skatter

Det lages timeliste. Er det lovlig å bruke elektroniske kontrollsystemer? Funksjoner ved å fylle ut timelisten i noen tilfeller

Basert på Art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode, må alle arbeidsgivere kontrollere hvor mange timer hver av deres underordnede faktisk jobbet. Ved dekret fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité av 5. januar 2004 ble et spesielt skjema "Timeliste" godkjent.

Du vil lære:

Hvordan føre en timeliste i 2018.
Hvilke betegnelser brukes.
Hvordan fylle ut timeliste for deltidsarbeid.
Hvordan helligdager merkes på timelisten.
Hvordan markere fridagen i timelisten.
Hvordan reflektere sykefraværet riktig i timelisten.
Hvilke spørsmål har personalansvarlige ved utfylling av timeliste.
Hva er de vanligste feilene som gjøres av personelloffiserer når de vedlikeholder en timeliste.

Hvordan føre en timeliste i 2018

Timelisten er et av de viktigste personaldokumentene. Det er i den at alle skift og timearbeid av ansatte noteres daglig, og det er på grunnlag av dette dokumentet at lønnen beregnes hver måned. I tillegg brukes timelisten til å generere statistisk rapportering om arbeidskraft og andre analytiske dokumenter.

Artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode sier at det er arbeidsgiveren som skal holde timelisten. Det spiller ingen rolle i hvilken retning selskapet jobber og hvilken eierform den har. Timelisten gjenspeiler antall timer og dager (vakter) arbeidet av personalet. Timelistens form kan være enten papir eller elektronisk.

Last ned timeliste

Informasjonen som gjenspeiles i timelisten skal være attestert. Derfor, før en full overgang til elektronisk regnskap, er det nødvendig å utstede elektroniske signaturer ansvarlige ansatte: leder for strukturavdelingen, HR-spesialist og tidtaker.

I 2018 brukes enhetlige skjemaer T-12 eller T-13, godkjent av en resolusjon fra Statens statistikkkomité i Russland, til å registrere arbeidstid.

Formene er forskjellige. T-12 er et universelt alternativ som ikke bare brukes til å registrere arbeidstid, men også til å beregne og betale lønn til ansatte. Når du fyller ut seksjonen "Oppgjør med personell for godtgjørelse", skriv inn kodene for betalingstypen i timelisten i skjemaet T-12.

Timeliste på skjema T-13 oppbevares for registrering av arbeidstid dersom virksomheten har et automatisk system (turnstile) for oppmøte og fravær.

Arbeidsgiver har rett til å bruke egne skjemaer utformet for lignende formål.

Viktig: bare kommersielle foretak har rett til å selvstendig utvikle regnskapsskjemaer. Statlige og budsjettmessige organisasjoner bruker standardskjema nr. 0504421 (i henhold til ordre fra Russlands finansdepartementet datert 30. mars 2015 nr. 52n, som også inneholder retningslinjer for korrekt utfylling av skjemaet).

Hvis vi snakker om et lite selskap med et lite antall ansatte, kan en generell timeliste brukes. Hvis virksomheten er storskala, opprettes vanligvis en egen timeliste for hver strukturell enhet. Den er utarbeidet av en ansvarlig medarbeider som er engasjert i å føre arbeidstidsregistrering (tidtaker), en regnskapsfører, en spesialist i personalavdelingen eller en annen tjenestemann.

For automatisk å ta hensyn til arbeidstid, bruk T-13-skjemaet, som kun består av én seksjon.

Last ned prøve T-13 timeliste

Du må følge alle etablerte regler når du lager en timeliste. Skjemaet som virksomheten har utarbeidet i en eventuell spesifisert form kan suppleres med nødvendige typer opplysninger – dette bestemmes av arbeidsgiver. Hovedbetingelsen er tilstedeværelsen av obligatoriske detaljer, nemlig:

dato for kompilering og tittel på dokumentet;
det fulle navnet på selskapet og dets strukturelle underavdeling;
enheter der arbeidstiden til ansatte måles;
stillinger, fullt navn og personlige signaturer til ansatte som fører journal.

En test og en planlegger som hjelper deg å gjøre alt på en halv dag

Gazprom-konsulenten forklarte i detalj til redaksjonen i magasinet Commercial Director hvordan man håndterer alle saker dobbelt så raskt. Testen vil hjelpe deg å sjekke hvordan du administrerer tid, og den automatiserte planleggeren hjelper deg raskt å sortere oppgaver.

Hvilke symboler brukes i timelisten

På tittelside unified form presenterer en detaljert liste over symboler som brukes når du fyller ut timelisten. Oftest er det slike digitale koder eller deres alfabetiske motstykker:

01 (I) - dagtidsarbeid;
02 (H) - arbeid om natten;
03 (RV) - arbeid i helger og fridager;
04 (C) - overtidsarbeid;
05 (VM) - skiftmetode;
06 (K) - ;
07 (PC) - avansert trening med pause fra jobben;
08 (PM) - avansert trening med pause fra arbeidet i et annet område;
09 (OT) - årlig grunnlønnet permisjon;
10 (OD) - årlig ekstra betalt permisjon;
11 (U) - studiepermisjon med lønn (vist i timelisten til ansatte som kombinerer arbeid og studier i 2018);
12 (HC) - redusert arbeidstid for ansatte som studerer på jobb med delvis lønn;
13 (UD) - studiepermisjon uten lønn;
14 (P) - fødselspermisjon eller i forbindelse med adopsjon av et nyfødt barn;
15 (OJ) - foreldrepermisjon inntil tre år;
16 (DO) - permisjon uten lønn, gitt til arbeidstakeren med samtykke fra arbeidsgiveren;
17 (OZ) - permisjon uten lønn, gitt i tilfeller fastsatt ved lov;
18 (DB) - årlig tilleggspermisjon uten lønn;
19 (B) - midlertidig uførhet med utnevnelse av ytelser (sykefravær);
20 (T) - midlertidig uførhet uten ytelse;
24 (PR) - fravær;
26 (B) - helg eller ikke-arbeidsfri ferie;
30 (НН) - manglende oppmøte kl arbeidsplass av ukjente årsaker.

Koden «30» settes inntil årsakene til arbeidstakers fravær fra arbeidsplassen er avklart. For eksempel, hvis det blir kjent at en ansatt er syk, og dette faktum bekreftes av et sertifikat fra en medisinsk institusjon, endres koden "30" eller "НН" til "19" eller "B".

Hvis en typisk kodeliste ikke er nok for at en bedrift skal reflektere produksjonssituasjoner, har den rett til å gjøre tillegg når som helst. Det gis pålegg om å konsolidere justeringene. Dette er gitt av "Prosedyre for anvendelse av enhetlige former for primærregistreringer", godkjent av resolusjonen fra Statens statistikkkomité i Russland datert 24. mars 1999 nr. 20.

Last ned en prøvebestilling om innføring av nye betegnelser i timelisten

Riktig timelisteføring

Timelisten kan vedlikeholdes på 2 måter:

metoden for kontinuerlig registrering av oppmøte og fravær fra jobb;
registrering av ulike avvik.

Valg av metode avhenger av arbeidsplanen. Systemet for å opprettholde timelisten etableres ved utforming av virksomhetens regnskapsprinsipper, som er regulert av ledelsens rekkefølge. I regnskapsprinsippet er det fastsatt hvor lenge timelisten skal leveres til regnskapsavdelingen.

Hvis timelisten opprettholdes metode for løpende registrering av oppmøte og fravær, så merkes månedens kalenderdager i separate celler i dokumentet. Husk å skrive ned oppmøte- og fraværskodene, som de angir under Total timer arbeidet av den ansatte.

Hvis bruk avviksregistreringsmetode, reflekterer dokumentet kun avvik fra fastsatt arbeidstid (hvis de er faste). Det inkluderer fravær, forsinkelser, overtid. Fravær telles alltid i dager. På den øverste linjen fikser kolonnene koden for symboler. Feltene nedenfor er ikke fylt ut.

Dersom lengden på dag og vakt forblir uendret, registreres kun avvik fra normert tid (fravær, forsinkelse). Dersom arbeidets varighet er normal, kan kun fravær føres.

Dersom en ansatt jobber i en intern deltidsjobb, tildeles han to personalnummer og føres to ganger i dokumentet - som deltidsansatt og som hovedansatt. La oss vurdere riktig utfylling av timelisten ved å bruke eksemplet i seksjon 1 "Arbeidstidsregistrering" på skjema nr. T-12.

Når du fyller ut timelisten, bruk digitale eller lignende alfabetiske koder. Merk at timelisten i ulike selskaper kan vedlikeholdes etter ulike regler.

Et eksempel på å føre en timeliste:

ansattnummer i rekkefølge (1);
Fullt navn, stilling eller spesialitet (2);
personellnummer (3).

I kolonne 4 og 6 er det linjer der du skal angi hvor mye tid hver ansatt jobber daglig i løpet av måneden. I den øverste linjen skriver du ned koden for tidskostnader for en bestemt dato (4). Bunnlinjen gjenspeiler lengden på arbeidet eller uarbeidet i timer eller minutter (5). Øk om nødvendig antall kolonner for ytterligere detaljer i henhold til tidsmodusen. I de øvre linjene 5 og 7 setter du ned antall arbeidsdager (6), og i de nedre linjene - totalt antall timer arbeidet i en halv måned (7).

I henhold til resultatene for hver måned føres det totale antall arbeidsdager (8), antall timer (9), totalt antall fri- eller feriedager (10) for den ansatte. Deretter fastslås hvor mange overtidstimer den ansatte hadde (11). Det er bedre å fylle ut timelisten i samme rekkefølge for ikke å gjøre en feil.

Nattetimer inkluderer perioden fra 22.00 til 06.00. Beregn hvor mange natttimer den ansatte har jobbet i regnskapsperioden og ta med det resulterende tallet i kolonne 11 (12). Noter samtidig antall timer arbeidet i helger eller ferier (hvis de falt på arbeidsperioden (13).

I kolonne 14 angis alt fravær. Angi antall dager (14) i den øverste linjen, og antall uarbeidede timer (15) i den nederste linjen. I kolonne 15, skriv inn koden (16), og i kolonne 16 - antall dager og timer med fravær, som indikerer koden (17). Videre skal timelisten signeres av den som er ansvarlig for å fylle ut timelisten (18), avdelingsleder (19) og personalansvarlig. Obligatoriske detaljer - navnene på stillingene til disse personene og deres personlige signaturer med dekoding.

Etter disse prosedyrene gir den som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten dokumentet til regnskapsavdelingen. På grunnlag av timelisten beregner og periodiserer ansatte lønn.

Viktig! Grunnlaget for inkludering i timelisten eller utelukkelse av en ansatt fra den bør være personaljournaler, for eksempel pålegg om oppsigelse, ansettelse, en arbeidskontrakt. Et obligatorisk krav er dokumentasjon på et notat om årsakene til manglende overholdelse av regimet.

