verot

Aikataulu tehdään. Onko elektronisten ohjausjärjestelmien käyttö laillista? Työaikalomakkeen täyttämisen ominaisuudet joissain tapauksissa

Perustuu Art. Venäjän federaation työlain 91 artiklan mukaan kaikkien työnantajien on valvottava, kuinka monta tuntia kukin heidän alainensa todella työskenteli. Venäjän federaation valtion tilastokomitean 5. tammikuuta 2004 annetulla asetuksella hyväksyttiin erityinen lomake "Time sheet".

Sinä tulet oppimaan:

Kuinka pitää työaikalomaketta vuonna 2018.
Mitä nimityksiä käytetään.
Kuinka täyttää työaikalomake osa-aikatyötä varten.
Miten lomapäivät merkitään työaikalomakkeeseen.
Kuinka merkitä vapaapäivä työaikalomakkeeseen.
Kuinka sairausloma merkitään oikein työaikalomakkeeseen.
Mitä kysymyksiä henkilöstöpäälliköillä on työaikalomaketta täyttäessään?
Mitkä ovat yleisimmät virheet, joita henkilöstöpäälliköt tekevät työaikalomakkeen ylläpidossa?

Kuinka pitää työaikalomaketta vuonna 2018

Työaikalomake on yksi tärkeimmistä henkilöstöasiakirjoista. Siihen merkitään kaikki työntekijöiden työvuorot ja työtunnit päivittäin, ja tämän asiakirjan perusteella palkka lasketaan kuukausittain. Lisäksi työaikaraportista laaditaan tilastollinen raportointi työvoimasta ja muista analyyttisista asiakirjoista.

Venäjän federaation työlain 91 §:ssä todetaan, että työnantajan on pidettävä työaikalomaketta. Ei ole väliä mihin suuntaan yritys toimii ja millainen omistusmuoto sillä on. Työaikalomakkeessa näkyy henkilöstön tekemien tuntien ja päivien (vuorojen) lukumäärä. Tuntilomakkeen muoto voi olla joko paperi tai sähköinen.

Lataa aikataulukko

Työaikalomakkeessa näkyvät tiedot on todistettava. Siksi ennen täydellistä siirtymistä sähköiseen kirjanpitoon on annettava sähköiset allekirjoitukset vastuuhenkilöt: rakenneosaston päällikkö, HR-asiantuntija ja ajanottaja.

Vuonna 2018 työajan kirjaamiseen käytetään yhtenäisiä lomakkeita T-12 tai T-13, jotka on hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean päätöksellä.

Muodot ovat erilaisia. T-12 on universaali vaihtoehto, jota käytetään paitsi työajan kirjaamiseen, myös henkilöstön palkkojen laskemiseen ja maksamiseen. Täyttäessäsi kohtaa "Selvitys henkilöstön kanssa palkkiosta" syötä maksutyypin koodit lomakkeen T-12 tuntilomakkeeseen.

T-13-lomakkeella olevaa työaikalomaketta säilytetään työajan kirjaamiseksi, jos yrityksessä on automaattinen läsnäolo-poissaolojärjestelmä (kääntöportti).

Työnantajalla on oikeus käyttää omia vastaaviin tarkoituksiin suunniteltuja lomakkeita.

Tärkeä: vain kaupallisilla yrityksillä on oikeus kehittää itsenäisesti kirjanpitolomakkeita. Valtion- ja budjettiorganisaatiot käyttävät vakiolomaketta nro 0504421 (Venäjän valtiovarainministeriön 30. maaliskuuta 2015 päivätyn määräyksen nro 52n mukaisesti, joka sisältää myös ohjeet lomakkeen oikeaan täyttämiseen).

Jos puhumme pienestä yrityksestä, jossa on pieni määrä työntekijöitä, voidaan käyttää yhtä yleistä työaikalomaketta. Jos yritys on suuryritys, jokaiselle rakenneyksikölle tehdään yleensä oma työaikalomake. Sen laatii työaikakirjanpitoa harjoittava vastuuhenkilö (ajanpitäjä), kirjanpitäjä, henkilöstöosaston asiantuntija tai muu virkamies.

Työajat otetaan automaattisesti huomioon käyttämällä T-13-lomaketta, joka koostuu vain yhdestä osasta.

Lataa malli T-13 tuntilomakkeesta

Sinun on noudatettava kaikkia vahvistettuja sääntöjä, kun luot aikaraportin. Lomaketta, jonka yritys on laatinut missä tahansa määritellyssä muodossa, voidaan täydentää tarvittavilla tiedoilla - tämän päättää työnantaja. Pääehto on pakollisten tietojen läsnäolo, nimittäin:

asiakirjan laatimispäivä ja otsikko;
yrityksen ja sen rakenteellisen osaston täydellinen nimi;
yksiköt, joissa työntekijöiden työaika mitataan;
kirjanpitoa ylläpitävien työntekijöiden asemat, koko nimet ja henkilökohtaiset allekirjoitukset.

Testi ja suunnittelija, joka auttaa sinua tekemään kaiken puolessa päivässä

Gazpromin konsultti selitti Commercial Director -lehden toimittajille yksityiskohtaisesti, kuinka kaikki asiat hoidetaan kaksi kertaa nopeammin. Testi auttaa sinua tarkistamaan, kuinka hallitset aikaa, ja automaattinen ajoitus auttaa sinua selvittämään tehtävät nopeasti.

Mitä symboleja työaikalomakkeessa käytetään

Käytössä Etusivu yhtenäisellä lomakkeella on yksityiskohtainen luettelo tuntilomakkeen täyttämisessä käytetyistä symboleista. Useimmiten on olemassa sellaisia digitaalisia koodeja tai niiden aakkosllisia vastineita:

01 (I) - päivätyö;
02 (H) - yötyö;
03 (RV) - työ viikonloppuisin ja vapaapäivinä;
04 (C) - ylityö;
05 (VM) - siirtomenetelmä;
06 (K) - ;
07 (PC) - jatkokoulutus, jossa on tauko tuotannosta;
08 (PM) - jatkokoulutus, jossa on tauko työstä toisella alueella;
09 (OT) - vuosipalkkainen perusloma;
10 (OD) - vuotuinen palkallinen lisäloma;
11 (U) - palkallinen opintovapaa (näkyy työn ja opiskelun yhdistävien työntekijöiden tuntilomakkeessa 2018);
12 (HC) - osapalkkaisessa työssä opiskelevien työntekijöiden lyhennetty työaika;
13 (UD) - palkaton opintovapaa;
14 (P) - äitiysloma tai vastasyntyneen lapsen adoption yhteydessä;
15 (EUVL) - vanhempainloma enintään kolme vuotta;
16 (DO) - palkaton loma, myönnetään työntekijälle työnantajan suostumuksella;
17 (OZ) - palkaton loma, myönnetään laissa säädetyissä tapauksissa;
18 (DB) - vuosittainen palkaton lisäloma;
19 (B) - väliaikainen työkyvyttömyys etuuksien määräämisen yhteydessä (sairasloma);
20 (T) - tilapäinen työkyvyttömyys ilman etuutta;
24 (PR) - poissaolot;
26 (B) - viikonloppu tai vapaapäivä;
30 (НН) - saapumatta jättäminen työpaikka tuntemattomista syistä.

Koodi "30" asetetaan siihen asti, kunnes työntekijän työpaikalta poissaolon syyt selvitetään. Jos esimerkiksi tiedetään, että työntekijä on sairas, ja tämä tosiasia vahvistetaan lääketieteellisen laitoksen todistuksella, koodi "30" tai "НН" muutetaan arvoksi "19" tai "B".

Jos yrityksellä ei ole tarpeeksi tyypillistä tuotantotilanteita kuvaavaa koodilistaa, sillä on oikeus tehdä lisäyksiä milloin tahansa. Oikaisujen yhdistämisestä annetaan määräys. Tästä määrätään "Ensisijaisten tietueiden yhtenäisten muotojen soveltamista koskevassa menettelyssä", joka on hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 24. maaliskuuta 1999 annetulla päätöslauselmalla nro 20.

Lataa mallitilaus uusien nimitysten käyttöönotosta työaikalomakkeeseen

Asianmukainen tuntikirjanpito

Aikataulua voidaan ylläpitää kahdella tavalla:

menetelmä jatkuvan läsnäolon ja työstä poissaolon rekisteröimiseksi;
erilaisten poikkeamien rekisteröinti.

Menetelmän valinta riippuu työaikataulusta. Työaikalomakkeen ylläpitojärjestelmä perustetaan yrityksen kirjanpitopolitiikkaa laadittaessa, jota säätelee johdon määräys. Laskentaperiaatteessa on määrätty, kuinka kauan työaikalomake on toimitettava kirjanpitoon.

Jos työaikataulu säilytetään Menetelmä jatkuvaan läsnäolo- ja poissaolojen kirjaamiseen, niin kuukauden kalenteripäivät merkitään asiakirjassa erillisiin soluihin. Muista laittaa muistiin läsnäolo- ja poissaolokoodit, joiden alla ne näkyvät kaikki yhteensä työntekijän tekemiä tunteja.

Jos käyttää poikkeamien rekisteröintimenetelmä, asiakirjassa näkyvät vain poikkeamat vahvistetuista työajoista (jos ne ovat kiinteitä). Se sisältää poissaolot, myöhästymiset ja ylityöt. Poissaolot lasketaan aina päiviin. Ylärivillä sarakkeet kiinnittävät symbolien koodin. Alla olevia kenttiä ei ole täytetty.

Jos päivän ja työvuoron pituus pysyy ennallaan, kirjataan vain poikkeamat normaaliajasta (poissaolo, myöhästyminen). Jos työn kesto on normaali, voidaan kirjata vain poissaolot.

Jos työntekijä työskentelee sisäisessä osa-aikatyössä, hänelle määrätään kaksi henkilönumeroa ja ne merkitään asiakirjaan kahdesti - osa-aikaisena työntekijänä ja päätyöntekijänä. Tarkastellaan työaikalomakkeen oikeaa täyttöä lomakkeen T-12 kohdan 1 "Työaikapöytäkirja" esimerkin mukaisesti.

Käytä työaikalomaketta täytettäessä digitaalisia tai vastaavia aakkoskoodeja. Huomaa, että eri yhtiöiden tuntitaulukkoa voidaan ylläpitää eri sääntöjen mukaan.

Esimerkki työaikataulun pitämisestä:

työntekijän numero järjestyksessä (1);
Koko nimi, asema tai erikoisala (2);
henkilöstömäärä (3).

Sarakkeissa 4 ja 6 on rivit, joille on ilmoitettava, kuinka paljon aikaa kukin työntekijä työskentelee päivittäin kuukauden aikana. Kirjoita yläriville tietyn päivämäärän aikakustannuskoodi (4). Alarivi kuvaa työskennellyn tai työttömän ajan pituutta tunteina tai minuutteina (5). Lisää tarvittaessa sarakkeiden määrää lisätietojen saamiseksi aikatilan mukaan. Ylemmille riveille 5 ja 7 merkitään työpäivien lukumäärä (6) ja alemmilla riveillä - puolen kuukauden työtuntien kokonaismäärä (7).

Jokaisen kuukauden tulosten mukaan työntekijälle kirjataan työpäivien kokonaismäärä (8), tuntien määrä (9), vapaapäivien tai lomapäivien kokonaismäärä (10). Seuraavaksi selvitetään kuinka monta ylityötuntia työntekijällä oli (11). On parempi täyttää aikalomake samassa järjestyksessä, jotta ei erehdy.

Yöajat sisältävät ajanjakson klo 22.00-06.00. Laske kuinka monta yötuntia työntekijä teki tilikauden aikana ja sisällytä saatu luku sarakkeeseen 11 (12). Huomioi samalla työtuntien määrä viikonloppuisin tai pyhäpäivinä (jos ne osuivat työaikaan (13).

Sarakkeessa 14 merkitään kaikki poissaolot. Kirjoita yläriville päivien lukumäärä (14) ja alariville käyttämättömien tuntien määrä (15). Syötä sarakkeeseen 15 koodi (16) ja sarakkeeseen 16 - poissaolopäivien ja -tuntien lukumäärä ilmoittamalla koodi (17). Lisäksi työaikalomakkeen tulee allekirjoittaa tuntilomakkeen täyttämisestä vastaava henkilö (18), osastopäällikkö (19) ja henkilöstövastaava. Pakolliset tiedot - näiden henkilöiden tehtävien nimet ja heidän henkilökohtaiset allekirjoitukset dekoodauksella.

Näiden toimenpiteiden jälkeen työaikalomakkeen ylläpidosta vastaava henkilö antaa asiakirjan kirjanpitoon. Työaikalaskelman perusteella työntekijät laskevat ja karttuvat palkat.

