ปฏิสัมพันธ์ของการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร - บทคัดย่อ วิธีการตั้งค่าการสื่อสารภายในบริษัท การสื่อสารภายในคืออะไร

ทรัพยากรบุคคลและข้อมูลอาจเป็นองค์ประกอบหลักขององค์กรของกิจกรรมใดๆ การผลิต การขายสินค้า หรือการให้บริการ: ไม่ว่าคุณจะทำอะไร พนักงาน ผู้จัดการ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะแบ่งปันข้อมูลที่หลากหลายอย่างต่อเนื่อง

แต่จะประเมินประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในบริษัทได้อย่างไร? จุดอ่อนของเธอคืออะไร? จะ "เสริมสร้าง" พวกเขาได้อย่างไร? พนักงานของคุณสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ แต่วิธีการรวบรวมความคิดเห็นของพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพและสรุปผลที่ถูกต้องนั้นเป็นอีกโพสต์จากซีรี่ส์ HR

การจัดการการสื่อสาร

ข้อมูลใดๆ ที่อยู่ในบริษัทตลอดจนวิธีการโอนถ่าย ถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการ กล่าวคือ การจัดการด้านการสื่อสาร การสื่อสารแบ่งออกเป็นภายนอก - ปฏิสัมพันธ์ของบริษัทกับคู่ค้า ซัพพลายเออร์ คู่แข่ง ลูกค้า - และภายใน โดยปกติ การสื่อสารภายนอกจะได้รับการจัดการโดยฝ่ายประชาสัมพันธ์ของบริษัท ถ้ามีอยู่ เช่นเดียวกับผู้จัดการและพนักงานที่รับผิดชอบการโต้ตอบนี้ พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการสื่อสารภายในโดยไม่มีข้อยกเว้น

การสื่อสารภายในในองค์กรอาจเป็นแนวตั้ง (การถ่ายโอนข้อมูลจากผู้จัดการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาและในทางกลับกัน) และในแนวนอน (การถ่ายโอนข้อมูลภายในแผนก ระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือระหว่างแผนก) เหล่านี้เป็นการสื่อสารภายในอย่างเป็นทางการที่มักจะได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารอย่างเป็นทางการเช่น "ระเบียบเกี่ยวกับ แผนกโครงสร้าง". แยกจากกัน การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการสามารถแยกออกได้ - ใน "ห้องสูบบุหรี่" ในตอนกลางวันหรือในทางเดิน ข้อมูลจะถูกแจกจ่ายอย่างแข็งขันและรวดเร็ว ซึ่งไม่สามารถส่งผลกระทบต่อระบบการสื่อสารทั้งหมดโดยรวมได้

สื่อใดที่ใช้กันทั่วไปในการสื่อสารองค์กร? แน่นอน อีเมล สไกป์ โทรศัพท์ บริษัท ระบบข้อมูล, หนังสือพิมพ์และกระดานของบริษัท, การประชุมวางแผนและการประชุม, การประชุมสามัญและการสนทนาส่วนตัว

สถานะของกิจการในบริษัท เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ปัญหาของหัวหน้าแผนกและพนักงานเฉพาะ ข้อมูลเกี่ยวกับบริการใหม่ ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า กฎระเบียบและราคา คำสั่งซื้อ แบบฟอร์มการรายงาน ข้อมูลเกี่ยวกับความสำเร็จและความล้มเหลว - ข้อมูลทั้งหมดนี้ สำคัญหรือ ไม่เร่งด่วนมากหรือสิ่งที่รอได้ถูกส่งผ่านจากพนักงานไปยังพนักงาน และแน่นอนโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทมีขนาดใหญ่และมีข้อมูลจำนวนมาก ข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องอาจเกิดขึ้นได้หากระบบการสื่อสารภายในองค์กรไม่สมบูรณ์ “พวกเขาไม่ได้พูด”, “ไม่ใช่ทุกคนที่รายงาน”, “พวกเขาไม่ได้อธิบายทั้งหมด”, “ฉันไม่เข้าใจ”, “ฉันไม่ได้เข้าร่วม” - ราคาของข้อผิดพลาดทั้งหมดนี้เป็นสัดส่วนโดยตรงกับ คุณค่าของเนื้อหาในการสื่อสาร

ตัวอย่างง่ายๆ ในบริษัทที่ซื้อขายอุปกรณ์อุตสาหกรรม ราคาสำหรับบริการที่เกี่ยวข้องสำหรับการติดตั้งมีการเปลี่ยนแปลง หัวหน้าแผนกบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง แต่ไม่ได้นำไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ลูกค้าถูกเรียกเก็บเงินในราคาเดิม จากนั้นพวกเขาก็ต้องแก้ไขสัญญาบริการและออกใบเรียกเก็บเงินใหม่โดยด่วน แน่นอนว่าทั้งหมดนี้ไม่ได้ส่งผลดีที่สุดต่อชื่อเสียงของบริษัท บทวิจารณ์ของลูกค้า และผลที่ได้คือผลกำไร

หลังจากสถานการณ์ดังกล่าว ดูเหมือนว่าสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับผู้อำนวยการคือการ "ดุ" หัวหน้าแผนกและควบคุมการส่งข้อมูลไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน แต่ควรคิดเกี่ยวกับการตรวจสอบการสื่อสารภายในในบริษัท ซึ่งเป็นประโยชน์หากคุณถามคำถามสองสามข้อกับตัวเอง ข้อมูลไหลในแนวตั้งและแนวนอนภายในแต่ละแผนกและทั่วทั้งบริษัทได้ดีเพียงใด? ข้อมูลอะไรไม่เพียงพอ? ช่องทางการจัดจำหน่ายใดมีประสิทธิภาพแย่กว่ากัน? จะแก้ไขได้อย่างไร? ยิ่งภาพการสื่อสารของบริษัทชัดเจนขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งสามารถพัฒนาและปฏิบัติตามคำแนะนำด้านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

ดังนั้นวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบ (การวิจัย การวินิจฉัย) ของระบบการสื่อสารภายในของบริษัทคือการระบุจุดอ่อนและจุดแข็งในการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างพนักงาน ในการดำเนินการตรวจสอบ จะสะดวกที่สุดในการใช้แบบสอบถามเมทริกซ์ ซึ่งสามารถรวบรวมบนพื้นฐานของตัวแปรทั่วไป ในบรรทัดของเมทริกซ์ คุณสามารถวางลักษณะสำคัญของข้อมูล (สาระสำคัญของมัน) และในคอลัมน์ - แหล่งที่มาหลัก หรือช่องทางสำหรับการเผยแพร่ข้อมูล ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของตารางดังกล่าว

เมื่อกรอกเมทริกซ์ คุณสามารถใช้สัญกรณ์ธรรมดา ("ติ๊ก, ข้าม") หรือป้อนมาตราส่วนพิเศษ ("อัตราตั้งแต่ 1 ถึง 5 โดยที่ 1 มีการแพร่กระจายได้แย่มากและ 5 ดีมาก")

นอกจากเมตริกซ์แล้ว ยังใช้คำถามเพิ่มเติมได้อีกหลายอย่าง เช่น "คุณพอใจกับสถานการณ์การเคลื่อนย้ายข้อมูลในบริษัทแค่ไหน" "คุณต้องการรับข้อมูลอะไรอีก" ซึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถตอบโดยใช้มาตราส่วนหรือให้มากขึ้นเป็นข้อมูลคำตอบฟรีแบบฟอร์ม

หลักการตรวจสอบ

ประการแรก เมื่อทำการวิจัยเกือบใดๆ ในบริษัท สิ่งสำคัญมากคือการถ่ายทอดเป้าหมายของงานให้กับผู้เข้าร่วม แจ้งให้ทุกคนทราบอย่างสั้นและกระชับเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำและทำไม ตอบคำถามจากพนักงาน ประการที่สอง การตรวจสอบนี้อาจดำเนินการโดยไม่เปิดเผยตัว แต่อาจสมเหตุสมผลที่จะลงนามในแบบฟอร์มโดยแผนกเพื่อให้ภาพการสื่อสารมีรายละเอียดมากขึ้น