Grunnlaget for å sette merke kan være pålegg, sykefravær, utførelsesattest av statlige eller offentlige arbeider, advarsler om driftsstans etc. Meldingskortet skal ikke inneholde merker om yting av tjenester på grunnlag av sivilrettslige kontrakter.

10 tips om hvordan du administrerer salgsteamet ditt

Hvordan fylle ut en timeliste for en deltidsjobb

Arbeidstiden for deltidsarbeidere i meldekortet føres etter alminnelige regler. Antall timer jobbet av en deltidsarbeider på en gitt dag reflekteres i cellene med tilsvarende datoer. Helger merkes med koden "C", ferie - med merket "OT", sykedager, dokumentert - "B".

Deltidsarbeiderens timeliste utarbeides etter spesielle regler. Det er kjent at russisk lovgivning forbyr deltidsansatte å jobbe i en institusjon i mer enn deltid. Det vil si at i sammenligning med andre ansatte er en deltidsarbeider forpliktet til å jobbe mindre.

Hvis bedriften har en standard femdagers arbeidsuke, har en deltidsarbeider rett til å jobbe 4 timer i løpet av hver arbeidsdag. Med en turnus- eller skiftplan kan han jobbe et annet antall timer daglig. Det viktigste er at den totale belastningshastigheten ikke overskrides.

La oss dvele ved reglene for utfylling av timelisten for en deltidsjobb.

Arbeidstid for deltidsansatte i meldekortet føres etter samme regler som for ordinært ansatte. Timelisten (i Excel eller i annet program) utarbeides etter samme krav.
En deltidsarbeider kan ikke jobbe mer enn belastningen gir.
På forskjellige arbeidsdager har en ansatt rett til å jobbe et annet antall timer - alt avhenger av tidsplanen, både på et ekstra og på hovedarbeidsstedet.
Dersom deltidsarbeideren på noen av dagene ikke arbeider på hovedstedet, har han rett til å arbeide som deltidsarbeider på heltid (uten å overskride den alminnelige timenormen).

Arbeidstiden av både interne og eksterne deltidsarbeidere tas i betraktning etter alminnelige regler. Den eneste forskjellen er antall arbeidstimer. Men det er forskjeller på å ta hensyn til arbeidstiden til interne og eksterne deltidsarbeidere.

Vi vet at en ekstern deltidsansatt kalles en ansatt hvis hovedarbeidssted er en annen organisasjon. Det vil si at timelisten for ham skal inneholde bare én linje - stillingen som deltidsjobben har i dette selskapet.

En intern deltidsansatt er en ansatt som har to stillinger i samme institusjon. Følgelig blir hans arbeidstid for den ene og den andre stillingen registrert i samme timeliste. Det er viktig at arbeidstiden for hver av stillingene tas i betraktning separat. Det er ikke tillatt å summere timer jobbet deltid. Timelisten inneholder egne kolonner med koden "CB".

Nedenfor vil vi gi eksempler på deltidsarbeid med fem dagers arbeidsuke for eksterne deltidsarbeidere, standardarbeid for interne deltidsarbeidere, samt arbeid med intern deltidsjobb med femdagers arbeid. arbeidsuke for hovedstillingen og en roterende timeplan for en ekstra.

Prosedyren for å regnskapsføre arbeidstiden for en ekstern deltidsjobb (Petrova D. A., regnskapsfører) når du jobber deltid i en femdagers uke:

Fullt navn, stilling

Personalnummer

Utarbeidet

Ivanova E. S. sekretær

Petrova D. A., regnskapsfører

Prosedyren for regnskapsføring av timer utført av en intern deltidsjobb ved arbeid på en femdagers arbeidsuke for hovedstillingen og en glidende tidsplan for en ekstra:

Fullt navn, stilling

Personalnummer

Registrering av oppmøte og utførte timer

Utarbeidet

Mamedova E. A., prosedyresykepleier, vaktsykepleier

Prosedyren for å regnskapsføre arbeidstiden til en intern deltidsarbeider i en periode på fem dager:

Fullt navn, stilling

Personalnummer

Registrering av oppmøte og utførte timer

Utarbeidet

Mamedova E. A., sekretær, personalavdelingsinspektør

Hvordan reflektere ferie i timelisten

Du kan notere opplysninger om faktisk utførte timer og om hvile i standard timelister, samt i dokumenter som arbeidsgiver har generert selv.

Som regel bruker HR-spesialister ferdige skjemaer. Det er flere grunner til dette: de er mest praktiske å bruke, de trenger ikke å godkjennes og avtales separat, og under inspeksjoner stiller ikke inspektørene til Statens tilsyn noen spørsmål om dem. For å registrere arbeidstiden kan du bruke skjemaene T-12, T-13 eller OKUD 0504421 "Timeliste". T-12-skjemaet kreves for å beregne lønn for utførte timer.

I timelisten legges det inn opplysninger om arbeidstakerens utseende og fravær på jobb og antall timer han har jobbet. Opptredener og fravær av en spesialist klassifiseres separat (arbeid om natten, i helgene, ferie for egen regning, etc.), siden lønnsbeløpet direkte avhenger av typen arbeidstid, så vel som årsaken til fraværet .

En egen medarbeider med ansvar for dette, for eksempel en tidtaker, en personalspesialist eller en regnskapsfører, kan føre opp arbeidstid og helligdager i timelisten. Denne plikten skal spesifiseres i arbeidsavtalen med den aktuelle arbeidstakeren. Du kan også gi pålegg om å oppnevne en spesialist med ansvar for regnskap.

Skjemaene T-12 og T-13 er tabeller, der hver linje er tildelt en individuell ansatt. Kolonnene er for å legge inn datoer. I den tilsvarende cellen for hver dag er en kode med bokstaver og tall satt ned, som gjenspeiler typen arbeidstid eller ikke-arbeidstid. I cellen nedenfor noterer du nøyaktig hvor mange timer den ansatte jobbet.

Konvensjoner for å reflektere ferie i timelisten:

Alle ansatte er pålagt å ha en årlig betalt permisjon på minst 28 kalender dager. Det gis hvert år etter førstemann til mølla-prinsippet (med unntak av flere kategorier ansatte som har rett til å velge datoer etter eget skjønn). I en rekke situasjoner, dersom arbeidstaker og arbeidsgiver kommer til enighet, deles ferien i deler eller overføres til neste år.

Til tross for at timeplanen alltid dannes på forhånd (to uker før nytt kalenderår), bør ikke feriedager i timelisten angis på forhånd. Dersom arbeidstaker forlater ferien før tid eller blir syk, må timelisten endres tilsvarende.

Etter at arbeidstaker slutter på årlig lønnet permisjon, er journalansvarlig arbeidstaker pålagt å legge inn koden OT eller 09 i timelisten hver dag.

Ansatte i visse kategorier har rett til å ta ikke bare en årlig 28-dagers ferie, men også ekstra betalt tid. En slik ferie kan tas sammen med hovedferie, del av den eller separat.

Rett til bruk ekstra feriedager det er spesialister som jobber:

på en uregelmessig arbeidsdag (hvis denne betingelsen er spesifisert i arbeidskontrakten) - 3 kalenderdager eller mer;
under skadelige (2, 3, 4 grader) eller farlige arbeidsforhold - 7 eller flere kalenderdager;
under spesielle arbeidsforhold (listen over ansatte og varigheten av den ekstra ferieperioden er etablert av regjeringen i Den russiske føderasjonen).

Viktig! I timelisten skal tilleggspermisjon føres i egen rekkefølge, også når tilleggsdager kommer umiddelbart etter hovedpermisjon. For å gjøre dette, sett inn koden OD eller 10.

Russisk lovgivning tillater ansatte å ta ikke bare årlig grunn- og tilleggspermisjon, men også bruke:

ulønnet permisjon;
studiepermisjon (som beholder gjennomsnittet lønn, inntekter beholdes ikke eller utbetales delvis);
fødselspermisjon for kvinner;
foreldrepermisjon.

Vurder hvordan hver av disse helligdagene er registrert i timelisten.

Basert på Art. 128 i den russiske føderasjonens arbeidskode, har hver ansatt rett til å be arbeidsgiveren om å gi ham ulønnet permisjon på en bestemt dag/dager for å løse personlige problemer. Vi snakker om den såkalte hvilen for egen regning. Arbeidsgiver avgjør om arbeidstakeren skal innvilges slik permisjon eller ikke. Dersom en ansatt tar ut ulønnet permisjon, settes koden DO eller 16 på timelisten.

Den samme artikkelen (artikkel 128 i den russiske føderasjonens arbeidskode) angir forpliktelsen til arbeidsgiveren i en rekke situasjoner til å gi permisjon for egen regning på forespørsel fra arbeidstakeren. Retten til slik hvile er:

for yrkesaktive pensjonister (etter alder). De kan ikke ta mer enn 14 kalenderdager med ferie årlig;
fra foreldre og ektefeller til militært personell, politifolk, føderale brannvesen, tollvesen, ansatte ved institusjoner og organer i straffesystemet, personer som døde eller døde som følge av skade, hjernerystelse eller skade mottatt under utførelsen av militære oppgaver eller som et resultat av en sykdom forbundet med militærtjeneste, - inntil 14 kalenderdager årlig;
for arbeidende funksjonshemmede - 60 kalenderdager årlig;
for ansatte som har barn, inngås ekteskap, nærstående dør - inntil 5 kalenderdager.

Slik permisjon uten lønn i meldekortet registreres i form av OZ-kode eller 17.

Ekstra permisjon, hvor gjennomsnittsinntekten opprettholdes, på grunnlag av art. 173 i den russiske føderasjonens arbeidskode, ansatte som jobber og samtidig mottar en høyere eller sekundær yrkesutdanning deltid eller deltid, det vil si uten å avbryte arbeidet.

Leder plikter å gi studiepermisjon slik at ansatte kan bestå:

mellomøkter - fra 20 til 50 kalenderdager på hvert kurs;
endelig statlig sertifisering - fra 2 til 4 måneder.

Grunnlaget for innvilgelse av permisjon er dokumenter fra lærestedet.

For å fikse studiepermisjonen med lønn, sett inn koden U eller 11 i timelisten.

Heltidsansatte har rett til å kreve av arbeidsgiver gitt pedagogisk ulønnet permisjon for å bestå opptaksprøver eller økter. Studiepermisjon reflekteres i timelisten i form av kode UD eller 13.

Timelisten skal også registrere fødselspermisjon.

Kvinner har rett til å ta ut svangerskapspermisjon. Grunnlaget for å innvilge slike feriedager er arbeidsuførhetsattest. En ansatt kan ta ferie 70 eller 84 dager (hvis graviditeten er flere) før forventet fødselsdato eller umiddelbart etter dem. Men totalt sett bør slik permisjon være lik antall dager bestemt ved lov (artikkel 255 i den russiske føderasjonens arbeidskode): fra 140 til 194. I timelisten er graviditet og foreldrepermisjon angitt med bokstaven P eller tallet 14. Samme kode gis til den ansatte som adopterte et barn og derfor tar ferie.

