Kiinnitys 

Aikalomakkeen täyttäminen. Mitä ongelmia voi syntyä organisaatiossa työaikalomakkeen virheellisen täytön takia?

Tutkiessamme työajan kirjaamista koskevia sääntöjä viittaamme toistuvasti seuraaviin säädöksiin:

Vuonna 2015 Venäjän federaation työlakiin tehtiin selvennys: jos tuotannon kausiluonteisuus tai teknologinen luonne edellyttää tilikauden lisäystä, toimiala (alojenvälisessä) sopimuksessa ja työehtosopimuksessa voidaan määrätä korotuksesta. tällaisten työntekijöiden työajan kirjaamisen tilikausi, kuitenkin enintään yksi vuosi. Toistaiseksi tällaisia ​​sopimuksia ei kuitenkaan ole kehitetty, joten yritykset eivät voi yksipuolisesti luopua tilikauden enimmäispituudesta 3 kuukautta.

Toinen työnantajalle vaikea asia on tilikauden tulosten seurauksena syntynyt vajaus. Tämä voi johtua lukutaidottomasta työvuorojen aikataulutuksesta. Jos tällaiselle työntekijälle perustetaan tuntipalkkajärjestelmä, hänen tulotaso laskee, mikä tarkoittaa, että työnantaja on velvollinen maksamaan ylimääräistä keskiansiota. Syynä keskeneräisiin työvuoroihin voi olla myös ylivoimainen este, kun ulkoiset tekijät ovat syyllisiä. Tässä tapauksessa työnantajan on pidätettävä työntekijälle 2/3 tariffista tai palkasta suhteessa työaikaan (TK RF:n artikla).

Päinvastainen tilanne on käsittely työntekijän luona. Vaikeus on siinä, että henkilöstövastaava saa tiedon käsittelystä vasta tilikauden lopussa, kun vertaa todellista työaikaa tuotantokalenterin normiin. Muista laskettaessa laillisesti työttömät päivät: loma, vapaa-aika, sairausloma jne. - ne kaikki alentavat korkoa. Selvitä seuraavaksi, työskentelikö työntekijä tilikauden aikana yleisinä vapaapäivinä. Näistä päivistä on jo maksettu vähintään kaksinkertainen summa (Venäjän federaation työlain pykälä), joten näitä tunteja (päiviä) ei pitäisi maksaa ylityönä (puheenjohtajiston päätöksellä hyväksyttyjen selvennysten 4 kohta). liittovaltion ammattiliittojen keskusneuvoston päätös; Venäjän federaation asevoimien päätös). Jos työntekijä pitää kaikkien laskelmien jälkeen työtunnit yli normin, työnantaja maksaa heille korotetulla korolla: kaksi ensimmäistä tuntia - vähintään puolitoista kertaa, seuraava - vähintään kaksinkertainen (TK RF artikla) .

Korostamme, että työajan kirjaamista koskevien sääntöjen noudattaminen on erittäin tärkeää. Tämä vaikuttaa palkkojen ja lisäpalkkioiden laskemiseen normaalista poikkeavissa olosuhteissa tehdystä työstä. Oikein täytetty työaikalomake mahdollistaa oikean palkan työntekijälle hänen työstään ja mikä tärkeintä, otetaan huomioon kaikki työssäoloaika.

Työaikalomake on määritelty Tilastokomitean 1.5.2004 annetulla asetuksella nro 1 (aikalomake on pakollinen, mutta laissa ei aseteta tiukkoja puitteita asiakirjan muodolle). Perustetaan erikoislomake, jonka täyttää henkilöstöpalvelut tai kirjanpito. Tämä asiakirja on välttämätön, jotta voidaan selkeästi valvoa ja ottaa huomioon työntekijöiden työaika. Kirjanpitäjille tästä lomakkeesta tulee perusta kaikenlaisten suoritteiden laillisuuden valvonnalle. Tämän tuntilomakkeen avulla henkilöstöosaston työntekijät voivat seurata työntekijöiden läsnäoloa määrätyissä töissä aiemmin sovitun aikataulun mukaisesti, joka sisältää työpäivät ja viikonloput. Työaikalomake auttaa myös määräämään seuraamuksia, jos työntekijä järjestelmällisesti rikkoo tätä aikataulua.

Työaikalomakkeen avulla voit valvoa työntekijöiden myöhästymistä, läsnäoloa ja poissaoloa, eli se on työaikataulun noudattamisen valvonnan perusta. Työaikalomakkeen avulla on mahdollista saada virallista tietoa kunkin työntekijän työtuneista. Tästä syystä tässä asiakirjassa on tärkeä kokoelma tilastollista erityisraportointia ja palkkojen muodostusta varten.

Itse asiassa työaikalomake on hyvin kehittynyt asiakirjan muoto, joka esitetään taulukon muodossa. Taulukkoon merkitään tiedot työntekijöistä sekä kaikki hänen työaikaan, ulkonäköön ja poissaoloon liittyvät tiedot, poissaolon syyt ja sen jälkeen kaikki yhteensä ne päivät sekä työntekijän työtunnit tarkasti määritellyn ajanjakson aikana. Asiakirjaa täytettäessä käytetään koodimerkintöjä tiettyjen työntekijöiden poissaolon syille. Lainsäätäjä määrittelee mahdollisuuden kehittää tästä asiakirjasta oma muotonsa, jonka perusteella työtuntien kirjanpito tulee suorittaa.

T-13 tuntilomakkeen muoto ei ole pakollinen, koska vuonna 2013 tehtiin tiettyjä muutoksia säädökset joka päätti, että työnantaja voi kieltäytyä käyttämästä tätä asiakirjaa. Mutta osan 4 Art. Venäjän federaation työlain 91 §:ssä todetaan, että kaikki työnantajat ovat velvollisia laatimaan asiakirjan, jossa otetaan huomioon kaikkien työntekijöiden työajat. Eli on mahdollista luoda oma asiakirja, jonka täyttäminen on kätevää yrityksesi työntekijöille. Perinteisesti yritykset käyttävät T-13-lomaketta.

