnaden for ovnen med installasjon er 2 millioner rubler.
La oss ta et skritt i vår retning	Alle designanslag for kjøp og installasjon er allerede utarbeidet, og vi vil gjerne gi det til deg slik at du kan vite nøyaktig hvordan midlene dine vil bli brukt.
For å oppsummere: hvis du hjelper, vil det være lykke

I forretningssirkulasjon er dokumenter strengt offisielle, utarbeidet i henhold til en enkelt modell eller i samsvar med aksepterte standarder (for eksempel), og nesten uformelle, utarbeidet når du trenger å løse et uventet problem, be om hjelp eller uttrykke takknemlighet. Det er feilaktig antatt at den "frie" formen er lettere å bruke; tvert imot, for å skrive en overbevisende appell eller et brev, må du gjøre mye mer enn å fylle ut et enhetlig skjema.

Den andre kategorien av dokumenter inkluderer en rekke forespørselsbrev, eksempler på disse finner du nedenfor. Kompetent og tydelig å komponere et slikt budskap er noen ganger ikke mindre viktig enn. Følgende er eksempler på brev med anmodning om bistand, trinn-for-trinn instruksjon om å lage det perfekte dokumentet og tips for å sende det til mottakeren.

Instruksjoner for å skrive et forespørselsbrev

Og meldinger som ber om hjelp, og av åpenbare grunner, kan ikke utarbeides i henhold til en enkelt modell: ved å bruke en enhetlig form er det rett og slett umulig å tilpasse seg spesifikke omstendigheter. Faktisk, for at forespørselen skal ha ønsket effekt, er det ekstremt viktig å ta hensyn til mottakerens personlighet, hans sosiale status, nåværende økonomiske tilstand og andre faktorer. I tillegg bør brevet ha en uttalt konfidensiell karakter: hvis det er et strengt offisielt dokument, vil mottakeren, som er i en mer gunstig posisjon som standard, sannsynligvis foretrekke å svare med en avmelding eller bare nekte dialogen ved å sende melding til papirkurven.

Viktig: gjennom hele brevet er det nødvendig å følge en varm og respektfull tone. Vi må ikke glemme at et forespørselsbrev ikke er et offisielt krav, det kan fritt ignoreres eller avvises av mottakeren. Respekt alene uten tilstrekkelig motivasjon vil ikke gi resultater, men den vil i det minste kunne holde på leserens oppmerksomhet, og tvinge ham til å nå slutten av teksten.

Før du begynner å skrive et forespørselsbrev for å løse et problem, utsette betalinger eller gi rabatt, er det fornuftig å bestemme seg for adressaten. Avhengig av omstendighetene kan disse være:

• en privatperson - for eksempel en velstående investor eller en innflytelsesrik vitenskapsmann;
• individuell gründer eller eier av et aksjeselskap;
• den juridiske enheten som helhet, hvis avsenderen ikke kjenner navnet på direktøren eller det ikke gir mening for ham hvem som vil svare på meldingen;
• embetsmann på ethvert nivå - fra ordføreren i en liten by til guvernøren eller ansvarlig leder for enhver struktur.

Naturligvis vil et brev sendt til en gjennomsnittlig gründer være svært forskjellig i ånden fra et offisielt brev som ber om bistand til styrelederen i et statlig selskap. Strukturen på alle forespørselsbrevene er imidlertid omtrent den samme; det er nok for kompilatoren å forstå selv hvilke elementer som må være til stede i enhver bokstav, hvilke som kan varieres og hvilke det er bedre å forlate helt. Dette er mye vanskeligere å gjøre enn, men fortsatt mulig. Følgende instruksjoner vil hjelpe deg å forstå situasjonen.

Det andre spørsmålet som må avklares før du skriver et forespørselsbrev, er strukturen til dokumentet. Som allerede nevnt er det ingen enhetlig form for meldingen, men den generelle planen for alle forretningsbrev er nesten den samme - den bør følges. En formell eller semi-offisiell forespørsel om assistanse, assistanse eller tjenester er bygget opp fra følgende blokker:

1. "Hatt". Den består av organisasjonens logo, tilleggsmønstre (det anbefales å ikke bruke lager, men ditt eget design; det skader ikke å ansette en profesjonell designer for dette) og navnet på avsenderorganisasjonen, hvis sistnevnte ikke er en del av logoen. I motsetning til populær tro, inkluderer statssymboler i "hetten" Den russiske føderasjonen, inkludert flagg og våpenskjold, er valgfritt, spesielt hvis avsenderen er en privatperson, individuell gründer eller et lite selskap som ikke har noen tilknytning til offentlige etater. Tilstedeværelsen av et flagg og våpenskjold er usannsynlig å påvirke beslutningen til mottakeren, men (hvis de brukes feilaktig) vil disse attributtene få leseren til å mistenke søkerens pålitelighet.
2. Innledende del. Det inkluderer:
   • offisielle navn på avsenderselskapet (fullt og forkortet) eller etternavn, navn og patronym til opphavsmannen til forespørselsbrevet;
   • detaljer om adresser, inkludert TIN, PSRN, statistiske koder, registreringsnumre og brukskonto;
   • kontaktdetaljer: full adresse med postnummer, telefonnumre, e-postadresse, messenger-kontoer og i sosiale nettverk og så videre;
   • valgfritt - mottakerens navn eller etternavn, navn og patronym, avhengig av om det er en juridisk enhet eller en enkeltperson;
   • en hilsen atskilt fra hovedteksten med en tom linje og uthevet ved å bruke en større skrift;
   • indikasjoner på grunnlag av anken (forekomsten av en forsinkelse, analyse av resultatene, tilstedeværelsen av en muntlig avtale, telefonsamtaler og så videre);
   • utnevnelse av et forespørselsbrev (eliminering av misforståelser som har oppstått, rask løsning av problemet eller umiddelbar hjelp til enhver person).
3. Hovedtekst. Brødteksten skal angi (så kort som mulig, forståelig og på litterært russisk) essensen av forespørselen: betale gjelden, utføre reparasjoner, gi materiell bistand til krisesenteret eller gi en rabatt. Helt i begynnelsen av teksten må det understrekes at brevet nettopp er en forespørsel; den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke de riktige derivatene: "Jeg spør oppriktig", "Vi spør deg", "Organisasjonen vår spør", "Jeg spør deg" - og andre. Som allerede nevnt, er et forespørselsbrev ikke et krav, langt mindre en ordre, derfor, fra begynnelsen til slutten av meldingen, er det nødvendig å strengt følge en respektfull tone, og husk at den berørte personen i dette tilfellet er avsender, ikke leser. De eneste unntakene er meldinger med forespørsel om å betale ned gjelden; men i dette tilfellet bør man ikke glemme respekten for adressaten. Det skader heller ikke å legge til noen varme ord i begynnelsen av brevet (hvis avsender og mottaker er godt kjent) eller offisielle komplimenter hvis kompilatoren og adressaten ikke tidligere har kommunisert eller samhandlingen fant sted innenfor en strengt forretningsmessig ramme. . Hvis en bokstav inneholder flere vesentlig forskjellige eller sammenkoblede forespørsler, må hver av dem gis sitt eget avsnitt, eller enda bedre, lage en punktliste som har en betydelig visuell fordel fremfor solid tekst.
4. Konklusjon. Hvis brevet har en spesiell betydning for avsenderen, er det her verdt nok en gang (kort og overbevisende) å kalle leseren til handling. Dette kan gjøres både med to eller tre setninger, som er kvintessensen av hovedteksten, og ved hjelp av et oppsiktsvekkende slagord. Ikke bli for revet med; Forespørselsbrevet må være konfidensielt og ikke kommersielt eller salgsfremmende. La stilen hans være ukomplisert i stedet for bevisst justert, og skape tvil hos leseren om avsenderens oppriktighet. Dette er spesielt viktig dersom brevet inneholder en forespørsel om hjelp eller bistand.
5. Farvel og signatur. ikke alltid satt. Hvis formålet med dokumentet er å søke hjelp eller støtte, er det fornuftig å bruke en annen formel i stedet for denne formelen, for eksempel "Takk på forhånd", "Takk på forhånd", "Takk for oppmerksomheten", "Takk" du veldig mye for din hjelp”, og så videre. Uansett hvilken frase som brukes, er den absolutt og ubetinget skilt fra selve signaturen med et komma, og også, hvis plass tillater det, med en ny linje. Tegnsettingstegn har i dette tilfellet ikke en funksjonell, men en grafisk betydning, noe som gjør det lettere for leseren å oppfatte teksten; det samme gjelder overføring av signaturen til neste linje.
6. Dato og stempel. Umiddelbart etter signaturen nederst i brevet, må du skrive ned datoen for samlingen eller, hvis den er skrevet på forhånd, datoen for sendingen. Å sette et segl og en personlig signatur er valgfritt, men svært ønskelig: dette er nok et tegn på respekt for adressaten. Selv om meldingen sendes i elektronisk form (selv om det anbefales å bruke papirdokumenter), er det på slutten av siden verdt å plassere elektroniske kopier av seglet (stempelet) og avsenderens personlige signatur eller bekrefte dokumentet med en forbedret digital signatur.