หากคุณบังคับให้พนักงานลงนามในแบบฟอร์ม คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ไม่น่าเชื่อถือ: ตามกฎแล้ว ให้คะแนนเพียง 5 คะแนนและตอบว่า "ทุกอย่างเหมาะกับฉัน" ซึ่งโดยทั่วไปแล้วไม่มีข้อมูล และการศึกษาดังกล่าวจะมีการตอบสนองทางอารมณ์เชิงลบจากพนักงาน ประการที่สาม ควรทำทุกอย่างในวันเดียวกันในเวลาเดียวกันในทุกแผนก - พนักงานจะไม่มีเวลาพูดคุยรายละเอียดกันและภาพผลลัพธ์จะน่าเชื่อถือมากขึ้น อย่างไรก็ตามการวินิจฉัยดังกล่าวสามารถทำได้อย่างสม่ำเสมอ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในบริษัท - วิธีนี้จะช่วยให้สามารถติดตามข้อผิดพลาดร้ายแรงในการเผยแพร่ข้อมูลได้ทันท่วงที

ผลการตรวจสอบสามารถดำเนินการได้ทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ มีที่ว่างสำหรับจินตนาการของคุณที่นี่ - คุณสามารถคำนวณคะแนนเฉลี่ยสำหรับข้อมูลแต่ละช่องหรือทำการวิเคราะห์กลุ่มคำตอบแบบอิสระ ในระหว่างการวิเคราะห์ผลการศึกษา จะมีการจัดทำข้อสรุปและข้อเสนอแนะสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพระบบการสื่อสารภายในในบริษัท

อาจเป็นการขยายช่องทางการเผยแพร่ข้อมูล (การแนะนำการประชุมสามัญหรือการส่งจดหมายขององค์กร) งานควบคุมการดูดซึมข้อมูลโดยพนักงาน (เช่น ทุกคนใช้คำอธิบายผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการปรับปรุง) และแม้แต่องค์กร กิจกรรมองค์กรเพื่อให้พนักงานสามารถพูดคุยข่าวสารของบริษัทได้อย่างเปิดเผยและไม่เป็นทางการมากขึ้น

มีการกล่าวกันมากมายในสื่อพิเศษและในการประชุมของ HR เกี่ยวกับการสื่อสารในองค์กร แม้ว่าบ่อยครั้งที่สิ่งนี้จะไม่มีความหมายเลยก็ตาม บทความนี้กล่าวถึงการสื่อสารที่ส่งผลกระทบต่อบริษัทหนึ่งๆ และรวมถึงความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นระหว่างพนักงาน

ผู้เขียนให้ลักษณะสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กร โดยเน้นความชัดเจน ความถูกต้องของข้อความที่ส่งถึงบุคลากร ความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ เขาพูดเกี่ยวกับเหตุผลส่วนตัวและวัตถุประสงค์ที่ทำให้การสื่อสารยาก

ส่วนหนึ่งของบทความเกี่ยวกับวิธีสร้างการสื่อสารภายในบริษัท สำหรับเรื่องนี้ผู้เขียนควรใช้วิธีการต่างๆ เช่น การสนทนากับพนักงาน การแจกหนังสือเวียนและบันทึกข้อตกลง การเผยแพร่ข้อมูลผ่าน อีเมล, การใช้วิดีโอและเคเบิลทีวี.

เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัท เผยแพร่ข้อความที่สำคัญที่สุด คุณสามารถออกแผ่นข่าว กระดานข่าวสำหรับผู้จัดการ รายงานประจำปีของพนักงาน (คล้ายกับรายงานประจำปีสำหรับผู้ถือหุ้น) ใช้กระดานข่าว เว็บไซต์ของบริษัทบนอินเทอร์เน็ต การประชุมใหญ่ของพนักงาน การสื่อสารที่ทันท่วงทีและสม่ำเสมอมีส่วนช่วยในการเติบโตของความไว้วางใจในบริษัท

การสื่อสารระหว่างบริษัทจัดตั้งขึ้นในบริษัทรัสเซียอย่างไร

ผู้เขียนพูดถึงประสบการณ์ของหนึ่งในนั้น บริษัท Tomskneft ในรายละเอียด: มีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานได้ดีระบบการจัดการและการประเมินผล ตัวชี้วัดที่สำคัญประสิทธิภาพการทำงานจำนวนมากได้รับการดำเนินการในการมอบอำนาจ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลร่วมกับผู้บริหารของบริษัท ได้พัฒนาโครงการพิเศษขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบถึงกิจกรรมของบริษัท กลยุทธ์ นโยบายทางสังคม โครงการและงานใหม่ ๆ ของบริษัท และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอและสม่ำเสมอ บริษัทและสังคม

เพื่อสร้างการสื่อสารภายในบริษัท มีการใช้วิธีการและวิธีการที่หลากหลาย (กล่องจดหมาย ข้อเสนอแนะการประชุมระดับต่างๆ การอภิปราย อภิปรายปัญหาในหน้าหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น เป็นต้น)

ลักษณะและอุปสรรคของการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารภายในองค์กรควรมีลักษณะหลายประการ:

• มีความชัดเจนและแม่นยำ
• โปร่งใส และข้อมูลที่รายงานอยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้
• ควรดึงความสนใจของประชาชนและช่วยต่อสู้กับบรรยากาศความไม่ไว้วางใจในทีม

การสื่อสารถือว่าประสบความสำเร็จหากผู้รับข้อมูลเข้าใจเนื้อหาเพียงพอกับความหมายที่ผู้ส่งใส่ลงไป รูปแบบของการสื่อสารภายในองค์กรแสดงในรูปที่ หนึ่ง.

ข้าว. 1. ผู้จัดการศูนย์ข้อมูลและการสื่อสาร

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารภายในองค์กรมักถูกละเลย สิ่งนี้เกิดขึ้นจากสาเหตุหลายประการ ซึ่งได้แก่ การไม่มีเวลาสำหรับผู้จัดการ (โครงการสำคัญ กำหนดเวลาเร่งด่วน การประชุม ฯลฯ) ข้อมูลทางธุรกิจทั่วไปล้นเกิน และประเพณีการสื่อสารทางเดียวจากด้านบนที่มีมาช้านานหลายศตวรรษ ไปด้านล่าง

ข้าว. 2. ขั้นตอนการสื่อสาร

ปัจจัยที่ลดประสิทธิภาพของการสื่อสารเรียกว่าอุปสรรคในการสื่อสาร มีอุปสรรคในการสื่อสารในระดับมหภาคและระดับจุลภาค (ดูรูปที่ 3)

ข้าว. 3. การจำแนกช่องทางการสื่อสารตามแบนด์วิธ

นอกจากเหตุผลเชิงวัตถุแล้ว การสื่อสารยังทำได้ยากด้วยปัจจัยเชิงอัตวิสัย ตัวอย่างเช่น ความคิดอุปาทานของคนที่ปฏิเสธแนวคิดใหม่เพราะความแปลกใหม่ ซึ่งในแวบแรกดูน่าสงสัยหรือเพราะทัศนคติเหมารวม ด้วยเหตุนี้ การรับรู้ของข้อความจึงถูกบิดเบือนและเป็นผลให้ประสิทธิผลของข้อความลดลง และกระบวนการป้อนกลับช้าลง

ประสิทธิภาพของการสื่อสารอาจแตกต่างกันไป จากการศึกษาในต่างประเทศ ประสิทธิภาพของการสื่อสารในแนวนอนถึง 90% แนวตั้ง - 20-25% (จำนวนข้อมูลที่มาจากผู้จัดการดังกล่าวไปถึงพนักงานและเข้าใจอย่างถูกต้องโดยพวกเขา) กล่าวอีกนัยหนึ่ง นักแสดงสามารถตระหนักถึงหน้าที่ของตนโดยมีข้อมูลเพียง 1 ใน 5 ที่มีไว้สำหรับพวกเขาเท่านั้น