Tärkeä! Työntekijän tuntikirjaan merkitsemisen tai siitä poissulkemisen perusteena tulisi olla henkilöstöasiakirjat, esimerkiksi irtisanomismääräys, palkkaus, työsopimus. Pakollinen vaatimus on asiakirjatodiste muistiinpanosta järjestelmän noudattamatta jättämisen syistä.

Merkintäperusteena voi olla tilaus, sairausloma, todistus valtion tai julkisten töiden suorittamisesta, varoitukset seisokeista jne. Raporttikortti ei saa sisältää merkintöjä siviilioikeudellisista palveluista. sopimuksia.

10 vinkkiä myyntitiimin johtamiseen

Kuinka täyttää työaikalomake osa-aikatyötä varten

Osa-aikatyöntekijöiden työaika raporttikorttiin kirjataan yleisten sääntöjen mukaisesti. Osa-aikaisen työntekijän tiettynä päivänä tekemien tuntien määrä näkyy soluissa vastaavilla päivämäärillä. Viikonloppupäivät on merkitty koodilla "C", lomapäivät - merkillä "OT", sairauspäivät, dokumentoitu, - "B".

Osa-aikatyöntekijän työaikalomake laaditaan erityisten sääntöjen mukaan. Tiedetään, että Venäjän lainsäädäntö kieltää osa-aikatyöntekijöitä työskentelemästä laitoksessa pidempään kuin osa-aikaisesti. Toisin sanoen osa-aikatyöntekijä on velvollinen tekemään vähemmän töitä muihin työntekijöihin verrattuna.

Jos yrityksessä on normaali viiden päivän työviikko, niin osa-aikatyöntekijällä on jokaisen työpäivän aikana oikeus tehdä 4 tuntia työtä. Vuoro- tai vuorotyöaikataululla hän voi työskennellä eri tuntimäärän päivittäin. Tärkeintä on, että kokonaiskuormitusta ei ylitetä.

Pysähdytään osa-aikatyön tuntilomakkeen täyttämisen sääntöihin.

Osa-aikatyöntekijöiden työaika raporttikorttiin kirjataan samojen sääntöjen mukaan kuin tavallisilla työntekijöillä. Työaikalomake (Excelissä tai muussa ohjelmassa) laaditaan samojen vaatimusten mukaisesti.
Osa-aikatyöntekijä ei voi tehdä enempää kuin mitä hänen kuormansa antaa.
Eri työpäivinä työntekijällä on oikeus tehdä eri tuntimäärää - kaikki riippuu aikataulusta sekä lisä- että päätyöpaikalla.
Jos osa-aikatyöntekijä ei jonain päivänä työskentele päätyöpaikalla, hänellä on oikeus työskennellä osa-aikatyöntekijänä kokopäiväisesti (yleistä työtuntinormia ylittämättä).

Sekä sisäisten että ulkopuolisten osa-aikatyöntekijöiden työaika otetaan huomioon yleisten sääntöjen mukaisesti. Ainoa ero on työtuntien määrä. Mutta sisäisten ja ulkopuolisten osa-aikatyöntekijöiden työajan huomioimisen välillä on eroja.

Tiedämme, että ulkopuoliseksi osa-aikaiseksi työntekijäksi kutsutaan työntekijää, jonka päätoimipaikka on toinen organisaatio. Toisin sanoen hänen työaikalomakkeensa tulisi sisältää vain yksi rivi - asema, jolla osa-aikatyö on tässä yrityksessä.

Sisäinen osa-aikainen työntekijä on työntekijä, joka toimii kahdessa tehtävässä samassa oppilaitoksessa. Vastaavasti hänen työaikansa yhdelle ja toiselle tehtävälle kirjataan samalle työaikalomakkeelle. On tärkeää, että jokaisessa tehtävässä työskennelty aika otetaan huomioon erikseen. Osa-aikatyötunteja ei saa laskea yhteen. Tuntilomakkeessa on erilliset sarakkeet koodilla "CB".

Alla esimerkkejä osa-aikatyöstä viiden päivän työviikon kanssa ulkopuolisille osa-aikatyöntekijöille, vakiotyöstä sisäisille osa-aikatyöntekijöille sekä sisäisen osa-aikatyön työstä viisipäiväisellä työllä. työviikko päätehtävään ja kiertävä aikataulu ylimääräiseen.

Ulkopuolisen osa-aikatyön (Petrova D. A., kirjanpitäjä) työajan kirjanpitomenettely, kun osa-aikatyötä tehdään viisipäiväisen viikon ajan:

Koko nimi, asema

Henkilöstönumero

Kuntoili

Ivanova E.S. Sihteeri

Petrova D. A., kirjanpitäjä

Sisäisen osa-aikatyön tehtyjen työtuntien kirjanpitomenettely päätoimessa viisipäiväisenä työviikkona ja ylimääräisenä liukuvana työaikana:

Koko nimi, asema

Henkilöstönumero

Kirjaa läsnäolosta ja työtuneista

Kuntoili

Mamedova E. A., hoitosairaanhoitaja, vartijahoitaja

Sisäisen osa-aikatyöntekijän työajan kirjanpitomenettely viiden päivän ajalta:

Koko nimi, asema

Henkilöstönumero

Kirjaa läsnäolosta ja työtuneista

Kuntoili

Mamedova E. A., sihteeri, henkilöstöosaston tarkastaja

Miten loma näkyy työaikalomakkeessa

Varsinaisiin työtuntilomakkeisiin sekä työnantajan itse laatimiin asiakirjoihin voi merkitä tiedot tosiasiallisesti tehdyistä työtunneista ja leposta.

HR-asiantuntijat käyttävät pääsääntöisesti valmiita lomakkeita. Syitä tähän on useita: ne ovat kätevimmät käyttää, niitä ei tarvitse erikseen hyväksyä ja sopia, eivätkä Valtiotarkastuslaitoksen tarkastajat tarkastusten aikana kysele niistä. Työajan kirjaamiseen voit käyttää lomakkeita T-12, T-13 tai OKUD 0504421 "Työaikalomake". Lomake T-12 tarvitaan työtuntien palkan laskemiseen.

Työaikalomakkeeseen merkitään tiedot työntekijän työssäolosta ja poissaolosta sekä hänen tekemiensä työtuntien määrästä. Erikoislääkärin esiintymiset ja poissaolot luokitellaan erikseen (työ yöllä, viikonloppuisin, loma omalla kustannuksellaan jne.), koska hänen palkansa määrä riippuu suoraan työskentelyajan tyypistä sekä poissaolon syystä .

Tästä erillinen vastuuhenkilö, esimerkiksi ajanottaja, henkilöstöasiantuntija tai kirjanpitäjä, voi merkitä työajat ja lomat työaikalomakkeeseen. Tämä velvollisuus on mainittava asianomaisen työntekijän kanssa tehtävässä työsopimuksessa. Voit myös antaa tilauksen kirjanpidosta vastaavan asiantuntijan nimittämisestä.

Lomakkeet T-12 ja T-13 ovat taulukoita, joiden jokainen rivi on osoitettu yksittäiselle työntekijälle. Sarakkeet on tarkoitettu päivämäärien syöttämiseen. Jokaisen päivän vastaavaan soluun laitetaan kirjaimia ja numeroita sisältävä koodi, joka heijastaa työ- tai vapaa-ajan tyyppiä. Merkitse alla olevaan soluun tarkalleen kuinka monta tuntia työntekijä työskenteli.

Käytännöt loman kirjaamiseksi työaikalomakkeeseen:

Kaikilta työntekijöiltä vaaditaan vuosiluku vähintään 28 palkallista lomaa kalenteripäivät. Se tarjotaan joka vuosi saapumisjärjestyksessä (lukuun ottamatta useita työntekijäryhmiä, joilla on oikeus valita päivämäärät harkintansa mukaan). Useissa tilanteissa, jos työntekijä ja työnantaja pääsevät sopimukseen, loma jaetaan osiin tai siirretään seuraavalle vuodelle.

Huolimatta siitä, että aikataulu laaditaan aina etukäteen (kaksi viikkoa ennen uutta kalenterivuotta), lomapäiviä ei tuntilomakkeeseen tule ilmoittaa etukäteen. Jos työntekijä lähtee lomalta etuajassa tai sairastuu, on työaikalomaketta muutettava vastaavasti.

Kun työntekijä on lähtenyt vuosipalkkaiselle lomalle, kirjanpidosta vastaavan työntekijän tulee syöttää tuntilomakkeeseen joka päivä koodi OT tai 09.

Tiettyjen ryhmien työntekijöillä on oikeus pitää vuosittaisen 28 päivän loman lisäksi myös palkallista lisäaikaa. Tällainen loma voidaan viettää yhdessä pääloman kanssa, osa siitä tai erikseen.

Käyttöoikeus ylimääräisiä lomapäiviä siellä työskentelee asiantuntijoita:

epäsäännöllisenä työpäivänä (jos tämä ehto on määritelty työsopimuksessa) - 3 kalenteripäivää tai enemmän;
haitallisissa (2, 3, 4 astetta) tai vaarallisissa työoloissa - 7 tai enemmän kalenteripäivää;
erityisissä työoloissa (työntekijöiden luettelon ja lisälomakauden keston vahvistaa Venäjän federaation hallitus).

Tärkeä! Työaikalomakkeeseen lisävapaat tulee merkitä erillisessä järjestyksessä, vaikka lisäpäivät tulisi heti päävapaan jälkeen. Voit tehdä tämän kirjoittamalla koodin OD tai 10.

Venäjän lainsäädäntö antaa työntekijöille mahdollisuuden ottaa vuosittaisen perus- ja lisäloman lisäksi myös:

palkaton loma;
opintovapaata (joka säilyttää keskiarvon palkka, tuloja ei jaeta tai ne maksetaan osittain);
äitiysloma naisille;
vanhempainvapaa.

Mieti, kuinka kukin näistä lomapäivistä kirjataan työaikalomakkeeseen.

Perustuu Art. Venäjän federaation työlain 128 artiklan mukaan jokaisella työntekijällä on oikeus pyytää työnantajaa tarjoamaan hänelle palkaton loma tiettynä päivänä/päivinä henkilökohtaisten ongelmien ratkaisemiseksi. Puhumme ns. leposta omalla kustannuksellasi. Työnantaja päättää myöntääkö työntekijälle loman vai ei. Jos työntekijä pitää palkatonta vapaata, tuntikirjaan merkitään koodi DO tai 16.

Samassa artiklassa (Venäjän federaation työlain 128 artikla) sanotaan työnantajan velvollisuudesta useissa tilanteissa tarjota lomaa omalla kustannuksellaan työntekijän pyynnöstä. Oikeus tällaiseen lepoon on:

työssäkäyville eläkeläisille (iän mukaan). He voivat pitää lomaa enintään 14 kalenteripäivää vuodessa;
sotilaiden vanhemmilta ja puolisoilta, poliiseilta, liittovaltion palolaitokselta, tullilta, rikoslaitosten ja -elinten työntekijöiltä, henkilöiltä, jotka kuolivat tai kuolivat vamman, aivotärähdyksen tai vamman seurauksena sotilastehtäviä suorittaessaan tai asepalvelukseen liittyvän sairauden seurauksena - enintään 14 kalenteripäivää vuodessa;
työskenteleville vammaisille - 60 kalenteripäivää vuodessa;
työntekijöille, joilla on lapsi, avioliitto rekisteröidään, lähisukulaiset kuolevat - enintään 5 kalenteripäivää.

Tällainen palkaton loma on kirjattu raporttikorttiin OZ-koodilla tai 17.

Lisävapaata, jolla säilyy keskiansiot, pykälän perusteella. Venäjän federaation työlain 173 mukaan työntekijät, jotka työskentelevät ja saavat samalla ylemmän tai keskiasteen ammattimainen koulutus osa-aikaisesti tai osa-aikaisesti, toisin sanoen työtä keskeyttämättä.

Esimies on velvollinen antamaan opintovapaata, jotta työntekijät voivat suorittaa:

väliistunnot - 20 - 50 kalenteripäivää kullakin kurssilla;
lopullinen valtion sertifiointi - 2-4 kuukautta.

Loman myöntämisen perusteena ovat oppilaitoksen asiakirjat.

Korjataksesi palkallisen opintovapaan laita tuntilomakkeeseen koodi U tai 11.

Päätoimisilla työntekijöillä on oikeus vaatia työnantajalta palkatonta koulutusvapaata pääsykokeiden tai istuntojen läpäisemiseksi. Opintovapaa näkyy tuntilomakkeessa koodilla UD tai 13.

Myös työaikalomakkeeseen tulee kirjata äitiysloma.

