Utdanning. "Smart" dokumentflyt: hvordan implementere maskinlæring i EDMS og er det virkelig nødvendig ED dokumentflytkurs

- Velg kurs - Microsoft Office Excel-kurs - 16 timer Microsoft Office PowerPoint-kurs - 18 timer Intensivt seminar Teknologi for å lage økonomiske modeller i EXCEL - 8 timer Express-seminar Anvendt budsjettering for nybegynnere - 8 timer 1C Operatørkurs generalist- 26 timer 1C Operatørkurs - 16 timer 1C Regnskapskurs 8 utgave 3.0 Praktisk mestring av regnskap helt fra starten - 80 timer 1C Regnskapskurs 8 utgave 3.0. Bruk av konfigurasjonen - 32 timer Kurs 1C Regnskap for en offentlig institusjon 8 - 24 timer Kurs Steg-for-steg overgang til nye standarder for budsjettregnskap i 1C: Regnskap for en statlig institusjon 8 - 16 timer Seminar 1C Funksjoner ved MVA-regnskap i 1C program: Regnskap for en virksomhet 8 (versjon 3.0) - 8 timer Seminar Beregninger med ansvarlige personer: fra teori til praksis i 1C:Regnskap 8 - 6t Seminar Regnskap for utenlandske ansatte i 1C:ZUP 8 - 8t Seminar Barn i 1C:ZUP 8 - 8t Seminar MVA og inntektsskatt 2019 - 7t Seminar Lønn 2019 - 7 Del: Seminar Den økonomiske analysen for en regnskapsfører - 7 timer Seminar Regnskap for utenrikshandel - 7 timer Kurs 1C Feil i regnskap - finn og nøytraliser. - 9t Kurs 1C Enkel overgang til MVA 20% - 5t Kurs 1C MVA regnskap (merverdiavgift) - 24t Kurs 1C Regnskap 8. Første trinn - 10t Kurs 1C Lønn og personalledelse 8. Første trinn - 10t Kurs 1C Handelsledelse 8 First trinn - 10t Kurs 1C:Enterprise 8 Automatisering av skatteregnskap - 24t Kursteori regnskap for nybegynnere - 24 timer Kurs 1C Trade Management utgave 11.3 - 40 timer Kurs 1C Trade Management 8, utgave 11. Fordypning i programmets kapasiteter - 32 timer Kurs 1C Personalledelse 8 - 16 timer Kurs 1C Lønn og personalledelse 8 utg. 3.1 - 32t Emne 1C Teori og praksis for regning lønn i 1C Enterprise 8 - 80 timer Kurs 1C Lønn og personell ved en budsjettinstitusjon - 32 timer Kurs Personalregnskap i 1C: Lønn og personalledelse 3,0 - 24 timer Ekspresskurs Lederregnskap i 1C: Lønn og personalledelse CORP - 6 timer Kurs 1C Detaljhandel 8. Bruke konfigurasjonen - 20t Kurs 1C: Integrert automasjon 8 – 40t Kurs 1C: Integrert automatisering 8. Handelsoperasjoner– 24 timer Kurs 1C: Kompleks automatisering 8. Regulert regnskap – 32 timer Kurs Driftsledelse i småbedrifter ved bruk av 1C-programmet Styring av vår bedrift 8, rev 1.4 – 24 timer Kurs 1C: Dokumentflyt 8 – 16 timer Kurs 1C UPP 8. (rev. 1.3) Konsept og handelsfunksjonalitet - 24 timer Kurs 1C UPP 8. (red. 1.3) Planlegging og budsjettering - 16 timer Kurs 1C UPP 8. (red. 1.3) Regulert regnskap, Personal, Lønn - 24 timer Kurs 1C UPP 8. (red. 1.3) Produksjonsregnskap - 16 timer Kurskonsept for 1C:ERP-applikasjonsløsningen Enterprise Management 2 - 24 timer Kurs Produksjons- og reparasjonsstyring i 1C:ERP-applikasjonsløsningen Enterprise Management 2 - 32 timer Kursledelse kostnadsregnskap, økonomiske resultater i 1C:ERP-applikasjonsløsningen Enterprise Management 2 - 24 timer Kurskonsept for en applikasjonsløsning 1C:ERP Enterprise Management 2 - 24t Course Content Manager 1C-Bitrix: Website Management. Grunnkurs - 16 timer Kurs 1C-Bitrix Administrator: Site Management" og "1C-Bitrix24: Corporate Portal" - 16 timer Kurs 1C-Bitrix Developer: Site Management" og "1C-Bitrix24: Corporate Portal" - 16 timer 1C-Bitrix Utviklerkurs: Site Management" og "1C-Bitrix24: Corporate Portal. Nivå 2" - 16 timer Kurs 1C Enterprise. Introduksjon til konfigurasjon - 24 timer Kurs Grunnleggende om programmering i 1C:Enterprise 8.3-systemet - 24 timer Kurs Verktøy for integrasjon og datautveksling i 1C Enterprise-systemet 8 - 24 timer Kurs Bruk av spørringen språk i 1C Enterprise-systemet 8.3 - 24 timer Kurs 1C Datasammensetningssystem - rapportering i "1C:Enterprise 8"-systemet - 24t Kursadministrasjon av 1C:Enterprise 8-systemet - 32t Kurs 1C Regnskap ved bruk av et forenklet skattesystem i 1C :Regnskap 8 - 24t Kurs 1C:Enterprise 8. Løsning av driftsoppgaver - 16 timer Kurs 1C Konfigurasjon i 1C:Enterprise-systemet 8.3 Løse regnskapsproblemer - 24 timer Kurs 1C Konfigurasjon i 1C:Enterprise-systemet 8. Løse regneproblemer - 20 timers grunnkurs grafisk design i Adobe Photoshop for nybegynnere - 16 timer Kurs Praktisk anvendelse av BIT.FINANCE når det gjelder delsystemene Treasury og Budgeting - 32 timer Kurs Praktiske innstillinger av oversettelsesmekanismen I BIT.FINANCE - 16 timer CSO-kurs "Praksis for å bruke 1C: Accounting 8 program ved produksjonsbedrifter - 16 ac. Deler CSO-kurs Praksis for bruk av “1C: Accounting 8”-programmet i handel - 16 timer CSO-kurs Praksis for bruk av “1C: Accounting 8”-programmet i tjenestesektoren - 16 timer Kurs Praktisk anvendelse av BIT.FINANCE i forhold til IFRS og Konsolideringsdelsystemer - 24 timer Kurs Praktisk anvendelse BIT.FINANS i forhold til delsystemet Contract Management - 16 timer BIT.CONSTRUCTION kursmodul Entreprenør - 16 timer BIT.CONSTRUCTION kurs - 4 timer BIT.CONSTRUCTION kursmodul "Forsyning og lager". - 16 timers kurs Rask start i programmet "BIT.ZHKKH 8" - 8 timer Kursfordeler og etterberegninger i programmet "BIT.ZHKKH 8" - 8 timer Kursintegrasjon av BIT.ZHKKH og "1C: Accounting Prof" - 8 timer Seminar 1C: Handelsledelse 8 rev.11.3 for lageransatte og 1C-operatører - 8t Seminar 1C: Handelsledelse 8 utg.11.3 for lageransatte og operatører 1C - 8t Seminar 1C: Handelsledelse 8 utg.11.3 for lageransatte og 1C-operatører - 8t Seminar 1C Skatteregnskap og refleksjon av PBU 18/02 i 1C: Regnskapsprogram 8 - 5 timer Seminar Funksjoner ved MVA-regnskap i 1C Enterprise Accounting-programmet 8 (utgave 3.0) - 10 timer Seminar Avansert regnskapsføring av anleggsmidler i 1C Regnskapsprogram 8 utgave 3.0 - 6 timer UPP-seminar for regnskapsfører - 6 timer Kurs 1C: Lønn og ledere. Overgang fra 2.5 til versjon 3.1 Programmeringsskole for barn Pedagogisk litteratur om 1C Deltakelse i kampanjen, vanskelig å besvare / annet kurs

Du vil få praktiske ferdigheter i å sette opp og bruke elektronisk dokumenthåndtering (EDF) ved å bruke eksemplet med 1C: Accounting 8-programmet og 1C-EDF-tjenesten.
Hovedoppmerksomheten rettes mot bruk av juridisk betydelig elektronisk dokumentflyt mellom motparter. Andre typer elektronisk dokumenthåndtering, deres lovgivningsmessige og teknologiske grunnlag, og praksisen med anvendelse i det økonomiske livet vurderes også.

Kurset vil være nyttig:

• ledere og regnskapsførere som allerede har begynt å bruke EDF og ønsker å bli trygge brukere av denne tjenesten, innebygd direkte i 1C-programmer;
• brukere som bare planlegger å bytte til å utveksle elektroniske dokumenter med motparter;
• konsulenter involvert i implementeringen av EDI: de vil være i stand til å forklare en nybegynner bruker fordelene med elektronisk dokumenthåndtering fremfor papirhåndtering, kurere klienten for "EDF-frykt" og vil kunne venne ham til å bruke utveksling av elektroniske dokumenter fortløpende.

Kursprogram

Emne 1. Teoretisk grunnlag EDI

• Elektroniske dokumenter
• Elektronisk signatur
• Utveksling av elektroniske dokumenter

Tema 2. Anvendelse av EDI i bedrifters økonomiske liv

• Fordeler med EDI
• Regnskapspolicy og elektronisk dokumentflyt
• EDI-avtaler
• Aksept av ED for regnskap (Bekreftelse av utgifter og fradrag med elektroniske dokumenter)

Tema 3. Demonstrasjon av elektronisk dokumentutveksling

• Sette opp elektronisk dokumentutveksling

• Søknad (utveksling av elektroniske dokumenter mellom motparter)
• Vanlige feil når du arbeider med 1C-EDO (Taksk)
• Gi ED til Federal Tax Service og andre myndigheter, inkl. domstoler (i henhold til formatene til Federal Tax Service og andre ED)
• Lagring av ED med EP
• Utvide EDI-funksjoner

Tema 4. Implementering av EDI i en bedrift (kort oversikt)

• Mål for EDI-implementering
• Arbeidsgruppe
• Involvering av motparter

Gjennomgå webinar om EDI

Pris: 2 100 rubler
For ansatte i franchisetakerbedrifter945 rubler

(lovgivning, digital signatur)

Er ECM enkel eller kompleks?

I dag er 100 % av dokumentene på kontoret opprettet i i elektronisk format, men fortsatt skrives mer enn 80 % av opprettede dokumenter ut (for godkjenning, gjennomgang, lansering)! Hvordan kan et slikt format være effektivt? Det ser ut til at innføringen av elektronisk dokumenthåndtering er den mest fornuftige handlingen fra beslutningstakeres side...

Men forretningsbehovet for forbedringer og automatisering dannes ikke umiddelbart, og først etter å ha mottatt en rekke signaler, kommer ledelsen og ansvarlige spesialister til den konklusjon at for å løse aktuelle problemer trenger selskapet spesiell informasjon system for innholdshåndtering ( ECM-system). Det vil si at den er pålagt å administrere informasjon på alle stadier av dens eksistens til den blir utdatert.

For å komme til en forståelse av det uttalte behovet, for å se de praktiske fordelene ved å bruke en spesifikk IT-løsning, er det nødvendig ikke bare å "vokse opp", men også å forstå hvordan ECM-systemet er strukturert generelt. Hvilke stadier av arbeid med informasjon dekkes av ECM-infrastrukturen? Hva kan gjøres med informasjonen på hvert trinn? Hvilke regler styrer prosessene for interaksjon med informasjon? Hvordan omsettes bred teori til praksis?

Denne delen av vår nettressurs har samlet og strukturert materiale som ganske enkelt dekker komplekse problemstillinger knyttet til bedriftens innholdsadministrasjon.

Hva er et elektronisk dokument, EDMS, ECM

Det er mange definisjoner på hva et elektronisk dokument, EDMS, ECM er... Vi vil prøve å gi deg de mest forståelige og kortfattede av dem.

Elektronisk dokument– dette er et visst sett med informasjon (tekst, bilde, lydopptak) lagret på en datamaskin (Word, Excel-filer, etc.). Dette settet med informasjon er ledsaget av et kort med attributter, akkurat som bøker i et bibliotek er ledsaget av et kartotek. Etter attributter (tittel, forfatter, opprettelsesdato osv.). dokumentet kan bli funnet raskt.

Arbeidsflyt(arbeidsflyt) er en sekvens av ansattes handlinger innenfor en bestemt forretningsprosess. For eksempel: handlingssekvensen er "motta et dokument, registrere et dokument, gjennomgå et dokument, utføre et dokument," og forretningsprosessen er "å jobbe med innbyggernes forespørsler."

Elektronisk dokumenthåndtering(EDF) er en måte å organisere arbeidet med dokumenter på, hvor hovedtyngden av dokumenter brukes i elektronisk form og lagres sentralt.

Trenger du et ECM-system?

For å vurdere om du trenger et EDMS- eller et ECM-system, svar selv på følgende spørsmål:

• kan du umiddelbart finne nødvendig dokument mens du snakker i telefon med en viktig partner?
• kan du si sikkert hvilke av ordrene du har gitt som ikke er fullført for øyeblikket og hvilke som er forfalt?
• Er du sikker på at den nåværende hastigheten på dokumentgodkjenning skaper et positivt bilde av organisasjonen din?
• Er du fornøyd med mengden papirer som ligger på skrivebordet ditt?
• kan du trygt si hvor dokumentet du utstedte for godkjenning befinner seg?

Hvis du svarte nei på 3 eller flere spørsmål, er det på tide at du seriøst tenker på å kjøpe et EDMS- eller ECM-system.

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering

Åpenhet i forretningsprosesser. Systemet gir muligheten til å spore stadier av forretningsprosesser, noe som gjør alle aktiviteter i organisasjonen absolutt transparente og kontrollerbare for ledelsen.

Økende prestasjonsdisiplin. I følge statistikk blir 20 % av oppgavene som mottas ikke fullført av de ansatte som er ansvarlige for dem. Ved å gi full kontroll over alle stadier av arbeidet for ledelsen, påvirker ECM-systemet direkte ytelsesdisiplinen til ansatte.

Redusere tidsbruken til ledere og ansatte. Bruk av systemet reduserer tiden brukt på nesten alle rutineoperasjoner med dokumenter (oppretting, søk, godkjenning osv.). I tillegg akselereres dokumentflyt og som et resultat alle prosesser i organisasjonen.

Sikre informasjon konfidensialitet. En lekkasje av konfidensiell informasjon kan resultere i millioner av tap for en organisasjon. I motsetning til tradisjonell "papir"-dokumentflyt, gir ECM-systemet tilgang til dokumenter strengt i samsvar med tildelte brukerrettigheter, logges alle handlinger på dokumentet (lesing, endring, signering).

Samsvar med ISO 9000-standarder. Etablering av kvalitetsledelse er nå blitt en av de prioriterte oppgavene som løses russiske selskaper. Et av kravene til et kvalitetsstyringssystem (QMS) er transparent dokumentflyt og informasjonsinteraksjon. Fordeler med å bruke et ECM-system når du setter opp et QMS:

• sikre streng overholdelse av dokument- og arkivhåndteringsdelene i ISO 9001:2000-standarden;
• støtte for implementering av forskrifter av ansatte innenfor rammen av de beskrevne forretningsprosessene;
• tilveiebringe midler for ledelseskontroll over funksjonen til QMS.

Enkel innovasjon og læring. Takket være et varslingssystem bygget på grunnlag av et ECM-system, kan du raskt kommunisere nye arbeidsregler til alle ansatte. Opplæringstiden for nyansatte reduseres på grunn av evnen til raskt å finne informasjon som er nødvendig for arbeidet (forskrifter, instrukser etc.). Passasjeruter og dokumentmaler kan enkelt endres, hvoretter ansatte automatisk begynner å jobbe på en ny måte.

Utvikling av bedriftskultur. ECM-systemets implementeringsprosess etablerer og støtter bedriftskultur. Optimalisering av medarbeidersamhandling og utvikling av horisontale forbindelser fører til teamenhet. Samtidig øker hver enkelt ansatts ansvar for kvalitetsutførelsen av den tildelte oppgaven.

Økte konkurransefortrinn. Implementeringen av et ECM-system påvirker direkte konkurransefortrinn selskaper fremfor andre markedsaktører. Hastigheten og kvaliteten på kundeservicen øker på grunn av akselerasjon av informasjonsflyt og klar kontroll over alle prosesser. Fungerer til og med stor bedrift blir mer mobil og mindre avhengig av spesifikke «uerstattelige» ansatte.

ECM-teknologier

Bedriftsinformasjon (eller innhold) ledelse kan tilnærmes både fra et praktisk og et teoretisk perspektiv. Utvilsomt er de praktiske aspektene ved ECM interessante først og fremst på grunn av deres forretningsfokus. Men for at ulike praktiske problemstillinger skal danne et strukturert kunnskapssystem, er det nødvendig med et teoretisk grunnlag for den tekniske komponenten. For å gjøre dette må du ta hensyn til komponentene i livssyklusen spesifisert i den kanoniske definisjonen fra AIIM-ordlisten (Association for Information and Image Management): fangst (Capture), administrasjon (Manage), lagring (Store), beskyttelse (Bevare) og levering av informasjon ( Levere).

Informasjonshåndtering utføres gjennom hele livssyklusen til informasjon: fra opprettelse eller mottak av organisasjonen, til levering til sluttforbruker eller destruksjon etter utløpet av lagringsperioden. Informasjon gjennomsyrer alle prosesser i en organisasjon, den skapes og behandles i ulike informasjonssystemer og ved hjelp av ulike applikasjoner, men bare ECM understreker at det skal være en enhetlig tilnærming til informasjonshåndtering gjennom hele livssyklusen.

Det er verdt å ta hensyn til det faktum at fra et forretningsmessig synspunkt i Livssyklus av et dokument, er stadiene som har en direkte innvirkning på forretningsprosesser viktige når dokumentet er involvert i arbeidsflyter. Fra et rent teknisk synspunkt bærer ikke disse stadiene en uttalt semantisk belastning, de er betegnet med det generelle begrepet "dokumenthåndtering".

Les mer om informasjonshåndteringsteknologier i artiklene:

Funksjonalitet og klassifisering av EDMS- og ECM-systemer

Ifølge forskningsselskapet Gartner kan systemer som støtter minst tre av seks funksjoner klassifiseres som ECM:

• dokumenthåndtering (utsjekking/retur, versjonskontroll, sikkerhet, dokumentgruppering, etc.);
• samarbeid om felles dokumenter og støtte til prosjektteam;
• skanne dokumenter og administrere bilder av papirdokumenter;
• arkivhåndtering på lang sikt arkivlagring, automatisere lagringsregler og forskrifter, sikre at arkivene overholder lover og forskrifter;
• arbeidsflyt for å støtte forretningsprosesser, innholdsruting, tildeling av arbeidsoppgaver og tilstander, rutesporing og utførelseskontroll;
• webinnholdsadministrasjon for å automatisere publikasjoner, dynamisk innholdsstyring og brukerinteraksjon for disse oppgavene.

I samsvar med antall implementerte funksjoner er EDMS delt inn i:

• arkivstyringssystemer
• elektroniske arkiver
• arbeidsflytsystemer
• komplekse eller ECM-systemer.

Du kan lære mer om dette emnet i overskriftene til delen "EDMS og ECM-funksjonalitet":

Eksempel på en forretningsprosess i et ECM-system

Hvordan få ERP- og ECM-systemer til å fungere sammen

ERP (Enterprise Resource Planning) er en bedriftsledelsesstrategi fokusert på å optimalisere ressurser (produksjon, finans, arbeidskraft) gjennom informasjon System.

Selv om både ERP- og ECM-systemer fungerer med bedriftsinformasjon, er denne informasjonen helt annerledes. Grunnlaget for ERP-systemdata er godt strukturert informasjon. Et ERP-systemdokument er et klart definert skjema (som beskriver en av ressursene - økonomi, materielle eiendeler, produksjonskapasitet), der et sett med detaljer tilsvarer deres verdier og viss behandlingslogikk.

Et ECM-systemdokument (innholdsenhet) er primært ustrukturert informasjon. For et ECM-system spiller det ingen rolle om det er et tekstdokument, en tabell, en videofil eller en tegning. Systemet vil være like godt til å inkludere slike dokumenter i, tildele rettigheter eller søke etter det nødvendige dokumentet.

Integrasjon av ERP og ECM i en bedrift er kanskje den mest naturlige og minst risikable måten å kombinere funksjonaliteten til disse systemene på.

Les mer om integrasjon av ERP- og ECM-systemer:

Hva du ikke kan forvente av et ECM-system

For tiden bygges omfattende automatisering av virksomheter gjennom integrering av flere systemer, som hver løser et spesifikt spekter av oppgaver. Derfor er det veldig viktig å bestemme nøyaktig hva som skal implementeres i hvert system.

EDMS- og ECM-systemet er først og fremst fokusert på å arbeide med ustrukturert informasjon, så forsøk på å løse noen problemer i det vil være ineffektive.

La oss vurdere de vanligste kundekravene, implementeringen av disse i EDMS- og ECM-systemet må være rimelig.

Personaljournalbehandling. Til tross for at personaljournalføring er direkte relatert til dokumenter, er oppgaven til dette området ikke å administrere dokumentene selv, men i regnskap og personalforvaltning. Det er nødvendig å innhente ulike utvalg av personell (etter utdanning, kjønn, spesialiteter, dato for opptak/oppsigelse osv.); dokumenter. Opprettelsen av hvert dokument bør gjenspeiles i endringer i personellets tilstand, derfor for automatisering håndtering av personaljournaler det er mer hensiktsmessig å bruke spesialiserte personalstyringssystemer som kan integreres med et ECM-system for lagring av ustrukturert informasjon (CV, fotografier, personalbestillinger, etc.). I tillegg er det nyttig å automatisere prosessene for godkjenning av disse dokumentene i ECM-systemet.

• Practicum DIRECTUM: Bestillinger, uttalelser, søknader + ECM = Personaldokumenter i omløp

Regnskap for økonomiske dokumenter. Situasjonen er lik med strukturerte økonomiske dokumenter: fakturaer, følgesedler, attester for utført arbeid osv. For å opprettholde skatte- og regnskapsposter, som er basert på primærdokumenter, er spesialiserte regnskapssystemer, samt spesialiserte ERP-systemmoduler, utformet. Et ECM-system kan ikke erstatte dem, selv om skanning og organisering av et elektronisk arkiv av skannede bilder av økonomiske dokumenter er EDMS-oppgavene. Behovet for å implementere slike løsninger oppstår vanligvis når det er store mengder dokumenter og deltakere i forretningsprosesser som skal jobbe med økonomiske dokumenter som EDS-dokumenter, tatt i betraktning tilgangsrettigheter, digital signatur mv.

Den kombinerte bruken av ECM- og ERP-systemer er fordelaktig på følgende nivåer:

• lagring av dokumentbilder i ECM, som er registrert i ERP;
• lagring av ERP-rapporter i ECM, inkl. signert digital signatur;
• koordinering av dokumenter og registreringer av ERP-kataloger ved hjelp av et ECM-system.

I tillegg er det nå mulig å utveksle økonomiske dokumenter (fakturaer, kontrakter, fakturaer og handlinger) med motparter i elektronisk form. Og lagring av slike dokumenter i EDMS vil gi en ekstra fordel. .

Følgende materialer vil være nyttige for å studere dette emnet:

Analyse og modellering av forretningsprosesser.

Som regel brukes BPM-klassesystemer () til å analysere og modellere forretningsprosesser. Dette er spesialiserte verktøy for forretningsanalyse av en bedrift eller ekstern konsulentfirma. De modellerte forretningsprosessene kan inneholde aktiviteter som ikke er relatert til dokumenter, utført manuelt (for eksempel dokumentlevering med bud), av eksterne enheter (for eksempel leverandører) eller med støtte fra andre klasser av systemer (ERP, CRM).

En klassisk EDMS kan gi en viss mengde informasjon for å analysere forretningsprosesser (for eksempel i form av rapporter om forsinkelser i utførelsen av visse typer oppgaver). Men dette er bare en liten del av dataene som er nødvendige for en fullstendig analyse.

Det er tilrådelig å implementere integrasjon av EDMS og modelleringssystemer ved å bruke referansedata, for eksempel typer dokumenter eller organisasjonsstruktur. I tillegg vil det være effektivt å bruke EDMS som en dataleverandør for å analysere eksisterende forretningsprosesser som utføres i EDMS.

På den annen side går dokumenthåndteringssystemer som er tilgjengelige på markedet ofte utover omfanget av EDMS og nærmer seg klassen av BPM-systemer, da kan mulighetene inkludere en eller annen funksjonalitet for analyse og modellering.

Du kan lese mer om plassering av ECM-systemet i avsnittet.

Implementering av et ECM-system

Effekt av implementering

Å vurdere effekten av et ECM-prosjekt er i hovedsak ikke forskjellig fra å vurdere effektiviteten til et IT-prosjekt, og å vurdere et IT-prosjekt er ikke forskjellig fra å vurdere et hvilket som helst bedriftsprosjekt.

Noen ganger kan bedrifter implementere informasjonsteknologi, praktisk talt uten å tenke på den økonomiske effekten. Dette er mulig i tilfeller der IT-problemene som tas opp er åpenbare og ikke krever ytterligere begrunnelse. For eksempel kjøpe en datamaskin til en sekretær eller distribuere et regnskapssystem. Motivet her er modenheten til selskapets teknologi, uten hvilken virksomheten rett og slett ikke kan anses som effektiv. I andre tilfeller er effekten nesten umulig å beregne, selv om behovet for implementering er hevet over tvil. Og noen ganger er det dyrere å beregne effekten enn selve teknologien (for eksempel å gi ansatte ubegrenset Internett-tilgang). I alle disse tilfellene rettes oppmerksomheten snarere mot kostnadene ved prosjektet og potensialet til løsningen, for eksempel hvor enkelt andre problemer i selskapet vil bli løst ved hjelp av det implementerte systemet.

EDMS og løsninger basert på det kan ikke alltid klassifiseres som systemer hvis effekt er helt klar. Tradisjonelle metoder for å analysere effektiviteten ved bruk av eiendeler er ikke aktuelt for informasjon, så vel som formelen "forholdet mellom profitt og totale kostnader er effektivitet." Dette skyldes at informasjon er en immateriell eiendel som deltar i produksjon sammen med materielle og arbeidsressurser. Implementeringen av et ECM-system er ledsaget av endringer i forretningsprosesser og arbeidskostnader. Kostnader for informasjonssystemer, inkludert ECM, er i de fleste tilfeller indirekte kostnader, som kun kan beregnes per produksjonsenhet ved å bruke en eller annen økonomisk planleggingsmodell, som ofte er ganske vanskelig å formalisere.

Vi tilbyr deg en beskrivelse av flere metoder for å vurdere effektiviteten til ECM-prosjekter:

Implementering av et ECM-system består vanligvis av følgende trinn:

• organisering av prosjektet, tildeling av personell (prosjektleder og arbeidsgruppe);
• bedriftsforskning og design av løsninger for bruk av et ECM-system;
• konfigurasjon og tilpasning av ECM-systemet;
• opplæring;
• prøvedrift.

En bedrift kan organisere implementeringsprosessen uavhengig eller med involvering av et tredjeparts implementeringsselskap. I det første tilfellet vil det kreves mer tid og innsats fra dine egne ansatte, og implementeringsperioden vil mest sannsynlig bli forsinket. I det andre tilfellet vil det kreves betydelige økonomiske kostnader for å betale for tjenestene til en tredjepartsorganisasjon, men timingen og resultatet av prosjektet vil være mer garantert.

I alle fall er følgende regler obligatoriske for vellykket implementering:

• aktiv deltakelse fra ledelsen i prosessen med implementering og bruk av ECM-systemet;
• tildeling og dybdeopplæring av nøkkelansatte for å implementere og støtte ECM-systemet;
• organisere opplæring for alle brukere og gi instruksjoner om hvordan systemet skal brukes.

Problemer og risikoer ved å implementere et ECM-system

På mange måter faller problemene og risikoene ved å implementere et ECM-system sammen med prosjekter for implementering av andre informasjonssystemer i bedriftsskala og fører til følgende negative konsekvenser:

• brudd på prosjektfrister;
• brudd på prosjektbudsjettet;
• ufullstendig oppnåelse av fastsatte mål (systemet fungerer, men ikke fullt ut: mindre/verre enn planlagt);
• fullstendig svikt i implementeringen (etter implementering fungerer ikke systemet egentlig).

Spesifikke risikoer ved implementering av et ECM-system skyldes det at det i løpet av kort tid er nødvendig å overføre de fleste av selskapets ansatte til helt nye arbeidsmetoder (lese dokumenter i elektronisk form, motta elektroniske vedtak og signaturer fra ledelsen mv. .). De mest typiske risikoene ved å implementere et ECM-system inkluderer:

• konservatisme av brukere, ikke-aksept av nye arbeidsmetoder;
• lav datakompetanse hos vanlige brukere og toppledelse;
• ustrukturerte prosesser (mangel på regelverk);
• utilstrekkelig/upassende teknisk utstyr;
• uklar prosjektledelse.

Måter å forhindre risiko generelt standard:

• detaljert foreløpig design av driften av ECM-systemet ved en gitt bedrift;
• klare direktiver og personlig eksempel på lederskap;
• opplæring av personalet og operativ støtte til å løse problemer.
• innfasing av gjennomføringen.

Pålitelighet og lovlighet av et elektronisk dokument

Feltet elektronisk innholdsstyring og elektronisk interaksjon er nå i aktiv utvikling. Lovgivning utvikler seg også; noen normer er festet i den etter at de har blitt etablert i livet, mens andre tvert imot dukker opp ved innføring av lovverk.

Å bestemme ektheten og den juridiske betydningen av et papirdokument er en prosedyre som er klar for alle: Dokumentet må ha de nødvendige signaturer og segl. Men hvordan bestemmer jeg ektheten til et elektronisk dokument?

Laget for dette elektronisk signatur (ES)– dette er en detalj av et elektronisk dokument som skal beskytte det mot forfalskning. Den elektroniske signaturen lar deg identifisere eieren av signaturen, samt bestemme fraværet av endringer i det elektroniske dokumentet etter signeringen.

I sin enkleste form fungerer EP-mekanismen som følger. Et sertifiseringssenter (divisjon eller ekstern organisasjon), som ved hjelp av en spesialisert programvare genererer såkalte "nøkkelsertifikater" for hver bruker. ES-tasten er en unik sekvens av symboler. Den består av en privat nøkkel (den er bare tilgjengelig for eieren, med dens hjelp kan eieren signere et elektronisk dokument) og en offentlig nøkkel (den er tilgjengelig for alle, med dens hjelp kan du bestemme hvem som signerte det elektroniske dokumentet og når ).

Når du bruker et ECM-system, er alle "vanskene" som brukeren kan støte på, skjult. Brukeren må som regel ganske enkelt velge ønsket funksjon: "Signer et dokument" (et dokument signert med en elektronisk signatur vil samtidig bli stengt for endringer) eller "Få informasjon om signaturer". Legitimitet elektroniske dokumenter innrømmer.

Hvis du vil utforske bruk elektronisk signatur, se avsnittet.

Hvis du vil utforske ulike områder lovverk - gjør deg kjent med materialene i avsnittet.

Avskjedsord

Vi håper denne delen hjalp deg med å forstå hva elektronisk dokumenthåndtering betyr og om det er på tide å implementere et ECM-system i organisasjonen din.

Vi ønsker deg suksess med å mestre nye teknologier, og materialene på ressursen vår vil alltid hjelpe deg med å finne svar på spørsmål innen EDI.

Når noen ny teknologi Spørsmålet er i ferd med å brygge - hvorfor trengs dette, for hvem og til slutt, hvordan implementeres det. Den utbredte overgangen til elektronisk dokumenthåndtering ble snakket om for 10 år eller mer siden, og omtales fortsatt som en prosess som ennå ikke er fullført. Papirdokumenter er fortsatt til stede i organisasjoner. Digital transformasjon fortsetter (eller begynner, ifølge noen). Hvor mange år vil det ta å rekruttere AI til «tjeneste» på kontoret, og for å løse hvilke problemer vil det virkelig være effektivt?

For det første er offentlig sektor hovedkunden til EDMS/ESM-systemer offentlige etater behandler et kolossalt volum av dokumenter med regulerte behandlingstider, og effektiviteten og effektiviteten til offentlige myndigheters arbeid avhenger i stor grad av kvaliteten og effektiviteten i dokumentasjonssamhandlingen. Funksjonene til EDS i offentlige etater er ikke begrenset til intern styring et stort volum er okkupert av ekstern dokumentflyt - kommunikasjon med innbyggere og organisasjoner som tilbyr offentlige tjenester. På grunn av utviklingen av e-forvaltning kan antall behandlede forespørsler komme opp i flere tusen per dag.

For det andre er prosesser i offentlige etater typiske, som dokumenter, slik at bruk av intelligente algoritmer vil være mer effektiv enn i en struktur med en kompleks og unik organisasjonsstruktur.

Og det ser ut til at alle forutsetninger er skapt for å trekke en person ut av dokumentbehandlingsprosessen, og en helt uavhengig EDS-organisme sammen med maskinlæringsalgoritmer vil fungere, men det er faktisk for tidlig å tenke på det. For det første forblir beslutningstakingen hos personen uansett hvor mange algoritmer som er knyttet til dokumentbehandlingen, de vil for eksempel ikke kunne ta en viktig ledelsesbeslutning eller en beslutning om å redusere budsjettet. For det andre, som Digital Design-forskning har vist, må algoritmer brukes på strukturerte databaser, da vil de kunne utføre oppgaver med høy nøyaktighet, så nå er det verdt å begynne å designe en slik datamodell ved å bruke maskinlæring og dataanalysealgoritmer. Det er umulig å klare seg uten menneskelig deltakelse i den første fasen av treningsalgoritmer. Hvordan du gjør dette riktig og hvor du skal begynne, vil bli informert av Digital Design-spesialister som allerede har praktisk erfaring med å implementere maskinlæringsalgoritmer i EDMS.

Ethvert prosjekt for å implementere et informasjonssystem, inkludert et EDMS, består av flere stadier. Dette er stadiene av design, utvikling, faktisk implementering, pilot og industriell drift av systemet.

Men vi må ikke glemme at etter implementeringen av EDMS må fremtidige brukere læres opp til å jobbe i systemet. Denne artikkelen vil diskutere hovedmetodene for å organisere opplæring, eksempler på programmer for ulike grupper av ansatte og spørsmål om deres motivasjon.

Forberedelse for effektiv implementering av EDMS begynner på forhånd, selv på systemdesignstadiet, noe som i betydelig grad påvirker avkastningen på investeringen fra hele prosjektet.

Samtidig er prosessen med å forberede og organisere opplæringen viktig, som inkluderer rekruttering av grupper, utarbeidelse av et program, valg av den mest hensiktsmessige treningsformen osv. og bør ideelt sett gjennomføres parallelt med utviklingen av et EDMS.

Og selve opplæringen utføres umiddelbart før full bruk av EDMS i arbeid, siden den ervervede kunnskapen må konsolideres umiddelbart etter å ha fullført opplæringen, noe som vil tillate ikke bare funksjonærer, men også alle ansatte i selskapet å jobbe effektivt i EDMS.

EDMS brukergrupper

Som regel er kravene til fremtidige brukere av systemet foreskrevet i de tekniske spesifikasjonene i avsnittet som beskriver personellets kvalifikasjoner, men ofte er disse kravene veldig generelle og gir ikke et detaljert bilde.

Det er ingen hemmelighet at kvalifikasjonene og kompetansen til personell, inkludert funksjonærer og spesialister fra selskapets IT-avdelinger, vokser hvert år.

De gangene et selskap ba om å implementere et EDMS uten å ha noen formening om prosessen og funksjonaliteten til systemet, ligger langt bak oss. I dag har mange funksjonærer lang erfaring med å jobbe med ulike EDMS og nærmer seg spørsmålet om å implementere et informasjonssystem profesjonelt.

Innenfor ledernes kompetanse produksjonsenheter Vanligvis er ikke dybdekunnskap om dokumentflyt og kontorarbeid inkludert, siden de er ansvarlige for hovedproduksjonsaktivitetene til selskapet og EDMS for dem ikke er hovedverktøyet, men et hjelpeverktøy.

Derfor, selv på EDMS-designstadiet, utvikles forskjellige grensesnitt for arbeid i systemet for forskjellige brukergrupper.

Utvidet funksjonalitet er gitt for funksjonærer, og for avdelings- og avdelingsledere er grensesnittet utformet avhengig av deres kompetanse.

EN grensesnitt for bedriftsledere– et eget tema, fordi det krever en spesiell tilnærming til oppsett og utvikling: noen ledere bruker samme system som funksjonærer, men med andre innstillinger; for andre – mobil utvikles arbeidsplass med et forenklet grensesnitt for raskt arbeid.

I denne forbindelse opplæringsprogrammer for ulike brukere vil heller ikke være like.

Når og av hvem gis opplæring?

Opplæring kan gjennomføres enten internt eller med bistand fra eksterne konsulenter, og en blandet tilnærming kan også brukes. Alt arbeid ledes uansett av leder for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten.

For vellykket implementering av EDMS er det nødvendig å tenke på forhånd om systemet for å motivere ansatte til å jobbe i systemet.

Selv på EDMS-designstadiet utvikles ytelsesindikatorer i systemet og rapporter er designet for å vurdere ytelsesdisiplinen til ansatte.

Motivasjonssystemet koordineres med bedriftsledelsen og HR-avdelingen.

Organisering og forberedelse til bedriftens EDMS-opplæring utføres på senere stadier av systemutvikling.

Opplæring av selskapets ansatte starter på fasen av prøvedrift av EDMS, og ferdighetene tilegnet som et resultat av opplæringen praktiseres i praksis, under industriell drift av systemet.

På stadiet av industriell drift av systemet organiserer noen selskaper også en brukerstøttearbeidsgruppe, som gir individuelle konsultasjoner til brukere på stedet.

Denne støtten kan gis enten uavhengig av selskapet eller med involvering av eksterne konsulenter.

De vanligste tilfellene er når arbeidsgruppen for implementering av EDMS og opplæring av ansatte inkluderer representanter for IT-avdelinger, og en ansatt i arkivavdelingen fører tilsyn med prosessen og fungerer som konsulent i kontroversielle journalhåndteringsspørsmål.

EDMS treningsprogrammer

Ved utvikling av treningsprogrammer bør det tas hensyn til Spesiell oppmerksomhet dannelse av studiegrupper: de må dannes på en slik måte at studentene tilhører samme horisontale gruppe karrierestige og hadde lignende krefter til å jobbe i EDMS.

I alle fall, hvis du har fått en ferdig liste over treningsdeltakere, sjekk på forhånd sammensetningen av gruppen, rollene til deltakerne i systemet og deres krefter. Hver brukergruppe bør ha sitt eget opplæringsprogram.

Blant hovedgruppene av EDMS-brukere er ansatte i kontoravdelingen, ordinære ansatte ved avdelinger, sekretærer for avdelinger og personlige sekretærer for ledere, ledelse av selskapet og dets divisjoner.

Vi gir eksempler på sammensetning av opplæringsprogrammer for ulike grupper av EDMS-brukere

Brukergruppe	Eksempler på treningsprogrammer
Kontoransatt	· Arbeid med innkommende dokumenter· Dokumentsøk· Arbeid med oppslagsverk (liste over saker, nummerere, etc.)
Avdelingsansatte	· Arbeid med utgående dokumenter· Arbeid med interne dokumenter· Arbeid med ordre, utførelse av ordre· Dokumentsøk· Rapporter (hver gruppe har sin egen liste over påkrevde rapporter)
Avdelingssekretærer	· Arbeid med utgående dokumenter· Arbeid med interne dokumenter· Ileggelse av vedtak, utforming av instrukser· Overvåking av utførelse av ordre· Arbeid med ordre, utførelse av ordre· Dokumentsøk· Arbeide med oppslagsverk· Rapporter (hver gruppe har sin egen liste over påkrevde rapporter)
Personlige sekretærer for ledere	· Arbeid med utgående dokumenter· Arbeid med interne dokumenter· Ileggelse av vedtak, utforming av instrukser· Overvåking av utførelse av ordre· Arbeid med ordre, utførelse av ordre· Dokumentsøk· Arbeide med oppslagsverk· Rapporter (hver gruppe har sin egen liste over påkrevde rapporter)· Arbeid i "Replacement Manager"-modus
Ledere	· Arbeid med utgående dokumenter· Arbeid med interne dokumenter· Ileggelse av vedtak, utforming av instrukser· Overvåking av utførelse av ordre· Arbeid med ordre, utførelse av ordre· Dokumentsøk· Rapporter (hver gruppe har sin egen liste over påkrevde rapporter)· Arbeid i "Sekretærens arbeidsovervåking"-modus

Det dannes egne opplæringsgrupper og et opplæringsprogram for systemadministratorer.

Før du starter bedriftsopplæring, er det tilrådelig for en autoritativ leder å snakke med ansatte.

For eksempel for ansatte i kontorarbeidsavdelingen vil dette være leder for kontorarbeidsavdelingen, ved organisering av opplæring for ansatte i salgsavdelingen vil dette være leder for salgsavdelingen osv.

Lederen vil snakke om hvorfor opplæringen gjennomføres, hvilke ferdigheter ansatte bør tilegne seg som følge av opplæringen, og hvordan disse ferdighetene vil bli brukt av dem i deres fremtidige arbeid.

Lederen må utpeke de ansattes ansvarsområder og deres oppgaver når det gjelder bruk av EDS i prosessen med å utføre sine arbeidsoppgaver.

En kort tale i noen minutter kan ikke bare motivere ansatte til aktivt å bruke EDMS, men også forbedre kvaliteten på bedriftsopplæringen, forbedre og lette prosessen med å introdusere EDMS i selskapet som helhet.

Typer og former for trening

Blant alternativene for opplæring for å jobbe i EDMS trekker vi frem heltids- (heltid) og korrespondansetrening.

Opplæring til arbeid i EDMS er mulig både på brukerens arbeidsplass og utenfor arbeidsplassen, mens opplæring utenfor arbeidsplassen kan foregå både på stedet treningssenter selskap, og i form fjernundervisning.

Det er også en klassifisering for undervisningsformer:

• foredrag;
• seminar;
• praktisk oppgave;
• opplæring;
• konsultasjon;
• Praksis;
• selvstendig arbeid osv.

Med alle typer organisering og implementering av opplæring i praksis, brukes flere alternativer ved implementering av EDS:

• trening ansikt til ansikt i grupper;
• heltidsopplæring for individuelle ansatte (individuell opplæring);
• fjernundervisning.

En kombinasjon av flere treningsalternativer er også mulig.

Ansikt til ansikt trening i grupper

Denne tilnærmingen brukes til masseopplæring av ansatte. Generelle programmer blir dannet der alle ansatte i selskapet skal gjennomgå opplæring.

Ansikt til ansikt opplæring i grupper utføres vanligvis før industriell drift av systemet i de selskapene som:

• har 12 eller flere ansatte som jobber med EDMS;

• kan tilby klasserom/fasiliteter for opplæring;

• kan ta seg tid til å lære opp sine ansatte. Gruppetrening brukes:

• med planlagt masseopplæring av brukere borte fra produksjonen;

• Når Total ansatte for opplæring i grupper varierer fra 8 til 80 personer;

• når rask, effektiv og massetrening er nødvendig for å sette EDMS i drift;

• i fravær av budsjettbegrensninger, når selskapet er klar til å betale for heltidsopplæring for alle ansatte;

• når opplæring organiseres og gjennomføres uavhengig eller med involvering av eksterne konsulenter fra selskapet som implementerer EDMS.

Hovedkjennetegn ved heltidsgruppelæring

Denne tilnærmingen til trening er en av de mest populære når du implementerer EDMS.

I praksis (med mangel på ressurser), som et kompromiss, organiserer bedrifter heltidsopplæring for minst én ansatt fra hver avdeling, som i ettertid vil kunne overføre den tilegnete kunnskapen til kolleger i avdelingen.

Som en del av opplæringen dannes det målgrupper, organiseres en treningstime, og det tildeles eget rom.

Klassene skal utstyres med datamaskiner slik at hver elev trinn for trinn kan utføre alle handlingene i systemet i henhold til opplæringsprogrammet.

Det anbefales at klasserommet også er utstyrt med en projektor og en tavle, da de er praktiske for å demonstrere funksjonaliteten til systemet og svare på spørsmål fra publikum.

Under opplæringen er det vanlig å vurdere selve prosessen med å jobbe med dokumenter som brukes i bedriften.

Jo mer realistisk testeksemplet er, jo bedre ansatte vil tilegne seg kunnskap og sette pris på de praktiske fordelene ved å introdusere en EDMS.

Former for gruppetrening

Seminarer

Med denne formen for opplæring går alle ansatte først på et generelt teoretisk kurs om prinsippene for å jobbe i systemet, og utfører deretter praktiske oppgaver på deres arbeidsplasser.

Fordelen med denne tilnærmingen er at brukerne bare lærer de systemfunksjonene de trenger i arbeidet. Ulempen er at alle studerer en begrenset del av systemets funksjonalitet og ikke kjenner til funksjonaliteten til andre avdelinger.

Treninger

I dette tilfellet er rollene for å jobbe med dokumentet fordelt mellom opplæringsdeltakerne, og hver deltaker utfører sin del av dokumentbehandlingsoppgavene, under hensyntagen til deres faktiske jobbansvar.

Blant fordelene med denne formen for opplæring er muligheten til å følge trinn for trinn hele prosessen med å jobbe med dokumenter og studere mer fullstendig funksjonene til systemet. Blant ulempene oppfatter ansatte ofte slik opplæring som bortkastet tid, noe som forårsaker negative reaksjoner når de jobber i EDMS.

Personlig opplæring for engasjerte medarbeidere

Heltidsopplæring for engasjerte medarbeidere gjennomføres i bedrifter som:

• ha opptil 8–12 ansatte som jobber med EDMS;

• kan tildele et minimum av tid til å trene sine EDS-ansatte.

Denne tilnærmingen brukes til å lære opp et begrenset antall ansatte, samt avdelingsledere eller ansvarlige ansatte ved avdelingen (heretter kalt medarbeider-trenere), som i ettertid vil trene resten av de ansatte ved deres avdelinger.

Hovedtrekk ved heltidsopplæring for engasjerte medarbeidere

Type trening	Par, gruppe (i små grupper); individuell;
Metode for organisering	Utenfor arbeidsplassen; på jobb
Form for presentasjon av materiale	Dybdeseminar for en liten gruppe ansatte; individuell konsultasjon for hver ansatt
plassering	Opplæring på jobb eller minimalt med brukeropplæring i klasserom/rom eller arbeidsplass
Antall deltakere	Ikke mer enn 8–12 personer
Studietid	Ikke mer enn 1-2 timer

Heltidsopplæring av dedikerte medarbeidere gjennomføres både ved pilot- og industriell drift av EDMS, og ved ansettelse av nye bedriftsansatte.

Nyansene med å motivere ansatte til å selvstendig organisere opplæring for andre brukere må løses før prosjektet starter.

Uengasjerte ansatte kan oppfatte nye ansvarsoppgaver som en ekstra og unødvendig belastning, som vil påvirke både effektiviteten av egen opplæring og kvaliteten på opplæringen av andre ansatte betydelig.

Dybdeseminarer

Heltidsopplæring for individuelle ansatte foregår vanligvis i flere trinn:

opplæring av medarbeider-trenere gjennomføres med involvering av eksterne konsulenter, og deretter trener de utdannede medarbeider-trenere uavhengig av alle andre brukere av systemet.

Fordelene med denne formen for opplæring inkluderer en fordypning i funksjonalitet og sparer tid og ressurser for bedriften.

Blant ulempene er det ikke alle ansatte som jobber med systemet som kjenner til alle funksjonene og egenskapene til systemet, og dette påvirker igjen både effektiviteten til den ansatte selv og avkastningen på investeringen ved implementering av et EDMS i selskapet.

Individuelle konsultasjoner

Individuell opplæring på stedet gis oftest til ledere.

Personlige konsultasjoner for brukere ved arbeid i systemet benyttes både i de første trinnene av arbeidet i systemet for tilpasning, og på stadiet av industriell drift.

Blant fordelene med denne tilnærmingen fremhever vi en dybdestudie av den nødvendige funksjonaliteten til systemet og en individuell tilnærming til brukeren. Men når det gjelder tid brukt på trening, er denne tilnærmingen dårligere enn heltidsopplæring i grupper.

Fjernundervisning

Fjernopplæring for ansatte gjennomføres i bedrifter som:

• har mer enn 100 ansatte som jobber i EDMS;

• kan ikke tilby klasserom/fasiliteter for opplæring;

• kan ikke tildele minimumstiden for opplæring av sine ansatte på EDMS.

Denne typen opplæring brukes til masseopplæring av ansatte på jobb, på et tidspunkt som passer for dem.

Verktøyene som brukes til fjernundervisning kan være forskjellige, inkludert:

• forskrifter, instruksjoner, brukerhåndbok;

• pedagogisk presentasjon;

• video om arbeid med systemet;

• elektronisk kurs om arbeid med systemer min.

Hovedtrekk ved fjernundervisning

Fjernundervisning brukes på stadiet av industriell drift og for opplæring av nye bedriftsansatte.

Den største vanskeligheten med å organisere fjernundervisning er å motivere ansatte.

Mange ansatte anser ikke opplæring for å jobbe i systemet som viktig for arbeidet deres, de er avhengige av at kollegene fra naboavdelingene viser dem hvordan alt fungerer.

Men hvis ikke alle bedriftsansatte som jobber med dokumenter gjennomfører EDMS-kurset, vil systemet bli brukt ineffektivt.

Som et resultat kan kostnadene som påløper for å implementere systemet ikke bli tjent inn, og et slikt prosjekt kan trygt kalles en fiasko.

Derfor må du ta vare på ansattmotivasjonssystemet på forhånd og løse problemet med å overvåke gjennomføringen av EDS-opplæringskurset av alle selskapets ansatte.

Med uavhengig fjernundervisning vil det være vanskelig for ansatte å konsentrere seg om opplæringsløpet, så perioden med å mestre kurset bør reguleres og om nødvendig deles inn i flere små trinn.

Jo kortere opplæringsløpet er, desto lettere vil det være for ansatte å sette av tid til å gjennomgå opplæring for å jobbe i EDMS.

Elektronisk læremateriell

Didaktisk materiell for fjernundervisning kan omfatte både forskrifter, instruksjoner og brukermanualer for EDMS, samt spesiallaget interaktivt materiell: en opplæringspresentasjon, en video eller et elektronisk kurs om arbeid med systemet.

Hovedprinsippet for å forberede et program for slik opplæring er som følger: jo mindre volum av materiale, desto raskere vil den ansatte lære det.

Ikke alle ansatte har råd til å sitte og studere materialer på EDMS i en betydelig mengde tid, når han i tillegg trenger å fullføre hele omfanget av sine hovedfaglige oppgaver.

Denne formen for å presentere materiale har en betydelig fordel: enhver ansatt vil være i stand til å studere egenskapene til EDMS på et passende tidspunkt. Som en ulempe trekker vi frem en ganske overfladisk studie av funksjonaliteten til EDMS.

Personalets motivasjon

Hvorfor er personalets motivasjon så viktig når de trener for å jobbe i EDMS?

Motvilje mot å lære å jobbe i et elektronisk kontrollsystem kan skyldes mangel på fritid, lave kvalifikasjoner hos den ansatte, vane med å jobbe etter gammel ordning mv.

La oss forestille oss en situasjon der et selskap betalte for design og utvikling av et EDMS, opplæring av ansatte (som er omtrent 30 % av prosjektbudsjettet), og til slutt er systemet utviklet og det er på tide å lære opp brukerne.

La oss vurdere et eksempel på en mislykket tilnærming til organisering av opplæring: arbeidsgiveren ga en ordre om å gjennomføre opplæring, men den nærmeste lederen av avdelingen gjennomførte ingen ytterligere samtaler med sine ansatte. Ansatte ble ganske enkelt informert om at de måtte gjennomgå opplæring, men fikk ikke forklart hvorfor dette var nødvendig.

Som et resultat av dette forstår ikke fremtidige brukere av systemet hvor regulert opplæringen er, om deres nærmeste overordnede støtter den, hvorfor de i det hele tatt trenger å gjennomgå opplæring, og hva effekten av å fullføre den vil være. Hvis det ikke påvirker noe, hvorfor trene?

Dessuten, hvis ingen avlaster ansatte fra deres hovedproduksjonsoppgaver under opplæring, så har de det ekstra belastning, og i tillegg til å gjennomgå opplæring, må de være sent på jobb for å utføre hovedoppgavene sine, mens bedriften ikke ga noen bonuser, avspasering eller andre motivatorer.

Du kan enkelt forutsi hvordan implementeringen av EDMS vil gå i et slikt selskap og hvor vellykket det vil bli.

Alle kostnader som påløper for implementeringen av EDS kan vise seg å være helt ineffektive på grunn av manglende overholdelse av de grunnleggende reglene for personellmotivasjon, blant annet kan følgende skilles:

• støtte til ansatte av ledelsen på scenen for implementering og opplæring av EDMS;

• informere ansatte om formålet, målene og resultatene av opplæring av ansatte;

• forhåndsplanlegging av ansattes arbeidsmengde under opplæring.

For å motivere ansatte og øke effektiviteten av EDS-implementering, fremskynde prosessene med forberedelse og behandling av dokumenter bruke ytelsesindikatorer for arbeid i EDMS.

For eksempel, hvis den månedlige godkjenningen og signeringen av kontrakter før implementeringen av EDMS i selskapet ble utført med en betydelig tidsforsinkelse, kan den ansattes resultatindikator når han jobber i EDMS knyttes til antallet faktisk avtalte og godkjente kontrakter per måned, samt til den ansattes bonus.

Å bruke ytelsesindikatorer for arbeid i EDMS gir en rekke fordeler: for den ansatte - økt motivasjon for hastigheten på dokumentbehandlingen og generelt for arbeid i EDMS, og for selskapet - en økning i dets månedlige fortjeneste.

Algoritme for å forberede læringsprosessen

Når du forbereder opplæringsprosessen for implementering av EDMS, er det nødvendig å sørge for følgende stadier og arbeid:

1. Utstedelse av pålegg om prosedyre for gjennomføring av opplæring.

Bedriftsleder gir pålegg (instruks) om i hvilken rekkefølge ansatte gjennomgår opplæring. Dette stadiet regulerer prosedyren for gjennomføring av opplæring og videre bruk av EDMS.

1. Dannelse av en arbeidsgruppe for å implementere systemet og gjennomføre opplæring.

Bedrifter gir ordre om dannelse og sammensetning av en arbeidsgruppe for å forberede opplæring for å jobbe i EDMS. Hovedoppgaven på dette stadiet er å bestemme hvem som er ansvarlige for å organisere og gjennomføre opplæring av ansatte.

Arbeidsgruppen bør omfatte de mest lojale og aktive representantene fra forretningsenhetene, en representant fra kontorledelsen og IT-spesialister som implementerer EDMS.

Fylling med et testdatasett og oppsett av kataloger kan utføres enten internt eller av spesialister fra selskapet der EDMS implementeres.

Opplæringsmateriell vil variere avhengig av valgt form og tilnærming til organisering av opplæring for EDMS-brukere.

1. Gjennomføre et møte med arbeidsgruppen om opplæringsprogrammet, arbeid i systemet, dets konfigurasjon og administrasjon.

Hovedoppgaven på dette stadiet er å sikre at alle medlemmer av arbeidsgruppen har samme forståelse av rekkefølgen og prinsippene for opplæring.

1. Klargjøring av systemet for trening. Fylle ut et testdatasett, sette opp kataloger.

1. Tildeling av brukergrupper for opplæring.

Brukere, inkludert systemadministratorer, er gruppert etter roller i systemet.

1. Dannelse av en liste over opplæringsansatte.

Det er mulig å utarbeide en liste over opplæringsansatte under hensyntagen til dannelsen av grupper av ansatte etter stillinger og brukerroller i systemet.

Samtidig utvikles en mal for fremmøtebevis/kursgjennomføring for å overvåke organisering og faktisk gjennomføring av opplæring for EDMS-ansatte.

1. Utarbeidelse av et målrettet brukeropplæringsprogram.

Programmet skal inneholde en generell beskrivelse av den grunnleggende funksjonaliteten til det implementerte EDMS (arbeide med oppgaver, arbeide med kataloger, søke etter informasjon, generere rapporter), samt en spesialisert beskrivelse av funksjonaliteten etter moduler og undersystemer.

I tillegg bør opplæringskurset inneholde en liste over begreper og definisjoner slik at alle ansatte tydelig forstår essensen av problemstillingen som diskuteres.

1. Velge skjema for organisering av brukeropplæring.

På dette stadiet er det nødvendig å velge om ansatte skal trenes personlig eller eksternt, i gruppe eller individuelt, i form av et seminar eller opplæring osv.

1. Utarbeidelse av et detaljert treningsprogram med testeksempler, opplæring og utdelinger.

1. Utarbeidelse av treningsplan.

Timeplanen angir planlagte datoer for opplæring, grupper og fullt navn på ansatte som skal gjennomgå opplæring.

1. Gjennomføring av bedriftsopplæring.

På dette stadiet forklarer lederen hovedmålene og målene for bruk av EDMS, ansatte gjennomgår opplæring, studerer systemets evner og utfører praktiske oppgaver. Ved behov gjennomgår ansatte sertifisering basert på opplæringsresultater.

1. Fylle ut sluttoppgaver.

Basert på resultatene av opplæring av ansatte, utarbeider noen selskaper opplæringsbevis. Uttalelsen indikerer:

Fullt navn på eleven, navn strukturell enhet, stilling, navn på opplæringsløpet, dato for opplæring, tilstedeværelse/fravær av den ansatte, dersom det foreligger sertifisering, angis oppnådd karakter.

1. Utarbeidelse av pålegg om å sette elektronisk kontrollsystem i kommersiell drift i bedriften.

Etter utvikling og konfigurasjon av EDMS i selskapet og opplæring av brukere til å jobbe med det, settes systemet i kommersiell drift.

1. Bruk og drift av EDMS i hovedaktivitetene til trente ansatte.

Opplæringen kan foregå over en til to måneder – den nøyaktige perioden avhenger av størrelsen på bedriften og antall ansatte som utdannes.

Så vi undersøkte i detalj nyansene og algoritmen i prosessen med å organisere opplæring for ansatte til å jobbe i det implementerte EDMS.

Avslutningsvis vil jeg understreke at selv om EDMS til å begynne med kan tilfredsstille alle bedriftens krav, vil den uten aktiv og grundig opplæring av ansatte fortsatt bli brukt ineffektivt eller, enda verre, ikke brukt i det hele tatt, og all innsats og forbruk. ressurser vil være forgjeves.

Derfor anbefaler vi på det sterkeste at du er spesielt oppmerksom på å organisere opplæring for bedriftens ansatte, ta hensyn til alle ressursbegrensninger, og nøye vurdere systemet med ansattes motivasjon og ytelsesindikatorer i EDMS.

relaterte artikler