มีการทำใบบันทึกเวลา การใช้ระบบควบคุมอิเล็กทรอนิกส์ถูกกฎหมายหรือไม่? คุณสมบัติการกรอกใบบันทึกเวลาในบางกรณี

ขึ้นอยู่กับศิลปะ 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างทุกคนต้องควบคุมว่าผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนทำงานจริงกี่ชั่วโมง โดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 5 มกราคม 2547 ได้มีการอนุมัติแบบฟอร์มพิเศษ "ใบบันทึกเวลา"

คุณจะได้เรียนรู้:

• วิธีเก็บใบบันทึกเวลาในปี 2561
• ใช้ชื่ออะไร.
• วิธีการกรอกใบบันทึกเวลาสำหรับงานนอกเวลา
• วันหยุดถูกทำเครื่องหมายบนใบบันทึกเวลาอย่างไร
• วิธีทำเครื่องหมายวันหยุดในใบบันทึกเวลา
• วิธีสะท้อนการลาป่วยในใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง
• เจ้าหน้าที่บุคคลมีคำถามอะไรบ้างเมื่อกรอกใบบันทึกเวลา
• อะไรคือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเมื่อทำการรักษาใบบันทึกเวลา

วิธีเก็บใบบันทึกเวลาในปี 2018

ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารด้านบุคลากรที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง มันอยู่ในนั้นที่กะและชั่วโมงที่ทำงานโดยพนักงานทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ทุกวันและอยู่บนพื้นฐานของเอกสารนี้ที่คำนวณเงินเดือนทุกเดือน นอกจากนี้ ใบบันทึกเวลายังใช้เพื่อสร้างการรายงานทางสถิติเกี่ยวกับแรงงานและเอกสารการวิเคราะห์อื่นๆ

มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าเป็นนายจ้างที่ต้องเก็บใบบันทึกเวลา ไม่สำคัญว่าบริษัทจะทำงานไปในทิศทางใดและความเป็นเจ้าของในรูปแบบใด ใบบันทึกเวลาแสดงจำนวนชั่วโมงและวัน (กะ) ที่พนักงานทำงาน รูปแบบของใบบันทึกเวลาอาจเป็นกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

ดาวน์โหลดใบบันทึกเวลา

ข้อมูลที่แสดงในใบบันทึกเวลาต้องได้รับการรับรอง ดังนั้นก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้บัญชีอิเล็กทรอนิกส์โดยสมบูรณ์ จึงจำเป็นต้องออก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พนักงานที่รับผิดชอบ: หัวหน้าแผนกโครงสร้าง ผู้เชี่ยวชาญ HR และผู้จับเวลา

ในปี 2018 แบบฟอร์มรวม T-12 หรือ T-13 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซีย ถูกนำมาใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงาน

แบบฟอร์มมีความแตกต่างกัน T-12 เป็นตัวเลือกสากลที่ไม่เพียงแต่ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงาน แต่ยังรวมถึงการคำนวณและจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานอีกด้วย เมื่อกรอกส่วน "การชำระบัญชีกับบุคลากรเพื่อค่าตอบแทน" ให้ป้อนรหัสประเภทการชำระเงินในใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม T-12

ใบบันทึกเวลาในรูปแบบ T-13 จะถูกเก็บไว้เพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงาน หากบริษัทมีระบบอัตโนมัติ (turnstile) ของการเข้างานและการขาดงาน

นายจ้างมีสิทธิ์ใช้แบบฟอร์มของตนเองที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกัน

สำคัญ:เฉพาะองค์กรการค้าเท่านั้นที่มีสิทธิ์พัฒนารูปแบบการบัญชีอย่างอิสระ หน่วยงานของรัฐและงบประมาณใช้แบบฟอร์มมาตรฐานหมายเลข 0504421 (ตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 30 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 52n ซึ่งมีแนวทางในการกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้องด้วย)

หากเรากำลังพูดถึงบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนน้อย คุณสามารถใช้ใบบันทึกเวลาทั่วไปได้หนึ่งรายการ ถ้าองค์กรมีขนาดใหญ่ มักจะสร้างใบบันทึกเวลาแยกต่างหากสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง มันถูกร่างขึ้นโดยพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งมีส่วนร่วมในการเก็บบันทึกเวลาทำงาน (ผู้จับเวลา) นักบัญชี ผู้เชี่ยวชาญในแผนกบุคคลหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ

ในการพิจารณาชั่วโมงทำงานโดยอัตโนมัติ ให้ใช้แบบฟอร์ม T-13 ซึ่งประกอบด้วยส่วนเดียวเท่านั้น

ดาวน์โหลดตัวอย่าง T-13 Timesheet

คุณต้องปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ทั้งหมดเมื่อคุณสร้างใบบันทึกเวลา แบบฟอร์มที่ บริษัท จัดทำขึ้นในแบบฟอร์มที่ระบุสามารถเสริมด้วยข้อมูลที่จำเป็นซึ่งกำหนดโดยนายจ้าง เงื่อนไขหลักคือการมีรายละเอียดบังคับ กล่าวคือ:

• วันที่รวบรวมและชื่อเอกสาร
• ชื่อเต็มของบริษัทและส่วนย่อยของโครงสร้าง
• หน่วยที่วัดเวลาทำงานของพนักงาน
• ตำแหน่ง ชื่อเต็ม และลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานที่เก็บรักษาบันทึก

แบบทดสอบและตัววางแผนที่จะช่วยให้คุณทำทุกอย่างในครึ่งวัน

ที่ปรึกษาของ Gazprom อธิบายรายละเอียดให้กองบรรณาธิการของนิตยสาร Commercial Director อธิบายอย่างละเอียดว่าจะจัดการกับเรื่องต่างๆ อย่างรวดเร็วเป็นสองเท่าได้อย่างไร การทดสอบจะช่วยให้คุณตรวจสอบว่าคุณจัดการเวลาอย่างไร และตัวจัดกำหนดการอัตโนมัติจะช่วยให้คุณจัดเรียงงานได้อย่างรวดเร็ว

สัญลักษณ์ใดที่ใช้ในใบบันทึกเวลา

บน หน้าชื่อเรื่องแบบฟอร์มรวมแสดงรายการสัญลักษณ์โดยละเอียดที่ใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลา ส่วนใหญ่มักจะมีรหัสดิจิทัลหรือคู่ตัวอักษร:

• 01 (I) - งานกลางวัน;
• 02 (H) - ทำงานตอนกลางคืน
• 03 (RV) - ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
• 04 (C) - ทำงานล่วงเวลา;
• 05 (VM) - วิธีกะ;
• 06 (K) - ;
• 07 (PC) - การฝึกอบรมขั้นสูงโดยหยุดงาน
• 08 (PM) - การฝึกอบรมขั้นสูงโดยหยุดงานในด้านอื่น
• 09 (OT) - วันหยุดพักผ่อนประจำปีที่ได้รับค่าจ้าง
• 10 (OD) - วันลาจ่ายเพิ่มเติมประจำปี;
• 11 (U) - ลาเรียนพร้อมค่าจ้าง (แสดงในใบบันทึกเวลาของพนักงานที่รวมงานและเรียนในปี 2561)
• 12 (HC) - ลดชั่วโมงการทำงานสำหรับพนักงานที่เรียนในงานโดยได้รับค่าจ้างบางส่วน
• 13 (UD) - ลาศึกษาโดยไม่จ่าย;
• 14 (P) - การลาคลอดหรือเกี่ยวกับการรับเด็กแรกเกิด
• 15 (OJ) - การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรนานถึงสามปี
• 16 (DO) - ออกโดยไม่ได้รับค่าจ้าง มอบให้กับลูกจ้างโดยได้รับความยินยอมจากนายจ้าง
• 17 (OZ) - ออกโดยไม่จ่ายเงิน อนุญาตในกรณีที่กฎหมายกำหนด
• 18 (DB) - ลาเพิ่มเติมประจำปีโดยไม่ต้องจ่าย;
• 19 (B) - ความทุพพลภาพชั่วคราวด้วยการแต่งตั้งผลประโยชน์ (ลาป่วย);
• 20 (T) - ความทุพพลภาพชั่วคราวโดยไม่มีผลประโยชน์
• 24 (PR) - ขาดงาน;
• 26 (B) - วันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์
• 30 (НН) - ไม่ปรากฏที่ ที่ทำงานโดยไม่ทราบสาเหตุ

รหัส "30" ถูกตั้งค่าไว้จนกว่าจะมีการชี้แจงสาเหตุของการขาดงานของพนักงานในที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น หากทราบว่าพนักงานป่วย และข้อเท็จจริงนี้ได้รับการยืนยันโดยใบรับรองจากสถาบันทางการแพทย์ รหัส "30" หรือ "НН" จะเปลี่ยนเป็น "19" หรือ "B"

หากรายการรหัสทั่วไปไม่เพียงพอสำหรับบริษัทที่จะสะท้อนถึงสถานการณ์การผลิต บริษัทมีสิทธิ์ที่จะเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา มีการออกคำสั่งเพื่อรวมการปรับปรุง จัดทำโดย "ขั้นตอนการสมัครแบบฟอร์มรวมของบันทึกหลัก" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 24 มีนาคม 2542 ฉบับที่ 20

ดาวน์โหลดคำสั่งตัวอย่างเกี่ยวกับการแนะนำการกำหนดใหม่ในใบบันทึกเวลา

การเก็บบันทึกเวลาที่เหมาะสม

สามารถรักษาใบบันทึกเวลาได้ 2 วิธี:

• วิธีการลงทะเบียนเข้างานอย่างต่อเนื่องและขาดงาน
• การลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบนต่างๆ

การเลือกวิธีการขึ้นอยู่กับตารางการทำงาน ระบบการรักษาใบบันทึกเวลาถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการกำหนดนโยบายการบัญชีขององค์กรซึ่งควบคุมโดยคำสั่งของฝ่ายบริหาร ในนโยบายการบัญชี กำหนดระยะเวลาที่ต้องส่งใบบันทึกเวลาไปยังแผนกบัญชี

ถ้าใบบันทึกเวลายังคงอยู่ วิธีการลงทะเบียนเข้าร่วมและขาดเรียนอย่างต่อเนื่องจากนั้นวันตามปฏิทินของเดือนจะถูกทำเครื่องหมายในเซลล์ที่แยกจากกันในเอกสาร อย่าลืมใส่รหัสการเข้างานและการขาดงานตามที่ระบุ ทั้งหมดชั่วโมงทำงานโดยพนักงาน

ถ้าใช้ วิธีลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบนเอกสารแสดงเฉพาะการเบี่ยงเบนจากชั่วโมงการทำงานที่กำหนดไว้เท่านั้น (หากได้รับการแก้ไข) รวมถึงการขาดงาน มาสาย ล่วงเวลา การขาดงานจะถูกนับเป็นวันเสมอ ในบรรทัดบนสุด คอลัมน์จะแก้ไขรหัสของสัญลักษณ์ ช่องด้านล่างไม่ได้กรอก

หากระยะเวลาของวันและกะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ระบบจะบันทึกเฉพาะการเบี่ยงเบนจากเวลามาตรฐาน (ไม่เข้าร่วม, มาสาย) หากระยะเวลาทำงานเป็นปกติ จะบันทึกได้เฉพาะการขาดงานเท่านั้น

หากพนักงานทำงานนอกเวลาภายใน เขาจะได้รับหมายเลขพนักงานสองหมายเลขและป้อนสองครั้งในเอกสาร - เป็นพนักงานนอกเวลาและในฐานะพนักงานหลัก ลองพิจารณาการกรอกใบบันทึกเวลาที่ถูกต้องโดยใช้ตัวอย่างของส่วนที่ 1 "บันทึกเวลาทำงาน" ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12

เมื่อกรอกใบบันทึกเวลา ให้ใช้รหัสดิจิทัลหรือตัวอักษรที่คล้ายกัน โปรดทราบว่าแผ่นเวลาในบริษัทต่างๆ สามารถรักษาตามกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกันได้

ตัวอย่างการเก็บใบบันทึกเวลา:

• หมายเลขพนักงานตามลำดับ (1);
• ชื่อเต็ม ตำแหน่งหรือความเชี่ยวชาญพิเศษ (2);
• จำนวนบุคลากร (3)

ในคอลัมน์ที่ 4 และ 6 มีบรรทัดที่คุณต้องระบุเวลาที่พนักงานแต่ละคนทำงานในแต่ละวันในระหว่างเดือน ในบรรทัดบนสุด ให้ใส่รหัสของต้นทุนเวลาสำหรับวันที่ระบุ (4) บรรทัดล่างสุดแสดงถึงระยะเวลาทำงานหรือไม่ทำงานเป็นชั่วโมงหรือนาที (5) หากจำเป็น ให้เพิ่มจำนวนคอลัมน์เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมตามโหมดเวลา ในบรรทัดบน 5 และ 7 ให้ระบุจำนวนวันที่ทำงาน (6) และในบรรทัดล่าง - จำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดสำหรับครึ่งเดือน (7)

ตามผลลัพธ์ของแต่ละเดือน จำนวนวันทำงานทั้งหมด (8) จำนวนชั่วโมง (9) จำนวนวันหยุดหรือวันหยุดทั้งหมด (10) สำหรับพนักงานจะถูกป้อน ต่อไปจะกำหนดจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่พนักงาน (11) เป็นการดีกว่าที่จะกรอกใบบันทึกเวลาในลำดับเดียวกันเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด

ช่วงเวลากลางคืนรวมถึงช่วงเวลา 22:00 น. - 06:00 น. คำนวณจำนวนคืนที่พนักงานทำงานในรอบระยะเวลาบัญชีและรวมตัวเลขผลลัพธ์ในคอลัมน์ 11 (12) ในเวลาเดียวกัน ให้สังเกตจำนวนชั่วโมงทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุด (หากตกในช่วงเวลาทำงาน (13)

ในคอลัมน์ 14 ระบุการขาดงานทั้งหมด ป้อนจำนวนวัน (14) ที่บรรทัดบนสุด และจำนวนชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงาน (15) ที่บรรทัดล่างสุด ในคอลัมน์ 15 ให้ป้อนรหัส (16) และในคอลัมน์ 16 - จำนวนวันและชั่วโมงที่ขาดเรียน โดยระบุรหัส (17) นอกจากนี้ ควรลงนามในใบบันทึกเวลาโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการกรอกใบบันทึกเวลา (18) หัวหน้าแผนก (19) และเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล รายละเอียดบังคับ - ชื่อตำแหน่งของบุคคลเหล่านี้และลายเซ็นส่วนตัวพร้อมการถอดรหัส

หลังจากขั้นตอนเหล่านี้ บุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาใบบันทึกเวลาได้มอบเอกสารให้แผนกบัญชี บนพื้นฐานของใบบันทึกเวลา พนักงานจะคำนวณและรับค่าจ้าง

สำคัญ!พื้นฐานสำหรับการรวมอยู่ในใบบันทึกเวลาหรือการยกเว้นพนักงานควรเป็นบันทึกบุคลากรเช่นคำสั่งเลิกจ้างการจ้างงานสัญญาจ้าง ข้อกำหนดบังคับคือเอกสารหลักฐานของหมายเหตุเกี่ยวกับสาเหตุของการไม่ปฏิบัติตามระบอบการปกครอง