Kuka johtaa T-13:a organisaatiossa?

Lainsäädäntö ei säädä, kenen tuntikirjaa tarkalleen pitää ylläpitää. Ensisijaisten asiakirjojen ylläpitosäännöt määrittelevät kuitenkin seuraavat asiat:

  • Työaikalomake on säilytettävä pakollisena ja huollon suorittaa valtuutettu henkilö;
  • Erillisen yksikön päällikkö on velvollinen allekirjoittamaan asiakirjan, sen allekirjoittaa myös henkilöstöosaston asiantuntija;
  • Työaikalomakkeen perusteella muodostetaan palkkakertymä, ja asiakirja lähetetään kirjanpitoon.

Työaikalomakkeen täyttävän ja ylläpitävän valtuutetun henkilön nimittää johto, ja työsopimuksessa on kuvattu kaikki tämän alan velvoitteet. Luodaan myös asiakirja (tilaus), jossa luetellaan työntekijän asema ja hänen henkilökohtaiset tiedot. Suurissa yrityksissä jokaiselle osastolle valitaan työntekijä, joka pitää kirjaa organisaation kaikkien työntekijöiden todellisesta työajasta. Kuukauden kuluessa työntekijä täyttää lomakkeen, jonka jälkeen hän toimittaa sen osaston johtajalle tutkittavaksi ja allekirjoitettavaksi. Päällikkö puolestaan ​​luovuttaa asiakirjan henkilöstövastaavalle. On olemassa tietojen täsmäytys, muut täytetään Vaaditut dokumentit, ja työaikalomake siirretään kirjanpitoon, jonka avulla voit laskea palkat oikein. Pienissä organisaatioissa tuntilomakkeen täyttämisestä vastaa pääsääntöisesti henkilöstöosaston työntekijä.

Lomakkeen T-13 ylläpitomenettely

Jokainen työnantaja voi itsenäisesti valvoa ja valvoa asiakirjan ylläpitomenettelyä. On parasta laatia käsikirja tai ohje, joka antaa työntekijälle selkeät ohjeet kaikista ensisijaisen tyyppisen dokumentaation laatimiseen liittyvistä kysymyksistä. Ja siitä tulee myös perusta todellisen työajan tarkan kirjanpitomuodon valitsemiselle (laissa määritellään asiakirjan kaksi päämuotoa - T-12 ja T-13, lainsäätäjä sallii myös työnantajan kehittää oman lomakkeensa asiakirjasta) jne. Työntekijän itse laatimassa työajan laskentalomakkeen laatimisohjeessa tai käsikirjassa on parasta ilmoittaa seuraavat pääkohdat:

  1. Jos yritys on suuri, ilmoita, että työaikalomake on laadittu osastoittain. Toisin sanoen jokaiselle osastolle nimetään erillinen työntekijä, joka pitää kirjaa osaston työntekijöiden työajasta;
  2. Parhaillaan laaditaan kuvaus rakenteesta vastuullisen työntekijän valitsemiseksi, joka suorittaa kirjaamisprosessin kaikkien organisaation työntekijöiden läsnäolosta;
  3. Tee kuvaus kaikista lisäkoodeista, joiden avulla voidaan määrittää työntekijän poissaolo tai poistuminen töistä (useimmiten koodit osoittavat poissaolon syyn);
  4. Määritä täydellinen menettely kirjanpitolomakkeen täyttämiseksi: ilmoita, kuinka läsnäolo / poissaolo, myöhästyminen, poissaolon syyt jne. näkyvät;
  5. Määritä järjestys, joka auttaa heijastamaan poistumis-/poissaolotietoja epätyypillisissä tilanteissa.

T-13-lomakkeen täyttötavat, tuntilomakkeen täyttämisen tärkeimmät koodit

Muodostettu erilaisia ​​vaihtoehtoja lomakkeen rekisteröinti todellisten työtuntien kirjaamista varten. Tämä voi heijastaa kaikkia kunkin päivän tietoja, ja tiedot, jotka liittyvät työntekijöiden läsnäoloon tai poissaoloon, on ilmoitettava. Asiakirjan täyttämiseen on myös toinen vaihtoehto, jossa ilmoitetaan vain poikkeamat normista. Eli itse asiassa muodostuu kuvaus poissaoloista ja myöhästymisestä.

Määritellään kaksi koodiversiota, joiden kautta tiedot näkyvät raporttikortissa. Muista, että työaikalomake on erikoistaulukko, jossa on yksinkertaisesti mahdotonta ilmoittaa kaikkia tietoja kirjallisesti. Siksi on olemassa yleisesti hyväksyttyjä koodeja, joiden avulla voit täyttää työaikalomakkeen nopeasti ja helposti.

  • Työntekijöiden äänestysprosentti työpaikka tarkasti määriteltynä päivänä se näkyy kirjaimella "I" tai digitaalisella koodilla 01;
  • Tavallinen lomavaihtoehto, joka määräytyy organisaation aikataulun mukaan ja jota pidetään vuosittain maksettuna, on merkitty "OT"-raporttikorttiin tai digitaalisella arvolla - 09;
  • Jos puhumme naisille raskauden ja synnytyksen aikana myönnettävästä vapaasta, käytetään kirjainta "P" tai numero on 14;
  • Jos työntekijä saa lomaa, joka liittyy pienen lapsen hoitoon, merkitään "EUVL" tai 15;
  • Loma, ilman maksua, eli omalla kustannuksellaan, on merkitty "TO" tai 16;
  • Jos työntekijä lähetetään työmatkalle, merkitään kirjain "K" ja digitaalisessa arvossa se on merkitty 06;
  • Jos muodostuu poissaolo työstä, ottaen huomioon, että tämän tapahtuman olosuhteet eivät ole vielä tiedossa, "НН" merkitään digitaalisessa arvossa 30;
  • Sairausloma asiakirjassa näkyy "B" tai 19.