Råd: hvis det er viktig for adressaten å motta svar på forespørselsbrevet innen en viss periode, er det nødvendig å nevne dette i hovedteksten: for eksempel "Vi venter på svaret ditt senest ..." eller " Vi håper å få avklaringer før ...”. Ellers kan mottakeren, som ikke er bundet av noen forpliktelser i forhold til dokumentet, forsinke svaret, noe som vil skape ytterligere vanskeligheter for avsenderen.

Ved sending av et forespørselsbrev om hjelp eller tilbakebetaling av gjeld, skal det bemerkes at i organisasjoner er det sekretæren eller en autorisert person som er ansvarlig for å behandle innkommende korrespondanse. Derfor må en søker som ønsker at hans melding skal leses direkte av leder eller direktør, notere på konvolutten "Personlig i hånden", "Konfidensielt" eller "Til vurdering ... (mottakerens etternavn og initialer)". Men hvis dokumentet inneholder en forespørsel som ikke berører personlige, kommersielle eller industrielle hemmeligheter, vil det ikke være noe katastrofalt hvis meldingen først leses og registreres av sekretæren, og først deretter overføres den til direktøren eller lederen.

Noen tips for å skrive et brev der du ber om hjelp:

1. Brevet skal være skrevet på godt russisk, uten feil eller skrivefeil. Dette er ikke bare et tegn på avsenderens leseferdighet, men også bevis på hans respekt for mottakeren. Hvis ikke opphavsmannen av dokumentet passet på å lese teksten på nytt, er det i hvert fall urimelig å snakke om oppriktigheten i de gode ordene han brukte overfor mottakeren.
2. Hvis det ikke er mulig å bruke et brevhode (for eksempel, det eksisterer rett og slett ikke), bør du i det minste prøve å velge en attraktiv skrift med forskjellige størrelser og stiler. Et forespørselsbrev må ikke bare være overbevisende, men også en fryd for øyet - ellers kan det hende at adressaten ikke tåler og avbryter lesingen på midten, uten å nå frem til poenget.
3. Husk at en melding som ber om hjelp eller assistanse strengt tatt ikke er et offisielt dokument, når du skriver det, bør du prøve å unngå byråkratiske vendinger og for lange straffer. Jo lettere det er for mottakeren å lese dokumentet og forstå essensen av anken, desto mer sannsynlig vil han svare og iverksette nødvendige tiltak.

Feil ved skriving av forespørselsbrev

For å endelig forstå reglene og funksjonene ved å skrive forespørselsbrev, bør du vurdere et lite eksempel som inneholder feil som er typiske for uerfarne forfattere:

Kjære Valensky A.D.!

Vennligst doner til vårt beskyttelsesfond ville pinnsvin Moskva-regionen ethvert beløp, fra 500 tusen rubler. Vi venter på svar fra deg senest 25. august inneværende år. Vår brukskonto er 1234567890.

Petrov L. M., nestleder i stiftelsen.

Liste over feil gjort i brevet og eksempler på riktige løsninger:

1. "Kjære Valensky A.D!". Riktig alternativ:"Kjære Andrey Denisovich!" (Å nevne navn og patronym fungerer bedre for mottakeren enn en kald-formell adresse ved etternavn).
2. Forespørselsbrevet mangler fullstendig vennlige ord og komplimenter. Riktig alternativ:"Vi vet at du har vært engasjert i restaurering av sjeldne populasjoner av pinnsvin i lang tid og produktivt og har din egen lille dyrehage, og er også vinneren av "Help the Hedgehogs"-statsprisen for 2009, 2011 og 2015. ”
3. Det er ingen overbevisende argumentasjon i eksemplet. Riktig alternativ:"Ikke bare utfører du uavhengig forskning og kommuniserer med ledende eksperter innen pinnsvineugenikk, men du hjelper også aktivt ulike miljøorganisasjoner, og har også gjentatte ganger uttrykt ønske om å sponse enhver handling knyttet til å skape et gunstig følelsesmessig miljø for disse pattedyrene. ."
4. "Vennligst doner..." Når du skriver til en person, spesielt i et forretningsbrev, og spesielt hvis det inneholder en forespørsel, er det nødvendig å skrive pronomenet "Du" med stor bokstav. Bruken av en annen stavemåte er et tydelig tegn på manglende respekt eller i det minste uforsiktighet hos kompilatoren, noe som er helt upassende i en slik melding. Riktig eksempel:"Vennligst doner."
5. I hoveddelen av forespørselsbrevet, enten for lite eller for mye detaljer. Essensen av fondets arbeid bør beskrives nærmere, men samtidig bør leseren få mulighet til å velge størrelsen på donasjonen. Det er ikke noe tilsynelatende behov for å angi en spesifikk dato for mottak av svar: omtalen må enten underbygges eller utelukkes fra brevets hoveddel. Riktig eksempel: « I forbindelse med din interesse for problemet, ber vi deg oppriktig om å gi en gjennomførbar donasjon til stiftelsen vår, som siden 2009 har samlet inn informasjon om antall populasjoner av pinnsvin i Moskva-regionen og betingelsene for deres eksistens, samt utvikle prosjekter for gjenbosetting av vanskeligstilte dyr til mer komfortable steder. Du kan gjøre en overføring til vår brukskonto 1234567890 eller ved å kontakte vår representant, velge en annen praktisk måte å hjelpe pinnsvinene på. Hvis det ikke er vanskelig for deg, vennligst svar på brevet senest 25. august i år: allerede i begynnelsen av september lanserer vi et storstilt og kostbart prosjekt, der du også kan delta.
6. Mangler i forespørselsbrevet og konklusjonen ovenfor. Riktig eksempel: Vi håper på din forståelse og sympati. Vi er alltid klare til å svare på eventuelle spørsmål og ta hensyn til tilgjengelige kommentarer. Sunne og glade pinnsvin er fremtiden for økologien vår!”.
7. I meldingen som ber om en donasjon, er det ingen endelig høflighetsformel. Dette, som de fleste andre tabber, indikerer enten at avsenderen ikke er i stand til å skrive et forretningsbrev (hvordan kan han stole på penger?), eller hans åpenbare manglende respekt for adressaten. Riktig eksempel:

På forhånd takk for hjelpen!

Nestleder i stiftelsen

L. M. PETROV

Eksempel på forespørselsbrev

Selv om forespørselsbrev er skrevet i fri form, vil det være nyttig for kompilatoren, spesielt for de som ikke tidligere har hatt slik erfaring, å gjøre seg kjent med eksempler på de vanligste meldingene.

Om å bevilge penger

Hvis du trenger å søke om hjelp eller bistand fra en investor, sponsor eller långiver, bør du sende ut et brev der du ber om midler.

Om levering av varer

Noen ganger er det nødvendig å be leverandøren flytte leveringstiden for varene i en eller annen retning eller legge inn en bestilling på et nytt parti så snart som mulig.

Om utsatt betaling

Om leiereduksjon

Hvis utleier bestemte seg for å heve husleien, eller en tid etter at kontrakten ble signert, leier leietaker innså at han kunne bruke mindre, kan du prøve å avhjelpe situasjonen ved å sende et brev til den andre parten og be dem redusere husleien.

Om rabatten

Ikke alltid selgeren av et produkt eller en tjeneste selv tilbyr vanlige eller spesielt lønnsomme kunder deltakelse i rabattprogrammet. For å oppnå rettferdighet, samtidig som det opprettholdes et utmerket forhold mellom partene, vil det hjelpe å sende et brev som ber om rabatt.

Om betaling av gjeld

Fra tid til annen glemmer selv den mest anstendige låntakeren eller klienten neste avdrag eller forpliktelsen til å betale for kjøpet. Et brev som ber om betaling av gjelden vil bidra til å forsiktig påpeke ham upassende oppførsel.

Om hjelp til å løse problemet

Dersom problemstillingen ikke er i den rent økonomiske sfæren og en innbygger eller organisasjon trenger omfattende bistand, kan de komme seg ut av situasjonen ved å sette sammen og sende brev til flere innflytelsesrike mottakere som ber om bistand til å løse problemet.