พื้นฐานสำหรับการทำเครื่องหมายอาจเป็นคำสั่ง การลาป่วย ใบรับรองการปฏิบัติงานของรัฐหรืองานสาธารณะ คำเตือนเกี่ยวกับการหยุดทำงาน ฯลฯ บัตรรายงานไม่ควรมีเครื่องหมายในการให้บริการตามสัญญากฎหมายแพ่ง

• 10 เคล็ดลับในการจัดการทีมขายของคุณ

วิธีการกรอกใบบันทึกเวลาสำหรับงานพาร์ทไทม์

เวลาทำงานโดยพนักงานนอกเวลาในบัตรรายงานจะถูกบันทึกตามกฎทั่วไป จำนวนชั่วโมงทำงานโดยพนักงานนอกเวลาในวันที่กำหนดจะแสดงในเซลล์ที่มีวันที่ตรงกัน วันหยุดสุดสัปดาห์จะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส "C", วันหยุด - พร้อมเครื่องหมาย "OT", วันป่วย, เอกสาร, - "B"

ใบบันทึกเวลาของพนักงานพาร์ทไทม์ได้รับการพัฒนาตามกฎพิเศษ เป็นที่ทราบกันดีว่ากฎหมายของรัสเซียห้ามมิให้คนทำงานนอกเวลาทำงานในสถาบันมากกว่านอกเวลา นั่นคือเมื่อเปรียบเทียบกับพนักงานคนอื่น ๆ พนักงานนอกเวลาต้องทำงานน้อยลง

หากบริษัทมีมาตรฐานการทำงานห้าวันต่อสัปดาห์ ดังนั้นในระหว่างวันทำงานแต่ละวัน พนักงานนอกเวลาก็มีสิทธิทำงาน 4 ชั่วโมงได้ ด้วยตารางการหมุนเวียนหรือกะ เขาสามารถทำงานจำนวนชั่วโมงที่แตกต่างกันในแต่ละวันได้ สิ่งสำคัญคือไม่เกินอัตราการโหลดทั้งหมด

ให้เราอาศัยกฎในการกรอกใบบันทึกเวลาสำหรับงานนอกเวลา

1. เวลาทำงานโดยพนักงานนอกเวลาในบัตรรายงานจะถูกบันทึกตามกฎเดียวกันกับพนักงานทั่วไป ใบบันทึกเวลา (ใน Excel หรือในโปรแกรมอื่น) จัดทำขึ้นตามข้อกำหนดเดียวกัน
2. พนักงานพาร์ทไทม์ไม่สามารถทำงานเกินกำลังที่จัดหาให้ได้
3. ในวันทำงานที่แตกต่างกัน พนักงานมีสิทธิ์ทำงานในจำนวนชั่วโมงที่แตกต่างกัน - ทั้งหมดขึ้นอยู่กับตารางเวลา ทั้งที่เพิ่มเติมและในที่ทำงานหลัก
4. หากวันใดที่คนทำงานนอกเวลาไม่ได้ทำงานที่หลัก เขามีสิทธิทำงานพาร์ทไทม์แบบเต็มเวลาได้ (ไม่เกินชั่วโมงมาตรฐานทั่วไป)

เวลาทำงานโดยพนักงานนอกเวลาทั้งภายในและภายนอกจะพิจารณาตามกฎทั่วไป ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือจำนวนชั่วโมงทำงาน แต่มีความแตกต่างระหว่างการพิจารณาชั่วโมงการทำงานของพนักงานนอกเวลาภายในและภายนอก

เรารู้ว่าพนักงานนอกเวลาภายนอกเรียกว่าพนักงานที่มีที่ทำงานหลักเป็นอีกองค์กรหนึ่ง นั่นคือใบบันทึกเวลาสำหรับเขาควรมีเพียงหนึ่งบรรทัด - ตำแหน่งที่ทำงานนอกเวลาใน บริษัท นี้

พนักงานนอกเวลาภายในคือพนักงานที่ดำรงตำแหน่งสองตำแหน่งในสถาบันเดียวกัน ดังนั้นชั่วโมงการทำงานของเขาสำหรับหนึ่งและตำแหน่งที่สองจะถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาเดียวกัน เป็นสิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาเวลาทำงานสำหรับแต่ละตำแหน่งแยกกัน ไม่อนุญาตให้รวมชั่วโมงทำงานนอกเวลา ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยคอลัมน์แยกต่างหากที่มีรหัส "CB"

ด้านล่างนี้ เราจะยกตัวอย่างงานนอกเวลาที่มีการทำงานห้าวันต่อสัปดาห์สำหรับผู้ทำงานนอกเวลาจากภายนอก งานมาตรฐานสำหรับผู้ทำงานนอกเวลาภายใน ตลอดจนงานนอกเวลาภายในระยะเวลาห้าวัน สัปดาห์การทำงานสำหรับตำแหน่งหลักและตารางการหมุนเวียนสำหรับตำแหน่งเพิ่มเติม

ขั้นตอนการบัญชีสำหรับเวลาทำงานของงานนอกเวลาภายนอก (Petrova D. A. นักบัญชี) เมื่อทำงานนอกเวลาเป็นเวลาห้าวัน:

ชื่อเต็ม ตำแหน่ง

หมายเลขบุคลากร

ทำงานออก

Ivanova E. S. เลขานุการ

Petrova D. A. นักบัญชี

ขั้นตอนการบัญชีสำหรับชั่วโมงทำงานโดยงานนอกเวลาภายในเมื่อทำงานในสัปดาห์ทำงานห้าวันสำหรับตำแหน่งหลักและกำหนดการเลื่อนสำหรับงานเพิ่มเติม:

ชื่อเต็ม ตำแหน่ง

หมายเลขบุคลากร

บันทึกการเข้างานและชั่วโมงทำงาน

ทำงานออก

Mamedova E.A., พยาบาลขั้นตอน, พยาบาลยาม

ขั้นตอนการบัญชีสำหรับเวลาทำงานของพนักงานนอกเวลาภายในระยะเวลาห้าวัน:

ชื่อเต็ม ตำแหน่ง

หมายเลขบุคลากร

บันทึกการเข้างานและชั่วโมงทำงาน

ทำงานออก

Mamedova E.A. เลขานุการผู้ตรวจแผนกบุคคล

วิธีสะท้อนวันหยุดในใบบันทึกเวลา

คุณสามารถจดข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานจริงและเกี่ยวกับการพักผ่อนในใบบันทึกเวลามาตรฐาน เช่นเดียวกับในเอกสารที่นายจ้างสร้างขึ้นเอง

ตามกฎแล้วผู้เชี่ยวชาญ HR ใช้แบบฟอร์มสำเร็จรูป มีเหตุผลหลายประการสำหรับสิ่งนี้: สะดวกที่สุดในการใช้งานโดยไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติและตกลงแยกต่างหากและในระหว่างการตรวจสอบผู้ตรวจการของผู้ตรวจการของรัฐจะไม่ถามคำถามใด ๆ เกี่ยวกับพวกเขา ในการบันทึกเวลาทำงาน คุณสามารถใช้แบบฟอร์ม T-12, T-13 หรือ OKUD 0504421 "ใบบันทึกเวลา" ต้องใช้แบบฟอร์ม T-12 เพื่อคำนวณค่าจ้างสำหรับชั่วโมงทำงาน

ในใบบันทึกเวลา ข้อมูลจะถูกป้อนเกี่ยวกับลักษณะที่ปรากฏและการขาดงานของพนักงานในที่ทำงานและจำนวนชั่วโมงที่เขาทำงาน การปรากฏตัวและการขาดงานของผู้เชี่ยวชาญจะถูกจำแนกแยกกัน (ทำงานในเวลากลางคืน วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดพักผ่อนด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง ฯลฯ) เนื่องจากจำนวนเงินเดือนของเขาโดยตรงขึ้นอยู่กับประเภทของเวลาที่ทำงานตลอดจนสาเหตุของการขาดงาน .

พนักงานแยกต่างหากที่รับผิดชอบในเรื่องนี้ เช่น ผู้จับเวลา ผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากร หรือนักบัญชี สามารถบันทึกชั่วโมงทำงานและวันหยุดลงในใบบันทึกเวลาได้ ภาระผูกพันนี้จะต้องระบุไว้ในข้อตกลงการจ้างงานกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถออกคำสั่งแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบด้านบัญชีได้

แบบฟอร์ม T-12 และ T-13 เป็นตาราง ซึ่งแต่ละบรรทัดถูกกำหนดให้กับพนักงานแต่ละคน คอลัมน์สำหรับป้อนวันที่ ในเซลล์ที่ตรงกันในแต่ละวัน จะมีการวางรหัสตัวอักษรและตัวเลข ซึ่งสะท้อนถึงประเภทของการทำงานหรือเวลาที่ไม่ทำงาน ในเซลล์ด้านล่าง ให้สังเกตว่าพนักงานทำงานกี่ชั่วโมง

อนุสัญญาเพื่อสะท้อนวันหยุดในใบบันทึกเวลา:

พนักงานทุกคนต้องมีประจำปี วันลาโดยได้รับค่าจ้างอย่างน้อย 28วันตามปฏิทิน ให้บริการทุกปีตามลำดับก่อนหลัง (ยกเว้นพนักงานหลายประเภทที่มีสิทธิ์เลือกวันที่ตามดุลยพินิจของพวกเขา) ในหลายกรณี หากลูกจ้างและนายจ้างตกลงกัน การลาพักร้อนจะแบ่งเป็นส่วนๆ หรือโอนไปปีหน้า

แม้ว่ากำหนดการจะเกิดขึ้นล่วงหน้าเสมอ (สองสัปดาห์ก่อนปีปฏิทินใหม่) ไม่ควรระบุวันหยุดในใบบันทึกเวลาล่วงหน้า หากพนักงานออกจากวันหยุดก่อนเวลาหรือป่วย จะต้องแก้ไขใบบันทึกเวลาให้เหมาะสม

หลังจากที่พนักงานลาออกโดยได้รับค่าจ้างประจำปี พนักงานที่รับผิดชอบในการเก็บบันทึกจะต้องป้อนรหัส OT หรือ 09 ในใบบันทึกเวลาทุกวัน

พนักงานบางประเภทมีสิทธิที่จะหยุดพักผ่อนประจำปี 28 วันไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังได้รับเงินเพิ่มอีกด้วย วันหยุดแบบนี้ก็พากันเที่ยวได้ กับวันหยุดหลักบางส่วนหรือแยกจากกัน

สิทธิที่จะเพลิดเพลิน วันหยุดพิเศษมีผู้เชี่ยวชาญทำงาน:

• ในวันทำงานที่ไม่ปกติ (หากเงื่อนไขนี้ระบุไว้ในสัญญาจ้าง) - 3 วันตามปฏิทินขึ้นไป
• ในสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย (2, 3, 4 องศา) หรือสภาพการทำงานที่เป็นอันตราย - 7 วันตามปฏิทินขึ้นไป
• ในสภาพการทำงานพิเศษ (รายชื่อพนักงานและระยะเวลาของวันหยุดเพิ่มเติมกำหนดโดยรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย)

สำคัญ!ในใบบันทึกเวลา จะต้องป้อนการลาเพิ่มเติมในลำดับที่แยกจากกัน แม้ว่าจำนวนวันเพิ่มเติมจะมาทันทีหลังจากการลาหยุดหลัก เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้ใส่รหัส OD หรือ 10

กฎหมายของรัสเซียอนุญาตให้พนักงานลางานประจำปีขั้นพื้นฐานและลาเพิ่มเติมได้ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังใช้:

• ลาที่ไม่ได้รับค่าจ้าง;
• ลาเรียน (ซึ่งยังคงค่าเฉลี่ย ค่าจ้าง, รายได้จะไม่ถูกเก็บไว้หรือจ่ายเพียงบางส่วน);
• ลาคลอดสำหรับผู้หญิง;
• การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร

พิจารณาว่าแต่ละวันหยุดเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาอย่างไร

ขึ้นอยู่กับศิลปะ 128 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ลูกจ้างแต่ละคนมีสิทธิขอให้นายจ้างจัดหาให้ ลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้างในวัน/วันที่ระบุเพื่อแก้ไขปัญหาส่วนตัว เรากำลังพูดถึงการพักผ่อนที่เรียกว่าค่าใช้จ่ายของคุณเอง นายจ้างตัดสินใจว่าจะให้ลูกจ้างลานั้นหรือไม่ หากพนักงานลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้าง รหัส DO หรือ 16 จะอยู่ในใบบันทึกเวลา

ในบทความเดียวกัน (มาตรา 128 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) มีการกล่าวถึงภาระหน้าที่ของนายจ้างในหลายสถานการณ์ในการลางานด้วยค่าใช้จ่ายของตนเองตามคำขอของพนักงาน สิทธิในการพักผ่อนคือ:

• สำหรับผู้รับบำนาญทำงาน (ตามอายุ) สามารถลาพักร้อนได้ไม่เกิน 14 วันตามปฏิทินต่อปี
• จากบิดามารดาและคู่สมรสของบุคลากรทางทหาร เจ้าหน้าที่ตำรวจ หน่วยดับเพลิงของรัฐบาลกลาง ศุลกากร พนักงานของสถาบันและร่างกฎหมายอาญา บุคคลที่เสียชีวิตหรือเสียชีวิตอันเนื่องมาจากการบาดเจ็บ การถูกกระทบกระแทกหรือการบาดเจ็บที่ได้รับจากการปฏิบัติหน้าที่ทางทหารหรือตาม ผลของการเจ็บป่วยที่เกี่ยวข้องกับการรับราชการทหาร - มากถึง 14 วันตามปฏิทินต่อปี;
• สำหรับคนพิการที่ทำงาน - 60 วันตามปฏิทินต่อปี;
• สำหรับพนักงานที่มีบุตร, จดทะเบียนสมรส, ญาติสนิทเสียชีวิต - สูงสุด 5 วันตามปฏิทิน

การลาโดยไม่จ่ายเงินดังกล่าวในบัตรรายงานจะถูกบันทึกเป็นรหัส OZ หรือ 17

การลาเพิ่มเติมซึ่งรักษารายได้เฉลี่ยไว้บนพื้นฐานของศิลปะ 173 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียพนักงานที่ทำงานและในเวลาเดียวกันได้รับสูงกว่าหรือรอง การศึกษาระดับมืออาชีพนอกเวลาหรือนอกเวลา กล่าวคือ ทำงานไม่ขัดจังหวะ

ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องลาการศึกษาเพื่อให้พนักงานสามารถผ่าน:

• ช่วงกลาง - ตั้งแต่ 20 ถึง 50 วันตามปฏิทินในแต่ละหลักสูตร
• การรับรองสถานะขั้นสุดท้าย - ตั้งแต่ 2 ถึง 4 เดือน

พื้นฐานการอนุญาตให้ลาคือเอกสารจากสถาบันการศึกษา

หากต้องการแก้ไขวันลาเรียนพร้อมค่าจ้าง ให้ใส่รหัส U หรือ 11 ลงในใบบันทึกเวลา

ลูกจ้างเต็มเวลามีสิทธิเรียกร้องให้นายจ้างจัดให้มีการลาเพื่อการศึกษาโดยไม่ได้รับค่าจ้างเพื่อให้ผ่านการสอบเข้าหรือภาคเรียน การลาพักการศึกษาจะแสดงในใบบันทึกเวลาในรูปแบบของรหัส UD หรือ 13

แผ่นเวลาควรบันทึกด้วย การลาคลอด.

