Odgovornosti postizanja sažetih primjera tajnika. Nadležni životopis tajnika referenta
Trenutno je nemoguće zamisliti niti jednog čelnika manje ili više velike tvrtke koji upravlja svojim aktivnostima bez tajnice. U tvrtkama s velikim brojem zaposlenih, prisutnošću podružnica i predstavništava u različitim regijama, aktivnim upravljanjem dokumentima, u pravilu postoji nekoliko komplementarnih pozicija s jasnim razgraničenjem dužnosti: tajnik, referent, referent. U manjim organizacijama, gdje je važan čimbenik smanjenja proizvodnih troškova održavanja osoblja kombinacija stopa - tajnik postaje univerzalni radnik, kombinirajući u svojim aktivnostima funkcije pomoćnika upravitelja, referenta i voditelja ljudskih resursa.
Mnoge dužnosti dodijeljene tajniku referenta nisu navedene u standardnom opisu poslova, već ih određuje sam poslodavac na temelju karakteristika funkcioniranja određene organizacije. Međutim, neki općim odredbama o aktivnostima djelatnika u okviru takvog radnog mjesta postoje, a mogu se prilično uspješno koristiti pri sastavljanju životopisa za tajnicu službenika.
Poslovna zaduženja poslovnog tajnika
Tajnik ima važnu ulogu u racionalizaciji i sistematizaciji aktivnosti ne samo neposrednog rukovoditelja, čiji je pomoćnik, već i u organizaciji Povratne informacije između šefa i podređenih, izvođača i kupaca, osiguravajući učinkovit tijek dokumenata unutar tvrtke i između nje strukturne podjele. Kao takve, njegove odgovornosti uključuju:
- vođenje telefonskih i osobnih pregovora s klijentima, zaprimanje ulazne dokumentacije, faksova, telefonskih poruka i sl., obrada i prosljeđivanje odlaznih dokumenata, donošenje naloga neposrednog rukovoditelja zainteresiranim stranama;
- imenovanje i organizacija sastanaka voditelja s kupcima, partnerima i zaposlenicima tvrtke;
- prijem i registracija posjetitelja, osiguravanje ugodnih uvjeta za vrijeme čekanja, informiranje o pitanjima koja su u nadležnosti tajnika;
- vođenje izvještajne dokumentacije utvrđenog obrasca, osiguranje tijeka dokumenata u okviru važećeg zakonodavstva, stvaranje arhive dokumenata, dopisa itd.
Kao što je vidljivo iz navedene funkcionalnosti, raspon aktivnosti tajnika referenta prilično je raznolik. Osim obavljanja poslova navedenih u ovom popisu, tajnik, koji je, zapravo, lice tvrtke, mora imati i kvalitete kao što su:
- kompetentan razumljiv govor, sposobnost jasnog izražavanja svojih misli;
- dobronamjernost, tolerancija, ugodan izgled;
- poznavanje poslovnog bontona i bontona međuljudske komunikacije.
U vezi s promjenom mjesta tajnika u upravljačkoj strukturi modernog poduzeća, više visoke zahtjeve na stupanj obrazovanja pomoćnika tajnika, njegovu profesionalnu erudiciju, komunikacijske vještine, sposobnost rješavanja raznih poslovnih problema. Danas profesija tajnika-referenta zahtijeva od osobe visoku pripremljenost, čitav niz osobnih i poslovnih kvaliteta, zbog specifičnosti tajničkog posla.
Osvrnimo se na brojne najave koje pozivaju pomoćnike tajnika na posao. Kandidatima za ovo radno mjesto postavljaju se sljedeći uvjeti: poznavanje uredskog rada (podrazumijeva se poznavanje pravila za sastavljanje i obradu glavnih vrsta upravljačkih dokumenata i osnovnih pravila organizacije rada s dokumentima); poznavanje rada na računalu (podrazumijeva se poznavanje uređivača teksta) MS Word, sustavi proračunskih tablica MS Excel i opće poznavanje operativnog sustava Windows); znanje u određenim granicama stranog jezika, češće engleskog, rjeđe njemačkog ili francuskog.
Zapravo, kvalifikacijski i drugi zahtjevi za moderne tajnice mnogo su opsežniji. Nažalost, kad zapošljava tajnicu, menadžer nije uvijek u stanju jasno formulirati ove zahtjeve. I opis posla, gdje je dostupno, ne daje potpunu sliku dužnosti pomoćnika tajnika.
Profesionalni tajnik-referent mora imati određena znanja i vještine, posjedovati određene poslovne i osobne kvalitete. Zvanje tajnik-referent podrazumijeva visoku razinu osnovne stručne spreme.
