Общи и конкретни предложения, насочени към подобряване работата на служителите. Хаос, сбогом! или Първи стъпки към Lean Office Подобряване на работния процес на организацията в офиса

Въз основа на анализа на научната организация на труда в администрацията на Централен район можем да приемем следните мерки за подобряване.

1. Въвеждане на регламентирани почивки в работата на служителите на администрацията (на всеки 2 часа с продължителност 5-10 минути) или на всеки час по 5 минути.

Такива регламентирани почивки трябва да помогнат за намаляване на натоварването на персонала на администрацията. Почивките трябва да бъдат задължително регламентирани, защото са по-ефективни от почивките, организирани от самите служители.

2. Разпределяне на място за стая за почивка на персонала.

Служителите ще имат възможност да релаксират по-добре по време на почивката, което ще даде нов прилив на енергия за продължаване на работата.

Изисквания към стаята за почивка

Според SNiP 2.09.04-87 "Административни и битови сгради", площта на помещенията за отдих в работно времеизчислено въз основа на нормата от 0,9 кв. м на човек. Но като се има предвид, че в администрациите работят 84 души, площта от 84 кв. м не е възможно да се осигури, тогава предлагаме да направите стая от 30 кв. м, предвид факта, че служителите няма да дойдат там едновременно.

Дивани и фотьойли трябва да присъстват

Ако организациите имат възможност, тогава можете да поставите спортно оборудване (например велоергометър или тенис на маса);

Стаята трябва да е светла, човек изпитва радост, когато осветлението е поне 2500 лукса (като в слънчев ден), но за служители, които могат да подремнат за 5-10 минути, трябва да окачите тъмна завеса.

Дизайнът и цвета на самата стая трябва да се различават от цветовете и дизайна на офисите в организацията.

Поддържайте температурата на въздуха в стаите за почивка най-малко 22 ° C (през студения сезон), както се изисква от SNiP 2.09.04-87

Притокът на свеж въздух на час трябва да бъде най-малко 30 кубически метра на човек.

Наличието на тишина.

3. Предоставяне на 1 автомобил за администрацията - за да могат служителите да се придвижват по служебни дела, а не с автобус или да чакат кола

4. По-нататъшно подобряване на условията на труд

Подобряването на условията на труд играе голяма роля за повишаване на престижа на организацията. Материалният интерес не винаги е на преден план, служител, който изпитва дискомфорт на работното място, ще се опита да смени работата си. Служителят се интересува от продължителността на работния ден, седмиците, възможността за почивки в работата. Кетъринг в обедната почивка.

Важна роля играе отношението на властите към предложенията за подобряване на работното място. Условията на труд, в допълнение към престижа на организацията, оказват огромно влияние върху отношението на служителите към техните задължения, производителността и качеството на извършената работа.

Привеждане на офиси и работни места в съответствие с държавните стандарти за охрана на труда.

Монтаж на по-нови и по-мощни климатици, тъй като през лятото някои климатици просто не се справят с възложените им функции.

Монтаж на пластмасови прозорци с двоен стъклопакет, те спестяват топлина по-добре и са много по-лесни за работа. Не се нуждаят от лепене и имат няколко вида вентилационни функции.

Пренареждане в офиси или размяна на офиси между служителите според броя на служителите и площта на офиса, тъй като всеки служител с модерен работен компютър разчита на поне 4,5 m2? площ и разстоянието между работните плотове, на които се монтират мониторите, трябва да бъде най-малко 2 м от лицевата страна.Странично разстояние между ръбовете на мониторите - най-малко 1,2 м. има лошо управление).

5. Повишаване на организационната лоялност - Това предложение се основава на резултатите, открити при тестване.

Предаността силно обвързва човек с определени идеи или определени действия. Един служител може да е отдаден на хората, на целите, на тяхната организация, на задача, на работа или на някакъв идеал или ценност. Лоялността на служителите може да бъде силна или слаба, условна или безусловна.

Начините за увеличаване на предаността могат да бъдат материални и нематериални. Нека се съсредоточим върху нематериалното.

Думата "нематериален" в името на методите не трябва да бъде подвеждаща. Много от методите, обсъдени по-долу, са скъпи (и значителни). Същността на тяхната нематериалност се състои в това, че служителят не получава директно материални облаги или ги получава като символ на успех и постижение.

Начините за увеличаване на предаността могат да бъдат разделени на две групи награди.

1. Видими награди, те включват:

Предоставяне на служител на отделен офис;

Оборудване на работното място с престижни мебели и оборудване;

Предоставяне от организацията на сервиз (за служебни цели) или личен автомобил;

Предоставяне на мобилни комуникации;

Паркоместа за собствения автомобил на служителя.

Този вид възнаграждение е близко по същество до обезщетенията и компенсациите, но се различава по това, че е по-малко обвързано с професионалната дейност на служителя и повече с неговата личност. Тъй като такива награди често се използват за награждаване на тези, които са направили голям принос за развитието на организацията, те допринасят за формирането на ангажираност (лоялност) към организацията.

2. Втората група награди са публични:

Изразяване на благодарност в поръчка или изпращане на лично благодарствено писмо за постижения в работата или за участие в ликвидирането на форсмажорна ситуация в организацията;

Представяне на организации с почетни звания, например Най-добър служител на месеца (тримесечие, полугодие, година), присвоени или по отдели и видове дейности, или по организацията като цяло.