ผู้หญิงมีสิทธิลาคลอดได้ พื้นฐานสำหรับการให้วันหยุดดังกล่าวเป็นหนังสือรับรองการไร้ความสามารถ พนักงานสามารถลาพักร้อนได้ 70 หรือ 84 วัน (หากตั้งครรภ์ได้หลายครั้ง) ก่อนวันที่คาดว่าจะคลอดหรือทันทีหลังจากนั้น แต่โดยรวมแล้วการลาดังกล่าวควรเท่ากับจำนวนวันที่กฎหมายกำหนด (มาตรา 255 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย): ตั้งแต่ 140 ถึง 194 ในตารางเวลา การตั้งครรภ์และการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรจะแสดงด้วยตัวอักษร P หรือ หมายเลข 14 รหัสเดียวกันนี้มอบให้กับพนักงานที่รับเลี้ยงบุตรบุญธรรมและได้ลาพักร้อน

เมื่อวันลาคลอดสิ้นสุดลง ผู้ปกครองคนใดคนหนึ่งหรือบุคคลอื่นที่ดูแลเด็ก (คุณย่า ปู่ ผู้ปกครอง) มีสิทธิลาเพื่อดูแลเด็กได้จนกว่าบุตรจะอายุครบสามขวบ ในช่วงเวลาลานี้ บริษัทจะรักษาสถานที่สำหรับพนักงานและจ่ายเงินสงเคราะห์ให้แก่เขา

ในแบบฟอร์ม T-12 หรือ T-13 การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรถูกกำหนดเป็นรหัส OJ หรือ 15

วิธีสะท้อนเวลาพักในใบบันทึกเวลา

ภายใต้กฎหมายปัจจุบัน บริษัทต่างๆ จะต้องพิจารณาอย่างเข้มงวด กิจกรรมแรงงานบุคลากร. นั่นคือเหตุผลที่ผู้จัดการต้องเข้าทุกวันในใบบันทึกเวลา

บริษัทในรัสเซียมีสิทธิ์กำหนดกฎเกณฑ์ของตนเองในการกรอกแบบฟอร์ม T-12 หรือ T-13 และแก้ไขในคำแนะนำหรือคู่มือ ก่อนที่จะแสดงเวลาปิดในใบบันทึกเวลา คุณต้องเลือกรหัสด้วย คนทั่วไป ได้แก่ :

• РВ, 03 - เวลาทำงานโดยพนักงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด
• OV, 27 - วันหยุดที่ได้รับค่าจ้าง
• HB, 28 - เวลาว่างที่ไม่ได้รับค่าจ้าง

เป็นไปได้ที่จะดึงดูดพนักงานให้ทำงานในวันที่ไม่ได้ทำงานโดยได้รับความยินยอมจากเขาเท่านั้น ในกรณีนี้จะออกคำสั่งพิเศษในส่วนต่อไปนี้:

• ชื่อ บริษัท.
• วันที่รับ จำนวน และเมืองที่สถาบันตั้งอยู่
• ชื่อของเอกสาร (เช่น "ในวันหยุดเพื่อไปทำงาน")
• เหตุผลของการสั่งซื้อ
• คำแนะนำในการดึงดูดคนงานเฉพาะและจ่ายอัตราสองเท่าเป็นเวลา 1 วันเหนือค่าจ้างที่กำหนดไว้
• ตำแหน่ง ชื่อนามสกุล และลายเซ็นของพนักงานที่รับคำสั่ง
• ชื่อนามสกุลและลายเซ็นของพนักงานที่คุ้นเคยกับคำสั่งซื้อ

สำคัญ!โดยคำนึงถึงข้อมูลในใบสั่ง ใบบันทึกเวลาแสดงเวลาทำงานโดยพนักงานในวันที่ไม่ทำงาน

หากบริษัทใช้แบบฟอร์มส่วนบุคคล ตามหมายเลข 402-FZ ของวันที่ 6 ธันวาคม 2011 เวลาพักในบัตรรายงานจะอยู่ในรูปของรหัสที่ยอมรับโดยทั่วไปหรือรหัสของตัวเอง

คุณสมบัติของการทำงานและการจ่ายเงินในวันที่ไม่ทำงานนั้นสะท้อนให้เห็นในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หากกรอกใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง จะไม่มีปัญหาในการคำนวณกับบุคลากรสำหรับชั่วโมงทำงาน

พนักงานของบริษัทใดๆ ในบางครั้งถูกบังคับให้ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ด้วยเหตุผลหลายประการ - ตัวอย่างเช่น คุณต้องเตรียมตัวอย่างเร่งด่วนสำหรับการตรวจสอบหรือจัดส่งสินค้าที่ส่งมอบ

พนักงานมีสิทธิ์ตามดุลยพินิจของเขาในการกำหนดรูปแบบการชำระเงินสำหรับการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดที่เหมาะสำหรับเขา เขามีสิทธิที่จะเรียกร้องการชำระเงินในอัตราสองเท่าหรือตกลงในจำนวนเงินที่คำนวณในอัตราเดียว แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องการวันหยุด ไม่ว่าในกรณีใดนายจ้างจะไม่สามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของลูกจ้างได้

ในขณะเดียวกัน พนักงานที่มีสัญญาจ้างงานแบบมีกำหนดระยะเวลากับบริษัทเป็นระยะเวลาอย่างน้อย 2 เดือนก็ไม่สามารถเสนอข้อกำหนดดังกล่าวได้ ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าสำหรับการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์จะได้รับเงินในอัตราสองเท่าเท่านั้น

ตาม รหัสแรงงาน RF ให้พนักงานทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ได้เฉพาะในสถานการณ์ฉุกเฉินเท่านั้น สมมติว่าคุณจำเป็นต้องทำงานให้เสร็จอย่างเร่งด่วนที่ส่งผลต่องานในอนาคตของบริษัท หากผู้จัดการไม่ปฏิบัติตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย แสดงว่าเขาละเมิดกฎหมาย สิ่งนี้คุกคามเขาด้วยปัญหาร้ายแรงเมื่อตรวจสอบหน่วยควบคุม

ด้านล่างนี้เป็นใบบันทึกเวลา - ตัวอย่างการกรอกเวลาพัก

ตัวเลข บน คำสั่ง

บุคลากร ห้อง

ทั้งหมด ทำงานออก สำหรับครั้งแรก ครึ่ง เดือน

อิวาโนว่า อี. วี.

วิธีกรอกใบบันทึกเวลาพนักงานลาป่วย

บ่อยครั้งในองค์กรที่มีคำถามเกี่ยวกับภาพสะท้อนที่ถูกต้องของการลาป่วยในบัตรรายงาน สำหรับการลงทะเบียนการลาป่วยที่ถูกต้องในบัตรรายงาน คุณต้องพิจารณา:

• วิธีใดที่ใช้ในการบันทึกการเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมในที่ทำงาน (การลงทะเบียนแบบเต็มหรือการลงทะเบียนเฉพาะส่วนเบี่ยงเบน);
• วิธีกำหนดวันลาป่วยในบัตรรายงาน (รหัสตัวอักษร "B", รหัสดิจิทัล "19" - สำหรับคอลัมน์ 15 ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12)

พิจารณาวิธีการลาป่วยลงในบัตรรายงาน วิธีการลงทะเบียนที่สมบูรณ์. ในวันที่เจ็บป่วยของพนักงานซึ่งได้รับการยืนยันโดยใบรับรองจากสถาบันการแพทย์ คุณต้องใส่รหัสตัวอักษร "B" ที่ครึ่งบนของบรรทัดและจำนวนชั่วโมงที่ทำงานจริงเป็น "0" ถัดไป คุณต้องสรุปจำนวนวันและชั่วโมงทำงาน

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างการกำหนดการลาป่วยในบัตรรายงานเมื่อใช้วิธีการลงทะเบียนแบบต่อเนื่อง:

ลำดับหมายเลข

นามสกุล ชื่อย่อ ตำแหน่ง (พิเศษ อาชีพ)

หมายเลขบุคลากร

บันทึกการเข้างานและขาดงานตามวันของเดือน

ทำงานให้กับ

ครึ่งเดือน (I, II)

เดือน

การลาป่วยของพนักงานด้วยวิธีการลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบนนั้นระบุไว้ในบัตรรายงาน:

• รหัสตัวอักษร "B" ในวันที่ได้รับการยืนยันโดยใบรับรองจากสถาบันการแพทย์
• รหัสตัวอักษร "B" ในวันหยุดสุดสัปดาห์

นี่คือลักษณะการลาป่วยที่แสดงในบัตรรายงานโดยการลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบน:

ลำดับหมายเลข

นามสกุล ชื่อย่อ ตำแหน่ง (พิเศษ อาชีพ)

หมายเลขบุคลากร

บันทึกการเข้างานและขาดงานตามวันของเดือน

ทำงานให้กับ

ครึ่งเดือน (I, II)

เดือน

Dubova Anastasia Khristoforovna ผู้จัดการด้านโลจิสติกส์

พวกเขายังใช้รหัสดิจิทัล ในกรณีนี้การลาป่วยในบัตรรายงานใน คอลัมน์ 15 ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12ระบุไว้ดังนี้:

ปริมาณ ขาดงาน วัน (ชั่วโมง)	ของพวกเขา ด้วยเหตุผล
		จำนวนวัน (ชั่วโมง)

นี่คือรูปแบบทีละขั้นตอนสำหรับการลาป่วยในเอกสาร:

ขั้นตอนที่ 1.ขั้นแรก คุณเลือกรหัสการกำหนดที่บริษัทยอมรับ ดูรหัสการลาป่วยในบัตรรายงาน (“B” หรือ “19” สำหรับคอลัมน์ 15 ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12 หรือเครื่องหมายอื่นที่ยอมรับในองค์กรของคุณ) เพื่อความสะดวกของคุณ โปรดจำรหัสเหล่านี้หรือบันทึกไว้ในตารางคำอธิบายของคุณ

ขั้นตอนที่ 3จากนั้นคุณคำนวณจำนวนวันและชั่วโมงที่ทำงานโดยพนักงานทั้งหมด ในเวลาเดียวกัน ไม่รวมวันลาป่วยและวันหยุดสุดสัปดาห์จากการคำนวณ (ในกรณีที่ไม่มีการเบี่ยงเบนอื่น ๆ )

ลาป่วยในบัตรรายงานในช่วงวันหยุด ให้แสดงดังนี้

ขั้นตอนที่ 1.จำเป็นต้องสังเกตการลาก่อนวันที่เริ่มเจ็บป่วยของพนักงานซึ่งระบุไว้ในใบรับรองความสามารถในการทำงาน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้การกำหนดตัวอักษร "OT" (รหัสดิจิทัล "09" - สำหรับคอลัมน์ 15 ของแบบฟอร์มหมายเลข T-12) วันหยุดสุดสัปดาห์ไม่มีการเฉลิมฉลองในช่วงวันหยุด ในการคำนวณวันหยุดใช้วันตามปฏิทินไม่ใช่วันทำการ (มาตรา 115 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ขั้นตอนที่ 2วันที่พนักงานไม่สามารถทำงานได้จะมีรหัสตัวอักษร "B"

ขั้นตอนที่ 4จำเป็นต้องขยายวันหยุด: ในบัตรรายงานหลังวันหยุดสุดท้าย ให้ป้อนรหัส "FROM" หมายถึงจำนวนวันที่เจ็บป่วยตามมา ในกรณีนี้ต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ สอดคล้องกับศิลปะ 124 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หากลูกจ้างไม่สามารถทำงานชั่วคราวได้ การลาหยุดประจำปีที่ได้รับค่าจ้างอาจขยายออกไปหรือเลื่อนออกไปเป็นช่วงเวลาอื่นได้ ซึ่งนายจ้างเป็นผู้กำหนดโดยคำนึงถึงความต้องการของลูกจ้าง

เนื่องจากกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียอนุญาตให้ขยายหรือเลื่อนวันหยุดออกไปได้อีกระยะหนึ่ง โดยคำนึงถึงความต้องการของพนักงานด้วย จึงไม่สามารถขยายเวลาการลาพักร้อนโดยอัตโนมัติได้เนื่องจากการเจ็บป่วย นายจ้างต้องเข้าใจว่าลูกจ้างต้องการอะไร ในเวลาเดียวกัน พนักงานมีหน้าที่แสดงความปรารถนาของเขาเกี่ยวกับการขยายหรือเลื่อนวันหยุดโดยส่งใบสมัครที่เหมาะสม

คำถามที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมักถามเมื่อรวบรวมใบบันทึกเวลา

ไม่ใช่ในทุกกรณีการจัดการขององค์กรจะปฏิบัติตามกฎอย่างชัดเจนโดยกรอกแบบฟอร์ม T-12 และ T-13 จัดเก็บและใช้งาน ต่อไปนี้คือคำตอบของคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR มีเมื่อจัดทำใบบันทึกเวลา ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะทำผิดพลาดน้อยลง

1. อายุการเก็บรักษาของใบบันทึกเวลาที่เสร็จสมบูรณ์คือเท่าใด

ศิลปะ. 586 "รายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาลที่ราชการส่วนท้องถิ่นและองค์กรระบุระยะเวลาการจัดเก็บ "แจ้งว่า ระยะเวลาในการจัดเก็บบัตรรายงานต้องไม่น้อยกว่า 5 ปี หากใช้ใบบันทึกเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานในอุตสาหกรรมหนักและอุตสาหกรรมอันตราย อายุการเก็บรักษาจะถึง 75 ปี

1. ขั้นตอนใดของการเคลื่อนไหวของใบบันทึกเวลาที่ควรจัดเตรียมไว้เมื่อรวบรวมเอกสารท้องถิ่นที่ควบคุมกฎสำหรับการพัฒนาและการเคลื่อนย้าย

แผ่นงานบัญชีต้องผ่านหลายขั้นตอน กล่าวคือ:

• ขั้นแรกมันถูกวาดขึ้น
• จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องของการรวบรวม
• หากทุกอย่างถูกต้องให้ผ่านสำหรับลายเซ็น
• จัดทำบัญชี
• พวกเขาจะถูกโอนไปยังการจัดเก็บในภายหลังโดยปฏิบัติตามมาตรฐานที่ บริษัท นำมาใช้ (ไปยังแผนกบุคลากรไปยังที่เก็บถาวร ฯลฯ )

เมื่อจัดทำกำหนดการเวิร์กโฟลว์ อย่าลืมป้อนเอกสารทางบัญชีทั้งหมดลงในนั้น รวมถึงใบบันทึกเวลา และทำการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยสำหรับรายละเอียดเฉพาะของแบบฟอร์ม (ระยะเวลาของการเตรียมการ ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นในการจัดหาเอกสารโดยพนักงานที่ยืนยัน ขาดงานรวมถึงเวลาปรับใบบันทึกเวลา)

1. นอกจากผู้จับเวลาแล้ว ใครบ้างที่สามารถเก็บใบบันทึกเวลาได้?