Stručno znanje i vještine, potrebne suvremenom tajniku-referentu, možemo podijeliti u tri skupine:
1. Znanje potrebno za dokumentaciju i informacijsku podršku menadžmentu i tvrtki u cjelini. Tajnik-referent mora znati:
Regulatorni i metodološki dokumenti o dokumentarnoj potpori upravljanja,
Osnovna načela organizacije upravljanja dokumentima,
Osnove arhiviranja
Glavni aplikacijski programi
Ruski jezik, jedan ili više strani jezici(ovisno o profilu tvrtke).
Sastaviti i izvršiti glavne vrste i vrste dokumenata upravljanja;
Racionalno organizirati rad s upravljačkim dokumentima, održavati arhivu;
Pronalaženje, organiziranje i pohranjivanje informacija;
Koristite pisaći stroj, osobno računalo, pisač, druga sredstva za sastavljanje, izradu, kopiranje dokumenata.
2. Znanja potrebna za komunikacijsku podršku tvrtke i njezine administracije:
Pravila za vođenje poslovnog razgovora;
Načela organiziranja prijema posjetitelja, sastanaka, poslovnih putovanja;
Suvremena sredstva komunikacije;
Osnove profesionalne etike.
Na temelju tog znanja, tajnik bi trebao biti sposoban:
Voditi poslovne razgovore i telefonske razgovore;
Organizirati sastanke, prezentacije, poslovna putovanja;
Koristiti suvremena sredstva komunikacije;
Organizirati prijem posjetitelja i telefonsku uslugu;
Planirajte svoj posao, planirajte i uštedite vrijeme menadžera.
3. Znanja vezana uz glavne djelatnosti poduzeća, njegovu unutarnju strukturu i vanjski odnosi:
Načela organizacije menadžerskog rada, pravni temelji upravljanja;
Osnove upravnog, radnog i gospodarskog prava;
Zakonski akti i propisi koji uređuju djelatnost tvrtke i njenih zaposlenika.
Na temelju tog znanja tajnik mora biti sposoban osigurati učinkovit rad voditelja.
Da biste postali dobar tajnik-referent, nisu dovoljni samo znanje i vještine. Potrebno je posjedovati niz poslovnih i osobnih kvaliteta koje su sastavni dio profesije.
Glavni poslovne kvalitete zahtijeva tajnik:
Organizacijske sposobnosti: sposobnost organiziranja svog rada, rada svog voditelja i rada ureda, sposobnost organiziranja sastanaka, prezentacija, poslovnih putovanja, prijema izaslanstava i drugih događanja;
Odgovornost, pouzdanost: sposobnost preuzimanja odgovornosti, uvijek koristiti samo pažljivo provjerene informacije;
Točnost i marljivost: pravovremeno i točno izvršavanje narudžbi, sposobnost da se ništa ne zaboravi i da se ništa ne kasni;
Inicijativa i neovisnost: sposobnost samostalnog odlučivanja u okviru svojih ovlasti, bez čekanja na upute od čelnika u svakoj prilici;
Odanost tvrtki, lojalnost: osjećaj vlasništva nad poslovima tvrtke, sposobnost pokazivanja takta i opreza, sposobnost pohranjivanja povjerljivih informacija;
Sposobnost čuvanja službenih tajni i povjerljivih informacija;
Predviđanje: sposobnost predviđanja uputa voditelja, bez potrebe za detaljnim planiranjem i pomnim objašnjenjem malih detalja zadatka.
Osobne kvalitete, potrebno za tajnicu:
Društvenost, sposobnost prilagodbe: sposobnost lakog uspostavljanja kontakata s ljudima, brzog prebacivanja s jedne vrste aktivnosti na drugu;
Dobra volja, ljubaznost, ljubaznost, odaziv, iskrena pažnja prema ljudima, spremnost da se pomogne drugima, posebno u stresnim situacijama, u konačnici – sposobnost stvaranja psihološke udobnosti u uredu;
Inteligencija: kultura govora, izgled, radno mjesto;
Taktičnost, diplomacija: delikatnost, sposobnost taktičnog rješavanja bilo kakvih problema, odgovaranja na pitanja bez vrijeđanja ponosa sugovornika;
Marljivost, savjesnost;
Skromnost, točnost;
Znatiželja: želja za stalnim usavršavanjem razine svog znanja, savladavanjem srodnih područja djelovanja, praćenjem najnovijih dostignuća u području tajničkog poslovanja i djelatnosti tvrtke.