Naisilla on oikeus äitiyslomaan. Loman myöntämisen perusteena on työkyvyttömyystodistus. Työntekijä voi pitää lomaa 70 tai 84 päivää (jos raskaus on monisikiö) ennen odotettua synnytyspäivää tai välittömästi sen jälkeen. Mutta kaiken kaikkiaan tällaisen loman tulee olla yhtä suuri kuin laissa (Venäjän federaation työlain 255 artikla) määritetty päivien lukumäärä: 140 - 194. Työaikataulukossa raskaus ja vanhempainloma merkitään kirjaimella P tai numero 14. Sama koodi annetaan työntekijälle, joka adoptoi lapsen ja pitää siksi lomaa.

Äitiysvapaan umpeutuessa toisella vanhemmista tai muulla lasta hoitavalla henkilöllä (isoäiti, isoisä, huoltaja) on oikeus pitää hoitovapaata, kunnes lapsi täyttää kolme vuotta. Tänä loman aikana yritys säilyttää työntekijälle paikan ja maksaa hänelle päivärahaa.

Lomakkeessa T-12 tai T-13 vanhempainloma merkitään EYVL-koodilla tai 15.

Kuinka merkitä vapaa-aika työaikalomakkeeseen

Nykyisen lainsäädännön mukaan yritysten on harkittava tarkasti työtoimintaa henkilöstöä. Tästä syystä esimiesten on kirjattava jokainen vapaapäivä työaikalomakkeeseen.

Venäjän yrityksillä on oikeus laatia omat säännöt T-12- tai T-13-lomakkeen täyttämiselle ja korjata ne ohjeessa tai käsikirjassa. Ennen vapaa-ajan kirjaamista tuntilomakkeeseen, sinun on valittava myös koodit. Yleisiä ovat:

РВ, 03 - työntekijöiden työaika viikonloppuisin ja pyhäpäivinä.
OV, 27 - palkalliset vapaapäivät.
HB, 28 - palkaton loma.

Työntekijä on mahdollista houkutella työhön vapaapäivänä vain hänen suostumuksellaan. Tässä tapauksessa annetaan erikoistilaus, joka sisältää seuraavat kohdat:

Yrityksen nimi.
Hyväksymispäivämäärä, numero ja kaupunki, jossa laitos sijaitsee.
Asiakirjan nimi (esimerkiksi "Voinnostaa tehdä töitä vapaapäivänä").
Määräyksen perustelu.
Ohjeet tiettyjen työntekijöiden houkuttelemiseen ja tuplahinnan maksamiseen 1 päivältä vahvistetun palkan yläpuolella.
Tilauksen hyväksyneen työntekijän asema, koko nimi ja allekirjoitus.
Tilauksen tuntevien työntekijöiden koko nimi ja allekirjoitukset.

Tärkeä! Tilauksessa annetut tiedot huomioiden työaikalomakkeessa näkyy työntekijöiden työaika vapaapäivänä.

Jos yritys käyttää yksilöllistä lomaketta, 6.12.2011 annetun lain nro 402-FZ perusteella vapaa-aika merkitään raporttikorttiin yleisesti hyväksytyn tai oman koodin muodossa.

Työn ja palkan ominaisuudet vapaapäivinä näkyvät Venäjän federaation työlaissa. Jos työaikalomake on täytetty oikein, työtuntien laskeminen henkilöstön kanssa ei aiheuta vaikeuksia.

Minkä tahansa yrityksen työntekijät joutuvat ajoittain työskentelemään viikonloppuisin eri syistä - esimerkiksi sinun on kiireellisesti valmistauduttava tarkastukseen tai lähetettävä toimitetut tavarat.

Työntekijällä on oikeus oman harkintansa mukaan päättää, mikä viikonloppu- tai lomatyön maksutapa on hänelle parempi. Hänellä on oikeus vaatia kaksinkertaista maksua tai sopia yhteenlaskettuun summaan, mutta samalla vaatia vapaapäivää. Työnantaja ei voi missään tapauksessa vaikuttaa työntekijän päätökseen.

Samanaikaisesti työntekijät, joilla on vähintään 2 kuukauden määräaikainen työsopimus yrityksen kanssa, eivät voi esittää tällaisia vaatimuksia. Venäjän federaation työlaissa todetaan, että viikonloppu- ja pyhäpäivinä tehdystä työstä he voivat saada vain kaksinkertaisen palkan.

Mukaisesti Työlaki RF on mahdollista saada henkilökuntaa työskentelemään viikonloppuisin vain hätätilanteissa. Oletetaan, että sinun on suoritettava kiireellisesti tehtäviä, jotka vaikuttavat yrityksen tulevaan työhön. Jos johtaja ei noudata Venäjän federaation työlain normeja, hän rikkoo lakia. Tämä uhkaa häntä vakavilla ongelmilla tarkastaessaan valvontaelimiä.

Alla on työaikalomake - esimerkki vapaa-ajan täyttämisestä.

Määrä
päällä
Tilaus

henkilöstöä
huone

Kaikki yhteensä
kuntoili
ensimmäisen
puoli
kuukaudet

Ivanova E. V.

Kuinka täyttää työaikalomake, jos työntekijä on sairauslomalla

Hyvin usein organisaatioissa on kysymys sairausloman oikeasta heijastuksesta raporttikortissa. Jotta sairasloma kirjataan oikein raporttikorttiin, sinun on otettava huomioon:

mitä menetelmää käytetään työhön osallistumisen tai poissaolon kirjaamiseen (täysi rekisteröinti vai vain poikkeamien rekisteröinti);
kuinka sairausloma merkitään raporttikortissa (kirjainkoodi "B", digitaalinen koodi "19" - lomakkeen nro T-12 sarakkeelle 15).

Harkitse, kuinka sairausloma merkitään raporttikorttiin täydellinen rekisteröintitapa. Työntekijän sairauspäivinä, jotka on vahvistettu hoitolaitoksen todistuksella, sinun on laitettava rivin yläpuolelle esimerkiksi kirjainkoodi "B" ja tosiasiallisesti tehtyjen työtuntien määrä "0". Seuraavaksi sinun on laskettava yhteen tehtyjen päivien ja työtuntien määrä.

Alla on esimerkki sairausloman merkinnästä raporttikortissa jatkuvaa rekisteröintimenetelmää käytettäessä:

Sekvenssi numero

Sukunimi, nimikirjaimet, asema (erikoisuus, ammatti)

Henkilöstönumero

Kirjaa läsnäolosta ja töistä poissaolosta kuukauden päivään mennessä

Työskenteli

puoli kuukautta (I, II)

kuukausi

Työntekijän sairauslomalla oleskelu poikkeamien rekisteröintimenetelmällä merkitään raporttikorttiin:

kirjainkoodi "B" päivinä, jotka on vahvistettu hoitolaitoksen todistuksella;
kirjainkoodi "B" viikonloppuisin.

Näin sairausloma näkyy raporttikortissa rekisteröimällä poikkeamia:

Sekvenssi numero

Sukunimi, nimikirjaimet, asema (erikoisuus, ammatti)

Henkilöstönumero

Kirjaa läsnäolosta ja töistä poissaolosta kuukauden päivään mennessä

Työskenteli

puoli kuukautta (I, II)

kuukausi

Dubova Anastasia Khristoforovna, logistiikkapäällikkö

He käyttävät myös digitaalisia koodeja. Tässä tapauksessa sairausloma raporttikorttiin lomakkeen nro T-12 sarake 15 merkitty seuraavasti:

Määrä poissaolot, päivät (tunnit)	Niistä syistä
		Päivien lukumäärä (tuntia)

Tässä on vaiheittainen suunnitelma sairausloman syöttämiseksi asiakirjaan:

Vaihe 1. Ensin valitset yrityksen hyväksymän nimityskoodin. Katso sairauslomakoodi raporttikortista (lomakkeen nro T-12 sarakkeessa 15 "B" tai "19" tai jokin muu organisaatiossasi hyväksytty merkintä). Muista nämä koodit tai tallenna ne selitetaulukkoosi.

Vaihe 3 Sitten lasketaan työntekijän työpäivien ja työtuntien kokonaismäärä. Samalla jätetään sairauspäivät ja viikonloput pois laskelmasta (muiden poikkeamien puuttuessa).

Sairasloma raporttikortissa lomien aikana näkyy seuraavaa:

Vaihe 1. Loma on merkittävä ennen työkyvyttömyystodistukseen merkittyä työntekijän sairauden alkamispäivää. Käytä tätä varten kirjainmerkintää "OT" (digitaalinen koodi "09" - lomakkeen nro T-12 sarakkeelle 15). Viikonloppuja ei juhlita lomien aikana. Lomapäivien laskemiseen käytetään kalenteripäiviä, ei työpäiviä (Venäjän federaation työlain 115 artikla).

Vaihe 2 Päivät, joina työntekijä ei voinut tehdä työtä, on merkitty kirjainkoodilla "B".

Vaihe 4 Lomaa on pidennettävä: kirjoita raporttikorttiin viimeisen lomapäivän jälkeen koodi "FROM". Se tarkoittaa seuraavien sairauspäivien määrää. Tässä tapauksessa on otettava huomioon tietyt vivahteet. Art. Venäjän federaation työlain 124 §:n mukaan, jos työntekijä on tilapäisesti työkyvytön, vuotuista palkallista lomaa joko pidennetään tai siirretään toiseen aikaan, jonka työnantaja määrää ottaen huomioon työntekijän toiveet.

Koska Venäjän federaation laki sallii joko pidentää tai lykätä lomaa toisella ajanjaksolla työntekijän toiveet huomioon ottaen, sitä ei voida automaattisesti pidentää sairauden vuoksi. Työnantajan on ymmärrettävä, mitä työntekijä haluaa. Samalla työntekijä on velvollinen ilmaisemaan toiveensa loman pidentämisestä tai lykkäämisestä jättämällä asianmukaisen hakemuksen.

Henkilöstöpäälliköiden usein esittämiä kysymyksiä työaikalomaketta tehdessään

Yritysten johto ei kaikissa tapauksissa noudata selkeästi sääntöjä, joiden mukaan lomakkeita T-12 ja T-13 täytetään, säilytetään ja käytetään. Täältä löydät vastaukset yleisimpiin kysymyksiin, joita HR-asiantuntijoilla on työaikalomaketta laatiessaan. Näiden tietojen ohjaamana teet vähemmän virheitä.

Mikä on täytetyn työaikalomakkeen säilyvyys?

Taide. 586 "Luettelo toiminnan aikana syntyvistä tyypillisistä johdon arkistoasiakirjoista valtion virastot, kunnat ja järjestöt, ilmoittaen säilytysajat ", sanoo, että raporttikortin säilytysaika ei voi olla alle 5 vuotta. Jos tuntilomakkeella kirjattiin raskaan ja vaarallisen teollisuuden työntekijöiden työajat, säilyvyys on 75 vuotta.

Millaisista tuntilomakkeen liikkeen vaiheista tulee ottaa huomioon sen kehittämistä ja liikkumista koskevia sääntöjä sääteleviä paikallisia asiakirjoja laadittaessa?

Kirjanpitolomake käy läpi useita vaiheita, nimittäin:

ensin se laaditaan;
tarkista sitten kokoelman oikeellisuus;
jos kaikki on oikein, anna allekirjoitus;
tarjota kirjanpitoa;
ne siirretään myöhempään varastointiin yrityksen hyväksymiä standardeja noudattaen (henkilöstöosastolle, arkistoon jne.).

Kun laadit työnkulkuaikataulua, muista syöttää siihen kaikki kirjanpitoasiakirjat, mukaan lukien työaikalomake, ja tehdä pieni oikaisu lomakkeen erityispiirteiden mukaan (valmistelun kesto, mahdolliset viivästykset työntekijöiden vahvistavien asiakirjojen toimittamisessa). poissaolo työpaikalta sekä aika työaikalomakkeen oikaisemiseen).

Kuka muu kuin ajanottaja voi pitää aikalomaketta?

Lain mukaan tuntilomakkeen täyttämisoikeus ei ole vain ajanottajilla (lisäksi jokaisella organisaatiolla ei ole tällaista asiantuntijaa), vaan myös muilla valtuutetuilla henkilöillä. Työaikalomaketta voi pitää henkilöstöosaston työntekijä, rekrytoija tai rakenneosaston johtaja. Kaikki riippuu yrityksen käyttämästä ajanseurantajärjestelmästä. Tämä kohta on korjattava työnkuvaus ja työaikalomaketta täyttävän työntekijän työsopimus.

Kuinka täyttää työaikalomake, jos asiantuntija työskentelee etänä?

