วิธีกรอกใบบันทึกเวลา จัดทำใบบันทึกเวลาพร้อมตารางกะและความแตกต่างอื่นๆ

เวลาทำงานและการบัญชีเป็นองค์ประกอบที่สำคัญขององค์กร ช่วยให้คุณควบคุมกิจกรรมของบริษัทและวินัยพนักงานได้ เพื่อให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น แบบฟอร์มพิเศษจึงได้รับการพัฒนา - ใบบันทึกเวลา มีทั้งแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ และแต่ละประเภทมีความแตกต่างในการกรอก

ใครกรอกใบเสร็จ

แต่ละองค์กรจะแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลาโดยเน้นที่ข้อมูลเฉพาะของกิจกรรมและจำนวนพนักงาน หากองค์กรมีขนาดเล็กและงานทั้งหมดเสร็จสิ้นในสำนักงาน เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ เจ้าหน้าที่บัญชี หรือผู้มีอำนาจอื่นๆ จะรายงานพนักงาน

ในกรณีที่องค์กรมีสิ่งอำนวยความสะดวกหลายอย่าง จะง่ายกว่ามากในการจัดกำหนดการพนักงานโดยตรงในสถานที่ทำงาน ในกรณีนี้ให้มอบหมายหน้าที่นี้ให้หัวหน้าหน่วยหรือหัวหน้าหน่วยเป็นคำสั่งแยกต่างหากหรือตามที่กำหนดไว้ใน สัญญาจ้าง.

อัลกอริธึมสำหรับการทำงานกับใบบันทึกเวลา

ก่อนอื่น คุณต้องรู้ว่าทุกองค์กรต้องมีใบลงเวลาปกติ (ซึ่งก็คือในเวอร์ชันกระดาษ) สามารถพิมพ์แบบฟอร์มด้วยตัวเองหรือสั่งซื้อจากโรงพิมพ์

แบบฟอร์มอนุมัติมีสองแบบ: T-12 และ T-13 ความแตกต่างของพวกเขาคือสิ่งแรกไม่เพียงคำนึงถึง เวลาทำงานแต่ยังมีคอลัมน์สำหรับคำนวณรายเดือนซึ่งจะถูกกรอกตามรูปแบบเดียวกัน กล่าวคือ ทุกเดือนในวันแรกจะเปิดใบบันทึกเวลาใหม่ จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในคอลัมน์:

• ชื่อบริษัท (ตามหมายเลขซีเรียลและวันที่เสร็จสิ้น
• ช่วงเวลาที่เปิดแผ่นเวลา
• หมายเลขลำดับของบุคลากรและข้อมูลจากบัตรส่วนบุคคล

ข้อมูลที่เหลือจะถูกป้อนภายในหนึ่งเดือน และการกรอกในส่วนที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างยังคงอยู่กับพนักงานบัญชี

เพื่อการกรอกใบบันทึกเวลาที่รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ได้มีการพัฒนาและรับรองระบบสัญกรณ์ พวกเขายังสะท้อนถึงความแตกต่างอื่นๆ มีการกำหนด 36 รายการ แต่บางครั้งตัวเลขนี้ก็ไม่เพียงพอที่จะแสดงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานได้อย่างถูกต้อง

สัญลักษณ์ในแผ่นเวลา

	ชื่อ	การกำหนดตัวอักษร	การกำหนดตัวเลข
1	เวลากลางวันและเย็น	ฉัน	01
2	งานกลางคืน	ชม	02
3	ทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์	RP	03
4	ทำงานล่วงเวลา	กับ	05
5	เดินทางเพื่อธุรกิจ	ถึง	10
6	วันหยุดพักผ่อนขั้นพื้นฐาน	จาก	14
7	ลาเพิ่มเติม	หนึ่ง	15
8	ลาเรียน	ที่	16
9	ลดเวลาการทำงานของนักเรียน	HC	17
10	ลาเรียนเพิ่มเติมโดยไม่ต้องจ่ายเงิน	UD	18
11	และการคลอดบุตร	R	19
12	การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร (จ่ายบางส่วน)	โอเค	20
13	การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร (ไม่ได้รับค่าจ้าง)	โอ้	21
14	ลาพักร้อน	ก่อน	22
15	การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างด้วยเหตุผลที่กฎหมายกำหนด	ออนซ์	24
16	ลาป่วย	บี	25
17	ทุพพลภาพโดยไม่ได้รับค่าตอบแทน	t	26
18	ลดชั่วโมงการทำงาน	lc	27
19	หยุดทำงาน (ด้วยเหตุผลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพนักงาน)	vp	28
20	ขาดด้วยเหตุผลที่กฎหมายกำหนด (โดยคงค่าแรงไว้)	G	29
21	เดินโดยไม่มีเหตุผล	ฯลฯ	31
22	ชั่วโมงที่ไม่ทำงาน (หากนายจ้างตั้งงานพาร์ทไทม์ไว้)	NS	32
23	สุดสัปดาห์	ใน	33
24	นัดหยุดงาน	ZB	34
25	ขาดโดยไม่ทราบสาเหตุ	HH	35

ตารางกล่าวถึงสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยที่สุดในใบบันทึกเวลา คำอธิบายโดยละเอียดและรายการทั้งหมดมักจะอยู่ที่หน้าแรกของแบบฟอร์ม ทำให้ง่ายต่อการนำทางสัญลักษณ์และกำหนดว่าควรใส่อะไรในเซลล์ในสถานการณ์ใด

กรอกแบบฟอร์มปกติ

การกรอกใบบันทึกเวลาเป็นงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะ สามารถทำได้โดยใช้วิธีการเข้างานอย่างต่อเนื่องและขาดงาน ตัวอย่างเช่น

ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกป้อนในแต่ละคอลัมน์ สัญลักษณ์แสดงถึงทั้งการมีอยู่ของพนักงานและการขาดงาน โดยระบุเหตุผล นอกจากนี้ยังระบุจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในที่ทำงานอีกด้วย

ในแผ่นบันทึกเวลาจะมีลักษณะดังนี้: ในวันหยุดให้ใส่ตัวอักษร "B" ใต้ 0 ในวันทำงานตามลำดับ "I" และจำนวนชั่วโมงเช่น 8 คล้ายกับ วันหยุดสุดสัปดาห์มีเหตุผลหลายประการสำหรับการขาดงานโดยเริ่มจากการเดินทางเพื่อธุรกิจและจบลงด้วยการขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ

การคำนวณใบบันทึกเวลาในกรณีนี้ทำได้ง่ายกว่าเล็กน้อย เนื่องจากตัวเลขและสัญลักษณ์ที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ตรงหน้าคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์การทำงานน้อย ดังนั้นพวกเขาจะมีโอกาสสับสนและทำผิดพลาดน้อยลง

กรอกใบบันทึกเวลาด้วยใจ

นอกจากนี้ยังมีวิธีการลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบน ใช้เมื่อวันทำงานมีระยะเวลาเท่ากันตลอดระยะเวลา ในกรณีนี้ จะระบุเฉพาะสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐานเท่านั้น กล่าวคือ ขาดงาน การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ เมื่อใช้วิธีนี้ จะเสียเวลาน้อยลงมาก และผลลัพธ์สุดท้ายก็เหมือนกันในทั้งสองกรณี

บนแผ่นงานดูเหมือนว่านี้: ในบรรทัดบนสุดมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการขาดงานของพนักงานในที่ทำงาน - V, K, FROM, HH, PR, B และอื่น ๆ บรรทัดล่างสุดเว้นว่างไว้ อันที่จริงในการคำนวณชั่วโมงทำงานขั้นสุดท้ายศูนย์ไม่สำคัญและด้วยระยะเวลาเท่ากันของวันทำการก็ยังคงเป็นเพียงการดำเนินการที่ง่ายที่สุดเท่านั้น: นับจำนวนเซลล์ว่างในบรรทัดบนสุด (นี่คือผลิตภัณฑ์) และ คูณด้วยจำนวนชั่วโมง