Висящи снимки най-добрите служителина Борда на честта;

Въвеждане на почетната книга;

Вписване на имената им в Почетната книга на организацията;

Награди за спечелени състезания и конкурси.

Конкурс в администрацията може да се обявява еднократно. В този случай целта на състезанието може да бъде решаването на конкретен проблем.

Състезанието може да бъде и постоянно, насочено към насърчаване на всякакви идеи, насочени към развитие на организацията на труда. Според резултатите от конкурса, както и според резултатите от конкурса, можете да изплащате парични бонуси, но те няма да окажат голямо влияние върху мотивацията на служителите, участващи в конкурса. Като цяло конкуренцията като средство за мотивация спомага преди всичко за повишаване на ефективността и ефикасността на работата на служителите, но до известна степен подпомага тяхната отдаденост на организацията.

Организацията може да позволи издаването на свой собствен вестник и е подходящо да го използва, за да отпразнува еднократните или системните, колективните или индивидуалните успехи на служителите.

Много своеобразно насърчение е обядът с ръководителя на администрацията, на който служителят може да сподели своите предложения и планове за работа.

Повечето от изброените обществени награди, макар и свързани с представянето, имат за цел и поддържането и развитието на лоялността към организацията.

Обучението на други служители, наставничеството е вид насърчаване на най-квалифицираните и опитни служители.

Друг вид нематериален стимул (което обаче често струва на организацията значителна сума) са подаръците. Пример за най-евтин подарък би бил да се позволи на служител да съкрати от време на време работния си ден, ако е необходимо, като същевременно се запази пълната заплата. Подаръците за рождени дни, годишнини, важни събития (сватба, раждане на дете) са доста често срещани.

Проблемът с лоялността на персонала е един от ключовите фактори за формирането на нейната стабилност като социално-икономическа система, а оттам и повишаването на производителността на нейните служители (включително общинските служители).

В западната литература терминът ангажираност се използва широко във връзка с въпроса за лоялността на персонала. В този случай се разграничават различни видове обвързване.

Първият е така нареченият ангажимент поради дългосрочно сътрудничество.Той се основава на предимствата, придобити в резултат на дългосрочен престой в организацията под формата на старшинство на длъжността, както и получените привилегии. Във връзка с тези условия напускането на организацията става скъпо и неизгодно за служителя.

Съществува и концепцията за афективна ангажираност или лоялност към организацията. В този случай говорим за емоционална привързаност на служителя към организацията и идентификация с нейните цели, с други думи, положително отношение към организацията. С този вид ангажираност служителите са по-склонни да си помагат, склонни са да генерират идеи и да бъдат по-иновативни.

В литературата се споменава и т. нар. нормативна лоялност, дефинирана като съзнанието на служителя, че трябва да продължи да работи в тази организация.

Комбинацията от три вида отдаденост се признава за оптимална, когато служителят изпитва желание да работи в организацията, съчетано с необходимостта да остане в нея, подкрепено и от чувство за дълг. Следователно лоялността е емоционална привързаност към организацията, желание да останеш неин член. Основата за формиране на лоялност може да бъде:

строга, но справедлива политика на възнаграждение,

удовлетворение от съдържанието на извършената работа в организацията,

усещане за внимание и грижа от страна на организацията,

удовлетворение от кариерата си в организацията,

увереност в целесъобразността на дългосрочната работа в тази организация.

Има три ключови фактора за насърчаване на лоялността.

Първият е материално стимулиране. Строгата, но справедлива политика за възнаграждение ще помогне за изграждането на лоялност. Служителите трябва да видят как личният принос в работата на администрацията се отразява на размера на получавания бонус. Много често проблемите, свързани с несправедливото заплащане, разделят хората, създавайки чувство на завист към колегите и недоволство от ръководството.

Лоялността на служителите се основава не само на пари. Факторите за нефинансово стимулиране стават все по-важни. И това е второто условие за лоялност.

Признание от колеги и ръководство, разбиране на важността на дейностите, отговорност и чувство за компетентност, способност за професионално развитие, престижът на работата - много важни условия за добронамереност и уважение към собствените организации. Тяхното отсъствие, като правило, обезличава връзката. Ако ръководството е свикнало да не забелязва постиженията на персонала, много лесно се получава нестабилност на персонала и дори бягство на служители. Хората, които не се чувстват свързани с работодателя, напускат веднага щом има шанс да печелят повече.

Като част от нематериалните стимули, лоялността може да се повиши и чрез социални пакети (преференциална почивка, заплащане за спортни клубове). Въпреки това е необходимо да се вземе предвид индивидуални характеристикислужители. Все пак хората имат различни цели – и житейски, и професионални. Невниманието към този фактор може да отмени всички усилия на ръководството.

Използването на технология за обратна връзка, третият важен фактор за лоялност, ще помогне да се избегне това. С негова помощ шефовете научават повече за личните нужди на служителите. Обратната връзка е проводник на лидерски идеи към подчинени на различни нива, което ви позволява да избегнете неразбиране на стратегическите и тактически цели на организациите. В същото време мненията на обикновените служители за отделите стават обект на внимание на ръководството.

Значимостта на тези фактори се обяснява с факта, че липсата или липсата на информация за резултатите от работата на подчинените често се превръща в основна причина за ниска лоялност.

Заплатата е най-краткосрочният мотиватор. Обикновено, след 3 месеца след повишаването му, желанието на хората да работят "без да си спомнят себе си" изчезва.