Funksjoner ved å sende et forespørselsbrev

Det er flere retningslinjer for å sende offisielle meldinger som ber om hjelp eller assistanse:

1. Det er bedre å bruke ikke elektroniske, men papirversjoner av dokumentet sendes med bud eller rekommandert post via russisk post. En slik tilnærming vil ikke bare vise avsenderens spesielle interesse, men også hans vilje til å gå for å få svar på visse utgifter, noe som helt sikkert vil skape et positivt inntrykk på mottakeren.
2. I noen tilfeller er det fornuftig å skrive et brev for hånd(selvfølgelig med en vellest og tiltalende håndskrift) og på godt papir. Det er usannsynlig at denne metoden er egnet for masseutsendelser, men det vil definitivt bidra til å interessere en bestemt adressat.
3. Brev må registreres i journal over utgående dokumenter til avsenderorganisasjonen, og ved mottak - i journalen over innkommende dokumenter til mottakeren. Hvis korrespondansen er mellom enkeltpersoner, er det ikke nødvendig å registrere meldinger.

Oppsummering

Et brev som ber om hjelp bør skrives riktig og så kort som mulig. For å lage et dokument er det bedre å bruke et brevhode, og hvis dette ikke er mulig, hent i det minste attraktive fonter. Det er bedre å sende et ferdig brev med bud eller post.

Meldingen må inneholde en ingress, noen få vennlige ord adressert til mottakeren, begrunnelsen og essensen i forespørselen. På slutten bør du bruke de tradisjonelle høflighetsformlene: "Takk på forhånd" eller "Respektfullt". Det anbefales å sertifisere dokumentet med signaturen til hodet og organisasjonens segl eller stempel, og hvis det sendes av e-post- Skannede bilder av signaturen og seglavtrykket eller digital signatur.

16apr

Hallo! I denne artikkelen vil vi snakke om forretningsbrev.

I dag lærer du:

1. Hvorfor forretningskorrespondanse ikke har mistet sin relevans;
2. Hva er forretningsbrev og hvordan er de utarbeidet;
3. Hvordan skrive et forretningsbrev.

Nå utenfor vinduene våre er tiden for høyteknologi og Internett. Men forretningskorrespondanse har ikke mistet sin betydning og relevans, den har rett og slett flyttet til andre medier. Hvorfor det er viktig å kunne skrive og formatere forretningsbrev, la oss snakke i dag.

Hvorfor trenger du bedriftskorrespondanse

Først og fremst er det en mulighet til å utveksle meninger, forslag og tanker med ansatte eller forretningspartnere. Ved hjelp av korrespondanse oppgir de krav, forespørsler, avklarer misforståelser mellom bedrifter.

Forretningskorrespondanse er en av variantene av offisielle.

Forskjeller mellom forretningsbrev og andre

De viktigste forskjellene er som følger:

• Presentasjonsstil;
• Ordforråd som ikke tillater et levende uttrykk for følelser;
• Det utstedes på selskapets offisielle brevhode;
• Fonten er ikke for liten, men ikke stor, mens den er den samme gjennom hele teksten;
• Opptar sjelden mer enn 1 side;
• Tilstedeværelsen av streng offisiell underordning.

Typer forretningsbrev

Alle forretningsbrev kan betinget deles inn i flere grupper. Vi vil dvele ved hver enkelt mer detaljert og gi en kort beskrivelse.

Brev som ikke trenger å besvares.

• Garantibrev;
• Medfølgende;
• Informasjonsinformasjon;
• Advarselsbrev;
• Påminnelsesbrev.

Brev som trenger svar.

• Anke;
• Setning;
• Be om;
• Krav;
• Begjæring.

ikke-kommersielle brev.

• Invitasjonsbrev;
• Kondolansebrev;
• Takkebrev;
• Brev som informerer om noe;
• Brev som inneholder anbefalinger;
• garantibrev;
• Brev som bekrefter at varene er mottatt, tjenesten er levert, og så videre;
• Gratulasjonsbrev ved ulike anledninger;
• Forespørselsbrev;
• Instruksjonsbrev;
• Følgebrev.

Kommersielle brev.

Vanligvis brukes de før avtaleinngåelse, samt under kontraktens gyldighetstid.

Disse inkluderer:

• Brev med svar på henvendelser;
• direkte forespørsel;
• - et brev der det foreslås å inngå en avtale eller inngå en avtale;
• Krav;
• Påminnelse;
• Et brev som inneholder advarsel om oppsigelse av avtaler eller behov for å oppfylle forpliktelser mv.

Hvis vi snakker om klassifisering etter struktur, er det 2 typer forretningsbrev:

• Inneholder forfatterens tekst og skrevet i fri form;
• Sammenstilt etter et strengt mønster.

Av adressater.