วิธีนี้สะดวกกว่าสำหรับบุคลากรและนักบัญชีที่มีประสบการณ์ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีจำนวนพนักงานน้อย หากผู้บริหารของคุณไม่รู้เกี่ยวกับระบบติดตามเวลาที่ง่ายกว่า ก็ถึงเวลาแนะนำพวกเขา

การดูแลรักษาใบบันทึกเวลาบนคอมพิวเตอร์

นอกเหนือจาก รุ่นกระดาษ, ยังมีอิเล็คทรอนิกส์อีกหลายตัว ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ไทม์ชีทจะต้องทำซ้ำโดยไม่ล้มเหลว นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานของพนักงานสูญหายและได้รับการยืนยันความน่าเชื่อถือ (เพราะไม่สามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้ทุกที่)

หนึ่งในตัวเลือกที่ถูกกว่าคือใบบันทึกเวลาที่สร้างขึ้นในโปรแกรมสำนักงาน Excel เหมาะสำหรับจุดประสงค์นี้ สเปรดชีตช่วยให้คุณสร้างเอกสารประเภทและขนาดใดก็ได้ นอกจากนี้ ด้วยความสามารถในการกำหนดสูตร การสรุปและการคำนวณข้อมูลระดับกลางจึงง่ายขึ้นมาก

การใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ

ด้วยทักษะไม่เพียงพอในการทำงานกับสเปรดชีต พนักงานหรือผู้บริหารอาจเลือกโปรแกรมอื่นที่คล้ายคลึงกัน ใบบันทึกเวลาในกรณีนี้จะมีลักษณะคล้ายกับเวอร์ชันกระดาษ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการทำงานกับเอกสาร

พึงระลึกไว้เสมอว่าแต่ละโปรแกรมเกี่ยวข้องกับการใช้เวอร์ชันลิขสิทธิ์ ที่ซัพพลายเออร์ต่าง ๆ แน่นอนว่าพวกเขามีค่าใช้จ่ายของตัวเอง ตัวอย่างเช่นโปรแกรม "Timesheet" จะทำให้ผู้ใช้เสียค่าใช้จ่าย 1,000 รูเบิล ขึ้นไป - ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน

ข้อดีอีกประการของยูทิลิตี้ดังกล่าวคือคุณไม่สามารถกรอกใบบันทึกเวลากระดาษได้ แบบฟอร์มที่มีเครื่องหมายทั้งหมดนั้นง่ายต่อการพิมพ์เมื่อใดก็ได้ ฟังก์ชั่นนี้แน่นอนในทุกโปรแกรมที่คล้ายกัน

เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

ตารางใช้สำหรับอะไร? นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการบัญชีสำหรับจำนวนหนึ่งหรืออีกจำนวนหนึ่งรวมถึงหลักฐานหลักที่พนักงานอยู่ในที่ทำงานและปฏิบัติหน้าที่ เอกสารนี้มีความสำคัญมากสำหรับทุกองค์กรโดยไม่ต้องสงสัย

แล้วรูปแบบนี้จะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน? ใบบันทึกเวลาจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาหนึ่งปี มันถูกจัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายและต้องปฏิบัติตามกฎดังกล่าว

หากคุณทำใบบันทึกเวลาที่ปิดไปแล้วหาย คุณไม่ควรตื่นตระหนก สามารถกู้คืนได้ตลอดเวลาโดยใช้เอกสารอื่น สำหรับสิ่งนี้จะใช้คำอธิบายการลาป่วยข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจตารางวันหยุด ฯลฯ ทุกสิ่งที่ยืนยันและอธิบายการไม่มีบุคคลในที่ทำงานของเขาสามารถนำมาใช้เพื่อกู้คืนข้อมูลได้

ใครบ้างที่อาจต้องการใบบันทึกเวลา?

เอกสารนี้มักใช้สำหรับการตรวจสอบต่างๆ ตัวอย่างเช่นบริการภาษีจะตรวจสอบสถานะในองค์กรและความถูกต้องของการกรอก

การไม่มีใบลงเวลา แม้แต่ในบริษัทที่เล็กที่สุด อาจเป็นสาเหตุของค่าปรับที่ค่อนข้างมาก สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นเมื่อกรอกแบบฟอร์มผิดพลาด สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งการคำนวณและการใช้สัญลักษณ์ในทางที่ผิด

จำเป็นต้องมีตาราง สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับทั้งบริษัทเอง (ฝ่ายบัญชี วินัยพนักงาน) และสำหรับองค์กรตรวจสอบ และที่สำคัญที่สุด - ใช้สัญลักษณ์ในใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง จากนั้นคุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหามากมายกับพนักงานและหน่วยงานกำกับดูแล

ในทางปฏิบัติ กฎสำหรับการรักษาเอกสารเช่นใบบันทึกเวลาทำให้ผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากมีคำถามจำนวนมาก ความยากลำบากในการดำเนินการตามเอกสารนี้มักปรากฏขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงพนักงานนอกเวลา พนักงานที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ ฯลฯ

ทุกบริษัทต้องเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน สามารถมอบหมายหน้าที่เหล่านี้ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ผู้จัดการ นักบัญชี ฯลฯ การลงทะเบียนดำเนินการโดยใช้แบบฟอร์มพิเศษที่ได้รับอนุมัติจาก Rosstat นี่คือแบบฟอร์ม 0504421 หรือเพียงแค่ใบบันทึกเวลาซึ่งจำเป็นสำหรับการลงทะเบียนการเข้างานหรือขาดงานของพนักงานในที่ทำงาน

ใบบันทึกเวลา (แบบฟอร์ม 0504421) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสิ่งต่อไปนี้:

1. ควบคุมชั่วโมงทำงานสำหรับทั้งองค์กรหรือแผนกแยกต่างหาก
2. การบัญชีสำหรับวันทำงานของพนักงาน วันลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด ฯลฯ
3. เดินแก้ไข.
4. การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใต้บังคับบัญชาใหม่ลงในแผ่นเวลา

พนักงานแต่ละคนในองค์กรจะได้รับรหัสเฉพาะของตนเอง ซึ่งใช้ในการกรอกใบบันทึกเวลา จำนวนนี้ไม่เปลี่ยนแปลงแม้จะย้ายพนักงานภายใน

แม่แบบใบบันทึกเวลา

ใบลงเวลามีสองรูปแบบ - T-12 และ T-13 นอกจากนี้กฎหมายไม่ได้ห้ามการใช้งานโดยการจัดการเอกสารของ บริษัท ที่ออกแบบเอง Timesheets สองประเภทได้รับการออกแบบสำหรับความต้องการที่แตกต่างกัน:

1. ที-12. มันถูกกรอกด้วยตนเองโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล วันนี้พวกเขาถูกใช้บ่อยขึ้นมาก
2. ที-13. แบบฟอร์มเอกสารนี้มีไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติเท่านั้น ข้อมูลทั้งหมดถูกป้อนโดยใช้คอมพิวเตอร์ หลังจากนั้นจะต้องพิมพ์และเซ็นใบบันทึกเวลา

ข้อมูลอ้างอิง: หากผู้จัดการต้องการใช้แบบฟอร์มของตนเอง เขาสามารถใช้แบบฟอร์มมาตรฐานเป็นตัวอย่างได้

กฎการกรอก

รู้วิธีการกรอกเอกสารอย่างถูกต้องจึงง่ายมากที่จะลดจำนวนข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น แบบฟอร์มตัวอย่างสามารถพบได้ออนไลน์ กฎสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลามีดังนี้:

1. บุคคลที่กรอกเอกสารจะต้องระบุจำนวนวันและชั่วโมงที่ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานอย่างแน่นอน
2. ข้อมูลในใบบันทึกเวลาถูกป้อนโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
3. หลังจากกรอกแบบฟอร์มแล้วจะมีการลงนามโดยหัวหน้าและผู้รับผิดชอบบุคลากร
4. จากนั้นใบบันทึกเวลาที่ลงนามทั้งหมดจะถูกโอนไปยังแผนกบัญชี