Når svangerskapspermisjonen utløper, har en av foreldrene eller en annen person som passer barnet (bestemor, bestefar, foresatt) rett til å ta ut permisjon for omsorg for barnet til barnet fyller tre år. I denne permisjonsperioden beholder bedriften en plass til den ansatte og utbetaler godtgjørelse.

I skjemaet T-12 eller T-13 er foreldrepermisjon utpekt som en OJ-kode eller 15.

Hvordan reflektere avspasering i timelisten

I henhold til gjeldende lovgivning er selskaper pålagt å ta strenge hensyn arbeidsaktivitet personale. Derfor må ledere føre hver fridag på timelisten.

Selskaper i Russland har rett til å etablere sine egne regler for å fylle ut T-12- eller T-13-skjemaet og fikse dem i en instruksjon eller manual. Før du reflekterer fri i timelisten, må du også velge koder. Vanlige inkluderer:

РВ, 03 - tid arbeidet av ansatte i helger og ferier.
OV, 27 - betalte fridager.
HB, 28 - ulønnet fri.

Det er mulig å tiltrekke en ansatt til å jobbe på en arbeidsfri dag kun med hans samtykke. I dette tilfellet utstedes en spesiell ordre med følgende seksjoner:

Selskapsnavn.
Dato for aksept, nummer og by der institusjonen er lokalisert.
Navnet på dokumentet (for eksempel "Om attraksjon for å jobbe på en fridag").
Begrunnelse for bestillingen.
Instruksjoner for å tiltrekke spesifikke arbeidere og betale dobbel sats for 1 dag over fastsatt lønn.
Stilling, fullt navn og signatur til den ansatte som godtok bestillingen.
Fullt navn og underskrifter til ansatte som er kjent med bestillingen.

Viktig! Tatt i betraktning informasjonen i bestillingen, reflekterer timelisten den tiden de ansatte har arbeidet på en arbeidsfri dag.

Dersom virksomheten benytter et individuelt skjema, på grunnlag av nr. 402-FZ av 6. desember 2011, settes avspaseringen i meldekortet i form av en allment akseptert eller egen kode.

Funksjoner ved arbeid og lønn på ikke-arbeidsdager gjenspeiles i den russiske føderasjonens arbeidskode. Hvis timelisten er fylt ut riktig, er det ingen vanskeligheter med å beregne med personell for utførte timer.

Ansatte i ethvert selskap blir fra tid til annen tvunget til å jobbe i helgene av ulike årsaker - for eksempel må du raskt forberede deg på en inspeksjon eller sende leverte varer.

Arbeidstakeren har rett til etter eget skjønn å bestemme hvilken betalingsform for arbeid i helg eller ferie som er å foretrekke for ham. Han har rett til å kreve betaling med dobbel sats eller godta et beløp beregnet etter en sats, men samtidig kreve fridag. Arbeidsgiver kan ikke i noe tilfelle påvirke avgjørelsen til den ansatte.

Samtidig kan ikke ansatte som har en tidsbestemt arbeidsavtale med bedriften for en periode på minst 2 måneder stille slike krav. Den russiske føderasjonens arbeidskode sier at for arbeid i helger og helligdager kan de bare motta betaling med dobbel sats.

I samsvar med Arbeidskodeks RF å involvere ansatte til å jobbe i helgene er kun mulig i nødssituasjoner. Anta at du raskt må fullføre oppgaver som påvirker selskapets fremtidige arbeid. Hvis lederen ikke overholder normene i den russiske føderasjonens arbeidskode, bryter han loven. Dette truer ham med alvorlige problemer ved kontroll av kontrollorganer.

Nedenfor er en timeliste - et eksempel på å fylle ut avspasering.

Antall
på
rekkefølge

personale
rom

Total
utarbeidet
først og fremst
halv
måneder

Ivanova E.V.

Hvordan fylle ut timeliste dersom den ansatte er sykemeldt

Svært ofte i organisasjoner er det et spørsmål knyttet til riktig refleksjon av sykefravær i meldekortet. For riktig registrering av sykefraværet i meldekortet må du vurdere:

hvilken metode som brukes for å registrere oppmøte eller manglende oppmøte på jobb (full registrering eller kun registrering av avvik);
hvordan angi sykefravær i meldekortet (bokstavkode "B", digital kode "19" - for kolonne 15 i skjema nr. T-12).

Vurder hvordan sykefravær føres inn i meldekortet fullstendig registreringsmetode. På dagene med en ansatts sykdom, bekreftet av en attest fra en medisinsk institusjon, må du for eksempel skrive ned bokstavkoden "B" i øvre halvdel av linjen og antall timer faktisk jobbet "0". Deretter må du summere antall dager og timer arbeidet.

Nedenfor er et eksempel på sykefraværsbetegnelsen i meldekortet ved bruk av løpende registreringsmetode:

Sekvensnummer

Etternavn, initialer, stilling (spesialitet, yrke)

Personalnummer

Registrering av tilstedeværelse og fravær fra jobb innen månedsdagen

Jobbet for

en halv måned (I, II)

måned

Oppholdet til en sykmeldt arbeidstaker med metoden for registrering av avvik er notert i meldekortet:

bokstavkode "B" på dager bekreftet av et sertifikat fra et medisinsk anlegg;
bokstavkode "B" i helgene.

Slik reflekteres sykefraværet i meldekortet ved registrering av avvik:

Sekvensnummer

Etternavn, initialer, stilling (spesialitet, yrke)

Personalnummer

Registrering av tilstedeværelse og fravær fra jobb innen månedsdagen

Jobbet for

en halv måned (I, II)

måned

Dubova Anastasia Khristoforovna, logistikksjef

De bruker også digitale koder. I dette tilfellet sykefravær i meldekortet i kolonne 15 i skjema nr. T-12 angitt som følger:

Mengde fravær, dager (timer)	Av dem av grunner
		Antall dager (timer)

Her er en trinnvis ordning for å legge inn sykefravær i dokumentet:

Trinn 1. Først velger du en betegnelseskode som er akseptert av selskapet. Se på sykefraværskoden i meldekortet ("B" eller "19" for kolonne 15 i skjema nr. T-12 eller et annet merke som er akseptert i din organisasjon). For enkelhets skyld, husk disse kodene eller lagre dem i forklaringstabellen.

Trinn 3 Deretter beregner du totalt antall dager og timer som arbeidstakeren har jobbet. Ekskluder samtidig sykedager og helger fra beregningen (i mangel av andre avvik).

Sykefravær i rapportkortet i løpet av ferien gjenspeiles som følger:

Trinn 1. Det er nødvendig å merke permisjonen før datoen for starten av arbeidstakerens sykdom, angitt i sertifikatet for arbeidsuførhet. For å gjøre dette, bruk bokstavbetegnelsen "OT" (digital kode "09" - for kolonne 15 i skjema nr. T-12). Helger feires ikke i høytider. For å beregne helligdager brukes kalenderdager, ikke arbeidsdager (artikkel 115 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Steg 2 Dagene den ansatte var arbeidsufør er merket med bokstavkoden "B".

Trinn 4 Det er nødvendig å forlenge ferien: i rapportkortet etter siste feriedag, skriv inn koden "FRA". Det betyr antall påfølgende dager med sykdom. I dette tilfellet må visse nyanser tas i betraktning. I samsvar med art. 124 i den russiske føderasjonens arbeidskode, hvis arbeidstakeren midlertidig er ute av stand til å jobbe, blir den årlige betalte permisjonen enten forlenget eller utsatt til et annet tidspunkt, som bestemmes av arbeidsgiveren, under hensyntagen til den ansattes ønsker.

Siden loven i Den russiske føderasjonen tillater enten å forlenge eller utsette ferien i en annen periode, under hensyntagen til den ansattes ønsker, kan den ikke automatisk forlenges på grunn av sykdom. Arbeidsgiver må forstå hva den ansatte ønsker. Arbeidstaker plikter samtidig å uttrykke sitt ønske om forlengelse eller utsettelse av ferien ved å sende inn en passende søknad.

Spørsmål ofte stilt av personelloffiserer når de utarbeider en timeliste

Ikke i alle tilfeller følger ledelsen av foretak tydelig reglene for skjemaene T-12 og T-13 fylles ut, lagres og brukes. Her er svarene på de vanligste spørsmålene HR-spesialister har når de utvikler en timeliste. Veiledet av denne informasjonen vil du gjøre færre feil.

Hva er holdbarheten til en utfylt timeliste?

Kunst. 586 "Liste over typiske ledelsesarkivdokumenter generert i løpet av aktiviteter offentlige etater, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperiodene, "sier at lagringsperioden for rapportkortet ikke kan være mindre enn 5 år. Hvis timelisten ble brukt til å registrere arbeidstiden til ansatte i tung og farlig industri, når holdbarheten 75 år.

Hvilke stadier av bevegelsen av timelisten bør det tas hensyn til når du utarbeider lokale dokumenter som regulerer reglene for utvikling og bevegelse?

Regnskapsarket går gjennom flere stadier, nemlig:

først er det tegnet opp;
sjekk deretter riktigheten av kompilasjonen;
hvis alt er riktig, pass for signatur;
gi regnskap;
de overføres for etterfølgende lagring, i samsvar med standardene vedtatt av selskapet (til personalavdelingen, til arkivet, etc.).

Når du utarbeider en arbeidsflytplan, sørg for å legge inn all regnskapsdokumentasjon i den, inkludert timelisten, og foreta en liten justering for skjemaets spesifikasjoner (forberedelsens varighet, mulige forsinkelser i leveringen av dokumenter fra ansatte som bekrefter deres fravær fra arbeidsplassen, samt tid til å justere timelisten).

Hvem, bortsett fra en tidtaker, kan føre en timeliste?

I samsvar med loven har ikke bare tidtakere rett til å fylle ut timelisten (i tillegg har ikke alle organisasjoner en slik spesialist), men også andre autoriserte personer. En ansatt i personalavdelingen, en rekrutterer eller leder for en strukturavdeling kan føre timeliste. Alt avhenger av tidssporingssystemet som selskapet har tatt i bruk. Dette punktet må fikses stillingsbeskrivelse og arbeidskontrakten til den ansatte som fyller ut timelisten.

Hvordan fylle ut en timeliste hvis en spesialist jobber eksternt?

Selv om en ansatt utfører pliktene sine eksternt, forplikter loven fortsatt arbeidsgiveren til å ta hensyn til arbeidstiden hans (del 4 av artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Som allerede nevnt er det mulig å fikse arbeidstid i timelisten ved å bruke den løpende registreringen av oppmøte og fravær, samt metoden for kun å registrere avvik, som fravær, forsinkelser, overtid osv. For å ta hensyn til arbeidet tid av en spesialist på avstand, bruk mulig på alle måter.

