Наследство и дарение 

Как правилно да изчислите работното време в графика. Изтеглете формуляр и примерно попълване на график

Всеки работодател трябва да регистрира броя на отработените часове от служителите. В този случай организационно-правната форма на предприятието няма значение. Документът, който трябва да бъде попълнен, се нарича лист за работно време.

За тези цели Федералната служба за държавна статистика разработи и одобри няколко различни формуляра:

  1. Формуляр 0504421. Приложим за бюджетни предприятия. Друго име на хартията е графикът за работно време (TURV).
  2. Формуляр № Т-12.
  3. Формуляр № Т-13

Документите започнаха да се прилагат въз основа на съответния Указ № 1 от 01.05.2004 г. Изтеглете формуляри на формуляр № Т-12 и формуляр № Т-13 във формат Word и Excel в тази статия.

Наличието на графика позволява на счетоводния отдел и отдела по персонала на организацията:

  • Вземете предвид часовете, прекарани на работното място от всеки един от служителите.
  • Контролирайте спазването на работния график (явяване / отсъствие, закъснение).

Предоставената информация ще ви помогне да изчислите. заплатиза всеки служител и изготвяне на статистика. Разполагайки с информация за персонала, служителят отдел персоналще може да обоснове санкциите, наложени на работника (например за закъснение). И счетоводителят - да обясни колко законно е изплащането на обезщетение и други обезщетения.

Съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работникът има право да поиска от работодателя извлечение с неговите данни от графика на работното време.

Моля, обърнете внимание: от януари 2013 г. унифицираните формуляри на документи не са задължителни. Въпреки че техният формат е прост и лесен за използване. В същото време работодателите не се освобождават от задължението да поддържат този регистър. Това казва Кодекс на труда(част 4 член 91). Мениджърите имат право да контролират времето на работа на служителите по всеки удобен начин.

Надзорен орган

Установените форми на първични счетоводни документи имат инструкции за употреба:

  • Формирането и поддържането на документация трябва да се извършва само от упълномощено лице.
  • За подпис хартията се предоставя на ръководството на звеното и служител на отдела за персонал.
  • След това графикът в Excel се прехвърля на служителя на счетоводния отдел.

Правилата не предвиждат конкретна позиция, представителят на която е длъжен да попълни TWP. Всеки служител може да бъде назначен за ръководител.

След избор на отговорно лице се изготвя заповед или се фиксира вменено задължение в трудовия договор на избрания служител. В противен случай служителят има право да не се занимава с разписание.

Ако организацията има впечатляващ персонал, във всеки отдел се избира отговорно лице. TURV се провежда, както следва:

  • През месеца на фактуриране назначеният служител записва информация за своето звено.
  • Освен това ръководителят на отдела проверява всички данни и общия дизайн. Ако няма грешки, той подписва графика и го предава на служителя по персонала.
  • Служителите на отдела за персонал извършват съгласуване на данни, фиксират параметрите, необходими за тяхната дейност. След като хартията се заверява с подпис и се пренасочва към счетоводния отдел.

Малките организации следват опростена верига. Те поддържат графика за време, разчитайки на отдела за персонал.

Разликата между формите

Формуляр T-13 е приложим в организации, които имат специален турникет. Това е името на система, която автоматично записва времето, когато служителите пристигат на работа - с нейна помощ можете да проследите нечие отсъствие.

Формуляр № T-12 се счита за универсален документ. Неговата структура се различава от формуляр № T-13 с наличието на допълнителен раздел 2. Тази колона се използва за записване на материални сетълменти с работници за извършената от тях работа. Ако сетълментите със служители се въвеждат в отделен формуляр, тогава този раздел не се попълва. Можете да изтеглите електронната таблица тук:

Въвеждане на данни

За да избегнете грешки, трябва внимателно да разберете как да попълните график. Упълномощеното лице може да използва една от двете опции:

  • Плътен пълнеж. Този метод се характеризира с ежедневно въвеждане на информация за всеки служител (дошъл/недошъл).
  • Попълване на отклонения. При тази опция се записват само служители, които закъсняват или не се явяват на работа.

Като пример, помислете за формуляр T-13, използвайки метода на почистване. Правилата за попълване на графика са следните:

  1. В горния десен ъгъл посочете името на фирмата и посочете отдела.
  2. Посочете кода за обща класификация (OKPO) в базите данни на Росстат и го въведете в съответното поле.
  3. Посочете поредния номер на документа и датата на изготвянето му. Използва се последният ден от отчетния период (месец).
  4. Посочете датите на отчетния период. Хартията се отдава на месец.
  5. Посочете трите имена на работниците и техните длъжности. За всеки служител се разпределя отделен ред с присвояване на сериен номер.
  6. Маркирайте присъствието на служител на работното място или причината за отсъствието му (командировка, ваканция, почивен ден и др.) За въвеждане на данни се използват определени съкращения. Тук се показва и броят на отработените часове.
  7. Обобщете часовете и работните дни за отчетния период. В колона 5 се въвежда информация за всеки 15 дни, в колона 6 - за целия месец.
  8. Въведете данни за начисляване на доходи. Посоченият код за вида на възнаграждението в ведомостта ви позволява да посочите естеството на дължимите средства на служителя. Например кодовете за заплащане на ваканция са 2012, а основният месечен доход е 2000. Тук също трябва да посочите сметката, от която се прави дебитът. Колона 9 е предназначена за вписване на часовете (дни), изразходвани за всеки вид заплащане за трудова дейност.
  9. В колони от 10 до 12 се въвежда информация за причините за отсъствието и времето на отсъствие.
  10. Заверката на хартията се извършва от няколко лица. Изискват се подписи не само на отговорния служител, но и на ръководителя на звеното и служителя по персонала.

Пример за попълване на формуляр № T-12:

Персоналният номер, присвоен на служител, трябва да бъде записан във всички местни документи на компанията. След уволнението на служител, неговият номер остава свободен за известно време (обикновено няколко години).