ตามกฎหมาย ไม่เพียงแต่ผู้จับเวลาเท่านั้นที่มีสิทธิ์กรอกใบบันทึกเวลา (นอกจากนี้ ไม่ใช่ทุกองค์กรที่มีผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว) แต่ยังรวมถึงผู้มีอำนาจอื่นๆ ด้วย พนักงานฝ่ายบุคคล นายหน้า หรือหัวหน้าแผนกโครงสร้างสามารถเก็บใบบันทึกเวลาได้ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับระบบติดตามเวลาที่บริษัทนำมาใช้ จุดนี้ต้องแก้ไขใน รายละเอียดงานและสัญญาจ้างงานของพนักงานกรอกใบบันทึกเวลา

1. จะกรอกใบบันทึกเวลาได้อย่างไรหากผู้เชี่ยวชาญทำงานจากระยะไกล

แม้ว่าลูกจ้างจะปฏิบัติหน้าที่ทางไกล แต่กฎหมายก็ยังบังคับให้นายจ้างคำนึงถึงเวลาทำงานของเขาด้วย (ส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ตามที่ระบุไว้แล้ว เป็นไปได้ที่จะแก้ไขเวลาการทำงานในใบบันทึกเวลาโดยใช้การลงทะเบียนการเข้างานและการขาดงานอย่างต่อเนื่องตลอดจนวิธีการบันทึกเฉพาะส่วนเบี่ยงเบน เช่น ขาดงาน มาสาย ทำงานล่วงเวลา เป็นต้น โดยคำนึงถึงเวลา ทำงานโดยผู้เชี่ยวชาญทางไกล ใช้ได้ทุกวิธี

หากบริษัทมีพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล กฎสำหรับการบันทึกเวลาทำงานสามารถกำหนดเป็นกฎหมายท้องถิ่นได้ (มาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

โปรดทราบว่าเมื่อทำงานจากระยะไกลมักจะใช้วิธีการเบี่ยงเบนเนื่องจากผู้จับเวลาไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะที่ปรากฏของพนักงานในที่ทำงาน หากไม่มีการทำงานล่วงเวลาและไม่แสดงตัว จะมีเพียงข้อมูลสุดท้ายเกี่ยวกับผลงานของพนักงานในครึ่งแรกและครึ่งหลังของเดือนเท่านั้นที่จะรวมอยู่ในใบบันทึกเวลา หากใช้วิธีเบี่ยงเบน วันทำงานจะไม่ปรากฏในใบบันทึกเวลา หากเซลล์ในบัตรรายงานไม่เต็ม แสดงว่าวันนี้เป็นวันทำงาน

อย่างไรก็ตาม หากใช้วิธีเบี่ยงเบนในการกรอกใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล อาจเกิดปัญหาทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลลงในโปรแกรม 1C เป็นต้น ในกรณีนี้ ควรใช้วิธีการลงทะเบียนเข้าร่วมอย่างต่อเนื่องจะดีกว่า และการขาดงาน

• เงินเพิ่มสำหรับงาน: สิ่งที่คุณต้องจ่ายให้กับพนักงานเกินกำหนด

ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นเมื่อเตรียมใบบันทึกเวลา

เมื่อมองแวบแรก การกรอกแบบฟอร์ม T-12 อย่างง่ายหรือสิ่งที่เทียบเท่าก็เป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม พนักงานที่คอยติดตามชั่วโมงทำงานก็ทำผิดพลาดเช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่น พวกเขาป้อนข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานโดยไม่ระบุตำแหน่งหรือหมายเลขบุคลากรของเขา

สำคัญ!ผลการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีของหลายๆ องค์กร แสดงว่าผู้รับผิดชอบการรักษาใบบันทึกเวลามักไม่ปฏิบัติตามกฎการลดวันทำการก่อนวันหยุดนักขัตฤกษ์ 1 ชั่วโมง อันที่จริงพนักงานทำงาน 7 ชั่วโมงตามกฎหมาย ในเอกสารปกติคือ 8 ชั่วโมง

ยังมีอีก ความผิดพลาดทั่วไปซึ่งได้รับอนุญาตในบริษัทส่วนใหญ่เนื่องจากการเพิกเฉย: พวกเขากำหนดให้วันหยุดเป็นวันทำการ นอกจากนี้ ปัญหาอาจเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำงานโดยผู้เชี่ยวชาญ อย่าลืมว่าใบบันทึกเวลาต้องรวมชั่วโมงทั้งหมดที่พนักงานนอกเวลาทำงานในแต่ละตำแหน่งของเขา

หากเมื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบบันทึกเวลา คุณตรวจพบข้อผิดพลาด ให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของวรรค 8 ของศิลปะ 9 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 6 พฤศจิกายน 2554 หมายเลข 402-FZ "ในการบัญชี" ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะต้องขีดฆ่าด้วยบรรทัดอย่างระมัดระวัง เหนือการกำหนดขีดฆ่า คุณต้องป้อนข้อมูลที่ถูกต้องและระบุวันที่ที่ทำการแก้ไข นอกจากนี้ พนักงานที่แก้ไขใบบันทึกเวลาต้องลงนาม (คุณต้องถอดรหัสลายเซ็นและระบุตำแหน่งด้วย)

หมอบอก

3 ปัญหาของระบบควบคุมเวลาพนักงานสุดคลาสสิก

ปีเตอร์ เลเบเดฟ,

ผู้อำนวยการฝ่ายเศรษฐศาสตร์และการเงิน ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

พนักงาน ฝ่ายผลิตเวลาทำงานถูกนำมาพิจารณาเป็นรายวัน: พวกเขาระบุไว้ในบัตรรายงานว่าพวกเขาใช้เวลาเท่าไร (เป็นชั่วโมง) ในโครงการเฉพาะ การศึกษา การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ ณ สิ้นเดือน Timesheets ถูกส่งไปยังผู้บังคับบัญชาทันทีซึ่งส่งเอกสารไปยังแผนกบัญชีซึ่งพนักงานป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบจัดทำรายงานสรุปเกี่ยวกับโครงการและส่งมอบให้กับผู้จัดการ

ในการรวบรวมข้อมูล เราพบปัญหาหลัก 3 ประการ คือ

1. ใช้เวลานานมากในการรวบรวมข้อมูลทางสถิติ เป็นไปได้ที่จะทราบเวลาที่พนักงานทำงานจริงได้ดีที่สุดคือหนึ่งสัปดาห์หลังจากสิ้นเดือนที่รายงาน นอกจากนี้ยังใช้เวลานานในการตรวจสอบและอนุมัติใบบันทึกเวลา
2. ความยากลำบากยังเกี่ยวข้องกับการรับรายงานชั่วคราว เราไม่สามารถรวบรวมข้อมูลทางสถิติได้มากกว่าเดือนละครั้ง และถ้าเราเก็บรายงานรายสัปดาห์ จำนวนใบบันทึกเวลากระดาษจะเพิ่มขึ้น 4 เท่า นอกจากนี้ การวิเคราะห์ยังต้องการข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน แต่พนักงานบางคนไม่สามารถกรอกใบบันทึกเวลานอกเวลาปกติได้ เนื่องจากมีคนลาป่วยและมีคนกำลังเดินทางไปทำธุรกิจ
3. การกรอกใบบันทึกเวลามักมีข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น พนักงานระบุหมายเลขสัญญาหรือประเภทของงานผิด หรือไม่คำนึงถึงเวลาทำงานเลย และกรอกใบบันทึกเวลา ณ สิ้นเดือนโดยสุ่มลำดับ

ระบบติดตามเวลาอัตโนมัติช่วยให้เราแก้ปัญหาเหล่านี้ได้

การควบคุมชั่วโมงทำงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและจำนวนพนักงาน ข้อกำหนดถูกกำหนดไว้ในศิลปะ 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

คำถามกรอกทั่วไป

ในการบัญชีสำหรับเวลาที่ทำงานโดยพนักงาน จะมีการเก็บใบบันทึกเวลาซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบบังคับขององค์กรในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ใบบันทึกเวลา - เอกสารที่ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงานโดยพนักงานซึ่งข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณค่าจ้างค่าจ้างวันหยุด

ข้อมูลของเขาถูกใช้:

• สำหรับเงินเดือนพนักงานวันหยุด
• เมื่อตรวจสอบโดยหน่วยงานควบคุมภายนอกต่างๆ
• เพื่อให้ได้ข้อมูลจากผู้บริหารเรื่องการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เอกสารได้รับความสำคัญเป็นพิเศษกับตารางกะหรือรูปแบบค่าตอบแทน
• การก่อตัวของการรายงานทางสถิติและการคำนวณจำนวนพนักงานเฉลี่ย

ข้อมูลถูกป้อนตามเอกสารประกอบต่อไปนี้:

1. คำสั่งเกี่ยวกับการจัดจ้างงาน, การเดินทางเพื่อธุรกิจ, การจัดหาวันหยุดพักผ่อนประเภทต่างๆ
2. ใบทุพพลภาพ.
3. เอกสารอ้างอิงและบันทึกของหัวหน้าแผนก
4. เอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ยอมรับโดยโฟลว์เอกสารภายใน

ผู้ใช้ข้อมูลใบบันทึกเวลางาน ได้แก่ พนักงานบัญชี ผู้บริหาร ผู้บริโภคภายนอก - ภาษี พนักงานตรวจแรงงาน และหน่วยงานอื่นๆ แบบฟอร์มนี้จัดทำขึ้นเป็นชุดเดียวและเก็บไว้ในแผนกบัญชีเป็นเวลา 5 ปีเพื่อเป็นเอกสารประกอบการจ่ายเงินเดือน งวดนี้สอดคล้องกับระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีทั่วไป สำหรับอุตสาหกรรมที่มีสภาพการทำงานพิเศษจะใช้ระยะเวลา 75 ปี ระยะเวลาในการจัดเก็บขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการยืนยันเวลาทำงานในสภาพการทำงานพิเศษเพื่อการเกษียณอายุก่อนกำหนด

การรวบรวมข้อมูลถูกกำหนดให้กับพนักงานบุคคลขององค์กรตามด้วยการอนุมัติเอกสารโดยหัวหน้า ในกรณีที่ไม่มีบริการบุคลากรในองค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคลที่มีพนักงานจำนวนน้อย ให้ถือว่าเจ้าหน้าที่มีหน้าที่

บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเตรียมจะรวมอยู่ในนโยบายการบัญชีขององค์กร การปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมนำไปสู่การลงโทษที่น่าจะเป็นไปได้โดยผู้บริหารตามศิลปะ 192 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

บริษัทอาจจะใช้แตกต่างกัน วิธีการกรอกใบบันทึกเวลาทางเลือกที่บริษัททำขึ้นอย่างอิสระ

การบัญชีอาจรวมถึง:

• วิธีการลงทะเบียนทั้งหมด. นักบัญชีป้อนข้อมูลทุกวัน วิธีนี้ใช้ในกรณีที่องค์กรมีโหมดการทำงานที่มีจำนวนชั่วโมงต่างกัน - ตารางหมุนเวียน พนักงานนอกเวลา
• วิธีการเบี่ยงเบน. การเบี่ยงเบนรวมถึงการมาถึงล่าช้า การขาดงานด้วยเหตุผลต่างๆ การประมวลผลในวันหยุด วิธีการนี้ถูกใช้โดยบริษัทที่มีตารางการทำงานรายชั่วโมงคงที่

กฎและการบรรจุตัวอย่าง

หลักเกณฑ์การกรอกเอกสารเบื้องต้นใช้กับแบบฟอร์มบันทึกบุคลากร บันทึกต้องเชื่อถือได้ แบบฟอร์มต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นขององค์กร แผนก เจ้าหน้าที่

การกรอกเอกสารมีคุณสมบัติหลายประการ:

• กรอกแบบฟอร์มสำหรับองค์กรทั้งหมดหรือสำหรับหน่วยงานแต่ละแผนก
• การทำบัญชีสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน หน่วยพนักงานทั้งหมดมีหมายเลขเฉพาะ การระบุตัวตนของพนักงานจะดำเนินการโดยระบุชื่อเต็มและตำแหน่งเพื่อไม่ให้เกิดความบังเอิญระหว่างคนชื่อเดียวกัน
• ข้อมูลถูกสร้างขึ้นสำหรับพนักงานทุกคน มีรายชื่อพนักงานที่ลาคลอดบุตรด้วย

หลังจากร่างเอกสารแล้วจะมีการลงนามโดยผู้รับผิดชอบพนักงานของฝ่ายบริการบุคคลและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยโครงสร้างหรือองค์กร

มีอยู่ แบบฟอร์มสองประเภท- T-12 และ T-13 ซึ่งได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ ในองค์กรหนึ่งได้รับอนุญาตให้ใช้เพียงหนึ่งในนั้นและได้รับอนุญาตให้พัฒนาแบบฟอร์มอย่างอิสระโดยยังคงรักษารายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดไว้ ใช้งานพร้อมกัน ประเภทต่างๆต้องห้าม.

• แบบฟอร์ม T-12ใช้สำหรับการกรอกด้วยตนเองและประกอบด้วย 2 ส่วนที่ให้คุณทำเครื่องหมายชั่วโมงทำงานและเงินเดือน เมื่อใช้ใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน ส่วนบัญชีเงินเดือนสามารถละเว้นได้

• แบบฟอร์ม T-13ใช้ในการกรอกแบบฟอร์มอัตโนมัติ มันสะท้อนเฉพาะข้อมูลของบันทึกบุคลากรของเวลาที่เข้าร่วมและการไม่เข้าร่วมด้วยเหตุผลของการขาดงาน

เพื่อความเรียบง่ายและการเข้าถึงข้อมูลไทม์ชีท ผู้ใช้ทุกคนใช้สัญลักษณ์ที่เหมือนกันสำหรับเอกสารทั้งหมด รายการรหัสและการถอดรหัสอยู่ในชื่อของแบบฟอร์ม T-12

รหัสหลักที่ใช้ในเอกสารคือ:

รหัส	ถอดรหัส
ฉัน	ลักษณะและการปฏิบัติหน้าที่แรงงานในตอนกลางวัน
ชม	ลักษณะและการปฏิบัติหน้าที่ในเวลากลางคืน
ที่	วันหยุดทำการ
RV	หน้าที่วันหยุดสุดสัปดาห์
ถึง	เดินทางเพื่อธุรกิจ
บี	ขาดงานเนื่องจากทุพพลภาพชั่วคราว
ออนซ์	ออกโดยไม่ต้องจ่าย
จาก	วันลาพักร้อน
HH	ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ

บริษัทมีสิทธิที่จะแนะนำการกำหนดที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระ ลำดับการใช้อักขระพิเศษได้รับการแก้ไขในนโยบายการบัญชี

ความถี่ในการรวบรวมใบบันทึกเวลาได้รับการอนุมัติในนโยบายการบัญชี ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการกรอกแบบฟอร์มเดือนละสองครั้งสำหรับการคำนวณการชำระเงินระหว่างกาล - ล่วงหน้าและการชำระเงินขั้นสุดท้ายกับพนักงานสำหรับค่าจ้างเมื่อสิ้นเดือน

ความแตกต่างของการกรอกตารางการทำงานเป็นกะ

ตารางงานกะถือว่าทำงานในโหมดที่มีจำนวนการเข้าชมต่อเดือน พนักงานที่มีตารางงานลอยตัวอาจไม่ทำงานหรือเกินเวลาทำงานมาตรฐานที่กำหนดไว้ต่อเดือน อนุญาตให้มีการเบี่ยงเบนเล็กน้อยภายใน 2 กะ สิ่งสำคัญคือต้องป้องกันไม่ให้ทำงานล่วงเวลาซึ่งทำให้นายจ้างต้องจ่ายค่าล่วงเวลา
หากกำหนดเวลาถึง 2 วัน ใบบันทึกเวลาจะระบุเวลาจริงที่ใช้ในที่ทำงานในเซลล์ของแต่ละวันที่ การแบ่งวันช่วยให้คุณกำหนดช่วงเวลากลางคืนสำหรับการเรียกเก็บเงินได้

การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไทม์ชีทจะเกิดขึ้นในเดือนที่มีการค้นพบข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกัน สิ่งนี้เกิดขึ้นบนพื้นฐานของคำสั่งของหัวหน้า หลังจากตีพิมพ์แล้วจะมีการสร้างเอกสารแก้ไขซึ่งตรงกับวันที่แก้ไข ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างใหม่และการรายงานโดยพนักงานของแผนกบัญชี

เอกสารกฎเกณฑ์ที่ควบคุมกฎสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา

กฎหมายกำหนดขั้นตอนสำหรับใบบันทึกเวลาสำหรับพนักงาน การกรอกเอกสารจะดำเนินการโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมายและการดำเนินการ การบัญชีในการป้อนรายละเอียดบังคับขององค์กรและพนักงาน

สำหรับอาคาร ใช้บทบัญญัติทางบัญชีที่มีความสามารถ:

• ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย กำหนดให้รัฐวิสาหกิจปรับชั่วโมงการทำงานให้เป็นปกติ
• กฎหมายว่าด้วยการบัญชี ควบคุมความเป็นไปได้ของการพัฒนารูปแบบของเอกสารหลักอย่างอิสระ ระบุพร้อมกับ PBU 22/2010 ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ผิดพลาด
• พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ สำหรับฉบับที่ 1 ซึ่งอนุมัติรูปแบบของแบบฟอร์มใบบันทึกเวลา

วิดีโอ: ตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม T-12 และ T-13

คุณสามารถดูตัวอย่างการกรอกเอกสารทั้งด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติได้ในวิดีโอต่อไปนี้
ข้อมูลทั่วไปและกฎการออกแบบฟอร์ม T-12

การสร้างและกรอกใบบันทึกเวลาในโปรแกรม 1C: Enterprise ส่วนที่ 1.