Принципи за лоялност на служителите:

1. Справедливо възнаграждение. Законът за справедливото възнаграждение гласи, че материалното възнаграждение за извършената работа трябва да бъде пропорционално на вложените усилия и пропорциите трябва да бъдат приблизително равни за работници от едно и също ниво.

2. Задоволяване на важни потребности. Човек прекарва най-малко една трета от своя възрастен, активен живот на работа. Някой може да се задоволява с малко и да не го интересува нищо друго освен заплата, но за мнозинството е важно да се чувстват необходими, да вървят по пътя на личната реализация и т.н.

3. Коректни отношения, изпълнение на условията на договора. Когато човек се съгласи да започне работа, той преди всичко разчита на условията на договора, които са му известни. Много е важно реалността да не се разминава с казаното преди постъпване на работа. Много промени в договорите се възприемат от хората като несправедливи, особено ако са приети едностранно.

4. Благоприятни условия на околната среда на работното място. Все повече хора осъзнават, че е хубаво да си едновременно здрав и богат. Сега значение става нивото на излъчване на монитора, осветеността на работното място, нивото на шума и чистотата на въздуха.

5. Удовлетворение от управлението.

Въз основа на всичко това можем да направим някои изводи. Предлагаме да разглеждаме концепцията за лоялност като емоционална, афективна характеристика на персонала, която се формира под въздействието на огромен брой фактори, сред които на първо място са материалните или нематериалните стимули и, като правило, това зависи от длъжността, която служителят заема в организацията.

Експертите подчертават факта, че на ръководни позиции материалният компонент на лоялността започва да избледнява на заден план. В допълнение, важна роля за осигуряване на високо ниво на лоялност на персонала играят комуникациите в организацията и Обратна връзкакоето осигурява формирането на доверителни отношения.

Връзката между лоялността и организационното представяне несъмнено съществува поне в тази форма: не твърде лоялни служителиотделят повече време за собствените си нужди, отколкото за нуждите на организацията (използвайки ресурсите на организацията, по-специално телефон, копирна машина, канцеларски материали). Макар и по-традиционно, проблемът с "лоялността" не се свързва с производителността, а с такива преки щети, причинени от такова нелоялно поведение като разкриването на поверителна информация и т.н.

Измерете загубите от нелоялност, но само в онези организации, където:

а) има скала или скали за измерване (например въведена е системата за индекс на ефективност на KPI-ключ),

б) има повече и по-малко лоялни служители и можем да отделим първите от вторите (за сравнителен анализ на ефективността).

За да постигнете второто условие, създайте инструмент за измерване на нивото на лоялност. Но тъй като за създаването на един инструмент е необходимо да се обоснове какви ще бъдат икономиите от внедряването му, кръгът се оказва затворен.

Измерването на нивото на лоялност е най-малкото трудна задача. Основната препоръка за получаване на статистически значима информация е провеждането на цялостно проучване с помощта на въпросници, изследвания и интервюта. Освен това събирането на данни трябва да бъде открито, прозрачно и целта на проучването трябва да е ясна. Основната задача е търсене или създаване на въпросник, получаване на съгласие за интервю.

За възникването и повишаването на лоялността на служителите трябва да се спазват 7 изисквания.

Етап 1: "Любов от пръв поглед."

На този етап от голямо значение е първото впечатление, което служителят получава за администрацията. Как премина срещата на новия служител, как беше първият работен ден, кои експерти сравняват с първата дата, как подкрепиха служителя по време на периода на неговата адаптация на новото място. Важно е първият ден да мине добре, включително работното място и поставените ясни задачи.

Важен фактор на този етап е самият екип, неговата готовност за среща с нов служител. Колегите трябва да знаят ясните функции на новия служител и как работата му ще подобри постиженията на организацията.

Някои организации са разработили специални мерки, които са насочени към адаптирането на нов специалист с назначени лица, които отговарят за ефективното изпълнение на процеса на адаптиране на нов служител.

Няма да свикнете с работното място за един ден, докато този процес протича индивидуално за всеки човек, така че е необходимо да се намери личен подход към всеки служител. Цялата работа е, че мениджърът трябва да погледне по-отблизо новия служител, а служителят от своя страна може да разгледа организацията отвътре.

Етап 2: "Ти и аз сме един отбор."

Служителите трябва да се чувстват като членове на един цял механизъм, единен екип. За да се постигне такъв механизъм, се формира корпоративният дух на организациите. Обучителни сесии, мозъчна атака, неформална комуникацияпо време на свободното време (т.е. сериозни и целенасочени дейности за изграждане на екип). Организиране на различни състезания и състезания, които обединяват и сплотяват екипа.

Основната цел на такива събития е да се създаде екипен дух сред служителите, това трябва да се помни от лидера.

Етап 3: "Моето богатство са моите служители."

Важен постулат, който играе съществена роля в изграждането на система за развитие, обучение на персонала и неговото кариерно развитиее тезата – „Моето богатство – моите служители”.

Инвестициите, направени в служителите, се връщат в организацията, но за това трябва да създадете стратегия за развитие на вашия екип. Служителите ще разберат към какво трябва да се стремят и организацията ще може правилно да разпредели и използва своите ресурси.

За да подобрите квалификацията на отделен специалист или да обучите персонал, можете да включите обучител „отвън“ или да наемете специалист, който ще се занимава с развитието на персонала, включително определяне на необходимостта от обучение и самия организационен процес на обучение на персонала.