ประสิทธิภาพไม่เพียงพอของการสื่อสารในแนวตั้ง (ทั้งขึ้นและลง) ได้รับการยืนยันโดยข้อมูลที่ผู้บังคับบัญชาที่ใกล้ที่สุดของพนักงาน (หัวหน้า) ออกจากสำนักงานของหัวหน้าคนแรกขององค์กรนำข้อมูลออกเพียง 30% และร้านค้า ผู้จัดการประมาณ 40% การสื่อสารจากล่างขึ้นบนนั้นไม่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากข้อมูลไม่เกิน 10% ไปถึงหน่วยงาน สิ่งนี้บ่งชี้ได้อย่างน่าเชื่อถือว่าไม่ได้ใช้ความเป็นไปได้ทั้งหมดในองค์กรของการสื่อสาร

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าความสำเร็จของกระบวนการสื่อสารนั้นเชื่อมโยงกับการปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมทั้งในส่วนของผู้รับและผู้ส่งข้อมูล ประสิทธิผลของการสื่อสารยังขึ้นอยู่กับวิธีสร้างข้อความด้วย เมื่อสร้างมันขึ้นมา จำเป็นต้องทำตามลำดับต่อไปนี้: จากความสนใจสู่ความสนใจ, จากความสนใจไปจนถึงบทบัญญัติหลัก, จากการชี้แจงรายละเอียดไปจนถึงการคัดค้านและคำถาม, ไปจนถึงข้อสรุปและการเรียกร้องให้ดำเนินการ

ค่านิยมองค์กรและความต้องการของพนักงาน

นักวิเคราะห์ ตลาดรัสเซียหมายเหตุแรงงาน: คนงานสมัยใหม่มักไม่เชื่อฟังคำสั่งของฝ่ายบริหารอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า ผู้เชี่ยวชาญในปัจจุบันมีความเป็นอิสระอย่างมาก: โดยไม่ลังเลเลยที่จะออกจากบริษัทหากมีบางอย่างที่ไม่เหมาะกับพวกเขา สำหรับพวกเขา ความต้องการส่วนบุคคลมีความสำคัญมาก ในท้ายที่สุด มันขึ้นอยู่กับพวกเขาเท่านั้นว่าพนักงานใช้ความพยายามมากเพียงใดในการปฏิบัติงานเฉพาะ พวกเขาต้องการให้แน่ใจว่านายจ้างใส่ใจพวกเขา น่าเสียดายที่ผู้นำบางคนไม่ได้คำนึงถึงสิ่งนี้ ความพยายามของผู้บริหารในการจัดการกับปัญหาขององค์กรด้วยเงินทุนขนาดเล็ก การแนะนำการจ่ายตามผลงาน การพัฒนาเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การฝึกอบรมทีมเป็นระยะไม่ได้ให้ผลตามที่ต้องการเสมอไป ผู้คนมักขาดทัศนคติที่เรียบง่ายและเป็นมนุษย์

แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องตระหนักว่าผู้คนต้องการทัศนคติเช่นนี้ต่อพวกเขา และเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้แนวคิดนี้เป็นจริง ในการทำเช่นนี้ คุณไม่เพียงต้องมีเป้าหมายที่กำหนดไว้เท่านั้น แต่ยังต้องแสดงหลักการ ค่านิยมองค์กรอย่างชัดเจนด้วย โดยการตั้งชื่อพวกเขา ฝ่ายบริหารของบริษัทได้แสดงให้พนักงานเห็นอย่างชัดเจนถึงความตั้งใจที่จะได้รับความไว้วางใจจากพนักงาน

การพัฒนาค่านิยมควรดำเนินการโดยพนักงานเองและไม่ใช่โดยกลุ่มผู้จัดการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หากบริษัทไม่พร้อมที่จะดำเนินการตามที่กล่าวมาทั้งหมดและเชื่อมโยงการดำเนินการกับค่าที่ประกาศไว้ ก็ไม่คุ้มที่จะเสียความพยายาม เงิน และเวลาไปกับสิ่งนี้ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะกลับไปจัดการแบบเก่าและไม่สร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานด้วยการเปลี่ยนแปลงที่คาดหวัง

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและไม่ได้ผล

การพัฒนาโปรแกรมการสื่อสารภายในควรเริ่มต้นด้วยการประเมินสภาพแวดล้อมการจัดการโดยทั่วไป จากนั้นสำรวจ โครงสร้างองค์กรและประเภทของการสื่อสารที่มีอยู่ ในการประเมินสถานะปัจจุบันของทีมและระดับความพึงพอใจของพนักงาน จำเป็นต้องทำการศึกษาภายในขนาดเล็กและกำหนดรูปแบบการสื่อสารที่พนักงานพิจารณาว่าเหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ผลการตรวจสอบจะแสดงให้เห็นว่ามีความเป็นไปได้ที่จะแนะนำการสื่อสารรูปแบบใหม่ ๆ เข้ามาใน บริษัท หรือจะเปิดเผยปัญหาความตึงเครียดในทีม

กล่องข้อเสนอแนะและการประชุมสามัญเป็นสองวิธีทั่วไปที่สุดสำหรับพนักงานในการสื่อสารกับผู้บริหาร แต่จะไม่ได้ผลหากข้อเสนอที่มาจากคนงานไม่พบคำตอบ บ่อยครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากมีข้อความค่อนข้างมากและไม่สามารถตอบได้ทั้งหมด บางครั้งการจัดการขององค์กรอ้างถึงแนวคิดของกล่องอย่างเป็นทางการและไม่สนใจที่จะตอบ เพื่อให้วิธีการเหล่านี้มีประสิทธิภาพ ควรเริ่มข้อเสนอแบบกลุ่ม (ทีม) ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการตอบสนองง่ายขึ้นมาก สิ่งสำคัญคือต้องไม่เปลี่ยนการประชุมสามัญเป็นเรื่องตลก: บทสนทนาของฝ่ายตรงข้ามไม่ควรพัฒนาเป็นการพูดคนเดียว คุณไม่ควรบังคับให้พนักงานเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวและนั่งลง หมายเหตุที่ส่งไปยังแท่นจะต้องไม่ถูกเซ็นเซอร์

เพื่อให้ช่องทางการสื่อสารที่เลือกมีประสิทธิผล ควรคำนึงถึงประเด็นหลายประการ:

• เป็นประโยชน์สำหรับผู้นำระดับสูงที่จะมาประชุมล่วงหน้า สื่อสารกับพนักงาน ผสมผสานกับทีม - สิ่งนี้เป็นแรงบันดาลใจและรวมผู้คน
• ผู้จัดงานเหล่านี้จำเป็นต้องสามารถดึงดูดผู้ชมในบทสนทนาได้
• ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมคำถามล่วงหน้า ส่งมาในรูปแบบที่พิมพ์ออกมา

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนในการกำหนดข้อมูลที่จะเผยแพร่ต่อเจ้าหน้าที่ ข้อมูลดังกล่าวสามารถเพิ่มความพึงพอใจของบริษัทและกระตุ้นการผลิตได้ ความตระหนักในกิจการของ บริษัท และการรับรู้ถึงบทบาทของพวกเขาในนั้นนำไปสู่ความจริงที่ว่าพนักงานสนับสนุนเป้าหมายของ บริษัท พวกเขาพัฒนาความมั่นใจความไว้วางใจในการบริหาร ในทางกลับกัน การระงับข้อมูลหรือเพียงแค่ปิดบังข้อมูลจะนำไปสู่การปรากฏตัวของข่าวลือและทำให้งานในทีมไม่มั่นคง

วิธีปรับปรุงการสื่อสารภายในบริษัท

ดังนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อสร้างและนำระบบการสื่อสารภายในบริษัทไปใช้? ก่อนอื่น วิเคราะห์สถานการณ์ในบริษัท ในการทำเช่นนี้ คุณต้องกำหนด:

• คนงานกลุ่มอาชีพและกลุ่มสังคมสามารถแบ่งออกได้
• ระยะเวลาเฉลี่ยที่พนักงานทำงานให้กับบริษัทคือเท่าไร?
• วิธีการสร้างการสื่อสารในองค์กรกับหน่วยงานระยะไกลของบริษัท
• วิธีการรับข้อมูล ฯลฯ

จากการค้นพบนี้ การพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารสามารถเริ่มต้นได้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเป้าหมายทางธุรกิจใดที่คุณสนับสนุน กลยุทธ์ที่เลือกสอดคล้องกับเป้าหมายเหล่านี้อย่างไร พนักงานกลุ่มใดที่ต้องการรับข้อมูลและสิ่งที่ควรเป็น เวลาใดและจะปฏิบัติตามอย่างไร และสุดท้าย คุณจะบรรลุเป้าหมายนี้ด้วยวิธีใด

คุณสามารถทดสอบประสิทธิภาพของการสื่อสารโดยสุ่มตัวอย่างพนักงาน อีกวิธีหนึ่งในการเรียนรู้แนวคิด สมมติฐาน ของผู้คนผ่านการสนทนากลุ่ม ความยากของการประเมินนั้นอยู่ในงานของการสังเกต - จำเป็นต้องบันทึกและวัดการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมของพนักงาน ตัวอย่างเช่น เพื่อตรวจสอบว่าผู้คนเริ่มพยายามทำงานให้เสร็จมากหรือน้อยและสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในการรับรู้ของบริษัทในช่วงเวลาที่เลือกไว้

นอกจากนี้ยังเสนอให้ให้ความสำคัญกับองค์ประกอบทางอารมณ์มากขึ้น ไม่จำกัดเฉพาะโครงการ "ภารกิจ - กลยุทธ์ - เป้าหมาย - ยุทธวิธี - การประเมินประสิทธิภาพ" ผู้คนปฏิบัติตามพันธกิจโดยทำตามคำสั่งของผู้นำ แต่คุณสามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไปได้หากผู้นำมีพรสวรรค์ในการสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงาน นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือบุคคลต้องรู้ว่าอะไรอยู่เบื้องหลังกลยุทธ์ที่เลือก ข้อกำหนดเบื้องต้นคืออะไร

ในทีมขนาดใหญ่ ผู้บริหารระดับสูง เนื่องจากอยู่ห่างไกลจากผู้ใต้บังคับบัญชาและความแตกต่างในการตั้งชื่อ มักไม่ได้รับความเคารพ ไม่ได้รับอำนาจในระดับล่าง ในเรื่องนี้ วิธีที่นิยมมากที่สุดสำหรับพนักงานในการรับข้อมูลเกี่ยวกับเป้าหมายขององค์กรของธุรกิจคือการประชุมแบบเห็นหน้ากัน ไม่น่าแปลกใจที่บทบาทของผู้จัดการระดับกลางในห่วงโซ่โดยรวมจะเพิ่มขึ้น: ผู้บริหารระดับสูง - ผู้จัดการระดับกลาง - พนักงาน งานของพวกเขาคือการช่วยให้พนักงานเข้าใจวิธีการใช้กลยุทธ์ที่พัฒนา "ที่ด้านบน"

การสื่อสารควรดำเนินการอย่างน้อยหลายวิธี เช่น:

• การสนทนาส่วนตัวกับพนักงาน
• การกระจายหนังสือเวียนและบันทึกข้อตกลง
• การกระจายข้อมูลทางอีเมล
• การใช้วิดีโอและเคเบิลทีวี

เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทในใจของพนักงานและถ่ายทอดข้อความสำคัญไปยังพนักงาน การสื่อสารภายในองค์กรในรูปแบบต่อไปนี้จะถูกนำมาใช้:

• แผ่นข่าว;
• จดหมายข่าวสำหรับผู้จัดการ
• รายงานประจำปีของพนักงาน (คล้ายกับรายงานประจำปีของผู้ถือหุ้น)
• กระดานข่าว;
• เว็บไซต์ของบริษัทบนอินเทอร์เน็ต
• การประชุมใหญ่ของคนงาน

ในระหว่างการโต้ตอบข้อมูลกับพนักงาน งานหลัก เช่น การมอบอำนาจ การสร้างความภาคภูมิใจในบริษัทจะได้รับการแก้ไข

การเติบโตของความเชื่อมั่นในบริษัทได้รับการสนับสนุนโดย:

• การสื่อสารที่ทันท่วงทีและสม่ำเสมอ
• แสดงความเชื่อถือในตัวพนักงาน (เช่น เผยแพร่ทั้งข่าวดีและข่าวร้าย)
• การมีส่วนร่วมของพนักงานในการแก้ไขปัญหาและชี้แจงความคิดเห็น

การมอบอำนาจเนื่องจากความจำเป็นในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบริษัทอย่างรวดเร็ว การลดระดับการจัดการระดับกลางในองค์กรจะเพิ่มความรับผิดชอบของพนักงานในการตัดสินใจ

หลายบริษัทพยายามที่จะขยายความเป็นอิสระของระดับต่างๆ ของโครงสร้างองค์กร ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการได้รับคำสั่งให้เพิ่มยอดขาย "ทุกวิถีทาง" และได้รับเงินโบนัสและค่าคอมมิชชั่นสำหรับสิ่งนี้

ศูนย์สื่อสารภายในบริษัท

การสื่อสารระหว่างบริษัทจัดตั้งขึ้นในบริษัทรัสเซียอย่างไร ใช้ประเภทใดบ้าง? ตัวอย่างเช่น Tomskneft ได้สั่งสมประสบการณ์อันยาวนานในด้านนี้: ได้มีการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และทำงานได้ดี มีการนำระบบการจัดการและการประเมินตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักไปใช้ และมีการทำงานจำนวนมากเพื่อมอบอำนาจหน้าที่ ระดับความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน

เนื่องจากการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกิจการของภูมิภาค Tomsk ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของ บริษัท จึงถูกเผยแพร่ในสื่อท้องถิ่นทั้งหมด บุคลากรขององค์กรทุกคนมีส่วนร่วมในระบบการสื่อสารขององค์กร: บริษัท จัดการเตรียมและส่งข้อความข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท สถานะของกิจการในอุตสาหกรรมความสำเร็จและปัญหาที่เกิดขึ้นในภูมิภาคที่ บริษัท ดำเนินการ ; ตีพิมพ์หนังสือพิมพ์ขององค์กร "Oil Parallel" สร้างและแสดงรายการ "Watch" ทางโทรทัศน์ขององค์กรซึ่งออกอากาศทางอากาศของบริษัทโทรทัศน์ท้องถิ่น

แต่ปรากฎว่ามาตรการเหล่านี้ไม่เพียงพอต่อการแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบ การศึกษาดำเนินการขัดแย้งชี้ให้เห็นถึงการขาดข้อมูลบนพื้นดิน ปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากความไม่ชอบมาพากลของที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของบริษัท ทุ่งของ Tomskneft ส่วนใหญ่อยู่ห่างจากตัวเมืองพอสมควร (ไม่เกิน 600 กม.) และคนที่ทำงานหมุนเวียนมักไม่มีโอกาสได้รับหนังสือพิมพ์ ดูทีวี หรือติดตามกิจกรรมโดยใช้อินเทอร์เน็ตเป็นประจำ

ภูมิภาค Tomsk ส่วนใหญ่ถูกครอบครองโดยหนองน้ำ Vasyugan ซึ่งเป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ใหญ่ที่สุดในโลก ดังนั้นแหล่งสะสมบางส่วนสามารถเข้าถึงได้โดยเฮลิคอปเตอร์หรือทางถนนในฤดูหนาวเท่านั้น ดังนั้นผู้บริหารของบริษัทจึงใช้โอกาสทั้งหมดจัดประชุมกับทีมในพื้นที่ นอกจากนี้ บริษัทยังมั่นใจว่าจำเป็นต้องใช้ทุกช่องทางข้อมูลและเครื่องมือสื่อสารเพื่อแจ้งพนักงาน เพื่อแก้ปัญหานี้ ฝ่ายบุคคล ร่วมกับฝ่ายบริหารของบริษัท ได้พัฒนาโครงการพิเศษขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท กลยุทธ์ นโยบายทางสังคม โครงการและงานใหม่ การเปลี่ยนแปลง ที่เกิดขึ้นในบริษัทและสังคม พร้อมทั้งให้ข้อเสนอแนะ