Dakle, možemo konstatirati da je na prijelazu iz XX. u XXI.st. u Rusiji je formirana nova vrsta tajničke profesije - pomoćnik tajnika, koja kombinira ne samo dužnosti pomoćnika pročelnika i njegovog pomoćnika, već i mnoge druge upravljačke funkcije. U raznim organizacijama dužnosti pomoćnika tajnika značajno se razlikuju, ali postoji opći trend: opseg njihovih aktivnosti se stalno širi, a njegova uloga u upravljačkoj strukturi moderna organizacija stalno raste. Istodobno se povećavaju i zahtjevi koji se odnose na kandidate za ovo radno mjesto.
Tajnik-referent je stručnjak visoke klase koji se bavi kreativnim radom s ljudima, dokumentima, informacijama.
Kako izgleda uzorak životopisa tajnice?
Odgovarajući obrazac životopisa tajnice
Podolskaya Irina
Cilj karijere: Tajnica
Željena razina prihoda: 30 tisuća rubalja
Datum rođenja: 11.02.1986
Smještaj: Sankt Peterburg, stanica metroa "Moskovskaya"
Nije spreman za putovanje.
Kontakt podaci:
Telefon: +7 (9hh) hhh-hh-hh
e-pošta: [e-mail zaštićen] xxx.ru
Ključna znanja i vještine:
- Poznavanje pravila i propisa za izradu raznih vrsta dokumenata;
- Vođenje poslovne korespondencije;
- Posjedovanje uredske opreme, mini-ATS;
- Odgovornost, pažljivost, otpornost na stres;
- Sposobnost pronalaženja zajedničkog jezika s različitim ljudima.
Postignuća:
- Implementiran sustav za obradu dolazne korespondencije, što je pomoglo da se smanji vrijeme interakcije sa svakim dokumentom u prosjeku za 30%;
- Optimizirano elektroničko upravljanje dokumentima u uredu.
Radno iskustvo:
11.2013–04.2015 Upravitelj ureda
Business Design LLC, St. Petersburg
Područje djelatnosti tvrtke: izrada i promocija web stranica
- Papirologija, elektroničko upravljanje dokumentima;
- Rukovanje korespondencijom i dolaznim pozivima;
- Organizacija sastanaka, obavještavanje sudionika;
- Održavajte red i nesmetan rad ureda.
08.2012–08.2013 Tajnica
Metropolis LLC, St. Petersburg
Područje djelatnosti tvrtke: usluge nekretninama
- Papirologija, poslovna korespondencija;
- Primanje posjetitelja, naručivanje propusnica;
- Rad s korespondencijom;
- Planiranje radnog dana voditelja;
- Informiranje zaposlenika o događajima i narudžbama.
11.2009–05.2012 pomoćnik tajnika
OOO Profil, Sankt Peterburg
Područje djelatnosti tvrtke: proizvodnja i ugradnja plastičnih prozora
- Primanje i slanje korespondencije;
- Prijem i distribucija dolaznih telefonskih poziva.
Obrazovanje:
2014 Trening centar"Connessance", Sankt Peterburg - tečaj "Upravitelj ureda", diploma o stručnom usavršavanju
2009 Sindikalno sveučilište u Sankt Peterburgu, St
Fakultet za kulturu, specijalnost" Socijalni rad“, Diploma o visokom obrazovanju
Dodatne informacije:
Strani jezici: engleski - srednji.
Poznavanje računala: siguran korisnik (MS Office; Internet, elektroničko upravljanje dokumentima), posjedovanje uredske opreme, PBX.
Zašto ponekad u nazivima poslova ne pišu samo tajnicu, već pomoćnu tajnicu. Koja je razlika između referentnog tajnika i običnog tajnika? Riječ "referent" u prijevodu s latinskog znači izvješćivanje, povezivanje, reprodukcija. Jedno od značenja riječi "referent" je govornik koji izrađuje izvještaj ili čita sažetak. Da. riječ "referent" u nazivu radnog mjesta tajnika podrazumijeva, osim uobičajenih poslova tajnika, i sljedeće: pripremu izvješća i govora, izradu nacrta dokumenata, prikupljanje i pripremu informativno-analitičkih materijala i dr. . Često se od tajnika-referenta traži poznavanje stranih jezika. Uvjetno se može smatrati da, za razliku od običnog tajnika, čije dužnosti uključuju rad s gotovim dokumentima, pomoćnik tajnika sudjeluje u procesu izrade dokumenata, također priprema dokumente i prikuplja potrebne podatke za njihovu pripremu.