От самото начало ще изглежда, че обучението на персонала носи високи разходи, но при недостиг на мениджъри и специалисти на пазара на труда именно обучението на персонала се превръща в мотивиращ фактор, който повишава степента на лоялност на служителите към организацията и тяхната производителност.

Етап 4: "Любовта не се продава."

Достойното ниво на заплата е, разбира се, важен фактор, но трябва да се помни, че служителите определено ще оценят вниманието и грижата за себе си. Например, доставка с фирмен транспорт, организиране на обеди, здравни турове или абонамент за спортен клуб ще повлияе положително на отношението към организацията и работата, повишавайки лоялността и производителността на служителите.

Етап 5: "Принципът на отворените врати".

Политиката на „отворени врати“, която се състои в това, че ръководителят на организацията е винаги на разположение на подчинените, също има положителен ефект върху служителите. Необходимо е да се организират срещи на мениджъра с екипа, да се планира достъпен график, според който служителят да може лично да общува с шефа, ако е необходимо.

Служителите трябва да знаят, че не са случайни хора и не са пионки в чужда игра, те са екип, който работи заедно в първия отбор. Хората трябва да могат да изразяват мислите си без заплахата, че инициативата е наказуема и т.н. разбират, че такава комуникация може да окаже влияние върху организацията на тяхната работа.

Етап 6: „Аз съм с теб по пътя“.

Екип от съмишленици трябва да знае мисията на организацията, която тя трябва ясно да предаде, и то не формално, а така, че хората да знаят идеята, за която ще ходят на работа всяка рано сутрин. Основното условие за ефективна работа е съвпадението на целите на организацията с личните цели на служителите.

Етап 7: Просто трябва да обичате служителите си и тяхната лоялност към организацията ще бъде гарантирана.

Понякога се случва да се работи лесно и лесно, всяка задача е по рамото. Една след друга се решават трудни задачи. А има дни, в които нищо не работи, дори и най-елементарното. Във всяка работа производителността и ефективността са важни. Един от начините за тяхното увеличаване е подобряването на условията на труд, а именно правилна организацияработно място.

Купете бели крушки

Ако забележите, че производителността се увеличава вечер, за да я увеличите, използвайте електрически крушки не с жълта, а с бяла светлина. Жълтата светлина е по-мека и предизвиква релаксация, докато бялата светлина е по-ярка и насърчава фокусирането върху задачата.

Дневна светлина

Първото нещо, което трябва да направите, за да увеличите производителността, е да настроите работния плот така, че да има дневна светлина през по-голямата част от деня. Играе важна роля в растежа на продуктивността, вдъхновява и събужда. Ако често ви се налага да работите на компютър, трябва да изберете правилното място за вашия работен плот. За да направите това, трябва да се разходите с лаптоп из стаята и да намерите най-доброто място.

Махнете всичко от масата

Този съвет ще ви помогне да избегнете разрушително настроение. Ако на масата няма нищо друго, освен лаптоп и записи, ще бъде възможно да се концентрирате върху екрана на компютъра, да не се разсейвате и да работите по-ефективно. Между другото, компютърът също не трябва да има нищо излишно, което би могло да разсейва. Направете себе си минималистичен, когато става въпрос за ред на работния плот. За да улесните това, изберете работен плот с чекмеджета, където да приберете излишното. Преди да си легнете, струва си да изчистите всичко от работния плот, за да можете на сутринта да започнете да работите отново с ентусиазъм, без да мислите какво ви чака незавършената работа.

Намерете удобен стол

Повечето хора прекарват много време седнали на масата, така че е много важно столът не само да изглежда красиво, но и да е удобен. Докато търсите, трябва да запомните, че вие ​​трябва да седнете на него, така че търсете стол с удобна облегалка и подлакътници (поне един). Но столът не трябва да е прекалено удобен и релаксиращ. Струва си да помислите за позицията, необходимостта от табуретка под краката ви. Преди да купите всичко, което трябва да опитате и опитате.

Опитайте да се изправите

Работата в изправено положение е по-полезна за гръбначния стълб и кръвообращението, отколкото в седнало положение. Има много начини да осигурите удобно работно място за изправено положение:
- можете да монтирате рафтове на нивото на вашия ръст;
- можете да закупите маса, така че плотът да се издигне до необходимата височина;
- Можете да монтирате специална стойка за лаптоп, за да е удобно да работите в изправено положение.

Поставете масата си на място на силата

Между другото, това е едно от правилата на фън шуй. Мястото на Силата за работния плот е позицията, от която, седнал на масата, се вижда входната врата към офиса. Психолозите казват, че ако не виждате вратата, не знаете кой влиза, това е досадно и работите по-малко ефективно.

Използвайте различни текстури в декора на вашия офис

Ако искате офисът да ви стимулира да работите, тогава трябва да използвате различни материали и текстури в декора, за да възбудите тактилните рецептори. Например, можете да тапицирате столове и кресла в офиса с различни дамаски, да закачите пердета, да поставите възглавница и одеяло в стола (което е полезно през зимата). Използването на груби естествени материали, като дърво, също е добра идея.

Напомняне

Често много трудно за артикулиране крайна целили сън, но като го формулирате, осъдете го в определен образ. Това може да бъде картина, снимка, плакат или просто надпис, гледайки който ще запомните целта си и ще вървите към нея.

Настройте кът за четене

Удобно е да се чете в офиса, тъй като тук е тихо и никой не се намесва. В идеалния случай, ако организирате кът за четене отделно от работния плот, за да се отдалечите от работния плот, да се раздвижите, да промените ситуацията. Тази техника ще ви помогне да се разсеете и следователно да рационализирате мислите си и да продължите да работите.