คำสั่งนี้ไม่เคยขาด คำแนะนำในการกรอกเอกสารมีดังนี้

1. บุคคลที่มีอำนาจกรอกเอกสารนี้มีหน้าที่ระบุชื่อบริษัท หมายเลขใบบันทึกเวลา ข้อกำหนดทางบัญชี ฯลฯ
2. ต่อไปมาภาค 1

ในส่วนนี้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลควรกรอกข้อมูลในคอลัมน์ที่เหมาะสมและระบุรหัสที่ฝ่ายบัญชีจะใช้ในการคำนวณค่าจ้างในภายหลัง ส่วนที่ 2 จะเสร็จสมบูรณ์ที่นั่นด้วย

สำหรับรหัสที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• "ฉัน" และ "01" - ทำงานตามกำหนดเวลาปกติ
• "C" และ "05" - กำลังประมวลผล;
• "P" และ "14" - พระราชกฤษฎีกา ฯลฯ

วันหยุดบนไทม์ชีทสามารถระบุได้สองวิธี ขึ้นอยู่กับเหตุผลที่ให้ไว้ ตัวอย่าง: หากได้รับวันหยุดเพิ่มเติมและไม่ได้รับเงิน ระบบจะระบุ "B" และหากเป็นวันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง ให้ระบุ "OB"

ทำงานใน วันหยุดยังแก้ไขแตกต่างกัน ตัวอย่าง: เมื่อผู้ใต้บังคับบัญชาได้รับเงินสำหรับงานในวันหยุด ระบบจะใช้ "RV" แต่ถ้าเขาหยุดเพิ่มหนึ่งวันสำหรับกะนี้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะใส่ "NV"

ในหลายองค์กร สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลในใบบันทึกเวลาอาจผิดพลาดได้ สมมุติว่าพนักงานล้มป่วยและไม่แจ้งความ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลระบุว่าไม่ทราบสาเหตุที่เขาไม่อยู่ หลังจากการกู้คืนบุคคลนั้นนำมาทางด้านขวา แต่พนักงานได้จัดทำใบบันทึกเวลาและส่งมอบให้กับการคำนวณแล้ว จะทำอย่างไร?

จากนั้นผู้เชี่ยวชาญต้องใช้ใบบันทึกเวลาการแก้ไข โดยปกติจะออกหลังจากสิ้นสุดรอบการเรียกเก็บเงิน มีการป้อนข้อมูลที่ถูกต้องลงในเอกสารและมีการแนบบันทึกจากบุคคลที่กรอกด้วย หมายเหตุระบุสาเหตุที่กรอกใบบันทึกเวลาหลักไม่ถูกต้อง

ไม่มีรูปแบบพิเศษของเอกสาร จึงสามารถวาดบนหัวจดหมายขององค์กรได้ โดยปกติ เอกสารที่ต้องกรอกจะมี 2 แบบคือ

1. สมบูรณ์เหมือนกับรูปแบบเดิม ใบบันทึกเวลาการแก้ไขจะทำซ้ำข้อมูลทั้งหมดจากเอกสารฉบับแรก ยกเว้นข้อมูลที่ผิดพลาดแน่นอน
2. ประกอบด้วยการแก้ไขเท่านั้น เอกสารประเภทนี้พบได้ทั่วไปน้อยกว่า แต่กฎหมายไม่ได้ห้ามไว้

ตามใบบันทึกเวลาการแก้ไข การคำนวณการชำระเงินใหม่ที่จำเป็นจะทำในแผนกบัญชี

เวลา

สำหรับระยะเวลาการชำระบัญชี ผู้ประกอบวิชาชีพรุ่นเยาว์ควรตระหนักว่าช่วงเวลาดังกล่าวเป็นหนึ่งเดือนตามปฏิทินเสมอ คุณไม่สามารถกรอกบัตรรายงานสำหรับไตรมาสหรือปี และทุกสิ้นเดือนทำงาน พนักงานที่ได้รับอนุญาตจะต้องจัดทำเอกสารสำหรับพนักงานแต่ละคนและโอนไปยังผู้ที่ลงนามในใบบันทึกเวลา

ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในเรื่องนี้ทั้งในปี 2558 หรือ 2559 หากนายจ้างทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะเป็นคนแรกที่รู้เรื่องนี้

ความรับผิดชอบ

การกรอกใบบันทึกเวลาให้ถูกต้องถือเป็นความรับผิดชอบของบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ผู้ตรวจสอบมักจะแก้ไขการละเมิดประเภทต่างๆ:

• ไม่ตรงกันของข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของบุคคลนั้น
• การใช้รหัสไม่ถูกต้อง
• การคำนวณการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องตามการลาป่วย

สำหรับความผิดพลาดเหล่านี้ ผู้บริหารอาจต้องรับผิดทางปกครองโดยมีค่าปรับสูงถึง 5,000 รูเบิล แต่ถ้าบริษัทไม่ทำบันทึกเวลาทำงานเลย ผู้จัดการอาจถูกปรับ 50,000 รูเบิล

กรอกคุณสมบัติ

ผู้จับเวลามักจะต้องทำเครื่องหมายในเอกสารที่ระบุว่ามีการเบี่ยงเบนจากโหมดการทำงานมาตรฐาน สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าอนุญาตให้ใช้เอกสารประกอบเท่านั้น (ใบรับรองแพทย์ ฯลฯ)

แต่ส่วนใหญ่มักจะมีปัญหากับเอกสารหากส่งผู้ใต้บังคับบัญชาเดินทางไปทำธุรกิจ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เจ้าหน้าที่บุคคลควรทราบความแตกต่างบางประการ:

1. พนักงานเดินทางไปทำงานในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์ ซึ่งหมายความว่า การจ่ายเงินเพิ่มเป็นสองเท่า ใส่ "KM"
2. พนักงานอยู่ในวันหยุด ซึ่งหมายความว่าในเซลล์ว่างที่ตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์จะมีการใส่ "FROM" หากมีวันหยุดนักขัตฤกษ์ก็ควรได้รับการยกเว้น
3. ปรากฏ พนักงานใหม่. ดังนั้นในเซลล์ว่างทั้งหมดสำหรับวันที่ก่อนการจ้างงานของเขา คุณต้องใส่ "XX" ควรใช้อักขระเหล่านี้เมื่อพนักงานลาออกแล้ว และใบบันทึกเวลารายเดือนยังไม่ปิด

ก่อนเริ่มปฏิบัติหน้าที่ในการดูแลบันทึกเวลาของพนักงาน คุณควรอ่านคำแนะนำที่เกี่ยวข้องและค้นหาความแตกต่างของการลงทะเบียนทั้งหมด ท้ายที่สุด ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกรณีนี้ส่งผลกระทบอย่างแรกเลย ค่าจ้างพนักงาน การขาดงาน และระยะเวลาในวันหยุด เอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากพนักงานควรได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ

ความสนใจ! เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายเมื่อเร็วๆ นี้ ข้อมูลทางกฎหมายในบทความนี้อาจล้าสมัย!