Vaikka työntekijä suorittaa työtehtävänsä etänä, laki velvoittaa työnantajan ottamaan huomioon hänen työaikansa (Venäjän federaation työlain 91 §:n 4 osa). Kuten jo todettiin, työaikatauluun on mahdollista kiinnittää jatkuvaa läsnäolo- ja poissaolojen rekisteröintiä sekä tapaa rekisteröidä vain poikkeamat, kuten poissaolot, myöhästymiset, ylityöt jne. Työtuntien huomioimiseksi asiantuntijan toimesta etänä, käyttö on mahdollista millä tahansa menetelmällä.

Jos yrityksessä työskentelee etätyötä, heidän työajan kirjaamista koskevat säännöt voidaan säätää paikallisessa laissa (Venäjän federaation työlain 8 artikla).

Huomaa, että etätyöskentelyssä käytetään yleensä poikkeamamenetelmää, koska ajanottajalla ei ole tietoa työntekijän töissä esiintymisestä. Jos ylitöitä ja poissaoloja ei ole, työaikalomakkeeseen sisällytetään vain lopulliset tiedot työntekijän työn tuloksista kuukauden 1. ja 2. puoliskolta. Jos käytetään poikkeamamenetelmää, työpäivät eivät näy työaikalomakkeessa. Jos raporttikortin solua ei ole täytetty, niin tämä päivä oli työpäivä.

Kuitenkin, jos poikkeamamenetelmää käytetään etätyöntekijän tuntilomakkeen täyttämisessä, voi syntyä teknisiä vaikeuksia tietojen syöttämisessä 1C-ohjelmaan jne. Tässä tapauksessa on parempi käyttää jatkuvan läsnäolojen rekisteröinnin menetelmää. ja poissaoloja.

Työlisä: mitä sinun tulee maksaa työntekijöille, jotka ylittävät määrätyn määrän

Virheet, joita usein tehdään työaikataulua laadittaessa

Ensi silmäyksellä yksinkertaisen T-12-lomakkeen tai minkä tahansa vastaavan lomakkeen täyttäminen on helppoa. Kuitenkin työntekijät, jotka seuraavat työaikaa, tekevät samoja virheitä. He syöttävät esimerkiksi tietoja työntekijästä ilmoittamatta hänen asemaansa tai henkilöstönumeroaan.

Tärkeä! Useiden organisaatioiden kirjanpitoasiakirjojen tarkastusten tulokset osoittavat, että tuntilomakkeen ylläpidosta vastaavat eivät usein noudata sääntöä lyhentää lomaa edeltävää työpäivää yhdellä tunnilla. Itse asiassa työntekijät työskentelevät 7 laillista tuntia. Asiakirjoissa normi on 8 tuntia.

On vielä yksi tyypillinen virhe, mikä on yrityksissä sallittua pääosin huolimattomuuden vuoksi: ne kiinnittävät vapaapäivän työpäiväksi. Lisäksi asiantuntijan työaikatietojen syöttämiseen voi liittyä vaikeuksia. Älä unohda, että työaikalomakkeeseen on sisällyttävä kaikki sisäisen osa-aikatyöntekijän työtunnit kussakin tehtävässään.

Jos huomaat työaikalomakkeen oikeellisuutta tarkastaessasi virheen, noudata pykälän 8 momentin säännöksiä. 6. marraskuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 402-FZ "kirjanpidosta" 9 §. Väärät tiedot on yliviivattava huolellisesti viivalla. Yliviivattujen merkintöjen yläpuolelle tulee syöttää oikeat tiedot ja päivämäärä, jolloin korjaukset on tehty. Lisäksi työaikalomakkeen korjanneen työntekijän on allekirjoitettava se (sinun on myös tulkittava allekirjoitus ja ilmoitettava asema).

Harjoittaja kertoo

3 klassisen työntekijän ajanhallintajärjestelmän ongelmaa

Petr Lebedev,

Talous- ja talousjohtaja, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Työntekijät tuotantoosastot joka päivä he ottivat huomioon työajan: he ilmoittivat raporttikortissa, kuinka paljon aikaa (tunteina) he käyttivät tiettyihin projekteihin, opintoihin, työmatkoihin jne. Kuukauden lopussa työaikalomakkeet luovutettiin välittömälle esimiehelle, joka puolestaan välitti asiakirjat kirjanpitoon, jonka työntekijä syötti tiedot järjestelmään, laati projekteista yhteenvetoraportit ja luovutti ne esimiehille.

Tietojen keräämisessä meillä oli kolme pääongelmaa:

Tilastotietojen kerääminen kesti hyvin kauan. Työntekijöiden tosiasiallinen työaika saatiin selville parhaimmillaan viikko raportointikuukauden päättymisen jälkeen. Aikataulujen tarkistaminen ja hyväksyminen kesti myös kauan.
Vaikeuksia liittyi myös osavuosikatsausten saamiseen. Emme voineet kerätä tilastotietoja useammin kuin kerran kuukaudessa. Ja jos tekisimme viikoittaisia raportteja, paperityöaikalomakkeiden määrä kasvaisi 4-kertaiseksi. Lisäksi analyysi vaatii tietoa jokaisesta työntekijästä. Mutta kaikki työntekijät eivät voi täyttää työaikalomaketta normaalin aikataulun ulkopuolella, koska joku on sairauslomalla ja joku työmatkalla.
Tuntilomakkeen täyttäminen sujui usein virheellisesti. Esimerkiksi työntekijät ilmoittivat väärän sopimusnumeron tai työn tyypin tai eivät huomioineet työaikaa ollenkaan ja täyttivät työaikalomakkeen kuun lopussa satunnaisessa järjestyksessä.

Automaattinen ajanseurantajärjestelmä auttoi meitä ratkaisemaan nämä ongelmat.

Työajan valvonta on pakollista kaikille yrityksille omistusmuodosta ja henkilöstömäärästä riippumatta. Vaatimus on esitetty 11 artiklassa. Venäjän federaation työlain 91 §.

Yleiset täyttökysymykset

Työntekijän työajan huomioon ottamiseksi pidetään työaikalomaketta, joka on osa yrityksen pakollisia henkilöstökirjanpidon lomakkeita.

Työaikalomake - asiakirja, joka toimii perustana työntekijän työtuntien määrän määrittämiselle, jonka tietoja käytetään palkan, lomapalkan laskemiseen.

Hänen tietojaan käytetään:

Palkanlaskentaan, lomatyöntekijöihin.
Erilaisten ulkoisten valvontaelinten tarkastamana.
Saadakseen johdolta tietoa työntekijöiden työaikojen noudattamisesta. Asiakirja saa erityisen tärkeän vuorokauden tai urakkapalkitsemisen.
Tilastollisen raportoinnin muodostaminen ja keskimääräisen henkilöstön laskeminen.

Tiedot syötetään seuraavien tositteiden perusteella:

Tilaukset työsuhteen järjestämisestä, työmatkoista, erilaisten lomien järjestämisestä.
Vammaispaperit.
Referenssit ja osastojen päälliköiden muistiot.
Muut sisäisen asiakirjavirran hyväksymät liikeasiakirjat.

Tuntilomakkeen tietojen käyttäjiä ovat kirjanpitotyöntekijät, johto, ulkopuoliset kuluttajat - vero-, työsuojeluviranomaiset ja muut viranomaiset. Lomake laaditaan yhtenä kappaleena ja sitä säilytetään 5 vuotta kirjanpidossa palkanlaskennan tositteena. Tämä ajanjakso vastaa yleisten kirjanpitoasiakirjojen arkistointiaikaa. Toimialoilla, joilla on erityisiä työoloja, sovelletaan 75 vuoden ajanjaksoa. Varastoinnin kesto johtuu tarpeesta vahvistaa työaika erityisissä työoloissa varhaiseläkkeelle siirtymistä varten.

Tietojen kerääminen annetaan yrityksen henkilöstön työntekijälle, minkä jälkeen johtaja hyväksyy asiakirjan. Henkilöstöpalvelun puuttuessa organisaatioissa tai yksittäisissä yrittäjissä, joissa on pieni työntekijämäärä, velvollisuus lasketaan virkamiehelle.

Sen laatimisesta vastaavat henkilöt on sisällytetty yrityksen laatimisperiaatteisiin. Virheellinen tehtävien suorittaminen johtaa todennäköiseen johdon pykälän mukaiseen rangaistukseen. Venäjän federaation työlain 192 artikla.

Yritys voi käyttää erilaisia tuntilomakkeen täyttötavat, jonka yritys tekee itsenäisesti.

Kirjanpito voi sisältää:

Koko ilmoittautumismenetelmä. Kirjanpitäjä syöttää tiedot joka päivä. Menetelmää käytetään, jos organisaatiossa on työtila, jossa on eri tuntimäärä - rullaava aikataulu, osa-aikaiset työntekijät.
Poikkeamamenetelmä. Poikkeamia ovat myöhäiset saapumiset, eri syistä johtuvat poissaolot, käsittely pyhäpäivinä. Menetelmää käyttävät yritykset, joissa on jatkuva tuntityöaika.

Säännöt ja näytetäyttö

Henkilöstöpöytäkirjaan sovelletaan perusasiakirjojen täyttösääntöjä. Kirjanpidon tulee olla luotettavaa, lomakkeella tulee olla tarvittavat tiedot yrityksestä, toimialasta, toimihenkilöistä.

Asiakirjan täyttämisessä on useita ominaisuuksia:

Lomake täytetään koko yrityksestä tai sen yksittäisistä toimialoista.
Kirjanpito tehdään jokaiselle työntekijälle erikseen. Kaikilla henkilöstöyksiköillä on yksilöllinen numero. Työntekijän tunnistaminen suoritetaan ilmoittamalla koko nimi ja asema, jotta kaimien väliset yhteensattumat eivät ole mahdollisia.
Tiedot luodaan kaikille henkilöstön jäsenille. Myös äitiysvapaalla olevat työntekijät on listattu.

Asiakirjan laatimisen jälkeen sen allekirjoittaa vastuuhenkilö, henkilöstöpalvelun työntekijä ja hyväksyy rakenneyksikön tai yrityksen johtaja.

Olla olemassa kahden tyyppisiä lomakkeita- T-12 ja T-13, jotka valtion tilastokomitea on hyväksynyt. Yhdessä yrityksessä vain yhden käyttö on sallittua, ja on myös sallittua kehittää itsenäisesti lomake säilyttäen kaikki vaaditut tiedot. Samanaikainen käyttö eri tyyppejä kielletty.

Lomake T-12 käytetään manuaaliseen täyttöön ja koostuu 2 osiosta, joihin voit merkitä työtunnit ja palkanlaskennan. Palkkalaskelmia käytettäessä palkkasumma-osio voidaan jättää pois.

Lomake T-13 käytetään lomakkeen automaattiseen täyttämiseen. Se heijastaa vain henkilöstöpöytäkirjan tiedot läsnäoloajasta ja poissaolosta poissaolon syillä.

Työaikaraportin tietojen yksinkertaisuuden ja saavutettavuuden vuoksi kaikki käyttäjät käyttävät symboleja, jotka ovat samoja kaikissa asiakirjoissa. Luettelo koodeista ja dekoodauksista on T-12-lomakkeen otsikossa.

Asiakirjassa käytetyt tärkeimmät koodit ovat:

Koodi	Salauksen purku
minä	ulkonäkö ja työtehtävien suorittaminen päiväsaikaan
H	ulkonäkö ja tehtävien suorittaminen yöllä
AT	vapaapäiviä
RV	päivystys viikonloppuisin
Vastaanottaja	työmatka
B	tilapäisen vamman vuoksi poissaolo
OZ	lähteä maksamatta
FROM	palkallinen perusloma
HH	poissa töistä selittämättömistä syistä

Yhtiöllä on oikeus ottaa käyttöön itsenäisesti kehitettyjä nimityksiä. Erikoismerkkien käyttöjärjestys on määritelty laskentaperiaatteissa.

Työaikaraportin laatimisväli on hyväksytty laskentaperiaatteessa. Paras vaihtoehto on täyttää lomake kahdesti kuukaudessa välimaksun laskemista varten - ennakko ja palkan loppuselvitys työntekijän kanssa kuun lopussa.

Vuorotyöaikataulun täyttämisen vivahteet

Vuorotyöaikataulu olettaa työskentelevän tilassa, jossa käyntien määrä vaihtelee kuukaudesta toiseen. Kelluvassa aikataulussa oleva työntekijä ei saa työskennellä eikä ylittää kuukaudessa vahvistettua työaikanormia. Pieni poikkeama 2 työvuoron sisällä on sallittu. Tärkeää on ehkäistä ylityötä, joka velvoittaa työnantajan maksamaan ylityöt.
Jos aikataulu osuu 2 päivään, työaikalomakkeessa näkyy kunkin päivämäärän solussa todellinen työpaikalla vietetty aika. Jaottelu päiviin antaa sinun määrittää yötunnit laskutusta varten.