Намерете място за вашия работен плот

Ако в къщата няма място за подреждане на офис, тогава намерете уединено място, където хората ходят най-малко и организирайте работно място, един вид мини-офис. Можете да поставите маса в ъгъла на стаята или сгъваема маса до стената, да окачите рафтове и да се захванете за работа. Не се заблуждавайте, че холна масичка пред работещ телевизионен екран ще ви е достатъчна. Но изобщо няма да боли.

Ключът към увеличаване на креативността във всяка организация е да започнете да действате като творческа организация. Ако искахте да сте художник, щяхте да рисувате всеки ден. Може да не се превърнете в поредния Винсент ван Гог, но със сигурност ще надминете някой, който дори не се е опитвал да рисува. Същото важи и във вашата организация: ще станете по-креативен екип, ако започнете да мислите креативно. По-долу са дадени 15 съвета, които да помогнат на вас и вашите колеги да станете по-креативни днес.

1 на ден

Помолете всеки човек да подобрява един аспект от работата си всеки ден. В края на деня колегите трябва да се срещнат и да обсъдят какво са направили този ден по различен начин и по-добре от предишния ден.

2. Дъска за мозъчна атака

Закачете табло за обяви на видно място в офиса и помолете колегите да го използват за нови идеи. Напишете тема или проблем върху цветна карта и я залепете в центъра на дъската. Поставете парчета бяла хартия наблизо, които служителите могат да използват, за да публикуват своите мисли по дадена тема. Например, ако вашата компания изпитва затруднения при сключването на определена сделка, опишете ситуацията на цветна карта, публикувайте я на бяла дъска и помолете хората да публикуват своите идеи и предложения.

3. Лотария за идеи

Провеждайте лотария за идеи всеки месец. Всеки път, когато един служител има творческа идея, той получава лотариен билет. В края на месеца обсъдете идеи с екипа и след това изтеглете билета. Ако номерът на нечий билет съвпада с изтегления, той печели награда. Ако никой не спечели, удвоете наградата следващия месец.

4. Творчески кът

Определете зона в офиса, където хората да мислят креативно. Уверете се, че има книги, видеоклипове за творчество, образователни игри и материали за ръкоделие (например моделна глина). Можете дори да украсите този ъгъл със снимки на служители от детството, за да покажете, че всички сме родени спонтанни и креативни.

5. Символи на творчеството

Помолете колегите да поставят предмети на бюрата си, които изразяват личните им идеи за креативността в бизнеса. Например, кристална топка може да представлява желание за бъдещи сделки, буркан кетчуп Heinz може да представлява лична цел и 57 нови идеи за намаляване на разходите, а комплект кабели може да символизира прехода от идея към резултат.

6. Споделен обяд

Обядвайте с трима до петима колеги седмично и споделяйте творчески идеи помежду си. Нека всеки първо си напише домашното. Например, прочетете книга за творчеството. Всеки участник в срещата може да прочете само една глава, а на обяд да говори за това как творческите техники могат да се прилагат в работата.

7. Бележник с гениални идеи

Нека всеки служител има бележник, нека го наречем „Бележник с брилянтни идеи“. Помолете колегите си да записват три идеи всеки ден за това как могат да подобрят работата си. В края на месеца съберете тетрадките си, подредете идеите и извадете най-интересните за обсъждане.

8. Седмица на глупавите идеи

Направете творческия процес възможно най-забавен. Организирайте „Седмица на глупавите идеи“ и организирайте състезание за най-тъпата идея. Публикувайте бележки с тях на „таблото за обяви“ и организирайте церемония по награждаването на победителя. Събития като това засилват приятелството и можете да видите как глупавите идеи стимулират наистина добри идеи.

9. Творчески комитет

Създайте „креативна комисия“ от вашите колеги доброволци. Основната му цел ще бъде изясняване, обсъждане и реализиране на идеите на служителите. Комисията може да води записи на термометърна диаграма и компанията трябва да възнаграждава служителите според количеството и качеството на творческия принос.

10. Зала на славата

Превърнете коридора на вашия офис в „Зала на славата на служителите“. Поставете там снимки на онези, чиито идеи са реализирани. Нека снимките са придружени с информация за човека и как неговата идея е повлияла на компанията.

11. Ляво и дясно полукълбо на мозъка.

По време на мозъчна атака разделете екипа на две половини: тези, които мислят рационално (лявото полукълбо на мозъка) и тези, които мислят интуитивно (дясното полукълбо на мозъка). Помолете хората с левия мозък да измислят практични, обичайни и логични идеи. Нека "дясното полукълбо" говори за странни, нетрадиционни и нелогични идеи. След това съберете групите и обсъдете идеите.

12. Квоти за идеи

Американският изобретател и предприемач Томас Едисон осигури продуктивно мислене, като разпредели квоти за идеи на себе си и своите помощници. Личната му квота беше едно второстепенно изобретение на всеки 10 дни и голямо изобретение на всеки шест месеца. Начинът да се гарантира креативност в работата е да се даде на всеки служител квота от, да речем, пет нови идеи на седмица.

13. Билет за пропуск

Изисквайте всички служители да носят по един нова идеякоето ще бъде техният билет за всяко събитие. Идеята трябва да е фокусирана върху някакъв аспект от тяхната работа и как могат да подобрят това, което правят.

14. Променете "Да, но..." на "Да, и..."