Asiakirjassa on oltava tiedot työnantajasta. Otsikossa sinun on syötettävä organisaation nimi, tiedot OKPO-koodista. Lisäksi yksikön nimi ilmoitetaan, jos puhumme tuntilomakkeesta, joka täytetään yrityksen selkeästi määritellylle osastolle. Tiedot ilmoitetaan päivämäärän ja asiakirjanumeron muodossa, eli näiden tietojen perusteella on mahdollista määrittää asiakirjan tarkka valmisteluaika.

Seuraavassa on tiedot työntekijästä. Jokaiselle työntekijälle on annettu oma henkilönumero. Tätä numeroa käytetään myöhemmin kaikkien muiden yrityksen sisäisten asiakirjojen kokoamiseen. Tiedot asemasta, työntekijän henkilötiedot (koko nimi) vaaditaan. Tietyissä yrityksissä tässä sarakkeessa on myös tiedot, joiden perusteella yritys on palkannut työntekijän, eli työhönottomääräyksen tiedot ilmoitetaan.

Työaikalomake sisältää kaikki tiedot kaikkien työntekijöiden työajoista (jokaiselle erikseen). Eli jokaisen työntekijän sarakkeeseen muodostuu päivittäinen kuvaus kaikista tiedoista läsnäolosta, poissaolosta, lomasta, vapaapäivästä jne. Kaikki tiedot ilmoitetaan aakkos- tai numeroarvolla.

Asiakirjassa näkyy myös yrityksessä tehtyjen päivien ja työtuntien kokonaismäärä ottaen huomioon kaikki työaikalomakkeessa ilmoitetut työaikatiedot. Toisella ja neljännellä rivillä, jotka sijaitsevat työssäoloa osoittavien rivien alla, määritetään tarve ilmoittaa todelliset työtunnit. Näitä rivejä ei välttämättä ole asiakirjassa, joten niiden täyttämistä ei pidetä pakollisena.

Asiakirjassa on sarake, johon voit syöttää kaikki tiedot poissaoloista. Eli itse asiassa juuri täällä heijastuu tiedot, jotka liittyvät syihin, jotka johtuivat työntekijän poissaolosta hänen paikallaan yhtenä tai toisena päivänä. Asiakirjaan merkitään tunnit, jolloin työntekijä oli poissa yrityksestä. Se kertoo myös, kuinka monta päivää työntekijä oli syystä tai toisesta poissa (esimerkiksi työntekijä ei työskennellyt kymmeneen päivään, 4 päivää työmatkan vuoksi ja 6 päivää loman vuoksi omalla kustannuksellaan).

Kun vastuuhenkilö on laatinut T-13-lomakkeen, asiakirjan allekirjoitusprosessi suoritetaan välttämättä, mikä todella tekee siitä oikeudellisesti merkittävän ja tekee siitä sitten eräänlaisen perustan varojen kerryttämiselle palkkojen muodossa. Asiakirjan allekirjoittavat vastuuhenkilö, osastopäällikkö sekä henkilöstöpalvelun työntekijä.

Lomasta tulee ilmoittaa työaikalomakkeessa. Tällöin määritetään, minkä tyyppinen loma myönnetään, ja ilmoitetaan päivämäärät, jolloin henkilö on tällä lomalla. Asiakirjassa on useita kirjainmerkintöjä. Vakiovaihtoehto on seuraava loma, "FROM" on merkitty, mutta jos puhumme lisälomasta, jonka työnantaja maksaa, niin "OD" on kiinnitetty. Jos lomaa ei makseta, ilmoitetaan "TO". Usein työntekijät suorittavat rinnakkaista etäopiskelua, ja opiskeluaikana - istuntoja varten tarjotaan palkallista lomaa, mikä näkyy asiakirjoissa "U". On tilanteita, joissa työntekijä osallistuu koulutukseen, mutta jää suorittamaan suoria tehtäviään yrityksessä tai yrityksessä, tässä tapauksessa on mahdollista käyttää lyhennettyä työpäivää, ja raporttikortissa tämä seikka näkyy kirjaimen arvo "UV". Loma, joka liittyy synnytykseen ja raskauteen, ilmoitetaan arvon "P" muodossa lapsen hoitoon "OJ". Myös loma myönnetään tietyissä tapauksissa ilman maksua, ja tässä tapauksessa muodostuu kirjainarvo "OZ".

Miten työstä poissaolo on merkitty?

Tilapäistä poissaoloa varten on myös erityinen koodi. Kaikki raporttikortin tiedot on merkitty aakkosjärjestyksessä, minkä ansiosta kirjanpitotyöntekijät voivat selvästi määrittää kaikki palkkojen laskennan vivahteet ja välttämättä lomamaksut ja sairauslomamaksut. Jos henkilö ei mennyt töihin, mutta antoi tiedon, että hän oli sairas, tilapäinen vamma tässä tilassa on merkitty kirjaimella "B". On tilanteita, joissa ammatillisten tehtävien suorittamisesta irtisanotaan. Raporttikortissa on merkintä "Huom". Jos yritys ei maksa palkkaa, työntekijällä on oikeus olla vierailematta työssään ja olla noudattamatta työsopimuksessa asetettuja velvoitteita laissa säädettyjen normien mukaisesti. Tällainen raporttikortissa oleva tosiasia heijastuu kirjaimiin "NZ", jotka todella osoittavat työn keskeyttämisen, koska työnantaja ei ole noudattanut kaikkia velvollisuuksiaan maksaa tehdystä työstä. Jos keskeyttäminen ammatillisten tehtävien suorittamisesta suoritetaan työnantajan suorittaman maksun kerryttämisessä, tässä tapauksessa ilmoitetaan arvo "EI", jonka avulla kirjanpitäjät voivat kerryttää maksun määrän työtoimintaa, kun otetaan huomioon se, että työntekijä ei ollut paikalla tiettyinä työpäivinä.

Miten seisonta-aika merkitään raporttikorttiin?

