Biznes so'rovini qanday yozish kerak. Talabnoma

Talabnoma

Tashkilot vakillariga (odatda rahbar nomiga yuboriladi) yoki ma'lumot olish, ish hujjatlariga kirishni ta'minlash yoki biron bir ishni bajarish talabi bilan tuzilgan ma'lum bir shaxsga yozma murojaat deyiladi. so'rov xati. Ish yuritish qoidalariga ko'ra, yozishmalar qabul qiluvchisi bunday xatga javobni majburiy ravishda taqdim etishi kerak.

so'rov xati namunasi

So'rov xatini yozish qoidalari umumiy qabul qilingan ish yozishmalari qonunlariga mos keladi. So'rovni o'z ichiga olgan xatning manzil shakli biznes yozishmalarida eng keng tarqalgan hisoblanadi, shuning uchun u turli xil imlo variantlarini taqdim etadi. Bunday xatni tuzuvchiga yordam berish uchun berilishi mumkin bo'lgan eng umumiy tavsiyalar, bajarilishi kerak bo'lgan harakatlarning majburiy o'ziga xos xususiyatlari bilan sodda va ixcham taqdimot uslubiga rioya qilishdir, masalan: "Iltimos, yordam bering ..." , "Sizdan so'rayman ..." (aniq harakat keyinroq ko'rsatiladi), "... olishda sizning yordamingizga umid qilaman" va hokazo.

Qoida tariqasida, rasmiy so'rov xati jo'natuvchining blankida yoziladi va uning tarkibida quyidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:

chiquvchi yozishmalarning ro'yxatga olish raqami va xat yaratilgan sanani ko'rsatadigan tafsilotlar

yozishmalar muallifining shaxsiy ma'lumotlari (lavozimi va to'liq ismi)

so'rovning mohiyatini tavsiflovchi xatning sarlavhasi

ko'pincha "Azizim ..." bilan boshlanadigan xabar oluvchiga hurmat bilan murojaat qilish.

jo'natuvchi o'z murojaati bilan boshlamoqchi bo'lgan harakatni eslatib o'tgan so'rovning mohiyati

xat matnida, ba'zi hollarda, ishning go'yo muvaffaqiyatli hal qilinganligi haqidagi iborani ishlatish o'rinli bo'ladi, masalan, "Ishtirok qilganingiz uchun oldindan rahmat ..."

so'rov xati muallifining uning ma'lumotlarini ko'rsatgan imzosi.

Matn loyihasini tuzishda asosiy so'rovdan oldin muqaddima bo'lishi mumkin, unda adresat bilan bog'lanish sabablarini qisqacha bayon qilish kerak. Agar namunada bir nechta iltimosnomalar bo'lsa, "Men ham so'rayman ...", "Yuqoridagi so'rov bilan bir vaqtning o'zida sizga ... bilan murojaat qilaman" kabi so'zlarni ishlatishga ruxsat beriladi. Ko'rib chiqish uchun har bir yangi masala alohida paragrafda ko'rsatilishi kerak. Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalariga ko'ra, murakkab so'rovga javob har bir so'rov bo'yicha sharhlar bilan bitta xatda yuborilishi mumkin.

Ushbu turdagi yozishmalar ish oqimining hajmini va kiruvchi hujjatlarni o'qish va qayta ishlashga sarflangan vaqtni kamaytiradi.

Agar yozishmalarning tabiati so'rovni ko'rib chiqish va natija olish uchun vaqtni belgilashga imkon beradigan bo'lsa, xatning matn qismida belgilangan muddatda javob olish istagini to'g'ri ifodalash kerak.

Ish xatida, albatta, jo'natuvchining kontaktlari bo'lishi kerak. Ushbu ma'lumotlar, agar kerak bo'lsa, xatni oluvchi so'rov yuboruvchi bilan bevosita bog'lanish imkoniyatiga ega bo'lishi uchun ko'rsatilgan.

Yuklab oling

So'rov xati namunasi: pismo-prosba.doc (yuklab olish: 8038)

So'rov xati - bu zarur ma'lumotlar, tovarlar, xizmatlar, hujjatlarni olish, tavsiyalar berish, yig'ilish tashkil etish va hokazolar bo'yicha so'rov bo'lib, uni tuzishda so'rovni bajarish zarurligini asoslash kerak. Bu ma'lum bir joyga yo'naltirilishi mumkin shaxsga yoki yuridik shaxs- tashkilotlar. Ushbu turdagi xat bir nechta so'rovlarni o'z ichiga olishi mumkin.

So'rov xatini qanday yozish kerak

So'rov xati ish xatining umumiy tuzilishiga o'xshash tuzilishga ega va shakli bo'yicha so'rov xati bilan deyarli bir xil. Uni ro'yxatdan o'tkazish tashkilotning blankida amalga oshiriladi. Odatda tashkilot rahbari yoki vakolatli shaxs tomonidan imzolanadi.

Ish xat iboralariga misollar - so'rovlar

Murojaat sababi:

&hellip bilan bog'liq holda

Hisobga olib&hellip

Ko‘rish va havola

& hellipdan kelgan

Tartibda&hellip

Asoslangan&hellip

ko'ra&hellip

&hellipga ko'ra

So'rov matni:

Iltimos, zudlik bilan ko'rib chiqing / taqdim eting / bajaring / xabar bering / xabar bering / yuboring

Sizga iltimos bilan murojaat qilamiz

Sizdan&hellip bo'yicha yordam so'raymiz

Biz sizning roziligingizni so'raymiz&hellip

Sizdan ham so'rang&hellip.

So'rov xati javob xatini yozishni talab qiladi.

BIZNES XATLARI

So'rov xati, ehtimol, biznes yozishmalarining eng keng tarqalgan shaklidir. Yuridik yoki jismoniy shaxs nomidan ariza berishni talab qiladigan holatlar sonini sanab bo'lmaydi. Bu ma'lumot olish, mahsulot namunalari, harakatlarni muvofiqlashtirish, har qanday harakatga undash va hokazo.

So'rov xatining tarkibi va tuzilishi standartlaridan unchalik farq qilmaydi (qarang Ish xatlari. Dizayn qoidalari. Xatlar tuzilishi). Qoida tariqasida, so'rov xati matni ikki qismdan iborat:

1.Kirish. ishning mohiyati bayon shaklida bayon etilgan bo‘lsa, so‘rovning sabablari, sabablari tushuntiriladi. Bu erda ko'pincha quyidagi standart iboralar qo'llaniladi:

ariza berish sababi Qabul qilinmaganligi sababli. Ijtimoiy ahamiyatini hisobga olgan holda Holbuki (bizning ko'p yillik hamkorligimiz). Berilgan (bizning biznes munosabatlarimizning uzoq muddatli va samarali tabiati). Sizning harakatlaringiz ilgari qabul qilingan kelishuvlarga mos kelmasligi sababli.

Yukni qabul qilishda kechikish tufayli.

masala bo'yicha muzokaralar natijalariga ko'ra va h.k.

So'rovning maqsadi Buyurtmani bajarish uchun. Muammoni imkon qadar tezroq hal qilish uchun. Muammolar bo'yicha kelishib olish. Yuk tashish xavfsizligini ta'minlash maqsadida.

Mojaroli vaziyatlardan qochish uchun va hokazo.

apellyatsiya uchun asoslarga havolalar Oldin erishilgan kelishuvga muvofiq ... Bizga qilingan murojaat munosabati bilan. Og'zaki kelishuv asosida. Bizning asosida telefon suhbati. Hukumat qaroriga binoan.

O'zaro etkazib berish to'g'risidagi protokolga muvofiq.

Yuqoridagi barcha iboralar kontekst va nutq vaziyatini hisobga olgan holda ishlatilishi kerak.

Deyarli barcha standart iboralar hosila predlogi yoki bosh gap birikmasi bilan boshlanadi. Bu yuklamalarni asosan nasl va ravish hollarida bo‘lgan otlar bilan to‘g‘ri ishlatishga e’tibor qaratish lozim.