ทนายความของเราสามารถแนะนำคุณได้ฟรี - เขียนคำถามในแบบฟอร์มด้านล่าง:

กฎหมายแรงงานกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกชั่วโมงทำงานของลูกจ้าง องค์กรต้องบันทึกชั่วโมงทำงานโดยไม่คำนึงถึงสถานะทางกฎหมายและ ผู้ประกอบการรายบุคคล. โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งนี้ คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐได้พัฒนาและอนุมัติรูปแบบของ Timesheet N T-12 และ N T-13

นี่คือคำแนะนำในการกรอกซึ่งจะช่วยให้สะท้อนข้อมูลอย่างถูกต้องและใช้ใบบันทึกเวลาอย่างมีเหตุผล

ทำไมคุณต้องมีใบบันทึกเวลา

ใบบันทึกเวลาซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1 ช่วยฝ่ายบริการบุคลากรและฝ่ายบัญชีขององค์กร:

• คำนึงถึงเวลาทำงานหรือไม่ทำงานโดยพนักงาน
• ตรวจสอบการปฏิบัติตามตารางเวลาการทำงาน (การเข้า, ไม่มา, มาสาย);
• มีข้อมูลอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนในการคำนวณเงินเดือนหรือจัดทำรายงานทางสถิติ

เขาจะช่วยนักบัญชียืนยันความถูกต้องของการรับค่าจ้างและค่าชดเชยให้กับพนักงานแต่ละคน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล - เพื่อติดตามผลิตภัณฑ์และหากจำเป็นให้ปรับโทษที่กำหนดให้กับพนักงาน

ใบบันทึกเวลาหมายถึงรูปแบบของเอกสารที่ออกให้แก่พนักงานเมื่อเลิกจ้างพร้อมกับสมุดงานตามคำขอของเขา (มาตรา 84.1 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ควรสังเกตว่ารูปแบบรวมของไทม์ชีท N T-12 และ N T-13 ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2013 นั้นไม่บังคับสำหรับการใช้งาน อย่างไรก็ตาม นายจ้างจะต้องเก็บบันทึก (ตอนที่ 4 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) องค์กรและผู้ประกอบการแต่ละรายสามารถใช้วิธีอื่นในการควบคุมเวลาที่พนักงานใช้ในที่ทำงาน แต่ในความเป็นจริง รูปแบบของแบบฟอร์มที่พัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐนั้นค่อนข้างสะดวกและยังคงใช้ได้ทุกที่

ใครเป็นคนเก็บใบบันทึกเวลาไว้ในองค์กร

ตามแนวทางการสมัครและกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลัก:

• ใบบันทึกเวลาสำหรับปี 2562 รวบรวมและดูแลโดยผู้มีอำนาจ
• เอกสารลงนามโดยหัวหน้าแผนกและพนักงานบริการบุคลากร
• หลังจากนั้นจะโอนไปยังแผนกบัญชี

อย่างที่เราเห็น กฎไม่ได้กำหนดตำแหน่งพนักงานที่ดูแลใบบันทึกเวลา ฝ่ายบริหารมีสิทธิแต่งตั้งใครก็ได้เพื่อทำหน้าที่นี้ ในการทำเช่นนี้จะมีการออกคำสั่งระบุตำแหน่งและชื่อของผู้รับผิดชอบ หากไม่ได้ออกคำสั่งแต่งตั้งพนักงานดังกล่าว ภาระผูกพันในการจัดเก็บบันทึกจะต้องระบุไว้ในสัญญาจ้าง มิเช่นนั้น การกำหนดให้พนักงานเก็บบันทึกถือเป็นการผิดกฎหมาย ในองค์กรขนาดใหญ่ แต่ละแผนกมีพนักงานที่ได้รับมอบหมาย เขากรอกแบบฟอร์มภายในหนึ่งเดือนมอบให้หัวหน้าแผนกเพื่อลงนามซึ่งในทางกลับกันหลังจากตรวจสอบข้อมูลแล้วส่งแบบฟอร์มไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล พนักงานของแผนกบุคคลจะตรวจสอบข้อมูล กรอกเอกสารที่จำเป็นสำหรับงานของเขา ลงนามในใบบันทึกเวลาและโอนไปยังนักบัญชี

ในบริษัทขนาดเล็ก ไม่พบห่วงโซ่ที่ยาวเช่นนี้ - ใบบันทึกเวลานำไปสู่ พนักงานฝ่ายบุคคลแล้วโอนเข้าแผนกบัญชีทันที

อะไรคือความแตกต่างระหว่างแบบฟอร์ม N T-12 และ N T-13 ของ Timesheet

แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติทั้งสองรูปแบบแตกต่างกันในหัวข้อ โดยรูปแบบหนึ่ง (T-13) ใช้ในสถาบันและบริษัทที่มีการติดตั้งประตูหมุนแบบพิเศษ ซึ่งเป็นระบบอัตโนมัติที่ควบคุมการเข้างานของพนักงาน และแบบฟอร์ม T-12 ถือเป็นสากลและประกอบด้วยส่วนที่ 2 เพิ่มเติมซึ่งสามารถสะท้อนถึงการตั้งถิ่นฐานกับพนักงานสำหรับค่าจ้าง แต่ถ้าบริษัทเก็บบัญชีกับบุคลากรเป็นการบัญชีแยกประเภท ส่วนที่ 2 ก็ยังคงว่างเปล่า

กรอกใบบันทึกเวลา

มีสองวิธีในการกรอกสเปรดชีต:

• การบรรจุอย่างต่อเนื่อง - ทุกวันมีการสังเกตการปรากฏตัวและการขาดงานทั้งหมด
• เติมโดยการเบี่ยงเบน - เฉพาะความล่าช้าการขาดงานเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น เราให้คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม T-13 โดยใช้วิธีการกรอกแบบต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 1 - ชื่อขององค์กรและหน่วยโครงสร้าง

ที่ด้านบน ให้ป้อนชื่อบริษัท (ชื่อเต็มของ IP) และชื่อหน่วยโครงสร้าง อาจเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิตเป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 - รหัส OKPO

โอเคโพ - ลักษณนามรัสเซียทั้งหมดองค์กรและองค์กร ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของ Rosstat ประกอบด้วย:

• 8 หลักสำหรับนิติบุคคล
• 10 หลักสำหรับ IP

ขั้นตอนที่ 3 - หมายเลขเอกสารและวันที่รวบรวม

• กำหนดเลขที่เอกสารตามลำดับ
• วันที่รวบรวมมักจะเป็นวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน

ขั้นตอนที่ 4 - ระยะเวลาการรายงาน

ใบบันทึกเวลาถูกส่งมอบเป็นเวลาหนึ่งเดือน - ระยะเวลาตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายของเดือนสิงหาคมในกรณีของเรา

ขั้นตอนที่ 5 - ข้อมูลพนักงาน

มีการกรอกบรรทัดแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคนของแผนก

• เลขลำดับในตาราง
• นามสกุลและตำแหน่งของลูกจ้าง

• มีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานแต่ละคนและใช้ในเอกสารการบัญชีภายในทั้งหมด พนักงานจะเก็บไว้ตลอดเวลาที่ทำงานในองค์กรและจะไม่ถูกโอนไปยังบุคคลอื่นอีกหลายปีหลังจากการเลิกจ้าง

ขั้นตอนที่ 6 - รายละเอียดการเข้าร่วมและชั่วโมง

สัญลักษณ์ย่อใช้เพื่อกรอกข้อมูลเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงาน คุณจะพบรายชื่อที่ท้ายบทความในย่อหน้าแยกต่างหาก ในตัวอย่างของเรา สำหรับคนงาน Petrov A.A. 4 ตัวย่อที่ใช้:

• ฉัน - ผลิตภัณฑ์ (ในกรณีของผลิตภัณฑ์ จำนวนชั่วโมงทำงานจะถูกบันทึกไว้ในเซลล์ด้านล่าง);
• ในวันหยุดสุดสัปดาห์
• K - การเดินทางเพื่อธุรกิจ;
• OT - วันหยุด

ขั้นตอนที่ 7 - จำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมดสำหรับเดือน

• ในคอลัมน์ที่ 5 ระบุจำนวนวันและชั่วโมงทำงานทุกๆ ครึ่งเดือน

• ในคอลัมน์ที่ 6 - จำนวนวันและชั่วโมงทั้งหมดของเดือน

ขั้นตอนที่ 8 - ข้อมูลเงินเดือน

รหัสประเภทการชำระเงินกำหนดประเภทการชำระเงินด้วยเงินสดเฉพาะ โดยเข้ารหัสเป็นตัวเลข ดูรายการรหัสทั้งหมดที่ท้ายบทความ ตัวอย่างใช้:

• 2000 - เงินเดือน (ค่าจ้าง);
• 2555 - วันหยุด

• บัญชีที่สอดคล้องกัน - บัญชีที่ตัดค่าใช้จ่ายสำหรับประเภทค่าตอบแทนที่ระบุ ในกรณีของเรา บัญชีสำหรับการตัดค่าจ้าง ค่าเดินทาง และค่าลาพักร้อนจะเหมือนกัน

• คอลัมน์ที่ 9 ระบุจำนวนวันหรือชั่วโมงทำงานของค่าจ้างแต่ละประเภท ในกรณีของเรา วันที่เข้าร่วมและการเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกป้อนในเซลล์ด้านบน และวันที่พักร้อนอยู่ในเซลล์ด้านล่าง

หากค่าตอบแทนประเภทใดประเภทหนึ่ง (เงินเดือน) ใช้ได้กับพนักงานทุกคนในระหว่างเดือน ประเภทของรหัสการชำระเงินและหมายเลขบัญชีจะถูกเขียนไว้ด้านบน คอลัมน์ 7 และ 8 จะเว้นว่างไว้ ระบุเฉพาะวันทำงานหรือชั่วโมงทำงานในคอลัมน์ 9 . แบบนี้:

ขั้นตอนที่ 9 - รายละเอียดเหตุผลและเวลาในการไม่มาแสดงตัว

คอลัมน์ 10-12 มีรหัสสำหรับเหตุผลที่ขาดเรียนและจำนวนชั่วโมงที่ขาดเรียน ในตัวอย่างของเรา พนักงานขาดงานเป็นเวลา 13 วัน:

• 3 วัน - เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ฉันลาพักร้อน 10 วัน

ขั้นตอนที่ 10 - ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

ใบบันทึกเวลามีการลงนามเมื่อสิ้นเดือน:

• เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการบำรุงรักษา
• หัวหน้าแผนก;
• พนักงานบุคลากร

วิธีทำเครื่องหมายวันหยุดในใบบันทึกเวลา

ก่อนที่จะทำเครื่องหมายวันหยุดพักผ่อนในใบบันทึกเวลา สิ่งสำคัญคือต้องทราบประเด็นต่อไปนี้:

• วันหยุดพักผ่อนประเภทใด
• ระยะเวลาวันหยุด - จากวันที่ถึงวันที่พนักงานพัก
• วิธีใดในการกรอกใบบันทึกเวลา - บันทึกค่าคงที่หรือค่าเบี่ยงเบนเท่านั้น

การลาประเภทต่างๆ ระบุไว้ในบัตรรายงานโดยใช้ตัวย่อดังต่อไปนี้:

	วันหยุดจ่ายอีก
	จ่ายเพิ่ม
	ธุรการ (ไม่มีเงินเดือน)
	อบรมแบบออมเงินเดือน
	การฝึกอบรมภาคปฏิบัติ (วันที่สั้นลง)
	อบรมแบบไม่ต้องออมเงินเดือน
	สำหรับการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร
	การดูแลเด็กอายุไม่เกิน 3 ปี
	โดยไม่บันทึก RFP ในกรณีที่กฎหมายกำหนด
	เพิ่มเติมโดยไม่บันทึก RFP

เมื่อใช้ทั้งสองวิธีในการกรอกใบบันทึกเวลา จะมีสัญลักษณ์การลางานติดอยู่ในแต่ละวันที่พนักงานไม่อยู่ เป็นเพียงว่าเมื่อใช้วิธีการต่อเนื่อง วันที่เหลือจะเต็มไปด้วยผลิตภัณฑ์ (รหัสเงื่อนไข “I”) และเมื่อใช้วิธีการบัญชีสำหรับการเบี่ยงเบน วันเหล่านั้นยังคงว่างเปล่า

การกำหนดและรหัสอื่นๆ ในตาราง

เราให้การกำหนดตัวอักษรที่ใช้ในใบบันทึกเวลาในรูปแบบของตาราง

สถานะการทำงาน:

ขาดงาน:

	ทุพพลภาพชั่วคราว (ลาป่วย) พร้อมจ่ายผลประโยชน์
	ไร้ความสามารถชั่วคราวในการทำงานโดยไม่ได้รับผลประโยชน์
	ลดชั่วโมงการทำงานในกรณีที่กฎหมายกำหนด
	บังคับให้ขาดงานระหว่างการระงับอย่างผิดกฎหมาย (ไล่ออก)
	ความล้มเหลวที่จะปรากฏตัวในการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐ (สาธารณะ)
	ขาดเรียนโดยไม่ต้อง เหตุผลที่ดี
	งานพาร์ทไทม์
	วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
	วันหยุดจ่ายเพิ่ม
	วันหยุดที่ค้างชำระเพิ่มเติม
	โจมตี
	เหตุผลที่ขาดเรียนไม่ได้อธิบาย
	การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดของนายจ้าง
	เวลาหยุดทำงานด้วยเหตุผลที่อยู่เหนือการควบคุมของใครๆ
	การหยุดทำงานเนื่องจากพนักงาน
	พักงาน (จ่ายเงิน)
	ระงับโดยไม่ต้องจ่าย
	ระงับการทำงานล่าช้าใน RFP

เราให้เท่านั้น รหัสดิจิทัลหลักของประเภทของค่าตอบแทน(รายการทั้งหมดอยู่ในคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียเมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2549 N SAE-3-04 /):

เทมเพลตใบบันทึกเวลาที่เสร็จสมบูรณ์

บริษัทใดๆ เป็นผู้เก็บรักษาใบบันทึกเวลา เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวสะท้อนถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับพนักงานทุกคน ช่วยให้คุณควบคุมวินัยแรงงานได้ ใบบันทึกเวลามีข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน ผู้บริหารตัดสินใจว่าจะส่งเสริมใคร ลงโทษใครด้วยการหักโบนัส และนักบัญชีจะคำนวณเงินเดือน

โหมดของเวลาทำงานคือการกระจายของเวลานี้ภายในช่วงเวลาของปฏิทินใดๆ มันควบคุมระยะเวลาอย่างเคร่งครัด สัปดาห์การทำงานซึ่งเกิดขึ้นดังนี้ ห้าวันทำการ / หยุดสองวัน; หกวันทำการ / วันหยุดหนึ่งวัน; ตารางเลื่อน (เปลี่ยนได้); ชั่วโมงการทำงานที่ไม่ปกติ ชั่วโมงเริ่มต้นและสิ้นสุด วันที่ทำงานติดต่อกัน/ไม่ได้ทำงาน และอื่นๆ

การทำงานเป็นกะ- เป็นการจ้างงานประเภทหนึ่งที่กระบวนการผลิตไม่พอดีกับระยะเวลาที่อนุญาตของวันทำงาน ในกรณีเช่นนี้ จะมีการแนะนำกะ - สองกะขึ้นไป ขึ้นอยู่กับความต้องการ

โหมดพิเศษคือ เวลาทำงานไม่ปกติ. เปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานสามารถปฏิบัติหน้าที่นอกเวลาทำงานที่กำหนดไว้ได้

อีกโหมดคือ ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น. ที่นี่เวลาทำงานจะถูกกำหนดโดยความยินยอมของคู่สัญญา ฝ่ายบริหารควบคุมชั่วโมงการทำงานของพนักงาน

ในทางปฏิบัติมีการใช้การบัญชีสามประเภท:

• รายวัน— ระยะเวลาของการทำงานประจำวันเป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดไว้ จุดเริ่มต้น สิ้นสุด และระยะเวลาของวันทำการไม่เปลี่ยนแปลง
• รายสัปดาห์– เวลาทำการในแต่ละวันอาจแตกต่างกันไป แต่จะปฏิบัติตามบรรทัดฐานประจำสัปดาห์อย่างเคร่งครัด
• สรุป- คล้ายกับงวดที่แล้ว เฉพาะรอบระยะเวลาการรายงานเป็นเดือน ไตรมาส เป็นต้น