On varmasti huomattava, että yrityksissä on tällainen yksinkertainen käsite. Eli itse asiassa työntekijä on läsnä työpaikallaan, mutta tiettyjä työprosesseja ei suoriteta. Tällöin työsopimukseen kirjataan alun perin tiedot, jotka määräävät palkanlaskentarakenteen siinä tapauksessa, että seisokki joutuu työntekijän, työnantajan syytä tai työntekijästä tai työnantajasta riippumattomista syistä. Työaikalomake sisältää myös seisokkeihin liittyviä tietoja. Jos se muodostuu työntekijän virheestä, ilmoitetaan "VP", jos työnantajan vika on jäljitetty, "BP", jos seisokki muodostuu muista tekijöistä, niin "NP".

Venäjän federaation työlain mukaan työntekijöiden on saatava vapaapäiviä. Tietyissä tapauksissa lomat eivät kuitenkaan osu työntekijän lomalle, toisin sanoen työntekijän on työskenneltävä viikonloppuisin, mutta korkeammalla. Lain mukaan työntekijä, joka työskentelee lomilla ja viikonloppuisin, saa korkeampaa palkkaa. Jos poissaolo muodostuu vapaapäivän vuoksi, ilmoituskorttiin merkitään "B", jos vapaapäivä on kesken, merkitään "HB". Työnantaja voi myös järjestää lisävapaan, joka ilmoitetaan "OB"-raporttikorttiin, jos se maksetaan. Jos ylimääräistä vapaapäivää ei makseta, se näkyy asiakirjassa kirjaimilla "НВ".

Epätyypilliset tilanteet työaikalomaketta täytettäessä

On epätyypillisiä tilanteita, joissa asiantuntijat eivät osaa merkitä tiettyjä arvoja oikein raporttikorttiin. Ajatellaanpa esimerkiksi tilannetta, jossa työntekijä sairastuu vuosilomalla. Laissa säädetään, että työntekijän sairastuessa lomalle muodostetaan sairausloma ja lomaa pidennetään selvästi määrätyksi ajaksi, joka määräytyy mahdollisen sairausloman perusteella. Raporttikortissa on "B" "OT" sijaan. Jos työntekijä ei loman jälkeen mennyt töihin, laitetaan "HN", eli ilmoitetaan, että poissaolo tapahtui tuntemattomasta syystä. Kun on toimitettu asiakirjat, jotka osoittavat pätevän poissaolon syyn olemassaolon, esimerkiksi jos ne tarjoavat sairausloman, raporttikorttiin merkitään "HN" sijaan "B".

Mistä löydän T-13-lomakkeen täyttökoodit?

T-13-lomaketta tehtäessä käytetään kirjainarvoja. Koska kaiken ilmaiseminen sanoilla on yksinkertaisesti epärealistista. Useimmiten käytetään jo kehitettyjä lisäyksiä koodien muodossa, jotka on annettu Venäjän liittovaltion verohallinnon virallisen määräyksen 10. syyskuuta 2015 liitteessä 1 nro ММВ-7-11 / [sähköposti suojattu] Esimies voi kuitenkin kehittää omia koodiarvojaan. Tässä tapauksessa tuntilomakkeen laatimisohjeisiin tehdään erityinen lisäys melko yksinkertaisen taulukon muodossa.

Mitä eroja T-13- ja T-12-univormuilla on?

Kuten jo tiedät, asiakirjasta on olemassa kaksi hyvin kehittynyttä muotoa, eikä lainsäätäjä rajoita työnantajaa valitsemaan lomake, joka voidaan täyttää työajan kirjaamisprosessissa. Nämä muodot ovat lähes identtisiä, mutta niissä on silti joitain eroja. Käytäntö osoittaa, että nykyaikaiset työnantajat suosivat useimmiten T-13-lomaketta, koska se on helpompi koota.

Muotoerot:

  1. Lomakkeessa T-12 on myös sarakkeita kuukauden päiville, jotka viittaavat tarkasti määriteltyyn työntekijään, mutta nämä rivit sijaitsevat vaakasuunnassa. Mitä tulee T-13-lomakkeeseen, ne on jaettu kahteen osaan ja ovat yhdensuuntaisia. Toisin sanoen T-13-lomakkeessa ilmoitat ensimmäisillä riveillä kaikki työvierailutiedot, toiset rivit osoittavat kokonaistyöajan tunteina. Se on kätevämpää;
  2. On myös sanottava, että jokaiselle T-13-asussa olevalle työntekijälle on varattu neljä riviä työpaikalta poissaolon syistä, minkä avulla voit hallita kaikkia poissaolon ja läsnäolon vivahteita. hyviä syitä. T-12-muodossa tällaiset tiedot näkyvät myös, mutta niille on varattu vain kaksi riviä;
  3. T-13-lomakkeessa on viimeinen osa, joka ei näy T-12-lomakkeessa. Itse asiassa ensimmäinen vaihtoehto heijastaa paitsi tietoja kunkin työntekijän esiintymistä ja poissaoloista, myös maksutyyppien koodeja, joiden avulla kirjanpitäjät voivat nopeasti navigoida suoritetusta työstä maksettavan maksun laskentaan.

AT määrätty muoto siellä on erityinen osasto, joka heijastaa kaikki tiedot varojen kertymisestä, kuten toiminnan maksu, ottaen huomioon työtunnit, lomapalkat, poissaolot jne. Eli itse asiassa ilmoittamalla kaikki tiedot kokonaistyön kirjanpidosta aika, mahdollisuus oikeaan ja riittävään nopeaan kertymiseen Raha kirjanpidossa. Asiakirjassa on oltava käteismaksun koodit. Nämä koodit ilmoitetaan yksinomaan numeerisina:

  • 2000 - kertynyt palkka tarjotaan palkkojen muodossa;
  • 2012 - lomapalkan määrä, joka määräytyy kunkin työntekijän seuraavan loman aikataulun mukaan.