ชั่วโมงการทำงานจะถูกติดตามโดยใช้สเปรดชีต ตามเอกสารนี้ คุณสามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงทำงาน มาตรฐานเวลาทำงาน กรอกเอกสารทางบัญชี มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวสำหรับพนักงานแต่ละคนและกรอกข้อมูลขณะทำงาน มีคำแนะนำการกรอกและตัวอย่างใบลงเวลาสำหรับปี 2562

รูปแบบและวัตถุประสงค์ของเอกสารทางบัญชีตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

ใบบันทึกเวลาจะต้องบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เอกสารทางบัญชีมีสองรูปแบบที่รวมกัน: T12 และ T13 นอกจากนี้ยังได้รับอนุญาตให้พัฒนารูปแบบของคุณเองภายในบริษัท นี้เป็นพื้นฐานสำหรับเงินเดือน

ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงานจริงและ (หรือ) ไม่ทำงานโดยพนักงานแต่ละคนขององค์กร ตรวจสอบการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานที่กำหนดโดยพนักงาน เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน คำนวณค่าจ้าง และรวบรวมรายงานทางสถิติ เกี่ยวกับแรงงาน

หน้าที่หลักของแผ่นเวลา:

1. การบัญชีรายวันของชั่วโมงทำงาน ติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายแรงงานฉบับปัจจุบัน
2. แก้ไขข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคน

ตามจำนวนชั่วโมงทำงาน ค่าจ้างจะถูกคำนวณและจัดทำรายงานสำหรับแผนกสถิติ

ค่าปรับ: ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ในกรณีที่ไม่มีเอกสารนี้ องค์กรอาจต้องรับผิดทางปกครอง ในสถานการณ์เช่นนี้ เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะถูกขู่ว่าจะเลิกจ้าง

หากองค์กรไม่จัดสรรเวลาเพื่อจัดทำใบบันทึกเวลาพนักงานตรวจแรงงานจะปรับ 10,000 รูเบิล หากไทม์ชีทเต็ม อาจมีการพิจารณาข้อผิดพลาด ต้องแก้ไขเอกสารที่ไม่ถูกต้อง

สำหรับการละเมิดกฎการบรรจุจะถูกปรับสูงถึง 50,000 รูเบิล อาจมีบทลงโทษทางปกครองด้วย มาตรการนี้บังคับให้องค์กรต้องหยุดนิ่งนานถึง 90 วัน

ช่องทางการกรอกใบลงเวลา

การมีหรือไม่มีพนักงานประจำในที่ทำงานแต่ละคนจะถูกบันทึกโดยใช้วิธีการลงทะเบียนที่สมบูรณ์ วิธีนี้ใช้ในกรณีที่จำนวนชั่วโมงทำงานในแต่ละวันต่างกัน

หากจำนวนวันทำการไม่เปลี่ยนแปลง จะใช้วิธีที่สอง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบันทึกการเบี่ยงเบน: ขาดงาน ทำงานล่วงเวลา มาสาย

หน้าชื่อเรื่อง

ข้อมูลดังกล่าวจะถูกแทนที่โดยอัตโนมัติ โดยต้องกรอกใบบันทึกเวลาโดยใช้โปรแกรมพิเศษบนพีซี

สัญลักษณ์ของชั่วโมงทำงานและเวลาที่ไม่ทำงานที่แสดงในหน้าชื่อเรื่องของแบบฟอร์ม N T-12 ยังใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาในรูปแบบ N T-13

พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 01/05/2547 ฉบับที่ 1

มีรายการสัญลักษณ์ในหน้าชื่อเรื่อง รหัสเหล่านี้เป็นรหัสที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งใช้เมื่อกรอกใบบันทึกเวลาทุกรูปแบบ

ตัวอย่างที่ถูกต้อง: วิธีการวาดเอกสาร

เอกสารทางบัญชีที่เป็นปัญหาจัดทำขึ้นในฉบับเดียว ใช้สำหรับทำธุรกิจรวมทั้งผู้ประกอบการรายบุคคล

หลังจากหนึ่งเดือน บัตรรายงานจะลงนามโดยผู้จัดการทุกระดับ (หัวหน้าและหัวหน้าแผนกหรือภาคส่วน) รวมถึงเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลผู้รับผิดชอบ หลังจากลงทะเบียนแล้ว ใบบันทึกเวลาจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี

การจัดทำและดำเนินการรายงานในโครงสร้างงบประมาณ

รัฐวิสาหกิจ / สถาบันใช้แบบฟอร์ม 0504421 เป็นเอกสารบันทึกความเบี่ยงเบนของชั่วโมงการทำงาน มันถูกสร้างขึ้นสองวันก่อนเริ่มรอบระยะเวลาบัญชี ส่วนเบี่ยงเบนทั้งหมด ณ สิ้นเดือนจะต้องสรุปและโอนไปยังแผนกบัญชี

วิธีการกรอกอนาล็อกอิเล็กทรอนิกส์

สามารถวาดใบบันทึกเวลาได้ในอินเทอร์เฟซของโปรแกรมพิเศษ ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือสเปรดชีต Excel นอกจากนี้ยังมีโซลูชั่นแบบบูรณาการตาม ระบบข้อมูลรัฐวิสาหกิจ

รายงานจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามข้อมูลงาน แผ่นเวลารูปแบบนี้แก้ไขได้ง่ายขึ้น

วิดีโอ: วิธีกรอกใบบันทึกเวลา

เรากรอกเอกสารพร้อมค่าแรงของพนักงาน: คำแนะนำ

ระบบชิ้นงานเกี่ยวข้องกับการคำนวณค่าจ้างขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ทำ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ จะมีการรักษาไทม์ชีทและบันทึกเอาต์พุตสำหรับพนักงานแต่ละคน

คุณสมบัติการบัญชีสำหรับการจ่ายเป็นชิ้น:

1. แรงงานสามารถวัดได้เป็นชั่วโมง ตัวอย่างเช่น งานของครู ครู คนขับรถ ฯลฯ ในสถานการณ์เช่นนี้ ใบบันทึกเวลา ระบุเวลาทำงาน
2. ในกรณีอื่นๆ จะใส่เครื่องหมาย "I" หรือ "01" บรรทัดสุดท้ายของเอกสารไม่สมบูรณ์
3. วันหยุดจะถูกเรียกเก็บแยกต่างหาก จำนวนเงินที่ชำระได้อธิบายไว้ในข้อตกลงร่วม

ถอดรหัสสัญลักษณ์และรหัส: "กลางคืน" ออกไปแทนที่จะหยุด ฯลฯ

ใช้การกำหนดรหัสที่กำหนดโดยคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียในรูปแบบ T12 การถอดเสียงอธิบายไว้ในหน้าชื่อเรื่องของตัวอย่าง

• ฉันเป็นงานประจำวัน
• B - ทำงานในวันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์
• N - กะกลางคืน;
• РВ - ปรากฏตัวในที่ทำงานในวันหยุด
• C - การทำงานล่วงเวลา
• B - วันทุพพลภาพชั่วคราว (ลาป่วย);
• K - วันเดินทางเพื่อธุรกิจ
• C - วันของวันหยุดตามแผน;
• OZ - วันหยุดพักผ่อนด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง
• Y - ออกไปเรียนที่สถาบันการศึกษา
• HH หรือ ZO - ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ
• ประชาสัมพันธ์ - ขาดงาน เพื่อไม่ให้สับสนกับวันหยุดซึ่งสามารถได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารอย่างเป็นทางการ

หากจำเป็นเมื่อรหัสข้างต้นไม่เพียงพอ จะได้รับอนุญาตให้พัฒนาการกำหนดเพิ่มเติมที่องค์กร

ข้อผิดพลาดพื้นฐาน

ต้องกรอกใบบันทึกเวลาตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ไม่รวมข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ:

1. ไม่ได้ระบุตำแหน่งพนักงาน ไม่เพียงพอที่จะระบุเพียงชื่อเต็ม แต่จำเป็นต้องป้อนชื่อตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งในบริษัทในคอลัมน์
2. วันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ถูกระบุว่าเป็นวันทำการ
3. ระยะเวลาก่อนวันหยุดไม่ถูกต้อง วันทำการดังกล่าวมักจะสั้นลง จำเป็นต้องฉลอง 7 แทน 8 ชั่วโมง

ควรคำนึงถึงงานที่ทับซ้อนกันอย่างไร?

การบัญชีสำหรับเวลาของพนักงานพาร์ทไทม์มีคุณลักษณะบางอย่าง เวลาทำงานจริงจะถูกบันทึกไว้ ระยะเวลาการทำงานต่อวันระบุไว้ในบัตรรายงาน T12 ในบรรทัดด้านล่าง ในคอลัมน์ 4 และ 6 หรือ T13 ในบรรทัดที่ 2 และ 4 กับงานนอกเวลาภายใน เวลาของการทำงานจะถูกสะท้อนแยกกันสำหรับแต่ละตำแหน่งที่พนักงานครอบครอง

แบบฟอร์มมาตรฐานการกรอกใบบันทึกเวลาของพนักงานสำรอง

เวลาทำงานโดยนักเดินทางเพื่อธุรกิจจะถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลาของแบบฟอร์ม T12 ในคอลัมน์จะมีการกำหนดตัวอักษร "K" หรือ "06" แบบดิจิทัล ระบุวันเท่านั้น ไม่ได้ระบุชั่วโมง

กฎการใช้ไทม์ชีทในรูปแบบต่างๆ

ขึ้นอยู่กับศิลปะ 7 และ 9 บริษัท ที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมเชิงพาณิชย์สามารถพัฒนารูปแบบเพิ่มเติมของการบันทึกชั่วโมงการทำงานที่เหมาะสมกับลักษณะเฉพาะขององค์กรมากขึ้น องค์กรงบประมาณต้องการรูปแบบการบัญชีเวลาต่อไปนี้:

1. ใบแจ้งเงินเดือน (F No. 0504421).
2. การบัญชีที่ออกแบบมาสำหรับการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติในภายหลัง (F No. 0301008)

แบบฟอร์ม T12 และ T13 มีรายละเอียดเหมือนกันตามคำแนะนำในการรวบรวมใบบันทึกเวลา

วิธีการจัดทำรายงาน: ระเบียบข้อบังคับ

เอกสารถูกกรอกดังนี้:

1. ชื่อขององค์กรหรือสถาบัน ตลอดจนแผนกหรือภาคส่วน (หากจำเป็น) จะถูกกรอกที่ด้านบน
2. เติมใน วันที่แน่นอนวาดเอกสารและหมายเลข
3. คอลัมน์ "ระยะเวลาการรายงาน" มีข้อมูลสำหรับวันทั้งหมดของช่วงเวลานี้
4. ส่วนที่ 1 เป็นหมายเลข
5. คอลัมน์ 2 และ 3 เต็มไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเต็มเวลาตามบัตรส่วนบุคคลของพวกเขา
6. ในคอลัมน์ 4 และ 6 จะมีการป้อนรหัสตามเวลาที่ใช้ในแต่ละวันทำการของรอบระยะเวลาบัญชี
7. คอลัมน์ 5 และ 7 ได้รับการออกแบบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ขั้นกลางเป็นเวลาครึ่งเดือน: เซลล์ที่ด้านบนเต็มไปด้วยจำนวนวันทำงานจริง ที่ด้านล่าง - ชั่วโมงทำงาน สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถวิเคราะห์เบื้องต้นได้
8. คอลัมน์ 8 ถึง 17 จะถูกเติมหลังจากผ่านไปหนึ่งเดือน
9. จำนวนวันและชั่วโมงทำงานถูกป้อนในคอลัมน์ 14 และ 16
10. สาเหตุของการขาดงานที่เป็นไปได้นั้นระบุด้วยรหัสที่เกี่ยวข้องในคอลัมน์ที่ 15
11. คอลัมน์ 17 ใช้เพื่อสะท้อนจำนวนวันที่ไม่ทำงาน (วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุด)
12. คอลัมน์ต่อไปนี้ (ส่วนที่สองของใบบันทึกเวลา) จากคอลัมน์ 1 ถึง 55 ถูกกรอกโดยนักบัญชี

ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาและการอนุมัติ

เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับบันทึกบุคลากร บริษัทจึงได้กำหนดขั้นตอนในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรของตนเอง การตัดสินใจได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ ได้แก่ การเงิน บุคลากร และความสามารถขององค์กร

ตามข้อกำหนดของส่วนที่ 4 ของมาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาเป็นความรับผิดชอบของนายจ้างซึ่งหมายความว่าผู้บริหารมีสิทธิที่จะแต่งตั้งพนักงานเฉพาะเพื่อรักษารูปแบบการบัญชีนี้

ความรับผิดชอบได้รับการแก้ไขในรายละเอียดงานหรือในสัญญาจ้างตามคำสั่งที่ออกโดยหัวหน้า การกระทำดังกล่าวถูกควบคุมในมาตรา 8, 57, 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากจำนวนพนักงานในองค์กรมีตั้งแต่ 1 ถึง 5 คนจะไม่มีการจัดตำแหน่งแยกต่างหากสำหรับการรักษาใบบันทึกเวลา ไม่แนะนำให้มอบหน้าที่ของผู้จับเวลาให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งเสมอไป สิ่งนี้ต้องการการฝึกอบรมขั้นสูงและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตามกฎแล้วในองค์กรขนาดเล็กหัวหน้าจะเก็บบัตรรายงานไว้เอง หากองค์กรมีมากกว่า 30 คน พนักงานฝ่ายบริการบุคคลแยกกันเก็บบันทึกชั่วโมงทำงาน บางครั้งอนุญาตให้ใช้ร่วมกันได้