2. Aslida so'rov. Bu erda harfning asosiy iborasi fe'ldan tuzilgan so'zlarni o'z ichiga oladi so'rang. Uning qo'llanilishi biznes matnlariga qo'yiladigan odob-axloq talablari va ishbilarmonlik muloqotining psixologik qonuniyatlari bilan izohlanadi - odam talab shaklida emas, balki so'rov shaklida ifodalangan harakatni bajarishga rozi bo'ladi.

Ba'zi hollarda, tavsiflovchi ifodalangan so'rovning o'zi ushbu fe'lni o'z ichiga olmaydi, masalan: Bizning taklifimizni belgilangan muddatda ko'rib chiqish imkoniyatini topasiz deb umid qilamiz.

So‘rov birinchi shaxs birlikda (Iltimos.), birinchi shaxs ko‘plikda (Iltimos), uchinchi shaxs birlikda (bu holda umumiy ma’noli otlar qo‘llaniladi: Direksiya so‘raydi., Boshqarma so‘raydi) ifodalanishi mumkin. ., Mehnat jamoasi Kengashi so'raydi. va hokazo), uchinchi shaxs ko'plikdan, agar umumiy ma'noga ega bo'lgan bir nechta ot qo'llanilsa (mehnat kollektivi ma'muriyati va kengashi so'raydi.).

Agar so'rov xati ko'p o'lchovli bo'lsa. u holda bunday xatning ikkinchi qismining tarkibi quyidagicha ko'rinishi mumkin (kompozitsiyaning qismlari matnning paragraf bo'linishiga mos kelishi kerak):

Men yolvoraman. (Iltimos.)

Men bir vaqtning o'zida so'rayman. (Shuningdek, iltimos.)

Va men ham so'rayman. (Shuningdek, iltimos.)

So'rov xatini yozishda siz e'tiborga olishingiz kerak bunday tavsiyalar.

1. So'rovni amalga oshirishda sizning yoki tashkilotingizning qiziqishini ta'kidlang.

2. Hech qanday holatda xatingizni iltimos so'zi bilan boshlamasligingiz kerak. - birinchi navbatda murojaatingiz sabablarini tushuntirib berish yanada xushmuomala bo'ladi (hatto barcha tafsilotlar qabul qiluvchi bilan kelishilgan bo'lsa ham).

So'rovni shakllantirishda ko'pincha quyidagi standart iboralar qo'llaniladi:

Biz sizga (sizga) iltimos bilan murojaat qilamiz.

manzilimizga yetkazib berish haqida.

menga yo'l-yo'riq berish uchun.

tashkilotimiz manziliga chiqarib yuborish haqida.

menga berish haqida. Men sizdan (sizdan) so'rayman.

5 bosqichda samarali so'rov xati

Har qanday so'rov xatida yaxshi o'ylangan mantiqiy asos va so'rovning aniq bayoni bo'lishi kerak. Bundan tashqari, siz yozish samaradorligini oshiradigan usullardan foydalanishingiz mumkin.

1-qadam. Siz kimdan so'rayapsiz?

Qabul qiluvchiga shaxsan murojaat qiling, yaxshiroq - ism va otasining ismi bo'yicha:

Hurmatli Ivan Ivanovich!, "Hurmatli janob Ivanov!"

“Hurmatli hamkasblar!”, “Hurmatli menejerlar!”, “Hurmatli kichik xodimlar!”, “Hurmatli kadrlar bo‘limi xodimlari!”

So'rov xati. so'rov xati namunasi

So'rov xati - bu hujjat turi bo'lib, uning maqsadi har qanday ma'lumotni olish, har qanday harakatni amalga oshirishga undash, har qanday hujjatlarni taqdim etishdir. Ya'ni, xatning tabiati notijoratdir.

So'rov xati ma'lum bir shaxsga ham, umuman tashkilotga ham yuborilishi mumkin. Qoidalarga ko'ra yaxshi xulq-atvor qabul qiluvchi unga javob berishi kutilmoqda.

Mana so'rov xati, uning namunasini Word dasturida yuklab olish mumkin.

Xat tashkilot blankida (agar mavjud bo'lsa va xat tashkilot nomidan yoziladi) yoziladi va quyidagi bloklarni o'z ichiga olishi kerak:

Shlyapa. kimga va kimdan xat

Asosiy qism, shu jumladan apellyatsiya, so'rovning o'zi, ushbu so'rovning bajarilishi kerak bo'lgan sabablarning batafsil tavsifi (sizning so'rovingiz qanchalik asosli bo'lsa, uning bajarilishi ehtimoli shunchalik yuqori)

Imzo, sana

Qoida tariqasida, so'rov xatlarida odatiy iboralar qo'llaniladi:

“Iltimos, ko‘rib chiqing//bering//o‘tkazing//hisobot qiling//xabar bering”

"Biz sizga iltimos bilan murojaat qilamiz ...", "Sizdan yordam so'raymiz ..."

"Biz sizning roziligingizni so'raymiz ..."

"Biz ham sizdan so'raymiz ...."

Xatning uslubi rasmiy va ishbilarmon bo'lishi kerak, ish yozishmalarining barcha me'yorlariga muvofiq bo'lishi kerak.

Agar bir nechta so'rovlar bo'lsa, ularni har bir so'rov uchun alohida xat yozgandan ko'ra, bitta so'rov xatida aks ettirgan ma'qul.

So'rov xatiga misollar (xatning asosiy qismi):

Qishloq aholisi siz bilan bog'lanmoqda .... aholisi bilan ... kishi. Hozirda bizning hududimizda ishonchli yuqori tezlikdagi Internetga ulanishni ta'minlaydigan ISP yo'q. Biroq, bunday ehtiyoj mavjud va bu xizmat katta talabga ega bo'ladi.

Internetga ulanish uchun ajratilgan liniyani tashkil qilish imkoniyatini ko'rib chiqishingizni so'raymiz.

Hurmatli Anton Petrovich!

Uylarda yashovchilar sizga … st. Mahalliy hududni obodonlashtirish bo'yicha so'rov bilan aniqlangan. Hovlida kichik bolalar bilan sayr qilish uchun tashkillashtirilgan joy yo'q. Sizdan bolalar maydonchasini tashkil qilishda yordam berishingizni so'raymiz.

Shuningdek, to'xtash joylari mavjudligi bilan bog'liq keskin muammo mavjud. Hovlimizda yaqin atrofdagi uylar aholisining mashinalarini saqlash uchun to'xtash joyini qo'shimcha ravishda jihozlash kerak.

Sizning tushunishingiz va yordamingizga umid qilamiz.

So'rov xati - bu zarur ma'lumotlarni, tovarlarni, xizmatlarni, hujjatlarni olish, tavsiyalar berish, yig'ilishni tashkil etish va hokazolar bo'yicha so'rov bo'lib, uni tuzishda so'rovni bajarish zarurligini asoslash kerak. U muayyan jismoniy yoki yuridik shaxs - tashkilotga murojaat qilishi mumkin. Ushbu turdagi xat bir nechta so'rovlarni o'z ichiga olishi mumkin.

Biznes

“Hurmatli Ivan Ivanovich!

Sizning kompaniyangiz bir necha yillardan buyon abituriyentlar uchun kasbga yo'naltirish dasturida ishtirok etib, ularga kasb tanlashda yordam bermoqda.

Siz, kadrlar bo'yicha menejer sifatida, mutaxassislarni tayyorlashga qiziqasiz va biz maktab o'quvchilariga o'z ishining ustalarini tayyorlashga yordam berishga tayyormiz. Bugungi kunga kelib, menejer kasbi eng keng tarqalgan kasblardan biridir, ammo ko'plab abituriyentlar uning ma'nosi haqida aniq tasavvurga ega emaslar.

Shu munosabat bilan 23 mart kuni soat 15.00 da korxonangiz bazasida bosh menejerning abituriyentlar bilan uchrashuvini tashkil qilishingizni so‘raymiz.