Sposobnost poslovanja.
Otpornost na konflikte i stres, izvrsne komunikacijske vještine s ljudima.
Elegantan ugodan izgled.
Mogućnost rada s uredskom opremom, faks printer, fotokopirni uređaj.
Sposobnost rada s povjerljivim informacijama.
Napredni korisnik PC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook i drugih programa za e-poštu.
predložak životopisa tajnika
Bez sumnje, životopis bi trebao sadržavati fotografiju kandidata za ovu poziciju, napravljenu u poslovnom stilu. Također, predstavljajući se, trebate se usredotočiti na svoju točnost, pažnju, društvenost, organiziranost i staloženost, na sposobnost korištenja uredske opreme. Dobra prednost među ostalim kandidatima bit će poznavanje jednog ili više stranih jezika. Obavezno naznačite razinu vlasništva nad njima. Da biste postali tajnica, ne morate imati nikakvo posebno obrazovanje. Morate biti sposobni kompetentno raditi s ljudima i poslovnom dokumentacijom.
Nudimo vam da se upoznate s primjerom životopisa tajnice.
2001 - 2006
više:
Sibirsko državno prometno sveučilište (SGUPS), Novosibirsk
Travanj - svibanj 2008
Dodatni (tečajevi, edukacije):
Centar za obuku "Znanje je moć", Novosibirsk, "Inspektor Odjela za ljudske resurse", program " Upravljanje kadrovskim zapisima i pravni odnosi u organizaciji sa tečaj računala 1C "Plaća i osoblje": verzija 8.0 "
Kako napisati životopis za tajnicu
Komentar: podnositelj zahtjeva možda razmatra različite varijante posao, a rad na recepciji je samo jedan od njih, i to ne najpoželjniji. Ali iz nekog razloga, podnositelj zahtjeva šalje životopis za ovo radno mjesto. Razumno je u cilju pretraživanja naznačiti nešto blizu slobodnog mjesta. Bilo bi čudno da je predstojnik klinike dobio životopis u kojem bi na golu pisalo: „Pozicija pomoćnika šefa velike industrijsko poduzeće". Životopis s takvom svrhom ne bi imao nikakve šanse da bude razmatran.
Slobodno mjesto recepcionara u privatnoj medicinskoj klinici najvjerojatnije ne zahtijeva vještine papirologije za dobivanje vize; također ne zahtijeva vještine bliske interakcije s menadžerom. No, potrebno je iskustvo u komunikaciji s klijentima, poznavanje medicinskih tema (barem osnova), sposobnost puno komuniciranja telefonom bez gubitka tonusa i strpljenja.
predložak životopisa tajnika
- izdavanje propusnica i susret gostiju (čaj, kava);
– osiguravanje života ureda (naručivanje potrepština za kućanstvo, tiskanice);
- Kontrola aktivnosti kurira. Rad s kurirskim i poštanskim službama; Red transportnih tvrtki.
– organizacija i podrška službenim putovanjima zaposlenika poduzeća (rezervacija karata, rezervacija hotela, priprema dokumenata za dobivanje viza);
Osobne kvalitete(odaberi):
(Moguće je navesti kvalitete predloška ili označiti one koji vas pokazuju kao profesionalca i potkrijepiti ih dokazima.)
- Visoka izvedba i profesionalnost
- Sposobnost obrane interesa tvrtke.
predložak životopisa tajnika
- Papirologija u cijelosti, poslovna korespondencija;
- Pisani prijevodi s/na engleski (ugovori, licencni ugovori, promotivni materijali, financijski dokumenti),
- Zapisnici sa sastanaka na ruskom i engleskom jeziku.);
- Planiranje radnog dana menadžera
- Prijem gostiju, organizacija pregovora,
- Sastanak i pratnja VIP gostiju,
- Turistička i vizna podrška (rezervacija hotela, rezervacija karata, izdavanje viza i pozivnica);
- Uredska koordinacija
- Iskustvo u prikupljanju i obradi informacija, pisanju pregleda informacija
2001-2004 Tvrtka "Prozori" (proizvodnja i prodaja plastičnih prozora)
Naziv radnog mjesta: pomoćnik tajnika
odgovornosti:
Rad s dokumentacijom (interna i eksterna dokumentacija), primanje i distribucija telefonskih poziva (mini-ATS), prevođenje dokumentacije sa/na engleski jezik; planiranje i organiziranje sastanaka i pregovora voditelja, organiziranje konferencijskih poziva, rezervacija i naručivanje karata i hotela, prihvat posjetitelja.