В процеса на изучаване на правилата за записване на работното време ние многократно ще се позоваваме на следните правни актове:

През 2015 г. беше направено пояснение в Кодекса на труда на Руската федерация: ако сезонният или технологичният характер на производството изисква увеличаване на отчетния период, отраслово (междуотраслово) споразумение и колективен трудов договор могат да предвидят увеличение на отчетният период за отчитане на работното време на тези работници, но не повече от една година. Досега обаче такива споразумения не са разработени, което означава, че предприятията не могат едностранно да се откажат от максималната продължителност на отчетния период от 3 месеца.

Друг труден въпрос за работодателя е недостигът, възникнал след резултатите от отчетния период. Това може да е резултат от неграмотно планиране на смените. Ако за такъв служител се установи почасова система на заплащане, нивото на неговия доход намалява, което означава, че работодателят е длъжен да плаща допълнително до нивото на средната печалба. Причината за незавършените смени може да бъде и непреодолима сила, когато са виновни външни фактори. В този случай работодателят трябва да запази за служителя 2/3 от тарифната ставка или заплатата пропорционално на отработеното време (член TK RF).

Обратната ситуация е обработката при служителя. Трудността се състои в това, че служителят по персонала научава за обработката едва в края на отчетния период, когато сравнява действително отработеното време и нормата на производствения календар. Когато изчислявате, не забравяйте за законно неотработените дни: ваканция, отпуск, отпуск по болест и т.н. - всички те намаляват ставката. След това определете дали служителят е работил през отчетния период в почивни дни. Тези дни вече са платени поне в двоен размер (чл. Кодекс на труда на Руската федерация), следователно тези часове (дни) не трябва да се заплащат допълнително като извънреден труд (параграф 4 от Разясненията, одобрени с Указ на Президиума на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите; Решение на въоръжените сили на Руската федерация). Ако след всички изчисления служителят запази отработени часове над нормата, работодателят ги заплаща с повишена ставка: първите два часа - най-малко един и половина пъти, следващите - най-малко двойно (член TK RF) .

Подчертаваме, че е изключително важно да се спазват правилата за отчитане на работното време. Това засяга изчисляването на заплатите и допълнителните плащания за работа в условия, които се отклоняват от нормалните. Правилното попълване на графика ви позволява правилно да плащате на служителя за работата му и, което е важно, да вземете предвид цялото действително отработено време в трудовия стаж.

Обслужване на персонала на предприятието: офис работа, документооборот и нормативна база Гусятникова Дария Ефимовна

2.5. График за време

В съответствие с чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да води записи за действително отработеното време от всеки служител. За формализиране на данните от такова счетоводство, Goskomstat на Русия разработи унифицирани формуляри № Т-12 (код съгласно OKUD 0301007) и № Т-13 (код съгласно OKUD 0301008). Прилагат се тези унифицирани форми за отчитане на работното време и разчети с персонала за възнаграждение юридически лицавсички организационно-правни форми и форми на собственост, с изключение на бюджетните институции. За съжаление, тези формуляри са предназначени да записват използването на работното време в предприятия, които използват само система на заплащане, базирана на времето. При заплатите на парче предприятията самостоятелно разработват форми на първични документи за отчитане на производството.

Използва се графикът за време:

Да получи данни за отработеното време от служителите на организацията;

За отчитане на действително отработените часове, престой, болест, отпуск и други форми на използване на работното време;

Да следи за спазването от служителите на установеното работно време;

Да регистрира отсъствия;

За заплати;

За изготвяне на статистическа отчетност по труда.

Графикът се съставя в един екземпляр от упълномощено лице, често от служител на службата за персонал. Задължението за водене на график може да бъде предписано от служител в трудов договор, описание на работатаили му се възлага с отделна заповед за основната дейност. За нарушаване на задължението за отчитане на работното време виновните длъжностни лица носят административна отговорност, наложена от органите на Федералната инспекция по труда.

След съставяне на графика за време, той се подписва от ръководителя на структурното звено, служител на службата за персонал и се прехвърля в счетоводния отдел, където се съхранява за една година (клауза 281 от Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейности на организации, посочващи периодите на съхранение, одобрени от Руските архиви на 06.10.2000 г.).

Ако заплатата се изчислява два пъти месечно, компанията трябва да съставя два работни листа на месец: един за отчитане на отработените часове през първата половина на месеца, а другият за втората половина. Ако графикът се съставя веднъж месечно, счетоводният отдел може да има проблем с надплатен аванс за първата половина на месеца, ако по това време някой от служителите е отсъствал от работа. В този случай организацията няма да носи отговорност.

Ако заплатите се изплащат веднъж месечно, тогава в случай на жалба от служители до Федералната инспекция по труда за нарушение на изискванията на член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация, виновният изпълнителенможе да бъде глобен от 500 до 5000 рубли. за нарушение на законодателството в областта на труда и защитата на труда (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

В малко предприятие може да се поддържа график за организацията като цяло, в по-големи - за структурни подразделения. Заглавието трябва да посочва името на предприятието и структурната единица, за която се попълва графикът, кодът OKPO. Включването на служител в графика и изключването от него се извършва въз основа на първични документи за досиета на персонала (заповед за работа, трудов договор).

Формуляр № T-12 се попълва ръчно с мастило или химикал, с ясен, ясен почерк, без петна, изтривания, зацапване с коректор. Допуснатите грешки се коригират само според установените правила (чрез задраскване на грешните записи и поставяне на правилните над тях). Корекциите се потвърждават с подписа на служителя, попълнил формуляра, както и се съгласуват и подписват от всички лица, отговорни за съдържанието на документа.

Формуляр № T-13 се използва в условия на автоматизирана обработка на данни. Формулярите на този график могат да имат частично завършени детайлисвързана с условно постоянна информация в програмните директории:

Структурно подразделение, цех (отделение), бригада;

Пълно име;

Професия (длъжност);

Личен номер и др.