Bugun yigitlarga kasb sirlarini aytib berar ekansiz, ertaga haqiqiy mutaxassislarni tayyorlashga zamin yaratasiz. Ehtimol, bir necha yil ichida ulardan biri kompaniyangizni rivojlanishning yangi darajasiga olib chiqadi.

Hurmat va minnatdorchilik bilan,

Bandlik markazi direktori

P.P. Petrov"

Xayriya yordami haqida

Jadvalning o'ng ustunida maktubning to'liq matni, chap ustunda foydalanilgan texnikalar ro'yxati keltirilgan.

Biz qabul qiluvchiga iltifot bilan boshlaymiz	Hurmatli Pavel Ivanovich! Korxonangiz viloyatdagi eng yirik korxonalardan biri bo‘lib, siz uning rahbari sifatida viloyatimiz ishbilarmon elitasining bir qismisiz.
Biz qabul qiluvchiga jozibador imkoniyatni taklif qilamiz	Har doim ishbilarmon, tashabbuskor odamlar nafaqat moddiy muvaffaqiyatlarga erishish, balki shahar, viloyat, mamlakat tarixida o‘z izlarini qoldirishga, ezgu ishlari bilan yodda qolishga intilganlar.
Biz ushbu imkoniyatni amalga oshirishga qanday yordam berishimizni ko'rsatamiz	Yurtimiz yoshlarga tayanayotgan bugun esa nosog‘lom oilalardagi yigit-qizlarga yordam berishdan ko‘ra zarurroq, muqaddasroq ish topish qiyin. Shahrimizda hozirdanoq bunday yordam ko‘rsatayotganlar bor – hokimlik homiyligida “Meros” xayriya markazimiz shaharliklar ehsonlari asosida faoliyat yuritib, qiyin o‘smirlarga xalq hunarmandchiligini o‘rgatmoqda.
Biz so'rovimizning muhimligini ko'rsatamiz. "Biz ruhni olamiz"	Qiyin oilalarning bolalari ko'pincha etarli issiqlikka ega emaslar va eng issiq, quyoshli hunarmandchilikdan biri kulolchilik hunarmandchiligidir. Shu bois markazimizda kulolchilik sexi ochmoqchimiz. Markazga tashrif buyuruvchilar va sayyohlar uchun an’anaviy kulolchilik va suvenirlar yasash orqali bolalar o‘z mahoratini oshiradilar. yangi kasb va boshqalarning minnatdorchiligini qozonish - va bu ularning ijtimoiy moslashuvi uchun juda muhimdir.
Biz so'rovni bildiramiz	Kulolchilik ustaxonasini jihozlash uchun sizga keramika pishiradigan pech kerak - uni sotib olishda yordam berishingizni so'raymiz. O'rnatish bilan o'choqning narxi 2 million rublni tashkil qiladi.
Keling, o'z yo'nalishimizga bir qadam tashlaylik	Uni sotib olish va o'rnatish bo'yicha barcha loyiha-smeta hujjatlari allaqachon tayyorlangan va mablag'laringiz qanday ishlatilishini aniq bilib olishingiz uchun biz uni mamnuniyat bilan sizga taqdim etamiz.
Xulosa qilib aytganda: agar yordam bersangiz, baxt bo'ladi

Ishbilarmonlik muomalasida hujjatlar qat'iy rasmiy bo'lib, yagona namunaga muvofiq yoki qabul qilingan standartlarga muvofiq (masalan,) tuzilgan va deyarli norasmiy bo'lib, kutilmagan masalani hal qilish, yordam so'rash yoki minnatdorchilik bildirish kerak bo'lganda tuziladi. . "Erkin" shakldan foydalanish osonroq, deb noto'g'ri ishonishadi; aksincha, ishonchli murojaat yoki xat yozish uchun siz yagona shaklni to'ldirishdan ko'ra ko'proq harakat qilishingiz kerak bo'ladi.

Hujjatlarning ikkinchi toifasi turli xil so'rov xatlarini o'z ichiga oladi, ularning namunalari quyida keltirilgan. Bunday xabarni malakali va aniq yozish ba'zan undan kam emas. Quyida yordam so'rash xatlariga misollar keltirilgan. bosqichma-bosqich ko'rsatma mukammal hujjat yaratish va uni qabul qiluvchiga yuborish bo'yicha maslahatlar.

So'rov xatini yozish bo'yicha ko'rsatmalar

Va aniq sabablarga ko'ra yordam so'ragan xabarlarni bitta modelga ko'ra tuzib bo'lmaydi: birlashtirilgan shakldan foydalanib, muayyan sharoitlarga moslashish mumkin emas. Darhaqiqat, so'rov istalgan ta'sirga ega bo'lishi uchun qabul qiluvchining shaxsini, uning ijtimoiy mavqeini, hozirgi moliyaviy holatini va boshqa omillarni hisobga olish juda muhimdir. Bundan tashqari, xat aniq maxfiy xususiyatga ega bo'lishi kerak: agar u qat'iy rasmiy hujjat bo'lsa, sukut bo'yicha qulayroq mavqega ega bo'lgan adresat obunani bekor qilish bilan javob berishni afzal ko'rishi yoki shunchaki suhbatni rad etishi mumkin. chiqindi qutisiga xabar.

Muhim: xat davomida iliq va hurmatli ohangga rioya qilish kerak. Shuni unutmasligimiz kerakki, so'rov xati rasmiy talab emas, uni qabul qiluvchi erkin e'tiborsiz qoldirishi yoki rad etishi mumkin. Etarli motivatsiyasiz hurmatning o'zi natija bermaydi, lekin hech bo'lmaganda o'quvchi e'tiborini ushlab turishi mumkin, uni matnning oxiriga etkazishga majbur qiladi.

Muammoni hal qilish, to'lovlarni kechiktirish yoki chegirma berish uchun so'rov xatini yozishni boshlashdan oldin, qabul qiluvchi haqida qaror qabul qilish mantiqan. Vaziyatga qarab, ular quyidagilar bo'lishi mumkin:

• xususiy shaxs - masalan, badavlat investor yoki nufuzli olim;
• yakka tartibdagi tadbirkor yoki mas'uliyati cheklangan jamiyat egasi;
• umuman yuridik shaxs, agar jo'natuvchi direktorning ismini bilmasa yoki u uchun xabarga aniq kim javob berishi mantiqiy bo'lmasa;
• har qanday darajadagi davlat xizmatchisi - kichik shahar hokimidan tortib gubernator yoki istalgan tuzilmaning mas'ul rahbarigacha.

Tabiiyki, oddiy tadbirkorga yuborilgan xat davlat korporatsiyasi raisiga yordam so'rab yuborilgan rasmiy xatdan ruhan tubdan farq qiladi. Biroq, barcha so'rov xatlarining tuzilishi taxminan bir xil; kompilyator har qanday harfda qaysi elementlar bo'lishi kerakligini, qaysi biri o'zgarishi mumkinligini va qaysi birini butunlay tark etish yaxshiroq ekanligini tushunishi kifoya. Buni qilish ancha qiyin, ammo baribir mumkin. Quyidagi ko'rsatmalar vaziyatni tushunishga yordam beradi.