• Rundskriv - et brev som sendes til flere mottakere;
• Normal - sendt til én adressat på vegne av én person;
• Kollektiv - sendes til én adressat, men fra flere personer.

Brevene er også delt inn i henhold til formen de ble sendt i:

• Sendt som en faksmelding;
• sendt på e-post;
• De sendes i vanlige konvolutter.

Det finnes typer brev som av etiske grunner bør være håndskrevne fremfor maskinskrevne. Dette gjelder kondolanser og gratulasjoner.

Hemmelighetene til riktig design

Brevets tekst er delt inn i innledende, hoved- og siste deler. De er logisk knyttet til hverandre. Den innledende delen inkluderer omstendighetene som førte til opprettelsen av brevet, og hoveddelen er selve innholdet. I siste del summeres resultatene som uttrykker forespørsel, avslag og så videre.

Generelt kan forretningskorrespondanse med alt ansvar kalles en kunst, fordi det er nødvendig å lære å utføre det riktig, i samsvar med alle krav. Tross alt tenker vi oftest bare på det faktum at informasjonen presenteres tydelig, men vi glemmer at brevet kan betraktes som ansiktet til selskapet.

Stilistikk.

Hvert brev holdes i en streng forretningsstil, talen som er typisk for offisielle dokumenter brukes.

Krav til presentasjon av informasjon.

All informasjon i brevet er angitt som følger:

• Adressert, beregnet på en bestemt person;
• Fra og med skrivingsdatoen må all informasjon være oppdatert;
• Pålitelig;
• Upartisk;
• Argumenterte;
• Så mye som mulig slik at det ut fra det var mulig å ta en beslutning.

Skjema.

Først og fremst er brevet tegnet på et brevpapir som er merket for selskapet.

• For å skrive et forretningsbrev brukes A4-ark;
• Venstre marg på skjemaet må være minst 3 cm, siden de etter en tid vil bli sendt til permen;
• Navnet på selskapet, dets juridiske og faktiske adresse, e-postadresse er angitt;
• Det er bedre å bruke standardfonten Times New Roman, størrelse 12. Den er den mest optimale og oppfattes godt ved lesing;
• Det er lov å utstede forretningsbrev uten å bruke brevpapir, da må du tross alt oppgi informasjon fra skjemaet.

Dersom brevet viser til større transaksjoner knyttet til økonomi eller konfidensiell informasjon av annen art, send slike brev på faks eller til i elektronisk format Ikke anbefalt. Bedre på gamlemåten, i en vanlig papirkonvolutt.

Nummerering.

Hvis brevet består av flere sider, er de nummerert, fra den andre. Tall er satt ned øverst i midten med arabiske tall. Ikke sett noen prikker ved siden av tallet.

Inndeling i deler.

Dette betyr å dele opp brevet i avsnitt. Teksten skal ikke gå i en kontinuerlig strøm, så den vil rett og slett ikke bli oppfattet. Ved å dele inn i avsnitt kan du se hvor en tanke slutter og en annen begynner.

Tilgjengelighet av rettelser.

Rettelser og skrivefeil, samt slettinger, er uønsket. Brevet skal være riktig sammensatt, og teksten skrives ut med intervaller på 1,5 - 2.

Detaljer brukt.

Vi vil bare indikere de viktigste, siden vi allerede kort snakket om dem litt tidligere:

• Hvis foretaket er statseid, brukes den russiske føderasjonens våpenskjold. Den ligger midt i den offisielle formen;
• Bedriftsnavn i sin helhet;
• Faks- og telefonnumre;
• Bankkontonummer;
• Adressat - dessuten brukes navnet på adressatselskapet i nominativ tilfelle, bruk dativ for å indikere posisjon og etternavn til mottakeren;
• Hvis adressaten har en akademisk grad eller tittel, angi det før personens etternavn;
• Eventuelle rekvisitter skrives på ny linje og med stor bokstav.

Forretningsbrev etter møtet

Du holdt et forretningsmøte, det var en viss utsikt til. Hvordan vi skal reflektere dette i brevet, vil vi diskutere videre.