Формата на графика може да се променя в съответствие с приетата технология за обработка на данни. В съответствие с Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1, ако е необходимо, е разрешено да се увеличи броят на колоните за поставяне на допълнителни данни за работното време, например начален и краен час на работа при други условия от нормалното. Препоръчва се допълнителни колони да бъдат въведени в графика за тези организации, чиито служители работят в опасни условия. Служителите, изброени в списъка на отраслите, цеховете, професиите и длъжностите с вредни условия на труд, работата в които дава право на допълнителен отпуск и по-кратък работен ден, получават допълнителен отпуск без резерви.

Другите работници и служители, които не са посочени в списъка, които работят в определени периоди от време в производства и цехове, професии и длъжности с вредни условия на труд, предвидени в списъка, имат право на допълнителен отпуск, изчислен пропорционално на отработените часове, на същите основания като работниците, посочени в списъка.

Само онези дни, в които служителят действително е бил нает при тези условия най-малко половината от работния ден, предвиден за работниците от дадено производство, цех, професия или длъжност, се зачитат за времето, отработено при опасни условия на труд.

За предоставяне на допълнителен отпуск на работници и служители, които не са посочени в списъка, трябва да се документира фактът, че извършват работа с вредни условия на труд в определени периоди от време. Но въпросът как трябва да стане това не е уреден в закона. За да се отчете времето на работа при вредни условия на труд, допълнителните колони на графика са подходящи.

Всичко е вписано в дневника промените трябва да бъдат формализирани в предприятието със заповед. Премахването на отделни данни от графика, както и от други унифицирани форми, не е разрешено.

Първият раздел на формуляр № Т-12 (колони 1–6 № Т-13) се нарича "Отчитане на работното време"и е таблица, в която дните от текущия месец са разположени хоризонтално, а списъкът с имена на служители е даден вертикално. За да се отрази използването на работното време за всеки ден в графика (№ Т-12 - колони 4-17; № Т-13 - колона 4), се разпределят два реда:

Първият съдържа условните обозначения за видовете разходи за работно време, чийто пълен списък е даден на заглавна страницаформа No Т-12;

Втората – отразява данни за отработените часове за всеки вид разход на работно време.

По този начин тези данни ви позволяват да контролирате времето, отработено от всеки служител, всички случаи на закъснения и отсъствия с посочване на тяхната причина, както и часове за престой и извънреден труд.

Член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация под работно време се разбира времето, през което служителят трябва да изпълнява трудови задължения, както и други периоди от време, които в съответствие със закони и други нормативни правни актове са свързани с работното време. Работното време се определя в съответствие с правилника за вътрешния ред работен графикорганизацията и условията на трудовия договор.

Отчитането на работното време се извършва в работния лист чрез метода на непрекъснато регистриране на присъствието и отсъствието от работа . Но Указ № 1 на Държавния комитет по статистика на Русия позволява регистриране в ведомостта само на отклонения (отсъствия, закъснение на извънреден труд и т.н.) от работния график. При липса на отклонения в графика се въвеждат само окончателните данни за резултатите от работата за първата и втората половина на месеца.

Всеки ден от месеца на фактуриране за всеки служител може да бъде работен ден, почивен ден (според календара, специален график или заповед на правителството на Руската федерация), празник, ден на ваканция, болест и др. .

Следните видове отработени часове се вземат предвид отделно:

Работно време (ден, вечер);

Нощни часове на работа;

Извънреден труд;

Работно време в почивни дни, празници;

Часове, прекарани в командировка.

Броят на отработените часове от служителя се определя въз основа на данните за времето на пристигането на служителя на работното място и неговото напускане. Периодите на действително отсъствие на служителя от работното място без основателна причина понякога се изваждат от това време. Нощното време е времето от 22:00 до 06:00 часа (член 96 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Да се извънреден труд(Член 99 от Кодекса на труда на Руската федерация) включва работа, извършена от служител по инициатива на работодателя извън установеното работно време, ежедневна работа (смяна), както и работа над нормалния брой работни часове за отчетния период. Данните за това се вписват в графика за време въз основа на списъци на лицата, които са извършили тази работа, съставени и подписани от ръководителя на структурното звено, който е взел решение за производствената необходимост от извънреден труд. Ръководителят на извънредния труд отбелязва в тези списъци броя на действително отработените часове от всеки служител над нормата.

Оформени по същия начин работно време в почивни и празнични дни.

Когато работите в почивен ден, независимо от това как впоследствие ще бъде компенсиран на служителя, „RP“ се посочва в първия ред на съответната колона на графика, а броят на действително отработените часове в този ден е посочен в секундата.

Работата през почивните дни се заплаща двойно съгласно чл. 153 от Кодекса на труда на Руската федерация. Основанието за това ще бъде графикът на работното време и писмената заповед на работодателя за плащане. Ако служител е изразил желание да получи още един ден почивка за работа в почивен ден, тогава в съответствие с член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация може да му бъде предоставен, което също трябва да бъде посочено в писмено заповед на работодателя. В деня, в който се дава почивка, в отчета се поставя „Б”. В този случай работата в почивен ден се заплаща еднократно през месеца, в който работникът или служителят е работил в почивен ден, а другият ден почивка не се заплаща, независимо от месеца, в който е предоставена.

При отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (ваканция, дни на временна неработоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, време за изпълнение на държавни или обществени задължения и др.), Само кодове се въвеждат в графика в началото ред в колоните символи, а колоните в долния ред остават празни.

Времето, прекарано от служител в командировка , се зачита въз основа на надлежно издадено командировъчно удостоверение, в което се отбелязва часът на пристигане и заминаване на служителя във всяка дестинация, заверени с подписи и печати на приемащите страни. Тези знаци ви позволяват да определите времето, през което служителят е бил в командировка. В този случай за ден на заминаване в командировка се счита денят на заминаване на влака, самолета или др. превозно средствоот мястото, където се намира постоянната работа на командированото лице, а в деня на пристигане - деня на пристигането на транспорта на това място. Точният час се потвърждава от наличието на билети за посочените превозни средства.