Hvis bedriften har ansatte som jobber eksternt, kan reglene for registrering av arbeidstiden foreskrives i en lokal lov (artikkel 8 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Merk at ved fjernarbeid brukes vanligvis avviksmetoden, siden tidtakeren ikke har informasjon om utseendet til en ansatt på jobb. Dersom det ikke er overtid og manglende oppmøte, er kun de endelige dataene om resultatene av arbeidstakerens arbeid for 1. og 2. halvår med i timelisten. Dersom avviksmetoden benyttes, reflekteres ikke arbeidsdagene i timelisten. Hvis cellen i rapportkortet ikke er fylt ut, var denne dagen en arbeidsdag.

Men hvis avviksmetoden brukes ved utfylling av timelisten for en ekstern ansatt, kan det oppstå tekniske vanskeligheter knyttet til å legge inn informasjon i 1C-programmet osv. I dette tilfellet er det bedre å bruke metoden for kontinuerlig registrering av oppmøte. og fravær.

Tillegg for arbeid: hva du trenger for å betale ansatte utover det foreskrevne

Feil som ofte gjøres ved utarbeidelse av timeliste

Ved første øyekast er det enkelt å fylle ut et enkelt T-12-skjema eller tilsvarende. Men ansatte som holder oversikt over arbeidstiden gjør de samme feilene. For eksempel legger de inn informasjon om en ansatt uten å oppgi hans stilling eller personalnummer.

Viktig! Resultatene av kontroller av regnskapsdokumenter til en rekke organisasjoner viser at de som er ansvarlige for å holde timelisten ofte ikke overholder regelen om å redusere arbeidsdagen før ferien med 1 time. Faktisk jobber ansatte 7 lovlige timer. I dokumentene er normen 8 timer.

Det er en til typisk feil, som er tillatt i bedrifter hovedsakelig på grunn av uoppmerksomhet: de fastsetter ferie som arbeidsdag. I tillegg kan det være vanskeligheter knyttet til å legge inn informasjon om arbeidstiden til en spesialist. Ikke glem at timelisten skal inneholde alle timene som den interne deltidsarbeideren jobbet i hver av sine stillinger.

Hvis du oppdager en feil når du sjekker timelistens korrekthet, må du ledes av bestemmelsene i paragraf 8 i art. 9 i den føderale loven av 6. november 2011 nr. 402-FZ "On Accounting". Feil informasjon skal krysses nøye over med strek. Over de utstrekede betegnelsene må du angi riktig informasjon og angi dato rettingene ble foretatt. Videre må den ansatte som korrigerte timelisten signere den (du må også tyde signaturen og angi stillingen).

Utøver forteller

3 problemer med det klassiske tidskontrollsystemet for ansatte

Petr Lebedev,

Økonomi- og finansdirektør, ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Ansatte produksjonsavdelinger hver dag tok de hensyn til arbeidstid: de angav i rapportkortet hvor mye tid (i timer) de brukte på spesifikke prosjekter, studier, forretningsreiser osv. I slutten av måneden ble timelister overlevert til nærmeste leder, som på sin side ga dokumentene videre til regnskapsavdelingen, hvis medarbeider la inn informasjon i systemet, utarbeidet sammendragsrapporter om prosjekter og overleverte disse til ledere.

Da vi samlet inn informasjon, hadde vi tre hovedproblemer:

Det tok veldig lang tid å samle inn statistiske data. Det var i beste fall mulig å finne ut hvor mye de ansatte faktisk arbeidet, en uke etter slutten av rapporteringsmåneden. Det tok også lang tid å sjekke og godkjenne timelistene.
Det var også knyttet vanskeligheter med å få delrapporter. Vi kunne ikke samle inn statistiske data mer enn én gang i måneden. Og hvis vi holdt ukentlige rapporter, ville antallet papirtimelister øke med 4 ganger. I tillegg krever analysen informasjon om hver enkelt ansatt. Men ikke alle ansatte kan fylle ut timelisten utenom den vanlige timeplanen, fordi noen er sykemeldt, og noen er på jobbreise.
Utfylling av timelisten ble ofte utført med feil. For eksempel oppga ansatte feil kontraktnummer eller type arbeid, eller de tok ikke hensyn til arbeidstid i det hele tatt og fylte ut timelisten ved månedsskiftet i tilfeldig rekkefølge.

Det automatiserte tidsregistreringssystemet hjalp oss med å løse disse problemene.

Arbeidstidskontrollen er obligatorisk for alle virksomheter, uavhengig av eierform og antall ansatte. Kravet fremgår av art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Generelle utfyllingsspørsmål

For å redegjøre for tiden arbeidet av en ansatt, føres en timeliste, som er en del av de obligatoriske skjemaene til foretaket for å føre personelljournaler.

Timeliste - et dokument som tjener som grunnlag for å bestemme antall timer jobbet av en ansatt, hvis data brukes til å beregne lønn, feriepenger.

Hans informasjon brukes:

For lønn, feriearbeidere.
Ved revidering av ulike eksterne kontrollorganer.
Å innhente informasjon fra ledelsen om overholdelse av arbeidstiden for ansatte. Dokumentet får særlig betydning med en skiftplan eller en akkordgodtgjørelse.
Dannelse av statistisk rapportering og beregning av gjennomsnittlig antall ansatte.

Data legges inn på grunnlag av følgende støttedokumenter:

Bestillinger om organisering av sysselsetting, forretningsreiser, tilbud av ferier av forskjellige typer.
Handikapark.
Referanser og notater fra avdelingsledere.
Andre forretningspapirer akseptert av den interne dokumentflyten.

Brukerne av timelisteopplysningene er regnskapsansatte, ledelse, eksterne forbrukere – skatt, arbeidstilsyn og andre myndigheter. Skjemaet er utarbeidet i ett eksemplar og oppbevares i 5 år i regnskapsavdelingen som underlag for lønn. Denne perioden tilsvarer perioden for arkivering av generelle regnskapsdokumenter. For bransjer med spesielle arbeidsforhold gjelder en periode på 75 år. Varigheten av lagring er på grunn av behovet for å bekrefte tidspunktet for arbeidet under spesielle arbeidsforhold for tidlig pensjonering.

Samlingen av data er tildelt den ansatte i bedriften, etterfulgt av godkjenning av dokumentet av lederen. I fravær av en personaltjeneste i organisasjoner eller individuelle gründere med et lite antall ansatte, tilskrives plikten en tjenestemann.

Personene som er ansvarlige for utarbeidelsen er inkludert i foretakets regnskapsprinsipper. Feilaktig utførelse av plikter fører til en sannsynlig straff fra ledelsen i samsvar med art. 192 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Selskapet kan bruke forskjellig metoder for utfylling av timelister, valget som selskapet tar uavhengig.

Regnskap kan omfatte:

Hele påmeldingsmetoden. Regnskapsføreren legger inn data hver dag. Metoden brukes dersom organisasjonen har en arbeidsmodus med et annet antall timer – en rullende timeplan, deltidsansatte.
Avviksmetode. Avvik inkluderer sene ankomster, fravær av ulike årsaker, behandling på helligdager. Metoden brukes av bedrifter med en konstant timeplan.

Regler og prøvefylling

For personaljournalskjemaet gjelder reglene for utfylling av primærdokumenter. Dokumentene må være pålitelige, skjemaet må ha de nødvendige detaljene om virksomheten, avdelingen, tjenestemenn.

Å fylle ut dokumentet har en rekke funksjoner:

Skjemaet fylles ut for hele virksomheten eller for dens enkelte divisjoner.
Regnskap gjøres for hver ansatt separat. Alle stabsenheter har et unikt nummer. Identifikasjonen av den ansatte utføres med angivelse av fullt navn og stilling for å utelukke tilfeldigheter blant navnebrødre.
Data genereres for alle ansatte. Ansatte i svangerskapspermisjon er også oppført.

Etter at dokumentet er utarbeidet, signeres det av en ansvarlig person, en ansatt i personaltjenesten og godkjennes av lederen for en strukturell enhet eller virksomhet.

Eksistere to typer skjemaer- T-12 og T-13, som er godkjent av Statens statistikkkomité. I ett foretak er det tillatt å bruke bare én av dem, og det er også tillatt å utvikle et skjema selvstendig mens du opprettholder alle nødvendige detaljer. Samtidig bruk forskjellige typer forbudt.

Skjema T-12 brukes til manuell utfylling og består av 2 seksjoner som lar deg markere utførte timer og lønn. Ved bruk av lønnsoppgaver kan lønnsdelen utelates.

Skjema T-13 brukes til å fylle ut skjemaet automatisk. Den gjenspeiler bare dataene fra personellregistrene for tidspunktet for oppmøte og manglende oppmøte med årsakene til fraværet.

For enkelhet og tilgjengelighet til timelisteinformasjon bruker alle brukere symboler som er like for alle dokumenter. Listen over koder og dekodinger er gitt på tittelen på T-12-skjemaet.

Hovedkodene som brukes i dokumentet er:

Koden	Dekryptering
Jeg	utseende og utførelse av arbeidsoppgaver på dagtid
H	utseende og utførelse av plikter om natten
PÅ	arbeidsfrie dager
RV	vakt i helgene
Til	forretningsreise
B	fravær på grunn av midlertidig uførhet
OZ	gå uten lønn
FRA	grunnleggende betalt permisjon
HH	fravær fra jobb av uforklarlige årsaker

Selskapet har rett til å innføre selvstendig utviklede betegnelser. Rekkefølgen for bruk av spesialtegn er fastsatt i regnskapsprinsippet.

Frekvensen for sammenstilling av timelisten er godkjent i regnskapsprinsippet. Det beste alternativet er å fylle ut skjemaet to ganger i måneden for beregning av en mellombetaling - et forskudd og det endelige oppgjøret med den ansatte for lønn i slutten av måneden.

Nyansene ved å fylle ut med en skiftarbeidsplan

Skiftarbeidsplan forutsetter arbeid i en modus med antall besøk som går fra måned til måned. En ansatt med flytende timeplan kan ikke arbeide eller overskride standard arbeidstid fastsatt per måned. Et lite avvik innen 2 skift er tillatt. Det er viktig å forebygge overtidsarbeid, som forplikter arbeidsgiver til å betale overtid.
Hvis timeplanen treffer 2 dager, viser timelisten den faktiske tiden brukt på arbeidsplassen i cellen for hver av datoene. Inndeling i dager lar deg definere nattetimer for fakturering.

Endringer i timelistedataene gjøres i den måneden en feil eller inkonsekvens oppdages. Dette skjer på grunnlag av rekkefølgen til hodet. Etter publisering opprettes et korrigerende dokument, hvis dato tilsvarer korrigeringsdagen. Den korrigerte informasjonen innebærer etterberegning av lønn og rapportering fra de ansatte i regnskapsavdelingen.

Normative dokumenter som regulerer reglene for å føre timeliste

Lovverket regulerer fremgangsmåten for timelister for ansatte. Utfylling av dokumentet utføres under hensyntagen til kravene i lover og handlinger regnskap på å legge inn de obligatoriske opplysningene om bedriften og ansatte.