เพื่อสร้างการสื่อสารภายในบริษัท แผงข้อมูล หนังสือเล่มเล็ก โปสเตอร์ รายงาน กล่องตอบรับ คำปราศรัยของผู้บริหารในสื่อ หน้าเนื้อหาในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น (พร้อมคำถามและคำตอบ) รายการทีวีพิเศษ โต๊ะกลม สายตรงและ “ สายด่วน”, การวางแผนการประชุมและการประชุม, การประชุมกับทีม, อินทราเน็ต (เว็บไซต์ภายในแบบครบวงจรของบริษัท)

แผงข้อมูลตั้งอยู่ในอาคารบริหารที่ตั้งอยู่ในเขตของ บริษัท และในเมือง - ในโรงอาหาร, โฮสเทล, ศูนย์วัฒนธรรม, ในศูนย์กีฬาและวัฒนธรรม, ที่สถานีขนส่งที่พนักงานออกไปทำงาน ศูนย์ฝึก. ถัดจากนั้นคือที่สำหรับแจกเอกสาร (หนังสือเล่มเล็ก หนังสือพิมพ์ สำเนาข้อตกลงร่วม ฯลฯ) และกล่องความคิดเห็น กล่องถูกปิดผนึกเฉพาะพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษของ บริษัท ผู้รับเหมา Tomskneft ซึ่งไม่สนใจที่จะปกปิดหรือปลอมแปลงข้อมูลสามารถเปิดและส่งอีเมลไปยังผู้อำนวยการนโยบายบุคลากรของ บริษัท

ข้อมูลจากเครื่องมือการจัดการ บริษัท การผลิตและการบริการ ผู้อำนวยการนโยบายบุคลากรและฝ่ายประชาสัมพันธ์และการไหลของข้อมูลไปยังภาคการสื่อสารภายในของคณะกรรมการนโยบายบุคลากรในเวลาที่กำหนด จากนั้นเซกเตอร์จะสร้างบล็อคข้อมูลที่วางอยู่บนอัฒจันทร์และส่งผ่านเครือข่ายภายใน ข่าวหลักถูกส่งไปยังหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นและทางทีวี อีกช่องทางหนึ่งสำหรับการส่งข้อมูลคือการพิมพ์สิ่งพิมพ์ที่ไม่ใช่วารสาร ทางบริษัทได้จัดทำหนังสือข้อมูลการจำนองและสินเชื่อเพื่อการศึกษา หนังสือเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท

ในการทำงาน ศูนย์การสื่อสารภายในให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการรับคำติชม โดยใช้กล่องจดหมายตอบรับ การประชุมในระดับต่างๆ การอภิปราย การอภิปรายปัญหาในหน้าของสื่อท้องถิ่น เพื่อศึกษาสถานการณ์ปัจจุบัน ระบุปัญหาที่มีอยู่ ตรวจสอบทัศนคติของพนักงานที่มีต่อ บริษัท การวิจัยทางสังคมวิทยาได้ดำเนินการ (ใช้วิธีการต่างๆ - จากแบบสอบถามไปจนถึงการสัมภาษณ์ส่วนตัว) บริการและผู้อำนวยการหลักทั้งหมด) เทปคาสเซ็ทที่มีการบันทึก "เส้นตรง" และการเผยแพร่รายการทีวีเฉพาะทางจะถูกโอนไปยังพื้นที่ห่างไกล เพื่อให้ผู้ที่ไม่มีเวลาดูพวกเขาสามารถทำได้ในเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา นอกจากนี้ สื่อของ "บรรทัด" เหล่านี้ได้รับการตีพิมพ์ในหน้าหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นและวางไว้บนข้อมูลในลักษณะเดียวกับเอกสารการประชุมระหว่างผู้จัดการและทีมงาน

แน่นอนว่าบริษัทยังไม่ได้ทำทุกอย่างเพื่อแก้ปัญหาการรับรู้ของพนักงานอย่างเต็มที่ แนวคิดและข้อเสนอใหม่ ๆ ได้รับการพิจารณาและอภิปรายกันอย่างจริงจัง ข้อเสนอที่มีแนวโน้มมากที่สุดจะถูกนำไปใช้ในบริษัท

การสื่อสารภายในคือการสื่อสารใดๆ ภายในองค์กร พวกเขาสามารถพูดหรือเขียนโดยตรงหรือเสมือนส่วนตัวหรือเป็นกลุ่ม การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพในทุกทิศทาง - จากบนลงล่าง จากล่างขึ้นบน และแนวนอน - เป็นหนึ่งในงานหลักขององค์กรใดๆ การสื่อสารภายในที่ดีช่วยให้คุณสร้างปฏิสัมพันธ์ตามบทบาทและกระจายความรับผิดชอบของพนักงาน (lj-community "การสื่อสารภายใน" - เนื้อหาในหัวข้อ)

การสื่อสารมักถูกกำหนดให้เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูล เป็นบทสนทนาเสมอ บทสนทนาที่ผู้คนจำนวนมากสามารถเข้าร่วมได้ ในโครงสร้างองค์กร ข้อกำหนดสำหรับการสื่อสารแบบสองทางหมายถึงความสามารถของฝ่ายบริหารในการรับฟังพนักงานและตีความข้อความที่พวกเขานำเสนออย่างถูกต้อง สิ่งนี้ช่วยให้คุณกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการผลิต และปรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารตามนั้น

ฝึกการสื่อสารภายใน

แผนกสื่อสารภายในองค์กรซึ่งมีต้นกำเนิดในระดับลึกของทรัพยากรมนุษย์ (ในคำศัพท์สากล - HR จากทรัพยากรบุคคลของอังกฤษ) ได้รับอิสรภาพในยุค 80-90 ในกรณีที่ยังไม่เกิดขึ้น หน้าที่ของการสื่อสารภายในสามารถดำเนินการได้ในแบบเก่าโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารระดับสูง หรือฝ่ายการตลาดและประชาสัมพันธ์

การสื่อสารภายในควรช่วยให้พนักงานเข้าใจ วัฒนธรรมองค์กรเป้าหมายและค่านิยม พนักงานทุกคนต้องตระหนักถึงเหตุการณ์และการตัดสินใจที่ส่งผลต่อการทำงานของทุกแผนก การสื่อสารภายในที่ดีเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤต เมื่อมีความจำเป็นที่พนักงานแต่ละคนไม่เพียงแต่ปฏิบัติตามคำแนะนำจากด้านบนและปฏิบัติตามคำแนะนำเท่านั้น แต่ยังสามารถดำเนินการได้อย่างอิสระ โดยคำนึงถึงสถานการณ์ทั่วไปและผลประโยชน์ของทั้งบริษัท การสื่อสารภายในเชื่อมโยงทุกแผนกของบริษัทเข้าด้วยกัน ในทุกระดับ และสร้างความรู้สึกของชุมชน

การสื่อสารภายในไม่สามารถสร้างและลืมได้อีกครั้ง กระบวนการต้องได้รับการบำรุงรักษาและเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องตามการพัฒนาของบริษัท วิธีการสร้างการสื่อสารภายในกำลังได้รับการพัฒนาในรายละเอียดมากขึ้น ขึ้นอยู่กับกลุ่มผลประโยชน์ต่างๆ ที่มีอยู่ในบริษัท และคุณลักษณะของการสร้างปฏิสัมพันธ์ จุดตัดของพื้นที่ของกิจกรรม