Когато на някого хрумне идея, много от нас се изкушават да кажат „Да, но...“. За да промените това настроение, всеки път, когато някой каже „Да, но…“, трябва да накарате човека да промени тази формулировка на „Да, и…“, като продължава да развива идеята на колегата.

15. Три варианта

Служителите не трябва да губят време да мислят за причините, поради които нещо не може да работи или не може да бъде направено. Вместо това те трябва да помислят как да го накарат да работи и да го направят. Помолете служителите да помислят за три цели или задачи, които според тях не могат да бъдат постигнати. След това ги помолете да намерят три начина да направят всеки. И направи същото.

16. Свеж външен вид

Американският вирусолог и разработчик на ранни полиомиелитни ваксини, Джонас Солк, направи обичайна практика да провежда групови срещи с мъже и жени с различни умения и работни отговорности. Той смята, че това помага да се генерират нови идеи, които не биха могли да възникнат в умовете на хората, ангажирани само в една област. Поканете хора от други отдели на вашите сесии за мозъчна атака и ги попитайте как биха решили проблемите, пред които сте изправени.

И последното. Не забравяйте да благодарите на хората за техните идеи. Създайте свои собствени пощенски картички „Благодаря за страхотната идея“ и ги раздайте на колегите. питам изпълнителен директорподпишете лично всяка пощенска картичка, изразявайки своята признателност.

Превод: издателство "МИФ"

5C е управленската философия, с която започва ефективното производство и без която то просто не може да съществува.

5C е на второ място след мапинга по популярност в ТЕХНОНИКОЛ. Започнахме внедряването на 5C в компанията преди около 10 години и продължаваме и до днес. Този инструмент помага за постигане на удовлетвореност на клиентите, лидерство в разходите, безопасност, висока производителност. Проблемите не се виждат, докато не се организира работното място. Почистването и подреждането на работното място помага за разкриването на проблемите, а намирането на проблеми е първата стъпка към подобрението. 5C са пет думи, които започват с буквата "c":

Стъпка 1 - "сортиране" - ясно разделяне на нещата на необходими и ненужни и освобождаване от последните.

Стъпка 2 - "поддържане на ред" (изрядност) - организиране на съхранението на необходимите вещи, което прави бързото и лесно намирането и използването им.

Стъпка 4 - "стандартизация" (поддържане на ред) - прилагане на установените процедури от първите три стъпки.

Стъпка 5 - "усъвършенстване" или "самодисциплина" (формиране на навик) - подобряване, поддържане на постигнатите преди това резултати.

Фигура 1. Организация на работното пространство на принципа 5C

Основните цели на 5S:

1. Осигуряване на чистота на работното място.
2. Спестяване на време, основно за търсене на необходимото в работата.
3. Осигуряване на безопасна работа, намаляване на броя на злополуките.
4. Повишаване нивото на качеството на продукта, намаляване на броя на дефектите.
5. Създаване на комфортен психологически климат, стимулиране на желанието за работа.
6. Изключване на всички видове загуби.
7. Повишаване на производителността на труда (което от своя страна води до увеличаване на печалбата на предприятието и съответно до повишаване на нивото на доходите на работниците).

Стъпка 1 "1C"

Сортирането включва:

1. Разделяне на всички елементи в работната зона на необходими и ненужни.
2. Премахване на ненужни предмети от операционната зона.

За премахване на ненужни артикули от работната зона в началния етап на внедряване използвахме така наречената „кампания с червен етикет“, когато върху всеки артикул - кандидат за премахване се залепва или окачва червен етикет (флагче). Всички служители на отдела, където се проведе сортирането, бяха включени в този процес, в резултат на което те идентифицираха елементи, които:

• трябва незабавно да се извади, изхвърли, изхвърли;
• трябва да се премести на по-подходящо място за съхранение;
• трябва да бъдат изоставени и местата им да бъдат създадени и обозначени.

За артикули с червени знамена беше организирана „карантинна зона“, която се сортираше веднъж месечно. Предмети, които са лежали в карантинната зона повече от 30 дни, или са били преместени на постоянно място за съхранение, обикновено в складова зона, или са продадени и понякога изхвърлени.

Червеният етикет може да бъде обикновен червен стикер с датата на преместване на този артикул в карантинната зона или може да бъде по-сложен по форма: с информация за единицата, причини за преместване в карантинната зона, отговорник и т.н. Пример за червен етикет на фигура 2.

Фигура 2. „Карантинна зона“ с поставени в нея артикули с червени знамена

Стъпка 2 "2C"

Не е достатъчно всичко да се постави веднъж на мястото му, този ред трябва да се спазва винаги и от всички. При обикаляне на работни места в началния етап на внедряване на 5C имаше много проблеми с връщането на инструменти и инвентар на мястото им. Мина известно време докато се вдигнат оптимално местоположениеза артикули в работната зона, което позволява на всеки служител лесно да използва, бързо да намира и връща документация, инструменти, материали и компоненти на мястото им. Когато отбелязват мястото за съхранение на предмети, те се опитаха да използват принципите, които позволяват на пръв поглед на някое от местата веднага да се определи какво трябва да има там, какъв е броят на предметите и периодът на тяхното съхранение. За тези цели са използвани различни методи за визуализация:

1. Очертаване на обекти - изчертаване на контура на обект върху повърхността, където този обект трябва да се съхранява

Фигура 3. Таблица за качество, производство на минерална изолация, Рязан

Фигура 4. Очертаване на обекти на таблицата за качество, производство на минерална изолация, Рязан