So'rov xatini yozishdan oldin aniqlanishi kerak bo'lgan ikkinchi masala - hujjatning tuzilishi. Yuqorida aytib o'tilganidek, xabarning yagona shakli yo'q, lekin har qanday ish xatlarining umumiy rejasi deyarli bir xil - unga rioya qilish kerak. Yordam, yordam yoki xizmatlar uchun rasmiy yoki yarim rasmiy so'rov quyidagi bloklardan tuzilgan:

1. "Shlyapa". U tashkilotning logotipi, qo'shimcha naqshlardan iborat (aktsiyadan emas, balki o'zingizning dizayningizdan foydalanish tavsiya etiladi; buning uchun professional dizaynerni yollash zarar qilmaydi) va agar u tashkilotning bir qismi bo'lmasa, jo'natuvchi tashkilotning nomidan iborat. logotip. Ommabop e'tiqoddan farqli o'laroq, davlat ramzlarini "qopqoq" ga kiriting. Rossiya Federatsiyasi, shu jumladan bayroq va gerb, ixtiyoriydir, ayniqsa jo'natuvchi xususiy jismoniy shaxs, yakka tartibdagi tadbirkor yoki davlat organlari bilan aloqasi bo'lmagan kichik kompaniya bo'lsa. Bayroq va gerbning mavjudligi qabul qiluvchining qaroriga ta'sir qilishi dargumon, ammo (agar noto'g'ri ishlatilgan bo'lsa) bu atributlar o'quvchida ariza beruvchining ishonchliligiga shubha tug'diradi.
2. Kirish qismi. Bunga quyidagilar kiradi:
   • jo‘natuvchi kompaniyaning rasmiy nomlari (to‘liq va qisqartirilgan) yoki so‘rov xati muallifining familiyasi, ismi va otasining ismi;
   • adreslovchining rekvizitlari, shu jumladan TIN, PSRN, statistik kodlar, ro'yxatga olish raqamlari va joriy hisob;
   • aloqa ma'lumotlari: pochta indeksi bilan to'liq manzil, telefon raqamlari, elektron pochta manzili, messenjer hisoblari va ijtimoiy tarmoqlarda va hokazo;
   • ixtiyoriy ravishda - oluvchining ismi yoki familiyasi, ismi va otasining ismi, u yuridik yoki jismoniy shaxs ekanligiga qarab;
   • asosiy matndan boʻsh qator bilan ajratilgan va kattaroq shrift yordamida taʼkidlangan salomlashish;
   • murojaat asosida ko'rsatmalar (kechikishning yuzaga kelishi, natijalarni tahlil qilish, og'zaki kelishuv mavjudligi, telefon suhbatlari va boshqalar);
   • so'rov xatini tayinlash (tug'ilgan tushunmovchiliklarni bartaraf etish, masalani tezda hal qilish yoki istalgan shaxsga zudlik bilan yordam ko'rsatish).
3. Asosiy matn. Xatning asosiy qismida (iloji bo'lsa, qisqacha, tushunarli va adabiy rus tilida) so'rovning mohiyati bayon qilinishi kerak: qarzni to'lash, ta'mirlashni amalga oshirish, boshpana uchun moddiy yordam ko'rsatish yoki chegirma berish. Matnning boshida shuni ta'kidlash kerakki, maktub aynan so'rovdir; Buning eng oson yo'li tegishli hosilalardan foydalanishdir: "Men chin dildan so'rayman", "Sizdan so'raymiz", "Bizning tashkilot so'raydi", "Men sizdan so'rayman" va boshqalar. Yuqorida aytib o'tilganidek, so'rov xati - bu talab emas, balki buyurtma, shuning uchun xabarning boshidan oxirigacha hurmatli ohangga qat'iy rioya qilish kerak, bu holatda manfaatdor shaxs o'quvchi emas, jo'natuvchi. Istisno faqat qarzni to'lash talabi bo'lgan xabarlardir; ammo bu holda, qabul qiluvchiga hurmat haqida unutmaslik kerak. Shuningdek, xat boshida bir nechta iliq so'zlarni (agar jo'natuvchi va oluvchi yaxshi tanish bo'lsa) yoki rasmiy maqtovlarni qo'shish zarar qilmaydi, agar tuzuvchi va qabul qiluvchi ilgari aloqa qilmagan bo'lsa yoki o'zaro munosabatlar qat'iy biznes doirasida bo'lsa. . Agar bitta harfda bir-biridan farq qiladigan yoki o'zaro bog'liq bo'lgan bir nechta so'rovlar bo'lsa, ularning har biriga o'z paragrafi berilishi kerak yoki undan ham yaxshiroq, qattiq matnga nisbatan sezilarli vizual afzalliklarga ega bo'lgan markirovka qilingan ro'yxatni yaratish kerak.
4. Xulosa. Agar xat jo'natuvchi uchun alohida ma'noga ega bo'lsa, bu erda yana bir bor (qisqacha va ishonchli tarzda) o'quvchini harakatga chaqirishga arziydi. Buni asosiy matnning kvintessensiyasi bo‘lgan ikki yoki uchta jumla bilan ham, diqqatni tortuvchi shior yordamida ham amalga oshirish mumkin. Biroq, haddan tashqari o'zingizni tutmang; So'rov xati maxfiy bo'lishi kerak va tijorat yoki reklama emas. Uning uslubi atayin sozlangandan ko'ra sodda bo'lsin, o'quvchida jo'natuvchining samimiyligiga shubha uyg'otsin. Agar xatda yordam yoki yordam so'rovi bo'lsa, bu ayniqsa muhimdir.
5. Xayrlashuv va imzo. har doim ham o'rnatilmaydi. Agar hujjatning maqsadi yordam yoki yordam so'rash bo'lsa, ushbu formula o'rniga boshqa formuladan foydalanish mantiqan to'g'ri keladi, masalan, "Oldindan rahmat", "Oldindan rahmat", "E'tiboringiz uchun rahmat", "Rahmat" Yordamingiz uchun sizga katta rahmat” va hokazo. Qaysi ibora ishlatilmasin, u albatta va so'zsiz imzoning o'zidan vergul bilan, shuningdek, agar bo'sh joy ruxsat etsa, yangi qator bilan ajratiladi. Bu holda tinish belgisi funksional emas, balki grafik ma'noga ega bo'lib, o'quvchining matnni idrok etishini osonlashtiradi; xuddi shu narsa imzoni keyingi qatorga o'tkazish uchun ham amal qiladi.
6. Sana va muhr. Xatning pastki qismidagi imzodan so'ng darhol uning tuzilgan sanasini yoki agar u oldindan yozilgan bo'lsa, yuborilgan sanani qo'yishingiz kerak. Muhr va shaxsiy imzo qo'yish ixtiyoriy, ammo juda ma'qul: bu qabul qiluvchiga hurmatning yana bir belgisidir. Xabar elektron shaklda yuborilgan bo'lsa ham (qog'oz hujjatlardan foydalanish tavsiya etilgan bo'lsa ham), sahifaning oxirida muhr (shtamp) va jo'natuvchining shaxsiy imzosining elektron nusxalarini qo'yish yoki hujjatni kengaytirilgan holda tasdiqlash kerak. raqamli imzo.

Maslahat: agar adresat ma'lum vaqt ichida so'rov xatiga javob olishi muhim bo'lsa, buni asosiy matnda eslatib o'tish kerak: masalan, "Biz sizning javobingizni kechiktirmasdan kutamiz ..." yoki " Umid qilamizki, biz bundan oldin tushuntirishlarni olamiz ...". Aks holda, hujjatga nisbatan hech qanday majburiyatlar bilan bog'lanmagan oluvchi javobni kechiktirishi mumkin, bu jo'natuvchiga qo'shimcha qiyinchiliklar tug'diradi.

Yordam berish yoki qarzni to'lash uchun so'rov xatini yuborishda shuni ta'kidlash kerakki, tashkilotlarda kotib yoki vakolatli shaxs kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash uchun javobgardir. Shuning uchun, o'z xabari bevosita rahbar yoki direktor tomonidan o'qilishini istagan arizachi konvertga "Shaxsan qo'lida", "Maxfiy" yoki "Ko'rib chiqish uchun ... (adresatning familiyasi va bosh harflari)" yozuvini qo'yishi kerak. Biroq, agar hujjat shaxsiy, tijorat yoki sanoat sirlariga ta'sir qilmaydigan so'rovni o'z ichiga olgan bo'lsa, xabarni birinchi marta kotib o'qib, ro'yxatdan o'tkazsa va shundan keyingina u direktor yoki menejerga topshirilsa, hech qanday halokatli narsa bo'lmaydi.