กฎการรักษาใบบันทึกเวลาหรือวิธีการจัดทำใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง

ใบบันทึกเวลา: จะกรอกอย่างไร? ด้านล่างเราจะตอบคำถามนี้โดยละเอียด ใบบันทึกเวลาถูกเก็บรักษาไว้ทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และในรูปแบบกระดาษ ส่วนแบบฟอร์มหลังเป็นข้อบังคับ ไม่อนุญาตให้กรอกข้อมูลบนคอมพิวเตอร์เท่านั้น

คุณสามารถดาวน์โหลดใบบันทึกเวลา แบบฟอร์ม ตัวอย่างหรือแบบฟอร์มได้ฟรีบนอินเทอร์เน็ต ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกลงเวลาและใบบันทึกเวลาที่กรอกแล้ว สามารถดูได้ในโปรแกรมต่างๆ เช่น Consultant Plus และ Guarantor

การเปิดใบบันทึกเวลาจะเกิดขึ้นในวันแรกของแต่ละเดือน โดยปกติแล้วจะให้แผนกบัญชีสองครั้ง: ก่อนการชำระเงินล่วงหน้าและก่อนการจ่ายเงินเดือน

พนักงานทุกคนในองค์กรได้รับหมายเลขบุคลากรที่ใช้ในเอกสารเกี่ยวกับการควบคุมแรงงานและการจ่ายเงิน

การเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการรับสมัครใหม่หรือเลิกจ้างพนักงานเก่านั้นทำขึ้นตามคำสั่งอย่างเป็นทางการจากผู้บริหารเท่านั้น

พนักงานชั่วคราว ผู้ฝึกงาน ที่ได้รับค่าจ้าง จะรวมอยู่ในใบบันทึกเวลาด้วย แต่! ผู้ที่ทำงานภายใต้สัญญากฎหมายแพ่งจะไม่ถูกระบุเวลา และพนักงานนอกเวลาจะได้รับหมายเลขบุคลากรแยกต่างหาก

จำเป็นต้องกรอกใบบันทึกเวลาทุกวันตลอดทั้งเดือน และในวันทำงานสุดท้ายจะมีการสรุปสำหรับพนักงานแต่ละคน: มีการขาดงานกี่ครั้งและทำงานกี่ชั่วโมง ในการกรอกใบบันทึกเวลา คุณต้องใช้แบบฟอร์ม T-12 หรือ T-13 ในแง่ของความพร้อมของรายละเอียดนั้นแทบจะเหมือนกันทุกประการ

พิจารณา คำแนะนำทีละขั้นตอนในการจัดทำและดำเนินการใบบันทึกเวลาตามแบบฟอร์มเหล่านี้

1. ด้านบนคุณต้องป้อนชื่อบริษัท ต้องปฏิบัติตามชื่อที่ระบุในเอกสารประกอบครบถ้วน
2. ถัดไป จะกรอกข้อมูลในส่วน "วันที่รวบรวม" (มักจะเป็นวันสุดท้ายของเดือนที่รายงาน) และ "หมายเลขเอกสาร"
3. เซลล์ "ระยะเวลาการรายงาน" มีช่วงตั้งแต่วันที่ 1 ถึงวันสุดท้ายของเดือน
4. คอลัมน์แรกของส่วนแรก ("การบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงาน") มีหมายเลขประจำเครื่องของบุคลากร
5. คอลัมน์ 2 และ 3 ถูกกรอกตามบัตรส่วนบุคคล (แบบฟอร์มหมายเลข T-2)
6. คอลัมน์ที่ 4 และ 6 คือรหัสต้นทุนและชั่วโมงทำงานในแต่ละวัน
7. คอลัมน์ที่ 5 และ 7 เป็นผลลัพธ์ขั้นกลางสำหรับครึ่งแรกของเดือนและคอลัมน์ที่สองตามลำดับ เซลล์บนสุดประกอบด้วยวันทำงาน เซลล์ล่างประกอบด้วยชั่วโมงทำงาน
8. คอลัมน์ 8 ถึง 17 จะถูกกรอกเมื่อสิ้นเดือน จำนวนวันที่ทำงานไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์ การเดินทางเพื่อธุรกิจ การขาดงานของพนักงาน กล่าวคือ วันที่บุคคลไม่ได้อยู่ที่ที่ทำงานจริงๆ
9. คอลัมน์ที่ 8 คือผลรวมของเซลล์บนสุดจากคอลัมน์ที่ห้าและเจ็ด
10. คอลัมน์ที่ 9 - ผลรวมของเซลล์ล่างของคอลัมน์ที่ห้าและเจ็ด
11. คอลัมน์ที่ 14 และ 16 คือจำนวนชั่วโมงและวัน
12. คอลัมน์ที่ 15 มีรหัสสำหรับเหตุผลที่ขาดเรียน
13. คอลัมน์ที่ 17 - จำนวนวันหยุดทั้งหมดต่อเดือน

ส่วนที่สองของใบบันทึกเวลาได้รับการดูแลโดยการบัญชี

ใบบันทึกเวลา: สัญลักษณ์ รหัส และตัวย่อ

รวม 36 รหัสไว้ในใบบันทึกเวลาของพนักงาน ตัวบ่งชี้แต่ละตัวมีการกำหนดตัวอักษรและตัวเลข ด้านล่างนี้เป็นบันทึกของใบบันทึกเวลา:

ดัชนี	การกำหนดตัวอักษร	การกำหนดตัวเลข
ระยะเวลาทำงาน: - กลางวัน - กลางคืน - เสาร์-อาทิตย์/วันหยุด - ทำงานล่วงเวลา; ทำงานเป็นกะ	YANRVSVM	102 030 405
เดินทางเพื่อธุรกิจ	ถึง	06
การอบรมขั้นสูง: - มีการพักงาน - มีการพักงานจากการไปเที่ยวที่อื่น	PCPM	0708
ลา: - จ่ายขั้นพื้นฐาน - จ่ายเพิ่มเติม - จ่ายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการศึกษา - การลดชั่วโมงทำงานเกี่ยวกับการศึกษาโดยยังคงเงินเดือนบางส่วน - ค้างจ่ายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการศึกษา - สำหรับการตั้งครรภ์และการคลอดบุตร - สำหรับเด็ก ดูแลได้ถึงอายุ 3 ปี - ค้างชำระ โดยได้รับอนุญาตจากผู้บริหาร - ค้างชำระ ตามกฎหมาย - เพิ่มเติมรายปีโดยไม่ต้องจ่าย	OTODUUVUROZHDOOZDB	9 101 112 131 415 161 856
ทุพพลภาพในการทำงานชั่วคราว : - โดยการแต่งตั้งผลประโยชน์ตามกฎหมาย - โดยไม่แต่งตั้งผลประโยชน์	BT	1920
ลดเวลาทำงานตามที่กฎหมายกำหนด	แชมเปี้ยนส์ลีก	21
ถูกบังคับขาดงาน (เนื่องจากถูกไล่ออก ย้ายไปทำงานอื่น)	PV	22
ขาดงานเนื่องจากหน้าที่ราชการหรือราชการ	G	23
เดินโดยไม่มีเหตุผล	ฯลฯ	24
งานพาร์ทไทม์ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้จัดการ	NS	25
วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์	ที่	26
วันหยุดจ่ายเพิ่มเติม	OV	27
วันหยุดที่ค้างชำระเพิ่มเติม	HB	28
การนัดหยุดงานทางกฎหมาย	ZB	29
ขาดโดยไม่ทราบสาเหตุ	HH	30
เวลาหยุดทำงาน: - เนื่องจากความผิดของนายจ้าง - ด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของลูกจ้างหรือนายจ้าง - เนื่องจากความผิดของพนักงาน	RNSAP	313 233
การพักงานตามกฎหมายกำหนด: - โดยได้รับค่าจ้าง - โดยไม่ได้รับค่าจ้าง	NONB	3435
หยุดงานเนื่องจากเงินเดือนล่าช้า	NZ	36