В онези дни, когато служителят е бил в командировка (включително почивен ден), е необходимо да поставите „K“ в първия ред на графика за време - буквения код на командировката, а вторият ред не се попълва навън. В съответствие с член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато служител е изпратен в командировка, му се гарантира запазване на средната печалба.

Отчитането на времето, прекарано от служителите във ваканция, се извършва въз основа на заповеди за отпуск. В същото време следното се взема предвид отделно в графика: видове почивки:

Основен платен годишен отпуск;

годишен допълнителен платен отпуск, предвиден в закона, регламенти, колективен трудов договор;

Отпуск във връзка с обучение със запазване на заплатите, повишаване на квалификацията с прекъсване на производството и др.;

Намалено работно време за студенти на работа с частично заплащане;

Допълнителен отпуск във връзка с обучение без заплащане;

Отпуск по майчинство;

Частично платен отпуск за отглеждане на дете;

Предоставен неплатен отпуск на детегледачка;

Неплатен отпуск, предоставен на служител с разрешение на администрацията;

Отпуск без заплащане в предвидените от закона случаи.

Ако служителят отиде на почивка, тогава празниците трябва да бъдат посочени в графика, тъй като неработните празници, попадащи в периода на ваканцията, не се включват в годишния отпуск и не се заплащат (член 120 от Кодекса на труда на Руската федерация). Почивните дни през този период не се отбелязват, тъй като те са включени в понятието "календарни почивни дни".

Бележки в отчета за причините за неявяване на работа, работа на непълно работно време или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой , декларация за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя за извънреден труд в случаите, установени със закон и др.). От служителите се изисква да предоставят тези документи на хронометриста или упълномощено лице преди края на отчетния период.

Например, ако служител съобщи за болест по телефона, при попълване на графика за време, преди служителят да се появи на работа, в листа за време се въвежда буквен код „HH“ - отсъствие по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата). След предоставяне на болничен лист този буквен код се коригира на код "В" - временна нетрудоспособност (заболяване).

Отклоненията и нарушенията на установеното работно време могат да бъдат както следва:

Временна неработоспособност (с изключение на случаите, предвидени от код „Т“ - временна неработоспособност без назначаване на обезщетения в предвидените от закона случаи) и отпуск за грижи за болни и карантина, издадени от лист по болест;

Неплатена инвалидност в предвидените от закона случаи (поради битова травма, кърмене и карантина, издадени със свидетелства от лечебни заведения и др.);

Часове за намаляване на работата на работниците и служителите срещу установената продължителност на работния ден в случаите, предвидени със закон;

Престой без вина на служителя;

Отсъствие от работа със запазване на заплатите в случаите, предвидени от закона (изпълнение на държавни или обществени задължения, ликвидиране на извънредни ситуации, отстраняване на последиците от природни бедствия);

Отсъствие от работа (отсъствие от работа без уважителна причина през целия работен ден или отсъствие от работа без уважителна причина за повече от 3 часа (непрекъснато или общо) през целия работен ден, административен арест за административни нарушения, престой в медицински център за детоксикация. стачки, признати за незаконни и други отсъствия по неуважителни причини);

Неотработени часове поради непълно работно време по инициатива на администрацията;

Уикенди (за седмична почивка) и официални празници;

Стачка (при условията и по реда, определени със закон);

Отсъствия по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата).

Окончателните данни за отчитане на използването на работното време за месеца са посочени в колони 8-17 от раздел 1 на формуляр № Т-12, а след това използвани за изчисляване и изплащане на заплати. След попълване на раздел 1 на формуляр № Т-12 (№ Т-13), документът се подписва от лицето, отговорно за неговата поддръжка, ръководителя на структурното звено и се прехвърля в счетоводния отдел за заплати. Този раздел може да действа като независим документ с отделно отчитане на използването на работното време и разплащанията с персонала за заплати.

Раздел 2 от формуляр № Т-12 „Разплащане с персонала за заплати“е предназначен за изчисляване на заплати и се попълва от служители на счетоводния отдел. Това е таблица, която съдържа номера на персонала на служителите, данни за заплатите (тарифните ставки), установени за служителите, данни за броя на отработените дни (часове) за всеки служител в контекста на всички видове извършена от него работа и сумите от начислените върху тях заплати. Във формуляр № T-13 няма колони за отразяване на изчислените суми на начислените заплати.

Начисляването на основни (за отработени часове) и допълнителни (за неотработени часове) заплати се извършва, като се вземат предвид нормите на работното време, установени от законодателството на Руската федерация. Трябва да се отбележи, че системата за допълнително заплащане и стимулиране на труда, включително размера на увеличеното заплащане за работа през нощта, през почивните дни и неработни празници, извънреден труд и други видове работа, се установява от работодателя, като се вземе предвид становището на избрания синдикален орган на тази организация. В същото време обаче условията на възнаграждение, определени от трудовия договор, колективния договор, споразуменията, местните разпоредби на организацията, не могат да бъдат влошени в сравнение с установените от Кодекса на труда на Руската федерация, закони и други регулаторни правни актове .

Четвъртата страница на формуляр № Т-12 съдържа данните и показателите, необходими за съставяне на статистическа отчетност за труда. Когато го попълвате, трябва да се ръководите от „Инструкции за попълване на информация в организациите за броя на служителите и използването на работното време във формите за федерално държавно статистическо наблюдение“, одобрени с Указ на Държавния комитет по статистика на Русия от 7 декември 1998 г. № 121.

Когато съставяте графика, трябва да попълните всички подробности , предвиден от унифицирания формуляр, ако в него има празни редове, те трябва да бъдат задраскани. Окончателният график се подписва от отговорното лице и ръководителя на структурното звено.

Графикът на работното време е основата за изчисляване на заплатите на служителите. В отсъствието му организацията не разполага с документални доказателства за факта, че служителите наистина са работили (и не са се разболявали, не са били на почивка, не са пропуснали и т.н.).