Muutokset työaikaraportin tietoihin tehdään sinä kuukautena, jolloin virhe tai epäjohdonmukaisuus havaitaan. Tämä tapahtuu pään järjestyksen perusteella. Julkaisemisen jälkeen luodaan korjausasiakirja, jonka päivämäärä vastaa oikaisupäivää. Korjattu tieto merkitsee kirjanpidon työntekijöiden palkkalaskelman ja raportoinnin tekemistä.

Normaalit asiakirjat, jotka säätelevät tuntikirjanpidon sääntöjä

Laki säätelee työntekijöiden tuntilaskentamenettelyä. Asiakirjan täyttäminen tapahtuu lakien ja lakien vaatimukset huomioon ottaen kirjanpito yrityksen ja työntekijöiden pakollisten tietojen syöttämisessä.

Rakentamiseen sovelletaan toimivaltaisia kirjanpitosäännöksiä:

Venäjän federaation työlaki, joka velvoittaa yritykset normalisoimaan työajat.
Kirjanpitolainsäädäntö. Sääntelee mahdollisuutta kehittää itsenäisiä perusasiakirjojen lomakkeita. Osoittaa yhdessä PBU 22/2010:n kanssa menettelyn virheellisten tietojen muuttamiseksi.
Venäjän valtion tilastokomitean asetus 05.01.2004 nro. nro 1:lle, joka hyväksyi tuntilomakkeen lomakkeiden lomakkeet.

Video: esimerkkejä lomakkeiden T-12 ja T-13 täyttämisestä

Näet esimerkkejä asiakirjan täyttämisestä sekä manuaalisesti että automaattisesti seuraavista videoista.
Yleiset tiedot ja säännöt T-12-lomakkeen myöntämisestä.

Aikalomakkeen luominen ja täyttäminen 1C: Enterprise -ohjelmassa. Osa 1.

Työaikaa seurataan laskentataulukon avulla. Tämän asiakirjan mukaan voit määrittää työtuntien määrän, työaikastandardit, täyttää kirjanpitoasiakirjat. Venäjän federaation työlain 91 artikla velvoittaa työnantajat luomaan tällaisen asiakirjan jokaiselle työntekijälle ja täyttämään sen työskennellessään. Siellä on täyttöohje ja näytteitä vuoden 2019 tuntilomakkeesta.

Kirjanpitoasiakirjan muoto ja tarkoitus Venäjän federaation työlain mukaisesti

Työaikalomake tarvitaan työntekijän työajan kirjaamiseen. On olemassa kaksi yhtenäistä kirjanpitotositteen muotoa: T12 ja T13. Yrityksen sisällä on myös mahdollista kehittää omia lomakkeita. Tämä on palkanlaskennan perusta.

Niitä käytetään kirjaamaan kunkin organisaation työntekijän tosiasiallisesti työskennellyt ja (tai) tekemättä työajat, valvomaan työntekijöiden vahvistettujen työaikojen noudattamista, hankkimaan tietoja työtuneista, laskemaan palkkoja ja myös laatimaan tilastoraportteja. työssä.

Työaikalomakkeen päätoiminnot:

Päivittäinen työtuntien laskenta. Nykyisen työlain vaatimusten noudattamisen valvonta.
Korjataan tiedot jokaisen työntekijän työajasta.

Työtuntien määrän mukaan lasketaan palkat ja laaditaan raportti tilastoosastolle.

Sakot: kuka on vastuussa

Tämän asiakirjan puuttuessa yritys voidaan saattaa hallinnolliseen vastuuseen. Tällaisessa tilanteessa vastuuhenkilöä uhkaa irtisanominen.

Jos yritys ei ole osoittanut aikaa työaikalomakkeen laatimiseen, työsuojeluviranomainen määrää 10 000 ruplan sakon. Jos työaikalomake on täynnä, virheet voidaan ottaa huomioon. Väärä asiakirja on korjattava.

Täyttömääräysten rikkomisesta määrätään sakko enintään 50 000 ruplaa. Voi olla myös hallinnollisia seuraamuksia. Tämä toimenpide pakottaa yrityksen seisomaan käyttämättömänä jopa 90 päivää.

Aikalomakkeen täyttötavat

Jokaisen kokopäiväisen työntekijän läsnäolo tai poissaolo työpaikalla kirjataan täydellistä rekisteröintimenetelmää käyttäen. Tätä lähestymistapaa käytetään, jos työtuntien määrä eri päivinä on erilainen.

Jos työpäivien määrä ei muutu, käytetään toista menetelmää. Tällä lähestymistavalla voit rekisteröidä poikkeamia: poissaolot, ylityöt, myöhästymiset.

Etusivu

Tällaiset tiedot korvataan automaattisesti, jos työaikalomake täytetään PC:n erikoisohjelmilla.

Lomakkeen N T-12 otsikkosivulla esitettyjä tehtyjen ja tekemättömien tuntien tunnuksia käytetään myös lomakkeen N T-13 tuntilomakkeen täyttämisessä.
Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetus 1.5.2004 nro 1

Nimisivulla on luettelo symboleista. Nämä ovat yleisesti hyväksyttyjä koodeja, joita käytetään kaikkien tuntilomakkeen lomakkeiden täyttämisessä.

Oikea esimerkki: miten asiakirja laaditaan

Kyseinen kirjanpitoasiakirja laaditaan yhtenä kappaleena. Käytetään liiketoiminnan harjoittamiseen, mukaan lukien yksittäiset yrittäjät.

Kuukauden kuluttua raporttikortin allekirjoittavat kaikkien tasojen johtajat (osaston tai sektorin päällikkö ja johtaja) sekä vastuuhenkilö. Ilmoittautumisen jälkeen työaikalomake lähetetään kirjanpitoon.

Raportin laatiminen ja toteuttaminen budjettirakenteissa

Valtion laitokset/laitokset käyttävät lomaketta 0504421. Tämä on asiakirja, johon kirjataan poikkeamat työajan käytössä. Se muodostetaan kaksi päivää ennen tilikauden alkua. Kaikki poikkeamat kuun lopussa tulee tehdä yhteenveto ja siirtää kirjanpitoon.

Kuinka täyttää elektroninen analogi

Tuntilomakkeen voi tehdä erikoisohjelman käyttöliittymässä. Helpoin vaihtoehto on Excel-taulukko. On myös integroituja ratkaisuja, jotka perustuvat tietojärjestelmä yrityksille.

Raportti täytetään automaattisesti työtietojen perusteella. Tämä työaikalomakkeen muoto on helpompi korjata.

Video: Kuinka täyttää työaikalomake

Täytämme asiakirjaan työntekijän kappaletyöpalkan: ohjeet

Palkkatyöjärjestelmässä palkat lasketaan tehdyn työn määrästä riippuen. Tätä varten ylläpidetään työaikalomaketta ja jokaisen työntekijän tuotosta pidetään kirjaa.

Kappalemaksun kirjanpidon ominaisuudet:

Työvoimaa voi mitata tunneissa. Esimerkiksi opettajien, opettajien, kuljettajien jne. työ. Tällaisessa tilanteessa tuntilomakkeessa näkyy työaika.
Muissa tapauksissa laitetaan merkki "I" tai "01". Asiakirjan viimeistä riviä ei ole valmis.
Lomat veloitetaan erikseen. Maksun suuruus on määritelty työehtosopimuksessa.

Symbolien ja koodien salaus: "yö", lähteminen vapaan sijaan jne.

Käytetään Venäjän federaation valtion tilastokomitean T12-lomakkeella vahvistamia koodimerkintöjä. Transkriptio on kuvattu näytteen otsikkosivulla.

Olen päivätyö;
B - työ pyhäpäivinä ja viikonloppuisin;
N - yövuoro;
РВ - läsnäolo työpaikalla vapaapäivänä;
C - ylityö;
B - tilapäisen työkyvyttömyyden päivät (sairasloma);
K - työmatkapäivät;
FROM - suunnitellun lomapäivät;
OZ - loma omalla kustannuksellasi;
Y - loma opiskella oppilaitoksessa;
HH tai ZO - poissaolo töistä tuntemattomista syistä;
PR - poissaolot. Ei pidä sekoittaa vapaapäivään, jonka johto voi virallisesti hyväksyä.

Tarvittaessa, kun yllä mainitut koodit eivät riitä, on mahdollista kehittää lisänimikkeitä yrityksessä.

Perusvirheet

Työaikalomake on täytettävä lain vaatimusten mukaisesti. Virheet ja epätarkkuudet poissuljettu. Yleisimmät virheet ovat:

Työntekijän asemaa ei ole määritelty. Pelkän koko nimen ilmoittaminen ei riitä, vaan sarakkeeseen on syötettävä yrityksen viran nimi.
Viikonloppu tai vapaapäivä on virheellisesti merkitty työpäiväksi.
Väärä pyhäpäivän kesto. Tällainen työpäivä yleensä lyhennetään. On välttämätöntä juhlia 7 tuntia 8 tunnin sijaan.

Miten työtehtävien päällekkäisyys tulisi ottaa huomioon?

Osa-aikatyöntekijän ajanlaskennassa on joitain ominaisuuksia. Todellinen työaika merkitään muistiin. Päivätyön pituus on merkitty T12-raporttikorttiin alla olevalle riville, sarakkeille 4 ja 6 tai T13:lle riveille 2 ja 4. Sisäisessä osa-aikatyössä työaika heijastuu erikseen jokaiselle työntekijän hoitamalle toimelle.

Vakiolomake tilapäisen työntekijän työaikalomakkeen täyttämiseen

Liikematkustajien työaika kirjataan T12-lomakkeen työaikalomakkeeseen. Sarakkeeseen laitetaan kirjainmerkintä "K" tai digitaalinen "06". Vain päivät on merkitty, tunteja ei ole määritetty.

Sääntö eri muotojen työaikalomakkeesta

Perustuu Art. 7 ja 9 mukaan kaupallista toimintaa harjoittava yritys voi kehittää lisätyöajan kirjanpitomuotoja, jotka sopivat paremmin yrityksen erityispiirteisiin. Budjettiorganisaatiot suosivat seuraavia ajanlaskennan muotoja:

Palkkalomake (F-nro 0504421).
Kirjanpito suunniteltu myöhempään automaattiseen tietojenkäsittelyyn (F nro 0301008).

Lomakkeissa T12 ja T13 on samat tiedot tuntilomakkeen laatimisohjeen mukaan.

Miten raportti laaditaan: määräykset

Asiakirja täytetään seuraavasti:

Yrityksen tai laitoksen nimi sekä osaston tai toimialan nimi (tarvittaessa) täytetään yläreunaan.
Täytetty tarkka päivämäärä asiakirjan ja sen numeron laatiminen.
Sarake "Raportointikausi" sisältää tiedot tämän ajanjakson kaikilta päiviltä.
Osa 1 on numeroitu.
Sarakkeisiin 2 ja 3 täytetään tiedot kokoaikaisista työntekijöistä heidän henkilökohtaisten korttiensa perusteella.
Sarakkeisiin 4 ja 6 merkitään tilikauden kunkin työpäivän aikaa vastaavat koodit.
Sarakkeet 5 ja 7 on suunniteltu saamaan välituloksia puolen kuukauden ajalta: ylhäällä oleva solu täytetään todellisten työpäivien määrällä, alareunassa työtunnit. Näin voit tehdä alustavan analyysin.
Sarakkeet 8-17 täytetään kuukauden kuluttua.
Työpäivien ja työtuntien määrä merkitään sarakkeisiin 14 ja 16.
Mahdollisen poissaolon syy ilmoitetaan vastaavalla koodilla sarakkeessa 15.
Sarake 17 kuvaa vapaapäivien (viikonloput ja pyhäpäivät) lukumäärää.
Kirjanpitäjät täyttävät seuraavat sarakkeet (aikalomakkeen toinen osa) sarakkeista 1-55.

Vastuu ylläpidosta ja hyväksynnästä

Selkeiden henkilöstökirjanpitovaatimusten puuttuessa yhtiö ottaa käyttöön oman menettelynsä henkilöstökirjanpidon osalta. Päätöksentekoon vaikuttavat useat tekijät: yrityksen taloudelliset, henkilöstö- ja organisatoriset valmiudet.

Venäjän federaation työlain 91 §:n 4 osan vaatimusten mukaan työaikalomakkeen ylläpito on työnantajan vastuulla. Tämä tarkoittaa, että johdolla on oikeus nimittää tietty työntekijä pitämään tätä kirjanpitoa.

Vastuut on määrätty työnkuvassa tai työsopimuksessa johtajan antaman määräyksen perusteella. Tällaisia toimia säännellään Venäjän federaation työlain 8, 57 ja 91 artikloissa.

