Titkár összefoglaló példáinak elérésének feladatai. A jegyző titkárának illetékes önéletrajza
Jelenleg lehetetlen elképzelni egy többé-kevésbé nagy cég egyetlen vezetőjét is, aki titkárnő nélkül irányítja tevékenységét. A nagy létszámú cégeknél, fióktelepek és képviseleti irodák jelenléte a különböző régiókban, aktív dokumentumkezelés, rendszerint több egymást kiegészítő pozíció van, egyértelmű feladatkörrel: titkár, ügyintéző, referens. Kisebb szervezetekben, ahol a létszámfenntartás termelési költségeinek csökkentésében fontos tényező a tarifák kombinációja - a titkár univerzális munkássá válik, tevékenységében egyesíti a menedzser-asszisztensi, az ügyintézői és a személyzeti vezetői feladatokat.
Az ügyintéző titkárára háruló feladatok közül sok nem szerepel a szabványos munkaköri leírásban, hanem maga a munkáltató határozza meg azokat az adott szervezet működésének jellemzői alapján. Azonban néhány Általános rendelkezések Egy alkalmazott ilyen beosztás keretében végzett tevékenységéről léteznek, és meglehetősen sikeresen használhatók egy ügyintézői titkár önéletrajzának összeállításánál.
Üzleti titkár munkaköri feladatai
A titkárnő nemcsak a közvetlen vezető, akinek asszisztense, hanem a szervezetben is fontos szerepet játszik a tevékenységének racionalizálásában, rendszerezésében. Visszacsatolás a főnök és a beosztottak, az előadók és az ügyfelek között, hatékony dokumentumkezelést biztosítva a vállalaton belül és annak strukturális részlegei között. Ennek megfelelően feladatai közé tartozik:
- telefonos és személyes tárgyalások lebonyolítása az ügyfelekkel, beérkező dokumentumok, faxok, telefonos üzenetek stb. fogadása, kimenő iratok feldolgozása, továbbítása, közvetlen felettes megbízásainak az érdeklődők tudomására hozatala;
- a vezető kinevezése és találkozók szervezése a vállalat ügyfeleivel, partnereivel és alkalmazottaival;
- látogatók fogadása, regisztrációja, kényelmes körülmények biztosítása a várakozás idejére, tájékoztatás a titkár hatáskörébe tartozó kérdésekben;
- a kialakult formájú beszámolási dokumentáció vezetése, a hatályos jogszabályok keretein belüli iratáramlás biztosítása, irattár készítése, levelek stb.
Mint a fenti funkcionalitásból is látszik, a jegyzői titkár tevékenységi köre meglehetősen szerteágazó. A titkárnak, aki valójában a társaság arca, a listában megjelölt feladatok ellátása mellett olyan tulajdonságokkal kell rendelkeznie, mint:
- kompetens, érthető beszéd, a gondolatok világos kifejezésének képessége;
- jóindulat, tolerancia, kellemes kinézet;
- az üzleti etikett és az interperszonális kommunikáció etikettjének ismerete.
Egy korszerű cég vezetési struktúrájában a titkári beosztás változása kapcsán több magas követelmények a segédtitkár iskolai végzettségéhez, szakmai műveltségéhez, kommunikációs készségéhez, különféle üzleti problémák megoldási képességéhez. Ma a titkár-referens szakma a titkári munka sajátosságaiból adódóan magas felkészültséget, személyes és üzleti tulajdonságok egész sorát követeli meg az embertől.
Térjünk át a számos közleményre, amelyekben segédtitkárokat hívnak munkára. Az erre a pozícióra pályázókkal szemben a következő követelmények vonatkoznak: irodai munka ismerete (beleértve a vezetői dokumentumok főbb fajtáinak összeállítására és feldolgozására vonatkozó szabályok, valamint a dokumentumokkal végzett munka megszervezésének alapvető szabályainak ismerete); számítógépes ismeretek (szövegszerkesztő ismerete feltételezi) Miss szó, táblázatkezelő rendszerek MS Excelés az operációs rendszer általános ismerete ablakok); bizonyos határokon belüli idegen nyelv ismerete, gyakrabban angol, ritkábban német vagy francia nyelv.