Ако поради повторно неизпълнение от страна на служител без основателни причинитрудови задължения, работодателят решава да уволни служителя (клауза 5, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация), ако служителят също има дисциплинарно наказание, тогава закъснението за работа при наличие на дисциплинарно наказание е законно причина за такова уволнение. Но често се оказва, че в деня на закъснението в графика за време се посочва пълният брой часове, отработени през работен ден, без никакво намаление с времето на закъснение. И обяснителни и меморандуми, заповеди и вписвания в трудовата книжка на уволненото лице не са достатъчни, тъй като това е графикът, който се използва за наблюдение на спазването от служителите на установеното работно време и за записване на броя на отработените часове. След като закъснението не е отбелязано в отчета, доказването му е много проблематично.

От книгата Не се оставяйте да бъдете заблудени от счетоводител! Книга за мениджъри и собственици на фирми автор Гладък Алексей

„Ляв“ болничен – кражба на работното време на фирмата Не е тайна, че всички ние се разболяваме от време на време и собствената ни фирма, в съответствие с действащото законодателство, ни изплаща болничните, подадени в счетоводството. Въпреки това, ако говорим правилно, тогава в предприятието ние

От книгата Теория на статистиката автор Бурханова Инеса Викторовна

50. Статистика на работната сила и работното време на предприятието Статистиката на работната сила изучава състава и размера на работната сила. В сферата на материалното производство работната сила се разделя на персонал, ангажиран в основните дейности на предприятието, и неосновен персонал.

От книгата Обща теория на статистиката автор Щербина Лидия Владимировна

46. ​​​​Фондове на работното време В статистическата наука се разглеждат следните фондове на работното време (в човекодни).

От книгата Счетоводство автор Мелников Иля

РЕГИСТРАЦИЯ НА ИЗПОЛЗВАНЕТО НА РАБОТНОТО ВРЕМЕ Отчитането на времето, отработено от служител, се извършва с помощта на график. Ако предприятието е малко, графикът се води за предприятието като цяло или за структурни подразделения на организацията.

От книгата Обслужване на персонала на предприятието: офис работа, управление на документи и нормативна уредба автор Гусятникова Дария Ефимовна

2.8.2. За специалния режим на работното време Специалният режим на работа предполага разлика от нормалната процедура за разпределение на работните функции, установени в организацията през работния ден.Извънредният труд е работа по инициатива на администрацията „извън

От книгата 1C: Предприятие във въпроси и отговори автор Арсентьева Александра Евгениевна

25. Норма на работното време Нормата на работното време е броят часове, които служителят трябва да работи в съответствие с условията на трудовия договор, колективния договор, вътрешните трудови разпоредби, други местни разпоредби на организацията

От книгата Икономическа статистика. Детско легло автор Яковлева Ангелина Виталиевна

Въпрос 22. Единици за измерване и състав на работното време работна седмицае 40 часа, а за непълнолетните и работещите в

От книгата 1C: Управление на малка фирма 8.2 от нулата. 100 урока за начинаещи автор Гладкий Алексей Анатолиевич

Въпрос 23 Те се съставят в човекодни и човекочасове.Балансът на работното време се състои от два раздела: ресурси на работното време;

От книгата Съвременни изисквания към службата за персонал (отдел) автор Пономарева Наталия Г.

Въпрос 24. Коефициенти на използване на работното време Коефициентите на използване на работното време се изчисляват въз основа на данните от балансите на работното време. Тези показатели включват: 1) степента на използване на максимално възможния фонд работно време: където TF

От книгата Заплата: начисления, плащания, данъци автор Турсина Елена Анатолиевна

УРОК 72 Възможностите на програмата "1C: Управление на малка фирма 8.2" осигуряват формирането на разписания - за

От книгата 1C: Enterprise, версия 8.0. ТРЗ, управление на персонала автор Бойко Елвира Викторовна

6.7. График за време Графикът за време се използва за записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител на организацията, за наблюдение на спазването на установеното работно време от служителите, за получаване на данни за

От книгата Бизнес план 100%. Стратегия и тактика ефективен бизнес автор Ейбрамс Ронда

2.1 Отчитане на работното време Преди да продължим да се запознаваме с принципите, основите и регистрите на работното време, нека разгледаме как Кодексът на труда на Руската федерация тълкува понятията, свързани с работното време. В допълнение, помислете за тясно свързана с концепцията за работно време

От книгата Икономически анализ автор Климова Наталия Владимировна

14.6.2. Характеристики на обобщеното отчитане на работното време Графиците на работа могат да бъдат маркирани като графици на обобщеното отчитане на работното време, след което при плащане на служители на организации, работещи по такива графици, ще се използват отпуски по болест или ваканции

От книгата Управление на продажбите автор Петров Константин Николаевич

Работно време Описание на работното време на предприятието, потвърждаващо производителността на употреба, изглежда подходящо в приложението човешкия капитал. Полезно е да се даде работен график в случай, че дейностите на предприятието се извършват в няколко

От книгата на автора

Въпрос 26 Анализ на използването на работното време Анализът на нивото на използване на фонда на работното време се извършва в контекста на всяка категория служители, производствена единицаи цялото предприятие. За да се осигури съпоставимост на данните (поради годишните

От книгата на автора

Използване на работното време Вече споменахме значението на уменията за планиране на работното време повече от веднъж на страниците на тази книга. Използването на работното време на продавача се оценява по следните показатели: брой отработени дни; брой търговски

ОДОБРЯВАМ
изпълнителен директор
АД "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ G.