For å bygge kompetente regnskapsmessige bestemmelser benyttes:

Den russiske føderasjonens arbeidskode, som forplikter bedrifter til å normalisere arbeidstiden.
Regnskapslovgivning. Regulerer muligheten for selvstendig utvikling av former for primærdokumenter. Indikerer, sammen med PBU 22/2010, prosedyren for å endre feilaktige data.
Dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 05.01.2004 nr. for nr. 1, som godkjente skjemaene til timelisten.

Video: eksempler på utfylling av skjemaer T-12 og T-13

Du kan se eksempler på utfylling av et dokument både manuelt og automatisk i de følgende videoene.
Generell informasjon og regler for utstedelse av T-12-skjemaet.

Opprette og fylle ut en timeliste i 1C: Enterprise-programmet. Del 1.

Arbeidstid spores ved hjelp av et regneark. I henhold til dette dokumentet kan du bestemme antall arbeidstimer, arbeidstidsstandarder, fylle ut regnskapsdokumentasjon. Artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode forplikter arbeidsgivere til å lage et slikt dokument for hver ansatt og fylle det ut mens de jobber. Det er instruks for utfylling og prøver av timelisten for 2019.

Formen og formålet med regnskapsdokumentet i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode

Timelisten er nødvendig for å registrere arbeidstiden til en ansatt. Det er to enhetlige former for regnskapsdokumenter: T12 og T13. Det er også lov å utvikle egne skjemaer innad i bedriften. Dette er grunnlaget for lønn.

De brukes til å registrere tiden faktisk arbeidet og (eller) ikke jobbet av hver ansatt i organisasjonen, for å overvåke overholdelse av de etablerte arbeidstidene av ansatte, for å innhente data om arbeidstimer, for å beregne lønn, og også for å utarbeide statistisk rapportering på arbeidskraft.

Hovedfunksjonene til timelisten:

Daglig regnskapsføring av utførte timer. Overvåke overholdelse av kravene i gjeldende arbeidslovgivning.
Fastsetting av data om arbeidstiden til hver arbeider.

I henhold til antall arbeidstimer beregnes lønn og utarbeides rapport for statistikkavdelingen.

Bøter: hvem er ansvarlig

I mangel av dette dokumentet kan virksomheten holdes administrativt ansvarlig. I en slik situasjon trues ansvarlig tjenestemann med oppsigelse.

Hvis bedriften ikke bevilget tid til å utarbeide en timeliste, vil arbeidstilsynet ilegge en bot på 10 000 rubler. Hvis timelisten er full, kan det tas hensyn til feil. Feil dokument må rettes.

For brudd på fyllingsbestemmelsene ilegges en bot på opptil 50 000 rubler. Det kan også være administrative bøter. Dette tiltaket tvinger bedriften til å stå stille i opptil 90 dager.

Måter å fylle ut timelisten

Tilstedeværelsen eller fraværet av hver heltidsansatt på arbeidsplassen registreres ved hjelp av fullstendig registreringsmetode. Denne tilnærmingen brukes hvis antall timer jobbet på ulike dager er forskjellig.

Hvis antall arbeidsdager er uendret, brukes den andre metoden. Med denne tilnærmingen kan du registrere avvik: fravær, overtid, forsinkelser.

Tittelside

Slik informasjon erstattes automatisk, forutsatt at timelisten fylles ut ved hjelp av spesialiserte programmer på en PC.

Symbolene for arbeidede og uarbeidede timer, presentert på tittelsiden til skjema N T-12, brukes også ved utfylling av timelisten i skjema N T-13.
Dekret fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité av 01/05/2004 nr. 1

Det er en liste over symboler på tittelsiden. Dette er generelt aksepterte koder som brukes ved utfylling av alle timeskjemaer.

Riktig eksempel: hvordan lage et dokument

Det aktuelle regnskapsdokumentet er utarbeidet i ett eksemplar. Brukes til å drive forretning, inkludert individuelle gründere.

Etter en måned signeres rapportkortet av ledere på alle nivåer (sjef og leder for en avdeling eller sektor), samt en ansvarlig personalansvarlig. Etter registrering sendes timelisten til regnskapsavdelingen.

Utarbeidelse og gjennomføring av rapport i budsjettstrukturer

Statlige virksomheter/institusjoner bruker skjema 0504421. Dette er et dokument hvor avvik i bruk av arbeidstid registreres. Den dannes to dager før regnskapsperiodens start. Alle avvik i slutten av måneden skal oppsummeres og overføres til regnskapsavdelingen.

Hvordan fylle ut en elektronisk analog

Timelisten kan tegnes i grensesnittet til et spesialisert program. Det enkleste alternativet er et Excel-regneark. Det finnes også integrerte løsninger basert på informasjon System bedrifter.

Rapporten fylles ut automatisk basert på arbeidsdataene. Denne formen for timeliste er lettere å korrigere.

Video: Hvordan fylle ut en timeliste

Vi fyller ut dokumentet med akkordlønnen til den ansatte: instruks

Akkordsystemet innebærer beregning av lønn avhengig av mengde arbeid som utføres. For å gjøre dette opprettholdes en timeliste og en oversikt over produksjonen for hver ansatt opprettholdes.

Funksjoner ved regnskap for akkordbetaling:

Arbeidskraft kan måles i timer. For eksempel arbeidet til lærere, lærere, sjåfører osv. I en slik situasjon angir timelisten arbeidstidspunktet.
I andre tilfeller settes merket "I" eller "01". Den siste linjen i dokumentet er ikke fullført.
Ferier belastes separat. Størrelsen på betalingen er beskrevet i tariffavtalen.

Dechiffrere symboler og koder: "natt", gå ut i stedet for å ta fri osv.

Kodebetegnelsene etablert av Statens statistikkkomité i Den russiske føderasjonen i T12-skjemaet brukes. Utskriften er beskrevet på tittelsiden til prøven.

Jeg er en dagjobb;
B - arbeid på ferier og helger;
N - nattskift;
РВ - tilstedeværelse på arbeidsplassen på en fridag;
C - overtidsarbeid;
B - dager med midlertidig uførhet (sykefravær);
K - dager på forretningsreise;
FRA - dager med planlagt ferie;
OZ - ferie på egen regning;
Y - permisjon for å studere ved en utdanningsinstitusjon;
HH eller ZO - fravær fra jobb av ukjente årsaker;
PR - fravær. Ikke å forveksle med en fridag, som offisielt kan godkjennes av ledelsen.

Om nødvendig, når de ovennevnte kodene ikke er nok, er det tillatt å utvikle ytterligere betegnelser på bedriften.

Grunnleggende feil

Timelisten skal fylles ut i henhold til lovkrav. Feil og unøyaktigheter ekskludert. De vanligste feilene er:

Stillingen til den ansatte er ikke spesifisert. Det er ikke nok å angi bare det fulle navnet, det er nødvendig å angi navnet på stillingen i selskapet i kolonnen.
En helg eller ferie er feilaktig merket som en arbeidsdag.
Feil varighet av før-feriedagen. En slik arbeidsdag blir vanligvis forkortet. Det er nødvendig å feire 7 i stedet for 8 timer.

Hvordan bør jobboverlapping tas i betraktning?

Regnskap for tiden til en deltidsarbeider har noen funksjoner. Faktisk arbeidstid noteres. Arbeidslengden per dag noteres i T12-meldingskortet på linjen under, i kolonne 4 og 6, eller i T13 på linje 2 og 4. Ved internt deltidsarbeid reflekteres arbeidstiden separat for hver stilling som den ansatte har.

Standardskjema for utfylling av timelisten til en utsendt arbeidstaker

Arbeidstiden for forretningsreisende registreres i timelisten på skjema T12. I kolonnen er bokstavbetegnelsen "K" eller den digitale "06" satt. Kun dager er markert, timer er ikke spesifisert.

Regelen for bruk av ulike former for timelister

Basert på Art. 7 og 9 kan et selskap som driver kommersiell virksomhet utvikle ytterligere former for registrering av arbeidstid som er mer hensiktsmessig for virksomhetens spesifikke forhold. Budsjettorganisasjoner foretrekker følgende former for tidsregnskap:

Lønnsark (F nr. 0504421).
Regnskap designet for etterfølgende automatisk behandling av informasjon (F nr. 0301008).

Skjema T12 og T13 har identiske detaljer i henhold til instruksjonene for sammenstilling av timelister.

Hvordan en rapport skal utformes: forskrifter

Dokumentet fylles ut som følger:

Navnet på virksomheten eller institusjonen, samt avdeling eller sektor (om nødvendig) fylles ut øverst.
Utfylt eksakt dato utarbeide dokumentet og dets nummer.
Kolonnen "Rapporteringsperiode" inneholder data for alle dager i denne perioden.
Seksjon 1 er nummerert.
Kolonne 2 og 3 fylles ut med informasjon om heltidsansatte basert på deres personlige kort.
I kolonne 4 og 6 legges det inn koder tilsvarende tidsbruk for hver virkedag i regnskapsperioden.
Kolonne 5 og 7 er utformet for å oppnå mellomresultater i en halv måned: cellen øverst er fylt med antall faktiske arbeidsdager, nederst - arbeidstimer. Dette lar deg gjøre en foreløpig analyse.
Kolonne 8 til 17 fylles ut etter en måned.
Antall arbeidsdager og timer føres i kolonne 14 og 16.
Årsaken til det mulige fraværet er angitt med den tilsvarende koden i den 15. kolonnen.
Kolonne 17 viser antall arbeidsfrie dager (helger og helligdager).
Følgende kolonner (andre del av timelisten) fra kolonne 1 til 55 fylles ut av regnskapsførere.

Ansvar for vedlikehold og godkjenning

På grunn av mangel på klare krav til personaljournal, etablerer virksomheten egen prosedyre for å føre personaljournal. Beslutningstaking påvirkes av ulike faktorer: økonomiske, personelle og organisatoriske evner til selskapet.

I henhold til kravene i del 4 av artikkel 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode, er vedlikeholdet av timelisten arbeidsgiverens ansvar. Dette innebærer at ledelsen har rett til å oppnevne en bestemt medarbeider til å opprettholde denne formen for regnskap.

Ansvar er fastsatt i stillingsbeskrivelsen eller i arbeidskontrakten på grunnlag av en ordre gitt av lederen. Slike handlinger er regulert i artikkel 8, 57, 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Dersom antall ansatte i organisasjonen er fra 1 til 5 personer, oppgis det ikke egen stilling for vedlikehold av timelisten. Det er ikke alltid lurt å overlate oppgavene til en tidtaker til en av de ansatte. Dette krever avansert opplæring og ekstra kostnader. Som regel, i en liten bedrift, oppbevares rapportkortet av lederen selv. Dersom organisasjonen har flere enn 30 personer, fører en egen ansatt i personaltjenesten journal over utførte timer. Noen ganger er en kombinasjon av oppgaver tillatt.

Ansvaret for implementering av timeregistreringer er noen ganger overlatt til en regnskapsfører eller sekretær.

Hvordan holde styr på tiden

I selskaper med et stort antall ansatte brukes følgende regnskapsalternativer:

Sentralisert tabulering. Bedriften har flere tidtakere, hvis hovedoppgaver er å gjennomføre timelister for hver enkelt ansatts arbeid.
desentralisert. I dette tilfellet har hver avdeling av selskapet sin egen tidtaker. Lederen for strukturenheten kan signere timelisten. Denne retten utøves ved fullmektig fra lederen eller godkjennes av den aktuelle ordre.

Spesifikasjonene til foretakets arbeid tillater ofte ikke å overføre retten til å signere administrerende direktør til lederen av den strukturelle enheten. Dette provoserer brudd på arbeidslovgivningen, som kan oppdages under inspeksjon av regulerende myndigheter.

Anbefaling: før delegering av myndighet, sørg for at stiftelsesdokumenter selskaper forbyr ikke en slik overføring. Dersom det foreligger begrensninger, forblir signeringsretten hos hovedkontorets leder.

«Reise»-regnskap: hvordan ta hensyn til arbeidstid hvis en ansatt er på forretningsreise

Det er umulig å kontrollere arbeidet til en ansatt i en annen by. Arbeidsretten stiller ikke entydige krav til tidsregnskap. I slike tilfeller anbefales det at arbeidstakeren selv fører journal over egen arbeidstid.

Å utarbeide et regnskapsbilag er en tilleggsplikt som bør føres i stillingsbeskrivelsen. Det er en ekstra kostnad for å fullføre denne oppgaven.

Det er her det moralske aspektet spiller inn. Arbeidstakeren skal være ærlig og ikke tillate tillegg i arbeidstiden. Hvor sannferdig han er, vil lederen kunne avgjøre. Resultatene av den ansattes arbeid og graden av effektiviteten blir evaluert.

Hvor lenge kan et dokument oppbevares, inkl. i skadelige virksomheter

Basert på punkt 281 i listen over dokumenter om virksomheten til virksomheten, er timelisten underlagt lagring i minst ett år.

På den annen side er dette dokumentet grunnlaget for beregning av skatter. Slike "papirer" lagres i opptil fire år i samsvar med koden (klausul 8, klausul 1, artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode).

I tillegg er timelisten det primære dokumentet for lønn. Dette betyr at det bør oppbevares i minst fem år (artikkel 17 i den føderale loven "On Accounting"). Dermed oppbevares meldekortet i minst 5 år.

Dersom en arbeidstaker jobber under skadelige/farlige forhold, får han ytelser ved beregning av pensjon. Hardt arbeid i bedriften har sannsynligvis negative konsekvenser for menneskers helse og liv. Følgelig, under slike forhold, lagres meldekortet i 75 år.

Timelisten inneholder den grunnleggende informasjonen som brukes til å beregne og beregne lønn. Hver kolonne der dette eller det symbolet legges inn, må ha dokumentasjon (ordre, midlertidig funksjonshemmingsattest, ulike attester, meldinger, attester). For å unngå feil ved utfylling må den som er ansvarlig for vedlikehold av regnskapsbilaget være ekstremt nøye, ha spesialkunnskap. Kompetent vedlikehold av timelisten sikrer riktig utregning av lønn til ansatte. Dette ekskluderer arbeidskonflikter og bøter.

Hver bedrift og gründer som opptrer som arbeidsgiver, når de bruker arbeidskraften til ansatte, må ta hensyn til deres arbeidstid. Lovgivningen gir for disse formålene bruk av et spesielt skjema, som kalles timelisten. Plikten til å fullføre den påhviler de ansvarlige tjenestemenn.

Den russiske føderasjonens arbeidskode fastslår at hver arbeidsgiver, uavhengig av eierskapsform, må føre oversikt over timene som hans ansatte har jobbet. For mangel på timelister gis administrativ straff både for organisasjonen selv og dens ansvarlige ansatte.

Timelisten er et skjema som inneholder informasjon om arbeidsdager for hver ansatt, samt ikke gå på jobb for en respektfull eller respektløse grunner. Det kan gjøres på to måter:

Alle data om tilstedeværelse eller fravær av ansatte vedlikeholdes daglig.
Data legges inn i timelisten ved avvik, d.v.s. ved fravær, fravær, forsinkelser mv.

Basert på informasjonen i dette dokumentet beregnes lønnen til alt selskapets personell. Det lar deg kontrollere overholdelse av arbeidsdisiplin, så vel som normen for varighet arbeidsuke, varighet , tjenesteutøvelse i helgene.

Lovverket fastsetter en 40-timers uke for femdagers arbeid, og en 36-timers uke for seks dager. Ved oppsummert regnskap kan normen brytes, hovedkravet er at det tilsvarer et visst beløp for rapporteringsperioden, for eksempel et kvartal.

Når en tilsyn fra arbeidstilsynet kommer til virksomheten, er hoveddokumentet de ber om timelisten. Det er også hovedkilden for dannelsen av statistisk rapportering om arbeid og personell.

Fremgangsmåten for bruk av timelisten

Timeliste tildeles en bestemt ansatt, som kontrolleres av lederen for sin strukturelle enhet. Timelister legges inn hver dag.

I henhold til lovens normer har en økonomisk enhet rett til å bruke et skjema i form T-12 eller skjema T-13, godkjent av Rosstat. Det første alternativet brukes både for regnskapsføring av arbeidsperioden og for beregning av lønn. Det andre dokumentet kan brukes hvis refleksjon av arbeidstid skjer automatisk.

Selskapet kan også utvikle sitt eget dokument, under hensyntagen til eksisterende behov. Samtidig skal den inneholde en rekke obligatoriske detaljer. HR-programmer inneholder enhetlige skjemaer.

Timelisten kan fylles ut manuelt eller ved hjelp av en datamaskin. I sistnevnte tilfelle legges all informasjon inn i programmet, og selve skjemaet skrives ut i slutten av måneden.

I dette tilfellet brukes spesielle betegnelser i meldekortet. De er alfabetiske og numeriske. For eksempel reflekteres arbeidet til en ansatt innenfor normalområdet av bokstaven I eller koden 01. Koden legges inn i dokumentet først, og deretter arbeidets varighet. Du kan ikke bruke chiffer bare sånn, de må fylles ut på grunnlag av støttedokumenter eller annet.

Timelisten reflekterer hele tiden, inkludert tjenestereiser, ferier, sykedager osv. Du kan sette ned koden for type godtgjørelse i timelisten, som er et firesifret digitalt chiffer. Eksempelvis brukes kode 2000 for lønn, 2010 for sivilrettslige kontrakter, 2012 for ferie og erstatning, 2300 for sykefravær m.m.

Avslutningen av timelisten skjer den siste dagen i måneden eller neste dag. Ansvarlig leverer den til verifisering og underskrift til avdelingsleder, og sender den deretter til personalavdelingen. Personaltjenesten kontrollerer opplysningene fra den oppgitte timelisten med dokumenter på personell. Deretter sendes timelisten til regnskapsavdelingen for lønn.

Samtidig må det tas hensyn til at timelisten skal gis i to deler, hvorav første halvdel av måneden gis til beregning av forskuddet på lønn, og andre halvdel for beregning av full lønn ut fra månedens resultater fungerte.

Det behandlede dokumentet arkiveres i spesielle mapper, og på slutten av året leveres det til arkivet, hvor det kan oppbevares i inntil fem år. Dersom selskapet iht spesiell vurdering det er skadelige og farlige arbeidsforhold, et slikt skjema må oppbevares i inntil 75 år.

Timelisteprøvefylling

Vær oppmerksom på at for enkelhets skyld og bedre informativitet av eksemplet, har vi endret timelisten litt - noen linjer er fjernet, og noen er lagt til, mens den generelle betydningen ikke er endret. På slutten av siden kan du laste ned eksempler på timelister i Excel-format.

Du må begynne å fylle ut fra overskriften på dokumentet. Her er det fulle navnet på selskapet og dets kode i henhold til OKPO-katalogen angitt på neste linje - for hvilken strukturell enhet denne timelisten er satt sammen.

Deretter registreres serienummeret til dokumentet, datoen for kompilering, og også hvilken periode det dekker (vanligvis en kalendermåned).

Etter det fylles hoveddelen av dokumentet ut.

Kolonne 1 - nummeret i rekkefølgen til linjen i dette rapportkortet

Kolonne 2 og 3 - Fullt navn ansatt, hans stilling, tildelt personalnummer.

Kolonne 4 brukes til å markere den ansattes daglige opptreden eller fravær. For hver dag tildeles to celler den ene under den andre - kodebetegnelsen er indikert i den øvre, vanligvis i form av en bokstav eller et tall, antall arbeidstimer legges inn i den nedre, eller den kan stå igjen tømme.

Hovedkodene for å fylle oppmøte:

I - dersom arbeidstaker har fullført arbeidsdagen.
K - hvis den ansatte er på forretningsreise.
B - helger og helligdager er merket med denne koden.
FRA - når arbeidstaker har hovedpermisjon med lønn.
B - Ved sykdom hos en ansatt (sykefravær) eller midlertidig uførhet.
TIL - hvis den ansatte tok ferie uten lønn (for egen regning).
P - permisjon gitt til arbeidstaker i anledning svangerskap og fødsel.
OZh - permisjon for å ta vare på et barn under 3 år.
HH - ved manglende oppmøte av arbeidstaker på arbeidsplassen av uforklarlige årsaker. Du kan enten la en tom plass eller angi denne koden til årsaken til fraværet er avklart, hvis de er gyldige, vil det være nødvendig å legge ned koden som tilsvarer årsaken.

Kolonne 5 angir hvor mange dager og timer som er utført for hver halvdel av måneden - dager på toppen, timer på bunnen.

Kolonne 6 viser de samme dataene, men for hele måneden.

Kolonne 7-9 brukes til å spesifisere informasjon beregnet på lønn. Hvis det brukes samme lønnskode og tilsvarende konto for alle ansatte som er inkludert i timelisten, må du i overskriften til denne tabellen fylle ut de tilsvarende kolonnene med samme navn. Samtidig forblir kolonnene 7-8 direkte i linjen til den ansatte tomme, og du trenger kun å spesifisere dataene i kolonne 9.

Hvis kodene og kontoene til ansatte er forskjellige i løpet av måneden, indikerer kolonne 7 den digitale koden som tilsvarer nødvendig skjema lønn. Etter det, i kolonne 8, må du oppgi kontonummeret i henhold til kontoplanen, som tilsvarer denne typen betaling. Kolonne 9 angir antall dager eller timer som ble jobbet for den registrerte lønnstypen.

Grunnleggende lønnskoder:

2000 - ved utbetaling av lønn i henhold til standard arbeidskontrakter og reisegodtgjørelse.
2010 - ved godtgjørelse etter sivilrettslige kontrakter.
2012 - dersom arbeidstaker får utbetalt feriepenger.
2300,- ved utbetaling av sykefravær og midlertidig uføretrygd.

I kolonne 10-13 legges det inn opplysninger om fravær av en ansatt på arbeidsplassen - her må du angi koden som tilsvarer årsaken, samt hvor mange dager eller timer det refererer til.

Nederst på timelisten til venstre står etternavn, stilling og personlig signatur til den som har fylt ut. Overfor ham til høyre er dokumentet signert av avdelingslederen, i henhold til hvilket timelisten og den ansatte i personalavdelingen er utarbeidet, som indikerer dataene deres. Datoen for signering av hver av de ansvarlige personene er angitt her.

Nyanser

Til hovedtimelisten kan det legges til et tilleggsskjema som skal fylles ut for den ansatte ved oppsigelse. I slutten av måneden er den vedlagt den generelle timelisten, der det føres en oppføring for den pensjonerte medarbeideren «Fired».

Arbeidstakers fravær fra jobb

Hvis den ansatte ikke dukket opp på jobb av en ukjent årsak, må du i timelisten i kolonne 4 sette ned koden "HH" eller "30" - "Fravær av ukjente årsaker". Etter at arbeidstaker bekrefter årsaken til fraværet - sykefravær, fravær etc., blir det korrigert timelisten og "HN"-koden endres til tilsvarende årsak til fraværet.

Sykdom på ferie

Dersom en arbeidstaker ble syk under årlig ferie og ved hjemkomst fra denne tok med seg en sykemelding, er i dette tilfellet de angitte sykedagene i meldekortet merket med en kode (B) i stedet for de merkede feriedagene (OT) ). I dette tilfellet forlenges ferien utover arbeidstakerens sykdom.

Ferie i ferien

Hvis det i henhold til produksjonskalenderen faller ferier på ferieperioden, for eksempel maiferien, er disse dagene ikke inkludert i ferien - kode (B) skal angis i stedet. De resterende dagene er også merket med tilsvarende kode (FROM). Så for eksempel kan en ferie falle på Russlands dag hvis den tas fra 11. til 18. juni. I dette tilfellet er 13. juni merket med koden (B).

Nøyaktig regnskapsføring av hvor mye tid ansatte har jobbet er avgjørende for riktig lønnsregnskap. For å gjøre dette bruker organisasjoner en spesiell timeliste. Men mange arbeidsgivere, spesielt i små organisasjoner, neglisjerer dette dokumentet, som er et brudd på arbeidslovgivningen og kan føre til bøter fra tilsynsmyndighetene. I artikkelen vil vi fortelle deg hvilken tid som forstås som arbeidstid, til hvem du skal overlate vedlikeholdet av timelisten, er det mulig å beholde dette dokumentet i elektronisk format og hvordan du fyller det ut.

Hva er arbeidstiden?

Arbeidstidsbegrepet er opplyst i art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode er tiden hvor den ansatte, i samsvar med de interne arbeidsbestemmelsene og vilkårene i arbeidskontrakten, må utføre arbeidsoppgaver, samt andre tidsperioder som i henhold til Den russiske føderasjonens arbeidskode, annet føderale lover og andre normative rettsakter fra den russiske føderasjonen refererer til arbeidstid. Den samme artikkelen gir arbeidsgivers plikt til å føre journal over den tiden hver enkelt arbeidstaker faktisk har arbeidet.

Her er noen andre perioder som kan inkluderes i arbeidstiden:

- pauser for oppvarming og hvile (gitt til ansatte som arbeider i den kalde årstiden i friluft eller i lukkede uoppvarmede lokaler, samt lastere som er engasjert i laste- og losseoperasjoner, og andre ansatte på grunnlag av artikkel 109 i arbeidsloven av den russiske føderasjonen);

- pauser for å mate et barn (gitt til arbeidende kvinner med barn under ett og et halvt år, utbetalt med gjennomsnittlig inntekt i henhold til artikkel 258 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

- perioder med nedetid på grunn av arbeidsgivers skyld og av årsaker utenfor arbeidsgivers og arbeidstakers kontroll (midlertidig stans av arbeidet på grunn av økonomisk, teknologisk, teknisk eller organisatorisk art, som betales med minst 2 /3 av tariffsatsen, lønn ( offisiell lønn), beregnet i forhold til nedetiden (artikkel 157 i den russiske føderasjonens arbeidskode)).

Maksimal grense for arbeidstid er fastsatt ved lov. Så, i kraft av del 2 av art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode, kan den normale arbeidstiden ikke overstige 40 timer per uke. En slik begrensning sikrer beskyttelsen av arbeidstakerens helse mot overdreven overarbeid og bevaring av hans faglige evne til å arbeide.

I tillegg til normal arbeidstid, gir arbeidsloven følgende bestemmelser:

- redusert arbeidstid (etablert for spesifikke kategorier av personell spesifisert i artikkel 92 i den russiske føderasjonens arbeidskode);

- deltidsarbeid (kan etableres etter avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver både ved ansettelse og under det (artikkel 93 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Det er deltid, skift eller uke).

Merk!Dersom arbeidsgiver involverte en bestemt arbeidstaker til å utføre arbeid utenom den arbeidstid som er fastsatt for ham, er dette overtidsarbeid og skal tas i betraktning og betales deretter.

Artikkel 94 i den russiske føderasjonens arbeidskode regulerer varigheten av arbeidsskiftet: for forskjellige kategorier av arbeidere varierer det fra 2,5 til 8 timer. Et unntak er gjort for kreative arbeidere i media, kinematografiorganisasjoner, TV- og videoteam, teatre, teater- og konsertorganisasjoner, sirkus og andre personer som er involvert i opprettelsen og (eller) fremføringen (utstillingen) av verk, i samsvar med listene over verk, yrker, stillinger til disse ansatte. For dem kan varigheten av arbeidsskiftet fastsettes av en tariffavtale, en lokal forskriftslov eller en arbeidskontrakt.

Varigheten av arbeidsdagen eller skiftet umiddelbart før en ikke-arbeidsfri ferie reduseres med en time (artikkel 95 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Timeliste: hvem fyller ut?

Så arbeidstiden til hver ansatt må tas i betraktning. For dette formål godkjente resolusjonen fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 05.01.2004 N 1 "Ved godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskap for arbeid og betaling av det" skjemaene til timelisten - T-12 og T-13. Disse skjemaene brukes til å registrere tiden faktisk jobbet og (eller) ikke jobbet av hver ansatt i organisasjonen, overvåke overholdelse av den etablerte arbeidstiden, innhente data om utførte timer for å beregne lønn og utarbeide statistisk rapportering om arbeidskraft.

Merk.Det er timelisten utfylt av personalansvarlig eller annen autorisert person og overført til regnskapsavdelingen som er grunnlaget for lønnsberegning for ansatte i organisasjonen.

Som du la merke til, foreslo Statens statistikkkomité to enhetlige former for timelister. Hvilken skal regnskapsføres? Hvis organisasjonen din har en automatisert registrering av arbeidstid (et tilgangssystem for inn- og utreise ved bruk av plastkort), er det bedre å bruke skjema T-13 "Timeliste" (selv om du med denne registreringen også kan beholde seksjon 1 "Tidsregistrering" ” av skjema T -12 som et frittstående dokument). Hvis organisasjonen sørger for manuell registrering av arbeidstid, må du føre timeliste i T-12-skjemaet.

Det oppnevnes en ansvarlig person for å føre timelisten i organisasjonen. Som regel er dette en lønnsregnskapsfører eller en personalansvarlig. Dersom organisasjonen har flere strukturelle enheter, og en ansatt ikke er i stand til å føre journal, kan du oppnevne ansvarlige personer i hver strukturell enhet. Etter innlevering av arkene strukturelle inndelinger dataene samles til ett dokument og overføres til regnskapsavdelingen. Uansett, dersom plikten til å føre timeliste ikke er fastsatt i stillingsbeskrivelsen, skal det gis pålegg.

Regler for utfylling av timelisten

Mange er ganske formelle i å fylle ut timelisten, men det er noen nyanser her.

Først av alt, hver ansatt ansatt på en fast, midlertidig eller sesongarbeid, tildeles et personalnummer, som er gitt i alle dokumenter om regnskap for arbeid og lønn. Og her kommer det første spørsmålet. Hva med samarbeidspartnere? En ansatt, men to personellnummer? Ja, det er sånn det fungerer. Siden det utstedes standard ansettelsesdokumenter for en deltidsjobb (en arbeidskontrakt, en ordre, et personlig kort osv.) og en deltidsjobb er en egen stabsenhet, vil han ha to personalnummer og hvert av dem vil registrere arbeidstid separat.

Ved utgangen av kalendermåneden overføres timelister utarbeidet av ansvarlige personer til leder for personalavdelingen eller annen autorisert person til å vedlikeholde. personalkontorarbeid en person som avstemmer timelistedata med data som er tilgjengelig i personalavdelingen. For eksempel kontrollerer personalansvarlig dagene da den ansatte var på årlig lønnet eller annen ferie- eller forretningsreise, korrigerer fraværsdagene av ukjente årsaker når han fremlegger dokumenter som bekrefter gyldigheten av årsakene til fraværet (f.eks. en attest om arbeidsuførhet), eller i mangel av en slik, setter fravær.

Dersom det ble foretatt oppsigelse i organisasjonen, er en slik ansatt ekskludert fra timelisten i kalendermåneden etter oppsigelsen. Dersom det ansettes nye medarbeidere, inngår de i timelisten for måneden ansettelsen er utstedt.

Merknader i meldekortet om årsaker til manglende oppmøte på jobb, deltidsarbeid eller utenfor ordinær arbeidstid etter initiativ fra arbeidstaker eller arbeidsgiver, redusert arbeidstid etc. statlige eller offentlige plikter, skriftlig advarsel om driftsstans, skriftlig samtykke fra arbeidstakeren til overtidsarbeid i saker fastsatt ved lov mv.).

For å reflektere den daglige kostnaden for arbeidstid per måned for hver ansatt i timelisten, fordeles følgende:

- i form T-12 (kolonne 4, 6) - to linjer;

- i form T-13 (kolonne 4) - fire linjer (to for hver halvdel av måneden) og det tilsvarende antall kolonner (15 og 16).

I skjemaene T-12 og T-13 (i kolonne 4, 6) er symbolene (kodene) for arbeidstid satt i den øverste linjen, og varigheten av arbeidet eller ubearbeidede timer (i timer, minutter) registreres i bunnlinjen i henhold til de tilsvarende arbeidstidskodene for hver dato.

Ved behov er det tillatt å øke antall kolonner for påføring av tilleggsopplysninger om arbeidstiden, for eksempel start- og sluttid for arbeidet under andre forhold enn normalt. Dette lar deg utføre prosedyren for bruk av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, godkjent av dekretet fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité av 24. mars 1999 N 20.

Ved utfylling av kolonne 5 og 7 i timelisten i T-12-skjemaet føres antall arbeidde dager i de øverste linjene, og i de nederste linjene føres antall timer utført av hver ansatt i regnskapsperioden.

Arbeidstid kan tas i betraktning:

- metoden for kontinuerlig registrering av oppmøte og fravær fra jobb;

- ved kun å registrere avvik (fravær, forsinkelser, overtidstimer etc.).

Når man gjenspeiler fravær fra jobb, som registreres i dager (årlig permisjon, dager med midlertidig uførhet, forretningsreiser, permisjon i forbindelse med opplæring, perioder med utførelse av statlige eller offentlige oppgaver osv.), kun konvensjonskoder og bunnlinjen står tomme. Vi presenterer legenden i tabellen.

Utpekt periode	Koden
Brev	Digital
Arbeidstid på dagtid	Jeg	01
Arbeidstid om natten	H	02
Arbeidstid i helger og helligdager	RV	03
Lengde på overtid	FRA	04
Varighet av skiftarbeid	VM	05
Forretningsreise	Til	06
Faglig utvikling med pause fra jobben	PC	07
Videreutdanning med adskillelse fra arbeid i annet område	PM	08
Årlig grunnlønnet permisjon	FRA	09
Årlig ekstra betalt permisjon	OD	10
Ekstra permisjon i forbindelse med opplæring samtidig som gjennomsnittslønnen opprettholdes for ansatte som kombinerer arbeid med opplæring	På	11
Redusert arbeidstid for studenter i jobb med dellønn	HC	12
Ekstra permisjon i forbindelse med studier uten lønn	UD	13
Barselpermisjon (permisjon i forbindelse med adopsjon av et nyfødt barn)	R	14
Foreldrepermisjon til barnet fyller tre år	kjølevæske	15
Permisjon uten lønn gitt til arbeidstaker med tillatelse fra arbeidsgiver	FØR	16
Permisjon uten lønn under betingelsene fastsatt av gjeldende lov	OZ	17
Ekstra årlig ferie uten lønn	DB	18
Midlertidig arbeidsuførhet (bortsett fra i henhold til "T"-koden) med utnevnelse av ytelser i samsvar med loven	B	19
Midlertidig arbeidsuførhet uten oppnevning av ytelser i lovbestemte tilfeller	T	20
Redusert arbeidstid mot normal arbeidstid i lovbestemte tilfeller	Champions League	21
Tidspunkt for tvungen fravær ved anerkjennelse av oppsigelse, overgang til annen jobb eller suspendering fra arbeidet ulovlig med gjeninnsetting i forrige jobb	PV	22
Fravær under utførelsen av statlige eller offentlige oppgaver i samsvar med loven	G	23
Fravær (fravær fra arbeidsplassen uten saklig grunn i den tiden som er fastsatt ved lov)	ETC	24
Varigheten av deltidsarbeid på initiativ fra arbeidsgiver i tilfeller fastsatt i lov	NS	25
Fridager (ukentlig ferie) og fridager	PÅ	26
Ekstra fridager (betalt)	OV	27
Ekstra fridager (uten lønn)	HB	28
Streik (på betingelsene og på den måten som er foreskrevet av loven)	ZB	29
Fravær av uforklarlige årsaker (inntil omstendighetene er avklart)	HH	30
Nedetid på grunn av feil fra arbeidsgiver	RP	31
Nedetid av årsaker utenfor arbeidsgivers og arbeidstakers kontroll	NP	32
Nedetid på grunn av ansattes feil	VP	33
Tidspunkt for utestengelse fra arbeid (ikke-opptak til arbeid) med betaling (godtgjørelse) i henhold til loven	MEN	34
Tidspunkt for utestengelse fra arbeid (ikke-opptak til arbeid) av grunner fastsatt i loven, uten lønn	NB	35
Arbeidsstans ved forsinket utbetaling av lønn	NZ	36

I de fleste tilfeller fyller organisasjoner ut timelisten med bokstaver. Selv om disse betegnelsene kun er gitt på T-12-skjemaet, må de også brukes når du fyller ut T-13-skjemaet.

Ved sammenstilling av timeliste i form av T-12 i sek. 2 «Oppgjør med personell for lønn» for en type utbetaling for alle ansatte og en tilsvarende konto fylles kolonne 18-22 ut ved beregning av ulike typer utbetalinger og tilsvarende konti for hver ansatt - kolonne 18-34.

Ved sammenstilling av timeliste i T-13-skjemaet må følgende vurderes. Når du registrerer lønnslegitimasjon:

- for kun én type betaling og en tilsvarende konto felles for alle ansatte som er inkludert i timelisten - er detaljene "Type betalingskode", "Tilsvarende konto" fylt ut over tabellen med kolonne 7-9 og kolonne 9 uten utfylling i kolonne 7 og 8;

- for flere (fra to til fire) betalingstyper og tilsvarende kontoer - er kolonne 7-9 fylt ut. En ekstra blokk med identiske kolonnenumre er gitt for å fylle ut data om betalingstyper, hvis antallet er mer enn fire.

Vanlige spørsmål om utfylling av timelisten

Når må du sette merker på timelisten? Vi mener at merker bør settes daglig. Det er imidlertid ikke alle organisasjoner som i praksis følger denne regelen og legger ned arbeidsdager «som standard». Som et resultat kan situasjoner oppstå når:

- det vil ikke være mulig å bringe arbeidstakeren til disiplinæransvar for brudd på arbeidsdisiplin (for eksempel tok den ansatte fravær de første dagene i måneden, de registrerte det ikke i timelisten, og på slutten av måned, ved å levere inn rapportkortet, bestemte de seg for å "bebreide" - du kan verken sparke "truant", eller til og med pålegge en disiplinær sanksjon, siden så lenge arbeidsgiveren overholder fristene fastsatt i artikkel 193 i arbeidsloven fra den russiske føderasjonen, vil fristene for å anvende disiplinære tiltak utløpe);

- du må justere timelisten og beregne lønn på nytt (for eksempel når en ansatt får arbeidsdager for hele måneden, ingen informasjon om avvik ble mottatt av tidtakeren, timelisten ble overlevert, lønn ble påløpt og utbetalt Men i de første dagene av den neste måneden tok arbeidstakeren med seg en sykemelding, hvorfra det er klart at de tre dagene med midlertidig arbeidsuførhet falt på den lukkede perioden).

For å unngå slike situasjoner er det nødvendig å organisere umiddelbar mottak av informasjon om eventuelle avvik fra arbeidsplanen - samme dag, til og med via telefon, til og med via faks eller e-post.

Merk.Når du bestemmer forskuddsbeløpet, må du overholde kravene i art. 136 i den russiske føderasjonens arbeidskode, bør tiden eller arbeidet faktisk jobbet av den ansatte tas i betraktning (brev fra Rostrud datert 08.09.2006 N 1557-6).

Hvor mange ganger i måneden trenger du for å fullføre timelisten? Lønnen periodiseres og utbetales to ganger i måneden, betyr det at timelisten skal leveres med samme frekvens? Faktisk, i henhold til art. 136 i den russiske føderasjonens arbeidskode, må lønn betales minst to ganger i måneden. Men i de fleste tilfeller gjøres lønn én gang, og den andre betalingen til organisasjonen skjer i form av en fast betaling, det såkalte forskuddet. Og for beregningen av sistnevnte krever regnskapsavdelingen som regel ikke levering av en timeliste.

Selvsagt vil verken arbeidstilsynet eller skatten finne feil ved et slikt pålegg, men følger du lovens bokstav skal meldekortet leveres to ganger i måneden.

Hvordan registrere klokken på meldekortet hvis den varer i 15 dager klokken 11? For å ta hensyn til varigheten av arbeidet på rotasjonsbasis, er bokstavkoden "VM" og den digitale koden "05" satt i symboltabellen på timelisten. Siden hviledagene mellom skift gis til den ansatte i tillegg til fridager (ukentlig uavbrutt hvile) og betales i størrelsen av den daglige prisen (del 3 av artikkel 301 i den russiske føderasjonens arbeidskode), bør de merkes i timelisten som ekstra fridager (betalt) med bokstavkoden "OB" eller digital kode "27". Instrukser for utfylling av timelisten angir at når fravær fra jobb reflekteres, som registreres i dager (årlig permisjon, dager med midlertidig uførhet, forretningsreiser, permisjon i forbindelse med opplæring, perioder med utførelse av statlige eller offentlige oppgaver, etc.) , i kolonnene 4 og 6 er det kun påført symbolkoder. De nederste linjene i grafen forblir tomme. Ansatte jobber ikke på dagene med hvile mellom skift, derfor er disse dagene ikke oppført i kolonne 5 og 6 (skjema T-13).

Hvordan reflektere i timelisten varigheten av arbeidsskiftet ved overgangen fra sommer- til vintertid og omvendt? I dette tilfellet skal faktisk utført tid føres inn i timelisten. For eksempel, hvis en ansatt har en nattevakt på 7 timer, og på natten for overgang til sommertid gir timeplanen 6 timer, skal timelisten også gjenspeile 6 timers arbeid om natten. Følgelig under overgangen til vintertid ekstra time arbeid må også gjenspeiles i timelisten, det vil si hvis varigheten av nattskiftet for den ansatte er 7 timer, og på natten for overgangen til vintertid, gir timeplanen 8 timer, nøyaktig 8 timers arbeid må gjenspeiles i timelisten. Samtidig, ikke glem å betale ekstra for arbeid om natten, fordi det utgjør en ekstra time med arbeid.

Er det nødvendig å gjenspeile de ufullstendige timene arbeidstakeren har jobbet? Dersom arbeidstiden er hele timer, kan minutter utelates, og kun sette ned antall timer, for eksempel 6 eller 8. Dersom arbeidsdagen er timer og minutter, skal både hel- og deltidsarbeid angis. I timelisten kan en arbeidsdag på 8 timer og 12 minutter i timelisten merkes både "8.12" (8 timer 12 minutter) og "8.2" (8 og to tideler). Ganske ofte reduserer arbeidsgivere arbeidstiden på fredag ved å redusere lunsjpausen. I dette tilfellet er det nødvendig å sette ned "8.15" på rapportkortet fra mandag til torsdag, og "7" på fredag.

Er det nødvendig å føre en timeliste hvis arbeidstiden registreres ved hjelp av vendekors med spesialprogram? Merknader i meldekortet om årsaker til manglende oppmøte på jobb, deltidsarbeid eller utenfor ordinær arbeidstid etter initiativ fra arbeidstaker eller arbeidsgiver, redusert arbeidstid etc. statlige eller offentlige plikter, skriftlig advarsel om driftsstans , en erklæring om deltidsarbeid, et skriftlig samtykke fra arbeidstakeren til overtidsarbeid i saker fastsatt ved lov, etc.), vil maskinen ikke kunne feste dem.

I tillegg inneholder timelisten påkrevd "Personlig signatur", som betyr at det er ulovlig å oppbevare dem i elektronisk form.

Bruk av elektronisk tidsporingssystem fritar derfor ikke organisasjonen for plikten til å føre timeliste.