1. Først av alt, i begynnelsen av brevet, referer til datoen og klokkeslettet for din kommunikasjon med en potensiell partner, selv om det har gått et par dager siden møtet.
2. Unngå feil eller altfor komplekse fraser: Gjør brevet kort og tydelig, men på en slik måte at mottakeren har et ønske om å lese det.
3. Nevn hva samtalen handlet om. For eksempel: " Vi diskuterte hvor mye vasen i venetiansk stil ville koste.»
4. Sørg for at mottakeren av brevet gir uttrykk for sin holdning til temaet for møtet.
5. Angi tidspunktet når du kan kommunisere på telefon eller møte personlig.
6. Fortell mottakeren at du venter på samarbeid med ham: " Håper å ha ytterligere forretningsforhold med deg«.
7. Avslutt brevet med følgende eller lignende setning: Beste ønsker til deg...».

E-post forretningsbrev

Det er umulig å ignorere kravene til design, siden det nå utstedes flere og flere brev i elektronisk form enn i papir. Det er tross alt det 21. århundre.

Det er ikke vanskelig å utarbeide et e-postbedriftsbrev, designkravene er identiske med tradisjonelle brev. Det eneste er at et slikt brev alltid skal ha en tittel (eller en emnelinje) slik at det rett og slett ikke blir borte i dokumentasjonsflyten.

I tillegg, når et slikt brev blir besvart, er det bedre å ikke endre emnet for brevet, så vil du raskt forstå hva det handler om hvis du mottar mange e-poster.

Du bør heller ikke bruke banebrytende programvare når du lager vedlegg til slike brev, det er langt fra et faktum at adressaten din har det samme. Hvis det ikke er der, vil brevet rett og slett ikke åpnes.

Ikke bruk uttrykksikoner når du skriver en bedrifts-e-post. Teknologi er flott, men bruk forretningsspråket når du skriver.

Hva er fristen for å svare på et brev?

Hvis brevet tilhører kategorien som krever svar, avhenger når man skal svare av informasjonen i brevet:

• Hvis du mottar en forespørsel innen de neste tre dagene fra mottaksdatoen, bekreft at den er mottatt. Og det endelige svaret kan gis innen en måned;
• Hvis vi snakker om kondolanser, kan den sendes innen ti dager etter at den triste hendelsen skjedde;
• Det er tillatt å sende en gratulasjon innen 8 dager fra det øyeblikket du fikk vite om den høytidelige datoen;
• Hvis vi snakker om de generelle reglene for god oppførsel, er det bedre å svare på brev innen syv dager.

Hvordan skrive et forretningsbrev: enkelt språk om komplekst

Skille mellom et forretningsbrev og personlig korrespondanse. Vi har allerede snakket mer enn en gang i dag om hva disse forskjellene er, vi bør ikke glemme dem. La oss nå se på å skrive et brev i etapper.

Trinn 1. Angi adressaten.

I øvre høyre hjørne av skjemaet skriver vi etternavn, initialer og posisjon til personen vi adresserer brevet til. Hvis adressaten er en organisasjon, oppgi dens juridiske adresse.

Trinn 2. Anke.

Vi legger den i midten av skjemaet. Det utføres på en respektfull måte, uten forkortelser og blotter.

Eksempel: Kjære (navn, patronym)! Også en adresse til adressaten kan utføres med en angivelse av hans stilling. Men når du tiltaler en person ved navn, reduserer det psykisk stress, indikerer at forretningsforholdet er stabilt og etablert.

Trinn 3. Formålserklæring.

Forklar formålet med brevet, dets essens og hovedideer. Denne delen er den viktigste. Skriv om hva du vil si, hva som er begrunnelsen for klagen. Men ikke glem den offisielle og nøytrale stilen.

Trinn 4. Komme med forslag, anbefalinger.

Nesten ethvert forretningsbrev innebærer at adressaten vil svare på det. Dette kreves ikke hovedsakelig bare av brev av informasjonskarakter. Beskriv derfor ikke bare problemet, men foreslå også hvordan det kan løses.

Hvis du sender inn en klage, be om at visse tiltak blir iverksatt, men hvis du tilbyr å samarbeide, fortell oss hvilke alternativer som er tilgjengelige.

Enkelt sagt må den som mottar brevet se at de ikke bare vil ha noe av ham, men også forstå hvordan dette kan gjøres.

Hvordan avslutte et forretningsbrev

Et forretningsbrev må skrives perfekt. Dersom rettskrivningsreglene ikke følges, kan dette påvirke omdømmet til selskapet som helhet negativt. Derfor foreslår vi nå å dvele mer detaljert ved utformingen av den siste delen av et forretningsbrev.

På slutten av brevet, oppsummer alt som ble sagt tidligere. Men det er ikke verdt å strekke konklusjonene over 10 setninger, tross alt er korthet og konsisthet verdsatt i forretningsbrev. Det er bedre å begrense deg til enkle fraser.