Инструкция за отчитане на ползването на работното време

1. Общи положения

1. За отчитане на използването на работното време се използва унифицирана форма на график T-13.
2. Графикът се използва за получаване на данни за отработените часове, ведомост, изготвяне на статистически отчети и наблюдение на спазването на установеното работно време от служителите.
3. Отговорен за поддържането на графика за работното време (наричан по-нататък лист за работното време) е инспекторът по персонала на отдела за персонал (за звена, в които има инспектор на пълен работен ден). В подразделенията, които нямат инспектор по персонала на пълно работно време, лицето, отговорно за поддържането на графика за време, е служителят на подразделението, на когото е поверено определено задължениефирмена поръчка.
4. В случай на временно отсъствие на лицето, отговорно за поддържането на графика, ръководителят на структурното звено определя служителя, който временно отговаря за поддържането на графика, в съответния ред за отдела. Копие от заповедта трябва да бъде предадено от ръководителя на структурното звено в отдела по персонала в рамките на 2 дни. При липса на тази заповед в отдела по персонала отговорността за записване на работното време и поддържане на графика се носи от ръководителя на структурното звено.
5. Отговаря за коректността и достоверността на информацията, въведена в графика за продължителността на работа на персонала през работния ден (според работното време на съответното звено: от 7-30 до 16-00, от 8 -00 до 17-00 и т.н.) отговаря за воденето на документация в отдела. Отговорност за коректността и надеждността на отчитането на работното време над обичайната продължителност на работа (извънреден труд, почивни дни, празници) са ръководителите на съответните отдели.
6. Графикът за използване на работното време се попълва в един екземпляр и е основният документ, въз основа на който се изчисляват заплатите, изплащат се стипендиите на студентите. Напълно попълнен и подписан график, заедно с разходооправдателни документи (бележки, пътни листове и др.), се съхраняват от инспектора по човешки ресурси или от лицето, отговорно за поддържането на графика в звеното в продължение на 1 година (за звената за управление на завода - в службата за досиета на персонала на отдела за персонал) .

2 Правила за попълване на графика за време

1. Отчитането на използването на работното време се води в графика за работно време чрез непрекъснато ежедневно регистриране на присъствието и отсъствието от работа и действително отработеното време.
2. За да се отрази използването на работното време за всеки ден в графика за време (под формата на T-13 колона 3), се отделят два реда - един за маркиране на символи за видовете разходи за работно време, а другият за записване на брой часове за тях. Цялата необходима информация се въвежда четливо и само в съответните колони на Разписанието.
3. В реда със символи за разходите за работно време трябва да се записват обозначения в съответствие с приложението.
4. Бележки в отчета за причините за отсъствие от работното място, за действително отработените часове, за извънреден труд или всякакви други отклонения от нормалните условия на труд трябва да се правят само въз основа на документи, съставени по подходящ начин (удостоверение за отпуск по болест , бележка от бригадир, началник отдел за ходене на работа през почивните дни, извънреден труд, молба и др.).
5. Неявяване на служителя по неизвестни причини. В случай на неявяване на служителя и невъзможност за точно установяване на причината за неявяването (не е представен болничен лист и т.н.), се допуска вписване на знака „·“ в ведомостта на реда. на символи с молив до изясняване на причините за отсъствието, в реда на записите на броя на отработените часове - тире. Преди подаване на графика (в края на месеца) всички знаци „·“ трябва да бъдат заменени с код на причината за отсъствие или да се постави HH код (неизвестни причини за отсъствие).
6. Почивка. В случай на неявяване на служителя поради предоставяне на почивен ден (цял ден) за предварително отработеното време, в деня на отсъствието в работния лист трябва да бъде кодът „HB“ (допълнителен неплатен почивен ден). редът със символи, в реда с отработените часове, тире.
В случай на предоставяне на отпуск не за целия работен ден (за част от деня, часове), кодът „I“ трябва да бъде в графика в реда със символи, действително отработените часове през този ден трябва да бъдат посочени в линията на отработените часове. Основата за предоставяне на отпуск и съответните записи в графика за време е изявление от служителя, в което се посочва кога (дата) е предоставен отпускът и за какво предишно отработено време, заявлението трябва да бъде одобрено от ръководителя на отдела и се прехвърля на инспектора по персонала или лицето, отговорно за поддържането на графика за време.
7. В други случаи, когато ръководителят на отдела вземе решение за предоставяне на допълнително време за почивка на служителя с последваща работа в друго време, „I“ се вписва в графика за време (ако служителят е работил най-малко 1 час) и броят на отработените часове или кодът „DD” (при липса на служител на пълен работен ден). Причината е бележка от ръководителя на структурното звено, в която се посочва списъкът на служителите, продължителността на допълнителната почивка (цял ден, часове).
8. Отчитане на извънредния труд.
В случай на извънреден труд на първия ред от буквените обозначения на графика се поставя „I + SV“. Часовете, отработени извънреден труд, се записват в допълнение към основното време със знак „+“, например 8 + 1, 8 + 2.
Основание за включване на информация в ведомостта е услугата от началника на цеха (бригадир, началник обект) със списък и указание колко точно часа е продължил извънредният труд.
Данните за извънредния труд трябва да бъдат представени от ръководителя на звеното, отговорно за поддържането на графика, не по-късно от следващия ден. Лицето, отговорно за поддържането на графика, е длъжно да въведе информация в графика за извънреден труд не по-късно от деня, следващ деня на отчета.
В случай, че часовете извънреден труд надвишават 25%, лицето, отговорно за поддържането на графика, е длъжно да уведоми писмено заместник-директора по икономиката - ръководителя на PEO, началника на отдела за персонал.

9. Отчитане на работата в почивни и празнични дни

Привличането на персонала за работа през почивните дни и празниците трябва да се извършва в съответствие със следния ред:
- участието на служител в работа над нормалната продължителност се извършва с писмено съгласиеслужител;
- хората с увреждания и жените с деца под тригодишна възраст трябва да бъдат писмено информирани за правото си да откажат да работят извън нормалното работно време;
– не се допуска участието на бременни жени, служители под 18 години;
- списъкът на служителите, участващи в работа през почивните и празнични дни, трябва да бъде съгласуван с изпълнителния директор на предприятието и е задължително приложение към заповедта за организация на работата през почивните и празнични дни.

Копия от списъка на служителите, участващи в работа през почивните дни или празниците, трябва да бъдат предадени от ръководителя на отдела на началника на отдела за персонал не по-късно от 16-30 часа на работния ден в навечерието на уикенда, празника.

Въвеждането на информация в графика за работа в почивен ден се извършва въз основа на списъците на ръководителите на отдели (формуляр в Приложение 3). Списъците на служителите, които са отишли ​​на работа в почивен ден, празник, трябва да бъдат прехвърлени на лицето, отговорно за поддържането на графика на работния ден на следващия работен ден. Лицето, отговорно за поддържането на работния лист, е длъжно да въведе тази информация в работния лист не по-късно от първия работен ден след напускането на служителите през почивните и празнични дни.
Записването на работата през почивните дни и празниците се извършва съгласно общи правила (в реда със символи се поставя кодът "PB", в долния ред - броят на отработените часове). За по-голяма яснота е разрешено да се подчертават изходите през уикендите, празниците с червена, зелена паста и др. цветове.
В случай на работа с условие за последващо предоставяне на отпуск, часовете, отработени извънреден труд, се посочват в отчетната карта в деня на работа (когато работите през уикенда или празника, се посочва активността). Основата е писмено заявление от служителя, в което се посочва кога (дата) и колко часа работи, последвано от предоставяне на отпуск, заявлението трябва да бъде заверено от ръководителя на звеното и прехвърлено на съхранение на инспектора по човешки ресурси или лицето, отговорно за поддържането на графика за време.
Работата в почивен ден се заплаща едновременно в един размер (в рамките на месечната норма на работното време), но в двоен размер, ако работата е положена над месечната норма.

10. Отчитане на нощния труд
В съответствие с трудовото законодателство (член 96 от Кодекса на труда на Руската федерация) нощното време е времето от 22:00 до 06:00 часа. В случай на нощен труд в реда със символи се поставя „N“ (в случай на продължаване на дневната смяна „I + N“ или „N + I“), в долния ред - броят на отработените часове (според буквените обозначения).

11. Командировки
Данните за командировките се въвеждат в съответствие с „Инструкции за реда за обработка на документи за плащане на почивни дни и празници по време на командировка в предприятието. За целия период на командировката, включително почивните дни, „К“ се поставя в горния ред на буквите. Продължителността на командировката се записва в ведомостта на базата на съответните документи (пътен лист, пътен лист и др.))

12. Отразяване в трансферния лист на служителите
12.1 Временен трансферв рамките на дивизията
Временно преместване в рамките на отдела (промяна на работното място) се извършва само въз основа на заповед на ръководителя с личното съгласие на служителите. Лицето, отговорно за поддържането на графика за време въз основа на заповед в съответствие с действителното присъствие на работното място, е длъжно да отрази преместването на служителите в листа за време, като направи бележка за прехвърлянето и изготви допълнение към часа лист.
12.2 Трансфер между дивизии.
Временно преместване между отдели също се извършва само въз основа на писмена заповед на ръководителя на предприятието (или неговия заместник по тази служба) с писменото съгласие на служителите. Лицето, отговорно за поддържането на графика на работното време в звеното, от което е извършено преместването, е длъжно при факта на отсъствие да направи бележка в листа за време за преместването на служителя и да уведоми писмено ръководителя на звеното, където прехвърлянето е направено поради необходимостта от водене на отчет за работното време на прехвърлените работници.

13. В края на месеца в дневника трябва да се попълнят последните колони „Отработено за“ (дни, часове) и „Отсъствие по причини“ (код на отсъствието, дни (часове)).
Сборът от дните, въведени в крайните колони, трябва да бъде равен на броя на дните в отчетния месец.

14. Не се допуска:
- Вписване в ведомостта със задна дата;
- въвеждане в графика на графика на символи, които не са предвидени в списъка на Приложение А (точки, тирета, независими съкращения);
– въвеждане на данни за работа, която не е потвърдена със съответните документи;
- небрежни и нечетливи записи.

15. Попълненият график трябва да бъде подписан от лицето, отговорно за поддържането на графика, ръководителя на структурното звено.

16. За да се контролира правилността на попълването на графика, той се проверява ежеседмично и при липса на коментари се подписва от ръководителя на структурното звено (подпис, подпис, дата), инженер по организацията и регулирането на труд, месечно - от ръководителя на бюрото за счетоводство на персонала.

3 Контрол на правилността на отчитане на работното време

1. Контролът върху валидността на въвеждането на данни за работата в графика за време се извършва от служители на OK и PEO, които имат право да извършват контролни проверки на място на присъствието на служителите на работното място (начало, край на работа).
2. Ако е необходимо, когато се контролира присъствието на служителите през почивните и празнични дни, неработни дни, служителите по сигурността могат да бъдат включени в проверката (за контрол на времето на служителите, напускащи територията на предприятието, съгласно списъка на служителите, участващи в работа в почивен ден преди планирания край на работа).

4 Отговорност

1. Инспекторът по персонала на отдела по персонала или служителят, отговорен за поддържането на графика, е лично отговорен за:
- за достоверността и валидността на информацията, въведена в графика, а именно: в началото и в края на работната смяна лично проверявайте присъствието на служителите на работното място;
- за спазване на всички изисквания за попълване на табелата за работно време съгласно "Инструкция за отчитане на използването на работното време";
- за своевременното подаване на информация за отработените часове:
» до 2-ри ден на месеца, следващ отчетния месец, подайте информация за отклонения в ICU, необходима за изчисляване на заплатите;
» до 2-ро число на месеца, следващ отчетния месец, представя на инженера по обучение на персонала на отдела по персонала извлечение от графика за служители в статута на чирак, необходимо за изчисляване на студентските стипендии;
» не по-късно от 10-ия ден на месеца, следващ отчетния месец, подайте в службата за счетоводство на персонала на отдела за персонала график за служителите, заети на работни места, които им дават право на преференциално пенсионно покритие. Приложението за график се изготвя в съответствие с Общи изискваниякъм поддържането на графика

2. Ръководителите на отдели отговарят за:
— за достоверността на предоставената информация за напускания и отсъствия извън работно време (извънреден труд, почивни дни и празници);
- за своевременно информиране на лицето, отговорно за поддържането на графика, за отклонения в продължителността на работата на подчинения персонал (разрешение за приключване на работа преди края на смяната, прекъсване на работата и др.);
- за своевременното предоставяне на списък на служителите, които отиват на работа през почивните дни и празниците;
- за съответствието на реда за привличане на служители за работа през почивните и празнични дни с действащото трудово законодателство.

3. Отделът по персонала отговаря за осигуряването на контрол върху валидността на въвеждането на информация в графика за време.

Началник човешки ресурси

Началник ПЕО

Началник правен отдел

Изпълнителен директор

Директор по сигурността

Как да попълните графика за време?
Графикът не само отразява броя на отработените часове от всеки служител, но също така ви позволява да записвате информация за присъствие и отсъствие на ежедневна база. Част от работниците се разболяха, други отсъстват по неизвестни причини, а други излязоха в отпуск. Нека видим как правилно да маркираме всички тези случаи в отчетната карта.

Всички организации са длъжни да поддържат график за работното време. Този документ е необходим, за да:

  • вземат предвид ежедневно как служителите използват своите работно времеспазват ли установения режим на работа;
  • получават данни за отработените часове;
  • изчисляване на заплата;
  • изготвя статистически отчети по труда за органите на статистиката.

    Държавният комитет по статистика на Русия одобри два унифицирани формуляра за графика - T-12 и T-13 *. Формулярите се различават по това, че T-12 е универсален вариант, а T-13 се извършва, ако организацията има автоматична система за наблюдение на присъствие-отсъствие (турникет). В този случай данните се въвеждат във формата чрез компютър. Най-често, разбира се, те използват формуляра T-12, тъй като системите за достъп не са инсталирани във всички организации.

    Таблицата се съставя в един екземпляр. В края на месеца попълненият график трябва да бъде подписан от мениджърите структурни подразделенияи работник Човешки ресурси. След това документът отива в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.

    Кой води графика

    Преди това в много организации имаше специална длъжност - хронометрист. Сега мениджърите смятат, че е нерационално да се поддържа отделна щатна единица само за регистриране на излизания и отсъствия от работа. Най-често отговорността за водене на график се възлага на специалист по персонала, счетоводител или ръководители на структурни подразделения в допълнение към основните им функции. Не забравяйте, че това задължение трябва да бъде записано в трудовия договор и длъжностната характеристика на служителя или да му бъде възложено със заповед на директора на организацията.

    Как да се отрази използването на работното време в ведомостта

    Формулярите T-12 и T-13 практически не се различават по състава на детайлите, така че ще разгледаме попълването на графика с помощта на примера на един формуляр - T-12. Или по-скоро първият му раздел, който се нарича "отчитане на използването на работното време". Пример за попълване на графика за време е даден на страница ....

    Графикът на работното време се поддържа един месец, като в края на този период се обобщава броят на отработените часове от всеки служител. Отбелязват се и междинните резултати (за първата и втората половина на месеца). Явките и неявяванията на работа се отчитат по метода на текущата регистрация. Това означава, че за всеки ден от месеца в съответната клетка се поставя някакво обозначение - явяване или неявяване по определени причини (или по неизяснени обстоятелства). Допуска се обаче и да не се отбелязват яви, а да се регистрират само отклонения от работния график (отсъствия, закъснения и др.). Ако не е имало отклонения за месеца, тогава само окончателните данни за резултатите от работата за първата и втората половина на месеца и общата сума ще бъдат отразени в отчетната карта, докато други клетки ще останат празни.

    Сега нека видим как точно трябва да поставите обозначенията в отчета.

    В колони 4 и 6 на формуляра T-12 има два реда. Горният ред съдържа буквеното обозначение на видовете разходи за работно време за всеки ден от месеца (външен вид, ваканция, командировка, отпуск по болест и др.). Най-отдолу е записан броят на часовете за тях. Обозначенията на буквите са дадени на заглавната страница на формуляр T-12. Например, ако служител дойде на работа на 13 юни и присъства на пълен работен ден, тогава в отчета за юни в клетката с номер 13 срещу фамилията на служителя ще поставим „I“ и 8 работни часа. Ако в този ден е бил в командировка, тогава трябва да поставите "К". Но той нямаше работно време във вашата организация този ден, така че поставихме нула в долния ред. Уикендите и празниците също имат свое собствено обозначение. В горния ред се поставя "in", а в долния - нули.

    Запомнете: за да поставите този или онзи код, трябва да имате основателни причини. Например, можете да маркирате отпуск по болест в отчета само ако е известно със сигурност, че служителят има удостоверение за временна неработоспособност. Таблицата на страница ... съдържа списък с документи за всички случаи на отсъствия и отклонения от установения режим на работа. Ако нямате документи, потвърждаващи причината за отсъствието на служителя, тогава можете да маркирате само отсъствието в графика по необясними причини („HN“).

    Символите за отработени и неотработени часове, които са представени на заглавната страница на формуляр Т-12, се използват и във формуляр Т-13

    Как да обобщим

    Изчислете в края на месеца обща сумаотработени дни и часове. В същото време почивните дни, отсъствията, отсъствията по неизвестни причини, болничните дни, командировките се изключват от изчисляването на отработените дни - като цяло всички онези дни, когато служителят е отсъствал от работа. За да изчислите броя на отработените часове, трябва само да съберете числата във втория ред, колони 4 и 6, и да въведете резултатите в колона 5 (за първата половина на месеца), колона 7 (за втората половина на месеца). месеца) и колони 8-13 (за целия месец).

    Отделно е необходимо да се изчисли броят на дните на отсъствие и да се въведе информация за тях в колони 14-16. В колона 15 се поставят цифрови кодове за причините за неявяване (тези кодове са посочени на заглавната страница на формуляра, заедно с буквените обозначения). Например следващият код за ваканция е 09, а отсъствията по неизвестни причини са 30. Накрая е необходимо да определите общия брой почивни дни за всеки служител на месец и да го въведете в колона 17.