Tämä osio ilmoittaa myös vastaavan tilin, toisin sanoen erikoistilin, josta veloitetaan kaikki toimintojen maksamisesta aiheutuvat kulut.

Se ilmoittaa myös työpäivien tai työtuntien lukumäärän, ottaen huomioon tietyn tyyppinen palkka. Syötetään esimerkiksi normaalit työajat (läsnäolopäivät), matka- ja lomarahatiedot. On pakollista ilmoittaa maksutyypin koodi ja sen tilin numero, jolta työntekijän tiettyjen työtuntien hyvitysprosessi suoritetaan.

johtopäätöksiä

Työaikalomake on pakollinen asiakirja, joka on täytettävä missä tahansa yrityksessä. Loppujen lopuksi seuraavat prosessit suoritetaan tämän asiakirjan perusteella:

  • Kaikkien yrityksen asiantuntijoiden työn seuranta;
  • Oikea-aikaisten työaikakäyntien valvonta;
  • Työtuntien valvonta ottaen huomioon oikean palkanlaskennan mahdollisuuden muodostuminen.

Toisin sanoen työaikalomake on asiakirja, jonka avulla johtaja saa kaikki tarvittavat tiedot työntekijöiden vastuusta ja työsopimuksen ehtojen noudattamisesta sekä henkilöstötaulukon. Ja tämän asiakirjan perusteella kirjanpitäjät saavat mahdollisuuden laskea palkat oikein noudattaakseen kaikkia työlainsäädännön normeja.

Lainsäätäjä ei aseta tiukkoja vaatimuksia asianmukaisen työaikakirjanpidon muodon laatimiselle, vaan määrittelee tämän kirjanpidon tarpeen. On olemassa kaksi kehitettyä lomaketta, joiden kaikista vivahteista keskustelimme kanssasi edellä, itse asiassa sinun on vain tutkittava nämä tiedot oppiaksesi laatimaan asiakirjan itse. On myös huomattava, että on olemassa erikoisohjelmia, joiden avulla voit suorittaa työajan kirjaamisen yksinkertaistetussa tilassa, tutkiaksesi tällaisten ohjelmien vivahteita ja ominaisuuksia, suosittelemme katsomaan tämän videon.

Työlainsäädäntö velvoittaa työnantajat pitämään kirjaa työntekijöiden tekemisistä. Organisaatioiden on kirjattava tehdyt työtunnit riippumatta niiden oikeudellisesta asemasta ja yksittäisiä yrittäjiä. Erityisesti tätä varten valtion tilastokomitea kehitti ja hyväksyi työaikalomakkeen N T-12 ja N T-13.

Tässä ovat täyttöohjeet, jotka auttavat heijastamaan tiedot oikein ja käyttämään tuntilomaketta järkevästi.

Miksi tarvitset työaikataulua

Tilastokomitean 1.5.2004 annetulla asetuksella nro 1 hyväksytty työaikalomake auttaa yrityksen henkilöstöpalvelua ja kirjanpitoa:

  • ottaa huomioon työntekijän tekemä tai tekemättä jättämä aika;
  • valvoa työaikataulun noudattamista (läsnäolo, poissaolo, myöhästyminen);
  • saada virallista tietoa kunkin työntekijän työajasta palkkojen laskemiseen tai tilastoraporttien laatimiseen.

Hän auttaa kirjanpitäjää vahvistamaan palkkojen ja korvausten kerryttämisen tai karsimatta jättämisen laillisuuden kullekin työntekijälle. Henkilöstövastaava - seuraamaan äänestysprosenttia ja tarvittaessa perustelemaan työntekijälle määrätyn rangaistuksen.

Työaikalomake viittaa asiakirjalomakkeisiin, jotka työntekijälle myönnetään irtisanomisen yhteydessä hänen pyynnöstään työkirjan kanssa (Venäjän federaation verolain 84.1 artikla).

Huomioithan, että 1.1.2013 alkaen tuntien N T-12 ja N T-13 yhtenäiset lomakkeet eivät ole pakollisia käytettäväksi. Työnantajien on kuitenkin pidettävä kirjaa (Venäjän federaation työlain 91 §:n 4 osa). Organisaatiot ja yksittäiset yrittäjät voivat hallita työntekijöiden työpaikalla viettämää aikaa muillakin tavoilla. Mutta itse asiassa valtion tilastokomitean kehittämä lomakkeen muoto on melko kätevä ja sitä käytetään edelleen kaikkialla.

Kuka pitää työaikalomaketta organisaatiossa

Ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen haku- ja lomakkeiden täyttöohjeiden mukaan:

  • vuoden 2019 tuntilomakkeen laatii ja ylläpitää valtuutettu henkilö;
  • asiakirjan allekirjoittavat osaston johtaja ja henkilöstöpalvelun työntekijä;
  • jonka jälkeen se siirretään kirjanpitoon.

Kuten näemme, säännöt eivät määrittele työaikalomaketta pitävän työntekijän asemaa. Hallituksella on oikeus nimittää kuka tahansa tätä tehtävää suorittamaan. Tätä varten annetaan määräys, jossa ilmoitetaan vastuuhenkilön asema ja nimi. Jos määräystä tällaisen työntekijän nimittämisestä ei anneta, kirjanpitovelvollisuus on täsmennettävä työsopimus. Muussa tapauksessa on laitonta vaatia työntekijää pitämään kirjaa. Suurissa organisaatioissa jokaisella osastolla on nimetty työntekijä. Hän täyttää lomakkeen kuukauden kuluessa, antaa sen osaston johtajalle allekirjoitettavaksi, joka puolestaan ​​tiedot tarkastettuaan välittää lomakkeen henkilöstövastaavalle. Henkilöstöosaston työntekijä tarkistaa tiedot, täyttää niiden perusteella työssään tarvittavat asiakirjat, allekirjoittaa työaikalomakkeen ja siirtää sen kirjanpitäjälle.

Pienissä yrityksissä näin pitkää ketjua ei noudateta - työaikalomake johtaa henkilöstön työntekijä ja siirtyy sitten välittömästi kirjanpitoon.