Yordam so'rab xat yozish uchun ba'zi maslahatlar:

1. Xat yaxshi rus tilida, xato va imlo xatosiz yozilishi kerak. Bu nafaqat jo‘natuvchining savodxonligidan, balki uning oluvchiga bo‘lgan hurmatidan ham dalolatdir. Hujjatni tuzuvchi matnni qayta o'qishdan bezovta qilmagan bo'lsa, hech bo'lmaganda qabul qiluvchiga nisbatan aytgan yaxshi so'zlarning samimiyligi haqida gapirish mantiqiy emas.
2. Agar blankadan foydalanish imkoni bo'lmasa (masalan, u oddiygina mavjud emas), siz hech bo'lmaganda turli o'lcham va uslublardan foydalangan holda jozibali shriftni tanlashga harakat qilishingiz kerak. So‘rov maktubi nafaqat ishonarli, balki ko‘zni quvontiradigan bo‘lishi kerak – aks holda adresat bardosh bermasligi va o‘rtadagi o‘qishni to‘xtatib qo‘yishi mumkin.
3. Yordam yoki yordam so'ragan xabar qat'iy rasmiy hujjat emasligini yodda tutgan holda, uni yozishda byurokratik burilishlardan va juda uzun jumlalardan qochishga harakat qilish kerak. Qabul qiluvchining hujjat bilan tanishishi va murojaatning mohiyatini tushunishi qanchalik oson bo'lsa, u javob berishi va zarur choralarni ko'rishi mumkin.

So'rov xatini yozishda xatolar

So'rov xatlarini yozish qoidalari va xususiyatlarini nihoyat tushunish uchun tajribasiz mualliflarga xos bo'lgan xatolarni o'z ichiga olgan kichik misolni ko'rib chiqishingiz kerak:

Hurmatli Valenskiy A.D!

Iltimos, bizning himoya fondimizga xayriya qiling yovvoyi tipratikanlar Moskva viloyati 500 ming rubldan boshlab har qanday miqdor. Joriy yilning 25 avgustidan kechiktirmay sizdan xabar kutib qolamiz. Bizning joriy hisobimiz 1234567890.

Petrov L. M., Jamg'arma raisining birinchi o'rinbosari.

Xatda yo'l qo'yilgan xatolar ro'yxati va to'g'ri echimlarga misollar:

1. "Hurmatli Valenskiy A.D!". To'g'ri variant:"Hurmatli Andrey Denisovich!" (Ism va otasining ismini eslatish qabul qiluvchi uchun familiya bo'yicha sovuq rasmiy manzildan ko'ra yaxshiroq ishlaydi).
2. So'rov xatida do'stona so'zlar va maqtovlar mutlaqo yo'q. To'g'ri variant:“Bizga maʼlumki, siz uzoq vaqtdan beri va unumli ravishda tipratikanlarning noyob populyatsiyalarini tiklash bilan shugʻullanib, oʻzingizning kichik hayvonot bogʻingizga egasiz, shuningdek, 2009, 2011 va 2015-yillardagi “Kirpilarga yordam” Davlat mukofoti sovrindorisiz. ”
3. Misolda ishonchli dalil yo'q. To'g'ri variant:“Siz nafaqat mustaqil tadqiqotlar olib borasiz va kirpi evgenikasi sohasidagi yetakchi mutaxassislar bilan muloqot qilasiz, balki turli ekologik tashkilotlarga ham faol yordam berasiz, shuningdek, ushbu sutemizuvchilar uchun qulay hissiy muhit yaratish bilan bog‘liq har qanday harakatga homiylik qilish istagingizni bir necha bor bildirgansiz. ”.
4. "Iltimos, xayr-ehson qiling ..." Bir kishiga yozayotganda, ayniqsa ish maktubida va ayniqsa, unda so'rov bo'lsa, "Siz" olmoshini bosh harf bilan yozish kerak. Boshqa imlodan foydalanish kompilyatorning hurmatsizligi yoki hech bo'lmaganda ehtiyotsizligining aniq belgisidir, bu bunday xabarda mutlaqo noo'rin. To'g'ri misol: "Iltimos, xayr-ehson qiling."
5. So'rov xatining asosiy qismida juda kam yoki juda ko'p xususiyatlar mavjud. Jamg'arma ishining mohiyati batafsilroq tavsiflanishi kerak, lekin shu bilan birga, o'quvchiga xayriya miqdorini mustaqil ravishda tanlash imkoniyati berilishi kerak. Javobni olish uchun aniq sanani ko'rsatishga hech qanday ehtiyoj yo'q: uning eslatilishi yoki asoslanishi yoki xatning asosiy qismidan chiqarib tashlanishi kerak. To'g'ri misol: « Muammoga qiziqishingiz munosabati bilan sizdan 2009 yildan beri Moskva viloyatida tipratikanlarning soni va ularning yashash sharoitlari, shuningdek, ularning yashash sharoitlari to'g'risida ma'lumot to'plash bilan shug'ullanadigan fondimizga imkon qadar xayriya qilishingizni so'raymiz. noqulay hayvonlarni qulayroq joylarga ko'chirish bo'yicha loyihalarni ishlab chiqish. Siz bizning 1234567890 hisob raqamiga pul o'tkazmasini amalga oshirishingiz mumkin yoki bizning vakilimiz bilan bog'lanib, kirpilarga yordam berishning boshqa qulay usulini tanlashingiz mumkin. Agar siz uchun qiyin bo'lmasa, iltimos, shu yilning 25 avgustidan kechiktirmay xatga javob bering: sentyabr oyi boshida biz keng ko'lamli va qimmat loyihani ishga tushirmoqdamiz, unda siz ham ishtirok etishingiz mumkin.
6. Yuqoridagi so'rov va xulosa xatida yo'q. To'g'ri misol: Sizning tushunishingiz va hamdardligingizga umid qilamiz. Biz har doim har qanday savollarga javob berishga va mavjud sharhlarni inobatga olishga tayyormiz. sog'lom va baxtli tipratikan- ekologiyamiz kelajagi!
7. Xayriya so'ragan xabarda yakuniy xushmuomalalik formulasi yo'q. Bu, boshqa ko'plab xatolar singari, jo'natuvchining ish xatini yozishga qodir emasligidan dalolat beradi (uga qanday qilib pul ishonish mumkin?), Yoki uning qabul qiluvchiga nisbatan hurmatsizligi. To'g'ri misol:

Yordamingiz uchun oldindan rahmat!

Jamg‘arma raisining birinchi o‘rinbosari

L. M. PETROV

So'rov xati namunasi

So'rov xatlari erkin shaklda yozilgan bo'lsa-da, kompilyator uchun, ayniqsa, ilgari bunday tajribaga ega bo'lmaganlar uchun eng keng tarqalgan xabarlarning namunalari bilan tanishish foydali bo'ladi.

Pul ajratish haqida

Agar investor, homiy yoki qarz beruvchidan yordam yoki yordam so'rashingiz kerak bo'lsa, siz mablag' so'rab xat yozishingiz kerak.

Tovarlarni yetkazib berish haqida

Ba'zan etkazib beruvchidan tovarlarni etkazib berish vaqtini u yoki bu yo'nalishda o'zgartirishni yoki imkon qadar tezroq yangi partiyaga buyurtma berishni so'rash kerak.

Kechiktirilgan to'lov haqida

Ijarani kamaytirish haqida

Agar uy egasi ijara haqini oshirishga qaror qilsa yoki shartnoma imzolangandan keyin bir muncha vaqt o'tgach, ijarachi kamroq sarflashi mumkinligini tushunsa, siz boshqa tomonga ijara haqini kamaytirishni so'rab xat yuborish orqali vaziyatni tuzatishga harakat qilishingiz mumkin.

Chegirma haqida

Har doim ham mahsulot yoki xizmatni sotuvchining o'zi doimiy yoki ayniqsa foydali mijozlarga chegirma dasturida ishtirok etishni taklif qilmaydi. Adolatga erishish uchun, tomonlar o'rtasidagi ajoyib munosabatlarni saqlab, chegirma so'rab xat yuborishga yordam beradi.