ในการสื่อสารภายใน สาระสำคัญ ช่องทาง และแม้กระทั่งรูปแบบของข้อมูลมีความสำคัญ แบบฟอร์มมีอิทธิพลอย่างมากต่อข้อความ ข้อเท็จจริงเดียวกันสามารถสื่อสารในลักษณะที่จะถูกรับรู้ในทางลบหรือในเชิงบวก ปล่อยให้ผู้คนไม่แยแสหรือกระตุ้นความสนใจ หากบริษัทลงทุนเงินจำนวนมหาศาลและใช้เทคโนโลยีขั้นสูงสุดเพื่อรักษาความปลอดภัยในการประชาสัมพันธ์ นั่นคือการประชาสัมพันธ์ บริษัทจะต้องใส่ใจในความสัมพันธ์ภายในอย่างเท่าเทียมกัน สิ่งที่ยากที่สุดคือการหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการสื่อสารแบบ "บนลงล่าง" และ "ล่างขึ้นบน" เพื่อให้ระบอบประชาธิปไตยและความอ่อนไหวของการจัดการกับแนวคิดใหม่ ๆ ไม่ส่งผลต่อความขยันหมั่นเพียรและวินัยของพนักงาน

สัญญาณของการสื่อสารภายในที่ดี

• การให้ข้อมูล - ไม่ควรเป็นเพียงชุดคำ แต่เป็นสิ่งที่จะส่งผลต่อการทำงาน
• ความชัดเจน - ข้อความต้องสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการรับรู้ของผู้ที่ตั้งใจไว้
• ความทันท่วงที พนักงานต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นก่อนที่จะไปไกลกว่าบริษัท และมอบให้กับลูกค้า คู่ค้า คู่แข่ง
• ความเป็นอิสระและความเป็นกลาง - การโกหกหรือการพูดน้อยใดๆ จะถูกเปิดเผยไม่ช้าก็เร็ว
• ความรัดกุม

ผู้ที่เกี่ยวข้องในการสร้างการสื่อสารภายในควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

• การเปิดกว้าง - ซึ่งหมายถึงความสามารถในการพูดคุยกับผู้ฟังและรับฟังข้อเสนอใดๆ
• ความซื่อสัตย์
• ความสามารถในการสนทนา

อันที่จริง แผนกสื่อสารภายในกลายเป็นผู้ดูแลปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เขามีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาช่องทางการสื่อสารจำนวนหนึ่งให้ทำงานได้ดีเช่น:

• เว็บไซต์ภายใน (อินทราเน็ต);
• การประชุมปกติ - รวมถึง:
  • การประชุมแบบไม่เป็นทางการซึ่งพนักงานสามารถพูดคุยโดยตรงกับผู้บังคับบัญชา
  • การประชุมเสมือนจริงโดยใช้แพลตฟอร์มออนไลน์อย่าง Second Life
• การประชุม;
• สื่อสิ่งพิมพ์และสิ่งพิมพ์ที่ไม่ใช่วารสาร
• การกระจายอีเมลภายใน
• กระดานข่าว.

การจัดการการสื่อสาร

เพื่อสร้างการสื่อสารกับพนักงาน ฝ่ายบริหารใช้แนวทางที่แตกต่างกัน:

1. แนวทางที่ตรงเป้าหมาย - การสื่อสารถูกกำหนดขึ้นอย่างชัดเจน กลุ่มเป้าหมาย. ยิ่งเขียนข้อความได้แม่นยำมากเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสได้รับข้อความที่ถูกต้องมากขึ้นเท่านั้น ข้อผิดพลาดหลักคือการสันนิษฐานว่าข้อมูลถูกส่งผ่านคำพูดเท่านั้นและผู้รับเพียงได้รับข้อความอย่างเฉยเมย
2. แนวทางแบบวงกลม - การสื่อสารเกิดขึ้นผ่านมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ตลอดจนการทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนสนุกกับงาน ระบบดังกล่าวสามารถสร้างขึ้นได้ผ่านการสนทนาที่ยืดยาวและเปิดกว้างเท่านั้น สันนิษฐานว่าสาระสำคัญของการสื่อสารคือการบรรลุความเข้าใจซึ่งกันและกัน ปัญหาเกิดจากความเข้าใจผิดที่ว่าความเข้าใจนำไปสู่ข้อตกลง และนั่นคือจุดประสงค์เดียวของการสื่อสาร ไม่จำเป็นต้องแบ่งปันมุมมองของบุคคลเพื่อเคารพและคำนึงถึงในการทำงาน
3. แนวทางการดำเนินการเชิงรุก - การสื่อสารถูกสร้างขึ้นผ่านการปฏิบัติจริงที่ต้องใช้ความเข้าใจและสัญชาตญาณ วิธีการนี้มีพื้นฐานอยู่บนหลักการที่ว่าการสื่อสารเป็นการประสานกันของความหมาย ความเข้าใจในกฎเกณฑ์ทั่วไป และการจดจำรูปแบบ

องค์กรมีหลากหลายวิธีในการสื่อสารกับองค์ประกอบหลักของสภาพแวดล้อมภายนอก ตัวอย่างเช่น บริษัทต่างๆ สื่อสารกับผู้บริโภคที่มีอยู่และศักยภาพของสินค้าและบริการที่ผลิตขึ้น โดยส่วนใหญ่ผ่านการโฆษณาและวิธีอื่นๆ ในการส่งเสริมสินค้าในตลาดตลอดจนการสำรวจทางสังคมวิทยาต่างๆ

ความสนใจเป็นอย่างมากในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรในความคิดเห็นของสาธารณชนซึ่งแผนกประชาสัมพันธ์พิเศษ ("การประชาสัมพันธ์") ถูกสร้างขึ้นใน บริษัท ขนาดใหญ่ซึ่งผู้เชี่ยวชาญโดยใช้วิธีการที่หลากหลายในการเผยแพร่ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ นี่ไม่ใช่รายการที่สมบูรณ์ของตัวอย่างการสื่อสารระหว่างองค์กรกับสภาพแวดล้อมภายนอก

การสื่อสารภายในนั้นเข้าใจว่าเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์ประกอบขององค์กร ภายในองค์กร ข้อมูลจะถูกแลกเปลี่ยนระหว่างระดับของการจัดการ (การสื่อสารแนวตั้ง) และระหว่างแผนก (การสื่อสารในแนวนอน)

เป็นเวลานาน ที่การสื่อสารภายในในองค์กรถูกมองว่าเป็น "อุปถัมภ์" ของการประชาสัมพันธ์ แต่ตอนนี้มันเปลี่ยนไปแล้ว - ตอนนี้ฝ่ายประชาสัมพันธ์และฝ่ายสื่อสารองค์กรในองค์กรปฏิบัติตามสุภาษิตโบราณที่ว่า "การประชาสัมพันธ์ที่ดีเริ่มต้นที่บ้าน"

ระบบสื่อสารภายนอก

การสื่อสารภายนอกคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรกับสภาพแวดล้อมภายนอก องค์กรใดไม่ได้อยู่อย่างโดดเดี่ยว แต่มีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอก และปัจจัยใดของสภาพแวดล้อมนี้ (ผู้บริโภค คู่แข่ง หน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาล ความคิดเห็นสาธารณะ ฯลฯ) มีอิทธิพลมากที่สุดต่องานขององค์กรและผลลัพธ์ ลักษณะและวิธีการของการสื่อสารขึ้นอยู่กับ

งานของการสื่อสารภายนอกคือการแปลงตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการให้เป็นพฤติกรรมขององค์กร ข้อความและสัญลักษณ์การสื่อสารขององค์กรในระดับองค์กร การผลิต และการทำงาน ผู้จัดการต้องตัดสินใจอย่างชัดเจนว่าต้องการเป็นตัวแทนขององค์กรและผลิตภัณฑ์ขององค์กรอย่างไร ระบุกลุ่มสาธารณะที่สำคัญอย่างชัดเจน และเข้าใจว่าภาพลักษณ์ขององค์กรคืออะไร จากนั้นพวกเขาต้องพัฒนาชุดเครื่องมือสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่สามารถสื่อสารต่อสาธารณะได้ โดยต้องคอยจับตาดูการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลงภาพลักษณ์องค์กรของคู่แข่งอย่างใกล้ชิด ชุดเครื่องมือดังกล่าวที่ยอมรับได้ควรประกอบด้วย:

* คำจำกัดความของงานสื่อสาร

* การเลือกกลุ่มเป้าหมาย (ลูกค้าและสมาชิกสาธารณะที่เกี่ยวข้องกับองค์กร);

* กำหนดข้อความที่เหมาะสม

* ทางเลือกของเงินทุนและการวางแผน;

* องค์กร (ประสานงาน) ของการกระทำ

งานของการสื่อสารองค์กรคือการลดช่องว่างระหว่างภาพที่ต้องการและที่แท้จริงของบริษัท การสร้างภาพลักษณ์องค์รวมที่สอดคล้องกันของเธอ การพัฒนาและการประยุกต์ใช้คำแนะนำสำหรับการประสานงานของการสื่อสารภายในและภายนอกทั้งหมดตลอดจนการควบคุมและการจัดการการสื่อสาร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัทในกลุ่มบุคคลภายนอก PR ยังรวมถึงการสื่อสารการตลาดด้วย

คุณลักษณะขององค์กร (บุคลิกภาพ) คือการวางแผนเชิงกลยุทธ์และเชิงกลยุทธ์ (ในระดับที่ใช้งานได้จริง) การนำเสนอตนเองขององค์กร (องค์กร "I") ตามภาพที่ต้องการ เอกลักษณ์องค์กรที่แข็งแกร่งมีส่วนทำให้:

* เพิ่มแรงจูงใจของพนักงาน;

* สร้างความมั่นใจให้กับตัวแทนกลุ่มสำคัญของประชาชนภายนอก

* ได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อองค์กรโดยอาศัยความรู้ที่ดีเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของซัพพลายเออร์ทั้งของตนเองและซัพพลายเออร์รายอื่น ผู้จัดการต้องตัดสินใจว่าจะแข่งขันที่ไหนและอย่างไร ต่อจากนี้ไป การสื่อสารภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์ น่าจะเป็นกิจกรรมที่ชัดเจนที่สุดคือ สื่อมวลชนสัมพันธ์เพื่อสร้างความนิยมและความสนใจเชิงบวกในบริษัท และผู้จัดการต้องได้รับความเคารพ แสดงความเข้าใจในสาระสำคัญของข่าว มีความคิดสร้างสรรค์ เข้าหานักข่าวและผู้ผลิต และสร้างความมั่นใจให้กับสื่อในบริษัท ตามกฎแล้วนักข่าวคาดหวัง: * การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อคำขอ * นโยบายที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ต่อสื่อ * ความเต็มใจที่จะจัดการกับข่าวเชิงลบ * ความพร้อมใช้งานของผู้จัดการ ไม่ใช่ฝ่ายข่าวและสื่อโดยทั่วไป * วัตถุที่เข้าใจได้ง่ายสามารถรับรู้ได้ และด้วยความช่วยเหลือที่ผู้คนอธิบาย จดจำ และสร้างทัศนคติต่อสิ่งนั้น เป็นผลจากการปฏิสัมพันธ์ของความเชื่อ ความคิด ความรู้สึก และความประทับใจของมนุษย์ที่มีต่อวัตถุ

การจัดการความประทับใจเป็นนโยบายในการนำเสนอองค์กรต่อกลุ่มหลักเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับพวกเขาหรือป้องกันไม่ให้พวกเขาพัฒนาภาพลักษณ์ที่ไม่เอื้ออำนวย

ชื่อเสียงขององค์กรคือสิ่งที่ผู้คนคิดและพูดเกี่ยวกับองค์กร ผลิตภัณฑ์/บริการของบริษัท และพฤติกรรมของคนเหล่านั้น

การวางตำแหน่งเชิงกลยุทธ์เป็นทางเลือกที่สำคัญของพื้นฐานเฉพาะเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน เป็นการผสมผสานระหว่างการโทรหาลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการพิจารณาด้านการแข่งขันที่สามารถให้เอกลักษณ์เฉพาะของบริษัทหรือแบรนด์ตามที่บุคคลเหล่านั้นรับรู้ ดังนั้นบริษัทในใจของกลุ่มเป้าหมายจึงต้องดีกว่าคู่แข่งโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่สมาชิกเห็นว่าสำคัญ บริษัทต้องดูดีกว่าที่เป็นจริง ดังนั้นจึงต้องขายผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าที่ "ถูกต้อง" โดยอาศัยความรู้ที่ดีเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของซัพพลายเออร์ทั้งของตนเองและซัพพลายเออร์รายอื่น ผู้จัดการต้องตัดสินใจว่าจะแข่งขันที่ไหนและอย่างไร

ทีนี้มาดูการสื่อสารภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์กัน

น่าจะเป็นกิจกรรมที่ชัดเจนที่สุดคือสื่อสัมพันธ์เพื่อสร้างความนิยมและความสนใจเชิงบวกในบริษัท และผู้จัดการต้องได้รับความเคารพ แสดงความเข้าใจในสาระสำคัญของข่าว มีความคิดสร้างสรรค์ เข้าหานักข่าวและผู้ผลิต และสร้างความมั่นใจให้กับสื่อในบริษัท ตามกฎแล้วนักข่าวคาดหวัง:

* ตอบสนองต่อการร้องขออย่างรวดเร็ว;

* นโยบายที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ต่อสื่อ

* ความพร้อมรับมือกับข่าวเชิงลบ

* ความพร้อมของผู้จัดการ ไม่ใช่ฝ่ายข่าวและสื่อโดยทั่วไป

* ข้อมูลที่เข้าใจง่ายและใช้งานง่าย (ไม่เกินรายละเอียดทางเทคนิคหรืออื่น ๆ ที่ไม่จำเป็น);

* นโยบายเชิงรุกในการรักษาผู้ติดต่อ (ปกติ สม่ำเสมอ ส่วนบุคคล)

หัวข้อหลักของการรายงานข่าวของสื่อ ได้แก่ ข่าวการตลาด นโยบายบริษัท ข่าวที่สนใจทั่วไป บุคคล เหตุการณ์ปัจจุบัน ข้อความควรมีไว้สำหรับบทความในหัวข้อเฉพาะเป็นหลัก ไม่ใช่เพียงเพื่อส่งเสริมตนเองของบริษัทเท่านั้น

การประชาสัมพันธ์คือการเผยแพร่ข้อความที่วางแผนไว้ล่วงหน้าและดำเนินการอย่างจงใจผ่านสื่อที่เลือก (ไม่ได้รับค่าตอบแทน) เพื่อกระตุ้นความสนใจสาธารณะในองค์กรหรือบุคคล

กิจกรรมสื่อสัมพันธ์ต่างจาก .มาก กิจกรรมส่งเสริมการขายและการขาย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ได้รับการเผยแพร่หรือสนองความสนใจของสาธารณชนในองค์กรและ/หรือผลิตภัณฑ์ขององค์กร ในทางกลับกัน การโฆษณาชวนเชื่อเป็นความพยายามที่จะโน้มน้าวความคิดเห็นของสาธารณชนเพื่อเผยแพร่ความเชื่อที่ต้องการโดยเฉพาะ

ความสัมพันธ์ทางการเงินมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความสัมพันธ์ในการสนับสนุนและการจัดการด้านการสื่อสารกับผู้ถือหุ้น (ทั้งในปัจจุบันและอนาคต) ในช่วงปีการเงินตลอดจนกับนักลงทุน ตัวแทนของชุมชนธุรกิจ (โดยเฉพาะกับนักวิเคราะห์ นายหน้าซื้อขายหุ้น ธนาคารพาณิชย์ ) และนักข่าวการเงิน นิตยสาร

การเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมสาธารณะอาจรวมถึงการวางแผนการสื่อสารเชิงกลยุทธ์และการจัดการในระดับองค์กรกับผู้ฟังที่หลากหลาย—ตัวแทนรัฐบาลและธุรกิจ สื่อมวลชน องค์กรภาคประชาสังคม ผู้ถือหุ้นและสหภาพการค้า และประชาชนทั่วไป