โปรแกรมรักษาใบบันทึกเวลา

ในการกรอกใบบันทึกเวลาบนคอมพิวเตอร์ มีหลายโปรแกรมที่สามารถสั่งซื้อทางอินเทอร์เน็ตได้ ต้องขอบคุณพวกเขาที่จะสร้างใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์ได้ไม่ยาก พิจารณาความนิยมสูงสุดในหมู่ผู้ใช้

การทำงาน ฟังก์ชัน และคุณลักษณะทั้งหมดถูกทำให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และได้รับการออกแบบมาเพื่อลดขั้นตอนที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน เช่น การคำนวณชั่วโมงทำงาน

โปรแกรมมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ช่วยให้คุณสร้างกำหนดการกะได้ หากต้องการเรียนรู้วิธีการทำงาน ไม่จำเป็นต้องมีหลักสูตรใดๆ โปรแกรมแผ่นเวลาเขียนใน Excel มีความสามารถในการบันทึก:

• ชั่วโมงทำงาน;
• เวลาทำงานกลางคืน
• ชั่วโมงการทำงานรายวัน
• เวลาที่พนักงานไม่สามารถทำงาน
• ชั่วโมงทำงานในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
• ขาดเรียน;
• ข้อบกพร่องหรือการประมวลผล

โปรแกรม "ใบบันทึกเวลา"

โปรแกรมนี้ออกแบบมาเพื่อคำนึงถึงชั่วโมงการทำงานด้วย สามารถสั่งซื้อออนไลน์ได้ 700-800 รูเบิล เพื่อทำความคุ้นเคยกับหลักการทำงาน คุณสามารถดาวน์โหลดใบบันทึกเวลารุ่นทดลองได้ฟรี หากมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ คุณสามารถซื้อได้ สิ่งนี้จะต้องลงทะเบียนและชำระเงิน หลังจากนั้นรหัสการลงทะเบียนจะมาเพื่อลบข้อจำกัดทั้งหมด

เขียนคำถามในแบบฟอร์มด้านล่าง:

ใบบันทึกเวลาถูกออกแบบมาเพื่อป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานขององค์กรทำงานจริง ฉันต้องบอกว่าแบบฟอร์มใบบันทึกเวลาไม่ได้บังคับอย่างเข้มงวด - โดยหลักการแล้วสามารถกำหนดเองได้นั่นคือแต่ละองค์กรมีอิสระที่จะใช้ใบบันทึกเวลาของตนเองหากมีความจำเป็นดังกล่าว อย่างไรก็ตาม แบบฟอร์มนี้ได้รับการพัฒนาและแนะนำให้ใช้โดยคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและเป็นที่ต้องการ

ไฟล์ 4 ไฟล์

ใครกรอกใบบันทึกเวลาให้เรียบร้อย

กรอกแบบฟอร์มโดยพนักงานของแผนกบุคคลหรือโดยหัวหน้า หน่วยโครงสร้างหรือผู้จับเวลาที่ได้รับการว่าจ้างเป็นพิเศษสำหรับงานนี้ จากข้อมูลที่ป้อนเข้าไป ผู้เชี่ยวชาญของแผนกบัญชีจะได้รับเงินเดือนและการชำระเงินอื่น ๆ ให้กับพนักงานขององค์กร อันที่จริง ใบบันทึกเวลาเป็นหนึ่งในเอกสารทางบัญชีที่สำคัญที่สุด และหากบริษัทขนาดเล็กสามารถทำได้โดยปราศจากมัน องค์กรขนาดใหญ่จะต้องเก็บบันทึกเวลาดังกล่าวไว้

ขึ้นอยู่กับระบบบัญชีบุคลากรที่ใช้ในองค์กร สามารถสร้างใบบันทึกเวลาแบบใดแบบหนึ่งสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร หรือแยกเก็บไว้ในแต่ละหน่วยงานก็ได้

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารปกติ กล่าวคือ ต้องรวบรวมสำเนาใหม่ทุกเดือน ดังนั้นหมายเลขประจำเครื่องของใบบันทึกเวลาจะเทียบเท่ากับหมายเลขประจำเครื่องของเดือนที่สร้างขึ้น ช่วงเวลาของแผ่นเวลาครอบคลุมทุกวันของเดือน

คุณสามารถกรอกใบบันทึกเวลาได้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ก็ยังคงต้องพิมพ์ลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

แบบฟอร์ม T-13 คุณสมบัติแบบฟอร์ม

มาเริ่มกันที่แบบฟอร์ม T-13 ซึ่งตอนนี้ใช้บ่อยกว่ามากในการเก็บใบบันทึกเวลา

แบบฟอร์มรวม T-13 หรือใบบันทึกเวลาอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับพนักงานของแผนกบุคคล นี่ไม่ใช่วิธีเดียว แต่เป็นวิธีมาตรฐานมากที่สุดในการพิจารณาชั่วโมงทำงาน หากคุณกำลังเก็บบันทึกด้วยตนเอง ควรใช้แบบฟอร์ม T-12

ใบบันทึกเวลาเป็นเครื่องมือที่คุ้นเคยสำหรับการติดตามการเข้างานของพนักงาน แบบฟอร์ม T-13 ให้คุณบันทึกรายละเอียดสาเหตุของการขาดเรียน รวมถึงการลางานของนักเรียนในช่วงเซสชั่น การฝึกอบรมขั้นสูง และการลาทุพพลภาพหลายประเภท ระยะเวลาที่กรอกเอกสารอาจน้อยกว่า 31 วัน

T-13 ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นพื้นฐานสำหรับการจ่ายเงินเดือน

รูปแบบการกรอกใบบันทึกเวลาใน T-13

ต่างจากตารางทั่วไปของเนื้อหาที่คล้ายกัน T-13 มีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร รวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและ OKPO หมายเลขเอกสารติดอยู่ตามข้อกำหนดภายในสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา

ชื่อของแผนกจะระบุไว้ที่ด้านบนด้วย ต้องจำไว้ว่าหัวหน้าแผนกนี้ (แม้ว่าการกรอกใบบันทึกเวลาจะไม่ใช่หน้าที่ของเขาหรือเธอ) ควรลงนามในแบบฟอร์มที่กรอกแล้ว

ลำดับของพนักงานถูกกำหนดโดยการตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ การเรียงลำดับที่พบบ่อยที่สุดคือการเรียงตามตัวอักษร ดังในตัวอย่างของเรา แต่การจัดเรียงแบบต่างๆ ตามจำนวนบุคลากรอาจเป็นไปได้ (คอลัมน์ 3)

ในคอลัมน์ 4 เราใส่เครื่องหมายตามวัน:

ฉัน- (ลักษณะที่ปรากฏ) วันทำการ
ที่- วันหยุด
จาก- วันหยุด,
RP- ออกงานในวันหยุด (ปิดงาน)
ถึง- เดินทางเพื่อธุรกิจ,
พีซี- การฝึกอบรม,
ที่- ลาเรียนพร้อมโทรศัพท์จากสถาบันการศึกษา
บี- ลาป่วยด้วยการลาป่วย
ตู่- ลาป่วยโดยไม่ได้รับค่าจ้างโดยไม่มีการลาป่วย

ภายใต้เครื่องหมายฉันใส่จำนวนชั่วโมงทำงานในวันนั้น ในคอลัมน์ 5 เราสรุปจำนวน I ในบรรทัดและจำนวนชั่วโมง เราได้รับ 4 ค่าสำหรับ 2 ครึ่งเดือน ในคอลัมน์ 6 เราสรุปค่าและรับตัวเลขสุดท้ายของงานสำหรับเดือน