ความรับผิดชอบในการดำเนินการบันทึกเวลาบางครั้งมอบหมายให้นักบัญชีหรือเลขานุการ

วิธีติดตามเวลา

ในบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก จะใช้ตัวเลือกการบัญชีต่อไปนี้:

1. การจัดตารางแบบรวมศูนย์ บริษัทมีผู้จับเวลาหลายคน ซึ่งมีหน้าที่หลักในการจัดตารางเวลาของเวลาที่พนักงานแต่ละคนทำงาน
2. กระจายอำนาจ ในกรณีนี้ แต่ละแผนกของบริษัทมีผู้จับเวลาของตนเอง หัวหน้าหน่วยโครงสร้างสามารถลงนามในใบบันทึกเวลาได้ สิทธิ์นี้ใช้โดยผู้รับมอบฉันทะจากหัวหน้าหรืออนุมัติโดยคำสั่งที่เกี่ยวข้อง

ลักษณะเฉพาะของงานขององค์กรมักไม่อนุญาตให้โอนสิทธิ์ในการลงนามผู้บริหารระดับสูงไปยังหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง สิ่งนี้กระตุ้นให้เกิดการละเมิดกฎหมายแรงงานซึ่งสามารถตรวจพบได้ในระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล

คำแนะนำ : ก่อนมอบอำนาจให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า เอกสารการก่อตั้งบริษัทไม่ได้ห้ามการโอนดังกล่าว หากมีข้อจำกัด สิทธิในการลงนามจะยังคงอยู่ที่หัวหน้าสำนักงานใหญ่

การบัญชี "การเดินทาง": วิธีคำนึงถึงชั่วโมงทำงานหากพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ

เป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมงานของพนักงานที่ตั้งอยู่ในเมืองอื่น กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับการบัญชีเวลา ในกรณีเช่นนี้ ขอแนะนำให้พนักงานเก็บบันทึกเวลาทำงานของตนเอง

การจัดทำเอกสารทางบัญชีเป็นหน้าที่เพิ่มเติมที่ควรบันทึกไว้ในรายละเอียดงาน มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการทำงานนี้ให้เสร็จสิ้น

นี่คือที่มาของแง่มุมทางศีลธรรม พนักงานต้องซื่อสัตย์และไม่อนุญาตให้เพิ่มชั่วโมงทำงาน เขาจะซื่อสัตย์แค่ไหน ผู้นำจะสามารถกำหนดได้ มีการประเมินผลงานของพนักงานและระดับประสิทธิผล

สามารถเก็บเอกสารได้นานเท่าใด ในสถานประกอบการที่เป็นอันตราย

ตามข้อ 281 ของรายการเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรใบบันทึกเวลาอาจมีการจัดเก็บอย่างน้อยหนึ่งปี

ในทางกลับกัน เอกสารนี้เป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณภาษี "เอกสาร" ดังกล่าวจะถูกเก็บไว้นานถึงสี่ปีตามรหัส (ข้อ 8 ข้อ 1 มาตรา 23 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

นอกจากนี้ ใบบันทึกเวลาเป็นเอกสารหลักสำหรับค่าจ้าง ซึ่งหมายความว่าควรเก็บไว้อย่างน้อยห้าปี (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "การบัญชี") ดังนั้นบัตรรายงานจะถูกเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี

หากพนักงานทำงานในสภาวะที่เป็นอันตราย/อันตราย เขาจะได้รับผลประโยชน์เมื่อคำนวณเงินบำนาญ การทำงานหนักในองค์กรอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพและชีวิตของมนุษย์ ดังนั้นในสภาพดังกล่าว บัตรรายงานจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ใบบันทึกเวลาประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ในการคำนวณและคำนวณเงินเดือน แต่ละคอลัมน์ที่ป้อนสัญลักษณ์นี้จะต้องมีเอกสารหลักฐาน (คำสั่ง, ใบรับรองทุพพลภาพชั่วคราว, ใบรับรองต่างๆ, การแจ้ง, ใบรับรอง) เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการกรอกผู้รับผิดชอบในการดูแลเอกสารทางบัญชีจะต้องระมัดระวังอย่างยิ่งมีความรู้พิเศษ การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลาอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้การคำนวณเงินเดือนแก่พนักงานถูกต้อง ไม่รวมข้อพิพาทแรงงานและค่าปรับ

บริษัทและผู้ประกอบการแต่ละรายที่ทำหน้าที่เป็นนายจ้างเมื่อใช้แรงงานลูกจ้างต้องคำนึงถึงชั่วโมงทำงานด้วย กฎหมายกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มพิเศษซึ่งเรียกว่าใบบันทึกเวลาเพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ หน้าที่ในการทำให้เสร็จขึ้นอยู่กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างแต่ละรายโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบความเป็นเจ้าของต้องเก็บบันทึกชั่วโมงทำงานของพนักงานของตน หากไม่มีใบบันทึกเวลา จะมีการลงโทษทางปกครองสำหรับทั้งองค์กรและพนักงานที่รับผิดชอบ

ใบบันทึกเวลาเป็นแบบฟอร์มที่ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับวันทำงานของพนักงานแต่ละคน รวมถึงการไม่ไปทำงานเพื่อความเคารพหรือ เหตุผลที่ไม่สุภาพ. สามารถทำได้สองวิธี:

1. ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการมีหรือไม่มีพนักงานจะได้รับการดูแลทุกวัน
2. ข้อมูลถูกป้อนลงในใบบันทึกเวลาในกรณีที่มีการเบี่ยงเบน กล่าวคือ ในการขาดงาน, การขาดงาน, ความล่าช้า ฯลฯ

ตามข้อมูลในเอกสารนี้ เงินเดือนของพนักงานบริษัททั้งหมดจะถูกคำนวณ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการปฏิบัติตามวินัยแรงงานตลอดจนบรรทัดฐานของระยะเวลา สัปดาห์การทำงาน, ระยะเวลา , การปฏิบัติหน้าที่ในวันหยุดสุดสัปดาห์

กฎหมายกำหนด 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์สำหรับการทำงาน 5 วัน และ 36 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เป็นเวลา 6 วันด้วยการสรุปการบัญชี บรรทัดฐานอาจถูกละเมิดข้อกำหนดหลักคือสอดคล้องกับจำนวนเงินที่แน่นอนสำหรับรอบระยะเวลารายงานเช่นไตรมาส

เมื่อมีการตรวจสอบจากพนักงานตรวจแรงงานมาถึงองค์กร เอกสารหลักที่พวกเขาร้องขอคือใบบันทึกเวลา นอกจากนี้ยังเป็นแหล่งหลักในการสร้างรายงานสถิติด้านแรงงานและบุคลากร

ขั้นตอนการใช้ไทม์ชีท

Timesheet ถูกกำหนดให้กับพนักงานคนหนึ่งซึ่งถูกควบคุมโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างของเขา รายการบันทึกเวลาจะทำทุกวัน

ตามกฎเกณฑ์ของกฎหมาย หน่วยงานทางเศรษฐกิจมีสิทธิ์ใช้แบบฟอร์มในรูปแบบ T-12 หรือแบบฟอร์ม T-13 ซึ่งได้รับอนุมัติจาก Rosstat ตัวเลือกแรกใช้ทั้งสำหรับการบัญชีสำหรับระยะเวลาการทำงานและการคำนวณค่าจ้าง สามารถใช้เอกสารที่สองได้หากการสะท้อนเวลาทำงานเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ บริษัทสามารถพัฒนาเอกสารของตนเองโดยคำนึงถึงความต้องการที่มีอยู่ ในขณะเดียวกัน จะต้องมีรายละเอียดบังคับจำนวนหนึ่ง โปรแกรม HR มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว

สามารถกรอกแผ่นเวลาด้วยตนเองหรือใช้คอมพิวเตอร์ ในกรณีหลังนี้ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในโปรแกรม และแบบฟอร์มจะถูกพิมพ์ออกมาเมื่อสิ้นเดือน

ในกรณีนี้ จะใช้การกำหนดพิเศษในบัตรรายงาน เป็นตัวอักษรและตัวเลข ตัวอย่างเช่น งานของพนักงานที่อยู่ในช่วงปกติจะแสดงด้วยตัวอักษร I หรือรหัส 01 โดยให้ป้อนรหัสในเอกสารก่อน จากนั้นจึงระบุระยะเวลาทำงาน คุณไม่สามารถใช้ยันต์แบบนั้นได้ ต้องกรอกตามเอกสารประกอบหรืออย่างอื่น

ใบบันทึกเวลาแสดงข้อมูลตลอดเวลา รวมทั้งการเดินทางเพื่อธุรกิจ วันหยุด วันลาป่วย ฯลฯ คุณสามารถใส่รหัสประเภทค่าตอบแทนลงในใบบันทึกเวลาซึ่งเป็นตัวเลขดิจิทัลสี่หลักได้ ตัวอย่างเช่น รหัส 2000 ใช้สำหรับเงินเดือน 2010 สำหรับสัญญากฎหมายแพ่ง 2012 สำหรับวันหยุดและค่าตอบแทน 2300 สำหรับการลาป่วย ฯลฯ

การปิดใบลงเวลาจะเกิดขึ้นในวันสุดท้ายของเดือนหรือวันถัดไป ผู้รับผิดชอบส่งไปตรวจสอบและลงนามให้หัวหน้าแผนกแล้วส่งไปยังแผนกบุคคล ฝ่ายบริการบุคลากรจะตรวจสอบข้อมูลจากใบบันทึกเวลาที่ให้ไว้พร้อมเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร หลังจากนั้นใบบันทึกเวลาจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีสำหรับการจ่ายเงินเดือน

ในเวลาเดียวกัน ควรระลึกไว้เสมอว่าใบบันทึกเวลาควรมีไว้เป็นสองส่วน โดยให้ครึ่งแรกของเดือนสำหรับคำนวณค่าจ้างล่วงหน้า และครึ่งหลังสำหรับคำนวณเงินเดือนเต็มตาม ผลลัพธ์ของเดือนทำงาน

เอกสารที่ประมวลผลแล้วจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษและเมื่อสิ้นปีจะมีการเก็บถาวรซึ่งสามารถเก็บไว้ได้นานถึงห้าปี หากบริษัทเป็นไปตาม การประเมินพิเศษมีสภาพการทำงานที่เป็นอันตรายและเป็นอันตรายรูปแบบดังกล่าวต้องเก็บไว้ไม่เกิน 75 ปี

ตัวอย่างการกรอกใบบันทึกเวลา

โปรดทราบว่าเพื่อความสะดวกและให้ข้อมูลที่ดีขึ้นของตัวอย่าง เราได้แก้ไขใบบันทึกเวลาเล็กน้อย - บางบรรทัดถูกลบออกและเพิ่มบางส่วนในขณะที่ความหมายทั่วไปไม่เปลี่ยนแปลง ที่ส่วนท้ายของหน้า คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างแผ่นเวลาในรูปแบบ Excel

คุณต้องเริ่มกรอกจากส่วนหัวของเอกสาร ในบรรทัดถัดไปจะระบุชื่อเต็มของบริษัทและรหัสตามไดเรกทอรี OKPO ซึ่งรวบรวมใบบันทึกเวลานี้สำหรับหน่วยโครงสร้าง

จากนั้นจะบันทึกหมายเลขซีเรียลของเอกสาร วันที่รวบรวม และระยะเวลาที่ครอบคลุม (โดยปกติคือเดือนตามปฏิทิน)

หลังจากนั้นจะกรอกส่วนหลักของเอกสาร

คอลัมน์ 1 - ตัวเลขในลำดับของบรรทัดในบัตรรายงานนี้

คอลัมน์ 2 และ 3 - ชื่อเต็ม พนักงาน ตำแหน่งของเขา หมายเลขบุคลากรที่ได้รับมอบหมาย

คอลัมน์ 4 ใช้เพื่อทำเครื่องหมายลักษณะที่ปรากฏในแต่ละวันหรือการขาดงานของพนักงาน ในแต่ละวัน เซลล์สองเซลล์จะได้รับการจัดสรรโดยเซลล์หนึ่งเซลล์ - การกำหนดรหัสจะระบุไว้ที่ด้านบน โดยปกติแล้วจะอยู่ในรูปของตัวอักษรหรือตัวเลข จำนวนชั่วโมงทำงานจะถูกป้อนในเซลล์ด้านล่าง หรือจะปล่อยทิ้งไว้ ว่างเปล่า.

รหัสหลักสำหรับการกรอกการเข้าร่วม:

• ฉัน - ถ้าพนักงานทำงานเต็มวันแล้ว
• K - ถ้าพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ
• B - วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์จะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัสนี้
• C - เมื่อพนักงานลางานประจำปีหลัก
• ข - กรณีเจ็บป่วยของพนักงาน (ลาป่วย) หรือทุพพลภาพชั่วคราว
• K - หากพนักงานลาพักร้อนโดยไม่ได้รับค่าจ้าง (ด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง)
• P - ลาให้กับพนักงานในโอกาสตั้งครรภ์และคลอดบุตร
• OZh - ออกไปดูแลเด็กอายุต่ำกว่า 3 ปี
• HH - ในกรณีที่พนักงานไม่เข้าร่วมในที่ทำงานด้วยเหตุผลที่ไม่สามารถอธิบายได้ คุณสามารถเว้นที่ว่างไว้หรือระบุรหัสนี้จนกว่าจะมีการชี้แจงสาเหตุของการขาดงาน หากถูกต้อง ก็จำเป็นต้องวางรหัสที่ตรงกับเหตุผลลงไป

คอลัมน์ 5 ระบุจำนวนวันและชั่วโมงทำงานในแต่ละครึ่งเดือน - วันอยู่ด้านบน ชั่วโมงด้านล่าง

คอลัมน์ 6 ระบุข้อมูลเดียวกัน แต่สำหรับทั้งเดือน

คอลัมน์ 7-9ใช้เพื่อระบุข้อมูลที่มีไว้สำหรับการจ่ายเงินเดือน หากพนักงานทุกคนที่รวมอยู่ในใบบันทึกเวลาใช้รหัสค่าจ้างเดียวกันและบัญชีที่เกี่ยวข้อง จากนั้นในส่วนหัวของตารางนี้ คุณต้องกรอกคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องที่มีชื่อเดียวกัน ในเวลาเดียวกัน คอลัมน์ 7-8 โดยตรงในบรรทัดของพนักงานยังคงว่างเปล่า และคุณต้องระบุข้อมูลในคอลัมน์ 9 เท่านั้น

หากในระหว่างเดือนรหัสและบัญชีของพนักงานแตกต่างกัน คอลัมน์ 7 จะระบุรหัสดิจิทัลที่สอดคล้องกับ แบบฟอร์มที่ต้องการค่าจ้าง ตามด้วยในคอลัมน์ 8 คุณต้องป้อนหมายเลขบัญชีตามผังบัญชีซึ่งสอดคล้องกับประเภทของการชำระเงินนี้ คอลัมน์ 9 ระบุจำนวนวันหรือชั่วโมงที่ทำงานสำหรับประเภทการจ่ายเงินที่บันทึกไว้

รหัสค่าจ้างพื้นฐาน:

• 2000 - เมื่อจ่ายค่าจ้างภายใต้สัญญาจ้างมาตรฐานและค่าเดินทาง
• 2553 - ในกรณีค่าตอบแทนตามสัญญากฎหมายแพ่ง
• 2555 - หากพนักงานได้รับค่าจ้างวันหยุด
• 2300 - เมื่อจ่ายเงินลาป่วยและสวัสดิการทุพพลภาพชั่วคราว