Valójában a modern titkárokkal szemben támasztott képesítési és egyéb követelmények sokkal kiterjedtebbek. Sajnos a titkárnő alkalmazásakor a vezető nem mindig tudja egyértelműen megfogalmazni ezeket a követelményeket. És munkaköri leírás, ahol elérhető, nem ad teljes képet a segédtitkár feladatairól.
A hivatásos titkár-referensnek rendelkeznie kell bizonyos ismeretekkel és képességekkel, rendelkeznie kell bizonyos üzleti és személyes tulajdonságokkal. A titkár-referens szakma magas szintű alapfokú végzettséget jelent.
Szakmai tudás és készségek, amely egy modern titkár-referens számára szükséges, három csoportra osztható:
1. A menedzsment és a vállalat egésze számára szükséges dokumentációhoz és információs támogatáshoz szükséges ismeretek. A titkár-referensnek tudnia kell:
Szabályozási és módszertani dokumentumok a menedzsment dokumentációs támogatásáról,
A dokumentumkezelés szervezésének alapelvei,
Az archiválás alapjai
Fő alkalmazási programok
Orosz nyelv, egy vagy több idegen nyelvek(a cég profiljától függően).
Összeállítja és végrehajtja a vezetői dokumentumok főbb típusait és fajtáit;
A vezetői dokumentumokkal való munka racionális megszervezése, archívum fenntartása;
Információ keresése, rendszerezése és tárolása;
Használjon írógépet, személyi számítógépet, nyomtatót, egyéb eszközöket a dokumentumok összeállításához, előállításához, másolásához.
2. A cég kommunikációs támogatásához és ügyviteléhez szükséges ismeretek:
Üzleti beszélgetés lefolytatásának szabályai;
Látogatófogadás, találkozók, üzleti utak szervezésének elvei;
Modern kommunikációs eszközök;
A szakmai etika alapjai.
Ezen ismeretek alapján a titkárnak képesnek kell lennie:
Üzleti és telefonbeszélgetések lebonyolítása;
Találkozók, bemutatók, üzleti utak szervezése;
Használja a modern kommunikációs eszközöket;
Látogatók fogadásának és telefonos kiszolgálásának megszervezése;
Tervezze meg munkáját, tervezze meg és takarítsa meg a vezető idejét.
3. A cég fő tevékenységeivel, belső struktúrájával, ill külkapcsolati:
A vezetői munkaszervezés elvei, a gazdálkodás jogi alapjai;
A közigazgatási, munka- és gazdasági jog alapjai;
A cég és alkalmazottai tevékenységét szabályozó jogi aktusok és előírások.
Ezen ismeretek alapján a titkárnak biztosítania kell a vezető eredményes munkáját.
Ahhoz, hogy valaki jó titkár-referens legyen, a tudás és a készség önmagában nem elegendő. Számos olyan üzleti és személyes tulajdonságra van szükség, amelyek a szakma szerves részét képezik.
Fő üzleti tulajdonságok a titkár kéri:
Szervezőkészség: munkaszervezési képesség, vezetői és irodai munka, értekezletek, prezentációk, üzleti utak, delegációk fogadása és egyéb rendezvények szervezésének képessége;
Felelősségvállalás, megbízhatóság: felelősségvállalás képessége, mindig csak gondosan ellenőrzött információk felhasználása;
Pontosság és szorgalom: a parancsok időben történő és pontos végrehajtása, az a képesség, hogy soha ne felejts el semmit, és soha ne késs le semmiről;
Kezdeményezőképesség és függetlenség: önálló döntések meghozatalának képessége hatáskörükön belül anélkül, hogy minden alkalommal megvárnák a vezetőtől érkező utasításokat;
Vállalat iránti lojalitás, lojalitás: a vállalat ügyeiben való tulajdonosi érzés, a tapintat és az óvatosság tanúsítása, a bizalmas információk tárolásának képessége;
Képes hivatali titkok és bizalmas információk megőrzésére;
Előrelátás: képes előre látni a vezető utasításait, mentes a részletes tervezés és a feladat apró részleteinek alapos magyarázatától.