Mitä eroa on työaikalomakkeen lomakkeilla N T-12 ja N T-13?

Kaksi hyväksyttyä lomaketta eroavat aihepiireiltä, ​​joista toista (T-13) käytetään laitoksissa ja yrityksissä, joihin on asennettu erityinen kääntöportti - automaattinen järjestelmä, joka ohjaa työntekijöiden läsnäoloa. Ja T-12-lomaketta pidetään yleismaailmallisena, ja se sisältää lisäksi lisäosan 2. Se voi heijastaa työntekijöiden kanssa tehtyjä palkkaratkaisuja. Mutta jos yritys pitää henkilöstön kirjanpitoa erillisenä kirjanpitona, kohta 2 jää yksinkertaisesti tyhjäksi.

Aikalomakkeen täyttäminen

On kaksi tapaa täydentää laskentataulukkoa:

  • jatkuva täyttö - joka päivä kaikki esiintymiset ja poissaolot kirjataan;
  • täyttö poikkeamien mukaan - vain myöhästymiset, poissaolot huomioidaan.

Annamme esimerkiksi ohjeet T-13-lomakkeen täyttämiseen jatkuvalla täyttömenetelmällä.

Vaihe 1 - organisaation ja rakenneyksikön nimi

Syötä yläreunaan yrityksen nimi (IP:n koko nimi) ja rakenneyksikön nimi. Se voi olla myyntiosasto, markkinointiosasto, Tuotantoosasto jne.

Vaihe 2 - OKPO-koodi


OKPO - koko venäläinen luokitin yritykset ja järjestöt. Rosstatin tietokantoihin sisältyvät osat:

  • 8 numeroa oikeushenkilöille;
  • 10 numeroa IP:lle.

Vaihe 3 - asiakirjan numero ja laatimispäivämäärä

  • Asiakirjan numero annetaan järjestyksessä.
  • Kokoamispäivä on yleensä raportointikuukauden viimeinen päivä.

Vaihe 4 - raportointijakso

Työaikalomake luovutetaan kuukaudeksi - elokuun ensimmäisestä viimeiseen päivään meidän tapauksessamme.

Vaihe 5 – Työntekijän tiedot

Jokaisesta osaston työntekijästä täytetään oma rivi.

  • Järjestysnumero taulukossa.
  • Työntekijän sukunimi ja asema.

  • Jokaiselle työntekijälle annetaan henkilöstönumero, jota käytetään kaikissa sisäisissä kirjanpitoasiakirjoissa. Työntekijä säilyttää sen koko organisaatiossa työskentelyn ajan, eikä sitä siirretä toiselle henkilölle useiden vuosien ajan irtisanomisen jälkeen.

Vaihe 6 – Läsnäolo- ja aukioloajat

Lyhennettyjä tunnuksia käytetään työntekijöiden läsnäolo- ja poissaolotietojen täyttämiseen. Löydät luettelon niistä artikkelin lopusta erillisestä kappaleesta. Esimerkissämme työntekijälle Petrov A.A. 4 käytettyä lyhennettä:

  • I - äänestysprosentti (äänestysosuuden tapauksessa työtuntien määrä kirjataan alasoluun);
  • viikonloppuna;
  • K - työmatka;
  • OT - loma.

Vaihe 7 - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä

  • 5. sarakkeessa ilmoitetaan työpäivien ja -tuntien lukumäärä puolen kuukauden välein.

  • Kuudennessa sarakkeessa - kuukauden päivien ja tuntien kokonaismäärä.

Vaihe 8 – Palkkatiedot

Maksutyyppikoodi määrittelee tietyn käteismaksutyypin, joka on salattu numeroihin. Katso täydellinen koodiluettelo artikkelin lopusta. Esimerkki käyttää:

  • 2000 - palkka (palkat);
  • 2012 - loma.

  • Vastaava tili - tili, jolta poistetaan tietyntyyppisen palkkion kulut. Meidän tapauksessamme palkkojen, matkamaksujen ja lomarahojen poistotili on sama.

  • Sarakkeessa 9 ilmoitetaan kunkin palkkalajin työpäivien tai työtuntien lukumäärä. Meidän tapauksessamme läsnäolo- ja työmatkapäivät syötetään yläsoluun ja lomapäivät alasoluun.

Jos yksi palkkalaji (palkka) koskee kaikkia työntekijöitä kuukauden aikana, niin päälle kirjoitetaan maksulajikoodi ja tilinumero, sarakkeet 7 ja 8 jätetään tyhjiksi, jolloin sarakkeessa 9 ilmoitetaan vain työpäivät tai työtunnit. . Kuten tämä:

Vaihe 9 – yksityiskohdat saapumatta jättämisen syistä ja ajasta

Sarakkeissa 10-12 on poissaolon syyn koodi ja poissaolotuntien määrä. Esimerkissämme työntekijä oli poissa 13 päivää:

  • 3 päivää - työmatkan yhteydessä;
  • Olin lomalla 10 päivää.

Vaihe 10 - vastuuhenkilöiden allekirjoitukset

Työaikalomake allekirjoitetaan kuun lopussa:

  • kunnossapidosta vastaava virkamies;
  • osastopäällikkö;
  • henkilöstön työntekijä.

Kuinka merkitä loma työaikalomakkeeseen

Ennen loman merkitsemistä työaikalomakkeeseen on tärkeää tietää seuraavat asiat:

  • millainen loma lopettaa;
  • loma-aika - mistä päivästä mihin päivään työntekijä lepää;
  • millä menetelmällä aikalomake täytetään - kiinteät vai vain poikkeamat kirjataan.