การวิ่งเต้น (กิจกรรมของรัฐบาล) เกิดขึ้นและดำเนินการระหว่างสมาชิกสภานิติบัญญัติและหน่วยงานของรัฐเพื่อผลประโยชน์เฉพาะขององค์กรในระดับท้องถิ่น ระดับชาติ และระดับนานาชาติ อันที่จริงแล้ว ในการนำเสนอปัญหาใดๆ ที่จำเป็นต้องมีการล็อบบี้เพื่อให้แน่ใจว่ามีแรงกดดันอย่างต่อเนื่องต่อสมาชิกสภานิติบัญญัติ จำเป็นต้องมีการศึกษาในวงกว้าง แม้กระทั่งสติปัญญา นี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าการตรวจสอบกิจกรรมของรัฐสภาอย่างง่าย จุดประสงค์ของการวิ่งเต้นคือเพื่อโน้มน้าววงราชการและฝ่ายนิติบัญญัติ และด้วยเหตุนี้จึงผลักดันการตัดสินใจที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างจริงจังต่อประสิทธิผลของกิจกรรมในปัจจุบันและอนาคต

การเชื่อมโยงทางอุตสาหกรรมรวมถึงการสื่อสารกับองค์กรต่างๆ ภายในอุตสาหกรรมเดียวกันกับที่บริษัทดำเนินการอยู่ เช่น สมาคมการค้า หน่วยงานวิจัย (ผู้เชี่ยวชาญ)

การโฆษณาองค์กรมองว่าบริษัทเป็นผลิตภัณฑ์และเป็น "หน้าตาและคำพูดของบริษัท" ผู้จัดการมักมีความเข้าใจเพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับการโฆษณาขององค์กร และระมัดระวังในการสื่อสารสาธารณะที่มีเทคโนโลยีสูงซึ่งไม่ได้เพิ่มยอดขายหรือส่วนแบ่งการตลาดโดยตรง ดังนั้นจึงมักจะยากที่จะให้เหตุผล การวิจัยพบว่าแม้จะมีราคาแพง แต่การโฆษณาขององค์กรก็สามารถเพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัทได้

ความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กรเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในวาระของผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ ในด้านความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร กุญแจสำคัญสำหรับผู้จัดการคือแนวคิดของผู้รับผลประโยชน์ในฐานะบุคคลหรือกลุ่มที่มีสิทธิในทรัพย์สินที่มีหลักประกันตามกฎหมาย (หรือการมีส่วนร่วม) พวกเขาโต้ตอบกับบริษัทในกิจกรรมบางอย่างของบริษัท การมีส่วนร่วมของพวกเขามีความสำคัญหากบริษัทประสบความสำเร็จและเจริญรุ่งเรือง การจัดการความสัมพันธ์ของผู้รับผลประโยชน์ถือได้ว่าเป็นการลงทุนและเป็นหนึ่งในพื้นที่หลักของการวางแผนและการจัดการธุรกิจ

ผู้สนับสนุน - บริษัทได้รับสิทธิพิเศษในการแข่งขันกีฬาหรือการแข่งขันกีฬาใด ๆ หรือให้ยืมชื่อกับผลิตภัณฑ์ใด ๆ เพื่อจุดประสงค์ในการส่งเสริมตัวเองผ่านการรายงานข่าวของสื่อและ / หรือปลูกฝังในใจของประชาชนเกี่ยวกับชื่อของตนในเชิงบวกที่น่าสนใจหรือสำคัญ เหตุการณ์. โดยการสนับสนุนงานกิจกรรมหรือกิจกรรม ผู้จัดการบริษัทสามารถคาดหวังว่าจะได้รับผลตอบแทนที่เป็นสาระสำคัญจากเงินและความพยายามที่ใช้ไป ตัวอย่างเช่น ในรูปแบบของมูลค่าตามสัญญาของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ กล่าวคือ ราคาของการเชื่อมต่อธุรกิจที่สะสม, สินทรัพย์ไม่มีตัวตนของบริษัท, พูด, ศักดิ์ศรี เครื่องหมายการค้า, ประสบการณ์ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ, การได้มาซึ่งความสามารถในการโน้มน้าวใจลูกค้า, การสร้างชื่อเสียงในระดับสูงให้กับองค์กร, ผลิตภัณฑ์หรือตราสินค้าขององค์กร

บริการข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสร้างความไว้วางใจและความเข้าใจซึ่งกันและกันระหว่างบริษัทและกลุ่มอื่นๆ ในที่สาธารณะ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ต้องเป็นผู้นำในการประสานงานในการส่งข้อมูลไปยังสื่อเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท และมักต้องมีเอกสารอธิบายประกอบเพื่อช่วยให้สาธารณชนได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทและขอบเขตของบริษัท

การให้คำปรึกษาและคำแนะนำเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของทีมประชาสัมพันธ์ในหลายบริษัท ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ได้รับการเรียกร้องให้ให้คำแนะนำและคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการองค์กรและประเด็นด้านนโยบายมากขึ้น เนื่องจากการจัดการด้านการสื่อสารมีความจริงจังมากขึ้น และเป็นที่ยอมรับมากขึ้นเรื่อยๆ ว่าเป็นความสามารถที่สำคัญในธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จึงได้รับการแนะนำให้ผู้จัดการด้านการสื่อสารกับ "โลกภายนอก" เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ตลอดจนจัดหาด้านเทคนิคของการสื่อสารประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องซึ่งเลือกโดย ผู้เชี่ยวชาญ

ฝ่ายบริหารภาวะวิกฤตมองอนาคตในแง่ของการคาดการณ์และเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่อาจทำลายความสัมพันธ์ที่มีความสำคัญต่อองค์กร ที่นี่ ความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สามารถขยายไปสู่กิจกรรมที่หลากหลาย รวมถึงการวางแผนฉุกเฉิน การจำกัดความเสียหาย โดยคำนึงถึงบทเรียนจากวิกฤตครั้งก่อน ปรับปรุงและจัดการแนวคิดของผู้จัดการเกี่ยวกับวิกฤตและทัศนคติต่อพวกเขา จนถึง จัดการวิกฤตด้วยตัวมันเอง

การจัดการปัญหาคือการระบุปัญหาที่อาจก่อให้เกิดความกังวลต่อบริษัทอย่างเป็นระบบ และการดำเนินการที่มุ่งเป้าไปที่การปรับนโยบายในเงื่อนไขที่จะเกิดขึ้น การจัดการปัญหาแตกต่างจากการจัดการวิกฤตในกรอบเวลาและความตื่นตระหนกเท่านั้น ผู้จัดการต้องเรียนรู้ที่จะมองปัญหาจากมุมมองของประชาชนกลุ่มต่างๆ การประชาสัมพันธ์ในกิจกรรมต้องคาดการณ์ถึงความเป็นไปได้ของปัญหาเหล่านี้และสามารถจัดการการตอบสนองขององค์กรต่อปัญหาเหล่านี้ได้

การออกแบบและการเขียนสื่อสิ่งพิมพ์เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบของแผนกประชาสัมพันธ์สำหรับการสื่อสารภายนอก เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารพิเศษเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ โบรชัวร์ และจุลสารที่จัดพิมพ์โดยบริษัท (รายงานประจำปีและประวัติของบริษัท ตลอดจนเรื่องราวเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หลักของบริษัท) จำเป็นต้องมีการเตรียมสื่อเสียงและวิดีโอมากขึ้นเรื่อยๆ งานนี้ส่วนใหญ่วางแผนไว้เพื่อส่งเสริม ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีความร่วมมืออย่างใกล้ชิดระหว่างผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและประชาสัมพันธ์เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องในการสร้างและรักษาเอกลักษณ์องค์กร วิเคราะห์ความต้องการด้านการสื่อสารขององค์กรและความครอบคลุมของกลุ่มสาธารณะที่สำคัญทั้งหมด การวางแผนเป็นส่วนสำคัญของบทบาทของผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์