Vi vil sette 2 indikatorer som grunnlag for avslutningen: den skal være så høflig og korrekt som mulig. Det er forskjellige alternativer for hvordan den skal bygges.

Her er noen eksempler:

• Takk for oppmerksomheten eller hjelpen: Takk skal du ha! (La meg takke deg…);
• Gi uttrykk for håp for fremtiden: Vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid (Vi håper å få svar i nær fremtid ...);
• Du kan bygge en frase med forsikring fra adressaten om noe: Vi vil gjerne samarbeide med deg;
• Send en forespørsel: Vennligst rapporter resultatene;
• Beklager ulempene dette medfører: Jeg beklager den uventede forsinkelsen i betalingen av materialet.

Hvordan si farvel til adressaten.

Til tross for at korrespondansen er offisiell, kan du si farvel på forskjellige måter.

Her er noen alternativer:

• Med respekt for deg…;
• Ønsker deg suksess...;
• Beste hilsener…

Vi setter signaturen riktig.

Når du signerer et brev, angi din stilling, for- og etternavn. Hvis du tviler på riktigheten av en setning som: " Med vennlig hilsen" - bare ikke bruk det.

Du kan angi kontakter, tilleggsnummer eller e-postadresse i signaturen, slik at du viser mottakeren at du er klar til å kommunisere og samarbeide med ham.

I neste del av artikkelen vår vil jeg snakke om forretningsbrev på engelsk.

Forretningsbrev på engelsk

Det finnes ingen regulert form for å sammenstille slike brev. Alt vil avhenge av hva hensikten med brevet er og hvem mottakeren er. Her er noen korte retningslinjer for kompilering.

Dato for skriving.

Hvis vi skriver i USA, setter vi i indikasjonen av datoen først måneden, deretter dagen, og først deretter året. Hvis til Storbritannia - datoen er festet som i den russiske føderasjonen. Skriv samtidig måneden med bokstaver, unngå forvirring.

Mottakerdetaljer.

• Hvis du skriver til en mann, vennligst kontakt: Mr (sett inn etternavn);
• Hvis en kvinne som er gift: fru (sett inn etternavn);
• For en ugift dame: Frøken (sett inn etternavn);
• Hvis du ikke vet statusen til damen: Ms (sett inn etternavn).

Adresseangivelse.

Rekkefølgen er motsatt av den som er vedtatt i den russiske føderasjonen: kontor, husnummer, gatenavn, postnummer, statsnavn (hvis vi skriver i USA), fylkesnavn og landnavn (hvis vi skriver i Storbritannia).

Hvordan kontakte mottakeren.

Standardsamtaler:

• Kjære frue;
• Kjære herr;
• Kjære Herr eller Fru;
• Kjære fru;
• Kjære.

Etter anken setter vi et komma (hvis vi skriver til Storbritannia) eller et kolon (hvis vi skriver i USA). Et utropstegn godtas ikke.

Emne.

Sørg for å angi emnet for brevet, så vel som i den russiske føderasjonen.

Hovedtekst.

Del det inn i avsnitt. Eller skriv hver setning på en ny linje.

Hvordan si farvel

For eksempel slik: Takk for hjelpen, vi forblir dine virkelig"– Takk, hengiven til deg ... selv om det kan være mindre formelt.

Signaturformatering.

Vi setter signaturen under paragrafen med farvel, oppgir vårt etternavn og fornavn, firmanavn og stilling.

Designe applikasjoner.

Hvis du legger ved noen dokumenter, angi dette på slutten av brevet: " Enc." og liste apper.

Hva skal brukes med stor bokstav.

• Etternavn og initialer;
• Bedriftsnavn;
• Navn på byer, stater og så videre;
• Eventuelle ord som indikerer posisjonen inneholdt;
• Første ord i farvel;
• Innledende bemerkninger.

Før vi avslutter samtalen vil vi gi eksempler på forretningsbrev på russisk og engelsk.

Eksempel på forretningsbrev på russisk og engelsk

Konklusjon

Oppsummert vil jeg gjerne si at et forretningsbrev er et verktøy for kommunikasjon innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis det er skrevet riktig, vil det garantert presentere bedriften din på en positiv måte.

På den annen side er et brev skrevet slurvete, med feil, i stand til å ødelegge det meste lovende virksomhet. Skriv bokstaver riktig, og vi prøvde å fortelle deg hvordan du gjør det.