Jos organisaation henkilöstömäärä on 1-5 henkilöä, erillistä paikkaa työaikalomakkeen ylläpitämiseen ei tarjota. Aina ei ole suositeltavaa uskoa ajanottajan tehtäviä jollekin työntekijälle. Tämä vaatii jatkokoulutusta ja lisäkustannuksia. Pääsääntöisesti pienessä yrityksessä raporttikorttia pitää päällikkö itse. Jos organisaatiossa on yli 30 henkilöä, työtunteja pitää kirjaa erillinen henkilöstöpalvelun työntekijä. Joskus tehtävien yhdistelmä on sallittu.

Vastuu aikakirjanpidon toteuttamisesta on joskus uskottu kirjanpitäjälle tai sihteerille.

Kuinka seurata aikaa

Yrityksissä, joissa on paljon henkilöstöä, käytetään seuraavia kirjanpitovaihtoehtoja:

Keskitetty taulukointi. Yrityksellä on useita ajanottajia, joiden pääasiallisena tehtävänä on pitää työaikalaskelmat jokaisen työntekijän työajasta.
hajautettu. Tällöin jokaisella yrityksen toimialalla on oma ajanottajansa. Työaikalomakkeen voi allekirjoittaa rakenneyksikön johtaja. Tätä oikeutta käytetään johtajan valtakirjalla tai se on hyväksytty asiaankuuluvalla määräyksellä.

Yrityksen työn erityispiirteet eivät useinkaan salli toimitusjohtajan allekirjoitusoikeuden siirtämistä rakenneyksikön johtajalle. Tämä aiheuttaa työlainsäädännön rikkomisen, joka voidaan havaita valvontaviranomaisten tarkastuksen aikana.

Suositus: varmista, että ennen valtuutuksen siirtämistä perustamisasiakirjat yritykset eivät kiellä tällaista siirtoa. Mikäli rajoituksia on, allekirjoitusoikeus säilyy pääkonttorin johtajalla.

"Matkakirjanpito": miten työajat otetaan huomioon, jos työntekijä on työmatkalla

Toisessa kaupungissa sijaitsevan työntekijän työtä on mahdotonta valvoa. Työlainsäädäntöön ei aseteta yksiselitteisiä vaatimuksia ajankäytölle. Tällöin on suositeltavaa, että työntekijä itse pitää kirjaa omasta työajastaan.

Kirjanpitoasiakirjan laatiminen on lisätehtävä, joka tulee kirjata työnkuvaan. Tämän tehtävän suorittamisesta peritään lisämaksu.

Tässä tulee esiin moraalinen puoli. Työntekijän tulee olla rehellinen eikä sallia työaikojen lisäyksiä. Kuinka totuudenmukainen hän on, johtaja voi määrittää. Työntekijän työn tuloksia ja sen tehokkuutta arvioidaan.

Kuinka kauan asiakirjaa voidaan säilyttää, sis. haitallisissa yrityksissä

Yrityksen toiminnasta tehdyn asiakirjaluettelon kohdan 281 mukaan työaikalomake on säilytettävä vähintään vuoden ajan.

Toisaalta tämä asiakirja on verojen laskennan perusta. Tällaisia "papereita" säilytetään enintään neljä vuotta koodin mukaisesti (Venäjän federaation verolain 8 lauseke 1, 23 artikla).

Lisäksi työaikalomake on palkan ensisijainen asiakirja. Tämä tarkoittaa, että se on säilytettävä vähintään viisi vuotta (liittovaltion kirjanpitolain 17 artikla). Näin ollen raporttikorttia säilytetään vähintään 5 vuotta.

Jos työntekijä työskentelee haitallisissa/vaarallisissa olosuhteissa, hän saa etuuksia eläkettä laskettaessa. Kovalla työllä yrityksessä on todennäköisesti kielteisiä vaikutuksia ihmisten terveyteen ja elämään. Vastaavasti tällaisissa olosuhteissa raporttikorttia säilytetään 75 vuotta.

Työaikalomake sisältää perustiedot, joita käytetään palkanlaskennassa. Jokaisessa sarakkeessa, johon tämä tai tämä symboli on merkitty, on oltava asiakirjatodisteet (määräys, tilapäisen vamman todistus, erilaiset todistukset, ilmoitukset, todistukset). Täyttämisen virheiden välttämiseksi kirjanpitotositteen ylläpidosta vastaavan henkilön tulee olla erittäin huolellinen ja hänellä on oltava erityisosaamista. Asiantunteva työaikalomakkeen ylläpito varmistaa työntekijöiden oikean palkan laskemisen. Tämä ei sisällä työriitoja ja sakkoja.

Jokaisen työnantajana toimivan yrityksen ja yrittäjän on työntekijöiden työvoimaa käyttäessään otettava huomioon työaikansa. Lainsäädäntö säätää tähän tarkoitukseen erityisen lomakkeen, jota kutsutaan tuntilomakkeeksi, käyttämisestä. Velvollisuus suorittaa se on vastuussa olevilla viranomaisilla.

Venäjän federaation työlaissa säädetään, että jokaisen työnantajan on omistusmuodosta riippumatta pidettävä kirjaa työntekijöidensä työtuneista. Työaikataulujen puutteesta määrätään hallinnollinen rangaistus sekä organisaatiolle itselleen että sen vastuullisille työntekijöille.

Työaikalomake on lomake, joka sisältää tiedot kunkin työntekijän työpäivistä sekä töihin menemättä jättämisestä kunnioittavalle tai epäkunnioittavista syistä. Se voidaan tehdä kahdella tavalla:

Kaikki tiedot työntekijöiden läsnäolosta tai poissaolosta säilytetään päivittäin.
Tiedot kirjataan työaikalomakkeeseen, jos poikkeama, esim. poissaolo, poissaolo, myöhästyminen jne.

Tämän asiakirjan tietojen perusteella lasketaan yrityksen koko henkilöstön palkkasumma. Sen avulla voit valvoa työkurin noudattamista sekä kestonormia työviikko, kesto , tehtävien suorittaminen viikonloppuisin.

Laissa säädetään viisipäiväisestä työstä 40 tunnin työviikko ja kuusipäiväisen 36 tunnin työviikko. Yhteenvetokirjanpidolla normia voidaan rikkoa, päävaatimus on, että se vastaa tiettyä määrää raportointikaudelta, esimerkiksi neljännes.

Kun työtarkastus tulee yritykseen, pääasiallinen asiakirja, jota he pyytävät, on työaikalomake. Se on myös tärkein lähde työvoimaa ja henkilöstöä koskevan tilastollisen raportoinnin muodostuksessa.

Työaikalomakkeen käyttömenettely

Työaikalomake määrätään tietylle työntekijälle, jota valvoo hänen rakenneyksikönsä johtaja. Työaikalomakkeen merkinnät tehdään joka päivä.

Lain normien mukaan taloudellisella yksiköllä on oikeus käyttää Rosstatin hyväksymää T-12- tai T-13-lomaketta. Ensimmäistä vaihtoehtoa käytetään sekä työajan kirjanpitoon että palkkojen laskemiseen. Toista asiakirjaa voidaan käyttää, jos työajan heijastus tapahtuu automaattisesti.

Lisäksi yritys voi kehittää oman dokumentin olemassa olevat tarpeet huomioon ottaen. Samalla sen tulee sisältää joukko pakollisia tietoja. HR-ohjelmat sisältävät yhtenäisiä lomakkeita.

Työaikalomakkeen voi täyttää manuaalisesti tai tietokoneella. Jälkimmäisessä tapauksessa kaikki tiedot syötetään ohjelmaan ja itse lomake tulostetaan kuun lopussa.

Tässä tapauksessa käytetään erityisiä merkintöjä raporttikortissa. Ne ovat aakkos- ja numeerisia. Esimerkiksi normaalin rajoissa olevan työntekijän työ näkyy kirjaimella I tai koodilla 01. Asiakirjaan syötetään ensin koodi ja sitten työn kesto. Salauksia ei voi käyttää vain niin, vaan ne on täytettävä tositteiden perusteella tai muuten.

Työaikalomake heijastelee koko ajan, mukaan lukien työmatkat, lomat, sairauspäivät jne. Voit kirjoittaa tuntilomakkeeseen palkan tyypin koodin, joka on nelinumeroinen digitaalinen salaus. Esimerkiksi palkoissa käytetään koodia 2000, siviilioikeudellisia sopimuksia 2010, lomaa ja korvauksia 2012, sairauslomia 2300 jne.

Tuntilomakkeen sulkeminen tapahtuu kuukauden viimeisenä tai seuraavana päivänä. Vastuuhenkilö toimittaa sen tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi osaston johtajalle ja lähettää sen sitten henkilöstöosastolle. Henkilöstöpalvelu tarkistaa tiedot toimitetusta tuntilomakkeesta henkilöstöasiakirjoilla. Tämän jälkeen työaikalomake lähetetään kirjanpitoon palkanlaskentaa varten.

Samalla on syytä muistaa, että työaikalomake tulee toimittaa kahdessa osassa, joista kuukauden ensimmäinen puolisko on varattu palkkaennakon laskemiseen ja toinen puolisko koko palkan laskemiseen. kuukauden tulokset toimi.

Käsitelty asiakirja arkistoidaan erityiskansioihin ja luovutetaan vuoden lopussa arkistoon, jossa sitä voidaan säilyttää enintään viisi vuotta. Jos yritys, mukaisesti erityinen arviointi on haitallisia ja vaarallisia työolosuhteita, tällainen lomake on säilytettävä 75 vuoteen asti.

Aikalomakkeen näytteen täyttö

Huomioithan, että esimerkin mukavuuden ja paremman informatiivisuuden vuoksi olemme hieman muokanneet työaikalomaketta - joitain rivejä on poistettu ja joitain lisätty, mutta yleistä merkitystä ei ole muutettu. Sivun lopusta voit ladata malliaikataulukoita Excel-muodossa.

Sinun on aloitettava täyttäminen asiakirjan otsikosta. Tässä näkyy yrityksen koko nimi ja OKPO-hakemiston mukainen koodi, seuraavalla rivillä - mille rakenneyksikölle tämä työaikalomake on laadittu.

Sitten kirjataan asiakirjan sarjanumero, laatimispäivä ja myös se ajanjakso (yleensä kalenterikuukausi).

Tämän jälkeen asiakirjan pääosa täytetään.

Sarake 1 - numero tämän raporttikortin rivin järjestyksessä

Sarakkeet 2 ja 3 - Koko nimi työntekijä, hänen asemansa, määrätty henkilöstönumero.

Sarakkeella 4 merkitään työntekijän päivittäinen esiintyminen tai poissaolo. Jokaiselle päivälle on allokoitu kaksi solua toistensa alle - koodimerkintä ilmoitetaan ylemmässä, yleensä kirjaimen tai numeron muodossa, alempaan syötetään työtuntien määrä tai se voidaan jättää. tyhjä.

Pääkoodit läsnäolotäyttöön:

I - jos työntekijä on suorittanut työpäivän kokonaan.
K - jos työntekijä on työmatkalla.
B - Viikonloput ja pyhäpäivät on merkitty tällä koodilla.
ALKAEN - kun työntekijä on pääpalkkaisella vuosilomalla.
B - Työntekijän sairaus (sairasloma) tai tilapäinen työkyvyttömyys.
TO - jos työntekijä piti lomaa ilman palkkaa (omalla kustannuksellaan).
P - työntekijälle raskauden ja synnytyksen yhteydessä myönnetty loma.
OZh - alle 3-vuotiaan lapsen hoitovapaa.
HH - jos työntekijä on poissa työpaikalta selittämättömistä syistä. Voit joko jättää tyhjän tilan tai ilmoittaa tämän koodin, kunnes poissaolon syy on selvitetty, jos ne ovat päteviä, on syytä laittaa muistiin syytä vastaava koodi.

Sarake 5 osoittaa, kuinka monta päivää ja tuntia työskennellyt kunkin kuukauden puoliskon aikana - päivät ylhäällä, tunnit alhaalla.

Sarake 6 osoittaa samat tiedot, mutta koko kuukauden ajalta.

Sarakkeet 7-9 käytetään palkanlaskentaan tarkoitettujen tietojen määrittämiseen. Jos kaikille työaikalomakkeeseen kuuluville työntekijöille käytetään samaa palkkakoodia ja vastaavaa tiliä, sinun on täytettävä tämän taulukon otsikossa vastaavat samannimiset sarakkeet. Samanaikaisesti suoraan työntekijän rivillä olevat sarakkeet 7-8 jäävät tyhjiksi, ja tiedot on määritettävä vain sarakkeessa 9.