Erilaiset lomat on merkitty raporttikortilla seuraavilla lyhenteillä:

toinen palkallinen loma

maksetaan ylimääräistä

hallinnollinen (palkkaa säästämättä)

koulutusta säästävällä palkalla

työharjoittelu (lyhennetty päivä)

koulutusta säästämättä palkkaa

raskauteen ja synnytykseen

lapsen hoitoon enintään 3 vuotta

tallentamatta tarjouspyyntöä laissa säädetyissä tapauksissa

lisää tallentamatta RFP:tä

Käytettäessä molempia työaikalomakkeen täyttötapoja, lomakuvake kiinnitetään jokaiselle työntekijän poissaolopäivälle. Se on vain niin, että jatkuvaa menetelmää käytettäessä jäljellä olevat päivät täyttyvät vuorovaikutuksista (ehdollinen koodi "I"), ja poikkeamien laskentatapaa käytettäessä ne jäävät tyhjiksi.

Muut nimitykset ja koodit taulukossa

Annamme työaikalomakkeessa käytetyt kirjainmerkit taulukoiden muodossa.

Läsnäolo työpaikalla:

Poissaolo töistä:

tilapäinen työkyvyttömyys (sairasloma), johon liittyy etuuksien maksaminen

tilapäinen työkyvyttömyys ilman etuuksien maksamista

lyhennetty työaika laissa säädetyissä tapauksissa

pakkopoissaolo laittoman keskeyttämisen (irtisanomisen) aikana

ilmestymättä jättäminen valtion (julkisten) tehtävien hoitamisen yhteydessä

poissaolo ilman hyvää syytä

osa-aikatyö

viikonloppuisin ja pyhäpäivinä

palkallinen lisäloma

palkatonta lisälomaa

lakko

selittämätön syy poissaoloon

työnantajan syyllisyydestä johtuvia seisokkeja

seisokkeja kenestäkään riippumattomista syistä

työntekijästä johtuvia seisokkeja

erotus työstä (palkattu)

keskeyttäminen ilman palkkaa

työn keskeyttäminen tarjouspyynnön viivästymisen vuoksi

Annamme vain palkkiotyyppien tärkeimmät digitaaliset koodit(Täydellinen luettelo on Venäjän liittovaltion verohallinnon määräyksessä 13. lokakuuta 2006 N SAE-3-04 /):

Täytetty työaikalomakkeen malli

Työaikalomaketta ylläpitää mikä tahansa yritys, koska se heijastaa tärkeitä tietoja kaikista työntekijöistä, joten voit valvoa työkuria. Työaikalomake sisältää tiedot kunkin työntekijän työajasta. Niiden perusteella johto päättää ketä kannustaa, ketä rangaista bonusvähennyksellä ja kirjanpitäjä laskee palkan.

Työajan muoto on tämän ajan jakautuminen minkä tahansa kalenterijakson sisällä. Se säätelee tiukasti kestoa työviikko, joka tapahtuu seuraavasti: viisi työpäivää / kaksi vapaapäivää; kuusi työpäivää / yksi vapaapäivä; liukuva (vaihdettava) aikataulu; sekä epäsäännölliset työajat, aloitus- ja lopetusajat, peräkkäiset työ-/poistopäivät ja paljon muuta.

Vuorotyö- tämä on työn tyyppi, jossa tuotantoprosessi ei sovi työpäivän sallittuun kestoon. Tällaisissa tapauksissa otetaan käyttöön vuoroja - kaksi tai useampia tarpeesta riippuen.

Erikoistila on epäsäännölliset työajat. Siinä säädetään mahdollisuudesta ottaa työntekijän esimiehet mukaan suorittamaan tehtäviään sovitun työajan ulkopuolella.

Toinen tila on joustava aikataulu. Tässä työaika määräytyy osapuolten suostumuksella. Johto valvoo henkilöstön työaikoja.

Käytännössä käytetään kolmea kirjanpitotyyppiä:

  • päivittäin— päivittäisen työn kesto on voimassa olevan lainsäädännön mukainen. Työpäivän alku, loppu ja kesto eivät muutu;
  • viikoittain– päivittäiset aukioloajat voivat vaihdella, mutta viikoittaisia ​​normeja noudatetaan tarkasti;
  • tiivistettynä- edellisen tapaan vain raportointijakso on kuukausi, neljännes jne.

Säännöt työaikalomakkeen ylläpidosta tai siitä, miten työaikalomake laaditaan oikein

Aikalomake: miten se täytetään? Alla vastaamme tähän kysymykseen yksityiskohtaisesti. Tuntilomaketta ylläpidetään sekä sähköisessä että paperimuodossa, jälkimmäinen on pakollinen. Tietojen täyttäminen vain tietokoneella ei ole sallittua.

Voit ladata tuntilomakkeen, sen lomakkeen, näytteen tai lomakkeen ilmaiseksi Internetistä. Näyte työaikalomakkeen täyttämisestä sekä täytetty työaikalomake ovat nähtävissä myös ohjelmissa, kuten Consultant Plus ja Guarantor.

Tuntilomakkeen avaaminen tapahtuu kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä. Se toimitetaan yleensä kirjanpitoon kahdesti: ennen ennakkomaksua ja sitten ennen palkkalaskelmaa.

Kaikille organisaation työntekijöille on annettu henkilöstönumero, jota käytetään työnvalvonta- ja maksuasiakirjoissa.

Uusien työntekijöiden ottamisesta tai vanhojen työntekijöiden irtisanomisesta johtuvia muutoksia tehdään vain johdon virallisten määräysten perusteella.

Myös vuokratyöntekijät, harjoittelijat, joille maksetaan palkkaa, sisältyvät työaikalomakkeeseen. Mutta! Siviilioikeudellisessa työsuhteessa työskenteleville ei tehdä työaikalomaketta, vaan osa-aikatyöntekijöille on erillinen henkilönumero.

Työaikalomake on täytettävä joka päivä koko kuukauden ajan, ja viimeisenä työpäivänä jokaisesta työntekijästä tehdään yhteenveto: kuinka monta poissaoloa oli ja kuinka monta työtuntia. Aikalomakkeen täyttämiseen tarvitset T-12- tai T-13-lomakkeen, jotka ovat tietojen saatavuuden kannalta lähes identtisiä.