Qarzni to'lash haqida

Vaqti-vaqti bilan, hatto eng munosib qarz oluvchi yoki mijoz ham keyingi to'lovni yoki sotib olish uchun to'lash majburiyatini unutadi. Qarzni to'lashni so'ragan xat unga noo'rin xatti-harakatlarini muloyimlik bilan ko'rsatishga yordam beradi.

Muammoni hal qilishda yordam berish haqida

Agar masala sof moliyaviy sohada bo'lmasa va fuqaro yoki tashkilot har tomonlama yordamga muhtoj bo'lsa, ular muammoni hal qilishda yordam so'rab, bir nechta nufuzli oluvchilarga xatlar tuzib, yuborish orqali vaziyatdan chiqishlari mumkin.

So'rov xatini yuborish xususiyatlari

Yordam yoki yordam so'rab rasmiy xabarlarni yuborish uchun bir nechta ko'rsatmalar mavjud:

1. Elektron emas, balki foydalanish yaxshidir qog'oz versiyalari hujjat rus pochtasi orqali kurer yoki ro'yxatdan o'tgan pochta orqali yuborilgan. Bunday yondashuv nafaqat jo'natuvchining alohida qiziqishini, balki ma'lum xarajatlarga javob olish uchun borishga tayyorligini ham ko'rsatadi, bu esa, albatta, oluvchida ijobiy taassurot qoldiradi.
2. DA individual holatlar qo'lda xat yozish mantiqan(albatta, yaxshi o'qilgan va ko'zni quvontiradigan qo'l yozuvida) va yaxshi qog'ozda. Ushbu usul ommaviy pochta jo'natmalari uchun mos bo'lishi dargumon, ammo bu aniq manzilni qiziqtirishga yordam beradi.
3. Xatlar jo'natuvchi tashkilotning chiquvchi hujjatlari jurnalida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak, va olinganidan keyin - oluvchining kiruvchi hujjatlari jurnalida. Agar yozishmalar jismoniy shaxslar o'rtasida bo'lsa, xabarlarni ro'yxatdan o'tkazishning hojati yo'q.

Xulosa qilish

Yordam so'ragan xat to'g'ri va iloji boricha qisqacha yozilishi kerak. Hujjatni rasmiylashtirish uchun blankadan foydalanish yaxshiroqdir va agar buning iloji bo'lmasa, hech bo'lmaganda jozibali shriftlarni oling. Tayyor xatni kurer yoki pochta orqali yuborish yaxshiroqdir.

Xabarda muqaddima, oluvchiga qaratilgan bir nechta yaxshi so'zlar, so'rovning mantiqiy asoslari va mohiyati bo'lishi kerak. Oxirida siz an'anaviy xushmuomalalik formulalaridan foydalanishingiz kerak: "Oldindan rahmat" yoki "Hurmat bilan". Hujjatni tashkilot rahbarining imzosi va muhri yoki shtampi bilan tasdiqlash tavsiya etiladi, agar yuborilgan bo'lsa. elektron pochta- imzo va muhr izi yoki elektron raqamli imzoning skanerlangan tasvirlari.

16aprel

Salom! Ushbu maqolada biz biznes xatlari haqida gapiramiz.

Bugun siz quyidagilarni o'rganasiz:

1. Nima uchun biznes yozishmalari o'z ahamiyatini yo'qotmadi;
2. Ish xatlari nima va ular qanday tuziladi;
3. Ish xatini qanday yozish kerak.

Endi bizning derazalarimiz tashqarisida yuqori texnologiyalar va Internet davri. Ammo ishbilarmonlik yozishmalari o‘z ahamiyatini va dolzarbligini yo‘qotgani yo‘q, u shunchaki boshqa ommaviy axborot vositalariga o‘tdi. Nima uchun biznes xatlarini yozish va formatlash muhim, keling, bugun gaplashamiz.

Nima uchun sizga biznes yozishmalari kerak

Avvalo, bu xodimlar yoki biznes hamkorlar bilan fikr, taklif va fikr almashish imkoniyatidir. Yozuvlar yordamida ular da'volarni, so'rovlarni bildiradilar, kompaniyalar o'rtasidagi tushunmovchiliklarni aniqlaydilar.

Ishbilarmonlik yozishmalari rasmiylarning turlaridan biridir.

Ish xatlari va boshqalar o'rtasidagi farqlar

Asosiy farqlar quyidagilardan iborat:

• Taqdimot uslubi;
• Tuyg'ularni yorqin ifodalashga imkon bermaydigan lug'at;
• U kompaniyaning rasmiy blankida chiqariladi;
• Shrift juda kichik emas, lekin katta emas, lekin butun matn bo'ylab bir xil;
• Kamdan-kam hollarda 1 dan ortiq sahifani egallaydi;
• Qattiq rasmiy bo'ysunishning mavjudligi.

Ish xatlarining turlari

Barcha ish xatlarini shartli ravishda bir necha guruhlarga bo'lish mumkin. Biz har biriga batafsil to'xtalib, qisqacha tavsif beramiz.

Javob berish kerak bo'lmagan xatlar.

• Kafolat xati;
• hamrohlik;
• Axborot;
• Ogohlantirish xati;
• Eslatma xati.

Javobga muhtoj bo'lgan xatlar.

• Shikoyat qilish;
• Gap;
• So'rov;
• Talab;
• Ariza.

notijorat xatlar.

• Taklifnoma;
• hamdardlik maktublari;
• Rahmat maktublari;
• Biror narsa haqida xabar beruvchi xatlar;
• Tavsiyalarni o'z ichiga olgan xatlar;
• kafolat xatlari;
• Tovar qabul qilinganligi, xizmat ko'rsatilganligi va hokazolarni tasdiqlovchi xatlar;
• Turli vaziyatlarda tabrik xatlari;
• Talabnoma;
• Yo'riqnomalar;
• Muqova xatlari.

Tijorat xatlari.

Odatda ular shartnoma tuzishdan oldin, shuningdek, shartnomaning amal qilish muddati davomida qo'llaniladi.

Bularga quyidagilar kiradi:

• so'rovlarga javoblar bilan xatlar;
• to'g'ridan-to'g'ri so'rov;
• - bitim tuzish yoki shartnoma tuzish taklif qilingan xat;
• Talab;
• Eslatma;
• Shartnomalarni bekor qilish yoki majburiyatlarni bajarish zarurati to'g'risida ogohlantirishni o'z ichiga olgan xat va hokazo.

Agar biz tuzilma bo'yicha tasniflash haqida gapiradigan bo'lsak, unda biznes xatlarining 2 turi mavjud:

• Muallif matnini o'z ichiga olgan va erkin shaklda yozilgan;
• Qattiq naqsh bo'yicha tuzilgan.

Qabul qiluvchilar tomonidan.

• Circular - bir nechta oluvchilarga yuboriladigan xat;
• Oddiy - bir shaxs nomidan bitta adresatga yuboriladi;
• Kollektiv - bitta adresatga yuboriladi, lekin bir nechta shaxslardan.

Xatlar yuborilgan shakliga ko'ra ham bo'linadi:

• Faks xabari sifatida yuborilgan;
• elektron pochta orqali yuborilgan;
• Oddiy konvertlarda yuborilganlar.

Xatlarning shunday turlari borki, ular axloqiy sabablarga ko'ra bosma emas, balki qo'lda yozilishi kerak. Bu ta'ziya va tabriklarga tegishli.

To'g'ri dizayn sirlari

Maktub matni kirish, asosiy va yakuniy qismlarga bo'lingan. Ular bir-biri bilan mantiqiy bog'liqdir. Kirish qismi maktubning yaratilishiga sabab bo'lgan holatlarni o'z ichiga oladi va asosiy qism - mazmunning o'zi. Yakuniy qismda so'rov, rad etish va hokazolarni ifodalovchi natijalar umumlashtiriladi.