Személyes tulajdonságok, szükséges a titkárnak:
Szociális képesség, alkalmazkodási képesség: az emberekkel való könnyű kapcsolatteremtés, az egyik tevékenységtípusról a másikra való gyors váltás képessége;
Barátság, udvariasság, udvariasság, reagálókészség, őszinte odafigyelés az emberekre, hajlandóság másokon segíteni, különösen stresszes helyzetekben, a végén - a pszichológiai kényelem megteremtésének képessége az irodában;
Intelligencia: beszédkultúra, megjelenés, munkahely;
Tapintatosság, diplomácia: finomság, képesség tapintatosan megoldani a problémákat, megválaszolni a kérdéseket anélkül, hogy megsértené a beszélgetőpartner büszkeségét;
Szorgalom, lelkiismeretesség;
Szerénység, pontosság;
Kíváncsiság: tudásuk folyamatos fejlesztésére, kapcsolódó tevékenységi területek elsajátítására való törekvés, lépést tartani a titkársági tevékenység és a cég tevékenységének legújabb eredményeivel.
Kijelenthetjük tehát, hogy a XX-XXI. század fordulóján. Oroszországban egy újfajta titkári szakma alakult ki - az asszisztens titkár, amely nemcsak a vezető asszisztense és asszisztense feladatait egyesíti, hanem sok más vezetői funkciót is. A különböző szervezetekben a titkárhelyettes feladatai jelentősen eltérnek, de általános tendencia figyelhető meg: tevékenységi körük folyamatosan bővül, szerepe a vezetői struktúrában modern szervezet folyamatosan emelkedik. Ezzel párhuzamosan nőnek az erre a pozícióra jelentkezőkkel szemben támasztott követelmények is.
A titkár-referens személyekkel, dokumentumokkal, információkkal kreatív munkát végző, magas színvonalú szakember.
Hogyan néz ki egy titkári önéletrajz minta?
Megfelelő titkár önéletrajz sablon
Podolszkaja Irina
Karrier célja: Titkár
Kívánt jövedelemszint: 30 ezer rubel
Születési idő: 1986.11.02
Szállás: Szentpétervár, "Moskovskaya" metróállomás
Nem áll készen az utazásra.
Elérhetőség:
Telefon: +7 (9хх) ххх-хх-хх
Email: [e-mail védett] xxx.ru
Főbb ismeretek és készségek:
- A különféle típusú dokumentumok elkészítésére vonatkozó szabályok és előírások ismerete;
- Üzleti levelezés lebonyolítása;
- Irodai berendezések, mini-ATS birtoklása;
- Felelősségvállalás, figyelmesség, stresszállóság;
- Képes közös nyelvet találni különböző emberekkel.
Eredmények:
- Bevezetett egy rendszert a bejövő levelezés feldolgozására, amely átlagosan 30%-kal csökkentette az egyes dokumentumokkal való interakció idejét;
- Optimalizált elektronikus dokumentumkezelés az irodában.
Tapasztalat:
11.2013–04.2015 Irodavezető
Business Design LLC, Szentpétervár
A cég tevékenységi köre: weboldalak készítése, népszerűsítése
- Papírmunka, elektronikus dokumentumkezelés;
- Levelezés és bejövő hívások kezelése;
- Találkozók szervezése, résztvevők értesítése;
- Fenntartja a rendet és az iroda zavartalan működését.