Фигура 5. Щанд с инструменти, ключарски магазин, Юрга

Фигура 6. Стойка за инструменти (вертикално разположение и съхранение на инструменти), производствена площадка, Хабаровск

Фигура 7. Маса с инструменти (хоризонтално разположение и съхранение на инструменти), производствена площадка, Хабаровск

2. Цветово кодиране, при което различни видове инструменти и приспособления съответстват на различни цветове

Фигура 8. Снимка на центрофужни съединители със съвпадаща по цвят съединителна част, производство на минерална изолация, Рязан

Фигура 9. Цветна маркировка на тръбопроводи на мястото за приготвяне на свързващо вещество, Хабаровск

3. Боядисайте маркировки, за да подчертаете пространството за съхранение на пода и/или пътеките

Фигура 10. Обозначаване на местата за съхранение на триони в производствения цех, Рязан

Фигура 11. Ключарски цех, производство на минерална изолация, Заинск

Фигура 12. Открита складова зона, производство на минерална изолация, Рязан

Фигура 13. Склад за резервни части, производство на минерална изолация, Юрга

Маркирането с боя се използва и за маркиране на разделителните линии между работните зони или лентите за движение.

Фигура 14. Цех за производство на минерална изолация, Рязан

Стъпка 3 "3C"

Има такава поговорка „чисто е не там, където метат, а там, където не изхвърлят”. Разбира се, чистотата включва почистване на работните места, подреждане на оборудването и работното място, за да може да се извършва контрол, но основното беше да се създадат такива условия, при които образуването на мръсотия и прах да се сведе до минимално допустимото количество. Този процес все още продължава, подават се много предложения по тази тема за подобряване на оборудването или работното място.

Изглежда, че всеки разбира ползите от почистването:

• чисто работно място, приятно за работа (което повишава емоционалното състояние на служителя и прави работното място по-привлекателно);
• постоянна готовност за работа на всичко, което може да се наложи за изпълнение на производствените задачи;
• осигуряване на безопасността на работа (например разлято моторно масло и локви на пода могат да доведат до нараняване);
• осигуряване на работоспособността на оборудването (няма риск от попадане на прах и мръсотия в работните механизми);
• липса на брак.

Преходът от убеждаване към действие обаче, особено в по-старите фабрики с 50-годишна история, беше всичко друго, но не и лесен. Във всички отдели извършваме проверки за чистота в съответствие с предварително определени критерии за чистота (чистотата в офиса и производственото хале не са еднакви), които са посочени в контролния лист. Контролният лист на редица сайтове описва подробно съдържанието и процедурата за почистване, има снимки на местата, където са извършени:

За да се улесни периодичната проверка, до съответното оборудване са поставени контролни списъци за бърза проверка за правилно пълнене и коригиране на откритите недостатъци.

Има още един прост инструмент за наблюдение на стандарта за чистота на работното място - това е снимка на работното място във формата, в която трябва да бъде. По-долу е даден пример.

Фигура 15. Стандарт за чистота, производство на минерална изолация, Рязан

Стъпка 4 "4C"

Стандартизация - създаване на единен подход за изпълнение на задачите и процедурите. Основната цел на този етап е да се предотврати отстъпление от непрекъснатото изпълнение на първите три етапа. Да се ​​стандартизира означава да се разработи контролен списък, който всеки разбира и е лесен за използване. По-долу е даден пример за таблична част от контролен списък за производствена единицаи офис.

Контролен лист за производствения отдел

офис контролен списък

Спазването на изискванията на 5C е част от професионалното сертифициране на работници и инженери и отдавна се е превърнало в обща културна норма - от кабинета на директора до производствените и спомагателните помещения.

Фигура 16. Стандарт на работното място в индустриалната зона на Рязан

Фигура 17. Табло 5C в склада за готови продукти, производство на минерална изолация, Хабаровск

Фигура 18. Стандарт на работното място за главен енергетик, производство на минерална изолация, Хабаровск

Фигура 19. Стандарт за безопасност на работното място, производство на минерална изолация, Челябинск

Стъпка 5 "5S"

Петият етап е усъвършенстване или самодисциплина, поддържане на постигнатите по-рано резултати. Стабилността на системата 5C не зависи от това колко добре са изпълнени процедурите на първите четири етапа, а от това дали първите четири етапа се поддържат от петия.

За разлика от първите четири Cs, подобрението не може да бъде приложено като техника, резултатите от подобрението не могат да бъдат измерени, но могат да бъдат създадени условия, които ще насърчат служителите да продължат да работят в системата 5C. Компанията ТЕХНОНИКОЛ използва различни инструменти за това: 5C слогани, 5C плакати, информационни табели „БЕШЕ“ – „СТАВАНЕ“, 5C мейлинг списъци, посещения на отдели, където се внедрява 5C и др.

Фигура 20. Плакати 5C, производство на минерална изолация, Черкаси

Фигура 21. Фрагмент от информационното табло 5C "БЕШЕ" - "СТАВАНЕ", Рязан

Фигура 22. Прикрепване на лична отговорност в склада на готовата продукция, Zainsk

Средният възрастен прекарва повече време на работа. Всъщност, за цял живот човек може да прекара еквивалента на 11 непрекъснати години на едно бюро. За да се увеличи производителността на труда в този случай, неволно намалява.