จำนวนชั่วโมงสำหรับ V, OT, K, B และกรณีอื่นๆ ไม่ได้ระบุไว้ในคอลัมน์ที่สี่ การทำเช่นนี้มีคอลัมน์ 10-13

การบัญชีสำหรับการลาป่วย การลาพักร้อน หรือการขาดงานด้วยเหตุผลอื่น

รหัสการกำหนดอาจแตกต่างกัน (เช่น ตัวเลข) ตามกฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบการกรอกเฉพาะ

สัญกรณ์ X แสดงว่าเราไม่ได้คำนึงถึงวันนี้: เพื่อความสะดวก เดือนถูกแบ่งออกเป็นสองบรรทัดที่มีค่าไม่เท่ากัน สำหรับเดือนที่มี 30 วัน (เช่น พฤศจิกายน คอลัมน์จะมีลักษณะดังนี้ (เพื่อความสะดวก ตัวเลขที่ "ไม่มี" ที่ 31 จะถูกเน้นด้วยสีแดง):

T-13 ประจำเดือนพฤศจิกายน

โดยการเปรียบเทียบ T-13 จะถูกกรอกสำหรับการเยี่ยมชมในเดือนกุมภาพันธ์

คอลัมน์ 7-9 ระบุรหัสการชำระเงิน จำนวนวัน และประเภทการเรียกเก็บเงิน ในตัวอย่างของเรา รหัสคือ:

• 2000 - วันทำงานทั่วไป
• 2300 - ลาป่วย (ค่าทุพพลภาพ)
• 2012 - วันหยุด.

โซลูชั่นทางเลือก

องค์กรบางแห่งอนุมัติใบบันทึกเวลาเวอร์ชันที่เรียบง่ายขึ้นเล็กน้อยโดยไม่ต้องให้รายละเอียดเหตุผลของการละเลย ในคอลัมน์ 4 มีการระบุรหัสเพียง 2 รหัสเท่านั้น:

• ฉัน- วันทำงาน,
• ชม- วันว่างงาน

วิธีนี้อาจไม่สะดวกเพราะไม่ได้บันทึกการลาป่วย

กรณีพิเศษ

1. จะกรอก T-13 สำหรับพนักงานที่เข้าร่วมการประชุมและกิจกรรมฝึกอบรมอื่น ๆ ได้อย่างไร?

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งขององค์กร วันเหล่านี้สามารถนับเป็นวันทำการ (I) หรือสามารถนับเป็นการฝึกขั้นสูง (PC) ได้ อัตราการจ่ายอาจแตกต่างกันไป

2. รหัสฉันสามารถมีค่ามากกว่า 8 ชั่วโมงได้หรือไม่?

ใช่. บางที หากมีคำสั่งพิเศษสำหรับขยายเวลาทำงาน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาสามารถทำเครื่องหมายด้วยชื่อ C

3. ไทม์ชีท T-12 และ T-13 แตกต่างกันอย่างไร

ประการแรกคือแบบฟอร์มการเข้างานด้วยตนเอง ที่สอง - ทางอิเล็กทรอนิกส์. แผนกบัญชีหลายแห่งในปัจจุบันได้เปลี่ยนไปใช้ T-13 เนื่องจากสามารถรวบรวมโดยอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรมพิเศษ

แบบฟอร์ม T-12

ก่อนอื่น เช่นเดียวกับในเอกสารบันทึกบุคลากรอื่น ๆ คุณต้องป้อนรายละเอียดขององค์กรในใบบันทึกเวลาก่อน: ชื่อเต็มพร้อมรหัส OKPO (ต้องนำมาจากเอกสารการลงทะเบียน) สถานะองค์กรและทางกฎหมาย (IP , LLC, CJSC, OJSC) รวมถึงหน่วยโครงสร้าง (แผนก) ซึ่งเก็บรักษาใบบันทึกเวลานี้ไว้ (ถ้าจำเป็น)

จากนั้นคุณต้องป้อนหมายเลขเอกสารสำหรับเวิร์กโฟลว์ภายในในคอลัมน์ที่เหมาะสมรวมถึงระบุรอบระยะเวลาการรายงานที่คำนึงถึงใบบันทึกเวลานี้

รหัสตัวเลขและตัวอักษรในใบบันทึกเวลา

ตารางเวลาส่วนนี้ประกอบด้วยรหัสตัวเลขและตัวอักษรที่ใช้ในการกรอกข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับพนักงาน รวมถึงการถอดรหัสของพนักงาน พวกเขาจะต้องป้อนในส่วนหลักของใบบันทึกเวลาเพื่อให้สะท้อนถึงระยะเวลาที่พนักงานคนหนึ่งหรือคนอื่นใช้ในที่ทำงานโดยสังเขปและชัดเจนรวมทั้งเหตุผลที่ทำให้เขาขาดงาน หากผู้เชี่ยวชาญของแผนกบุคคลจำเป็นต้องป้อนรหัสเพิ่มเติมในรูปแบบใบบันทึกเวลา พวกเขาสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระและป้อนในตารางนี้

การบัญชีเวลาทำงานใน T-12

ส่วนนี้ในบัตรรายงานเป็นส่วนหลัก - อยู่ในนั้นเพื่อเก็บบันทึกชั่วโมงทำงาน ก่อนอื่นคุณต้องป้อนหมายเลขประจำเครื่องของพนักงานในคอลัมน์แรกของส่วนนี้ จากนั้นในคอลัมน์ที่สองคือชื่อเต็มของเขา (ควรเป็นชื่อเต็มและนามสกุลเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและข้อผิดพลาด) ในคอลัมน์ที่สาม คุณต้องใส่หมายเลขบุคลากรของพนักงานที่ได้รับมอบหมายในระหว่างการจ้างงาน (เป็นรายบุคคลและไม่ซ้ำกัน)

สำหรับพนักงานแต่ละคนในบัตรรายงาน มีการจัดสรรสองบรรทัด - ประกอบด้วยข้อมูลที่เข้ารหัสเกี่ยวกับการมีหรือไม่มีในที่ทำงานในแต่ละวันตามปฏิทินของเดือน นอกจากนี้ จำเป็นต้องระบุเหตุผลที่ไม่มาที่ .ด้วย ที่ทำงานหากมีการติดตั้ง

ในบรรทัดบนสุดตรงข้ามชื่อพนักงาน เหตุผลจะถูกระบุ และในบรรทัดล่าง - จำนวนชั่วโมงที่ทำงานจริง และหากพนักงานไม่ปรากฏในที่ทำงาน เซลล์ด้านล่างสามารถเว้นว่างไว้ได้

ขั้นตอนต่อไปคือการนับ ทั้งหมดชั่วโมงและวันทำงานจริงในระยะเวลาสองสัปดาห์ และเมื่อสิ้นสุดตาราง - ผลลัพธ์ของการคำนวณสำหรับเดือนนั้น

ในเวลาเดียวกัน คุณควรตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าจำนวนวันตามปฏิทินในหนึ่งเดือนตรงกับปริมาณงาน วันหยุดสุดสัปดาห์ และวันหยุดที่ระบุไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน

ควรจะกล่าวว่าบางครั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลาป้อนเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวันที่พนักงานไม่อยู่ในที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดด้านบุคลากรและการบัญชี จึงไม่แนะนำให้ใช้

วันที่และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ

หลังจากกรอกใบบันทึกเวลาแล้ว พนักงานที่รับผิดชอบจะต้องระบุตำแหน่งของเขา รวมทั้งใส่ลายเซ็นลงในเซลล์ที่เหมาะสมพร้อมใบรับรองผลการเรียนที่บังคับ หัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือผู้อำนวยการขององค์กรต้องอนุมัติใบบันทึกเวลาด้วย - โดยระบุตำแหน่งและลายเซ็นด้วยการถอดเสียง สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องใส่คือวันที่ที่กรอกใบบันทึกเวลา