Umuman olganda, barcha mas'uliyat bilan ishbilarmon yozishmalarni san'at deb atash mumkin, chunki uni barcha talablarga rioya qilgan holda qanday qilib to'g'ri olib borishni o'rganish kerak. Darhaqiqat, ko'pincha biz faqat ma'lumot aniq taqdim etilganligi haqida o'ylaymiz, lekin xatni kompaniyaning yuzi deb hisoblash mumkinligini unutamiz.

Stilistika.

Har bir harf qat'iy ishbilarmonlik uslubida saqlanadi, rasmiy hujjatlarga xos bo'lgan nutq vositalaridan foydalaniladi.

Axborotni taqdim etishga qo'yiladigan talablar.

Xatda keltirilgan barcha ma'lumotlar quyidagicha ko'rsatilgan:

• Muayyan shaxs uchun mo'ljallangan, manzilli;
• Yozilgan sanadan boshlab barcha ma'lumotlar dolzarb bo'lishi kerak;
• Ishonchli;
• xolisona;
• bahslashdi;
• Iloji boricha, shu asosda qaror qabul qilish mumkin edi.

Shakl.

Avvalo, xat kompaniya uchun markali blankda tuziladi.

• Ish xatini yozish uchun A4 varaqlari ishlatiladi;
• Shaklning chap cheti kamida 3 sm bo'lishi kerak, chunki bir muncha vaqt o'tgach ular bog'lovchiga yuboriladi;
• Kompaniyaning nomi, uning yuridik va haqiqiy manzili, elektron pochta manzili ko'rsatilgan;
• Standart Times New Roman shriftidan foydalanish yaxshidir, o'lcham 12. Bu eng maqbul va o'qish paytida yaxshi qabul qilinadi;
• Ish xatlarini blankadan foydalanmasdan chiqarishga ruxsat beriladi, keyin siz shakldan ma'lumotlarni taqdim etishingiz kerak.

Agar xat haqida bo'lsa katta bitimlar moliyaviy yoki boshqa xarakterdagi maxfiy ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lsa, bunday xatlarni faks yoki manzilga yuboring elektron formatda Tavsiya etilmaydi. Eski uslubda, oddiy qog'oz konvertda yaxshiroq.

Raqamlash.

Agar xat bir nechta sahifalardan iborat bo'lsa, ular ikkinchisidan boshlab raqamlanadi. Raqamlar arab raqamlari bilan o'rtada yuqoriga qo'yiladi. Raqamning yoniga hech qanday nuqta qo'ymang.

Qismlarga bo'linish.

Bu xatni paragraflarga bo'lish demakdir. Matn uzluksiz oqimda ketmasligi kerak, shuning uchun u shunchaki idrok etilmaydi. Paragraflarga bo'lish orqali siz bir fikr qayerda tugashini va boshqasi qaerdan boshlanishini ko'rishingiz mumkin.

Tuzatishlar mavjudligi.

Tuzatishlar va matn terish xatolari, shuningdek, o'chirishlar istalmagan. Xat to'g'ri tuzilgan bo'lishi kerak va matn 1,5 - 2 oraliqda chop etiladi.

Ishlatilgan tafsilotlar.

Biz faqat asosiylarini ko'rsatamiz, chunki biz ular haqida biroz oldinroq gaplashdik:

• Agar korxona davlat mulki bo'lsa, Rossiya Federatsiyasining gerbi qo'llaniladi. U rasmiy shaklning o'rtasida joylashgan;
• Kompaniyaning to'liq nomi;
• Faks va telefon raqamlari;
• Bank hisob raqami;
• Murojaat qiluvchi - bundan tashqari, qabul qiluvchi kompaniyaning nomi nominativ holatda ishlatiladi, oluvchining lavozimi va familiyasini ko'rsatish uchun sanadan foydalaning;
• Agar qabul qiluvchining ilmiy darajasi yoki unvoni bo'lsa, uni shaxsning familiyasidan oldin ko'rsating;
• Har qanday rekvizit yangi satrda va bosh harf bilan yoziladi.

Uchrashuvdan keyin ish xati

Siz biznes uchrashuvini o'tkazdingiz, ma'lum bir istiqbol bor edi. Buni maktubda qanday aks ettirish kerak, biz bundan keyin muhokama qilamiz.

1. Avvalo, xatning boshida, uchrashuvdan bir necha kun o'tgan bo'lsa ham, potentsial sherik bilan muloqot qilish sanasi va vaqtiga murojaat qiling.
2. Xatolardan yoki o'ta murakkab iboralardan saqlaning: xatni qisqa va tushunarli qiling, lekin qabul qiluvchining uni o'qish istagi paydo bo'ladigan tarzda.
3. Suhbat nima haqida bo'lganini ayting. Masalan: " Biz venetsiya uslubidagi vaza qancha turishini muhokama qildik.
4. Xatni oluvchi uchrashuv mavzusiga o'z munosabatini bildirganligiga ishonch hosil qiling.
5. Telefon orqali muloqot qilish yoki shaxsan uchrashish vaqtini belgilang.
6. Qabul qiluvchiga u bilan hamkorlik qilishni kutayotganingizni ayting: " Siz bilan kelgusida biznes aloqalarini o'rnatishga umid qilaman«.
7. Xatni quyidagi yoki shunga o'xshash ibora bilan tugating: Sizga eng yaxshi tilaklar...».

Biznes xatlarini elektron pochta orqali yuboring

Ularning dizayniga qo'yiladigan talablarni e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi, chunki endi qog'ozga qaraganda elektron shaklda ko'proq xatlar chiqarilmoqda. Axir bu 21-asr.

Elektron pochta ish xatini tayyorlash qiyin emas, dizayn talablari an'anaviy harflar bilan bir xil. Bitta narsa shundaki, bunday xat har doim hujjat oqimida yo'qolib qolmasligi uchun sarlavhaga (yoki mavzu qatoriga) ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, bunday xatga javob berilganda, xat mavzusini o'zgartirmaslik yaxshiroqdir, shuning uchun siz ko'plab elektron pochta xabarlarini olsangiz, u nima haqida ekanligini tezda tushunasiz.

Bundan tashqari, bunday harflarga qo'shimchalar yaratishda siz zamonaviy dasturlardan foydalanmasligingiz kerak, bu sizning qabul qiluvchingiz ham xuddi shunday bo'lishi haqiqatdan uzoqdir. Agar u erda bo'lmasa, xat shunchaki ochilmaydi.

Biznes elektron pochta xabarini yozishda kulgichlardan foydalanmang. Texnologiya ajoyib, lekin yozishda biznes tilidan foydalaning.

Xatga javob berish muddati qancha?

Agar xat javobni talab qiladigan toifaga tegishli bo'lsa, unda qachon javob berish xatdagi ma'lumotlarga bog'liq:

• Agar siz so'rovni olgan bo'lsangiz, olingan kundan boshlab keyingi uch kun ichida uning olinganligini tasdiqlang. Va yakuniy javob bir oy ichida berilishi mumkin;
• Agar ta'ziya haqida gapiradigan bo'lsak, u qayg'uli voqea sodir bo'lganidan keyin o'n kun ichida yuborilishi mumkin;
• Tantanali sana haqida bilganingizdan keyin 8 kun ichida tabriknoma yuborish joizdir;
• Agar biz odob-axloqning umumiy qoidalari haqida gapiradigan bo'lsak, unda etti kun ichida xatlarga javob berish yaxshiroqdir.

Ish xatini qanday yozish kerak: murakkab haqida oddiy til

Ish xati va shaxsiy yozishmalarni farqlang. Bu farqlar nima haqida bugun biz bir necha bor gaplashdik, ular haqida unutmasligimiz kerak. Keling, bosqichma-bosqich xat yozishni ko'rib chiqaylik.

1-bosqich. Qabul qiluvchini belgilang.

Shaklning yuqori o'ng burchagida biz xat bilan murojaat qilgan shaxsning familiyasini, bosh harflarini va lavozimini yozamiz. Agar qabul qiluvchi tashkilot bo'lsa, uning yuridik manzilini ko'rsating.

2-bosqich. Shikoyat qilish.