Uzorci životopisa
- organizacija uredskog života
- primanje i distribucija telefonskih poziva
- upis i izrada dokumentacije, priprema poslovne dokumentacije na potpis pročelniku
- prijevod dokumentacije, uključujući tehničku
- rad s uredskom opremom
- organizacija pregovora, sastanaka i sastanaka, vođenje zapisnika
- organiziranje susreta VIP gostiju
- pružanje ugodnog i ugodnog radnog okruženja
Tajnica je lice tvrtke. Mjesto tajnika-referenta je vrlo odgovorno. Dužnosti pomoćnika tajnika uključuju primanje i distribuciju telefonskih poziva, susrete s posjetiteljima. Iako je općeprihvaćeno da je mjesto tajnice odskočna daska u karijeri, razina obrazovanja mora biti dosta visoka, no izgled pomoćnika tajnika je posjetnica poduzeća. Dužnosti tajnice mogu biti ograničene na samo posluživanje kave i primanje poziva, ili se mogu značajno proširiti na sastavljanje najvažnijih dokumenata i organiziranje ostatka glave i njegove obitelji.
predložak životopisa tajnika
Pozitivne povratne informacije od prethodnih poslodavaca značajno će povećati šanse kandidata za uspjeh. Osim toga, na razgovoru se pozornost skreće ne samo na uzorak životopisa pomoćnika tajnika (službenika), već i na izgled njegovog vlasnika i držanje. To je zbog činjenice da je tajnica zaštitno lice tvrtke i osoba koja se susreće s posjetiteljima, poslovnim partnerima, te stoga formira prvi dojam o organizaciji.
Funkcionalne odgovornosti:
Uzorak životopisa tajnika
Profesionalne vještine i sposobnosti: primanje i razvrstavanje pristigle korespondencije, odgovaranje na pozive, njihovo evidentiranje i informiranje voditelja, susret s posjetiteljima, izrada plana rada voditelja, izvršavanje uputa, pisanje pisama, dopisa, rad sa svim dokumentima. Siguran korisnik MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, Consultant Plus, Lotus. Rad s uredskom opremom.
Imajući sve šanse za uspjeh, životopis se ipak može odgoditi ako podnositelj zahtjeva ne pokaže svoje jedinstvene sposobnosti ili profesionalne vještine koje ga izdvajaju od pozadine sličnih. Za životopis tajnika, prednosti će biti: dodatno znanje stranih jezika, siguran rad u svim MS OFFICE aplikacijama, radno iskustvo kao pomoćnik voditelja, upravljanje kadrovima. Svakako je indicirano pažljivo rukovanje uredskom opremom. Najvažnije vještine za slobodno radno mjesto uvijek se stavljaju na prvo mjesto, tako da poslodavac može odmah vidjeti vještine stručnjaka.
Vještine i sposobnosti za primjer životopisa - upute za pisanje životopisa
Obrazovanje, iskustvo, radna mjesta na prethodnim radnim mjestima obvezni su dijelovi životopisa. Dobar životopis neprihvatljivo je sastaviti bez opisivanja najvažnijih vještina stručnjaka. Te vještine trebate opisati na način da potencijalni šef ima neodoljivu želju zaposliti ne nekoga, već vas.
Nije dovoljno da zaposlenik zna gdje ste studirali i stekli profesionalno iskustvo. On mora točno znati što možete učiniti i kako možete biti korisni njegovoj tvrtki. Dakle, ispravno oslikane osnovne vještine uvelike povećavaju vjerojatnost dobivanja željenog posla.
U životopisu za mjesto voditelja ureda možete navesti mjesta pripravništva i obavljane dužnosti. Nerijetko se pripravnicima povjerava samo rad s dokumentima, na primjer, njihovo arhiviranje. Budući da radno mjesto uključuje veliku obradu dokumenata, to se može naznačiti kao stečeno radno iskustvo.
- Upravljanje dokumentima, uključujući registraciju, arhiviranje i papirologiju.
- Rukovanje korespondencijom, kako dolaznom tako i odlaznom.
- U malim organizacijama, dužnosti menadžera mogu uključivati zapošljavanje i objavljivanje oglasa za trenutna slobodna radna mjesta.
- Prijem poziva, njihova preraspodjela; obrada primljenih informacija i održavanje kalendara upravitelja.
- Organizacija poslovnih putovanja za zaposlenike, na primjer, rezervacija karata i hotela; početna organizacija logistike - izrada ruta i dnevnih rutina za vozače.
- Radno mjesto uključuje organizaciju i pomoć u vođenju poslovnih sastanaka, prezentacija.