08.2012–08.2013 Titkár
Metropolis LLC, Szentpétervár
A cég tevékenységi köre: ingatlanszolgáltatás
- Papírmunka, üzleti levelezés;
- Látogatók fogadása, bérletek rendelése;
- Levelezéssel dolgozni;
- A vezető munkanapjának megtervezése;
- Munkavállalók tájékoztatása eseményekről, rendelésekről.
11.2009–05.2012 titkárhelyettes
OOO profil, Szentpétervár
Cégünk tevékenységi köre: műanyag nyílászárók gyártása, beépítése
- Levelek fogadása és küldése;
- Bejövő telefonhívások fogadása, elosztása.
Oktatás:
2014 Az oktatási központ"Connessance", Szentpétervár - tanfolyam "Office Manager", szakmai fejlődési oklevél
2009 Szentpétervári Szakszervezeti Egyetem, Szentpétervár
Művelődési Kar, szak" Szociális munka", Felsőoktatási Diploma
További információ:
Idegen nyelvek: Angol - Középfokú.
PC ismeretek: magabiztos felhasználó (MS Office; Internet, elektronikus dokumentumkezelés), irodai eszközök birtoklása, alközpont.
Miért írnak néha a munkakörökbe nem csak titkárnőt, hanem titkárhelyettest? Mi a különbség a referens titkár és a rendes titkár között? A „referens” szó latin fordításban jelentést, összefüggést, reprodukálást jelent. A „referens” szó egyik jelentése az, hogy egy előadó jelentést készít vagy absztraktot olvas. Hogy. a titkári munkakör megnevezésében szereplő „referens” szó a titkár szokásos feladatai mellett a következőket jelenti: beszámolók és felszólalások készítése, dokumentumtervezetek készítése, információs, elemző anyagok gyűjtése, elkészítése stb. . A titkár-referenstől gyakran kötelező az idegen nyelvek ismerete. Feltételesen felfogható, hogy a közönséges titkártól eltérően, akinek feladatai közé tartozik a kész dokumentumokkal való munka, a titkárhelyettes részt vesz a dokumentumok létrehozásának folyamatában, elkészíti a dokumentumokat és összegyűjti az elkészítéséhez szükséges információkat.
Üzleti képesség.
Konfliktusmentes és stressztűrő, kiváló kommunikációs készség emberekkel.
Elegáns, kellemes megjelenés.
Képes dolgozni irodai berendezésekkel, fax nyomtatóval, fénymásolóval.
Képes dolgozni bizalmas információkkal.
A PC, a Microsoft Word, az Excel, a PowerPoint, az Outlook és más levelezőprogramok haladó felhasználója.
titkár önéletrajz sablon
Kétségtelen, hogy az önéletrajznak tartalmaznia kell az erre a pozícióra jelentkező fényképét, üzleti stílusban. Ezenkívül, amikor bemutatja magát, a pontosságára, figyelmességére, társasági képességére, szervezettségére és higgadtságára kell összpontosítania, valamint az irodai berendezések használatának képességére. A többi jelentkező között jó előnyt jelent egy vagy több idegen nyelv ismerete. Feltétlenül tüntesse fel a tulajdonosi szintet. Ahhoz, hogy titkár legyél, nem szükséges speciális végzettség. Képesnek kell lennie hozzáértően dolgozni az emberekkel és az üzleti dokumentációval.
Javasoljuk, hogy ismerkedjen meg egy titkár önéletrajzának példájával.
2001 - 2006
Magasabb:
Szibériai Állami Közlekedési Egyetem (SGUPS), Novoszibirszk
2008. április-május
További (tanfolyamok, tréningek):
Oktatási Központ "A tudás hatalom", Novoszibirszk, "Az Emberi Erőforrások Osztályának felügyelője", program " HR iratkezelésés a szervezetben fennálló jogviszonyok számítógépes tanfolyam 1C "Bérezés és személyzet": 8.0 verzió
Hogyan írjunk önéletrajzot egy titkárnőnek
Megjegyzés: lehet, hogy a jelentkező különböző munkalehetőségeket fontolgat, és a recepción végzett munka csak egy ezek közül, és nem a legkívánatosabb. De valamiért a jelentkező önéletrajzot küld erre az állásra. Indokolt a keresési célban az üresedéshez közeli dolgot feltüntetni. Furcsa lenne, ha a klinika vezetője olyan önéletrajzot kapna, amelyben a cél az lenne, hogy "Egy nagy ipari vállalkozás vezetőjének asszisztensi állása." Egy ilyen célú önéletrajznak nulla esélye lenne a mérlegelésre.