Служителите прекарват голяма част от времето си в една и съща сграда. Не е изненадващо, че скучната и монотонна среда може да окаже влияние върху тяхната продуктивност и начина, по който подхождат към работата си. работно място, всъщност е втори дом за тях. И това е логично, имайки предвид колко време са прекарали там. Следователно дизайнът и оформлението на вашия офис трябва наистина да отразяват това. В крайна сметка не искате семейството ви да живее в тясна и неудобна стая часове наред.

Когато става въпрос за архитектурата на вашия офис, трябва да помислите какво настроение трябва да създава. Малките зони с изкуствено осветление незабавно намаляват производителността. Вашите служители няма да бъдат в подходящото настроение, за да се изразят напълно. Разбирането, че дори малки подобрения в офис средата могат да направят голяма разлика в производителността. И често те могат да се превърнат в ключ към повечето от вашите служители.

Оставете творческия си екип да диша

Креативността не може да съществува в претъпкан офис. Въпреки това, много традиционни оформления на отделни офиси, като маркетинг и копирайтинг, имат ограничено пространство в центъра. Също така с лидери, заемащи осветено място до прозореца.

Едно проучване установи, че служителите, които работят в офиси с прозорци, прекарват 15 процента повече време в работата си, отколкото тези в по-затворени пространства с изкуствено осветление. Тези забележителни подобрения в производителността сигнализират за необходимостта от идея, която да държи хората по-близо до външния свят.

Разбира се, това не означава, че вашите ръководители могат без естествена светлина. Инсталирането на вътрешни прозорци, които ви позволяват да виждате навън, може да бъде ефективно решение.

Изберете по-мек подход

Доказано е, че смелите, ярки, натрапчиви цветове дразнят много работниците, което сега предизвика тенденция към по-меки нюанси в интериора. офис пространство. Червеното определено е едно от тези, които трябва да се избягват. Смята се, че това се дължи на повишени нива на тревожност и неспособност да се съсредоточите върху умствени задачи. Но това не означава, че трябва да изберете точно противоположната цветова схема. Служител, заобиколен от всички страни с безупречно бели стени, е дори по-вероятно да бъде в бездействащо настроение. Този интериор предизвиква асоциации с болница.

Като цяло би било по-добре да изберете топли цветове, като светъл нюанс на синьото. Синьото се счита не само за най-продуктивния цвят, а именно в ненаситени нюанси може да има забележим успокояващ ефект.

Не се задоволявайте с ограничения по отношение на офис мебелите

Комфортът на вашите служители е от първостепенно значение по отношение на количеството работа, която могат да свършат. Ако служителят постоянно трябва да коригира стола си или е ограничен до уединено работно място през целия ден, тогава той няма да може да постигне успех в дейностите си. Подредете мебелите по такъв начин, че да позволите свобода и движение на служителите. Това може да бъде чудесен начин да мотивирате екипа си да свърши работата. Това може дори да означава просто надграждане на вашите столове с фиксирана седалка до регулируеми столове, пренареждане на мебелите или може да бъде пълно обновяване на офиса с нови мебели.

Дългите часове седене зад работника не трябва да бъдат мярка за производителността на труда. За да може мозъкът ви да измисли повече иновации и идеи, трябва да изследвате Светътот повече от една гледна точка. Проучванията доказват, че всъщност седенето повече от три последователни часа през деня може да причини сериозни здравословни проблеми. Помислете за нещо за служителите, за да избягвате да седите на едно място през цялото време и по този начин да намалите напрежението и да повишите настроението им и производителността на вашите служители.

Когато проектирате офис пространство, обмислете и създайте зони, където служителите могат да се разхождат с таблети, телефони или дори само на чаша кафе и ще видите как ще се развие тяхната креативност.

Опитайте се да намалите разсейването, когато проектирате вашия офис

Ако постоянно чувате шума на принтера или бърборенето близо до охладителя, може да бъде много трудно за главата ви да се съсредоточи върху нещо друго. Подредете работните си пространства, за да избегнете този вид разсейване. Това ще ви помогне да създадете много по-хармонична и комфортна работна среда.

Опитайте се да отделите общите части от офисите, за да сведете до минимум шума, идващ през вратата и стените. Ако работите в затворено пространство, помислете за опции за намаляване на звука чрез използване на звукоизолиращи материали. Избягвайте твърди, отразяващи и предаващи звук повърхности в полза на платнени прегради, които могат да бъдат едно решение, или можете да поставите повече саксийни растения в офиса си. И двата материала са ефективни акустични гъби и незабавно абсорбират прекомерния шум.

Създайте благоприятна атмосфера

Хубаво е да местите маси и да развивате креативност, но ако нямате основите - най-важното нещо, тогава всичко това няма да помогне. Поддържайте офисите си добре проветрени и поддържайте постоянна комфортна стайна температура, за да се чувствате удобно на служителите си през целия ден.

Дизайни, които насърчават добър въздушен поток и вентилират работните пространства на служителите с оптимална вентилационна система, ще доведат до много по-комфортна работна среда. Чрез проектирането на сгради с кръстосана вентилация, която активно разсейва горещия въздух от стените, могат да бъдат спестени значителни пари в сравнение с инсталирането на климатична система. Други важни фактори околен святфакторите, които трябва да се имат предвид, са интензитетът на светлината и влажността.

Като разберете и вземете предвид нуждите на вашите служители, можете да започнете да създавате идеалната среда за техните работни места. Само не забравяйте, че ако искате служителите ви да работят упорито, направете възможно най-лесно за тях да останат фокусирани върху работния процес.