Jos kuukauden aikana työntekijöiden koodit ja tilit poikkeavat toisistaan, sarakkeessa 7 ilmoitetaan vastaava digitaalinen koodi vaadittu lomake palkat. Sen jälkeen sarakkeeseen 8 tulee syöttää tätä maksutapaa vastaava Tilikartan mukainen tilinumero. Sarake 9 ilmaisee työskenneltyjen päivien tai tuntien lukumäärän kirjatulla palkalla.

Peruspalkkakoodit:

2000 - vakiotyösopimusten palkkojen ja matkakorvausten maksamisessa.
2010 - kun kyseessä on siviilioikeudellisten sopimusten mukainen korvaus.
2012 - jos työntekijälle maksetaan lomarahaa.
2300 - maksettaessa sairauslomaa ja tilapäistä työkyvyttömyysetuutta.

Sarakkeisiin 10-13 merkitään tiedot työntekijän poissaolosta työpaikalla - tässä on ilmoitettava syytä vastaava koodi sekä kuinka monta päivää tai tuntia se tarkoittaa.

Aikalomakkeen alareunassa vasemmalla on sen täyttäneen henkilön sukunimi, asema ja henkilökohtainen allekirjoitus. Häntä vastapäätä oikealla, osaston päällikkö allekirjoittaa asiakirjan, jonka mukaan laaditaan työaikalomake ja henkilöstöosaston työntekijä, jossa ilmoitetaan tiedot. Jokaisen vastuuhenkilön allekirjoituspäivä on merkitty tähän.

Vivahteita

Pääaikalomakkeeseen voidaan lisätä lisälomake, joka on täytettävä työntekijälle hänen irtisanoutuessaan. Kuukauden lopussa se liitetään yleiseen tuntilomakkeeseen, johon tehdään merkintä eläkkeellä olevasta työntekijästä "Poistettu".

Työntekijän poissaolo töistä

Jos työntekijä ei ilmestynyt töihin tuntemattomasta syystä, sinun on laitettava tuntilomakkeeseen sarakkeeseen 4 koodi "HH" tai "30" - "Poissaolo tuntemattomista syistä". Kun työntekijä on vahvistanut poissaolon syyn - sairausloma, poissaolo jne., työaikalaskelmaan tehdään korjauksia ja "HN"-koodi muuttuu vastaavaksi poissaolon syyksi.

Sairaus lomalla

Jos työntekijä sairastui vuosilomalla ja sieltä palattuaan toi sairausloman, on tässä tapauksessa ilmoituskortissa ilmoitetut sairauspäivät merkitty koodilla (B) merkittyjen lomapäivien sijaan (OT ). Tässä tapauksessa lomaa pidennetään työntekijän sairauden ajaksi.

Loma loman aikana

Jos tuotantokalenterin mukaan lomat osuvat lomakaudelle, esimerkiksi toukokuun vapaapäivä, nämä päivät eivät sisälly lomaan - koodi (B) tulee syöttää sen sijaan. Loput päivät on myös merkitty vastaavalla koodilla (FROM). Joten esimerkiksi loma voi pudota Venäjän päivään, jos se otetaan 11.-18. kesäkuuta. Tässä tapauksessa kesäkuun 13. päivä on merkitty koodilla (B).

Tarkka kirjanpito työntekijöiden työajasta on välttämätön oikean palkkakirjanpidon kannalta. Tätä varten organisaatiot käyttävät erityistä työaikalomaketta. Mutta monet työnantajat, varsinkin pienissä organisaatioissa, laiminlyövät tämän asiakirjan, mikä rikkoo työlakeja ja voi johtaa valvontaviranomaisten määräämiin sakkoihin. Artikkelissa kerromme mitä työajalla tarkoitetaan, kenelle työaikalomakkeen ylläpito kannattaa uskoa, onko mahdollista säilyttää tämä asiakirja sähköisessä muodossa ja kuinka se täytetään.

Mikä on työaika?

Työajan käsite on esitetty Art. Venäjän federaation työlain 91 § on aika, jonka aikana työntekijän on sisäisten työmääräysten ja työsopimuksen ehtojen mukaisesti suoritettava työtehtäviä, sekä muut ajanjaksot, jotka työehtosopimusten mukaisesti. Venäjän federaation työlaki, muu liittovaltion lait ja muut Venäjän federaation normatiiviset säädökset viittaavat työaikaan. Samassa artiklassa säädetään työnantajan velvollisuudesta pitää kirjaa kunkin työntekijän tosiasiallisesti työskennellystä ajasta.

Tässä on joitain muita jaksoja, jotka voidaan sisällyttää työaikaan:

- lämmitys- ja lepotauot (saatavilla työntekijöille, jotka työskentelevät kylmänä vuodenaikana ulkona tai suljetuissa lämmittämättömissä tiloissa, sekä lastaus- ja purkutöissä työskenteleville kuormaajat sekä muut työntekijät työlain 109 §:n perusteella. Venäjän federaatio);

- taukoja lapsen ruokintaa varten (työssäkäyville naisille, joilla on alle puolentoista vuoden ikäisiä lapsia, maksetaan keskiansioiden suuruisena Venäjän federaation työlain 258 artiklan mukaisesti);

- työnantajan tuottamuksesta ja työnantajasta ja työntekijästä riippumattomista syistä johtuvat seisokit (työn väliaikainen keskeyttäminen taloudellisista, teknisistä, teknisistä tai organisatorisista syistä, josta maksetaan vähintään 2 /3 tariffiprosentista, palkka ( virallinen palkka), lasketaan suhteessa seisokkiin (Venäjän federaation työlain 157 artikla)).

Työajan enimmäisraja on säädetty laissa. Siten art. 2 osan nojalla Venäjän federaation työlain 91 §:n mukaan normaali työaika ei saa ylittää 40 tuntia viikossa. Tällä rajoituksella varmistetaan työntekijän terveyden suojeleminen liialliselta ylityöltä ja hänen ammatillisen työkykynsä säilyminen.

Työlaissa säädetään normaalin työajan lisäksi:

- lyhennetty työaika (sovitettu tietyille henkilöstöryhmille, jotka on määritelty Venäjän federaation työlain 92 artiklassa);

- osa-aikatyö (voidaan perustaa työntekijän ja työnantajan välisellä sopimuksella sekä palkattaessa että sen aikana (Venäjän federaation työlain 93 artikla). On osa-aikatyötä, vuoroa tai viikko).

Huomautus!Jos työnantaja otti tietyn työntekijän tekemään työtä hänelle vahvistetun työajan ulkopuolella, kyseessä on ylityö ja se on otettava huomioon ja maksettava sen mukaisesti.

Venäjän federaation työlain 94 §:ssä säädetään työvuoron kestosta: se vaihtelee eri työntekijäryhmien osalta 2,5 - 8 tuntia. Poikkeuksena ovat median, elokuvan organisaatioiden, televisio- ja videoryhmien luovat työntekijät, teatterit, teatteri- ja konserttijärjestöt, sirkukset ja muut teosten luomiseen ja (tai) esittämiseen (näyttelyyn) osallistuvat henkilöt näiden työntekijöiden teos-, ammatti- ja asemaluetteloiden mukaisesti. Heille työvuoron kesto voidaan määrätä työehtosopimuksella, paikallisella säädöksellä tai työsopimuksella.

Välittömästi vapaapäivää edeltävän työpäivän tai työvuoron kestoa lyhennetään yhdellä tunnilla (Venäjän federaation työlain 95 artikla).

Aikalomake: kuka täyttää?

Jokaisen työntekijän työaika on siis otettava huomioon. Tätä tarkoitusta varten Venäjän federaation valtion tilastokomitean asetuksella 05.01.2004 N 1 "Työn ja sen maksamisen kirjanpidon ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä" hyväksyttiin työaikalomakkeen lomakkeet - T-12 ja T-13. Näitä lomakkeita käytetään kirjaamaan kunkin organisaation työntekijän tosiasiallisesti työskennellyt ja (tai) tekemättä työajat, valvomaan vahvistettujen työaikojen noudattamista, hankkimaan tietoja työtuneista palkkojen laskemiseksi ja tilastollisen raportoinnin laatimiseksi työstä.

Huomautus.Henkilöstövastaavan tai muun valtuutetun henkilön täyttämä ja kirjanpitoon siirretty työaikalomake on perustana organisaation työntekijöiden palkkojen laskemiselle.

Kuten huomasit, valtion tilastokomitea ehdotti kahta yhtenäistä työaikalomakkeiden muotoa. Kumpi pitäisi ottaa huomioon? Jos organisaatiossasi on automaattinen työaikakirjanpito (pääsyjärjestelmä muovikorteilla sisään- ja poistumista varten), on parempi käyttää lomaketta T-13 "Työaikalomake" (vaikka tällä tiedolla voit myös pitää osion 1 "Työaikapöytäkirja ” lomakkeella T-12 erillisenä asiakirjana). Jos organisaatio määrää työajan manuaalisen kirjaamisen, sinun on säilytettävä työaikalomake T-12-lomakkeella.

Organisaatiossa on nimetty vastuuhenkilö pitämään työaikalomaketta. Pääsääntöisesti tämä on palkkakirjanpitäjä tai henkilöstövirkailija. Jos organisaatiossa on useita rakenneyksiköitä, eikä yksi työntekijä pysty pitämään kirjanpitoa, voit nimetä vastuuhenkilöt kuhunkin rakenneyksikköön. Arkkien lähettämisen jälkeen rakenteelliset jaot tiedot yhdistetään yhdeksi asiakirjaksi ja siirretään kirjanpitoon. Joka tapauksessa, jos työaikalomakkeen ylläpitovelvollisuutta ei ole määrätty toimenkuvassa, on tehtävä määräys.

Työaikalomakkeen täyttämisen säännöt

Monet ovat melko muodollisia täyttäessään työaikalomakkeen, mutta tässä on joitain vivahteita.

Ensinnäkin jokainen työntekijä, joka palkataan vakinaiselle, määräaikaiselle tai kausityötä, annetaan henkilöstönumero, joka ilmoitetaan kaikissa työvoiman ja palkkojen kirjanpitoa koskevissa asiakirjoissa. Ja tässä tulee ensimmäinen kysymys. Entä yhteistyökumppanit? Yksi työntekijä, mutta kaksi henkilömäärää? Kyllä, näin se toimii. Koska osa-aikatyötä varten myönnetään vakiomuotoiset työsuhteen asiakirjat (työsopimus, tilaus, henkilökortti jne.) ja osa-aikatyö on erillinen henkilöstöyksikkö, hänellä on kaksi henkilöstönumeroa ja jokainen niistä työaika kirjataan erikseen.

Vastuuhenkilöiden laatimat työaikalomakkeet siirretään kalenterikuukauden lopussa henkilöstöosaston johtajan tai muun valtuutetun ylläpitämään. henkilöstötoimistotyöt henkilö, joka täsmäyttää tuntilomakkeen tiedot henkilöstöosastolla oleviin tietoihin. Esimerkiksi henkilöstövastaava tarkistaa päivät, jolloin työntekijä oli vuosipalkalla tai muulla lomalla tai työmatkalla, korjaa tuntemattomista syistä johtuvia poissaolopäiviä toimittaessaan asiakirjoja, jotka vahvistavat poissaolon syiden pätevyyden (esim. työkyvyttömyystodistus), tai jos sellaista ei ole, aiheuttaa poissaoloa.

Jos organisaatiossa on irtisanottu, tällainen työntekijä suljetaan irtisanomista seuraavan kalenterikuukauden työaikalomakkeesta. Jos uusia työntekijöitä palkataan, ne kirjataan sen kuukauden työaikalomakkeeseen, jolloin palkkaus on myönnetty.

Selvityskorttiin merkinnät poissaolon syistä, osa-aikatyöstä tai normaalin työajan ulkopuolella työntekijän tai työnantajan aloitteesta, lyhennetyistä työajoista jne. valtion tai julkiset tehtävät, kirjallinen varoitus seisokeista, työntekijän kirjallinen suostumus ylityötyöhön laissa säädetyissä tapauksissa jne.).

Kunkin työntekijän kuukausittaisen päivittäisen työajan kulun kuvastamiseksi työaikalomakkeessa on jaettu seuraavaa:

- muodossa T-12 (sarakkeet 4, 6) - kaksi riviä;

- muodossa T-13 (sarake 4) - neljä riviä (kaksi kutakin kuukauden puoliskoa kohti) ja vastaava määrä sarakkeita (15 ja 16).

Lomakkeissa T-12 ja T-13 (sarakkeissa 4, 6) työajan tunnukset (koodit) laitetaan yläriville ja kirjataan tehtyjen tai tekemättä työtuntien kesto (tunteina, minuutteina) alarivi kunkin päivämäärän vastaavien työaikakoodien mukaan.