A magánorvosi rendelőben lévő recepciós állás betöltéséhez valószínűleg nincs szükség papírmunkára a vízum megszerzéséhez; nem igényel a vezetővel való szoros interakció készségeit sem. De ehhez kell az ügyfelekkel való kommunikációban szerzett tapasztalat, az orvosi témák ismerete (legalább az alapismeretek), az a képesség, hogy sokat kommunikáljunk telefonon a hangnem és a türelem elvesztése nélkül.
titkár önéletrajz sablon
- bérletek kiadása és vendégek fogadása (tea, kávé);
– az iroda életének biztosítása (háztartási cikkek, írószerek rendelése);
- A futár tevékenységének ellenőrzése. Munkavégzés futárral és postai szolgáltatásokkal; Közlekedési cégek rendelése.
– céges alkalmazottak üzleti utak szervezése, támogatása (jegyfoglalás, szállásfoglalás, vízumkéréshez szükséges dokumentumok elkészítése);
Személyes tulajdonságok (válasszon):
(Lehetőség van a sablontulajdonságok felsorolására, vagy megjelölni azokat, amelyek szakembernek mutatják, és bizonyítékokkal alátámasztva.)
- Nagy teljesítmény és professzionalizmus
- Képes a cég érdekeinek védelmére.
titkár önéletrajz sablon
- Papírmunka hiánytalanul, üzleti levelezés;
- Írásbeli fordítások angolról/angol nyelvre (szerződések, licencszerződések, promóciós anyagok, pénzügyi dokumentumok),
- ülések jegyzőkönyvei orosz és angol nyelven.);
- Menedzser munkanap tervezése
- Vendégfogadás, tárgyalások szervezése,
- VIP vendégek fogadása és kísérése,
- Turisztikai és vízumtámogatás (szállodafoglalás, jegyfoglalás, vízumok és meghívók kiadása);
- Irodai koordináció
- Információgyűjtésben és -feldolgozásban, információs ismertetők írásában szerzett tapasztalat
2001-2004 "Windows" cég (műanyag ablakok gyártása és értékesítése)
Pozíció: segédtitkár
Felelősségek:
Dokumentációval való munkavégzés (belső és külső dokumentumkezelés), telefonhívások fogadása és elosztása (mini-ATS), dokumentáció fordítása angolról/angol nyelvre; vezetői értekezletek, tárgyalások tervezése és szervezése, konferenciahívások szervezése, jegy- és szállásfoglalás és -rendelés, látogatók fogadása.
Minták folytatása
- irodai életszervezés
- telefonhívások fogadása és elosztása
- a dokumentáció nyilvántartása és lebonyolítása, üzleti dokumentumok előkészítése a vezető általi aláírásra
- dokumentáció fordítása, beleértve a műszaki
- irodai berendezésekkel dolgozni
- tárgyalások, értekezletek és értekezletek szervezése, jegyzőkönyvezés
- VIP vendégek találkozójának megszervezése
- kényelmes és kellemes munkakörnyezetet biztosít
Titkár a cég arca. A titkár-referens pozíció nagyon felelősségteljes. Az asszisztens titkár feladatai közé tartozik a telefonhívások fogadása és elosztása, a látogatók találkozása. Bár általánosan elfogadott, hogy a titkári pozíció ugródeszka a karrierben, az iskolai végzettségnek elég magasnak kell lennie, de a titkárnő megjelenése a vállalkozás fémjelzi. A titkár feladatai korlátozódhatnak a kávé felszolgálására és a hívások fogadására, vagy jelentősen kibővülhetnek a legfontosabb dokumentumok összeállítására, a fej és családja többi tagjának rendszerezésére.