ในคอลัมน์ 10-13 จะมีการป้อนข้อมูลในกรณีที่ไม่มีพนักงานในที่ทำงาน - ที่นี่คุณต้องระบุรหัสที่สอดคล้องกับเหตุผลรวมถึงจำนวนวันหรือชั่วโมงที่อ้างอิง

ที่ด้านล่างของใบบันทึกเวลาทางด้านซ้ายคือนามสกุล ตำแหน่ง และลายเซ็นส่วนตัวของผู้กรอก ตรงข้ามกับเขาทางด้านขวาเอกสารลงนามโดยหัวหน้าแผนกตามที่มีการร่างใบบันทึกเวลาและพนักงานของแผนกบุคคลเพื่อระบุข้อมูลของพวกเขา วันที่ลงนามโดยผู้รับผิดชอบแต่ละคนระบุไว้ที่นี่

ความแตกต่าง

สามารถเพิ่มแผ่นงานเพิ่มเติมในใบบันทึกเวลาหลักซึ่งต้องกรอกสำหรับพนักงานเมื่อเลิกจ้าง ณ สิ้นเดือนจะแนบมากับใบบันทึกเวลาทั่วไปซึ่งมีการป้อนข้อมูลสำหรับพนักงานที่เกษียณอายุ "ถูกไล่ออก"

พนักงานขาดงาน

หากพนักงานไม่ปรากฏตัวในที่ทำงานโดยไม่ทราบสาเหตุในใบบันทึกเวลาในคอลัมน์ 4 คุณต้องใส่รหัส "HH" หรือ "30" - "ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุ" หลังจากที่พนักงานยืนยันสาเหตุของการขาดงาน - การลาป่วย, การขาดงาน ฯลฯ จะมีการแก้ไขใบบันทึกเวลาและรหัส "HN" จะเปลี่ยนเป็นเหตุผลที่สอดคล้องกันสำหรับการขาดงาน

เจ็บป่วยในวันหยุด

หากพนักงานล้มป่วยขณะลาประจำปีและเมื่อกลับมาจากลาป่วย ในกรณีนี้ วันที่ระบุของการเจ็บป่วยในบัตรรายงานจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส (B) แทนวันหยุดที่ทำเครื่องหมายไว้ (OT ). ในกรณีนี้ วันหยุดจะขยายออกไปตามระยะเวลาที่พนักงานเจ็บป่วย

วันหยุดในวันหยุด

หากตามปฏิทินการผลิต วันหยุดตรงกับช่วงวันหยุด เช่น วันหยุดในเดือนพฤษภาคม วันเหล่านี้จะไม่รวมอยู่ในวันหยุด - ควรป้อนรหัส (B) แทน วันที่เหลือจะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัสที่เกี่ยวข้อง (FROM) ตัวอย่างเช่น วันหยุดพักร้อนอาจตรงกับวันของรัสเซีย หากใช้เวลาตั้งแต่วันที่ 11 ถึง 18 มิถุนายน ในกรณีนี้ วันที่ 13 มิถุนายน จะถูกทำเครื่องหมายด้วยรหัส (B)

การบัญชีที่ถูกต้องแม่นยำเกี่ยวกับระยะเวลาทำงานของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบัญชีเงินเดือนที่ถูกต้อง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ องค์กรใช้ใบบันทึกเวลาพิเศษ แต่นายจ้างจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดเล็ก ละเลยเอกสารนี้ ซึ่งเป็นการละเมิดกฎหมายแรงงาน และอาจส่งผลให้มีการปรับค่าปรับโดยหน่วยงานกำกับดูแล ในบทความเราจะบอกคุณว่าเวลาใดที่เข้าใจว่าเป็นเวลาทำงาน ใครที่จะมอบหมายให้ดูแลใบบันทึกเวลา เป็นไปได้ไหมที่จะเก็บเอกสารนี้ไว้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และวิธีกรอก

เวลาทำงานคืออะไร?

แนวคิดเรื่องเวลาทำงานเปิดเผยไว้ในศิลปะ 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียคือช่วงเวลาที่พนักงานต้องปฏิบัติตามข้อบังคับด้านแรงงานภายในและข้อกำหนดของสัญญาจ้างงานรวมถึงช่วงเวลาอื่นที่สอดคล้องกับ รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย, อื่นๆ กฎหมายของรัฐบาลกลางและการกระทำทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ของสหพันธรัฐรัสเซียหมายถึงเวลาทำงาน บทความเดียวกันนี้กำหนดให้นายจ้างมีหน้าที่เก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคน

ต่อไปนี้คือช่วงเวลาอื่นๆ ที่อาจรวมอยู่ในชั่วโมงทำงาน:

- การหยุดพักเพื่อให้ความร้อนและพักผ่อน (ให้กับพนักงานที่ทำงานในฤดูหนาวในที่โล่งหรือในสถานที่ที่ไม่มีเครื่องทำความร้อนปิดตลอดจนรถตักที่บรรทุกและขนถ่ายและพนักงานอื่น ๆ ตามมาตรา 109 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของ สหพันธรัฐรัสเซีย);

- พักให้อาหารเด็ก (มอบให้กับผู้หญิงวัยทำงานที่มีเด็กอายุต่ำกว่าหนึ่งปีครึ่ง โดยจ่ายเป็นจำนวนเงินรายได้เฉลี่ยตามมาตรา 258 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

- ระยะเวลาการหยุดทำงานเนื่องจากความผิดของนายจ้างและด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของนายจ้างและลูกจ้าง (การระงับงานชั่วคราวเนื่องจากเหตุผลทางเศรษฐกิจ เทคโนโลยี เทคนิค หรือลักษณะองค์กร ซึ่งจ่ายเป็นจำนวนอย่างน้อย 2 /3 ของอัตราภาษี, เงินเดือน ( เงินเดือนราชการ) คำนวณตามสัดส่วนของการหยุดทำงาน (มาตรา 157 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย))

กฎหมายกำหนดขีด จำกัด ชั่วโมงการทำงานสูงสุด ดังนั้นโดยอาศัยอานิสงส์ของศิลปะส่วนที่ 2 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เวลาทำงานปกติต้องไม่เกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ข้อ จำกัด ดังกล่าวช่วยให้มั่นใจถึงการปกป้องสุขภาพของพนักงานจากการทำงานหนักเกินไปและรักษาความสามารถในการทำงานระดับมืออาชีพของเขา

นอกเหนือจากชั่วโมงการทำงานปกติแล้ว ประมวลกฎหมายแรงงานยังกำหนดไว้สำหรับ:

- ลดชั่วโมงการทำงาน (จัดตั้งขึ้นสำหรับบุคลากรบางประเภทที่ระบุไว้ในมาตรา 92 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

- งานนอกเวลา (สามารถกำหนดได้โดยข้อตกลงระหว่างลูกจ้างและนายจ้างทั้งเมื่อจ้างและระหว่างนั้น (มาตรา 93 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) มีงานนอกเวลากะหรือสัปดาห์)

บันทึก!ถ้านายจ้างให้ลูกจ้างคนใดคนหนึ่งทำงานนอกเวลาทำงานที่กำหนดไว้สำหรับเขา ถือเป็นการทำงานล่วงเวลาและต้องนำมาพิจารณาและจ่ายตามนั้น

มาตรา 94 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดระยะเวลาของกะการทำงาน: สำหรับคนงานประเภทต่างๆ มีตั้งแต่ 2.5 ถึง 8 ชั่วโมง มีข้อยกเว้นสำหรับผู้สร้างสรรค์งานในสื่อ, องค์กรภาพยนตร์, ทีมงานโทรทัศน์และวิดีโอ โรงละคร องค์กรโรงละครและคอนเสิร์ต ละครสัตว์ และบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการสร้างและ (หรือ) การแสดง (นิทรรศการ) ของงานตามรายการงานอาชีพตำแหน่งของพนักงานเหล่านี้ สำหรับพวกเขา ระยะเวลาของกะการทำงานสามารถกำหนดได้โดยข้อตกลงร่วม กฎหมายควบคุมท้องถิ่น หรือสัญญาจ้างงาน

ระยะเวลาของวันทำงานหรือกะก่อนวันหยุดไม่ทำงานจะลดลงหนึ่งชั่วโมง (มาตรา 95 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ใบบันทึกเวลา: ใครกรอก?

ดังนั้นต้องคำนึงถึงชั่วโมงการทำงานของพนักงานแต่ละคนด้วย เพื่อจุดประสงค์นี้พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 05.01.2004 N 1“ ในการอนุมัติแบบฟอร์มรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน” ได้อนุมัติแบบฟอร์มใบบันทึกเวลา - T-12 และ T-13 แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้เพื่อบันทึกเวลาทำงานจริงและ (หรือ) ไม่ทำงานโดยพนักงานแต่ละคนขององค์กร ตรวจสอบการปฏิบัติตามชั่วโมงการทำงานที่กำหนด รับข้อมูลชั่วโมงทำงานเพื่อคำนวณค่าจ้าง และรวบรวมรายงานสถิติเกี่ยวกับแรงงาน

บันทึก.เป็นใบบันทึกเวลาที่กรอกโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ และโอนไปยังแผนกบัญชีซึ่งเป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าจ้างสำหรับพนักงานขององค์กร

อย่างที่คุณสังเกตเห็น คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเสนอใบบันทึกเวลาสองรูปแบบแบบรวมเป็นหนึ่ง อันไหนควรนับ? หากองค์กรของคุณเก็บบันทึกเวลาทำงานอัตโนมัติ (ระบบเข้าและออกโดยใช้บัตรพลาสติก) จะดีกว่าถ้าใช้แบบฟอร์ม T-13 "ใบบันทึกเวลา" (แม้ว่าบันทึกนี้ คุณยังสามารถเก็บส่วนที่ 1 "บันทึกเวลา" ไว้ได้ ” ของแบบฟอร์ม T -12 เป็นเอกสารแบบสแตนด์อโลน) หากองค์กรจัดให้มีการบันทึกชั่วโมงทำงานด้วยตนเอง คุณต้องเก็บใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม T-12

ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้รับผิดชอบรักษาใบบันทึกเวลาในองค์กร ตามกฎแล้วนี่คือนักบัญชีเงินเดือนหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล หากองค์กรมีหน่วยโครงสร้างหลายหน่วย และพนักงานหนึ่งรายไม่สามารถเก็บบันทึกได้ คุณสามารถแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในแต่ละหน่วยโครงสร้างได้ หลังจากส่งแผ่น แผนกโครงสร้างข้อมูลจะถูกรวมเป็นเอกสารเดียวและโอนไปยังแผนกบัญชี ในกรณีใด ๆ หากหน้าที่ในการรักษาใบบันทึกเวลาไม่ได้รับการแก้ไขในรายละเอียดงานจะต้องออกคำสั่ง

กติกาการกรอกใบลงเวลา

หลายคนค่อนข้างเป็นทางการในการกรอกใบบันทึกเวลา แต่มีความแตกต่างบางประการที่นี่

ประการแรก พนักงานทุกคนที่จ้างงานประจำ ชั่วคราว หรือ งานตามฤดูกาลมีการกำหนดหมายเลขบุคลากรซึ่งระบุไว้ในเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับการบัญชีแรงงานและค่าจ้าง และนี่คือคำถามแรก แล้วผู้ทำงานร่วมกันล่ะ? พนักงานหนึ่งคน แต่มีพนักงานสองคน? ใช่ นั่นเป็นวิธีที่มันทำงาน เนื่องจากมีการออกเอกสารการจ้างงานมาตรฐานสำหรับงานนอกเวลา (สัญญาจ้าง ใบสั่ง บัตรส่วนบุคคล ฯลฯ) และงานนอกเวลาเป็นหน่วยพนักงานที่แยกจากกัน เขาจะมีหมายเลขบุคลากรสองหมายเลขและแต่ละหมายเลขจะ แยกบันทึกเวลาทำงาน

เมื่อสิ้นเดือนปฏิทิน ตารางเวลาที่รวบรวมโดยผู้รับผิดชอบจะถูกโอนไปยังหัวหน้าแผนกบุคคลหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ เพื่อรักษา งานสำนักงานบุคลากรบุคคลที่กระทบยอดข้อมูลใบบันทึกเวลากับข้อมูลที่มีอยู่ในแผนกบุคคล ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะตรวจสอบวันที่พนักงานได้รับค่าจ้างประจำปีหรือวันหยุดหรือการเดินทางเพื่อธุรกิจอื่น ๆ แก้ไขวันที่ขาดงานโดยไม่ทราบสาเหตุเมื่อจัดเตรียมเอกสารยืนยันความถูกต้องของสาเหตุของการขาดงาน (เช่น พนักงานส่ง ใบรับรองความสามารถในการทำงาน) หรือหากไม่มีอยู่จะทำให้ขาดงาน

หากองค์กรถูกไล่ออก พนักงานดังกล่าวจะถูกแยกออกจากใบบันทึกเวลาในเดือนปฏิทินหลังการเลิกจ้าง หากมีการว่าจ้างพนักงานใหม่ พวกเขาจะถูกรวมไว้ในใบบันทึกเวลาสำหรับเดือนที่ออกการจ้างงาน

หมายเหตุในบัตรรายงานสาเหตุของการไม่ไปทำงาน, งานนอกเวลาหรือนอกเวลาทำงานปกติที่ความคิดริเริ่มของลูกจ้างหรือนายจ้าง, ลดชั่วโมงการทำงาน, ฯลฯ หน้าที่ของรัฐหรือสาธารณะ, คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการหยุดทำงาน, ความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้างให้ทำงานล่วงเวลาในกรณีที่กฎหมายกำหนด เป็นต้น)

เพื่อสะท้อนค่าใช้จ่ายรายวันของเวลาทำงานต่อเดือนสำหรับพนักงานแต่ละคนในใบบันทึกเวลา จึงมีการจัดสรรดังต่อไปนี้:

- ในรูปแบบ T-12 (คอลัมน์ 4, 6) - สองบรรทัด

- ในรูปแบบ T-13 (คอลัมน์ 4) - สี่บรรทัด (สองบรรทัดสำหรับแต่ละครึ่งเดือน) และจำนวนคอลัมน์ที่สอดคล้องกัน (15 และ 16)

ในรูปแบบ T-12 และ T-13 (ในคอลัมน์ 4, 6) สัญลักษณ์ (รหัส) ของชั่วโมงทำงานจะอยู่ในบรรทัดบนและบันทึกระยะเวลาของชั่วโมงทำงานหรือไม่ทำงาน (เป็นชั่วโมง, นาที) บรรทัดล่างตามรหัสชั่วโมงการทำงานที่สอดคล้องกันในแต่ละวัน

หากจำเป็น อนุญาตให้เพิ่มจำนวนคอลัมน์สำหรับติดรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน เช่น เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานในสภาวะอื่นที่ไม่ใช่ปกติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำขั้นตอนสำหรับการใช้รูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 24 มีนาคม 2542 N 20

เมื่อกรอกคอลัมน์ 5 และ 7 ของใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม T-12 จำนวนวันที่ทำงานจะถูกป้อนในบรรทัดบน และจำนวนชั่วโมงทำงานโดยพนักงานแต่ละคนในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีจะถูกป้อนในบรรทัดล่าง

ชั่วโมงการทำงานสามารถนำมาพิจารณา:

- วิธีการลงทะเบียนเข้าร่วมและขาดงานอย่างต่อเนื่อง

- โดยบันทึกเฉพาะส่วนเบี่ยงเบน (ขาด, มาสาย, ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา, ฯลฯ )

เมื่อสะท้อนการขาดงานซึ่งบันทึกไว้เป็นวัน (ลาประจำปี, วันทุพพลภาพชั่วคราว, การเดินทางเพื่อธุรกิจ, การลาที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม, ระยะเวลาในการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐหรือหน้าที่สาธารณะ ฯลฯ ) เฉพาะรหัสการประชุมและบรรทัดล่าง จะเว้นว่างไว้ เรานำเสนอตำนานในตาราง

ระยะเวลาที่กำหนด	รหัส
จดหมาย	ดิจิทัล
ชั่วโมงการทำงานระหว่างวัน	ฉัน	01
เวลาทำงานตอนกลางคืน	ชม	02
ชั่วโมงการทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์	RV	03
ระยะเวลาทำงานล่วงเวลา	จาก	04
ระยะเวลาทำงานเป็นกะ	VM	05
เดินทางเพื่อธุรกิจ	ถึง	06
การพัฒนาวิชาชีพด้วยการหยุดพักจากการทำงาน	พีซี	07
อบรมขั้นสูงแยกจากงานด้านอื่น	PM	08
วันลาพักร้อนประจำปี	จาก	09
วันลาพักร้อนเพิ่มเติมประจำปี	OD	10
ลาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการฝึกอบรมในขณะที่ยังคงรายได้เฉลี่ยสำหรับพนักงานที่รวมงานกับการฝึกอบรม	ที่	11
ลดชั่วโมงการทำงานของนักศึกษาที่ทำงานโดยได้รับค่าจ้างบางส่วน	HC	12
ลาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการฝึกอบรมโดยไม่ต้องจ่ายเงิน	UD	13
ลาคลอดบุตร (ลาคลอดบุตรบุตรบุญธรรม)	R	14
การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรจนกว่าบุตรจะอายุครบสามขวบ	น้ำหล่อเย็น	15
ลางานโดยไม่จ่ายค่าจ้างให้ลูกจ้างโดยได้รับอนุญาตจากนายจ้าง	ก่อน	16
ลาออกโดยไม่จ่ายตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด	ออนซ์	17
ลาพักร้อนประจำปีเพิ่มเติมโดยไม่ได้รับค่าจ้าง	DB	18
ทุพพลภาพในการทำงานชั่วคราว (ยกเว้นตามที่กำหนดในรหัส “T”) โดยมีการแต่งตั้งผลประโยชน์ตามกฎหมาย	บี	19
ทุพพลภาพชั่วคราวโดยมิได้แต่งตั้งผลประโยชน์ตามที่กฎหมายกำหนด	ตู่	20
ลดชั่วโมงการทำงานเทียบกับชั่วโมงทำงานปกติในกรณีที่กฎหมายกำหนด	แชมเปี้ยนส์ลีก	21
ระยะเวลาการถูกบังคับขาดงาน กรณีรับทราบการเลิกจ้าง ย้ายไปทำงานอื่น หรือถูกพักงานโดยผิดกฎหมาย โดยให้กลับเข้าทำงานที่เดิม	PV	22
การขาดงานระหว่างปฏิบัติหน้าที่ของรัฐหรือราชการตามกฎหมาย	จี	23
ขาดงาน (ขาดงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรในช่วงเวลาที่กฎหมายกำหนด)	ฯลฯ	24
ระยะเวลาของการทำงานนอกเวลาที่ความคิดริเริ่มของนายจ้างในกรณีที่กฎหมายกำหนด	NS	25
วันหยุด (วันหยุดประจำสัปดาห์) และวันหยุดนักขัตฤกษ์	ที่	26
วันหยุดเพิ่มเติม (จ่าย)	OV	27
วันหยุดเพิ่มเติม (ไม่มีค่าจ้าง)	HB	28
การนัดหยุดงาน (ตามเงื่อนไขและลักษณะที่กฎหมายกำหนด)	ZB	29
ขาดโดยไม่ทราบสาเหตุ (จนกว่าจะมีเหตุชัดเจน)	HH	30
การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดของนายจ้าง	RP	31
การหยุดทำงานด้วยเหตุผลที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของนายจ้างและลูกจ้าง	NP	32
การหยุดทำงานเนื่องจากความผิดพลาดของพนักงาน	รองประธาน	33
เวลาพักงาน (ไม่รับเข้าทำงาน) โดยจ่ายเงิน (เบี้ยเลี้ยง) ตามกฎหมาย	แต่	34
เวลาพักงาน (ไม่รับเข้าทำงาน) ด้วยเหตุผลที่กฎหมายกำหนด โดยไม่ต้องจ่ายเงินเดือน	NB	35
การพักงานกรณีการจ่ายค่าจ้างล่าช้า	NZ	36

ในกรณีส่วนใหญ่ องค์กรกรอกใบบันทึกเวลาด้วยจดหมาย แม้ว่าการกำหนดเหล่านี้จะได้รับในแบบฟอร์ม T-12 เท่านั้น แต่ยังต้องใช้เมื่อกรอกแบบฟอร์ม T-13

เมื่อรวบรวมใบบันทึกเวลาในรูปแบบ T-12 ในหน่วยวินาที 2“ การชำระค่าจ้างกับบุคลากร” สำหรับการชำระเงินประเภทเดียวสำหรับพนักงานทุกคนและบัญชีที่เกี่ยวข้องคอลัมน์ 18-22 จะถูกกรอกเมื่อคำนวณประเภทการชำระเงินที่แตกต่างกันและบัญชีที่เกี่ยวข้องสำหรับพนักงานแต่ละคน - คอลัมน์ 18-34

เมื่อรวบรวมใบบันทึกเวลาในรูปแบบ T-13 จะต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ เมื่อบันทึกข้อมูลรับรองเงินเดือน:

- สำหรับการชำระเงินประเภทเดียวเท่านั้นและบัญชีที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคนที่รวมอยู่ในใบบันทึกเวลา - รายละเอียด "ประเภทรหัสการชำระเงิน", "บัญชีที่สอดคล้องกัน" จะถูกกรอกด้านบนตารางที่มีคอลัมน์ 7-9 และคอลัมน์ 9 โดยไม่ต้องกรอก ในคอลัมน์ 7 และ 8;

- สำหรับการชำระเงินหลายประเภท (จากสองถึงสี่) และบัญชีที่เกี่ยวข้อง - คอลัมน์ 7-9 ถูกกรอก มีบล็อกเพิ่มเติมที่มีหมายเลขคอลัมน์เหมือนกันสำหรับการกรอกข้อมูลเกี่ยวกับประเภทการชำระเงินหากจำนวนของพวกเขามากกว่าสี่

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการกรอกใบบันทึกเวลา

คุณต้องทำเครื่องหมายบนแผ่นเวลาเมื่อใด เราเชื่อว่าควรทำเครื่องหมายทุกวัน อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าทุกองค์กรในทางปฏิบัติจะปฏิบัติตามกฎนี้และกำหนดวันทำงาน "โดยค่าเริ่มต้น" ด้วยเหตุนี้ สถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อ:

- จะไม่สามารถนำพนักงานไปรับผิดทางวินัยกรณีละเมิดวินัยแรงงานได้ (เช่น พนักงานขาดงานในวันแรกของเดือน ไม่ได้บันทึกลงในใบบันทึกเวลา และเมื่อสิ้นเดือน เดือนส่งบัตรรายงานพวกเขาตัดสินใจที่จะ "ประณาม" - คุณไม่สามารถไล่ "ผู้ทรยศ" หรือแม้แต่กำหนดบทลงโทษทางวินัยได้เนื่องจากตราบใดที่นายจ้างปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ในมาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน ของสหพันธรัฐรัสเซีย กำหนดเส้นตายสำหรับการใช้มาตรการทางวินัยจะหมดอายุ);

- คุณจะต้องปรับใบบันทึกเวลาและคำนวณค่าจ้างใหม่ (เช่น เมื่อพนักงานได้รับวันทำงานตลอดทั้งเดือน ผู้จับเวลาไม่ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเบี่ยงเบน, ใบบันทึกเวลาถูกส่ง, ค่าจ้างสะสมและจ่าย กับมัน แต่ในวันแรกของเดือนถัดไปพนักงานได้ลาป่วยซึ่งเป็นที่ชัดเจนว่าการไร้ความสามารถชั่วคราวสามวันในช่วงปิดทำการ)

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว จำเป็นต้องจัดระเบียบการรับข้อมูลเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนจากตารางการทำงานทันที - ในวันเดียวกัน ทางโทรศัพท์ แฟกซ์หรืออีเมล

บันทึก.เมื่อกำหนดจำนวนเงินล่วงหน้าให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของศิลปะ 136 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เวลาหรืองานที่ลูกจ้างทำงานจริงควรนำมาพิจารณาด้วย (จดหมายของ Rostrud ลงวันที่ 08.09.2006 N 1557-6)

คุณต้องกรอกใบบันทึกเวลากี่ครั้งต่อเดือน เงินเดือนขึ้นและจ่ายเดือนละ 2 ครั้ง หมายความว่าต้องส่งใบบันทึกเวลาด้วยความถี่เดียวกันหรือไม่? แท้จริงแล้วตามอาร์ท 136 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียต้องจ่ายเงินเดือนอย่างน้อยสองครั้ง แต่ในกรณีส่วนใหญ่ การจ่ายเงินเดือนจะทำครั้งเดียว และการชำระเงินครั้งที่สองให้กับองค์กรจะทำในรูปแบบของการชำระเงินคงที่ ซึ่งเรียกว่าเงินล่วงหน้า และสำหรับการคำนวณส่วนหลังแผนกบัญชีไม่จำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลา

แน่นอนว่าทั้งพนักงานตรวจแรงงานและภาษีจะไม่พบความผิดกับคำสั่งดังกล่าว แต่ถ้าคุณปฏิบัติตามกฎหมายจะต้องส่งบัตรรายงานเดือนละสองครั้ง

จะบันทึกเวลาของนาฬิกาในการ์ดรายงานได้อย่างไรหากเป็นเวลา 15 วันที่ 11 นาฬิกา? ในการพิจารณาระยะเวลาของการทำงานแบบหมุนเวียน รหัสตัวอักษร "VM" และรหัสดิจิทัล "05" จะถูกตั้งค่าไว้ในตารางสัญลักษณ์ของใบบันทึกเวลา เนื่องจากพนักงานมีเวลาพักระหว่างกะนอกเหนือจากวันหยุด (วันหยุดต่อเนื่องรายสัปดาห์) และจ่ายเป็นอัตรารายวัน (ส่วนที่ 3 ของมาตรา 301 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) พวกเขาควร ให้ทำเครื่องหมายในใบบันทึกเวลาเป็นวันหยุดเพิ่มเติม (ชำระแล้ว) ด้วยรหัสตัวอักษร "OB" หรือรหัสดิจิทัล "27" คำแนะนำในการกรอกใบบันทึกเวลาระบุว่าเมื่อสะท้อนการขาดงานซึ่งถูกบันทึกเป็นวัน (การลาประจำปี, วันทุพพลภาพชั่วคราว, การเดินทางเพื่อธุรกิจ, การลาที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม, ระยะเวลาการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐหรือหน้าที่สาธารณะ ฯลฯ ) ในคอลัมน์ 4 และ 6 จะติดเฉพาะรหัสสัญลักษณ์เท่านั้น บรรทัดล่างสุดของกราฟยังคงว่างเปล่า พนักงานไม่ทำงานในวันพักระหว่างกะ ดังนั้นวันนี้จะไม่ป้อนในคอลัมน์ 5 และ 6 (แบบฟอร์ม T-13)

วิธีการสะท้อนในใบบันทึกเวลาถึงระยะเวลาของการเปลี่ยนงานระหว่างการเปลี่ยนจากฤดูร้อนเป็นฤดูหนาวและในทางกลับกัน? ในกรณีนี้ ต้องป้อนเวลาทำงานจริงลงในใบบันทึกเวลา ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีกะกลางคืน 7 ชั่วโมง และในคืนที่เปลี่ยนไปเป็นเวลาฤดูร้อน กำหนดการจะมีเวลา 6 ชั่วโมง ใบบันทึกเวลาก็ควรสะท้อนถึงการทำงาน 6 ชั่วโมงในตอนกลางคืนด้วย ดังนั้นในช่วงเปลี่ยนผ่านเข้าสู่ฤดูหนาว ชั่วโมงพิเศษงานจะต้องสะท้อนให้เห็นในใบบันทึกเวลาด้วยนั่นคือถ้าระยะเวลากะกลางคืนสำหรับพนักงานคือ 7 ชั่วโมงและในคืนที่เปลี่ยนไปเป็นฤดูหนาวตารางจะให้เวลา 8 ชั่วโมงเท่ากับ 8 ชั่วโมงของการทำงาน จะต้องสะท้อนให้เห็นในใบบันทึกเวลา ในเวลาเดียวกัน อย่าลืมจ่ายเงินเพิ่มสำหรับการทำงานตอนกลางคืน เพราะมันคิดเป็นชั่วโมงการทำงานเพิ่มเติม

จำเป็นต้องสะท้อนชั่วโมงทำงานที่ไม่สมบูรณ์ของพนักงานหรือไม่? หากเวลาทำงานเต็มชั่วโมง สามารถละเว้นนาทีได้โดยใส่เฉพาะจำนวนชั่วโมง เช่น 6 หรือ 8 หากวันทำงานเป็นชั่วโมงและนาที ต้องระบุทั้งชั่วโมงทำงานเต็มเวลาและนอกเวลา ในใบบันทึกเวลา วันทำงานที่กินเวลา 8 ชั่วโมง 12 นาทีในใบบันทึกเวลาสามารถทำเครื่องหมายได้ทั้ง "8.12" (8 ชั่วโมง 12 นาที) และ "8.2" (8 และสองในสิบของชั่วโมง) บ่อยครั้ง นายจ้างลดระยะเวลาทำงานในวันศุกร์โดยลดช่วงพักกลางวัน ในกรณีนี้ จำเป็นต้องใส่ “8.15” ในบัตรรายงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันพฤหัสบดี และ “7” ในวันศุกร์

จำเป็นต้องเก็บใบบันทึกเวลาหรือไม่หากเวลาทำงานถูกบันทึกโดยใช้ประตูหมุนด้วยโปรแกรมพิเศษ? หมายเหตุในบัตรรายงานสาเหตุของการไม่ไปทำงาน, ทำงานนอกเวลาหรือนอกเวลาทำงานปกติตามความคิดริเริ่มของลูกจ้างหรือนายจ้าง, ลดชั่วโมงการทำงาน, ฯลฯ หน้าที่ของรัฐหรือสาธารณะ, คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการหยุดทำงาน , คำชี้แจงเกี่ยวกับการจ้างงานนอกเวลา, หนังสือยินยอมให้ลูกจ้างทำงานล่วงเวลาในกรณีที่กฎหมายกำหนด ฯลฯ ) เครื่องจะไม่สามารถติดได้

นอกจากนี้ รูปแบบของใบบันทึกเวลายังมี "ลายเซ็นส่วนตัว" ที่จำเป็น ซึ่งหมายความว่าการเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งผิดกฎหมาย

ดังนั้นการใช้ระบบติดตามเวลาแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ช่วยลดภาระหน้าที่ในการจัดเก็บใบบันทึกเวลา