Tarvittaessa voidaan lisätä sarakkeiden määrää työaikojen lisätietojen, esimerkiksi työn alkamis- ja päättymisajan, kiinnittämiseen muissa kuin normaalioloissa. Tämän avulla voit suorittaa menettelyn yhtenäisten ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen käytöstä, jotka on hyväksytty Venäjän federaation valtion tilastokomitean 24. maaliskuuta 1999 annetulla asetuksella N 20.

T-12-lomakkeen työaikalomakkeen sarakkeita 5 ja 7 täytettäessä ylemmille riveille merkitään työpäivien lukumäärä ja alemmille riveille kunkin työntekijän työtuntien määrä tilikauden aikana.

Työajat voidaan ottaa huomioon:

- menetelmä jatkuvaan läsnäolon ja työstä poissaolon kirjaamiseen;

- rekisteröimällä vain poikkeamat (poissaolot, myöhästymiset, ylityötunnit jne.).

Kun otetaan huomioon työstä poissaolot, jotka kirjataan päiviin (vuosiloma, tilapäisen työkyvyttömyyden päivät, työmatkat, koulutukseen liittyvät vapaat, valtion tai julkisten tehtävien suorittamisjaksot jne.), vain sopimuskoodit ja alarivit jätetään tyhjiksi. Esittelemme selitteen taulukossa.

Määrätty aika	Koodi
Kirje	Digitaalinen
Työajat päiväsaikaan	minä	01
Työajat yöllä	H	02
Työajat viikonloppuisin ja vapaapäivinä	RV	03
Ylitöiden pituus	Kanssa	04
Vuorotyön kesto	VM	05
Työmatka	Vastaanottaja	06
Ammatillinen kehitys tauolla työstä	PC	07
Jatkokoulutus, jossa on erillään työstä toisella alueella	PM	08
Vuosittainen palkallinen perusloma	FROM	09
Vuosittainen palkallinen lisävapaa	OD	10
Työn ja koulutuksen yhdistävien työntekijöiden lisävapaata koulutuksen yhteydessä keskiansiota säilyttäen	klo	11
Lyhennetty työaika opiskelijoille työssä osapalkalla	HC	12
Harjoittelun yhteydessä palkatonta lisälomaa	UD	13
Äitiysloma (vapaa vastasyntyneen lapsen adoption yhteydessä)	R	14
Vanhempainvapaata, kunnes lapsi täyttää kolme vuotta	jäähdytysnestettä	15
Palkaton loma myönnetään työntekijälle työnantajan luvalla	ENNEN	16
Poistu ilman palkkaa sovellettavan lain edellyttämin edellytyksin	OZ	17
Lisävuosilomaa ilman palkkaa	DB	18
Tilapäinen työkyvyttömyys (paitsi "T"-koodissa määrätyissä tapauksissa) lain mukaisen etuuden määräämisellä	B	19
Tilapäinen työkyvyttömyys ilman etuuksien määräämistä laissa säädetyissä tapauksissa	T	20
Lyhennetty työaika normaaliin työaikaan nähden laissa säädetyissä tapauksissa	Mestarien liiga	21
Pakkopoissaoloaika irtisanomisen tunnustamisen, toiseen työhön siirtymisen tai laittoman työstä erottamisen yhteydessä edelliseen työhön palaamisen yhteydessä	PV	22
Poissaolo valtion tai julkisten tehtävien hoitamisen aikana lain mukaisesti	G	23
Poissaolo (poissaolo työpaikalta ilman pätevää syytä laissa säädetyn ajan)	JNE	24
Osa-aikatyön kesto työnantajan aloitteesta laissa säädetyissä tapauksissa	NS	25
Vapaapäivät (viikkoloma) ja vapaat vapaapäivät	AT	26
Ylimääräiset vapaapäivät (maksullinen)	OV	27
Ylimääräiset vapaapäivät (ilman palkkaa)	HB	28
Lakko (lain määräämin edellytyksin ja tavalla)	ZB	29
Poissaolot selittämättömistä syistä (kunnes olosuhteet selvitetään)	HH	30
Seisokki työnantajan syyn vuoksi	RP	31
Seisokki työnantajasta ja työntekijästä riippumattomista syistä	NP	32
Työntekijän syyn vuoksi seisokki	VP	33
Työstä erottamisen aika (työhönpääsyn estäminen) lain mukaisella maksulla (lisä)	MUTTA	34
Työstä eroamisen (työhönpääsyn kieltämisen) aika laissa säädetyistä syistä ilman palkkaa	HUOM	35
Työn keskeyttäminen, jos palkanmaksu viivästyy	NZ	36

Useimmissa tapauksissa organisaatiot täyttävät tuntilomakkeen kirjaimilla. Vaikka nämä nimet on annettu vain T-12-lomakkeella, niitä on käytettävä myös T-13-lomaketta täytettäessä.

Käytettäessä aikaraporttia muodossa T-12 sek. 2 ”Selvitykset henkilöstön kanssa palkasta” yhden maksutavan osalta kaikille työntekijöille ja vastaavalle tilille, sarakkeet 18-22 täytetään laskettaessa eri maksulajeja ja vastaavia tilejä kullekin työntekijälle - sarakkeet 18-34.

T-13-lomakkeella olevaa tuntilomaketta laadittaessa on otettava huomioon seuraavat asiat. Kun tallennat palkanlaskennan tunnistetietoja:

- vain yhdelle maksutyypille ja sitä vastaavalle tilille, joka on yhteinen kaikille työaikalomakkeeseen sisältyville työntekijöille - tiedot "Maksutyyppi", "Vastaava tili" täytetään taulukon yläpuolelle sarakkeilla 7-9 ja sarakkeella 9 täyttämättä sarakkeissa 7 ja 8;

- useille (kahdesta neljään) maksutyypeille ja vastaaville tileille - sarakkeet 7-9 täytetään. Lisälohko, jossa on samat sarakenumerot, tarjotaan maksutyyppitietojen täyttämiseen, jos niitä on enemmän kuin neljä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä työaikalomakkeen täyttämisestä

Milloin työaikalomakkeeseen pitää tehdä merkinnät? Uskomme, että merkintöjä tulee tehdä päivittäin. Käytännössä kaikki organisaatiot eivät kuitenkaan noudata tätä sääntöä ja laskevat työpäiviä "oletuksena". Tämän seurauksena voi syntyä tilanteita, kun:

- työntekijää ei voida saattaa kurinpidolliseen vastuuseen työkuririkkomuksesta (esimerkiksi työntekijä oli poissa kuukauden ensimmäisinä päivinä, hän ei merkinnyt sitä työaikalomakkeeseen ja työpäivän lopussa kuukaudessa luovuttaessaan raporttikortin he päättivät "syytää" - et voi irtisanoa "poissaoloa" etkä edes määrätä kurinpidollista seuraamusta, koska niin kauan kuin työnantaja noudattaa työlain 193 §:ssä säädettyjä määräaikoja Venäjän federaation säännösten mukaisesti kurinpitotoimenpiteiden soveltamisen määräajat umpeutuvat);

- joudut oikaisemaan työaikalomaketta ja laskemaan palkat uudelleen (esim. kun työntekijälle annetaan työpäiviä koko kuukaudelta, ajanottajalle ei ole tullut tietoa poikkeamista, työaikalomake on luovutettu, palkkaa on kertynyt ja maksettu Mutta seuraavan kuun ensimmäisinä päivinä työntekijä toi sairausloman, josta on selvää, että kolme päivää tilapäistä työkyvyttömyyttä osui sulkuaikaan).

Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on tarpeen järjestää välitön tiedon vastaanottaminen mahdollisista poikkeamista työaikataulusta - samana päivänä, vaikka puhelimitse, vaikka faksilla tai sähköpostilla.

Huomautus.Ennakon suuruutta määritettäessä on noudatettava pykälän vaatimuksia. Venäjän federaation työlain 136 §:n mukaan työntekijän tosiasiallisesti työskennellyt aika tai työ on otettava huomioon (Rostrudin kirje, 08.09.2006 N 1557-6).

Kuinka monta kertaa kuukaudessa työaikalomake pitää täyttää? Palkkaa kertyy ja maksetaan kahdesti kuukaudessa, tarkoittaako tämä sitä, että työaikalomake on toimitettava samalla tiheydellä? Itse asiassa Art. Venäjän federaation työlain 136 mukaan palkka on maksettava vähintään kahdesti kuukaudessa. Mutta useimmissa tapauksissa palkanlaskenta suoritetaan kerran, ja toinen maksu organisaatiolle suoritetaan kiinteänä maksuna, ns. Ja jälkimmäisen laskemiseksi kirjanpitoosasto ei pääsääntöisesti vaadi aikaraportin toimittamista.

Tietenkään työsuojeluviranomaiset tai verot eivät moittele tällaisessa määräyksessä, mutta jos noudatat lain kirjainta, on raporttikortti toimitettava kaksi kertaa kuukaudessa.

Kuinka kirjata kellon aika raporttikorttiin, jos se kestää 15 päivää kello 11? Kiertotyön keston huomioon ottamiseksi tuntilomakkeen symbolitaulukkoon on asetettu kirjainkoodi "VM" ja digitaalinen koodi "05". Koska vuorojen väliset lepopäivät annetaan työntekijälle vapaapäivien (viikoittainen keskeytymätön lepo) lisäksi ja niistä maksetaan päiväpalkkaa (Venäjän federaation työlain 301 §:n 3 osa), heidän tulee merkitä tuntilomakkeeseen lisävapapäivinä (maksettuina) kirjainkoodilla "OB" tai digitaalisella koodilla "27". Työaikalomakkeen täyttöohjeissa määrätään, että työstä poissaoloja, jotka kirjataan päiviin (vuosilomat, tilapäisen työkyvyttömyyden päivät, työmatkat, koulutukseen liittyvät vapaat, valtion tai julkisten tehtävien suorittamisajat jne.) , sarakkeisiin 4 ja 6 on kiinnitetty vain symbolien koodeja. Kaavion alarivit jäävät tyhjiksi. Työntekijät eivät työskentele vuorojen välisinä lepopäivinä, joten näitä päiviä ei merkitä sarakkeisiin 5 ja 6 (lomake T-13).

Miten työvuoron kesto heijastetaan työaikalomakkeeseen kesäaikaan talviaikaan siirtyessä ja päinvastoin? Tässä tapauksessa työaikalomakkeeseen on merkittävä todellinen työaika. Jos työntekijällä on esimerkiksi 7 tunnin yövuoro ja kesäaikaan siirtymisyönä aikataulussa on määrätty 6 tuntia, työaikalomakkeessa tulee näkyä myös 6 tuntia yötyötä. Näin ollen talviaikaan siirtymisen aikana ylimääräinen tunti työ tulee myös näkyä työaikalomakkeessa, eli jos työntekijän yövuoron kesto on 7 tuntia ja talviaikaan siirtymisyönä aikataulussa määrätään 8 tuntia, täsmälleen 8 tuntia työtä tulee näkyä työaikalomakkeessa. Samalla älä unohda maksaa lisämaksua yötyöstä, sillä se vastaa ylimääräistä työtuntia.

Onko tarpeen ottaa huomioon työntekijän puutteelliset työtunnit? Jos työaika on kokonaisia tunteja, minuutit voidaan jättää pois jättämällä vain tuntien lukumäärä, esimerkiksi 6 tai 8. Jos työpäivä on tunteja ja minuutteja, on ilmoitettava sekä koko- että osa-aikatyöaika. Työaikalomakkeessa 8 tuntia ja 12 minuuttia kestävä työpäivä voidaan merkitä sekä ”8.12” (8 tuntia 12 minuuttia) että ”8.2” (8 ja kaksi kymmenesosaa tuntia). Usein työnantajat lyhentävät perjantain työn kestoa vähentämällä lounastaukoa. Tässä tapauksessa maanantaista torstaihin on laitettava raporttikorttiin "8.15" ja perjantaina "7".

Pitääkö työaikalomaketta pitää, jos työaika kirjataan kääntöporteilla erikoisohjelmalla? Selvityskorttiin merkinnät poissaolon syistä, osa-aikatyöstä tai normaalin työajan ulkopuolella työntekijän tai työnantajan aloitteesta, lyhennetyistä työajoista jne. valtion tai julkisista tehtävistä, kirjallinen varoitus seisokeista , ilmoitus osa-aikatyöstä, työntekijän kirjallinen suostumus ylityöhön laissa säädetyissä tapauksissa jne.), kone ei pysty kiinnittämään niitä.

Lisäksi tuntilomakkeen lomakkeet sisältävät vaadittavan ”Henkilökohtaisen allekirjoituksen”, mikä tarkoittaa, että niiden säilyttäminen sähköisessä muodossa on laitonta.

Näin ollen sähköisen ajanseurantajärjestelmän käyttö ei vapauta organisaatiota tuntikirjanpitovelvollisuudesta.