titkár önéletrajz sablon
A korábbi munkáltatóktól kapott pozitív visszajelzések jelentősen növelik a jelentkező sikerének esélyét. Ráadásul az interjún nem csak a segédtitkár (jegyző) minta önéletrajzára hívják fel a figyelmet, hanem annak tulajdonosának megjelenésére és viselkedésére is. Ez annak köszönhető, hogy a titkár a cég arca és az a személy, aki a látogatókkal, üzleti partnerekkel találkozik, és ezért alkotja meg az első benyomást a szervezetről.
Funkcionális felelősségek:
Titkár önéletrajz minta
Szakmai készségek és képességek: bejövő levelezés fogadása, rendezése, hívások fogadása, regisztrálása és vezető tájékoztatása, látogatókkal való találkozás, vezető munkatervének készítése, utasítások végrehajtása, levelek, feljegyzések írása, bármilyen dokumentummal való munkavégzés. Az MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, Consultant Plus, Lotus magabiztos felhasználója. Munkavégzés irodai berendezésekkel.
Minden esély megvan a sikerre, az önéletrajz továbbra is elhalasztható, ha a jelentkező nem mutatja meg egyedi képességeit vagy szakmai készségeit, amelyek megkülönböztetik őt a hasonlók hátterétől. Titkárnői önéletrajznál ilyen előnyökkel jár: plusz idegennyelv-tudás, magabiztos munkavégzés minden MS OFFICE alkalmazásban, vezető asszisztensi munkatapasztalat, személyzeti menedzsment. Az irodai berendezések gondos kezelése mindenképpen indokolt. Mindig az üresedés szempontjából legfontosabb készségek kerülnek az első helyre, így a munkáltató azonnal láthatja a szakember képességeit.
Példa önéletrajzhoz szükséges készségek és képességek - önéletrajzírási útmutató
Az iskolai végzettség, a szolgálati idő, a korábbi munkakörökben betöltött pozíciók az önéletrajz kötelező részei. Jó önéletrajz elfogadhatatlan a szakember legfontosabb készségeinek leírása nélkül megfogalmazni. Ezeket a készségeket úgy kell leírnod, hogy egy potenciális főnökben ellenállhatatlan vágy támadjon felvenni nem valakit, hanem téged.
Nem elég, ha a bérlő tudja, hol tanult és hol szerezte szakmai tapasztalatát. Pontosan tudnia kell, mit tehet, és hogyan lehet hasznos a cége számára. Tehát a helyesen festett alapkészségek nagyban növelik az áhított állás megszerzésének valószínűségét.
Az irodavezetői állás önéletrajzában megjelölheti a gyakorlati helyeket és az elvégzett feladatokat. A gyakornokokat gyakran csak a dokumentumokkal való munkavégzésre bízzák, például archiválják azokat. Mivel a munkakör nagymértékű iratfeldolgozással jár, ez a tény megszerzett munkatapasztalatként jellemezhető.
- Dokumentumkezelés, beleértve a regisztrációt, archiválást és papírmunkát.
- Levelezések kezelése, bejövő és kimenő egyaránt.
- Kisebb szervezetekben a vezető feladatai közé tartozhat az aktuális állásajánlatok toborzása és hirdetéseinek feladása.
- Hívások fogadása, újraelosztása; a kapott információk feldolgozása és a vezetői naptár vezetése.
- Üzleti utak szervezése alkalmazottak számára, például jegyek és szállodák foglalása; a logisztika kezdeti megszervezése - útvonalak és napi rutinok összeállítása a sofőrök számára.
- A pozíció magában foglalja az üzleti találkozók, prezentációk lebonyolítását és lebonyolítását.