Biz uni shaklning o'rtasiga joylashtiramiz. U hurmatli tarzda, qisqartmalar va dog'larsiz amalga oshiriladi.

Misol: Hurmatli (ismi, otasining ismi)! Shuningdek, adresatga murojaat qilish uning lavozimini ko'rsatgan holda amalga oshirilishi mumkin. Ammo odamga ism-sharif bilan murojaat qilsangiz, bu psixologik stressni kamaytiradi, ish munosabatlari barqaror va o'rnatilganligini ko'rsatadi.

3-bosqich. Maqsad bayonoti.

Maktubning maqsadi, mohiyati va asosiy fikrlarini tushuntiring. Bu qism asosiy hisoblanadi. Aytmoqchi bo'lgan narsangiz haqida yozing, murojaatning sababi nimada. Lekin rasmiy va neytral uslub haqida unutmang.

4-bosqich. Takliflar, tavsiyalar berish.

Deyarli har qanday ish xati qabul qiluvchining unga javob berishini anglatadi. Bu asosan axborot xarakteridagi xatlar bilan talab qilinmaydi. Shuning uchun, muammoni nafaqat tasvirlab bering, balki uni qanday hal qilish mumkinligini ham taklif qiling.

Agar siz shikoyat qilsangiz, muayyan choralar ko'rishni so'rang, lekin hamkorlik qilishni taklif qilsangiz, qanday variantlar mavjudligini ayting.

Oddiy qilib aytganda, xatni olgan kishi nafaqat undan nimanidir xohlashlarini, balki buni qanday qilish mumkinligini ham tushunishi kerak.

Ish xatini qanday tugatish kerak

Ish xati mukammal tarzda yozilishi kerak. Imlo qoidalariga rioya qilinmasa, bu butun kompaniyaning obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Shuning uchun, endi biz biznes xatining yakuniy qismini loyihalash haqida batafsilroq to'xtalib o'tishni taklif qilamiz.

Maktubning oxirida, avval aytilganlarning hammasini umumlashtiring. Ammo xulosalarni 10 ta jumlaga cho'zishning hojati yo'q, axir, ish xatlarida qisqalik va ixchamlik qadrlanadi. O'zingizni oddiy iboralar bilan cheklash yaxshiroqdir.

Biz tugatishning asosi sifatida 2 ta ko'rsatkichni qo'yamiz: u iloji boricha muloyim va to'g'ri bo'lishi kerak. Uni qanday qurish bo'yicha turli xil variantlar mavjud.

Mana bir nechta misollar:

• E'tiboringiz yoki yordamingiz uchun tashakkur: Rahmat! (Rahmat aytsam...);
• Kelajakdagi umidlaringizni ifoda eting: Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz (Yaqin kelajakda javob olamiz deb umid qilamiz ...);
• Siz biror narsaning oluvchining ishonchi bilan iborani yaratishingiz mumkin: Siz bilan hamkorlik qilishdan xursand bo'lamiz;
• Talab qiling: Iltimos, natijalar haqida xabar bering;
• Noqulaylik uchun uzr so'raymiz: Materialni to'lashda kutilmagan kechikish uchun uzr so'rayman.

Qabul qiluvchi bilan qanday xayrlashish kerak.

Yozuvlar rasmiy bo'lishiga qaramay, siz turli yo'llar bilan xayrlashishingiz mumkin.

Mana bir nechta variant:

• Sizga hurmat bilan...;
• Sizga muvaffaqiyatlar tilayman...;
• Eng yaxshi tilaklar bilan…

Biz imzoni to'g'ri qo'ydik.

Xatga imzo chekayotganda lavozimingizni, ismingizni va familiyangizni ko'rsating. Agar siz quyidagi kabi iboraning to'g'riligiga shubha qilsangiz: " Samimiy ehtirom bilan" - shunchaki foydalanmang.

Imzoda kontaktlaringizni, qo'shimcha telefon raqamingizni yoki elektron pochta manzilingizni ko'rsatishingiz mumkin, shuning uchun siz oluvchiga u bilan muloqot qilish va hamkorlik qilishga tayyor ekanligingizni ko'rsatasiz.

Maqolamizning keyingi qismida men ingliz tilidagi ish xatlari haqida gapirmoqchiman.

Ingliz tilida biznes xatlar

Bunday xatlarni tuzish uchun tartibga solinadigan shakl yo'q. Har bir narsa xatning maqsadi va oluvchi kimligiga bog'liq bo'ladi. Bu erda kompilyatsiya qilish uchun qisqacha ko'rsatmalar mavjud.

Yozilgan sana.

Agar biz AQShda yozadigan bo'lsak, unda sanani ko'rsatishda birinchi navbatda oyni, keyin kunni va shundan keyingina yilni qo'yamiz. Agar Buyuk Britaniyaga bo'lsa - sana Rossiya Federatsiyasidagi kabi belgilanadi. Shu bilan birga, oyni harflar bilan yozing, chalkashliklardan qoching.

Qabul qiluvchi tafsilotlari.

• Agar siz erkakka yozsangiz, quyidagi manzilga murojaat qiling: Mr (familiyasini kiriting);
• Agar turmush qurgan ayol: Mrs (familiyasini kiriting);
• Turmushga chiqmagan ayol uchun: Miss (familiyani kiriting);
• Agar siz ayolning holatini bilmasangiz: Ms (familiyani kiriting).

Manzil ko'rsatkichi.

Buyurtma Rossiya Federatsiyasida qabul qilinganiga qarama-qarshidir: ofis, uy raqami, ko'cha nomi, pochta indeksi, davlat nomi (agar biz AQShda yozadigan bo'lsak), okrug nomi va mamlakat nomi (agar Buyuk Britaniyada yozadigan bo'lsak).

Qabul qiluvchi bilan qanday bog'lanish kerak.

Standart qo'ng'iroqlar:

• Hurmatli xonim;
• Hurmatli janob;
• Hurmatli janob yoki xonim;
• Hurmatli xonim;
• Azizim.

Murojaatdan keyin vergul (Agar Buyuk Britaniyaga yozsak) yoki ikki nuqta qo'yamiz (agar AQShda yozsak). Undov belgisi qabul qilinmaydi.

Mavzu.

Xat mavzusini, shuningdek, Rossiya Federatsiyasida ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling.

Asosiy matn.

Uni paragraflarga ajrating. Yoki har bir jumlani yangi qatorga yozing.

Qanday qilib xayrlashish kerak

Masalan, bu kabi: Yordam uchun rahmat, biz sizniki bo'lib qolamiz"- Rahmat, sizga bag'ishlangan ... bu kamroq rasmiy bo'lishi mumkin.

Imzo formatlash.

Biz xayrlashuv bilan paragraf ostiga imzo qo'yamiz, familiyamiz va ismimiz, kompaniya nomi va lavozimini ko'rsatamiz.

Ilovalarni shakllantirish.

Agar siz biron bir hujjatni qo'shayotgan bo'lsangiz, buni xat oxirida ko'rsating: " Enc." va ilovalar ro'yxati.

Nimani kapitallashtirish kerak.

• Familiyalar va bosh harflar;
• Kompaniya nomlari;
• Shaharlar, shtatlar va boshqalar nomlari;
• egallab turgan lavozimni ko'rsatadigan har qanday so'zlar;
• Vidolashuvdagi birinchi so'zlar;
• Kirish so'zlari.

Suhbatni yakunlashdan oldin biz rus va ingliz tillarida ish xatlarining namunalarini beramiz.

Rus va ingliz tillarida namuna biznes xatlar

Xulosa

Xulosa qilib shuni aytmoqchimanki, biznes xati har qanday faoliyat sohasida muloqot qilish vositasidir. Agar to'g'ri yozilgan bo'lsa, u albatta sizning kompaniyangizni ijobiy tomondan taqdim etadi.

Boshqa tomondan, noto'g'ri, xatolar bilan yozilgan xat eng ko'p yo'q qilishga qodir istiqbolli biznes. Harflarni to'g'ri yozing va biz buni qanday qilishni sizga aytib berishga harakat qildik.