Harkitse vaiheittaiset ohjeet näihin lomakkeisiin perustuvan työaikalomakkeen laatimisesta ja toteuttamisesta.

  1. Yläpuolelle sinun tulee kirjoittaa yrityksen nimi. Sen on oltava täysin perustamisasiakirjoissa mainitun nimen mukainen.
  2. Seuraavaksi täytetään kohdat ”Laadintapäivä” (usein tämä on raportointikuukauden viimeinen päivä) ja ”Tositenumero”.
  3. "Raportointijakso"-solu sisältää vaihteluvälin kuukauden 1. päivästä viimeiseen päivään.
  4. Ensimmäisen osan ("Työtuntien laskenta") ensimmäisessä sarakkeessa on henkilöstön sarjanumerot.
  5. Sarakkeet 2 ja 3 täytetään henkilökohtaisten korttien perusteella (lomake nro T-2)
  6. 4. ja 6. sarake ovat kustannuskoodi ja päivittäiset työtunnit.
  7. Viides sarake ja 7. sarake ovat välituloksia kuukauden ensimmäiseltä puoliskolta ja toisesta puoliskosta. Ylimmässä solussa on työpäivät, alimmassa solussa työtunnit.
  8. Sarakkeet 8-17 täytetään kuun lopussa. Työpäivien kokonaismäärä ei sisällä viikonloppuja, työmatkoja, työntekijöiden poissaoloja eli päiviä, jolloin henkilö ei varsinaisesti ollut työpaikalla.
  9. 8. sarake on viidennen ja seitsemännen sarakkeen ylimpien solujen summa.
  10. 9. sarake - viidennen ja seitsemännen sarakkeen alempien solujen summa.
  11. 14. ja 16. sarakkeet ovat tuntien ja päivien lukumäärä.
  12. 15. sarake sisältää poissaolon syyn koodin.
  13. 17. sarake - vapaapäivien kokonaismäärä kuukaudessa.

Työaikalomakkeen toista osaa ylläpitää kirjanpito.

Aikataulu: symbolit, koodit ja lyhenteet

Kaikkiaan työntekijöiden tuntilomakkeessa on 36 koodia. Jokaisella indikaattorilla on aakkosellinen ja numeerinen nimitys. Alla on pöytäkirja työaikataulusta:

Indeksi Kirjainmerkintä Numeerinen merkintä
Työn kesto: - päivä-; - yö-; - viikonloput/lomat; - ylityöt; vuorotyö. YANRVSVM 102 030 405
Työmatka Vastaanottaja 06
Jatkokoulutus: - on tauko työstä - on tauko työstä matkalla toiselle alueelle. PCPM 0708
Lomat: - peruspalkkainen; - lisäpalkka; - koulutuksen yhteydessä maksettava lisäpalkka; - koulutukseen liittyvän työajan lyhentäminen osittaista palkkaa säilyttäen; - palkatonta lisävapaata koulutuksen yhteydessä; - raskauden ja synnytyksen vuoksi - lapsesta hoito 3 vuoden ikään asti; - palkaton, johdon luvalla; - palkaton, laissa säädetty; - vuosilisä ilman palkkaa. OTODUUVUROZHDOOZDB 9 101 112 131 415 161 856
Tilapäinen työkyvyttömyys: - lain mukaisen etuuden määräämisellä - ilman etuuksien määräämistä. BT 1920
Työajan lyhentäminen lain mukaan Mestarien liiga 21
Pakkopoissaolo (irtisanomisen tai toiseen työhön siirtymisen vuoksi) PV 22
Poissaolo julkisista tai valtion tehtävistä G 23
Kävely ilman hyvää syytä JNE 24
Osa-aikatyö johtajan harkinnan mukaan NS 25
Viikonloput ja vapaapäivät AT 26
Ylimääräiset palkalliset lomat OV 27
Ylimääräiset palkattomat lomat HB 28
Laillinen lakko ZB 29
Poissaolot tuntemattomista syistä HH 30
Seisokki: - työnantajan tuottamuksesta; - työntekijästä tai työnantajasta riippumattomista syistä; - työntekijän tuottamuksesta RNSAP 313 233
Laissa säädetty työkielto: - palkalla - ilman palkkaa NONB 3435
Työn keskeytys palkan viivästymisen vuoksi NZ 36

Ohjelmat työaikalomakkeen ylläpitoon

Aikalomakkeen täyttämiseen tietokoneella on monia ohjelmia, joita voi tilata Internetistä. Niiden ansiosta sähköisen tuntilomakkeen luominen ei ole vaikeaa. Harkitse suosituinta käyttäjien keskuudessa.

Kaikki toiminnot, toiminnot ja ominaisuudet on yksinkertaistettu mahdollisimman paljon ja ne on suunniteltu vähentämään niin työlästä ja aikaa vievää prosessia kuin työtuntien laskeminen.

Ohjelmassa on intuitiivinen käyttöliittymä, jonka avulla voit luoda vuorojen aikataulut. Sen työskentelyn oppiminen ei vaadi kursseja. Työaikalaskentaohjelma on kirjoitettu Excelissä. Sillä on kyky tallentaa:

  • työtunnit;
  • yötyöaika;
  • päivittäiset työajat;
  • työntekijän työkyvyttömyysaika;
  • työtunnit viikonloppuisin ja pyhäpäivinä;
  • poissaolot;
  • viat tai käsittely.

Ohjelma "aikataulu"

Tämä ohjelma on suunniteltu myös ottamaan huomioon työajat. Sen voi tilata verkosta hintaan 700-800 ruplaa. Tutustuaksesi sen työskentelyn periaatteeseen, voit ladata tuntilomakkeen kokeiluversion ilmaiseksi. Jos siinä on kaikki mitä tarvitset, voit ostaa sen. Tämä vaatii rekisteröitymisen ja maksun, jonka jälkeen tulee rekisteröintiavain, joka poistaa kaikki rajoitukset.

Kirjoita kysymys alla olevaan lomakkeeseen: